2000_094_10info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE BECAS ESTUDIANTILES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID
(Ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el
apartado I- siguiente, por los ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 y el 31 de
diciembre de 1998, correspondientes al “Programa de Becas Estudiantiles”, financiado
parcialmente con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1031/OC-AR, suscripto el
4 de agosto de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Secretaría de Programación y Evaluación
Educativa del Ministerio de Cultura y Educación (MCyE), mediante una Unidad Coordinadora
dependiente de la Dirección Nacional de Programas Compensatorios de la Subsecretaría de
Gestión Educativa, creada al efecto.
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I-
ESTADOS AUDITADOS
A- Ejercicio 1997
a) Estado de Situación Patrimonial al 31 de diciembre de 1997 y notas explicativas N°
1 y 2 que forman parte del mismo, expresado en pesos.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el período comprendido entre el 4 de
agosto y el 31 de diciembre de 1997, expresado en pesos.
c) Estado de Evolución del Patrimonio Neto por el período comprendido entre el 4 de
agosto y el 31 de diciembre de 1997, expresado en pesos.
d) Estado de Inversiones efectuadas al 31 de diciembre de 1997, por Categoría de
Inversión y por Fuente de Financiamiento, expresado en pesos.
e) Información Financiera Complementaria que incluye:
1- Anexo de Inversiones correspondiente al Componente Becas de Retención
Escolar pagadas, por provincia, por el período comprendido entre el 4 de agosto y
el 31 de diciembre de 1997, expresado en pesos.
2- Anexo de Inversiones correspondiente al Componente Mejoría de la Calidad
Educativa, por provincia, por el período comprendido entre el 4 de agosto y el 31
de diciembre de 1997, expresado en pesos.
2
B- Ejercicio 1998
a) Estado de Situación Patrimonial al 31 de diciembre de 1998 comparativo con el
ejercicio anterior expresado en pesos, y notas explicativas N° 1 a 5 que forman parte
del mismo.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el período comprendido entre el 1º de
enero y el 31 de diciembre de 1998 comparativo con el ejercicio anterior, expresado
en pesos.
c) Estado de Evolución del Patrimonio Neto por el período comprendido entre el 1º de
enero y el 31 de diciembre de 1998 comparativo con el ejercicio anterior, expresado
en pesos.
d) Estado de Inversiones efectuadas al 31 de diciembre de 1998, por Categoría de
Inversión y por Fuente de Financiamiento expresado en pesos.
e) Información Financiera Complementaria que incluye:
1- Anexo de disponibilidades correspondiente a “Cuenta Escuelas” al 31 de
diciembre de 1998 por provincia, expresado en pesos.
2- Anexo de Inversiones correspondiente a Becas de Retención Escolar pagadas, por
provincia, acumulado al 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos.
3- Anexo de Inversiones correspondiente a Mejoría de la Calidad Educativa, por
provincia, acumulado al 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos.
Los mencionados estados surgen del sistema contable utilizado por la Unidad
Coordinadora del Programa (UCP) y son de su exclusiva responsabilidad. Los
estados definitivos fueron oficialmente recibidos por esta auditoría con fecha 2 de
julio de 1999 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
3
este dictamen. Por otra parte, se deja constancia que las respuestas a las
observaciones formuladas en el Memorando a la Dirección fueron recepcionadas con
fecha 13/10/99.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el correspondiente
examen de auditoría, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 13/01/99 y el
18/08/99 y el 13/10/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las
circunstancias, excepto por lo que a continuación se indica:
1) No hemos podido determinar la integridad y composición del Componente Mejoría de
la Calidad Educativa referente a adquisiciones de libros, atento que la UCP no cuenta
con información detallada respecto a dichas inversiones realizadas en textos; la
información es suministrada (conjuntamente con la relacionada a subsidios para
equipamiento y a consultoría) por la Dirección Nacional de Programas Compensatorios,
la cual informa anualmente al Programa el importe global de dichas inversiones, para
ser incorporado en la contabilidad del Programa como contraparte local.
2) Por otra parte, de los expedientes de adquisiciones de textos, muestreados sobre la base
de la información remitida al BID, no hemos podido visualizar la documentación
respaldatoria de los pagos a los proveedores, del ejercicio 1997 que ascienden a USD
2.004.500.- y de inversiones del ejercicio 1998 por USD 2.236.234,30.
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3) La información suministrada por la UCP (listado de productos remitidos a las
provincias) con relación a la distribución de libros a las escuelas durante los ejercicios
1997 y 1998 resulta inconsistente con las cantidades adquiridas según los expedientes
seleccionados, verificándose faltantes o excedentes que no fueron conciliados por el
auditado.
A su vez no se ha podido visualizar la documentación respaldatoria (remitos) del 61,7
% y del 24,7 % de las inversiones muestreadas correspondientes a los ejercicios 1997 y
1998, respectivamente, de la entrega de libros y bibliotecas a las escuelas.
4) No nos fue suministrada información respecto a si los subsidios para equipamiento
contabilizados en el Componente Mejoría de la Calidad Educativa fueron efectivamente
utilizados en el período auditado (oportunidad, monto y concepto). Tampoco se obtuvo
respuesta de las Unidades Coordinadoras Provinciales a la solicitud de certificación de
las aplicaciones de los fondos realizadas con los subsidios transferidos a las escuelas
durante los ejercicios 1997 y 1998.
Por lo expuesto, no pudimos determinar, al cierre de los ejercicios auditados, si los
importes transferidos se encuentran pendientes de aplicación y si los fondos fueron
utilizados conforme al objeto del subsidio. Los importes contabilizados al cierre del
ejercicio 1997 ascienden a USD 6.259.000.- y al cierre del ejercicio 1998 ascienden a
USD 29.296.773.-.
5) No se ha podido obtener documentación respaldatoria de las inversiones en consultoría
contabilizadas como Apoyo Técnico-Aporte Local por USD 439.915.- correspondiente
al ejercicio 1998, no pudiéndose validar la integridad de los importes contabilizados en
relación con la información aportada por el auditado.
6) No se ha podido visualizar la documentación respaldatoria
de una parte de las
erogaciones (informes finales de consultoría que condicionaban el pago de los
honorarios) efectuadas en el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 1998
contabilizadas en la cuenta Apoyo Técnico – BID que asciende a USD 10.130.-.
7) No se ha tenido a la vista el registro de los adultos responsables de los menores
beneficiarios en el cual debe constar los datos y la firma o impresión dígito pulgar de
5
cada adulto habilitado para el cobro de las becas, pues los registros se encuentran en las
escuelas de origen de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 61 del Reglamento
Operativo para 1997 y artículo 52 del Reglamento Operativo para el ejercicio 1998. Lo
expuesto no nos permitió verificar si la persona firmante del cobro es la designada para
ello, atento que se han observado 16 casos correspondientes al ejercicio 1997, en los
cuales cobran el director de la escuela, docente, vecina, amiga de la madre y personas
no identificadas.
8) En todos los casos analizados del pago de becas a través del Banco Nación (ejercicio
1998) se verificó que en el Formulario de Pago no se identifica a quien pertenece la
firma del adulto responsable que cobra el beneficio. Cabe aclarar que en dicho
formulario pueden figurar más de un adulto responsable por cada beneficiario. En tal
sentido el banco asume la responsabilidad, pues el adulto responsable se presenta para
el cobro con la correspondiente Orden de Pago emitida por el sistema de pago y
rendición de becas, debiendo el Banco verificar el documento de identidad con la
información consignada en los Formularios de Pago que se encuentran en su poder.
9) Cabe aclarar que, dada la dispersión geográfica y atomización de los gastos
involucrados relacionados al otorgamiento y pago de becas, se realizó muestreo
estadístico (método sistemático de probabilidades) para su análisis.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) En el 28,94 % de los casos analizados se observó documentación de rendiciones de
becas estudiantiles con enmiendas y correcciones, en el 11,79 % documentación en
copia simple y en el 20,51 % documentación sin la firma de los externos que
participaron del Acto Público de Pago.
2) Se detectaron casos en los que la edad de los alumnos becados excede a la
correspondiente al nivel de estudios que se encuentran cursando conforme lo dispuesto
por el art. 8º inc. b) del Reglamento Operativo aprobado por Resolución Nº 1294/97
6
MCyE y Resolución Nº 827/98 MCyE. El importe de las becas otorgadas en estas
condiciones ascendería a aproximadamente USD 408.900.- según la proyección directa
del error detectado en la muestra (195 casos), sobre el universo de las becas otorgadas
en el ejercicio 1997. Cabe aclarar que en el ejercicio 1998 sólo se detectó un caso de la
muestra analizada (196 casos).
3) La cuenta Apoyo Técnico – Nación Argentina no incluye, al 31/12/98, USD 263.783.como consecuencia que no fueron contabilizados con cargo al Programa los débitos por
el servicio prestado por el Banco de la Nación Argentina, sucursal Plaza de Mayo
relacionados con la acreditación de los fondos a las cuentas escuelas (cajas de ahorro) o
por pagos “por planilla”, según convenio suscripto entre el citado Banco y el Ministerio
de Cultura y Educación.
IV- DICTAMEN
Debido al efecto muy significativo que sobre la revisión de los estados financieros
representan las limitaciones expuestas en los puntos 1) a 6) del apartado II- anterior esta
Auditoría General de la Nación no se halla en condiciones de opinar y no opina sobre los
estados financieros e información financiera complementaria del “Programa Nacional de
Becas Estudiantiles” al 31 de diciembre de 1997 y al 31 de diciembre de 1998 detallados
en I-, tomados en su conjunto. Sin embargo en opinión de esta Auditoría General de la
Nación, sujeto a lo expuesto en los puntos 7) y 8) del apartado II- anterior y excepto por lo
expuesto en el apartado III- precedente, las cuentas Becas de Retención Escolar, Apoyo
Técnico – BID, y Fondo de Inspección y Vigilancia, se encuentran adecuadamente
expuestas de conformidad con prácticas contables usuales en la República Argentina y con
los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1031/OC-AR de fecha 04/08/97.
BUENOS AIRES 28 de octubre de 1999.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID
“PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE
JÓVENES-SUBPROGRAMA DE BECAS DE RETENCION ESCOLAR”
(Ejercicios finalizados el 31/12/97 y el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por los ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 y el 31 de diciembre
de 1998, correspondientes al “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de
Jóvenes - Subprograma de Becas de Retención Escolar”, se ha examinado el cumplimiento y
observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 1031/OC-AR
suscripto el 4 de agosto de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (B.I.D.).
La ejecución del proyecto es llevada a cabo por la Secretaría de Programación y Evaluación
Educativa a través de la Dirección de Nacional de Programas Compensatorios del Ministerio de
Cultura y Educación.
a) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 218.484.848.-.
El monto total desembolsado por el B.I.D. al 31/12/98 ascendió a USD 60.113.064,58
(incluyendo los cargos correspondientes a fondo para inspección y vigilancia generales (FIV)
por USD 567.470,58).
8
Asimismo, se informa que los desembolsos del BID durante los ejercicios auditados, en
concepto de anticipo de fondos, son los que a continuación se detallan:
FECHA
MONEDA
IMPORTE EN USD
03/11/97
USD
12.750.000,00
05/08/98
USD
36.150.000,00
15/12/98
USD
10.645.594,00
Total
59.545.594,00
b) Cláusula 1.03: Recursos adicionales estimados en USD 117.000.000.-.
Al 31/12/98 los fondos registrados de contrapartida local aportados ascendieron a la suma de
USD 47.582.622,54, de acuerdo al siguiente detalle:
CONCEPTO
EJERCICIO
MONEDA
Libros y Equipamiento
1997
USD
10.062.813,22
Libros y Equipamiento
1998
USD
37.079.894,32
Apoyo Técnico- Aporte Local
1998
USD
439.915,00
Total
IMPORTE
47.582.622,54
Al respecto se remite al punto 3) del párrafo de Alcance de nuestro Informe sobre los Estados
Financieros del Programa.
c) Cláusulas 2.02 y 2.04: Intereses y comisión de crédito.
Cumplidas.
d) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV).
Cumplida. Durante los ejercicios auditados el B.I.D acreditó de la cuenta del préstamo, en
concepto de inspección y vigilancia generales, la suma de USD 567.470,58.
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e) Cláusula 3.02 (b): Condiciones especiales previas al primer desembolso.
Cumplida: Según Acta de Negociación de fecha 11/07/97 mediante la cual se deja constancia
que el prestatario mostró evidencia, a satisfacción del Banco, de haber puesto en vigencia el
Reglamento Operativo acordado para el Subprograma de Becas de Retención Escolar. Por
consiguiente se dio por cumplida esta condición.
El Reglamento Operativo fue puesto en vigencia mediante Resolución Nº 1134 McyE de
fecha 11/07/97. Asimismo, mediante Resolución N° 1294 MCyE de fecha 30-07-97 se crea el
Programa Nacional de Becas Estudiantiles (PNBE) para alumnos del 3er. Ciclo de la
Educación General Básica y del nivel Polimodal o sus actuales equivalencias, perteneciente a
familias de precaria condición socioeconómica y se aprueba el Reglamento Operativo para el
desarrollo del mencionado Programa.
f) Cláusula 3.05: Plazo para desembolsar.
El PNBE mediante nota sin fecha recibida el 16/03/99 nos informa que no fue modificado el
plazo de tres (3) años para desembolsar, establecido en la Cláusula 3.05, contado a partir de la
vigencia del Contrato de Préstamo.
g) Cláusula 4.01 y Anexo B y D: Utilización de los recursos del Financiamiento.
Las observaciones particulares se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto
adjunto.
h) Cláusula 4.04: Reconocimiento de gastos con cargo a la contrapartida local.
El PNBE mediante nota sin fecha recibida el 16/03/99 comunica que no fueron presentados al
BID gastos con cargo a la contrapartida local, efectuados con anterioridad a la vigencia del
Contrato de Préstamo.
i) Cláusula 4.05 y Anexo C: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Cumplida. No obstante ello, existen observaciones puntuales expuestas en el Memorando a la
Dirección adjunto al presente informe.
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j) Cláusula 4.06 : Anticipos.
Mediante Nota CAR 3425/98 el BID informa que el día 24/07/98 se aprobó la solicitud del
Programa efectuada por Nota PNBE Nº 5 del 24/06/98, mediante la cual se solicitó al Banco,
en virtud de las características propias del Programa y su actual nivel de ejecución, la
ampliación del Fondo Rotatorio del 5 % al 18 % del monto del financiamiento.
k) Cláusula 5.01: Registros, Inspecciones e Informes.
Con respecto a los aspectos contables, el Programa mantiene una organización contable con
cuentas separadas e identificadas basada en registros computarizados que no revisten las
condiciones de un sistema contable orgánico e integrado. Se remite al punto A- 1) de nuestro
Memorando a la Dirección adjunto.
Cabe aclarar que se tuvieron a la vista los Informes de Ejecución del Proyecto
correspondientes al 2do. semestre de 1997 y 1er. y 2do. semestre de 1998.
NORMAS GENERALES
a) Artículo 4.01 (a): Condiciones previas al primer desembolso – Informe Jurídico.
Cumplida, según Nota CAR 4219 de fecha 02/10/97 del BID.
b) Artículo 4.01 (b): Condiciones previas al primer desembolso – Designación
Representantes.
Cumplida; según Nota CAR 3965 de fecha 16/09/97 del BID.
c) Artículo 4.01 (c): Condiciones previas al primer desembolso – Asignación de Recursos.
Cumplida. Mediante Nota PNBE Nº 1 de fecha 18/09/97 el Programa informa al BID sobre
las partidas presupuestarias correspondientes al Plan Social Educativo, que funcionarán como
contraparte del Préstamo otorgado al SUBPROGRAMA DE BECAS DE RETENCION
ESCOLAR, en cumplimiento a lo establecido en las Normas Generales, Capítulo IV –
Normas relativas a desembolsos Art. 4.01 (c).
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El BID por Nota CAR 4063 de fecha 23/09/97 pone de manifiesto que se ha dado
cumplimiento.
d) Artículo 4.01 (d): Condiciones previas al primer desembolso – Informe inicial.
Conforme el Acta de Negociación, punto 2, inciso b), se acordó que el ejecutor no sometería a
consideración del Banco el informe inicial requerido por el Art. 4.01 (d) de las Normas
Generales del Contrato de Préstamo.
e) Artículo 4.01 (e): Condiciones previas al primer desembolso – Plan de Cuentas.
Cumplida, según Nota CAR 4232 de fecha 03/10/97 del BID.
f) Artículo 6.04 (b): Aporte Local 1998.
Mediante nota s/n de fecha 18/03/98 remitida al BID con fecha 20/03/98 el Programa informa
al Banco sobre las partidas presupuestarias correspondientes al Plan Social Educativo, que
funcionarán como contraparte del Préstamo otorgado por el SUBPROGRAMA DE BECAS
DE RETENCION ESCOLAR.
Asimismo, por nota PNBE Nº 7 de fecha 7 de julio de 1998 se remitió al BID el detalle de la
información sobre las partidas presupuestarias correspondientes al Plan Social Educativo que
funcionan como contraparte del Préstamo otorgado, para el año 1998.
BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSO
DEL “PROGRAMA DE BECAS ESTUDIANTILES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID
(Ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de
Desembolso y Detalles de Pago relacionados, emitidos y presentados al BID durante el período
comprendido entre el 01/11/97 y el 31/12/98, correspondientes al “Programa Nacional de Becas
estudiantiles”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N°
1031/OC-AR, suscripto 4 de agosto de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Planillas de Control de Desembolsos y Aportes Locales correspondientes a los ejercicios
finalizados el 31/12/97 y 31/12/98, expresado en millones de pesos.
La información precedente fue preparada por la Unidad Ejecutora del Programa y es de su
exclusiva responsabilidad. Fue presentado a esta auditoría con fecha 02/07/99 y se adjunta
inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
13
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los detalles de gastos
pagados que respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, excepto por lo que a continuación se detalla:
1. No se ha tenido a la vista el registro de los adultos responsables de los menores
beneficiarios en el cual debe constar los datos y la firma o impresión dígito pulgar de
cada adulto habilitado para el cobro de las becas, pues los registros se encuentran en las
escuelas de origen de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 61 del Reglamento
Operativo para 1997 y artículo 52 del Reglamento Operativo para el ejercicio 1998. Lo
expuesto no nos permitió verificar si la persona firmante del cobro es la designada para
ello, atento que se han observado 16 casos correspondientes al ejercicio 1997, en los
cuales cobran el director de la escuela, docente, vecina, amiga de la madre y personas no
identificadas.
2. En todos los casos analizados del pago de becas a través del Banco Nación (ejercicio
1998) se verificó que en el Formulario de Pago no se identifica a quien pertenece la firma
del adulto responsable que cobra el beneficio. Cabe aclarar que en dicho formulario
pueden figurar más de un adulto responsable por cada beneficiario. En tal sentido el
banco asume la responsabilidad, pues el adulto responsable se presenta para el cobro con
la correspondiente Orden de Pago emitida por el sistema de pago y rendición de becas,
debiendo el Banco verificar el documento de identidad con la información consignada en
los Formularios de Pago que se encuentran en su poder.
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3. Cabe aclarar que, dada la dispersión geográfica y atomización de los gastos involucrados
relacionados al otorgamiento y pago de becas, se realizó muestreo estadístico (método
sistemático de probabilidades) para su análisis.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1. Las justificaciones emitidas en el período sujeto a auditoría y remitidas al BID durante el
mismo período no son acompañadas con un detalle analítico de las transacciones que se
incluyen en la misma que corresponden al componente “Becas de Retención Escolar”,
con lo cual no es posible detectar posibles duplicaciones de la información contenida en
cada justificación emitida, o no inclusión de becas abonadas, ni efectuar el control de la
cronología de los gastos incluidos en ellas. Dichas presentaciones ascienden a USD
10.208.450.- de becas que justifican anticipos de fondos y a USD 10.508.100.- de becas
presentadas como base de la solicitud de desembolso para reposición de fondo rotatorio.
2. Se detectaron casos en los que la edad de los alumnos becados excede a la
correspondiente al nivel de estudios que se encuentran cursando conforme lo dispuesto
por el art. 8º inciso. b) del Reglamento Operativo aprobado por Resolución Nº 1294/97
MCyE y Resolución Nº 827/98 MCyE. El importe de las becas otorgadas en estas
condiciones ascendería a aproximadamente USD 408.900.- según la proyección directa
del error detectado en la muestra (195 casos), sobre el universo de las becas otorgadas en
el ejercicio 1997. Cabe aclarar que en el ejercicio 1998 sólo se detectó un caso de la
muestra analizada (196 casos).
3. En el 28,94 % de los casos analizados se observó documentación de rendiciones de becas
estudiantiles con enmiendas y correcciones, en el 11,79 % documentación en copia
simple y en el 20,51 % documentación sin la firma de los externos que participaron del
Acto Público de Pago.
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4. La información detallada en I- precedente no incluye el detalle de las solicitudes de
desembolsos (tipo, número, fecha e importe de cada solicitud de desembolso).
5. La información correspondiente a los desembolsos de contrapartida local no incluye $
10.062.813,22 justificados durante el ejercicio finalizado el 31/12/98.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a las limitaciones expuestas en el
apartado II- anterior y excepto por lo señalado en el apartado III- precedente, los estados
identificados en I-, correspondientes al “Programa de Becas Estudiantiles”, resultan ser
razonablemente confiables para sustentar las Solicitudes de Desembolsos que fueron
emitidas y presentadas al BID durante el período finalizado el 31 de diciembre de 1998, de
conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1031/OC-AR
BID del 04/08/97.
BUENOS AIRES, 28 de octubre 1999.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE BECAS ESTUDIANTILES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID
(Ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
1997 y al 31 de diciembre de 1998 del “Programa Nacional de Becas Estudiantiles”, han surgido
observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Este Programa es administrado por la Dirección Nacional de Programas Compensatorios
dependiente de la Subsecretaría de Gestión Educativa, Secretaría de Programación y Evaluación
Educativa del Ministerio de Cultura y Educación (MCyE), mediante una Unidad Coordinadora
creada a tal efecto.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos sobre la base de muestras
selectivas, de acuerdo a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo,
contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con
adecuadas prácticas aplicables en la materia.
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OBSERVACIONES DE LOS EJERCICIOS CERRADOS EL 31/12/97 y EL 31/12/98.
A) CONTROL INTERNO Y SISTEMA CONTABLE
1) Procedimientos administrativo-contables
Observación: El Programa no posee un Manual de Procedimientos AdministrativoContable que brinde los lineamientos básicos necesarios para lograr una administración
fluida y coordinada de las operaciones del Programa en lo que se refiere a la Unidad
Coordinadora. Existen manuales e instructivos para el proceso de identificación de
beneficiarios, pago y rendición de las becas.
Comentario de la UCP: Si bien se tomará en cuenta la observación formulada, es dable
destacar que de ninguna cláusula del Contrato de Préstamo ni de su Reglamento Operativo
es exigible un Manual de Procedimientos Administrativo – Contable. Amén de ello, la
Unidad Coordinadora posee un Marco Normativo referencial insoslayable en cuanto a su
ubicación dentro del MCyE, esto es el Régimen de Contrataciones del Estado Nacional
(RCEN).
Recomendación: Confeccionar un Manual de Procedimientos Administrativo–Contable
que permita conocer adecuadamente las rutinas operativas de la UCP.
2) Registros Contables
a) Observación: El Programa no posee un sistema integrado de contabilidad y gestión,
con información oportuna. Las registraciones contables relacionadas al componente de
Becas surgen de planillas de cálculo computarizadas cuyos datos son tomados del
Sistema de Gestión, con la consiguiente sobrecarga de controles administrativos y no
otorgando un grado aceptable de confiabilidad al sistema de información implementado.
Con respecto a los registros relacionados a las inversiones de contrapartida local, se
remite a lo expuesto en el punto H) del presente.
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Comentario de la UCP: Sin comentario.
Recomendación: Implementar un sistema administrativo-contable integrado, confiable
y con información oportuna, que permita el control, en tiempo y forma, de la totalidad
de las inversiones realizadas.
b) Observación: Las transacciones se registraron en la contabilidad finalizado el ejercicio
financiero, tanto las correspondientes al ejercicio 1997 como las del ejercicio 1998, a
los fines de la emisión de los estados contables, no permitiendo entonces mantener
controles para validar operaciones ni emitir los EEFF en forma oportuna.
Comentario de la UCP: Si bien es pertinente la observación planteada, durante 1999 se
han implementado medidas correctivas que permiten mantener controles e información
periódica que valida operaciones y la consecuente emisión de los EEFF en forma
oportuna.
Recomendación: Se remite a la recomendación del punto anterior.
3) Documentación respaldatoria de los egresos
Observación: El Programa no realiza liquidaciones ni emite órdenes de pago. Los egresos
de la cuenta bancaria se efectúan por solicitudes de transferencia que no se encuentran
preimpresas ni prenumeradas, lo cual afecta al control del procesamiento de las
operaciones.
Comentario de la UCP: Dado el volumen de egresos de cuenta bancaria durante 1997
(21) y 1998 (42) no se consideró necesario el procedimiento previsto en esta observación.
No obstante ello, durante 1999 el Programa cumplimenta la documentación respaldatoria
de los egresos mediante órdenes de pago.
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Recomendación: Para todos los movimientos que impliquen egresos de fondos y/o
transferencias bancarias, confeccionar la pertinente liquidación u orden de pago
prenumeradas que llevarán la intervención de los responsables jerárquicos teniendo en
cuenta los montos y niveles de autorización.
4) Pago a proveedores
Observación: En todos los casos de adquisiciones analizadas, se verificó que no se
procede a la anulación de las facturas y recibos emitidos por los proveedores, para evitar la
duplicación de los pagos.
Comentario de la UCP: Durante 1999, en todo acorde a esta observación, el Programa
procede a la anulación de las facturas y recibos emitidos por los proveedores, sin perjuicio
de lo cual no fueron detectadas duplicaciones de pagos en los ejercicios 1997 y 1998.
Recomendación: Proceder a inutilizar la documentación de pago una vez que el mismo ha
sido realizado.
B) CAJA Y BANCOS
1) Registraciones auxiliares
Observación: El Proyecto no lleva un libro banco ni otro registro auxiliar de cheques
emitidos y/o anulados, a los efectos de su cotejo con los extractos bancarios y con los
saldos contables.
Comentario de la UCP: El mayor de la Cuenta Bancos equivaldría al registro Auxiliar
solicitado.
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Recomendación: Implementar un registro cronológico de cheques emitidos y anulados y
conciliar periódicamente, los extractos bancarios y saldos contables para determinar
posibles diferencias.
2) Contabilización de transacciones bancarias/conciliaciones
Observación: Los movimientos bancarios se copian cronológicamente en una hoja de
cálculo según la fecha del extracto bancario y no de acuerdo a la fecha correspondiente a
su realización por parte del Programa. Esta forma de registración determina que no sea
práctica habitual las conciliaciones bancarias por no existir partidas pendientes.
Comentario de la UCP: El retraso en el envío de los formularios 2440 por parte del
Banco de la Nación Argentina a las escuelas y de éstas al Programa en muchos casos
debido a la lejanía de los establecimientos escolares de la sucursal bancaria respectiva,
hacen necesario que se tome la información de extractos bancarios que llegan con
anterioridad al Programa.
Recomendación: Contabilizar las operaciones bancarias conforme la fecha que son
realizadas por el Programa y según la documentación respaldatoria correspondiente como
ser Órdenes de Pago, Transferencias BIRF, etc., adoptando para la contabilización de los
reintegros de becas la registración a partir de su documentación de respaldo y de las
acreditaciones en cuenta, realizando el cruzamiento de las mismas a fin de evitar posibles
duplicaciones; asimismo, confeccionar las conciliaciones de los saldos contables y los
extractos bancarios en formularios creados para tales efectos, con la identificación del
encargado de su realización y del responsable de supervisarlas.
3) Gastos bancarios
Observación: No se contabilizaron con cargo al Programa ni se justificaron ante el BID
los débitos por el servicio prestado por el Banco de la Nación Argentina Sucursal Plaza de
21
Mayo relacionados con la acreditación de los fondos a las Cuentas Escuelas (Caja de
Ahorro) o por pagos “Por Planilla” según Convenios suscriptos entre el citado Banco y el
Ministerio de Cultura y Educación. Por dichos servicios el Banco percibe una
compensación del 4 % más la alícuota vigente del Impuesto al Valor Agregado calculada
sobre el monto a acreditar en caja de ahorros o a pagar por planilla. Los gastos bancarios
más el IVA descontados de la cuenta corriente Nº 2.532/70 denominada Ministerio de
Cultura y Educación 70/330 Fondo Rotatorio FF11 ascienden aproximadamente a $
39.783.- durante el ejercicio 1997 y a $ 224.000.- durante el ejercicio 1998.
Comentario de la UCP: En relación a esta observación, las autoridades del Programa se
hallan abocadas a solicitar autorización expresa del Organismo financiador para incorporar
dichos gastos bancarios y/o comisiones al rubro Apoyo Técnico de contrapartida local,
atento su no previsión expresa por las cláusulas contractuales.
Recomendación: Contabilizar con afectación al Programa - Aporte Local – y justificar
ante el BID todos los gastos inherentes a la administración del mismo.
C) BECAS DE RETENCION ESCOLAR-FONDOS BID
1) Identificación de Beneficiarios
a) Observación: Se detectaron casos de la muestra analizada en los que la edad de los
alumnos becados excede al nivel de estudios que se encuentran cursando conforme lo
dispuesto por el art. 8º inc. b) del Reglamento Operativo aprobado por Resolución Nº
1.294/97 MCyE y Resolución Nº 827/98 MCyE. El importe de las becas otorgadas en
estas condiciones asciende a aproximadamente a $ 408.900.- en el año 1997. Se
constató un caso dentro de la muestra del año 1998. Se remite a lo expuesto en el punto
1) de las Aclaraciones previas de nuestro Informe sobre los Estados Financieros del
Programa.
22
Comentario de la UCP: En relación a la detección de alumnos del PNBE, año 1997,
quienes obtuvieron becas cursando el primero segundo año y teniendo más de 17 años
de edad ocupó a la Coordinación de este Programa en los primeros meses del año 1998,
detectando nosotros 1251 similares sobre un universo de 38.010 becados, lo que
representó el 3,29 % de error. Por este motivo y con el fin de inhibir los efectos
potenciales a generarse en años sucesivos, se conformó un Sector Sistemas, para definir,
entre otras funciones, términos de referencia del soft “Identificación de Becarios”
acordes a las condiciones del beneficio.
Cabe destacar que, no obstante lo antes expuesto, se realizó un exhaustivo análisis de
estos casos en el año 1997 y se verificó la inexistencia de los mismos en el año 1998.
Recomendación: Realizar las adecuaciones necesarias al software de “Identificación de
Becarios”, estableciendo parámetros en cuanto a edad (fecha de nacimiento) y nivel de
estudios de los alumnos en el proceso de selección de becarios, a los efectos de evitar
casos como los detectados.
b) Observación: Los formularios de encuestas y los reportes del sistema no indican la
nacionalidad del postulante que de acuerdo con el art. 8º inc. a) del Reglamento
Operativo, debe ser argentino nativo o por opción. No obstante ello, dichos formularios
prevén casilleros para completar con el número del Documento Nacional de Identidad
(DNI).
Comentario de la UCP: En relación a ello, cabe destacar que los requisitos de
“Nacionalidad” y “Edad” son expresamente previstos como “duros” por la normativa y
capacitados con énfasis en ello los distintos roles involucrados en la etapa de
identificación de beneficiarios. Atento ello, las escuelas no inscriben a aspirantes
potenciales que no cumplimenten estos requisitos complementarios, el soft de
identificación de beneficiarios prevé resguardos expresos en cuanto a la imposibilidad
23
de ingresar números de DNI no pertenecientes a argentinos, nativos o por opción.
Recomendación: Incorporar en los formularios de encuestas la nacionalidad de los
postulantes, de manera de dejar adecuada evidencia de los controles aplicados en la
identificación de beneficiarios.
c) Observación: Las Actas de Compromiso correspondientes al ejercicio 1997 mediante
las cuales la escuela de cabecera expresa su voluntad y disposición para asumir la
responsabilidad de gestionar el Programa de Becas Estudiantiles, no se encuentran
archivadas y en poder de la UCP.
Comentario de la UCP: En lo que se refiere a las actas de Constitución de Circuito y
de Compromiso de la Escuela Cabecera del año 1997, se informa que las mismas se
encuentran en poder de las respectivas escuelas cabecera. Ello se explica por la fecha de
lanzamiento del Programa (Agosto de 1997 – fecha de suscripción del Contrato de
Préstamo BID respectivo) y por una distribución de los materiales signada por la
premura de una rápida implementación, que consecuentemente, se condice con el pago
de esa cuota única del 2º semestre de 1997, producido en gran parte a principios de
1998.
Esta observación no es aplicable a 1998, donde no se detectó la falta de originales
respectivos y así es como se continúa en la actualidad.
d) Observación: No se tuvieron a la vista las Actas de Convalidación de Ranking que
deben suscribir los Directores de las escuelas del circuito y el supervisor respectivo;
según información de la UCP se encuentran en las escuelas cabecera.
Asimismo, no se tuvieron a la vista los listados de ranking del ejercicio 1997 los cuales,
según manifestación de la Coordinación del Programa, fueron destruidos una vez que se
validó y verificó la consistencia de los datos contenidos en los soportes magnéticos
recibidos de la escuela cabecera..
24
Comentario de la UCP: A partir de esta observación, se decidió la no destrucción de
los correspondientes a 1998, continuando en 1999 de igual manera.
e) Observación: Los reportes del sistema de los Formularios de Encuestas para los
aspirantes y su grupo conviviente no indican la fecha en que se realizó la encuesta, con
lo cual no es posible determinar el momento de la toma de datos.
Comentario de la UCP: Los formularios de encuestas para los aspirantes y su grupo
conviviente sí indican la fecha de toma de encuestas hallándose en poder de las
escuelas. No se considera necesario que el reporte emita este dato, el que puede
corroborarse con las encuestas respectivas que están en poder de las escuelas.
Recomendación: Incluir en los reportes de los Formularios de Encuesta la fecha en
que se realizaron las mismas, de manera de contar con información útil y completa.
2) Otorgamiento de Becas
Observación: El listado anexo a la Resolución de Otorgamiento de Becas donde se
detallan los alumnos a los que se asignó el beneficio, no consignaba durante 1997 el
importe que corresponde a cada uno de los beneficiarios; sólo figuraba el total en importes
por escuela. A partir de las becas otorgadas en el ejercicio 1998 el mencionado Anexo
incorporó el dato de la cantidad de becarios de cada escuela y el total de becas otorgadas
por resolución, pero no indica el importe de la beca otorgada a cada beneficiario.
Comentario de la UCP: Sin comentario
Recomendación: Incluir en el listado anexo a la resolución de otorgamiento de becas el
importe de la beca asignado a cada beneficiario.
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3) Pago y rendición
Del análisis de las rendiciones de becas analizadas correspondientes a los ejercicios 1997
(195 casos) y 1998 (196 casos) se efectúan las siguientes consideraciones:
a) Observación: Formularios de pago con enmiendas y correcciones no salvadas con la
correspondiente acta de convalidación (54 casos correspondientes al ejercicio 1997 y 2
casos correspondientes al ejercicio 1998).
Comentario de la UCP: Debemos destacar que los casos detectados son errores no
representativos en relación al total de beneficiarios. Asimismo, cabe mencionar que la
modalidad de pago y rendición durante 1997 era 100 % por escuela (555 integraban
entonces el Programa) y dicha modalidad durante 1998 fue de 75 % por banco y el 25 %
por escuela (1838 escuelas integraban entonces el Programa).
Recomendación: Documentar adecuadamente las operaciones realizadas salvando
todas las enmiendas y correcciones en los Formularios de Pago con la correspondiente
acta de convalidación.
b) Observación: En general no consta la certificación de Contador Público en las
rendiciones, que es requerida por el Manual de Gestión del Proceso de Pago y
Rendición de las Becas punto 5.A (167 casos correspondientes al ejercicio 1997).
Comentario de la UCP: La desregulación de honorarios en todo el país, impidió un
acuerdo con Colegios Jurisdiccionales de profesionales del área y tampoco se acordó
con la Federación Argentina de Profesionales de Ciencias Económicas la obtención de
un arancel único, lo cual fue oportunamente comunicado al BID.
26
Recomendación: Cumplimentar con la certificación de Contador Público en las
rendiciones, tal como es requerido en el Manual de Gestión del Proceso de Pago y
Rendición de las Becas.
c) Observación: Se verificaron algunos casos donde los Formularios de Pago enviados
por las escuelas cabeceras se encontraban en copia simple (17 casos correspondientes al
ejercicio 1997) o copias certificadas (5 casos correspondientes al ejercicio 1997),
debiendo hacerlo en original según la normativa vigente.
Comentario de la UCP: Las copias debidamente certificadas tienen valor de original,
caso contrario la simple pérdida o hurto tornaría inexistente la rendición. Los otros 17
casos del ejercicio 97 representan el 0.03% del total de las escuelas que rindieron
durante ese período. En 1998 vinieron todas en original.
d) Observación: Se verificó en 40 casos correspondientes al ejercicio 1997 la ausencia de
firma en el Formulario de Pago del o de los externos a la escuela (miembros de la
comunidad) que deben participar del acto público del pago de las becas, según punto 2
del Documento N° 3 “Pago y Rendición de las Becas”, Serie Roja.
Comentario de la UCP: Dicha observación no fue detectada para el ejercicio 1998.
e) Observación: Se verificaron casos en que los Formularios de Pago no fueron emitidos
por el sistema creado al efecto, por lo tanto no es uniforme el formato de dichos
formularios, tal como se indica en el Manual de Proceso de Pago y Rendición de Becas
de la Serie Roja. Dichos formularios se deben imprimir desde el Sistema de Pago y
Rendición de las Becas en las escuelas cabecera. Sin este formulario, conforme lo
estipulado en el mencionado Manual, las escuelas no pueden rendir los pagos de las
becas a los beneficiarios ante el Ministerio de Cultura y Educación (33 casos
correspondientes al ejercicio 1997).
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Comentario de la UCP: En relación a esta observación, volvemos a destacar el corto
plazo de implementación del PNBE durante su primer año de gestión en 1997 y que fue
el primer año de utilización del soft y su necesaria adaptación posterior para hacerlo
compatible con los distintos modelos de impresora que poseían las escuelas. Se priorizó
la ejecución, con lo que ello implica en un Programa social de amplia envergadura para
familias carenciadas de todo el país. Ello no se detectó en el ejercicio 98.
f) Observación: Se verificaron Formularios de Pago incompletos en cuanto a datos (Ej.
número de documento del alumno), y en otros casos faltaba parte de las planillas que
conforman dichos Formularios de Pago (13 casos correspondientes al ejercicio 1997 y 3
casos correspondientes al ejercicio 1998).
Comentario de la UCP: La observación involucra a un número de casos no
representativo del universo de los Formularios de Pago de 1997 y de 1998.
Recomendación: Completar los formularios de pago con la totalidad de sus datos.
g) Observación: En 24 casos correspondientes al ejercicio 1997 se verificó la ausencia de
la firma del Supervisor Escolar en el Formulario de Pago y en la rendición de pago que
remite la escuela de origen a la de cabecera., requisito exigido por Documento N° 4
Serie Roja punto 4 - Pago y Rendición de Becas.
Comentario de la UCP: La observación involucra un número de casos no
representativo del ejercicio 1997. A mayor abundamiento, cabe destacar que por
ejemplo, la provincia de Tucumán posee un solo supervisor de nivel medio para 216
escuelas. En 1998 no se detectó ningún caso que amerite esta observación.
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h) Observación: En 2 casos correspondientes al ejercicio 1997 y 1 caso correspondiente al
ejercicio 1998 se verificaron errores en los importes de las becas que consignaban los
Formularios de Pago; en algunos casos correspondía pagar $ 50.- de la beca por
hermano en lugar de $ 300.- que figuraba en dicho formulario.
Comentario de la UCP: La observación involucra a un número de errores
no
significativo en relación al total de becas pagadas durante 1997 y 1998.
Recomendación: Implementar parámetros en el software del proceso de Identificación
de Beneficiarios a los efectos de evitar esta observación, teniendo en cuenta lo
recomendado en el punto 2) sobre Otorgamiento de Becas.
i) Observación: En algunos casos cuando directores o docentes de las escuelas cobran las
becas, en ausencia de los adultos responsables al momento de llevarse a cabo el acto
público de pago, y posteriormente efectúan el pago a los adultos responsables o
depositan las becas impagas, se han adoptado distintos procedimientos; entre ellos se ha
podido observar que:
1) Se adjuntan recibos sin el acompañamiento del Acta pertinente mediante la cual se
deje constancia del pago realizado mediante Acto Publico. En un caso el importe
equivale a 73 becas y en otro caso a 9 becas.
2) Se adjunta Acta mediante la cual se deja constancia del pago realizado los días 13 y
24/03/97 de las becas retenidas e impagas del Acto Público del 09/01/97.
3) El docente retiene el importe correspondiente a 12 becas impagas en el Acto Público
del 09/01/98 y recién el 03/04/98 efectúa el depósito en la cuenta bancaria que le
corresponde a la escuela.
4) Se adjunta Acta Nº 24 del 07/01/98 mediante la cual los docentes dejan constancia
que en el 1º y 2º Acto Público quedaron 27 becas sin cobrar, firmando los docentes
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los Formularios de Pago y depositando los fondos en otra cuenta bancaria distinta a
la abierta a los efectos. Posteriormente, mediante Acta Nº 10 del 26/02/98 se deja
constancia que en Actos Públicos del 25/02/98 y 26/02/98 se abonaron las 27 becas.
5) Se acompaña nota del Director de la escuela que informa haber depositado en otra
cuenta bancaria el importe de los becarios que no cobraron oportunamente. No se
adjunta constancia de pago posterior.
6) El director de la escuela percibe el importe equivalente de 24 becas firmando como
tutor en el Formulario de Pago y adjunta otro Formulario de Pago complementario,
en copia, con el pago realizado de las becas retenidas.
La situación expuesta no se corresponde con lo establecido en los artículos 25, 28 y 31
del Reglamento Operativo aprobado por Resolución Nº 1.294/97 MCyE que dispone
que el monto de las becas correspondientes de cada escuela será depositado en la cuenta
de Caja de Ahorro específica del Banco de la Nación Argentina y las becas otorgadas
serán abonadas a los adultos responsables del menor beneficiario dentro de los cinco (5)
días hábiles de haber retirado las sumas de las becas de la entidad bancaria
correspondiente, debiendo realizarse la entrega de los montos de las becas en un acto
público que contará con la presencia de los menores beneficiarios, los adultos
responsables registrados, los responsables financieros y, al menos, dos miembros de la
comunidad o autoridades de las escuelas del circuito respectivo.
Comentario de la UCP: Las situaciones objeto de la observación se condicen con
características
propias
de
población
migrante
de
muy
precaria
condición
socioeconómica (por ej.: ausencia de padres al momento de pago, por haber ido a la
zafra, o para realizar tareas laborales temporarias a otra provincia o regiones atento la
necesidad de procurar sustento al núcleo familiar).
Recomendación: Cumplimentar con lo dispuesto en el Reglamento Operativo y en el
Manual de Proceso de Pago y Rendición de Becas.
30
j) Observación: No se ha tenido a la vista la documentación relacionada con el pago y
rendición de becas que las escuelas de origen deben remitir a la escuela cabecera y ésta
al Ministerio de Cultura y Educación, conforme lo requerido en el Documento 4, Serie
Roja, punto 4 - Rendiciones, de acuerdo al siguiente detalle:
1) Boletas de extracción justificando la o las extracciones efectuadas de la cuenta de
Caja de Ahorro de la escuela de origen (113 casos correspondientes al ejercicio
1997).
2) Boletas de depósito justificando el o los depósitos de los saldos no pagados (61 casos
correspondientes al ejercicio 1997).
Comentario de la UCP: Dicha observación no se aplica a ningún caso del ejercicio
1998 auditado.
Recomendación: Verificar que se presente toda la documentación requerida por los
instructivos del PNBE.
k) Observación: En la mayoría de los casos analizados no consta en los Formularios de
Pago, la fecha en que éstos se realizaron y la fecha en que se hicieron las rendiciones.
Lo expuesto no permite verificar el cumplimiento del plazo de pago de las becas a los
beneficiarios de cinco (5) días hábiles posteriores a la extracción de los fondos de la
cuenta de Caja de Ahorro del Banco de la Nación Argentina conforme lo dispuesto por
el art. 28 del Reglamento Operativo y el cumplimiento del plazo de rendición de pago
de las becas que según el instructivo debe ser recepcionado por la escuela cabecera
durante los siete (7) días siguientes al acto público de pago en la escuela de origen de
acuerdo con lo dispuesto en el Manual de Proceso de Pago y Rendición de las Becas.
31
Comentario de la UCP: Dicha observación no se aplica a ningún caso del ejercicio
1998.
Recomendación: Consignar en los Formularios de Pago la fecha en que éstos se
realizaron así como la correspondiente a las rendiciones de los mismos.
l) Observación: No se ha tenido a la vista el registro de los adultos responsables de los
menores beneficiarios en el cual debe constar los datos y la firma o impresión dígito
pulgar de cada adulto habilitado para el cobro de las becas, pues los registros se
encuentran en las escuelas de origen de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 61 del
Reglamento Operativo para 1997 y artículo 52 del Reglamento Operativo para el
ejercicio 1998. Lo expuesto no nos permitió verificar si la persona firmante del cobro es
la designada para ello, atento que se han observado 16 casos correspondientes al
ejercicio 1997, en los cuales cobran el director de la escuela, docente, vecina, amiga de
la madre y personas no identificadas.
Comentario de la UCP: Como es propio de una gestión descentralizada con
protagonismo de la institución escolar, dicha documentación obra en poder de cada una
de las escuelas, quienes tienen a su cargo la verificación de las personas autorizadas al
cobro atento a constancias del registro de adultos responsables.
m)Observación: Las registraciones contables difieren en algunos casos en cuanto a las
fechas consignadas en los Formularios de Pago y las Rendiciones de las Becas.
Comentario de la UCP: No existe una fecha única de pago dado que en el pago por
banco existe un período para efectivizar las órdenes de pago en sede bancaria y en pago
por escuela, se realizan 2 actos públicos de pago.
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Recomendación: Contabilizar los pagos de las becas cronológicamente de acuerdo a
las fechas de pago efectivas, aplicando un criterio homogéneo según sea el método de
pago.
4) Cuentas Bancarias (Escuelas)
a) Observación: Se observaron 7 casos en el ejercicio 1997 de devoluciones de becas
impagas que no se depositaron en las cuentas bancarias (cajas de ahorro) específicas del
Banco de la Nación Argentina de la escuela (Resolución N° 1294/97 McyE art. 25 del
Reglamento Operativo).
Comentario de la UCP: Dicha observación no se aplica a ningún caso del ejercicio
1998.
Recomendación: Realizar el depósito de los importes correspondientes a las becas
impagas de acuerdo a las normativas correspondientes.
b) Observación: Se observaron 7 casos en el ejercicio 1997 de utilización de la cuenta
habilitada exclusivamente para el pago de becas, para otros fines ajenos al específico
(artículo 25 del Reglamento Operativo).
Comentario de la UCP: Dicha observación no se aplica a ningún caso del ejercicio
1998.
Recomendación: Utilizar la cuenta bancaria habilitada exclusivamente para el pago de
becas, de acuerdo a la normativa correspondiente.
c) Observación: Se observaron cuentas bancarias de escuelas que devengan intereses y
gastos de mantenimiento lo cual no cumple con la Cláusula 5ta. del Convenio suscripto
33
con el Banco de la Nación Argentina que dispone "...El Banco no solicitará depósito
inicial, ni exigirá montos mínimos, ni cobrará gastos de ningún tipo ni comisión de
mantenimiento sobre las mismas" (2 casos correspondientes al ejercicio 1997).
Comentario de la UCP: Al respecto se han hecho los respectivos reclamos al BNA en
el marco del Convenio suscripto, sin tener respuesta aún al respecto.
Recomendación: Arbitrar las medidas conducentes para que se cumpla con el convenio
celebrado con el Banco de la Nación Argentina.
5) Pago por banco (ejercicio 1998)
a) Observación: En todos los casos analizados se verificó que en el Formulario de Pago
no se identifica a quien pertenece la firma del adulto responsable que cobra el beneficio.
Cabe aclarar que en dicho formulario pueden figurar más de un adulto responsable por
cada beneficiario. En tal sentido el banco asume la responsabilidad, pues el adulto
responsable se presenta para el cobro con la correspondiente Orden de Pago emitida por
el sistema de pago y rendición de becas, debiendo el Banco verificar el documento de
identidad con la información consignada en los Formularios de Pago que se encuentran
en su poder.
Comentario de la UCP: Sin comentario.
Recomendación: Verificar la firma consignada en los Formularios de Pago con el
registro de adultos responsables.
b) Observación: En las rendiciones de pago, en algunos casos, se verificó la ausencia de
la siguiente documentación:
- Ejemplares no utilizados de recibos por Becas impagas (40 casos).
34
- Formularios Nº 2440 por devoluciones de becas impagas (3 casos).
Comentario de la UCP: La observación involucra un número de errores
no
representativo en relación al total de becas pagadas durante 1997 y 1998.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas, reclamando
oportunamente la remisión de la documentación faltante.
D) ADQUISICIÓN DE BIENES – FONDOS BID
Observaciones: Para los casos analizados se efectúan las siguientes consideraciones:
a) No existe constancia en el expediente de la realización de la evaluación económica de las
ofertas presentadas en los 2 expedientes analizados (Expedientes Nº 3252/98 y 3763/98).
b) Los remitos en poder del Programa, por los bienes recibidos con relación a los expedientes
Nº 3252/98 y 3673/98, no poseen la firma del responsable receptor de los mismos ni la
fecha de la recepción.
c) No consta que se hayan realizado las retenciones de IVA e Impuesto a las Ganancias
correspondientes en los pagos a los proveedores, por las adquisiciones realizadas a través
de los expedientes Nº 3252/98 y 3763/98, ni constancia de excepción en caso de
corresponder.
d) En el caso del expediente Nº 3673/98 no consta la autorización ni aprobación de la compra
por parte de funcionario autorizado de la Dirección Nacional de Programas
Compensatorios.
e) En el caso del expediente 3673/98, la Orden de Compra no posee número, fecha de
emisión, ni plazo de entrega de los bienes adquiridos.
Comentario de la UCP: Con respecto a esta observación se están arbitrando las medidas
correctivas correspondientes.
Recomendaciones:
35
a) Documentar adecuadamente las actuaciones dejando adecuada constancia de la evaluación
económica de las ofertas, reflejándola en la correspondiente Acta de Evaluación
Económica de Propuestas debidamente suscripta por los responsables del Comité de
Evaluación.
b) Los remitos de proveedores deben ser firmados de conformidad o a verificar por el
responsable receptor indicando la fecha de recepción.
c) Realizar las retenciones impositivas correspondientes de acuerdo a la normativa vigente al
realizar pagos a proveedores y depositar ante AFIP las mismas.
d) Dejar adecuada constancia en el expediente de la autorización de la compra o contratación
por autoridad competente.
e) Emitir las Ordenes de Compra en forma cronológica, detallando en ellas el número, la
fecha de su emisión, y el vencimiento del plazo de entrega de los bienes adquiridos.
E) CONSULTORES NACIONALES-FONDOS BID
1) Observación: Para todos los casos analizados se efectúan las siguientes consideraciones:
• No consta la solicitud de contratación del consultor.
• No constan las evaluaciones de las ternas de selección ni las aprobaciones de las
selecciones realizadas.
• No consta en los CV de las personas ternadas, la fecha y sello de recepción por parte del
Programa.
• No consta la designación de los consultores contratados.
• No consta la firma del consultor en las constancias de las CUIT.
• No consta la categoría del consultor en los respectivos contratos de consultoría.
• No se efectuaron las retenciones correspondientes al Impuesto a las Ganancias en cada
pago de honorarios.
• No se tuvieron a la vista los informes finales, como tampoco sus aprobaciones por parte
del Programa y del BID. Los pagos condicionados a esas aprobaciones ascienden a
$10.130.-.
36
Comentario de la UCP: Sin comentario.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas, dejando
adecuada constancia en los legajos correspondientes, según se detalla a continuación:
• Dejar constancia en los currículos recibidos de parte de los ternados de la fecha de
entrada mediante sello de recepción por parte del PNBE.
• Incorporar los términos de referencia como anexo de los contratos de consultores, los que
deberán ser firmados por el consultor al suscribir el contrato.
• Las constancias de inscripción ante de la AFIP-DGI de los consultores deberán estar
suscriptas en original por éstos.
• Dejar constancia en los contratos de consultores la categoría asignada, indicando la
escala de honorarios utilizada como base.
• Realizar las retenciones impositivas correspondientes de acuerdo a la normativa vigente
al realizar pagos de honorarios y depositar ante AFIP las mismas
• Incorporar en los legajos de los consultores, los informes presentados, dejando constancia
de su recepción por parte del Programa y las aprobaciones de los mismos por parte del
PNBE y del BID.
2) Observación: Los CV de los 3 postulantes al puesto del Consultor Informático A1 no
poseen firma ni fecha de emisión. Asimismo no consta copia del título universitario del
ganador en dicha terna que, según su curriculum vitae es Contador Público y según el
contrato es Licenciado en Psicología.
Comentario de la UCP: A partir de esta observación, se agregó al expediente
correspondiente, la copia del título.
Recomendación: Los CV de los postulantes deben estar firmados por los mismos e indicar
la fecha de emisión. Adjuntar copia del título universitario de los postulantes a las ternas
de consultores en los legajos de contrataciones.
37
F) VIÁTICOS-FONDOS BID
1) Observación: No se obtuvo en los dos casos analizados, las liquidaciones de adelanto y
final de viáticos en formularios standard preimpresos. No obstante ello, se verificó la
autorización del viático por el responsable de la ejecución del Programa.
Comentario de la UCP: Sin comentario.
Recomendación: Utilizar para la liquidación y rendición de viáticos formularios standard
preimpresos y prenumerados.
2) Observación: La rendición de viáticos de los 4 integrantes de la comisión que concurrió
en misión a Brasilia no posee constancia de su aprobación por autoridad competente.
Comentario de la UCP: Sin comentario.
Recomendación: Poner a consideración de autoridad competente las rendiciones de
viáticos realizados, que deberán llevar constancia de la aprobación de las mismas.
G)JUSTIFICACIONES ANTE EL BID
Observación: Las justificaciones emitidas en el período sujeto a auditoría y remitidas al BID
durante el mismo período no es acompañada con un detalle analítico de las transacciones que
se justifican correspondientes al componente “Becas Retención Escolar”. Con lo cual no es
posible detectar una posible duplicación de la información contenida en cada justificación
emitida y efectuar el control de la cronología de los gastos incluidos en ellas.
Comentario de la UCP: Sin comentario.
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Recomendación: Acompañar a la justificación de fondos al BID los detalles analíticos
correspondientes.
H)INVERSIONES REALIZADAS CON APORTE LOCAL
1) REGISTRACIÓN CONTABLE
Observación: La UCP no cuenta con la información detallada respecto a las inversiones
realizadas en Textos y Bibliotecas, Subsidios para Equipamiento y Consultoría, dicha
información es manejada por la Dirección Nacional de Programas Compensatorios, la que
informa anualmente al Programa el importe global de dichas inversiones. En consecuencia
el Programa incorpora en la contabilidad como contraparte local información global que no
incluye detalles relativos al momento de aplicación, destinatario, concepto específico y
monto de cada aplicación.
Comentario de la UCP: Deseamos destacar que lo que constituyó la contrapartida local
involucra una parte importante de las acciones del Plan Social Educativo en múltiples
escuelas de todo el país y que forma parte de toda la gestión de la Dirección Nacional de
Programas Compensatorios.
Recomendación: Obtener la información a registrar como contraparte local, en forma
precisa, completa y detallada (en cuanto a destinatario, concepto específico, datos referidos
a la contratación, fechas de contratación y de pagos), verificando que los gastos sean
realmente ejecutados y pagados en el período.
2) SUBSIDIOS PARA EQUIPAMIENTO
Observación: No nos fue suministrada información respecto a si los subsidios
contabilizados fueron efectivamente utilizados en el período (oportunidad, monto y
concepto). Ello impide determinar al cierre del ejercicio si los importes transferidos se
encuentran pendientes de aplicación y si los fondos fueron utilizados conforme al objetivo
del subsidio.
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Comentario de la UCP: Toda la documentación respaldatoria de transferencias a las
escuelas e imputaciones como aporte local correspondientes a los años 1997 y 1998 obran
en poder de las respectivas UCP, en un todo de acuerdo con la normativa vigente. Esto se
condice con la lógica de una gestión de centralización normativa y de descentralización
operativa.
Recomendación: La incorporación de los subsidios como contraparte en la contabilidad
del Programa debe hacerse en base a las rendiciones de los mismos que indiquen
oportunidad, monto y concepto al cual han sido aplicados.
3) ADQUISICIONES DE TEXTOS
Observación: De la información suministrada por la UCP se verificaron faltantes o
excedentes de ejemplares de libros entre las cantidades adquiridas según los expedientes de
compra analizados y la distribución de textos suministrada por el Programa, según se
detalla a continuación:
Cod. Texto
Año
Unidades
Unidades
No Entregadas Entregadas en exceso
82701
1997
2512
---
82807
1997
3468
---
82702
1997
6280
---
172801
1997
428
---
172803
1997
428
---
80302
1997
30
---
80202
1998
---
100
270101
1998
---
845
270502
1998
---
3382
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Comentario de la UCP: En cuanto a las cantidades imputadas como faltantes
corresponden a materiales no distribuidos en la entrega inicial; dado que los expedientes de
compra se inician con antelación al cierre de listados de escuelas por jurisdicción.
En cuanto a las cantidades observadas como excedentes corresponden a otros expedientes,
dado que se solicitan adquisiciones parciales según las partidas disponibles.
Recomendación: Realizar los controles necesarios de manera de obtener información
válida y precisa sobre las adquisiciones y posteriores distribuciones realizadas.
4) ANTECEDENTES DE ADQUISICIONES
Observación: Para los casos analizados se efectúan las siguientes consideraciones:
a) No consta en el expediente documentación respaldatoria de la exclusividad del
proveedor en la edición y distribución de los libros adquiridos en los 2 expedientes
analizados correspondientes al año 1997.
b) No consta en los expedientes de adquisiciones Nº 2774/97 y 2897/97, la existencia de
remito de entrega del proveedor o acta de recepción de bienes. En el caso de los exptes.
186/98 y 191/98 no consta remito del proveedor pero sí acta de recepción.
c) No consta en las actuaciones la documentación respaldatoria de los pagos realizados a
los proveedores (factura, recibos, liquidación, orden de pago, etc.) correspondientes a
los expedientes analizados (Exptes. Nº 186/98, 191/98, 2774/97, 2897/97).
d) No consta en los casos de expedientes 186/98 y 191/98 la existencia de un acta de
selección de textos, con la evaluación técnica de los contenidos de los libros a
adquirir y su recomendación por parte de funcionarios responsables, tampoco se
justifican
las
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cantidades de ejemplares a adquirir. En los expedientes 2774/97 y 2897/97 si bien consta
el acta de selección, no se justifican las cantidades a adquirir.
Comentario de la UCP: Se están arbitrando las medidas correctivas correspondientes.
Recomendación: Documentar adecuadamente las inversiones realizadas, dejando
evidencia en los legajos correspondientes.
I) APOYO TECNICO - APORTE LOCAL
1) Observación: Se verificó en 2 casos de consultores nacionales financiados con aporte
local, que no se encuentran incluidos en la Planta de Personal aprobada por Ministerio de
Cultura y Educación de acuerdo al Decreto 92/95.
Comentario de la UCP: Ello se debe a que los 2 consultores en cuestión fueron
contratados con posterioridad a la aprobación vía resolución ministerial de la planta de
personal de acuerdo al decreto 92/95, pasando a ocupar 2 de las vacantes previstas
expresamente por el anexo de dicha normativa.
Recomendación: Incluir en la planta de personal la totalidad de los consultores nacionales
contratados con financiación de aporte local, de acuerdo a la normativa correspondiente.
2) Observación: Los importes contabilizados en concepto de honorarios de consultores
financiados con aporte local resultan coincidentes con los que surgen de la valoración de la
planta anual aprobada, pero no consta en el Programa información respecto de los
honorarios efectivamente pagados por el Ministerio de Cultura y Educación durante el
ejercicio 1998. Cabe aclarar que los registros contables no contienen detalle analítico de
los importes contabilizados.
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Comentario de la UCP: Sin comentario.
Recomendación: Incorporar como contraparte local del programa en la contabilidad del
mismo, solamente los gastos que hayan sido efectivamente ejecutados y pagados por el
Programa.
BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE BECAS ESTUDIANTILES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID
(Ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 y 1998)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- test o prueba de transacciones;
- análisis de legajos de consultores y de antecedentes licitarios;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de la cuenta bancaria del proyecto,
abierta en el Banco de la Nación Argentina;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- inspecciones oculares;
- cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros:
-
21,22 % de las aplicaciones de Becas de Retención Escolar de los ejercicios 1997 y 1998.
-
49,16 % de las aplicaciones de Apoyo Técnico - BID de los ejercicios 1997 y 1998.
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Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas cabe destacar que la Coordinación del Programa no opuso reparos a la
gestión de esta auditoría, otorgando las facilidades que posibilitaron la realización de las tareas
de campo.
BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999.
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