2010LN-000001-99999, Implementación de una Solución

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FONDO NACIONAL DE BECAS
LICITACION PÚBLICA, 2010LN-000001-99999
“IMPLEMENTACIÓN DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL PARA EL MODELO DE GESTIÓN DEL
FONDO NACIONAL DE BECAS”
La Proveeduría Institucional del Fondo Nacional de Becas, sita en San José Centro, de Acueductos y
Alcantarillados 200 metros Este y 50 metros Sur Edificio Azul (Antiguo PANI), recibirá ofertas por escrito,
hasta las 07:30 HORAS DEL DÍA VEINTIDÓS DE FEBRERO DEL AÑO 2010.
El interesado tendrá el cartel a disposición,
en el sistema CompraRed, en la dirección electrónica
www.hacienda.go.cr, a partir del siguiente día hábil, posterior a esta notificación; o podrá obtenerlo
inmediatamente para fotocopiar, en la Proveeduría Institucional del FONABE, ubicada en San José Centro, de
Acueductos y Alcantarillados 200 metros Este y 50 metros Sur Edificio Azul (Antiguo PANI).
Los interesados en participar, que adquieran el cartel por el medio electrónico anteriormente indicado,
deberán enviar al fax: 2221-5448, los datos de la empresa, número telefónico, fax y el nombre de la persona a
quien contactar en caso necesario. El incumplimiento de este requisito exonera a la Proveeduría Institucional
por la no comunicación de cualquier documento de interés.
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA COMPRA / INSTANCIAS COMPETENTES
ENCARGADAS DE LA CONTRATACIÓN
La Dirección Ejecutiva, Dirección Administrativa Financiera, Dirección de Gestión de Becas y Dirección de
Desarrollo Tecnológico, a ellas les concierne velar por la correcta ejecución del objeto contractual, como
despachos competentes que cuenta con el personal técnico necesario
(Directores)
para llevar a cabo y hacerse
responsable de lo relacionado con la ejecución del contrato.
En caso de que el adjudicatario incurra en incumplimiento y/o conductas como las tipificadas
por la Ley de Contratación Administrativa, sus Reformas y su Reglamento, se expondrá a la
aplicación de sanciones respectivas. Las instancias competentes de esta contratación deberán
accionar para la aplicación de apercibimientos, inhabilitaciones, multas e incluso el reclamo de
daños y perjuicios según corresponda.
En caso en que la administración resuelva ejecutar garantías, le corresponde a la Asesoría Legal
velar por el procedimiento.
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INSTANCIAS COMPETENTES ENCARGADAS DE LA CONTRATACIÓN
Dirección Ejecutiva
Teléfono: 2542-0204
Correo Electrónico: [email protected]
Dirección Administrativa Financiera
Teléfono: 2542-0242
Correo Electrónico: [email protected]
Dirección de Gestión de Becas
Teléfono: 2542-0222
Correo Electrónico: [email protected]
Dirección de Desarrollo Tecnológico
Teléfono: 2542-0236
Correo Electrónico: [email protected]
CENTRAL TELEFÓNICA: 8000-FONABE
FAX: 2221-5448
LUGAR DE ENTREGA DE LA OFERTA
La oferta será entregada en sobre cerrado exactamente en la Proveeduría Institucional del Fondo Nacional de
Becas, sita de Acueductos y Alcantarillados 200 metros Este y 50 metros Sur Edificio Azul (Antiguo PANI),
antes de la hora señalada para el acto de apertura con la siguiente leyenda:
FONDO NACIONAL DE BECAS, LICITACION PÚBLICA: 2010LN-000001-99999
“IMPLEMENTACIÓN DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL PARA EL MODELO DE
GESTIÓN DEL FONDO NACIONAL DE BECAS”
CÉDULA JURÍDICA: ___________________
TELEFONO: ___________________
FAX: ___________________
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PRESUPUESTO
Monto Presupuestado ¢ 750.000.000,00 (setecientos cincuenta millones de colones con 00/100),
correspondientes al período presupuestario del año 2010 y 2011; contratación amparada a la aprobación de los
recursos por parte de la Contraloría general de la República de Costa Rica.
LÍNEA ÚNICA
IMPLEMENTACIÓN DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL PARA EL MODELO DE GESTIÓN DEL
FONDO NACIONAL DE BECAS.
El alcance consiste en la implementación de los procesos que integren las funcionalidades de recepción de
solicitudes de beca, digitación de la información y la asignación o reasignación del beneficio de becas bajo el
enfoque BPM a través de una herramienta BPMS. El detalle de dicho proceso se presenta en los Anexos No.
1, 2, 3 y 4 presentados al final de la solicitud (los mismos podrán presentar alguna variación)
A. REQUISITOS QUE LA EMPRESA OFERENTE DEBE CUMPLIR
1.
La empresa oferente debe estar establecida y consolidada en el territorio nacional (al menos desde
hace 10 años),
Para tal efecto sólo se contemplarán como elegibles aquellas empresas con
experiencia demostrada en desarrollo de consultorías con las herramientas, aplicaciones y
plataformas objeto de esta contratación, experiencia demostrada en proyectos de implementación y/o
administración de la solución en Costa Rica y la región en el Sector Público.
2.
La empresa oferente deberá ser especialista en Consultorías Gerenciales, Implementación de
Soluciones Tecnológicas, Reingeniería, Mejoramiento de Procesos, y Gestión del Cambio, con al
menos 10 años de experiencia. A efecto de acreditar lo anterior, la empresa oferente deberá haber
desarrollado como mínimo una experiencia de al menos treinta (30) proyectos de asesoría,
relacionados con la mejora de procesos e implementación de soluciones tecnológicas o
mantenimiento de la siguiente forma: cinco (5) o más de los cuales se hayan desarrollado en el
sector público costarricense, estos proyectos deberán haber sido desarrollados en al menos cuatro (4)
o más instituciones diferentes, dentro de los cinco (5) años inmediatos anteriores a la fecha fijada
para la apertura de las ofertas. Ante manifestación escrita (de carácter obligatorio) de lo indicado en
este punto por parte de la empresa oferente; ésta deberá brindar una declaración jurada rendida
ante Notario Público.
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3.
Para comprobar la realización mínima de los proyectos, la empresa oferente deberá aportar una
declaración jurada rendida ante Notario Público, donde se detallen los proyectos desarrollados, para
lo cual se debe indicar la siguiente información:
i. Nombre de la empresa que recibió el servicio, dirección, número de teléfono,
correo electrónico.
ii. Fecha o periodo durante el cual se brindó el servicio.
iii. Descripción del tipo de servicio (objeto y alcance).
iv. Resultados obtenidos.
v. Nombre y puesto de la persona que firma (Nota: esta persona debe ser de un nivel
autorizado para brindar información en nombre de la empresa cliente).
4.
La empresa oferente debe estar acreditada para brindar soporte LOCAL en todas las herramientas
ofertadas según lo solicitado en el presente cartel, para lo cual deberá presentar una certificación
emitida por el fabricante respectivo.
5.
La empresa oferente debe tener al menos 20 consultores certificados en herramientas de
implementación de la solución tecnológica a implementar donde al menos tenga un consultor
certificado por cada módulo a implementar en la solución ofertada.
6.
La empresa oferente debe contar con al menos tres (3) proyectos de Implementación de Soluciones
de Administración de Procesos de Negocio (BPM) en los cuales haya utilizado la herramienta BPM
ofertada.
7.
La empresa oferente debe contar con al menos tres (3) proyectos de Inteligencia de Negocios (BI) en
los cuales se haya utilizado, el repositorio de información de la herramienta BPM seleccionada,
como fuente de datos para el Almacén de Datos a Implementar.
8.
El oferente deberá contar con un contrato vigente con el proveedor de la herramienta BPM
seleccionada, de distribución y soporte de programas para lo cual deberá presentar una copia del
contrato vigente certificada por un abogado.
9.
El oferente deberá contar con una certificación de distribuidor único local de la herramienta de BPM
y con capacidades de soporte e implementación emitido por el fabricante con no menos de 2 meses
de antigüedad.
10. En el caso del ERP el proveedor del software deberá ser distribuidor autorizado de la solución que
ofrece, para lo cual deberá aportar nota firmada por el fabricante que certifique esto.
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B. LA EMPRESA OFERENTE ENTREGARÁ
1.
ESTRUCTURA DE LA OFERTA DE SERVICIOS
El oferente deberá presentar en detalle la estructura, alternativas y enfoques para la implantación del proyecto,
la cual será evaluada integralmente y se asignarán puntos por cumplimiento de al menos los siguientes
elementos:

Metodología y Planificación del Proyecto
El oferente debe presentar la metodología de implementación describiendo claramente el objetivo
fundamental de cada etapa y sus principales actividades.

Elaboración del Calendario de Trabajo
Se deberá especificar con el mayor detalle posible el calendario de trabajo base definiendo las duraciones y
asignaciones estimadas conformes el tiempo indicado en la oferta para cada una de las etapas, actividades y
responsables que componen el proyecto.
Debe describir la metodología para desarrollar el calendario de trabajo definitivo, una vez asignado el
proyecto.

Formación del Equipo de Proyecto
El oferente deberá proponer la estructura organizacional del proyecto, así como una vez seleccionado su
metodología para formar el equipo de proyecto, indicando la estrategia para establecer las contrapartes en
FONABE, que deberán participar en el proyecto, así como los criterios de selección de los diferentes líderes
usuarios.

Definición de Entregables Bases y Puntos de Control - Criterios de Aceptación
El oferente deberá describir claramente los entregables de cada etapa, así como su esquema o estrategia para
establecer los puntos de control y seguimiento del proyecto, además de los criterios de aceptación de cada uno
de los entregables o etapas.
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
Metodología de Administración del Proyecto
Describir claramente la Metodología para la Administración del Proyecto, la cual deberá describirse con
detalle. Esta metodología deberá asegurarse de cubrir aspectos como, seguimientos al plan de actividades,
detalle de informes periódicos de avance de Proyecto.

Plan y Metodología para el Desarrollo de Adecuaciones o Extensiones
Describir metodología para desarrollo, incluyendo, recursos, horas, documentación de usuario final a ser
entregada, documentación técnica a ser entregada, tiempos de desarrollo, metodología y plan de pruebas, plan
de aseguramiento de calidad.

Procedimiento de Levantamiento y Migración de Datos
Describir la metodología para el levantamiento y migración de datos. Detallar necesidades de información y
requisitos que se deben cumplir por FONABE previamente al comienzo de dichas tareas, así como método y
plan de pruebas, y plan de aseguramiento de calidad. Se realizaría la carga de datos maestros y de saldos
actuales (no históricos).

Plan y estrategia de Pruebas al Aplicativo
Detallar metodología global de pruebas y planes de pruebas. El plan de Pruebas deberá describir las tareas a
realizar para la ejecución del Plan y de verificación unitaria e integral, así como también con los sistemas
actuales.

Plan de Capacitación
Presentar un plan de capacitación para cincuenta funcionarios, según el área funcional de cada uno de ellos;
en él se debe detallar al menos los cursos, requisitos de los participantes, metodología de enseñanza, duración
estimada de la capacitación, materiales requeridos (a preparar por FONABE), materiales aportados por el
oferente, y descripción de las evaluaciones, como se explicará más adelante.
El plan debe tener un balance adecuado entre teoría y práctica. Se deben especificar las necesidades logísticas
para la capacitación, especialmente en cuanto a un ambiente de capacitación de los aplicativos.
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
Plan de Soporte – Post Producción
El oferente deberá mostrar un plan de soporte que proporcione la estrategia para apoyar a la organización una
vez la aplicación este en producción, tiempos y recursos a ser requeridos. El oferente deberá incluir en su
propuesta el soporte al primer cierre contable a ejecutarse en la aplicación.
El Oferente puede agregar cualquier otro elemento que considere de valor agregado o de alta prioridad para su
esquema y enfoque de proyecto.
2.
RECIBO DE OBJETOS ACTUALIZADOS EN SOFTWARE
1. El oferente
está obligado a entregar a la Administración bienes y servicios en las mejores
condiciones y actualizados, conforme las siguientes reglas
2. Que se trate de objetos de igual naturaleza y funcionalidad, con condiciones similares de instalación
y mantenimiento.
3. Que el cambio constituya una mejora para la Administración, de frente a sus necesidades.
4. Que no se trate de actualizaciones que se encuentren en fase de investigación o que no hayan sido lo
suficientemente probadas o carezcan de los respaldos pedidos en el cartel.
5. Que no se incremente el precio adjudicado.
6. Que las condiciones restantes se mantengan inalteradas.
7. En el caso de adquisición de tecnología, el contratista está obligado a entregar objetos actualizados,
cuando el cartel así lo haya dispuesto y sin perjuicio del cumplimiento de las anteriores condiciones.
La última actualización se entenderá, entre otras cosas, como que el bien esté en línea de producción
al momento de la entrega, o como la última versión del fabricante, cuando el objeto admita
actualizaciones de esa naturaleza y éste haya sido conocida en el mercado al menos un mes antes de
la entrega de la orden de inicio. Para estos efectos, la entidad podrá pedir al contratista que respalde
el ofrecimiento con certificación emitida directamente por el fabricante.
8. La mejora deberá primero informarse por escrito, explicando en detalle en qué consiste el cambio, de
ser necesario a partir de literatura técnica y cualesquiera otros elementos que resulten pertinentes. La
Administración contará con diez días hábiles para resolver motivadamente la gestión, aceptando o
rechazando el cambio propuesto, lapso que suspenderá el plazo de entrega. En caso de que se acepte
la mejora la Administración, a petición del contratista, podrá prorrogar de manera justificada el plazo
de entrega, que no podrá exceder el plazo original.
9. Bajo ninguna circunstancia, los cambios en los bienes o servicios podrán demeritar las garantías y
condiciones de los bienes inicialmente ofrecidas, las cuales se consideran un mínimo que no podrá
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ser rebajado ante modificaciones de esta naturaleza.
3.
INSTALACIÓN DE SOFTWARE
La empresa deberá realizar la instalación del software de acuerdo con los requerimientos de FONABE. La
información de instalación y configuración de estos será entregada en el momento en que se concluya con las
instalaciones respectivas.
4.
GARANTIA TECNICA DE LA SOLUCION OFERTADA
La garantía técnica de la solución ofertada, deberá comprender, como mínimo los defectos de funcionamiento
en un plazo de 4 semanas (soporte post implementación).
5.
PRINCIPIO CONFIDENCIALIDAD

Será obligación del adjudicatario y de su personal, el manejar con estricta confidencialidad toda la
información escrita, verbal o en medio magnética que le sea suministrada o se produzca a lo largo y
después de esta contratación. El adjudicatario debe asegurarse que su personal cumpla con esta
normativa dado que será ésta la responsable del uso de dicha información tanto por parte de su
personal, como del uso o divulgación que le den terceras personas sin el previo consentimiento del
FONABE.
6.
INSTALACIÓN DE LA SOLUCION OFERTADA

El oferente adjudicado será responsable de la completa instalación y configuración inicial de la
solución ofertada a satisfacción del personal técnico a cargo de FONABE, para lo cual se deberá
coordinar con los responsables del proyecto con la
Dirección Administrativa Financiera, la
Dirección de Desarrollo Tecnológico y la Dirección Gestión de Becas de FONABE.
7.
ASPECTOS TECNICOS

En caso que se deba desarrollar alguna Base de Datos, esta debe ser compatible con los motores de
base de datos SQL 2005-2008 del FONABE
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
Toda la base de Datos desarrollada para el FONABE deben de ser normalizada, asegurar la
integridad y consistencia de los datos que registra

El estándar utilizado por la empresa adjudicada para el desarrollo de la Base de Datos debe ser
entregado para su revisión y avalado por profesionales de la Dirección de Desarrollo Tecnológico

El sistema debe ser en Español

En caso de desarrollar alguna base de datos la empresa adjudicada debe de desarrollar y entregar a la
Dirección de Desarrollo Tecnológico:

Los script´s de construcción e implementación de la Base de Datos

Los manuales técnicos y de usuarios tanto para el sistema como para la base de datos

El diccionario de datos, los diagramas de flujo de datos y el diagrama de entidad relación de
la Base de Datos.

El sistema ERP a implementar debe asegurar la integración al funcionamiento del sistema
institucional SICOB, Compr@Red, GTE, Estados de Cuenta Bancarios, Sibinet, SIPP, Sicnet,
Integra y demás Sistemas Integrados de Hacienda y otras instituciones del Sector Público
Costarricense que se utilicen en FONABE, creando las respectivas interfaces, con un máximo de (4)
cuatro más.

La solución ofertada deberá de implementar la seguridad en sus sistemas para la autenticación de
usuarios.

En caso de que la empresa adjudicada requiera trabajar con el personal técnico de la institución en
horarios no hábiles, la empresa adjudicada debe de cubrir los gastos de alimentación y transporte de
los mismos.

Cumplimiento del Manual de Políticas de Tecnología de Información del Fondo Nacional de Becas
(ver anexo Nº 5 / Compr@Red).
8.
ASPECTOS GENERALES PARA LAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS

El fabricante de BPM debe certificar mediante carta de referencia al menos tres (3)
implementaciones exitosas de la herramienta de BPM ofertada integrada con el ERP seleccionado.
Las cuales serán corroboradas por parte del FONABE.

Todas las herramientas ofertadas deben ser de la última versión liberada al mercado al momento de
la apertura de las ofertas, para tal efecto, el oferente, debe presentar certificación del fabricante del
software que así lo acredite, dicha certificación debe haber sido emitida como máximo dentro del
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mes anterior a de la fecha fijada para la apertura de ofertas.

Se debe cotizar la última versión existente en el mercado 5 días antes de la fecha establecida para la
recepción de ofertas. Adicionalmente, el proveedor debe garantizar que entregará la actualización o
última versión existente en el mercado en la fecha que retiren el respectivo contrato refrendado por la
Contraloría General de la República.

Se deben entregar las licencias debidamente documentadas por el fabricante.

Debe proveer el soporte directo del fabricante, lo cual debe indicarse explícitamente en la oferta,
mediante carta del fabricante.

El fabricante deberá contar con un centro de soporte y un protocolo establecido. El cual deberá ser
adjuntado en la oferta.

Como parte del servicio de soporte técnico a la solución ofertada, se deberá contar con un sitio WEB
de soporte que permita a FONABE el registro de casos y que facilite los siguientes servicios:
1.
Ingresar una solicitud de servicio y la asignación automática de un número para posterior
seguimiento cuando sea necesario y confirmación y notificación vía Email.
2.
Buscar una Solicitud de Servicio: La aplicación de servicio debe permite realizar búsquedas
rápidas sobre las solicitudes de servicio que tenga
FONABE registradas y presentar las
actividades realizadas sobre las solicitudes de servicio.
3.
Documentación: el sitio WEB de soporte debe poseer la facilidad de poner a disposición de
FONABE, el contenido de una Base de Conocimiento creada y actualizada por personal
autorizado y para hacer consultas y buscar un documento en especial.
4.
Soluciones: Debe facilitar y poner a disposición de FONABE el contenido de una Base de
Conocimiento que permita hacer consultas para buscar posibles documentos de soluciones, estas
soluciones deben estar disponibles después de finalizar una solicitud de servicio.
5.
Cambiar contraseña: El sitio WEB de soporte debe permitir el cambio de la contraseña de
acceso a través del mismo.
6.
El sitio WEB de Soporte debe permitir el envió de correo electrónico al oferente desde el mismo
sitio web para que sea atendido por su personal técnico.
7.
El sitio WEB de Soporte debe estar disponible 24 horas, 7 días a la semana por 365 días al año.

Se debe entregar los manuales técnicos para cada uno de los productos.

Es necesario que se detalle el contenido de lo ofertado.

El plazo de entrega del proyecto terminado es de 50 semanas, contando 5 días hábiles por semana,
para un total de 250 días hábiles.
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
La cantidad de licencias a adquirir son de al menos 40 licencias de usuarios concurrentes para el
BPM, 5 licencias profesionales y 5 licencias operativas para el ERP.

Debe de contener toda licencia que de soporte a la solución ERP de clase mundial.

La oferta debe incluir el soporte de licencias, por un periodo de 1 año, el cual le dará derecho a
FONABE a solicitar sin costo adicional el recibo de las últimas versiones del producto que salgan al
mercado.
9.
REQUERIMIENTOS TECNICOS DE LA SOLUCIÓN OFERTADA
1.
Debe operar bajo la plataforma Microsoft y base de datos SQL Server.
2.
Cumplir con el estándar “Open DataBase Connectivity (ODBC)”.
3.
Utilizar herramientas modernas de desarrollo. Se deberá indicar las herramientas utilizadas por el
sistema.
4.
Proveer la capacidad de efectuar consultas a la base de datos y copiar el resultado de dichas
consultas a un archivo o una tabla en Excel.
5.
Proveer para visualizar los informes del sistema en vista preliminar e imprimirlos, almacenarlos en
archivos (ASCII o PDF) y enviarlos como anexos de mensajes electrónicos.
6.
Mantener la integridad y la consistencia de la base de datos en todo momento.
a.
Proveer recuperación automática hasta la última transacción procesada completamente para
cada usuario, cuando ocurre una falla en el sistema.
b.
Informarle a los usuarios sobre la última transacción procesada completamente o sobre las
transacciones que deben ser entradas nuevamente.
7.
Proveer utilidades
para llevar a cabo labores operacionales como sacar y cargar copias de
resguardo, reconstruir índices, producir estadísticas sobre el uso de los recursos por parte de los
distintos procesos, optimizar el tiempo de respuesta, y otras.
8.
Permitir acceso remoto seguro por ejemplo, mediante un “Virtual Private Network (VPN)”.
9.
Proveer la capacidad para distribuir informes producidos por el sistema a través de mensajes
electrónicos automáticamente generados por el sistema.
10. Proveer ayuda en línea, enfatizando los aspectos funcionales del sistema.
a.
La ayuda debe ser en español, sensitiva al contexto y que permita modificaciones por parte
del usuario.
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11. Incorporar medidas para reducir la cantidad de datos a ser digitados por los usuarios y para facilitar
la entrada de los datos, como:
a.
Valores predeterminados para los campos
b.
“Combo boxes” para que el usuario seleccione los valores
c.
“Option buttons” y “check boxes” para facilitar la selección de alternativas
d.
Desactivar campos no disponibles para el usuario en una ventana
e.
Rellenar automáticamente los campos
f.
Seleccionar records o valores de una lista entrando solamente parte del valor
g.
“Pre-llenar” campos cuyos valores ya son conocidos. Por ejemplo, trasladar a la segunda
línea de una orden de compra la cifra de cuenta utilizada en la primera línea.
h.
Resaltar campos requeridos en una ventana
i.
Utilizar códigos cortos para identificar valores largos como cuentas de banco, materiales y
cifras de cuenta.
12. Validar de forma jerárquica la entrada de valores para campos con múltiples segmentos, como las
cifras de cuenta. Es decir, al entrar un valor para un segmento, asegurarse de que el mismo es
válido, dado el valor ya entrado para el segmento inmediatamente anterior.
13. Permitir modificar los mensajes de error por parte del administrador del sistema.
14. Deberá indicarse si existe la posibilidad de acceder funcionalidades específicas mediante una
conexión a Internet utilizando un buscador.
15. Proveer una documentación completa de cada uno de los módulos, en un medio magnético u óptico
(ejemplo: CD), la cual deberá incluir lo siguiente:
a.
Diseño general de la aplicación.
b.
Instalación y mantenimiento del sistema
c.
Operación del sistema, incluyendo el manejo de los procesos, la seguridad, los usuarios y las
impresoras
d.
Uso del sistema por parte de los usuarios. Esta parte de la documentación deberá proveer
para especificar la forma de llevar a cabo cada una de las transacciones del sistema, así como
los procesos especiales de fin de mes, trimestre y año fiscal.
16. Incluir en su propuesta los requerimientos de equipo necesarios para que el sistema propuesto opere
efectiva y eficientemente según los volúmenes del FONABE. Incluir el número de servidores, el
espacio en disco, la capacidad de procesamiento y de memoria principal (RAM) de cada servidor y
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de las estaciones de trabajo, capacidad, velocidad y tipo de unidad de respaldo, otras características
para los servidores y las estaciones de trabajo, tipo y velocidad de las líneas de comunicación
remota, tipo y velocidad de las impresoras, y características de cualquier otro equipo necesario.
10. REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES TECNICAS
10.1.
Requerimientos y especificaciones técnicas del Sistema ERP
Para que el sistema satisfaga las necesidades de FONABE, se deben mantener en consideración el
cumplimiento de todos los requerimientos que serán ampliados más adelante, sin embargo existen entre ellos
varios factores generales y claves para el asegurar la necesidad y el éxito del proyecto:
1.
Integración de todos los módulos.
2.
Escalabilidad – Capacidad de incluir nuevos módulos o nuevas funcionalidades adaptadas a
FONABE
3.
Flexibilidad para capturar y extraer información de manera dinámica y por el usuario final
4.
Multimoneda
5.
Multilenguaje
6.
Multiempresa – Parámetros Fiscales
7.
Incorporación de las mejores prácticas en sus procesos considerando principalmente las NICSP Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público
8.
Workflow – funcionalidades para visualizar estatus y aprobaciones de operaciones.
9.
Reportes accesibles y configurables por los usuarios.
10. Soporte en línea y en sitio, disponible los 365 días del año.
11. Seguro, que permita el control manteniendo siempre la mejora de los procesos - auditoria de
procesos y/o transacciones.
12. Manejo de diferentes niveles de seguridad
13. Manuales o ayuda en línea
14. Notificadotes o alertas a interesados según eventos requeridos
10.1.1.
1.
REQUERIMIENTOS GENERALES DEL SOFTWARE
Apoyar la Contabilidad de Fondos según sea utilizada en los organismos gubernamentales,
manteniendo el presupuesto y la contabilidad para múltiples fondos.
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2.
Integrar los datos y los procesos de los distintos módulos, de manera que los datos comunes sean
entrados una sola vez y compartidos por todos los módulos que los necesitan.
3.
4.
La solución debe ser modular, y debe tener integrados de manera estándar los siguientes módulos:
a.
Presupuesto
b.
Mayor General, Conciliación Bancaria, Informes Financieros y Flujos de Efectivo
c.
Desembolsos (Requisiciones/Compras/Contratos/Obligaciones/Cuentas a Pagar/Pagos)
d.
Ingresos (Facturación/Cuentas a Cobrar/ Ingresos)
e.
Activos Fijos (Propiedad)
f.
Inventario de Materiales y Suministros
Actualizar automáticamente el Mayor General con el impacto contable de las transacciones entradas
a los auxiliares contables.
La actualización debe poderse configurar para que se haga según se van digitando las transacciones
en los auxiliares contables o de forma masiva, a base de grupos de transacciones definidos por los
usuarios.
5.
Proveer para que al digitar cualquier transacción en cualquier módulo, o directamente al Mayor
General, el correspondiente auxiliar diario, así como el Mayor General, se mantengan balanceados.
Proveer mecanismos para guiar al usuario en la entrada de transacciones e informar al usuario
cuando las mismas no estén balanceadas, así como el importe del descuadre.
6.
Actualizar todos los módulos que sea necesario actualizar y cotejar datos en todos los módulos que
corresponda, al entrar una transacción. Por ejemplo, al efectuar un pago, se cotejarán los datos del
proveedor, se reversará la obligación ya hecha, y se actualizarán los módulos del Mayor General,
Presupuesto y Conciliación Bancaria.
7.
Mantener un registro para las transacciones llevadas a cabo en todos los módulos, incluyendo las
transacciones revertidas.
a.
Proveer informes y consultas para las transacciones del registro, para apoyar al administrador
del sistema en el diagnóstico de problemas o la investigación de eventos extraordinarios.
b.
Identificar al usuario e incluir la fecha y la hora para cada una de las transacciones en el
registro.
8.
Revertir de forma individual o de forma masiva las transacciones entradas o generadas,
dependiendo de la forma en que hayan sido realizadas.
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a.
9.
Revertir todo el impacto de las transacciones, incluyendo el impacto contable de las mismas.
Proveer un alto nivel de parametrización, de manera que el administrador del sistema pueda cambiar
cosas como los títulos de los informes, el texto de las notificaciones de cobro, el orden de los
informes y las consultas, los criterios de selección en los informes y las consultas, etc.
10. Proveer para que el usuario indique el orden en que desea los informes y los valores particulares
(“uno, todos o un recorrido”) para cada criterio por el cual se seleccionarán los datos presentados.
11. Proveer un alto grado de uniformidad en la interfase con el usuario (al desplegar datos, digitar datos,
solicitar informes, hacer consultas, navegar por las pantallas, etc.) en todos los módulos que
componen el sistema.
12. Exportar los informes y/o las consultas a archivos de texto o a hojas de trabajo en Excel, de manera
que los usuarios puedan analizar los datos utilizando este u otros programados.
13. Importar datos de hojas de trabajo en Excel, archivos de texto y tablas de otras bases de datos para
viabilizar la entrada masiva de transacciones como la asistencia del personal, los depósitos
procesados por el banco, la recaudación calculada, las facturas de un proveedor, etc.
a.
Aplicar a los datos alimentados de forma masiva las mismas reglas de validación que se
aplicarían a los datos entrados manualmente por el usuario.
b.
Proveer controles para asegurarse de que un archivo no es procesado más de una vez.
c.
Proveer controles para asegurarse de que el número de transacciones, así como su importe
total, es comparado contra totales incluidos en un record de control.
d.
Proveer mecanismos para que las transacciones rechazadas sean identificadas y comunicadas
a los usuarios para ser corregidas.
14. Definir transacciones recurrentes en los distintos módulos. Por ejemplo, pagos y cobros. Estas
transacciones se generarán automáticamente en sus respectivos módulos según la frecuencia
especificada cuando fueron definidas.
15. Mantener disponibles (“en línea”) los datos para por lo menos cinco años fiscales, incluyendo datos
de las cuentas del Mayor General, las transacciones, los proveedores, los cheques, las cuentas a
cobrar, las facturas, los ingresos, y otros.
a.
Proveer para remover de los archivos transacciones que ya no se requieran.
b.
Mantener disponibles las transacciones removidas, en caso de que sea necesario hacer acceso
a ellas.
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16. Que el usuario pueda definir el número de años, y de meses dentro de cada año, que el sistema
podrá mantener abiertos.
a.
Proveer al menos trece períodos contables dentro de un año fiscal.
b.
Permitir al menos dos años fiscales abiertos.
17. Proveer un sistema de control de acceso a las funciones y a los datos del sistema utilizando claves
de acceso (contraseñas).
a.
Cambiar de claves de acceso por el usuario.
b.
Definir perfiles de acceso para grupos de usuarios, que sirvan como base para crear usuarios
nuevos.
c.
Definir accesos para usuarios ejecutivos a base de los segmentos de la cifra de cuenta o algún
otro criterio razonable.
18. Proveer un Generador de Informes que facilite a los usuarios y al personal de sistemas la
preparación de informes particulares para cualquiera de los módulos mediante la especificación de
parámetros.
19. Proveer un mecanismo por “software” que permita a los usuarios y al personal de sistemas diseñar
formularios particulares para cualquiera de los módulos y modificar los formularios estándar del
sistema. Por ejemplo, la orden de compra, viaticos, Caja Unica, el comprobante de desembolso, y el
cheque.
20. Proveer funcionalidad para automatizar el flujo de formularios, transacciones, e informes, como
facturas, requisiciones y órdenes de compra, de manera que los mismos puedan ser aprobados de
forma electrónica.
a.
Definir las distintas estaciones de proceso para cada formulario, transacción o informe.
b.
Definir los distintos niveles de aprobación requeridos por cada formulario, transacción o
informe.
c.
Informar a los usuarios sobre los formularios, transacciones o informes pendientes de
aprobación en su respectiva estación.
d.
Producir informes y permitir consultas sobre los formularios, transacciones o informes
pendientes de aprobación.
e.
Mantener las aprobaciones hechas para los formularios, transacciones o informes, incluyendo
la fecha, la hora y la persona.
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10.1.2.
1.
REQUERIMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DE PRESUPUESTO
Mantener las asignaciones contables y las transferencias (tanto positivas como negativas) para
cada partida de asignación en cada cifra de cuenta de cada fondo.
a.
Proveer para mantener datos particulares sobre las distintas transacciones, incluyendo
comentarios sobre la procedencia y las restricciones de las mismas.
b.
Mantener las cantidades presupuestadas para las cuentas de ingreso, a nivel de concepto o
clase de ingreso, para cada cifra de cuenta de cada fondo.
1)
Tomar en cuenta los conceptos de ingreso al efectuar las obligaciones y al
calcular los balances de las asignaciones.
c.
Proveer para desglosar automáticamente las cantidades asignadas en doce partes iguales o
para entrar cantidades particulares para cada mes, las cuales deberán sumar el total de la
asignación.
2.
Mantener las obligaciones y las separaciones a nivel de objeto de gasto en cada cifra de cuenta de
cada fondo, hayan sido digitadas directamente por los usuarios o generadas al digitar las órdenes
de compras y los contratos.
a.
Permitir resumir el importe de las obligaciones y separaciones a nivel del segmento de
“asignación”, de manera que, entre otras cosas, pueda cotejarse que el total obligado no
exceda el total asignado al entrar o generar una obligación.
3.
Mantener los desembolsos a nivel del segmento de “objeto de gasto” en cada cifra de cuenta de
cada fondo, hayan sido digitados directamente por los usuarios o generados al hacer los pagos.
a.
Permitir resumir el importe de los desembolsos a nivel del segmento de “asignación”, de
manera que, entre otras cosas, pueda cotejarse que el total desembolsado no exceda el total
asignado al efectuar un desembolso.
4.
Permitir modificar y eliminar las transacciones digitadas (o generadas), reversando su efecto
original y registrando los cambios en el registro del sistema.
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5.
Proveer consultas e informes donde se presenten las transacciones de cada cuenta desglosadas por
mes. Por ejemplo: asignaciones, transferencias, obligaciones/separaciones, desembolsos, total
asignado, total desembolsado, total no desembolsado, total obligado y total disponible.
a.
Incluir datos desde el principio del año fiscal hasta una fecha especificada por el usuario
b.
Proveer opciones para un informe o consulta resumida (incluyendo solo los totales por mes)
o una detallada (incluyendo cada asignación, separación, transferencia, obligación y
desembolso en cada mes).
6.
Proveer consultas e informes donde se compare de forma resumida lo asignado y lo gastado para
cada cuenta entre varios años fiscales a una fecha dada. Por ejemplo: cantidad presupuestada año
anterior, gasto año anterior, variación (% o cantidad), cantidad presupuestada año actual, gasto
año actual, variación (% o cantidad), y cantidad proyectada para el resto del año actual.
7.
Generar automáticamente las correspondientes obligaciones al digitar (o al generar) las órdenes de
compra y los contratos.
8.
Posibilidad de digitar obligaciones directamente a los objetos de gasto (además de generarlas
partiendo de una orden de compra o de un contrato). Ejemplos de obligaciones que se entrarían de
esta manera serían obligaciones para contratos y órdenes de compra no digitados al sistema.
9.
Digitar compromisos de fondos directamente a los objetos de gasto.
a.
Proveer para hacer reservaciones de fondos a nivel general, además de proveerlas a nivel de
los objetos de gasto. Por ejemplo, reservar un por ciento del presupuesto sin tener que
hacerlo a nivel de cada asignación.
10. Permitir modificar, y liberar (“desobligar”) separaciones y obligaciones específicas, sea por el
importe total de cada una de ellas o por una parte del mismo.
11. Permitir consultar e imprimir las separaciones y obligaciones, para una cifra de cuenta y para
todas las cifras de cuenta, desglosadas por mes.
12. Permitir consultar e imprimir las separaciones y las obligaciones con balance pendiente por
desembolsar a una fecha dada, incluyendo el final del año fiscal.
13. Permitir trasladar al nuevo año fiscal las separaciones y las obligaciones con balance pendiente
por desembolsar al final del año.
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10.1.3.
A NIVEL DE PROYECCIONES PRESUPUESTARIAS LA SOLUCIÓN
DEBERÁ
14. Permitir digitar y mantener el gasto proyectado hasta el final del año fiscal, y el ingreso (si
alguno), para cada cifra de cuenta al nivel de cada partida de asignación.
a.
Permitir calcular automáticamente el gasto proyectado aplicando una fórmula a la cantidad
de la partida de asignación, o a la cantidad gastada, como una alternativa a la entrada del
importe del gasto proyectado.
1)
La fórmula deberá definirse de forma global para todas las cantidades o de
forma particular para cada cantidad.
15. Proveer consultas e informes que comparen de forma resumida lo asignado y lo gastado para cada
cuenta en un período especificado por el usuario, y además presenten la cantidad proyectada hasta
el final del año. Por ejemplo: cantidad presupuestada para el período, gasto para el período,
variación (% o cantidad), y proyección para el resto del año.
a.
Permitir al usuario especificar criterios de selección de las cuentas, como el por ciento que el
gasto representa sobre la asignación.
b.
Exportar el informe a una hoja de trabajo en Excel.
16. Proveer consultas e informes que presenten de forma resumida los distintos balances para cada
cuenta hasta una fecha especificada por el usuario, y además presenten la cantidad proyectada
hasta el final del año. Por ejemplo: asignado, transferido, total asignado, total desembolsado, no
desembolsado, obligado, disponible y proyectado. El mismo servirá como base para preparar el
Informe de Proyecciones Presupuestarias.
a.
Permitir al usuario especificar criterios de selección de las cuentas, como por ejemplo el por
ciento que el gasto representa sobre la asignación.
b.
Exportar el informe a una hoja de trabajo en Excel.
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10.1.4.
EN CUANTO A LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO LA SOLUCIÓN
DEBERÁ
17. Producir un informe a distintos niveles de agregación (por ejemplo: fondo, área programática y
división) que sirva de base para que las divisiones registren su petición presupuestaria.
a.
El informe tendrá los siguientes datos para cada partida de asignación, para el año en curso:
cantidad presupuestada, cantidad transferida, cantidad obligada, cantidad desembolsada y
balance disponible.
b.
El proceso para producir el informe permitirá trasladar al nuevo año las cantidades
presupuestadas del año anterior (o las cantidades gastadas resumidas a nivel de asignación, a
discreción del usuario), aplicándole una fórmula al ser trasladadas. Por ejemplo, añadiéndole
un por ciento (%) de aumento o de disminución a cada cantidad.
1)
La fórmula deberá definirse de forma global para todas las cantidades o de
forma particular para cada cantidad.
2)
c.
Esta capacidad aplicará tanto a las cuentas de gasto, como a las de ingreso.
El informe proveerá una columna en blanco para que las divisiones anoten las cantidades que
desean presupuestar para cada partida de asignación.
d.
Exportar el informe a una hoja de trabajo en Excel.
18. Permitir a los usuarios registrar su petición presupuestaria directamente en el Módulo de
Presupuesto, sin necesariamente tener que utilizar un informe para este propósito.
a.
10.1.5.
Producir informes y consultas sobre el presupuesto entrado.
EN CUANTO AL MANEJO DE COSTOS SE REQUIERE
19. Definir los objetos sobre los cuales se desea mantener datos de costo. Ejemplos de estos objetos
serían actividades particulares, contratos y proyectos.
a.
Acumular datos de costos e ingresos para cada uno de los objetos definidos.
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b.
Permitir distribuir costos indirectos, como electricidad, renta, teléfonos, depreciación, y
otros, a base de por cientos y de cantidades fijas
c.
Permitir digitar datos de costos que no pueden ser capturados automáticamente, así como
ajustes a los datos ya existentes.
20. Permitir consultas y producir informes de costo, separados por períodos (ej. meses) y acumulados,
para uno o todos los objetos de costo.
a.
Los informes deben poder trascender un año fiscal.
21. Permitir consultas y producir informes de costo, separados por períodos (ej. meses) y acumulados,
para uno o todos los objetos, comparando dos años fiscales. Incluir datos como los ingresos o
asignaciones, los costos directos, los costos indirectos, el total de costos y el balance neto.
10.1.6.
REQUERIMIENTOS PARA LA OPERACIÓN CONTABLE
22. Mantener una Catálogo de Cuentas consistente con el utilizado actualmente por FONABE, tanto
en cuanto a la estructura de las cifras de cuenta como a la clasificación y la descripción de las
mismas.
a.
Permitir la descripción y el largo de cada segmento, así como datos particulares relacionados
con cada uno de ellos.
b.
Definir los distintos valores permitidos para cada segmento de la cifra de cuenta.
1)
Validar de forma jerárquica los valores digitados para cada segmento. Es
decir, al digitar un valor de un segmento, asegurarse de que el mismo es
permitido dado el valor entrado para el segmento inmediatamente anterior.
c.
Permitir que el administrador del sistema pueda estructurar los segmentos de la cifra de
cuenta mediante agrupaciones diferentes a las actuales, tanto en cuanto al número de
segmentos como al largo de cada uno de ellos.
d.
Permitir añadir, modificar y desactivar cuentas por parte de usuarios debidamente
autorizados a así hacerlo.
e.
Permitir digitar y mantener las fechas de vigencia de cada cuenta, así como el status de la
misma (activa, inactiva).
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23. Proveer consultas e informes sobre el catálogo de cuentas.
24. Permitir criterios de selección por segmento, status de la cuenta, fecha de expiración, y otros.
25. Permitir resumir los datos a distintos niveles superiores de la cifra de cuenta para efectuar
validaciones, producir informes y permitir consultas. Por ejemplo, resumir los desembolsos a
nivel eventos contables para cotejar la disponibilidad de fondos en una cuenta.
26. Actualizar automáticamente las cuentas del Mayor General cada vez que en un subsidiario se
digiten, modifiquen o cancelen transacciones que tengan un impacto contable.
a.
La actualización debe poderse hacer, a base de configuración, según se van digitando las
transacciones en los subsidiarios, o de forma masiva, a base de grupos de transacciones
definidos por los usuarios.
27. Permitir entradas de diario para registrar transacciones que no hayan sido alimentadas
automáticamente por un subsidiario, ajustes a los balances de las cuentas, reconocer ingresos y
gastos, y otras.
a.
Proveer mecanismos para guiar al usuario en la entrada de transacciones e informar al
usuario cuando las mismas no estén balanceadas, así como el importe del descuadre.
28. Producir informes y consultas con la actividad de las distintas cuentas del Mayor General,
presentando las transacciones por origen (auxiliar o entrada de diario), fecha, tipo, o cualquier
segmento de la cifra de cuenta, de manera que facilite el análisis de estas transacciones.
a.
Incluir datos desde el principio del año fiscal hasta una fecha especificada por el usuario.
b.
Proveer opciones para un informe o consulta resumida (incluyendo solo los totales para cada
cuenta) o una detallada (incluyendo cada asignación de ingresos, transferencia, separación,
obligación y desembolso registrado en la cuenta).
c.
Producir informes y permitir consultas detalladas sobre las cuentas para períodos mayores a
un año fiscal.
29. Producir un Balance de Comprobación que presente los balances de las cuentas a una fecha
especificada.
30. Efectuar (entrar) las entradas de ajuste para reconocer ingresos no cobrados y gastos no
desembolsados.
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31. Producir los estados financieros de FONABE(Estado de Ingresos, Gastos y Cambios en el Balance
de los Fondos para todos los fondos, Estados Comparativos de Ingresos, Gastos y Cambios en el
Balance de los Fondos para todos los fondos (actual vs. presupuestado), Estado de ingresos,
Estado de Egresos, Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de cambio con base
al Efectivo, Balance de Comprobación, Estado de Situación para todos los fondos y otros estados
que la administración requiera).
a.
Permitir definir los distintos renglones que formarán parte de los distintos estados,
incluyendo la descripción de los mismos.
b.
Permitir relacionar las cuentas del Balance de Comprobación con los renglones de los
estados financieros, de manera que los estados puedan ser producidos automáticamente.
32. Efectuar las entradas de cierre correspondientes a un período contable a ser cerrado.
a.
Permitir reversar las entradas de cierre.
33. Cerrar los períodos contables y no permitir la entrada de transacciones para períodos ya cerrados.
34. Trasladar los balances de las cuentas permanentes al nuevo año fiscal, así como las tablas de datos
que sea necesario trasladar, según requerido por el sistema.
10.1.7.
REQUERIMIENTOS
PARA
LA
OPERACIÓN
DE
CONCILIACIÓN
BANCARIA Y FLUJOS DE EFECTIVO
35. Apoyar la conciliación de múltiples cuentas de banco de forma separada.
36. Producir informes y permitir consultas con las transacciones de las cuentas de efectivo del Mayor
General, con el objetivo de apoyar la conciliación.
a.
Permitir seleccionar las transacciones por cuenta bancaria y tipo de transacción (ingreso,
desembolso).
37. Producir informes y proveer consultas con los cheques emitidos para cada cuenta bancaria, con el
objetivo de apoyar la conciliación.
a.
Permitir seleccionar las transacciones por cuenta bancaria y fecha de emisión.
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38. Importar las transacciones del estado de cuenta de un archivo electrónico procedente del banco y
compararlas contra las transacciones del Módulo de Conciliación Bancaria.
a.
Identificar mediante códigos, desplegar e imprimir las transacciones rechazadas al hacer el
pareo.
b.
Identificar la naturaleza de las discrepancias (ej: cheque pagado pero no emitido, cheque
emitido pero no pagado, cheque por cantidad diferente, depósito por cantidad diferente, etc.).
c.
Producir informes de discrepancias entre las transacciones del banco y las transacciones del
FONABE para el período bajo que se esta comparando.
d.
Identificar y alimentar automáticamente al Módulo de Conciliación las transacciones
especiales, como los intereses, los recargos y los ajustes.
39. Permitir la entrada manual de las transacciones recibidas en el estado de cuenta del banco,
incluyendo los depósitos, los cheques cobrados, los intereses, los recargos y los ajustes.
a.
Permitir marcar los cheques pagados por el banco utilizando un recorrido. Por ejemplo, del
cheque 1110 al 1120. Remesa de Cheques.
40. Producir informes y permitir consultas sobre los cheques, depósitos, intereses, cargos, ajustes y
otras transacciones efectuadas en un período en particular sobre una cuenta de banco especificada
por el usuario.
a.
Producir informes y permitir consultas con los cheques cobrados.
b.
Producir informes y permitir consultas con los cheques pendientes por cobrar.
c.
Proveer la seguridad como opción de no eliminar los cheques ya cobrados.
d.
Producir informes y permitir consultas con los depósitos acreditados.
e.
Producir informes y permitir consultas con los depósitos pendientes por acreditar.
41. Alimentar automáticamente las cuentas del Mayor General con las transacciones del estado de
cuenta del banco que afecten dichas cuentas (ej: cargos bancarios, intereses ganados, etc.).
10.1.8.
REQUERIMIENTOS
PARA
LA
OPERACIÓN
DE
COMPRAS
Y
DESEMBOLSOS
42. Debe existir una interfaz con el Sistema de Compra Red o el sistema vigente.
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43. Mantener un historial de órdenes, contratos y pagos para cada proveedor, incluyendo detalles de
las órdenes, los contratos, las facturas, número de transferencia.
a.
Proveer consultas e informes con el detalle de las órdenes emitidas, de los pagos hechos, las
facturas recibidas.
44. Producir un reporte con las cantidades pagadas a los proveedores.
45. Llevar el control de depósitos de garantías de participación y cumplimento. Indicar el control de
las fechas de recibido, el monto, el vencimientos, prorrogas, las fechas en que se liberaran las
garantías y demás detalles. Incluir alarma para avisos de vencimiento.
46. Realizar los registros contables correspondientes a las garantías
10.1.9.
ENTRADA DE LAS REQUISICIONES
47. Exportar de Compra Red o digitar las requisiciones de compra de materiales, equipo o servicios, y
mantener los datos sobre las mismas.
Ejemplos de datos a ser entrados son: número de
requisición, fecha, propósito, datos de cada artículo requisado (número, cantidad, costo, etc.),
comentarios, etc.
48. Permitir el trámite electrónico de la requisición entre las oficinas que la procesan, así como la
aprobación electrónica de las mismas. Por ejemplo entre el Área de Compras, el Área de cuentas
por pagar y el Área de Presupuesto.
a.
Permitir consultas y producir informes para las requisiciones pendientes de procesamiento en
las distintas oficinas.
49. Proveer controles en la entrada de los datos de la requisición y de la orden para asegurarse de que
la suma de las distintas partidas es igual al importe total.
50. Producir informes y proveer consultas de las requisiciones entradas, las órdenes generadas o
entradas y los avisos de cambio.
10.1.10.
VALIDACIÓN Y OBLIGACIÓN DE LOS FONDOS DE LAS ÓRDENES
51. Permitir que distintas partidas de una orden puedan ser pagados por distintas cifras de cuenta.
a.
Permitir que una partida de una orden pueda ser pagada por más de una cifra de cuenta.
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52. Cotejar la disponibilidad de fondos de las correspondientes cuentas al entrar una orden de compra.
a.
Tomar en cuenta las fechas de vigencia de las asignaciones al hacer el cotejo.
53. Generar la obligación de las distintas partidas de la orden de compra al nivel de objeto de gasto.
54. Cancelar órdenes de compra.
a.
Liberar las obligaciones al cancelar órdenes.
55. Hacer Addemdum a los contratos vigentes.
a.
Mantener el historial de los addemdum a los contratos.
b.
Enmendar las obligaciones como consecuencia de los addemdum hechos a los contratos.
10.1.11.
RECIBO DE LA MERCANCÍA O DEL SERVICIO
56. Producir informes y permitir consultas sobre las órdenes pendientes por recibir.
57. Entrar la aceptación de servicios o el recibo de productos, de forma parcial o total, para cada línea
de una orden de compra (o contrato) o para la orden (o contrato) en su totalidad.
a.
Comparar lo recibido contra la orden de compra (o el contrato), a base de cada una de las
partidas.
b.
1)
Presentar al usuario las discrepancias surgidas de la comparación.
2)
Identificar mediante códigos las discrepancias.
3)
Proveer consultas e informes para los recibos parciales o discrepantes.
Permitir digitar datos sobre los documentos de aceptación o recibo, como la fecha, las
cantidades recibidas, persona que recibe, número de remisión, lugar de entrega, etc.
c.
Imprimir un formulario de recibo de mercancía con datos del proveedor, los productos
ordenados y los productos recibidos.
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10.1.12.
PROCESAMIENTO DE LAS FACTURAS Y LOS COMPROBANTES
58. Producir informes y permitir consultas sobre las órdenes ya recibidas, pero cuyas facturas están
pendientes por recibir.
59. Digitar la factura del proveedor y crear un comprobante de pago a base de los datos de la misma.
Ejemplos de los datos a ser mantenidos son: número del comprobante, descripción del
comprobante (más de una línea), número de la orden o número del contrato, fecha, datos de cada
partida a ser pagada, número de la factura, fecha, cantidad, número del proveedor, nombre y
dirección de la persona a recibir el pago, términos de pago de la factura, etc.
a.
Comparar la factura/comprobante contra la orden de compra (o el contrato), y los informes
de aceptación o recibo, a base de cada una de las partidas
b.
1)
Presentar al usuario las discrepancias surgidas de la comparación.
2)
Identificar mediante códigos las facturas discrepantes.
3)
Proveer consultas e informes para las facturas discrepantes.
Permitir al usuario digitar descuentos (en cantidades) y multas (sobre fechas de entrega o
cualquier otro rubro) y aplicarle los mismos al total del comprobante o a artículos
particulares del mismo.
c.
Permitir la entrada de cargos adicionales (ej: costos de flete) incluidos en una factura, luego
de que los mismos hayan sido autorizados por un supervisor.
d.
Permitir la entrada de créditos otorgados por el proveedor.
e.
Permitir la actualización de los datos del proveedor al entrar una factura. Por ejemplo, la
dirección.
f.
Calcular automáticamente la fecha de vencimiento y los descuentos a base de los términos de
pago del proveedor o de la factura.
1)
g.
Permitir al usuario cambiar la fecha de vencimiento calculada por el sistema.
Al entrar una factura, indicar si la misma es parcial o final. Para una factura final, liberar
cualquier balance no liquidado, y cerrar la obligación.
h.
Proveer validación para evitar la entrada de facturas duplicadas. Ejemplos de campos que
pueden validarse, además del número de la factura, son el número de la orden, la fecha de la
factura y la cantidad de la factura.
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i.
Permitir indicar si la factura está sujeta a algún por ciento de retención por parte del
Departamento de Hacienda, efectuar la retención correspondiente y llevar cuenta de la
misma.
j.
Permitir facturas y comprobantes con un importe total de más de ¢999. 999. 999,99
k.
Permitir hasta 999 líneas por cada factura.
l.
Permitir comprobantes con partidas contra fondos diferentes.
m. Permitir consolidar varias facturas en un solo comprobante. Para este caso será necesario
una línea de comentarios bastante grande para poder detallar los números de factura
incluidos en el comprobante.
60. Permitir digitar facturas correspondientes a pagos parciales de órdenes de compra.
61. Imprimir los comprobantes de pago. Proveer opciones para seleccionar los comprobantes a ser
impresos. Por ejemplo: por número, por fecha de pago, por número de factura, etc.
a.
Proveer la opción de no imprimir los comprobantes, si el usuario no lo desea hacer.
62. Proveer consultas e informes sobre los comprobantes de un proveedor y sobre un comprobante en
particular.
63. Permitir efectuar pagos directos (por servicios públicos, reembolsos, gastos de viaje, etc.). Es
decir, pagos sin que medie una orden o contrato.
64. Cancelar comprobantes.
a.
Proveer informes y consultas para los comprobantes cancelados.
65. Mantener datos sobre los pagos recurrentes (ej: renta) de manera que los comprobantes puedan
generarse sin que medie una factura y sin que haya que entrar los datos en cada período de pago.
a.
Permitir cambiar los datos de los pagos recurrentes para proveer para cambios en los
términos de los acuerdos.
b.
Producir consultas e informes sobre los pagos recurrentes registrados y los pagos recurrentes
hechos.
66. Generar códigos para identificar distintos errores en el procesamiento de las facturas y distintas
acciones llevadas a cabo con las mismas.
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a.
Permitir al usuario definir los códigos
b.
Permitir consultas de las facturas a base de los valores de los códigos Producir informes con
las facturas marcadas con algún código, de manera que se puedan tomar acciones al respecto
(corregir los errores, notificar a los correspondientes proveedores, etc.).
67. Producir informes de envejecimiento de las cuentas a pagar para una fecha en el futuro.
a.
Permitir al usuario entrar la fecha para el informe de envejecimiento.
10.1.13.
IMPRESIÓN DE LOS CHEQUES
68. Permitir a los usuarios escoger la cuenta de banco contra la cual irá el pago, proveyendo una
forma corta para referirse a una cuenta en particular. Por ejemplo, código del banco o del fondo,
para gastos administrativos y de becas
69. Consolidar múltiples comprobantes (facturas) para un mismo proveedor en un solo cheque.
a.
Imprimir en el voucher del cheque el detalle del comprobante.
b.
Permitir cheques por cantidades hasta ¢999. 999. 999,99
70. Seleccionar los documentos a ser pagados.
a.
Permitir seleccionar documentos a base de una fecha entrada por el usuario.
b.
Permitir seleccionar documentos vencidos de forma individual.
c.
Imprimir un informe con los documentos seleccionados, incluyendo el total de efectivo
requerido para honrar los pagos.
d.
Retener documentos cuyos pagos no se quieran hacer para la fecha en que vencen.
1)
Proveer consultas e informes sobre los pagos retenidos o no pagados en la
fecha en que les correspondía.
71. Imprimir los cheques correspondientes a los comprobantes seleccionados para pago.
a.
Reimprimir cheques ya impresos, tanto sobre una base individual (por cheque) como sobre
una base grupal.
b.
Permitir imprimir el formulario (la imagen) del cheque.
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c.
Apoyar el depósito directo de los pagos a los proveedores.
1)
Permitir la transmisión electrónica de las transacciones a los distintos bancos.
72. Imprimir un informe con los cheques impresos.
a.
Proveer criterios de selección
73. Permitir la entrada de un cheque preparado manualmente, de manera que el mismo pueda ser
atado al correspondiente proveedor y alimentado al Módulo de Reconciliación Bancaria.
a.
Generar las entradas correspondientes para el Mayor General y el Módulo de Reconciliación.
74. Anular cheques ya impresos y generar las correspondientes entradas contables y para el Módulo
de Reconciliación.
a.
Producir informes y permitir consultas para los cheques anulados.
10.1.14.
CONTABILIZACIÓN DE LAS TRANSACCIONES
75. Cancelar, enmendar y reversar las obligaciones al cancelarse, enmendarse o pagarse
completamente órdenes de compra o contratos.
76. Generar automáticamente las entradas contables correspondientes al recibo de la mercancía, la
aceptación del servicio, la entrada de la factura y la impresión de los cheques.
a.
Permitir generar entradas contables para cada una de las partidas de la orden de compra y del
comprobante de pago.
b.
Permitir generar entradas contables para los cheques entrados manualmente.
c.
Permitir generar entradas contables de manera resumida o para cada transacción.
77. Reversar las correspondientes entradas contables al cancelar o enmendar comprobantes, cancelar o
enmendar órdenes, cancelar o enmendar descuentos, anular cheques, etc., y generar las nuevas
entradas que sean necesarias.
78. Producir informes y consultas con la actividad registrada en cada contrato u orden de compra,
incluyendo datos de las obligaciones y los desembolsos, así como el balance disponible.
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79. Identificar y liquidar órdenes de compra, por parte de un supervisor, que no se hayan
desembolsado completamente.
a.
Producir informes y permitir consultas sobre las órdenes con balances pendientes por pagar.
b.
Liberar (“desobligar”) los balances no pagados.
c.
Producir informes y permitir consultas sobre los fondos disponibles como consecuencia de la
liberación de los balances pendientes.
10.1.15.
INTERFASE CON LA CONCILIACIÓN BANCARIA
80. Alimentar automáticamente el Módulo de Reconciliación Bancaria con los cheques emitidos por
el sistema y los cheques entrados manualmente. Mantener en cada cuenta a cobrar un indicador de
“si se ha facturado”. Actualizar el indicador una vez se ha producido la factura.
10.1.16.
EGRESOS – MANEJO DE BECAS
81. Capacidad para el control y manejo altos volúmenes de beneficiarios tanto para la contabilización
de la obligación a pagar como del pago
82. Automatización de las obligaciones por pagar por este concepto.
83. Los pagos de becas por transferencias deben ser de forma automática y deben proveer la seguridad
e integridad de los datos.
84. Manejo de interfases bancarias entre el sistema ERP y el banco pagador
85. Manejo de estados de cuentas por beneficiario que permitan analizar el historial y situación actual.
86. Integración con el control presupuestario del FONABE de forma automática.
87. Debe generar los archivos de aperturas de cuentas, archivos de pago
88. Debe llevar el control sobre pagos rebotados, generando los reportes y archivos de apertura y de
pago adicionales, para solucionar el error que indica el banco que hace rebotar el pago.
10.1.17.
INTERFASE CON LA CONCILIACIÓN BANCARIA
89. Alimentar automáticamente el Módulo de Conciliación Bancaria con los ingresos recibidos (o
depósitos hechos).
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10.1.18.
REQUERIMIENTOS DE ADQUISICIÓN Y MANEJO DE LOS MATERIALES
90. Digitar y mantener datos sobre cada artículo en inventario. Ejemplos de estos datos son: número
del artículo, descripción, costo, categoría (materiales de oficina, materiales de limpieza, etc.),
datos del proveedor, unidad de medida (caja, resma, docena, etc.), cantidad disponible, nivel
mínimo y otros.
a.
Tomar los datos del proveedor del archivo de proveedores, al entrar el número del proveedor,
para así no tener que entrar estos datos nuevamente.
b.
Proveer consultas y producir informes con los datos de los artículos en inventario.
c.
Al menos una de las consultas y uno de los informes debe proveer los artículos cuya cantidad
disponible está por debajo de su nivel mínimo.
91. Mantener datos sobre las transacciones relacionadas con los artículos en el inventario, como las
adquisiciones, los despachos, las devoluciones y los ajustes a la cantidad disponible.
a.
Producir informes y permitir consultas sobre las distintas transacciones registradas para los
artículos, como las adquisiciones, los despachos, las devoluciones y los ajustes a la cantidad
disponible.
92. Permitir crear automáticamente el registro de los materiales con los datos básicos de los mismos,
una vez estos materiales hayan sido recibidos por el Módulo de Compras.
a.
Proveer consultas y producir informes con los records creados automáticamente, de manera
que los usuarios puedan identificarlos para poder completarlos.
10.1.19.
MANEJO DE LAS REQUISICIONES HECHAS AL ALMACÉN
93. Digitar las requisiciones para materiales.
94. Permitir el trámite electrónico de la requisición entre las áreas solicitantes y el Almacén de
Materiales.
a.
Permitir consultas y producir informes para las requisiciones pendientes de procesamiento en
el Almacén.
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b.
Permitir consultas y producir informes sobre el status de las requisiciones. (Para que el
usuario conozca el status de la requisición.)
95. Producir un formulario que acompañará la mercancía despachada para que el receptor lo firme
certificando su recibo y lo devuelva a la Proveeduría Institucional.
96. Producir informes y permitir consultas sobre el consumo de materiales por parte de las distintas
oficinas en un período de tiempo.
10.1.20.
MANEJO DE LAS DEVOLUCIONES
97. Digitar las devoluciones de materiales, e imprimir un formulario para entregarlo a la oficina que
hace la devolución.
a.
Actualizar el inventario con la mercancía devuelta.
10.1.21.
INVENTARIO FÍSICO
98. Proveer mecanismos para apoyar el proceso de inventario físico.
Un ejemplo de estos
mecanismos sería un informe con los artículos en inventario, con espacio para indicar la cantidad
real disponible.
a.
Digitar los datos recopilados mediante el informe al Módulo de Inventario y producir
informes de discrepancias.
b.
Permitir ajustes a las cantidades disponibles para reflejar las discrepancias encontradas en el
inventario físico.
c.
Producir un informe con los balances del inventario, así como su costo. Proveer criterios de
selección (ej.: almacén, fecha, categoría, número de artículo, etc.).
10.1.22.
CONTABILIZACIÓN
99. Generar automáticamente las correspondientes entradas contables al ocurrir transacciones como
las siguientes:
a.
Recibir mercancía ordenada.
b.
Despachar mercancía revisada.
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10.1.23.
REQUERIMIENTOS RELACIONADOS CON ACTIVOS FIJOS
100. Entrar y mantener datos sobre cada unidad de activo adquirida, sea la misma capitalizable o no
capitalizable. Ejemplos de estos datos son: número de propiedad, descripción, costo, tipo de costo
registrado, codificación de Hacienda, categoría (edificio, vehículo, muebles de oficina, equipo
electrónico, etc.), tipo (capitalizable, no capitalizable), status depreciación (depreciable, no
depreciable), localización marca, número de serie, condición del activo, datos del proveedor, fecha
de adquisición, forma adquisición (compra, donación), número de orden, restricciones en cuanto al
uso, custodio, status de la propiedad (activa, no activa), tipo de disposición (decomisada,
desaparecida, destruida, vendida, transferida a otra agencia), etc.
a.
Tomar los datos del proveedor del archivo de proveedores, al entrar el número del proveedor,
para así no tener que entrar estos datos nuevamente.
b.
Proveer cotejos para evitar digitar un activo ya entrado. Algunos datos que pueden ser
validados son número de activo, número de orden/contrato, costo y fecha de adquisición.
101. Permitir asociar distintos activos que se interesa mantener relacionadas formando una unidad de
propiedad mayor. Por ejemplo, la unidad del sistema y el monitor de una computadora.
102. Para los activos comprados, permitir crear automáticamente un registro de propiedad con los datos
básicos de la misma, una vez dicha propiedad haya sido recibida, por el Módulo de Compras.
a.
Proveer consultas y producir informes con los records creados automáticamente, de manera
que los usuarios puedan identificarlos para poder completarlos.
103. Clasificar los activos por categorías, donde todos los activos en una categoría tienen características
similares como el costo y la vida útil, pero cada una se mantiene en un récord separado.
10.1.24.
MANEJO DE LA PROPIEDAD
104. Registrar las transacciones relacionadas con el activo, como las adquisiciones, los cambios en los
datos, las transferencias de localización, los cambios de custodio, decomizaciones, robos, y otras
transacciones que afectan los datos y el status de la propiedad.
a.
Mantener un registro de todos los cambios llevados a cabo.
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105. Mantener información sobre los distintos cambios de valor en los activos, sea debido a mejoras o a
daños, de forma separada a la información original del activo.
a.
Tomar en cuenta los cambios de valor al calcular la depreciación.
106. Producir informes y permitir consultas sobre los datos de las propiedades.
107. Producir informes y permitir consultas con las distintas transacciones registradas para los activos,
como las transferencias, las decomisaciones, las desapariciones, etc.
108. Producir informes y permitir consultas para los activos adquiridos en un período de tiempo
especificado.
109. Producir informes y permitir consultas para los activos inactivadas (decomisadas, desaparecidas,
etc.) en un período de tiempo especificado.
Inventario físico de activos:
110. Proveer mecanismos para apoyar el proceso de inventario físico. Un ejemplo de estos mecanismos
sería un informe con los activos por división, sección y custodio, con espacio para indicar el status
del activo y los cambios ocurridos a la misma.
a.
Digitar los datos recopilados mediante el informe al Módulo de Activos y producir informes
de discrepancias.
b.
Permitir ajustes a los datos de los activos para reflejar las discrepancias encontradas en el
inventario físico.
10.1.25.
DEPRECIACIÓN
111. Mantener los datos necesarios para depreciar los activos identificados como depreciables. Por
ejemplo, costo, valor residual, vida útil y método de depreciación.
a.
Calcular el gasto de depreciación según el método asociado a cada activo, o categoría de
propiedad, y mantener la depreciación acumulada para cada activo.
b.
Calcular el gasto de depreciación y mantener la depreciación acumulada para las mejoras de
forma separada a la depreciación de los activos según sus datos originales.
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112. Producir informes y permitir consultas con los datos relacionados con la depreciación de cada
activo, como el costo, la vida útil, el valor residual, el método de depreciación, el gasto de
depreciación y la depreciación acumulada.
a.
Proveer la opción de generar automáticamente las entradas contables necesarias para el
registro del gasto de depreciación para todos los activos depreciables.
b.
Contabilización.
113. Proveer para clasificar los activos según las cuentas del Mayor General donde se registran (ej:
edificios, equipo, programación, etc.) a base de la categoría.
114. Generar automáticamente las correspondientes entradas contables al ocurrir transacciones como
las siguientes:
a.
Recibir activo capitalizable.
b.
Disponer de activo mediante decomización, o robo.
c.
Depreciar los activos con estatus activos.
d.
Cambios en el valor de los activos.
115. No generar para el Mayor General las entradas contables para la depreciación de activos no
capitalizables o los activos dadas de baja.
116. Permitir a los usuarios autorizados hacer cambios a los datos del activo, como el costo, la vida útil,
el valor residual y el status, y generar las correspondientes entradas contables.
117. Utilización del Catalogo y Manuel de Cuentas actualizados de Contabilidad Nacional o las
diferentes instituciones del sector público, ej. Ministerio de Hacienda, la contraloría General de la
República y otras.
10.1.26.
REQUERIMIENTOS GENERALES DE ALCANCE PARA LA SOLUCIÓN ERP
PROPUESTA PARA FINANZAS Y CONTABILIDAD

Contabilidad Estándar (basada en cumplimientos de normas internacionales de contabilidad del
sector público costarricense y auditoría)

Indicadores de Gestión Financieros

Impuestos locales

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar
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
Estructuras Organizativas

Manejo multimoneda

Libro Mayor

Prepagado

Acreedores y Deudores

Indicadores de Retención

Diferencial cambiario

Cierre Contable

Reportes y Consultas Financieras.
10.1.27.
REQUERIMIENTOS GENERALES DE ALCANCE PARA LA SOLUCIÓN ERP
PROPUESTA PARA PRESUPUESTO

Apoyar la Contabilidad de Fondos según sea utilizada en los organismos gubernamentales,
manteniendo el presupuesto y la contabilidad para múltiples fondos, interrelacionado las cuentas
presupuestarias con las contables.

Datos maestros (centros gestores, posiciones presupuestarias, estructura presupuestaria)

Formulación del presupuesto

Manejo de diferentes versiones del presupuesto

Esquemas de autorización y liberación del presupuesto

Ejecución del presupuesto (traslados, suplementos, devoluciones, liberaciones, etc.)

Control de disponibilidad presupuestaria

Reservas de fondos

Reportes del presupuesto a tiempo real (comprometido, real, disponible, etc.)

Cierre presupuestario (actualización de reglas de arrastre, arrastre de comprometido, arrastre de
presupuesto)
10.1.28.
REQUERIMIENTOS GENERALES DE RECURSOS HUMANOS
118. Apoyar al Departamento de Recursos Humanos según sea utilizados los lineamientos en los
Entidades Gubernamentales, Legislación Laboral Vigente, Estatuto del Servicio Civil y su
Reglamento y otra normativa que el FONABE considere conveniente en el proceso.
119. Integrar los datos y los procesos para que sean ingresados una sola vez y compartidos en toda la
solución.
120. La solución debe:
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 Establecer, analizar, modificar, proponer y simular estructuras organizacionales requeridas, así como
generar diferentes reportes asociados al o los organigramas.
 Permitir el registro y control de la información relacionada con los datos personales de los empleados
que laboran en FONABE, de una manera detallada, ordenada y segura. Algunos de estos datos:
cédula, apellidos, nombre completo, dirección, teléfono habitación, número de celular, profesión, etc.
 Administrar las nóminas de acuerdo a los colaboradores que pertenecen a ella, los rubros que
determinan el salario (conceptos) y su periodicidad de aplicación y cálculo.
 Permitir la definición de los puestos de trabajo del FONABE, crear y controlar las plazas por número
de puesto, clase, fecha de ingreso, cumplimiento de anualidad, nombre del puesto institucional, fecha
de prórroga de nombramiento, además definir los diferentes estados y características para cada uno.
Generar y respaldar automáticamente acciones de personal por cada movimiento hecho con un
consecutivo acumulativo anual que se pueda consultar a través de los años. (Históricos).
 Obtener una Ficha detallada del empleado / horarios / ubicaciones / experiencia laboral / títulos
académicos y capacitaciones / fechas importantes / superiores y subordinados.
 Resguardar, controlar y actualizar el cuerpo de normas que regulan la Carrera profesional basado en
el régimen del Servicio Civil en la Resolución DG-064-2008 u otra vigente. Aplicar sin problemas
los cambios que pueda presentar esta resolución en un momento dato. La aplicación de dicha
normativa considera los siguientes factores:

Grados y posgrados académicos.

Actividades de capacitación recibida.

Actividades de capacitación impartida.

Publicaciones realizadas.

Experiencia laboral de carácter profesional en las Instituciones Públicas nacionales.

Experiencia laboral de carácter profesional en organismos Internacionales.

Experiencia docente en centros de enseñanza universitaria o para universitarios públicos o
privados.
 Planificar, registrar y valorar el tiempo del trabajo interno y externo realizado por los funcionarios
del FONABE, así como los tiempos de ausencia, tardías, salidas anticipadas, incapacidades y otras.
 Obtener información de costos de personal por tiempos.
 Presentar convenios del FONABE y las estipulaciones, así como requisitos legales de todo el mundo.
 Determinar horas extras, calculo de vacaciones, saldos de tiempos, control de tiempos, entre otros.
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 Disponer del Control Vacacional, el cual se encarga de efectuar el cálculo de vacaciones de los
colaboradores del FONABE en la planilla, actualizando automáticamente el saldo de vacaciones de
cada uno de ellos, tomando en cuenta la acumulación de saldos positivos o negativos, según el
Reglamento del estatuto del servicio Civil.
 Interactuar los datos suministrados por relojes marcadores electrónicos, alimentando el sistema de
Control de Nómina con el que se integra automáticamente.
 Modelar las políticas de negocios aplicadas al cálculo de tiempos y control de incidencias
particulares del FONABE
 Permitir el cálculo automático de la remuneración del trabajo efectuado por cada uno de los
funcionarios del FONABE, en un periodo determinado (semanal, quincenal, o mensual) bajo el
marco jurídico costarricense en cuanto a legislación laboral se refiere, reglamento interno del
FONABE, políticas internas y Reglamento del Servicio Civil. Donde se puede visualizar, actualizar
todos los factores que afecten la planilla.
 Cubrir todos los cálculos habituales como beneficios, deducciones, liquidaciones por renuncia o
despido (aguinaldo, prestaciones, Seguro Social, entre otros). Ser flexible para agregar elementos
propios de FONABE y permisible en reversar movimientos.
 Generar reportes comparativos de los saldos a pagar de la planilla de la C.C.S.S, del INS con el fin
de facilitar la visualización de inconsistencias.
 Generar al final de la planilla, la solicitud presupuestaria de acuerdo a las cuentas afectadas.
 Calcular costos de personal con todas las cargas sociales y posibles porcentajes anuales de aumentos
salariales.
 Llevar el registro, realizar el control y ejecución de todas las acciones de personal (cambios del
colaborador dentro de la empresa) y mantener una bitácora de todas las acciones aplicadas a un
colaborador; permitiendo acciones de personal por:

Contratación y terminación de contrato de colaboradores.

Control y pago de incapacidades, vacaciones, permisos y ausencias en general.

Cambios de salario, cambios de puesto y ascensos.

Otras acciones que no involucren cambio de estado pero que deban ser registradas.
 Brindar la facilidad de realizar aumentos masivos de salarios por departamentos, clase de puesto que
ocupe, centros de costo; asimismo definir en forma individual porcentajes o montos de aumento por
cada colaborador, y generar los pagos retroactivos correspondientes.
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 Calcular y emitir los pagos por aportes de la empresa, realizando las liquidaciones pendientes de
pago a los colaboradores.
 Generar una planilla teniendo como base un concepto de pago liquidable acumulado de un período
dado; este proceso es útil para el pago de aguinaldos, salario escolar que debe ser liquidado al final
del año o inicio del siguiente año y fijado por el sistema automáticamente.
 Integrarse con cualquier sistema para la creación de diferentes tipos de documentos como cartas,
constancias, certificaciones, memorándum, oficios, estos dos últimos llevando el control de los
consecutivos automáticos y otros, asociados a una fuente de datos cuyos campos pueden ser
sustituidos por diferentes valores.
 Realizar la actualización automática según se van digitando los ajustes en los datos del personal
individuales o de forma masiva, a base de grupos de transacciones definidos por los usuarios.
 Facilitar la obtención de información de los colaboradores para realizar las transacciones, y llevar un
manejo ordenado de las características y roles de los colaboradores.
 Integrarse con los módulos de Finanzas, Presupuesto, y otros módulos requeridos.
 Integrarse en sus módulos de Administración de Personal para obtener la información requerida para
el cálculo de la Nómina y con el módulo de finanzas para realizar la contabilización de la Planilla.
 Permitir que los funcionarios de Recursos Humanos del FONABE puedan consultar información
como saldo de vacaciones, horas extras, anualidades, puntos por carrera profesional entre otras.
 Generar diversos reportes comparativos que incluyen diferencias y variaciones porcentuales, de
acuerdo a requerimientos específicos.
 Generar reportes con información clara y ordenada de aspectos relacionados con los colaboradores y
el departamento de Recursos Humanos. Entre ellos, salario percibido, desglose de cada movimiento
hecho en la planilla: aumentos, rebajos, pensiones, préstamos, impuestos y cualquier otro ingreso o
deducción.
 Reportes configurables por vacaciones / estados / control de puestos / control de plazas /
incapacidades / accidentes / acciones de personal / solicitudes del personal / contratos / cartas y
constancias (configurables con cualquier sistema requerido) / liquidaciones / procesos masivos
(aumentos, liquidaciones laborales (calculo de aguinaldo, preaviso, cesantía, vacaciones, salario
escolar) entre otros ya sean anuales, mensuales o diferentes periodos generales o específicos.
 Generar automáticamente reportes para especificar grados académicos, reportes de expedientes
como ausencias, capacitaciones, tardías, acciones de personal, accidentes, procesos administrativos,
notas de evaluaciones, control de vacaciones, incapacidades, clases de seguro social, impuestos la
renta, rebajos de otras instituciones, prohibición, dedicación exclusiva, embargos, prorrogas de
contratos y otros.
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 Generar reportes y consultas de información general del empleado que incluya nombre, puesto,
departamento, fotografía, saldo de vacaciones, fecha de ingreso, teléfonos, dirección y correo
electrónico, fecha de nacimiento entre otros.
 Mantener el acceso permanente y centralizado de toda clase de información y datos personales de
los funcionarios del FONABE. Generando reportes específicos o estándar de diferentes necesidades
institucionales. A la vez que contenga un sub-módulo en el cual se puedan escanear, archivar y
manejar documentos originales, creando archivos de manera centralizada.
 Disponer de varios métodos y opciones de búsqueda para consultar los datos de los empleados, ya
sea por nombre, número de cédula, departamento, etc.
121. Lleva el registro, realiza el control y ejecución de todas las acciones de personal (cambios del
colaborador dentro de la empresa) y mantiene una bitácora de todas las acciones aplicadas a un
colaborador; permitiendo acciones de personal por:
 contratación y terminación de contrato de colaboradores.
 control y pago de incapacidades, vacaciones, permisos y ausencias en general.
 cambios de salario, cambios de puesto y ascensos.
 otras acciones que no involucren cambio de estado pero deban ser registradas.
122. El sistema puede calcular y emitir los pagos por aportes de la empresa, realizando la liquidación a
los colaboradores que estén pendientes de pago.
123. Cuenta con una serie de reportes que le permiten obtener información en forma clara y ordenada
de distintos aspectos relacionados con los colaboradores y el departamento de Recursos Humanos.
Entre ellos, salario percibido, desglose de cada movimiento hecho en la planilla, como aumentos,
rebajos, pensiones, préstamos, impuestos y cualquier otro ingreso o deducción.
124. Brinda la facilidad de realizar aumentos masivos de salarios por departamentos, clase de puesto
que ocupe, centros de costo; asimismo permite definir en forma individual porcentajes o montos
de aumento por cada colaborador. Y generar los pagos retroactivos correspondientes.
125. Generar al final de la planilla, la solicitud presupuestaria de acuerdo a las cuentas afectadas.
126. Tendrá Control Vacacional, el cual se encarga de efectuar el cálculo de vacaciones de los
colaboradores del FONABE en la planilla, actualizando automáticamente del saldo de vacaciones
de cada uno de ellos, tomando en cuenta la acumulación de saldos positivos o negativos, según el
Reglamento del estatuto del servicio Civil.
127. El módulo de Control de Nómina se encarga del manejo eficiente y seguro de la nómina del
FONABE, amoldándose a los requerimientos del FONABE y la legislación laboral Costarricense.
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128. Se integra con el módulo de Recursos Humanos para conocer el estado de los colaboradores para
el cálculo y pago de salarios, y con el módulo de Control Bancario para la emisión de los
documentos de pago.
129. Cada nómina tiene definidos, de manera individual, los colaboradores que pertenecen a ella, los
rubros que determinan el salario (conceptos) y su periodicidad de aplicación y cálculo.
130. Permite generar una planilla teniendo como base un concepto de pago liquidable acumulado de un
período dado; este proceso es útil para el pago de aguinaldos, salario escolar que debe ser
liquidado al final del año o inicio del siguiente año y fijado por el sistema automáticamente.
131. Cubre todos los cálculos habituales como beneficios, deducciones, liquidaciones por renuncia o
despido (aguinaldo, prestaciones, Seguro Social, entre otros). Es flexible para agregar elementos
propios de FONABE y permisible en reversar movimientos.
132. Los funcionarios de Recursos Humanos del FONABE podrán consultar información como saldo
de vacaciones, extras, anualidades, puntos por carrera profesional y otras.
133. Totalmente integrado a los módulos financieros (como Contabilidad, Bancos, presupuesto), y con
facilidad para integrarse a otros sistemas.
134. Reportes por vacaciones configurables / estados / control de puestos / control de plazas /
incapacidades / accidentes / acciones de personal configurables / solicitudes del personal
configurables / contratos / cartas y constancias (configurables con cualquier sistema requerido) /
liquidaciones configurables / procesos masivos (aumentos, liquidaciones laborales ( calculo de
aguinaldo, preaviso, cesantía , vacaciones, salario escolar) entre otros ya sean anuales, mensuales
o diferentes periodos; generales o específicos.
135. Generación de reporte y consulta de la información general del empleado que incluye nombre,
puesto, departamento, fotografía, saldo de vacaciones, fecha de ingreso, teléfonos, dirección y
correo electrónico, fecha de nacimiento entre otros.
136. Para cualquiera de los módulos a la hora de consultar los funcionarios en diferentes reportes se
introduzca ya sea el nombre o número de cédula.
10.2.
Requerimientos y especificaciones técnicas del Sistema BPM
Modelaje de Procesos por Usuarios no Técnicos
i. Ambiente para diseño gráfico de procesos
ii. Debe generar documentación de alto nivel que se ajusta a las necesidades del negocio
iii. Debe permitir desarrollar escenarios múltiples para optimización del proceso.
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iv. Permite al flujo seguir diferentes rutas a través de lógica condicional
v. Define grupos de recursos para simplificar definiciones de escenarios
vi. Ejecución de modelos basado en escenarios.
vii. Debe permitir la precarga de incidentes antes de iniciar el proceso
viii. Flujo visual e indicadores de cuellos de botella durante el modelaje.
ix. Debe permitir la generación de reportes gráficos y tabulares sobre las estadísticas generadas por
la simulación.
x. Exportar datos de reportes a Excel para análisis adicional.
Debe permitir las siguientes funcionalidades:

Identificar al usuario e incluir la fecha y la hora para cada uno de los registros de información que se
digitarán.

Proveer un alto nivel de parametrización, de manera que el administrador del sistema pueda cambiar
cosas como orden de la información, consultas, reportes y demás.

Proveer mecanismos para que cada una de las digitaciones ingresadas erróneamente, sean
identificadas y comunicadas a los usuarios para ser corregidas

Escalabilidad – Capacidad de incluir nuevos módulos o nuevas funcionalidades adaptadas a
FONABE

Proveer un alto grado de uniformidad en la interface con el usuario (al desplegar datos, digitar datos,
solicitar informes, hacer consultas, navegar por las pantallas, etc.) en todos los módulos que
componen el sistema.

Exportar las consultas a archivos de texto o a hojas de trabajo en Excel, de manera que los usuarios
puedan analizar los datos utilizando este u otros programados

Permitir buscar un registro por número de identificación de la persona a consultar, número de
expediente, ser una opción abierta
Administración del Desarrollo de Procesos Automatizados
i. Crear repositorios de procesos múltiples y seguros en SQL & Oracle.
ii. Vista de Objetos en repositorios de procesos.
iii. Seguridad para objetos de procesos.
iv. Permite a desarrolladores trabajar fuera de línea
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v. Posibilidad de crear, reversar y respaldar versiones de cualquier objeto
vi. Debe permitir crear notas sobre cualquier objeto en el mapa de flujo de trabajo
vii. Debe permitir el trabajo concurrente de varios desarrolladores en un mismo objeto.
viii. Importar/Exportar definiciones de proceso en formato XML
Desarrollo de Procesos Automatizados – Diseño de Formularios Inteligentes
i. La herramienta debe permitir la creación, modificación y borrado de Formularios Múltipáginas.
ii. La herramienta debe permitir la creación, modificación y borrado de Sub-formularios.
iii. La herramienta debe permitir la creación, modificación y borrado de Formularios Múltilenguaje, incluyendo grupos de caracteres múlti-bytes.
iv. Debe permitir probar formularios durante desarrollo.
v. Debe permitir realizar el mapeo visual de datos de procesos en los formularios creados
vi. Debe permitir la creación de formularios que se puedan utilizar en Acrobat
vii. Debe permitir la creación de firmas digitales para seguridad e integridad de formularios
viii. Debe permitir la ejecución de Web Services dentro de los formularios.
ix. Debe permitir la ejecución de Código .NET dentro de los formularios.
x. Debe permitir el acceso a base de datos dentro de los formularios usando conexiones de parte
del servidor
xi. Debe permitir realizar inserciones, actualizaciones y borrados de registros a base de datos desde
dentro de los formularios
xii. Debe permitir la inclusión de URLs en formularios.
xiii. Debe permitir la inclusión de archivos adjuntos en los formularios.
xiv. Debe permitir la validación de datos y máscaras en los formularios.
xv. Debe permitir el Importar/Exportar Formularios Web.¨
Desarrollo de Procesos Automatizados – Agentes de Automatización
i. Debe utilizar la arquitectura SOA para las integraciones.
ii. Debe permitir realizar las siguientes integraciones desde el flujo de trabajo:
a.
Para la ejecución de Web Services
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b.
Para la ejecución de operaciones de Base de Datos
c.
Integración con MS Outlook para realizar las siguientes actividades:
i. Envío de automático de correos electrónicos con información del proceso
ejecutado.
ii. Creación de Citas en Calendario con información del proceso ejecutado.
iii. Creación de Tareas con información del proceso ejecutado.
d.
Creación de Documentos en Microsoft Word con información del proceso ejecutado.
e.
Creación de Hojas de Cálculo de Microsoft Excel con información del proceso
ejecutado.
f.
Ejecución de Código programado en .NET
g.
Creación de archivos Adobe Acrobat con información del proceso ejecutado.
h.
Creación de archivos ASCII con información del proceso ejecutado.
i.
Integración con la herramienta ERP mencionada en este documento, de tal forma que
se pueda garantizar, de la manera más óptima, su administración centralizada desde el
flujo. La integración se debe realizar en los siguientes puntos:
i. Revisión del presupuesto disponible, según los parámetros definidos por la
institución.
ii. Actualización del presupuesto una vez aprobada la solicitud de beca.
j.
iii.
Almacenamiento de la documentación de importancia utilizando Microsoft SharePoint.
La herramienta debe integrarse transparentemente al Active Directory de la institución para la
gestión y asignación de roles del proceso.
Desarrollo de Procesos Automatizados – Flujo y Ejecución de Procesos
i. Debe permitir controlar quien puede iniciar procesos, incluyendo usuarios anónimos
ii. Debe permitir asignar límites de tiempos absolutos o relativos para la finalización de
tareas y procesos.
iii. Debe permitir asignar límites de tiempo de retraso absolutos o relativos para asignación
de tareas
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iv. Debe permitir el control la habilidad de reenviar o reactivar pasos de un proceso.
v. Debe permitir el control la habilidad de asignar pasos a otros participantes.
vi. Debe permitir el direccionamiento dinámico de pasos o actividades, según las reglas de
negocio definidas por el usuario.
vii. Debe permitir el direccionamiento de pasos o actividades a grupos de trabajo.
viii. Debe permitir las definiciones dinámicas de grupos de usuarios durante tiempo de
ejecución, según las reglas de negocio definidas por el usuario.
ix. Debe permitir la activación condicional de Pasos o actividades, según las reglas de
negocio definidas por el usuario. Llamado de Web Services basado en ejecución del
proceso.
x. Debe permitir el llamado de código .NET basado en la ejecución del proceso.
xi. Debe permitir abortar condicionalmente pasos o solicitudes activas del proceso.
xii. Debe permitir a un sub-proceso ejecutar asincrónicamente.
xiii. Debe permitir a Web Services ejecutar asincrónicamente.
xiv. Debe permitir generar notificaciones especiales durante el flujo del proceso.
xv. Debe permitir que las prioridades de tareas sean ajustadas durante la ejecución del
proceso.
xvi. Debe permitir programar tiempo de inicio de un proceso.
xvii. Debe permitir iniciar procesos vía XML.
xviii. Debe permitir iniciar procesos vía Web Services.
xix. Debe permitir iniciar procesos vía E-Mail.
xx. Debe permitir iniciar procesos vía Archivos TXT.
xxi. Debe permitir iniciar procesos vía código personalizado.
xxii. Debe permitir completar pasos y cambiar datos de procesos vía XML.
xxiii. Debe permitir completar pasos y cambiar datos de procesos vía Web Services.
xxiv. Debe permitir completar pasos y cambiar datos de procesos vía Código Personalizado.
xxv. Debe permitir ver el historial (paso a paso) de un incidente en proceso o finalizado.
Administrando Usuarios y Roles
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i. Debe tener una vista Gráfica de Relaciones Organizacionales.
ii. Debe permitir integrar su seguridad y administración de usuarios y roles al Directorio
Activo (MS Active Directory).
iii. Debe permitir integrar su seguridad y administración de usuarios y roles a Directorios
LDAP.
iv. Debe permitir crear Grupos de Funciones de Trabajo, con usuarios según sus roles y
funciones en los procesos.
v. Debe permitir agrupar la estructura organizacional mediante la creación de Sub
Diagramas Organizacionales.
vi. Debe permitir asignar múltiples roles por usuario (con asignación de roles primarios)
Interface de Usuario Final
i.
Debe tener Interfase de Microsoft Outlook.
ii.
Debe tener Interfase adaptable para correr con cualquier portal
iii.
Debe tener soporte para validación única (Single Sign-On) y al sistema de autenticación
existente (Active Directory - LDAP)
iv.
Debe permitir una personalización del “Look and Feel” del Cliente (Front-End)
v.
Debe permitir establecer bandejas personalizadas para necesidades únicas de cada
cliente.
vi.
Debe mostrar datos de los procesos en las bandejas de entrada de los clientes.
vii.
Debe permitir la priorización de la lista de tareas de un cliente en su bandeja de entrada.
viii.
Debe permitir asignar o des-asignar tareas a otros usuarios, para casos como
vacaciones, incapacidades, ausencia temporal, etc.
ix.
Debe permitir la administración dinámica de la carga de trabajo del personal asignado a
ciertos procesos.
x.
Debe permitir seleccionar tareas desde una cola
xi.
Debe permitir a usuario añadir notas/memos en formularios para ser consultados por los
usuarios en pasos posteriores.
xii.
Debe permitir ver estatus de solicitudes en formatos tabular o gráfico.
xiii.
Debe permitir abortar solicitudes o procesos activos.
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Características de Arquitectura del Sistema
i.
Debe contener un componente de Balanceo de Carga.
ii.
Debe permitir el Balanceo de Carga de Red.
iii.
Debe permitir las Actualizaciones Automatizadas del Software Cliente mediante
archivos .exe o .msi.
iv.
Debe permitir una configuración para Redundancia en Fallos.
v.
Debe permitir la Orquestación y sincronización de procesos manejados por Base de
Datos.
vi.
Debe contener un manejo flexible de instalación de nuevos procesos.
vii.
Debe permitir el acceso mediante Intranet e Internet.
viii.
Debe permitir configurar Seguridad de Extremo a Extremo.
Funciones Administrativas
i.
Administración automática de versiones de procesos
ii.
Permitir la habilitación y publicación de Web Services de los procesos para la
integración y llamado desde otras aplicaciones.
iii.
Permitir la administración de derechos de acceso al Administrador.
iv.
Permitir la administración de las bandejas de usuarios por un super usuario, para la
configuración de accesos, de vistas, de priorización.
v.
Permitir administrar colaboradores asociados o relacionados para la asignación
dinámica de los flujos.
vi.
Permitir la administración de la carga de trabajo (asignar/des-asignar tareas) para todos
los usuarios.
vii.
Permitir el monitoreo gráfico de procesos con detalles de valores de las variables,
usuarios asignados, grupos asignados, tiempos de inicio, estado, tiempo de finalización.
viii.
ix.
Permitir la búsqueda y reemplazo de datos del proceso.
Administrar procesos detenidos o congelados, permitiendo su reactivación, aborto o
cancelación.
x.
Permitir forzar el completado de pasos desde una consola administrativa.
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xi.
Permitir la creación, modificación y borrado de filtros para una fácil revisión de
procesos y sus pasos.
xii.
Permitir el monitoreo de los recursos del sistema.
xiii.
Permitir la notificación vía E-mail de eventos del sistema a usuarios administradores.
Funcionalidades de Reportería
10.3.
i.
Debe contar con un módulo de Reportes basado en Web integrado con el producto.
ii.
Debe permitir generar reportes tabulares y gráficos
iii.
Debe tener al menos reportes que permitan analizar:
a.
Costos
b.
Tiempo Transcurrido en un proceso.
c.
Tiempos de Pasos
d.
Actividad de Usuarios
e.
Reporte de Carga de Trabajo
iv.
Debe contar con el control de acceso para la creación de reportes.
v.
Debe contar con el control de acceso para la revisión de reportes.
vi.
Debe permitir exportar datos para el análisis adicional.
Requerimientos y especificaciones técnicas del servicio de Hosting
El oferente debe contar con un Centro de Datos que brinde alta disponibilidad a los sistemas de información
críticos para el servicio contratado por FONABE con las siguientes características:

Toda la instalación de la infraestructura estará a cargo del personal técnico designado por el Oferente
bajo la supervisión del personal técnico de FONABE.

La plataforma no deberá sobrepasar el 80% de consumo promedio mensual de utilización durante
todo el período de contratación y debe ser escalable o, en su defecto, debe ser reemplazada por nueva
plataforma que cumpla con el requerimiento de no sobrepasar el 80% de consumo promedio.

El software de sistemas operativo y bases de datos debe utilizar productos Microsoft ya que son el
estándar utilizado por FONABE para sus sistemas de información.
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
Los dispositivos de telecomunicaciones como switches y enrutadores deben contar con redundancia
para garantizar la alta disponibilidad.

Todo el almacenamiento debe ser redundante.

El Oferente debe garantizar que el software y sus actualizaciones son soportadas por la plataforma
sugerida.

Administrar la seguridad de la infraestructura tomando en cuenta aspectos como disponibilidad,
confidencialidad e integridad de la información.

Informe mensual de disponibilidad con el detalle de los casos de soporte registrados como fecha,
hora, tiempo de resolución y acciones tomadas.

Informe mensual de promedio de consumo de servidores con el detalle de al menos CPU, memoria,
disco duro y red.

Proveer y garantizar el hospedaje para el alojamiento de la solución por todo el período contratado.

La disponibilidad del servicio debe ser del 99%.

Contar con esquema redundante de electricidad que incluya al menos 1 UPS y 1 planta eléctrica;
ambas con capacidad para soportar toda la plataforma aquí descrita.

Cualquier falla en el equipo que impacte la disponibilidad del servicio debe ser solucionada en un
tiempo no mayor a 6 horas después de reportada la falla.

Brindar el servicio de “manos remotas” para acciones como introducción de discos de instalación,
apagado y encendido del equipo, entre otras.

Establecer la seguridad bajo el concepto de “Defensa en Profundidad” que incluya la red perimetral,
bloqueo de puertos, desconexión por inactividad de sesión, control de acceso lógico y segregación de
redes utilizando VLANs, entre otros.

Realizar análisis de vulnerabilidades y pruebas de intrusión a la infraestructura al menos dos veces al
año cuyo resultado y documentación pueda ser revisada por FONABE.
Telecomunicaciones
A continuación se muestra un diagrama básico sobre el esquema de Telecomunicaciones sugerido para la
solución.
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Data Center
Internet
4096/M
bps
Enlace Internet
Enlace
VLAN 1
VLAN 2
Oficinas de FONABE
Aspectos por considerar en Telecomunicaciones

Habilitar un enlace de telecomunicaciones por Internet de 2Mbps para acceso a toda la
infraestructura, la cual debe estar protegida con un firewall para el bloqueo de accesos no
autorizados.

Habilitar una red privada virtual (VPN, por sus siglas en inglés) para la transmisión segura de datos
entre la solución y la plataforma actual de FONABE y su política de teletrabajo.

Habilitar el acceso remoto desde Internet para la verificación de la disponibilidad de las aplicaciones
y eventual monitoreo de la infraestructura.

El Oferente debe incluir todos los dispositivos de Telecomunicaciones en la propuesta, que incluye
pero no está limitado a: enrutadores, switches, módems y firewalls, entre otros.
Soporte técnico

Contar con servicios de Soporte Técnico 24x7 para consultas y atención de casos técnicos.

Contar con tres niveles de escalamiento para la prestación de Soporte Técnico con sus respectivos
nombres de contacto y números de teléfono.

Contar con un sistema automatizado de Gestión de Incidentes alineado con ITIL.

Todo cambio a la infraestructura debe contar con la aprobación de la Dirección de Desarrollo
Tecnológico de FONABE y su aplicación acorde
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Cantidad y Descripción de servicios
Cantidad
Descripción
Detalle técnico
2 discos duros de 300Gb en RAID 1 para el sistema
1
Servidor de aplicaciones y bases de
operativo, base de datos y aplicaciones, 8 Gb de
datos ERP
memoria RAM, doble tarjeta de Red Ethernet, 2
procesadores, conexión a SAN
2 discos duros de 300Gb en RAID 1 para el sistema
1
Servidor de desarrollo, pruebas y
operativo, base de datos y las aplicaciones, 8 Gb de
capacitación ERP
memoria RAM, doble tarjeta de Red Ethernet, 2
procesadores, conexión a SAN
2 discos duros de 300Gb en RAID 1 para el sistema
1
Servidor con instancias de aplicación y
operativo y las aplicaciones, 8 Gb de memoria RAM,
pruebas BPM
doble tarjeta de Red Ethernet, 1 procesador,
conexión a SAN
2 discos duros de 300Gb en RAID 1 para el sistema
1
Servidor de base de datos BPM
operativo y base de datos, 8 Gb de memoria RAM,
doble tarjeta de Red Ethernet, 1 procesador,
conexión a SAN
Es importante mencionar que la solución ofrecida puede ser resuelta utilizando la virtualización de servidores
siempre y cuando se garanticen los niveles de redundancia, disponibilidad del 99% y consumo promedio
mensual menor a 80%.
Almacenamiento
El requerimiento de almacenamiento inicial es de 500Gb en una SAN (Storage Area Network) de alta
disponibilidad con previsión para crecimiento de al menos 2Tb. En todos los servidores se requieren discos
duros de al menos 300 Gb con redundancia en espejo (RAID 1).
Respaldos de información
Debido a que la solución está compuesta de sistemas transaccionales críticos para FONABE, el Oferente debe
garantizar respaldos de información que permitan la recuperación de información efectiva.
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
Contar con procedimientos de respaldo y recuperación debidamente documentados, los cuales serán
revisados y aprobados por personal técnico de FONABE.

Proveer de la infraestructura para respaldos y recuperación así como con las cintas de respaldo
suficientes.

La recuperación de datos es considerada una tarea crítica por lo que el Oferente debe garantizar el
inicio de las actividades como máximo 1 hora después de realizada la solicitud.
Frecuencia
Período de retención
Incremental diario
Aplicaciones, configuración de red y datos
Semanal
Total x semana
Aplicaciones, configuración de red y datos
6 semanas
Mensual
Aplicaciones, configuración de red y datos
5 años
C. Requisitos mínimos de los funcionarios a cargo de la solución integral para el Modelo de
Gestión del Fondo Nacional de Becas
El Oferente deberá caracterizar el equipo de trabajo, definido por los roles descritos a continuación. Deberá
especificarse al menos un recurso por rol además de su o sus funciones y responsabilidades, el rol que cumple
en el proyecto, a quién le reporta, su formación académica, su experiencia laboral, y su experiencia en
proyectos similares, además de una copia de su currículum vitae. Para cada rol se ponderará la calificación de
cada individuo entre el número total de individuos por rol.
Es indispensable que los recursos propuestos por la empresa estén trabajando en forma continua desde hace
más de un año para el oferente, con el fin de asegurar que conozcan y apliquen la metodología de la compañía
implementadora y garantizar la continuidad de los consultores durante todo el ciclo de vida del proyecto. Se
deberá presentar una declaración jurada por parte del representante legal y de los consultores propuestos para
asegurar la veracidad de dicha información. En caso de demostrarse que la información no es fidedigna la
empresa será descalificada de manera automática.
Todos los miembros del equipo deben dominar el idioma español.
Para cada uno de los roles que forman parte del proyecto, se deberá cumplir mínimo los requisitos descritos a
continuación:
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1.
Gerente de Proyecto
El Gerente de Proyecto deberá tener:

Formación básica universitaria con grado mínimo de Licenciatura en Informática, Industrial
o Computación, Administración de Empresas, Finanzas o Contaduría Pública.

Estar certificado por el Project Management Institute como Project Management
Professional (PmP), para lo cual deberá presentar la certificación correspondiente.

Tener como mínimo 4 años de experiencia como gerente de proyectos y más de 3 proyectos
en la mejora de procesos o implementación de soluciones tecnológicas y en los cuales ha
fungido como Gerente de Proyecto. Deberán incluirse referencias actualizadas para
contactar a cada cliente.

Poseer certificaciones que lo acrediten como experimentado en la solución, con experiencia
demostrada mediante aportación de cartas del cliente del consultor propuesto y declaración
jurada de su experiencia y trabajo de al menos diez años trabajando en forma continuada y
demostrable con el oferente.

Para comprobar la experiencia en proyectos similares el Gerente de Proyecto debe adjuntar
al menos tres cartas de referencia de clientes (únicamente se aceptarán proyectos finalizados
a la fecha de entrega de propuestas).
2.
Líder Técnico
El Líder Técnico deberá tener:

Formación básica universitaria con grado mínimo de Licenciatura en Informática, Industrial
o Computación, Administración de Empresas, Finanzas o Contaduría Pública.

Tener como mínimo 5 años de experiencia y al menos 3 proyectos de implantación de la
solución ofertada o similar.
3.
Consultores Funcionales y de Procesos en solución ERP
El consultor funcional implantador deberá tener:
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
Formación básica universitaria con grado mínimo de bachillerato en carreras como:
Informática, Ingeniería Industrial o Computación, Administración de Empresas, Finanzas yo Contabilidad.

Tener experiencia en al menos dos proyectos del sector público de Costa Rica, así como
experiencia en el manejo de fondos según regulación de Costa Rica con al menos dos
proyectos en Instituciones públicas. Se debe adjuntar declaración jurada de su experiencia y
trabajo de al menos seis meses trabajando en forma continuada y demostrable con el
oferente.

Los consultores implantadores deberá estar certificados por el fabricante del aplicativo en
los módulos que están en el alcance del proyecto, aquellos consultores que no estén
certificados deberán acreditar una experiencia de mínimo 5 años en implementaciones
similares y haber participado en mínimo 3 proyectos de implementación completos.
4.
Consultores Funcionales y de Procesos en solución BPM
El consultor funcional implantador deberá tener:

Formación básica universitaria con grado mínimo de licenciatura en carreras como:
Informática, Ingeniería Industrial o Computación, Administración de Empresas, Finanzas yo Contabilidad.

5.
Tener experiencia en al menos dos proyectos del sector público de Costa Rica.
Personal Técnico
El Personal Técnico que se encargará de las labores de instalación, extensiones y/o desarrollos y cualquier
otra labor de apoyo técnico, deberán tener como mínimo:

Formación universitaria con grado mínimo de bachillerato, ya sea en Informática o
Computación, o áreas específicas según su rol en el proyecto.

Tener experiencia en al menos dos proyectos similares habiendo desempeñado el mismo rol
y al menos un año de experiencia en labores similares. La dedicación al proyecto deberá ser
del 100% mientras desempeñen sus responsabilidades en el proyecto.

Al menos un consultor técnico debe estar certificados por el fabricante del aplicativo en el
alcance del proyecto y así mismo conocimiento de ambientes y tecnologías de sistemas
abiertos. Los consultores no certificados, deberán acreditar una experiencia de mínimo 5
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años en implementaciones similares y haber participado en mínimo 3 proyectos de
implementación.
El equipo de trabajo debe estar conformado adicionalmente con al menos 3 profesionales que cumplan en
conjunto con las siguientes certificaciones:
6.
CISA (Certified Information System Auditor de ISACA)
7.
CISM (Certified Information Security Manager de ISACA)
8.
CGEIT (Certified in the Governance of Enterprise IT)
9.
ISO27001 Lead Auditor (Auditor Líder de la Norma ISO27001 del BSI)
10. CBCP (Certified Business Continuity Professional) del Disaster Recovery Institute
11. ITIL Foundations Versión 3 (IT Infrastructure Library)
12. CISSP (Certified Information Systems Security Professional) del ISC2
13. Cobit Foundation
DEBE ADJUNTAR COPIA DE LAS CERTIFICACIONES RESPECTIVAS
D. Forma de Pago
El Fondo Nacional de Becas pagará al contratista el costo de las licencias contra firma de contrato, y los
servicios de implementación de acuerdo con las etapas concluidas y/o establecidas en dicho cartel de la
siguiente manera.
Fase
Entrega
% Pago
Definición
Plan de trabajo detallado del proyecto
20%
Diseño
Documento con el diseño de la solución
30%
Pruebas
Pruebas integrales de la solución
20%
Operación
Solución operando y capacitación a los funcionarios involucrados
30%
Total
100%

La etapa de definición será cancelada al contratista en el año 2010

La etapa de Diseño será cancelada al contratista en dos tractos: 13.40% en el año 2010 y 16.60% en
el año 2011.

La etapa de Pruebas y Operación serán canceladas al contratista en su totalidad el año 2011
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La empresa oferente debe presentar la cotización donde detallará el desembolso por cada etapa, los
entregables correspondientes a cada una de las etapas, y un tiempo aproximado de la duración de cada etapa.
Por tanto, el Fondo Nacional de Becas emitirá el pago de inicio del proyecto una vez obtenga el refrendo
contralor.
1.
ASPECTOS LEGALES
I. Se deberá aportar original y cuatro copias fieles de la oferta (todas debidamente foliadas), la
cual deberá ser presentada exactamente en la Proveeduría del Fondo Nacional de Becas antes
de la fecha de apertura. Las ofertas por razones de seguridad jurídica, deberán ser presentadas
en sobre cerrado identificado con el número de contratación, el nombre y número de cédula
del oferente. En ningún caso se aceptará la presentación de ofertas vía fax o por la vía
telefónica. (Ver ↑ Lugar de Entrega de la Oferta)
II. Es obligación del oferente presentar su oferta de manera ordenada, completa y debidamente
firmada.
III. Preferiblemente el oferente debe referirse a cada uno de los puntos indicados en este cartel en
el orden dispuesto, salvo en los ítems en donde se requiera la presentación de documentos, los
cuales deberán adjuntarse de forma ordenada para ser admitidos a concurso.
IV. La sola presentación de la oferta, se entenderá como una manifestación inequívoca de la
voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento a las condiciones cartelarias,
disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
V. La vigencia de la oferta deberá ser igual o mayor de sesenta (60) días hábiles a partir de la
apertura de las ofertas.
VI. Deberá a portar original de la certificación de la cuenta cliente emitida por el Banco
respectivo, para el primer trámite de pago del presente período y copia de dicho documento
para eventuales pagos subsiguientes. El oferente podrá transcribir el número de la cuenta
anteriormente mencionada, esto lo hará responsable de cualquier error de reproducción.
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VII. El adjudicatario tiene el deber ineludible de cumplir con las obligaciones laborales y de
seguridad social, hasta la recepción definitiva del servicio, la omisión de esta estipulación, se
tomará como casual de incumplimiento contractual, haciéndose acreedor el contratista a las
sanciones establecidas en la Ley de Contratación Administrativa, en estos casos.
VIII. El Fondo Nacional de Becas se reserva las facultades otorgadas en la Ley de Contratación
Administrativa y su Reglamento al momento de la adjudicación, la Administración adjudicará
esta contratación dentro del plazo otorgado por ley.
IX. Notificación de la adjudicación, la Administración notificará durante el período de validez de
la oferta, al proveedor seleccionado por el mismo medio en que se hizo la invitación.
X. Como forma de pago deberá indicarse, la usual del Fondo Nacional de Becas, esto quiere
decir en colones costarricenses; el pago quedará sujeta al recibo conforme por parte de las
instancias encargadas de la contratación.
XI. Timbres, el oferente deberá aportar en su oferta un timbre de ¢200.00 del Colegio de
Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica (Ley 7105) y un timbre de ¢20.00 de La
Ciudad de las Niñas (Ley 6496).
XII. Se consideran inadmisibles e insubsanables las ofertas que incumplan respecto a la indicación
de los siguientes puntos:

Vigencia de la oferta cuando ésta sea inferior al 80% del plazo solicitado.

Las ofertas que no estén debidamente firmadas por el representante legal ó
apoderado.

Las propuestas presentadas extemporáneamente (después de la hora indicada),
podrán ser recibidas pero no se considerarán en las etapas de estudio y selección de
ofertas.

El plazo de inicio del servicio a contratar será de cinco días hábiles después del
recibido del contrato debidamente refrendado.

Todas las ofertas deberán suministrar la información completa, que permita su
análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación. El no suministro de la
información que permita verificar su ajuste a las condiciones significativas del
Cartel, excluirá la oferta para efectos de análisis y adjudicación. Art. 54, párrafo 3 y
83 del R.L.C.A.

La Administración no admitirá a concurso ofertas alternativas a la oferta base.
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XIII. El sistema internacional de unidades, basado en el sistema métrico decimal es de uso
obligatorio.
XIV. En la oferta debe indicarse claramente el fax y la persona responsable a quien notificar y la
dirección correspondiente en el área metropolitana, de no indicarse lugar de notificación, toda
comunicación se entenderá realizada en el transcurso de un día hábil a partir de la emisión del
acto administrativo.
XV. El monto de la oferta deberá expresarse con un máximo de dos decimales.
XVI. No se permite la cotización parcial de las líneas. El oferente de la cotización deberá indicar el
desglose de los componentes de la línea(s), debiendo presentar los precios unitarios y totales.
Si la sumatoria de los precios unitarios excede el precio total, la oferta se comparará con el
mayor precio. En toda oferta deberá cotizarse el precio libre de tributos.
XVII. El oferente, estará obligado a describir de forma completa a partir del cartel, las características
del objeto, bien o servicio que cotiza, sin necesidad de reiterar la aceptación de las cláusulas
invariables o condiciones obligatorias, cuyo cumplimiento se presume.
XVIII. El precio deberá ser cierto y definitivo, sujeto a las condiciones establecidas en el cartel o
pliego de condiciones y sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones. En caso de
divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo caso
de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real. Los oferentes podrán
cotizar en cualquier moneda. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la
Administración las convertirá a una misma para efectos de comparación, aplicando las reglas
previstas en el cartel o en su defecto el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado
por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura.
XIX. Proveeduría Institucional podrá solicitar aclaraciones y documentos adicionales que estimen
necesarios para realizar la evaluación, en tanto los mismos no varían la esencia de la oferta de
conformidad con el capítulo VI, en la sección segunda del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa, además la administración se reserva el derecho de solicitar
muestras o documento, estos deberán ser presentados un día hábil después de la solicitud por
escrito.
XX. El Fondo Nacional de Becas, en cualquier momento se reserva el derecho de solicitar las
pruebas que considere pertinentes sobre los SERVICIOS OFRECIDOS, con el propósito de
verificar lo requerido, la Administración para ello puede utilizar los servicios de un tercero;
así también, se reserva el derecho de visitar, en el momento que lo considere oportuno, las
oficinas del oferente y su taller de servicio para verificar cualquiera de las condiciones
descritas en la oferta.
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3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN APORTAR CON LA OFERTA
3.1 Declaración jurada de que se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales (Art. 65
inciso a, R.L.C.A.).
3.2 Declaración jurada de que no le alcanza ninguna de las prohibiciones que prevé el artículo 22 de la Ley
de Contratación Administrativa (Art. 65 inciso b, R.L.C.A.).
3.3 Certificación de estar al día en el pago de las obligaciones de la Caja Costarricense del Seguro Social de
conformidad con el artículo No. 31 de la Ley de Protección al Trabajador y el artículo No. 74 reformado
de la Ley Orgánica de la Caja Costarricense del Seguro Social (Art. 65 inciso a, R.L.C.A.).
4. ADJUDICACION
4.1 La oferta que presente el menor precio será la adjudicataria.
Precio (100 %)

Las ofertas sometidas en moneda extranjera, serán comparadas con respecto a las cotizaciones
en moneda nacional, según el tipo de cambio de la venta del dólar estadounidense vigente en el
día de apertura de las ofertas.
4.1.1 Criterios de Desempate
En caso de empate de dos o más oferentes luego de aplicada la metodología de evaluación, se aplicará de
manera excluyente el siguiente modelo: Precio/Plazo de entrega.

El ganador será el que ofrezca el precio más bajo.

De continuar el empate, el ganador será el que presente el menor plazo de entrega.

De persistir el empate se procederá a resolver dicha situación por medio de sorteo; éste
consistirá en citar a los oferentes que se encuentran en esta condición, con el fin de realizar la
escogencia mediante el lanzamiento de una moneda, para el cual el Proveedor Institucional
levantará un acta formal que suscribirán los oferentes o representantes y los demás asistentes, si
fuese el caso y no se presentaran oferentes a dicha cita la administración se reserva el derecho
de adjudicar a quien más le convenga.
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Para la línea el precio se deberá cotizar y se entenderá para todos los efectos, libre de los impuestos de venta y
consumo.
4.2 El plazo máximo para el dictado del acto de adjudicación será el establecido por ley, contados a partir del
día siguiente a la fecha de apertura, el cual podrá ser el doble del fijado para abrir ofertas.
4.3 La Proveeduría Institucional se reserva para su aplicación al momento de la adjudicación que podrá
declarar infructuoso este concurso, si las ofertas presentadas no reúnen las condiciones mínimas
requeridas o resultaren inaceptables para la Administración. Así mismo, podría declararse desierto si
sobrevinieren motivos de interés público.
4.4 La presente adjudicación queda condicionada a la efectiva disponibilidad presupuestaria o financiera de
acuerdo a la legislación vigente y al cumplimiento de los requisitos de refrendo o formalización
contractual que correspondieren de conformidad con el Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones
de la Administración Pública y sus respectivas modificaciones emitidas por la Contraloría General de la
República.
5. MULTAS
Si el contratista no hubiese cumplido a entera satisfacción de la Administración, en quebranto de sus obligaciones
contractuales en cuanto a los plazos de entrega previstos en el Plan de Trabajo, con base en las etapas definidas en
la forma de pago (página 56); según los términos establecidos en este cartel, la oferta y la normativa
correspondiente, el contratista deberá pagar una multa de un 1% del monto total adjudicado por día hábil de
atraso. Este porcentaje se considera proporcional a la inversión que el Fondo Nacional de Becas se vería obligado
a efectuar en caso de un atraso en la entrega del producto, debido a la urgencia con que la Administración,
específicamente los departamentos que se ven involucrados en dicha compra, requieren los productos aquí
solicitados para su uso y aplicación respectivamente y con el fin de cubrir la necesidad latente que tiene esta
cartera ministerial de suplir el equipo idóneo a cada uno de sus Departamentos y brindar un servicio eficaz y
eficiente para una adecuada gestión. Las instancias competentes encargadas de la contratación, una vez verificada
la recepción definitiva de los servicios y demás, notificará solo para conocimiento a la Proveeduría Institucional la
fecha de dicha entrega a efecto de determinar si hubiese el número de días de retraso en la ejecución para la
aplicación del cobro de la multa.
LA ADMINISTRACIÓN TENDRÁ EL DERECHO A COBRAR HASTA UN 25% DEL PRECIO
TOTAL ADJUDICADO
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6. GARANTÍAS
6.1 GARANTÍA DE PARTICIPACIÓN
El oferente deberá presentar el 2% de garantía sobre el monto total de la cotización y deberá tener una
vigencia no menor a noventa (90) días hábiles contados a partir de la apertura de las ofertas.
La garantía de participación se regirá por las disposiciones contenidas en los artículos 37 y 42 del R.L.C.A.
 Cuando la garantía de participación sea en dinero en efectivo (colones), se deberá depositar a nombre
del FONABE, en la cuenta No. 100-01-000-217599-0 del Banco Nacional de Costa Rica.
 Cuando la garantía de participación sea en dinero en efectivo (dólares), se deberá depositar a nombre
del FONABE, en la cuenta corriente No. 100-02-000-619924-4 del Banco Nacional de Costa Rica.
La no presentación de la garantía de participación en las formas expuestas anteriormente generará la no
admisión de la oferta.
6.2 GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
El adjudicatario deberá presentar una garantía de un 5%, sobre el monto total adjudicado, con una vigencia
mínima de un mese adicional a la fecha definitiva de recepción del objeto del contrato (Recibido Conforme).
Todas las garantías se presentarán en la oficina de la Tesorería del Fondo Nacional de Becas y podrá ser
rendida en cualquiera de las siguientes formas de presentación:

Depósito bancario en la cuenta corriente No. 100-02-000-619924-4 del Banco Nacional de Costa Rica,
si la garantía es rendida en dólares y en la cuenta corriente No. 100-01-000-217599-0 del Banco
Nacional de Costa Rica si la garantía es rendida en colones.

Bonos del Estado o de sus Instituciones, Certificados de Depósito a Plazo extendidos por el Sistema
Bancario Nacional.

Los cheques certificados, de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional.

Las garantías podrán además ser extendidas por otro banco o institución garante, cuando cuenten con el
aval del Sistema Bancario Nacional o del Instituto Nacional de Seguros.

Los bonos se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación de la Bolsa
Nacional de Valores.
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
El contratista deberá presentar la garantía de cumplimiento en el plazo de tres días hábiles a partir de la
firmeza del acto de adjudicación.
La garantía de cumplimiento se regirá por las disposiciones contenidas en los artículos 40, 41 y 42 del R. C.
A. La garantía realizada mediante depósito, al momento de solicitar la devolución de la garantía deberá de
aportar el número de cuenta cliente, ya sea en colones o dólares.
San José, 12 de Enero de 2010.
Ing. Javier González Fernández
Director Ejecutivo, FONABE
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ANEXO N⁰ 1
CASOS NUEVOS REGULAR
PROCESO CASOS NUEVOS BECAS REGULARES
COMITÉ DE BECAS
CORREOS DE COSTA RICA
Asistente DAB
INICIO
Recolecta
Listados en
Centros
Educativos
Registra
recepción de
Listado
Entrega en
FONABE
Digita
Prepara
Listado de
Postulantes a
Beca
Entrega a
Correos de
Costa Rica
Carga a Base
de datos
A
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PROCESO CASOS NUEVOS REGULAR
DABE
JUNTA DIRECTIVA
A
Aprueba
Planilla
DAF
Cuenta
bancaria?
Verifica
Disponibilidad
Presupuestaria
NO
Genera
cheque
SI
Tiene
cuenta?
SI
NO
Aplica criterios
de filtrado de
población
BNCR
SI
Genera
archivo
apertura de
cuenta
bancaria
Genera
archivo de
pago
Entrega
cheque
Ejecuta
apertura de
cuenta
Aplica Archivo
de pago
Asigna beca a
postulante
Genera
Planilla para
Junta Directiva
Liquida
aplicación de
pagos
Pagos
pendientes?
NO
FIN
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ANEXO N⁰ 2
CASOS NUEVOS PROYECTO ESPECÍFICO
CASOS NUEVOS PROYECTOS ESPECÍFICOS
ESTUDIANTE
8000 FONABE
ASISTENTE DAB
TRABAJO SOCIAL
INICIO
Asigna cita
Recibe DGB001
Valora
Llena
formulario
DGB-001
Comunica a
asistente DAB
Completo?
Califica?
SI
SI
Solicita cita a
8000 FONABE
Entrega
formulario
DGB-001
NO Traslada a
Trabajo Social
Devuelve a
estudiante
NO
Traslada a
asistente DABE
Comunica a
estudiante
A
FIN
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CASOS NUEVOS PROYECTOS ESPECÍFICOS
ASISTENTE DABE
JUNTA DIRECTIVA
DAF
BNCR
A
Arma, folia y
digita
expediente
Carga a base
datos
Verifica
disponibilidad
presupuestaria
Cuenta
bancaria?
Aprueba
Planilla
SI
Genera
archivo
apertura de
cuenta
bancaria
NO
Genera
cheque
SI
Genera
Planilla para
Junta Directiva
Tiene
cuenta?
NO
Aplica criterios
de filtrado de
población
Asigna beca a
postulante
SI
Genera
archivo de
pago
Entrega
cheque
Ejecuta
apertura de
cuenta
Aplica Archivo
de pago
Liquida
aplicación de
pagos
Pagos
pendientes?
NO
FIN
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ANEXO N⁰ 3
CASOS PRORROGAS REGULARES
PRÓRROGAS REGULARES
ASISTENTE DABE
CORREOS DE COSTA
RICA
Traslada a
Comité de
Becas
INICIO
Prepara listado
prórrogas
Traslada a
FONABE
COMITÉ DE BECAS
ASISTENTE DAB
Procesa
prórrogas
Recibe
prórrogas
Envía a
Correos de CR
Digita prórroga
Envía a
Correos de CR
Carga a Base
Datos
Verifica datos
actualizados
Cumple
requisitos?
NO
Suspende
SI
Asigna Beca
Genera planilla
para Junta
Directiva
A
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PRÓRROGAS REGULARES
JUNTA DIRECTIVA
DAF
BNCR
A
Aprueba
Planilla
Cuenta
bancaria?
NO
NO
Genera
cheque
SI
Tiene
cuenta?
SI
SI
Genera
archivo
apertura de
cuenta
bancaria
Genera
archivo de
pago
Entrega
cheque
Ejecuta
apertura de
cuenta
Aplica Archivo
de pago
Liquida
aplicación de
pagos
Pagos
pendientes?
NO
FIN
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ANEXO N⁰ 4
CASOS PRORROGAS PROYECTOS ESPECIFICOS
PRORROGAS PROYECTOS ESPECIFICOS
ESTUDIANTE
8000 FONABE
Archivo
ASISTENTE DAB
Asigna cita
Prepara
expediente
Recibe
documentos
Comunica a
Asistente DAB
y Archivo
Envía a
asistente
DABE
Digita
Prorroga
INICIO
Solicita cita a
8000 FONABE
Entrega
notas,
constancia
matrícula y
horas
proyección
Carga a
Base de
Datos
A
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PRORROGAS PROYECTOS ESPECIFICOS
ASISTENTE DABE
DAF
JUNTA DIRECTIVA
BNCR
A
Aprueba
Planilla
Verifica datos
actualizados
Cuenta
bancaria?
SI
Tiene
cuenta?
SI
Genera
archivo
apertura de
cuenta
bancaria
NO
NO
Genera
cheque
Cumple
requisitos?
NO
Suspende
SI
SI
Asigna Beca
Genera
archivo de
pago
Entrega
cheque
Ejecuta
apertura de
cuenta
Aplica Archivo
de pago
Liquida
aplicación de
pagos
Pagos
pendientes?
Genera
planilla para
Junta Directiva
NO
FIN
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