2002_155info.pdf

INFORME DE AUDITORIA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/96/006
“ASISTENCIA TÉCNICA EN TELEDETECCIÓN Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GEORREFERENCIADOS”
(Ejercicio finalizado el 31/12/01)
Al señor Director Nacional
del Proyecto PNUD Nº ARG/96/006.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los Estados Financieros detallados en I- siguiente, por el Ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/96/006 “Asistencia Técnica en
Teledetección y Sistemas de Información Georreferenciados”, de acuerdo al Documento
suscripto el 01/11/96 entre el Gobierno de la Provincia de Buenos Aires y el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes de los Contratos de
Préstamo N° 899/OC-AR y N° 4150-AR, suscriptos el 26 de marzo de 1996 y el 20 de enero de
1998 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) respectivamente.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/01,
expresado en dólares estadounidenses y anexo s que forman parte del mismo.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye copia del listado “Informe
Combinado de Gastos”, por el Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, emitido
en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y
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conciliado por la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP).
El Estado expuesto en a) anterior surge de registros y planillas auxiliares llevados en pesos.
Fue preparado por la UEP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los Estados Financieros definitivos fueron presentados a esta Auditoría con fecha
18/09/02 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 05/06/02 al 12/07/02, y entre
el 30/09/02 y el 09/10/02.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, viendo limitado su alcance por lo que a continuación se indica:
El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por
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el organismo de las Naciones Unidas respecto a los gastos de auditoría (línea 16.97).
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) En el marco del Convenio de Asistencia Técnica celebrado entre el Proyecto y la
Provincia de San Juan, la Unidad Ejecutora adquirió, en nombre de la Provincia
mencionada - equipamiento informático y servicios de consultoría por $ 4.424.580.- . El
Convenio mencionado exige a la Provincia de San Juan realizar los aportes necesarios
para que el Proyecto cumpla con los pagos respectivos. Al respecto, al 31/10/01 el
Ministerio de Economía de la Provincia de San Juan presentaba un atraso significativo
en los aportes establecidos en el cronograma del Convenio que alcanzaba a esa fecha los
$ 901.566,77 (notificación de la Unidad de Coordinación a la Provincia de San Juan),
por lo que el Programa no efectuaba los pagos correspondientes a la empresa
proveedora. Sobre el particular, cabe informar lo señalado en la Carta de Abogados
donde se aclara que el Proyecto no tiene litigios, reclamos ni juicios pendientes y que,
“se está negociando entre el Proyecto, Soft Net y el Ministerio de Economía de la
Provincia de San Juan el pago de la deuda y realizarla a través de la Provincia de San
Juan”.
b) En el Estado mencionado en I-a) precedente los pagos directos desde la sede PNUD se
exponen en una sola línea agrupada, no detallándose por categoría de inversión, tal
como se describe en el Estado citado en I-b) anterior.
c) El monto informado en el Anexo II citado en I-a) precedente como orígenes de fondos
(fondos recibidos) incluye U$S 405.795,17 correspondientes a los pagos directos desde
la sede del PNUD.
d) Existe una diferencia de $ 229,80 entre el total expuesto como fondos disponibles al
31/12/01 (114.916,76) del Estado mencionado en I-a) y lo señalado en el Anexo I que
forma parte del mismo debido a que éste último se encuentra expresado en pesos (al tipo
de cambio 1 U$S = 0,998 $).
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en el punto III- a)
precedente y excepto por lo mencionado en III- b), el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e
Información Financiera Complementaria
detallados
en
I-,
exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/96/006 “Asistencia
Técnica en Teledetección y Sistemas de Información Georreferenciados ” al 31 de
diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos
establecidos en el Documento de Proyecto del 01/11/96.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el punto II- “Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 10 de octubre de 2002.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/96/006
“ASISTENCIA TÉCNICA EN TELEDETECCIÓN Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GEORREFERENCIADOS ”
(Ejercicio finalizado el 31/12/01)
Como resultado de la revisión practicada sobre los Estados Financieros por el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto
PNUD Nº ARG/96/006 “Asistencia Técnica en Teledetección y Sistemas de Información
Georreferenciados ”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en
la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, corresponde
formular los siguientes comentarios:
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
a) Registros.
Observación:
El Proyecto no cuenta con un sistema contable ; la totalidad de las registraciones se realizan en
planillas auxiliares (archivos de excel) que no constituyen un sistema contable integrado.
Tampoco se emiten órdenes de pago.
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
Hasta julio de 2002 se utilizó como sistema contable el modelo sugerido por PNUD, que es
mediante archivos de Excel. A partir de dicha fecha se utiliza como sistema contable el
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FOMS., sistema indicado para los Proyectos PNUD”.
Recomendación:
Como norma fundamental de control interno utilizar un sistema de registración que genere
información integrada y confiable conforme a sanas prácticas contables en la materia. Emitir
órdenes de pago prenumeradas y en forma cronológica.
b) Consultores.
Observaciones:
1- Los currículos presentados carecen, en su mayoría, de la firma del titular que acredite su
autoría y de la fecha de presentación. En general no tienen fecha y constancia de recepción
por parte del Proyecto y algunos son copias (no originales). La mayoría de los legajos no
contienen los informes de avance ni el informe final del consultor.
2- En algunos casos se pudo verificar que el pago de los honorarios (débito en el extracto
bancario) se realizó con fecha anterior a la presentación de la factura correspondiente.
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
1- “De acuerdo a las normas de procedimiento del Manual de Gestión de Proyecto del PNUD
los currículum vitae son presentados en formato digital para ser ingresados al sistema de
control FOMS”.
2- (Comentario no procedente).
Recomendaciones :
1- Profundizar los controles respecto de los antecedentes agregados a los legajos de los
consultores contratados por el Proyecto, manteniendo archivos completos de la
información.
2- No efectuar pagos sin el debido respaldo documental (hasta no recibir la factura
correspondiente).
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c) Varios.
Observaciones:
1- Algunos comprobantes respaldatorios (facturas) de los pagos realizados bajo este rubro no
cumplen con las exigencias formales fiscales de la AFIP (Resolución 3419/1991).
2- No pudo verificarse la documentación que respalde la decisión de adjudicación de la
licitación (Acta de adjudicación).
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
1- Comentario no procedente.
2- La documentación respaldatoria responde a la indicada por el Manual de Gestión.
Recomendaciones:
1- Profundizar los controles administrativos respecto a la documentación de terceros recibida
por el Proyecto. Rechazar aquellos comprobantes que no cumplan con las formalidades
exigidas por las normas fiscales en la materia.
2- Archivar la totalidad de la documentación relativa a la adjudicación de la licitación en
tiempo y forma.
d) Compras Locales.
Observaciones:
Con referencia a la compra de equipamiento informático en el marco del Convenio de
Asistencia Técnica entre el Proyecto y la Provincia de San Juan han surgido las siguientes
observaciones:
1- El acta de apertura sólo está firmada por los miembros del PNUD.
2- El expediente no está foliado. Si bien se tuvieron a la vista los remitos pertinentes, respecto
a la entrega de los bienes adquiridos, no se puso a disposición el informe de recepción
definitivo que acredite el cumplimiento de las especificaciones establecidas en la licitación,
condición necesaria cuyo cumplimiento libera el primer pago.
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Comentarios de la Unidad Ejecutora:
1- De acuerdo al Manual de Gestión del Proyecto PNUD, el acta de apertura de ofertas es
firmada por el Comité Local de Contratos, que es designado por el Proyecto.
2- Comentario no procedente.
Recomendaciones :
1- Independientemente de la intervención que le compete al Comité Local de Contratos, un
principio de buen orden administrativo y de equidad entre los oferentes, exige la firma de
todas las partes interesadas y presentes en oportunidad de realizarse el acta de apertura.
2- Archivar la totalidad de la documentación que respalda la compra realizada, en forma
ordenada y cronológica.
e) Subcontratos.
Observación:
En un caso, no existe la constancia de recepción de las invitaciones cursadas por el Proyecto a
las distintas empresas participantes del concurso.
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
“Generalmente se envían las invitaciones por fax o por correo a sobre cerrado, algunas
empresas no devuelven la copia recibida”.
Recomendación:
Debe quedar en el Proyecto una copia con el sello de recepción como respaldo de la
mencionada invitación (constancia de envío de fax o el aviso de retorno expedido por el
correo).
BUENOS AIRES, 10 de octubre de 2002.
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DECLARACION DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DEL PNUD N° ARG/96/006
“ASISTENCIA TÉCNICA EN TELEDETECCIÓN Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GEORREFERENCIADOS ”
(Ejercicio finalizado el 31/12/01)
Al señor Director Nacional
del Proyecto PNUD Nº ARG/96/006.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros
(planillas auxiliares) que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de
Proyecto;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del Proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
-revisión de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
-como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios.
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El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2001 y, el
47,35% de las aplicaciones del ejercicio conforme al siguiente detalle:
Líneas
Personal Adm.
Viajes
Exterior
Consultores
Subcontratos
Capacitacion
Compras Locales
Varios
TOTAL
Aplicaciones
del ejercicio
% sobre
Universo
Muestra
%
analizado
47.637,78
120.475,76
4.955,99
760.021,31
613.717,13
167.515,86
769.759,49
90.386,75
1,85%
4,68%
0,19%
29,52%
23,84%
6,51%
29,90%
3,51%
15.655,61
12,99%
122.583,17
390.880,50
31.601,20
622.369,52
35.900,24
16,13%
63,69%
18,86%
80,85%
39,72%
2.574.470,07
100%
1.218.990,24
47,35%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el
acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 10 de octubre de 2002.
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