1999_095_09info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 618/OC-AR BID Y N° 3297-AR BIRF Y
DE DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el
31/12/97, correspondientes al “Programa de Modernización de los Servicios Agropecuarios”
(PROMSA), parcialmente financiado con recursos provenientes de los Contratos de Préstamo N°
618/OC-AR y N° 3297-AR, suscriptos el 22/03/91 y el 13/08/91 respectivamente, con el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF), actuando este último, además, como administrador de los fondos de la Donación
Japonesa N° 26730-AR de fecha 17/05/93.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a- Estado de Efectivo Recibido y Gastos Efectuados al 31/12/97 en dólares
estadounidenses;
b- Estado de Inversiones del Programa al 31/12/97 en dólares estadounidenses;
c- Estado Comparativo entre Montos Presupuestados y Desembolsos Efectuados al 31 de
diciembre de 1997, en dólares estadounidenses;
1
La información precedente fue preparada por la Unidad de Coordinación del Programa
(UCP) en base a registros llevados en pesos, al tipo de cambio USD 1 = $ 1, y son de su
exclusiva responsabilidad. Los estados definitivos fueron presentados a esta auditoría con
fecha 16/02/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 27/07/98 y el 09/10/98, y el 18
y 19 de febrero de 1999.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias,
excepto por lo que a continuación se indica:
1. Como consecuencia de una denuncia por presunta comisión de delito de defraudación por
administración fraudulenta, donde se investigan las presuntas irregularidades en la
Unidad Ejecutora PROMSA-SENASA referidas a ciertas contrataciones de consultores,
adicionales de obra y adquisiciones, que se tramita por ante el Juzgado Federal en lo
Criminal y Correccional N° 3, Secretaría N° 6 – causa 3089 -, con fecha 3 de abril de
1998 se realizó un allanamiento en la mencionada Unidad Ejecutora donde fue
secuestrada documentación general de los años 1997 y 1998, no pudiéndose en
consecuencia analizar documentación alguna sobre dicho componente.
2
2. No se tuvo evidencia de los aportes genuinos realizados al PROMSA respecto a los
ingresos de fondos efectuados por componentes descentralizados del Programa. Del
análisis realizado sobre las cuentas de aporte de los componentes mencionados a
continuación, pudieron observarse importantes ajustes (Desafectaciones de aportes) no
justificadas a esta auditoría por la UCP.
Desafectación de Aporte
Componente
SENASA
1.303.027,51
SANIDAD VEGETAL (IASCAV)
3.957.702,36
INTA
438.308,65
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto al efecto que sobre los estados
financieros pudiera tener la situación indicada en II- 1. y los ajustes que pudieran surgir de
lo expuesto en II- 2. precedente, los estados financieros identificados en I- presentan
razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de
Modernización de los Servicios Agropecuarios” al 31/12/97, así como las transacciones
efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contables-financieras y con las estipulaciones de los Convenios de Préstamo N° 3297-AR
BIRF de fecha 13/08/91 y N° 618/OC-AR BID de fecha 22/03/91 y de Donación Japonesa
N° 26730-AR del 17/05/93.
BUENOS AIRES, 22 de marzo de 1999.
3
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
POR LOS CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 3297-AR BIRF Y DE
DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Al señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
Solicitudes de Retiros de Fondos relacionadas, emitidas y presentadas al Banco Mundial durante
el ejercicio finalizado el 31/12/97, correspondientes al “Programa de Modernización de los
Servicios Agropecuarios”, en la parte financiada con recursos provenientes de los Convenios de
Préstamo N° 3297-AR BIRF y de Donación Japonesa N° 26730-AR.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Detalle de Certificados de Gastos, por totales, correspondientes al ejercicio 1997,
expresado en dólares estadounidenses.
b) Detalle de Certificados de Gastos del ejercicio 1997, por Categorías de Desembolso, por
el Préstamo BIRF N° 3297-AR (en dólares).
c) Detalle de Certificados de Gastos del ejercicio 1997, por Categorías de Desembolso, por
la Donación del Gobierno de Japón N° 26730-AR (en dólares).
4
Los estados mencionados precedentemente fueron confeccionados por la Unidad de
Coordinación del Programa y son de su responsabilidad. Se adjuntan inicialados por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
pruebas de verificación de la elegibilidad de los gastos y demás procedimientos que se
consideraron necesarios en las circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los SOE’s incluidos en los estados
identificados en el apartado I- precedente, resultan razonablemente confiables para sustentar
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentadas al Banco Mundial
durante el ejercicio finalizado el 31/12/97, de conformidad con los requisitos establecidos en
los Convenios de Préstamo N° 3297-AR BIRF de fecha 13/08/91 y de Donación Japonesa
N° 26730-AR del 17/05/93.
BUENOS AIRES, 22 de marzo de 1999.
5
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
CORRESPONDIENTE AL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3297-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Al señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado al 31/12/97 detallado en I- siguiente, correspondiente
a la Cuenta Especial del “Programa de Modernización de los Servicios Agropecuarios”, mantenida
en dólares estadounidenses en el Banco Central de la República Argentina (BCRA).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Reconciliación de la Cuenta Especial al 31/12/97, expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado sobre la base de los movimientos de la cuenta en dólares N°
280.35.36.00 denominada “BIRF Préstamo 3297-AR Programa de Modernización de los
Servicios Agropecuarios”, abierta en el BCRA.
El estado ha sido preparado por la Unidad de Coordinación del Programa y es de su
responsabilidad. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
6
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III-DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado indicado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial N° 280.35.36.00
del “Programa de Modernización de los Servicios Agropecuarios” al 31 de diciembre de
1997, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con las estipulaciones sobre el uso de los fondos contempladas en la respectiva
cláusula y anexo del Convenio de Préstamo N° 3297-AR BIRF de fecha 13/08/91.
BUENOS AIRES, 22 de marzo de 1999.
7
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DE
LOS CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 618/OC-AR BID Y N° 3297-AR BIRF Y
DE DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Al señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Programa de Modernización de los Servicios Agropecuarios”, por el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1997, se ha examinado el cumplimiento
de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes
secciones y anexos de los convenios que conforman el Programa y que se detallan a continuación:
1) Contrato de Préstamo N° 618/OC-AR suscripto el 22/03/91 entre la Nación Argentina y el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
2) Convenio de Préstamo N° 3297-AR suscripto el 13/08/91 entre la República Argentina y el
Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
3) Convenio de Donación Japonesa N° 26730-AR suscripto el 17/05/93 entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), actuando este
último como administrador de los fondos provistos por Japón.
8
El Programa es llevado a cabo por una Unidad Coordinadora (UCP) dependiente de la Secretaría
de Agricultura, Ganadería, Pesca y Alimentación (SAGPyA) del Ministerio de Economía y Obras
y Servicios Públicos de la Prestataria (Organismo Ejecutor).
Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, se formulan las siguientes
consideraciones:
1) PRÉSTAMO N° 618/OC-AR BID
a) Cláusula 1.01: Monto del préstamo (USD 41.260.000.-).
Al 31/12/97 el monto desembolsado del préstamo ascendió a USD 35.801.300,76.
b) Cláusula 3.02: Intereses.
Cumplida. Se utilizaron recursos del préstamo para abonar este concepto por USD
872.836,16 y USD 926.171,15 cuya exigibilidad operó el 22 de marzo y 22 de septiembre
de 1997, respectivamente.
c) Cláusula 3.03: Comisión de Crédito.
Cumplida. Se abonaron USD 51.855,22 y USD 41.639,71 correspondientes a los
vencimientos del 22 de marzo y 22 de septiembre de 1997, respectivamente.
d) Cláusula 4.05: Plazo para el último desembolso.
Por nota CAR 3298-98 del BID de fecha 21/07/98 se otorgó una prórroga para el último
desembolso hasta el 22/09/98. Con relación al tema indicado mediante nota CAR 3971-98
el Banco otorgó una prórroga especial hasta el 22/03/99 exclusivamente para la
terminación de la obra “Centro Nacional de Certificación de Salmónidos” ubicada en la
ciudad de San Martín de los Andes, Provincia del Neuquén; el monto objeto de la
prórroga asciende a USD 646.961,10 con cargo al financiamiento del Programa.
9
e) 6.01: Condiciones sobre precios y licitaciones.
Cabe tener en cuenta nuestras apreciaciones expuestas en el Memorando a la Dirección
adjunto al presente informe.
f) Cláusula 6.02: Moneda y uso de los fondos.
Cumplida.
g) Cláusula 6.03: Costo del Programa por USD 122.079.000.-.
La información requerida obra en el Estado de Inversiones adjunto al presente Informe. Al
31/12/97 el Programa llevaba ejecutados USD 115.743.744.- (fondos provenientes del
BID, BIRF, Gobierno del Japón y Aporte Local).
h) Cláusula 6.04: Recursos adicionales.
Al 31/12/97 se han recibido recursos adicionales por USD 79.942.443.- según el siguiente
detalle:
- USD 30.868.797.- aportados por el BIRF.
- USD 1.368.886.- aportados por el Gobierno de Japón.
- USD 47.704.760.- como aporte local.
Con referencia al aporte local nos remitimos a lo expuesto en el apartado II- 2. de nuestro
informe sobre los estados financieros del Programa al 31/12/97.
i) Cláusula 6.09 (b): Presentación al Banco del Plan Operativo Anual.
Cumplida. Según nota CAR 0984/98 del BID de fecha 06/03/98 éste comunica la “No
Objeción” del Plan Operativo Anual (POA) para 1998 y la evaluación del ejercicio 1997.
j) Cláusula 7.01: Registros, inspecciones e informes.
La Unidad de Coordinación posee un sistema contable en el que se lleva por separado la
información bancaria respecto de la de inversiones. Esta información debe ser conciliada
10
periódicamente, por lo tanto, el sistema contable no constituye un sistema integrado. A su
vez, se pudo comprobar que permite ingresar o borrar información con fecha retroactiva
para modificar saldos anteriores.
k) Cláusula 7.02: Recursos para inspección y vigilancia generales.
No se efectuaron cargos por este concepto durante el ejercicio auditado.
2) PRÉSTAMO N° 3297-AR BIRF
a) Sección 2.01: Monto del préstamo (USD 33.500.000.-).
El importe del Préstamo desembolsado al 31/12/97 asciende a USD 30.868.797.-.
b) Sección 2.02 (b): Apertura de una Cuenta Especial.
Cumplida. El Programa tiene abierta la cuenta en dólares N° 28.35.36.00 en el Banco
Central de la República Argentina.
c) Sección 2.03: Fecha de cierre.
El Banco estableció como fecha de cierre para los propósitos de la sección 2.03 el
30/09/98.
d) Sección 2.04: Comisión de compromiso.
Cumplida. Se abonó comisión de compromiso correspondiente al 1° y 2° semestre de
1997, según se expone a continuación:
Fecha de Vto.
Importe en USD
15/03/97
6.388,91
16/09/97
5.389,42
11
e) Secciones 2.05 y 2.06: Intereses.
Cumplida. Se abonaron intereses correspondientes al 1° y 2° semestre de 1997, según el
siguiente detalle:
Fecha de Vto.
Importe en USD
15/03/97
869.371,67
16/09/97
717.079,95
f) Sección 2.07 y Anexo III: Amortización.
Cumplida. Al 31/12/97 se transfirieron USD 2.669.140,92 correspondientes a la 2º y 3°
cuota de amortización.
g) Cláusula 3.07 (1): Plan operativo Anual.
Cumplida.
h) Cláusula 3.07 (2): Presentación al Banco del Plan Operativo Anual.
Cumplida. Según nota del BIRF de fecha 26/11/97 la mencionada entidad acusa recibo del
POA correspondiente a 1998.
3) DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR
a) Sección 2.01: Monto de la Donación (Yenes 137.800.000.- ).
Al 31/12/97 el monto desembolsado de la Donación ascendió a USD 1.368.886.equivalente a yenes 133.379.275,95.
b) Sección 3.02: Adquisición de bienes y servicios de consultoría.
Nos remitimos a las consideraciones expuestas en nuestro Memorando a la Dirección
adjunto al presente.
12
c) Sección 3.03.(a): Registros y Cuentas.
Cabe formular idénticas consideraciones a las expuestas para la cláusula 7.01 del
Préstamo N° 618/OC-AR y en el Memorando a la Dirección adjunto al presente informe.
BUENOS AIRES, 22 de marzo de 1999.
13
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 618/OC-AR BID Y N° 3297-AR BIRF
Y DE DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
El presente tiene por objeto elevar a consideración de la Dirección del “Programa de
Modernización de los Servicios Agropecuarios” (PROMSA), observaciones sobre diversos
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y al sistema de control interno
vigente, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Con referencia al componente SENASA, cabe tener en cuenta lo expuesto en el apartado II- 1. de
nuestro informe de auditoría sobre los estados financieros al 31/12/97 adjunto al presente.
Cabe aclarar que en el presente Memorando no se formulan recomendaciones a la Coordinación
del Proyecto debido a que, como consecuencia de su finalización (30/09/98), su aplicación
resultaría extemporánea; no obstante, a continuación y, sobre la base de las muestras selectivas
determinadas, detallamos las siguientes observaciones con los comentarios de la Unidad de
Coordinación del Programa (UCP):
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/97:
1) INEXISTENCIA DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
Observación: Reiteramos lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección
correspondiente al ejercicio anterior respecto a que el Programa no cuenta con un manual
de funciones y procedimientos administrativos que a través de normas escritas indique y
delimite las obligaciones y responsabilidades de cada uno de sus integrantes, ordene los
circuitos internos y homogeinice los procesos de cada componente.
14
Comentario de la UCP: Ninguno de los Bancos cofinanciadores del Programa exigieron
la confección de manuales de procedimientos administrativos, por ello el PROMSA se
manejó con las normas y los procedimientos estipulados tanto por el BID como por el
BIRF en sus respectivos manuales y que forman parte de los convenios de préstamo.
Adicionalmente la Unidad de Coordinación fue emitiendo instrucciones y procedimientos
sobre temas específicos a través de circulares remitidas a todos los componentes del
Programa.
No obstante ello, la Unidad de Coordinación siempre tuvo el propósito de confeccionar el
Manual requerido, pero el recargo de tareas registrado en el último tramo del Programa y
la reducción operada en la planta de personal de la Unidad de Coordinación no lo hizo
posible.
2) REGISTRO DE INVENTARIO DE LOS BIENES DEL PROGRAMA
Observación: El Programa no implementó un registro de inventario en el que se asienten
todos los bienes adquiridos por el mismo; sólo puso a disposición de esta auditoría
planillas (listados) no cuantificadas que se encontraban desactualizadas. A su vez, también
nos proveyeron algunas actas de transferencia de bienes al patrimonio de la Secretaría de
Agricultura, Ganadería, Pesca y Alimentación (SAGPyA) atento la finalización del
Programa el 30/09/98.
Comentario de la UCP: Los componentes descentralizados del PROMSA (SENASA,
INTA e INASE) tienen bajo su responsabilidad el inventario de los bienes por ellos
adquiridos con fondos del Programa.
Con respecto a los bienes adquiridos por los componentes centralizados, la situación es la
siguiente: Componentes “Coordinación Institucional”, “Fortalecimiento Institucional” y
“Desarrollo Pesquero” ya se efectivizaron las actas de transferencia de bienes al
patrimonio de la SAGPyA. Para los restantes componentes PROCAR, PROMEX y SIIAP
se están elaborando los correspondientes listados de bienes adquiridos.
15
3) REGISTROS CONTABLES COMPUTARIZADOS
Observación: No se procedió a optimizar el sistema de información contable a través de
controles lógicos y matemáticos que prevengan o alerten sobre errores en la carga y
proceso de la información, conforme las sugerencias de las auditorías de ejercicios
anteriores.
Del análisis realizado se observó lo siguiente:
a) La información contable continúa registrándose sobre la base de dos fuentes de
información diferentes disociadas entre si, la contabilidad del Organismo ejecutor
donde se registra la parte financiera –movimiento de fondos del Programa- y la
contabilidad donde se registran los gastos de todos los componentes.
b) No se realizan conciliaciones periódicas entre la información que brindan los registros
del Organismo Ejecutor y la que surge de las registraciones de la contabilidad de los
componentes.
De la comparación entre ambas informaciones surgieron diferencias entre las cuentas
relacionadas (cuentas puentes):
Cuentas contabilidad Organismo Ejecutor: (Deudores Préstamo B.I.D., Deudores
Préstamo B.I.R.F., receptores Aporte Local, Receptores Gobierno Japón);
Cuentas contabilidad de los componentes: (Aporte Nación, Aporte B.I.D., Aporte
B.I.R.F., Aporte Gobierno Japón).
c) No se practican asientos de cierre y apertura para cada ejercicio conforme a prácticas
usuales.
d) Las registraciones no se exponen en forma cronológica (Componente INTA).
e) Permite la carga de imputaciones con fecha retroactiva.
16
f) Permite la modificación de imputaciones ya registradas.
g) Se detectaron errores de cálculo en el sistema al efectuar la conversión de monedas.
Comentarios de la UCP:
a) Las consideraciones de mayor carga de tareas administrativas señaladas, que se
sumaron a las ya habituales, con una paralela reducción de la estructura administrativa
de la Unidad de Coordinación no hace aconsejable una modificación del software de la
registración contable en esta etapa de finalización del Programa.
b) Ante el hecho ya insalvable de que los registros del organismo ejecutor y
los
componentes son separados, se dificultó dicha conciliación, la que se logró con la
colaboración de la auditoría, quedando algunas diferencias no significativas.
c); d); e); f) y g) Sin comentarios.
4) CONCILIACIÓN DE SALDOS DE BANCOS
Observación: El Programa no concilia los saldos que exponen las cuentas bancarias en
sus registros contra los que refleja el subdiario bancos auxiliar, sobre el cual se realizan las
respectivas conciliaciones bancarias.
A su vez se detectaron errores en las conciliaciones bancarias preparadas por los distintos
componentes del Programa.
Comentario de la UCP: Las diferencias, no significativas, que pudieron evidenciar, se
encuadran en los comentarios ya efectuados sobre el registro contable en general.
5) AUTORIZACIONES DE GASTOS
Observación: Se han detectado gastos financiados con aporte local que por su esencia
consideramos que son gastos operativos de la Secretaría. Los mismos no deben ser
atribuidos como contrapartida local del Programa (véase punto 6 siguiente).
17
Comentario de la UCP: Se ha tomado nota de la observación.
6) FONDO FIJO
Observación: No se implementaron lineamientos internos a seguir en la utilización de
fondos fijos y cajas chicas que describan montos máximos a gastar y personas autorizadas
a su uso, niveles de autorización de gastos, plazos para su rendición, etc.
Con referencia a la Unidad de Coordinación cabe puntualizar que tanto la constitución
como las reposiciones de las cajas chicas se cargan directamente contra las cuentas de
gastos, resultando así el saldo disponible cargado a las mismas.
Analizada una muestra de las erogaciones canalizadas por esta vía se observó que existen
erogaciones correspondientes a: anticipos a rendir por $ 600; gastos en concepto de
alimentos a rendir; cuota de servicio de auxilio automotor; artículos de limpieza;
comprobantes que no identifican al Proyecto; remitos como comprobantes de gastos;
gastos de farmacia; almuerzos (en algunos casos no existe autorización de gastos);
comprobantes de peaje en días no laborables (fin de semana); liquidación de viáticos a
personal ajeno al listado de consultores.
Comentario de la UCP: Se toma nota de la observación. No obstante ello, cabe
mencionar que en la determinación de los montos a operar por caja chica, se ha guiado por
lo establecido en la Decisión Administrativa de la Jefatura de Gabinete de Ministros N°
148/96 del 17/07/96.
7) FALENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO - CRONOLOGÍA IDENTIFICACIÓN
Observación: Se han verificado incongruencias en las fechas de emisión de ciertos
documentos respaldatorios analizados. Hemos observado órdenes de compra con fecha
igual o posterior a las facturas e inclusive a las órdenes de pago; también se han
encontrado recibos de fecha anterior a la de factura.
18
En algunos casos los comprobantes tenidos a la vista están dirigidos a la Secretaría de
Agricultura, Ganadería, Pesca y Alimentación y no identifican al Programa (PROMSA).
Comentario de la UCP: Se intensificarán los controles internos a fin de que no se repitan
estas falencias.
8) INFORMES DE CONSULTORÍA
Observación: En la mayoría de los casos analizados los informes de consultoría tenidos a
la vista no contienen fecha de emisión, de aprobación, de elevación y firma del profesional
que acredite su autoría.
Comentario de la UCP: Se estima que la observación tiene validez si la Auditoría trabajó
con la documentación que estaba en poder de los Componentes. Sin embargo, cuando esa
documentación era girada a la Unidad de Coordinación para que luego ésta la elevara a los
Bancos financiadores para su aprobación, esos requisitos debieron ser cumplidos.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) APORTE LOCAL
Observación: No se tuvo evidencia de los aportes genuinos realizados al PROMSA
respecto a los ingresos de fondos efectuados por los componentes descentralizados del
Programa. Del análisis realizado sobre las cuentas de aporte de los mencionados
componentes pudieron observarse importantes ajustes (Desafectaciones de aportes) no
justificadas a esta auditoría por el Organismo Ejecutor.
Desafectacion de Aporte
Componente
SENASA
1.303.027,51
SANIDAD VEGETAL (IASCAV)
3.957.702,36
INTA
438.308,65
19
Comentarios de la UCP: Sin Comentarios.
2) FONDOS AJENOS AL PROGRAMA
Observación: Se han utilizado cuentas del Programa para canalizar erogaciones ajenas al
mismo.
Durante el período 1997 se han registrado ingresos en los componentes PROCAR y
PROMEX por $ 1.127.045.- y $ 81.133.-; y gastos por $ 1.126.938,51 y $ 47.932,21,
respectivamente, que no pertenecen al programa.
Se aclara que el saldo remanente de $ 33.307,38 se mantiene en las cuentas corrientes del
proyecto al 31/12/97.
Comentario de la UCP: En el curso de 1998 se abrió una cuenta en el componente
PROCAR para registrar en forma separada otros ingresos del componente.
3) COMPONENTE PESCA
a -Consultores
Observaciones:
1) En los tres casos analizados se observó que la no objeción a la contratación otorgada
por el BID es posterior al inicio de tareas por parte el consultor. Téngase en cuenta
también que el pedido de no objeción por parte del Organismo Ejecutor no se
solicitó con la suficiente antelación.
2) No se tuvieron a la vista los antecedentes de contratación de los consultores
analizados.
3) En un caso analizado no fue puesto a disposición el currículum vitae del consultor
contratado.
20
4) Los comprobantes presentados por un consultor no guardan la formalidad que
requieren las normas vigentes sobre emisión de comprobantes estipuladas por
Resolución de la Dirección General Impositiva (DGI) N° 3419 y modificaciones.
5) En casi todos los casos analizados el pago de honorarios se realizó en forma
anticipada a la fecha de finalización del período que se liquidó.
Comentario de la UCP:
1) Si bien la “no objeción” del Banco es posterior a la fecha de inicio de los contratos,
estos estaban aceptados en principio por el Banco y la comunicación se demoró por
consultas sobre la partida presupuestaria a la que debían afectarse.
2) Sin comentarios.
3); 4) y 5) Se toma nota de las observaciones.
b -Impuesto a las ganancias
Observación: En ningún caso se practicó la retención del impuesto a las ganancias
sobre los honorarios correspondientes a servicios profesionales abonados por el
componente, tal como lo indica el Organismo de fiscalización en la materia (Resolución
N° 2784 y modificatoria de la DGI).
Comentario de la UCP: Con fecha 28/10/96 la Unidad de Coordinación consultó a la
Dirección General Impositiva sobre la posibilidad de que al PROMSA se le asignara
CUIT para obrar como agente de retención. El 21/02/97 ésta respondió que las
retenciones las tenía que hacer la SAGPyA en su carácter de organismo ejecutor del
Programa.
c- Naturaleza de las erogaciones
Observación: En un caso analizado las operaciones no se registraron tomando en
cuenta la naturaleza del gasto; se registraron en categorías de gastos diferentes los
pagos por la contratación de un consultor que realizó la misma tarea.
21
Comentario de la UCP: El BID admite, indistintamente, que los contratos de
consultores cuyas tareas estén vinculadas con la administración y supervisión de obras
en ejecución pueden ser afectados a Consultorías –Costos Concurrentes- o a Ingeniería
y Administración - Gastos de Administración -, según disponibilidad del crédito
existente al momento de la contratación.
d -Pasajes y viáticos
Observación: No se agrega a la liquidación de rendición de viáticos los
correspondientes pasajes; tampoco se acompañan las respectivas tarjetas de embarque
que certifican la utilización del pasaje.
En aquellos casos que se abonan gastos de traslado (remises) se adjunta únicamente
fotocopia de la documentación de respaldo.
Comentario de la UCP: Se toma nota de la observación.
e -Otros gastos
Observación: Analizada una muestra de las rendiciones de Caja Chica se observó:
-. Comprobantes que no identifican el Proyecto.
-. No se especifica período al que corresponde la rendición.
-. Existen comprobantes internos por gastos de traslado y limpieza de oficina no
justificados.
-. Erogaciones por compra de refrigerio y traslado de dinero y encomiendas.
-. Erogaciones por servicio de fotocopiado sin justificación.
-. Compra de attaché.
-. Se solventan gastos de teléfono de un consultor con llamadas internacionales y
nacionales (teléfono particular).
-. Costo por servicio a un equipo de computación (Notebook), cuando el componente
no posee dicho equipamiento.
22
Comentario de la UCP: Se intensificarán los controles internos a fin de que no se
repitan estas falencias.
f - Costos directos
f.1.- Construcciones:
Observaciones: Analizados los antecedentes y ejecución de la obra LPN 2/97,
construcción de obra civil, instalaciones y terminación del “Centro Nacional de
Certificación de Salmónidos”, ubicado en la ciudad de San Martín de los Andes,
Provincia de Neuquén se observó:
a.- Mínimas normas de control administrativas requieren que la documentación se
encuentre foliada y ordenada en forma cronológica de manera que se permita
verificar inequívocamente la integridad de la información.
b.- Se observó un considerable retraso en la ejecución de la obra (prevista
originalmente conforme al contrato formalizado a una duración de 150 días,
fecha aproximada de terminación marzo de 1997). A la fecha de finalización de
nuestra tarea de campo se tuvo a la vista solicitud de prórroga hasta marzo de
1999.
c.- Los certificados de obra presentados por la empresa contratista no identifican
claramente a los encargados de la emisión del mismo, ni a los responsables de la
supervisión y medición de la obra (sellos aclaratorios).
Comentarios de la UCP:
a.- En el Programa no se trabaja con expedientes, debido a que cada actividad se
tramita paralelamente en las distintas áreas de la Unidad de Coordinación.
b.- El retraso observado en la ejecución de la obra reconoce causas completamente
ajenas a la Coordinación del Programa y ello fue debidamente puesto en
conocimiento de las autoridades nacionales y de los bancos cofinanciadores.
c.- Los profesionales que firman los certificados de obra están debidamente
autorizados tanto por la SAGPyA como por la empresa constructora.
23
f.2.- Equipo de Laboratorio:
Observación: Se han efectuado adquisiciones de equipo de laboratorio a través
del uso del fondo fijo, no contándose con antecedentes sobre la metodología
utilizada para la compra; sólo se tuvieron a la vista los comprobantes de pago.
Se incluyen compras por:
-Estanque para piscicultura
$ 9.075.-
-Estanque para piscicultura
$ 8.422.-
-Pintura epóxica hidroscópica
$ 3.920.-
-Contenedores circulares
$ 2.960.-
-Contenedores y tejido de fibra
$ 1.840.-
Total
$ 26.217.-
Comentario de la UCP: Este procedimiento fue autorizado por el ex Coordinador
de la Unidad Ejecutora del Componente Desarrollo Pesquero, sin consulta previa a
esta Unidad de Coordinación.
f.3.- Mantenimiento de Barcos:
Observación: Analizado el contrato para la realización del servicio de
mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas electrónicos de los buques
de investigación del Instituto Nacional de Investigación y Desarrollo Pesquero
(INIDEP) se observó:
a- Retrasos en el cumplimiento de las tareas conforme los plazos estipulados en el
contrato.
b- No se tuvo a la vista la renovación de póliza de seguro de caución.
c- Las facturas presentadas por la contratista no identifican al Programa.
d- No se tuvo a la vista ninguna notificación por escrito al representante
comprador, sobre las inspecciones y pruebas que se debían realizar por los
trabajos efectuados.
24
e- No se tuvieron a la vista las respectivas garantías de cumplimiento conforme se
estipula en el contrato.
Comentarios de la UCP:
a- Se entiende que no hubo retraso en el cumplimiento de las tareas, aunque éstas
excedieron el plazo de duración del contrato. Ello se debió al hecho de que tales
tareas de mantenimiento se fueron realizando en la medida que la Capitanía de
Armamento del INIDEP lo estimaba necesario y en consecuencia lo solicitaba.
c- La empresa contratista extendía los recibos de pago a nombre del PROMSA.
d- La Capitanía de Armamento del INIDEP es la responsable de la aprobación de
los trabajos realizados y de conformar las correspondientes facturas antes de que
la administración la remitiera al componente para su pago.
4) PAGO DE HONORARIOS
Observaciones:
a) Se ha verificado que la UCP ha efectuado anticipos de honorarios por los servicios
profesionales prestados en el Proyecto.
b) Se ha observado el pago de honorarios en concepto de horas adicionales (horas extras)
a uno de los consultores del Proyecto en la Unidad de Coordinación sin que medie
ampliación del contrato correspondiente.
Comentario de la UCP: Se toma nota de la observación.
5) ADQUISICIONES
Observaciones: Con referencia a la compra efectuada por la UCP de equipo de
laboratorio (Espectómetro de masas), para el Instituto de Vitivinicultura de la Provincia de
Mendoza, se observó:
a) No se tuvo a la vista recibo del proveedor correspondiente al segundo pago efectuado
por DM 180.037, 50 ($ 105.321,94).
25
b) No se mantiene un legajo debidamente ordenado y foliado sobre toda la documentación
respaldatoria de los antecedentes y pagos referidos a la compra.
Comentario de la UCP:
a) Esta Unidad de Coordinación tiene como comprobante de pago a la documentación
otorgada por el Banco de la Nación en oportunidad de efectuarse la transferencia al
proveedor radicado en el exterior.
b) Sin comentarios.
6) MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
Observación: Analizado el 100% del movimiento de la cuenta Mantenimiento de Equipos
se observó que los gastos incluidos corresponden a servicios de mantenimiento de
máquinas de escribir y calculadoras de la Dirección de Mercados, de la Subsecretaría de
Alimentación y de la Unidad de Coordinación, elementos no incluidos como adquisiciones
realizadas por el Programa.
Comentario de la UCP: Se toma nota de la observación.
7) PASAJES
Observación: Analizada una muestra sobre las erogaciones en concepto de pasajes
abonados por la Unidad de Coordinación, en un caso no se tuvo a la vista los respectivos
tickets y tarjetas de embarques que acrediten la adquisición. Al respecto se abonaron $
5.300 (O.P. N° 5331) del 13/03/97, en concepto de cuatro pasajes BUE/PAR/BUE (ida y
vuelta).
Comentario de la UCP: Se intensificarán los controles internos a fin de que no se repitan
estas falencias
26
8) VIÁTICOS
Observación:
a) No se adjunta ningún comprobante que acredite los días de estancia cuando el traslado
se realiza con movilidad propia.
b) Con referencia a la reunión con empresarios para coordinar el Seminario Regional del
Noroeste Argentino del 21 al 25/10/97, se abonaron gastos en concepto de alquiler de
auto por $ 654.- de los cuales no se tuvo a la vista el respectivo comprobante.
Comentario de la UCP: Se ha tomado nota de la observación.
9) CAPACITACION EN EL EXTERIOR (COMPONENTE PROCAR)
Observación: Se han verificado falencias en la consistencia de la documentación de
respaldo que justifica las liquidaciones en concepto de anticipo de fondos para afrontar
eventuales gastos en ferias internacionales y exposiciones. A continuación se detallan las
cifras observadas:
Fecha
Importe
Concepto
rendido
10-01-97 $ 2.998,60 Liquidación Anticipo de Gastos y Viáticos Semana de Berlín.
05-03-97 $ 4.269,25 Liquidación Anticipo de Gastos Exposición en Hamburgo.
15-05-97 $ 37.874,74 Liquidación Anticipo de Gastos Exposición en Chicago.
28-05-97 $ 2.463,00 Liquidación Anticipo de Gastos Stand PROCAR (Moscú).
BUENOS AIRES, 22 de marzo de 1999.
27
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS AGROPECUARIOS”
CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 618/OC-AR BID Y N° 3297-AR BIRF
Y DE DONACIÓN JAPONESA N° 26730-AR
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Comparación de las cifras de los estados financieros con las planillas analíticas auxiliares no
rubricadas;
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio contra los documentos que les
dieron origen;
- Test o prueba de transacciones;
- Reconciliaciones bancarias;
- Confrontación de los orígenes expuestos en los estados financieros con información de
terceros;
- Circularización de saldos bancarios;
- Análisis de la elegibilidad de los gastos;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de
informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
28
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios en las circunstancias, adaptándolos a la naturaleza específica de la
actividad auditada.
El análisis realizado por esta auditoría comprendió el 100% de los orígenes (fuentes BID, BIRF, y
aporte local) muestreándose sobre las aplicaciones los componentes PESCA, PROCAR y Unidad
de Coordinación con el siguiente alcance: Administración y Supervisión el 31,06%, Costos
Directos el 19,11%, Costos Concurrentes el 19%, entre otros.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 22 de marzo de 1999.
29