2000_011_13info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF
(Período comprendido entre el 01/01/98 y el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1998, correspondientes al “Proyecto de Reforma del Sector Salud ” (PRESSAL),
parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3931-AR,
suscripto el 19 de enero de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su enmienda de fecha 21 de enero de 1998.
La administración financiera es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora Central del Proyecto
(UEC) creada al efecto, en el ámbito de la Secretaría de Programas de Salud del Ministerio de
Salud y Acción Social de la Nación.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Situación Patrimonial al 31/12/98, expresado en pesos y en dólares
estadounidenses, y notas explicativas N° 1 a 12 que forman parte del mismo.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al período 1/1/98 al
31/12/98, expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
1
c) Estado de Origen y Aplicación de Fondos acumulado al 31/12/98, comparativo con el
acumulado al cierre del ejercicio anterior, expresado en pesos y en dólares
estadounidenses.
d) Estado de Inversiones acumuladas al 31/12/98, expresado en miles de dólares
estadounidenses.
e) Detalle de Inversiones por Componente de Costos del Proyecto acumulado al
31/12/98, expresado en dólares estadounidenses.
f)
Detalle de Inversiones por Componente de Costos del Proyecto correspondiente al
ejercicio 1998, expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
Los mencionados estados fueron confeccionados por la UEC sobre la base de registros
elaborados en pesos, al tipo de cambio USD 1 = $ 0,998 y son de su exclusiva
responsabilidad. Fueron presentados formalmente a esta auditoría con fecha 07/07/99 y se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra responsabilidad es expresar una opinión de dichos estados basada en el
correspondiente examen de auditoría, habiéndose realizado el trabajo de campo entre el
23/11/98 y el 29/04/99, y entre el 22/06/99 y el 08/07/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios en las circunstancias, y que se detallan en nuestra declaración
de procedimientos adjunta.
2
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Iprecedente, presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Reforma del
Sector Salud” al 31/12/98, así como las transacciones operadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con
los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3931-AR BIRF de fecha
19/01/96 y su modificación.
BUENOS AIRES, 28 de julio de 1999.
3
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE´s) DEL
“PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF
(Período comprendido entre el 01/01/98 y el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco
Mundial durante el ejercicio 1998, correspondientes al “Proyecto de Reforma del Sector Salud”,
parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3931-AR,
suscripto el 19/01/96 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF), y su enmienda de fecha 21 de enero de 1998.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de SOE’s por el ejercicio finalizado el 31/12/98, expresado en dólares
estadounidenses.
b) Estado de Solicitudes de Desembolso, por categoría de gasto, por el ejercicio finalizado
el 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses.
c) Nota a los Estados de SOE’s que forma parte de los anteriores.
4
Los estados fueron preparados por la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) y son
de su responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo el análisis de documentación respaldatoria, verificación de la elegibilidad de
los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, aplicados
sobre el 52,06 % del total de gastos justificados en el ejercicio 1998.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) Se ha podido observar con relación a la Licitación Pública Internacional (LPI) N° 03Hospital Schestakow, que en el ejercicio 1998 se han justificado de más USD 1.768,55
y USD 584,31 en los SOE’s N° 33 y 36, respectivamente, bajo la categoría 1 “Obras
Civiles”, debido a que la Unidad Ejecutora de la Provincia de Mendoza no procedió a
descontar de la certificación mensual las economías efectuadas en la obra, lo cual
implicó pagos en exceso al contratista.
2)
En el caso de la LPI N° 02- Hospital Lagomaggiore se ha podido observar que la UEP
de Mendoza no procedió a descontar de la certificación mensual las economías
efectuadas en la obra, lo cual implicó un adelanto financiero de USD 154.252,60 (sin
IVA); de éstas, se han justificado de más en el ejercicio 1998 USD 107.976,82
5
(equivalentes al 70 % financiado por BIRF) en los SOE’s N° 25, 28, 29, 32 y 36 bajo
la categoría 1 “Obras Civiles”. No obstante ello, cabe aclarar que esta situación se ha
regularizado en el último pago efectuado al contratista, descontando dicho importe del
SOE N° 36 (SOE en el cual se justificó el último pago).
3) Tal como se expone en nota a los estados de SOE’s, el 28/11/98 la UEC confeccionó
el SOE N° 35 a los fines de efectuar la recategorización de gastos rendidos a través de
las justificaciones N° 1 a 21 de acuerdo a la enmienda del Convenio de Préstamo del
21/01/98, mediante la cual se incorpora la categoría 6 “Administración de Proyecto”.
Cabe aclarar que al 31/12/98 el BIRF no había efectuado las correspondientes
imputaciones en los Monthly Disbursement Summary.
4) Por otra parte, se verificaron discrepancias por un total de USD 269.893,90 entre los
importes imputados a las distintas categorías por el BIRF en los Monthly
Disbursement Summary y los importes justificados por la UEC en los SOE’s N° 23,
27, 28, 32, 34 y 36. El BIRF lo imputó a la categoría 1 y la UEC a las categorías 6 por
USD 35.757,50, y a la 3 por USD 234.136,40.
5) Los importes consignados en la columna 17 “Monto Retirado de la Cuenta Especial”
de los Certificados de Gastos emitidos durante 1998, corresponden a dólares
estadounidenses convertidos al tipo de cambio USD 1 = $ 0,998.
6) El SOE N° 31 corresponde a la ampliación de la asignación autorizada.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- 1) y 2)
precedentes, los estados identificados en el apartado I-, correspondientes al “Proyecto de
6
Reforma del Sector Salud”, resultan ser razonablemente confiables para sustentar los
Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y
presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31/12/98, de conformidad con los
requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3931-AR BIRF del 19/01/96, y su
modificación.
BUENOS AIRES, 28 de julio de 1999.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF
(Período comprendido entre el 01/01/98 y el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado
el examen del estado de la Cuenta Especial detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el
31/12/98, correspondiente al “Proyecto de Reforma del Sector Salud”, cuenta corriente N°
000609701000, mantenida en dólares estadounidenses en el Banco de la Nación Argentina,
Sucursal Nueva York de conformidad con la sección 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de
Préstamo N° 3931-AR BIRF del 19/01/96 y su modificación.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Transacciones de la Cuenta Especial en dólares N° 000609701000, por el
ejercicio comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1998, expresado en
dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) y se adjunta
inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
8
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo los procedimientos de auditoría considerados necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- presenta
razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de
Reforma del Sector Salud” al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones
operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contable-financieras usuales en la República Argentina y con las estipulaciones sobre el
uso de fondos contempladas en la respectiva cláusula y anexo del Convenio de Préstamo
N° 3931-AR BIRF del 19/01/96 y su modificación.
BUENOS AIRES, 28 de julio de 1999.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF
“PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD”
(Período comprendido entre el 01/01/98 y el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación,
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998,
correspondientes al “Proyecto de Reforma del Sector Salud” (PRESSAL), operado por la Unidad
Ejecutora Central del Proyecto (UEC) creada al efecto, se ha examinado el cumplimiento y
observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las
diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 3931-AR, suscripto el 19 de enero
de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF) y su enmienda de fecha 21 de enero de 1998.
a)
Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 101.400.000.-.
El monto total desembolsado por el BIRF, revaluado al 31/12/98, ascendió a USD
19.445.316,40 (incluido revalúo pool de monedas). Si bien no resulta significativo como
para exponerlo en el dictamen sobre los estados financieros del proyecto al 31/12/98,
conviene aclarar que existe una diferencia de USD 18,99 entre el importe expuesto
precedentemente y la cifra expuesta en la cuenta “Préstamo BIRF 3931-AR” del Pasivo del
Estado de Situación Patrimonial al 31/12/98, que surge como consecuencia de la
conversión en forma global de la deuda en moneda local a dólares, en la aplicación del tipo
de cambio.
10
Con fecha 25/08/98 el BIRF procedió a la conversión de la moneda del préstamo a junio de
1998, pasando de canasta de monedas a moneda única en dólares.
Por último cabe informar que en el mes de noviembre de 1997 el BIRF acordó la primera
enmienda al Convenio de Préstamo, suscripta por la prestataria el 21/01/98, destinada a
simplificar los procedimientos para la aprobación y ejecución de subproyectos,
incorporando principalmente con ese fin, la cláusula 3.12.
Asimismo se realizó una reasignación de los fondos a las categorías descriptas en el Anexo
1 del Convenio, procediendo a la incorporación de la categoría 6 para la financiación de
los gastos de administración del Proyecto por un monto de USD 6.000.000.-.
b)
Sección 2.02 (a): Retiros de la cuenta del préstamo de conformidad con el Anexo 1 del
Convenio.
En términos generales, se ha dado razonable cumplimiento. Las observaciones puntuales se
detallan en nuestro dictamen de SOE’s y en el Memorando a la Dirección del Proyecto,
adjuntos.
c)
Sección 2.02 (b): Cuenta Especial.
Cumplida.
d)
Secciones 2.04 y 2.05: Comisión de compromiso e intereses.
Cumplida.
e)
Sección 3.01 (a) Ejecución del Proyecto.
Con respecto a la ejecución del Proyecto se remite a lo expuesto en la cláusula 3.11 del
presente.
Con respecto a las observaciones detectadas por esta auditoría se remite a lo expuesto en
nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
Asimismo, cabe mencionar que según lo informado a través del Ayuda Memoria de la
Misión de Evaluación de Mediano Plazo del Banco Mundial realizada entre el 2 y el
11
11/12/98, se ha avanzado en la implementación integral de los Componentes I y III, pero
todavía existe un desequilibrio en la ejecución del Componente II, ya que sólo se ha
ejecutado el 5 % de las obras de infraestructura de un 36,12 % previsto (porcentajes al
31/10/98).
Por otra parte, y en relación a la aplicación de los procedimientos y metodologías en el
área de adquisiciones, se advirtió la necesidad de darle mayor énfasis a la elaboración de
los documentos técnicos y a la negociación técnica de las propuestas ganadoras, ya que se
ha observado que algunas de las obras en ejecución presentan problemas de diferente
naturaleza.
f)
Sección 3.01 (d): Fondos de contrapartida.
Cumplida. Al 31/12/98 se aportaron fondos de contrapartida local por $ 10.344.386.-.
Con respecto a la asignación presupuestaria para el ejercicio 1999 la UEC nos ha
informado que para todos los presupuestos nacionales, en lo referente al Ministerio de
Salud y Acción Social, se han incluido correctamente las partidas de fuente externa y
nacional para el Proyecto (Programa 29.01); no obstante ello, no hemos tenido a la vista la
documentación de respaldo correspondiente.
g)
Sección 3.02: Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultoría.
Las observaciones se detallan en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
h)
Sección 3.04: Provincias elegibles, en relación con sus respectivos subproyectos
elegibles.
Las observaciones se detallan en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
12
i)
Sección 3.06: Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC).
Cumplida. No obstante cabe aclarar que, del relevamiento de control interno realizado, se
observaron cambios en el área de adquisiciones de la UEC, con relación a la estructura
formal establecida en el Manual Operativo del Proyecto.
j)
Sección 3.07: Unidades de Implementación.
Cumplida. Se procedió a la creación de las Unidades Ejecutoras (UEP) en las provincias de
Mendoza y Buenos Aires, y en la ciudad de Buenos Aires.
k)
Sección 3.08: Informes trimestrales.
Cumplida.
l)
Sección 3.11: Contratos con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD).
- Con fecha 17/06/94, se suscribió el Documento de Proyecto ARG/94/012 “Apoyo en la
Formulación del Proyecto de Reforma del Sector Salud -Ciudad de Buenos Aires,
Conurbano Bonarense y Mendoza-” entre el Gobierno Argentino y el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que éste
último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
- Con fecha 15/01/97 se suscribió con el PNUD, con el mismo fin, el Documento de
Proyecto N° ARG/96/027 “Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto para la
Implementación del Hospital Público de Autogestión del Proyecto de Reforma del
Sector Salud (PRESSAL) en la Provincia de Mendoza” y su posterior revisión.
- El 28/04/97 se suscribió con el PNUD el Documento de Proyecto N° ARG/97/003
“Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto para la Implementación del Hospital Público de
Autogestión del Proyecto de Reforma del Sector Salud (PRESSAL) en la Provincia de
Buenos Aires” y su posterior revisión.
- Con fecha 24/06/97 se suscribió con el PNUD el Documento de Proyecto N°
ARG/97/018 “Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto para la Implementación del
13
Proyecto de Reforma del Sector Salud (PRESSAL) en la Ciudad de Buenos Aires” y su
revisión posterior.
m)
Sección 4.01 y 4.02: Sistema Contable.
Sin bien la UEC tiene implementado un sistema contable, del mismo no surge la totalidad
de los estados financieros auditados, solamente el Balance General.
Asimismo, se ha podido verificar que los certificados de gastos presentados al BIRF no
surgen del sistema contable implementado. No obstante ello, durante el ejercicio 1999 se
están realizando las modificaciones necesarias que permitan su integración (al respecto nos
remitimos al Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto).
BUENOS AIRES, 28 de julio de 1999.
14
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF
(Período comprendido entre el 01/01/98 y el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado
el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al “Proyecto de Reforma del Sector Salud”, han
surgido
observaciones
y
consecuentes
recomendaciones
sobre
aspectos
relativos
a
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad
Ejecutora Central del Proyecto (UEC) y en las Unidades Ejecutoras (UEP) de las Provincias de
Mendoza y de Buenos Aires y de la Ciudad de Buenos Aires, que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/98
15
1. UNIDAD EJECUTORA CENTRAL DEL PROYECTO (UEC)
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Emisión de contratos retroactivos
Observación: Del análisis realizado se verificó que el 76 % de los contratos
incluidos en la muestra presentaba atrasos (20 días promedio) entre el inicio de
actividades y la posterior firma del contrato por parte del profesional respectivo.
Comentario de la UEC: El atraso notado en la muestra se presenta en los contratos
de comienzos de año (enero de 1998). Cabe aclarar que si bien los consultores habían
comenzado a desarrollar sus actividades a principios del mes, no se había firmado el
contrato por locación de servicios, ni abonado los honorarios correspondientes de ese
mes, dado que sólo se realizan esos procedimientos una vez sancionado y aprobado
el presupuesto anual para la planta de personal que tiene previsto el Proyecto para el
año en curso por la Secretaría de Hacienda del Ministerio de Economía y Obras y
Servicios Públicos.
No obstante se tendrá en cuenta de colocar la fecha real de comienzo de actividades
en el primer párrafo del contrato, siendo que la fecha de la firma del contrato ubicada
al final del mismo será igual a la de la resolución del año vigente aprobada.
Recomendación: El consultor no debe iniciar actividades en el Proyecto hasta tanto
se haya firmado el respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas
involucradas.
16
b) Título profesional
Observación: De los legajos correspondientes a los consultores analizados, se pudo
verificar que los títulos profesionales presentados se encuentran en fotocopia simple,
sin autenticar.
Comentario de la UEC: Con respecto a las legalizaciones de los títulos presentados
al proyecto, se tendrá en cuenta la observación para contratos futuros, y se les
solicitará a los consultores activos una revalidación de los mismos, para
cumplimentar procedimientos. Esta situación ha sido revertida para las nuevas
contrataciones efectuadas.
Recomendación: Solicitar a cada consultor la presentación de fotocopia autenticada
del título profesional y antecedentes declarados, para validar los datos expuestos en
los respectivos legajos.
c) Currículum Vitae (C.V.)
Observación: Se ha podido verificar que los currículos que conforman las ternas
para la selección del personal a contratar no poseen fecha, no están suscriptos por el
consultor y no poseen constancia de recepción por parte de la UEC.
Comentario de la UEC: En cuanto a la observación sobre la firma y fecha de los
C.V. de los consultores, se están implementando las medidas de control necesarias.
Cabe aclarar que para aquellos consultores cuyos contratos se renuevan (anteriores a
1998), sus C.V. son los originalmente presentados.
Recomendación: Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para
el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de posibilitar su
identificación y de evitar su utilización sin su consentimiento.
17
2- SUBCONTRATOS
Observación: Continua verificándose que, en algunos casos, no existe constancia de la
recepción de la UEC (fecha y sello) de los informes presentados por las firmas
consultoras.
Comentario de la UEC: Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Dejar constancia de la recepción realizada de manera de evidenciar el
control efectuado por la UEC sobre el cumplimiento de los términos de referencia
(TOR’s) respectivos.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. UNIDAD CENTRAL EJECUTORA DEL PROYECTO
1- CONSULTORES NACIONALES - CONTROL DE LEGAJOS
Observación: En algunos casos no se encontraban adjuntas a los legajos las
declaraciones juradas de incompatibilidad.
Comentario de la UEC: Podemos destacar que los consultores observados no poseen
declaraciones juradas de incompatibilidad en sus enmiendas, dado que las mismas se
refieren a modificaciones en la extensión del período de contratación y/o cambio de
categoría de honorarios, referidos a la primera contratación del año vigente, por lo cual
se toma la DDJJ original.
Se tendrá en cuenta la observación para contratos futuros.
18
2- VIAJES Y VIATICOS
Observaciones:
a- En tres casos la fecha de la Solicitud es posterior a la fecha de los pasajes.
b- En un caso de la muestra analizada, el consultor efectuó un viaje y percibió viáticos
sin contar con un contrato vigente a esa fecha.
Comentarios de la UEC:
a- En cuanto a los tres casos mencionados podemos verificar que los consultores
residen en la Provincia de Mendoza siendo que éstos utilizan pasajes en forma de
PTA (prepare ticket advance) que provee el proyecto a través de OIM. Cabe señalar
que la Unidad Ejecutora Provincial en diferentes ocasiones ha solicitado pasajes con
carácter de urgencia, debido a reuniones imprevistas realizadas por esta UEC, la cual
ha pedido a OIM los pasajes en forma telefónica, por lo que se han ocasionado
errores en la formalidad de las notas presentadas ante dicho organismo. Se tendrá en
cuenta dicha observación para evitar futuros errores.
b- La observación realizada es correcta. Cabe señalar que el consultor se encontraba
realizando una misión de su primer contrato, encomendada por la Gerencia de
Programación de la UEC a la cual pertenece en la actualidad, por cuyo trabajo no
percibió honorarios; únicamente se le abonaron los viáticos por el traslado y la
estadía.
3- SUBCONTRATO PARA LA INSPECCIÓN DE OBRA DEL HOSPITAL
SCHESTAKOW DE LA CIUDAD DE SAN RAFAEL - PROVINCIA DE
MENDOZA
a) Antecedentes de la Contratación
Observaciones: Analizados los antecedentes de la contratación de los servicios de
consultoría de la referencia se ha podido observar lo siguiente:
19
- No se tuvieron a la vista las constancias de envío ni de recepción de las cartas de
invitación.
- No se tuvo a la vista la propuesta técnica de la firma ganadora.
- No se tuvieron a la vista los currículos de los miembros de la firma ganadora.
- No se tuvo a la vista documentación que acredite la constitución legal de la firma
ganadora.
- No se tuvo a la vista la documentación que demuestre la situación
financiera/contable
de la firma ganadora, ni referencias bancarias, según lo
requerido en el punto I 1.2.6 del Anexo 2 de la Carta de Invitación.
- No se tuvo a la vista el Plan de Trabajo de la firma ganadora, según lo estipulado
en el punto I 1.2.4 del Anexo 2 de la Carta de Invitación.
- No se obtuvo información acerca del criterio adoptado para la conformación de la
Lista Corta.
- No se tuvo a la vista la documentación que demuestre la experiencia de la firma
ganadora en la especialidad del trabajo según lo requerido en el punto 6.a de la
Carta de Invitación
- No se tuvo a la vista el informe detallado que fundamente los resultados de la
evaluación técnica realizada.
Comentario de la UEC: La Gerencia de Operaciones no cuenta con los
antecedentes requeridos por la AGN. Cabe señalar que el concurso para la
contratación de los servicios de consultoría para la Dirección e Inspección de Obra se
ha realizado con anterioridad a esta gestión, sin que haya quedado en nuestros
archivos soporte de esa documentación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas, dejando
constancia de las mismas en los archivos del Proyecto.
20
b) Contrato
Observación: El contrato para la Dirección de Obra e Inspección Técnica fue
celebrado con un profesional independiente y no con la Firma Consultora adjudicada.
Por otra parte, no se ha tenido a la vista documentación que acredite la
representatividad legal del firmante del contrato.
Comentario de la UEC: Sin comentarios.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
Proyecto, efectuando los controles necesarios a fin de asegurar la calidad en los
documentos emitidos por el mismo.
c) Informes
Observación: No se tuvieron a la vista las actas de medición correspondientes a los
Certificados de Obra N° 1 y 2.
Comentario de la UEC: La Gerencia de Operaciones sólo presentó los memos
dejando asentada la aprobación de dichos certificados para su correspondiente pago
firmada por el Gerente a cargo; la Gerencia de Administración no cuenta con
ninguna documentación respaldatoria ya que la misma se encuentra en poder de la
Gerencia de Operaciones.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
21
d) Pagos
Observaciones:
a- Se ha efectuado el pago de los honorarios correspondientes al Certificado N° 4 sin
que exista documentación respaldatoria satisfactoria, ya que el Memorando N° 8
de la Gerencia de Operaciones que aprueba el pago indica otro período de
honorarios. Por otra parte, la recepción del informe quincenal es posterior al pago
en dos meses.
b- Se ha observado la emisión de una orden de pago a nombre de un profesional
independiente y no de la firma consultora adjudicataria.
Comentarios de la UEC:
a- En cuanto a los memos de los pagos de las facturas Nº 7 y 8, tienen la misma
fecha y es por error de tipeo de la Gerencia que solicita los respectivos pagos.
Cabe aclarar que la nota de pedido de pago que emite el Inspector de obra
coincide con la factura correspondiente a los meses julio y agosto.
b- Cabe señalar que por un error de tipeo, la única orden de pago que figura a
nombre del profesional independiente en lugar de la firma consultora es la
correspondiente al pago del certificado Nº 1, siendo éste el primer pago realizado
por este proyecto.
En cuanto a las demás órdenes de pago se encuentran en orden; se corresponden
con la razón social de la empresa.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
Proyecto, realizando los controles necesarios a fin de asegurar la calidad en los
documentos emitidos por el mismo.
22
4- SUBCONTRATO PARA LA AUDITORÍA EXTERNA DE GESTIÓN Y PROCESOS
DE OBRA CIVIL PARA EL HOSPITAL TEODORO SCHESTAKOW DE LA
PROVINCIA DE MENDOZA
a) Antecedentes de la Contratación
Observaciones:
a- En la Carta de Invitación e Información Suplementaria para Consultores se omitió
solicitar a las firmas invitadas que incluyan en sus ofertas constancia de la
constitución social (Estatuto).
b- No se tuvieron a la vista las constancias de la recepción de las Cartas de Invitación
enviadas a las firmas consultoras integrantes de la Lista Corta.
Comentarios de la UEC:
a- Será tomado en cuenta para ser incluido en las próximas Cartas de Invitación un ítem
donde se le solicite a las firmas invitadas su constitución social.
b- La documentación entregada a la Auditoría es la misma que se encuentra en nuestro
poder.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
b) Informes
Observación: El informe final presentado por la consultora no posee firma y no se
encuentra recepcionado por la UEC; asimismo, no se tuvo a la vista la nota de
aprobación del mismo.
Comentario de la UEC: La Gerencia de Administración y Finanzas recibe la liberación
de pago de la Gerencia de Operaciones, quien aprueba y resguarda el Informe Final. La
aceptación del Informe Final corre por cuenta de la Gerencia de Operaciones. La
23
documentación remitida a la Gerencia de Administración y Finanzas para proceder al
pago es la necesaria en cuanto a su liberación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones que respaldan los pagos
realizados por el Proyecto.
5- ESTRUCTURA DE LA UEC
Observación: Del relevamiento de control interno realizado, se observaron cambios en
el área de adquisiciones de la UEC con relación a la estructura formal establecida en el
Manual Operativo del Proyecto.
Comentario de la UEC: A partir de agosto de 1998 el Coordinador General delegó
informalmente la función de adquisiciones en cada una de las gerencias sustantivas
(Programación y Operaciones), es decir, que estas gerencias llevaron adelante los
procedimientos de adquisiciones con especial asistencia y participación activa del
asesor legal del proyecto.
6- JUSTIFICACIONES DE LOS DESEMBOLSOS
Observaciones:
- Con fecha 28 de noviembre de 1998 la UCP confeccionó el SOE N° 35 tal como se
expone en nota a los estados de SOE a los fines de efectuar una recategorización de
gastos rendidos a través de las justificaciones 1 a 21 de acuerdo a la enmienda del
Convenio de Préstamo del 21/01/98, mediante la cual se incorpora la categoría 6
Administración de Proyecto. Cabe aclarar que según los Monthly Disbursement
Summary al 31/12/98 el BIRF no había efectuado las correspondientes imputaciones.
- Se han observado discrepancias entre los importes imputados a las distintas
categorías por el BIRF en los Monthly Disbursement Summary y los importes
24
justificados por la UCP en los SOE’s 23, 27, 28, 32, 34 y 36. Las discrepancias se
producen en la categoría 6 por USD 35.757,50, en la categoría 3 por USD
234.136,40 no imputados por el BIRF y en las categorías 1 por USD 269.893,90
imputados en exceso por el BIRF.
Comentario de la UEC:
- De acuerdo a nuestra solicitud de fecha 26/11/98 dirigida a la Sra. Morag Van Praag,
se le comunica al BIRF de la adecuación retroactiva a Marzo de 1996 por los SOE’s
1 a 21 imputando a la categoría 6 los gastos inherentes a la Administración. La
misma es respondida por la Sra. Verónica Gana mediante fax dirigido a nuestro
Coordinador a efectos de consultarnos por el SOE N° 35 recepcionado con fecha
02/12/98; realizada la comunicación, la Sra. Gana se compromete a rectificar lo
informado, no obteniendo a la fecha respuesta escrita de la misma.
- Respecto a las diferencias por los SOE’s 23, 27, 28, 32, 34 y 36 se le comunicará al
BIRF del error cometido.
7- SISTEMA CONTABLE
Observación: Si bien la UCP posee un sistema contable computarizado que comenzó a
operar en el ejercicio 1997, del mismo no surge la totalidad de los estados financieros
auditados, solamente el Balance General del Proyecto. Asimismo, se ha podido verificar
que los certificados de gastos presentados al BIRF no surgen del sistema contable
implementado , lo que implica duplicidad y mayor margen de error en la carga de los
datos.
Comentarios de la UEP: Durante el presente año se están realizando las
modificaciones necesarias en el sistema para que surjan del mismo los certificados de
gastos remitidos al BIRF.
25
2. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO EN LA PROVINCIA DE MENDOZA
(96/027)
1- SUBCONTRATOS-OBRAS (LPI N° 02 Hospital Luis C. Lagomaggiore)
a) Certificados de obra
Observaciones:
• Los certificados de obra no se encuentran firmados por el inspector de obra, tal
como se estipula en el Pliego, Sección IV “Condiciones del contrato”, puntos 1.1.
y 42.2.
• No se detallan en los certificados los porcentajes de avance de la obra ni el
período al cual corresponden.
Comentarios de la UEP:
• Esta Unidad Ejecutora Provincial ha tomado en cuenta la observación y ha
exigido en todos los certificados posteriores la firma de la inspección de obra.
• Se toma en cuenta la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
Proyecto.
b) Retención de Fondo de reparo
Observación: Durante la ejecución de la obra existieron errores en las retenciones
de fondo de reparo reemplazado por póliza de seguro de caución, que al 31/12/98
implicaban una retención en defecto de $ 19.871,19 por las causas que a
continuación se señalan:
• Se retuvo el fondo de reparo sobre el importe del certificado neto de IVA, lo que
generó que las retenciones de fondo de reparo se efectuaran en defecto por $
18.273,33.
26
• Se efectuaron retenciones erróneas del fondo de garantía, ya que el mismo se
calculó sobre el subtotal y no sobre el total del certificado, lo que implica una
retención menor de $ 8.980,39.
• Se retuvieron en exceso $ 9.313,59 por las economías efectuadas en las obras, no
descontadas oportunamente en cada certificado.
• Se omitió efectuar la retención del fondo de reparo en el certificado
correspondiente al adicional N° 1 por $ 1.931,06.
Comentario de la UEP: Se tendrá en cuenta la observación y se procederá a
efectuar el ajuste correspondiente.
Recomendación: Realizar los controles necesarios a fin de mejorar la eficiencia de
la gestión.
c) Pago de certificados
Observaciones:
• En relación con los certificados N° 11 (Variaciones) y 12 se ha podido observar
que se efectuó un pago en exceso a la contratista de $ 4.741,57 (IVA incluido).
• La UEP no procedió a descontar de la certificación mensual las economías
efectuadas en la obra; las mismas se descontaron al finalizar la obra, lo cual
implicó un adelanto financiero al contratista de $ 186.271,85 (IVA incluido).
Comentarios de la UEP:
• Corresponde a un error involuntario de tipeo en la hoja N° 4, Rubro 1, ya que los
trabajos se efectuaron por el importe pagado.
• Esta Unidad Ejecutora Provincial pagó el monto aprobado y autorizado por la
Gerencia de Operaciones y la Gerencia de Administración y Finanzas,
respectivamente. El procedimiento utilizado fue confirmado en el certificado N°
12 (último certificado del contrato de obra del Hospital Lagomaggiore-1era
27
Etapa), en el cual se procedió a efectuar el descuento de la totalidad de las
economías practicadas durante la ejecución de la obra.
No obstante el procedimiento fue revisado posteriormente por las Gerencias antes
mencionadas y esta UEP. Las economías serán descontadas en futuras
certificaciones.
Recomendación: Realizar los controles necesarios a fin de mejorar la eficiencia de
la gestión.
2- SUBCONTRATOS OBRAS (LPI N° 03 Hospital Schestakow)
a) Certificados de obra
Observación: Del análisis efectuado sobre los certificados de obra que presenta la
contratista se ha podido observar que los mismos no se encuentran firmados por el
inspector de obra, tal como se estipula en el Pliego, Sección IV, Condiciones del
contrato, puntos 1.1. y 42.2.
Comentario de la UEP: Esta Unidad Ejecutora Provincial ha tomado en cuenta la
observación y ha exigido en todos los certificados posteriores la firma de la
inspección de obra.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
b) Publicidad
Observación: Se ha podido observar que no se dio cumplimiento al plazo mínimo (6
semanas) establecido por las normas BIRF para la preparación de las ofertas, debido
28
a que el llamado a licitación se publicó el 26-11-97 y la fecha de apertura se produjo
el 29/12/97.
Comentario de la UEP: La Gerencia de Operaciones de la Unidad Ejecutora Central
comunicó telefónicamente que la fecha de apertura había sido adelantada en virtud
de evitar que la misma se produjera en época de receso por vacaciones de las
empresas, previo acuerdo con autoridades del BIRF. Asimismo cabe destacar que las
publicaciones se realizan desde la Unidad Ejecutora Central de PRESSAL.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de la normativa del BIRF en la materia.
c) Antecedentes de la licitación
Observaciones:
1. El formulario de oferta económica de la empresa ganadora no aclara si su
cotización contiene o no IVA (no se encontraba discriminado).
2. Se ha podido observar que no existe en el expediente copia debidamente firmada
de la circular N°1 (aclaratoria del Pliego) y en la misma no se transcribieron
textualmente las consultas realizadas por los oferentes.
3. No se tuvo a la vista la designación nominativa de dos de los miembros
participantes de la comisión evaluadora.
4. La nota de aceptación de la oferta que envía la UEP a la firma ganadora no posee
fecha.
Comentarios de la UEP:
1. La oferta de la contratista no discriminó IVA, por ello, la comisión evaluadora de
propuestas sostuvo que al ser responsable inscripto en el IVA, necesariamente
debía considerarse incluido.
2. Con respecto a este punto, se toman en cuenta las observaciones y se deja
constancia que no se ha incurrido en esta omisión en las licitaciones posteriores.
29
3. Por Resolución Nº 276/97 del Ministerio de Desarrollo Social y Salud de la
provincia, en el Art. 2°, Miembros Alternativos, establece que se determinarán de
acuerdo a los temas a tratar y en función de su perfil técnico. Es por ello que se
determinó la intervención de la Arq. Soledad Bermejo, miembro de esta UEP.
Con respecto al Lic. J.C. Giménez, no poseemos la designación que efectuara la
UEC.
4. Responde a una omisión involuntaria de tipeo. No obstante la misma fue remitida
el día 17 de abril de 1998 y recepcionada el día 20 de abril.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
d) Pagos
Observaciones:
1. La UEP no procedió a descontar de la certificación mensual las economías
efectuadas en la obra, lo cual implicó un pago en exceso al contratista de $
64.669,08 (IVA incluido).
2. Se ha podido observar que se aplicó el IVA sobre el importe del certificado neto
del fondo de reparo, por lo que no se retuvieron $ 11.442,33.
3. Se han podido observar diferencias entre el método utilizado por la contratista a
los fines de calcular el monto del certificado y el monto de las variaciones,
demasías y/o eventos compensables, debido a que en este último caso, al costo de
los trabajos se le adicionan un 15% y 10% en concepto de Gastos Generales y
Beneficios, respectivamente.
Comentarios de la UEP:
1. Esta Unidad Ejecutora Provincial pagó el monto aprobado y autorizado por la
Gerencia de Operaciones y la Gerencia de Administración y Finanzas,
respectivamente. No obstante el procedimiento fue posteriormente revisado por
30
las Gerencias antes mencionadas y esta UEP. Las economías serán descontadas en
futuras certificaciones.
2. Se tendrá en cuenta la observación y se procederá a efectuar el ajuste
correspondiente.
3. Si bien existe una diferencia en el método utilizado para calcular el monto de las
demasías, el mismo no incide en el monto final ya que se encuentra deducido del
monto de la variación. Se ha tomado en cuenta la observación y en las sucesivas
certificaciones se producirán las correcciones en la presentación.
Recomendación: Realizar los controles necesarios a fin de mejorar la eficiencia de
la gestión.
e) Adicionales de obra
Observación: Se ha efectuado la demolición y reconstrucción del Pabellón de
Psiquiatría, situación no prevista en el plan de trabajo inicial, lo cual implicó un
adicional de $ 497.827,35 (incluido IVA) equivalente al 10,61 % del valor del
contrato original, sin que se haya tenido a la vista la correspondiente modificación
del contrato; por otra parte, no se ha tenido a la vista la documentación que
demuestre claramente los pasos seguidos para su autorización, según lo estipulado en
la cláusula 21.2 del Anexo con Cláusulas Adicionales del Pliego.
Comentario de la UEP: En concordancia con lo manifestado por los asesores
legales, esta UEP interpretó que de acuerdo a lo establecido en la cláusula 21 del
Anexo con Cláusulas Adicionales del Pliego de Bases y Condiciones, no debía
producirse una modificación del contrato.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto, realizando los controles necesarios a fin de garantizar la transparencia de la
gestión.
31
f) Anticipos otorgados
Observación: No se ha tenido a la vista la documentación de respaldo que debía
presentar la contratista a los efectos de demostrar la utilización del anticipo otorgado
(punto 53.2 de la Sección IV del Pliego).
Comentario de la UEP: La cláusula 53.2 de la Sección IV del Pliego de Bases y
Condiciones y los Términos de referencia de la contratación de la Inspección de
Obra estipulan que la Inspección deberá efectuar las tareas de las cláusulas 4 a 57 de
la Sección IV del Pliego de Bases y Condiciones; esta UEP no lo solicitó. No
obstante lo manifestado precedentemente, se solicitará a la contratista la presentación
de la mencionada documentación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
3- EQUIPOS (LPI N° 03-EQ-MZA)
a) Antecedentes de la licitación
Observaciones:
1) En dos casos de la licitación analizada (lotes 18 y 6) se ha podido observar que
por Circular N° 1 se realizó una aclaración adicional al Pliego, por la cual no se
permitió a las empresas con domicilio real en la Argentina cotizar por bienes de
origen extranjero, precios FOB, CIF o CIP, pudiéndolo hacer únicamente a través
de un mandato especial del fabricante a los efectos de la licitación. Tal situación
no es concordante con las normas estipuladas por el BIRF y ratificadas por fax del
09/07/98 en donde se expresa: “...lo que determina el modo de cotización – dentro
32
de las modalidades identificadas en los pliegos- es el origen de los bienes y no el
domicilio del licitante.”
“Toda empresa legalmente incorporada en el territorio del comprador tiene la
potestad de cotizar en nombre y representación del fabricante de los bienes
ofrecidos, o de ofrecer y cotizar en su propio nombre bienes ofrecidos por un
fabricante que lo haya autorizado como vendedor, en calidad de agente
autorizado.”
2) Por otra parte, y con relación al lote 18, no se tuvo a la vista documentación
(Balances, acta de constitución de la sociedad, etc.) ni evidencia de la evaluación
de la capacidad financiera, técnica y productiva de la firma extranjera ni de la
nacional que cotizó en su nombre.
3) En el acta de apertura se consignó un importe distinto al que figura en la oferta
económica de un oferente.
Comentarios de la UEP:
1) y 2) Respecto a este punto, cabe destacar que la licitación LPI O3 Eq-Mza, fue la
primera licitación Pública Internacional de Equipamiento del PRESSAL, la que
mereció efectuar consultas al PNUD, que dieron origen a la confección de la Circular
Nº 1 (aclaraciones al pliego) que se refería al tratamiento que debía darse a los
oferentes según se tratara de: a) Empresas con domicilio real en la República
Argentina, a quienes les estaba vedado cotizar en condiciones FOB, CIF o CIP, por
lo que debían hacerlo como despachado a plaza, b) Empresas con domicilio real en el
extranjero que cotizan directamente en condiciones FOB, CIF o CIP y c) Empresas
que cotizaran en nombre de un proveedor del exterior dejando expresa constancia de
tal situación en su oferta, en este último caso, el contrato, la orden de compra,
factura, documentos de embarque, órdenes de pago, cheques y/o transferencias,
recibos, etc., debían ser consignados a nombre del representado.
Este último caso descripto, es el que se adecua a la adjudicación de la referencia (el
lote Nº 18). En efecto, la firma nacional adjuntó en la oferta la documentación que
33
acreditaba ser la representante exclusiva en el país de la extranjera, a su vez cotizaba
en condiciones CIP. De allí entonces que la comisión evaluadora, al analizar la
procedencia de la oferta, considerara de particular relevancia que se acreditara
fehacientemente la representación legal que invocaba, encuadrándola en la Sección
II, Cláusula 14.1.5. del Pliego General de Condiciones; ello por entender que esta
disposición era la que se correspondía con los pliegos de la licitación y lo dispuesto
por la circular Nº 1.
Ante los inconvenientes suscitados en esta licitación, por las interpretaciones
equívocas que provocó la adecuación entre los pliegos de la licitación y la circular
Nº 1, en materia de categorización de los oferentes y requisitos formales a exigir
conforme a dicha categorización, es que con posterioridad a la adjudicación de esta
licitación, el BIRF, a través del oficial de operaciones remite nota vía-fax de fecha
09/06/98, en la que textualmente se expresa: “ en base a conversaciones mantenidas
con personal del área de adquisiciones de su unidad ejecutora, consideramos
necesario revisar algunos de los conceptos que dan fundamento a algunas
modificaciones a los pliegos modelos de licitación oportunamente planteados por la
unidad de proyecto”.
Conforme con ello, a partir de la licitación LPI-04-Eq-Mza, toda empresa legalmente
incorporada en el territorio del comprador tiene la potestad de cotizar en nombre y
representación del fabricante de los bienes ofrecidos, o de ofrecer y cotizar en su
propio nombre bienes ofrecidos por un fabricante que lo haya autorizado, como
vendedor, en calidad de autorizado. En este último caso el contrato se firmará con el
agente nacional y los pagos serán efectuados a la cuenta de éste.
Esto dio lugar a la anulación de la Circular Nº 1 y a la modificación de la cláusula
14.1.5. del Pliego General de Condiciones, incorporándose el nuevo texto en las
siguientes licitaciones internacionales de equipamiento.
De este modo quedó definitivamente subsanado el tema relativo a
las
interpretaciones equívocas a que dio lugar la lectura de esta cláusula en la LPI –03eq, en materia de exigencias formales a cumplimentar por los oferentes y las
34
diferentes categorizaciones que había establecido la citada circular Nº 1, que
inducían a confusión cuando debían adecuarse con los requisitos exigidos por el
pliego.
En las licitaciones posteriores, la Gerencia de Administración y Finanzas de la UEC,
nos informa que se ha acordado con el PNUD, que las facturas se consignen a
nombre del representante local y del PNUD.
3) Por error involuntario se consignó en el acta de apertura (Columnas 7 y 8); dicho
error se debió a que en la columna 8 sólo se consignaba el servicio conexo por un
equipo cuando eran dos. El error fue subsanado en el Informe N° 11 del reporte de
adjudicación de la comisión evaluadora.
Recomendación: Tener en cuenta las normas del BIRF en la materia a fin de
permitir la libre concurrencia de los oferentes dentro del marco legal vigente.
b) Modificaciones al Pliego de Bases y Condiciones
1- Observación: Existieron cambios sustantivos a las especificaciones técnicas del
Pliego una semana antes de la fecha prevista para la apertura de las ofertas, sin
documentación que avale la oportunidad de realización de dichos cambios.
Comentario de la UEP: Respecto a este punto, el Pliego de Bases y Condiciones
de la Licitación de referencia indicaba originalmente que la pureza del oxígeno
producido por las plantas de oxígeno, descriptas por las especificaciones técnicas,
deberían proveer el 94 % de pureza de salida. Esto fue definido así por personal
de la Gerencia de Operaciones y el coordinador de la UEC, atentos a la normativa
norteamericana USP. Cuando el Pliego de Bases y Condiciones, sale a la venta, la
Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica
(ANMAT) observa al PRESSAL, indicando la Farmacopea Argentina y la Ley
que la pone en vigencia, Ley Nº 21885, que indica que el oxígeno para uso
medicinal debe poseer un 98 % de pureza, como mínimo. Se aclara que esta nota
35
ha sido buscada en los registros de mesa de entrada de la UEC PRESSAL y
ANMAT, no encontrándose documentación que indique que la comunicación fue
formal. Sin embargo, la Ley, que pone en vigencia la Farmacopea Argentina,
indica que “....... El oxígeno contiene no menos de 98%...”, lo que justifica la
necesidad de introducir una modificación en las especificaciones técnicas del Lote
18, Circular 1. A los efectos de mejorar y ampliar los alcances del tema, en la
LPI-01-PBA correspondiente al PRESSAL Provincia de Buenos Aires se
introduce la modificación de que las plantas de oxígeno deberán ajustarse a la
Farmacopea Argentina.
Recomendación: Teniendo en cuenta que la ley de la Farmacopea Nacional
sancionada en 1978 debió ser de conocimiento del Proyecto, se recomienda que
las especificaciones técnicas incluidas en los pliegos sean los suficientemente
completas y con el mínimo error posible a fin de evitar posteriores modificaciones
sustantivas a los mismos que pudieran afectar la equidad entre oferentes.
2- Observación: Con relación a la Circular N°1 de aclaraciones del pliego se ha
podido observar que: 1) en la misma no se hace expresa referencia a la licitación a
la cual pertenece y 2) con relación a las aclaraciones no se transcribieron en la
misma las preguntas formuladas por los oferentes.
Comentario de la UEP: Con respecto a este punto, se toman en cuenta las
observaciones y se deja constancia de que no se ha incurrido en esta omisión en
las licitaciones posteriores.
c) Recepción de Equipos
Observaciones:
36
1) Se han podido observar demoras en efectuar la recepción provisoria y definitiva
de los bienes adquiridos (lote 18) debido a problemas en las condiciones del
habitáculo construido para su instalación.
2) No se obtuvo copia de las actas de transferencia de los bienes adquiridos (Lote
18).
Comentarios de la UEP:
1) Con respecto a este punto se aclara que los equipos estuvieron en los hospitales
Lagomaggiore y Schestakow dentro de las fechas previstas en el pliego.
En el caso del hospital Lagomaggiore, la instalación se realizo la última semana
de diciembre y la puesta en marcha se realizó el día 30 de diciembre de 1998; sin
embargo, como consta en la ayuda memoria de fecha 22 y 27 de enero de 1999, se
da de baja la recepción provisoria a partir de los inconvenientes detallados en la
misma.
Por otra parte, si bien la planta de oxígeno del hospital Schestakow arribó al
hospital simultáneamente con la del Lagomaggiore, se presentaron inconvenientes
para la construcción del habitáculo, por lo que la planta sólo fue instalada entre
los días 15 a 19 de enero de 1999. El lugar originalmente definido por la empresa
para la instalación de la planta fue modificado, a solicitud del Director del
Hospital, y el nuevo lugar de instalación fue ratificado por un acta en día 28 de
diciembre de 1998. A partir de este momento se produce una nueva modificación
del lugar y según consta en el acta de instalación del día 19 de enero de 1999, la
planta fue instalada entre los días 15 a 19 de enero de 1999, en las condiciones
que en la misma se detallan. En sucesivos ayuda memoria se indican los
inconvenientes presentados, con la temperatura de los equipos, la falta de
terminación de los habitáculos, etc., que justifican la falta de recepción provisoria
de los equipos, no así las actas de instalación, las que constan en los legajos y que
se adjuntan a la presente.
37
No obstante con fecha 24 de marzo de 1999 se efectuó la recepción provisoria en
los dos Hospitales.
2) No se confeccionaron las actas de transferencia debido a que aún no se otorga la
recepción definitiva.
Recomendación: Tomar los recaudos necesarios a fin de mejorar la eficiencia de la
gestión.
d) Garantía de mantenimiento de la oferta
Observación: Con relación a la garantía de mantenimiento de la oferta presentada
por el oferente ganador(lote 6), se verificó que la misma resultó insuficiente con
relación a lo estipulado en el pto. 16.1 del Pliego, ya que el oferente presentó su
garantía por DM 16.150.- que convertidos al tipo de cambio de la fecha del acta de
apertura (28/11/97), fecha utilizada para evaluar su oferta, representa USD 9.171,83,
cuando la garantía exigida según Pliego era de USD 9.500.-.
Comentario de la UEP: La diferencia de la garantía de mantenimiento sólo
representa el 3,4 % del total requerido, y se debió a que la póliza fue emitida en la
moneda de la oferta, vale decir en marcos alemanes.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de las estipulaciones establecidas en el
Pliego de Bases y Condiciones.
3. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO EN LA CIUDAD DE BUENOS AIRES
(97/018)
1- EQUIPAMIENTO (LPI-01-Eq-CBA)
a) Antecedentes licitatorios
Observaciones:
38
1. Analizados los antecedentes que respaldan el proceso de contratación, hemos
observado deficiencias en el sistema de archivo ya que parte de la documentación
que mantiene la UEP en su poder se encuentra sin foliar, no forma un único
cuerpo y las actuaciones relacionadas no se encuentran archivadas en orden
cronológico.
2. Se ha podido observar, con respecto a los lotes 1 y 4 analizados, que desde el acto
de apertura hasta la fecha de firma del contrato transcurrieron ocho meses.
3. No se tuvo a la vista copia de las publicaciones correspondientes a la licitación
(diarios nacionales y Development Business).
4. En el acta de apertura se incluyeron 9 oferentes (N° 13, 15, 23, 24, 27, 30, 34, 36
y 42) que no presentaron ofertas; figuran en el acta de apertura con la leyenda ”no
cotiza”. Por otra parte, en el acta de apertura no se hace debida referencia al anexo
en el cual se efectúa el detalle de las ofertas.
5. Se ha podido observar que no existe firma en la nota de la Unidad Ejecutora
Central del PRESSAL (UEC) de fecha 5 de enero de 1998, en la cual se designa a
los miembros de la Comisión Evaluadora.
6. El Informe de la Comisión Evaluadora no posee fecha y no hace referencia a los
cuadros comparativos sobre los cuales se basa la decisión de adjudicación.
7. Los cuadros comparativos de las ofertas se encuentran foliados pero no se
encuentran firmados por los miembros de la Comisión Evaluadora.
8. No se tuvieron a la vista las no objeciones del BIRF al pliego definitivo y a la
segunda prórroga del plazo de mantenimiento de las ofertas.
Comentarios de la UEP:
1. Es cierto. La funcionalidad del procedimiento hace que esta segmentación permita
operar con documentación de fácil accesibilidad y control. Contrario sensu, cada
vez que sea necesario consultar uno de los subsistemas de archivo debería
movilizarse todo el expediente. Tomamos debida nota de la indicación de la AGN
en este punto.
39
2. Por nota UEP N° 197 del 11 de agosto de 1998 se elevó al BIRF, de acuerdo a su
requerimiento, información sobre las causales que produjeron la demora. La más
significativa consistió en que la descripción de los bienes a licitar realizada por la
UEC y los expertos del BIRF fue tan pormenorizada que motivó, en la evaluación,
un intenso tráfico de información entre los licitantes y la UEP y a la vez consultas
con los fabricantes del exterior. Esto implicó que participaran los profesionales
demandantes, los técnicos de la Secretaría y del PRESSAL. En un lote, cuando
existía una proposición de méritos, fue necesario hacer consultas con la red de
anestesiología, lo que llevó al proceso una demora de 45 días. Otra causal
significativa es, a la vez, la no existencia de experiencia acumulada en los
procedimientos.
3. Es cierto. Las publicaciones son realizadas directamente por la UEC. Tomamos
debida nota de la indicación de la AGN en este punto.
4. La economía en el procedimiento del acto licitatorio implicó esta forma de operar.
La extensión en tiempo de la apertura y la poca disponibilidad de lugar hace que
este método de trabajo sea eficiente. Tomamos debida nota de la indicación de la
AGN en este punto.
5. Entendemos que este punto se omitió por parte de la UEC.
6. Tomamos debida nota de la indicación de la AGN en este punto.
7. Tomamos debida nota de la indicación de la AGN en este punto.
8. Esta actividad es realizada por la UEC.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto, dejando evidencia del proceso realizado en los archivos del Proyecto, de
manera de asegurar la integridad de la información.
b) Garantía de mantenimiento de oferta
Observaciones:
40
1. La garantía de mantenimiento de la oferta presentada por el oferente ganador
(Lote 1) resultó insuficiente con relación a lo estipulado en el punto 16.1 de la
Sección II del Pliego, ya que el oferente presentó su garantía por DM 28.000.- que
convertidos al tipo de cambio de la fecha del acta de apertura representaban USD
15.680.-, cuando la garantía exigida según Pliego era de USD 16.000.-.
2. Con relación a lotes 1 y 4 analizados se ha podido observar que la UEP omitió
solicitar a los oferentes la tercera prórroga al plazo de vigencia de la garantía de
mantenimiento de las ofertas, encontrándose las mismas vencidas a la fecha de
suscripción del contrato.
Comentarios de la UEP:
1. Entendemos que la diferencia es inmaterial y no significativa en el proceso.
Descartar una garantía por este diferencial no está previsto en el pliego.
2. Se trató de una omisión involuntaria.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de las estipulaciones del pliego
correspondiente.
c) Modificaciones y/o aclaraciones al Pliego
Observaciones:
1. La circular N° 1 del Pliego (enviada a los oferentes) no especifica claramente qué
puntos se deben interpretar como modificaciones al pliego original y qué puntos
son aclaraciones al mismo; asimismo no se transcribieron en la misma las
preguntas formuladas por los posibles oferentes.
Por otra parte, existe una enmienda enviada el 21/11/97 a un solo oferente, en la
cual se informa que se modifica la página 34 del Pliego (Modificación de la fecha
de apertura), por lo tanto, se ha podido observar que el pliego adquirido por los
oferentes no es el mismo en todos los casos.
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2. Con relación al lote 1 de la licitación analizada se ha podido observar que por
Circular N° 1 se realizó una aclaración adicional al Pliego, por la cual no se
permitió a las empresas con domicilio real en la República Argentina cotizar por
bienes de origen extranjero (precios FOB, CIF o CIP), pudiéndolo hacer
únicamente a través de un mandato especial del fabricante a los efectos de la
licitación. Tal situación no es concordante con las normas estipuladas por el BIRF
y ratificadas por fax del 09/06/98 en donde se expresa: “...lo que determina el
modo de cotización – dentro de las modalidades identificadas en los pliegos- es el
origen de los bienes y no el domicilio del licitante.”
“Toda empresa legalmente incorporada en el territorio del comprador tiene la
potestad de cotizar en nombre y representación del fabricante de los bienes
ofrecidos, o de ofrecer y cotizar en su propio nombre bienes ofrecidos por un
fabricante que lo haya autorizado como vendedor, en calidad de agente
autorizado.”
Comentarios de la UEP:
1. Es cierto. Tomamos debida nota de la indicación de la AGN en este punto. En
futuras licitaciones será subsanado.
Una empresa compró el primer pliego y se detectó el error incurrido por la UEC.
Se procedió a modificar los pliegos en ese punto y siempre será cierto que este
pliego es diferente al resto de los demás pliegos vendidos para ese acto licitatorio.
La documentación en archivo permite validar lo dicho.
2. Este punto fue tomado en cuenta y ya es una figura incorporada en las licitaciones
siguientes.
Recomendaciones: Tener en cuenta las normas del BIRF en la materia. Documentar
adecuadamente las actuaciones realizadas por el proyecto.
d) Análisis de las ofertas
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Observaciones:
1. En el 38% de los casos analizados no se tuvieron a la vista las copias de las
pólizas presentadas por los oferentes con relación a las garantías exigidas según
pliego.
2. No se tuvo a la vista el recibo de compra del pliego de tres oferentes.
3. No se tuvieron a la vista las constancias de recepción de la circular N° 1 de seis
oferentes (N° 5, 41, 9, 25, 33 y 39).
4. No se tuvo a la vista la comunicación de los resultados de la licitación enviada a
un oferente (N° 41).
5. Las ofertas N° 29 y 33 no poseen fecha.
6. Las ofertas no fueron presentadas foliadas.
7. Se ha podido observar que el “Formulario de Oferta y Lista de Precios” de la
oferta ganadora está dirigido a otro Proyecto (PNUD 96/027-ARG) y la cotización
está expresada como CIP Mendoza (lugar de destino convenido Mendoza);
asimismo no consta en el expediente la documentación que rectifique dicha
situación.
Comentarios de la UEP:
1. Los oferentes no en todos los casos envían copia de las pólizas y la verificación se
realiza sobre el original. Por otra parte, en las carpetas de comunicaciones con los
oferentes están los recibos de las empresas por devolución de las pólizas.
2. Debe haberse traspapelado ya que las cajas donde se archiva originalmente la
documentación de cada licitante es revisada y procesada por 3 grupos de personas.
Hemos tomado debida nota de la observación de la AGN, sobre archivar los
originales de la oferta y las garantías y trabajar con las copias.
3. Las circulares podían retirarse en la unidad del Gobierno de la Ciudad de Buenos
Aires o en la UEC.
4. Debe haberse traspapelado.
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5. Las empresas omitieron la fecha pero las ofertas fueron firmadas y, de acuerdo al
pliego, éstas son parte integrante de los documentos de licitación. Hemos tomado
nota de la sugerencia de la AGN, sobre el fechado y foliado de las ofertas y los
documentos de licitación.
6. Idem punto anterior.
7. Es cierto. La empresa emitió un documento con fecha 01/01/98 donde se solicita
que se modifique la identificación del Proyecto comprador y el lugar de los
bienes.
Recomendación: Documentar y archivar adecuadamente las actuaciones realizadas
por el proyecto.
e) Contratos
Observación: Las actas de recepción definitivas correspondientes al lote N° 4, ítems
1,2,3,4 y 5, no poseen fecha.
Comentario de la UEP: Es cierto. Se trata de un error formal en la emisión del
documento por parte del Hospital; no obstante ello el pago del 20% se realizó con
posterioridad a la recepción definitiva.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
proyecto.
f) Análisis de los pagos
Observaciones:
1. Las órdenes de pago analizadas no poseen fecha.
2. No se tuvo a la vista el recibo de la empresa proveedora de los bienes
correspondiente al 80% de la orden de compra N° 007; no obstante ello se pudo
verificar la transferencia de los fondos a la cuenta bancaria del proveedor.
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Comentarios de la UEP:
1. Algunas de las órdenes de pago no tienen la fecha al pie. La firma del cheque o de
la nota de transferencia al exterior es realizada en forma conjunta por el
Coordinador y el Responsable Administrativo del sector. La fecha que vale es la
fecha de estos instrumentos en Unidades donde la economía procesal es lo
deseado. No tener fecha la orden de pago no atenta contra los controles internos,
ya que la firma es precedida por el control de la documentación anexa a la orden
de pago.
2. Se le cursó vía Banco Ciudad la transferencia del pago. Se solicitará al proveedor
de los bienes la constancia de la recepción de los fondos.
Recomendación: Para otorgarle validez a los instrumentos administrativos emitidos
por el proyecto, se hace necesario que los mismos cuenten con todos los datos de la
operación.
2- OBRAS (LPI-01-OB-CBA)
a) Antecedentes licitatorios
Observación: Analizados los antecedentes que respaldan el proceso de contratación,
hemos observado deficiencias en el sistema de archivo ya que parte de la
documentación que mantiene la UEP en su poder se encuentra sin foliar, no forma un
único cuerpo y las actuaciones relacionadas no se encuentran archivadas en orden
cronológico.
Comentario de la UEP: Es cierto. La funcionalidad del procedimiento hace que esta
segmentación permita operar con documentación de fácil accesibilidad y control.
Contrario sensu, cada vez que sea necesario consultar uno de los subsistemas de
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archivo debería movilizarse todo el expediente. Tomamos debida nota de la
indicación de la AGN en este punto.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto, dejando la evidencia del proceso realizado en los archivos del Proyecto, de
manera de asegurar la integridad de la información.
b) Publicación
Observación: No se tuvo a la vista copia de las publicaciones correspondientes a la
licitación (diarios nacionales y Development Business).
Comentario de la UEP: Es cierto. Tomamos debida nota de la indicación de la
AGN en este punto.
Recomendación: Dejar adecuada evidencia en los archivos del proyecto de las
actuaciones realizadas.
c) Ofertas
Observación: En la mayoría de los casos, las ofertas presentadas no se encontraban
foliadas.
Comentario de la UEP: Es cierto y tomamos debida nota de la indicación de la
AGN en este punto.
Recomendación: Deben foliarse las ofertas a fin de asegurar la integridad de las
mismas.
d) Garantía de mantenimiento de las ofertas
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Observación: No se tuvieron a la vista las copias de las pólizas de seguro de caución
de 4 oferentes por el mantenimiento de oferta.
Comentario de la UEP: Las pólizas son devueltas al momento de la firma del
contrato y éstas son originales.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de las estipulaciones del pliego.
e) Anticipos
Observación: De la documentación que se tuvo a la vista se pudo observar que las
facturas presentadas por el contratista ($ 277.863,80) por el anticipo recibido no
cubren el monto total del mismo ($ 603.411,21). Por otra parte una de las facturas
por $ 11.323,28 no corresponde a los conceptos de gasto estipulados en el pliego
(punto 53.2.).
Comentario de la UEP: Hemos solicitado al contratista la documentación.
Recomendación: Documentar adecuadamente los pagos realizados, teniendo en
cuenta la elegibilidad de los mismos, estipulada en el Pliego.
f) Fondo de reparo
Observación: Existe un error de cálculo de la retención del fondo de reparo en los
certificados de obra debido a que los mismos no se calcularon sobre el importe
certificado de avance mensual incluido el IVA; la retención omitida es de $ 2.802,24.
Comentario de la UEP: Tomamos debida nota de la sugerencia de la AGN.
Recomendación: Realizar los controles necesarios a fin de mejorar la eficiencia de
la gestión.
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3- PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Observaciones:
1. El Proyecto no tiene implementado un registro auxiliar donde se le otorgue
numeración a las notas emitidas y las notas recibidas no poseen sello de recepción
con fecha; como consecuencia de ello no existe correlatividad entre las fechas y los
números de notas, existen notas faltantes, y se emitieron notas sin número. Esto
conduce a inconsistencias en la documentación de respaldo de las comunicaciones
relacionadas con el Proyecto. Todo ello agravado por las observaciones expuestas,
por ejemplo, en 1) a) y 2) a) precedentes.
2. Se ha observado que la UEP no posee un libro banco ni otro registro auxiliar de
cheques emitidos, anulados, etc..
Comentarios de la UEP:
1. Los archivos magnéticos son los verdaderos archivos y estos están señalizados por
temas. La relación entre número y fecha no es esencial ya que la firma demora en
algunos casos y en otros se anticipa el orden. Entendemos que no es necesario dado
el volumen de información y los archivos magnéticos con los que se cuenta, y por
otra parte no existen recursos humanos suficientes para el nivel de actividad.
Tomamos debida nota.
2. Entendemos que no es necesario ya que en la cuenta contable del Banco se detalla
con precisión el número de cheque. No obstante ello, se tendrá en cuenta la
observación.
Recomendación: Se hace necesario la implementación de un adecuado registro de la
documentación emitida y recibida a fin de validar la integridad de la información
relacionada con el Proyecto
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4- SOLICITUDES DE REINTEGRO DE GASTOS
Observaciones: Con relación a las Solicitudes de Reintegro de Gastos que emite la
UEP a la UEC se determinó lo siguiente:
- No se tuvo a la vista la Solicitud N° 1.
- En la mayoría de los casos no presentan todos los datos requeridos por la UEC en la
planilla modelo (moneda del contrato, monto original del contrato, N° de orden de
compra, fecha de pago, etc.).
- En ningún caso las Solicitudes de Reintegro de Gastos se encuentran firmadas.
Comentarios de la UEP: Es cierto que no tenemos copia de la solicitud N° 1, pero en
cuanto al resto están conformadas de acuerdo al Manual de Operaciones y el original
remitido oportunamente a la UEC tiene todos los contenidos.
Recomendación: Dejar evidencia en los archivos del Proyecto de toda la
documentación relacionada a su gestión.
5- LIBRO MAYOR DE BIENES
Observaciones: De la inspección ocular de bienes y equipos, realizada sobre la muestra
seleccionada por los auditores, se pudo verificar que:
- En 2 casos el destino del bien signado en el Libro Mayor no coincide con la
ubicación real del mismo.
- En 2 casos no se tuvo acceso al lugar físico donde se encontraban los bienes.
- En 1 caso no se tuvo a la vista el equipo, ni documentación que avale su
transferencia a otro destino.
- Los bienes que se tuvieron a la vista no poseen placa identificatoria de N° de
inventario.
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- En algunos casos existieron demoras de hasta 3 meses entre la recepción provisoria y
la definitiva, y entre ésta última y su instalación, por lo que los bienes se encontraban
aún embalados.
Comentario de la UEP: Sin comentario.
Recomendación: Mantener permanentemente actualizado el registro físico de los
bienes adquiridos, dejando adecuadamente documentadas las modificaciones ocurridas
en el ejercicio (altas y/o bajas transferencias, etc.)
4. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO EN LA PROVINCIA DE BUENOS
AIRES (97/003)
1- SUBCONTRATOS-OBRAS
Observaciones: Analizados los antecedentes que respaldan el proceso de contratación
de la Licitación Pública Nacional
N° 2 (LPI 02-OB-PBA), hemos observado lo
siguiente:
a) Se determinaron deficiencias en el sistema de archivo, ya que parte de la
documentación se encuentra sin foliar, no forma un único cuerpo y las actuaciones
relacionadas no se encuentran archivadas en orden cronológico.
b) Además, no forma parte del expediente de la licitación la oferta ganadora (la oferta
incluida correspondía a otra licitación).
c) La mayoría de los oferentes presentaron sus ofertas sin foliar, restándole integridad a
la información.
d) Se ha podido observar un atraso significativo entre la fecha del acta de adjudicación
y la fecha de firma del contrato (3 meses y 15 días).
e) A la fecha de iniciación de la obra no existía contratación alguna para llevar a cabo
la tarea de Inspección Técnica de la obra.
f) El informe de la comisión evaluadora no posee fecha.
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g) El detalle de equipos para ejecutar la obra y de personal propuesto por la contratista
no se encontraban firmados.
h) La contratista presentó un segundo plan de trabajo; al respecto no se tuvo a la vista el
pedido efectuado por la UEP y la nota de elevación del mismo por parte de la
contratista.
i) Existieron errores en las retenciones de fondo de reparo ya que el mismo se calculó
sobre el importe del certificado neto del IVA. Por lo expuesto, se omitió retener
fondo de reparo al 31/12/98 por $ 1.918,85.
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Comentarios de la UEP:
a) Esta UEP inicia sus actividades, vinculadas a procesos licitatorios, a partir del año
1998. Debido al escaso tiempo restante de ejecución del proyecto, en tres meses
realiza las aperturas de tres licitaciones, dos de obra y una de equipamiento, adjudica
las dos primeras, dando además cumplimiento al resto de tareas inherentes al
proyecto.
Lo expuesto, sumado a la falta de una adecuada estructura de apoyo, la magnitud de
la documentación involucrada en las dos primeras licitaciones, acreditada por el
número de oferentes presentados, fueron las causas por las cuales la tarea de foliado
de los expedientes no se llevó a cabo oportunamente.
La documentación se archivó clasificada en tres cuerpos, el expediente inicial, el
expediente de adjudicación y el del contrato. El primero se identificó por oferente y
cuerpo, adoptando el criterio detallado a continuación para las instancias siguientes
al acta de apertura.
Expedientes de adjudicación y contrato: el armado del expediente de adjudicación y
posteriormente el del contrato, se conformó con los originales de cada acto más los
originales de la carpeta del oferente adjudicado de acuerdo a la documentación
requerida en cada uno de ellos. El expediente inicial se completó con fotocopias de la
documentación.
b) El procedimiento descripto en el párrafo precedente no fue el más apropiado,
agravado en este caso ya que la empresa adjudicada fue la misma en dos licitaciones,
razón que generó un error involuntario de archivo, resultante de ubicar la fotocopia
de oferta de una licitación en el expediente inicial de otra. Se tomó nota de las
observaciones puntualizadas rectificándose el procedimiento en los procesos
licitatorios realizados posteriormente.
c) El pliego de Bases y condiciones no exigía como requisito el foliado de las ofertas.
Los últimos pliegos fueron modificados con la inclusión de esta exigencia.
d) La obra se adjudicó con fecha 29 de mayo de 1998; a partir de la misma las
actuaciones se remitieron a la Unidad Ejecutora Central (UEC) para su posterior
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envío al BIRF y pedido de no objeción. La UEC, según consta en fax del BIRF,
remite las actuaciones con fecha 6 de agosto y el Banco otorga la no objeción el 11
de agosto de 1998, momento a partir del cual se disponen las medidas tendientes a la
instrumentación de la firma del contrato.
e) La contratación de los servicios de Inspección Técnica de la Obra depende de la
Unidad Ejecutora Central.
f) El informe de comisión evaluadora no tiene fecha, pero el mismo se acompaña con la
nota de elevación del Coordinador del Proyecto al Director Nacional Programa que
sí tiene fecha. Sin embargo se tendrá en cuenta la observación.
g) La nota de presentación que acompañaba el detalle de equipos se encuentra
debidamente firmada.
h) El pedido se realizó verbalmente, obtenida la No Objeción del BIRF a la
contratación de la empresa, omitiéndose por error involuntario la nota por escrito.
i) Se toma debida nota; se ajustarán los saldos disponibles de la póliza por el fondo de
reparo y se procederá a realizar los posteriores certificados de acuerdo al
procedimiento indicado por la auditoría.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto, realizando oportunamente los controles necesarios a fin de mejorar la
eficiencia de la gestión.
2- CONSULTORES INDIVIDUALES-TERNAS
Observaciones:
- Los currículos (C.V.) que integran las ternas para la selección de personal no están
firmados por el consultor respectivo, ni especifican la fecha de presentación.
- No existe sello de recepción por parte de la UEP de los currículos presentados.
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Comentario de la UEP: Dado que no se exige ninguna forma de presentación de los
currículos, entendemos que es responsabilidad de cada postulante la confección de los
mismos, razón por lo cual no se observaron estas omisiones. Se ha tomado debida nota
de la observación realizada y será tomada en cuenta al realizar futuras selecciones.
Recomendación: Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el
cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de evitar su utilización en otras
ternas sin su consentimiento.
3- PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Observación: La UEP no tiene implementado un registro cronológico donde se le
otorgue numeración a las notas emitidas, y recepción a las notas recibidas.
Comentario de la UEP: Se ha implementado a partir del mes en curso una mesa de
entradas y salidas a cargo de la secretaría de la UEP.
BUENOS AIRES, 28 de julio de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF
(Período comprendido entre el 01/01/98 y el 31/12/98)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/98 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- test o prueba de transacciones y comprobantes;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- análisis de legajos;
- inspección ocular de bienes y de obras;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de antecedentes licitatorios;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- validez de la información complementaria y notas anexas a los estados financieros objeto de
examen;
- análisis del cumplimiento de las cláusulas contractuales del Convenio de Préstamo;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
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El alcance de nuestra tarea comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los Orígenes de Fondos expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos correspondiente al ejercicio 1998; y
-
el 55,73 % de las Aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos
correspondiente al ejercicio 1998.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Agradecemos a la Unidad Ejecutora Central del Proyecto, y a las Unidades Ejecutoras
Provinciales y Municipal, quienes no obstaculizaron la gestión de auditoría, facilitando el acceso
a la documentación respaldatoria correspondiente.
Concluyendo, corresponde señalar que todo lo precedentemente expuesto comprende la totalidad
de elementos, informes y dictámenes que satisfacen los requerimientos estipulados por el Banco
Mundial en esta materia.
BUENOS AIRES, 28 de julio de 1999.
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