2001_151info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/046.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/046 “Apoyo a
la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 04/02/98
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y
posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2000 (movimientos del
ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses,
y anexos que lo acompañan.
1
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 2 de julio
de 2001 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 09/03/01 y el 21/06/01 y el
02/07/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
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implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Bajo la línea 53.01 se registraron USD 15.400.- correspondientes a la contratación de un
consultor por la realización de la coordinación de un equipo de trabajo de "Organización
y Estructura Organizativa de las distintas áreas de la UCP y las UEP's”, concepto que
por su naturaleza corresponde exponerlo bajo la categoría Subcontratos (Línea 21).
Como consecuencia de ello, las líneas 53.01 y 21 se exponen sobre y subvaluadas
respectivamente en el importe mencionado precedentemente.
b) Se observaron diferencias poco significativas entre la información expuesta como
“Costo de Apoyo PNUD” en el Estado mencionado en I- a) precedente y la que surge
del citado en I- b) 1.. Al respecto, cabe mencionar que dichas discrepancias fueron
debidamente conciliadas por esta Auditoría.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Fuentes y Usos de Fondos
e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la
Unidad de Coordinación del PROMIN II” al 31 de diciembre de 2000, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
3
prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto
de fecha 04/02/98 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 3 de julio de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2000, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación
del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en
la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para
su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00.
1- SUBCONTRATOS DE ASISTENCIA TÉCNICA
Observaciones:
a) Antecedentes de contratación: Se reitera lo manifestado en el ejercicio anterior
respecto a la falta de evidencia del proceso de selección, evaluación y contratación
aplicado en la formulación del subcontrato con OIM (Organización Internacional para
las Migraciones), que permita aseverar el cumplimiento con el Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III “Recursos
Humanos”, punto 49 (“Mediante la comparación de ofertas competitivas...”) y punto 50
que dice: “La existencia de un organismo del Estado, fundación o asociación sin fines
de lucro que pudiera prestar el servicio no es razón suficiente para propiciar su
contratación sin la comparación de su propuesta con la de otros posibles proveedores.”
5
b) Carta Acuerdo: Con referencia al análisis efectuado sobre la Carta Acuerdo
formalizada con la Organización Internacional de Migraciones (OIM) para provisión de
asistencia técnica, soporte técnico y fortalecimiento institucional y cooperación
horizontal del PROMIN (contrato VII), por un monto total de $ 445.200.- al igual que
en los contratos celebrados con la mencionada institución en el ejercicio anterior, surgió
lo siguiente sobre la base de la muestra determinada:
En el artículo 5, punto 5.2 del contrato, se ha establecido asignarle a la contratada un
adelanto de fondos del 30 % sobre el monto total del contrato, más un 6 % en concepto
de comisión administrativa OIM, es decir, $ 151.200.- (para el contrato que comprende
el período 01/02/00 al 30/06/00), porcentaje que resulta superior a lo establecido por el
PNUD en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno (Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 52, que dice: “Como regla general
no deben pagarse anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la
realización de los trabajos, éste no debe superar el 15 % del monto total.”).
No obstante, cabe aclarar que la Unidad de Coordinación no abonó este anticipo
conforme al cronograma previsto en la Carta Acuerdo.
Comentarios de la UCP:
a) Antecedentes de contratación: Se tendrá en cuenta lo observado no obstante ello cabe
mencionar que luego de la última transferencia de fondos de fecha 20/12/00 el contrato
no fue renovado, manteniendo esta Unidad de Coordinación un contrato con la OIM
para la emisión de pasajes y el pago de viáticos.
b) Carta Acuerdo: Si bien es correcto que en el cronograma de pagos se establece un
anticipo de fondos superior al 30% del total del subcontrato, el primer pago (anticipo)
fue efectuado por el 0,67% del total del subcontrato a fin de no infringir el punto 52 del
capítulo III Recursos Humanos del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno, debido a que el momento de confeccionar el
cronograma de pagos no se tuvo en cuenta, por un error involuntario, vuestra
observación del ejercicio anterior. A fin de subsanar este tipo de errores se ha creado el
departamento de control interno según la disposición 04/00 del Coordinador Ejecutivo.
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Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones indicadas en el Manual de
Gestión de Proyectos del PNUD al momento de formular las contrataciones.
2- REGISTROS CONTABLES
Observación: la Unidad de Coordinación mantiene el método de registrar el total del
contrato al momento de firmar el mismo. Este procedimiento hace que tanto las inversiones
como el pasivo del proyecto resulten sobrevaluadas. Cabe señalar que al cierre del ejercicio
se ajustan quedando correctamente expuestas.
Comentario de la UCP: La Gerencia de Administración y Finanzas decidió ajustar las
Inversiones y los Pasivos que han sido observados en el ejercicio anterior y registrar los
hechos económicos de acuerdo a las normas contables usuales.
Recomendación: Registrar los hechos económicos conforme las prácticas contables
usuales, esto es al momento que se genere su devengamiento o exigibilidad.
3- CONSULTORES - Antecedentes de Contratación
Observación: Se mantiene la observación respecto a la falta de constancia, en los legajos
de los consultores, del proceso de evaluación efectuado por la Unidad de Coordinación
para la selección de los consultores; sólo se agrega a los mismos los currículos de tres
postulantes para cada función.
Comentario de la UCP: Se tendrá en cuenta lo observado.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos de los consultores contratados
por el Proyecto, tal como surge del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica ejecutados por el Gobierno en su Capítulo III, Recursos Humanos, puntos 28 y 41.
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B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- CONSULTORES
Observaciones:
a) Antecedentes de Contratación: En la mayoría de los consultores muestreados se
observó el sello de recepción de la UCP en el curriculum vitae del consultor
seleccionado, no así en los curriculum de los que componen el resto de la terna.
b) Legajos:
- Algunas Declaraciones Juradas (sobre incompatibilidades) que constan en los legajos
de los consultores se encuentran incompletas y sin fecha.
- En algunos legajos sólo consta la Declaración Jurada referida al período que
corresponde al primer contrato celebrado con el Proyecto, para el caso de las
renovaciones no se tuvo constancia sobre su cumplimiento.
c) Contratos:
- En la mayoría de los contratos tenidos a la vista, la fecha de firma es posterior a la de
inicio de actividades.
- En algunos casos de la muestra analizada la fecha del contrato es posterior al inicio
de actividades.
d) Pagos:
- La mayoría de las facturas presentadas por un consultor expresan su condición de
responsable no inscripto frente al IVA, siendo que de la documentación obrante en su
legajo (constancia de inscripción) surge que es responsable monotributista;
- En algunos casos de la muestra analizada, las facturas no identifican el proyecto;
- En otros casos las facturas presentadas no especifican período de honorarios; y
- En un caso se observó que existen diferencias entre el importe expresado en letras
($3.420.-) con el detallado en números ($ 3400.-) en el comprobante presentado por
un profesional.
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e) Informes:
- Los informes tenidos a la vista no poseen constancia de aprobación por parte de la
Unidad de Coordinación; y
- En algunos casos no se tuvo evidencia de la fecha de recepción de los informes.
Comentario de la UCP: Se tendrá en cuenta lo observado a fin de impulsar medidas
correctivas.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos como así también mantener
legajos completos respecto al proceso de selección, evaluación y cumplimiento de trabajos
de los consultores.
2- SUBCONTRATOS ASISTENCIA TÉCNICA
Observaciones:
a) Con referencia al contrato celebrado con la OIM, mencionado en el punto A) 1- b)
precedente, cabe observar lo siguiente:
- No detalla la fecha de firma (espacio en blanco).
- No se encuentran inicialadas todas las hojas que constituyen el Acuerdo.
b) Pagos: No se ha dado cumplimiento a lo previsto en el cronograma de pagos dispuesto
en el artículo 5 –Acuerdos Financieros- de la Carta Acuerdo, según se detalla a
continuación:
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CONCEPTO
SEGÚN CARTA
SEGÚN DOCUMENTACIÓN
ACUERDO
RESPALDATORIA
$
IMPORTES
FECHA DE PAGO
PAGADOS $
Adelanto
30%
(después de la firma
de este Acuerdo)
Gastos
Administrativos 6%
Primera cuota (fin
del 2° mes- 30/03)
Segunda cuota (fin
del 4° mes 31/05)
Tercera cuota (fin
del 5° mes 30/06)
TOTAL
126.000,-
3.000,-
09/03/00
25.200,-
100.000,-
30/03/00
105.000,-
95.000,-
26/04/00
105.000,-
70.000,-
12/05/00
84.000,-
85.000,-
09/06/00
52.000,-
05/07/00
20.000,-
10/08/00
5.000,-
25/10/00
7.600,-
27/11/00
7.600,-
20/12/00
445.200,-
445.200,-
No quedando constancia sobre tales desvíos.
Comentario de la UCP:
a) Carta Acuerdo: Por un error involuntario se omitió completar la fecha al momento de
la firma del contrato. Se tendrá en cuenta esta observación como así también la
inicialización de todas las hojas de las Actas Acuerdos.
b) Pagos: El atraso en los pagos obedeció a una reprogramación de actividades debido a la
reestructuración que se ha llevado a cabo desde la Unidad de Coordinación. Se tendrá
en cuenta esta observación para futuras reprogramaciones de actividades y calendarios
de pagos a fin de adjuntar la documentación que avale las demoras.
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Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a la documentación
respaldatoria y a los anticipos otorgados conforme el cronograma de pagos, como así
también mantener archivos completos de la información que den cuenta de aquellas
reprogramaciones asumidas en la ejecución de los compromisos.
3- PRESUPUESTO
Observación: De la comparación de los gastos efectuados por el proyecto con el
presupuesto previsto en la última revisión (F) del Documento del Proyecto se observó que
en algunas categorías de inversión (líneas) los gastos ejecutados se excedieron de lo
previsto en el mencionado Documento:
LINEA
CONCEPTO
GASTADO $
PRESUPUESTO $
GASTADO EN
EXCESO $
15.02 Viajes UCP
107.655,01
100.000,-
7.655,01
15.03 Viajes Coordinadores
13.484,60
8.000,-
5.484,60
17.08 Formulación Proyectos
37.709,42
22.000,-
15.709,42
53.01 Funcionamiento UCP
197.564,62
180.000,-
17.564,62
21.812,40
20.000,-
1.812,40
53.03 Misceláneos Com. Social
Comentario de la UCP: En efecto, en algunas líneas presupuestarias el ejecutado fue
superior al presupuestado; esto se debió básicamente a:
- que durante el año 2000 se llevaron a cabo actividades relacionadas con la
reformulación de los presupuestos de los subproyectos.
- que se llevó a cabo durante el año 2000 el proceso de fusión en la Unidad Coordinadora
de Programas Materno Infantiles y Nutricionales entre el PROMIN y la Dirección de
Salud Materno Infantil.
Esto motivó que se insumieran más recursos que lo previsto, lo que derivó en una sobre
ejecución precisamente de las líneas 15.02, 15.03, 17.08 y 53.01.
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12
Recomendación: En aquellos casos que por razones justificadas haya variaciones en los
montos presupuestados, prever tal situación con la debida anticipación para su adecuación.
4- GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
Observación: Con referencia a la contratación de un consultor por la realización de la
coordinación de un equipo de trabajo de “Organización y Estructura Organizativa de las
distintas áreas de la UCP y las UEP’s” por USD 15.400.- se cabe señalar:
- No obstante haberse verificado que el Proyecto llevó a cabo el proceso de selección y
evaluación del profesional no se tuvo evidencia de la formalización del respectivo
contrato.
- La “planilla de selección de consultores individuales” carece de fecha de emisión, fecha
y firma de los evaluadores y del Coordinador del Proyecto.
- El gasto se registró bajo la línea 53.01, cuando a criterio de la auditoría, por la
naturaleza de la erogación, correspondía aplicarlo a la línea 21 (subcontratos).
Comentario de UCP: El Ctdor. Moisés Lichmajer no tiene un contrato de locación de
servicios ni de obra sino que le fue entregada la Orden de Compra N° 65 del 06/10/00
donde la descripción del producto solicitado corresponde a Organización y Estructura
Organizativa UCP y UEPS por un total de $ 15.400,00. Con respecto a la línea
presupuestaria 53.01 funcionamiento de UCP la imputación es correcta ya que el producto
solicitado se corresponde con la definición de la misma.
Recomendación: Por el carácter de los servicios, se desprende que la contratación debería
estar contemplada en la Línea de Subcontratos y haberse formalizado a través de un
contrato con Términos de Referencia definidos.
BUENOS AIRES, 3 de julio de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/046.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones a terceros.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Inspección ocular.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000; y
- el 33,26 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Presupuestaria
Aplicaciones del
% de incidencia
ejercicio $
del rubro
Importe muestra % de muestra
$
analizada
11.5
Cons.Sist. Estad.M.S
14.000,00
0,37%
0,00
0,00%
15.01
Viajes A.Técnica Institucional
8.475,65
0,22%
0,00
0,00%
15.02
Viajes UCP
107.439,70
2,84%
16.273,26
15,15%
15.03
Viajes Coordinadores
13.457,63
0,36%
0,00
0,00%
17.01
Cons.Prog.Dación de Leche
48.275,50
1,27%
0,00
0,00%
17.02
Coordinador Ejecutivo
83.700,00
2,21%
0,00
0,00%
17.03
Directores
105.040,00
2,77%
61.600,00
58,64%
17.04
Asesor Técnico
65.120,00
1,72%
49.800,00
76,47%
17.05
Gerencia de Operaciones
415.115,00
10,96%
105.340,00
25,38%
17.07
Gcia. de Adm. Y Finanzas
246.016,00
6,49%
30.460,00
12,38%
17.08
Formulación de Proyectos
37.634,00
0,99%
0,00
0,00%
17.09
Gcia. de Asistencia Técnica
178.480,00
4,71%
83.430,00
46,74%
17.10
Coordinadores Provinciales
414.784,00
10,95%
36.150,00
8,72%
17.12
Gcia. de Contrataciones
275.170,00
7,26%
51.070,00
18,56%
17.13
Gerentes
216.770,00
5,72%
214.000,00
98,72%
17.14
Gcia. de Monitoreo y Evaluación
344.345,00
9,09%
105.530,00
30,65%
21.01
Subc.D.de Leche del MSAS
32.482,16
0,86%
0,00
0,00%
21.03
Subc.A.Técnica Institucional
624.387,90
16,48%
420.000,00
67,27%
21.04
Subc.A.Técnica Provincias
93.540,25
2,47%
0,00
21.05
Gastos Adm.Subc.
25.200,00
0,67%
25.200,00
21.06
Subc. Comunicación Social
135.119,01
3,57%
0,00
0,00%
21.07
Subc. Campaña de Difusión
20.877,20
0,55%
0,00
0,00%
21.08
Subc. De Capacitación
3.947,00
0,10%
0,00
0,00%
21.09
Capacitación UCP
10.483,97
0,28%
0,00
0,00%
21.10
Subc. Auditorías de Gestión
9.180,00
0,24%
0,00
0,00%
45.02
Equipamientos
23.550,88
0,62%
19.122,50
81,20%
45.03
Operación y Mant. De Equipo
16.160,44
0,43%
7.593,93
46,99%
45.04
Equipo Sist. Estadísticas MSAS
534,00
0,01%
0,00
0,00%
201.491,47
5,20%
52.154,32
26,45%
368,00
0,01%
0,00
0,00%
21.768,78
0,57%
0,00
0,00%
1.261.450,75
33,26%
53.01
Funcionamiento UCP
53.02
Misceláneos de Capacitación
53.03
Misceláneos de Comunic. Social
Totales
3.792.913,54
15
100,00%
0,00%
100,00%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad de Coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra
gestión facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 3 de julio de 2001.
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