--.expe+ ",aralUla 191700-000136-16 Iniciado en 191700 - DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACiÓN DE LA ENSEÑANZA - PSICOLOGiA el 0910512016 Resumen: Informe sobre Etapa 3 SGAE y presentación video. TIpo de EXPEDIENTE TrámIte INFORMES ESPECIALES INFORMES. ENVIO DE Está en 191700 - DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACiÓN DE LA ENSEÑANZA - PSICOLOGIA desde 09105120161504 Por mhlnforrnaclón llamar al teléfono 2403 41 25 o 2400 85 55 Int. 250.251. Pasa a 191160 - SECRETARIA DEL CONSEJO - PSICOLOGIA el 0910512016 15:05 Motivo del pase: Determinar pasos del trámite Mas datos Cuerpo Datos adicionales del expediente Datos de la Resolución Organo Decisor Punto del Orden del Dia N° Resolución Fecha N° Distribuido N" Repartido Resumen de la Resolución Oocumento ingresado al sistema por Silvia Azambuja/SICOLOGIAlUDELAR .; '" L ... o N -= 1.1 . I " . , "¡: ¿h '<t 2 o '.ti w e !i JI'¡Qc 9>I => • ¡¡t'l :l"1 Agenda • Fechas importantes • Resumen de Etapa 2 • Modalidad de salida Etapa 3 • Cronograma • Forma de trabajo y comunicación AE SISTEMA DE CJBTlÓN ADMINlSmATlVA DE LA ENSEÑANZA nM" Df. BTIÓN TI'IArrvA Df. LA l.N[HAAZA Sá:1lJ • s."....., c.oor .. 00 ¡., ....... "" IlJM;RSIIlAll Dt- V. I<f_UCA I ,,"OOUAY tllIUII 1 "" Forma de trabajo y comunicación • Fechas importantes Equipo funcional < •• > Coordinadores y funcionarios de 105 servicios. • Visitas iniciales a todos los servicios de Montevideo e Interior. • Visitas de seguimiento del cronograma. • Seguimiento y comunicación: • Salida en producción: 9 de mayo • Datos del SGB congelados: 6 de mayo (12:00 hs) • Duración de la etapa: 4 meses https://www.proyectos.udelar.edu.uy • Apoyo a través de Mesa de Ayuda [email protected] 24083901 int. 110 lunes a viernes de 08:00 a 18:00 hs SBTtMA Ot CoOTIÓN ADHfrmll\AnvA Of. LA [NANlA TtMA DE CoBOON 1l\AnvA Of LA ANlA 1o.r:1J._Oo_f\l"ll'llERSlOoi\gDll.AIIE"""""'I_' [l( .... "'-PI*.ltAll,JlI!UG ....... ¡-.) '-o • Resumen de Etapa 2 • Algunos números: - Servicios: 26 - Usuarios capacitados: 1S3 - Visitas/seguimientos: 47 (en promedio 2 por servicio) - Ingresos de estudiantes 2016 en SGAE: 16866 - Inscripciones a carreras/ciclos/perfiles/CIOs 2016 en SGAE: 28112 insc.carrera 1353 insc.cios 1612 inse ciclos comp. - Solicitudes en MEDEA: 577 a partir 21/09/15 - Materias unificadas: 4363 - Personas unificadas: 344 - Funcionalidades de etapa 2: 46 Cronograma de salida 7 al 11 de marzo Validación de migra de etapa 3 4 al 22 de abril Capacitación de etapa 3 26 de abril Taller de impresión de escolaridad 9 de mayo Salida en producción 9 de mayo Inicio de visitas 9 de mayo a setiembre Entregar escolaridad por SGAE 9 de mayo a setiembre Imprimir en SGAE como mínimo 1 escolaridad de los planes activos (vigente y anterior) para estudiantes y egresados. mMA Df. (¡BTlÓN AOfoWoIIlTl\ATlVA or. LA tNID;ANlA SlSnMA Df. C.UTl6N ADMINBTMTIVA D[ LA [NÑANlA $oIC1lJ. s- __ e-.r .. I u .. 'V(I!!liOAllOf /lfl'\JllllOll UIlUO",,"Y SooCIU. s.. ...... CeoorIOl <lo .............. UM\'t1tPll.A"PUlI"'CA I UIlUOUAY .r-:-- IIIIUII • Impresión de escolaridad Resumen de Etapa 2 • !)SGB @7 A) @ LV A ffi AE (6)@ Encuesta - En cuanto a la capacitación de etapa 2. ¿fue una buena introducción para comenzar a trabajar en SGAE? ¿Las visitas y los seguimientos telefónicos fueron suficientes? - En cuanto a la atención a través de mesa de ayuda. ¿fue de utilidad para solucionar los problemas planteados? - Además. ¿el problema fue resuelto en tiempo y forma? - En cuanto a las inscripciones a carrera/ciclo/Cio de 2016 realizadas por SGAE. ¿considera que las mismas se realizaron con normalidad teniendo en cuenta el cambio al nuevo sistema? mnMA 1)[ C1UllÓN ADf1NIS11\AnvA 1)[ LA lH)lÑANlA TlMA 1)[ "UOON AOMND11\ATlVA 1)[ LA f:NANZA ha.J, s--e-.. ..... _1 '-"M.RS(¡,o,¡¡ Ol ...... "tcll,IIIUOUAy 1U'..MJlSOOollgJlt...... IltoI_ ...... (j) . '- • • Tareas tII .. Resumen de Etapa 2 - Ingreso de estudiantes - Inscripciones a carreras/ciclos/perfiles/CIOs - Inscripciones por cambio de plan - Egresos - Expedientes - Sanciones • • Al realizar un egreso por SGAE se generará una copia de la escolaridad al momento del egreso. La copia de la escolaridad es una foto al momento del egreso. • Para los egresos migrados o generados por SGAE anteriores a la salida con etapa 3 la copia de escolaridad no existe. Para generar la copia ingresar a estudiantes-> egresos-> modificar egreso. Tareas planificadas - Completar tareas de etapa 1: composición de plan (unificación de materias), definición de escolaridad, definición de previas, definición de obtención de aval. - Unificación de personas - Simulacro de ingreso e inscripción - Ingreso e inscripciones 2016 por SGAE 5TlMA Of GUTlÓN AOMNISmATIVA Of lA [Nm"ANZA s.c1J. s..-e- .. "" _¡UN DE 1.A1_1Uo1 URUGUAY -- IUM:IXJ,/i!lI""'UG"-'" tItt:lll1.-. Modalidad de salida Etapa 3 Modalidad de salida Etapa 3 Migración • • 5GB -> migración inicial -> SGAE - • ¿Qué datos se migran? 5GB -> sincronización -> SGAE - • ¿Cada cuanto tiempo se sincroniza? ¿Qué se sincroniza? Se migran - actividades - cursos/exámenes - períodos Se generan - actividades. actividades reválida. resultados - cu rsos/exá menes/sem i na rios/tra bajos/pasantías - períodos de dictado y períodos de evaluación )UTtMA D[ (¡unóN AOMNDTMnvA Df. LA UNÑANZA TtMA Of C.UTlÓN A.DfrotNISTMTIVA Of LA UNNANZA s.cu. s.n.u..e-. ...... _1 U'<NERSoCAO DE ..... fllPVlll.lCo'oI ""'VOUAY 54C1I) s.r."""e-no"". .....-1.V"OM. DE I..ARPV811C."'1 l,IlIUGU,'l .";¡1"eerrl'¡r. l' po .Itt:ll1h. Modalidad de salida Etapa 3 Resumen de Etapa 2 Sincronización • • Se sincroniza en el sentido SGB -> SGAE una vez al día. • Se traen las nuevas actividades ingresadas al SGB posterior a la Simulacro octubre 2015. principales objetivos: Prepararnos para las inscripciones reales de 2016 en 5GAE - Conocer el comportamiento del 5GAE y de la sincronización con el 5GB con todas las bedelías inscribiendo a la vez. - Conocer la logística física utilizada durante las migración. • Se traen las modificaciones y bajas de actividades realizadas en SGB posterior a la migración. inscripciones (equipos. impresoras. agenda web) )lSTlMA D[ ClUTlÓN AOMINSrMrnlA O( LA [NS[Hi\NZA )lSltMA D[ ClUTlON ADtoW4ISrMrnlA 1)[ LA [NUNANlA I V"oM!MIQIlO Ol ..... "lPWll,,-'CA I_"' '-:11,,1, s-..,c.... .. .,. ...."' ...... IlJ'<""'l\SollAQlll UIILI'Ulll.lC#o, _""'. < .' 0_. .1. t: IIU t': 11 PII .. Objetivos de Etapa 3 Resumen de Etapa 2 • Simulacro octubre de 2015 - El 100% de los servicios (26 en total) participaron en el • • simulacro. - - Las servicios de Montevideo contaron con apoyo en sitio alguno de los dos días. Los centros del Interior contaron con apoyo telefónico. En 4 horas totales de simulacro se realizaron 4973 inscripciones a carreras/ciclos/perfiles/CIOs. - Participaron del simulacro. martes 27: 125 usuarios y miércoles 28: 96 usuarios - El martes 27 se llegó a tener 101 usuarios trabajando a la vez en el SGAE. Actualización de datos de contacto del estudiante. Entrega de escolaridad por SGAE previa validación de la misma. • Mecanismos para implementar la validación de la escolaridad - Solicitud de Escolaridad por Agenda Web - El estudiante que se presenta en mostrador para solicitar una escolaridad debe revisar y comprender la información que se lleva. - Para ayudar en el control de la información que fue revisada ingresar en SGAE. en Comentarios sobre estudiantes. un comentario indicando la escolaridad de la carrera/plan que fue revisada. La fecha del comentario indicará la fecha de la revisión. TIMA D[ WTIÓN ADMNI5TM.J1VA Of LA U6fNANZA )UTtMA O£ (¡OnóN AOfoINISTl\AnvA [)( LA [NlA S-OU, s.-.oc.ror .. _"'*1 U"fllllIlUo'ollOl: LAlOl_1(:A I Ul'UG<MT '-C:I.J-_e-.o"'Iot""'Il:f"",, Ufl'UO'" l1'I Estado de situación .. . • Durante la etapa 3 las actividades y resultados de los estudiantes se continuarán generando en los 5GB de cada servicio. tlellnlcl6no. UUI&rIClA4 oellnl(;ltIn lit 11""1101 fAMO ,. so f"RQ ,. U.81l ,. '" oo , >oc ,. ,. , • ,. m .. " U';llN • El pasaje de actas y el ingreso manual de actividades se continuarán realizando exclusivamente por 5GB. • • • Previo a la salida con Etapa 3 se tomará una foto de los datos de todos los 5GB y se realiza una migración de datos aI5GAE. Posteriormente a la migración. todos los días a primera hora de la mañana se realizarán sincronizaciones de 5GB a 5GAE de los datos del día anterior. Por lo tanto la escolaridad 5GAE tendrá los datos del día anterior. Si por alguna razón los datos no llegan al 5GAE se entregará la escolaridad 5GB y se guardará una copia para posterior revisión de la escolaridad 5GAE correspondiente. "' "". oo' :. ... ,. " .e 00 00 oo so ,. 00 ..... HVU . :-', 'H • -.i,' \',,-:i. di" "'o . _- M_ ""' .. , ,.-" " 'l ,,..,,".Al ''},. '" 1 .l!IIKiUl.' ",1M ..;1". . - 7lj'" " ---:: ... '- '- ,. ,. ".v ..... p¡..... """ ...... , "".'IO! '" .".net. p¡.n.. ..... s-ou.s.r-e-."""",- Ul\.M.ltJlll,O,utlfLAMl-'UIUIlUO<.I"" 1 1 I .. ,. YSftMA D[ c.UnON ADMNSTMTIVA D[ LA [NY.NANZA • '" " s..cll) .e-"'.<Jo_"_¡\.I'IfVl.J<1llllAljlll.l.AI""""lCAll/II_' <.,:l;. , ... '" mTtMA Df ClBTlON AOMNlSTl\ATIVA Of.LA [N!llNANZA Y":."J .. l. ,. " lO :' -<{:' . .. ., .... .4; .. . " u'" , . ,l" llM .... ."ro r, il:1II ...... " 00 " ir _li>¡'¡Ii ,),.i.ll• ClIftI\( __ " " " oo E"AJRt'olO OIIlrM._lIt " > , Departamento de Enseñanza .IJ Faultad e [email protected] ,..,. PSlcologla Te!.: (598) 2 400 es 55 I ¡nt. 257 UNIVERSIDAD DE LA REPÚBLICA Montevideo, 6 de mayo de 2016 Señores Miembros del Consejo de Facultad de Psicología De mi consideración: Pongo en vuestro conocimiento que a partir del 09.05.16 da inicio la Etapa 3 del nuevo sistema horizontal de gestión "Sistema de Gestión de Administración de la Enseñanza" SGAE, que posibilitará que las Bedelias puedan dar las Escolaridades por el nuevo sistema. Como toda cosa nueva, requiere comprensión por parte de los usuarios y una etapa de control acerca de los datos migrados de un sistema (SGB) al nuevo SGAE. Desde SECIU (Servicio Central de Informática Universitaria) y a solicitud de las Facultades de Ciencias Sociales, Quimica y Psicología, a través de sus Directoras de División y de Departamento, se ha confeccionado un video para presentar este Sistema. Dicho video seria conveniente que sea publicado en la web institucional y en las pantallas donde aparecen los salones con sus clases. Esta es una etapa más pero seguimos trabajando para cumplir las próximas, que son las previaturas de forma de poder adelantando en la implantación de este Sistema que cuenta con el apoyo del Pro Rectorado de Gestión de la UdelaR. Por ello también recordamos que necesitamos recursos para poder cumplir las etapas que nos restan. Atentamente, SILVIA AZAMBU A o ... Oto. de Ensel\anza Facultad de pSlcolog1a ======"""-""""===========::::::::::====::::::::;:::: Tristán Narvaja 1674 CP 11200 Tel.: (598) 2400 85 55 Fax: (598) 2 400 86 40 Montevideo, Uruguay www.psico.edu.uy