DO-PG-004 Oficialización de Personas

DIRECCIÓN DE
OPERACIONES
Rige a partir de:
01/11/11
Código:
DO-PG-004
OFICIALIZACION DE PERSONAS
Versión 03
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Elaborado Por: Gestor de Calidad de la
Dirección de Operaciones
Revisado por: Unidad de Gestión de
Calidad del SENASA. y Jefe Unidad
de Oficialización de Personas.
Aprobado por. Director de
Operaciones.
1.- Objetivo.
Conferir el carácter de oficializado a los médicos veterinarios del ejercicio
particular de la profesión, para que los servicios veterinarios que brindan al
SENASA tengan carácter oficial y cumplan con los requisitos vigentes.
2.- Alcance.
Aplica para los funcionarios del SENASA, responsables del proceso de
oficialización de personas, seguimiento, supervisión, y auditoría del personal
oficializado.
3.- Responsabilidad y/o Autoridad.
3.1. Director de Operaciones.
3.1.1- Aprobar el Procedimiento General para la oficialización de personas.
3.1.2- Velar por que se cumpla lo establecido en este documento.
3.1.3- Revisar la evaluación semestral de las actividades ejecutadas por el
personal oficializado.
3.1.4- Establecer un sistema de control, seguimiento, supervisión y auditoría
del personal oficializado
3.1.5- Informar a la Dirección General sobre la evaluación estadística
semestral de las actividades ejecutadas por el personal oficializado.
3.2.- Jefe Unidad de Oficialización de Personas.
3.2.1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades propias del
proceso de oficialización de personas.
3.2.2.- Recibir, procesar y resolver las solicitudes de oficialización que se
tramiten en la Dirección de Operaciones
3.2.3.- Mantener actualizado el registro de personas oficializadas.
3.2.4.- Coordinar con las Direcciones Regionales del SENASA el seguimiento,
supervisión y auditoría del personal oficializado.
3.2.5.- Recibir y atender las denuncias de incumplimiento de los requisitos
establecidos para el personal oficializado.
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3.2.6.- Impulsar el establecimiento de instrumentos de información accesibles
para el personal oficializado.
3.2.7.- Elaborar la evaluación semestral de las estadísticas de las actividades
ejecutadas por el personal oficializado e informar al Director de
Operaciones.
3.2.7.- Archivar y custodiar la documentación emanada del proceso de
oficialización de personas.
3.3.- Directores Regionales de Salud Animal.
3.3.1- Velar porque todo el personal del SENASA en el nivel regional
conozca y cumpla lo establecido en el Procedimiento General para la
oficialización de personas.
3.3.2- Informar trimestralmente a la Dirección de Operaciones las actividades
ejecutadas por el personal oficializado.
3.4.- Jefe Departamento de Vigilancia y Control Veterinario.
3.4.1- Asignar al personal responsable del seguimiento, supervisión y
evaluación del personal oficializado en su circunscripción territorial.
3.4.2- Llevar una evaluación estadística de las actividades ejecutadas por el
personal oficializado e informar al Director de la Región que corresponda
3.4.5- Archivar
toda la documentación generada en el proceso de
oficialización de personas.
3.4.6- Utilizar la documentación de este procedimiento en todo el proceso de
la oficialización de personas y garantizar que la misma quede en la
Dirección Regional correspondiente.
3.5- Gestor de Calidad de la Dirección de Operaciones.
3.5.1- Elaborar el procedimiento general para la oficialización de personas.
3.5.2- Velar por el establecimiento y mantenimiento de los requisitos de este
procedimiento y por los cambios que se realicen al documento.
3.5.3- Velar porque todo el personal del SENASA conozca el Procedimiento
General para la oficialización de personas.
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3.5.4- Velar por que las versiones vigentes del procedimiento, sus registros e
instructivos se encuentren en la página web del SENASA.
3.6.- Personal oficializado:
3.6.1.- Cumplir los lineamientos, procedimientos y directrices emanados por
los programas sanitarios en los cuales ejercerá la oficialización.
3.6.2.- Mantener ordenadamente la información y registros emanados del
ejercicio de sus actividades.
3.6.3.- Presentar un informe parcial inmediato cuando las pruebas realizadas
para detección de enfermedades resultaren positivas según los
protocolos de los laboratorios tanto del SENASA como oficializados por
el Servicio, al Director Regional del SENASA así como copia a la
Unidad de Oficialización de Personas.
3.6.4.- Presentar el informe mensual de actividades DO-PG-004-RE-02, al
Director Regional del SENASA con las copias de la documentación
generada por las labores realizadas, copias de los certificados en
cualquier área producto de oficialización. Este informe debe de ser
entregado durante los primeros 7 días hábiles del mes siguiente al
informado.
3.6.5.- Presentar una copia del informe mensual de actividades DO-PG-004RE.02 a la oficina central de la unidad de oficialización de personas
dentro de los primeros siete días del mes siguiente al informado.
3.6.6.- Facilitar y cooperar en la supervisión y auditorias técnicas a realizarse
por el personal del SENASA.
3.6.7.- Informar al SENASA en forma inmediata de cualquier episodio de
importancia sanitaria de enfermedades de denuncia obligatoria
establecidas en el decreto existente para este efecto.
3.6.8.- Asistir a las capacitaciones que coordinará la unidad de oficialización
con los diferentes Programas y Direcciones del SENASA, el Colegio de
Médicos Veterinarios y las Escuelas de Medicina Veterinaria.
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4- Definiciones:
4.4- Funcionario: La persona física: hombre o mujer, que presta sus
servicios, al Servicio Nacional de Salud Animal.
4.5- Denuncia: Expresión de una delación o no conformidad realizada por una
persona física, o empresa con respecto al accionar de una persona
oficializada.
4.6.- Dependencia: Instancia del SENASA que tramita la oficialización de
personas.
4.7- Documento: Cualquier información del PG 004 para la oficialización de
personas y su medio de soporte.
4.8- Documento Externo. Documento que se utiliza como soporte para la
ejecución de diferentes actividades del Sistema de Gestión de Calidad
de la Dirección de Operaciones. No es elaborado por personal de la
Dirección de Operaciones.. Es controlado y debidamente codificado.
4.9- Formulario. Formulario o registro impreso con espacios en blanco para
ser llenado por el usuario.
4.10- Instructivo. Documento que sirve de guía para realizar una actividad en
particular, relacionada con la atención de denuncias sanitarias.
4.11- Ley SENASA: Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal Nº
8495, del 6 de Abril del 2006, publicada en la Gaceta Nº 93 del 6 de
Mayo del 2006.
5.- Abreviaturas y/o Siglas
5.1.- DO= Dirección de Operaciones
5.2- PG= Procedimiento General.
5.3.- MAG= Ministerio de Agricultura y Ganadería
5.4.- SENASA. Servicio Nacional de Salud Animal
6. Referencias y/o Bibliografía
6.1.- Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal, Nº 8495, publicada
en la Gaceta Nº 93 del 16 de Mayo del 2006.
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6.2.-- Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Nacional de Salud
Animal, Decreto Nº 34319-MAG, publicado en la Gaceta Nº 41 del 27 de
Febrero del 2008.
6.3.- Reglamento General para el Otorgamiento del Certificado Veterinario de
Operación. Decreto Nº 34859-MAG, publicado en la Gaceta Nº 230 del 27 de
Noviembre del 2008.
6.4.- Reglamento para Funcionamiento y Comercialización de Ganado en Pie
en Subasta y Otorgamiento del Certificado Veterinario de Operación. Decreto
Nº 34976-MAG-MEIC-SP, publicado en La Gaceta Nº 21 del 30 de enero del
2009
6.5.- DO--PG-002-RE-003 Acciones Correctivas y/o Preventivas
7.- Descripción del Procedimiento.
7.1.- El médico veterinario del ejercicio particular interesado en la oficialización,
debe proceder a llenar la solicitud para la oficialización de médicos
veterinarios. DO-PG-004-RE-01
7.2.- Los programas sanitarios en los cuales el SENASA otorga la oficialización
son: Brucelosis Bovina, Tuberculosis Bovina, Salud Aviar y Regencia de
Subastas Ganaderas.
7.3.- El solicitante debe marcar en la solicitud el programa sanitario en el que
desea se le otorgue la oficialización.
7.4.- El solicitante debe presentar los documentos que se indican en la solicitud
para la oficialización de médicos veterinarios.
7.5.- Una vez cumplidos los requisitos en cuanto a la documentación, proceder
a firmar el convenio de oficialización de personas en forma conjunta con
el Jefe de la Unidad de Oficialización de Personas.
7.5.- El solicitante debe participar en los cursos de capacitación de acuerdo al
programa sanitario seleccionado.
7.6.- Una vez aprobada la solicitud para la oficialización, el solicitante debe
cancelar el monto de la tarifa bianual establecida por el SENASA, en
una de las cuentas bancarias autorizadas.
7.7.- El jefe de la Unidad de Oficialización de personas coordinará la entrega
del carné de oficialización.
7.8.- El convenio de oficialización tiene un periodo de vigencia de dos años. Al
final del mismo, si ambas partes están de acuerdo se suscribirá otro en
los mismos términos que el presente, para lo cual deberán las partes con
al menos treinta días de anticipación de la fecha de terminación del
primer contrato, comunicar su interés de prorrogar el presente acuerdo
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7.6- Planificación, seguimiento y estadística
Cada Dirección Regional incluye el número de personas oficializadas y
las actividades que se ejecutarán en su circunscripción territorial de
acuerdo al comportamiento histórico de estos. En los informes
semestrales incorpora las actividades ejecutadas por el personal
oficializado en los diferentes programas sanitarios.
El Director de Operaciones incluye la información regional de las
actividades ejecutadas por el personal oficializado en los diferentes
programas sanitarios en los informes semestrales para la Unidad de
Planificación y Control Interno. Además debe hacer un informe gerencial
de análisis del comportamiento de las actividades ejecutadas por el
personal oficializado para la Dirección General
8. Anexo
No aplica.
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