Database Application: Building a knowledge database

SI
Para la Toma de Decisiones
Examen Final
CASO Un Portal para General Motors
General Motors es una compañía de 185
billones de dólares con más de 350,000
empleados en el mundo. Tiene negocios
en más de 125 países y manufactura
productos desde SUVs hasta satélites.
Coordinar la transferencia de información
a tantos empleados se ha vuelto uno de
los principales problemas de la
organización. Hace algunos años, el
departamento de comunicaciones de GM
exploró la idea de construir un intranet
que ayudara a GM a distribuir distintos
tipos de información, incluyendo notas de
prensa, a sus empleados de todo el
mundo. Al mismo tiempo, el grupo de
finanzas y de recursos humanos de GM
estuvieron ansiosos de construir sus
propios intranets. La compañía entonces,
tomo la decisión de formar un equipo de
construcción de intranet que consistía en
empleados de los departamentos de
comunicaciones, finanzas y RH, que
serían responsables de diseñar y construir
un intranet de GM. Este proyecto en
particular recibió el apoyo de la
administración superior, incluyendo el
CIO,
el
vicepresidente,
y
el
vicepresidente de comunicaciones. Sin
embargo,
construir
un
intranet
estandarizado para una compañía tan
grande no era una tarea fácil, como se
pudo dar cuenta el equipo encargado de
realizarla.
El equipo imaginaba el intranet como una
única entidad integrada que controlara el
contenido de toda la compañía. No
obstante,
existían
obstáculos
significativos hacia esta estrategia. A
pesar de que el control era importante, ya
que permitiría al equipo imponer
estándares y estructuras sin los cuales el
sitio se volvería un caos, era imposible
imponer un alto nivel de control en todos
los sitios para una organización tan
grande.
Como dijo el director de
tecnología de Internet, “En la Red,
quieres ser rápido para comercializar, y
no quieres tener muchos impedimentos.”
El equipo de intranet se enfrentaba a un
dilema. Querían tener el control para
cada sitio, y además tratar de implementar
el intranet en un período de tiempo corto.
Querían imponer estándares y estructuras,
y además proveer acceso a la información
que fuera relevante a todos los
departamentos y divisiones alrededor del
mundo. Adicionalmente a los problemas
de control y creatividad, y al gran número
de sitios potenciales que se necesitaban,
estaba el problema del acceso para los
empleados.
La forma en que la
plataforma de GM estaba estructurada,
prevenía a los usuarios (empleados) de
bajar e instalar cualquier nuevo software
por ellos mismos. La tarea inicial de
instalar los navegadores en los escritorios
de al menos 100,000 empleados sería
muy compleja. Este proceso tardaría
tiempo, retrasando el proyecto de
implementación del intranet.
Cuando Michael Wiley entró como el
gerente de intranet en GM, el proyecto
llevaba más de un año, y nada había sido
implementado aún.
Los diseñadores
perseguían su estrategia de control
todavía, y el departamento de sistemas de
información comenzaba apenas a instalar
los navegadores en los escritorios de los
empleados. Wiley describió la sala de
juntas del equipo de intranet como una
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“sala virtual de guerra” con post-it’s
pegados alrededor de las paredes,
representando los cientos de sitios de
intranet que necesitaban construirse. El
proyecto estaba tardando demasiado, y
muy poca luz se alcanzaba a vislumbrar al
final del túnel.
Wiley se dio cuenta (por su experiencia)
que esta estrategia de control no iba a
resultar. Urgió a su equipo a concentrarse
en la construcción de un portal de intranet
y de usarlo como un sitio de directorio
central. Este sitio central proveería de
ligas a divisiones localmente controladas
y a otos sitios departamentales. Ha
imaginado el sitio como uno que permita
a los usuarios navegar y buscar todos los
otros sitios internos de GM. Proveería a
los empleados con toda la información
mundial de la compañía y al mismo
tiempo los ayudaría en sitios de división.
En resumen, funcionaría como el portal
de Yahoo el cual serviría como directorio
de todos los sitios de intranet de GM y
contendría ligas a nuevos sitios, los
cuales
serían
creados
por
sus
departamentos.
El primer paso para implementar esa
estrategia era dar acceso al navegador a
los empleados. El grupo de sistemas de
información tomó la responsabilidad de
instalar los navegadores en los escritorios
de los empleados. Al mismo tiempo, el
equipo de intranet hizo un trato en el cual
algunos empleados podrían comprar el
navegador e instalarlo ellos mismos,
facilitando el proceso.
El segundo paso era facilitar la tarea de
desarrollar y mantener los sitios a los
departamentos y otras divisiones. Para
esto, el equipo de intranet ofreció espacio
gratuito en el servidor a muchas
divisiones que ya estaban comenzando a
trabajar en un sitio de intranet.
Asimismo,
impusieron
algunas
restricciones y guías para construir el
sitio, haciendo mucho más flexible la
tarea para los departamentos individuales.
Pronto, el portal de intranet fue lanzado.
Fue nombrado “Sócrates”, un nombre que
fuera fácilmente reconocido en cualquier
parte del mundo. En el momento de su
lanzamiento, sólo tenía ligas a 40 sitios
internos. Sin embargo, hoy, el sitio tiene
ligas a más de 500 sitios y llega a más de
100,000 empleados en el mundo. Provee
acceso a un amplio rango de información
sofisticada, como un catálogo de los
cursos en línea de la Universidad de GM,
formatos en línea para inscribirte a clases
o
programas
de
entrenamiento,
aprobación y publicación de notas de
prensa, solicitudes de servicios gráficos,
mejores prácticas en GM, ofertas de
trabajo, y más. Sócrates funciona como
un portal completo.
Permite a los
usuarios acceder a la información
mediante un buscador, una lista en orden
alfabético de los sitios, y canales y
categorías de alto nivel. Ha sido descrito
como el Yahoo de la compañía y ha sido
el ganador del premio “CIO Web
Business 50/50 site”.
No obstante, aún hoy en día, la mayoría
de los empleados de GM no tiene acceso
a Sócrates, la causa principal es el hecho
de que trabajan en plantas manufactureras
y no necesariamente cuentan con equipo
de cómputo.
El equipo de intranet trabaja actualmente
en la instalación de kioscos con
computadoras conectadas a la red
intranet.
Igualmente, trabaja en el
lanzamiento de variantes por región de
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Sócrates, que funcionaría exactamente
como los sitios regionales de Yahoo.
PREGUNTAS DE DISCUSIÓN
1. Explique el problema central en forma breve y las alternativas que se consideraron
para resolverlo
2. ¿Usted cree que el portal de intranet implementado en GM que proporcionaba sólo
un nivel superficial de consistencia de interfase de usuario violaba las reglas de un
portal corporativo? ¿En caso afirmativo, es esto necesariamente un problema?
3. ¿El plan del equipo de intranet de lanzar variantes por región de Sócrates hará el
intranet caótico y difícil de manejar?
4. Obtenga tres lecciones aprendidas de este caso, y describa cómo aplicaría los temas
vistos del curso.
IMPORTANTE: ENVIAR RESPUESTA AL DISCUSION BOARD ANTES DEL
TÉRMINO DEL TIEMPO:
Fuente: Jessup L. Valacich J (2006) Information Systems Today Ed. Pearson Prentice Hall
Tr. Gabriela Bringas.