2000_071info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1998, correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración
Nacional de la Seguridad Social”, parcialmente financiado con recursos del Convenio de
Préstamo N° 4131-AR, suscripto el 17 abril de 1997 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Dentro del ámbito de la Administración Nacional de la Seguridad Social y con dependencia de la
Unidad Ejecutora del Programa, se creó la Unidad Administradora del Proyecto (UAP) cuyas
funciones a cargo son:
•
procesar y administrar las contrataciones y compras necesarias para el Programa;
•
efectuar el monitoreo del avance de las actividades definidas en el marco del Programa, y
•
realizar la gestión administrativo-financiera de todos los fondos del Programa.
Debe señalarse que en la parte correspondiente a los fondos suministrados por el BIRF el
préstamo es administrado financieramente por la Oficina para Servicios a Proyectos de las
Naciones Unidas con sede en Nueva York (UNOPS), a través del “Acuerdo de Servicios de
1
Gestión” (MSA) Proyecto ARG/97/R01 suscripto el 7 de mayo de 1997, y modificado por su
primera carta de acuerdo suplementaria del 17 de diciembre de 1997.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1- Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses
y notas explicativas (1 a 5) que forman parte del mismo.
2- Estado de los movimientos registrados entre el 1 de enero de 1998 y el 31 de diciembre
de 1998 expresado en dólares estadounidenses.
3- Estado de Origen y Aplicación de Fondos N° 2, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1998, expresado en dólares estadounidenses.
4- Estado de Origen y Aplicación de Fondos acumulado desde el comienzo del Proyecto al
31/12/98 expresado en dólares estadounidenses.
5- Cuadro de Totales pagados por componente, año, fuente y tipo de insumo al 31/12/98,
expresado en dólares estadounidenses.
6- Cuadros de Totales por Componente/Subcomponente al 31/12/98 (presupuestado,
ejecutado, reservado y disponible), expresados en dólares estadounidenses, por fuente
de financiamiento:
- Total:
BM + BID + ANSeS
- BM:
Préstamo BIRF N° 4131/AR
- BID:
Préstamo BID N° 961/OC-AR
- ANSeS:
Aportes Propios de ANSeS
Cabe informar que la UAP adjunta la Memoria del Proyecto al 31/12/98 que incluye los
apartados “Antecedentes y Descripción” y “Objetivos y Situación Actual”.
La información precedente fue preparada por la UAP con registros procesados en una base
de datos informática llevada en pesos y en dólares estadounidenses y son de su exclusiva
2
responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría en
fecha 24/05/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 17/05/99 y el 15/10/99 y entre
el 04/01/2000 y el 20/02/2000.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios en las circunstancias, excepto por lo que a continuación se
indica:
Con respecto a las pasantías analizadas (movimiento del ejercicio 1998) correspondientes a
la Gerencia de Control y Prevención del Fraude, abonadas con fondos de contrapartida
local y expuestas en la cuenta “Consultores Nacionales - Componente 1” del Balance del
Proyecto, no se tuvieron a la vista las rendiciones nominativas de confirmación de los
pagos realizados por el ente pagador (Banco de la Nación Argentina) a la ANSeS, que
certifiquen la totalidad de los importes efectivamente abonados y transferidos a los
beneficiarios.
3
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Cabe aclarar que la cuenta “ANSeS-RECURSOS BID 961/OC” expuesta en el rubro
Créditos del Balance al 31/12/98 por USD 8.627.309,91 corresponde al saldo contable
que la UAP posee en sus registros por la cuenta abierta en el Banco de la Nación
Argentina (BNA) Nro: 2858/27 denominada “ANSES-75/850-PROY.ASIST.TEC.P/”.
De la conciliación realizada por esta auditoría entre las cifras e información entregada
por la ANSeS y los registros de la UAP surge que el saldo en poder del organismo por
los fondos proporcionados por el BID es de USD 8.448.650,46. La sobrevaluación de
USD 178.659,45 se originó en que:
1- Durante el ejercicio 1998 la UAP no registró la totalidad de los movimientos
generados por esta cuenta por USD 190.380,98 por pagos de consultoría, honorarios
de consultores, y gastos bancarios, como así tampoco regularizó las cifras pendientes
de conciliación al 31/12/97 en concepto de cheques anulados, un pago duplicado de
consultoría y gastos y comisiones bancarias por un importe de USD 2.971,53
registrados en exceso en 1997.
Cabe mencionar que los gastos omitidos de registrar al 31/12/98 figuran descriptos
en la Memoria del Balance a la misma fecha (Subcomponentes D.11 y D.15).
2- La UAP incluyó USD 8.750.- por pago de honorarios de consultoría que fueron
financiados con fondos propios de la ANSeS.
b) Asimismo, con respecto a la cuenta bancaria expuesta en el punto a) precedente cabe
aclarar que entre el 15/01 y el 04/03/98 se utilizaron temporalmente USD 531.886,20 de
la mencionada cuenta del BNA para pagos de pasantías y honorarios de consultoría
correspondientes a gastos que debían ser financiados con fondos propios de la ANSeS.
El 23/03/98 ingresaron en dicho cuenta en concepto de devolución USD 774.209,57; el
excedente de USD 242.323,37 fue debitado y regularizado de esta cuenta el 30/09/98.
De la respuesta recibida del ANSeS surge que los mismos se transfirieron a la cuenta
4
corriente oficial del BNA Nro. 2102/15. Se destaca que esta situación no fue reflejada
en los registros del proyecto.
c) La cuenta “UNOPS AR97/01-BB” expuesta en el rubro Créditos del Balance al
31/12/98 por USD 4.709.906,30 corresponde al saldo contable que la UAP posee en sus
registros por los fondos del BIRF en poder de la UNOPS. De la conciliación realizada
entre los importes contabilizados por el proyecto y de la siguiente información
proporcionada por el agente financiero: “Invoice Nro. 5 ARG/97/R01/*/BB/31” elevada
por nota del 04 de junio de 1999 y Reportes: GL3013: “Prior Year y Current Year Nros.
5” ambos del 27/02/99 surge que el saldo asciende a USD 4.669.854.-. La diferencia
corresponde a gastos pendientes de contabilización por USD 7.047,46 del ejercicio
1997, y por USD 178.634,55 del presente ejercicio, y USD 145.630.- registrados en
exceso en concepto de costo de administración de la UNOPS.
d) La cuenta “UNOPS AR97/01-BZ” del rubro Créditos del Balance al 31/12/98 por USD
662.122.- corresponde al saldo contable que la UAP posee en sus registros por los
fondos del BID (USD 600.000.-) y por los intereses generados (USD 62.122.-) que se
encuentran en poder de la UNOPS. De la conciliación realizada entre los importes
contabilizados por el proyecto y de la siguiente información proporcionada por el
agente financiero: “Invoice Nro. 2 ARG/97/R01/*/BZ/31” elevada por nota del 12 de
mayo de 1999 y Reporte GL3013: “Current Year Nro. 5” del 27/02/99 surge que el
saldo asciende a USD 634.383.-. La diferencia corresponde al costo de administración
del ejercicio por USD 27.739.- no registrada por la UAP.
Se tuvo a la vista Nota Nro. 1838/98 suscripta por el Gerente General de la ANSeS del
21/09/98 mediante la cual informa que los intereses generados por los fondos en poder
de UNOPS (USD 62.122.-), por instrucciones del Director Nacional del Proyecto, serán
aplicados al financiamiento de las actividades previstas en la Primera Carta de Acuerdo
Suplementaria (MSA ARG/97/R01/BZ).
e) La cuenta “Fuente ANSeS” del rubro I.2. del Estado de Origen y Aplicación de Fondos
(EOAF) al 31/12/98 por USD 986.471,76 corresponde a los aportes de fondos propios
de la ANSeS realizados durante el ejercicio. De la conciliación realizada por esta
5
auditoría entre las cifras e información entregada por el organismo y los registros de la
UAP surge una subvaluación de USD 75.323,17 por omisión en la registración al
31/12/98 de gastos en pasantías y comisiones bancarias.
f) Por lo expuesto precedentemente en los puntos b) a e) el total de inversiones del
apartado II.- Aplicación del EOAF se encuentra subvaluado en USD 321.773,63 y el
apartado I.2.- Ingresos del Período subvaluado en USD 75.323,17, habiendo registrado
la UAP entre el 01/01/99 y el 25/08/99 USD 294.653,55; se destaca que en algunos
casos la UAP no expone en los registros la fecha contable sino la fecha de pago real del
gasto.
g) Por último cabe señalar con respecto a los fondos suministrados por el BIRF que hemos
tenido a la vista el Reporte de Auditoría por el año 1998, emitido con fecha 02/07/99
por la División de Auditoría del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD) como auditor de UNOPS. El reporte se emite sobre los fondos del
Management Service Agreement (MSA) por la parte ARG/97/R01/*/BB/31 según lo
requerido por acuerdo entre el PNUD y el Banco Mundial. Se destaca que la UNOPS no
emitió informe de auditoría sobre el estado financiero anual al 31/12/98 correspondiente
al ARG/97/R01/*/BZ/31.
h) Del análisis realizado sobre los gastos comprendidos en la muestra de auditoría se pudo
observar que la misma incluye USD 55.355,11 correspondientes a pagos por actividades
vinculadas al Proyecto “Sistema de Identificación Nacional Tributario y Social”
(SINTyS):
i-
USD 18.755,00
Consultor Internacional
ii-
USD 16.306,00
Consultor Internacional
iii-
USD 17.286,33
Consultor Nacional
iv-
USD 3.007,78
Consultor Nacional
Se tuvo a la vista la No Objeción del Banco del 04 de mayo de 1999 por el cual se
autoriza al reintegro de los pagos efectuados para el mencionado proyecto por el
ANSeS por un costo estimado de USD 80.320.- para aquellos gastos incurridos a partir
de marzo de 1998.
6
Del anexo adjunto a la Nota BM 49/99 del 29/04/99 suscripta por la responsable de la
Secretaría de Equidad Fiscal de la Jefatura de Gabinete de Ministros se observó que el
importe de USD 16.306.- no se encuentra incluido como gasto a ser reembolsado. Se
destaca que la nota incluye también USD 22.460.- por gastos pagados con fondos
propios de la ANSeS, que al 31/12/98 no se encuentran contabilizados por el proyecto,
ni tampoco fueron informados en la respuesta a nuestra confirmación de aportes por el
organismo.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el apartado II- y
excepto por lo señalado en el apartado III- a) a f) y h) precedentes, los estados
identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de
Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad Social” al 31/12/98,
así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contables-financieras usuales y con los requisitos establecidos
en el Convenio de Préstamo N° 4131-AR del 17 abril de 1997.
BUENOS AIRES, 10 de abril de 2000.
7
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998,
correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la
Seguridad Social”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas
contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos
del Convenio de Préstamo N° 4131-AR, suscripto el 17 de abril de 1997 entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Dentro del ámbito de la Administración Nacional de la Seguridad Social y con dependencia de la
Unidad Ejecutora del Programa, se creó la Unidad Administradora del Proyecto (UAP) cuyas
funciones a cargo son:
•
procesar y administrar las contrataciones y compras necesarias para el Programa;
•
efectuar el monitoreo del avance de las actividades definidas en el marco del Programa, y
•
realizar la gestión administrativo-financiera de todos los fondos del Programa.
Cabe aclarar que, en la parte correspondiente a los fondos BIRF, el proyecto es administrado
financieramente por la Oficina para Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas con sede en
8
Nueva York (UNOPS), a través del Acuerdo de Servicios de Gestión ARG/97/R01
(Management Service Agreement - MSA) de fecha 07/05/97 y modificado por su Primera Carta
de Acuerdo Suplementaria del 17/12/97.
a) Sección 2.01: El monto del préstamo asciende a USD 20.000.000.-.
Los desembolsos BIRF por el año 1998 ascendieron a USD 5.062.907.- y acumulados al
31/12/98 a USD 8.356.206.-.
b) Sección 2.02 (a): Retiro de los fondos de conformidad con el Anexo 1.
Tal como se expone en Nota Nro. 5 a los estados financieros al 31/12/98 el Proyecto no
confecciona SOE’s (Estados de Gastos), ya que los mismos son realizados por UNOPS al
momento de solicitar los desembolsos del Préstamo. Según surge del Resumen Mensual de
Desembolsos (MDS) emitido por el BIRF al 31/12/98, se observó que se procesaron
únicamente las facturas Nros. 1 y 2 presentadas por UNOPS, imputando USD 1.815.241.- a
la Categoría 1 y USD 4.159.- a la Categoría 2.
Al respecto cabe aclarar que las facturas presentadas por UNOPS al Banco, que se tuvieron
a la vista, son las siguientes:
Invoice Fecha emisión Categoría 1
Nro
Costo UNOPS
Categoría 2
Total
Categoría l
1
15/09/97
13.547.-
31.043.-
0.00
44.590.-
2
11/05/98
1.594.742.-
175.509.-
4.159.-
1.774.810.-.
3
03/08/98
0.00
0.00
0.00
0.00
4
12/11/98
994.609.-
145.630.-
27.770.-
1.167.469.-
5
04/06/99
764.582.-
-54.670.-
-10.430.-
699.482.-
9
c) Sección 2.02 (b) y Anexo 5: Cuenta Especial.
Conforme a lo expuesto por Nota Nro. 4 a los estados financieros al 31/12/98, la UAP no
procedió a la apertura de una cuenta de depósito especial para canalizar los fondos del
Préstamo 4131-AR, ya que la administración de dichos fondos la realiza UNOPS Nueva
York, a través del Acuerdo de Servicios de Gestión (MSA) ARG/97/R01 de fecha 07/05/97
y carta suplementaria del 17/12/97, por lo que el BIRF desembolsa directamente a la cuenta
de UNOPS.
d) Sección 2.03: Fecha de cierre.
Conforme el “Estado de Detalle de Préstamo” emitido el 07/04/99 por el Banco Mundial, la
fecha de cierre no sufrió modificaciones (30/06/2001).
e) Secciones 2.04 y 2.05: Comisión de compromiso e intereses.
Cumplidas.
f)
Sección 3.01 (a) y su correspondiente Anexo 2: Ejecución del Proyecto.
El estado de avance de cada uno de los componentes que integran el Proyecto se detalla en
el punto 2. de la Memoria del Proyecto adjunta a los estados financieros al 31/12/98
presentados por la UAP.
g) Sección 3.01 (b) y 3.06: Recursos de contrapartida local.
En fecha 22/11/96 el ANSeS informó al proyecto la apertura de la Cuenta Corriente Oficial
Nro. 2858/27 en el Banco de la Nación Argentina para canalizar los fondos provenientes del
préstamo 961/OC-AR (USD 20.000.000.-) que ingresan al proyecto como aportes de
contrapartida local; se destaca que únicamente ingresaron USD 10.000.000.-, los restantes
USD 10.000.000.- iniciales no se canalizaron por esta cuenta bancaria separada y exclusiva
del Proyecto.
Al 31/12/97 se encontraban desembolsados el 100% de los aportes comprometidos. Durante
el ejercicio 1998, entre el 15/01 y el 04/03, se utilizaron temporalmente USD 531.886,20 de
10
la mencionada cuenta del BNA para pagos de pasantías y honorarios de consultoría
correspondientes a gastos que debían ser financiados con fondos propios de la ANSeS. El
23/03/98 ingresaron en dicha cuenta en concepto de devolución USD 774.209,57, el
excedente de USD 242.323,37 fue debitado y regularizado de esta cuenta el 30/09/98. De la
respuesta recibida del ANSeS surge que los mismos se transfirieron a la cuenta corriente
oficial del BNA Nro. 2102/15. Se destaca que esta situación no fue reflejada en los registros
del proyecto; al respecto se remite al punto b) del apartado III- Aclaraciones Previas.
Se tuvo a la vista el presupuesto anexo al Ayuda Memoria de la Misión de Supervisión del
Banco Mundial llevada a cabo entre el 15/06/98 al 03/07/98 en el cual se encuentra
incorporado el aporte con fondos propios de la ANSeS por USD 4.224.656. La UAP al
31/12/98 contabilizó USD 4.254.186.-; según esta auditoría el monto aportado asciende a
USD 4.329.509,17.
h) Sección 3.02 y Anexo 4: Adquisición de bienes y servicios de consultores.
Al respecto se remite a lo expuesto en II- de nuestro Informe sobre los Estados Financieros
al 31/12/98 y en el Memorando a la Dirección del Proyecto, adjuntos.
i)
Sección 3.04 b): Sistema contable y de monitoreo.
Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección.
j)
Sección 3.05: Comité de Dirección del Programa.
Mediante Resolución del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTySS) Nro. 969 del
27/11/96 se crea en el ámbito de la Secretaría de la Seguridad Social el Comité de Dirección
del Programa.
k) Sección 3.07: Contratación de un agente de adquisiciones de bienes y servicios.
Cumplida. Con fecha 07/05/97 se contrató a la Oficina de Servicios a Proyectos de las
Naciones Unidas (UNOPS) con sede en Nueva York como agente de adquisiciones de
bienes y servicios para el Proyecto.
11
l)
Sección 3.08 (a): Informes de progreso semestrales.
Cumplida.
m) Sección 3.08 (b): Plan de Acción Anual.
Cumplida.
n) Sección 4.01 (a): Registros contables.
Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
ñ) Sección 4.01 (b) (i): Informe de auditoría sobre la Cuenta Especial.
Se remite a lo expuesto en el punto c) de este informe.
o) Sección 4.01 (c) (iv): Informe de auditoría sobre Certificados de Gastos (SOE’s).
Tal como se expone en nota 5 a los estados financieros al 31/12/98, el Proyecto no
confeccionó SOE’s ya que los mismos fueron realizados por UNOPS al momento de
solicitar los desembolsos del Préstamo.
BUENOS AIRES, 10 de abril de 2000.
12
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros presentados por la Unidad
Administradora del Proyecto (UAP), por el ejercicio finalizado el 31/12/98, correspondientes al
“Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad Social”, han
surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/98
1) SISTEMA CONTABLE
Observaciones: Del análisis del sistema contable utilizado por la UAP se han detectado
las siguientes observaciones:
13
9 El libro mayor no respeta la correlatividad de los números de asientos, ni la cronología
de la registración.
9 Los saldos iniciales expuestos en los registros que se tuvieron a la vista
correspondientes al ejercicio 1999 no son coincidentes en algunos casos con los saldos
finales del ejercicio anterior.
Comentario de la UAP: Se están llevando a cabo las modificaciones necesarias para que
este sistema, en cuanto a lo contable, reúna las seguridades necesarias y satisfactorias.
2) INVERSIONES DE CONTRAPARTIDA LOCAL
Observación: La UAP registró estas inversiones sobre la base de documentación
suministrada por la ANSeS, pero no efectuó oportunamente el control y conciliación con
los importes contabilizados por el organismo ejecutor, a fin de validar la información que
se incorporó en los registros del proyecto.
Comentario de la UAP: La UAP consideró que la información brindada por el Organismo
era fidedigna, dado que fue la ANSeS la que realizó las inversiones y la registración.
Recomendación: Realizar periódicamente los controles necesarios y adecuados de manera
que los registros del Proyecto brinden información confiable, íntegra y consistente acerca
de la ejecución del mismo.
3) PASANTÍAS- CONTRAPARTIDA LOCAL
Observaciones:
a) Se ha podido verificar con respecto a las pasantías abonadas con los fondos de
contrapartida local que la UAP registró sobre la base de órdenes de pago emitidas por la
ANSeS pero no obtuvo información acerca de la efectivización de los pagos.
b) Con respecto a la información obtenida de los registros de la UAP, el convenio era
exclusivamente con la Universidad Argentina de la Empresa (UADE) y por 200
14
pasantes; del relevamiento realizado se pudo verificar que los pasantes incluidos en los
listados de la Gerencia afectada a este proyecto no pertenecían solamente a esa
institución y que diferían de la cantidad informada originalmente.
c) No se tuvo a la vista ninguna documentación emitida por ANSeS vigente para el
período 01/98 a 04/98 en la cual se establezca la cantidad de pasantes a contratar para la
Gerencia afectada al Proyecto, el perfil de los mismos, las tareas a realizar, cantidad de
horas, como así tampoco los planes anuales que debían ser definidos conjuntamente
entre un representante de ANSeS y uno de la Unidad Educativa previstos en una de las
cláusulas de los convenios de las universidades que se tuvieron a la vista.
d) En la mayoría de los casos no se tuvieron a la vista las notas de la ANSeS respaldando
las categorías asignadas a los pasantes.
e) No se tuvieron a la vista notas de la ANSeS aprobando las recontrataciones de los
pasantes.
f) No se tuvo a la vista documentación que permita determinar las áreas donde desarrollan
las actividades los pasantes.
g) En algunos casos no se tuvieron a la vista los analíticos de materias aprobadas de los
pasantes al año 1998.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto.
B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1) CONSULTORES NACIONALES
Fondos BIRF
Observaciones:
a) No se tuvieron a la vista los antecedentes de la búsqueda, selección y contratación de un
consultor.
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b) Se tuvieron a la vista tres currículos, no constando el cuadro de evaluación y la
justificación por la contratación del consultor.
c) Los recibos emitidos por un consultor no cumplen con la RG 3419, en lo que respecta a
la fecha y rango de impresión de los comprobantes.
Comentarios de la UAP:
a) La selección se realizó en base a la evaluación de sus antecedentes y experiencia en el
Proyecto durante el tiempo en que se desempeñó contratada por ANSeS, contando su
contratación con la no objeción correspondiente del Banco Mundial.
b) La selección se realizó en base a la evaluación de sus antecedentes y experiencia,
contando su contratación con la no objeción correspondiente del Banco Mundial.
c) Sin comentarios.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto.
2) EQUIPAMIENTO
Observaciones:
1- No se tuvieron a la vista los antecedentes de contratación de la empresa que publicó los
avisos para la licitación OPS-98-93-60182 destinada a la adquisición de cinco
servidores.
2- En relación a la orden de compra Nro. OPS/97-93-60148 del 18/11/97 por la
adquisición de una fotocopiadora no se tuvo a la vista la documentación
correspondiente a las invitaciones a cotizar a los distintos oferentes con el detalle de las
especificaciones técnicas requeridas. Si bien se seleccionó al que ofertó el menor
precio, las cotizaciones que se tuvieron a la vista oscilaban entre los USD 10.100.- y los
USD 20.000.-.
16
Comentarios de la UAP:
1- La publicación de las licitaciones que realiza UNOPS requiere, como parte de sus
procedimientos, la compulsa de al menos tres presupuestos. Este procedimiento se
realizó en la primera de las publicaciones, en las siguientes se contrató al proveedor que
resultó más conveniente en la primera.
2- Para realizar la adquisición de la fotocopiadora del Proyecto, se solicitaron presupuestos
a cuatro firmas reconocidas de plaza que tuvieran un equipamiento de similares
características técnicas. Dicha solicitud, debido a la urgencia en obtener la provisión,
fue en forma personal, con la aclaración que la remisión tenía que hacerse al Proyecto a
nombre del coordinador, una vez reunidos los presupuestos se remitieron a UNOPS
para que procedieran a realizar la evaluación, adjudicación y emisión de la orden de
compra.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones, adjuntado en los
archivos toda la documentación de respaldo.
3) VIAJES Y VIATICOS
Observación: En relación a los pasajes registrados por el proyecto correspondientes al
viaje efectuado por dos funcionarios de la ANSeS para efectuar una revisión de las mejores
prácticas en prevención del fraude, surgieron las siguientes consideraciones:
(a) Los pasajes no fueron adquiridos por el proyecto, los importes registrados surgen del
precio expuesto directamente en los mismos.
(b) No se tuvo a la vista documentación cancelatoria por la recepción de los fondos por
USD 9.386.58.
(c) En algunos casos los datos expuestos en la documentación que se tuvo a la vista
(tickets de embarque, pasajes) eran ilegibles
(d) Las autorizaciones correspondientes exponen que debían ser imputados a la línea
16.03; el proyecto las contabilizó en la línea 15.
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Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto, dejando evidencia en los archivos correspondientes.
4) CAPACITACION
Observación: Se observó que el proyecto financió un curso de capacitación en inglés en el
exterior por el período 13/07 al 21/08/98 para un consultor contratado como asistente de
gestión de la UAP; se pudo observar que la línea 32.00 “Capacitación” no tenía asignada al
31/12/98 partida presupuestaria.
Comentario de la UAP: UNOPS imputó el pago a Carleton University a la línea 17.03 de
consultores nacionales.
Recomendación: Respetar las líneas presupuestadas, como así también los conceptos
previstos para cada una, incluidos en el MSA suscripto con el agente financiero por el
Proyecto.
5) FIRMAS CONSULTORAS
Observaciones:
1- Del análisis realizado a los últimos pagos registrados en el ejercicio 1998
correspondientes al contrato Nro. C-97-0586 para la realización de tareas relacionadas
con la transferencia de cajas provinciales –reempadronamiento de beneficiarios- de las
ex-cajas de seguridad social de las provincias incluidas en los grupos Nros. 1 y 2, se
pudo observar que:
(a) No se pudieron verificar las fechas de recepción en la UAP de los informes de
avances Nros. 7 y 8.
(b) Conforme a lo expuesto en la cláusula contractual Nro: 5.1 la prestación de los
servicios debía encontrarse completa, incluyendo la presentación del informe final
en un plazo máximo de seis meses a partir de la fecha de firma del contrato
(22/07/97). Se pudo observar que el informe de avance Nro. 10, el informe final y
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el informe de recomendaciones tienen fecha de presentación 29/05/98, no aplicando
la UAP la sanción prevista en la cláusula contractual correspondiente.
2- Del análisis realizado a la contratación directa de una firma consultora para el rediseño
de los procesos administrativo - contables de las áreas de compras, recursos humanos y
asuntos jurídicos, la cual cuenta con la no-objeción emitida por el BIRF mediante nota
del 24/09/97, en la cual se justifica la misma en virtud de ser actividades
indudablemente continuadoras de las de otro trabajo llevado a cabo por la misma
empresa en ANSeS, surgieron las siguientes observaciones a formular:
(a) Se pudieron observar diferencias entre la oferta técnica presentada por la consultora
y los términos de referencia (TOR’s) respecto a los temas que deben contener los
informes para los sectores involucrados (compras – recursos humanos – asuntos
jurídicos):
Según TOR´s : (compras: 3.1., recursos humanos: 3.2. asuntos jurídicos: 3.3.)
4.1.
Informe de la situación actual.
4.2.
Manual de procedimientos e instructivo de los procesos rediseñados.
4.3.
Informe de identificación de interfases necesarias con el sistema informático aplicable.
4.4.
Plan de capacitación.
4.5.
Plan de puesta en marcha.
4.6.
Informe con sugerencias para futuros rediseños.
4.7.
Informe de puesta en marcha y plan de seguimiento.
Según Oferta técnica:
Módulo I
Visión estratégica del proyecto a nivel político.
Módulo II
Presentación del proyecto y comunicación de la visión estratégica del mismo a nivel
ejecutivo.
Módulo III
Relevamiento de los procesos actuales.
Modulo IV
Rediseño de procesos.
Módulo V
Capacitación.
Módulo VI
Puesta en marcha de los procesos rediseñados.
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(b) No se tuvieron a la vista los TOR`s firmados por la consultora, como tampoco el
contrato inicialado por la misma en todas sus hojas, tal lo solicitado en el párrafo
final de la cláusula contractual Nro. 9.
(c) No se tuvo a la vista la aprobación de UNOPS de la desvinculación del equipo de
trabajo de uno de sus integrantes, según cláusula 2.4 del contrato suscripto.
(d) Con el segundo pago debían entregarse los informes correspondientes a los
módulos I, II, y III el 19/01/98; los mismos se presentaron según el siguiente
detalle:
Modulo I
20/01/98
Modulo II
02/02/98
Modulo III
12/02/98 (versión preliminar), 09/03/98 (versión definitiva),
y con el tercer pago debía entregarse el informe correspondiente al módulo IV con
fecha 19/04/98, habiendo sido presentada el 19/06/98 la versión preliminar y la
definitiva el 13/08/98.
De lo expuesto en el cronograma de pagos surge que el último pago se debía
realizar a los 300 días de la firma del contrato (19/11/97), de la documentación que
se tuvo a la vista el último pago recibido por la firma durante el ejercicio fue en
10/98 por la aprobación del módulo IV, quedando pendiente los módulos V y VI.
(e) No se tuvo a la vista constancia de la designación por autoridad competente de los
miembros del equipo “Comité de Coordinación Operativa” que tuvo a su cargo la
aprobación de los informes .
(f) No se tuvo a la vista la versión definitiva del Informe correspondiente al Módulo III
“Relevamiento de los Procesos Actuales”.
Comentarios de la UAP:
1(a) Los informes 7 y 8 de la UTEP (Unidad Técnica Especial Previsional) figuran
asentados en el libro de Registro de Entradas en las fechas que figuran en las
respectivas “hojas de ruta”.
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(b)La demora provino de la evaluación por parte de ANSeS de los resultados obtenidos
en el reempadronamiento y su incorporación a la base de datos.
2(a) El ordenamiento no coincide entre los TOR`s y la oferta, pero efectuado un análisis
pormenorizado de lo que incluye cada módulo de la oferta se aprecia el abarcamiento
de los TOR`s, por ejemplo en el módulo IV de la oferta entre los productos a
entregar figura: 1) “Manual de procedimientos y flujogramas para el suministro de la
información a ser capturada por el sistema contable y presupuestario”, 2)
“Formularios a utilizar y sus instructivos correspondientes”, 3) Cambios propuestos
en la estructura organizativa (en caso de corresponder), y 4) “Identificación de
interfases necesarias con el sistema informático aplicable”. Como se ve este módulo
incluye los puntos 4.2 y 4.3.
(b)El contrato que obra en poder de la UAP es copia fiel del que tiene UNOPS.
(c) Se envió nota a UNOPS informando la desvinculación.
(d)En la factura Nro. 1069 del 07/07/98 el contratista cometió un error en la redacción
de la misma, pero el pedido de pago es correcto por módulo IV y no VI.
(e) La versión definitiva del módulo III se remitió a UNOPS para el pago, tal como
consta en la solicitud respectiva, sin la cual no era posible gestionar el mismo, ya que
es indispensable la aprobación del Comité. Los plazos parciales no fueron cumplidos
y así se hizo constar en notas de esta UAP; el contrato entró en una fase de
renegociación que originó una suspensión de actividades. A agosto de 1999 se ha
decidido la rescisión del contrato, con la consiguiente negociación.
(f) La firma de los integrantes (Gerentes de Primera línea) avalado por el Gerente
General, dando el visto bueno en la aprobación de los informes indica su
funcionamiento como tal.
(g)La versión definitiva del Módulo III se remitió a UNOPS para el pago, tal como
consta en la solicitud de pago respectiva, sin la cual no era posible gestionar el
mismo, ya que es indispensable la aprobación del Comité.
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Recomendación: Registrar las operaciones realizadas por el Proyecto adjuntado en los
archivos toda la documentación de respaldo y realizar los controles necesarios a los efectos
de asegurar la integridad de la información y el cumplimiento de las cláusulas establecidas
en los contratos suscriptos por el proyecto.
6) PASANTÍAS- CONTRAPARTIDA LOCAL
Observaciones:
a) Del relevamiento realizado en la ANSeS se pudo observar que en la mayoría de los
casos las universidades a las cuales pertenecen los pasantes contratados, no tienen
convenio suscripto por el período de los pagos abonados:
1- U.N. Lomas de Zamora (Fac. de Cs. Económicas).
2- U.B.A. (Fac. de Filosofía y Letras).
3- U.N. de La Plata (Fac. de Derecho).
4- U.B.A. (Fac. de Derecho).
5- U.N. de Tucumán (Fac. de Cs. Económicas).
6- U. Católica de La Plata (Fac. de Derecho).
7- U.B.A. (C.B.C. - Fac. de Derecho).
b) De la revisión de los legajos de los pasantes incluidos en la muestra surgieron falencias
con respecto a la documentación respaldatoria de las contrataciones, entre otras las
siguientes:
1. En la mayoría de los casos no se tuvieron a la vista los acuerdos suscriptos con los
pasantes.
2. No se tuvieron a la vista las declaraciones juradas suscriptas por los pasantes
respecto a su condición de estudiante regular o graduado, previstas en el anexo II del
Decreto Nº 93/95.
3. No se tuvieron a la vista las declaraciones juradas suscriptas por los pasantes
respecto a que los mismos no se encontraban en relación de dependencia en otro
lugar en el momento de la pasantía.
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4. En la mayoría de los casos no se tuvieron a la vista los certificados médicos de los
pasantes extendidos por la Autoridad Sanitaria Oficial.
Comentarios de la UAP:
a) Con respecto a este tema informamos que:
UBA: Se informará a los gerentes, hasta el 10 de septiembre de 1999, que deberán
rescindir las pasantías de dicha Universidad con excepción de la Facultad de Psicología,
dado que no se llegó a un acuerdo.
UN La Plata: No se llegó a un acuerdo, se le dará de baja a las pasantías. Según
información son dos personas.
UC La Plata: Esta en trámite para la firma.
UN Tucumán: Existe un Convenio de Pasantía firmado por la Universidad solamente y
otro firmado por la ANSeS únicamente. Estamos tramitando la firma de uno nuevo
firmado por ambos, para salvar dicha irregularidad.
UN Lomas de Zamora; Está en trámite para la firma.
b) La Gerencia de Administración del Personal, en base a la documentación existente y por
las declaraciones del personal que prestó servicios en el Area Contratos y Pasantías
durante el período auditado, informó que el circuito administrativo utilizado era el
siguiente:
1- La Gerencia de 1° línea mediante el Formulario RH 4.4 “Requisición de Personal”,
solicitaba la incorporación de los pasantes para cumplir tareas en determinadas
Areas, justificando las razones de su incorporación. Una vez cumplimentado este
formulario, éste era remitido a la Gerencia de Planeamiento de Recursos Humanos.
2- La búsqueda y selección de los pasantes se realizaba en el área empleos, de acuerdo
con la formación y aptitudes requeridas en la búsqueda, solicitando:
• Curriculum Vitae.
• Fotocopia del documento de identidad (1 y 2 hoja- domicilio registrado).
• Fotografía.
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• Certificado de alumno regular.
• Certificado analítico de las materias aprobadas o título profesional.
• Certificado médico.
3. La Gerencia de Planeamiento, previa verificación de la existencia de la partida
presupuestaria, aprobaba las incorporaciones.
4. La Gerencia de Recursos Humanos, firmaba de conformidad y con la intervención del
Area Contratos y Pasantías, lo elevaba a la Gerencia General, para su conocimiento y
envío a la Dirección Ejecutiva.
5. Una vez aprobada por la Dirección Ejecutiva la incorporación de los pasantes toda la
documentación era devuelta a la Gerencia de Administración de Personal de la
Gerencia de Recursos Humanos. El área Registros y Control era la encargada de
proceder a la apertura del legajo personal, asignándole un número, siendo también
responsable de enviar las novedades al Sector Liquidaciones Especiales del Area
Liquidación de Sueldos para producir las liquidaciones de las asignaciones
estímulos.
En los meses de enero a febrero de 1998, los controles de asistencia de los pasantes
se realizaban a través de planillas de firmas, en tanto que a partir del mes de marzo
de 1998 a la fecha los pasantes utilizan tarjetas magnetizadas para registrar las
entradas y salidas de los edificios de esta Administración.
El marco legal de las relaciones con los pasantes se inscriben dentro de lo normado
por los Decretos N° 340/92 y 93/95. Las necesidades de personal pasante, son
requeridas por la Gerencia de 1° Línea, quienes solicitan la incorporación de
pasantes, invocando razones de mejor servicio, para aliviar sobrecarga de tareas en
los sectores o puntualmente para cubrir algún proyecto. Según la formación
requerida, se realiza la selección por el Area Empleos, aunque han existido casos en
que el personal a incorporar ya venía propuesto. Una vez seleccionado el personal
para cubrir las requisiciones recibidas de las gerencias, se le asigna una categoría a
los pasantes, según las escalas establecidas para las asignaciones estímulos, acorde
con la cantidad de materias aprobadas, según surgen de los certificados analíticos
24
presentados, se firman los acuerdos individuales. Las liquidaciones de las
Asignaciones Estímulos eran producidas en el Area Contratos y Pasantías, y en el
caso de la Universidad Argentina de la Empresa (UADE) hasta el mes de mayo de
1997 se enviaba el listado con los pasantes y el importe a liquidar a cada uno de
ellos, para que la universidad confeccionara los cheques respectivos, previo envío de
la remesa al Banco pagador. A partir del mes de junio de 1997, los pagos de las
Asignaciones Estímulos fueron realizadas directamente por la ANSeS, y en el mes de
agosto del mismo año se comenzó a acreditar tales asignaciones a través de las cajas
de ahorro del BNA. Actualmente, se siguen abonando las asignaciones estímulo por
acreditación en cuentas de ahorro del Banco de la Nación Argentina, exigiéndose a
los coordinadores de área, la devolución de los recibos con la firma de los
beneficiarios y la conformidad por la prestación de servicios de los pasantes por
parte de los responsables del sector.
c) Seguidamente se realizarán las siguientes aclaraciones a los comentarios formulados:
1.
Es muy probable que a la fecha en que se practicó la auditoría, faltaran algunos
acuerdos suscriptos con ciertos pasantes. En la actualidad, no existiría esa
posibilidad, atento a las instrucciones impartidas en ese sentido al personal del Area
Contratos y Pasantìas sobre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la
apertura de los legajos personales.
2.
No se han confeccionado las DDJJ`s prescriptas en el Anexo II del Decreto Nro.
93/95.
3.
A partir del mes de setiembre de 1999 se solicita la declaración de otros empleos en
un formulario especial.
4.
En las revisiones de los legajos personales, cuando se detecta la falta de una
documentación, se reclama al titular el envío de la información omitida.
5.
Realizada la verificación de este caso en particular, se comprobó que la
observación del auditor es correcta, se siguió abonando la pasantía aún después de
haber excedido el año desde su graduación.
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6.
El legajo posee un certificado de materias de materias aprobadas, expedido por la
Universidad del Salvador (Buenos Aires, Argentina) Facultad de Ciencias
Económicas (28.04.98).
7.
La categoría asignada surge de la cantidad de materias aprobadas (certificado
analítico) y la cantidad de horas a laborar, que podían figurar en Notas o en los
Formularios “Requisición de Personal (RH 4.4) o “Solicitud de:”. Actualmente, se
requiere del Area donde prestarán servicios que informen la fecha efectiva de inicio
y lugar de desempeño, así como la cantidad de horas a trabajar.
8.
Nunca se recontrataron los pasantes, aunque actualmente se incluye la cláusula de
renovación automática en el Acuerdo Individual de Pasantías.
9.
En la Base de Datos se puede averiguar el Area donde desarrolla sus actividades
cualquier pasante, siendo además obligatorio esta afectación por la imputación al
Centro de Costos correspondiente.
10. No se descarta la posibilidad de que algunos legajos personales no contengan el
certificado analítico de materias aprobadas a pesar de los reclamos a los pasantes
para que cumplan con este requisito, debe agregarse la real demora de la Instituciòn
universitaria en extenderlos.
Recomendación: Documentar adecuadamente las inversiones realizadas por el proyecto,
asegurando la realización de los controles necesarios, para que los registros del Proyecto
reflejen la totalidad de los aportes locales.
7) CONSULTORES INTERNACIONALES
Observaciones:
a) Se incluyeron en esta línea los pagos realizados en concepto de honorarios, pasajes y
otros reembolsos a tres consultores internacionales. Es del caso mencionar que dos de
los contratos se formalizaron a través de Acuerdos de Préstamo Reembosable con el
“Commonwealth” de Australia – Departamento de Seguridad Social – Gobierno de
Australia” y otro con el “Servicio de Proyectos Internacionales - Departamento de
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Seguridad Social – Gobierno de Australia”, mediante los cuales provee los servicios de
cada uno de los expertos contratados, es decir, que no suscribieron contratos
individuales con los expertos. La facturación que se tuvo a la vista fue realizada por el
Departamento de Seguridad Social de Australia, y los pagos fueron realizados
directamente a una cuenta perteneciente al organismo gubernamental, no existiendo
constancia en la UAP de la recepción de los fondos por los consultores.
Cabe aclarar que los pagos se encuentran contabilizados en la cuenta contable
Consultores Internacionales.
b) No se tuvieron a la vista los informes finales, ni la correspondiente aprobación.
c) No se tuvo a la vista documentación que respalde que los consultores debían
confeccionar un informe en conjunto.
d) En un caso no se tuvieron a la vista los TOR`s, en los otros dos no se encuentran
suscriptos.
e) No se tuvo a la vista documentación que respalde el método de selección utilizado.
f) Uno de los contratos que se tuvo a la vista se encuentra sin firmar.
Comentarios de la UAP:
a) Los consultores mencionados fueron recomendados como expertos por el Gerente del
Proyecto del Banco Mundial. Si bien los contratos están a nombre del Departamento de
la Seguridad Social del Gobierno de Australia, por la incompatibilidad que les cabía; la
no objeción del Banco está dada a la contratación de los consultores internacionales
cuyos servicios fueron requeridos.
b) El informe final presentado por los consultores, por su contenido e implicancia fue
caratulado por la Gerencia General del ANSeS como “reservado”, figurando en el
registro de informes bajo el Nro. 044 del 22 de mayo de 1998, pudiendo ser abierto
solamente con la autorización de la Gerencia General.
c) Sin comentarios.
d) Los términos de referencia se encuentran agregados en las carpetas colgantes
individuales de los consultores.
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e) La selección de los consultores se realizó en base a la recomendación del gerente del
proyecto del Banco Mundial, que tuvo en cuenta la evaluación de sus antecedentes y
experiencia, por lo que no fue requerida la terna.
f) El contrato se encuentra en la carpeta individual del consultor.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
BUENOS AIRES, 10 de abril de 2000.
28
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- tests o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de
informes de los mismos;
- análisis de legajos;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los antecedentes de adquisición de bienes y contratación de servicios de consultoría;
- verificación de los ingresos y egresos efectuados a través de la cuenta bancaria abierta en el
Banco de la Nación Argentina;
- circularización y reconciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en los
registros auxiliares y con documentación respaldatoria;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió, entre otros, el 100 % de los orígenes de fondos BIRF, el 49
% de los pagos en consultoría internacional, 45 % de consultores nacionales, el 73 % de pasajes
y viáticos, el 73 % de firmas consultoras, el 100 % de capacitación, el 57 % de equipos y el 35 %
de los gastos varios.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 10 de abril de 2000.
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