2011_163info.pdf
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE MEJORA DE LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR TURISMO” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1648/OC-AR BID (AR –L1004) (Ejercicio N ° 5 cerrado el 31/12/10) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/10, correspondientes al “Programa de Mejora de la Competitividad del Sector Turismo”, financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1648/OC-AR, suscripto el 24/08/05 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y su modificatorio N° 1 del 14/03/08. La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento del BID son llevadas a cabo a través de la Unidad Ejecutora de Préstamos Internacionales (UEPI) actualmente dependiente de la Subsecretaría de Coordinación del Ministerio de Turismo1 y por las Unidades Subejecutoras de Administración de Parques Nacionales (USE APN), la Secretaría de Obras Públicas (USE SOP) a través de la Dirección Nacional de Arquitectura (DNA), y la Dirección Nacional de Vialidad (USE DNV). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados del ejercicio y acumulado al 31/12/10 comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos. 1 Por Decreto 919 del 28/06/10 se creó el Ministerio de Turismo. 1 b) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados del ejercicio y acumulado al 31/12/10 comparativo con el ejercicio anterior, expresado en dólares estadounidenses. c) Estado de Inversiones del ejercicio y acumulado al 31/12/10 comparativo con el ejercicio anterior, expresado en dólares estadounidenses (presupuestadas e invertidas). d) Estado de Inversiones del ejercicio y acumulado al 31/12/10 comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos (presupuestadas e invertidas). e) Balance General Acumulado al 31/12/10, expresado en pesos. f) Notas a los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/10 Nos. 1 a 9. g) Información financiera complementaria que incluye: 1. Estado de Cuenta Especial por el ejercicio finalizado el 31/12/10 expresado en pesos y dólares estadounidenses. 2. Estado de Solicitudes de Desembolsos al 31/12/10 expresado en dólares estadounidenses. 3. Estados de Inversiones al 31/12/10 (pagos sin fecha de retiro) en dólares estadounidenses. 4. Informe Semestral del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/10 en dólares estadounidenses. Los estados financieros fueron presentados por la UEPI el 17/05/2011, siendo de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría, habiéndose realizado tareas preliminares durante el ejercicio 2010, y tareas de cierre entre el 26/05/11 y el 12/08/11, fecha en que recibimos la última respuesta a nuestras observaciones. 2 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contable-financieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III- ACLARACIONES PREVIAS a. Estado I- e): Incluye en el rubro del pasivo “Deudas DNV – Deudas Comerciales” un saldo de $ 1.930.669,64, proveniente de ejercicios anteriores. No obstante ello la USE DNV informa que fueron abonados oportunamente con fondos propios por no haber contado con el aporte de SECTUR. A la fecha de tareas de campo no fue regularizada la situación entre la UEPI y la DNV para conciliar y reflejar correctamente el aporte efectuado oportunamente. b. No obtuvimos respuesta por parte del Banco de la Nación Argentina (BNA) a nuestra circularización N° 177 del 24/05/11, por el saldo al 31/12/10 de las cuentas operativas abiertas en moneda local, y la cuenta a la vista en dólares. c. Nota 2 a los estados: Aclaramos quelos importes en dólares de los citados Estados no surgen de registros contables, se utilizan extracontables (incluye los reportes de pagos módulo de gestión). d. Estado I- b) al 31/12/10: 1. El aporte local de la USE DNV informado por USD 830.124,71, se encuentra sobrevaluado en USD 395.744,36. Se omitieron deducir devoluciones de fondos por este aporte realizadas en ejercicios anteriores. 2. Se omitió informar USD 39.098,59, por el saldo de anticipos de honorarios a consultores con aporte local al 31/12/10. 3 3. Los “Aportes del Gobierno Central” (Pago Comisión e Intereses) por USD 699.195,58 se encuentran subvaluados en USD 23.492,80. 4. No fueron incluidos USD 10.928,77, por la diferencia de cambio generada por la utilización de fondos BID, informada en la Nota Nº 7. 5. El importe de USD 10.130.582,01 por el total acumulado de aporte local expuesto en la Nota 8 se ve afectado por lo observado en 1. y 3. precedentes. 6. Al 31/12/10 el “Rubro Saldo a Aplicar” no resulta coincidente con la conformación de su detalle expuesto en “Disponibilidades al Cierre” del propio Estado. Al 31/12/09 en USD Rubro Estado I- b) BID Al 31/12/10 en USD LOCAL BID LOCAL TOTAL Origen 10.852.564,73 6.940.140,42 14.303.231,33 10.130.582,01 24.433.813,34 Usos 10.649.411,19 6.547.135,03 13.635.714,45 9.443.565,04 23.079.279,49 Saldos a aplicar 203.153,54 393.005,39 667.516,88 687.016,97 1.354.533,85 Disponibilidades al cierre 214.779,88 116.192,32 678.153,80 405.779,99 1.083.933,79 Diferencia USD -11.626,34 276.813,07 -10.636,92 281.236,98 270.600,06 e. No se verificó el recibo oficial por parte de la empresa, ni tampoco se firmó la AP por $ 168.190.-/USD 43.685,71. (Proyecto 166 SECTUR) f. Estados I- a) y b): La línea “Cuenta corriente en pesos BNA 3626/81” expone un saldo negativo para la fuente local de $ 86.233,02/USD 21.098,80; esto muestra la utilización de la fuente BID por gastos de contraparte local. g. Nota 4: Excepto para SECTUR, surgen errores de tipeo en los totales de deudas de las USE SOP, DNV, y APN. En el Estado I- e) los valores son correctos. La nota debe expresar los siguientes importes en $: Tipo de deuda Comerciales Fiscales Otras Totales SECTUR SOP DNV 0,00 1.507.346,85 2.118.462,21 1.795.523,11 5.421.332,17 73.551,16 0,00 0,00 597.514,22 671.065,38 20,00 0,00 0,00 0,00 20,00 73.571,16 1.507.346,85 2.118.462,21 2.393.037,33 6.092.417,55 4 APN Totales h. Los estados financieros y sus Notas explicativas carecen de referencias cruzadas con la información contenida en ellos (Punto 2.11 c – de las guías del BID). i. Por Nota 9 se informa que difieren algunos importes al inicio de los estados I- a), y b), con los importes finales auditados al 31/12/09 por correcciones realizadas al tipo de cambio aplicado al cierre. Al no contar con registros en dólares, el ajuste en la citada moneda se realizó directamente sobre el Estado I- b) por USD 19.580,88 en los aportes locales ingresados durante el 2009, pero sin afectar otra cuenta como contrapartida (Diferencia de cambio, que tampoco se expone en el citado Estado). Diferencias en Saldos Iniciales en USD EEFF 2010 EEFF 2009 Aportes Locales 6.940.140,42 6.920.559,54 19.580,88 Inversiones BID 10.649.411,19 10.649.411,21 -0,02 6.547.135,02 6.547.135,68 -0,66 Inversiones locales Diferencia j. Estado I- d: Fue emitido erróneamente ya que para los importes de las columnas de Presupuestos se utilizó para convertir el costo del Programa en dólares la cotización USD 1,00/$ 1,00. Esto impacta en los porcentajes de avances de ejecución financiera calculados. No obstante ello, el porcentaje de avance financiero que se debe tener en cuenta es el del Estado I- c). k. El estado I- g) 4. (Informe Semestral del Fondo Rotatorio al 31/12/10) presentado como información financiera complementaria, no fue presentando ante el Banco. Existió una presentación que sufrió comentarios por parte del BID, y se presentó posteriormente al 31/03/2011. No obstante este Estado, queda sujeto a las observaciones del Estado I- b) que lo afectan. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo indicado en III- a), d), e), f), h), i) y j) los estados financieros e información complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de Mejora de la Competitividad del Sector Turismo” por el ejercicio N° 5 comprendido entre el 01/01/10 5 y el 31/12/10, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1648/OC-AR de fecha 24/08/2005 y su modificatorio. BUENOS AIRES, 12 de agosto de 2011. 6 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1648/OC-AR BID (AR –L1004) “PROGRAMA DE MEJORA DE LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR TURISMO” (Ejercicio N ° 5 cerrado el 31/12/10) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros e información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31/12/10, correspondientes al “Programa de Mejora de la Competitividad del Sector Turismo”se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables, contempladas en las diferentes secciones y anexos del del Contrato de Préstamo N° 1648/OC-AR, suscripto el 24/08/05 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y su modificatorio N° 1 del 14/03/08. El Contrato de Préstamo (CP) se integra por los puntos y cláusulas de las Estipulaciones Especiales (EE), los artículos de las Normas Generales (NG) y los párrafos del Anexo Único (AU). Las referencias señaladas en el presente cuerpo responden a la ubicación de las observaciones en el Memorando a la Dirección adjunto. a) Puntos 3. y 4. Organismo Ejecutor y Organismos Sub – Ejecutores y AU párrafo 4.01 El organismo ejecutor originalmente estaba establecido en la Secretaría de Turismo (SECTUR) – Presidencia de la Nación. En la actualidad es el Ministerio de Turismo, a través de la Unidad Ejecutora de Préstamos Internacionales (UEPI) dependiente de la Sub Secretaría de Coordinación, cuyo titular es el Director Nacional del Programa (DNP). La ejecución es también apoyada por las siguientes Unidades Sub – Ejecutoras (USE): la Administración de Parques Nacionales (APN), la Secretaría de Obras Públicas (SOP) a 7 través de la Dirección Nacional de Arquitectura (DNA), y la Dirección Nacional de Vialidad (DNV). b) Cláusula 1.01: Costo del Proyecto (USD 56.000.000,00) - AU III. Párrafo 3.01 Cuadro de Costo y Financiamiento Cumplida parcialmente debido a lo expuesto en 3. y 4. siguientes: 1. No se realizaron contratos modificatorios al CP durante el ejercicio 2010. 2. No hubo modificaciones al costo total del Programa durante el ejercicio 2010. 3. Presupuestado/Desembolsado/Ejecutado (en USD) Avances Financiero BID y Local: Al cierre del quinto ejercicio de ejecución, del costo total del Programa se desembolsó el 43,63% y se ejecutó el 41,21%, y del total desembolsado según el estado de inversiones en dólares acumulado al 31/12/10, se aplicó el 94,45%. Con Costo del Programa BID USD % Desembolsado al 31/12/10 14.303.231,33 43,34% Costo Total del Programa 33.000.000,00 Con Costo del Programa % 23.000.000,00 BID USD % Inversiones al 31/12/10 (pagadas) 13.636.257,85 41,32% Costo Total del Programa 33.000.000,00 Desembolsado y Ejecutado y al 31/12/10 LOCAL USD BID USD % 13.636.257,85 95,34% Desembolsado 14.303.231,33 % LOCAL USD 56.000.000,00 % TOTAL USD % 9.440.775,60 41,05% 23.077.033,45 41,21% 23.000.000,00 Inversiones pagadas TOTAL USD (1) 10.130.582,01 44,05% 24.433.813,34 43,63% LOCAL USD 56.000.000,00 % TOTAL USD % 9.440.775,60 93,19% 23.077.033,45 94,45% (1) 10.130.582,01 24.433.813,34 (1) Se tomaron los valores transcriptos en el Estado de Efectivo Recibido en dólares, los que fueron observados por esta AGN, (sobrevaluado en USD 395.744,36 y subvaluado en USD 23.492,80- ver punto d) siguiente).,. 4. Se observan Categorías de Inversión (COI2) con sub-ejecuciones, y sobre-ejecuciones financieras, una ejecutada sin presupuesto y una sin ejecutar. No constan al 31/12/10 que se hayan tramitado recategorizaciones de fondos. CATEGORÍAS DE INVERSIÓN 1.1648.1 2 ADMINISTRACION Y SUPERVISION % EJECUTADO/PRESUPUESTADO USD BID LOCAL TOTAL 23,71% 63,43% 37,89% 1.1648.1.1 Unidad Ejecutora SECTUR 0,94% 58,89% 44,40% 1.1648.1.2 Unidad Sub-ejecutora Obras Publicas 7,83% 14,92% 8,42% Unidad Sub-ejecutora Dirección Nacional 1.1648.1.3 de Vialidad 0,00% 0,00% 0,00% COI: Category of Investment. 8 1.1648.1.4 Unidad Sub-ejecutora Administración de Parques Nacionales 78,61% 229,78% 97,51% 1.1648.2 COSTOS DIRECTOS 43,61% 43,13% 43,43% 1.1648.2.1 Valorización y gestión de atracciones turísticas públicas 43,77% 47,52% 45,15% 1.1648.2.2 Información y promoción en destino 36,67% 21,35% 30,92% Apoyo a la estructuración y promoción de 1.1648.2.3 los corredores 46,55% 43,27% 45,21% Fortalecimiento de la administración 1.1648.2.4 turística nacional 43,10% 24,05% 35,16% 0,32% ------- 0,94% 0,00% -----Sin presupuesto 0,00% 1.1648.3 COSTOS CONCURRENTES 1.1648.3.1 Evaluaciones de medio termino y final 1.1648.3.2 Auditorias externas 1.1648.4 0,40% COSTOS FINANCIEROS ------- 20,65% 20,65% ---- 15,44% 15,44% ------ 106,58% 106,58% 41,32% 41,05% 41,21% 1.1648.4.1 Intereses Comisión de Crédito TOTAL 1,18% 5. No obstante lo observado en el punto precedente, se mantiene en las inversiones el pari-passu total previsto para el Programa. Pari passu previsto CATEGORÍAS DE INVERSIÓN BID 1.1648.1 ADMINISTRACION Y SUPERVISION 1.1648.2 COSTOS DIRECTOS 1.1648.3 COSTOS CONCURRENTES 1.1648.4 COSTOS FINANCIEROS ------------ TOTAL 58,93% 64,29% LOCAL Pari passu ejecutado BID LOCAL 35,71% 40,22% 59,78% 62,34% 37,66% 62,60% 37,40% 100,00% ----------- 33,78% (66,22%) 100,00% ----------41,07% 59,09% 100,00% 40,91% c) Cláusula 1.02 (a): Monto del financiamiento BID (USD 33.000.000,00) Durante el ejercicio 2010 se desembolsaron USD 3.450.666,60. El total desembolsado acumulado al 31/12/10 asciende a USD 14.303.231,33. d) Cláusula 1.04 Recursos adicionales (USD 23.000.000,00) Artículo 6.04 (b) Demostración Aporte Local 2010 Vencimiento (28/02) Parcialmente Cumplida. 1. Al 31/12/10 el total desembolsado informado en los estados financieros y en su Nota Nº 8 por aporte local asciende a USD 10.130.582,01/$ 36.410.952,19. Estos valores: i) Se encuentran sobrevaluados en USD 395.744,36: por la devolución de fondos de la USE– 9 DNV en ejercicios anteriores, el equivalente en pesos ($ 1.499.871,12) se encuentra mal expuesto dentro de Usos de Fondos. ii) Subvaluados en USD 23.492,80 por los Costos Financieros del Programa. Detalle Aportes locales Aportes extra-presupuestarios Total en $ Detalle Aportes locales Aportes extra-presupuestarios Total en USD al 31/12/09 2010 23.841.373,36 al 31/12/10 12.557.578,09 36.398.951,45 12.000,74 0,00 12.000,74 23.853.374,10 12.557.578,09 36.410.952,19 al 31/12/09 2010 6.936.287,99 al 31/12/10 3.190.441,59 10.126.729,58 3.852,43 0,00 3.852,43 6.940.140,42 3.190.441,59 10.130.582,01 2. Por Nota CSC/CAR 2576 del 01/06/10 el Banco considera incumplida la demostración de recursos de aporte local prevista en el artículo 6.04 b) para el ejercicio 2010. Este artículo no fue cumplimentado por segundo año consecutivo. 3. La UEPI nos informa que: a. No dio cumplimiento al artículo 6.04 b) debido a que la asignación presupuestaria para el ejercicio 2010, no fue otorgada dentro del presupuesto anual del Organismo, sino reasignada a lo largo de la ejecución, con el propósito de cumplir con los porcentajes establecidos para el pari-passu del Programa. b. El organismo no emite ninguna Resolución por las transferencias de dinero de aporte local que se realizan a la cuenta operativa de la UEPI, ni tampoco a las transferencias destinadas a los subejecutores. Tampoco se nos informó dato de documento aprobatorio en la respuesta a nuestra circularización nota del 05/07/11, por parte de la Dirección General de Administración del Ministerio de Turismo. c. Las modificaciones presupuestarias impactadas en el Programa pueden listarse por el Sistema SLU, el cual mantuvo vigencia hasta julio 2010 para toda comunicación y envío de información a la Secretaría de Hacienda (ONP)3. Las modificaciones presupuestarias (MP) que impactaron en el Programa con fecha posterior no pueden listarse dado que se implementó el SIDIF en la oficina de presupuesto del Ministerio 3 ONP: Oficina Nacional de Presupuesto 10 de Turismo, y desde allí se agrupan por Programa presupuestario sin poder discriminarse aquellas MP exclusivas del 1648/OC-AR. e) Cláusula 1.05: Tasa de Cambio Cumplida parcialmente. Por Contrato Modificatorio N° 1 del 14/03/08 se incorporó al Programa en la nueva política de cambio establecida por el BID. Se comenzó a aplicar recién a partir del 01/07/08. Existe una diferencia generada en ejercicios anteriores por error en la cotización tomada por el Sistema UEPEX para realizar pagos por USD 20.292,40. De la revisión de su aplicación durante el ejercicio 2010, surgieron observaciones. [Referencia Memorando II- B)]. f) Cláusulas 2.01, 2.02 y 2.05: Amortización, Intereses y Comisión de Crédito. Cláusula 2.04: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV). Cumplidas. 1. Conforme información de la Dirección de Administración de la Deuda Pública del MEyFP4, mediante Nota 1323 del 03/06/11 se abonaron los siguientes valores: Fecha de pago Fecha de vencimiento Moneda del pago Interés Comisión de Crédito Total 23/02/2010 24/02/2010 USD 74.900,32 28.040,70 102.941,02 23/08/2010 24/08/2010 USD 78.082,17 25.547,14 103.629,31 Totales USD 152.982,49 53.587,84 206.570,33 2. La primera cuota de amortización vence el 24/02/2012. 3. No se establecieron cargos por FIV en el período de desembolsos. g) Cláusula 3.01: Monedas de los desembolsos y uso de Fondos Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio finalizado el 31/12/10 se ha podido verificar su razonable cumplimiento. 4 Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. 11 h) Cláusula 3.02 Condiciones especiales previas al primer desembolso Art. 4.01 (b) Cumplida en ejercicios anteriores. 1. Art. 4.01 (b): Durante el ejercicio 2010, mediante CSC/CAR 6627 del 28/12/10 se incorporó como autorizado firmante en forma indistinta de las Solicitudes de Desembolsos al Contador Gustavo Casenave. 2. Cláusula 3.02 (b): Se detallan los convenios suscriptos en el marco del Programa. Estos no fueron informados por Nota a los estados financieros al 31/12/10, conforme lo establecen las guías del BID. Convenios Subsidiarios de ejecución Octubre de 2005: Administración de Parques Nacionales. Noviembre de 2005: Dirección Nacional de Vialidad. Noviembre de 2005: Secretaría de Obras Públicas Convenios de Adhesión 03/10/05: Provincia de Misiones. 21/09/05: Provincia de Chubut. 21/11/05: Provincias: del Neuquén y Río Negro. 21/11/05: Municipalidades: Junín de los Andes, Villa La Angostura, Aluminé, San Martín de los Andes, El Bolsón, y San Carlos de Bariloche. i) Cláusulas 3.03 y 4.03: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento y reconocimiento de gastos con cargo al aporte local No se han incluido durante el ejercicio 2010 gastos por estos conceptos. j) Cláusula 3.04: Plazo para desembolsos (Original 24/08/2011) Por CSC/CAR 3619 del 18/07/2011 el Banco aprobó la ampliación del plazo del último desembolso del préstamo hasta el 24/08/2012, acordando lo siguiente: (i) Actividades en ejecución: Dentro de ese plazo se debe completar la ejecución. De no concluirse, el financiamiento debe realizarse con recursos de contraparte local. (ii) Licitación y ejecución de actividades nuevas: Estiman su finalización al 30/06/2013. Antes del vencimiento del nuevo plazo (24/08/2012), se podrá pedir prórroga de un 12 año adicional para la ejecución de los recursos comprometidos resultantes de la adjudicación de dichas licitaciones. k) Cláusula 3.05: Fondo Rotatorio (hasta el 5% del monto del financiamiento) Presentaciones de los Informes Semestrales del Fondo Rotatorio - Art. 7.03 (a) (i) Parcialmente cumplida. [Referencia Memorando: II- B-] 1. (a): El importe del Fondo Rotatorio al 31/12/10 asciende a USD 1.136.714,86. 2. (b) ISFR con vencimientos el 31/08/10 y el 28/02/11. a. ISFR al 30/06/10: Presentado por Nota UEC-BID 601 el 19/08/10. Por CSC/CAR 5723 del 09/11/10 se da por atendida la presentación. b. ISFR al 31/12/10: Presentado por Nota UEC-BID 153 l 28/02/11, y Nota UEC-BID 220 el 22/03/11 con información complementaria solicitada por el Banco. Por CSC/CAR 1726 del 05/04/11 el Banco considera incumplida la presentación efectuada y requiere una presentación adicional con fecha de corte 31/03/11. En la que fue aprobada por CSC/CAR 2829 del 03/06/11, se solicita que se restituya la diferencia de cambio acumulada con recursos de la contraparte local para regularizar la situación y eliminar las partidas conciliatorias. l) Cláusula 4.01: Adquisición de obras y bienes Parcialmente cumplida. [Referencia Memorando: II- D, y las incluidas en II- E] La UEPI informó que no contaron con revisiones ex – post por parte del Banco en el ejercicio 2010. m) Cláusula 4.02. Mantenimiento. Cláusula 4.05 (a) (iii) y Anexo Único Apartado V No se pudo verificar el cumplimiento previsto al 31/03/2010 para la presentación del informe anual sobre el estado de las obras y equipos del Programa y el plan anual de mantenimiento para ese año. En la cláusula 4.05 (a) (iii) indica que el informe se realizará a partir de la información proporcionada por la APN y las provincias y municipios a cargo de la operación y mantenimiento de las obras de su responsabilidad. 13 Al respecto la UEPI nos informa que no se realiza un informe anual sobre el estado de las obras y equipos, y del plan de mantenimiento. El plan de mantenimiento, de acuerdo a lo establecido en el Contrato de Préstamo, está a cargo de los municipios a los cuales se les transfieren las obras. También se tuvo a la vista Nota UEC-BID 860 elevada al BID el 16/11/10 por la cual se solicita la no objeción al aviso de licitación para efectuar el llamado de expresiones de interés, el instructivo y el modelo de la grilla de evaluación para desarrollar la consultoría sobre “Contratación de firmas consultoras para realizar las tareas de seguimiento de mantenimiento de las obras y acciones de fortalecimiento del 1648/OCAR”, sin información adicional a la fecha del presente informe. n) Cláusula 4.04: Contratación y Selección de consultores Cumplida en términos generales. No obstante ello nos remitimos a las observaciones específicas del Memorando [Referencias I- D y II- E]. La UEPI informó que no contaron con revisiones ex – post por parte del Banco en el ejercicio 2010. o) Cláusula 4.05. Seguimiento y Evaluación. - Artículo 7.03 NG- Anexo Único 1. Cláusula 4.05 (a) (i) Informes semestrales de seguimiento consolidados y (b) Una vez aprobados su publicación en la página web SECTUR, APN y de los organismos provinciales de turismo del Neuquén, Río Negro, Chubut, y Misiones: No fueron proporcionados los informes con vencimiento al 31/08/2010 y al 28/02/2011. En su reemplazo se nos remitieron vía correo electrónico copias de los PMR5 por el primer y segundo semestre 2010. PMR Primer Semestre 2010: Presentado por Nota UEC BID 713 el 05/10/10, y cuenta con no objeción del BID del 16/11/10 (CSC/CAR 5099). Se requiere agregar en la próxima presentación la información adicional solicitada en la cláusula 4.05 (i) ((i) la ejecución financiera del Programa, incluyendo la ejecución del Fondo Rotatorio; (ii) el detalle de los proyectos finalizados y bajo ejecución por componente; (iii) resultados de la supervisión de obras por parte de los Sub-ejecutores; (iv) resultados del monitoreo de impactos ambientales del turismo en los Parques Nacionales y en el patrimonio histórico-cultural del Corredor Iguazú-Misiones; (v) 5 PMR: Informe de Seguimiento del Proyecto (Project Monitoring Report) 14 resultados del mantenimiento de obras concluidas y bienes adquiridos incluidos en los informes de auditoría del Programa; (vi) análisis de los problemas encontrados y las medidas adoptadas; y (vii) en el caso de los informes de fin de año, la programación del año calendario siguiente, que incluirá un pronóstico de desembolsos, y el Plan de Contrataciones actualizado. Los ajustes al Programa que se desprendan de la discusión de estos informes serán acordados con el Banco). PMR Segundo Semestre 2010: Remitido al BID por la Coordinación Técnica de la UEPI el 04/04/10. Sin información por la respuesta del BID. No se pudo constatar que se haya dado cumplimiento a lo requerido por el BID en la CSC/CAR 5099. 2. Cláusula 4.05 (a) (ii) Evaluación final: Por CSC/CAR 3619 del 18/07/11 el vencimiento original del 24/07/11, se prorrogó al 24/07/12. 3. Anexo Único párrafo 4.13: (Cada USE como parte de su informe semestral de ejecución presentará los resultados de su supervisión, indicando avances en el cumplimiento de la normativa ambiental, problemas generales encontrados, y medidas adoptadas para solucionarlas): La UEPI informa que no se da cumplimiento a lo establecido en el presente párrafo por parte de los sub-ejecutores. 4. Anexo Único párrafo 4.15 (Marco Lógico): La UEPI informa que desde el ejercicio 2010 se comenzaron a utilizar como referencia el PMR, y éste reemplazó el marco lógico del Programa y el POA. El Plan de Adquisiciones para el ejercicio 2010 fue reemplazado por el SEPA6. De nuestra consulta al SEPA BID no pudimos constatar que el Programa se encuentre habilitado. p) Cláusula 5.01: Registros, Inspecciones e Informes y Art. 7.01 (NG) y Anexo Único Parcialmente Cumplida. [Referencias Memorando: I- A, II- A y las incluidas en II- E] 1. Visita de inspección contable financiera del 23/09/10: Por nota CSC/CAR 5723 del 09/11/10 se informa el resultado mediante la Matriz de Hallazgos detallando aspectos a subsanar a efectos de optimizar el control interno del Programa (conciliaciones 6 SEPA: Sistema de Ejecución de Planes de Adquisición. 15 bancarias y transferencias a subejecutores (módulo UEPEX)), sistema UEPEX (falta de capacitación específica en la utilización de algunos módulos), corregir los registros y otros aspectos observados (diferencia de cambio, inventarios, diferencias en estados financieros no materiales, y adecuado e íntegro cumplimiento a las cláusulas contractuales) . 2. No nos han suministrado ayuda memorias emitidos por misiones del BID durante el 2010. 3. No nos han suministrado informes de auditoría interna relacionados al ejercicio 2010. BUENOS AIRES, 12 de agosto de 2011. 16 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE MEJORA DE LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR TURISMO” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1648/OC-AR BID (AR –L1004) (Ejercicio N ° 5 cerrado el 31/12/10) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros, correspondientes al ejercicio finalizado el 31/12/10 del “Programa de Mejora de la Competitividad del Sector Turismo” – Contrato de Préstamo BID N° 1648/OC-AR del 24/08/05, y su modificatorio del 14/03/08, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar a la Unidad Ejecutora de Préstamos Internacionales (UEPI) para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta Auditoría. Entendemos que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente Memorando: 17 REFERENCIA TITULO - TEMA DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/10 I. A. SISTEMA UEPEX – REGISTROS CONTABLES I. B. PASIVOS - DEUDAS POR INVERSIONES DEVENGADAS I. D. 3) c USE APN CONSULTORÍA APROBACIÓN DE CONTRATOS DEL EJERCICIO II. A. ESTADOS FINANCIEROS AL 31/12/2010 EN PESOS Y DÓLARES II. B. APLICACIÓN POLITICA DE CAMBIO EJERCICIO 2010 - INFORME SEMESTRAL DEL FONDO ROTATORIO (ISFR) AL 31/12/10 – SALDO DISPONIBLE POR FUENTE DE FINANCIAMIENTO II. D. LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL LPN N° 06/2006 – SOP BID 1648/OC-AR I. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/10 A. SISTEMA UEPEX – REGISTROS CONTABLES a. No se realizan los asientos de apertura y de cierre de ejercicios. b. Al momento de realizar nuestras tareas de campo no fueron proporcionados los reportes libro diario, mayor contable, sumas y saldos y balance general en dólares. Por lo cual se deben trabajar con extracontables, y por consulta de información cargada en los módulos del sistema UEPEX respectivos. c. En el campo detalle de los asientos no se visualiza una identificación descriptiva del consultor, y/o proveedor involucrado, para realizar tareas de conciliación directa. Comentarios del Programa: a. No se han efectuado por recomendación del equipo de mantenimiento del Sistema UEPEX. b. Estamos a la espera de una solución por parte del equipo de mantenimiento del Sistema UEPEX dado los errores que arrojan al listarlos. c. La registración de los asientos es automática. La longitud de la leyenda es limitada. Si se ingresa en el sistema para efectuar la consulta correspondiente a la autorización de pago o factura que se desea verificar, se obtiene el detalle completo de la transacción. 18 Recomendaciones: Realizar las gestiones y consultas con el Sistema UEPEX, para solucionar los problemas en el módulo contable por la emisión de los registros contables en dólares, leyenda de asientos, y que se permita la generación de los asientos de apertura y cierre de ejercicio en ambas monedas. B. PASIVOS - DEUDAS POR INVERSIONES DEVENGADAS Al momento de registrar las inversiones por el criterio de lo devengado no se inserta para cada uno de ellos como leyenda una referencia única, que permita una vez realizado su pago la identificación inequívoca con su devengamiento de origen. Las cuentas del pasivo utilizadas por los co-ejecutores no fueron abiertas por fuente de financiamiento del gasto. Si bien el UEPEX prevé este dato presenta inconsistencias ya que sumariza otra fuente “no definida”. Además: a. Durante las tareas de campo la información proporcionada que sustenta el saldo por los pasivos al cierre por parte de los subejecutores, no fue conciliada con importes de los registros contables surgiendo diferencias en la USE SOP y en la USE APN. No se informaron los datos del asiento y fecha del devengamiento de origen que permita su ubicación, como así tampoco similar información por su pago en el ejercicio 2011. En pesos al 31/12/10 USE S/ respuesta S/ Balance Diferencia -167.487,17 SOP 1.339.861,68 1.507.348,85 DNV 2.118.462,21 2.118.462,21 0,00 APN 1.511.843,82 1.795.523,11 -283.679,29 b. USE - DNV: De la revisión surge que: 1. La cuenta “Proveedores de bienes y servicios a pagar” incluyen: $ 65.130,39 en concepto de fondos retenidos, que no se contabilizaron en una cuenta específica. 2. $ 1.930.669,64 por los cuales no se puede validar la anticuación de las partidas; no obstante ello la DNV informa que fueron abonados con fuente del Tesoro Nacional (FF11) por no haber contado oportunamente con la fuente del Ministerio de Turismo (FF13). A la fecha de tareas de campo no fue regularizada la situación. 3. $ 122.663,78 –por devengamientos 19 entre el 23/08/10 y el 28/12/10, por los que no se tuvo a la vista documentación que permita verificar sus pagos a la fecha de tareas de campo. c. USE – APN: 1. Se contabilizaron dentro de la cuenta “Proveedores de bienes y servicios a pagar” deudas por distintos conceptos. 2. No se pudo verificar en el ejercicio 2011 la cancelación de una deuda por $ 5.000,00 (cuenta honorarios a pagar) al 31/12/10. Comentarios del Programa: La manera de cruzar la información de lo devengado versus su correspondiente pago es través de listados ó mediante la navegación por la gestión del sistema UEPEX. a. USE SOP: Se informa que se ha detectado la diferencia. Se procedió a desafectar la deuda expuesta erróneamente por SOP por el devengado del certificado de obra ingresado en el sistema uepex con número: 200900140. Para ello se registró el asiento manual 1273 el 04/08/2011. USE- APN: Sin respuesta el auditado. b. 1. y 3. (Sin respuesta el auditado). 2. Dicha deuda se canceló por fuera de los registros del Sistema UEPEX con fuente de financiamiento 11. En relación a ello, se aclara que la USE DNV definirá junto con el SAF el procedimiento a aplicar para regularizar e imputar los pagos correspondientes al Préstamo. c. USE – APN: 1. La contabilización dentro de la cuenta “Proveedores de bienes y servicios a pagar” se utiliza para los servicios de consultoría de supervisores de Obra y otros servicios, con el fin de distinguirlos de otros pagos, acumulando en el balance final donde corresponde, siendo esta cuenta del UEPEX solo una forma de exposición, se tendrá en cuenta la observación. 2. La deuda por $ 5.000,00 en la cuenta honorarios a pagar al 31/12/10, se debe a un error en la carga al momento de contabilizar el preventivo, compromiso y devengado, es por este motivo que no se pagó en 2010 ni en 2011, se realizará la desafectación correspondiente del devengado, compromiso y preventivo. Recomendaciones: Mantener los pasivos del Programa por beneficiario desde el Sistema UEPEX, ya sea por la utilización de subdiarios, o mediante otro módulo 20 habilitado al efecto. Esto facilitaría las tareas de control, de consulta, y conciliación de los pasivos. Completar las instancias por la deuda de ejercicios anteriores de la USE DNV. C. INVENTARIO GENERAL DE BIENES AL 31/12/10 a. No fue proporcionado el Inventario General de Bienes del Programa al 31/12/10, en tiempo y forma, debidamente suscripto, valorizado y conciliado con los registros contables. No se utiliza el módulo del Sistema UEPEX para llevar el inventario consolidado de bienes. No obstante ello, recibimos información sobre la cual realizamos las tareas de inspección ocular cuyas observaciones se exponen en II- C siguiente. b. Conforme el reporte de Balance General al 31/12/2010 (criterio devengado) en las cuentas bienes de uso se encuentran registrados $ 236.323,16. Para verificar el detalle que lo integra y obtener la cifra equivalente en dólares, recurrimos al reporte de pagos del UEPEX (fecha de retiro de pago), pero no se informa la cuenta contable de imputación (inversiones); también presenta diferencias filtrándolo por la descripción adquisiciones (equipos y muebles de oficina). Bienes de Uso al 31/12/10 según Balance General En pesos Local SECTUR BID 8.710,90 Total 0,00 8.710,90 USE SOP 2.848,99 25.640,93 28.489,92 USE APN 179.382,25 19.740,09 199.122,34 Totales 190.942,14 45.381,02 236.323,16 Comentarios del Programa: a. Se toma debida nota de la observación. No se ha implementado desde el inicio de la gestión del proyecto, por mantenerse los registros correspondientes por el área de Patrimonio del Ministerio de Turismo. b. (Sin respuesta del Programa). Recomendaciones: Confeccionar el inventario general de los bienes del Programa; se puede implementar desde el módulo respectivo de UEPEX. Realizar las conciliaciones 21 entre las imputaciones contables y la información que surge del reporte de pagos para los bienes. Requerir al Sector del Sistema UEPEX, la incorporación en el reporte de pagos de una columna que habilite la cuenta contable de inversiones para aquellos pagos registrados por lo devengado. D. FALENCIAS ADMINISTRATIVAS EN PAGOS Y DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO 1) SECTUR - Cuenta especial en USD Los gastos bancarios generados en dólares no se mantuvieron a su valor de origen (USD 84,00); se contabilizaron por USD 83,48. El registro se realiza en forma extemporánea. Se mantiene una partida bancaria en conciliación desde el 14/11/08 (USD 63,00). Comentarios del Programa: Se toma nota de las observaciones. 2) USE - SOP a. Las facturas no están intervenidas con el sello de “pagado”. b. Caja Chica: No se adjuntan a los comprobantes de servicios de mensajería y remises el destino, y motivo por el cual se requiere el servicio. Comentarios del Programa: a. Se comparte la sugerencia y se tendrá en cuenta en las próximas facturas. b. Los gastos de remises y mensajería corresponden a documentación enviada con espera a la UEC y asistencia a reuniones con documentación adjunta. 3) USE - APN a. Los currículos de los consultores carecen de fecha de recepción en la APN. b. Caja Chica: No se adjuntan a los comprobantes de taxis el destino, quién los utilizó y motivo por el cual se requiere el servicio. 22 c. No se tuvieron a la vista los documentos aprobatorios de los contratos emitidos en el marco del D.577/03, que respalden los pagos registrados ($ 576.400,00/USD 148.059,79) en el 2010. Comentarios del Programa: a. Los mismos fueron recibidos en la sede de la calle Alsina 1418, y el área de Mesa de Entradas del Organismo funciona en la sede principal de APN Santa Fe 690, por lo que no fueron recepcionados con sello de entrada donde debería de constar la fecha de recepción. b. Los gastos de taxis, son utilizados en un 100% por el coordinador de la UCEFE, para su traslado a casa central de Parques Nacionales o Ministerio de Turismo de la Nación. Solo se omitió incluir por error los destinos en la Caja Chica Nº 2. c. El documento solicitado no pudo ser entregado para vuestra evaluación ya que el trámite pertinente a las contrataciones referidas se encuentra en el Ministerio de Turismo de la Nación para su tratamiento. Recomendaciones: Mantener actualizado el saldo contable en pesos de la cuenta especial. Intervenir las facturas con el sello de pagado. Implementar un formulario para adjuntar a los pagos de movilidad que sustenten el destino, fecha, responsable y firma autorizante. Intervenir los currículos con los datos de su recepción. Realizar gestiones para disminuir los plazos en las aprobaciones contractuales, a efectos de contar con estos documentos antes de liberar los pagos a los consultores. II- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO A. ESTADOS FINANCIEROS AL 31/12/2010 EN PESOS Y DÓLARES Aclaración: cuando citamos referencia de Estados Financieros corresponden a los detallados en el Apartado I- del dictamen adjunto. 1) Errores de valuación a. Aportes BID: Los aportes del BID durante el ejercicio 2010 se registraron en pesos al tipo de cambio de la fecha valor del BID ($ 13.480.197,52) excepto para un caso, y 23 no al tipo de cambio BNA comprador de la fecha de ingreso en la cuenta especial del Programa ($ 13.363.889,31). b. Aportes Locales: Durante el 2010 se valuaron al tipo de cambio comprador BNA del 30/12/10, y no al momento de la fecha de ingreso en la cuenta bancaria del Programa de cada uno de ellos. De la revisión por muestra de los aportes de SECTUR y DNV, no surgen diferencias significativas (USD 762,39) en atención de la escasa fluctuación del tipo de cambio durante el período auditado. Surgen casos en que el registro de estos aportes se realiza antes o posteriormente (hasta 20 días) a su fecha de ingreso. c. $ 1.793,73/USD 465,88: Intereses resarcitorios pagados a la AFIP, que se incluyeron como inversiones de fuente local y se rindieron en la JBID Nº 39. No corresponden a conceptos elegibles por categorías del Programa. d. Estado I- g) 1): Cuenta Especial en USD: Para la confección de este Estado se utilizaron dos criterios (según extracto o según registros contables), no se unificó a efectos de que la información expuesta para fechas, y tipo de operación débito y crédito y/u otros conceptos apliquen para todos los casos. No resulta procedente la deducción de los gastos bancarios pendientes de reintegro de aporte local, conforme se diseñó el cuadro. Tampoco fue correctamente realizada la apertura por fuente de financiamiento. Conciliación AGN extracto con EEFF al 31/12/10 Saldo según Extracto bancario 602,54 Menos ingreso del 14/11/08 no reconocido -63,00 Más Diferencia valuación en USD gastos 0,52 Saldo en cuenta según AGN USD 540,06 Tipo de cambio BNA Comprador 30/12/10 3,9360 Saldo al cierre en pesos 2.125,68 Apertura por FF al 31/12/10 según AGN Moneda Pesos Dólares FF22 FF11 Total 2.290,99 -165.31 2.125,68 581,54 -41.48 540,06 24 Apertura por FF al 31/12/10 según EEFF Moneda FF22 Pesos Dólares FF11 Total 2.119,46 2,09 2.121,55 581,01 0,00 581,01 Comentarios el Programa: a. La fecha de registración de los desembolsos recibidos se considera la fecha valor en la cual el Estado Nacional tiene disponible los fondos, siendo la misma que registra la CGN7 al momento de informar los ingresos recibidos y registrarlos en el sistema SLU. La registración en UEPEX es concordante con la registración en SLU. b. Se considerarán las observaciones realizadas para la presentación de los estados financieros. c. (Sin respuesta del auditado). d. Se toma debida nota de la observación. 2) Ajustes contables – Registros contables – Reporte pagos UEPEX - Otras observaciones a. Entre el reporte de pagos emitidos por fecha de retiro al 31/12/10 desde el Sistema UEPEX, y el proporcionado por el Programa utilizado para nuestros controles surge una diferencia neta de $ 108.186,51/USD 35.683,81, por una carga errónea de ejercicios anteriores a ser subsanada con el sector de mantenimiento de UEPEX (no afecta los registros contables). Reporte de pagos UEPEX AL 31/12/10 Emitido por AGN Emitido por la UEPI Diferencia EN PESOS 80.369.455,97 80.261.269,46 108.186,51 EN DOLARES 23.112.383,16 23.076.699,35 35.683,81 b. La renumeración de asientos del diario del ejercicio 2010 que se produjo durante nuestras tareas de campo hizo que los números de las leyendas de algunos asientos que corrigen otros, no coincidan con los que brindan en la actualidad los reportes trabajados. En la Nota 5 a los estados se indica el asiento Nº 2281, y ahora posee Nº 2313. 7 CGN: Contaduría General de la Nación 25 c. La diferencia de cambio acumulada por $ 126.539,39 generada por la conversión del saldo disponible al cierre de cada ejercicio de la cuenta especial en dólares se contabilizó juntamente en la cuenta del pasivo en que se registran los aportes del BID. En el estado financiero citado en I- a) del dictamen adjunto se exponen correctamente por separado “Ajuste a los ingresos (resultados por tenencia y otros)”. d. En los estados citados en I- a) y b) los aportes BID se muestran en una sola línea, pero en los registros contables al cierre de cada ejercicio se reclasifican en cuentas específicas por los aportes del BID rendidos y los pendientes de rendición por cada subejecutor. No se realizan las reimputaciones de los aportes BID al momento de ser transferidos a las cuentas bancarias de cada USE, y de su posterior rendición al BID. Se realizaron al 31/12/10 por asientos globales de ajustes (Nos. 2324 y 2327). Sobre los importes registrados en el asiento N° 2324 se nos proporcionaron papeles de trabajo del auditado que carecen de fecha de los movimientos, y de número de asiento relacionado para su cruce. No constan los montos equivalentes en dólares. No obstante ello, el importe de $ 45.280.318,34 pudimos cruzarlos con los valores el reporte de pagos del Sistema UEPEX justificados al 31/12/10. En pesos SECTUR FR Rendido FR Pendiente 8.927.350,89 1.307.928,14 FR total 10.235.279,03 DNV 4.369.310,45 65.130,69 4.434.441,14 APN 16.083.806,50 1.758.730,42 17.842.536,92 SOP 15.899.850,50 1.386.240,02 17.286.090,52 Totales 45.280.318,34 4.518.029,27 (*) 49.798.347,61 (*) Incluyen $ 126.539,39 de diferencia de cambio. e. Entre los importes en el Estado I- a), y los registros contables en pesos surgen diferencias, por la omisión de una reclasificación contable (exposición), y de valuación neta por $ 8.973,74. 26 Al 31/12/2010 Aporte Local SECTUR por transferencia a la SOP Mayores $ 5.488.591,41 Aporte Local SECTUR por transferencia a la APN MENOS Transferencias recaudadora APN de AL en Diferencia $ 169.577,49 226.469,38 56.891,89 169.577,49 5.262.122,03 5.262.122,03 0,00 MENOS Transferencias pendientes de AL Diferencia Estado I- a) $ 5.319.013,92 11.478.411,66 10.969.622,46 508.789,20 1.111.258,36 611.442,90 499.815,46 10.367.153,30 10.358.179,56 8.973,74 cuenta Diferencia f. Cuenta Recaudadora DNV (Escritural 3636/90) Fondos BID: No se reclasificaron contablemente a una cuenta de crédito. En el ejercicio 2010 la DNV dispuso el pase de los fondos de reparo no canjeados, desde la cuenta bancaria citada a otra cuenta de la DNV (Nº 2240/52 - Fondos de Terceros) por $ 65.130,69/USD 16.551,64. g. Estados I- a) y b): La línea “Cuenta corriente en pesos BNA 3626/81” expone un saldo negativo para la fuente local de $ 86.233,02/USD 21.098,80; esto mostraría la aplicación de fuente BID por conceptos de contraparte local. No se tuvo a la vista el analítico por su composición. h. El aporte local por transferencias a la DNV acumulado al 31/12/10 contablemente asciende a $ 1.434.420,56, la diferencia de $ 1.499.871,12 con el valor según el Estado I- a) por $ 2.934.291,68, se encuentra erróneamente expuesta en el apartado Usos de Fondos. i. Estado I- g) 3: La conciliación expuesta por cheques no entregados carece de los datos de la autorización de pago, y fecha respectiva. El importe que los integra por $ 1.168.929,53 no fue reclasificado contablemente al cierre como valores en cartera. j. Aporte local SECTUR: Entre la respuesta recibida por parte del SAF 322 el 06/07/11 a nuestra circularización y los aportes de fuente local registrados, surge una diferencia neta a conciliar de $ 315.663,83. Total en $ respuesta SAF 322 2.791.455,00 (menos) Pago depositados en cuenta 2.066.574,03 Importe pagado directo por el SAF 322 724.880,97 Pagos SECTUR contabilizados 1648/OC 409.217,14 Diferencia neta a conciliar con el SAF 322 315.663,83 27 Comentarios el Programa: a. La diferencia surge por registraciones efectuadas en años anteriores, de las transferencias a los subejecutores. Dicho movimiento se registraba a través de una autorización de pago y no a través del módulo de transferencia. Una vez instalado dicho módulo, todas las transferencias posteriores se efectuaron correctamente. Por lo tanto, el reporte de pago debe ser depurado previamente para su análisis. b. Dicha renumeración se produjo de manera involuntaria sin poder detectar cuándo ni qué usuario lo realizó, siendo un error de operación que no pudo ser subsanado. c. Se toma nota de la observación. d. Las reimputaciones se realizan al cierre de cada ejercicio. e. Se analizará para próxima presentación de estados financieros, los $ 8.973,74 que se mantienen por diferencia desde el ejercicio 2009, dado que para dicho ejercicio el acumulado según mayores contables ascendió a $6.077.672,39 y según EOAF el acumulado ascendió a $ 6.011.134,52. Parte de la diferencia resultante está justificada en lo no percibido por APN al cierre 31/12/09 que ascendió a $ 57.564,31 más los $ 8.973,74 que se deberán analizar. f. Sin respuesta el auditado. g. Se realizó una utilización temporal de fuente 22 para el pago de certificados atrasados los cuales fueron recompuestos en enero de 2011. h. Se toma debida nota de la observación y se procederá a su análisis y su ajuste en el año en curso. i. Se toma nota de la observación. No se realiza contablemente al cierre de cada año la reclasificación de los valores en cartera, sino que se lleva el control de los mismos en forma extracontable. j. Las diferencias surgen por motivos de imputación realizadas por el SAF al momento de registrar las erogaciones correspondientes a la Unidad Ejecutora (UEPI) sin tener en cuenta a qué Préstamo corresponde, principalmente a lo referente a pasajes y viáticos. Usualmente los pasajes y viáticos correspondientes al 1868/OC (GIRSU) que se tramitan a través de la oficina del Ministerio encargada del tema, son 28 imputados al Préstamo (por ser ejecutados por aporte local) no utilizando la correcta imputación presupuestaria. Se toma nota de la observación y estableceremos un criterio junto con los responsables del SAF para poder establecer en adelante, las correctas imputaciones. Desde el sistema UEPEX se llevan correctamente las imputaciones a cada préstamo. 3) Errores formales en la confección de los Estados Financieros a. Nº de cuentas recaudadoras DNV: Se invirtieron los datos de número de cuentas entre las de fuentes BID y local. b. Estado I- b): Resulta erróneo el Nº 341210/5 de la cuenta especial; es 374210/05. c. Estado I- c): Surge una diferencia neta por USD 281,46 entre el saldo inicial de este ejercicio con el saldo final auditado al 31/12/09. d. Estado I- g) 2: De su revisión surge que: 1. No se aclaró que la fecha expuesta en los apartados 2. y 3. es fecha valor del BID. 2. No surge en el Estado ni en los reportes del BID la JBID N° 37. Se visualizó su emisión en el Sistema UEPEX. Difiere el tipo de presentación en la JBID N° 36 con la informada en el LMS10 del BID. JBID N° 36 37 S/UEPEX AFJ ADF S/BID RRF no informa Comentarios el Programa: Se considerarán las observaciones realizadas para la presentación de los estados financieros. c) Se toma debida nota de la observación. d) 2. La JBID 37 se cargó en el sistema UEPEX como “desembolso” de la “justificación de gastos” Nº 36. Como hubo un período donde el BID realizaba desembolsos parciales de las justificaciones presentadas, por recomendación del área de mantenimiento del Sistema UEPEX, se realizaba una justificación por un lado, y por otro lado, una solicitud de desembolsos, una vez conocido el valor desembolsado por el Banco. Este desfase se dio porque usualmente se presentan al BID 29 justificaciones y reposiciones en una misma solicitud, y una vez cargado en el UEPEX no se puede ajustar según el menor valor aprobado por el Banco. 4) Presupuesto y ejecución financiera (Estado de inversiones en dólares) Al cierre del quinto ejercicio (31/12/10) se ejecutó el 41,21%. Se observan Categorías de Inversión (COI8) con sub-ejecuciones y sobre-ejecuciones financieras, una ejecutada sin presupuesto y una sin ejecutar. No consta al 31/12/10 que se hayan tramitado recategorizaciones de fondos a la matriz de Costo del Programa. Nos remitimos al cuadro expuesto en el informe de cumplimiento adjunto [Ref. b) 4.]. Comentarios del Programa: Al 31/12/10 no se observan desvíos al pari-passu global previsto para el Préstamo. Cabe señalar que en el Componente 1 “Administración y Supervisión”, el subejecutor APN ha realizado una inversión superior a la estipulada para poder afrontar los gastos inherentes a su operatoria. Dada la aprobación del Banco por nota CSC/CAR 3619 del 18/07/2011, de la prórroga para el plazo del último desembolso al 24 de agosto del 2012, se considerarán las posibles recategorizaciones de fondos entre las categorías de inversión, a fin de subsanar los desvíos. 5) Aportes y Gastos extra – presupuestarios. a. Tanto los ingresos como la aplicación de estos fondos se registraron en una sola cuenta del pasivo “Fondos a rendir al SAF9”. No resulta consistente el criterio contable, con el aplicado en la confección de los estados financieros en pesos y dólares. Al ser compensados se requiere la realización de tareas extracontables para conformar los importes expuestos en los rubros Orígenes y Usos de Fondos del estado citado en I- b) del dictamen adjunto. Estado I- b) $ 12.000,00 3.852,43 Usos 12.000,00 3.118,52 0,00 733,91 Saldo 8 9 USD Aportes COI: Category of Investment. SAF: Servicio Administrativo Financiero. 30 b. No se tuvo a la vista por estos aportes originados en la venta de pliegos la autorización del SAF para que puedan ser incorporados y utilizados por el Programa. Comentarios el Programa: Los montos correspondientes a la venta de pliegos en principio serían destinados para los gastos propios de las licitaciones. Posteriormente esos costos fueron afrontados por el presupuesto de la DNA, por lo que quedó en disponibilidad en esta USE SOP esos recursos, haciéndose las gestiones correspondientes para su ingreso a este SAF siendo dificultoso ese procedimiento, razón por la cual informamos a la UEC la disponibilidad y acordamos su uso para el pago de intereses a la AFIP. 6) Anticipos de honorarios de aporte local. Saldo al 31/12/10 $ 155.456,00/USD 39.098,59: De la revisión de pagos por estos conceptos a dos consultores UEC hasta que contaran con las aprobaciones respectivas a sus contrataciones, surge que: a. Las autorizaciones de pagos no se emitieron por consultor, por lo cual no se encuentran firmadas por ellos. Los recibos suscriptos por los consultores que adjuntan, son notas simples que carecen de fecha de emisión y de datos del Programa. No se acompañaron con constancia sobre certificación de las tareas realizadas en los períodos liberados. b. La AP 20100522 ($ 14.000,00) carece de firmas de autorizantes. No se tuvieron a la vista los originales de las AP 20100710, 711 y 753 por $ 42.000,00. Comentarios del Programa: Se toma debida nota de las observaciones. El recibo responde a un formato predeterminado de la Unidad Ejecutora para los anticipos a los consultores de la Unidad. Los mismos anticipos fueron devueltos, y luego regularizado el pago y sus correspondientes registros contables al momento de la aprobación de los contratos del personal, lo que ocurrió en los meses de marzo y abril 2011. 31 Recomendaciones: Profundizar los controles al confeccionar los estados financieros, subsanando las observaciones formuladas en la presentación del próximo ejercicio, y realizar los ajustes contables respectivos. Los aportes en efectivo deben valuarse a la fecha de ingreso al Programa. Las diferencias de cambio deben imputarse en cuentas específicas para estos conceptos. Para utilizar los ingresos extrapresupuestarios se debe contar con la aprobación previa por parte del SAF. Realizar gestiones con el SAF 322 para reflejar el aporte pagado directamente por ellos, por cada uno de los Préstamos. Las recategorizaciones de fondos deben ser oportunamente solicitadas para evitar desfases financieros como los informados. Realizar las gestiones necesarias para que los consultores que desarrollan tareas para el Programa, cuenten con las aprobaciones contractuales de manera oportuna; y evitar el pago de anticipos de honorarios. Realizar las conciliaciones y ajustes correspondientes para que los reportes de pagos, sean coincidentes con las inversiones incluidas en los estados financieros, siendo que desde el módulo de gestión se generan las justificaciones al Banco. B. APLICACIÓN POLITICA DE CAMBIO EJERCICIO 2010 - INFORME SEMESTRAL DEL FONDO ROTATORIO (ISFR) AL 31/12/10 – SALDO DISPONIBLE POR FUENTE DE FINANCIAMIENTO a. Nota 2 a los estados financieros. Criterios de valuación: En la Nota se indica que los saldos disponibles de fuente BID en pesos se dolarizaron al tipo de cambio de las últimas pesificaciones ($ 2.297.592.-/USD 580.200.- (3,96), y $ 383.161,93/USD 97.372.79 (3,935)). De nuestra consulta en el Sistema UEPEX se observan en las transferencias de fondos a los subejecutores, saldos de pesificaciones pendientes de agotar producto de las retenciones de fondos en los pagos (fondos de reparo), o por pagos aún pendientes de realizar, los cuales una vez efectivizados se dolarizarán incorrectamente a estos tipos de cambio. También se detectaron pagos sin asociar a transferencias. No obstante que corresponde a un desfase temporal y que al cierre del ejercicio se neutralizarán las diferencias de cambio generadas, el criterio utilizado es erróneo. No se pudo verificar la diferencia de cambio acumulada porque 32 no se llevan registros en dólares ni fue incluida en el estado financiero citado en I- b) del dictamen adjunto. A modo de ejemplo, de lo expuesto: 1. Los siguientes pagos 2010, no fueron asociados a una transferencia de fondos BID, por lo cual el tipo de cambio aplicado no corresponde a ninguna de ellas. $ USD TC 613,98 3.500,00 9.000,00 18.000,00 36.490,26 90.826,27 170.189,59 158,04 878,18 2.274,62 4.739,96 9.454,17 22.928,98 44.825,82 328.620,10 85.259,77 3,8850 3,9855 3,9567 3,7975 3,8597 3,9612 3,7967 2. Composición detallada de saldo de fondos BID en poder de la USE DNV pero que la UEPI lo dolarizó a la cotización del 12/11/10 (3,935). Fecha de Cotización Cotización Saldo ($) Saldo (USD) 28/04/2009 3,6800 2.960,08 176,31 28/04/2009 3,6800 7.758,32 955,41 13/07/2009 3,7800 988,88 261,61 13/07/2009 3,7800 13.668,89 3.616,11 10/08/2009 3,7950 12.972,34 3.418,27 22/02/2010 3,8350 10.064,69 2.624,43 08/04/2010 3,8500 4.612,13 1.197,95 08/04/2010 3,8500 12.105,36 3.144,24 65.130,69 15.394,35 65.130,69 16.551,64 Saldo S/UEPEX EEFF I- b) 3,9350 Diferencia de cambio 0,00 -1.157,29 b. Aporte 100% de afectación local (tipo de cambio primer día hábil del mes de pago): En la muestra del ejercicio (diferencia en dólares no significativas): 1. Se detectaron pagos donde se aplicó incorrectamente el tipo de cambio por parte de la USE–APN (se proporcionó detalle). 2. SECTUR: Dos casos en que las fechas de retiros son anteriores a la utilizada para la dolarización, producto de su registro extemporáneo. 33 c. Existen cuentas contables que no poseen apertura por fuente de financiamiento para poder conformar directamente las aperturas expuestas en el estado I- a)10; sin necesidad de realizar tareas extracontables. El Sistema UEPEX permite la emisión de los mayores contables con la opción apertura por fuente; de nuestro control surgen imputaciones en una fuente identificada “como no definida”, y los valores de fuente local y BID no son correctos. Apertura por FF mayores UEPEX en $ Rubro Local BID No definida TOTAL Activo -2.271.242,99 -15.447.431,97 109.191.613,75 91.472.938,79 Pasivo -25.362.903,80 -3.124.066,39 84.382.461,18 55.895.490,99 P Neto 28.304.102,17 1.588.104,48 5.685.240,37 35.577.447,02 0,74 0,00 0,00 0,74 Ingresos d. Estado I- g) 4: Informe Semestral del Fondo Rotatorio (ISFR) al 31/12/10 1. El ISFR no corresponde a una versión presentada ante el BID, fue preparada a los fines de su inclusión en los EEFF. 2. Apartado V: No se incluyó el importe de USD 20.292,40 por aquellos gastos rendidos al BID durante el ejercicio 2009 en exceso por un error de imputación del tipo de cambio por parte del Sistema UEPEX. 3. Entre los datos volcados en la planilla “Justificación de la diferencia de cambio”, y su cotejo con el reporte UEPEX acumulado surgen diferencias de exposición de importes en las JBID Nos. 3 a 12, 28, 30, 36 a 39 y 41. Comentarios del Programa: a. Se toma debida nota de la observación y se procederá a su análisis. (Comentario del auditado no procedente): Según la normativa del BID para la conversión de los pesos, los saldos bancarios y de fondo fijo disponibles en pesos correspondientes al Fondo Rotatorio al 31/12/2010 se convirtieron a dólares estadounidenses aplicando el tipo de cambio de la última conversión a moneda local del día 27/12/2010 ($3,96 por $580.200,00) y el remanente se aplicó a la conversión a moneda local inmediata anterior del día 12/11/2010 ($3.935,00 por U$S 97.372,79). De esta manera se componen los U$S 677.572,79. 10 AGN: Sólo en pesos, sin registros contables en dólares. 34 b. Se toma debida nota de la observación y se procederá a su análisis. c. Debido a que la implementación de la apertura por fuente fue posterior al inicio del Préstamo, su utilización no fue regularizada por los saldos generados con anterioridad a dicha implementación, generando esta situación una imputación como “no definida” d. 1. Dado que la versión original del ISFR presentada al BID sufrió correcciones, y luego solicitaron hacer un cierre con fecha 31-03-2011, no se pudo hacer entrega de una versión correspondiente a lo informado en los Estados financieros recibida por el Banco. 2. Con cada presentación del Informe Semestral del Fondo rotatorio se entrega nota explicativa y listado de gastos con error de imputación de tipo de cambio, detallando la diferencia de ajuste de U$S 20.292,40. 3. Se mantiene una diferencia en el reporte de Control de Desembolsos UEPEX, en el importe acumulado por unos fondos de reparo rendidos en el ejercicio 2008 al BID, que fueron objetados por no respetar la misma cotización del pago original, lo que fue modificado para la presentación al BID en las planillas Excel del detalle de pagos, corrección que nunca fue trasladada al sistema UEPEX, dado que no se puede realizar por la gestión normal sino que merece intervención del área de sistemas. Recomendaciones: Al confeccionar los estados financieros cumplimentar con lo establecido para la dolarización de los saldos disponibles en pesos en la normativa del BID, utilizando para ello los módulos respectivos del Sistema UEPEX, previamente a su revisión y conciliación con los registros contables y reporte de pagos. Profundizar los controles al asociar los tipos de cambios a los pagos registrados como aporte 100% local. Realizar las consultas al Sector encargado del Sistema UEPEX para imputar y emitir correctamente los mayores contables con la apertura por fuente de financiamiento. Confeccionar adecuadamente los ISFR a presentar al BID, los importes volcados en ellos deben surgir y encontrarse conciliados con los registros contables y los estados financieros. 35 C. INSPECCION OCULAR DE BIENES En reemplazo del inventario general de bienes, fueron proporcionados listados por parte de la USE APN y SECTUR, sobre las que se realizaron las tareas de inspección ocular. No se pudo realizar la inspección ocular en la USE-SOP ($ 28.489,92) ya que el listado (sin firma de responsable) fue recibido el 08/08/11, extemporáneamente a nuestro requerimiento. a. SECTUR: Corresponde al listado proporcionado por Patrimonio del Ministerio con fecha de corte 18/11/10 y que contiene otros bienes. Para nuestras tareas fueron identificados por personal del Programa los bienes respectivos, por los que no surgieron observaciones. b. USE - APN 1. Se mantiene en el listado proporcionado por $ 193.938,08 la diferencia observada en el ejercicio anterior con el total de los registros contables ($ 199.122,34). Carece de firma del Coordinador de la USE, número de inventario patrimonial por parte del organismo, y de estado del bien. Indica que el último recuento físico de bienes fue realizado el 30/12/06. 2. Por los bienes que no pudieron ubicarse, no consta el remito y/o documentación equivalente indicando el sitio donde se encuentra ni el responsable de su custodia: - Dos notebooks: Número de serie 65NOAG087235, y la identificada en el inventario como BID1648APN-00114 que carece de número de serie. - Dos computadoras de escritorio: que carecen de número de serie y comparte similar número de inventario BID1648APN-00109. - Un proyector: número de serie PWC064723310. Comentarios del Programa: a. (Sin respuesta del auditado). b. 1. Serán tomadas en cuenta las observaciones. 2. Respecto a las dos computadoras de escritorio con el mismo numero de inventario, ya fue corregido el error y será revisado todo el inventario para evitar nuevos errores. Respecto a la falta de remitos 36 por las dos notebooks y un proyector, será tenido en cuenta y se realizaran los remitos correspondientes. Recomendaciones: Subsanar las falencias detectadas. Dejar adecuada constancia en el Programa de los bienes que son retirados de las oficinas del Programa. Establecer la realización de recuentos físicos. D. LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL LPN N° 06/2006 – SOP BID 1648/OC-AR Obra: “Puesta en valor San Ignacio Miní – Consolidación Templo, Residencia, Huerto y Cerco Perimetral – San Ignacio y Puesta en valor Misión Santa Ana – Templo, Capilla, Talleres y Huerto Santa Ana”. Adjudicación: 29/09/08 Resolución SOP N° 814. Carlos E. Enriquez SA (Contratista). Contrato original: del 14/11/08 $ 4.468.943,77 por un plazo de obra 12 meses. De la revisión de los antecedentes y pagos 2010 (Certificados Nos.: 7 a 15) por $ 1.236.669,35/ USD 324.303,60 de la licitación de la referencia de la USE SOP surgieron las siguientes consideraciones a formular: 1) Antecedentes a. Convenio Subsidiario (Misiones): Carece de día de firma (noviembre de 2005). b. Documentación licitatoria (fojas 84/451 - pliego, proyecto, presupuesto, otra) 1. Al carecer de firma, no se pudo determinar el agente/funcionario competente y dependencia responsable de su elaboración. 2. No se visualizó constancia que indique el carácter de versión final y definitiva de la documentación para su aplicación a la licitación. 3. Las carátulas del Proyecto de Conservación y Puesta en Valor (enero de 2005) citan otra LPN (04/06). c. No se incorporaron al expediente las Notas UEC BID (Nos. 110-06, 329-06 y 36306) remitiendo al Banco el pliego, sus modificaciones, y la actualización del 37 presupuesto oficial respectivamente; ni la Nota UEC 320-07 (proceso de evaluación).11 d. Publicidad: Se tuvo a la vista constancia de una publicidad por un día. 1. El recorte del aviso figura por partes separadas y pegadas en una hoja; no tal cual fuera publicado (hoja completa). 2. No consta la publicidad en el Boletín Oficial de la Nación, en el provincial, o en un sitio oficial de internet. No se utilizó la normativa nacional como supletoria para la realización de la publicidad (cantidad de días y de acuerdo a monto). e. Venta de Pliegos: 1. El listado conteniendo la nómina de los adquirentes carece de firma y de fecha de emisión, y no fue incorporado al expediente. 2. No se utilizaron para su venta recibos preimpresos y prenumerados. f. Consultas fecha límite 28/02/07: En ninguna de las solicitudes de aclaraciones fue visualizada constancia de la recepción (fecha, sello y firma) de la nota, y por lo tanto no se puede determinar si fueron presentadas dentro del plazo establecido conforme pliego y sus modificatorias. La consulta de una de las empresas está fechada el 03/11/05. g. Circulares sin consulta: Diez casos sin fecha de la notificación, y en tres de ellas no se puede validar la empresa. h. Recepción de Ofertas: Las mismas presentan incumplimientos formales tales como recibos sin la función/cargo y dependencia del firmante, sin hora de recepción de ofertas, y sin adjuntar los sobre originales. i. Apertura de las ofertas: 1. Las firmas obrantes al pie del acta carecen de su aclaración. 2. No se han visualizado constancias de su notificación. j. Presupuesto oficial actualizado: 1. No se visualizó la aprobación efectuada por autoridad competente, de la actualización efectuada al presupuesto oficial. 2. La nota USE SOP 72 elevada a la UEC el 18/05/07, dice presupuesto actualizado a diciembre, la documentación que adjunta es a marzo de 2007. 11 AGN: Fueron visualizadas en la UEC. 38 k. Acta de Evaluación N° 1 (17/07/07): 1. Las planillas de control de cumplimiento de cláusulas carecen de firma del responsable de su elaboración. 2. No fue suscripta por el Responsable de Administración y Finanzas de la UEC, en donde se indican sus datos firmó la coordinadora técnica. Similar observación para las tres notas remitidas solicitando ampliación de información del 18/07/07. 3. Las presentaciones de las empresas de la documentación complementaria ante el licitante carecen de constancias de recepción (fecha, firma y de sello de entrada). l. La nota a foja Nº 635 carece de fecha. Entre las fojas Nos. 634 (11/10/07) y 636 (29/05/08), no surgen actuaciones archivadas (más de siete meses). Además entre la fecha de no objeción del BID a la propuesta de adjudicación (11/10/07) y la Resolución aprobatoria a la adjudicación (29/09/08) se demoró casi un año. m. De la revisión del período de validez de las ofertas, surge que: 1. La primera prórroga fue solicitada (18/07/07) en fecha posterior a su vencimiento. 2. No se verificaron otras solicitudes de prórrogas ni constancia de no objeción al BID siendo que desde la primera prórroga el plazo es superior a un mes, no justificando las circunstancias excepcionales que llevaron a tales demoras. Apertura 19/03/07 Plazo pliego 105 días 02/07/07 Prórroga de Adjudicación 90 días 365 días 30/09/07 29/09/08 n. No se ha podido verificar el cumplimiento de lo establecido en el pliego (IAO 34.2) en cuanto al plazo para la firma del contrato y su devolución por las partes y demás obligaciones vinculadas según Pliego ya que no se visualizaron las constancias del diligenciamiento y recepción de la documentación correspondiente. o. Publicación de la Adjudicación: No se visualizaron constancias en el Programa, del cumplimiento del Pliego (IAO 34.3): publicación de los resultados de la licitación en los sitios de Internet del UNDB online y del Banco. p. No se incorporó al expediente el cronograma que permita verificar la oportunidad en la realización de cada uno de los procesos que integra la LPN. Transcurrieron más de tres años entre el proyecto de conservación y puesta valor de (enero/2005) y la de emisión de la Resolución SOP Nº 814 (29/09/08) aprobatoria de la adjudicación. 39 q. Gran parte de la documentación es fotocopia que en su reverso está sellada con la consigna “es copia” y firmada con su correspondiente aclaración, no indicando la función o cargo en la USE-SOP (habilitado para tal certificación). Comentarios del Programa: a. La copia del Convenio Subsidiario de Ejecución existente en esta USE-SOP desde el inicio del Programa, la cual fuera entregada por el órgano ejecutor, es la misma del expediente y también carece de fecha. Asimismo, se aclara que el Contrato de Préstamo es parte integrante del Convenio Subsidiario como Anexo está fechado el 24 de agosto de 2005. b. 1. y 2. Se tendrá en cuenta la sugerencia para las próximas licitaciones. 3. Lo citado corresponde a un error de edición. c. La remisión de la documentación al Banco la realiza directamente la UEC, por lo tanto no queda constancia en esta USE SOP de las notas mencionadas. d. 1. Se comparte la sugerencia y se tendrá en cuenta para la próxima licitación que se realice. 2. Atento al circuito oportunamente acordado la publicación de la licitación en cuestión fue realizada por la UEC. e. 1. El listado existe en nuestros archivos no así en el expediente. 2. Los recibos se han realizado en esta USE SOP con la numeración correlativa correspondiente. f. Se comparte la sugerencia y se tendrá en cuenta para la próxima licitación que se realice. Respecto a la consulta fechada el 3/11/05 se tiene en cuenta el error y se tomarán los recaudos correspondientes para que no ocurra en próximos procesos licitatorios. g. Se comparte la sugerencia y se tendrá en cuenta para la próxima licitación que se realice. h. Se comparten las sugerencias y se tendrán en cuenta para la próxima licitación que se realice. Asimismo, se informa que en cumplimiento con lo indicado en el Pliego correspondiente no se han recibido ofertas fuera del horario mencionado. 40 i. 1. El acta fue elaborada y suscripta por un escribano adscripto a la Escribanía General de Gobierno de la Nación, no teniendo esta USE SOP intervención en la misma. 2. Comentario del auditado no procedente. (No se interpreta la observación). j. 1. El llamado a licitatorio se efectúo con el presupuesto aprobado por la Disposición Nº 41. Posteriormente, la comisión evaluadora designada al efecto solicitó a la USE SOP la actualización del presupuesto oficial a los efectos de analizar la representatividad de las cotizaciones y efectuar las comparaciones de manera eficaz. Dicha actualización se realizó de acuerdo a los indicadores del INDEC. Se cuenta con documentación respaldatoria para su verificación, entre otras, dictamen de la Dirección General de Asuntos Jurídicos12. 2. Se tiene en cuenta el error y se tomarán los recaudos correspondientes para que no ocurra en próximos procesos licitatorios. k. 1. y 3. Se comparte la sugerencia y se tendrá en cuenta para la próxima licitación que se realice. 2. La suscripción del acta y de las notas mencionadas por la Coordinadora Técnica en reemplazo del Contador fue una decisión de los integrantes de la UEC que en ese momento formaban parte de la comisión evaluadora. l. Se toma en cuenta el error de la falta de fecha en la nota de foja Nº 635. En relación con el tiempo transcurrido se informa que el inicio del trámite de adjudicación quedó condicionado a la resolución de la falta de crédito y cuota del último trimestre del ejercicio 2007, tema que queda expuesto en las notas que se adjuntan13 y durante ese período se trabajó en su solución. Asimismo, y de acuerdo a la documentación adjunta, por nota USE SOP 93/08 del 29/05/08 se verifica la existencia del crédito suficiente para el inicio del trámite de adjudicación. m. Se tomarán en cuenta las sugerencias realizadas. n. La diferencia de plazos respecto a la firma y entrega del contrato responde a la decisión de la firma conjunta en un acto oficial. o. Se remitió Nota a la UEC (02/10/08) solicitando la publicación de la adjudicación en la página del Banco. 12 AGN: El dictamen DGAJ 7384 del 17/09/08 para aprobar todo lo actuado en la LPN 06/06; indica que la competencia se limita a los aspectos estrictamente jurídicos de los temas consultados, no se expide sobre cuestiones técnicas, económicas o de oportunidad de mérito y conveniencia. 41 p. Se entrega copia del cronograma original utilizado en la USE SOP. Se aclara que es un documento de uso interno por lo que no se incorporó al expediente y además teniendo en cuenta los inconvenientes de crédito y cuota mencionados anteriormente y el circuito administrativo interno que se utiliza para la aprobación de los actos administrativos dentro de este Ministerio, surgen las diferencias en las fechas del cronograma. q. Las copias que se adjuntan en los expedientes llevan la leyenda “es copia” y la firma y aclaración del funcionario o agente interviniente de acuerdo a lo indicado en el Apartado V del Inciso A) del Artículo 14 del Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA), que fue sustituido por el Art. 7º de la Resolución Nº 971/2007 del 05/11/2007, que se encuentra vigente en el ámbito del Ministerio de Planificación. 2) Contrato – Pagos a. No se visualizó constancia de la remisión al Banco de copia fiel del contrato. b. Quedaron incompletos los siguientes datos en las CEC14 adjuntas al contrato, que se tuvieron a la vista, durante las tareas de campo: Nº CGC15 1.1 (n) 1.1 (t) y 12 1.1 (y) 20.1 22.3 28.3 33.3 43.4 58.7 75.1 Descripción Representante autorizado Supervisor de Obra Fecha de inicio Monto y fecha de pago del anticipo Fecha de entrega del sitio de obras Monto de retención por presentación atrasada Comunicaciones. Importe de las multa a aplicar Aprobación de materiales. Importe de las multa a aplicar Certificados. Normas a la que se ajustará la medición de los trabajos, y formalidades y detalles Porcentaje a aplicar por trabajos no terminados c. CG 10:1: No se tuvo a la vista constancia de la aprobación por parte del supervisor de obra, de las pólizas y certificados de seguros. 13 AGN: Se elevaron notas emitidas el 06/11/07, 02/11/07, 13/11/07 y 29/05/08. CEC: Condiciones especiales del contrato 15 CGC: Condiciones Generales del Contrato. 14 42 d. CG 33.2: No se tuvo a la vista constancia en el expediente de la implementación del libro de órdenes de servicios. Los ejemplares (juego triplicado) visualizados en la USE SOP carecen de rúbrica del Contratante conforme lo establece el pliego. e. CG.16.1 y 14.1: No se dejó constancia con la documentación que autoriza los pagos sobre la verificación de que le contratista haya realizado los depósitos de los aportes previsionales, y fondo de desempleo del personal por el mes anterior a la certificación, y certificación de la vigencia del personal clave. f. CG 59.1 (Intereses por pagos atrasados): Los pagos revisados en el ejercicio 2010 se realizaron con una demora entre 74 a 176 días de la fecha establecida (a los 28 días siguientes a la fecha de cada certificado). No surgen en los registros contables el pago de estos intereses; ni consta documentación sobre si el contratista va a ejercer tal derecho. Certificado Nº Fuente Pago Días 7 13 172 8 13 139 9 13/22 74 10 13/22 176 11 13/22 131 12 13/22 166 13 13/22 102 14 13/22 133 15 13/22 105 g. Se estableció por Nota CAR 4123 del 29/08/06 que con fondos del BID se financiarían USD 806.820,00. Al 31/12/10 surge un excedente en USD 122.667,39 en los pagos registrados por la citada fuente. No se tuvo a la vista solicitud de no objeción expresa al BID a la ampliación de este monto. USD BID LOCAL TOTAL UEPEX 929.487,39 234.492,20 1.163.979,59 CAR 4123/06 806.820,00 345.780,00 1.152.600,00 Diferencia 122.667,39 - 111.287,80 11.379,59 43 Comentarios del Programa: a. La documentación al Banco la remite directamente la UEC. b. Se proporciona copia de las Cláusulas Especiales del Contrato (CEC) con los datos completos que forman parte integrante del Contrato firmadas por el contratista y la autoridad competente, copias existentes en el expediente de obra, cuerpo V a fojas 771/773 inclusive, parte integrante de la documentación que estuvo la vista de esa Auditoría. (Comentario AGN: La fecha del contrato es 14/11/08. En las CEC proporcionadas en esta respuesta se menciona como Supervisor de Obra al Arquitecto Ferrino; cuya designación fue aprobada por parte del Director de la DNA el 20/01/09 posteriormente). c. Se considera válida la observación. d. El libro de Órdenes de Servicio por triplicado se da por iniciado en la foja N° 1 del mismo con los datos de la obra, la firma del Supervisor de Obra en representación del contratante y del Representante Técnico en representación de la contratista. Se toma la sugerencia de incorporar copia de las órdenes de servicio emitidas en el expediente en el caso de corresponder. e. Respecto a los depósitos de los aportes previsionales se informa que hasta el momento se solicitaba la declaración jurada la cual obliga a la empresa al pago de los montos ingresados en la misma. Se tiene en cuenta la observación para solicitar a partir de ahora el cumplimiento del pago del formulario correspondiente. Se deja aclarado igualmente que al ser esta USE SOP agente de retención un porcentaje de aportes correspondientes al SUSS está depositado por nosotros en la AFIP por cada certificado pagado a la empresa. El personal clave integrado por el especialista en arqueología, especialista en conservación de patrimonio e ingeniero civil continúa en vigencia hasta el momento de la recepción definitiva de la obra. f. Se informa que la empresa no hizo reclamo de intereses por el pago atrasado en el período mencionado. Asimismo, se aclara que la demora en el pago surge de la falta de recursos de fuente 13 a la fecha de emisión de los certificados en cuestión, situación que fue informada a la UEC con fecha 17 de abril y 11 de noviembre de 2009. Se resolvió en ese momento a fin de no atrasar más el pago a la contratista de 44 los dos certificados mencionados, desdoblar los desembolsos por fuente de financiamiento, pagándose el 15/10 y 23/11/09 la fuente 22 y quedando a la espera de la fuente 13, situación que se resolvió con el pago a la empresa el día 12/02/10 de ambos certificados. g. Con posterioridad a la nota CAR 4123/06 que establece el máximo a financiar por el Banco para esta obra, el BID manifiesta su conformidad para modificar el paripassu, incrementando el aporte BID del 70% al 83%, se proporciona Nota CSCS/CAR 3813/08. Por otra parte la variante de obra tramitada y que fuera aprobada por el BID mediante nota CSC/CAR 131/2010, modificando el monto total de la obra en un 19,77%, y modificándose el máximo a financiar por parte del Banco para esta obra. (Comentario AGN: la CSC/CAR 3813/08 expresa que durante el ejercicio 2009 se estará recuperando el desfase en el pari-passu que será ocasionado por un mayor uso de los fondos del Préstamo. La CSC/CAR131/10 nada expresa sobre el pari-passu a financiar con fuente 22). 3) Ampliaciones de plazo y monto contractual – Redeterminación de precios a. CG 49.1 Adicionales de obra (previstos en el pliego por necesidad excepcional de realizarlos): Por Resolución SOP Nº 1324 del 22/12/10 se aprobó ampliar el plazo contractual en 151 días e incrementar el monto del contrato en un importe neto entre economías y demasías por $ 883.673,18 (19,77%). De la documentación revisada se observan demoras significativas entre su tramitación y la aprobación; y la falta de formalización adecuada que acompañe la ejecución y las certificaciones respectivas, siendo que al 05/07/10 se informa que la obra se había finalizado el 15/06/10, y que la ejecución había alcanzado un 96,82%. Al 31/12/10 no surgen pagos por estos conceptos. Las observaciones se sustentan en que: 1. Extemporáneamente a la firma del contrato (14/11/08) se requirió el 21/04/09 información sobre si se habían realizado por medio de otras gestiones -en el período comprendido por la formulación del proyecto (2005) y la adjudicación (2008)- tareas en los sectores que se encuentran afectados al Programa 45 (economías). La nota que la contesta detallando las tareas realizadas, presenta fecha de emisión inconsistente (15/02/09), y sin recepción en el Programa. 2. Nuevo monto contractual: Entre la emisión de la no objeción por CSC/CAR 131 (08/01/10), y la Resolución aprobatoria (22/12/10) transcurrieron más de once meses. La tramitación del acto administrativo inició el 16/04/10. 3. Durante el 2010 no se suscribieron contratos modificatorios con el contratista por las dos ampliaciones en el plazo de la obra conforme los certificados pagados. 4. La prórroga a la segunda ampliación al 15/07/10 (no objeción por CSC/CAR 3152 del 06/07/10) fue solicitada extemporáneamente. b. Redeterminación de Precios: 1. No se puede establecer la fecha en que la ingresó la nota del 26/05/09 por la que solicita -el Contratista al supervisor de obra-, que proceda al inicio de la adecuación provisoria de los precios de la obra (10,65%). 2. Al 31/12/10 no surge en el expediente el estado dado al trámite. c. No se tuvo a la vista aprobación por parte de la Dirección Nacional de Arquitectura (DNA) al acta de recepción parcial provisoria de obra del 05/07/10 que fuera suscripta ad-referendum del citado acto. Conforme el último certificado pagado al 31/12/10 (Nº 15) el avance financiero alcanzó el 94,59%. Comentarios del Programa: a. 1. Una vez firmado el contrato, se solicitó al Programa Misiones Jesuíticas un informe de tareas realizadas ya que por la propia dinámica de las ruinas en cuestión hacen necesarias tareas de mantenimiento preventivo, por parte del mencionado organismo, con el fin de evitar desplomes y otros inconvenientes, las mismas aunque estaban incluidas en el proyecto de puesta en valor, debieron ser realizadas por medio de otras fuentes de financiamiento. Cabe aclarar que los técnicos de la USE-SOP tomaron conocimiento de la realización de estos trabajos una vez iniciado el proceso licitatorio. 2. Debe tenerse en cuenta el circuito administrativo para la resolución aprobatoria donde toman intervención las áreas correspondientes, previo a la firma de la misma. 3. Se toma en cuenta la observación. 4. La prórroga en el plazo de obra fue 46 incluida en la solicitud de “no objeción” enviada al Banco junto con la variante de obra, que fuera elevada a la UEC mediante nota USE-SOP N° 234 de fecha 13 de noviembre de 2009. Los 60 días corridos mencionados en el informe técnico eran los estrictamente necesarios para la ejecución de las tareas incluidas en la variante. Mediante Nota CSC/CAR 131/2010 el BID emite la “no objeción” a la modificación del monto de contrato, no así al plazo de obra, respecto del cual no se expresa. En la resolución aprobatoria se incluyeron los días de retraso ocasionados por diversas contingencias de obra expresadas en el informe técnico realizado por la Supervisión, así como los necesarios para la ejecución de los trabajos adicionales. Finalmente de manera extemporánea se solicita al Banco la “no objeción” a una segunda prórroga sintetizando todos los motivos desde que se cumplió el plazo del contrato original, dado que la obra no se paralizó en ningún momento, aún cuando la tramitación de la mencionada variante dificultaba en gran medida la ejecución del resto de las tareas. b. 1. La solicitud fue recibida por el Supervisor de obra en la misma fecha de emisión de la nota, omitiéndose la recepción de la misma. 2. La redeterminación definitiva de precio junto con la adecuación provisoria N° 1 y 2 tramitan en un único expediente S01:0058715/2010. De acuerdo a lo solicitado por el área legal de la DNA, se agruparon los trámites bajo un solo expediente con el fin de facilitar la circulación del mismo. c. La recepción parcial provisoria se encuentra iniciando el trámite para su aprobación. La certificación correspondiente a la medición N° 16 de mayo del 2010 y N° 17 de junio del 2010, que completan el 96,82% de las tareas del contrato original fueron pagados el 20 de enero de 2011. Razón por la cual no lo ven en la muestra auditada. Recomendaciones: Integrar al expediente toda aquella documentación relacionada con los procesos licitatorios, con el fin de salvaguardar su autosuficiencia e integridad. Para el caso de la publicidad, dejar sustento sobre si sólo se va a tener en cuenta la normativa del Banco, o si es necesario ampliarla de acuerdo a lo establecido en la normativa local. Profundizar los controles incorporando la recepción en la documentación ingresada, y obtener las fechas efectivas de las notificaciones y/o documentación saliente. Incorporar 47 en el expediente una nota estableciendo quién es el encargado de la validación de la documentación recibida en fotocopia, como copia fiel. Realizar las gestiones necesarias para que tanto las aprobaciones de solicitudes de ampliaciones de plazo, pagos de certificados, modificaciones en el monto contractual por redeterminaciones de precios, y/o la aplicación de economías/demasías no se emitan extemporáneamente, que sean certificados oportunamente, y se acompañen con las adendas contractuales respectivas. Habiendo establecido contractualmente el pago de intereses por demoras de la contratante a los veintiocho días de los respectivos certificados; realizar las gestiones para que se los pagos cuenten con las aprobaciones requeridas dentro de los propios plazos establecidos. E. FALENCIAS ADMINISTRATIVAS EN PAGO - DOCUMENTACION DE RESPALDO De la revisión por muestra de pagos realizados durante el ejercicio 2010, surge que: 1) Generales: a. Pasajes y viáticos: No se tuvo a la vista juntamente con las rendiciones, que se requiera que los consultores presenten un breve informe detallando las actividades desarrolladas en los viajes. b. Cajas Chicas: No se utilizan para el registro de las rendiciones y las reposiciones las cuentas contables de disponibilidades creadas al efecto. c. En el caso de reintegro de gastos en concepto de combustible (tickets); no se verificó una hoja de ruta informando los km recorridos, los litros cargados y el vehículo utilizado. Comentarios del Programa: a. No se solicita informe para anexar al trámite de pasajes o viáticos, solo los comprobantes que justifiquen su erogación y realización. Los informes correspondientes que se deban emitir no se incorporan a este trámite. b. Las cuentas sólo reflejan los montos por las cuales fueron creadas, sus incrementos o disminuciones. No se contabilizan las rendiciones contra estas cuentas, por 48 registrarse su reposición al momento de la rendición, y se afectan las cuentas de inversión contra las cuentas bancarias o de aporte de contrapartida local. c. Se toma nota de la observación y se procederá a establecer un criterio para el reintegro de gastos en concepto de combustible 2) USE – SOP a. Demoras en los pagos 1. Pago de certificados por proyectos ejecutivos por $ 269.701,26/USD 69.562,87: Transcurrieron casi seis meses entre la fecha de emisión de la nota de elevación de los informes, y la fecha de liberación de los pagos. Informe AP Nº Presentado Certificado Aprobado UEC Nº Factura Fecha Fecha AP Retiro pago Fecha Fecha Días 201000576/577 10/03/10 19/05/10 3 26/05/10 26/05/10 01/09/10 02/09/10 175 201000376/377 22/12/09 25/01/10 3 02/02/10 23/02/10 08/06/10 14/06/10 168 2. Pago de certificados de obra por $ 226.808,62/59.402,33: Transcurrieron entre 191 a 252 días entre la fecha de emisión del certificado, y la fecha de liberación de los pagos. Certificado Factura AP Retiro pago Nº Fecha Fecha Nº 20 24/08/2009 12/01/2010 201000278/79 29/04/2010 Fecha 07/05/2010 Fecha Días 248 21 24/09/2009 12/01/2010 201000364/365 03/06/2010 09/06/2010 252 23 24/11/2009 12/01/2010 201000368/369 03/06/2010 09/06/2010 191 b. Autorizaciones de pago (AP): Carecen de datos por la identidad y cargo de los firmantes para las tres firmas requeridas. c. Facturas: 1. Carecen en su mayoría de firma y sello por parte del emisor. 2. Sin fecha de recepción en el Programa, y de datos de la JBID en la cual fueron incluidas. d. Si bien fueron suscriptas las AP respectivas por el beneficiario; no fueron firmados los recibos del tipo X ($ 226.808,62/USD 59.042,33). 49 e. Informes (proyectos ejecutivos): Carecen firma del emisor responsabilizándose por su autoría, y no se trasladan al informe propiamente dicho los datos por su recepción, y aprobación respectiva por parte del Programa. f. Certificados: Sólo expresan fecha de emisión. El formulario omite requerir la fecha de firma por la aprobación. g. Solicitudes de desembolso a la UEC: En su mayoría sin fecha de recepción. h. Comprobantes de retenciones: No está suscripto por el beneficiario certificando el retiro del comprobante original. i. Fechas de recepción y/o entrega: Casos de notas que carecen de tal información. j. Solicitudes de anticipos de viáticos: Sin fecha de emisión. No se completaron los datos en descripción de actividades, justificando los motivos de la comisión de viaje. k. Declaración jurada de rendición de anticipo de viáticos: 1. Sin fechas de emisión, y de recepción. 2. Los comprobantes no son intervenidos con la firma de la persona que viajó. 3. Casos en donde la persona que viaja es la propia autorizante. 4. Los formularios de desafectación utilizados para registrar los reintegros de viáticos carecen de firmas, y no adjuntan el asiento contable respectivo. 5. Los pagos realizados en concepto de gastos compensables no son registrados a nombre de los proveedores emisores de las comprobantes de respaldo, sino juntamente con los viáticos a nombre del consultor que viajó. Casos de facturas que no poseen condición de contado o recibo por su pago. 6. No se tuvieron a la vista adjuntos a las rendiciones la presentación por parte de los consultores de un resumen detallando las actividades desarrolladas, y la aprobación respectiva. 7. La factura B 001400000412 por $ 2.044,07, fue emitida el 26/07/10 sin detallar el servicio facturado. Además; indica que reemplaza otra factura B 0014-00000411 la cual no se visualizó, ni su respectiva nota de crédito (AP 201000449). l. Garantías de cumplimiento y por fondos de reparos: No se mantienen desde los registros contables (cuentas de orden) el control de los documentos recibidos, en cartera, y los devueltos. No se tuvo a la vista otro registro equivalente. 50 Comentarios del Programa: a. 1. Entre la presentación de los informes y la aprobación por parte de la UEC transcurre el tiempo necesario para el ajuste de observaciones y eventualmente para re-entregar el informe por parte de la consultora (aproximadamente. dos meses para los informes mencionados). El tiempo de demora entre el certificado y el pago se relaciona con los trámites correspondientes al circuito de pago entre la UEC y la USE SOP, así como el trámite interno de los expedientes de ambas fuentes de financiamiento. Se expone a continuación detalle de las etapas del pago. Pedido de desembolso Nahuel Huapi 26/02/10 Pocahullo 03/06/10 Recepción de F22 y F13 23-04-2011/20-04-2011 16 24-06-2010/06-08-2010 Pagado F13 desde la cuenta recaudadora 08/06/10 30/08/10 Pagado a la empresa 08/06/10 01/09/10 2. En el marco de una visita de obra efectuada por el BID en la cual manifiesta su disconformidad con algunos aspectos observados en el avance de obra, el BID ordena suspender los pagos por Nota CSC/CAR 4843/2009 del 10/09/09. La UEC y la USE SOP exponiendo las complicaciones de la obra (selección de intervención en la muestra, estado del predio) acuerdan un programa de trabajo para solucionar las objeciones. b. Se comparte la sugerencia y se tendrá en cuenta para las próximas AP. c. Se comparte la sugerencia y se tendrá en cuenta para las próximas facturas. d. Se comparte la sugerencia y se tendrá en cuenta para los próximos recibos. e. Se considerará la sugerencia en relación a la firma de los informes. Los datos se encuentran en los recibos de los informes por parte de la USE SOP, y en los informes técnicos de aprobación. f. Esta USE SOP envía los certificados para la firma a la UEC con nota fechada y se recibe de la misma forma por parte de la UEC por lo que queda documentada la fecha de cada firma. g. La fecha de recepción por la UEC coincide con la fecha de envío de la solicitud de desembolso ya que se utiliza el sistema de mensajería con espera. 51 h. Se comparte la sugerencia y se tendrá en cuenta para los próximos comprobantes. i. Se comparte la sugerencia y se tendrá en cuenta para las próximas notas. j. Atento que el armado de los viajes se hace con criterio de eficiencia, generalmente se viaja a mas de una obra por vez, entonces se coloca el destino del vuelo (ej, Bariloche) y de allí traslado por tierra a Chubut y Neuquén, razón por lo cual esta USE SOP no ve inconsistencia entre los pasajes y viáticos. k. Se tomarán en cuenta las sugerencias realizadas. Respecto al punto 7 se informa que la factura B 0014-00000412 es la que reemplaza a la B 0014-00000411 que fue anulada en la empresa emisora por errores en su confección. l. El registro de los fondos de reparo se controlan en la carátula de cada certificado de obra donde consta el número de póliza, monto y saldo restante, y la compañía aseguradora. Respecto a las pólizas se encuentran en guarda en esta USE SOP hasta la extinción definitiva de las obligaciones. 3) USE – DNV De la revisión de pagos a un contratista (Obra “Itsmo Quetrihue – Playa Municipal Lago Correntoso”): a. No se tuvo a la vista constancia de la efectiva recepción de los fondos por los pagos realizados al contratista ($ 250.762,27/USD 65.133,06). La USE-DNV no requiere la emisión de recibos, ni suscripción de las órdenes de pago, por sus procedimientos internos (pagos a través de la CUT). b. Demoras entre en el proceso de pagos, y entre la fecha de pago de la USE –DNV, y su registro contable en el Programa, conforme cuadro: Fechas 16 FF Ultima firma del certificado (a) Orden de pago DNV (b) Confirmación Pago Según DNV ( c) Registro Contable y AP (d) 22 28/12/09 30/12/09 23/07/10 13 28/12/09 07/06/10 23/07/10 22 08/02/10 22/06/10 13 08/02/10 17/06/10 (b) - (a) (c) - b) 23/09/10 2 205 62 23/09/10 161 46 62 23/07/10 23/09/10 134 31 62 23/07/10 23/09/10 129 36 62 AGN: Debe indicar 2010. 52 ( d) - ( c) c. No constan en los certificados de obra, aprobaciones por parte de los Coordinadores de la USE, y de la UEPI. d. Las facturas emitidas por la contratista no hacen mención al Programa 1648/OC-AR. No se completaron con la condición ante el IVA de la DNV. e. El certificado consolidado (valor neto $ 69.181,87) posee fecha preimpresa de conformidad del 27/11/09, constan tres firmas de fecha anterior (16/11/09). f. Los formularios de ejecución del gasto (DNV), carecen de las tres firmas requeridas. Comentarios del Programa: (Sin respuestas del Programa). 4) USE APN a. Se detectaron casos en que no incluyen en los recibos emitidos por parte de los proveedores el importe cobrado mediante comprobantes de retenciones. b. No se tuvo a la vista la autorización del beneficiario de dos AP ($ 6.56500), para la persona - que en su reemplazo- retiró los cheques. c. Casos de facturas emitidas a nombre de APN pero que no mencionan al Préstamo. d. Para un consultor: 1. Dos facturas no respetan la cronología en su emisión: C N° 0001-00000212 (15/07/10) y 213 (15/06/10). 2. La factura C N° 0001-00000201 carece de fecha de emisión. e. No se puede verificar la fecha de aprobación de los certificados de obra por parte de cada uno de los firmantes, no se incorpora este dato con la firma. f. Se tuvieron a la vista certificados de obra (CO) que carecen de la firma por el control de la UEC. (Proyecto 1: CO N° 9, Proyecto 20: CO N° 5, Proyecto 40: CO Nos. 1, 2, 3, y 4 y Proyecto 57: CO N° 10). g. De la revisión por muestra de antecedentes, contratos y pagos de consultores surge: 1. No se tuvo a la vista documentación que sustente la búsqueda de los convocados, las invitaciones remitidas y las aceptaciones a participar en las ternas por parte de los postulantes. 53 2. No se tuvo a la vista constancia de la revisión de los antecedentes laborales y estudios declarados en los currículos de los consultores. 3. No se tuvo a la vista constancia en los legajos de la nota que otorga el número de PRISM, declarado posteriormente en las justificaciones. 4. En los contratos de locación de servicios no se estableció la presentación de informes de avance descriptivos que convaliden las tareas realizadas. 5. Los contratos fueron emitidos “ad referéndum de autoridad competente si correspondiere”, cuando deben expresar ciertamente cual es la autoridad que los debe aprobar dando cumplimiento al D.577/03 (Responsable máximo del Organismo, o JGM de acuerdo al honorario mensual establecido). 6. Contratos de locación de servicios: Se registraron pagos por $ 14.100,00/USD 3.577,85 de fuente local (JBID 45–2011), en concepto de estímulo, y que conforme leyenda UEPEX son imputados presupuestariamente como alimentos. Sólo constan las Resoluciones de la APN por la que se aprobaron los importes. No se tuvieron a la vista los comprobantes emitidos por los consultores en respaldo de estos pagos, ni adendas contractuales. h. Pasajes y Viáticos: Casos de rendiciones de viáticos que no contienen firma del consultor. i. Cajas Chicas: 1. No se tuvo a la vista autorización por parte del responsable de la caja chica, para la firmante que retira los cheques para la reposición. 2. Se verificó el pago de un anticipo de viáticos por $ 1.162,00, por caja chica. j. Autorizaciones de Pago: Sólo suscriptas por su coordinador general, no por las otras dos firmas requeridas (responsable administrativo y del registro). Comentarios del Programa: a. Se solicitará a las empresas los correspondientes recibos en los casos que correspondan y se pondrá especial atención en adelante. b. Si bien se solicitó la correspondiente autorización, está extraviada o traspapelada y dada la urgencia y el escaso tiempo para responder, no pudo buscarse. 54 c. La inclusión de la mención del Préstamo BID 1648/OC será solicitada a partir de la presente. d. 1. Las facturas mencionadas fueron enviadas por el consultor en dicho orden. 2. Se tendrá en cuenta para las siguientes facturas. e. Las fechas de las firmas corresponde a la fecha de presentación del certificado. f. Por error de interpretación se omitió el envío, se tendrá en cuenta para futuros certificados. g. 1. En el curso del año pasado -2010- se creo la Unidad Coordinadora de Ejecución de Proyectos con Financiamiento Externo –UCEFE-, la misma viene a suplir tanto a las Unidades Ejecutoras de Proyectos BIRF 7520 como a la Sub Ejecutora BID1648 OC AR. Debido a lo antes descripto se produjeron sendos traslados de expedientes y documentación entra las sedes de dicha Unidad Coordinadora- calle Ancón 5320 y la Alsina 1418, en dichos traslados se ha traspapelado mucha documentación, la cual debido al cúmulo de trabajo, no ha podido ser objeto de orden alguno hasta la fecha. 2. y 3. Por un error involuntario y debido a cuestiones de celeridad es que se omitió la revisión de los antecedentes y estudios, como así también agregar la nota con el número de PRISM que luego se declara en las justificaciones. 4. Debido a lo informado en nuestros comentarios (creación de la UCEFE, y de sobre la localización de la mesa de entradas) es que se sugirió a algunos de los consultores retener la entrega de sus informes hasta tanto se normalice la situación antes descripta. 5. Por una cuestión meramente de interpretación es que se redactó de esa manera y no se citó precisamente al Ministerio de Turismo de la Nación o a la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Nación, según correspondiere. 6. Se evaluará con la Administración de Parques Nacionales y con el Ministerio de Turismo de la Nación su forma de implementación. h. (Comentario del auditado no procedente). Todas las rendiciones de Viáticos son firmadas y autorizadas por el Coordinador de la UCEFE. i. 1. La reposición de los fondos de Caja Chica, se realiza en forma indistinta por parte de los integrantes del área financiera. 2. Por motivos operacionales de la 55 Administración de Parques Nacionales, se sugirió la inclusión en la Caja Chica, debido a que fueron financiados con Fuente 13. j. (Sin comentarios del auditado). 5) SECTUR a. Proyecto 115: 1. Los dos informes verificados carecen de fecha de presentación, y de sellos de recepción. 2. La factura tipo B 0001- 00000198 indica presentación del informe N° 1, cuando corresponde al informe N° 2. b. Proyecto 166: No se verificó el recibo oficial por parte de la empresa, ni tampoco se firmó la AP por $ 168.190,00/USD 43.685,71. c. Proyecto 188: Los tres informes verificados carecen de fecha de recepción. d. De la revisión por muestra se observan que las AP que habilitan el registro contable de los sueldos del personal de la UEPI en un 45% carecen de las firmas requeridas (Responsable de registro, administrativo y coordinador general). Para el caso de las cajas chicas las AP por $ 2.115,08/USD 547,90 no fueron suscriptas por el CG. e. Pasajes y Viáticos: Para el registro de estos conceptos abonados directamente por el Ministerio, no se deja sustento de las facturas/equivalente que respalden los importes abonados en concepto de pasajes, y de la recepción efectiva de los fondos por los pagos liberados ($ 8.524,33/ USD 2.193,10). Comentarios del Programa: a. 1. Se toma debida nota de la observación y se procederá a cumplimentar la fecha de ingreso de la documentación recibida La misma cuenta con un registro de entradas y salidas llevado por registro aparte, en donde se vuelca fecha de entrada, se le asigna número de ingreso y procedencia. 2. Se debe a un error involuntario de la firma contratada, ya que la factura fue remitida junto con el informe correspondiente. b. La firma Proyectar tiene radicación en Posadas, provincia de Misiones, no contando en Buenos Aires con una oficina que realice el procedimiento de cobranza. Por tal motivo, y en virtud de cancelar la deuda contraída por este Ministerio, ante la presentación y aprobación de su informe, se acordó con la misma el depósito del 56 cheque emitido en su cuenta bancaria. Se solicitará a la empresa la remisión del recibo correspondiente. c. Se toma debida nota de la observación realizada y se procederá a completar la fecha de recepción de dicha documentación. d. Se toma debida nota de la observación y se procederá a completar el registro de las firmas. e. Los pasajes y viáticos son abonados directamente por el SAF del Ministerio de Turismo, quedando la documentación respaldatoria en poder de los mismos, contando solo con la información de la emisión o reserva de los pasajes y de los memos autorizados de los viáticos realizados, sobre los cuales se realiza la registración en el sistema UEPEX. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos, incorporar procedimientos para subsanar las falencias observadas, y documentar adecuadamente las operaciones del Programa. Pasajes y Viáticos: Los consultores al rendir los viáticos deben presentar un documento resumiendo las actividades desarrolladas en los viajes. Para los reintegros de combustible, adjuntar información por la validación realizada por el Programa. Las rendiciones de viáticos deben estar suscriptas por los consultores. Caja Chica: Utilizar en las rendiciones y reposiciones de caja chica, las cuentas creadas al efecto, para que estas muestren los movimientos del ejercicio. Pagos: Realizar las gestiones para obtener de manera oportuna los fondos para cancelar las obligaciones asumidas por el Programa. Se debe obtener constancia de la efectiva recepción de los fondos por parte de los beneficiarios de los pagos. Registrar oportunamente los pagos. Dejar adecuado respaldo de los pagos registrados realizados directamente por el Ministerio de Turismo, y constancia de los controles practicados sobre ellos. Las autorizaciones de pago deben contar con todas las firmas requeridas. Consultoría: Incorporar en los contratos de los consultores la autoridad competente para dictar el acto aprobatorio. Los pagos realizados a los consultores deben encontrarse adecuadamente documentados. Estipular y documentar los procedimientos de búsqueda 57 de consultores. Dejar constancia de los controles practicados sobre los currículos, y de la verificación de los datos en ellos contenidos. Los contratos de locación de servicios deben prever en los TDR la implementación de un sistema de presentación de informes ejecutivos periódicos que documente el desempeño y desarrollo de las tareas para las cuales han sido seleccionados. Informes: Intervenirlos con los datos por su recepción. Certificados de obra: Deben contener la fecha de aprobación de cada firmante, y ser intervenidos por la UEC. F. RETENCIONES AFIP- DGI Del control por muestra de los movimientos de las cuentas en que se registran las retenciones SICORE- SICOSS, y de sus saldos al 31/12/10 surge que: 1) Retenciones de impuestos y del sistema de la seguridad social procedimientos y control a. No se incluyeron en el Manual Operativo del Programa, procedimientos y cursogramas sobre retenciones. Siendo que excepto para la USE SOP que tiene su propia CUIT, el resto utiliza la correspondiente a los organismos de los cuales dependen, así como sus procedimientos, por ello las presentaciones de las declaraciones juradas, emisión de los certificados SICORE /SICOSS, y/o pagos son realizados por sus Tesorerías. b. USE APN – USE DNV: No se tuvo a la vista en los archivos del Programa la documentación obtenida de las respectivas Tesorerías, en carácter de rendición de los pagos, presentación de declaraciones juradas, y sus analíticos suscripta por responsable; la cual sustente que los fondos retenidos fueron declarados, e ingresados (de corresponder) oportunamente en la AFIP. c. USE APN – USE DNV: La fecha de registro contable por la cancelación de estos pasivos, es la de ingreso de los fondos a la cuenta bancaria de la respectiva Tesorería. 58 d. PDI17: 1. Fueron emitidos a nombre del BNA – Sucursal 85 (Plaza Mayo), sin indicar afectados a pago AFIP-DGI. Los PDI de la USE DNV, se emitieron erróneamente a nombre del proveedor. 2. En los PDI no surge la fuente de fondos afectada al pago. Comentarios del Programa: a. (Sin respuesta el auditado). b. USE APN: Los pagos de las retenciones realizadas por el Préstamo BID 1648 / OCAR, se realizan a través de la Tesorería de la Administración de Parques Nacionales, los cuales son los encargados de cargar y depositar las correspondientes retenciones, las cuales realiza para toda la Administración de Parques, siendo imposible diferenciar a priori los pagos que corresponden al Programa. USE DNV: (Sin respuesta el auditado). c. USE APN: La fecha de registro contable por la cancelación de los pasivos corresponde a la emisión de los cheques a nombre del BNA entregados al pago en Tesorería de la APN, ya que el UEPEX contabiliza con la emisión del cheque. d. (Sin respuesta el auditado). 2) USE –APN a. No surge en la constancia de CUIT de APN el registro del alta en el régimen de retención SICORE, sí como agente de retención de la seguridad social. b. PDI18: No cuentan con las otras dos firmas requeridas (coordinador administrativo y del responsable del registro). Esto también aplica para las autorizaciones de pagos revisadas en el ejercicio. c. La documentación entregada para nuestra revisión en respaldo de los PDI corresponden a certificados de retenciones emitidos por fuera del Sistema de la AFIP. Carecen de fecha de retención, de numeración, y mantienen membrete como “Secretaría de Turismo – Presidencia de la Nación”. 17 18 PDI: Pago de Deducciones Impositivas. AGN: Cuentan con la firma del coordinador general. 59 d. De la revisión del saldo contable al 31/12/10, y su cancelación en el 2011, surgen diferencias de exposición entre los importes de los cheques visualizados en los PDI que los liberan, debitados en extractos, y los importes contabilizados en el 2011, y una diferencia neta de valuación de $ 143,50. Los PDI Nos. 201100006 ($ 256.774,44) y 201000008 ($ 43.316,78) suscriptos por los responsables y entregados para nuestra revisión, presentan diferencias con los consultados en UEPEX ($ 248.589,98 y $ 51.501,21 respectivamente). SICOSS $ TOTAL $ Saldo Contable Retenciones 373.915,39 IVA $ 106.478,64 117.120,19 597.514,22 PDI/Extractos 382.099,85 98.293,48 116.977,39 597.370,72 -8.184,46 8.185,16 142,80 143,50 Diferencia Ganancias $ Extracto bancario (1) Retención Cheque Importe $ Fecha Registros Contables (3) PDI (2) Importe $ fecha Importe $ fecha $ Diferencia (1) – (3) (2) – (3) IVA 58388694 43.316,78 20/01/2011 43.316,78 19/01/2011 51.429,01 19/01/2011 -8.112,23 SICOSS 58388695 51.429,01 20/01/2011 51.429,01 19/01/2011 51.501,24 19/01/2011 -72,23 Ganancias 58388696 256.774,44 20/01/2011 256.774,44 19/01/2011 248.589,98 19/01/2011 8.184,46 Totales en $ 351.520,23 351.520,23 351.520,23 0,00 Comentarios del Programa: a. Si bien no surge de la constancia de CUIT como agente de retención SICORE, la Resolución Nº 2854/10 de IVA, Resolución 830/00 de Ganancias y 1784/04 de Retenciones SUSS de AFIP establece que deben actuar como agente de retención la Administración Central de la Nación y entes autárquicos y descentralizados. b. Respecto de la falta de firmas en las PDI, en 2010 no se encontraba nombrado un Coordinador Administrativo para la firma; respecto del responsable del registro, si bien había un encargado de este, no tenia el nombramiento respectivo, será tenido en cuenta para los próximos PDI. c. Los certificados de retenciones emitidos son los suministrados por la Administración de Parques Nacionales, se procederá a corregir los membretes y se tendrán en cuenta las observaciones para los futuros pagos, cabe aclarar que el proyecto paga las 60 retenciones a través de la Tesorería de Parques Nacionales, por lo que son ellos los encargados de cargar los datos en el sistema. d. Se realizarán los ajustes respectivos y/o rectificaciones en las declaraciones juradas. De los registros de UEPEX surge que lo devengado de retenciones al cierre del ejercicio 2010 y pagadas en el ejercicio 2011 asciende a la sume de $ 597.370,72, quedando una diferencia con las retenciones registradas de $ 143,80.correspondientes a un error de imputación del año 2009 pendiente de corrección. Recomendaciones: Establecer procedimientos de control sobre las retenciones generadas por los pagos del Programa. Obtener de las respectivas Tesorería constancia de haber realizado las presentaciones y pagos relacionados. Ante la falta de uno de los firmantes, elevar el documento a la firma de la instancia superior respectiva. Incorporar la fuente de pago en los PDI. No realizar modificaciones a los documentos generados y suscriptos oportunamente desde UEPEX, las anulaciones o desafectaciones se realizan desde los módulos habilitados al efecto. Realizar las correcciones y/ o ajustes respectivos en el 2011, por las diferencias informadas. G. ESTRUCTURA UEPI – BAJA DE FIRMANTES - PRESENTACIONES a. Estructura de la UEPI: Al 31/12/10 se encontraban vacantes para el 1648/OC los puestos de especialista en nuevos programas y especialista en seguimiento y evaluación de proyectos, y los siguientes puestos compartidos con el 1868/OC de especialistas en: contabilidad y finanzas II, en adquisiciones, en informática y en acciones comunitarias, y asistente administrativo. b. Baja de un firmante: Se presentó (10/03/11) ante el BNA extemporáneamente a la fecha de aceptación de renuncia (01/11/10) el trámite de baja en la cuenta operativa en pesos (3627/84), y de la cuenta especial en dólares (374210/5), al momento que requerimos la comunicación ante la TGN, no se había formalizado. 61 c. No se tuvo a la vista documentación emitida por la UEPI, mediante la cual deja constancia del seguimiento realizado a las condiciones contractuales establecidas (aplicables) en el Contrato de Préstamo, y en los Convenios subsidiarios y de adhesión. d. RSH 396/06 Intereses ganados: Sin constancias de las presentaciones semestrales 2010, del Cuadro 5.4, y su correspondiente certificación por la Unidad de Auditoría Interna. e. Cumplimiento Resolución17/2000 (ex SPEyR): No se tuvo a la vista documentación por el cumplimiento por parte de la UEPI ante la DNPOIC19 para el 2010 de lo establecido en los artículos N° 1 (presentación al 31/01/10 del Plan Operativo Anual del Programa), y N° 2 (al cierre de cada trimestre la presentación de informes ejecución física y financiera, la planta de personal contratado, las cuotas presupuestarias asignadas, así como los saldos de las cuentas bancarias). Comentarios del Programa: a. A la estructura original establecida en el Préstamo bajo análisis, se ha agregado la estructura administrativa establecida en el 1868/OC-AR; en el 2011 se cubrieron las vacantes de especialista en seguimiento y evaluación de proyectos, asistente administrativo, ayudante técnico y especialista en informática. b. Se realizó la comunicación a la TGN el 29/07/1120 en nota UEPI Nº 638/2011. c. No se realiza una revisión por el cumplimiento a las condiciones contractuales establecidas en forma anual, sino que cada control se realiza al momento de la correspondiente contratación, no emitiéndose informe por el mismo. Todos los incisos incluidos en el párrafo 4.03 del Anexo Único, se controlan a lo largo de la ejecución del Programa. d. No se han presentado los Cuadros 5 durante el ejercicio 2010, solo se presentaron los Cuadros 13. 19 20 DNOIC: Dirección Nacional con Organismos Internacionales de Crédito. AGN: La nota citada fue presentada en la TGN el 02/08/11. 62 e. La proyección de costos directos a incurrir en el ejercicio 2010 fue presentado vía mail a la DNPOIC. No se hace presentación por documento escrito. El POA, para el ejercicio 2010 fue reemplazado por el SEPA21. No se realiza una presentación formal. Artículo 2 no se presenta la información a la DNPOIC. Recomendaciones: Tramitar de manera oportuna ante el BNA y la TGN la baja de los firmantes en las cuentas bancarias. Dar cumplimiento a las presentaciones establecidas en la normativa nacional. Dejar constancia en los archivos del seguimiento del cumplimiento de las cláusulas establecidas en los contratos que rigen la ejecución del Programa, por parte de los distintos sectores involucrados. BUENOS AIRES, 12 de agosto de 2011. 21 SEPA: Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones. 63 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE MEJORA DE LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR TURISMO” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1648/OC-AR BID (AR –L1004) (Ejercicio N ° 5 cerrado el 31/12/10) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/10 con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria (pruebas sustantivas); - test o prueba de transacciones; - análisis de procesos de selección de obras y legajos de consultoría; - análisis de la documentación respaldatoria de los pagos con los registros que sustentan; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto; - circularizaciones y reconciliaciones bancarias; - inspección ocular de bienes; - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. El alcance de nuestro examen comprendió el 100 % de los aportes BID, el 89,22 % de los aportes de contrapartida local registrados durante el 2010; y el 43,28 % de las inversiones para el ejercicio 2010 expuestas en el Estado de Inversiones en pesos al 31/12/10. 64 Universo 2010 en $ CATEGORÍAS DE INVERSIÓN 1.1648.1 ADMINISTRACION Y SUPERVISION 1.1648.1.2 Unidad Sub-ejecutora Obras Publicas Unidad Sub-ejecutora Dirección Nacional de Vialidad 1.1648.2.2 Información y promoción en destino Apoyo a la estructuración y promoción de los corredores Fortalecimiento de la administración turística 1.1648.2.4 nacional 1.1648.3 COSTOS CONCURRENTES 1.1648.3.1 Evaluaciones de medio término y final 1.1648.3.2 Auditorias externas 1.1648.4 5,15% 881.367,97 75,10% 413.043,31 1,81% 217.338,67 52,62% 44.775,80 0,20% 16.947,80 37,85% 0,00% 0,00 0,00% 3,14% 647.081,50 90,40% 39,26% 715.811,75 COSTOS DIRECTOS Valorización y gestión de atracciones turísticas 1.1648.2.1 públicas 1.1648.2.3 % incidencia Muestra Categoría 0,00 Unidad Sub-ejecutora Administración de 1.1648.1.4 Parques Nacionales 1.1648.2 Muestra 2010 en $ 1.173.630,86 1.1648.1.1 Unidad Ejecutora SECTUR 1.1648.1.3 % incidencia Componente Universo COSTOS FINANCIEROS 1.1648.4.1 Intereses Comisión de Crédito TOTAL INVERSIONES ESTADO I- d) del dictamen 20.797.313,99 91,26% 8.164.658,51 18.071.320,47 79,30% 7.757.273,55 42,93% 368.320,94 1,62% 80.401,27 21,83% 409.033,41 1,79% 326.983,69 79,94% 1.948.639,17 8,55% 0,00 0,00% 10.785,04 12.067,78 0,05% 0,00 0,00% 12.067,78 0,05% 805.547,64 3,53% 596.678,36 2,62% 596.678,36 100,00% 208.869,28 0,92% 208.869,28 100,00% 9.862.359,16 43,28% 22.788.560,27 100,00% 0,00 10.785,04 805.547,64 89,37% 0,00% 89,37% 100,00% Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares. En otro orden de cosas corresponde destacar que la UEPI no opuso reparos a la gestión de esta auditoría, facilitando la realización de las tareas de campo. BUENOS AIRES, 12 de agosto de 2011. 65
