Cómo saber qué Personas naturales están “obligadas” y “no

Diferencias entre Personas Naturales obligadas y no
obligadas a llevar contabilidad
Para efectos de las normas que rigen los impuestos nacionales, y en especial para
las que rigen el impuesto sobre la renta y complementarios, es muy importante el
que toda persona natural pueda distinguir entre
si es una persona natural
“obligada llevar libros de contabilidad” o si es una persona “no obligada a llevar
libros de contabilidad”.
En efecto, y como lo mostraremos más adelante, dependiendo de en cual de esas
dos categorías se ubique la persona natural, así será el tratamiento especial que se
le ha de dar a muchas de los valores que denuncie anualmente en su declaración
de renta, si está obligado a presentarla
Pero en primer lugar es conveniente que mencionemos cuál es el criterio básico por
el cual una persona natural estaría obligada a llevar libros de contabilidad
Quienes sean “comerciantes” están obligados a llevar libros de
contabilidad
El criterio básico para definir si una persona natural está obligada a llevar libros de
contabilidad, es si desarrolla profesionalmente (entiéndase habitualmente)
alguna actividad económica que la ley considere mercantil (algunas nombradas en
el art.20 del Cód. de Comercio) y que no esté entre las actividades mercantiles
exoneradas y que se mencionan en el art.23 del Código de comercio (entre tales
actividades mercantiles que no obligan a llevar contabilidad figuran el ejercicio de
las profesiones liberales, o las actividades agrícolas y ganaderas primarias)
Cuando la persona desarrolle entones en forma habitual alguna de tales actividades
mercantiles no exoneradas, se convierte en comerciante y por tanto está obligado
a inscribirse en Cámara de comercio y a llevar libros de contabilidad (ver art.10 y
19 del código de comercio).
El problema es que muchos cumplen solo con lo primero (inscribirse en cámara de
comercio), pero no con lo segundo (llevar libros de contabilidad). Y ello se puede
deber a que la misma DIAN, mediante conceptos tributarios (ver concepto 15456
de febrero 20 de 2006), desestimula la tarea de que todos los comerciantes lleven
contabilidad ya que en ellos indica que, solo para fines fiscales y no para los demás
fines tales como mercantiles o laborales, a las personas naturales del régimen
simplificado del IVA no las considera como obligadas a llevar contabilidad. Que solo
les pediría llevar el libro de operaciones diarias del art.616 del ET (nota: ese
concepto en todo caso no guarda la suficiente equidad tributaria pues a otros
comerciantes con ingresos pequeños, pero que no sean responsables del IVA pues
todo lo que vendan es excluido del IVA, a ellos se entiende que la DIAN sí los
obligaría a llevar contabilidad; además, no es conveniente sujetarse solo a lo que
digan los conceptos de la DIAN pues tal entidad cambia a veces radicalmente de
posición…)
En consecuencia, y como muchas personas naturales comerciantes del régimen
simplificado del IVA solo le tienen “miedo” a la DIAN, y no a los pleitos mercantiles
con proveedores o trabajadores, y porque adicionalmente hoy día la DIAN no puede
sancionar al que no lleve el libro de operaciones diarios, es por eso que la gran
mayoría de tales comerciantes no llevan ningún tipo de contabilidad ni de libro de
operaciones diarias….
Consecuencias de estar o no estar obligado a llevar
contabilidad
Una vez se ha definido que una persona natural estuvo o no obligada a llevar libros
de contabilidad en algún momento dentro del año fiscal, en ese caso se podrían
distinguir las siguientes diferencias básicas sobre la forma en que se manejarían
ciertas partidas en relación con su declaración anual del impuesto de renta (nota: a
partir del año 2007 y siguientes los obligados a llevar libros de contabilidad ya no
deben aplicar el sistema de ajustes integrales por inflación fiscales, pues los
mismos fueron eliminados con la ley 1111 de dic de 2006)
Asunto
Para el no comerciante y no
obligado a llevar libros de
contabilidad
Para el que sí fue
comerciante y estuvo
obligado a llevar
libros de contabilidad
en algún momento
dentro del año fiscal
Sí
(ver
art.2
dec.2649/93)
1.
Debe
llevar
contabilidad
conforme a
las
normas
del
dec.2649/93?
2. ¿Como debe
informar
sus
ingresos
y
sus
costos y gastos?
No
Lo debe hacer por el sistema de “caja”
(es decir, que solo los declara cuando
los
haya
recibido
y/o
pagado
efectivamente ya sea en dinero o en
especie. En todo caso, adviértase
que existen ciertos ingresos, que
aun cuando no los haya recibido
en dinero o en especie en el
mismo 2007, sucede que sí los
debe informar en su declaración
de renta. Tales son : a) Las ventas
de bienes raíces y b) los dividendos
y/o participaciones en sociedades
anónimas o ltdas. cuando las mismas
los distribuyan (ver art.27 ET, literal
b y c)
Lo debe hacer por el
sistema de “causación”
(es decir, que aunque
no los hayan recibido
y/o pagado en dinero
efectivamente,
o
en
especie, aun así los
debe registrar en los
libros y denunciarlos en
la declaración de renta
(ver art.27 E.T.)
3. ¿Qué pasa con
el
valor
patrimonial
de
ciertos activos que
se denuncian en al
declaración, como
los bienes raíces y
las cuentas por
cobrar?
No puede afectar sus cuentas por
cobrar con “provisiones de cuentas
incobrables”. Pero si puede castigar o
dar de baja, formando un gasto
deducible, las cuentas por cobrar que
demuestre que son incobrables (ver
art.270, 145 y 146 del ET)
En cuanto a sus bienes raices, el valor
patrimonial se determina mediante
tomar el mayor valor entre el costo
fiscal a dic.31 de 2007 y el avalúo o
autoavalúo catastral del mismo año
Sí puede afectar sus
cuentas por cobrar con
“provisiones de cuentas
incobrables”.
Además,
puede también castigar
o dar de baja, formando
un gasto deducible, las
cuentas por cobrar que
demuestre
que
son
incobrables
(ver
art.270, 145 y 146 del
ET)
2007 (ver art.277 del ET)
4. ¿Puede aplicar
el reajuste fiscal a
sus activos fijos
mencionado en ela
rt.280 del ET?
5. Está sujeto a los
cálculos
del
“componente
inflacionario” con
el
cual
puede
tomarse
como
“ingreso
no
gravado”
cierta
parte
de
los
ingresos
por
intereses, al igual
que
debe
desconocerse
como “gasto no
deducible”,
una
parte de los costos
o
gastos por
intereses?
6.
¿Pueden
registrar el “Gasto
depreciación”
sobre sus activos
fijos depreciables?
7. Pueden hacer
uso
de
la
“dedución
por
inversión
en
activos
fijos
productores
de
renta?
En cuanto a sus bienes
raíces,
el
valor
patrimonial
se
determina
tomando
siempre el costo fiscal a
dic.31 de 2007, por lo
cual no tiene que
hacer comparaciones
entre dicho costo fiscal
el y
el avalúo o
autoavalúo catastral del
mismo año 2007 (ver
art.277 del ET)
Sí puede. Ese “reajuste fiscal” es Igual situación.
opcional. Pero si en lugar de aplicar
tal ajuste, decide aplicar el factor de
ajuste contenido en la tabla del art.73
del ET (tabla que para el año fiscal
2007 fue actualizada con el decreto
4816 de dic de 2006), en ese caso no
puede utilizar al mismo tiempo el
“reajuste fiscal”
Sí está sujeto al cálculo de dicho
“componente inflacionario” (ver art.
41 del ET, modificado con el ar.68 de
la ley 1111/06, y el decreto 636 de
marzo de 2008)
No está sujeto a dicho
cálculo (ver art. 41 del
ET, modificado con el
ar.68 de la ley 1111/06,
y
el decreto 636 de
marzo de 2008)
No puede, pues no lleva libros; ver Sí
puede.
Esta
art.141 del ET).
deducción
solo
está
permitida
a
los
obligados
a
llevar
contabilidad (ver art
141 ET.)
En armonía con lo que se dijo en el Sí pueden, pues como sí
punto 6 anterior, es decir, de que llevan
libros
de
estos declarantes no pueden depreciar contabilidad, entonces sí
sus activos fijos por no llevar libros de pueden
cumplir
con
contabilidad , y sabiendo que el art.2 todos los requisitos del
del decreto 1766 de 2004 indica que dec.1766 de junio de
el beneficio del art.158-3 del ET solo 2004.
se otorga sobre activos “que se
deprecian fiscalmente”, debería ser
claro que las personas naturales que
no llevan libros no podrían tomarse el
beneficio del art.158-3 (pues incluso
no
podrían
hacer
los
cálculos
indicados en el último inciso del art.3
del mismo dec.reglamenario 1766 de
2004). Pero la DIAN, en contravía de
ello, sí les permite tomarse el
beneficio pues en el formulario 210
para la DR 2007 les diseñó el renglón
42 para que allí informen sobre el
valor de esa deducción especial….
8. ¿Debe presentar Nunca
Nunca. La figura de
sus declaraciones
Revisor Fiscal es solo en
tributarias
con
las personas jurídicas
firma de Revisor
sociedades comerciales
Fiscal?
(ver art.203 del Código
de Comercio y art.13
parágrafo 1 y 2 de ley
43/90)
9. Debe presentar No aplica, pues no lleva libros de Depende de si cumple o
sus declaraciones contabilidad
no con los topes de
tributarias
con
patrimonio Bruto o de
firma
de
Ingresos
brutos
que
Contador?
señala el art.596 del ET.
Por tanto, este tipo de
personas
naturales
obligadas
a
llevar
contabilidad
llevarán
firma de contador en
sus declaraciones de
renta
2007
si
su
patrimonio
bruto
a
dic.31 de 2007, o sus
ingresos
brutos
del
2007,
llegaron
a
superar
los
$2.097.400.000
(100.000
UVT
x
$20.974)
10. Que pasa si No aplica
estando obligado a
llevar contabilidad
no la lleva o la
lleva
pero
en
forma indebida?
Para
efectos
CONTABLES,
va
a
suceder que ante un
pleito
mercantil,
le
pueden probar como
cierto todo lo que se
argumente
en
su
contra. Y para efectos
FISCALES,
sucedería
que no solo le colocan
una sanción en dinero,
si no que además le
desconocen todos los
costos y deducciones.
También
le
pueden
cerrar
el
establecimiento
de
comercio (ver art.654,
655 y el 657 literal b),
del ET)
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