2005_222info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA
“DONACIÓN JAPONESA PARA LA PREPARACIÓN DEL CUARTO PROYECTO
PARA LA EDUCACIÓN”
CONVENIO DE DONACIÓN TFO N° 26841
(Ejercicio irregular N°1 del 03/12/03 al 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros al 31/12/04 detallados en I- siguiente, correspondientes a la
“Donación Japonesa para la Preparación del Cuarto Proyecto para la Educación Secundaria”,
llevado a cabo a través de la Subsecretaría de Coordinación Administrativa dependiente del
Ministerio de Educación Ciencia y Tecnología, financiado con recursos provenientes del
Convenio de Donación TFO N° 26841, suscripto el 30 de agosto de 2002 entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), actuando este último
como administrador de los fondos de donaciones provistos por Japón.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el Período de Revisión Irregular entre el
03/12/03 y el 31/12/04, expresado en pesos y dólares y notas 1 a 4 que forman parte del
mismo.
b) Estado de Inversiones Por Insumo por el período finalizado el 31/12/04, por el Período
de Revisión Irregular entre el 03/12/03 y el 31/12/04, expresado en pesos y dólares.
c) Notas a los Estados Financieros 1 a 9.
1
Los mencionados estados fueron confeccionados por la Dirección General Unidad de
Financiamiento Internacional (DGUFI), que se desenvuelve en el ámbito de la
Subsecretaría de Coordinación Administrativa del Ministerio de Educación, Ciencia y
Tecnología sobre la base de registros elaborados en pesos, y son de su exclusiva
responsabilidad. Fueron presentados inicialmente a esta auditoría con fecha 23/05/05 y
posteriormente en forma parcial, su versión definitiva el 05/12/05, la cual fue completada
el 12/12/05. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto emitir una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 28/07/05 y el 25/08/05 y entre
el 27/10/05 y el 12/12/05, fecha en que fueron recepcionados los comentarios a las
observaciones de auditoría.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) El importe que se expone como “Préstamo Donaciones BIRF”, en el Estado de Origen
y Aplicación de Fondos en pesos, se encuentra sobrevaluado en $ 1.654,64, debido a
que en algunos casos se utilizó para la conversión un tipo de cambio que no
2
corresponde al de la fecha de la transacción. Asimismo, lo expuesto deriva en la
subvaluación por el mismo importe de la Diferencia de Cotización expuesta en el
mismo estado y en la Nota N° 4 al Estado de Origen y Aplicación de fondos.
A su vez, lo expuesto origina una distorsión, por el mismo monto, en la composición de
los “Saldos a Aplicar BIRF” y “Otros Aportes”.
2) Se efectuó la presentación de notas a los estados financieros que reiteran la numeración
1 a 4 sin que se aclare la diferencia de carácter de las mismas, a los efectos de poder
individualizar claramente a que nota remiten las referencias incluidas en los Estados.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en I-, excepto
por lo expuesto en III 1), presentan razonablemente la situación financiera de la “Donación
Japonesa para la Preparación del Cuarto Proyecto para la Educación Secundaria” al
31/12/04 así como las transacciones realizadas durante el período iniciado el 03/12/03 y
finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con
los requisitos establecidos en el Convenio de Donación de los fondos provenientes del
Japón TFO N° 26841, de fecha 30/08/02.
BUENOS AIRES, 12 de diciembre de 2005.
3
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DE
LA DONACIÓN JAPONESA PARA LA PREPARACIÓN DEL CUARTO PROYECTO
PARA LA EDUCACIÓN”
CONVENIO DE DONACIÓN TFO N° 26841
(Ejercicio irregular N°1 del 03/12/03 al 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidas durante el ejercicio irregular iniciado
el 03/12/03 y finalizado el 31/12/04, correspondiente a la “Donación Japonesa para la
Preparación para la Educación Secundaria”, financiado con recursos provenientes del Convenio
de Donación de los fondos provenientes del Japón TFO N° 26841, suscripto el 30 de agosto de
2002 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF), actuando este último como administrador de los fondos provistos por Japón.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolsos por el Período de Revisión Irregular: 03/12/03 al
31/12/04, expresado en dólares estadounidenses y pesos.
El estado fue preparado por la DGUFI sobre la base de los Certificados de Gastos y de las
Solicitudes de Retiros de Fondos relacionadas, todas en dólares estadounidenses, que
4
fueron emitidas al 31/12/04, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de documentación de respaldo de los SOE’s, verificación de la
elegibilidad de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
III.- ACLARACIONES PREVIAS
El importe en pesos que se expone como Solicitud N° 8, columna “BIRF $”, en el estado
mencionado en I no coincide con la correspondiente solicitud, verificándose una diferencia
en menos de $ 965,10.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I anterior,
correspondiente a la “Donación Japonesa para la Preparación del Cuarto Proyecto para la
Educación Secundaria”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar los
Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos al
5
31/12/04, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Donación de
los fondos provistos por Japón TFO N° 26841 del 30/08/02.
BUENOS AIRES, 12 de Diciembre de 2005.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL
DE LA “DONACIÓN JAPONESA PARA LA PREPARACIÓN DEL CUARTO
PROYECTO PARA LA EDUCACIÓN”
CONVENIO DE DONACIÓN TFO N° 26841
(Ejercicio irregular N° 1 del 03/12/03 al 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado
el examen del estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio Período de Revisión Irregular
iniciado el 03/12/04 y finalizado el 31/12/04, correspondiente a la Cuenta Especial de la
“Donación Japonesa para la Preparación del Cuarto Proyecto para la Educación Secundaria”,
financiado con recursos provenientes del Convenio de Donación TFO N° 26841, suscripto el 30
de Agosto de 2002 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF), actuando este último como administrador de los fondos provistos por Japón.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/04, expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la DGUFI sobre la base de los movimientos de la cuenta en
dólares estadounidenses N° 343776/4, mantenida en el Banco de la Nación Argentina
(BNA), Sucursal Plaza de Mayo, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
7
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo los procedimientos de auditoría considerados necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Los USD 40.000 que se exponen en el apartado Reintegros del Banco Mundial –De
Solicitud del año 2003, no corresponden a un reintegro sino a la Solicitud de Desembolso
de la Asignación Autorizada.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- presenta
razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial de la “Donación
Japonesa para la Preparación del Cuarto Proyecto para la Educación Secundaria” al 31 de
diciembre de 2004, así como las transacciones operadas durante el ejercicio irregular
iniciado el 03-12-03 y finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables financieras usuales en la República Argentina y con las estipulaciones sobre el uso de
fondos contempladas en la respectiva cláusula y anexo del Convenio de Donación TFO N°
26841 del 30/08/02.
BUENOS AIRES, 12 de Diciembre de 2005.
8
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DE LA DONACIÓN JAPONESA PARA LA PREPARACIÓN DEL CUARTO
PROYECTO PARA LA EDUCACIÓN”
CONVENIO DE DONACIÓN TFO N° 26841
(Ejercicio irregular N°1 del 03/12/03 al 31/12/04)
Al Señor Subsecretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros por el Período de Revisión Irregular: 03/12/03 al 31 de diciembre
de 2004, correspondientes a la “Donación Japonesa para la Preparación del Cuarto Proyecto para
la Educación Secundaria ”, operado por DGUFI, se ha examinado el cumplimiento de las
cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones
y anexos del Convenio de Donación TFO N° 26841, suscripto el 30 de agosto de 2002 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), actuando
este último como administrador de los fondos provistos por Japón.
a) Objetos y Actividades
Originalmente los objetivos de la Donación estaban destinados a continuar la
implementación del proceso de reforma de la educación secundaria en 7 provincias. No
obstante ello, con la entrada en vigencia de la enmienda a partir del 04/01/05, los
mismos fueron modificados a fin de prestar asistencia para la Educación Rural y
Técnica a todas las provincias del país.
Transcurridos 13 meses contados a partir de la fecha del primer desembolso y 28 meses
desde la firma del Convenio, cabe destacarse que sólo fue utilizado el 19,67% de los
fondos disponibles de acuerdo a la Carta Convenio.
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b) Contrataciones
Se ha dado un razonable cumplimiento, no obstante ello las observaciones puntuales se
exponen en el Memorando a la Dirección.
c) Retiro de los Fondos de la Donación
Cumplida en términos generales. Con respecto al plazo para la finalización mencionado
en 4.3 b), que originalmente estaba establecido para el 20/03/04, el mismo fue
prorrogado por Nota BIRF del 20/01/04 hasta el 20/03/05 y posteriormente, por
enmienda del 04/01/05, hasta el 28/06/05.
d) Cuentas y Auditorías
Se ha dado un razonable cumplimiento, no obstante ello las observaciones puntuales se
exponen en el Memorando a la Dirección.
BUENOS AIRES, 12 de diciembre de 2005.
10
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DE LA
DONACIÓN JAPONESA PARA LA PREPARACIÓN DEL CUARTO PROYECTO
PARA LA EDUCACIÓN”
CONVENIO DE DONACIÓN TFO N° 26841
(Ejercicio irregular N°1 del 03/12/03 al 31/12/04)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período
comprendido entre el 03/12/03 y el 31/12/04, correspondientes a la “Donación Japonesa para la
Preparación del Cuarto Proyecto para la Educación Secundaria”, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la DGUFI, que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos, referidas a las
observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento
de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas
aplicables en la materia.
I. CONSULTORES
a) Observaciones Generales:
No se confeccionan legajos de consultores. La documentación se encuentra archivada en
un expediente que incluye, entre otras cosas, todas las contrataciones efectuadas, lo cual
11
dificulta el seguimiento y ubicación de la referida a cada contratación y el análisis de la
relación contractual de cada persona a través de la vida del Programa. Asimismo se pudo
constatar que no se respeta el orden cronológico para el archivo y que la documentación
en algunos casos mostraba evidencias de deterioro con posibilidades de extravío.
Comentarios de la DGUFI: Esta Dirección entendió oportunamente que el expediente
constituía la forma más transparente y segura de archivar la documentación. Es cierto que
en algunos casos la documentación obrante en las fojas finales de cada cuerpo puede
presentar signos de deterioro. Se toma en cuenta la observación y se arbitraran los medios
necesarios para que ello no ocurra. De todas maneras, consideramos que no hay
posibilidades de extravío de documentación.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos que contengan toda la
documentación referida a las contrataciones de consultores realizadas, y que garanticen
adecuados niveles de conservación de la misma.
b) Observaciones de Carácter Particular
Ternas de Selección
Observaciones:
1) En casi la totalidad de los casos, los Currículos tenidos a la vista no se encontraban
fechados de puño y letra por el titular de los antecedentes, tal como se requiere según
el punto dos del apartado Procedimientos de Contratación establecidos en los
“Procedimientos y Control Interno de la Donación Japonesa” que nos fueran
suministrados. A su vez, en un caso tampoco estaba inicialado en todas sus hojas.
2) En dos de las ternas analizadas, las fechas de recepción de las cartas de postulación
por parte de la U.F.I se encontraban enmendadas sin salvar. Asimismo, en un caso la
carta de postulación tiene fecha de emisión y de recepción anterior a la emisión del
Currículum Vitae que adjunta.
12
3) En dos casos las ternas estaban integradas por postulantes que no reunían los
requerimientos establecidos en los términos de referencia- Perfil del consultor.
4) No se tuvo a la vista documentación que justifique la contratación directa de uno de
los consultores que integra la muestra seleccionada.
Respuesta de la DGUFI:
1) Se toma en cuenta la observación y se arbitrarán los medios necesarios para subsanar
estos hechos a futuro, calificando como obligatorio para cada postulante el requisito
de presentar sus antecedentes inicialados en cada hoja del C.V. presentados, firmados
y fechados de puño y letra en la última carilla.
2) Se toma en cuenta la observación y se arbitrarán los medios necesarios para subsanar
estos hechos a futuro.
3) (Comentario no procedente).
4) Se toma en cuenta la observación realizada.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas, garantizando
la transparencia de los procesos de selección.
Control de Legajos
Observaciones:
1) En algunos casos no se tuvo a la vista el original de la Declaración Jurada de
Incompatibilidades.
2) En la mayoría de los casos no se tuvo a la vista constancia del cumplimiento de las
obligaciones de Reempadronamiento del Monotributo. (R.G.AFIP 1695/04).
3) Las solicitudes de contratación no tienen número.
Respuesta de la DGUFI:
1) (Comentario no procedente).
13
2) Se toma en cuenta la observación, aunque vale aclarar que antes de la realización de
cada pago de honorarios, se constató en la base de datos de la AFIP, la constancia del
Monotributo actualizada a ese momento.
3) Se toma en cuenta la observación. Si bien el sistema contable y presupuestario
utilizado le otorgó un número a cada contrato, el mismo no fue transcripto en cada
instrumento suscripto.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas.
Análisis de Contratos
Observaciones:
1) Los contratos no se encuentran prenumerados.
2) En todos los casos analizados la fecha de suscripción de los contratos es anterior a la
de la Resolución de la Subsecretaría de Coordinación Administrativa (SSCA). que
autoriza la misma. Asimismo, como consecuencia de lo expuesto en la mayoría de los
casos no consta en los contratos el número de resolución correspondiente.
3) En un caso la fecha de inicio de actividad es anterior a la fecha de suscripción del
respectivo contrato.
4) Las fechas de firma de los contratos no son de puño y letra del contratado en todos los
casos analizados.
Respuesta de la DGUFI:
1) Vale tomar en este caso puntual, la misma respuesta dada en el acápite Control de
Legajos, en su item 3).
2) El contrato suscripto por el consultor, toma validez y se perfecciona a partir, y sólo a
partir de la firma del acto administrativo aprobatorio de ese contrato. No antes. El
problema no es de la Dirección, sino que es producto de la coyuntura resultante del
circuito aprobatorio de los contratos de consultoría individual, sea cual fuere el
financiamiento. En este caso, se sugiere una reunión a este efecto para que en un
futuro próximo, pueda lograrse mejorar estos circuitos que son producto de una
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situación particular institucional y coyuntural que atañe a todos los Ministerios y
Organismos del Estado Nacional. En cuanto a los números de acto administrativo
aprobatorio en los contratos, se toma en cuenta la observación realizada.
3) Se toma en cuenta la observación realizada y se arbitrarán los medios necesarios para
subsanar estos hechos en el futuro.
4) Se toma en cuenta la observación realizada y se arbitrarán los medios necesarios para
subsanar estos hechos en el futuro.
Recomendaciones:
- Tener en cuenta la normativa vigente.
- El consultor no debe iniciar las actividades hasta tanto se haya suscripto el contrato que
enmarca las relaciones jurídicas involucradas.
Control de Pago de Honorarios:
Observaciones:
1) No consta la firma y/o fecha en los recibos de pago en 28 de las Autorizaciones de
Pago tenidas a la vista (Nº 20040064 / 068/ 070/ 073/ 084/ 086/ 098/ 103/ 105/ 110/
112/ 131/ 136/ 150/ 156/ 158/ 166/ 200/ 201/ 202/ 203/ 205/ 211/ 219/ 220/ 224/ 225/
227).
2) Se verificó la existencia de facturas enmendadas sin salvar.
3) Se pudo constatar un atraso de un mes y medio en el depósito de la retención de
impuesto a las ganancias efectuada a uno de los consultores, dando lugar al pago de
intereses resarcitorios por $ 37,20.
Respuestas de la DGUFI:
1) En las órdenes de pago mencionadas el pago se efectuó a través del Banco Patagonia.
Para los consultores se abrieron cuentas de Caja de Ahorro donde se depositaron los
honorarios. En las órdenes de pago no consta la firma del consultor ya que el pago es
por intermedio del Banco.
2) Se toma conocimiento y se tendrá en cuenta la observación.
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3) Se toma conocimiento y se tendrá en cuenta la observación.
Recomendaciones: Debe constar en las autorizaciones de pago la firma del beneficiario
como constancia de recepción del pago de honorarios.
Documentar adecuadamente los pagos realizados.
Control de Informes:
Observaciones:
1) El 33 % de los informes tenidos a la vista no estaba firmado por el consultor.
2) Se verificó la existencia de dilaciones de hasta 30 días para la aprobación de los
informes presentados con el consecuente atraso en los pagos.
3) En un caso la fecha de recepción del informe es anterior a la fecha de remisión del
mismo. A su vez, en otro caso no se tuvo a la vista el sello y fecha de recepción de la
U.F.I.
Respuestas de la DGUFI:
1) Se toma conocimiento de la observación.
2) En algunos casos las dilaciones de las aprobaciones de los informes de los consultores
fueron consecuencia del retrazo en la probación de los funcionarios provinciales y
nacionales.
3) Se toma en cuenta la observación realizada y se arbitrarán los medios necesarios para
subsanar estos hechos en el futuro.
Recomendaciones:
Los informes deben estar firmados a los efectos de responsabilizarse por la autoría
intelectual de los mismos.
Establecer plazos razonables para la probación de informes a fin de evitar
incumplimientos en los cronogramas de pago.
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II. PASAJES Y VIATICOS
Observaciones:
1) Se tuvieron a la vista Autorizaciones de Pago cuyos recibos no estaban firmados por
los beneficiarios.
2) En dos casos la fecha de solicitud de viáticos es posterior a la fecha de realización del
viaje.
3) Se verificó en un caso que el pasaje emitido no corresponde al consultor a cuyo
nombre se hizo la solicitud del mismo y a quién se liquidaron los viáticos.
4) En la mayoría de los casos las solicitudes de pasajes no detallan fecha de entrega ni
número de pasaje entregado y carecen de constancia de recepción.
Respuestas de la DGUFI:
1) Los viáticos fueron depositados en las cuentas de caja de ahorro de los consultores.
Por esa razón no consta la firma en órdenes de pago.
2) La emisión de dos solicitudes de viáticos se imprimió con error en la fecha.
Correspondía emitirse con fecha del mes anterior.
3) La reserva fue solicitada con los datos correspondientes a OCOVU, quienes
registraron erróneamente el nombre (no el apellido) del consultor. Se informó de
dicho error y el personal de OCOVU procedió al arreglo del mismo, mediante el
envío de un correo electrónico a la línea aérea en Aeroparque registrándolo en el
sistema Amadeus.
4) En las solicitudes de pasajes no figura ni número de pasaje ni constancia de recepción
dado que los billetes electrónicos son enviados vía mail.
Recomendaciones: Establecer circuitos que garanticen adecuados niveles de control.
III. GASTOS DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO
Observaciones: En uno de los casos analizados no formaban parte de la documentación
suministrada, los tres presupuestos ni el cuadro de evaluación correspondiente, que
documenten la contratación del proveedor más económico.
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Respuestas de la DGUFI: Los tres presupuestos no fueron adjuntados a la orden de
pago, ya que se separaron de la misma para proceder a fotocopiarlos y por error, no se
volvió a adjuntar. El original de los presupuestos se encuentra archivado en el expediente
10258/04 de fuente 11, ya que en el mismo taller participaron funcionarios provinciales
invitados por el Ministerio de Educación y parte del Catering debía ser abonado por el
Ministerio.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas.
IV. DISPONIBILIDADES
Observaciones:
1) No se tuvieron a la vista las conciliaciones bancarias correspondientes a la cuenta
corriente N° 3520/56 del ejercicio auditado.
2) Se pudo verificar que los cheques 5016/17/18/19 y 20 se exponen en el mayor por un
importe que difiere del expuesto en las Autorizaciones de Pago, en el libro bancos y
en el extracto bancario.
3) Se constató que el Proyecto pese a no haber establecido un fondo fijo, de acuerdo a la
respuesta suministrada a nuestro cuestionario de control interno, con los resguardos
correspondientes ha emitido en más de una oportunidad un cheque que se destina al
pago de varios gastos menores en efectivo. Cabe aclarar que en el mayor contable
tales pagos se exponen como “Transferencia”.
4) Los mayores contables no detallan el concepto del gasto efectuado, sólo indican
número de A.P y en la mayoría de los casos N° de cheque, lo cual dificulta la
realización de controles.
Respuestas de la DGUFI:
1) La conciliación bancaria se realizó en el libro de banco, dejando indicado su control a
la derecha del saldo y su revisión con el extracto bancario. En el caso de no coincidir
con el extracto, se dejó registrada la diferencia.
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2) Las Autorizaciones de Pago correspondientes a los cheques 5016/17/18/19 y 20
fueron oportunamente desafectadas por error de imputación. Al efectuar esta
desafectación, la numeración de los cheques se imprimió en el mayor en forma
errónea.
3) El Proyecto no lleva Fondo Fijo. Los gastos realizados, corresponden a la realización
de un taller por lo que fueron abonados por la Coordinadora del Proyecto,
procediendo luego a efectuarse el reembolso. Se emitió una autorización de pago por
cada comprobante y se abonaron con un sólo cheque. En el mayor aparece como
transferencia porque el Programa UEPEX, no permitía contabilizar las tres
autorizaciones de pago con la emisión de un solo cheque. Luego el sistema UEPEX
efectuó una actualización y se pueden contabilizar todas las órdenes de pago con la
emisión de un solo cheque y en el mayor aparecen identificadas cada una de las
órdenes de pago emitidas.
4) El sistema UEPEX, para efectuar otros controles, emite un listado por número de
orden de pago detallando el beneficiario, tipo de pago y concepto. También emite un
subdiario de banco indicando fecha, beneficiario, concepto e importe.
Recomendaciones: Establecer circuitos administrativos que garanticen adecuados
niveles de control.
BUENOS AIRES, 12 de diciembre de 2005.
19
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DE LA
“DONACIÓN JAPONESA PARA LA PREPARACIÓN DEL CUARTO PROYECTO
PARA LA EDUCACIÓN”
CONVENIO DE DONACIÓN TFO N° 26841
(Ejercicio irregular N° 1 del 03/12/03 al 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- Cotejo con registros;
- test o prueba de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- análisis de legajos;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros y contra documentación respaldatoria de la DGUFI.
- validez de la información complementaria y notas anexas a los estados financieros objeto de
examen;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
20
El alcance de nuestra tarea comprendió entre otros:
-
el 100 % de los ingresos expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el
ejercicio irregular finalizado el 31/12/04;
-
el 36,94 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos
correspondientes al ejercicio irregular finalizado el 31/12/04, conforme se detalla
seguidamente;
Concepto
Servicios de Consultoría
Talleres para Diseño
Resultados Varios
TOTAL
USD
% Incidencia
Muestra USD
% Muestra
100.070,02
79,40
35.499,15
35,47
25.749,91
20,43
10844,99
42,12
206,92
0,17
206,92
126.026,85
100
46.551,06
100
36,94
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 12 de Diciembre de 2005.
21