Procedimiento gobernador de acciones correctivas o

Nombre del documento:
Procedimiento gobernador de acciones correctivas o preventivas
Código:
DGPPEE-A10A-PG-05
Revisión: 6
Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 8.5.2 y 8.5.3
Página: 1 de 7
1.0 Propósito
1.1 Establecer el proceso para determinar y eliminar las causas de las no conformidades actuales o
potenciales.
2.0 Alcance
2.1 Aplica a los responsables de los procesos encargados de emitir acciones correctivas o
preventivas en el sistema de gestión de la calidad implementado en la Dirección General de
Planeación, Programación y Evaluación Educativa.
3.0 Políticas de operación
3.1 El responsable del área auditada tendrá cinco días hábiles a partir de la detección de la no
conformidad para presentar su informe de causa raíz y de las acciones para eliminar la no
conformidad detectada.
3.2 El informe de las acciones a implementar debe reflejar una mejora en el proceso.
3.3 Las acciones correctivas o preventivas serán consideradas como concluidas una vez que haya
sido verificada la eliminación de las causas que originaron la no conformidad que le dio origen.
3.4 El auditor líder es el responsable de administrar, controlar y dar seguimiento al cierre de acciones
correctivas y preventivas con apoyo del grupo de auditores interno.
3.5 Las acciones correctivas y preventivas se deben emitir a partir de las no conformidades
identificadas en:
3.5.1 Auditorías internas
3.5.2 Auditorías externas
3.5.3 Auditorías de servicio
3.5.4 Análisis de datos
3.5.5 Quejas de clientes
3.5.6 Producto no conforme cuando este sea recurrente
3.5.7 Revisión de los procesos
3.5.8 Revisión por la dirección
3.6 La vigencia de este procedimiento dependerá de la funcionalidad del mismo en el sistema de
gestión de la calidad, pero estará sujeto a revisión cada año por parte del responsable.
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4.0 Diagrama del proceso
Responsable del
área
Auditor líder
Responsable de la
dirección
Inicio
1
Recepción de la no
conformidad
2
Análisis de la no
conformidad
3
Aplicación de acciones correctivas o
preventivas
¿Es efectiva?
No
SI
4
Seguimiento de acciones correctivas o
preventivas
5
Finalización de
acciones correctivas
o preventivas
6
Recepción y
análisis del informe
de acciones
Fin
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5.0 Descripción del procedimiento
Secuencia de
Actividad
etapas
1.- Recepción de la 1.1 Recibe la no conformidad potencial o real y la
no conformidad
revisa, procede a llenar el formato de acciones
correctivas o preventivas (DGPPEE-A10A-PG-0501), apoyándose en el instructivo de llenado anexo.
La información contenida en el formato debe ser lo
más clara y concisa posible, no debe prestarse a
interpretaciones.
1.2 Registra la no conformidad utilizando para la
asignación de folios a las acciones correctivas o
preventivas la instrucción de llenado (DGPPEEA10A-PG-05-02).
Responsable
Responsable del área
2.- Análisis de la
no conformidad
2.1 Realiza el análisis de causa raíz de la no
conformidad real o potencial, con base en el formato
análisis causa-efecto de RAC’s & RAP’s (DGPPEEA10A-PG-05-03), para lo cual se podrá apoyar en el
instructivo de llenado anexo.
2.2 Procede a llenar la parte del formato de acciones
correctivas o preventivas de análisis y solución de la
no conformidad (DGPPEE-A10A-PG-05-01).
2.3 Toda vez que se determinan las acciones
correctivas o preventivas a realizar se le informa al
auditor líder.
Responsable del área
3.- Aplicación de
acciones
correctivas o
preventivas
3.1 El auditor líder recibe las acciones preventivas o
correctivas y las revisa para determinar si éstas están
orientadas a la resolución de la no conformidad
detectada.
3.2 Una vez que se determinan las acciones
correctivas o preventivas a realizar, el auditor líder
registra estas en el formato de Listado de acciones
correctivas o preventivas (DGPPEE-A10A-PG-0504).
3.3 El responsable del área atiende las no
conformidades reales o potenciales.
Responsable del área y
auditor líder
4.- Seguimiento de
acciones
correctivas o
preventivas
4.1 Una vez implementadas las acciones a seguir, el
responsable del área se encargará de verificar que
las acciones se estén realizando y procede a llenar la
parte del formato de acciones correctivas o
preventivas de verificación de la no conformidad.
4.2 El responsable del área envía un reporte del
estado de acciones correctivas o preventivas al
auditor líder especificando únicamente cuales se han
Responsable del área y
auditor líder
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Secuencia de
etapas
Actividad
Responsable
concluido y cuales faltan por concluir.
5.- Finalización de
acciones
correctivas o
preventivas
5.1 Revisa el reporte entregado por el responsable
del área.
5.2 Verifica la eliminación de la no conformidad.
5.3 Procede a dar por concluidas las acciones
realizadas, tanto en listado de acciones correctivas o
preventivas como en el formato de no
conformidades.
5.4 Prepara un informe acerca del estado de las
acciones correctivas o preventivas realizadas y no
realizadas por las áreas y lo envía al responsable de
la dirección.
6.- Recepción y
6.1 Analiza el reporte del auditor líder y de las
análisis del informe acciones no cumplidas lo comunica al Subcomité de
de acciones
Innovación y Calidad para que éste a su vez
determine las acciones a realizar y lo comunican al
responsable del área.
Auditor líder
Responsable de la
dirección
6.0 Documentos de referencia
Documento
Manual de calidad
Código (cuando aplica)
DGPPEE-A10A-MC-01
Sistemas de gestión de calidad – Requisitos Norma ISO
9001:2000
No aplica
"Guía Técnica para la
Elaboración de Manuales de
Procedimientos y de gestión de la calidad, versión 2005
(DGICO)
No aplica
Procedimiento gobernador para la elaboración de documentos
DGPPEE-A10-PG-01
Procedimiento gobernador de auditorías internas
DGPPEE-A10-PG-04
Procedimiento gobernador de auditorías de servicio
DGPPEE-A10-PG-06
Procedimiento gobernador para el control de producto no
conforme
DGPPEE-A10-PG-08
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7.0 Registros
Nombre del
registro
Formato de acciones
correctivas o
preventivas
Formato de análisis
causa-efecto de
RAC’s & RAP’s
Listado de acciones
correctivas o
preventivas
Tiempo de
conservación
Responsable de
conservarlo
Código (cuando aplica)
1 año
Auditor líder
DGPPEE-A10A-PG-05-01
1 año
Auditor líder
DGPPEE-A10A-PG-05-03
1 año
Auditor líder
DGPPEE-A10A-PG-05-04
8.0 Glosario
Acción correctiva temporal: Acción tomada para prevenir temporalmente las causas de una no
conformidad.
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad mayor detectada u
otra situación indeseable.
Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad mayor potencial u
otra situación potencialmente indeseable.
Análisis causa-efecto: Análisis sistemático para la resolución de problemas que permiten apreciar la
relación existente entre una característica de calidad y los factores que la afectan, para así
poder definir las causas principales de un problema existente en un proceso.
Auditoría externa: Auditorías realizadas por organizaciones externas independientes. Dichas
organizaciones, usualmente acreditadas, proporcionan la certificación o registro de
conformidad con los requisitos contenidos en normas.
Auditoría interna: Auditorías realizadas con fines internos por la organización, o en su nombre, y
pueden constituir la base para la auto-declaración de conformidad de una organización.
No conformidad: Cualquier incumplimiento de un requisito encontrado en el proceso de auditoria
interna del sistema de gestión de calidad de la DGPPEE.
RAC’s: Abreviación utilizada para definir el reporte de acciones correctivas.
RAP’s: Abreviación utilizada para definir el reporte de acciones preventivas.
Solución definitiva: Acción determinada para eliminar una no conformidad.
9.0 Anexos
9.1
9.2
9.3
9.4
Formato de acciones correctivas o preventivas (DGPPEE-A10A-PG-05-01).
Instrucción para la asignación de folios de acciones correctivas o preventivas (DGPPEE-A10APG-05-02).
Formato de análisis causa-efecto de RAC’s & RAP’s (DGPPEE-A10A-PG-05-03)
Listado de acciones correctivas o preventivas (DGPPEE-A10A-PG-05-04).
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10.0
Cambios de esta versión
Número de
Revisión
Fecha de la
actualización
2
22/07/2004
Descripción del cambio
-
3
17/11/2004
-
4
21/10/05
-
5
14/06/07
-
6
21/01/08
-
Se agregó en la actividad 1.2.1 la instrucción de
trabajo DGPPEE-A10A-IT-01.
Se agregó en la política 3.5 más procesos en los
que se pueden emitir acciones correctivas o
preventivas.
Se agregó en la actividad 1.1 la instrucción de
trabajo DGPPEE-A10A-IT-02.
Se agregó en la actividad 2.1 la instrucción de
trabajo DGPPEE-A10A-IT-03.
Se eliminó de la actividad 4.2 de la descripción del
procedimiento, las evidencias que las áreas deben
entregar al auditor líder junto con el reporte del
estado de acciones correctivas o preventivas, ya
que la revisión de evidencias se realizará cuando
se cierre en sitio la no conformidad.
Se eliminó de documentos de referencia el
Procedimiento regulador para el control del
producto no conforme de la administración del
programa de becas DGPPEE-A10A-IT-07, debido
a que fue cancelado.
Se modificó la redacción del alcance.
La actividad 1.2 se incorporó a la actividad 1.1. y
la actividad 1.2.1 quedó como 2.1.
Se modificaron los nombres de la parte de control
de emisión.
Se modificó el logotipo institucional y el código del
documento a todos los registros de este
procedimiento regulador.
Se modificó el logotipo institucional, el nombre del
procedimiento, el código del documento y de los
registros a los que se hace referencia.
Se modificó la redacción de las actividades 1.1,
1.2 y 2.1 de la descripción del procedimiento.
Se modificaron los códigos de los siguientes
registros: Formato de análisis causa-efecto de
RAC’s & RAP’s y Listado de acciones correctivas
o preventivas
Se modificaron los códigos y el nombre de los
siguientes anexos: Instructivo de llenado para el
formato de acciones correctivas o preventivas,
Instructivo para la asignación de folios de
acciones correctivas o preventivas, Instructivo de
llenado para el formato de análisis de causa-
Nombre del documento:
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Procedimiento gobernador de acciones correctivas o preventivas
DGPPEE-A10A-PG-05
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-
-
efecto de RAC’s & RAP’s
Se incluyeron los instructivos de llena para el
formato de acciones correctivas o preventivas y
de análisis causa-efecto de RAC’s & RAP’s, en los
formatos correspondientes.
Se agregó la "Guía Técnica para la Elaboración
de Manuales de Procedimientos y de gestión de la
calidad, versión 2005 (DGICO), en la parte de
documentos de referencia.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre
Elaboró
Revisó
Autorizó
Lic. Ricardo Guillén Luna
Lic. Yanina A. Gómez Rodríguez
Arq. Guillermo Bosch Olivares
21/enero/2008
21/enero/2008
21/enero/2008
Firma
Fecha