INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/024 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO BERAZATEGUI -PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/024. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/024 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno Infantil y Nutrición para la Ejecución del Subproyecto Berazategui -PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto para apoyar las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del ejercicio y del ejercicio anterior), expresado en pesos y dólares estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo. b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6. c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2002, expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.-Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2002 al 31/12/2002, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD. Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha 13/08/03 y se completaron el 08/09/03. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/08/03 y el 19/09/03, y el 15/10/03. 2 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. excepto por lo que a continuación se indica: a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por el Organismo de las Naciones Unidas. b) Respecto a los gastos expuestos en dólares estadounidenses en las diferentes líneas de inversión que surgen de los informes financieros trimestrales elevados por el Proyecto al PNUD se planteó lo siguiente: • El punto 2.2 del capítulo V del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno en su tercer párrafo dice “…Cuando los gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en que se efectuó al anticipo (generalmente la tasa de cambio existente a comienzos del Trimestre)”. • En el marco de las regulaciones financieras del PNUD, y a efectos de la preparación de los informes correspondientes al año 2002, se informó oportunamente mediante Circular Nro. 018/02 que los gastos realizados por los Proyectos deberán imputarse a 3 la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas aplicable en el período en el que se pague, régimen de conversión usado por el Proyecto. En respuesta a dicha divergencia el PNUD nos respondió que esa normativa (circular 018/02) “será reflejada en la próxima actualización del Manual de Gestión de proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, con el siguiente texto, “Cuando los gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al momento en que se ha efectuado el pago”. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario, el mismo no fue utilizado. Al respecto, para la preparación de los Estados Financieros en moneda extranjera la UEP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), los cuales fueron validados por esta auditoría. b) Se registró erróneamente la suma de USD 1.077,33 ($ 1.508,26) bajo la línea 53.02 (campaña de difusión) en tanto que correspondía, conforme la naturaleza del gasto, imputarlo bajo la línea 21.01 (obra civil CS). En consecuencia, ésta última se expone subvaluada y la línea 53.02 sobrevaluada. c) Existen una diferencia de USD 121,86- entre el total registrado por la UEP en concepto de costo de apoyo – administración – (USD 14.628,29) en el estado citado en I- a) precedente y el informado por el PNUD, USD 14.506,43, en el estado mencionado en Id) 1.-, correspondientes a ajustes efectuados por el PNUD bajo ese concepto no registrado por el Proyecto, afectando en ese importe el saldo disponible al 31/12/02. d) Existen discrepancias entre la información expuesta en el Estado citado en I- a) “Fuentes de fondos” respecto a la fuente de financiamiento y la detallada en el Estado mencionado en I- d) 1.- anterior: 4 Concepto S/EOAF USD S/Estado de Situación Diferencia USD Financiera USD Transf. Cuenta Especial BIRF Aportes Locales Total 499.897.05 501.099,00 (1.201,95) 43.082,82 41.880,00 1.202,82 542.979,87 542.979,00 (0,87) Cabe señalar que, conforme a la información relevada, la correcta corresponde a la citada en I- a) anterior. e) En el estado citado en I- c) anterior (de Inversiones) se verificaron las siguientes discrepancias. - Las cifras expuestas en la columna Presupuesto se corresponden con la Revisión “G” siendo que al 31/12/02 estaba vigente la Revisión “H”. LINEAS PRESUPUESTARIAS PNUD Presupuesto total Presupuesto total según Revisión G según Revisión H Diferencia 11.00 Profesionales Internacionales 0.00 0.00 0.00 13.00 Personal Administrativo de Apoyo 0.00 0.00 0.00 15.00 Viajes 16.00 Misiones 17.00 Profesionales Nacionales 21.00 Subcontratos con Empresas Consultoras 0.00 0.00 0.00 12,725.00 18,084.00 5,359.00 96,653.00 75,749.00 -20,904.00 471,061.00 484,891.00 13,830.00 30.00 Capacitación y Becas 45.00 Equipos 0.00 0.00 0.00 53,977.00 53,977.00 0.00 0.00 0.00 0.00 87,299.00 86,712.00 -587.00 52.00 Costo de Informes 53.00 Varios 85.00 Diferencia de Cambio Sub-Total Costo de Apoyo PNUD Totales Financiamiento Gobierno Banco 0.00 11,881.00 11,881.00 721,715.00 731,294.00 9,579.00 20,428.00 20,173.00 -255.00 742,143.00 751,467.00 9,324.00 Total Total 28,138.00 -1,669.00 712,336.00 705,245.00 -7,091.00 742,143.00 733,383.00 -8,760.00 Error de suma en la revisión, no fue sumada la línea 16.00. 5 Variación 29,807.00 f) El cuadro expuesto en el Anexo 2 Transferencias de la Cuenta Especial exhibe la suma de USD 8.281,08 ($ 15.320,-) con fecha de débito 11-03-02. Al respecto se aclara que el tipo de cambio a aplicar para esa fecha correspondía a $ 2.- por dólar y no $ 1,85 como se menciona en el citado Anexo. g) Con referencia a lo señalado en Nota 5 a los estados financieros, si bien resulta aplicable para el Préstamo BIRF 4164-AR, dichos objetivos no fueron definidos en ninguna Revisión del Documento del Proyecto que nos ocupa. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II- anterior y, excepto por lo expuesto en III- b), c), e) y f) precedentes, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/024 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno Infantil y Nutrición para la Ejecución del Subproyecto Berazategui - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del 21/09/98 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 6 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/024 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO BERAZATEGUI -PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002) Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/02, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/024 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno Infantil y Nutrición para la Ejecución del Subproyecto Berazategui-PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron las siguientes comentarios: A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1) CONSULTORES Observaciones: a) Antecedentes de Contratación: Se mantienen del ejercicio anterior las siguientes observaciones: - No se tuvo a la vista evidencia del proceso de evaluación efectuado para la selección de consultores, como así tampoco en las recontrataciones. - No se agrega a los legajos los antecedentes de los postulantes para la designación (currículos). - En ningún caso en la documentación relacionada con la contratación de los 7 consultores se deja constancia de la fecha de recepción por parte de la UEP. b) Legajos: - En ningún caso se tuvo constancia de la convalidación de la DGCI (Dirección General de Cooperación Internacional) a las contrataciones de los consultores. - Algunos currículos carecen de la firma del profesional, fecha de emisión y fecha de recepción en la UEP; - No se tuvieron a la vista los términos de referencia (Tor’s) que forman parte del contrato, en que especifican los resultados a alcanzar, los criterios de éxito que miden el logro de los resultados y el diagrama de control de avance de las obligaciones asumidas por las partes. c) Informes: En ningún caso se tuvieron a la vista los informes de los consultores previstos en los respectivos contratos. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la materia y dejando constancia en las evaluaciones realizadas de la oportunidad de las mismas y de los responsables de la selección. Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma del profesional, fecha de emisión para lo cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de evitar su reutilización en otras ternas sin su consentimiento. Así también, dejar constancia de la recepción de los mismos. Por otra parte, verificar que se adjunten al contrato los términos de referencia debidamente suscriptos, puesto que éstos indican las obligaciones contraídas por el consultor. Se recomienda además, adjuntar a los legajos y aprobar las actividades desarrolladas por los consultores a efectos de garantizar que las mismas se correspondan con las establecidas 8 en sus respectivos contratos. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que estos no puedan ser reutilizados. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dejar evidencia de los pagos efectuados, mediante un sello cancelatorio, en las órdenes de pago y comprobantes respectivos, a efectos de evitar que estos sean reutilizados. 3) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) No se encuentra actualizado, pues no detalla las adquisiciones del año 2002. b) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se firmaron parcialmente. c) Los bienes no se encuentran identificados con un Nº de inventario. d) No identifican al responsable de la custodia de los mismos. e) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de USD 619,44 entre el total de inventario (USD 53.357,35) y el total según registros (USD 53.976,79). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los 9 registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a efectos de detectar posibles diferencias y así poder corregirlas. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) CONSULTORES Observaciones: a) Legajos: No se mantienen legajos separados por cada profesional, que contengan toda la documentación relacionada con la contratación (antecedentes de contratación, contratos, enmiendas, informes, etc), tal como estipula el Manual de Gestión de Proyectos PNUD, Capítulo III, Recursos Humanos, puntos 41 y 42; b) Contratos: - En un caso no se tuvo a la vista el contrato N° 2044/02 por el período Marzo – Diciembre de 2002, que asciende a la suma de $ 18.045; - En dos casos no se tuvieron a la vista las enmiendas a los contratos correspondientes a los honorarios abonados por el Proyecto en el presente ejercicio por el período diciembre/01, los cuales se vieron incrementados en su valor según los contratos originales (a noviembre/01), conforme se expone seguidamente: Consultor Período S/contrato Pagado $ Diferencia $ Original $ Area, Nora 12/01 1.799,00 2.440,00 641,00 Boero, Juan 12/01 1.596,00 2.164,00 568,00 - En dos casos las rescisiones de contratos (período enero–marzo de 2002) no se encuentran suscriptas por ninguna de las partes; - No se tuvo a la vista la enmienda al contrato de un consultor por la cual se redujeron 10 los honorarios (marzo y abril de 2002) a $ 1.623.- por mes. Según cronograma de pagos del contrato los honorarios pactados ascendían a $ 2.164.- mensuales. c) Pagos: - En un caso el recibo no posee fecha; - En tres casos las órdenes de pago referencian como fecha “año 2001”. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimiento al Manual de Gestión de Proyectos del PNUD, capítulo III, Recursos Humanos, punto 79 “…se considera necesario que los proyectos habiliten- para cada uno de los técnicos administrativos contratados- una carpeta con los antecedentes de la contratación, contratos, enmiendas, recibos, y toda otra documentación relacionada con la contratación…”. Mantener archivos completos y ordenados de toda la documentación respaldatoria del proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos comprometidos por los consultores conforme los términos de referencia suscriptos. 2) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN Observaciones: 1- “Adquisición de folletos sobre nutrición infantil” (Pedido de Presupuestos 28/01). - La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor. 2- Adquisición de material sonoro de emisión radial (Pedido de Presupuestos 47/01). - Se produjo un considerable atraso (39 días) entre la fecha prevista de entrega (25/01/02) y la de recepción del material (05/03/02). No se tuvo a la vista documentación que justifique tal situación. 3- Adquisición de folletería para la campaña antidiarréica. - La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor; - Se produjo un considerable atraso (26 días) entre la fecha prevista de entrega 11 (09/01/02) y la de recepción de la folletería (04/02/02). No se tuvo a la vista documentación que justifique tal situación. 4- Adquisición de material gráfico sobre control de embarazo (Pedido de Presupuestos 19/01): - No se tuvieron a la vista las cartas de invitación a los diferentes oferentes (dos de tres casos). - La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor; - Se produjo un considerable atraso (90 días) entre la fecha prevista de entrega (12/09/01) y la recepción del material (12/12/01). No se tuvo a la vista documentación que justifique tal situación. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Sustentar adecuadamente las contrataciones del proyecto, manteniendo legajos completos y ordenados que permitan un seguimiento y control ágil de las mismas. Verificar que las órdenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas. Profundizar los controles administrativos respecto al cumplimiento de las entregas comprometidas por los diferentes proveedores del Proyecto, efectuando los reclamos necesarios y acciones conducentes en caso de corresponder. 3) INFORMES TRIMESTRALES PNUD Observaciones: De la muestra analizada se determinó que se justificó al PNUD la suma de USD 1077.33 ($ 1508.26) bajo la línea 53.02 (campaña de difusión) en tanto que correspondía justificar, conforme la naturaleza del gasto, bajo la línea 21.01 (obra civil CS). En consecuencia, ésta última se expone subvaluada y la línea 53.02 sobrevaluada. 12 Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las operaciones. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 4) APORTES BIRF Observaciones: De los procedimientos de auditoria efectuado sobre las aplicaciones realizadas por el Proyecto, según las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/02 no se habían efectuado aportes BIRF suficientes para cubrir aquellas erogaciones financiadas con esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación planteada: Financiamiento Gastos Acumulados al Aportes Acumulados Diferencia en 31/12/02 USD al 31/12/02 USD USD 504.628,34 499.897,05 (4.731,29) BIRF En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. 13 Recomendación: Dar cumplimientos a los compromisos asumidos. Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de ellos. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 14 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/024 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO BERAZATEGUI -PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/024. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros en moneda local y auxiliares en moneda extranjera que les dieron sustento. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio 2002 con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores. 15 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, el 100 % de los orígenes y de las aplicaciones de fondos del ejercicio 2002 expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra Presupuestaria ejercicio $ 17,00 Profesionales Nacionales 21,00 53,00 del rubro $ analizada 73.509,00 87,32% 73.509,00 100,00% Subcontratos con Empresas Consultoras 1.798,71 2,14% 1.798,71 100,00% Varios 8.875,88 10,54% 8.875,88 100,00% 84.183,59 100,00% 84.183,59 100,00% Totales Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 16 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN