2000_094_02info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE CORREDORES VIALES NACIONALES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 795/OC-AR BID
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca
del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria
que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de
1998, correspondientes al “Programa de Corredores Viales Nacionales”, financiado con recursos
provenientes del Contrato de Préstamo N° 795/OC-AR, suscripto el 21 de marzo de 1994 entre la
Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), con aportes de contrapartida
local y con aportes en inversiones realizadas con fondos del Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) y del Banco Europeo de Inversiones (BEI).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Dirección Nacional de Vialidad (DNV),
mediante la Unidad de Coordinación (UC-BID) creada al efecto.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Activo y Pasivo del Programa al 31/12/98, expresado en dólares
estadounidenses y notas explicativas N° 1 a 8 que forman parte del mismo.
b) Estado de Inversiones Efectuadas por Fuente de Financiamiento al 31/12/98
(presupuestadas e invertidas) con cuadros anexos por cada una de las fuentes y
Resumen BEI-BIRF-FTN.
1
c) Información Financiera Complementaria que incluye:
1- Pagos de servicios financieros del Préstamo BID N° 795/OC-AR (intereses y
comisiones).
2- Compromisos financieros asumidos por la DNV a través del Préstamo N° 795/OCAR (fondo de inspección y vigilancia).
3- Planillas de Control de Gestión divididas por categoría de inversión y por fuente de
financiamiento (Avance de Obras del Programa al 31/12/98 – 7 fojas).
Los estados financieros definitivos e información complementaria fueron presentados en su
totalidad a esta auditoría por la UC-BID con fecha 01/12/99 y son de su responsabilidad.
Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el correspondiente examen
de auditoría, habiéndose realizado el trabajo en campo entre el 20/05/99 y el 24/09/99 y
entre el 18 y el 22/10/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las
circunstancias, excepto por lo que a continuación se señala:
2
a) Las inversiones al 31/12/98 expuestas en la cuenta “Obras en Ejecución” del estado
identificado en I- a) incluyen:
1. USD 27.236.027,33 (de los cuales USD 19.490.681,80 fueron abonados durante el
presente ejercicio), correspondientes a pagos realizados con financiación parcial
del BIRF por contratos CREMA; el criterio utilizado para su afectación como
contrapartida al Programa aún no cuenta con la aprobación del BID.
2. USD 438.059,90 observados en el ejercicio anterior (1997) correspondientes a la
totalidad de los pagos de una obra (expediente 5108/94) realizados con
financiación parcial del BIRF en concepto de mantenimiento de rutina, la cual no
corresponde totalmente a los corredores BID. Al respecto no se pudo determinar
que porción de las inversiones corresponde al Programa que nos ocupa.
b) No se ha podido determinar que porción de la totalidad de las inversiones en
Supervisión de Obra (expedientes 8157/93 y 8158/93) realizadas con Fondos del
Tesoro Nacional (FTN), e imputadas en el ejercicio 1998 por USD 870.241,11
corresponden a las obras incluidas en los corredores BID del Programa.
c) No se tuvieron a la vista los antecedentes licitatorios y contractuales correspondientes a
la obra sobre la Ruta Nacional N° 14, Tramo: 2 de Mayo - San Pedro de la Provincia de
Misiones; los pagos analizados realizados en el ejercicio 1998 ascendieron a USD
4.136.770,88.
III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN
Sobre la base de muestras selectivas se ha determinado lo siguiente:
1) Se mantiene la observación efectuada en nuestro dictamen por el ejercicio finalizado el
31/12/96, y reiterada en el del 31/12/97, con respecto a la subvaluación de la cuenta
“Obras en Ejecución”, que al 31/12/98 asciende a USD 5.223.643,87 y que
3
corresponde, principalmente, a pagos por obras BIRF no incluidas en el Estado de
Activo y Pasivo del Programa (expedientes N° 239/93 y 336/93). A su vez, durante el
ejercicio 1998, sobre la base de la muestra, y de acuerdo a la conciliación efectuada
por esta auditoría, se han observado diferencias entre las inversiones imputadas en los
registros del Proyecto BIRF y los del Programa BID, generando otra subvaluación de
dicha cuenta por USD 1.476.220,09 (expediente 5560/96). Por lo expuesto
precedentemente la cuenta “Obras en Ejecución” incluida en el estado expuesto en Ia), y su correspondiente contrapartida en las cuentas “Aportes BIRF” y “Aportes
DNV”, se encuentran subvaluadas en USD 6.699.863,96; USD 3.458.942,28 y USD
3.240.921,68, respectivamente.
2) La cuenta “Supervisión de Obras” y su contrapartida “Aportes BEI” del estado
expuesto en I- a) se encuentran sobrevaluadas en USD 356.305,42 debido a la
inclusión de una obra (expediente 6053/96) que no forma parte de los corredores BID.
3) Cabe aclarar que la cuenta “Aportes BIRF” al 31/12/98 incluye USD 143.752,30
debido a que fueron contabilizados como tales, gastos en obras pagados por la DNV
que no fueron reembolsados por el BIRF a esa fecha.
4) Se observaron errores en la confección del Estado de Inversiones Efectuadas por
Fuente de Financiamiento expuesto en I- b) ya que no resultan ser coincidentes con las
cifras del Estado de Activo y Pasivo del Programa al 31/12/98. A esa fecha la
diferencia asciende a USD 2.691.- (en miles de dólares) según el siguiente detalle:
- Total BID: en exceso USD 125.- Total BEI: en defecto USD 1.110.- Total BIRF: en exceso USD 901.- Total FTN: en exceso USD 2.775.Asimismo, se pudo observar que las cifras del mencionado Estado de Inversiones son
inferiores en USD 4.371.- (en miles de dólares) a los informados por la DNV en el 2°
Informe Semestral de 1998 presentado al BID el 31/05/99; las diferencias se presentan
4
tanto en la mayoría de los ejercicios como de las categorías de inversión.
Esta situación se produce como consecuencia de que el sistema de información
implementado por la UC-BID no se encuentra totalmente integrado y por lo tanto no
emite todos los reportes del Programa.
Cabe aclarar que las Planillas de Inversiones fueron confeccionadas sobre la base de
los montos efectivamente desembolsados por cada una de las fuentes de
financiamiento, según los porcentajes que se detallan a continuación:
BID: 100 % excluidas las retenciones de IVA.
BIRF: 47 % en obras (categoría 1-a y 1-b), 75 % en obras CREMA; 60 % en obras de
mantenimiento de rutina (categoría 2) y 100 % en el resto de los rubros.
FTN: 53 % en obras BIRF (categoría 1-a y 1-b); 25 % en obras CREMA BIRF; 40%
en obras de mantenimiento de rutina (categoría 2); las retenciones impositivas de IVA
por inversiones BID; retenciones impositivas de IVA, Ganancias y SUSS para
inversiones BEI y el 100 % con fondos propios.
BEI: 100 % excluidas las retenciones impositivas de IVA, Ganancias y SUSS.
5) Se verificaron diferencias al 31/12/98 entre el Registro Analítico emitido por la
Dirección Nacional de Vialidad y los registros contables del Programa, a saber:
-
Coordinación y Administración (FTN):
Expedientes N° 7783/93 y 1466/97 por un total de USD 117.962,57 omitidos en la
contabilidad del Programa.
-
Obras FTN:
•
Expediente N° 277/93 por USD 126.894,09 omitidos en la contabilidad del
Programa.
•
Expediente N° 2387/92 por USD 1.005,56; se omitieron las retenciones de
Fondos de Reparo N° 64 y 65 en el Registro Analítico.
-
Obras BIRF:
Expediente N° 5560/96 por USD 1.476.220,09 no incluido en la contabilidad
5
(obra financiada por el Préstamo BIRF N° 4295-AR).
6) La cuenta “Obras en Ejecución” incluye USD 63.254,71 correspondientes a un pago
efectuado por un contrato (expediente 4513/94) que al cierre del ejercicio no contaba
con la correspondiente no objeción del BID.
7) Se mantienen las siguientes observaciones efectuadas en nuestro dictamen del
16/10/98 correspondiente al ejercicio 1997, las cuales no fueron ajustadas en los
registros del Programa al 31/12/98:
a. La cuenta “Aportes DNV” se encuentra sobrevaluada en USD 66.374,64 como
consecuencia de un error en la aplicación del porcentaje de financiación;
consecuentemente, la Cuenta “Aportes BIRF” se encuentra subvaluada por el
mismo importe.
b. La cuenta “Obras en Ejecución” y su contrapartida “Aportes BEI” se encuentran
sobrevaluadas en USD 609.164,85 debido a la inclusión de una obra (expediente
2500/96) que no forma parte de los corredores BID.
c. La cuenta “Obras en Ejecución” y su contrapartida “Aportes BEI” se encuentran
subvaluadas en USD 24.209,69 por un error de contabilización.
d. Las cuentas “Obras en Ejecución” y su contrapartida “Aportes DNV” también se
encuentran sobrevaluadas en USD 36.947,22 ya que se incluyeron como
contrapartida local en el ejercicio 1997 pagos por gastos financieros que no forman
parte de los costos del Programa (expediente 3749/93).
e. Las cuentas “Obras en Ejecución” y “Supervisión de Obras” y su contrapartida en
la cuenta “Aportes DNV” se encuentran sobrevaluadas por USD 75.293,18; USD
81.027,86 y USD 156.321,04, respectivamente ya que se imputaron como
contrapartida local gastos por obras BID y BEI que no corresponden al Programa.
f. La cuenta “Obras en Ejecución” y su contrapartida “Aportes DNV” se encuentran
sobrevaluadas en USD 14.564,02 debido a una duplicación en la registración en el
ejercicio 1997, de un pago de la obra 4508/94.
6
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el apartado II- y
excepto por lo expresado en el apartado III- precedente, los estados financieros e
información financiera complementaria detallados en I-, exponen razonablemente la
situación financiera del “Programa de Corredores Viales Nacionales” al 31 de diciembre de
1998, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el
Contrato de Préstamo N° 795/OC-AR de fecha 21/03/94.
BUENOS AIRES, 14 de enero de 2000.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 795/OC-AR BID
“PROGRAMA DE CORREDORES VIALES NACIONALES”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros e información complementaria al 31 de diciembre de 1998, correspondientes
al “Programa de Corredores Viales Nacionales”, cuya ejecución se encuentra a cargo de la
Unidad de Coordinación creada al efecto (UC-BID) por la Dirección Nacional de Vialidad
(DNV), se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de
carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de
Préstamo N° 795/OC-AR, suscripto el 21 de marzo de 1994 entre la Nación Argentina y el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
a) Cláusula 1.01: Monto del préstamo por USD 340.000.000.-.
El total desembolsado por el BID al 31/12/98 se elevó a USD 188.677.891,92, incluyendo la
suma de USD 1.685.096,75 en concepto de recupero del PPF N° 753; USD 1.592.200.correspondientes al fondo de inspección y vigilancia generales (FIV) y USD 2.900.595,17
por intereses correspondientes al vencimiento de fecha 21/09/97 abonados con los recursos
del financiamiento del BID; cabe señalar que al cierre del ejercicio auditado quedaban
pendientes de justificación USD 15.107.175,02 expuestos en la cuenta Anticipos a Rendir
del Estado de Activo y Pasivo del Programa al 31/12/98.
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b) Cláusula 1.02: Objeto.
Con referencia a los objetivos del Programa establecidos en el Anexo A del Contrato de
Préstamo se exponen los siguientes comentarios, destacando que existen observaciones
específicas expuestas en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto:
1- Ejecución de Obras de Mejoramiento, Pavimentación y Rehabilitación Vial.
Se remite a las Planillas de Control de Gestión expuestas por Categoría de Inversión y por
Fuente de Financiamiento adjuntas a los estados financieros del Programa.
2- Mantenimiento de Obras.
Según información suministrada por la DNV el mantenimiento se informa al BID a través
de los Informes Semestrales de Progreso. Al respecto nos remitimos al punto II- a) 2.
“Alcance” de nuestro Dictamen sobre los estados financieros al 31/12/98 adjuntos.
3- Adquisición de Equipos.
Durante el ejercicio 1998 se adquirieron cinco puentes metálicos.
4- Fortalecimiento Institucional de la DNV.
Se remite a las Planillas de Control de Gestión divididas por Categoría de Inversión y por
Fuente de Financiamiento adjuntas a los estados financieros del Programa.
c) Cláusulas 3.02 y 3.03: Intereses y comisión de crédito.
Cumplida. Con respecto al pago de los servicios financieros cuyos vencimientos operaron el
21/03/98 y el 21/09/98, ésta auditoría ha podido verificar que han sido abonados con
recursos de contrapartida local por USD 10.957.890,02.
d) Cláusula 4.05 (a) y (b): Plazo para la iniciación material de las obras y para el
desembolso final del financiamiento.
El BID mediante nota CAR 4025/97 de fecha 25/09/97 ha otorgado una prórroga del plazo
para el desembolso final hasta el 21 de marzo del año 2000. Consecuentemente el plazo para
la iniciación material de las obras comprendidas en el programa es de 66 meses contados a
partir de la vigencia del Contrato (hasta el 21/09/99).
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e) Cláusula 6.01: Condiciones sobre precios y licitaciones.
Nos remitimos al punto B- 6) del Memorando a la Dirección adjunto.
f)
Cláusula 6.04: Recursos adicionales.
El monto de los recursos adicionales expuestos en el Estado de Activo y Pasivo del
Programa al 31/12/98 asciende a USD 228.085.625,42 por fondos de contrapartida local
(incluidas las comisiones de compromiso e intereses del préstamo); a USD 59.677.344,28
por los Préstamos BIRF N° 3611-AR y 4295-AR; y a USD 29.176.629,81 por el Préstamo
BEI N° 1.8574. Al respecto se remite a las observaciones expuestas en los apartados II- y
III- de nuestro Informe sobre los estados financieros objeto de examen.
g) Cláusula 6.06: Mantenimiento de obras.
Se remite a lo expuesto en el punto b) 2- de este informe.
h) Cláusula 6.09: Contratación de la firma consultora de apoyo.
El contrato suscripto con la firma de apoyo finalizó el 12/12/98. Al respecto se informa que
la DNV notificó a la misma que, por cuestiones presupuestarias y dada la merma de las
tareas, se dispuso la no ampliación del contrato suscripto oportunamente, y decidió proceder
a contratar en su reemplazo a dos profesionales independientes (ingeniero y contador
público).
Según nota del BID CAR- 2730/98 la consultora incumplió con el contrato de préstamo y
con el contrato suscripto.
i)
Cláusula 6.11: Seguimiento del Programa.
Se tuvieron a la vista los informes de la Primera y Segunda Reunión Anual de Revisión del
Proyecto, elevados al Banco con fecha 27 de abril y 18 de septiembre de 1998,
respectivamente. Al respecto, se remite al punto 4) de las Aclaraciones Previas de nuestro
Informe sobre los Estados Financieros del Programa.
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j)
Cláusula 7.01: Registros, Inspecciones e Informes.
La Unidad de Coordinación del Programa tiene implementado un sistema contable en lo que
respecta al registro de fondos BID y BEI, en el cual se incluyen los movimientos de las otras
fuentes de financiamiento (contrapartida local y BIRF) globalmente al cierre de cada
ejercicio, a partir de los registros suministrados por la DNV; al respecto la UC-BID no
efectúa un control y seguimiento adecuados sobre los mismos a fin de validar la información
que se incorpora en la contabilidad.
A su vez, se han detectado otras deficiencias que se exponen en nuestro Informe sobre los
Estados Financieros del Programa y en el Memorando a la Dirección del Proyecto, adjuntos.
k) Cláusula 7.02: Recursos para Inspección y Vigilancia Generales.
Durante el ejercicio no se registraron pagos por este concepto.
BUENOS AIRES, 14 de enero de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE CORREDORES VIALES NACIONALES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 795/OC-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
1998 del “Programa de Corredores Viales Nacionales”, han surgido observaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos, referidas a las
observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento
de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas
aplicables en la materia.
A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL
31/12/98.
1) REGISTROS CONTABLES
Observación: La Unidad de Coordinación del Programa (UC-BID) tiene implementado un
sistema contable en lo que respecta al registro de fondos BID y BEI, en el cual se incluyen
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los movimientos de las otras fuentes de financiamiento (contrapartida local y BIRF)
globalmente al cierre de cada ejercicio, a partir de los registros suministrados por la DNV;
al respecto la UC-BID no efectúa un control y seguimiento adecuados sobre los mismos a
fin de validar la información que se incorpora en la contabilidad.
Como resultado de nuestra revisión se evidenció que la UC-BID:
-
No realizó periódica y oportunamente controles cruzados con la Base de Datos.
-
No nos suministró evidencia de la realización de conciliaciones con los datos
suministrados por la DNV a través del Registro Analítico para la incorporación de la
contrapartida proveniente de las distintas fuentes de financiamiento del Programa,
detectándose diversas inconsistencias en la información, según lo señalado en los
puntos 4 y 5 de las Aclaraciones Previas de nuestro Informe sobre los Estados
Financieros del Programa al 31/12/98.
Comentario de la UC-BID: Como fuera explicitado en otras oportunidades esta UC-BID
lleva la contabilidad de las actividades financiadas con el Préstamo BID N° 795/OC-AR y
con el Préstamo del Banco Europeo de Inversiones (BEI). La DNV, a través de la Gerencia
de Administración, elabora el correspondiente Registro Analítico en el que incluye además
las otras fuentes de financiamiento.
Actualmente, por exigencias del Ministerio de Economía dicho control se efectúa
trimestralmente, al mismo tiempo que se presentan ante dicho Ministerio, los balances de
sumas y saldos trimestrales acumulados.
Recomendación: Se hace necesario, a los fines de un correcto seguimiento del Programa,
que la UC-BID efectúe los controles adecuados y necesarios de manera tal que los estados
financieros del Programa brinden información útil, confiable y oportuna acerca de la
ejecución del mismo.
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2) INVERSIONES EN OBRAS BIRF
Observaciones:
a) La UC-BID imputa las inversiones con fondos de contrapartida local provenientes de
los Préstamos BIRF N° 3611-AR y 4295-AR a partir de la información suministrada
por la DNV, pero no realiza el control necesario a fin de exponer correctamente la
inversión real y la deuda existente con este Organismo Internacional de Crédito al
cierre de cada ejercicio.
b) Con respecto a las obras C.R.E.M.A. la DNV incorporó como fondos de contrapartida
los pagos realizados con financiación parcial del BIRF sobre dichas obras, utilizando
el criterio de sumar las inversiones parciales de cada tramo de la malla sobre el
corredor y relacionarlo a la inversión total de la malla. Este procedimiento no cuenta
con la aprobación del BID. A su vez se ha podido verificar que en un caso no se asignó
el porcentaje de la malla sobre el corredor de acuerdo al procedimiento adoptado según
Nota N° 001508 G.P.I.C del 4 de agosto de 1998.
Comentarios de la UC-BID:
a) Para el año 1998, así como se hiciera para el año 1997, la UC-BID solicitó, una vez
determinadas las obras financiadas por el BIRF que se encontraban incluidas en los
corredores, la correspondiente información financiera a la UC-BIRF, a efectos de
exponer la inversión y la deuda existente con el Organismo de Crédito al cierre de cada
ejercicio.
b) En ocasión de realizarse la Primera Reunión de Revisión del Programa correspondiente
al año 1997, se acordó que para que las inversiones realizadas en las mallas del
Programa C.R.E.M.A. que afecten a los corredores del Programa BID sean tenidas en
cuenta como contrapartida, se deberían facturar en forma discriminada. La Gerencia de
Planeamiento, Investigación y Control determinó los porcentajes en función de las
inversiones reales a realizarse. El BID no examinó aún las inversiones
correspondientes. No obstante, como expresamos, las inversiones calculadas por la
Gerencia, son las que corresponden exclusivamente a los sectores de las mallas
C.R.E.M.A. que se encuentran sobre los corredores del Programa, por lo que creemos
14
que no existirán problemas en su reconocimiento como contrapartida.
Recomendación: Deben tomarse los recaudos necesarios a fin de imputar a las distintas
fuentes de financiación los importes efectivamente desembolsados.
3) JUSTIFICACIONES DE ANTICIPOS DE FONDOS
Observaciones: Se verificó que la UC-BID no efectúa conciliaciones periódicas entre las
justificaciones de anticipos de fondos y los pagos realizados con fondos BID. Así, se
determinó lo siguiente:
a- No se incluyeron cronológicamente los gastos efectuados.
b- En las Planillas de Detalle de Pagos no se incluyeron subtotales por rubro financiable.
c- Al 31/12/98 no se realizaron las rectificaciones de aquellos importes mal justificados al
31/12/97.
d- A su vez, durante el ejercicio 1998 la DNV efectuó pagos correspondientes a
inversiones BID por USD 237.707,76 (retenciones de ganancias) con fondos de
contrapartida local. Se pudo verificar que dicho importe fue justificado como fondos
BID.
Comentarios de la UC-BID:
a- Esta observación fue efectuada en los ejercicios 1996 y 1997. Como ya explicitamos en
dichas oportunidades, los gastos efectuados se incluyen de acuerdo al orden en que son
elevados por la Gerencia de Administración de la DNV.
b- Como dijimos anteriormente y debido a que la firma que actuara como apoyo de esta
UC-BID y entre cuyos compromisos estaba el de ajustar la contabilidad de la UC-BID
de acuerdo a las observaciones que efectuara la A.G.N. no procedió en tal sentido, esta
UC-BID lo resolverá en el próximo ejercicio.
c- Lo expresado anteriormente se hace extensivo a la presente observación.
d- La correspondiente adecuación se efectuará en el próximo ejercicio.
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Recomendación: Justificar como fondos BID los importes efectivamente erogados con
dicha fuente de financiamiento.
4) INFORMACIÓN FINANCIERA COMPLEMENTARIA
Observación: Las “Planillas de Control de Gestión” presentadas como información
financiera complementaria carecen de datos relevantes tales como:
1- Fecha de inicio de las obras.
2- Fecha de terminación de las obras (estimada y definitiva).
3- Importe abonado y acumulado del contrato al cierre del ejercicio.
4- La totalidad de los contratos desde el inicio del programa.
5- Las modificaciones a los plazos originales de contratación, cuando corresponda.
La inclusión de estos datos son indispensables para un adecuado y oportuno seguimiento
de la totalidad de las inversiones del Programa ya que, principalmente los relacionados a
los fondos de contrapartida local, son incorporados globalmente en la contabilidad del
Programa, tal como se señala en el punto A- 1) del presente.
Comentario de la UC-BID: Los datos relevantes aludidos, para las obras financiadas por
el BID y BEI, están en las planillas complementarias generadas por la Base de Datos, así
como en los informes generados por las respectivas supervisiones, y las de la contrapartida
local están en los Informes de Control de Gestión Zona Norte y Sur realizados por las
firmas consultoras y que fueron suministrados a esa Auditoría durante el desarrollo de sus
tareas de campo. Ello es consecuencia de la imposibilidad de incluir toda la información en
una sola planilla.
Recomendación: Incluir todos los datos necesarios en la Información Financiera
Complementaria a los fines de mostrar información consistente, completa y precisa sobre
la totalidad de las inversiones del Programa.
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5) EXPOSICIÓN DE CUENTAS CONTABLES
Observación: El Estado de Activo y Pasivo del Programa al 31/12/98 no expone
separadamente las cuentas del Pasivo y las del Patrimonio.
Comentario de la UC-BID: En la exposición de las cuentas contables se siguió la forma
implementada en ejercicios anteriores. Por otra parte el plan de cuentas fue acordado en su
oportunidad con el BID.
Recomendación: Se recomienda realizar las adecuaciones necesarias para una correcta
exposición del financiamiento del Programa.
6) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLES
Observación: No se tuvo a la vista el
Manual de Procedimientos Administrativo-
contables.
Comentario de la UC-BID: El mencionado manual fue elaborado por la firma que actuara
como apoyo de esta UC-BID. Esta Unidad Coordinadora exigió, entre los elementos que
debía dejar la firma para dar por terminado el contrato, la entrega del mismo, lo que fue
cumplimentado a principios de este año. Cabe remarcar que el mismo no cumple con las
expectativas de esta UC-BID, por lo que se procederá a efectuar la complementación que
corresponda, presentándose la versión definitiva en el próximo ejercicio.
Recomendación: Se considera necesaria la implementación definitiva de un Manual de
Procedimientos Administrativo-contables que incluya criterios y procedimientos
homogéneos, que permitan un mejor seguimiento y control de la ejecución del Programa.
7) INVERSIONES EFECTUADAS CON FONDOS DE CONTRAPARTIDA
Observaciones: No se realizaron los ajustes en la información contable señalados en
nuestro Informe de Auditoría correspondiente al ejercicio anterior, por lo que se mantienen
al 31/12/98 las observaciones que seguidamente se detallan:
17
a- Se ha incluido como inversiones en obra con financiamiento FTN (expediente 3749-93)
un pago por USD 36.947,22 realizado en concepto de intereses por pago fuera de
término. No corresponde su inclusión debido a que no es inversión en obra.
b- Se han incluido como inversiones en obra con financiamiento BEI (expediente 2500/96)
USD 609.164,85 que no corresponden a los corredores del programa BID.
c- Se han incluido como inversiones en obra USD 438.059,90 correspondientes a pagos
realizados según expediente 5108/94 (BIRF- Mantenimiento de rutina); esta obra no
pertenece totalmente a los Corredores BID. Al respecto no se pudo determinar que
porción de las inversiones corresponde al Programa BID.
Comentario de la UC-BID: Como ya expresamos más arriba, debido a que la firma que
actuara como apoyo de esta UC-BID y entre cuyos compromisos estaba el de
cumplimentar las observaciones realizadas por esa A.G.N en ejercicios anteriores, no
procedió en tal sentido, esta UC-BID lo resolverá en el próximo ejercicio.
Recomendación: Realizar los controles necesarios a fin de imputar al programa los costos
que forman parte del mismo.
8) FACTURACION
Observación: Por nota del 28/07/97 (GA N° 1579) la DNV ha estipulado que de la
facturación mensual de las empresas consultoras corresponde descontar la parte
proporcional del anticipo inicial (pagado oportunamente), y que se debería descontar
también un porcentaje que constituye el pago final del contrato que se facturará en el
momento de aprobarse el informe final.
No obstante haberse normado la situación descripta anteriormente, este procedimiento no
fue aplicado por algunas de las empresas consultoras.
Por otra parte, se verificó en algunos casos que en la Base de Datos que tiene
implementada la UC-BID se encuentra mal registrado el importe del certificado; se
consigna igual que la factura (neto de anticipo financiero), por lo tanto no se refleja el
avance real de la obra.
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Comentario de la UC-BID: Respecto a esta observación, que fuera realizada en el
ejercicio 1997, la Gerencia de Administración comunicó a esta UC-BID que había emitido
a la Gerencia de Obras y Servicios Viales la correspondiente instrucción para regularizar la
situación. Esta UC-BID efectuará el reclamo correspondiente, a efectos de que dicha
situación sea regularizada en el próximo ejercicio.
Por otra parte, la DNV ha procedido a contratar un analista programador para solucionar el
problema del año 2000 e introducir las demás modificaciones que fueran observadas
oportunamente por esa A.G.N., así como las estimadas necesarias por el nuevo personal
administrativo-contable de la UC-BID. La presente observación corresponde a uno de los
casos que se planificaron tener en cuenta.
9) ANTECEDENTES LICITATORIOS - OBRAS BIRF
Notificación de la adjudicación (Expediente 6251/96; Licitación N° 2435 - Malla 103)
Observación: No se encontró adjunta al expediente la constancia de la notificación al
adjudicatario de que su oferta ha sido aceptada.
Comentario de la UC-BID: La notificación de adjudicación se encuentra en la División
Licitaciones y Compras de la DNV.
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones efectuadas por el
Proyecto, dejando constancia de las mismas en los expedientes respectivos.
B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO.
1) ESTADO DE INVERSIONES
Observación: Se observaron errores en la confección del Estado de Inversiones efectuadas
por Fuente de Financiamiento al 31/12/98, ya que no resultan ser coincidentes con las
cifras del Estado de Activo y Pasivo a esa fecha. Así, la diferencia al 31/12/98 asciende a
USD 2.691.- (en miles de dólares) según se detalla en el apartado III- 4) de nuestro
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Informe sobre los Estados Financieros del Programa adjunto al presente.
Comentario de la UC-BID: Como ya expresamos más arriba, debido a que la firma que
actuara como apoyo de esta UC-BID y entre cuyos compromisos estaba el de
cumplimentar las observaciones realizadas por esa A.G.N en ejercicios anteriores, no
procedió en tal sentido, esta UC-BID lo resolverá en el próximo ejercicio.
2) ARCHIVOS
Observación: Se ha podido verificar que la Unidad de Coordinación no posee archivos
que permitan una fácil y rápida localización de los informes correspondientes a los
consultores financiados con fondos BID.
Comentario de la UC-BID: La totalidad de la documentación correspondiente a las firmas
consultoras que realizaron tareas inherentes al Programa era revisada y archivada por la
firma que fuera oportunamente contratada para apoyar a esta UC-BID. Al vencimiento del
contrato la firma procedió a retirar de las dependencias de la DNV, sin autorización de esta
UC-BID, toda la documentación obrante en su poder y parte de la misma aun no ha sido
restituida. Esto originó las dificultades mencionadas por esa AGN, respecto a la
localización de los informes aludidos.
Recomendación: Archivar los informes de manera que permita una fácil y rápida
localización de los mismos.
3) INFORMES
Observación: No se tuvieron a la vista los informes que debía presentar la firma
consultora (expediente 7910/96) correspondientes a los aspectos ambientales de acuerdo a
lo estipulado en los términos de referencia en el punto 4.1.
Comentario de la UC-BID: Los estudios realizados por la firma, forman parte del
corredor que va desde la RN N° 9 al límite con Chile y que fuera dividido en tres
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encomiendas, asignadas en la siguiente forma: RN N° 52 tramo: empalme RN N° 9 empalme RN N° 40, a cargo de la firma Iatasa S.A.; ex RP 16 tramo: empalme RN N° 40 –
Km 132, a cargo de la firma Ungaro, Ale Ortiz y Asoc. y ex RP 16 tramo: Km 132 – limite
con Chile a cargo de la firma Consulbaires S.A.. De acuerdo a las licitaciones realizadas,
los estudios ambientales de todo el corredor, que incluyen los tres tramos descriptos
anteriormente, quedaron a cargo de la firma Consulbaires S.A.. Es por eso que no existen
tales informes en la encomienda mencionada.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones relacionadas con el
Programa, dejando constancia en los expedientes respectivos.
4) BASE DE DATOS BID
Observaciones:
a) Se ha podido observar que, en algunos casos, no se utiliza la columna “Otras
Retenciones” para verificar la existencia del descuento de anticipos otorgados al
contratista.
b) Se pudo verificar que los reportes que se emiten de la misma no resultan coincidentes
entre sí, como por ejemplo:
-
El importe pagado del reporte “Movimiento Financiero” y del “Movimiento
Financiero por Totales por Fuentes” no son coincidentes:
1- Supervisión de Obra: Diferencia de USD 132.103,40.
2- Estudios y Diseños: Diferencia de USD 12.021,30.
3- Adquisiciones: Diferencia de USD 873.212.-.
Comentarios de la UC-BID:
a) La observación es correcta.
b) La Base de Datos Procovin fue desarrollada por la firma de apoyo a esta UC-BID
(Citeco Consultora S.A.), cuyas tareas se dieron por terminadas en diciembre de 1998.
Como es de conocimiento de esa A.G.N. dicha firma procedió a retirar toda la
documentación y programas de gerenciamiento de las actividades del Programa, con
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los consecuentes inconvenientes para esta UC-BID. Actualmente, con el acuerdo del
BID, la DNV ha procedido a contratar un analista programador para solucionar el
problema del año 2000 e introducir las demás modificaciones que fueran observadas
oportunamente por esa A.G.N, así como las estimadas necesarias por el nuevo personal
administrativo contable de la UC-BID.
5) INVERSIONES FTN INCLUIDAS EN EL EJERCICIO 1998
Observación: No existe uniformidad en la incorporación de las inversiones de
contrapartida ya que se incorporaron en el presente ejercicio las relacionadas a los
expedientes 7760/96 y 3494/96; se ha podido verificar a través de procedimientos
efectuados en los registros contables de la DNV que se efectuaron pagos en 1997 por
dichas obras.
Comentario de la UC-BID: Es correcta la observación. Se procederá a efectuar la
corrección en el próximo ejercicio.
Recomendación: Efectuar el seguimiento de las obras incluidas dentro de los corredores.
6) ANTECEDENTES LICITATORIOS
1- OBRAS BID Y BEI
Observaciones:
a) Se ha observado en el Expediente Principal N° 8361/94 que entre el Acta de
apertura de la oferta técnica y el Acta de apertura de la oferta económica media un
plazo excesivo de un año y un mes, produciéndose reiteradas prórrogas de
Mantenimiento de Ofertas.
b) Se ha comprobado en el Expediente Principal N° 5374/96 la inexistencia de las
solicitudes de prórroga de la garantía de Mantenimiento de Oferta a los distintos
oferentes a partir del 28/01/97, siendo la firma del Contrato el 25/06/97; se ha tenido
a la vista únicamente la solicitud de fecha 07/03/97 y la prórroga retroactiva de
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fecha 10/03/97 del oferente que resultara adjudicatario, por el período comprendido
entre el 28/01/97 y el 28/05/97.
c) Del análisis del expediente N° 2503/96 se pudo verificar que la DNV no solicitó
prórroga del período de validez de las ofertas. Se adjudicó la licitación sin que exista
en poder de la DNV garantías que avalen el mantenimiento de la oferta por parte de
la firma adjudicataria hasta la fecha de firma del contrato, según lo establecido en el
punto 14.5 de la Sección 1 Apartado C del pliego respectivo.
Comentarios de la UC-BID:
a) El plazo excesivo entre el Acta de apertura técnica y el Acta de apertura económica,
se produjo debido a la necesidad de resolver la impugnación presentada por un
oferente.
b) La presente obra se licitó bajo el sistema denominado de dos sobres, es decir que
con el primero se procedía a la calificación desde el punto de vista técnico, y una
vez comprobada su cumplimentación de acuerdo a las exigencias del pliego, se
procedía a la apertura del sobre N° 2, el cual contenía la oferta económica. En caso
de no haber cumplido con las exigencias técnicas previstas en el pliego, se devolvía
al oferente el segundo sobre sin abrir.
Efectivamente una vez que el BID otorgó “su no objeción” a la adjudicación, con
fecha 18/04/97, se solicitó a Vialmani S.A. su conformidad para mantener la oferta
hasta el 28/05/97. Los trámites posteriores: publicación del resultado de la
Licitación, dictado de la Resolución de Adjudicación N° 18/97, entrega del
certificado de la D.G.I. por parte del adjudicatario y presentación de Póliza de
Garantía de ejecución del Contrato provocaron que el mismo se suscribiera con
fecha 25/06/97, el que obra a fs. 8933/41.
c) El Expediente Principal N° 2503/96 que consta de 36 cuerpos, trata de la licitación
de la Ruta Nacional N° 14 – Provincia de Corrientes; Tramo: Guaviravi – La Cruz y
fue contratada con la empresa Vialmani S.A. no recibiendo ninguna impugnación al
acto licitatorio en cuestión.
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Recomendación: Tomar los recaudos necesarios a fin de evitar demoras o cualquier
otro cambio en la programación de las contrataciones que pudieran afectar significativa
y desfavorablemente la ejecución oportuna y satisfactoria de los contratos del Proyecto.
Asimismo se recomienda verificar el cumplimiento de las estipulaciones del pliego, de
manera de evitar posibles perjuicios económicos para el programa.
2- INVERSIONES FTN
Observaciones:
a) Del análisis de los antecedentes del expediente N° 1466/97 surgen las siguientes
observaciones:
1- Falta de firma y fecha de presentación en el curriculum vitae del profesional
contratado para el puesto de asistente del Coordinador del Programa.
2- No se tuvieron a la vista las condiciones generales del contrato, cronograma de
actividades y diagrama de control.
3- Se ha observado la inexistencia de fecha en el contrato suscripto.
b) Con respecto al expediente principal N° 8157/93 no se tuvo a la vista la Garantía de
Ejecución de Contrato con relación a las prórrogas de contratación autorizadas por
las Resoluciones 190/95 y 490/96.
c) Del análisis del expediente principal N° 5430/96 surge lo siguiente:
1- No forma parte integrante de las respectivas ofertas la copia de los Pliegos de
Bases y Condiciones firmados por los oferentes.
2- No se tuvo a la vista la No Objeción del Banco a la inclusión del expediente como
aporte de contrapartida al Programa.
3- La fecha de apertura de la licitación fue modificada por volante para el día
11/11/96. Se ha podido observar que el mismo no posee fecha; asimismo no se
tuvieron a la vista las recepciones del volante por parte de los oferentes.
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Comentarios de la UC-BID:
a) 1- El curriculum fue presentado personalmente por el interesado, por lo que no se
creyó necesario exigir la firma y fecha del usuario.
2- Las condiciones generales coinciden con las del anterior asistente y obraban en
poder del BID, razón por la cual no se incluyeron.
3- La falta de fecha de la firma del contrato fue involuntaria. No obstante es
necesario que el mismo sea refrendado por la resolución respectiva, debidamente
fechada y a partir de la cual dicho contrato entra en vigor.
b) Se solicitó informe a la Subgerencia de Estudios y Proyectos, División Servicios de
Consultoría.
c) 1- Al Expediente Principal N° 5430/96, que consta de 17 cuerpos, le fue agregado la
copia del Pliego de Bases y Condiciones debidamente firmado por el oferente que
resultó adjudicatario (fs. 103), y el resto queda en el archivo del área Licitaciones
y Contratos.
2- El Banco aún no ha auditado la contrapartida correspondiente al año 1997.
3- La fecha de apertura fue modificada para el día 11 de noviembre de 1996, y así
consta en la publicación efectuada en el periódico La Nación con fecha 12/10,
según constancia agregada a fs. 104.
Si bien no se agregaron constancias de las recepciones del Volante referido por
parte de los oferentes, se destaca que se presentó un gran número de oferentes
(veinte) y que por otra parte no hubo ninguna impugnación al acto licitatorio que
nos ocupa, lo cual demuestra que éste no mereció ningún tipo de observaciones.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
proyecto, dejando constancia en los expedientes respectivos.
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3- OBRAS BIRF
Observaciones:
Expediente 6251/96; Licitación N° 2435 - Malla 103
1) No se tuvo a la vista constancia de la recepción por la totalidad de los oferentes del
volante N° 1 de fecha 13 de febrero de 1997 (prórroga de fecha de apertura y
complementos del artículo 66, Sección 3).
2) En el expediente madre no se tuvieron a la vista los pliegos firmados por los
oferentes.
3) La mayoría de las ofertas no se presentaron foliadas por los oferentes.
Comentarios de la UC-BID:
1 y 2) Los oferentes no deben acompañar con sus ofertas los pliegos firmados, ni los
volantes recibidos dado que los mismos no se incluyen entre los documentos que
integran la oferta.
3) No se exige expresamente en el pliego.
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones efectuadas por el
Proyecto, dejando constancia de las mismas en los expedientes respectivos, a fin de
satisfacerse de la integridad de la documentación relativa al mismo.
Por último cabe expresar que mínimas normas de control señalan la conveniencia de
que consten los pliegos firmados y las ofertas foliadas por los oferentes, sin que ello
requiera de exigencia mediante norma o manual de procedimiento alguno.
BUENOS AIRES, 14 de enero de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE CORREDORES VIALES NACIONALES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 795/OC-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía.
Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- test o prueba de transacciones;
- análisis de legajos de obra y de antecedentes licitatorios;
- circularización de saldos;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Programa;
- conciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y contra documentación respaldatoria (pruebas sustantivas);
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance de nuestro examen sobre los movimientos del ejercicio expuestos en el Estado de
Activo y Pasivo del Programa al 31 de diciembre de 1998 comprendió, entre otros, el 100 % de
la Cuenta Especial y el 34,79 % del rubro Inversiones con su correspondiente contrapartida en el
Pasivo y Patrimonio.
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Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la DNV no opuso reparos a la gestión de esta
auditoría, otorgando las facilidades que posibilitaron la realización de las tareas de campo.
BUENOS AIRES, 14 de enero de 2000.
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