2003_195info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA
DONACIÓN “ APOYO A LA OFICINA ANTICORRUPCIÓN”
CARTA ACUERDO IDF N° 027282
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera
complementaria al 31 de diciembre de 2002 que se detallan en el apartado I- siguiente,
correspondientes a la Donación “Apoyo a la Oficina Anticorrupción”, parcialmente financiada
con recursos provenientes de la Carta Acuerdo N° IDF 027282, suscripta el 12 de octubre de
2000 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
La ejecución del Proyecto es llevada a cabo por la Oficina Anticorrupción, en el ámbito del
Ministerio de Justicia, Seguridad y Derechos Humanos.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Situación Patrimonial al 31/12/02 (comparativos con el ejercicio anterior),
expresado en pesos.
b) Notas al Estado de Situación Patrimonial (Notas 1 a 6).
c) Informe de Gestión (De Origen y Aplicación de Fondos) correspondientes al ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002 (comparativo con el ejercicio anterior), expresado
en pesos.
1
d) Detalle de Gastos 2002 (Por Actividades y Categorías), expresado en dólares
estadounidenses.
e) Estado
de
Inversiones
Acumuladas
al
31/12/2002,
expresado
en
dólares
estadounidenses.
f) Información Complementaria- Resumen de contrataciones, expresado en dólares
estadounidenses.
Los estados financieros fueron preparados por la Oficina Anticorrupción y son de su
exclusiva responsabilidad, fueron presentados a esta auditoría con fecha 12/01/03 en forma
preliminar, los definitivos fueron recepcionados el 25/09/03. Se adjuntan inicialados por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión, basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 06/08/02 y el 25/09/02.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo: el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Dentro del rubro Provisiones-Compromisos por Contratos Firmados, tal como se
expone en Nota 6 al Estado de Situación Patrimonial al 31/12/02 se registraron
compromisos por $ 8.000.- por contratos con consultores que a la fecha de cierre no
2
habían concluido sus tareas y presentado los informes, por lo tanto no constituía a esa
fecha una deuda exigible ni una erogación del Proyecto.
b) Los gastos incurridos para el desarrollo de una página Web para la Oficina
Anticorrupción por $ 24.900 más IVA ($ 30.129.-), de acuerdo a un contrato suscripto
con la firma IMD Lab. S.A., fue imputado a la categoría de Servicios de Consultoría.
Por la naturaleza del gasto, un bien intangible corresponde ser imputado en el rubro
Bienes.
c) Del análisis efectuado al Estado de conciliación de la cuenta especial adjunto al SOE Nº
7 de fecha 25/9/02, surge el total de U$S 23.432,10 correspondientes a solicitudes
anteriores aún no acreditadas. Este importe incluye el monto de U$S 3.822,77 que
constituye una diferencia de cambio negativa, como consecuencia de haber utilizado
fondos BIRF para la cancelación de obligaciones de aporte local anterior a la
devaluación de la moneda. Sobre el particular, no se refleja el monto de USD 3.822,77
($ 12.882,73) como crédito del Programa contra el Ministerio. Asimismo como
resultado de ello, en el estado de Inversiones mencionado en I- e) las columnas “totales
del año 2002 –Local-” y “acumulado al 31/12/02 –Local-” se encuentran sobrevaluados
en USD 3.822,77.
d) Con motivo del régimen cambiario establecido el 6/1/02 mediante la creación de un
mercado oficial y un mercado libre de cambio, la Donación registró diferencia de
cambio positiva por $ 26.771,78, tal como se expone en el Informe de gestión o de
origen y aplicación de fondos al 31/12/02. Dicho monto incluye las diferencias de
cambio provenientes de los desembolsos del BIRF al ser transferidos a la cuenta
operativa Banco Nación Nº 3415/55 abierta con fecha 01/03/02, como así también las
provenientes de las cancelaciones de deudas devengadas al 31/12/01. Al 31 de
diciembre de 2002, el balance de la Donación registra saldos en moneda extranjera de
acuerdo con el siguiente detalle: Banco Nación Argentina Nº 331266/1 abierta el
19/6/02 por USD 35.252,96.
3
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- a), b) y
c), los estados financieros e información financiera complementaria detallados en el
apartado I- exponen razonablemente, en sus aspectos significativos al 31/12/02 la situación
financiera de la Donación “Apoyo a la Oficina Anticorrupción” así como las transacciones
efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contables usuales y los requisitos establecidos en el Acuerdo de Donación IDF N° 27.282.
BUENOS AIRES, 15 de octubre de 2003.
Dra. Mónica CANAY
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
4
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS DE LA
DONACIÓN “ APOYO A LA OFICINA ANTICORRUPCIÓN”
CARTA ACUERDO IDF N° 027282
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de
Desembolso y Detalles de Pagos relacionados, emitidos y presentados al BIRF durante el
período comprendido entre el 01/01/02 y el 31/12/02, correspondientes a la Donación para el
“Apoyo a la Oficina Anticorrupción”, parcialmente financiada con recursos provenientes de la
Carta Acuerdo IDF N° 27.282, suscripta el 12/10/00 entre la Nación Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolsos presentadas durante el ejercicio 2002, expresado en
dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Oficina Anticorrupción y es de su exclusiva responsabilidad.
Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
5
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones que respaldan las
solicitudes de fondos y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) Del análisis practicado al tipo de cambio con que fueron justificados al Banco cada uno
de los gastos elegibles, se detectó que se mantiene sin corrección al cierre del ejercicio
la suma de U$S 8.669,43, correspondientes a pagos rendidos en el SOE Nº 7 al tipo de
cambio vigente al momento del pago y no al vigente al momento del retiro de los fondos
de la cuenta especial. Se tomó conocimiento que dicho importe fue regularizado a través
del SOE Nº 8 de fecha 27/3/03. Sin embargo, se mantienen diferencias entre los tipos de
cambio utilizados por la unidad ejecutora para efectuar las rendiciones de algunos pagos
al Banco y los tipos de cambio aplicados por esta auditoría. Tal diferencia lleva a
concluir que se habría justificado de menos la suma de U$S 423,62.
2) Del análisis efectuado al Estado de conciliación de la cuenta especial adjunto al SOE Nº
7 de fecha 25/9/02, surge el total de U$S 23.432,10 correspondientes a solicitudes
anteriores aún no acreditadas. Este importe incluye el monto de U$S 3.822,77 que
constituye una diferencia de cambio negativa, como consecuencia de haber utilizado
fondos BIRF para la cancelación de obligaciones de aporte local anterior a la
devaluación de la moneda. Sobre el particular, no se refleja el monto de USD 3.822,77
($ 12.882,73) como crédito del Programa contra el Ministerio, en consecuencia no se
considera una diferencia a justificar al Banco en futuras solicitudes, sino a un aporte
local inferior, ya que el reintegro de IVA percibido del Ministerio representó en dólares
un importe menor al que se había devengado en oportunidad de la solicitud de los
fondos. Tal situación se repite en el estado adjunto al SOE Nº 8 de fecha 27/3/03.
6
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- 1)
precedente, el estado identificado en I-, correspondiente a la Donación “Apoyo a la Oficina
Anticorrupción”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar los certificados de
Gastos y las Solicitudes de Desembolsos relacionados, que fueron emitidas y presentadas
al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31/12/02, de conformidad con los requisitos
establecidos la Carta Acuerdo de Donación ° IDF 27282 de fecha 12/10/00.
BUENOS AIRES, 15 de octubre de 2003.
Dra. Mónica CANAY
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
7
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DE LA
DONACION “APOYO A LA OFICINA ANTICORRUPCIÓN”
CARTA ACUERDO IDF N° 027282
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, correspondiente a la
Cuenta Especial de la Carta Acuerdo de la Donación IDF N° 27282 suscripta el 12/10/00 entre
la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), en su
carácter de administrador de la Donación, con destino a la financiación de las actividades de
“Apoyo a la Oficina Anticorrupción”.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/02, expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado sobre la base de los movimientos de la cuenta en dólares Nº
3257/83 abierta en el Banco de la Nación Argentina que fuera cancelada por el Banco con
fecha 15/7/02 y de la cuenta especial en dólares Nº 331266/1 abierta el 18/6/02 que la
reemplazó y recibió el saldo de U$S 3,07 provenientes de la anterior. Dicho estado se
adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
8
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III-
ACLARACIONES PREVIAS
Con referencia al saldo al cierre de la cuenta que nos ocupa, expuesto en el punto 6 del
estado mencionado en I- precedente, cabe señalar lo siguiente:
Saldo de la Cta. al cierre s/Banco
USD 35.252,90
Saldo de la Cta. al cierre s/registros
USD 35.252,96
Discrepancias (partidas conciliatorias)
USD
9
0,06
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta corriente especial en
dólares Nº 331.266/1 al 31/12/02, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos
contempladas en la Carta Acuerdo de la Donación IDF N° 27282 de fecha 12/10/00
suscripta entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF), en su carácter de administrador de la Donación, con destino a la financiación de
las actividades de “Apoyo a la Oficina Anticorrupción”.
BUENOS AIRES, 15 de octubre de 2003.
Dra. Mónica CANAY
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
10
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS
CONTRACTUALES DE LA DONACIÓN
“APOYO A LA OFICINA ANTICORRUPCIÓN”
CARTA ACUERDO IDF N° 027282
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros e información complementaria al 31 de diciembre de 2002, correspondientes
a la Donación “Apoyo a la Oficina Anticorrupción”, cuya ejecución se encuentra a cargo de la
Oficina Anticorrupción dependiente del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, se ha
examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas de carácter contable-financiero
contempladas en la Carta Acuerdo de la Donación IDF 27282 suscripta el 12/10/00 entre la
Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
a)
Punto 2 Anexo I a la Carta Acuerdo - Gastos a financiar con fondos de la Donación:
Parcialmente cumplida. El monto de los bienes de uso adquiridos con cargo a la Donación
por $ 1.500,50 corresponden al 100% del costo incluido el IVA, según Convenio el Banco
debía financiar el 82 % de los gastos en moneda local, netos del impuesto. La Donación
imputó como aporte BIRF el 82 % del total de las facturas incluido el IVA al igual que en
el ejercicio anterior.
b)
Punto 3 Anexo I - Suministro de fondos, instalaciones, servicios y otros recursos:
Cumplido. Se tuvo a la vista el Plan operativo anual 2002 y las actividades que se
desarrollaron durante el ejercicio se ajustan a lo dispuesto en ese plan de trabajo.
11
c)
Punto 4 del Anexo “Propósitos, términos y condiciones de la Donación”.
Contratación de bienes y servicios
Cumplido. Los comentarios puntuales surgidos sobre estos rubros se incluyen en el
Memorando a la Dirección de la Donación adjunto al presente.
d)
Punto 5 del Anexo “Propósitos, términos y condiciones de la Donación”.
Cuenta especial de la Donación
Cumplido. Véase nuestro informe sobre la Cuenta Especial adjunto al presente informe.
e)
Punto 6 del Anexo “Propósitos, términos y condiciones de la Donación”.
Retiros de la Cuenta Donación:
Cumplido.
f)
Punto 7 del Anexo “Propósitos, términos y condiciones de la Donación”.
Desembolsos en dólares estadounidenses:
Cumplido.
g)
Punto 8 del Anexo “Propósitos, términos y condiciones de la Donación”.
Servicios proporcionados por países designados en las Pautas Generales
Cumplido.
h)
Punto 9 Anexo I - Plazo para el uso de los fondos.
Parcialmente cumplido. Se tuvo a la vista la prórroga concedida por el Banco cuyo
vencimiento opera el 11 de octubre de 2003. Asimismo, se observa una baja ejecución de
los fondos asignados a la Donación.
BUENOS AIRES, 15 de octubre de 2003.
Dra. Mónica CANAY
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
12
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DE LA DONACIÓN
“ APOYO A LA OFICINA ANTICORRUPCIÓN”
CARTA ACUERDO IDF N° 027282
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/02)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2002, correspondientes al Proyecto “Apoyo a la Oficina Anticorrupción”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativos, contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del
Programa (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Con fecha 12/10/00 se suscribió el Documento de aceptación de la Donación efectuada por el
Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento a la Oficina Anticorrupción, a fin de apoyar
su fortalecimiento institucional y colaborar en el desarrollo de una estrategia de probidad
pública.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la beneficiaria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Entendemos que la
adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- OBSERVACIONES NO SUBSANADAS DEL EJERCICIO ANTERIOR
1- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
No existe una adecuada separación de funciones a fin asegurar el control por oposición, ya
sea en el caso de “cuentas a pagar” y “recepción y pago” o para la realización del manejo
13
de fondos y su registración.
Comentarios de la UE:
Durante el ejercicio 2002 se han asignado funciones tendientes a fortalecer los controles
por oposición vinculados con la operatorias administrativa y el manejo de fondos.
Recomendación: Mantener una adecuada separación de funciones a efectos de un correcto
control por oposición.
2- EQUIPOS
Observación:
El monto de las adquisiciones que se imputaron al rubro Bienes con cargo a la Donación en
el ejercicio 2002 fue de $ 1.500,50, este monto corresponde al 100% del costo incluido el
IVA, según el Convenio de la Donación el Banco debía financiar el 82 % de los importes
netos del impuesto. La unidad ejecutora imputó como aporte BIRF el 82 % del total de las
facturas incluido el IVA al igual que en el ejercicio anterior.
Comentarios de la UEP:
Se prevé realizar los ajustes sobre los gastos bajo este concepto imputados como
financiamiento BIRF y la modificación del paripaso en futuras operaciones.
Recomendación: Efectuar los ajustes correspondientes respecto de los gastos bajo este
concepto imputado como financiamiento BIRF.
3- APORTE LOCAL
Observación:
Una parte del aporte local se determina sobre la base del cálculo del tiempo de dedicación
al programa por parte de los funcionarios de la Oficina ($ 3.100.- en el ejercicio 2002), sin
14
que esto signifique un desembolso efectivo de fondos para el programa.
Comentarios de la UE:
Se ha procedido a individualizar los montos contabilizados por este concepto que se
encontraban aprobados en plan de trabajo anual.
Recomendación: Realizar un análisis de las cifras registradas bajo este concepto
documentando adecuadamente los hechos económicos imputados por el Proyecto.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
a) Los registros contables de la Donación no surgen de un sistema contable integrado.
b) Los asientos que componen el Libro Diario se efectúan totalizando los movimientos de
todo el mes y no en forma individual, como consecuencia de ello los auxiliares de
mayor contable reflejan en un único importe todas las operaciones de un mes. Dichos
mayores contables no contienen datos sobre número de orden de pago y número de
cheque, tampoco las planillas extracontable (registros detallados de ejecución) que a su
vez no se totalizan mensualmente (generan el asiento mensual).
c) No se mantiene un plan de cuentas contable codificado para el manejo de la Donación.
Como consecuencia de ello las órdenes de pago no poseen imputación contable, en el
libro Diario solamente se refleja la denominación de las cuentas contables utilizadas y
no su numeración (código). Las órdenes de pago carecen de identificación de la
imputación contable.
d) Las cuentas de gastos bancarios y honorarios son reflejadas en los registros contables de
la Donación dentro del rubro servicios de consultoría BIRF y Local. Tal situación
origina que la misma cuenta tenga movimiento en los dos grupos que, además, están
15
formados por otras cuentas (viáticos, pasajes, etc.). Como consecuencia de ello el saldo
al cierre de honorarios y gastos bancarios se compone de la sumatoria de las fuentes de
financiamiento en las que fue imputada, no existiendo un mayor individual de dichas
cuentas. Los gastos bancarios debitados en los extractos y los honorarios se apropian de
acuerdo al pari-passu, por lo tanto son imputados el 82 % a servicios de consultoríaBIRF y el resto a servicios de consultoría-Local. Dentro de la subcuenta consultoríaLocal se imputaron gastos correspondientes a otros conceptos (IVA de adquisición de
bienes).
Comentarios de la UE:
a) (No procedente).
b) Los asientos que se transcriben en el Libro Diario totalizan los movimientos de todo el
mes y son el resumen de lo registrado en forma secuencial en una base de datos
diseñada a tal efecto que contempla las características de la Donación.
El procesamiento es mensual es decir que comprende la totalidad de las operaciones
registrables de un mes calendario.
En la base de datos los movimientos son individualizados por fecha, Nº de cheque,
beneficiario, concepto de gasto y fuente de financiamiento y asignados e imputados a
las cuentas del Plan de Cuentas y a sus respectivas subcuentas. El sistema provee un
detalle mensualizado con atribución de los egresos a las respectivas cuentas y
subcuentas del plan de cuentas.
c) No obstante la existencia de un plan de cuentas con el nivel necesario de detalle acorde
a los objetivos de la donación no se identificó en la Libro Diario, Mayores y Balance de
Sumas y Saldos su numeración. En las órdenes de pago además del beneficiario se
indica el concepto del pago que permite la identificación y la imputación contable.
d) Los gastos bancarios son imputados diferenciando el gasto de mantenimiento de cuenta
que se financia al 100% por recursos del BIRF (cargados a la categoría 1.-Servicios de
consultoría BIRF) de los gastos por IVA financiados por el aporte de contraparte local
(imputados a
la categoría 1.-Servicios de consultoría local). En el caso de los
honorarios cuando estos son facturados por responsables inscriptos en IVA se apropian
16
el 82% a categoría 1.-Servicios de consultoría BIRF y el resto a categoría 1.-Servicios
de consultoría local. Consecuentemente en aquellos estados financieros donde no se
discrimina la fuente de financiamiento la categoría 1. Servicios de Consultoría estará
formada por la sumatoria de montos de Servicios de consultoría BIRF y Servicios de
consultoría local. Este mismo procedimiento se aplica para las subcuentas.
Se estudiará la posibilidad de adecuar el sistema contable actualmente en uso a las
recomendaciones efectuadas.
Recomendación:
Se recomienda la implementación de un sistema contable integrado que permita la
registración integral y secuencial de las operaciones realizadas, basado en un plan de
cuentas contable debidamente codificado, tal como lo sugieren las prácticas contables en la
materia. Adecuar las registraciones a efectos de mantener claramente identificados los
conceptos imputados.
2) SISTEMA DE ARCHIVOS
Observación:
Los archivos suministrados no se encuentran separados por rubro de gastos sino por
actividad, hallándose indistintamente facturas de compra de bienes con su respectivo
concurso de precios y documentación de pago junto a los informes de un consultor con sus
respectivas facturas y proceso de selección. Tal situación originó una verificación previa
de la documentación obrante en dichos biblioratos a efectos de validar la coincidencia de
los comprobantes con las registraciones, tarea que se vio dificultada por carecer los
mismos de imputación contable.
Comentarios de la UE:
El sistema de archivo fue encarado en función de las actividades programadas abarcando
todos sus aspectos a fin de facilitar su consulta a los referentes operativos.
Se trata de actividades que en muchos casos contemplan distintos tipos de contrataciones,
ejemplo consultores, insumos etc, pero en todos los casos la documentación se encuentra
17
archivada agrupada por el tipo de contratación.
Se contemplará para futuras contrataciones hacer una copia de toda la documentación que
involucre a los consultores a fin de armar un legajo por separado.
Recomendación:
Se recomienda la separación de la documentación relativa al rubro consultores del resto
de las operaciones mediante la confección de legajos individuales de cada consultor
donde conste toda la documentación que respalde el proceso de selección, evaluación,
contratación y cumplimiento de las obligaciones asumidas por los profesionales
contratados.
3) PLAN OPERATIVO ANUAL
De acuerdo al Convenio que regula la Donación Nº 27282 los gastos que financia el Banco
se agrupan en tres categorías de inversión: Servicios de Consultoría, asistencia técnica y
publicaciones-Seminarios, conferencias y cursos de capacitación y Bienes.
Para este análisis se tuvo a la vista el formulario B: Actividades y Recursos
correspondiente al Plan operativo anual 2002 de la Donación mediante el cual fue
presupuestado el costo y la cantidad de recursos que se necesitaban para realizar esas
actividades. De dicho análisis se detectó que las registraciones que efectúa la Donación se
basan en la imputación prevista en el Plan operativo anual para las tres categorías de
inversión aprobadas por el Banco, independientemente de su concepto contable, es decir
que si bien se debe observar que la actividad aprobada en el Plan coincida con la realizada,
contablemente debería tener un tratamiento acorde al de las normas y prácticas contables
vigentes. Como ejemplo se mencionan las siguientes situaciones:
Observaciones:
a) Los gastos incurridos para el desarrollo de una página Web para la Oficina
Anticorrupción por $ 24.900 más IVA ($ 30.129.-), de acuerdo a un contrato suscripto
con la firma IMD Lab. S.A., fue imputado a la categoría de Servicios de Consultoría y
18
hubiera correspondido ser imputado en el rubro Bienes por considerarse un intangible
que forma parte del patrimonio de la Oficina, aún cuando culmine el financiamiento de
la Donación.
b) Los honorarios de la consultora que tradujo la conferencia de la Primera reunión de
Oficinas de ética pública de las Américas fueron imputados al rubro Seminariosactividad I.2.C.3 Intérpretes- del Plan operativo, mientras que los gastos de alimentos y
bebidas, alquiler de los equipos, e imprenta incurridos para el mismo seminario fueron
imputados a la categoría de inversión Servicios de consultoría, actividades I.2.C.4.5. y 6
del Plan operativo. Es decir que se siguió estrictamente lo previsto en Plan operativo
anual 2002 aún cuando el gasto accesorio quedara desglosado del principal.
Comentarios de la UE:
El Banco Mundial
requiere que los estados financieros informen sobre los gastos
utilizando las categorías de desembolso, este agrupamiento permite verificar las cifras
reportadas con la información existente en sus registros. El Plan Operativo Anual es
aprobado por el Banco y las normas del mismo establecen que las actividades se ajusten e
imputen a las líneas presupuestarias aprobadas con no objeción por el Banco.
a) En el caso del desarrollo de la Pag. Web de la Oficina el Plan Anual aprobado por el
Banco incluía su diseño en la Categoría Servicios de Consultoría, ateniéndose a ese
criterio se obtuvo la No Objeción del Banco de los términos de referencia para la
contratación y así se registró.
b) Acorde a lo manifestado más arriba se siguió estrictamente lo previsto en el Plan
Operativo Anual 2002 aprobado y en función de éste se obtuvieron las no objeciones a
los términos
de referencia para la realización de la actividad
en sus distintos
componentes y de acuerdo a las líneas presupuestarias y a su imputación a las distintas
categorías.
Se estudiará la posibilidad de implementar la recomendación realizada.
19
Recomendación: Si bien el punto 3 del Anexo Propósitos, términos y condiciones de la
Donación requiere que las actividades que se desarrollen se ajusten a las dispuestas en el
plan de trabajo anual, se recomienda que el mismo sea confeccionado con participación del
personal de la unidad ejecutora de la Donación, quien deberá imputar contablemente tales
actividades en oportunidad de la confección de los estados financieros del ejercicio.
4- CONSULTORES
Del análisis practicado a los siete contratos suscriptos durante el ejercicio 2002, de los
cuales cinco corresponden a contratos de obras y los dos restantes a contratos de servicios,
surgieron los siguientes comentarios:
Proceso de selección:
Observaciones:
a) En dos casos no se realizó proceso de selección (terna) para la contratación del ejercicio
2002 y en la que se confeccionó para el ejercicio 2001, los consultores fueron elegidos
en un único proceso de selección en el que participaron varios postulantes.
b) En todos los casos el currículum vitae presentado no posee sello de recepción por parte
de la unidad ejecutora, en cinco casos no tienen fecha de emisión y dos de ellos no
poseen firma del consultor.
c) En un caso no se adjunta título profesional habilitante.
d) En dos casos los consultores fueron seleccionados en un único proceso de selección en
el que participaron varios postulantes.
Comentarios de la UE:
a) No se realizó terna debido a que fue recontratado.
b) c) y d) Sin comentario
Control de Legajos
Observaciones:
a) En cinco casos no hubo solicitud de contratación para los consultores.
20
b) En dos casos no constan las constancias de CUIT.
c) En cuatro casos el consultor no realizó la declaración jurada de incompatibilidades para
ocupar el cargo.
Comentarios de la UE:
a) b) Sin comentario
c) Sin comentario.
Análisis de Contratos
Observaciones:
a) En todos los casos en los contratos no figura la nacionalidad del consultor ni el número
del correspondiente al contrato.
b) En un caso no se cumplen las etapas previstas en el cronograma de avance de Obras
adjunto al contrato.
c) En los dos contratos de servicios suscriptos no se indica el rango ni la función del
consultor de acuerdo con la escala de honorarios suministrada.
Comentarios de la UE:
Sin comentarios
Control de Informes
Observaciones:
a) En dos casos no consta el período de ejecución del informe.
b) En un caso no consta la fecha de recepción del informe.
c) En un caso la entrega de informes no se cumplimentó de acuerdo al cronograma de
avance de obra previsto.
Comentarios de la UE:
Sin comentarios
21
Recomendación:
Documentar adecuadamente las contrataciones manteniendo legajos separados por cada
consultor. Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información. Monitorear el grado de cumplimiento de las obligaciones asignadas a los
consultores contratados por el Proyecto.
5- VIÁTICOS Y VIAJES
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista el pasaje a Washington de un funcionario de la OA por $ 2.548,30
correspondiente a la orden de pago Nº 17/02.
b) No se puso a disposición la escala de viáticos aplicada para la liquidación de estos
conceptos en aquellos viajes realizados por funcionarios al exterior.
Comentarios de la UE:
a) Sin comentario.
b) El monto de viáticos que se aplicó corresponde a la escala PNUD de viáticos, que fue
consultada telefónicamente.
Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación. Aplicar para la
liquidación de viáticos la escala vigente (Decreto 1184/01 y complementarios).
6- DIFERENCIA DE CAMBIO:
Observación:
Se mantienen diferencias entre los tipos de cambio utilizados por la unidad ejecutora para
efectuar las rendiciones al Banco de algunos pagos incluidos en los SOEs 7 y 8 con
relación a los tipos de cambio aplicados por esta auditoría, que consistió en practicar cortes
según los montos de las órdenes de pago del ejercicio teniendo en cuenta la correlatividad
numérica y cambiando el tipo de cambio ante la insuficiencia del saldo bancario. Tal
diferencia lleva a concluir que se habría justificado de menos al Banco la suma de U$S
22
423,62.
Comentarios de la UE:
Se procederá a ajustar durante el ejercicio 2003 en los futuros SOE’s los montos señalados
en el informe por U$S 423,62.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos al momento de preparar las
solicitudes de retiro de fondos que se cursan del Banco.
BUENOS AIRES, 15 de octubre de 2003.
Dra. Mónica CANAY
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
23
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DE LA DONACIÓN “ APOYO A LA OFICINA ANTICORRUPCIÓN”
CARTA ACUERDO IDF N° 027282
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción
Tal como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la
Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para
la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Circularización de saldos;
- Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos;
- Conciliaciones y reconciliaciones bancarias;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Cotejo de orígenes con información de terceros;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría, en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
El análisis realizado por esta auditoría comprendió:
-
el 100 % de los orígenes y aplicaciones del ejercicio.
24
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la Unidad de Coordinación no obstaculizó
nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 15 de octubre de 2003.
Dra. Mónica CANAY
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
25