Informe pormenorizado del estado del Control Interno

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
María del Pilar Chaves Sánchez
o quien haga sus veces:
Período evaluado: Febrero – Mayo del 2014
Fecha de elaboración: Junio del 2014
Subsistema de Control Estratégico
A continuación se da un informe del desarrollo de cada uno de los Subsistemas, en donde se describe el avance en
la Institución hasta el periodo evaluado y se describen las dificultades presentadas en el proceso.
Dificultades
No se observan estrategias de socialización permanente de los principios y valores de la entidad.
Existe un programa de inducción y reinducción mediante el cual se capacita a los funcionarios nuevos o en el caso de cambios
organizacionales, técnicos y normativos, pero no existe uno específico para cada área.
El Hospital en su calidad de Universitario realiza formación constante a estudiantes de diferentes universidades, por lo cual requiere
fortalecer la autoevaluación de la relación docencia-asistencial.
El Plan Indicativo solo contempla lo concerniente a inversión y no incluye los gastos de funcionamiento.
No hay claridad del funcionamiento de los Comités que deben estar establecidos en el Hospital.
La Estructura Organizacional no facilita la gestión por procesos y la toma de decisiones.
Los procesos se encuentran interrelacionados y existen procedimientos para la ejecución, pero se requieren mejoras para optimizar
su trazabilidad.
No existe una adecuada aplicación de la política de administración del riesgo y su metodología por parte de cada proceso.
Avances
En la Intranet del Hospital se encuentra publicado el Código de Ética Institucional, desde el año 2007, el cual fue modificado en el
año 2012, bajo la Resolución DG-0097-12, para adicionar ítems referentes a los deberes y derechos de los usuarios; el código y la
resolución están publicados en la intranet para consulta de todos los funcionarios.
El Hospital está desarrollando actualmente el Plan de Institucional de Capacitación, PIC 2014, para lo cual se realizó la etapa de
sensibilización y está finalizando la de formulación de Proyectos de Aprendizaje en Equipo, PAE 2014.
Actualmente se está llevando a cabo la actualización del Manual de Funciones y Competencias, con el aporte de los funcionarios.
La evaluación de desempeño para los funcionarios de carrera administrativa se encuentra actualizada.
Se conformó el Comité de Convivencia Laboral.
Se celebraron acuerdos de gestión con Directivos de la Institución.
Se definieron las políticas de seguridad informática.
El Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero cuenta con el concepto de viabilidad por parte del Ministerio de Hacienda.
En el Mapa de Riesgos Institucional se consolidaron los riesgos por proceso y los riesgos de corrupción, con la participación de
cada proceso.
El Hospital formuló el Plan de Acción Anticorrupción, publicado en la página web, al igual que el avance de las acciones en los
tiempos estipulados, en cumplimiento de la Ley 1474/ 2011.
Se dictan 3 talleres al año en temas relacionados con la función pública – Ley 734 de 2002 y Estatuto Anticorrupción.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
Se evidencian procesos que no cuentan con políticas de operación para su cumplimiento, no se ajustan a la realidad o no se
aplican, como las políticas contables, de compras, de pagos, de préstamos a terceros.
Se debe fortalecer la metodología de diseño, implementación y seguimiento de indicadores para los Procesos Administrativos,
Financieros y de Apoyo, como herramientas de gestión y base para la toma de decisiones.
No se conocen las fichas de los indicadores que permitan consultarlos de manera fácil y no se evidencia una matriz consolidada
para su seguimiento.
No se evidencia el Manual de Calidad.
No se está aplicando a cabalidad la política de comunicaciones y el flujo de información presenta falencias.
Las tablas de retención documental se diseñaron y elaboraron, de acuerdo a la Ley 594/2000, pero éstas no están implementadas
en la institución.
No se observa un procedimiento institucional trasversal de custodia de documentos y de bienes.
Falta integralidad en los sistemas de facturación, cartera, contabilidad, presupuesto y tesorería.
A pesar de que se cuenta con el DARUMA, ésta herramienta aún no se ha implementado en la Institución.
La página web del Hospital no está actualizada con base en la normatividad.
Avances
Se elaboró el Nuevo Estatuto de Contratación, el cual se presentó a la Junta Directiva para su aprobación, para lo
cual ésta encargó a una comisión externa al Hospital para tal acción.
Se ha avanzado en la sistematización de la historia clínica.
Los procesos asistenciales rinden los resultados de sus indicadores oportunamente al Ministerio de la Protección
Social.
El Hospital cuenta con canales para tramitar las PQRS como son: Encuestas, buzones, ventanilla única, atención
personal del CIAU, Correo, página web y teléfono; esta información es analizada y permite implementar planes de
mejora.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
La autoevaluación del control y de gestión de cada proceso presenta debilidades, lo cual repercute en el nivel de
madurez del Sistema de Control Interno.
Se evidencian dificultades en la formulación de los Planes de Mejoramiento por proceso, resultantes de las
diferentes auditorías y en la suscripción de los mismos a la Oficina Asesora de Control Interno para su seguimiento.
Avances
Se debe mejorar la autoevaluación de la gestión mediante el uso de aplicativos como el DARUMA.
Se diseñó el Programa Anual de Auditorías 2014, teniendo en cuenta principalmente los riesgos previstos y los
hallazgos de las auditorias y de los entes de control, al cual se le está dando cumplimiento.
Se han realizado los informes de ley, siendo rendidos en forma oportuna a los entes de control.
Se realizó el primer seguimiento al avance del Plan de Acción de Lucha contra la Corrupción y al Mapa
Anticorrupción del 2014 y se publicó en la página web de la institución oportunamente.
Se encuentra en ejecución el Plan de Mejoramiento Institucional con la Contraloría Departamental del Valle del
Cauca.
Existe una Matriz Institucional para el registro de Acciones de Mejoramiento por Proceso, metodología diseñada
para el reporte de acciones resultado de las diferentes auditorías que se realicen dentro de la institución,
constituyéndose en una herramienta muy útil de autoevaluación por cada una de las áreas.
Se evidencia la formulación de Planes de Mejoramiento Individual.
Se formalizó la creación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, articulado con el Sistema de
Gestión de la Calidad.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El índice de madurez del sistema de control interno, vigencia 2013, es de 61,33%, correspondiente a la fase
intermedia.
Mediante la realización de este informe se dará cumplimiento a la formulación del plan de
mejoramiento institucional para mejorar el sistema e incrementar el nivel de madurez.
RECOMENDACIONES
Tener en cuenta las dificultades expuestas en este informe en la fase de planeación de la actualización del MECI, mejorando
el Sistema de Control Interno.
Fortalecer la evaluación de la relación docente-asistencial. Acuerdo 000003 (12 mayo de 2003) “Por el cual se adoptan los criterios
de evaluación y verificación de los convenios docente-asistenciales necesarios para desarrollar los programas de pregrado o
postgrado en el área de salud”.
Incluir dentro del Plan Indicativo los gastos de funcionamiento.
Verificar la existencia de los comités acordes con la normatividad y fortalecer el funcionamiento de éstos.
Diseñar e implementar un procedimiento de custodia de documentos y de bienes, que sea transversal en la
Institución.
Agilizar la implementación de las TDR, el cual es hallazgo permanente en las auditorías de los Entes de Control.
Lograr la integralidad en los Sistemas para una mayor eficiencia, credibilidad y transparencia en la información
financiera y administrativa.
Actualizar la página web de la institución de acuerdo con la normatividad vigente, mejorar el acceso de atención al
ciudadano y actualizar la información de los servicios que ofrece el Hospital, especialmente en ubicación y horarios.
Realizar las acciones pertinentes para poner en funcionamiento la herramienta DARUMA, la cual facilitará el proceso
auditor en la Institución y la gestión de los procesos.
Agilizar la sistematización de la historia clínica, contribuyendo a la oportunidad en la información del paciente y en
la facturación a las entidades prestadoras de servicios.
FIRMA