PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Control Patrimonial de la UNS (MOF-OCONPAT), es un documento técnico normativo que precisa el modelo de organización interna de la Oficina Técnica (OCONPAT) y cuales son las funciones básicas que debe cumplir el personal asignado a cada cargo necesario en ésta dependencia para el cumplimiento de los objetivos y metas predefinidas. El Manual en referencia establece las funciones para cada cargo de cuyo cumplimiento es responsable el personal asignado, asimismo como Instrumento de Gestión le permite tanto a los órganos de gobierno como a los funcionarios efectuar los seguimientos y controles respecto del deber cumplido por parte del personal administrativo, conforme a su ubicación y jerarquía, contribuyendo así a una mejor toma de decisiones Institucionales. 1 INDICE Pág. I.- GENERALIDADES: 1.1 1.2 FINES FUNDAMENTO LEGAL 03 03 II.- DISEÑO ORGANIZACIONAL III.- CARGOS-FUNCIONES-JERARQUIA-RESPONSABILIDAD Y REQUISITOS. IV.- 04 ORGANO DE DIRECCCION ORGANOS DE EJECUCION 06 06 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 17 2 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL DE LA UNS TITULO I GENERALIDADES I. INTRODUCCION 1.1.- FINES El Manual de Organización y Funciones de La Oficina de Control Patrimonial de la UNS, tiene por finalidad, establecer el modelo de su organización interna, las funciones específicas de cada cargo, las relaciones de autoridad-responsabilidad y coordinación según el nivel y la jerarquía en cada caso. 1.2.- ALCANCE Todo lo contemplado en el presente Manual de Organización y Funciones es de aplicación para el funcionamiento de toda la Oficina de Control Patrimonial, consecuentemente y aprobado el presente MOF, es de cumplimiento obligatorio por todo el personal asignado a ésta Oficina según el CAP de la UNS actualizado y aprobado incluyendo personal contratado. II. FUNDAMENTACION LEGAL a).b).c).d).e).f). g).- h).- Ley Universitaria Nº 23733; Ley Nº 24035; Creación de la Universidad Nacional del Santa. Ley No 29151 “Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. DS No 007-2008-VIVIENDA “Aprueban Reglamento de la Ley 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales” Estatuto de la Universidad Nacional del Santa, aprobado mediante Resolución Presidencial Nº 518-98-UNS; Reglamento General de la Universidad Nacional del Santa, aprobado mediante Resolución Nº 054-2000-CU-R-UNS; Reglamento de Organización y Funciones de la Universidad Nacional del Santa, aprobado mediante Resolución Nº 071-2001-CU-R-UNS y sus modificatorias Nºs 175-2001 y 109-2002-CU-R-UNS; Cuadro de Asignación para Personal de la Universidad Nacional del Santa, aprobado mediante Resolución Nº 280-2001-CU-R-UNS. 3 III.- OBJETIVOS La Oficina de Control Patrimonial tiene como objetivo, Planificar, Coordinar y Ejecutar las actividades referentes al Registro, Administración, Supervisión y Disposición de los Bienes de Propiedad de la UNS y de los demás Bienes que se encuentren bajo su administración. IV.- RELACIONES DE COORDINACION JERARQUIA, RESPONSABILIDAD Y La Oficina de Control Patrimonial de la UNS, constituye un órgano técnico de apoyo institucional, depende jerárquicamente de manera inmediata del Jefe de la Oficina Central de Economía y Administración y de manera mediata del Vicerrectorado Administrativo de la UNS, para el cumplimiento de sus funciones coordina al interno de la Entidad con todas las dependencias y fuera de la Institución prioritariamente con el Organo Rector del Sistema Nacional de Bienes Estatales (SBN) y con todas las demás dependencias estatales. TITULO II DISEÑO ORGANIZACIONAL V.- FUNCIONES GENERALES a) Identificar los bienes de propiedad de la UNS y los que se encuentren bajo administración de la misma. b) Realizar inspecciones técnicas de los bienes muebles, verificando el uso y destino a fin de lograr una eficiente gestión de los mismos. c) Mantener Permanentemente Registrada y actualizada en el SINABIP la Información de los Bienes Inmuebles, según los Expedientes Técnicos-Legales que sean elaborados por la Oficina de Infraestructura Física; y alcanzados por la Oficina Central de Planificación a la Jefatura de Patrimonio. d) Organizar, mantener en custodia y actualizar toda la información registral, administrativa, documental y técnica del patrimonio sobre el que la UNS ejerza un derecho real ó personal. e) Recopilar la información documentaria necesaria que formará parte de los expedientes administrativos, relacionados con los actos de Administración y Disposición y tramitarlos ante la Oficina Central de Economía y Administración. f) Participar, activamente en todos los actos de saneamiento, enajenación y otros de disposición de los bienes de propiedad de la UNS. 4 g) Informar a la Oficina Central de Economía y Administración respecto a todos los bienes en desuso de la UNS, para que dicte las disposiciones que el caso amerita. h) Tramitar y presentar los informes correspondientes a OCEA, sobre los bienes perdidos, sustraídos, malogrados, etc. por descuido ó negligencia de los usuarios, así como por causas fortuitas, para los fines a que hubiere lugar. i) Proponer a OCEA proyectos de Reglamentos, Directivas e Instructivos para efectivizar la gestión patrimonial en la UNS. j) Fiscalizar que el personal Docente y administrativo de todas las dependencias de la UNS den estricto cumplimientote a los Reglamentos, Directivas e Instructivos sobre bienes patrimoniales Aprobados. k) Elaborar y poner a disposición de OCEA, los informes técnicos – legales de los bienes muebles para el cumplimiento de las Normas de la materia. l) Proponer a OCEA Proyectos Resolutivos para el Alta, Baja y disposición del Patrimonio Mobiliario, así como proponer las condiciones para la elaboración de las bases administrativas para la venta de éstos. m) Elaborar y poner a disposición de OCEA el Registro de Control Patrimonial de los bienes muebles que carecen de la respectiva documentación sustentatoria de su valor para ser dados de Alta y/o baja, según corresponda. n) Actualizar y proponer el valor de tasación de los bienes que forman parte del Patrimonio Mobiliario de la UNS para los trámites de disposición de los mismos. o) Coordinar y facilitar la documentación necesaria a la Comisión de Inventario, para la Elaboración del Inventario Físico de los Bienes Muebles de la UNS. p) Integrar la Comisión de Inventarios de Existencias del Almacén. q) Servir de Soporte Técnico y Administrativo a OCEA durante la evaluación de los resultados del Inventario de bienes muebles, Actos de Saneamiento, Enajenación y Otros Actos de Disposición y Administración de dichos bienes de la UNS. r) Identificar, verificar y asignar el código patrimonial a los bienes adquiridos de acuerdo a su naturaleza, asignándoles el respectivo valor monetario, según la información fuente proporcionada. s) Registrar y actualizar el Patrimonio Mobiliario institucional en el SIMI. t) Efectuar las Conciliaciones Mensuales Patrimonial_Contable con la Oficina de Contabilidad. 5 u) Aplicar anualmente el ajuste ó actualización del valor monetario de los bienes del Activo Fijo consignados en la función del acápite anterior. v) Elaborar el Proyecto de Altas, Bajas y Ventas, asimismo proponer las actualizaciones necesarias, según correspondan. w) Autorizar por escrito, el movimiento interno y externo de los bienes patrimoniales de la UNS. x) Elaborar y presentar a la OCEA el reporte de los Bienes que podrían ser sujetos a ser cubiertos con una Póliza de Seguros. y) Realizar inventarios Físicos ambientales en forma periódica y fiscalizar el buen uso y conservación del patrimonio de la UNS en todas sus dependencias. z) Ejecutar las demás funciones que le asigne la Oficina Central de Economía y Administración. 6 VI.- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE CONTROL PATRIMONIAL ÓRGANO DE DIRECCION : ÓRGANOS DE EJECUCION : JEFATURA DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL UNIDAD DE INFORMATICA Y REGISTROS. UNIDAD DE CONTROL DE BIENES MUEBLES. ORGANIGRAMA DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL DE LA UNS. OFICINA CENTRAL DE ECONOMIA Y ADMINISTRCION OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL UNIDAD DE CONTROL DE BIENES MUEBLES UNIDAD DE INFORMATICA Y REGISTROS. 7 PROYECTO DE CAP – OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL - UNS Nº DE ORDEN CARGO CLASIFICADO NOMENCLATURA 01 CLASIFICACION DEL CARGO S/GRUPO OCUPACIONAL TOTAL CARGOS NECESARIOS SITUACION DE LOS CARGOS OCUPADO PREVISTO Nº ORDEN SEGÚN CAP OBS. CODIGO UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL JEFE DE OFICINA 01OCONPAT SP-EJ 02 ANALISTA DE SISTEMAS- PAD 02OCONPATSP-E 03 ESPECIALISTA ADMIN. II 03OCONPATSP-E 04 TECNICO ADMINISTRATIVO II 04OCONPATSP-A 01 01 01 01 01 01 01 01 TOTAL UNIDAD ORGÁNICA 04 SP-EJ Servidor Público Ejecutivo SP-E Servidor Público Especialista SP-A Servidor Público de Apoyo 8 Director de Sistemas Administrativos III-F4 - Nombrado Contratado Nombrado Nombrado TITULO III FUNCIONES ESPECIFICAS DE CADA CARGO 1.- CARGO.JEFE DE OFICINA 2.- UNIDAD ORGANICA.OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL 3.- FUNCIONES.a) Gestionar ante la Oficina Central de Economía y Administración todos los actos de administración y disposición de los bienes estatales elevando los expedientes debidamente documentados. b) Planificar, organizar y poner en ejecución los actos de saneamiento, enajenación y otros actos de disposición de bienes de propiedad de la UNS, informando de ello a la Oficina Central de Economía y Administración para los fines del caso. c) Informar ante la Oficina Central de Economía y Administración sobre los bienes que no están teniendo uso para la emisión de las disposiciones que requieran el caso. d) Informar al superior jerárquico los Informes Técnicos-Legales de todos los bienes perdidos, sustraídos, malogrados, etc. sea por descuido ó negligencia de los usuarios a los que estuvieron asignados. e) Proponer a la Jefatura de la Oficina Central de Economía y Administración los Proyectos de Reglamentos, Directivas, Instructivos y otros para su aprobación respectiva. f) Fiscalizar el cumplimiento cabal en todas las dependencias de la UNS, de todas los Reglamentos, Directivas e Instructivos sobre bienes patrimoniales dando cuenta de ello al superior jerárquico para las acciones que correspondan. g) Proponer ante la Oficina Central de Economía y Administración, el Plan de Ejecución del Inventario Anual, así como coordinar y facilitar la documentación e información necesaria a la Comisión de Inventarios de bienes muebles. h) Formular propuestas para la conformación de la Comisión de Inventarios de Bienes Muebles, así como integrarla. 9 i) Efectuar mensualmente la Conciliación Patrimonial-Contable y suscribir las Actas conjuntamente con los Jefes de la Oficina Central de Economía y Administración, Contabilidad y Control Patrimonial. j) Autorizar por escrito los traslados de bienes muebles, suscribiendo las papeletas de traslado y movilización respectivas. k) Supervisar el cumplimiento eficiente de las funciones de todo el personal que esté signado a la Oficina de Control Patrimonial. l) Las demás funciones que le encomiende la Jefatura de la Oficina Central de Economía y Administración. 4.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.Depende jerárquicamente del Jefe de la Oficina Central de Economía y Administración. Tiene autoridad sobre el personal Profesional y técnico asignado a OCONPAT. Coordina con todas las dependencias de la UNS y con otras dependencias del Estado caso SBN, en asuntos relacionados con las funciones a su cargo. Puede Efectuar coordinaciones con representantes de otras Universidades, en asuntos de Su competencia y con conocimiento del nivel superior inmediato y en su caso de Los siguientes niveles jerárquicos. 5.- RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto al cumplimiento eficiente y eficaz de las normas y sus funciones asignadas. 6.- REQUISITOS PARA EL CARGO.Título Profesional en cualquier Especialidad de las Ciencias Económicas: Economista, Licenciado en Administración o Contador Público. Capacitación Especializada en el Sistema Nacional de Bienes Estatales. Experiencia en Dirección de Sistemas Administrativos y Conducción de Personal mínimo cinco (05) años. 10 UNIDAD DE CONTROL DE BIENES MUEBLES 1.- CARGO.Servidor Público-Especialista Administrativo II 2.- UNIDAD ORGANICA.UNIDAD DE CONTROL DE BIENES MUEBLES 3.- FUNCIONES.a) Formular y proponer Proyectos de Reglamentos, Directivas e Instructivos relativos al Control de los del Patrimonio Mobiliario Institucional por orden de su Jefe Superior Inmediato. b) Por disposición de la Jefatura de Patrimonio, Coordinar la Programación e Implementación en la UNS, de los Procesos Técnicos del Sistema Nacional de Bienes Muebles que le encomiende. c) A Petición del Jefe de la Oficina, efectuar estudios e Investigaciones referidos a la Aplicación de la Normatividad y emitir Informes Técnicos. d) Participar en reuniones y comisiones de trabajo en materias del Patrimonio Mobiliario Institucional por disposición de la Jefatura Superior inmediata. e) Por disposición de la Jefatura de Patrimonio, Supervisar la Ejecución de Actividades referentes a los procedimientos técnicos y legales de los bienes muebles de la Universidad. f) Asesorar en los aspectos que involucran a los actos de Administración, Saneamiento, Gestión y Disposición del Patrimonio Mobiliario de la Entidad. g) Coordinar y proponer Informes de Actualización y/o valores de Tasación de los bienes muebles Institucionales en los diferentes procesos Técnicos del Control Patrimonial con el apoyo de la Unidad de Informática y a petición de la Jefatura de Control Patrimonial. h) Cumplir las demás funciones que le asigne la Jefatura de la Oficina de Control Patrimonial. 11 ANEXO 1 OFICINA DE INFRAESTRUCTURA FISICA FUNCIONES. Efectuar el Diagnóstico de la Situación Técnica y Legal de los Bienes Inmuebles de Propiedad de la UNS y de los que se encuentren bajo su Administración, realizando el saneamiento correspondiente y evacuando los Expedientes a la Oficina Central de Planificación para su envío a la Oficina de Control Patrimonial. Elaborar, Coordinar y obtener las rectificaciones de áreas y linderos de los predios de la UNS, así como toda la información registral necesaria para el saneamiento del Patrimonio Inmobiliario institucional alcanzándola a la Oficina Central de Planificación para su remisión a la Ofician de Control Patrimonial. Preparar la documentación Técnica-Legal para la inscripción oportuna en el SINABIP de los inmuebles asignados a la UNS y alcanzarlos a la Oficina Central de Planificación para su envío respectivo a la Oficina de Control Patrimonial. Tramitar y gestionar ante el Registro de la Propiedad Inmueble SUNARP, la Inscripción de los Inmuebles de la Institución, obteniendo copias certificadas de los mismos alcanzando la documentación obtenida a la Oficina Central de Planificación para su trámite consiguiente. Participar directamente en los actos de administración y disposición de bienes Inmuebles, así como en las liquidaciones y/o la entrega de obras ejecutadas por la UNS, obteniendo toda la documentación probatoria debidamente certificada de conformidad a las leyes vigentes y evacuando a la Oficina Central de Planificación todo lo actuado para los procesos que correspondan. Inspeccionar permanentemente para que de acuerdo a la finalidad asignada cada bien inmueble incremente su valor informando de ello a la Jefatura de la Oficina Central de Planificación. 12 ANEXO 2 OFICINA CENTRAL DE INFORMACION Y DOCUMENTACION Elaborar anualmente los Inventarios Físicos Valorizados, según los documentos fuentes que lo sustenten del Material Bibliográfico, de Hemeroteca y en general de todos los bienes culturales y libros ubicados en todas las bibliotecas de la UNS. Alcanzar los resultados de los Inventarios Valorizados de los Bienes Culturales a la Oficina de Control Patrimonial para procesar su Registro y Control respectivo. 13 4.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.Depende directamente del Jefe de la Oficina de Control Patrimonial Ejerce autoridad sobre el personal que tiene asignado para el cumplimiento de Sus funciones y encargos. Coordina con el personal de las distintas dependencias, incluyendo el de Informática respecto a los trabajos a su cargo y para el cumplimiento de los mismos. 5.- RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto al cumplimiento eficiente y eficaz de las funciones asignadas. 6.- REQUISITOS PARA EL CARGO.Título y/o Grado de Bachiller en Especialidad de las Ciencias Económicas: Administración, Economía ó Contabilidad. Experiencia de 02 años, preferentemente en la Administración Pública. Conocimientos del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Experiencia en Conducción y Supervisión de personal DE LA UNIDAD DE INFORMATICA Y REGISTROS 1.- CARGO.Servidor Público-Especialista en Procesamiento Automático de Datos 2.- UNIDAD ORGANICA.UNIDAD DE INFORMATICA Y REGISTROS 3.- FUNCIONES.a) Actualizar el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. b) Actualizar el Software Inventario Mobiliario Institucional de la Superintendencia de Bienes Nacionales y otros. c) Actualizar permanentemente la base de datos del Software Inventario, con los Cargos Personales por Asignación de Bienes en Uso, Papeletas de Traslado y Movilización de Bienes, Inventarios Ambientales y otros. d) Custodiar, organizar y actualizar: - El archivo de ingresos a Almacén - Pólizas de Entrada, El archivo de egresos a Almacén - Pólizas de Salida, El Registro de Control Patrimonial, Las Actas de Conciliación Mensual Patrimonial – Contable 14 e) Integrar la Comisión de Inventario y dirigir el grupo de trabajo que se encargará del procesamiento de información durante la ejecución del Inventario Físico General Valorizado. f) Registrar el código patrimonial de los bienes muebles conforme al Catálogo Nacional. g) Clasificar conforme al plan contable gubernamental el patrimonio institucional, según su naturaleza: en bienes muebles e inmuebles, semovientes, etc, y de acuerdo a su valor de adquisición en activo fijo y bienes no depreciables. h) Elaborar y actualizar el Registro de Control Patrimonial de activo fijo y bienes no depreciables mensualizado y por cuentas contables, conforme al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y al Plan Contable Gubernamental. i) Preparar el Acta de Conciliación Patrimonial - Contable, que suscribirán las jefaturas de patrimonio, contabilidad y administración. j) Registrar y actualizar en el SINABIP la Información de los Bienes Inmuebles y los Expedientes Técnicos-Legales que sean elaborados por la Oficina de Infraestructura Física y alcanzados por la Oficina Central de Planificación Informando permanentemente de ello a la Jefatura de Patrimonio. k) Coordinar con la Unidad de Integración Contable de la Oficina de Contabilidad la clasificación contable de los bienes que formarán parte del Registro de Control Patrimonial. l) Aplicar mensual, trimestral, anual y según se requiera el ajuste o actualización del valor monetario de cada uno de los bienes clasificados como activo fijo en coordinación con las Unidades sean de Bienes Muebles ó Inmuebles. m) Preparar el Registro de Control Patrimonial de los bienes que han superado su periodo de depreciación, para la correspondiente disposición en coordinación con las Unidades de Bienes Muebles y la Unidad de Bienes Inmuebles. n) Diseñar e imprimir los códigos de los bienes por el medio que esté autorizado para la identificación de los bienes. o) Permanentemente accionar en salvaguarda de la seguridad de la información en la base de datos. p) Apoyar en la búsqueda y Procesamiento de Información para las demás Unidades de la Oficina de Control Patrimonial y Coordinar en todos los actos que se realicen en el cumplimiento de sus funciones. q) Las demás funciones y atribuciones que le asigne la Jefatura de la Oficina de Control patrimonial. 4.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.Depende directamente del Jefe de la Oficina de Control Patrimonial Ejerce autoridad sobre el personal que tiene asignado para el cumplimiento de sus funciones y encargos. Coordina con el personal de las distintas dependencias. 5.- RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto al cumplimiento eficiente y eficaz de las funciones asignadas. 15 6.- REQUISITOS PARA EL CARGO.Título de Ingeniero de Sistemas e Informática Experiencia en Conducción de Personal y 02 años de experiencia, preferentemente en el Análisis y la Programación ó el Procesamiento Automático de datos en la Administración Pública. 1.- CARGO.TECNICO ADMINISTRATIVO II 2.- UNIDAD ORGANICA.UNIDAD DE CONTROL DE BIENES MUEBLES 3.- FUNCIONES.a) Ubicar y verificar físicamente los bienes patrimoniales distribuidos por el Almacén Central a las distintas dependencias evacuando los Informes respectivos a la Jefatura de Control Patrimonial. b) Revisar las Actas de Entregas de Cargo del personal y las papeletas de traslado y movilización de bienes, constatando físicamente de ser el caso y mantener elaborados y actualizados los Inventarios de Cargo Personal con el apoyo de la Unidad de Informática. c) Localizar e Identificar los bienes muebles Institucionales mediante el pegado de los códigos impresos en las etiquetas que serán proporcionadas por la Unidad de Informática. d) Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario de los bienes. e) Elaborar y mantener actualizados los inventarios ambientales de todas las dependencias de la UNS, realizando constantes verificaciones físicas e informando a la Jefatura de Patrimonio la ubicación, uso, destino y cualquier otro hecho que atente contra el patrimonio institucional. f) Participar en los actos de entrega y recepción de cargos de los trabajadores, cuando así lo disponga la Jefatura de la Oficina de Control Patrimonial y sea requerido según el caso en resguardo del Patrimonio mobiliario, evacuando el Informe respectivo. g) Recoger y entregar a la Unidad de Control de Bienes Muebles la información documentaria necesaria para la conformación de los expedientes sean de bienes muebles. 16 h) Participar en la programación y ejecución de actividades que le competan a la Unidad de Control de Bienes Muebles; y de acuerdo a lo ordenado por la Jefatura de Control Patrimonial. i) Recepcionar, entregar ó inventariar materiales y equipos, elaborando y presentando su informe a la Unidad de Control de Bienes Muebles. j) Cumplir todas las demás funciones que le sean encomendadas por la Unidad de Control de Bienes Muebles de la UNS. 4.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.Depende directamente de la Unidad de Control Patrimonial Ejerce autoridad sobre el personal auxiliar y técnico que designe la Unidad de Bienes Muebles. Coordina y apoya a la Unidad de Bienes Muebles. 5.- RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto al cumplimiento eficaz y eficiente de las funciones asignadas y los encargos hechos oficialmente. 6.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.Título No Universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionados con la Especialidad. Experiencia en labores técnicas de la especialidad en la Administración Pública. Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell y otros ) TITULO IV DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS PRIMERA.- El cumplimiento del presente Manual de Organización y Funciones, es de responsabilidad de todo el personal que integra la Oficina de Control Patrimonial. SEGUNDA.- El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Control Patrimonial puede ser reestructurado por necesidad institucional y cada vez que el ROF Institucional sea actualizado y aprobado en lo concerniente al Control Patrimonial, dentro del marco legal vigente. 17