2003_121info.pdf

|INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
”PROYECTO DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACION COSTERA Y GESTIÓN
DE LA DIVERSIDAD BIOLÓGICA MARINA”
CONVENIO DE DONACION BIRF GEF TF N° 28385
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en I - siguiente, por el ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/02,
correspondientes al Convenio de Donación GEF TF N° 28385 llevado adelante a través de la
Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable, suscripto entre la Nación Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), con destino a la financiación de las
actividades del Proyecto “Prevención de la Contaminación Costera y Gestión de la Diversidad
Biológica Marina” de fecha 18/06/02.
Tal como se expone en Nota 1 los recursos de la Donación fueron suministrados al Programa de
las Naciones Unidas para el Desarrollo bajo la modalidad de costo compartido a través del
Documento de Proyecto celebrado con el citado Organismo Internacional ARG/02/018 el
17/09/02.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Situación Patrimonial al 31/12/02 expresado en pesos y dólares
estadounidenses.
1
2) Estado de Movimientos de Fondos al 31/12/02, expresado en dólares estadounidenses.
Los estados precedentes fueron confeccionados por la Secretaría de Ambiente y Desarrollo
Sustentable y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por esta auditoría el
17/06/03 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
El objetivo de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 03/07/03.y el 21/07/03.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Según información obtenida del PNUD se hace referencia a Costos de Administración y
Gastos Aplicados durante el año 2002 por USD 33.849,14. La Unidad Ejecutora del
Proyecto contabilizó como gastos efectivamente erogados durante el período citado USD
1.847,04 correspondiendo la diferencia no registrada por el Proyecto a USD 32.002,10 en
concepto de Costos de Administración PNUD. Al respecto, cabe tener en cuenta lo
señalado en nuestro Memorando a la Dirección adjunto (apartado II).
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en IIIprecedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos
significativos, la situación financiera al 31/12/02 del Proyecto de Prevención de la
Contaminación Costera y Gestión de la Diversidad Biológica Marina, así como las
transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Donación
BIRF GEF TF N°28385 del 18/06/02.
BUENOS AIRES, 11 de agosto de 2003.
Dra. Claudia PAPARELLA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
”PROYECTO DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACION COSTERA Y GESTIÓN
DE LA DIVERSIDAD BIOLÓGICA MARINA”
CONVENIO DE DONACION BIRF GEF TF N° 28385
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los SOE’s y las Solicitudes
de Retiro de Fondos relacionadas, correspondientes al Convenio de Donación BIRF GEF TF
28385 suscripto el 18/06/02 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF), con destino a la financiación de las actividades de
preparación del Proyecto de Prevención de la Contaminación Costera y Gestión de la Diversidad
Biológica Marina.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolsos por el ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre
de 2002, expresado en dólares estadounidenses, el cual se adjunta inicialado por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen.
4
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y demás
procedimientos que se consideraron necesarios.
III-
ACLARACIONES PREVIAS
Con referencia a la Solicitud de Retiro de Fondos Nº 1 detallada en el Estado citado en Ianterior, cabe informar que la misma corresponde a la asignación autorizada (depósito
inicial), por lo tanto no contiene gastos elegibles (SOE’s) que la respalden.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en el apartado Iprecedente, correspondiente al Proyecto de Prevención de la Contaminación Costera y
Gestión de la Diversidad Biológica Marina, resulta ser razonablemente confiable para
sustentar la Solicitud de Retiro de Fondos Nº 1 relacionada, que fuera emitida y presentada
al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31/12/02, de conformidad con los requisitos
establecidos en Convenio de Donación BIRF GEF TF N° 28385 suscripto el 18/06/02.
BUENOS AIRES, 11 de agosto de 2003.
Dra. Claudia PAPARELLA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
”PROYECTO DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACION COSTERA Y GESTIÓN
DE LA DIVERSIDAD BIOLÓGICA MARINA”
CONVENIO DE DONACION BIRF GEF TF N° 28385
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría externa correspondiente a las actividades del Proyecto de Prevención de la
Contaminación Costera y Gestión de la Diversidad Biológica Marina, por el ejercicio N° 1
finalizado el 31 de Diciembre de 2002, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas
contractuales de carácter contable - financiero contempladas en el Convenio de Donación BIRF
GEF TF 28385, suscripto el 18 de junio de 2002 entre la Nación Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, cabe formular las siguientes
consideraciones:
1)
Artículo II - Sección 2.01: Monto de la Donación del Fondo Fiduciario GEF por DEG
6.500.000.- (aproximadamente USD 8.646.000.-).
Cumplida. Monto desembolsado al 31/12/02: USD 831.580.- (DEG 625121,22). Véase
nuestro Informe sobre Certificados de Gastos adjunto.
6
2)
Artículo III Sección 3.01 a): Ejecución del Proyecto.
Cumplida. Se puso a disposición de esta auditoría la Ayuda Memoria correspondiente a la
Misión de Supervisión del Banco Mundial realizada durante el periodo comprendido entre
el 24 a 26 de marzo de 2003.
Los objetivos principales de la misión fueron i) supervisar el estado de avance del
proyecto, en particular en relación con el Plan Operativo Anual ii) establecer contacto con
la Prefectura Naval Argentina (PNA) y el Servicio de Hidrografía Naval (SHN), entidades
co-ejecutoras del proyecto, iii) avanzar en la preparación de los aspectos administrativos,
como el uso de recursos de caja chica y otros gastos operacionales para la Unidad
Ejecutora de Proyecto (UEP).
Con respecto al avance del Proyecto: el proyecto se encuentra efectivo desde principios de
octubre del 2002, y el primer desembolso al PNUD (agente de contratación del proyecto)
tuvo lugar a finales de noviembre. Los avances en estos meses han estado relacionados con
el establecimiento de la UEP; con el desarrollo del Plan Operativo Anual (POA), y del
Plan de contrataciones (PC); y con la preparación de los pliegos licitatorios, Términos de
Referencia (TDR) y Especificaciones Técnicas para las adquisiciones y estudios a
desarrollar en el primer año. De igual forma, se ha avanzado en el desarrollo de los
subcomponentes de fortalecimiento institucional y de la innovación tecnológica.
3)
Artículo III- Sección 3.01 b)i): Acuerdo a satisfacción del Banco con PNA –Prefectura
Naval Argentina-, (el acuerdo Administrativo PNA) fijando las responsabilidades
para la implementación de las Partes A1 y A2a) del Proyecto.
Cumplida. Se puso a disposición el Acuerdo celebrado entre la Secretaría de Ambiente y
Desarrollo Sustentable y la Prefectura Naval Argentina el 13/09/02.
7
4)
Artículo III- Sección 3.01 b)ii): Acuerdo a satisfacción del Banco con SHN –Servicio
de Hidrografía Naval- (el acuerdo Administrativo SHN) fijando las responsabilidades
para la implementación de las Partes A.2b) y B.1 del Proyecto.
Cumplida. Se puso a disposición el Acuerdo Complementario celebrado entre la Secretaría
de Ambiente y Desarrollo Sustentable y la Armada Argentina –Servicio de Hidrografía
Naval- de fecha 23/08/02.
5)
Artículo III- Sección 3.02- Apéndice 3: Adquisiciones de bienes y servicios.
Cumplida extemporáneamente. Según nota PCDB 112/2003 de fecha 16 de julio de 2003
se informa que en el ejercicio 2002 no fue posible presentar el plan de Adquisiciones
debido a que la fecha de efectividad de la Donación fue el 7 de Octubre del 2002. Se puso
a disposición Nota del BIRF de fecha 13/03/03 dándole no-objeción al plan aludido.
6)
Artículo III- Sección 3.03 a): Acuerdo con PNUD en términos y condiciones a
satisfacción del Banco, (el convenio PNUD):
Cumplida. Se puso a disposición el Documento de Proyecto de fecha 18 de setiembre de
2002 suscripto entre la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable, la Subsecretaría
de Coordinación y Cooperación Internacional y el Programa de las Naciones Unidas para
el Desarrollo (PNUD).
7)
Artículo III- Sección 3.04 a): Mantenimiento de una unidad (la UEP) dentro de
SDSyPA con funciones y personal a satisfacción del Banco.
Cumplida. Se tuvo a la vista no-objeción del Banco de fecha 09/08/02 planteando algunas
modificaciones.
8)
Artículo III- Sección 3.06 a): Llevar a cabo el Proyecto de acuerdo al Manual
Operativo a satisfacción del Banco.
Cumplida.
8
9)
Artículo III- Sección 3.08 a): Procedimientos que permita monitorear y evaluar en
forma constante, la realización del Proyecto y el logro de los objetivos.
Cumplida. Téngase en cuenta lo señalado en 2) anterior.
10)
Artículo IV- Sección 4.01 a): Mantenimiento de registros y cuentas adecuadas.
Cumplida.
11)
Artículo IV- Sección 4.01 b) i): Auditoría de los registros y cuentas del apartado
precedente.
Cumplida extemporáneamente. Los estados financieros del Proyecto fueron presentados
por la Unidad de Coordinación el 17/06/03, incumpliendo con lo dispuesto por la
Resolución Nº 17/00 de fecha 26/01/00 la cual señala en su artículo 4º que “...dentro de los
sesenta (60) días de cerrado cada ejercicio fiscal, las unidades ejecutoras o proyectos con
organismos internacionales de créditos deberán presentar a sus auditores.
12)
Artículo IV- Sección 4.01 b) iii) Suministro al Banco de toda otra información que
solicite razonable y oportunamente.
Cumplida.
13)
Artículo IV- Sección 4.01 c) i): Mantenimiento de registros y cuentas que reflejen
gastos.
Cumplida.
14)
Artículo IV- Sección 4.01 c) iv): Asegurar que los registros y cuentas sean incluidas en
la auditoría anual del apartado b).
Cumplida.
9
15)
Artículo IV Sección 4.02 a): cumplimiento a cargo de la receptora de un plan de
acción ajustado a plazos aceptables para el Banco que le permita al prestatario
preparar informes trimestrales de gestión del proyecto aceptables para el Banco, que
cada uno establezca:
-
Sección 4.02 a) i) A): Establezca las fuentes y aplicaciones de fondos redes del
proyecto, en forma acumulativa y para el período abarcado de fondos
proyectados para el proyecto para el período semestral siguiente al período
abarcado por el mencionado informe.
Cumplida. Al respecto, la Unidad de Coordinación puso a disposición el informe
relativo a finalidad del Proyecto y estado del mismo a junio de 2003.
-
Sección 4.02 a) i) B): Indique por separado los gastos financiados con los fondos
de la donación durante el periodo abarcado por el informe y los gastos que se
propone financiar con los fondos de la donación durante el periodo siguiente al
periodo abarcado por el informe.
Cumplida. Véase párrafo anterior.
-
Sección 4.02 a) ii) A): Describa el progreso físico alcanzado en la
implementación del proyecto.
Cumplida. Véase sección 4.02 a) i) A).
-
Sección 4.02 a) ii) B): Explique las varianzas entre los objetivos de
implementación reales y los pronosticados.
No cumplida.
-
Sección 4.02 a) iii): Establezca la situación de las adquisiciones conforme al
proyecto y los gastos conforme a contratos que fueran financiados con los
fondos de la Donación hasta el término del periodo abarcado por el mencionado
informe.
Cumplida. Véase sección 4.02 a) i) A).
10
-
Sección 4.02 b) A la terminación del plan de acción mencionado en el apartado
a) de esta sección, preparación de un informe de gestión del Proyecto para ese
periodo, entregado al Banco a los 45 días después de la finalización de cada
trimestre.
Parcialmente cumplida. Al respecto, la Unidad de Coordinación puso a disposición el
informe a Junio de 2003.
BUENOS AIRES, 11 de agosto de 2003.
Dra. Claudia PAPARELLA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
11
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
”PROYECTO DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACION COSTERA Y GESTIÓN
DE LA DIVERSIDAD BIOLÓGICA MARINA”
CONVENIO DE DONACION BIRF GEF TF N° 28385
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/02)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/02
correspondientes a la Donación BIRF GEF TF N° 28.385 del 18/06/02 suscripta entre la Nación
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) con destino a la
financiación de las actividades de preparación del Proyecto de Prevención de la Contaminación
Costera y Gestión de la Diversidad Biológica Marina, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad de Coordinación del Proyecto, que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
12
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
I- CONTRATOS CONSULTORES:
Observaciones:
1) Los términos de referencia del consultor Guillermo Martínez Quijano no está firmado ni
inicialado por ninguna de las partes.
2) Ni en la Declaración Jurada ni en el contrato de la consultora Celia Rubio se aclara su
nacionalidad.
3) En ningún contrato ni Declaración Jurada se menciona, respecto al domicilio del
consultor, a que localidad pertenece.
4) En el contrato de Guillermo Martínez Quijano las hojas anteriores a la última no están
inicialadas por ninguna de las partes.
5) Ninguna de las constancias de inscripción ante la AFIP se encuentran firmadas por el
titular.
6) En ningún caso existe proceso de selección (terna de consultores).
7) Los currículos no están fechados ni firmados por el titular y no figura fecha y firma de
recepción por parte de la Unidad de Coordinación.
8) En ningún contrato ni términos de referencia se hace mención a que el consultor deba
presentar un informe de sus actividades como condición necesaria para el pago de sus
honorarios.
Comentarios de la UCP:
1) Con respecto a las obligaciones del PNUD se reitera la respuesta del punto anterior, en
cuanto a la firma del consultor se instruirá al profesional para subsanar estas falencias.
2) Se verificará la carga automática que efectúa el sistema FOMS de PNUD y se procederá
a informar las deficiencias informadas.
3) Se verificará la carga automática que efectúa el sistema FOMS
de PNUD y se
procederá a informar las deficiencias observadas.
4) Con respecto a las obligaciones del PNUD se reitera la respuesta al punto anterior, en
cuanto a la firma del consultor se instruirá el profesional para subsanar estas falencias.
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5) Respecto a la observación formulada se instruirá al profesional para subsanar estas
falencias. A fin de corroborar los datos provistos por los consultores, respecto a la
inscripción en la AFIP, se informa que puede ser verificada por Internet.
6) Por tratarse de documentación elaborada durante la constitución de la Unidad Ejecutora,
se están solicitando los antecedentes a fin de exhibirlos a la Auditoría ya que fueron
elevados al Banco Mundial con las formalidades requeridas para la aprobación de las
ternas. Se toma nota de la observación formulada y se instruirá al profesional para
subsanar estas falencias.
7) Respecto a la observación formulada se instruirá al profesional para subsanar estas
falencias.
Respecto a los sellos faltantes se destaca que al momento de las
contrataciones la Unidad Ejecutora del Proyecto se encontraba en contratación.
8) Tal como consta en la documentación exhibida a esa Auditoría General, los consultores
elevan informes periódicos a la Coordinación del Programa los que, luego de ser
aprobados, son cargados en el sistema FOMS de PNUD para que proceda a efectuar los
pagos finales de honorarios.
Además en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por
el Gobierno, Capitulo III Recursos Humanos (Ejecución Nacional Parcial) a fs. 9 se
exige que para la locación de servicios el período máximo de tiempo entre cada control
de avance es de 3 meses, lo que la Unidad viene realizando tal como consta en la
documentación obrante en nuestros archivos.
Por último si bien los contratos responden al formato PNUD, se dará traslado de la
observación formulada al Programa de Naciones Unidas, solicitando la inclusión de lo
solicitado por esa AGN.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad
de la información. Cumplir con la normativa aplicable.
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II-APORTES
Observación: No se ha registrado el monto de USD 32.002,10 correspondiente al cargo en
concepto de costo de administración del PNUD que conforme surge del Documento de
Proyecto –Presupuesto A- debían ser solventados por la Secretaría de Ambiente y
Desarrollo Sustentable. Al respecto, atento que el mismo no obtuvo aportes de
contrapartida durante el ejercicio, dichos gastos (cargados por el PNUD) fueron
financiados con fondos del Banco.
Comentarios de la UCP: Sin comentarios.
Recomendación: Cumplir con las obligaciones asumidas. No financiar gastos locales con
fuente de financiamiento externa.
BUENOS AIRES, 11 de agosto de 2003.
Dra. Claudia PAPARELLA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
”PROYECTO DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACION COSTERA Y GESTIÓN
DE LA DIVERSIDAD BIOLÓGICA MARINA”
CONVENIO DE DONACION BIRF GEF TF N° 28385
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Cotejo de orígenes con información de terceros -PNUD;
- Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del
período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de los aportes y el 100 % de las
erogaciones del ejercicio conforme se expone seguidamente:
16
Rubro
Total ejercicio $ Total muestra $ % Incidencia Rubro
% Muestra
13.434,03
13.434,03
95,35
100
Viajes
406.02
406.02
2,88
100
Comisiones
249.38
249.38
1,77
100
TOTALES
14.089,43
14.089,43
100
100
Consult Indiv.
que integran el rubro gastos elegibles del Estado de Situación Patrimonial adjunto al presente.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 11 de agosto de 2003.
Dra. Claudia PAPARELLA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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