2000_149info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO A MUNICIPIOS”
CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF
Y N° 830/OC-AR Y 932/SF-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, correspondientes al “Programa de Financiamiento a Municipios”,
parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3860-AR
“Segundo Proyecto de Desarrollo Municipal”, (PDM II) suscripto el 18 de octubre de 1995 entre
la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y de los
Contratos de Préstamo N° 830/OC-AR y 932/SF-AR, ambos suscriptos el 5 de junio de 1995
entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y caracterizados
como “Programa de Desarrollo Institucional e Inversiones Sociales Municipales” (PRODISM).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Balance General al 31 de diciembre de 1999, expresado en pesos.
b)
Cuadro de Resultados por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en pesos.
c) 1. Cuentas de Orden, Transferencias Totales a Provincias al 31/12/99, de los Contratos
de Préstamo N° 830/OC-AR y 932/SF-AR BID y 3860-AR BIRF, expresado en pesos.
1
c) 2. Cuentas de Orden deudoras y acreedoras al 31/12/99, por categoría de inversión y
fuente de financiamiento, respectivamente, del Contrato de Préstamo N° 3860-AR
BIRF, expresado en pesos.
c) 3. Cuentas de Orden deudoras y acreedoras al 31/12/99, por categoría de inversión y
fuente de financiamiento, respectivamente, de los Contratos de Préstamo N° 830/OCAR y N° 932/SF-AR BID, expresado en pesos.
d)
Notas anexas N° 1 a 11 que forman parte de los estados precedentes.
e)
Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, expresado en pesos.
f)
Resumen de Fuentes y Usos al 31/12/99, comparativo con el acumulado al 31/12/98,
expresado en pesos.
g)
Contrato de Préstamo N° 3860-AR al 31/12/99, por categoría de inversión, expresado
en dólares estadounidenses (Cuadro 1 - Estado de Inversiones).
h)
Contratos de Préstamo N° 830/OC-AR y 932/SF-AR al 31/12/99, por categoría de
inversión, expresado en dólares estadounidenses (Cuadro 2 - Estado de Inversiones).
Los mencionados estados fueron preparados por la Unidad Ejecutora Nacional (UEN) y son
de su exclusiva responsabilidad. Los estados definitivos fueron recibidos por esta auditoría
el 30/06/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el correspondiente examen de
auditoría, habiéndose realizado el trabajo de campo entre el 21/02/00 y el 30/05/00.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
2
las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las
circunstancias y que se detallan en nuestra Declaración de Procedimientos adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) Con referencia al recupero de los créditos del Programa Global de Desarrollo Urbano
(PGDU-contratos BID N° 206/IC y N° 514/OC-AR) expuestos en el Balance General al
31/12/99 como “Pasivo No Corriente- Otras Deudas- Excedentes Recuperos PGDU”,
cabe informar que, tal como surge de la nota 9 a los estados contables, por Decreto N°
213 del Poder Ejecutivo Nacional de fecha 23/02/98 se aprueba la utilización de los
fondos PGDU en el Programa de Financiamiento a Municipios.
2) La información de los Estados de Inversiones expuestos en los acápites g) y h) del
apartado I- precedente surge de lo registrado por el Proyecto en las cuentas de orden
señaladas en c) del citado apartado y, tal como se expone en nota 10 a los estados
contables, reflejan las sumas invertidas por categoría de inversión y fuente de
financiamiento justificadas a los bancos financiadores (BID y BIRF), conforme la
información que proporcionan las provincias participantes en sus rendiciones a la UEN.
3) Con referencia a la deuda con la Provincia de Santiago del Estero por $ 300.475,97
expuesta en nota 8 -Otras Deudas, Pasivo Corriente- al Balance General al 31/12/99, cabe
observar lo siguiente:
- Depósitos en exceso efectuados por la Provincia, correspondientes a las liquidaciones
de servicios financieros del ejercicio efectuadas por la UEN:
monto liquidado
monto depositado
393.848,00
442.347,00
48.499,00
471.940,00
611.532,16
139.592,16
3
diferencia
- Depósitos efectuados por la Provincia sin liquidación por la UEN que lo justifique:
Fecha
monto depositado
02/08/99
165.201,19
28/09/99
55.090,62
- Devolución de fondos de la UEN a la Provincia, ingresados en la cuenta N°
49920263/31 “Fondos de Inversión” del Banco de la Nación Argentina, Sucursal
Santiago del Estero (cuenta ajena al Proyecto) conforme nota-fax N° 4387:
Fecha
monto depositado
11/06/99
48.499,00
28/09/99
59.408,00
El importe observado representa el 0,11 % del total del pasivo expuesto en el Balance
General al 31/12/99 por lo cual carece de significatividad.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en I- presentan
razonablemente la situación financiera del “Programa de Financiamiento a Municipios” al
31 de diciembre de 1999, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado
en esa fecha, de conformidad con normas contable-financieras de aceptación general en la
República Argentina y con los requisitos establecidos en los Convenios de Préstamo N°
3860-AR BIRF del 18/10/95, y N° 830/OC-AR y 932/SF-AR BID, ambos del 05/06/95.
BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO MUNICIPAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, correspondiente a la
Cuenta Especial del “Segundo Proyecto de Desarrollo Municipal”, Convenio de Préstamo N°
3860-AR BIRF de fecha 18/10/95, que forma parte del “Programa de Financiamiento a
Municipios”.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en dólares
estadounidenses (Cuadro 3).
El estado ha sido preparado por la Unidad Ejecutora Nacional sobre la base de los
movimientos de la caja de ahorro en dólares N° 225930/1 abierta en el Banco de la Nación
Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
5
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Tal como se expone en nota al pie del estado mencionado en I- precedente, en “Reembolsos
del Banco Mundial” y “Reembolsos SOES” se incluyeron, sumando y restando,
respectivamente, USD 499.219.- correspondientes a la Solicitud de Retiro de Fondos N° 26
que fue canalizada por el BIRF directamente a la cuenta del organismo administrador
(Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo-PNUD).
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Segundo
Proyecto de Desarrollo Municipal” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones
sobre el uso de fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Apéndice 5 del Convenio de
Préstamo N° 3860-AR BIRF del 18/10/95.
BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000.
6
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO MUNICIPAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco
Mundial durante el ejercicio finalizado el 31/12/99, correspondientes al “Segundo Proyecto de
Desarrollo Municipal”, Convenio de Préstamo N° 3860-AR BIRF de fecha 18/10/95, que forma
parte del “Programa de Financiamiento a Municipios”.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en
dólares estadounidenses (Cuadro 4).
El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora Nacional sobre la base de los Certificados
de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos N° 22 a 34 relacionadas, emitidos y
presentados al BIRF durante el ejercicio 1999, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos
de su identificación con este dictamen.
7
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los certificados de gastos
que respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que se consideraron
necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I- precedente,
correspondiente al “Segundo Proyecto de Desarrollo Municipal” que forma parte del
“Programa de Financiamiento a Municipios”, resulta ser razonablemente confiable para
sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que
fueron emitidos y presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1999, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3860AR BIRF del 18/10/95.
BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS DEL
“PROGRAMA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL E INVERSIONES SOCIALES
MUNICIPALES”
CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 830/OC-AR Y 932/SF-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de
Desembolsos y Detalles de Pagos relacionados, que fueron emitidos y presentados al Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) durante el ejercicio finalizado el 31/12/99, correspondientes
al “Programa de Desarrollo Institucional e Inversiones Sociales Municipales”, Contratos de
Préstamo N° 830/OC-AR y 932/SF-AR BID, ambos del 05/06/95, que forman parte del
“Programa de Financiamiento a Municipios”.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Solicitudes de Desembolso por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado
en dólares estadounidenses, correspondiente al contrato de préstamo N° 830/OC-AR
BID.
b) Estado de Solicitudes de Desembolso por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado
en dólares estadounidenses, correspondiente al contrato de préstamo N° 932/SF-AR BID.
9
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Ejecutora Nacional y se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los detalles de gastos que
respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Iprecedente, correspondientes al “Programa de Desarrollo Institucional e Inversiones
Sociales Municipales” que forma parte del “Programa de Financiamiento a Municipios”,
resultan ser razonablemente confiables para sustentar las Solicitudes de Desembolsos que
fueron emitidas y presentadas al BID durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1999, de conformidad con los requisitos establecidos en los Contratos de Préstamo N°
830/OC-AR y 932/SF-AR BID del 05/06/95.
BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000.
10
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DE
LOS CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 830/OC-AR Y 932/SF-AR BID Y DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF
“PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO A MUNICIPIOS”
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99)
Al señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Programa de Financiamiento a Municipios”, por ejercicio finalizado el 31/12/99,
se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos de los Convenios de Préstamo que forman
parte del mismo.
Cabe aclarar que el Programa fue ejecutado por una Unidad Ejecutora Nacional (UEN) creada al
efecto, bajo la órbita de la ex Secretaría de Desarrollo Social de la Presidencia de la Nación, y
por Unidades Ejecutoras de las provincias participantes.
A- PRÉSTAMO N° 830/OC-AR BID “Programa de Desarrollo Institucional e Inversiones
Sociales Municipales” suscripto el 5 de junio de 1995 entre la Nación Argentina y el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
1) Introducción: Organismo Ejecutor.
Cumplida. Por Ley N° 25.233 del 10/12/99 se crea el Ministerio de Infraestructura y
Vivienda pasando el Programa a depender de la Subsecretaría de Desarrollo Urbano y
Vivienda del mencionado Ministerio.
11
2) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 180.000.000.-.
La información requerida obra en nota 9 al Balance General al 31/12/99 adjunto al
presente informe (por el Contrato 830/OC-AR el BID desembolsó al 31/12/99 USD
107.926.439,49).
3) Cláusula 1.03: Recursos adicionales.
Al respecto el Programa recibió USD 49.308.520,65 correspondientes a fondos
provenientes del recupero de los créditos del Programa Global de Desarrollo Urbano
(PGDU), según se detalla en el apartado III- 1) de nuestro Dictamen sobre los estados
financieros del Programa al 31/12/99.
4) Cláusula 2.02: Cargos por intereses sobre el capital del préstamo desembolsado.
Cumplida. En concepto de intereses se abonaron USD 5.909.754,86 durante 1999,
conforme el siguiente detalle:
Período
Fecha de Vencimiento
Importe en USD
1° Semestre
05/06/99
2.561.547,96
2°Semestre
05/12/99
3.348.206,90
5) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV).
Cumplida. Durante el ejercicio 1999 se utilizaron recursos del Préstamo por USD
424.000.- para el pago del FIV.
12
6) Cláusula 2.04: Cargos por comisión de crédito.
Cumplida. Durante el ejercicio 1999 se abonaron al BID en concepto de comisiones, los
siguientes importes:
Período
Fecha de Vencimiento
Importe en USD
1° Semestre
05/06/99
348.847,62
2° Semestre
05/12/99
426.205,37
7) Cláusula 3.03: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento.
Cumplida.
8) Cláusula 3.04: Amortización del préstamo PPF N° 761/OC-AR.
Cumplida. Con fecha 01/02/96 el Banco debitó de la cuenta del préstamo la suma de
USD 211.485,87.
9) Cláusula 4.02: Otras condiciones de los sub-préstamos.
Cumplida.
10) Cláusula 4.05: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
Cumplida, no obstante nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
11) Cláusula 4.09: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Cumplida. No obstante, nos remitimos a lo expuesto en nuestro Memorando a la
Dirección que acompaña al presente informe.
13
12) Cláusula 4.10: Estudio de Situación Municipal.
Durante el ejercicio 1999 se procedió a la contratación de 106 consultores individuales
para la realización del citado estudio. Al respecto cabe tener en cuenta nuestros
señalamientos expuestos en el punto B-1. 3) de nuestro Memorando a la Dirección
adjunto al presente informe.
13) Cláusula 4.11: Seguimiento del Programa.
Al respecto la UEN puso a nuestra disposición la nota N° B2662 de fecha 13/08/99 de
elevación del Informe de Ejecución correspondiente al segundo semestre de 1998. Con
respecto al informe de gestión correspondiente al primer semestre de 1999, no obstante
que el Banco considera cumplida la obligación contractual, mediante nota CAR 792/00
del 07/03/00 señala que “...la presentación tardía elimina toda utilidad práctica al
documento enviado”.
B- PRÉSTAMO N° 932/SF-AR “Programa de Desarrollo Institucional e Inversiones
Sociales Municipales” suscripto el 5 de junio de 1995 entre la Nación Argentina y el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
1) Introducción: Organismo Ejecutor.
Cumplida. Cabe las mismas apreciaciones a las expuestas en A- 1) precedente.
2) Cláusula 1.02: Monto del préstamo por USD 30.000.000.-.
La información requerida obra en nota 9 al Balance General al 31/12/99 adjunto al
presente informe (Desembolsos del BID al 31/12/99 por USD 22.728.000.-).
14
3) Cláusula 1.03: Recursos adicionales.
Se reitera la expresado en el punto A-3) precedente.
4) Cláusula 2.02: Cargos por intereses sobre el capital del préstamo desembolsado.
Durante 1999 se abonó en concepto de intereses lo siguiente:
Período
Fecha de Vencimiento
Importe en USD
1° Semestre
05/06/99
338.532,83
2° Semestre
05/12/99
293.013,77
5) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.
El Banco ha tomado recursos de la cuenta del Préstamo por un total de USD 72.000.- por
este concepto en 1999.
C- PRÉSTAMO N° 3860-AR “Segundo Proyecto de Desarrollo Municipal” celebrado el 18
de octubre de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF).
1) Sección 2.01: Monto de préstamo por USD 210.000.000.-.
La información requerida obra en Nota N° 9 al Balance General al 31/12/99 adjunto al
presente informe (desembolsos del Banco Mundial al 31/12/99 por USD 97.822.186,08).
2) Sección 2.02.(b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial.
Cumplida. Se procedió a la apertura de la caja de ahorro en dólares N° 225930/1 en el
Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo.
15
3) Sección 2.04. Comisión de compromiso.
En 1999 se abonaron USD 152.548.- por este concepto, según el siguiente detalle:
Período
Fecha de Vencimiento
Importe en USD
1° Semestre
15/05/99
41.065.-
2° Semestre
15/11/99
111.483.-
4) Sección 2.05: Intereses.
En 1999 se abonaron USD 4.738.701.- según el siguiente detalle:
Período
Fecha de Vencimiento
Importe en USD
1° Semestre
15/05/99
2.173.428.-
2° Semestre
15/11/99
2.565.273.-
5) Sección 3.02: Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultoría.
Cumplida. No obstante, nos remitimos a los señalamientos expuestos en nuestro
Memorando a la Dirección que acompaña al presente informe.
6) Sección 3.05 (b): Contratos subsidiarios.
Conforme nos informara la UEN, no se formalizaron contratos subsidiarios en el período
bajo análisis.
7) Sección 3.07: Informes semestrales.
Al respecto la UEN puso a nuestra disposición la nota SV472 de fecha 23/03/00 de
elevación del Informe de Gestión correspondiente al primer semestre de 1999.
16
8) Sección 4.01: Registros y cuentas independientes.
Cumplida.
BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000.
17
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO A MUNICIPIOS”
CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF Y
N° 830/OC-AR Y 932/SF-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del
“Programa de Financiamiento a Municipios” una serie de comentarios y recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno,
surgidos como consecuencia del examen de auditoría practicado sobre los estados financieros al
31 de diciembre de 1999.
Como parte de nuestros procedimientos de auditoría, se realizaron visitas a tres Unidades
Ejecutoras Provinciales (UEP) participantes del crédito (provincias de Buenos Aires, Mendoza y
Tierra del Fuego), sobre las cuales también se formulan comentarios y recomendaciones.
Con respecto a la UEP de Tierra del Fuego no se encontraron observaciones significativas a
informar.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
18
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/99
1. UNIDAD EJECUTORA NACIONAL – UEN
1) INEXISTENCIA DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
Observación: El Programa no ha implementado un manual de funciones y
procedimientos administrativos que a través de normas internas escritas indique y
delimite las funciones y responsabilidades de sus integrantes.
Comentario de la UEN: El Programa tiene manuales operativos que fueron
oportunamente aprobados por los Bancos, el Gobierno Nacional y los gobiernos
provinciales. En dichos manuales se establecen las funciones de la UEN, las unidades
ejecutoras provinciales y los municipios para la implementación del Programa.
Asimismo dado que la administración de la UEN se desarrolla en el marco del Proyecto
ARG 95/005 suscripto con el PNUD, se utiliza a todos los efectos el Manual de Gestión
de Proyectos.
Complementario a estos manuales de operación se utilizan los manuales de normas y
procedimientos de los Bancos para los procedimientos de contrataciones.
La UEN tiene definido para cada consultor los términos de referencia con sus
respectivas funciones y resultados, los que se ajustan a las funciones del área específica
a la que pertenecen.
Toda la documentación mencionada precedentemente constituye las guías en base a las
cuales ha sido ejecutado hasta la fecha el Programa, siendo extensiva la obligatoriedad
de su cumplimiento para las UEPs y los municipios
Recomendación:
Implementar
un
Manual
administrativos.
19
de
funciones
y
procedimientos
2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Se ha verificado que, en algunos casos, los pagos por los servicios de
consultoría se han realizado en una fecha anterior a la de emisión del respectivo
comprobante (factura o recibo); además, no se pudo constatar la fecha de ingreso en la
UEN de estos comprobantes, por carecer de un sello de recepción.
Comentario de la UEN: En la práctica el Programa formaliza el pago de honorarios
por el principio de lo devengado y la prestación del efectivo servicio; la facturación por
parte de los consultores que emiten recibo se produce una vez que los mismos han
verificado que se han acreditado los fondos en sus respectivas cuentas.
En relación con aquellos que emiten factura se tomarán los recaudos necesarios para
que facturen con una antelación razonable a la finalización del mes, cabe destacar que
por cláusula contractual corresponde que debe estar a disposición de los consultores el
pago de honorarios el último día hábil del mes.
No obstante lo expresado en los párrafos anteriores se tendrá en cuenta la
recomendación formulada.
Recomendación: No librar pagos sin el correspondiente respaldo documental que los
habilite, como así también dejar constancia de la fecha de recepción de la
documentación por parte de la UEN.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. UNIDAD EJECUTORA NACIONAL – UEN
1) REGISTRACIONES
Observación: La registración contable de las cuentas que componen el rubro
“Funcionamiento del Programa” dentro del Activo No Corriente del Balance General al
20
31/12/99 se realizó a través de un único asiento mensual, no teniendo el Proyecto un
subdiario de egresos que respalde la información. No se reflejan los movimientos
analíticos de cada cuenta, resultando dificultoso conformar cada una de las cifras
volcadas en las respectivas imputaciones.
Comentario de la UEN: Si bien es cierto que no se llevan registros subdiarios, sí se
cuenta con planillas hechas en excel, que hacen las veces de subdiario y de ellos se
pueden componer los saldos de los asientos generales.
A partir del ejercicio 2000 se ha implementado un sistema contable que permite conocer
con un alto grado de detalle analítico las registraciones efectuadas.
Recomendación: Atento la metodología aplicada en la registración, asientos
mensuales, llevar subdiarios de ingresos y egresos -en forma analítica y por conceptoque den cuenta de la información registrada.
2) CONCILIACIONES BANCARIAS
Observación: Las conciliaciones bancarias no se encuentran firmadas por la persona
encargada de realizarlas y la responsable de supervisarlas.
Comentario de la UEN: Se procederá a dejar evidencia del control por oposición de
intereses según la observación planteada por la AGN.
Todas las conciliaciones bancarias posteriores al 31/12/99 se encontrarán inicialadas
por la persona responsable de realizarlas y firmadas por el responsable de supervisarlas.
3) PROFESIONALES NACIONALES
Observaciones:
1) Con referencia al Estudio de Situación Municipal, que concluyó con la emisión de un
informe final, se procedió a la contratación de consultores individuales (106
profesionales). Si debido al alto número de consultores individuales la coordinación,
21
la administración o la responsabilidad colectiva se hicieran difíciles, sería preferible
contratar a una firma de consultores.
2) En la mayoría de los casos los currículos (C.V.) no están firmados por los
profesionales a efectos de acreditar su autoría.
3) En la mayoría de los C.V. no consta la fecha de emisión, y en los pocos que se
encuentran, la fecha de los mismos es muy anterior a la del período de contratación
(hasta 5 años).
4) En algunos casos no queda evidenciado el proceso de selección utilizado (ternas);
sólo constan los antecedentes del profesional contratado.
5) En algunos casos se encuentran ternadas personas que, a la fecha de solicitud de
contratación, pertenecían a la planta de consultores de la UEN.
6) Se observó que un mismo profesional se incluye en distintos procesos de selección,
no guardando relación la calificación obtenida en las distintas presentaciones.
7) En algunos casos la solicitud de contratación no tiene fecha, o es posterior a la firma
del contrato.
8) En la mayoría de los casos, los términos de referencia (TOR’s) no están debidamente
firmados por el consultor, tal cual lo expresa el contrato en el punto 1) Objeto y
Funciones, que dice: “...especificado en los términos de referencia que se detallan en
el Anexo, y también suscriben las partes y que forma integrante del presente…”.
9) Se pudo verificar en algunos casos que, si bien los términos de referencia son iguales
para una misma categoría, buscando un determinado perfil profesional, los
consultores seleccionados responden a diferentes profesiones.
10) En la mayoría de los casos las Declaraciones Juradas sobre Incompatibilidades no
están firmadas por el consultor.
11) En ningún caso la constancia de la CUIT se encuentra firmada por el profesional.
12) En algunos casos los comprobantes presentados no cumplen con la normativa fiscal
vigente (Resolución General Nº 3419 de la AFIP-DGI).
13) No se tuvieron a la vista los respectivos informes de avance que condicionaban los
pagos efectuados a los profesionales contratados. De acuerdo a lo manifestado en la
22
nota N° 3707 del PRODISM, de fecha 03/12/99, nos informa que: “Los informes de
avance y los finales de los consultores seleccionados en vuestra muestra se
encuentran comprendidos en un informe final…”.
Comentarios de la UEN:
1) Se quiere dejar en claro que la totalidad de las observaciones se deben al Estudio de
Situación Municipal (ESM). Con respecto a la contratación de 106 consultores a que
se hace referencia, cabe consignar al respecto que compartimos vuestra observación
en cuanto a que hubiese sido más conveniente encargar dicho estudio a una firma
consultora; no obstante la modalidad de contratación adoptada está contemplada en
los procedimientos del BID y fue acordada con dicho organismo. Las contrataciones
fueron avaladas en su totalidad por el BID.
2) En relación a este punto sostenemos que no es condición sine qua non la firma en el
C.V. dado que se entrevistaron personalmente a todos los profesionales.
3) Se ha verificado que solamente 3 C.V. se encuentran en esa situación.
4) Se han efectuado todas las contrataciones siguiendo el método de selección por
ternas; hemos verificado que en 7 legajos omitimos archivar las ternas
correspondientes.
5) Dado que el Estudio de Situación Municipal, como se describió más arriba, se
desenvolvió con independencia respecto de nuestro Programa, 4 consultores que a
esa fecha se encontraban contratados por esta UEN, y dado que dicha tarea les
suscitó un gran interés, por propia decisión decidieron postularse para desempeñarse
en el ESM.
6) En cuanto a lo formulado en este punto cabe destacar que si bien un mismo
profesional está incluido en distintos procesos de selección, esto obedece a que si
dicho profesional no calificó para un determinado puesto, en virtud de sus
antecedentes y de la buena impresión que se tuvo de él en las entrevistas, se lo tuvo
en cuenta para desempeñarse en otras tareas; en cuanto a la calificación o puntaje
asignado a cada uno de ellos se fundamenta en que se han calificado de acuerdo a las
23
características y condiciones de las actividades a desarrollar, así puede comprobarse
que un profesional con mejores antecedentes laborales y académicos en un puesto de
menor rango se lo calificó con menor puntaje dado que el mismo manifestaba tener
dificultades para trasladarse al interior del país, aún cuando el ESM le facilitaba
todos los medios para tal fin.
7) Con relación a esta observación cabe formular que se trató de una omisión
involuntaria, que pudo ser debido a que dicha documentación era objeto de continuos
traslados desde las oficinas del ESM hacia las nuestras.
8) Se reitera lo señalado en 7) precedente.
9) Lo que se ha ponderado es la capacidad e idoneidad del profesional contratado.
10) a 12) Se reitera lo señalado en 7) precedente.
13) Los consultores, a medida que iban desarrollando sus actividades, las informaban
por escrito a su superior; a fin de mes debían presentar un informe al Coordinador
acerca del grado de avance en que se encontraba la confección del informe final. La
UEN aprobó pagos en función de estos informes y de los informes de avance que
oportunamente fueron presentados por el Coordinador del ESM al Coordinador
Ejecutivo del Proyecto.
Recomendaciones:
1) Evaluar previamente la metodología de contratación de los servicios profesionales
para una actividad específica.
2) y 3) A efectos de mejorar la calidad de la información se recomienda que la
documentación presentada en todos los casos esté debidamente suscripta y fechada.
4) Mantener legajos completos de los profesionales contratados por el Proyecto.
5) Tener en cuenta el régimen de incompatibilidades, respecto a las restricciones para
ser contratados como profesionales del Proyecto.
6) Mejorar el procedimiento de búsqueda y evaluación de un mínimo de tres postulantes
en la selección de consultores.
7) Controlar la documentación que respalda las contrataciones.
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8) Dejar debidamente suscriptos los respectivos términos de referencia que forman
parte del contrato.
9) En el proceso de selección y evaluación, constituir ternas con consultores cuyas
profesiones respondan al perfil buscado.
10) a 12) Profundizar los controles administrativos de la documentación.
13) Dar cumplimiento a lo estipulado en los respectivos términos de referencia que
forman parte de los contratos suscriptos con los consultores del Proyecto, respecto
a la obligación de presentar informes de avance que permitan controlar y evaluar el
grado de cumplimiento de las tareas encomendadas.
4) VIAJES Y VIATICOS
Observaciones: Del análisis efectuado sobre una muestra de los gastos realizados por el
Proyecto en concepto de viáticos sobre el convenio del Estudio de Situación Municipal
se observó lo siguiente:
a) En la mayoría de los casos no se adjunta a la documentación respaldatoria los
respectivos comprobantes que acrediten la realización de la comisión.
Al cierre de nuestras tareas en campo no tuvimos a la vista la documentación
solicitada, dado que la misma se encuentra en el Ministerio del Interior según nos
informó la UEN mediante nota N° 001 del 04/01/00.
b) Algunos recibos de cobro de viáticos por parte de los consultores no estaban
fechados.
c) La convalidación de los viajes en el Documento de Proyecto (Línea presupuestaria
15.01-viajes de supervisión a las Provincias) por parte de la Subsecretaría de
Cooperación Internacional de la Cancillería fue de fecha 14/01/99, mientras que los
viajes se realizaron a partir del mes de noviembre de 1998. Téngase en consideración
también que los contratos de los consultores se perfeccionaron a partir de enero de
1999.
d) Para la liquidación y pago de los viáticos se procedió a efectuar retiros bancarios por
montos globales, sumas que fueron entregadas en efectivo a personal perteneciente a
25
la Secretaría de Asistencia Financiera a las Provincias.
Comentarios de la UEN:
a) Lo solicitado en este ítem no se le facilitó a los auditores dado que nunca estuvieron
en nuestro poder. En relación con este tema la UEN verificó que los consultores
viajaron y el programa pagó viáticos de viajes que efectivamente se realizaron (tal
como fue convalidado por el Coordinador del ESM y verificado por nosotros). Los
vouchers no están en nuestro poder dado que no fueron pagados ni tramitados por
nuestro programa.
b) Se toma conocimiento de esta observación y se procederá en lo sucesivo a que todos
los recibos se encuentren debidamente fechados.
c) La totalidad de los viajes fueron convalidados por la Secretaría de Cooperación
Internacional de la Cancillería. Procedimiento aceptado por el PNUD.
d) Tomado conocimiento de esta observación se tomarán las medidas pertinentes a
efectos de un mayor control interno.
Recomendaciones:
a) Mantener archivos completos de la documentación respaldatoria, a efectos de un
correcto control de las liquidaciones de viáticos practicadas por el Programa, con el
suficiente respaldo documental (pasajes) que habilite los pagos efectuados bajo el
concepto mencionado.
b) Profundizar los controles de la documentación de respaldo.
c) Solicitar las autorizaciones correspondientes con la debida antelación y dar
cumplimiento a lo establecido en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por
el Gobierno, del PNUD (Capítulo III – Recursos Humanos -, punto 91 “Personal
profesional técnico y administrativo contratado por el Proyecto”) respecto a quienes
pueden viajar.
d) Como norma básica de control interno, se recomienda canalizar y documentar todos
los pagos a través del banco -excepto aquellos que se realizan a través de caja chica-,
26
ya sea por emisión de cheques o transferencias bancarias.
5) LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS FINANCIEROS A PROVINCIAS
Observaciones:
a) Las fechas de corte para la determinación de los servicios financieros semestrales
(intereses y comisión de compromiso) a cargo de las provincias participantes
preparadas por la UEN no son homogéneas para los distintos semestres ni entre las
distintas provincias. Las diferencias se prorratean en base al cupo asignado a cada
provincia participante.
b) Se observaron errores de cálculo y de carga de datos (tasas, nuevos cupos, etc.).
c) Con referencia a los señalamientos expuestos en a) y b) precedentes, las diferencias
se compensan al momento de completar las liquidaciones cargando los fondos no
distribuidos que se prorratean en base al porcentaje de participación que en el
préstamo tiene cada provincia participante.
Comentario de la UEN: Se ha tomado nota de las observaciones señaladas y durante el
presente ejercicio se ha procedido a corregir lo señalado al efectuar el cálculo de
intereses y comisión de compromiso a las provincias.
Recomendación: Homogeneizar y controlar oportunamente la liquidación de servicios
financieros a las provincias.
2. UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE BUENOS AIRES
1) ANTECEDENTES DE CONTRATACION
Observación: No se encontraba la totalidad de la documentación que respalda los
antecedentes de contratación sobre las obras muestreadas y existían documentos que no
se encontraban debidamente foliados ni ordenados cronológicamente.
Comentario de la UEP: Es necesario dejar expresamente establecido que, tal como lo
27
prevén las normas del Programa, se ha asistido a los auditores facilitándoles la totalidad
de la información disponible y solicitada para el cumplimiento de sus funciones,
estando las mismas en el propio orden cronológico de remisión municipal de
documentación pertinente.
Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación y ordenados en
forma cronológica.
2) INVERSIONES - OBRAS
Observaciones: Con relación al análisis del expediente de la obra “Puente sobre nivel
Av. Colón Municipalidad de Olavarría” se ha determinado lo siguiente:
1) La documentación técnica en que se basó el llamado a licitación de la obra fue
realizada a través de la contratación de una consultora. Del análisis de las circulares
aclaratorias a los adquirentes de los pliegos y que abajo se describen, se desprende
que el municipio no aceptaba variantes de ningún tipo al proyecto presentado, ni el
oferente debía prever el análisis de suelos y verificación de la estructura proyectada.
- Circular N°2
Verificación de la fundación adoptada
La consultora autora del proyecto y diseño de la obra, ha ejecutado el
correspondiente estudio de suelos y verificación de estabilidad, deslizamiento,
presiones en el suelo, etc. de la estructura proyectada.
Verificación de la estructura proyectada
La consultora ha efectuado el correspondiente estudio estructural del puente.
- Circular N°4
Presentación de alternativas al proyecto, al sistema de fundación o forma de vigas.
No se consideran alternativas, debiendo el proponente adjuntar su oferta a los
requerimientos solicitados en el Pliego de Bases y Condiciones.
28
De lo expuesto se desprende que la obra a licitar contaba con un proyecto definido,
cálculo estructural completo, estudio de suelos realizado y emplazamiento definido.
Era una estructura donde la forma, las dimensiones, las solicitaciones y los
materiales estaban perfectamente determinados. Lo señalado daba lugar a requerir un
sistema de contratación por un precio global, total e invariable, para la realización
total de la obra (ajuste alzado), sin embargo, se adoptó el sistema de contratación por
precios unitarios y unidad de medida, es decir, el cómputo métrico oficial es sólo a
los efectos de hacer las ofertas comparativas. Para la certificación se paga la obra
realmente ejecutada multiplicada por precios unitarios de la oferta.
2) Se verificaron incongruencias entre lo establecido en el Pliego de Bases y
Condiciones (forma de contratación por unidad de medida) y los Pliegos de
Especificaciones Técnicas donde, como forma de pago de los rubros, se establece
por ejemplo: “no se pagará ningún exceso de volumen de terraplén sobre el
teóricamente calculado en los cómputos de la obra...”, “El contratista deberá tener en
cuenta en su presupuesto posibles diferencias, no admitiéndose con posterioridad a la
firma del contrato ningún tipo de reclamo motivado por dichas diferencias”.
Cabe señalar que si no se permite la modificación del cómputo y el precio unitario
es invariable, conlleva una forma de contratación por ajuste alzado.
Tales incompatibilidades entre ambos pliegos motivaron que en la circular N° 2,
Propuesta 5, el licitante deba ratificar la vigencia del sistema de contratación por
unidad de medida y anular expresamente y dejar sin valor alguno, todas aquellas
disposiciones del Pliego de Bases y Condiciones en cuanto se opongan al punto
mencionado. Tal aclaración fue motivada por consultas de oferentes que solicitaban
cómo se medían y certificaban ciertos rubros o mayores volúmenes de hormigón, por
ejemplo.
3) Se denotaron tres imprecisiones en la documentación licitatoria, ya advertidos por
los oferentes en las consultas realizadas, que incidieron en el desarrollo de la obra:
29
a.- Interferencias en la zona de la obra.
Ante consulta en la que se solicita plano de interferencias en la zona de la obra,
sobre todo en correspondencia con la excavación de las fundaciones, por circular
se adjunta fotocopia de descripción de infraestructura de servicios afectada por la
obra y se explícita: “en aquellos sitios donde hay cruces de cañerías o cámaras
que interfieren la implantación del puente se realizarán los desplazamientos
necesarios,
asumiendo
la
empresa
constructora
los
costos
de
esas
modificaciones”. Cabe señalar que en el cómputo oficial no hay abierto ningún
plazo previo al inicio de las excavaciones para el conocimiento de la
infraestructura de servicios, por ende, debería deducirse que el costo y el tiempo
están incluidos en los ítems excavación de pilas (N° 1) y excavación base estribos
y muros de contención (N° 2), ambos computados en la unidad metros cúbicos,
usual en el rubro excavación e inusual para certificar corrimiento de servicios
públicos. No se verifica su incidencia en el análisis de precios de la oferta.
b.-Demolición y reconstrucción de pavimento de hormigón.
Por circular se contesta una consulta referida a la demolición y reconstrucción de
aproximadamente 1200 m2 de pavimento de hormigón, afectado por las
excavaciones. Se responde que deberá considerarse en el ítem correspondiente.
Si el ítem es el N° 13, pavimento de hormigón, no tiene incidencia en el análisis
de costos ni en el inicio de obra para el plan de trabajos correspondiente.
Las imprecisiones descriptas influyeron en la propuesta posterior de la empresa
que hizo la consulta, es decir, eliminó las tareas indefinidas a su cargo incluidas
en los ítems 1 y 2 y la demolición de pavimento que debería haber previsto en el
ítem pavimento de hormigón (creó un ítem nuevo N° 23 que engloba demolición
de pavimento y remoción de instalaciones).
30
c- Espesor de las vigas en ítems N° 8 y 9.
Los oferentes, mediante consultas previas, habían advertido sobre la
inconveniencia de prever un espesor de alma de vigas de 14 cm. dado que no
pueden colocarse, en ese espesor, hierros convencionales o armaduras de
pretensado. Las respuestas por circular fueron que el excedente de hormigón para
ejecutar las vigas será certificado por lo realmente ejecutado. Cabe señalar que las
vigas fueron incluidas en el cómputo oficial como unidad en sí misma.
Resultó no verificable el análisis realizado por el municipio para reconocer el
aumento de costos solicitado por la contratista que implicó el reconocimiento de
un 34 % adicional del valor unitario de la viga en un caso y de un 10 % en el otro.
4) A cuatro días de la firma del contrato, la empresa contratista advierte por nota a la
municipalidad sobre la existencia de instalaciones subterráneas que requerían
remociones, inconvenientes a peatones y vehículos, demoras en la ejecución, etc.. La
empresa aduce el cumplimiento del artículo 32 del Pliego de Bases y Condiciones,
referido al aviso sobre futuros eventos probables que puedan perjudicar la calidad de
los trabajos, elevarse el precio del contrato o demorar la ejecución de la obra.
Propone modificar las fundaciones del puente y muros de contención de los
terraplenes.
Se considera que las circunstancias aludidas eran conocidas por los oferentes y
preexistentes. Además, la modificación cambió la conformación de los ítems (se
anularon, se crearon y se modificaron ítems). Las variaciones sustanciales a la
documentación de licitación implican cambios a la documentación que podrían
alterar el pie de igualdad de los otros oferentes dado que ofertaron sin posibilidad de
plantear alternativas.
El proyecto base evidentemente no fue la respuesta más adecuada a las necesidades
del municipio dado que el planteo de la empresa fue aceptado por el proyectista y el
municipio sin observaciones.
31
Con respecto a la actuación de la Unidad Ejecutora Provincial en la aprobación de la
modificación, cabe destacar las observaciones que realizó con respecto a los precios
reconocidos de las variantes señaladas, en donde no hubo acuerdo por parte de la
UEP. Tal situación derivó en diferencias entre la relación Municipio/ Contratista con
respecto a la relación Municipio/UEP.
- La primera diferencia, a través del reconocimiento de los cambios de proyecto por
parte de la Municipalidad que se refleja en la certificación de obra de acuerdo a la
modificación del contrato.
- La segunda diferencia, se denota en un certificado distinto al real que es el
elevado a la UEP de acuerdo a la valoración reconocida por la misma.
Respecto a esta situación se plantea lo siguiente:
- La empresa ejecuta la obra a partir del 8 de marzo de 1999, presentando a la UEP
los certificados de obra N° 1 a 4 de acuerdo a los ítems originales, no tomando las
modificaciones al proyecto. Como resumen de éstos el Municipio envía a la UEP
el Certificado N° 1 de acuerdo a los ítems reconocidos por esta última, los cuales
resultan diferentes.
La documentación de respaldo (facturas, recibos) para el cobro de los importes
correspondientes, responden a las certificaciones efectuadas por la empresa y
presentadas al Municipio, razón por la cual esta Auditoría observó la no
verificación por parte de la UEP de la coincidencia entre la certificación y
facturación enviada en cada solicitud de fondos provinciales.
Comentarios de la UEP:
1) Cabe destacar que los modelos del B.I.R.F. del Pliego de Bases y Condiciones para
licitaciones públicas nacionales de obras, presentan la modalidad alternativa de
ejecutarse por unidad de medida o por precio global alzado. Estas alternativas de
ejecución las prevé el Programa mismo. Es el Municipio quien elabora su proyecto y
realiza su ejecución y quien decide en función de la obra a realizar la modalidad que
considera pertinente. Es necesario tener en cuenta que en el sistema de ejecución por
32
precios unitarios o unidad de medida, el precio se fija para cada uno de los elementos
o ítem que componen la obra, siendo la especie aplicable a la presente obra la de
“unidad en el conjunto” en la cual cada pieza o medida no es tomada como una obra
independiente en si misma, sino que a lo que se atiende es al todo de la construcción,
que es la sumatoria de dichas piezas o medidas, en las que cada una de ellas tiene
establecido su precio, siendo la totalidad del importe de la obra la adición de las
piezas o medidas ejecutadas. De allí que en este caso, el contratista se compromete a
entregar una obra completa, y por ello, la comuna ha considerado que atendiendo a la
naturaleza de la obra este sistema era el mas adecuado.
2) Con respecto a lo observado cabe señalar que antes de la apertura de ofertas de la
licitación en cuestión, las supuestas incongruencias aludidas (contratación por
unidad de medida – forma de pago de los rubros) se tornan inexistentes con la
circular N° 2. Además, la solicitud de aclaraciones son de uso frecuente por parte de
los oferentes y el mismo Pliego posibilita recurrir a esta variante que hace a la
transparencia del procedimiento licitatorio.
3) a- Es necesario destacar que según el art. 13.2 de “Precios de Oferta” de la Sección 1
-Instrucciones a los licitantes del Pliego- “el contratante no pagará los rubros
ejecutados para los cuales el licitante no hubiera incluido precios o tarifas, por
cuanto se considerarán comprendidos en los demás precios que figuran en la lista
de cantidades”.
b- Acorde a lo citado precedentemente la demolición de pavimentos se contemplaba
en los ítems 1 y 2 de excavación de pilas y estribos. Las modificaciones de
proyecto, aprobadas por el Municipio según decreto municipal 626/99, suprime
algunos ítems y crea otros, entre los cuales se encuentra el de demolición de
pavimento (ítem 23).
c- Se señala que los pedidos del Municipio al respecto fueron respondidos por esta
Unidad Ejecutora a través de la nota N° 1492/00, rechazándose expresamente los
mismos.
4) En cuanto a la modificación del contrato, cabe señalar que la misma no afecta en
33
modo alguno a la administración que esta UEP tiene sobre el Programa y por ende no
impacta de ninguna manera en el financiamiento de la obra ni en el contrato de
subpréstamo, puesto que, conforme nota del Municipio, la comuna declara hacerse
cargo del 100 % del costo de los ítems correspondientes a la ejecución de los estribos
del punto en cuestión. De esta forma queda claro que el Municipio, en el marco de la
autonomía constitucionalmente reconocida, asumió per se los costos mencionados y
se obligó en ese sentido contractualmente con la contratista, no afectando de manera
alguna la relación Municipio/UEP.
Teniendo en cuenta la certificación de obra, es menester destacar que hay una única
certificación, desdoblada en la parte financiada por la UEP y la financiada por el
Municipio, como correlato lógico de lo precedentemente expuesto.
La empresa contratista realiza una única facturación, la cual obviamente es reflejo de
las modificaciones aceptadas por el Municipio, y de la cual, esta UEP, sólo reconoce
aquellos ítems que tienen que ver con lo efectivamente aprobado por la misma,
debiéndose discriminar los rubros que reconoce el Municipio y de los que por
consiguiente el mismo se hace cargo.
Cabe dejar debidamente aclarado que hay una verificación de la obra por parte de los
supervisores y actas de mediciones de la misma, por ende el seguimiento de la
construcción implica un adecuado reconocimiento por parte de esta UEP de aquellos
ítems a los que corresponde pago en el marco del contrato de subpréstamo y a lo
expresamente reconocido, siendo lo demás competencia del municipio.
Recomendaciones:
1) En los casos en que la obra cuente con un proyecto definido, se recomienda aplicar el
sistema de “ajuste alzado”.
2) En lo sucesivo deberán tomarse en consideración las formas establecidas de
contratación (sistemas por unidad de medida o por ajuste alzado). El proceso que nos
ocupa indica que los precios unitarios cotizados constituyen la oferta del oferente en
este sistema y durante la realización de los trabajos serán aplicados a las cantidades
34
de obra realmente ejecutadas dentro de cada ítem o partida; a los efectos del pago,
por consiguiente, todo exceso que se produjera en la realización de los trabajos daría
la posibilidad de eventuales reclamos por parte de la contratista.
3) No obstante lo manifestado por la UEP, respecto a que “el contratante no pagará los
rubros ejecutados para los cuales el licitante no hubiera incluido precios o tarifas, por
cuanto se considerarán comprendidos en los demás precios que figuran en la lista de
cantidades”, por modificación al proyecto original se crea el ítem 23 (Demolición de
pavimento, canteros y remoción de instalaciones).
4) No obstante lo señalado por la UEP debe aclararse que el proyecto fue modificado
parcialmente con posterioridad a la adjudicación de la obra licitada, no habiendo
ofrecido alternativa alguna a los demás oferentes.
Con referencia a los certificados de obra, éstos se definen como actos administrativos
que revisten la forma de instrumento público, prueban la existencia de un crédito,
parcial o definitivo, a favor de un contratista de obra pública. Además debe reflejar la
constancia de la realización de un monto de obra que la administración ha verificado
y certificado (constituyéndose como único).
3. UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE MENDOZA
1) ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN
Observaciones:
a) La UEP no mantiene archivos completos sobre la documentación que respalda los
antecedentes de contratación. A su vez los expedientes no estaban debidamente
foliados ni ordenados cronológicamente.
b) Licitación Publica Nacional “ Pavimentación 271 cuadras de la Ciudad de Tunuyán
con Pavimento Flexible (s/Expte. Municipal 4150/97)”:
1- En el Pliego de Bases y Condiciones no se incluye metodología de evaluación de
las ofertas.
35
2- En el acta de precalificación de las propuestas técnicas se rechazó una oferta por
error en la Garantía de Oferta (la cifra consignada de pesos treinta y dos mil
doscientos dieciocho era menor en mil pesos al presupuesto oficial consignado en
el artículo 5 del Pliego de Bases y Condiciones Generales).
3- Se plantearon observaciones por parte de uno de los oferentes sobre la
conformación de la grilla de pre-calificación de las empresas seleccionadas en la
licitación que nos ocupa (ofertas N° 7 y 9, una de las cuales resultó ganadora),
según se detalla a continuación:
Oferta N° 7: Es deudora del Fondo Residual del Banco de Previsión Social por la
suma de pesos novecientos veintiocho mil quinientos veintidós con 52/100
(928.522,52) que hacen que se la califique como deudor de alto riesgo para
contrataciones publicas y privadas.
Oferta N° 9: Esta empresa tiene 62 planteos judiciales y bancarios, con una deuda
detectada que asciende a pesos dieciséis millones setenta y nueve mil
(16.079.000.-) y la central de riesgos del BCRA la califica como “incobrable
máxima”.
En respuesta a los planteos citados por una de las oferentes, los integrantes de la
comisión de preselección y preadjudicación de la licitación referida informan que,
si bien las presentaciones no constituían formales impugnaciones, luego de un
detenido estudio de las mismas como así también de las respuestas dadas por las
empresas se llegó a la conclusión que no se podía excluir a éstas, puesto que no se
detectaron omisiones o informes falsos, considerando que no había mérito para
excluir a las empresas objetadas.
Comentarios de la UEP:
a) Se ha tomado nota de la observación y durante el corriente año consultores de la
UEN han realizado visitas a la UEP a los efectos de apoyar en la organización, en el
mantenimiento de los archivos y en efectuar las correcciones necesarias.
36
b) 1- En el caso de que el licitante desee hacer conocer a los oferentes la metodología
de precalificación, la deberá incluir en el pliego particular de bases y condiciones.
El conocimiento de la metodología por parte de los oferentes no constituye una
exigencia de la normativa del Programa, razón por la cual, el licitante está
facultado a no dar a conocer la misma hasta la notificación a todos ellos acerca del
resultado de la precalificación. En la licitación de la referencia, el Municipio optó
por no incluir la metodología en el pliego particular de bases y condiciones.
2- El motivo del rechazo de la propuesta se encuentra debidamente fundamentado en
el dictamen elaborado por la Comisión de Precalificación, la cual cita legislación
vinculada a la justificación de su inadmisibilidad. Concluye el dictamen en
considerar que la diferencia en el monto consignado en la garantía con el exigido
por el pliego constituye un error fundamental e inexcusable.
3- El motivo de la admisión de las dos ofertas cuestionadas se encuentra
debidamente fundamentado en el dictamen elaborado por la Comisión de
Precalificación. En dicho documento se argumenta que el resultado de la
evaluación realizada por la Comisión con respecto a las dos empresas
cuestionadas es producto de haber aplicado rigurosamente la metodología de
evaluación definida en los pliegos, eliminando todo tipo de subjetividad o
discrecionalidad. En consecuencia, lo que prevaleció en dicha instancia para
despejar cualquier duda respecto a la admisibilidad de dichas ofertas es la
verificación de la exactitud de la información suministrada y, como en tal sentido,
los análisis y las investigaciones realizados confirmaron la veracidad de los datos
suministrados, la comisión consideró que no existía mérito para proceder a
desestimar a las dos ofertas, lo que confirmó y ratificó su posición inicial. Como
consecuencia de ello, rechazó la objeción por improcedente.
Cabe destacar que las mismas objeciones que se presentaron en el Municipio, la
UEP y la UEN fueron también notificadas al BID. A raíz de ello, el Banco solicitó
que se lo mantuviera informado de la evolución del tema, requisito que fue
cumplido por la UEN mediante sendos envíos de la documentación pertinente.
37
Recomendaciones:
a) Mantener archivos completos de la documentación y ordenados en forma
cronológica.
b) No obstante lo señalado por ustedes, indicar y aprobar la metodología de
precalificación previamente a la fecha de apertura de las ofertas.
BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000.
38
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO A MUNICIPIOS”
CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF
Y N° 830/OC-AR Y 932/SF-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Tal como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la
Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para
la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Circularización de saldos;
- Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos;
- Conciliaciones y reconciliaciones bancarias;
- Inspecciones oculares;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis de la metodología para la adquisición de bienes y servicios;
- Cotejo de orígenes con información de terceros (BIRF/BID/Nación);
- Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del
período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo N° 3860-AR BIRF;
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- Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de solicitudes de
desembolso del período, conforme las estipulaciones de los Contratos de Préstamo N°
830/OC-AR y 932/SF-AR BID;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría, en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
El análisis realizado por esta auditoría comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes (fuentes BID, BIRF y Nación); y
- el 46,94 % del rubro créditos y el 32,48 % de las inversiones efectuadas por las Unidades
Ejecutoras de las Provincias de Buenos Aires, Mendoza y Tierra del Fuego, correspondientes
a las transacciones del ejercicio 1999 incluidas en las cuentas de orden al 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que, tanto la Unidad Ejecutora Nacional como las
Unidades Provinciales visitadas, no obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el acceso a la
documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000.
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