2005_171info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL “PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio Nº 9 finalizado el 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2004, correspondientes al “Proyecto Forestal de Desarrollo”, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3948-AR, suscripto el 6 de
junio de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
La Administración del Proyecto es llevada a cabo por la Secretaría de Agricultura, Ganadería,
Pesca y Alimentos del Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de
Implementación del Proyecto (UDI) creada al efecto.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos Acumulado al 31/12/04 y al 31/12/03, expresado
en pesos.
b) Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/04 y el
31/12/03, expresado en pesos.
c) Estado de Inversiones al 31 de diciembre de 2004 (del período y acumulado al
31/12/03 y 31/12/04), expresado en pesos.
1
d) Estado de Inversiones al 31 de diciembre de 2004 (del período y acumulado al
31/12/03 y 31/12/04), expresado en dólares estadounidenses.
e) Notas a los estados financieros -incisos a) a f)-.
f) Información financiera complementaria que incluye:
1) Cuadro de Inversiones del período 2004, (comparativo entre POA 2004 y Ejecutado
2004), expresado en pesos.
2) Estado de Inversiones al 31/12/04 (comparativo SAR con Ejecutado al 31/12/04),
expresado en dólares estadounidenses.
3) Memoria.
Los mencionados estados fueron preparados por la Unidad de Implementación del
Proyecto (UDI) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por esta auditoría
en forma preliminar y parcial el 04/02/05, los definitivos fueron presentados el 05/10/05.
Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
La tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado,
habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 03/05/05 y el 02/09/05 y el 05/10/05.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el relevamiento de los sistemas de control, el análisis de los registros contablefinancieros, y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
2
III-
ACLARACIONES PREVIAS
1) Con referencia a las cifras expuestas en dólares en los estados financieros expuestos en
I- d) y f) precedentes, téngase en cuenta lo expuesto en Notas b) a los estados
contables (gastos efectuados con aporte del Banco Mundial, ya sea con financiación
total como parcial).
2) En la carta de abogados, recepcionada por esta auditoría el 17/06/05, se expone que se
mantiene un litigio judicial “Damato Aleida Cristina c/Estado Nacional – Ministerio
de Economía y Producción – Secretaría de Agricultura, ganadería, Pesca y Alimentos
s/despido” Expte. 19691/00 en trámite ante el Juzgado Laboral de Primera Instancia
Nº 42, por el reclamo de “cobro de indemnización derivado de la ley de contrato de
trabajo”, monto de la demanda $ 40.815.-. Dicho expediente resultó desfavorable tanto
en primera como en segunda instancia. El recurso extraordinario planteado por la
representación de la Coordinación de Juicios de la Dirección de Gestión y Control
Judicial ha sido denegado, habiéndose interpuesto un recurso de queja por denegación
de recurso extraordinario por ante la Corte Suprema de Justicia de la Nación el
06/05/05.
3) Tal como se expone en Nota d) a los estados contables, los valores del presupuesto
SAR de la información financiera complementaria responden a los acordados con el
Banco, de acuerdo a la enmienda suscripta con éste el 19 de enero de 1999. El
Programa no presenta información presupuestaria actualizada para cada ejercicio, a
efectos de mostrar las variaciones que surgen de su comparación con la ejecución real,
tal como se indica en las Guías y Términos de Referencia para Auditoría de Proyectos
con financiamiento del Banco Mundial en la Región de Latinoamérica y el Caribe.
4) Como resultado del análisis global efectuado al fondo rotatorio, se obtuvo de las
verificaciones realizadas por la UDI que no hay montos por justificar, sino por el
contrario, existe un error en la registración de las inversiones correspondientes a años
anteriores al 2000, siendo detectadas hasta la fecha de finalización de las tareas de
3
campo, USD 1.013.008,70 registradas como inversiones BIRF que en realidad fueron
solventados con aporte local.
5) Respecto de la Nota b) a los estados contables, donde dice “…Estados de Situación
Patrimonial y de Origen y Usos de Fondos” debe leerse “…de Fuentes y Usos de
Fondos”.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en el apartado III2) y 3) precedentes y excepto por lo expuesto en III- 4), los estados identificados en Ipresentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto forestal de desarrollo” al 31
de diciembre de 2004, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado
en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la
República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N°
3948-AR BIRF de fecha 06/06/96 y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005.
4
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio N° 9 finalizado el 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos
(SOE’s) y Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentados al Banco
Mundial durante el ejercicio 2004, correspondiente al “Proyecto Forestal de Desarrollo”,
parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3948-AR BIRF
de fecha 06/06/96 y sus modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Desembolsos por el período comprendido entre el 01/01/04 y el 31/12/04,
expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad de Implementación del Proyecto (UDI) y es de su
exclusiva responsabilidad. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
5
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los certificados
de gastos que respaldan las solicitudes y demás procedimientos que se consideraron
necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Respecto a la Solicitud de Retiro de Fondos Nº 78, emitida por un total de USD
138.963,54, no está así expuesta en el estado citado en I- precedente. Se informa que el
monto detallado de USD 78.811,73 corresponde al monto aprobado y desembolsado por el
Banco. La diferencia (USD 60.151,81) corresponden a gastos de antigua data (justificados
al tipo de cambio 1 $ = 1 USD) que, conforme notificación del Banco de fecha 14/10/04,
quedaban sujetos a aprobación por parte del especialista financiero del análisis de la
conciliación del fondo rotatorio. A la fecha del presente informe no se modificó la
situación.
6
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en III- precedente,
el estado identificado en I-, correspondiente al “Proyecto forestal de desarrollo”, expone
razonablemente los Certificados de Gastos y Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas,
que fueron presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004,
de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3948-AR
BIRF de fecha 06/06/96 y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005.
7
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL
DEL “PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio Nº 9 finalizado el 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, referido a la Cuenta
Especial del “Proyecto Forestal de Desarrollo” al 31/12/04, Convenio de Préstamo N° 3948-AR
BIRF del 06/06/96 y sus modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/04, expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad de Implementación del Proyecto (UDI) sobre la base
de los movimientos de la cuenta corriente en dólares N° 330882/8 abierta en el Banco de la
Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de
su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
8
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I- precedente,
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto
forestal de desarrollo” al 31 de diciembre de 2004, así como las transacciones realizadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el
uso de fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo
N° 3948-AR BIRF de fecha 06/06/96 y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005.
9
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
“PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO”
(Ejercicio Nº 9 finalizado el 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Proyecto Forestal de Desarrollo”, por el ejercicio finalizado el 31/12/04, se ha
examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 3948-AR,
suscripto el 6 de junio de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF).
a)
Sección 2.01: Monto del Préstamo por USD 16.000.000.-.
Al 31/12/04 el monto desembolsado por el BIRF ascendió a USD 12.761.111,79.
b)
Sección 2.02 (a): Retiros de los montos del Préstamo de acuerdo al anexo I.
Parcialmente cumplida. Al respecto téngase en cuenta lo señalado en el apartado III- 4) de
nuestro informe sobre los estados financieros adjunto.
c)
Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial en dólares.
Cumplida. La información requerida obra en el Estado de Cuenta Especial adjunto al
presente informe.
d)
Sección 2.03: Fecha de cierre (original 30/06/04).
Parcialmente cumplida. Conforme información del MeyP (Nota D.N.P.O.I.C. Nº 693 del
23/06/04 - adjunta copia de la Nota enviada por el Director para la Argentina, Chile,
10
Uruguay y Paraguay del Banco Mundial -) con fecha 17/06/04 el BIRF acuerda extender el
plazo de cierre del Proyecto Forestal de Desarrollo hasta el 31/01/06.
Asimismo, el décimo octavo Ayuda Memoria de Misión de Supervisión del BIRF contiene
la citada fecha de prórroga acordada (31/01/06).
e)
Sección 2.04: Cargos por comisión de compromiso (15/03 y 15/09).
Cumplida. Conforme información suministrada por el Ministerio de Economía y
Producción, durante el ejercicio se liquidó en concepto de comisión de compromiso lo
siguiente:
Al 15/03/04: USD 5.133,91.
Al 15/09/04: USD 4.728,42.
f)
Sección 2.05: Cargos por intereses sobre el capital del préstamo desembolsado.
Cumplida. Conforme información suministrada por el Ministerio de Economía y
Producción, durante el ejercicio se liquidó en concepto de intereses lo siguiente:
Al 15/03/04: USD 102.740,75.
Al 15/09/04: USD 81.990,32.
g)
Sección 2.07: Amortización del préstamo (a partir del 15/04/01).
Cumplida. Conforme información suministrada por el Ministerio de Economía y
Producción, durante el ejercicio se liquidó en concepto de amortización lo siguiente:
Al 15/03/04: USD 796.745,74.
Al 15/09/04: USD 796.745,74.
h)
Sección 3.01 (a) y (b): Ejecución del Proyecto.
Cumplida.
i)
Sección 3.02: Adquisición de bienes y prestación de servicios de consultores.
Parcialmente cumplida. Al respecto cabe tener en cuenta los señalamientos expuestos en
nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
11
j)
Sección 3.04(a): Informes de progreso (semestrales).
Cumplida. Al respecto, se pusieron a nuestra disposición los Ayuda Memoria
correspondientes a la decimoséptimo y decimoctava Misión de Supervisión del Banco que
se realizaron durante el período comprendido entre el 12 de abril y el 5 de mayo y entre el
5 y el 19 de noviembre de 2004 que incluye los informes de progreso requeridos (discutir
los lineamientos de una posible segunda etapa mediante el cual se expresan los aspectos
más significativos relacionados con los 3 componentes del Proyecto). El objetivo principal
de la Misión del Banco Mundial fue el seguimiento de la ejecución de todas las actividades
ejecutadas entre Noviembre de 2003 y abril de 2004 y entre mayo y octubre de 2004. Estos
Ayuda Memoria resumen las principales actividades ejecutadas desde el Proyecto durante
el período citado precedentemente.
Asimismo, el último Ayuda Memoria contiene la fecha de prórroga acordada, 31 de enero
de 2006.
k)
Sección 3.04 (b): Plan Operativo Anual (POA).
Cumplida extemporáneamente. El POA (Plan Operativo Anual) correspondiente al
ejercicio 2005 fue presentado al BIRF por Nota UDI N° 08/05. Mediante correo
electrónico de fecha 07/03/05 el Banco Mundial da su conformidad al mismo.
l)
Sección 3.06 (b): Información al Banco sobre cambios en la estructura organizativa o
funciones de la Secretaria.
Cumplida.
m)
Sección 3.06 (c): Establecimiento de una unidad administrativa.
Cumplida.
n)
Sección 3.07 (c ): Límite de $ 1.000.- para cada Pequeño Productor. (PPCP).
Cumplida.
12
o)
Sección 3.07 (d): Convenios de Colaboración para cada Area Seleccionada.
Cumplida.
p)
Sección 4.01: Registros Contables.
Parcialmente cumplida. Se remite a las consideraciones expuestas en el Memorando a la
Dirección Adjunto.
Respecto a las justificaciones de fondos cursados al BIRF durante el ejercicio 2004, cabe
tener en cuenta lo señalado en el Informe de auditoría sobre los estados financieros,
apartado III- 3) y 4), adjunto al presente informe.
Con referencia a los valores del presupuesto SAR de la información financiera
complementaria, cabe señalar que los montos expresados responden a los valores
acordados con el Banco, de acuerdo a la enmienda suscripta con éste el 19 de enero de
1999. No se presenta información programada actualizada respecto a lo realizado a cada
momento (al 31/12/03, ejercicio 2004 y al 31/12/04), a efectos de mostrar las diferentes
variaciones que surgen de su comparación, tal como se indica en las Guías y Términos de
Referencia para Auditoría de Proyectos con financiamiento del Banco Mundial en la
Región de Latinoamérica y el Caribe.
q)
Sección 5.01 (b): Acuerdos para que el INTA brinde asistencia a la Secretaría para
llevar a cabo las partes B.3, B.5 y C.1 del Proyecto.
Cumplida. Al respecto se formalizó el acuerdo Nº 59/2004 con el Instituto Nacional de
Tecnología Agropecuaria (INTA), el cual integra las actividades correspondientes al
ejercicio 2004.
13
r)
Anexo 4 -Parte C- punto 1: Adquisición de bienes - Planificación de adquisiciones.
Cumplida. Se giró al Banco a través de correo electrónico de fecha 29/01/04; la No
Objeción del Banco por la misma vía se produjo el 12/04/04.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005.
14
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio Nº 9 finalizado el 31/12/04)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Proyecto
Forestal de Desarrollo” una serie de comentarios y recomendaciones referidos a aspectos
administrativo - contables y del sistema de control interno, surgidos como consecuencia del
examen de auditoría practicado sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2004.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
Indice
Título
Página
A)2)
A)3)
A) 8) c)
Falencias administrativas (reiteración de ejercicios anteriores)
Sistema contable – falencias Dar cumplimiento a la normativa vigente en la materia.
Abstenerse de otorgar beneficios a productores que no posean
título legal de la tierra que trabajan o en su defecto, un permiso
de ocupación otorgado por autoridad provincial competente,
anterior al 1 de enero de 1995, según expresamente lo dispone la
Resolución N° 996/97 de la SAGPyA en su cláusula 2.4,
apartado c).
Programa de Investigación aplicada (PIA)
Falencias en la
documentación respaldatoria de las rendiciones, saldos
16
18
21
A)11 B)11
15
23 y 43
A) 12)
B) 1)
B) 7) b)
B)8)
B) 10)
B) 11)
B) 12)
pendientes de rendición de antigua data – falta de seguimiento-.
Núcleos de Extensión Forestal NEF
Falencias en la
documentación respaldatoria de las rendiciones.
Consultores (aprobaciones formales extemporáneas
Falta de cumplimiento de normativa aplicable a contrataciones
Vehículos y Equipos – No se practicaron retenciones de
impuesto a las ganancias - Falencias en la adjudicación de la
compra de equipamiento informático
El Programa abona gastos que no son elegibles y/o que resultan
excesivos.
29
30
36
38
41
43
53
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/04:
1) CONSULTORES
Observaciones:
Legajos:
a) En 9 casos no consta en los currículos el sello de recepción de la Unidad de
Coordinación del Proyecto.
b) En 4 casos no consta copia de la primera y segunda hoja del documento del profesional.
Comentarios de la UDI:
a) En casi todos los casos mencionados se trata de consultores contratados desde hace
bastante tiempo (aunque puedan haber cambiado sus funciones); por lo tanto y aunque
la observación ya fue realizada en auditorias anteriores la omisión no ha podido
subsanarse.
b) Se toma nota de la observación.
Recomendaciones: Mantener archivos completos de la documentación que respalde el
proceso de selección y contratación de los consultores del Proyecto.
2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones: De nuestro análisis y las respuestas del cuestionario de control interno por
parte del Proyecto, surgieron las siguientes consideraciones:
16
• En las conciliaciones bancarias no se deja evidencia del encargado de prepararlas y el
responsable de su supervisión.
• Se practican recuentos físicos de bienes pero no se indica cada cuanto, fecha y alcance
del último.
• No se describe el método de recuento ni se indica cómo y a quién se informan las
diferencias en caso de existir.
• No se indica quién recepciona el ingreso de bienes.
• En algunos casos no se practicaron las retenciones impositivas correspondientes
(impuestos a las ganancias Ej.: S.T.C.P. ENGENHARIA DE PROJETOS LTDA. DO
BRASIL 23/07/04. No se efectuó la retención de impuesto a las ganacias sobre el pago
de la 4º cuota por USD 6.266,54).
• El sector de movimiento de fondos (Tesorería) no es independiente respecto del sector
contable.
• Se reembolsan comprobantes de gastos de combustible en los que no se identifica
debidamente al Proyecto.
• No se efectúan todos los pagos con cheques emitidos NO A LA ORDEN.
• Si bien nos informaron que existen cursogramas, estos no fueron puestos a disposición.
• No se realizan controles por oposición entre los distintos sectores.
• No existen formularios preimpresos para la liquidación de viáticos.
• No se concilian los aportes al proyecto con la información suministrada por terceros
(BIRF, MEyOSP).
• Las rendiciones no están numeradas correlativamente independientemente del rubro
rendido respecto a los subproyectos.
• No se controla que las mismas alcancen como mínimo el 60% del anticipo para ser
enviadas.
• No existe un plan de acción de auditoria interna.
• La UDI mantiene comunicación con los subprogramas con poca periodicidad.
17
• Con respecto al relevamiento de cómo se realizan las transferencias y reposiciones de
fondos a los distintos programas como así también la evaluacion de las rendiciones, se
pudo verificar:
- Las mismas son efectuadas, con poca periodicidad.
- No se han realizado reclamos durante el ejercicio para créditos con mucha
antigüedad.
Comentarios de la UDI: La Unidad responde a los puntos observados como “No
Aplicable”.
Recomendaciones: Implementar normas básicas de control interno tales como las
señaladas en nuestras recomendaciones de ejercicios anteriores.
3) SISTEMA CONTABLE:
Observaciones:
a) El sistema contable no genera una registración simultánea al momento de ingresar las
órdenes de pago (OP). Las órdenes de pago emitidas se ingresan a la contabilidad en
forma manual. Los subdiarios (centro de costos) a veces no coinciden con el Libro
Diario.
b) Los listados que surgen del sistema contable – Libro diario, listado de cheques y listado
de órdenes de pago- no se pueden vincular entre sí.
c) Los registros detallados (subdiarios) no son conciliados periódicamente con las cuentas
del Mayor General.
Comentarios de la UDI: El sistema utilizado es el TANGO GESTIÓN que cuenta con tres
módulos, compras, fondos y contabilidad que se trabajan en forma conjunta. Esta en etapa
de implementación el Sistema UEPEX para el año 2005.
18
Recomendaciones: Instrumentar las medidas necesarias para lograr que el sistema
implementado brinde información integrada, y así evitar posibles errores al tener que
duplicar la carga manual de la misma.
4) INVENTARIO
Observaciones: Los bienes registrados en el libro de inventario puesto a disposición no se
encuentran rotulados bajo un código que los identifique.
Comentarios de la UDI: Se toma nota de la observación. Se está trabajando para contar
con un inventario completo ordenado correlativamente.
Cabe señalar que los bienes comprados como los utilizados por este Proyecto son de
propiedad de la Secretaría (SAGPyA) de la cual el Proyecto forma parte integrante. Desde
el mes de junio de este año Patrimonio (dependencia de esta SAGPyA) está realizando el
inventario de los mismos. En este momento se cuenta con un número provisorio, al cual en
el futuro se lo reemplazará con uno de código de barra.
Recomendaciones: Mantener el registro de inventario de bienes y equipos conforme a las
prácticas contables en la materia. Rotular los bienes y el registro de inventario con un
código de identificación, a efectos de poder realizar con mayor facilidad y certeza
recuentos físicos periódicos para su control.
5) BANCOS:
Observaciones: Los gastos bancarios pertenecientes a la cuenta especial, se registran
indistintamente en la cuenta “42021 Gastos Bancarios Cuenta Operativa”, cuando deberían
registrarse en la cuenta “42022 Gastos Bancarios Cuenta Especial”.
Comentarios de la UDI: Se toma nota de la observación a efectos de subsanar dicha
situación en el futuro
19
Recomendaciones: Llevar un control de las conciliaciones bancarias y realizar los ajustes
según correspondan
6) CAJA CHICA
Observaciones: En las rendiciones de gastos de caja chica:
a) Muchas veces se utilizan vales para respaldar gastos en lugar de comprobantes.
b) Se incluyen comprobantes de gastos de peajes, viáticos, etc. sin firma autorizante.
c) Algunos comprobantes de gastos no indican el Nº de CUIT, y/o documentación y/o su
condición frente al IVA, y/o domicilio del Proyecto.
Comentarios de la UDI:
a) Esta UDI siempre ha rendido los viáticos de movilidad diaria con vales de caja. En la
auditoría del año 2002 se observó únicamente que los mismos no estaban numerados,
situación que se regularizó a partir de dicha observación. Se utiliza el vale de caja para
viajes en colectivo o taxis que no cuentan con ticket.
b) Los comprobantes de peajes corresponden siempre a gastos realizados en ocasión de
viajes a lugares donde se realizan reuniones técnicas o institucionales y se utiliza el
vehículo del Proyecto Forestal.
c) Se toma en cuenta la observación para el futuro.
Recomendaciones: Profundizar los controles respecto al uso, disposición y autorizaciones
de las erogaciones canalizados a través de la caja chica. Así también mantener
documentación respaldatoria clara sobre la justificación de esos gastos efectuados por esa
vía.
7) PASAJES Y VIÁTICOS
Observaciones: En algunos casos no se adjuntan las tarjetas de embarque que justifican la
realización del viaje.
20
Comentarios de la UDI: El Proyecto maneja dos rubros bien diferenciados: “viáticos” y
“pasajes”, lo que implica que no necesariamente un viático deba ir seguido de un pasaje o
viceversa. Queda además entendido que sólo una parte de los viajes se hace por vía aérea.
Recomendaciones: Mantener archivos completos de la documentación.
8) PROYECTO PREDIAL DE CONSERVACIÓN Y PRODUCCIÓN (PPCP)
Observaciones:
a) En ningún caso se identifican los comprobantes (con un sello) como gasto rendido.
b) Todos los legajos están sin foliar, lo que dificulta el control.
c) En la Resolución Nº 164/03 que aprueba el Proyecto Nº 157/01 (Región Neuquén) solo
presenta un pedido de permiso de ocupación, no acompaña el permiso otorgado.
Comentarios de la UDI:
a) Esta UDI considera que un sello de invalidación no resultaría en una garantía de
eficiencia o transparencia en los procedimientos dada la cantidad de comprobantes y
rendiciones que se reciben por día. Lo que se evalúa es que los gastos incurridos
pertenezcan a uno de los rubros previstos en la aprobación original del PPCP.
b) Se informa que cuando los PPCP son aprobados (tanto por el PFD como por la DF) se
hace un expediente de trámite de Resolución con todos los antecedentes de los PPCP
involucrados y ahí sí se enumeran todas las hojas del expediente. Las carpetas de PPCP
tal como llegan a esta UDI son proyectos que luego de darle ingreso formal se someten
a estudio, quedando bajo custodia de la unidad de evaluación de PPCP. Para su
aprobación interviene además la DF. Se sostiene que enumerar las hojas de los
proyectos en esta instancia no favorece ni conduce a nada. Todas las carpetas quedan en
los armarios y están disponibles para cualquier auditoría. Además, la base de datos
(formato digital) completa también está y estuvo para su consulta. Cuando los PPCP son
aprobados se hace un expediente de trámite de Resolución con todos los antecedentes de
los PPCP involucrados y en ese momento se enumeran todas las hojas del expediente.
21
c) Observación correcta. Presenta también constancia emitida por el Registro General de
Marcas y Señales de la Prov. de Neuquen.
Recomendaciones:
a) A fin de evitar reutilizaciones de comprobantes, identificar con un sello los
comprobantes rendidos.
b) Como norma básica de control interno se recomienda mantener archivos (legajos)
debidamente foliados y ordenados de la documentación correspondientes a los
antecedentes de las Proyectos en cuestión (art. 9° del Decreto N° 1759/72,
reglamentario de la Ley Nacional de Procedimientos Administrativos).
c) Dar cumplimiento a la normativa vigente en la materia. Abstenerse de otorgar
beneficios a productores que no posean título legal de la tierra que trabajan o en su
defecto, un permiso de ocupación otorgado por autoridad provincial competente,
anterior al 1 de enero de 1995, según expresamente lo dispone la Resolución N° 996/97
de la SAGPyA en su cláusula 2.4, apartado c).
9) PROGRAMA DE PRODUCCIÓN DE MATERIALES DE PROPAGACIÓN
MEJORADO (PPMPM).
Observaciones: En ningún caso se identifican los comprobantes (con un sello) como gasto
rendido.
Comentarios de la UDI: Esta UDI considera que un sello de invalidación no resultaría en
una garantía de eficiencia o transparencia en los procedimientos dada la cantidad de
comprobantes y rendiciones que se reciben por día. Lo que se evalúa es que los gastos
incurridos pertenezcan a uno de los rubros previstos en la aprobación original del PPCP.
Recomendaciones: Se deberán implementar todos aquellos procedimientos de control
tendientes a evitar fraudes, perjuicios, abusos etc.
Implementar normas básicas de control interno tales como las señaladas en nuestras
recomendaciones de ejercicios anteriores.
22
10) PROGRAMA DE EXTENSIÓN Y TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA
(PEyTT).
Observaciones:
a) Se observa una significativa demora en las rendiciones de fondos al Banco de los gastos
rendidos por parte de los subproyectos.
b) No consta un detalle que indique los recorridos y destinos realizados en aquellos casos
que se rinden gastos de combustible.
Comentarios de la UDI:
a) En el caso de los PEyTT, y de acuerdo con el convenio respectivo, el mismo está
formulado de forma que hay una entidad ejecutora que tiene que revisar y aprobar los
gastos antes que sean remitidos a la UDI, esto genera en muchos casos una demora muy
importante en el flujo de las rendiciones. De todos modos, durante 2004 y 2005 se ha
hecho hincapié para que los períodos entre las rendiciones sean menores lo cual puede
ser constatado en la documentación correspondiente de los PEyTT.
b) Se toma nota de la observación.
Recomendaciones: Llevar un control de las rendiciones de acuerdo a lo normado en el
“Instructivo par el uso de fondos”.
11) PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN APLICADA (PIA)
Observaciones Generales:
a) En la mayoría de los casos, los comprobantes rendidos no tienen el sello cancelatario de
“pagado” que inutilice el comprobante.
b) En la mayoría de los Proyectos no se aclara quienes fueron los beneficiarios ni la
justificación para los gastos en concepto de comestibles, alojamientos, traslados, cargas
de combustibles, lavado de vehículos, etc.
c) En la mayoría de los casos en que se rinden llamadas telefónicas o envíos de correos, no
se indica el destinatario ni su vinculación al Programa de Desarrollo Forestal (PDF).
23
d) Muchos comprobantes son emitidos a consumidor final. La figura del Programa es “ex
ante”.
e) Se observan discrepancias entre la información que brinda el área contable y la que
mantiene el sector técnico-administrativo sobre los saldos a rendir de los subproyectos.
PÍA Nº Saldo $ s/Contab. Saldo $ s/Tecn-Adm
14/96
9.360,40
-645,21
28/96
11,57
0,00
2/97
6.640,00
1.633,52
14/97
-299,72
3.356,00
f) Se mantienen saldos pendientes de rendición de antigua data, por un total de $
143.323,06, sobre los que los mismos no constan gestiones y/o reclamos en el período
2004 por parte de la UDI. A modo de ejemplo se listan los siguientes:
PÍA Nº
Saldos
29/96
2,692.00
34/96
3,425.00
35/96
30.79
3/97
3,950.00
18/97
2,639.46
26/97
17.46
29/97
4,896.33
6/98
4,932.70
7/98
2,234.40
10/98
358.02
11/98
318.01
20/98
5,000.00
21/98
6,432.25
22/98
2,559.53
23/98
1,572.77
24
26/98
2,763.16
27/98
3,763.75
28/98
2,455.38
29/98
246.13
34/98
6,102.99
40/98
1,514.00
47/98
2,500.00
48/98
4,993.60
03/01
6,811.25
04/01
7,197.50
04/02
3,115.88
13/97
4,534.91
Total
80590,77
Comentarios de la UDI:
a) No es una operatoria de este proyecto ponerle sello a las facturas que se presentan en las
rendiciones de gastos por dinero adelantado, dado que no es necesario que quede
expresamente “cancelado” porque la gestión del trámite termina en esta UDI y no es
posible que se vuelva a utilizar.
b) En los casos de los PIA en las propuestas originales de cada PIA están especificados
quienes son los técnicos que participan del mismo que son los únicos autorizados a
realizar cualquier gasto.
c) Como está mencionado en el punto II, en cada propuesta original está detallado quienes
son los agentes y las entidades que participan del mismo y a ellos pertenecen las
llamadas de teléfono y los envíos de correo.
d) Las facturas en su mayoría están dirigidas al proyecto y poseen el N° de CUIT del
mismo, algunas veces las actividades de campo por la ubicación geográfica en que son
realizadas, hacen inviable la obtención de facturas y por lo tanto se contemplan -cuando
25
el monto no es relevante- ciertos comprobantes que indiquen el N° de CUIT del
Proyecto.
e) Se toma nota de la observación y a fin de evitarlo a futuro se está ajustando el sistema
de control por oposición interna de las áreas contable y técnico-administrativa para
optimizar el seguimiento de los subprogramas en tiempo y forma, según el memo UDI
135/05: “ con relación al control por oposición con el área contable y seguimiento
interno de los avances y rendiciones de gastos de los Proyectos de Investigación
Aplicada y los de Experimentación Adaptativa, adjunto el sumario (detalle) de
procedimientos de gestión interna con las recientes incorporaciones necesarias a fin de
optimizar el control por oposición de las áreas contable y técnico-administrativa a partir
del año 2005”. Se toma nota de la observación, se ha implementado el procedimiento
para evitarlo a futuro y se reformularon al 31/12/2004 las planillas del sector técnico
administrativo, a efectos de plasmar y reestructurar el control por oposición entre las
áreas contable y técnico administrativo.
PIA
14/96
Saldo
Saldo s/Tec-
s/Contable
Adm.
9.360,00
9.360,00
Observaciones
PIA de la UBA. Las 2 últimas rendiciones fueron extraviadas y no se
tiene en la UBA copia de todas las facturas. Está aun en conflicto. Los
datos cargados en la planilla administrativa son estimativos que fueron
adelantados telefónicamente pero no se llegó a contabilizar porque no
obran en poder de la UDI las rendiciones físicas aún. En el detalle no
está discriminado por rubro lo que demuestra que las rendiciones no
fueron vistas aún. La UDI está en conversación con la UBA sobre este
PIA. Se procedió a la modificación del registro.
28/96
11,57
11,75
El saldo contable se imputará como gastos del proyecto al cierre del
mismo. Se procedió a la modificación del registro.
2/97
6.640,00
6.640,00
Se adjunta planilla administrativa. Se solicitará al PIA que reintegre el
saldo de 1633.52.
14/97
3.356,00
3.356,00
PIA Suspendido. Se envió el anticipo de $ 3356 que aún esta pendiente
de la rendición. El 13/5/05 llego a la UDI el Informe Final (IF) y la
26
rendición pendiente para su evaluación. Se procedió a la modificación
del registro.
f) Se toma nota de la información. No obstante, de acuerdo con lo indicado en el punto
anterior, se implementarán los procedimientos adecuados para controlar este tema. Se
indica a continuación para cada caso, los reclamos efectuados en el año en curso.
PIA N°
Saldos
Observaciones
29/96
0,00
El saldo pendiente del PIA se depositó el 28/02/2005.
34/96
3.425,00
Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe
final el 03/05/2005.
35/96
30,79
Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto el 03/05/2005.
3/97
3.950,00
Corresponde al 25% de adelanto al PIA. El informe final está pendiente a la espera de
modificaciones solicitadas por la Dirección de Forestación (DF). Se envió nota al PIA
solicitando el Informe Final (IF) el 04/05/2005. El 23/06 trajeron el IF corregido, fue
entregado a la DF para su evaluación y aprobación.
18/97
2.639,46
Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el Informe
final el 03/05/2005.
26/97
17,46
El importe corresponde a gastos por una transferencia que realizó el PIA, por lo tanto se va
a tomar como gastos del proyecto con el cierre del mismo.
29/97
4.896,33
Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el Informe
final el 03/05/2005.
06/98
4.932,56
Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto el 03/05/2005.
07/98
2.234,40
Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe
final el 03/05/2005.
10/98
0,00
El saldo pendiente del PIA se depositó el 13/05/05.
11/98
318,01
El 28/04/2005 se reclamo por mail el IF y Rendición final. Fue recibido el 10/05, está en
etapa de evaluación.
20/98
5.000,00
Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe
final el 03/05/2005.
21/98
6.432,25
Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe
final el 03/05/2005. El 03/06/05 se recibió la rendición final quedando pendiente hasta la
entrega del IF.
22/98
2559,53
Se reclamaron correcciones al Informe final por parte del Ing. Gnecco.
23/98
0,00
El saldo pendiente del PIA se depositó el 28/02/05.
27
26/98
2.763,16
Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe
final el 03/05/2005.
27/98
3.763,75
El informe final está en la DF para su evaluación desde el 14/03/2005.
28/98
2.455,38
Se reenvió nota al PIA solicitando el IF y rendición final el 03/05/2005. El 30/05 llegó el
IF y Rendición final (RF).
29/98
246,13
El saldo del PIA según los registros contables y la planilla del área técnica- administrativa
es $ 3613,70. Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto
y el informe final el 03/05/2005. El 18/05 entregó sólo la RF, a la espera del IF.
34/98
6.102,99
Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe
final el 03/05/2005.
40/98
1.514,00
Se envió nota al PIA solicitando el IF y rendición final el 03/05/2005. El 13/05 llegó el IF
y RF.
47/98
2.500,00
La rendición N° 6 y el Informe final están para su evaluación en la UDI.
48/98
4.993,60
La rendición final y el Informe final están para su evaluación en la UDI.
03/01
6.811,25
Las rendiciones N° 3 y 4 están en UDI para su evaluación y el IF en DF desde el 20/12/04.
04/01
7.197,50
Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el Informe
final el 03/05/2005. El 12/05 envió lo solicitado.
04/02
3.115,88
El 06/06/2005 se contabilizó la rendición final N° 5 por $ 509,00; quedando un saldo
pendiente de 2606,90. El IF está para su aprobación en la DF del desde el 27/04/05.
13/97
4.534,91 (Sin comentarios).
Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa vigente de los subproyectos PIA,
como así también profundizar el seguimiento y monitoreo respecto al desarrollo de los
mismos y a los plazos de ejecución, desembolsos, rendiciones, cumplimiento de objetivos,
etc.
Formalizar controles por oposición para mejorar el control interno y aumentar la eficiencia
entre los sectores técnicos y contables que deben trabajar interrelacionados respecto de las
rendiciones y los anticipos.
Implementar los procedimientos de control interno sugeridos por la auditoría.
28
Observaciones Particulares:
PIA 06/00: Se incluyen gastos, cinco comprobantes de $ 600.- c/u (Nº 33 al 37 de la
rendición) en copias, las cuales, el Nº de identificación (de factura) se encuentra agregado
en impresora.
Comentarios de la UDI: Se toma nota de la observación.
Recomendaciones: Verificar que la documentación de respaldo de las rendiciones de
gastos sea auténtica y elegible y que además cumplan las disposiciones impositivas y
legales vigentes en la materia.
12) NÚCLEOS DE EXTENSIÓN FORESTAL (NEF)
Observaciones Generales:
a) En la mayoría de los gastos de vehículos no se identifican al rodado utilizado ni si el
mismo pertenece al Proyecto.
b) Muchos gastos telefónicos están respaldados por la factura del teléfono particular del
extensionista, resaltando las llamadas que solicita sean pagadas por el Proyecto (no
detalla destinatario).
c) Se rinden comprobantes de tarjetas telefónicas.
d) En un caso se pagan gastos de Operación y Mantenimiento Vehículos por Km.
recorrido, en el instructivo sobre rendiciones de los NEF solamente se autorizan gastos
de comprobantes respaldatorios.
Comentarios de la UDI:
a) Todos los NEF han sido provistos de un vehículo para su trabajo, el único NEF que no
cuenta con movilidad es el de la región Pampeana Norte-Sta. Fé que eventualmente usa
su propio automóvil, pagándosele por Km. recorrido. De allí que no hay previsto otro
tipo de control.
b) Se considera que un registro tan detallado no resulta operativo para el tipo de tarea por
el cual ha sido contratado (extensión)
29
c) Corresponde a gastos de telefonía celular. Ídem anterior.
d) Cabe aclarar que este Núcleo de Extensión Forestal es el único que no dispone
movilidad por haberse implementado con posterior al resto para quienes se dispuso
desde el inicio de un vehículo para realizar la tarea. Por esta razón y ante la
imposibilidad de adquirir un nuevo vehículo por parte del Proyecto para este NEF es
que se autorizó el uso del vehículo particular pagándose por kilómetro recorrido en
forma excepcional.
Recomendaciones: Dar cumplimiento al reglamento interno respecto a este tipo de
proyectos, o en su defecto, adaptar la normativa de acuerdo a las necesidades.
Adjuntar nómina con detalle de quienes son los destinatarios de los llamados en cada caso.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO:
1) CONSULTORES
Observaciones Generales: Los legajos de los consultores se mantienen desordenados, sin
foliar y sin guardar un orden cronológico, lo que dificulta el control de los mismos.
Legajos:
a) La resolución del MEyP aprobatoria de los contratos en todos los casos es posterior al
inicio de las actividades.
b) En la mayoría de los casos (70 %) no consta la firma de los profesionales en la
Constancia de Inscripción ante la AFIP.
c) En el 100% de los casos auditados la solicitud de No objeción al BIRF para el comienzo
de las actividades de los contratos es posterior al inicio de los mismos.
Análisis de Contrato: En ningún caso se numeran los respectivos contratos.
Control de Pagos: En dos casos no se indican en los comprobantes (facturas y/o recibos)
el período del honorario que se abona.
30
Comentarios de la UDI:
Observaciones Generales: Los archivos de los consultores constan de toda la información
de cada uno de ellos es ordenada por fecha. No es un procedimiento de esta UDI foliar
cada hoja, pero sí se encuentran los documentos en forma cronológica.
Legajos:
a) Esta UDI inicia los trámites de recontrataciones en tiempo y forma, no obstante, dicho
trámite dentro del Ministerio de Economía suele tener demoras importantes por lo que
es imposible mantener una continuidad en los trabajos de consultoría si debemos
regirnos por los tiempos de aprobación de dichas resoluciones. Es decir que está por
fuera del alcance de esta UDI, determinar los tiempos y plazos para estos
procedimientos. Debe interpretarse sin embargo, que puesto que tanto el Ministro de
Economía como Jefatura de Gabinete RESUELVEN aprobar los contratos con fecha
original y anterior, avalan explícitamente el procedimiento utilizado por esta UDI.
b) Se toma nota de la observación.
c) El retraso en el pedido de no objeciones al BIRF se originó por la demora en el alta de
firma del Coordinador del Proyecto para realizar este trámite. Se deja constancia que
esta UDI, a través de la SAGPyA, inició dicho trámite en noviembre de 2003 y el
trámite concluyó el día 9/1/04.
Análisis de Contrato: Se toma nota de la observación. Hasta la fecha la identificación de
los contratados se realiza mediante los plazos establecidos en el mismo sin quedar
establecida de modo explícito como norma de procedimientos la numeración de los
mismos.
Control de Pagos: Se toma en cuenta la observación. Asimismo, se comunicó a todos los
consultores del proyecto para informarles que no omitan escribir en las facturas de
honorarios, la leyenda: ” Honorarios por consultoría correspondiente al mes y año.(según
corresponda)”.
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos y mantener legajos
individuales completos con toda la información que respalde el proceso de selección y
31
contratación de los consultores del Proyecto, a efectos de mejorar la calidad de la
información.
Cumplir con la normativa BIRF en cuanto a las solicitudes de no objeción en tiempo y
forma.
2) BANCOS:
Observaciones: Los cheques vencidos y no pagados por el Banco no son anulados
inmediatamente.
Comentarios de la UDI: En cuanto a que los cheques vencidos y no pagados por el banco
no son anulados inmediatamente, es así por que este proyecto utiliza el criterio de
prudencia, mediante el cual no da de baja ningún cheque hasta que el beneficiario del
mismo entregue a la parte contable el soporte en papel del mismo, o en su defecto la
denuncia policial del extravió del cheque.
Recomendaciones: Después de un tiempo prudencial es recomendable dar de baja
contablemente los cheques vencidos y no presentados al cobro
3) PASAJES Y VIÁTICOS
Observaciones particulares
a) En algunos casos no se tuvieron a la vista los pasajes ni las tarjetas de embarque que
acrediten la realización del viaje (OP. N° 343 $ 5.384,44, OP. N° 824 $ 7.066,95, OP.
N° 211 $ 1.673,57 y OP. N° 942 $ 750,59).
b) OP. N° 87 $ 6.048,00: Se afectó en principio un 57 % como financiación BIRF y un 43
% de aporte local. Por nota del Coordinador del Proyecto (sin firmar) se desafectó la
parte correspondiente al BIRF (57 %).
c) OP N° 840 $ 1.995,00: De acuerdo al memorando de autorización el viaje se realizó del
26/10/04 a la mañana al 13/11/04 a la mañana. No obstante se liquidaron y pagaron 19
días, cuando hubieran correspondido 18.
32
d) OP. N° 208 $ 420.-: El memorando de autorización es por $ 315,00 sin que se haya
hecho una nueva autorización por la diferencia.
Comentarios de la UDI:
Observaciones particulares
a) Se toma en cuenta la observación.
b) Se toma en cuenta la observación.
c) El viático se devenga desde el día que el agente sale de su asiento habitual para
desempeñar la comisión de servicios. Como el pasaje de ida estaba programado para las
05:00 hs de la mañana del día 26 de octubre y el regreso el 13 de noviembre a las 12:40,
se calcularon 19 días en total.
d) Se pagó el importe de $ 420 porque comprenden las OP 208 y 209. $ 157,50 y $ 262,50,
respectivamente.
Recomendaciones: Acompañar en las liquidaciones de viáticos las respectivas tarjetas de
embarque o copia de los pasajes utilizados a fin de afianzar las medidas de control interno
y respaldar el pago de los viáticos.
Las autorizaciones deben coincidir con los montos a abonar y las mismas deben estar
firmadas por autoridad competente.
4) CAPACITACIÓN
Observaciones:
a) OP. N° 343 del 3-5-04 $ 3.683,86: Se autorizó un viaje a Jujuy en micro, y se le abonó
el pasaje en avión (no se tuvieron a la vista las tarjetas de embarque correspondientes a
cuatro consultores).
b) OP. N° 199 del 17-3-04 por $ 240 y OP. N° 380 del 26-5-04 por $ 4.800.-: Los
comprobantes no están dirigidos a nombre del Proyecto, no indica el Nº de CUIT, ni la
condición frente al IVA del mismo.
c) OP. N° 376 del 26-5-04 por $ 13.659,10: No se tuvo a la vista la tarjeta de embarque
por un viaje a Burdeos de un consultor.
33
d) OP. N° 379 del 26-5-04 por $ 3171,96: No se tuvo a la vista el comprobante de pago de
la tasa de embarque de una consultora por $ 53,46.
e) OP. N° 378 del 26-5-04 por $ 3.241,26: No se exhibió el ticket de la tasa de aeropuerto,
el pasaje, y tarjeta de embarque de un consultor por el viaje Iguazú- Buenos AiresIguazú.
f) OP. N° 548 del 22-7-04 por $ 4.800.-: Los comprobantes no indican el Nº de CUIT ni la
condición frente al IVA del Proyecto, la factura N° 39 del 6-7-04 por $ 2.400.- indica
“IVA Responsable No Inscripto” pese a que a partir del 1-7-04 debería decir
“Responsable Monotributo” o “Responsable Inscripto”
g) OP. N° 785 del 4-10-04 por $2.715,67: No consta la autorización del Proyecto a la
realización del viaje, tampoco la no objeción del BIRF.
h) OP: N° 267 del 19-4-04 por $420.-: Se liquidaron 4 días de viáticos, las jornadas se
llevaron a cabo entre el 22-y el 23 de Abril de 2004.
Comentarios de la UDI:
a) El viaje se le autorizó a un camarógrafo de Canal Rural, al viajar de acuerdo a lo
previsto en Micro, no concordaba con los trabajos que se tenían que realizar en Jujuy, es
por eso que se optó el viaje en avión. Se toma en cuenta la observación.
b) La factura correspondiente fue impresa a nombre de Secretaria de Agricultura. Se
incorporó el nombre de Proyecto Forestal de Desarrollo. Se toma en cuenta la
observación.
c) El pasaje figura al final de la documentación de la orden de pago, no así el Boarding
pass.
d) Se toma en cuenta la observación
e) Se toma en cuenta la observación respecto del ticket de tasa aeroportuaria.
f) Se toma en cuenta la observación
g) En la OP 730 figura la aprobación del Coordinador del Proyecto de: Inscripción a
Reunión Internacional de Álamos en Santiago de Chile para el Ing. Raúl Suárez y el
curso de capacitación en Brasil.
h) Sin comentarios.
34
Recomendaciones: Mantener archivos completos de la información. Acompañar en las
liquidaciones de viáticos las respectivas tarjetas de embarque o copia de los pasajes
utilizados a fin de afianzar las medidas de control interno.
Tener en cuenta las normas impositivas vigentes respecto a la documentación recibida por
el Proyecto.
5) INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN
Observaciones: LatinGráfica, Impresiones de Revistas: Los remitos no cuentan con el
conforme de recepción (OP. N° 368 del 18-5-04 por $ 35.180, OP: N° 367 del 18-5-04 por
$ 9.960.-).
Comentarios de la UDI: Se toma en cuenta la observación.
Recomendaciones: Los remitos deben estar debidamente autorizados y conformados por
autoridad competente para la recepción de las adquisiciones.
6) CONSULTORÍA EMPRESAS
Observaciones:
S.T.C.P. ENGENHARIA DE PROJETOS LTDA. –23-7-04, monto del contrato $
33.369,36: La declaración jurada firmada ante el Banco de la Nación Argentina el 23-7-04
dice que el pago corresponde a la “tercera cuota”, y según el Memorando Interno y la
factura del proveedor corresponde a la “cuarta cuota”.
FACULTAD DE AGRONOMÍA – U.B.A. 20-10-04 - $ 12.223,50:
a) No se tuvo a la vista el informe final previo al pago de la última cuota.
b) Tanto el contrato como el Memorando Interno solicitando el pago mencionan la
necesidad de retener U$S 2.360,10 en concepto de pago de impuestos locales y
retenciones, que finalmente no se concretó debido a que el proveedor está exento de
IVA y Ganancias.
35
Comentarios de la UDI:
STCP: Se toma nota de la observación. La cuota es la cuarta y ultima.
FACULTAD DE AGRONOMÍA – UBA:
a) En realidad se tuvo un informe que luego se le incorporaron modificaciones pero
correspondía al informe final y en su esencia el mismo estaba aprobado aun cuando
fueran necesarias algunas modificaciones menores.
b) Se toma nota de la observación en cuanto que al efectuarse el contrato debió haberse
identificado la situación de la UBA con relación al IVA y al impuesto a las ganancias
(exenta). De todos modos cabe aclarar que si bien se indican en el Memorando en el
Contrato, no fue hecha ningún tipo de retención lo cual era lo que correspondía en este
caso.
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la
calidad de la información. Implementar medidas de control respecto del contenido de los
contratos que obligan al Programa.
7) GASTOS OPERATIVOS
Observaciones:
a) OP. N° 923 del 18-11-04 de $ 2.263,80: Se contabilizó como “Gastos Operativos” y
corresponde a “Viáticos”.
b) OP. N° 892, 893 y 895 del 01-11-04 por $ 1605,40; $ 1.760,00; y $ 2.400,00.-: Incluyen
las facturas N° C0001-00002906 y C0001-00002907 del 25-10-04 por $ 786,60 y $
818,80 por la compra de los mismos materiales, a idéntico proveedor, el mismo día. De
haberse adquirido en una sola compra hubiera requerido de un concurso de precios.
Además, 17 días antes se habían comprado otros materiales similares al mismo
proveedor y para la misma oficina. Las facturas N° C0000-00000186 y C000000000187 ambas de fecha 01-11-04 por $ 870,00 y $ 890,00 respectivamente tienen
como concepto “mano de obra por trabajos de electricidad en las oficinas del primer
piso...” y la primera agrega “ala norte” y la segunda “ala sur”. El monto de ambas
hubiera requerido la realización de un concurso de precios.
36
c) OP. N° 219 del 30-03-04 por $ 1.000,00: No se tuvieron a la vista las facturas
originales.
d) OP. N° 65- 68- 72- y 73 del 02-02-04 y del 04-02-04 por $ 1.144,88: El remito N°
38415 correspondiente a la factura B0001-00005775 del 22-01-04 por $ 55,00 no tiene
firma ni sello de recepción. La suma del remito Nº 1051 y de la orden de servicio
técnico del 27-01-04 da un total de 7 (siete) cartuchos, y la factura B0001- 00003278
del 28-01-04 por $ 580,00 incluye 8 (ocho) cartuchos. No se tuvo a la vista la recepción
del cartucho faltante.
e) OP. N° 1032 y 1033 del 14-12-04 por $ 2.112,00: El presupuesto correspondiente a la
factura N° B0001-00001294 del 10-12-04 por $ 660,00 no tiene firma de aprobación.
f) OP. N° 1037 del 15-12-04 por $ 500,00: El ticket-factura N° 0003-00008004 del 16-1204 por $ 462,00 no contiene el nombre del proveedor ni su CUIT.
Comentarios de la UDI:
a) Se toma en cuenta la observación.
b) El trabajo de electricidad fue realizado en 3 oficinas distintas del sector Área SIG de la
Dirección de Forestación. El trabajo se realizó en forma individual ya que hasta no tener
terminado los trabajos de pintura y albañilería que se estaban realizando no comenzaba
el de electricidad. La oficina que corresponde a las OP 892 y 893, es la más grande de
las tres, es por eso que se las dividió en dos para poder implementar el trabajo. Se toma
en cuenta la observación en cuanto a que figuran 2 facturas de provisión de materiales y
mano de obra con la misma fecha.
c) El ticket de la adquisición de bibliografía realizada en Suecia es original. En cuanto a la
demás documentación, se toma en cuenta la observación.
d) OP Nº 65, Se toma en cuenta la observación. OP Nº 68, un cartucho HP C 6615 de los 2
facturados corresponde a la impresora del área administrativa, es por ello que no figura
la recepción del mismo.
e) Se toma en cuenta la observación.
f) Se toma en cuenta la observación.
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Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa vigente en cuanto a la realización de
concursos de precios para montos superiores a $ 1000.-, Según circular Nº 11 de la oficina
Nacional de Contrataciones se presumirá que existe desdoblamiento, del que serán
responsables los funcionarios que hubieran autorizado y aprobado los respectivos
procedimientos de selección, cuando en un lapso de tres meses contados a partir del primer
día de la convocatoria, se efectúe otra convocatoria para seleccionar bienes o servicios
pertenecientes a un mismo rubro comercial sin que previamente se documenten las razones
que lo justifiquen
Los remitos y presupuestos deben estar debidamente autorizados y conformados por
autoridad competente por la recepción de las adquisiciones.
Hacer cumplir con la Resolución AFIP Nº 1415 en cuanto a las obligaciones de los datos
contenidos en las facturas recepcionadas.
8) VEHÍCULOS Y EQUIPOS
Observaciones:
a) Algunas facturas no están a nombre del Proyecto, y/o tienen incorrectamente indicada
su condición frente al IVA y/o Nº de CUIT del Proyecto.
b) No se practicó la retención del Impuesto a las Ganancias al proveedor en los siguientes
casos: OP. N° 1018 del 13/12/04 por $ 51.200,00, OP. N° 831 del 20/10/04 por $
72.864,71.
c) Adquisición Equipamiento Informático. Monto $ 56.422,44 (OP 916 del 10/11/04):
- No se practicó la retención del impuesto a las ganancias.
- La adjudicación de parte de los equipos (fraccionamiento) fue otorgado a un oferente
que cotizó a un mayor precio, basado en el informe técnico (08/09/04) de la
Dirección de Forestación en el cual señala que: “...si bien ambos oferentes presentan
equipos de similares características (SCI depósito de almacenamiento de dos discos
de 146,8 GB y FEBICOM 4 discos de 72,8 GB)...”.
“...Concluyendo y en primer término me parece oportuno resaltar que todos los
equipos que ambas empresas ofertaron pertenecen a Hewlett Packard, donde la
empresa FEBICOM y SCI son principalmente distribuidoras de un mismo producto.
38
Entonces es posible pensar que la elección de una u otra no debe basarse solo en los
costos de los equipos sino en su trayectoria de servicio brindada a la Dirección de
Forestación”.
“En este sentido y debido a la constante compra de equipamiento que la Dirección de
Forestación y el proyecto Forestal de Desarrollo llevan a cabo es importante contar
con más de un proveedor calificado. Por este motivo me parece acertado fraccionar
la compra y otorgarle a cada empresa un paquete de equipos”.
“En virtud de lo informado anteriormente y por el conocimiento en el servicio
técnico post-venta creo que el paquete que involucra a los servidores debiera ser
otorgado a la empresa SCI, con la opción de compra de los servidores HP ProLiant
ML350G3 más las impresoras y el scanner, debido a que la empresa FEBICOM no
ofertó. Y el segundo paquete a la empresa FEBICOM”.
Comentarios de la UDI:
a) Se toma en cuenta la observación.
b) Se toma en cuenta la observación.
c) La OP 916 comprende dos facturas: la N° 0001 00001858, donde no existe aclaración
alguna respecto a la operatoria de adquisición ya que cumple con los pasos regulares
elegibles por el Banco Mundial y Administración Pública Nacional y la factura N° 1865
donde se aclara por nota la operatoria de compra a seguir, la misma fue enviada al BIRF
que dio la no objeción a la compra en atención a las particularidades de la misma. Con
respecto a la retención de impuestos a las ganancias, se toma en cuenta la observación.
Recomendaciones:
- Profundizar los controles administrativos.
- Cumplir con la normativa vigente en materia impositiva a efectos de no generar
obligaciones para el Proyecto.
- Fundamentar claramente los argumentos que implican las selecciones de los oferentes al
momento de adjudicar.
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9) PROGRAMA DE EXPERIMENTACIÓN ADAPTATIVA (PEA)
Observaciones:
PEA Mis 4/99 Rend. N° 4 final:
a) La rendición fue recibida el 28/11/03, se comienza a tratar en feb/04 y el último trámite
tiene fecha de 30/04/04, transcurriendo en total 5 meses.
b) No se ha tenido a la vista el proceso de selección, contrato e informes de un consultor
(Factura N° 0-008 de fecha 13/11/03 por $ 1.277,99 y en cuyo detalle se aclara que
corresponde a remuneraciones por Servicios Técnicos de campo).
PEA NQN 3/99 Rend. N° 2: La rendición N° 1 tiene fecha de presentación 17/02/03
mientras que en la rendición N° 2 la fecha de presentación es 05/03/04, habiendo
transcurrido entre ambas mas de un año, plazo por demás excesivo a los efectos de poder
realizar un correcto control.
Rend. N° 3: Además de haber transcurrido mas de un año entre la rendición N° 1 y N° 2,
se tuvieron a la vista comprobantes con fecha diciembre de 2003 (honorarios, combustible,
etc.) que debieron ser incluidos en la rendición N° 2.
Comentarios de la UDI:
PEA Mis 4/99 Rend. Final N° 4:
a) El informe final de dicho PEA fue observado en varios puntos y antes de la aprobación
de la UDI se solicitó información extra por correo electrónico que está en el legajo del
PEA. Las rendiciones finales de los PIA y PEA son recién evaluadas una vez que ha
sido aprobado el informe final respectivo. Cabe mencionar que el informe final una vez
evaluado por la UDI, es elevado a la Dirección de Forestación para su evaluación y
aprobación final. En algunos casos y teniendo en cuenta la situación de inestabilidad de
la Dirección de Forestación, el trámite ha sido demorado excesivamente.
b) (Comentario no procedente).
PEA NQN 3/99 Rend. N° 2: En este proyecto en particular surgieron distintos
inconvenientes en su ejecución en gran medida como consecuencia del fuerte contraste
estacional existente en la región que impide que se realicen las actividades con mayor
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flexibilidad en el transcurso de cada período anual. Por lo tanto una vez perdida una
temporada, debe esperarse a la siguiente.
Rend. N° 3: Cuando se rechaza una factura por algún motivo operativo (que no está
dirigida al PFD ó le falta el CUIT, etc.), se les aclara que una vez salvado el error las
pueden incluir en la próxima rendición, y cuando las mismas están debidamente
justificadas para el desarrollo del Proyecto existe la posibilidad de que sean posteriormente
aceptadas.
Recomendaciones: Agilizar los tiempos entre los procesos de evaluación y aprobación de
gastos a fin de evitar tiempos ociosos y así mantener actualizada la información.
10) PROGRAMA DE EXTENSIÓN Y TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA (PEyTT)
Observaciones:
Minas (Pcia. Neuquen) Rend. N° 11
a) Las facturas de compra de combustible del establecimiento “La Sequoia”. Surgen de
dos talonarios que supuestamente están impresos en forma correlativa, uno tiene fecha
de impresión septiembre de 2003 y el otro octubre de 2003.
b) Se incluye un gasto en concepto de flete. Al respecto, no se tuvieron a la vista los tres
presupuestos necesarios para realizar la contratación (el importe abonado supera los $
1.000.-).
Yungas (Pcia. Salta) Rend. N° 16:
a) Se incluyen comprobantes de combustible confeccionados a nombre del INTA.
b) Gasto N° 130 $ 17,40. Del análisis del componente se observa que la factura del gasto
es de $ 0,80 y el resto esta compuesto por comprobantes varios, a saber: “boletos
escolares $ 3”, “boletos de colectivos $ 6,50” y “rotiseria $ 7,10”, gastos que resultan
imposibles de apropiar a los objetivos del Proyecto.
c) Se adjuntan las facturas correspondientes a servicios públicos (teléfono, Luz y Agua),
de la “Asociación para el Desarrollo” por un total de $ 1960, resulta difícil comprobar y
apropiar los importes facturados.
41
Fundapaz (Salta - Los Blancos) Rend. N° 7: De los $ 2.065,02 correspondientes al total
del rubro, pasajes y viáticos, $ 1.661,41 corresponden a comida (81%). Resulta dificultoso
apropiar ese gasto en comida con el objeto del “Programa de Extensión y Transferencia de
Tecnología”.
Comentarios de la UDI:
Minas (Pcia. Neuquen) Rend. N° 11:
a) Se toma en cuenta la observación.
b) El gasto de flete pertenece una cantidad considerable de materiales para pequeños
productores:
70 rollos de alambre
4362 varillas de 1x11/2
15 rollos de alambre galvanizado
49 rollos de alambres de púa
219 torniquetes
65 rollos de alambre tejido
31,5 Kg. de clavos
4,5 Kg. alambre cocido
33 bolsas de cemento
4 tranqueras de 2,5 m
1 barreta
2 rollos de electro hilo de 400 m
1 tanque australiano
147 Kg. de alambre recibido
43 Kg. de clavos
1 tenaza.
Dichos elementos se trasladaron en 2 camiones y luego se facturó todo junto. Cabe
mencionar que el costo fue aumentado y por lo tanto superó lo presupuestado. Teniendo
en cuenta todas estas circunstancias fue aceptada la solicitud que por nota explica la
situación la cual se encuentra en el legajo respectivo.
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Yungas (Pcia. Salta) Rend. N° 16:
a) Se trata sólo de 2 proveedores y la situación ha sido regularizada
b) El gasto se acepta por el total al solo efecto de trasladar el gasto a la hoja resumen. Los
comprobantes adjuntos son traslados en colectivo, adjuntando el boleto como único
comprobante que hubiera disponible que sumados dan el monto trasladado.
c) En este caso se solicitó que se adjuntaran copias de las facturas que se estaban pagando
y lo hicieron mas tarde. Adjunta a la rendición están los mail de reclamo y las facturas
enviadas antes de la aprobación de la misma.
Fundapaz (Salta-los blancos) Rend. N° 7: El rubro es solo para pasajes y viáticos, dado
que este Proyecto Forestal no paga un monto fijo de viático, se adjuntan los comprobantes
de comestibles para salir a campo. Debe tenerse presente que la localidad de Los Blancos
(sede del Subprograma) es muy pequeña y no posee restaurantes ni hoteles opcionales. En
el resto de los rubros se registran los gastos correspondientes en cada caso.
Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa vigente en cuanto a la realización de
concursos de precios para montos superiores a $ 1000.-.
Sólo deben pagarse los gastos que resultan elegibles para el Proyecto, dejando asentado en
forma clara y precisa la justificación en aquellos casos que no resulte así.
11) PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN APLICADA (PIA)
Observaciones Generales:
Legajos y Rendiciones:
a) Todos los legajos correspondientes a los PIA´s se mantienen en cajas (archivo) de modo
desordenado, sin foliar y no guardan un orden cronológico. Lo que dificulta el control
adecuado de los mismos.
b) Existen rendiciones con fecha de recepción posterior al vencimiento de los PÍA.
Comentarios de la UDI:
a) Los legajos se archivan independientemente de las rendiciones hasta que el mismo se
cierra para de ese modo unificar y facilitar la búsqueda de información cuando se la
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requiera. Como fuera manifestado en ejercicios anteriores, la documentación de los PIA
comprende áreas muy diversas, desde evaluaciones, publicaciones, informes de avance,
comunicaciones técnicas, etc. que hacen que su foliación sea muy difícil de realizar y
carezca de utilidad práctica.
b) Desde el punto de vista administrativo, la fecha de vencimiento del PIA indica hasta
cuando los participantes pueden realizar compras, luego de la misma deberán preparar
el informe de avance y la rendición de gastos según el procedimiento habitual. Las
rendiciones antes de llegar a esta UDI pasan por la administración que corresponda
según la entidad de contraparte y cuando llega aquí primero se evalúa el Informe de
Avance (IA) y recién después la rendición, por eso es el tiempo transcurrido. Al evaluar
las rendiciones lo que se controla es que las compras no superen la fecha de
vencimiento del mismo, independientemente de la fecha en que fue entregada.
Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa vigente de los subproyectos PIA,
como así también profundizar el seguimiento y monitoreo respecto a los plazos de
ejecución, desembolsos, rendiciones, cumplimiento de objetivos, reclamos efectuados, etc.
de los mismos.
Formalizar controles por oposición para mejorar el control interno y aumentar la eficiencia
entre los sectores técnicos y contables que deben trabajar interrelacionados respecto de las
rendiciones.
Observaciones Particulares:
a) PIA 09/96
i) Rendición Nº 2 final: La rendición tiene fecha 2001 y contiene gastos del año 1999,
el tiempo transcurrido entre los comprobantes rendidos y la fecha de presentación de
la misma resulta excesivo.
ii) La fecha de ingreso de la rendición fue el 13/08/01, la evaluacion y aprobación de los
gastos fue el 27/08/01, la revisión el 28/12/03 y su contabilización el 12/01/04. Para
un PÍA que venció el 15/12/99, los procesos de cada uno de los descriptos resultan
totalmente extemporáneos.
44
iii)El gasto por el uso de vehículo (FC B-01-072 por $ 32,10) no incluye planilla de
recorrido.
b) PIA 33/96: Rendición s/Nº final: Factura del 13/07/01 detalla gastos de los meses
mayo, junio, julio y agosto de 1999, siendo además la misma con fecha posterior al
cierre del PÍA (30/12/99) y al informe final aprobado en 01/00. La aceptación de la
presente rendición se encontraba pendiente desde el año 2001.
c) PIA 34/97
i) La rendición de gastos Nº 1 fue recibida el 04/01/00 por facturas del año 1998 con
fechas 08/09/98, 08/10/98, 04/11/98 y 03/12/98 por $ 1200 c/u. quedando pendiente
su aprobación. Luego del envío de la nota UDI 151/04, fue aprobada y contabilizada
el 29/12/04.
ii) El PIA venció el 30/07/00. La rendición de gastos Nº 2 fue recibida el 18/01/02
aprobada parcialmente y contabilizada el 08/02/05.
d) PIA 51/98
i) Rendición Nº 6 final: Los comprobantes incluidos (gastos Nº 2, 3 y 4 del rubro
remuneraciones) están enmendados (Nº de CUIT), y el sello de recepción por parte
de la entidad que lleva a cabo el PÍA esta borrado con liquido corrector.
ii) El gasto Nº 10 del rubro pasajes y viáticos $ 31 es una FC A emitida a Responsable
Inscripto incluye IVA y fue abonada en su totalidad., lo mismo ocurre en el gasto Nº
33 del rubro costos de operación $ 19,48.
iii)El gasto Nº 17 correspondiente a pasajes y viáticos no determina quienes son los
beneficiarios de los 5 alojamientos por 4 noches.
e) PIA 06/00
Rendición Nº 3:
i) No cumple con el procedimiento de rendiciones, donde se solicita que la información
contenida se separe por rubros y por folios.
ii) En el gasto Nº 23 no se adjunta la tarjeta de embarque del pasaje aéreo Bs. As. –
Bariloche ida y vuelta ($ 440 FC C 00-01300 Viajes Cibeles).
iii)El gasto Nº 19 $ 13.25 y $ 8.50 es en concepto “vinos”.
45
iv) Gastos en hotel y varios pasajes emitidos el mismo día para los días 22, 23 y
24/02/04 no detalla los beneficiarios de dichos pasajes y estadía.
Rendición Nº 2:
i) Existen gastos excesivos en comestibles que resultan difícil de apropiar a los
objetivos del Proyecto (cenas $ 80 gasto Nº 66, $ 38.40 gasto Nº 89, $88 gasto Nº 81
y $24.50 gasto Nº 82, $ 277.95 gasto Nº 93).
ii) El gasto Nº 83 corresponde a una Factura de hotel $89.90 a nombre de Martín
Sánchez y no a nombre del PFD incumpliendo las normas de procedimientos para la
rendición de los PIA. La misma incluye gastos por llamadas telefónicas sin detallar
el destinatario de las mismas ni la justificación del motivo tanto del llamado como de
la realización del viaje.
iii)Gasto Nº 97 $ 600 y gasto Nº 91 $ 25: Los comprobantes no tienen la numeración
preimpresa incumpliendo la Resolución AFIP Nº 1415.
f) PIA 01/01
Rendición Nº 5 Final:
i) Los gastos que la componen no están numerados incumpliendo las normas de
procedimiento para rendiciones.
ii) Existe una contratación de consultoría desde el 09/03, no se tuvo a la vista el proceso
de selección llevado a cabo.
iii)En los presupuestos en concepto de hardware y software:
- Las cotizaciones realizadas son en distintas monedas por lo cual no es posible
llevar a cabo una comparación homogénea.
- Uno de los presupuestos no contiene datos mínimos necesarios para su
consideración como ser datos preimpresos con el domicilio y teléfono del oferente
a fin de corroborar su veracidad.
g) PIA 05/01
i) Las rendiciones no contienen numeración continua independientemente del rubro
rendido, tal como lo indica el procedimiento de rendiciones sino que se reinician con
cada rubro.
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Rendición Nº 1:
i) Los honorarios de una consultora están aprobados para el rubro remuneraciones
según el presupuesto original del PÍA, pero el PFD aprobó la rendición cambiándolo
al rubro gastos de operaciones.
ii) Gasto Nº 2 rubro operación y mantenimiento vehículos $ 460 no indica el motivo de
la reparación realizada.
Rendición Nº 2 (Final):
i) El primer adelanto fue recibido con fecha 18/10/02, pero la rendición incluye en el
rubro “gastos de operación”, un gasto (Nº 9) de la Universidad de Córdoba por $ 480
del 14/11/01, anterior a la aprobación del PIA (15/03/02) y está nominado a la
responsable del PÍA y luego enmendado al PFD.
ii) Gasto Nº 13 $ 80 Taller de actualización ISTA 2001: Se presenta en recibo al cual se
le tacha el Nº de CUIT y la razón social agregando y enmendando en birome la razón
social y CUIT del PFD.
h) PIA 04/02
Las rendiciones no contienen numeración continua independientemente del rubro
rendido, tal como lo indica el procedimiento de rendiciones, sino que se reinicia con
cada rubro.
Rendición N° 3: En casi todos los comprobantes de peajes, viáticos, hospedajes,
estacionamiento, etc. no se indica el motivo del gasto, quienes lo realizaron, con qué
objeto, ni si pertenecen o no al Proyecto.
Rendición N° 4: El comprobante N° 12 de Pasajes y Viáticos del 17-2-04 corresponde
a una cena para tres personas en Necochea por $ 97,00. El gasto resulta excesivo para
los fines del PIA y por otra parte no se aclara el motivo del mismo ni quienes fueron los
participantes.
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i) PIA 01/03
Las rendiciones Nº 2, 3 y 4 no contienen numeración continua independientemente del
rubro rendido, tal como lo indica el procedimiento de rendiciones, sino que se reinicia
con cada rubro.
Rendición N° 2:
i) El comprobante N° 1 de Remuneraciones no tiene firma de la persona que cobró el
honorario.
ii) El PIA finalizó en el año 2004 utilizándose todo el monto disponible. Pero en 2005
se envió una rendición sin número por $ 3.000,99 con los comprobantes
correspondientes.
Rendición N° 3: En las compras efectuadas por los gastos N° 1 y 2 de Materiales y
Suministros por $ 1.093,61 y $ 1.636,33 respectivamente, no constan pedidos de
cotizaciones. En un caso no está firmado el remito.
Comentarios de la UDI:
Observaciones Particulares:
a) PIA 09/96
i) Las rendiciones de gastos pueden poseer comprobantes desde la fecha de inicio del
PIA. En el manual de procedimientos se establece que debe ser primero aprobado el
informe de avance respectivo para evaluar la rendición de gastos. En muchos casos
los informes de avances tienen observaciones a las que se le piden aclaraciones y
puede llevar cierto tiempo hasta que las mismas son resueltas. Por otra parte puede
ocurrir que haya comprobantes que sean observados en una rendición y luego en otra
rendición sean incorporados en forma correcta.
ii) El caso de este PIA fue muy particular, porque desde un principio se había decidido
suspenderlo por un problema de sequía extraordinaria en el área en que proponía la
investigación. El Ing. Pico responsable técnico del PIA justificó en un informe dicha
suspensión. Para esta instancia se habían gastado parte del adelanto y necesitaban
rendirlo. No obstante lo anterior fue solicitado un informe pormenorizado que consta
en el legajo de las actividades realizadas y las razones que hicieron imposible su
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continuación. Para realizar este informe el responsable técnico se tomó un tiempo
excesivo con relación a los plazos previstos.
iii)En los casos de los PIA como no poseen vehículos del proyecto, los gastos
corresponden a vehículos de las entidades de contraparte tal como se indica en la
propuesta original aprobada del PIA.
b) PIA 33/96: Los gastos ya se habían realizado en esa fecha y la reposición se realizó una
vez que se había girado el dinero, si bien no se aprobó durante la vigencia del PIA, fue
con la aprobación final. De este modo no estuvo en discusión si prescribía o no. Si bien
existió una irregularidad en su momento, los servicios por el becarios fueron realizados
en tiempo y forma en el año 99 y se le había pagado, la irregularidad surge en que
transcurrió mucho tiempo entre la aprobación de dichas remuneraciones porque el
responsable técnico por razones laborales se encontraba en el extranjero y recién cuando
volvió fue que se resolvió este caso con una nota explicativa que obra en el archivo del
PIA sin poder realizar una factura con fecha tan vieja por el tiempo transcurrido.
c) PIA 34/97
i) Que las facturas sean del año 98 es correcto, dado que según el convenio el PIA
comenzó en julio de 1998. La aprobación de las mismas quedó pendiente porque
como no se había aprobado el Informe de avance no se pudo dar curso a la rendición
de gastos del mismo. Por eso esta UDI solicitó la reelaboración del Informe de
avance según Nota UDI 008/00, la cual menciona nota UDI 509/99 en donde se
reclama por primera vez el IA y rendiciones correspondientes. Luego de varias
controversias por los informes de avance de este PIA, en febrero de 2005 se resolvió
este conflicto, por eso es que desde la evaluación a la contabilización transcurrió
tanto tiempo.
ii) Desde el punto de vista administrativo, la fecha de vencimiento del PIA indica hasta
cuando los participantes pueden realizar compras, luego de la misma deberán
preparar el informe final y la rendición de gastos según el procedimiento habitual.
Las rendiciones antes de llegar a esta UDI pasan por la administración que
corresponda según la entidad de contraparte y cuando llega aquí primero se evalúa el
IA y recién después la rendición, por eso es el tiempo transcurrido. Al evaluar las
49
rendiciones lo que se controla es que las compras no superen la fecha de vencimiento
del mismo, independientemente de la fecha en que fue entregada.
d) PIA 51/98
i) Rendición N° 6: Se toma nota de la observación. Respecto del sello de recepción del
INTA enmendado no es un requisito solicitado por nosotros, es solo a los efectos de
trámites internos de la administración del INTA.
ii) En único caso que se reconocen facturas tipo A es cuando hay solo un proveedor en
la zona y no puede facturar de otro modo, con el objetivo de avanzar en las tareas del
PIA.
iii)Los únicos autorizados a utilizar fondos del PIA son los participantes del mismo, que
constan en la propuesta original aprobada por esta UDI del PIA.
e) PIA 06/00
Rendición Nº 3:
i) Si bien no se cumple estrictamente con el instructivo de separar en folios cada rubro,
los mismos estaban prolijamente pegados correlativamente y abrochados detrás de
cada hoja de rubro y adjunta la hoja resumen.
ii) Se toma nota de la observación
iii)No obstante se toma nota de la observación
iv) Los participantes del PIA son los únicos autorizados a realizar estos gastos, que
constan en la propuesta original aprobada del PIA.
Rendición N° 2:
i) Son muchas de personas que participan de este PIA si contemplamos a las agencias
del INTA como contraparte, universidades y empresas privadas, el equipo de
investigación tiene una integración amplia como se desprende de la propuesta
original.
ii) Cuando se realizan reservas en el extranjero hay que dar un N° de tarjeta de crédito
para confirmar la misma, luego la facturación la hacen a nombre del pasajero al
retirarse de hotel. En estos casos aceptamos la facturación dado que no es posible
rehacer la factura.
iii)Se toma nota de la observación.
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f) PIA 01/01
Rendición N° 5 Final
i) Se toma nota de la observación
ii) Las remuneraciones son básicamente gastos por servicios temporales y los
encargados de realizarlas son las entidades de contraparte que participa en el PIA,
por lo tanto obra en poder del INTA los antecedentes de la contratación.
iii)Con respecto a la nacionalidad de la moneda, con el tipo de cambio es posible
realizar la comparación. Con relación al presupuesto se toma nota de la observación.
g) PIA 05/01
Sin comentarios.
Rendición N° 1:
i) Dicho gasto se podría enmarcar en cualquiera de los 2 rubros, pero la actividad
realizada fue un análisis de laboratorio específico y no una remuneración, por eso se
decidió cambiarla al rubro costos de operación.
ii) Se les solicitó la información observada a través de un correo electrónico que obra
adjunto a la rendición en donde el responsable técnico responde que los gastos
corresponden a una camioneta del CIEFAP.
Rendición N° 2:
i)Los gastos fueron aprobados oportunamente dado que el mismo era inherente al inicio
de las actividades del PIA, no obstante se toma nota de la observación.
ii)Si bien la participante del taller es la responsable técnica del PIA, es a su vez
representante del CIEFAP. No obstante se toma nota de la observación.
h) PIA 04/02
Se toma nota de la observación; se aclara por otra parte que a los efectos de dar curso a
la rendición no ha sido requerida la corrección respectiva.
Rendición N° 3: En las propuestas originales de cada PIA están especificados quienes
son los técnicos que participan del mismo, quienes son los únicos autorizados a realizar
los gastos y definir qué actividades se realizarán en el período. También lo indica el
Informe de avance correspondiente.
51
Rendición N° 4: Quienes realizaron el gasto son los técnicos que participan del PIA.
Los gastos que se aprueban en la propuesta original corresponden a pasajes y viáticos
comprendidos en las actividades desarrolladas en la investigación entre las cuales se
incluyen los viajes de supervisión, seguimiento y medición de los ensayos.
i) PIA 01/03
Se toma nota de la observación; se aclara por otra parte que a los efectos de dar curso a
la rendición no ha sido requerida la corrección respectiva.
Rendición N° 2:
i) Se toma nota de la observación. No obstante, en el “concepto” de la factura se
menciona al técnico beneficiario de la misma.
ii) Esta rendición no pertenece al PIA. Estaba archivada junto al PIA dado que es una
actividad que tiene relación técnica directa con éste pero administrativamente está
separada.
Rendición N° 3: Se toma nota de la observación ya que no ha sido incorporada la
justificación por tratarse de proveedores exclusivos; el representante del gasto Nº 1 es el
único en el país que provee las drogas necesarias para el laboratorio que desarrolla la
investigación; por otra parte el del gasto Nº 2 es único fabricante de micro estructuras
en hierro que son el soporte de los elementos de laboratorio.
Recomendaciones: Aprobar y efectuar planificaciones que puedan ser cumplidas en
tiempo y forma, ya que los PIA tienen una duración de 24 meses, debería controlarse que
los gastos rendidos no superen dicho plazo y a su vez, el instructivo de uso de fondos
detalla topes en cuanto a los plazos y a los porcentajes mínimos de ejecución para poder
realizar rendiciones.
Cumplir con las normas enunciadas en el manual de procedimientos y formalidades BIRF
en cuanto a que el periodo de rendición de gastos no puede superar los 6 (seis) meses.
Dar cumplimiento a la normativa vigente de los subproyectos PIA, como así también
profundizar el seguimiento y monitoreo respecto a los plazos de ejecución, desembolsos,
rendiciones, cumplimiento de objetivos, etc. de los mismos.
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Cumplir con las normas enunciadas en el manual de procedimientos en cuanto a la
correlatividad en la numeración de los comprobantes rendidos.
Solo deben pagarse los gastos que resultan elegibles para el Proyecto, cumpliendo con las
obligaciones impositivas en las facturas aceptadas con los datos completos del Proyecto.
Implementar medidas de control interno aclarando en forma precisa en cada caso el
responsable del que realizó el gasto, independientemente de estar incluidos en convenios.
Cumplir con las normas enunciadas en el manual de procedimientos en cuanto a la
correlatividad en la numeración de los comprobantes rendidos.
Abstenerse de aceptar gastos inapropiados para el objeto del Proyecto y aplicar la no
elegibilidad de los mismos.
12)NÚCLEOS DE EXTENSIÓN FORESTAL (NEF)
Observaciones Generales:
a) En el NEF Corrientes Norte/Misiones se rinde como gasto el 1,75 % de la retención del
impuesto a los ingresos brutos por cada cheque depositado, en realidad no es un gasto
sino un crédito del responsable del NEF que puede descontar de su declaración mensual
del impuesto mencionado.
b) Se han notado algunos gastos en alojamiento y en comidas excesivos.
c) En las rendiciones del NEF Pampeana Norte Santa Fe se incluyen comprobantes en
concepto de “alquiler de departamento en Margarita (Santa Fe)” por $ 120 cada mes, y
que luego se incrementan a $ 200 por mes, que incumplen la Resolución AFIP Nº 1415.
d) La numeración de todos los comprobantes que componen las sucesivas rendiciones del
NEF Pampeana Norte Santa Fe no es correlativa y no cumple con el instructivo sobre
rendiciones.
Observaciones Particulares:
NEF CORRIENTES NORTE–MISIONES
Rendición N° 14: Gasto N° 2 (Pasajes Hotel, Comidas) se incluye una compra de 4 carne
vacuna por un total de $ 28,39 bajo el concepto “comida día 30-12.
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Rendición N° 15:
a) El comprobante N° 8 (merienda) incumple con la Resolución AFIP Nº 1415.
b) El comprobante N° 32 por $ 50.- por combustibles, no es una Factura sino una Nota de
Crédito, con CAI vencido el 03-07-02).
NEF PAMPEANA NORTE-SANTA FE
Rendición N° 21: El comprobante N° 16 por $ 25,50 tiene la fecha vencida (Vto.25-2-04)
Rendición N° 22 y 23: Gasto N° 36 y gasto N° 34 incluyen compra de “vino”.
Rendición N° 25: El comprobante N° 56 por $157,19 por compra de alimentos, no tiene
detallado claramente los bienes adquiridos.
Comentarios de la UDI:
Observaciones generales:
a) Se toma nota de la observación y se le comunicará al consultor.
b) Sin comentarios.
c) Se toma nota de la observación.
d) Se le informará al consultor para que cumpla con los instructivos.
Observaciones Particulares:
NEF CORRIENTES NORTE–MISIONES
Rendición N° 14: Se toma nota de la observación. No obstante, el consultor se encontraba
fuera de la zona de trabajo por una reunión en Bs. As.
Rendición N° 15:
a) Se toma nota de la observación. Debe considerarse, de todas formas, que los
extensionistas desarrollan su trabajo en zonas rurales y apartadas, donde pueden no
existir opciones en cuanto a lugares de comida o alojamiento y el nivel de economía
informal es alto.
b) Se toma nota de la observación.
NEF PAMPEANA NORTE-SANTA FE
Rendición N° 21: Se toma nota de la observación
Rendición N° 22 y Rendición N° 23: Se toma nota de la observación.
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Rendición N° 25: Se toma nota de la observación; cabe aclarar que en el gasto reemplaza
comprobantes de restaurantes, pero de todos modos luego del mismo se solicitó al
extensionista que se indique claramente el detalle de los gastos.
Recomendaciones: Solo deben pagarse los gastos que resultan elegibles para el Proyecto,
cumpliendo con las obligaciones impositivas en las facturas aceptadas con los datos
completos del Proyecto.
Controlar adecuadamente las rendiciones de gastos y extremar los recaudos a fin de
aumentar la eficiencia los controles administrativos.
Ajustarse a lo normado en el manual de Procedimientos de las Rendiciones en cuanto a la
presentación de la documentación en original, profundizando los controles de la
documentación recibida por el Proyecto y aplicar la no elegibilidad de los gastos para
aquellos que incumplan con lo estipulado.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio N° 9 finalizado el 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras en los estados financieros al 31/12/04 con los registros en moneda
local y extranjera que le dan sustento;
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Circularización de saldos;
- Reconciliaciones bancarias;
- Inspecciones oculares;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis de la metodología para la adquisición de equipos;
- Cotejo de orígenes con información de terceros -BIRF-;
- Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del
período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo;
56
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
El examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes del período (BIRF y aporte local); y el 48,69 % de las aplicaciones
del ejercicio conforme al siguiente detalle:
Concepto
Monto $
% incidencia del rubro
Muestra $
% muestra
Honorarios Cons
639.801,00
20,86
208.152,00
32,53
Consultoría Empresas
125.242,40
4,08
45.592,86
36,40
Consultoría Empresas
289.297,00
9,43
289.297,00
100,00
Sumin y Equip.
472.828,06
15,41
311.693,82
65,92
Invest. y Extens.
82.914,00
2,70
59.634,00
71,92
Tall, Viat y Pasaj
198.136,68
6,46
99.011,36
49,97
Gtos. Oper. y Otros Serv.
294.768,26
9,61
122.505,37
41,56
Transf..
958.518,71
31,24
351.674,78
36,69
6.278,12
0,20
6.278,12
100,00
1.493.839,31
48,69
Gtos. Banc. Cta. Oper.
Total
3.067.784,23
100,00
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la Unidad de Implementación del Proyecto no
obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente, receptando favorablemente las sugerencias y ajustes de auditoría presentados.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005.
57