2007_096info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“ANTICIPO PARA LA PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE EDUCACIÓN PARA
UNA ARGENTINA MAS PRODUCTIVA Y EQUITATIVA”
CARTA CONVENIO N° P4210
Y DEL “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/06)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/06 detallados en Isiguiente, correspondientes al “Anticipo para la preparación del Proyecto de Educación para una
Argentina más Productiva y Equitativa” Carta Convenio Nº P4210 y del Proyecto de
Mejoramiento de la Educación Rural-PROMER, financiado con recursos provenientes de la
Carta Convenio N° P4210 y del Convenio de Préstamo N° 7353-AR, suscriptos el 09 de agosto
de 2005 y el 23 de octubre de 2006 respectivamente entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
La ejecución del Proyecto es llevada a cabo por la Coordinación Central del Proyecto (CCP) que
funciona en el ámbito de la Dirección General Unidad de Financiamiento Internacional
(DGUFI), dependiente de la Subsecretaría de Coordinación Administrativa (SSCA) del
Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología.
1
I-
ESTADOS AUDITADOS
1- Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el Ejercicio cerrado al 31 de diciembre de
2006 expresado en dólares estadounidenses y pesos.
2- Estado de Inversiones Acumuladas, expresado en dólares estadounidenses.
3- Notas a los Estados Contables y Financieros del Proyecto (1 a 4) que forman parte del
mismo.
4- Información financiera Complementaria que incluye:
-
Estado de la Cuenta Corriente en Pesos por el ejercicio cerrado el 31 de diciembre de
2006.
-
Inventario de Bienes de Activo Fijo al 31/12/2006 (en pesos).
Los estados precedentes fueron presentados inicialmente el 09/02/07 por la Dirección
General de Financiamiento Internacional (DGUFI) y en su versión ajustada el 06/06/07 y
son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto emitir una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 28/03/07 y el 07/06/07 en
forma no continua.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
2
se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
De acuerdo con la Sección 6.2 a) Cuentas y Auditorías de la Carta Convenio P4210 por
haber entrado en vigor el convenio de financiamiento, se incluyeron los estados contables
del mismo en la primera auditoría de los Estados Contables del Proyecto.
III
ACLARACIONES PREVIAS
1- La diferencia de Cambio de USD 136,84 se expone en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos en dólares estadounidenses como positiva y se trata de una diferencia negativa.
A su vez, la diferencia de cambio por $ 10.214,11 se expone como negativa en la
columna 2006 del Estado de Fuentes y Usos respectivo y es positiva. Cabe aclarar, que
los errores observados no se trasladan a la determinación de Fondos al Final del
Período.
2- Se verificó que los $105.835 que se exponen en el detalle de la Parte B del Proyecto del
Estado de Fuentes y Usos de Fondos en pesos se encuentran parcialmente sustentados
por los registros respectivos, habiéndose imputado $ 54.571.- que corresponden a
contabilizaciones efectuadas en cuentas identificadas como Costos Operativos. Lo
expuesto tiene su contrapartida en una menor valuación de los citados Costos
Operativos, y se reitera también en el Estado de Fuentes y Usos en dólares
estadounidenses y en el Estado de Inversiones (USD 17.801,58). Cabe aclarar, que sólo
se tuvo a la vista un Plan de Cuentas de Marzo de 2007 en el cual no constan las
cuentas utilizadas para las citadas registraciones, no pudiéndose establecer si las
cuentas utilizadas se aprobaron para gastos de Consultores o para Costos Operativos.
Cabe aclarar que los gastos a los que se hace referencia corresponden a pagos de
Consultoría del personal de apoyo contratado para el Proyecto que en la Carta
Convenio del PPF podían considerarse Costos Operativos pero que fueron imputados
como tales en la apertura del Préstamo que no prevé tal consideración.
3
3- En Nota 2 a los estados financieros se manifiesta erróneamente que los saldos
remanentes de fondos en la Cuenta Operativa fueron convertidos a dólares
estadounidenses tomando el tipo de cambio del día en que los fondos fueron recibidos
en la misma. Al respecto, los mismos se encuentran reexpresados al tipo de cambio de
cierre del ejercicio.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- 1 y 2
precedente, los estados identificados en I- anterior presentan razonablemente la situación
financiera del “Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural ” al 31/12/06, así como
las transacciones realizadas durante el período finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en la Carta
Convenio P4210 y el Convenio de Préstamo N° 7353-AR, suscripto entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) el 09 de agosto
de 2005 y el 23 de octubre de 2006 respectivamente.
BUENOS AIRES, 7 de junio de 2007.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
ANTICIPO PARA LA PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE EDUCACIÓN PARA
UNA ARGENTINA MAS PRODUCTIVA Y EQUITATIVA
CARTA CONVENIO N° P4210
Y DEL “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/06)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) durante el ejercicio finalizado el 31/12/06,
correspondientes al “ Anticipo para la preparación del Proyecto de Educación para una Argentina
más Productiva y Equitativa” y al Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural (PROMER),
financiado con recursos provenientes de la Carta Convenio N° P4210 y del Convenio de
Préstamo N° 7353-AR, suscriptos el 09 de agosto de 2005 y el 23 de octubre de 2006
respectivamente entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso para el ejercicio cerrado el 31/12/2006, expresado en
dólares estadounidenses.
5
El estado precedente fue preparado por la Coordinación Central del Proyecto (CCP) y se
adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
el análisis de la documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la elegibilidad
de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
La exposición por categorías de la Solicitud en trámite N° 11 que se realiza en el estado
mencionado en I no surge de los Certificados de Gastos (SOE,s) respectivos tenidos a la
vista, ya que la apertura de los mismos se corresponde con el Apéndice I del Convenio de
Préstamo: Parte A y Parte B sin discriminar si se trata de Consultoría, Bienes o Costos
Operativos.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Naciónel estado identificado en I- anterior,
correspondiente al “ Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural” (PROMER), -,
presenta razonablemente la información para sustentar los Certificados de Gastos y las
Solicitudes de Retiro de Fondos, que fueron emitidos y presentados al BIRF durante el
6
ejercicio finalizado el 31/12/06 de conformidad con los requisitos estipulados en la Carta
Convenio P4210 y el Convenio de Préstamo N° 7353-AR, suscriptos el 09 de agosto de
2005 y el 23 de octubre de 2006 respectivamente entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
BUENOS AIRES, 07de junio de 2007.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
ANTICIPO PARA LA PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE EDUCACIÓN PARA
UNA ARGENTINA MAS PRODUCTIVA Y EQUITATIVA
CARTA CONVENIO N° P4210
Y DEL “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/06)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 30/12/06,
correspondiente a la Cuenta Especial del “ Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural” , de
conformidad con la sección 4.4 de la Carta Convenio N° P4210 y 2.02 (b) y Anexo 5 del
Convenio de Préstamo N° 7353-AR de fechas 09/08/05 y 23/10/06 respectivamente.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/06, expresado en dólares estadounidenses.
El estado ha sido preparado por la Coordinación Central del Proyecto (CCP) sobre la base
de los movimientos de la cuenta a la vista en dólares N° 374.787/2, abierta en el Banco de
la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos
de su identificación con este dictamen.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Por Nota de fecha 1 de diciembre de 2006 la secretaría de Hacienda autorizó la apertura de
una nueva Cuenta Especial para el Programa, la cual según la información remitida por el
Banco de la Nación Argentina al Proyecto es la N° 383.544/5 denominada “ MECYT
7000/330 PROMER BIRF 7353-AR PROMER U S” y contaba con un saldo de USD 0 al
31/12/06. La cuenta especial 374.787/2 fue cerrada el 23/04/07.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “ Proyecto
de Mejoramiento de la Educación Rural” al 31 de diciembre de 2006, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales y con las estipulaciones sobre el uso de fondos
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contempladas en las respectivas cláusulas y Anexo de la Carta Convenio P4210 y el
Convenio de Préstamo N° 7353-AR BIRF de fechas 09/08/05 y 23/10/06 respectivamente.
BUENOS AIRES, 07 de junio de 2007.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DE LA CARTA CONVENIO N° P4210 ANTICIPO PARA LA PREPARACIÓN DEL
PROYECTO DE EDUCACIÓN PARA UNA ARGENTINA MAS PRODUCTIVA Y
EQUITATIVA Y DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF
“PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER”
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/06)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006,
correspondientes al “Anticipo para la preparación del Proyecto de Educación para una Argentina
más Productiva y Equitativa” y al Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural (PROMER),
se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter
contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos de la Carta Convenio N°
P4210 y del Convenio de Préstamo N° 7353-AR, suscriptos el 09 de agosto de 2005 y el 23 de
octubre de 2006 respectivamente entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF).
A- CARTA CONVENIO P4210
3. Adquisiciones
Parcialmente cumplida. Las observaciones puntuales se exponen en nuestro Memorando a la
Dirección.
4. Retiro del Importe del Anticipo
4.1 Se financiaron con fondos del Anticipo USD 921.361,53, según el siguiente detalle:
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Servicios de Consultoría
USD 536.825,98
Bienes
USD 212.933,74
Costos Operativos
USD 171.601,81
4.2 Cumplida. Por Nota BIRF del 3 de febrero de 2006 se extiende la fecha de cierre del
PPF hasta el 30 de junio de 2006, y por Nota BIRF del 12 de junio de 2006 el Banco
otorga una nueva prórroga a la fecha de cierre quedando establecida para el 31 de
diciembre de 2006.
No obstante ello, con fecha 14 de diciembre de 2006 se declaró la efectividad del
Préstamo.
4.3 Cumplida. Se presentaron en el ejercicio 2006 10 Solicitudes de retiros de Fondos,
cuyos gastos fueron imputados a la Carta Acuerdo P4210 (Véase nuestro informe sobre
el Estado de Solicitudes de Desembolso para el ejercicio cerrado el 31/12/2006,
expresado en dólares estadounidenses, adjunto al presente).
4.4 Cuenta Especial: Cumplida. A los efectos de canalizar la recepción de fondos del
Anticipo se realizó la apertura de la Cuenta a la Vista en dólares N° 374.787/2 en el
Banco de la Nación Argentina.
5. Intereses
Cumplida. Con fecha 10 de enero de 2007 el Banco aprobó aplicar a la categoría PPF USD
29.799.28 en concepto de intereses devengados por los importes retirados del Anticipo.
6. Cuentas y Auditorías
Cumplida. Se presentaron los estados financieros correspondientes al ejercicio 2006 donde
se exponen movimientos efectuados en el marco del Anticipo y del Convenio de Préstamo
por haberse declarado la efectividad del mismo el 14 de diciembre de 2006.
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8. Reembolso
De acuerdo al Monthly Disburstment Summary al 31/12/06, habiéndose declarado la
entrada en vigor del Préstamo el 14/12/06 el Banco efectuó el retiro del importe del
financiamiento de USD 921.361,53 a los efectos del reembolso del capital del anticipo y a
posteriori USD 29.799.28 en concepto de intereses, ascendiendo el reembolso total a USD
951.160,81.
B- CONVENIO DE PRESTAMO N° 7353-AR BIRF
a. Sección 2.01: Monto del Préstamo USD 150.000.000
Al 31de diciembre de 2006 no se produjeron desembolsos del Préstamo. No obstante
ello, al aprobarse la entrada en vigor del mismo a partir del 14 de diciembre se imputaron
a éste los gastos detallados en A- 8. anterior (de la Carta Convenio), los expuestos en c.
siguiente y los propios del préstamo por USD 65.883,80.. Asimismo queda un remanente
en las cuentas bancarias de USD 83.979,37 (correspondientes a la Carta Convenio) que
será aplicado al Programa.
b. Sección 2.02: Retiros de la Cuenta del Préstamo
Cumplida. Con respecto a la cuenta especial la DGUFI procedió a la apertura de una
nueva cuenta bancaria, no habiéndose efectuado al 31/12/06 la transferencia de los
fondos remanentes del anticipo (véase a. anterior).
c. Sección 2.04 Comisión inicial
Cumplida. El 14 de diciembre de 2006 el Banco retiró del monto del Principal USD por
375.000 en calidad de comisión inicial.
d. Sección 3.01 b) Convenios bilaterales
Al 31/12/06 se tuvieron a la vista 22 convenios bilaterales firmados con las provincias
participantes.
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e. Sección 3.02 a) Adquisición de bienes, obras y contratación de servicios
Cumplida. Las observaciones puntuales se exponen en nuestro Memorando a la
Dirección del Proyecto.
f. Sección 3.04 Manual Operativo
Cumplida. Por Nota BIRF de fecha 19/04/07 el Banco dio la no objeción al Manual
Operativo.
g. 4.01 Estados contables
El proyecto presentó a esta Auditoría una primera versión de los Estados Financieros el
09/02/07 y los Estados Financieros Ajustados fueron presentados el 06/06/07.
h. 6.01 Condición adicional para la efectividad del Convenio
A la fecha de entrada en vigor del Convenio de Préstamo se habían firmado 22 convenios
bilaterales con las provincias.
BUENOS AIRES, 07 de junio de 2007.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
“DE LA CARTA CONVENIO N° P4210 ANTICIPO PARA LA PREPARACIÓN DEL
PROYECTO DE EDUCACIÓN PARA UNA ARGENTINA MAS PRODUCTIVA Y
EQUITATIVA Y DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF
“PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER”
(Ejercicio N° 1 Ejercicio finalizado el 31/12/06)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/06,
correspondientes al
“Anticipo para la preparación del Proyecto de Educación para una
Argentina más Productiva y Equitativa” y al Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural
(PROMER), financiado con recursos provenientes de la Carta Convenio N° P4210 y del
Convenio de Préstamo N° 7353-AR” , han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Coordinación Central del Proyecto (CCP),
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento
de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y
control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
INDICE
TITULO
3)
Equipamiento: Falencias proceso de contratación (Errores en la estimación
presupuestaria de las contrataciones a realizar que tienen como consecuencia
la aplicación de procesos de selección que no se corresponden con las normas
del Banco).
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OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CONSULTORES INDIVIDUALES
a. Proceso de Selección
Observaciones:
1. El 57% de los Currículos tenidos a la vista carecen de constancia de recepción. A su
vez, algunos carecen de fecha de emisión y uno de firma del consultor.
2. En dos de las ternas bajo análisis se observó la inexistencia del correspondiente
Informe de Resultado de Evaluación que es emitido por el Comité de Selección de
Consultores Individuales, en cumplimiento de las tareas previstas en el Acta de
Constitución del mismo. (28,57%).
Comentarios de la CCP:
1. Se acepta la observación. La medida correctiva que se implementó a partir de Julio de
2006, consiste en revisar los Currículos constatando que estén completos, con fecha de
emisión y firma de los consultores y haciendo ingresar los mismos a través de la mesa
de entradas, donde se deja constancia de su recepción.
2. El Comité de Selección convocado para llevar a cabo la evaluación de las ternas de
postulantes emite en todos los casos su informe, ya que con el mismo concluye su
labor. Con respecto a los dos faltantes, serán incluidos a la brevedad.
b. Control de Legajos
Observaciones:
1. En el 80% de los casos objeto del análisis, la documentación respaldatoria que
acompaña la Solicitud de Contrato no cuenta con la firma del consultor como lo indica
la misma.
2. Se observó un caso en que la DD.JJ. de incompatibilidades esta firmada por el
consultor con fecha posterior a la fecha de firma del contrato y del inicio del mismo.
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Comentarios de la CCP:
1. Se acepta la observación y se implementa a partir del presente ejercicio el requisito de
firma de los consultores en la totalidad de la documentación recibida.
2. Pudo tratarse de un error no detectado ya que toda la documentación y en particular la
declaración jurada de incompatibilidades es analizada por la Dirección General de
Asuntos Jurídicos al momento de emitir opinión con carácter previo a la prosecución
del trámite de la contratación.
c. Análisis de Contratos
Observaciones:
1. En algunos casos, se observaron inconsistencias respecto del período de contratación y
la forma/cronograma de pagos entre las Condiciones Particulares del Contrato y los
Términos de Referencia que forman parte del mismo (25% de los casos analizados).
Cabe aclarar que los Términos de Referencia constituyen el reverso de la Solicitud de
Contrato con la cual a su vez se verifica una inconsistencia en el Monto contractual.
2. En la totalidad de los casos analizados se observó que las Decisiones Administrativas
de la Jefatura de Gabinete de Ministros o las Resoluciones Ministeriales, aprobatorias
de las contrataciones, renovaciones o prórrogas de contratos de consultoría según lo
establecido por el Dec. 577/03, fueron emitidas y formalizadas con fecha posterior al
inicio de los contratos, y en dos casos éstas fueron inclusive posteriores a la
finalización de los mismos.
Comentarios de la CCP:
1. Se acepta la observación. La inconsistencia se verifica porque al iniciar los trámites, las
solicitudes de contratación se confeccionaron en función de la prórroga de la Carta
Convenio solicitada hasta Diciembre/2006, luego los contratos se hicieron hasta
Junio/2006 y posteriormente renovaciones hasta Diciembre/2006 de acuerdo a las
sucesivas extensiones.
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2. Los trámites se inician sin excepción antes de la fecha de inicio de la contratación.
Dado el circuito implementado para la firma de los actos administrativos, que
comprende a dependencias del MECyT y Jefatura de Gabinete de Ministros, se demora
la conclusión del trámite, por causas ajenas a esta dependencia.
d. Control Pago de Honorarios
Observaciones:
1. El 100% de las Autorizaciones de Pago tenidas a la vista carecen de la firma,
aclaración del consultor y fecha en el área destinada al Recibo de Pago, la cual tampoco
cuenta con la correspondiente fecha. A su vez, en algunos casos, las Autorizaciones de
Pago no indican número de Cheque. Cabe aclarar que en la mayoría de los casos el
comprobante de respaldo fue emitido con anterioridad al pago.
2. Se observó el incumplimiento de los cronogramas de pago establecidos efectuándose el
pago de varios meses en forma simultánea. Cabe aclarar que en el caso de los contratos
de locación de obras todos los pagos observados se realizaron con posterioridad a la
finalización del plazo contractual pese a que el cronograma preveía pagos por la
presentación de informes los cuales fueron cumplimentados oportunamente.
Comentarios de la CCP:
1. El área destinada al recibo de pago en el formulario de autorización de pago emitido
por el sistema UEPEX, está diseñada para ser utilizada en aquellos casos en que los
destinatarios de los pagos han emitido facturas y luego no acompañan un recibo oficial
al tiempo de recibir los valores cancelando dichas facturas. Tratándose de consultores
que prestan servicios o elaboran obras, la DGUFI CCP del PROMER ha acordado la
acreditación de los montos contractuales en cuenta de los beneficiarios con el Banco
Patagonia. Por lo tanto la constancia de remisión de fondos y los reportes emitidos por
el sistema de dicho Banco son los comprobantes que quedan en el proyecto respecto de
la cancelación de las facturas de los consultores. No obstante ello, a partir del ejercicio
2007 se procederá a invalidar el área cuando no corresponda su utilización.
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2. Con motivo de las demoras en los trámites de firma de los actos administrativos
detalladas en el punto c. 2) precedente, los cronogramas se ven alterados ya que se
espera contar con los mismos para proceder a la liquidación correspondiente. En
particular en las locaciones de obra que prevén un informe de avance y uno final son
siempre superiores los tiempos del trámite a los del cronograma de pagos.
e. Control de Informes
Observaciones:
1. El 37% de los informes tenidos a la vista carecen de fecha y sello de recepción.
2. No se tuvo a la vista el Informe Final correspondiente a un consultor cuya fecha de
presentación estaba prevista para el 31/3/06.
3. En todos los casos de locación de obra en los que se requería según los TDR la
presentación de un Resumen Ejecutivo juntamente con el Informe Final, los mismos no
fueron tenidos a la vista.
Comentarios de la CCP:
1. En los informes provenientes de contratos de locación de obra constan siempre las
fechas de recepción y de aprobación, con sello de quien aprueba. En las locaciones de
servicios están las fechas de aprobación y a partir del presente ejercicio se implementa
su paso por la mesa de entradas para registrar la fecha de recepción que normalmente
coincide con la entrega de la última factura.
2. Se toma en cuenta la observación y se corregirá a la brevedad.
3. Sin comentarios.
Recomendaciones:
- Dejar adecuada constancia de los criterios utilizados para la selección de consultores
incorporando a los legajos la evidencia de la totalidad de los procedimientos llevados a
cabo.
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- Tener en cuenta la normativa aplicable para la emisión de contratos a fin de evitar errores
que podrían afectar la validez de los mismos.
- Dar estricto cumplimiento de lo establecido en los contratos celebrados.
- Documentar adecuadamente los pagos realizados.
2) CONTRATACIÓN DIRECTA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA PLATA
Expte. 13827/05
Observación: El recibo correspondiente al último pago efectuado el 14/09/06 no formaba
parte del expediente y nos fue suministrado en fotocopia simple.
Comentario de la CCP: Habiéndose recibido por correo el original del recibo del último
pago, se incorpora al expediente.
Recomendación: Documentar adecuadamente los pagos realizados.
3) EQUIPAMIENTO
Observaciones:
Expt N° 13697/05, Comparación de Precios N° 01/05 Adquisición de equipos GPS y
cámaras fotográficas digitales (Monto de la contratación $553.715.-)
1. El expediente que nos fuera suministrado no respeta el orden cronológico para el
archivo de la documentación, a su vez contenía documentación repetida y notas que no
tenían acuse de recibo por el destinatario.
2. No se tuvo a la vista el listado de firmas a invitar para la adquisición del lote 1 que
fuera remitido al Banco mediante nota N° 6470 del 14/12/07 para su no objeción.
3. El Proceso de adquisición debió hacerse mediante una Licitación Pública Nacional por
exceder el límite previsto en el Apéndice IV Sección II punto B.2. (USD 100.000.- o
menos) del Convenio de Préstamo. Cabe aclarar que el Banco dio la No objeción por
excepción sobre la base de un presupuesto oficial de $ 340.000, y la compra totalizó $
553.715. Al respecto, es del caso destacar que los valores considerados para el
20
presupuesto oficial resultaron sustancialmente inferiores a los valores de plaza toda vez
que la cotización más baja obtenida para el Lote 1 supera en un 76% dicha estimación y
la más elevada un 175%, lo cual dio lugar a que en un primer dictamen se recomendara
la declaración de dicho lote como fracasado.
4. De acuerdo a las constancias de recepción de las cartas de invitación obrantes en el
expediente, algunas de las firmas no han contado con los 7 días hábiles para realizar
consultas con anterioridad a la apertura de ofertas previstos en el Pliego, ya que la
misma tuvo lugar luego de 5 días hábiles.
5. Se pudo observar que en dos casos la aceptación por parte de las empresas de prorrogar
el plazo de mantenimiento de oferta fue emitido una vez que ya había vencido el plazo
original. Cabe destacar que las notas donde se les cursó el pedido de prórroga no tenían
constancia de recepción, no pudiéndose constatar si tomaron conocimiento de la
solicitud antes del vencimiento. Asimismo, se constató en uno de los casos que si bien a
una de las adjudicatarias se le habría enviado formalmente el pedido citado se mantuvo
comunicación informal con la misma (vía correo electrónico y según se expone en el
mismo vía telefónica) sin que obren evidencias de que se haya procedido de igual
manera con todos los oferentes.
6. Se verificó un error en la fecha de emisión del certificado de recepción de 43 equipos
de GPS ya que se indica 19/04/05, cuando la entrega de los mismos se realizó en el
2006.
Comentarios de la CCP:
1. El expediente se utiliza para tramitar y no para archivar documentación, por lo tanto el
orden cronológico es consecuencia necesaria de esa forma de utilizarlo y las fechas son
las de emisión o recepción de documentación según corresponda. No obstante se acepta
la observación y como medida correctiva se implementa la instrucción de colocar
siempre la fecha de recepción de documentación válida para comprobar su cronología,
así como no incorporar documentación repetida.
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2. Se toma en cuenta la observación y consecuentemente el recaudo de adjuntar
formalmente toda documentación inherente al texto de una nota de elevación para
obtener una no objeción.
3. Se acepta el comentario respecto de la disparidad de precios de plaza y del bajo monto
presupuestado. La propuesta de declaración de fracasado para el Lote I fue luego
desaconsejada por el BIRF y por lo tanto se prosiguió con el trámite.
4. Se tiene en cuenta la observación.
5. Los oferentes tomaron conocimiento de la solicitud de prórroga antes del vencimiento
del plazo, no obstante se acepta la observación y se toma el recaudo de dejar constancia
fehaciente de dicha situación. La vía correo electrónico se utiliza normalmente como
medio de agilizar las comunicaciones y en todos los casos de anticipar documentación
que luego es recibida formalmente y en todos los casos se procede de la misma manera
con todos los oferentes.
6. Efectivamente el año de recepción de los equipos GPS es 2006, por lo tanto se
procederá a efectuar la salvedad correspondiente.
Recomendaciones:
- Mantener expedientes completos, debidamente foliados y en estricto orden cronológico a
fin de garantizar la integridad de la documentación correspondiente al proceso.
- Efectuar presupuestos adecuados a fin de dar estricto cumplimiento a las normas del
Banco en materia de Métodos de Adquisición.
- Evitar la comunicación no formal con los oferentes a fin de garantizar la transparencia de
la gestión y la igualdad entre los mismos.
4) DISPONIBILIDADES Y REGISTROS
Observaciones:
1.Los mayores contables no especifican en el detalle del concepto del pago el destinatario
del mismo, indicándose únicamente el número de Autorización de Pago y el Número de
cheque o transferencia. Como consecuencia de lo expuesto se dificulta la
22
individualización en los SOE’s de los pagos contabilizados debido a que el único dato
que puede tomarse como referencia es la fecha de realización.
2. Como resultado de la realización del corte de documentación con el archivo de
autorizaciones de pago que nos fuera suministrado surge que no se puede establecer la
continuidad de los cheques emitidos entre el cierre del ejercicio 2006 y el inicio del 2007,
debido a que se inicia el nuevo período reiniciando la numeración de las autorizaciones
de pago y emitiendo cheques de otra cuenta bancaria. No obstante ello se constató en los
extractos bancarios del 2007 el débito de cheques correspondientes a la cuenta utilizada
en el 2006 sin que se pueda constatar su fecha de emisión debido a que no se deja
constancia alguna en la chequera y no obraban en el archivo suministrado las respectivas
autorizaciones.
3. No se tuvo a la vista el listado de cheques anulados, no pudiéndose constatar si los que
constan archivados constituyen la integridad de los mismos.
4. Se verificó la contabilización en los mayores de desafectaciones, sin que surja del detalle
consignado en los mismos cual es la operación original que se pretende anular. Cabe
aclarar, que tales desafectaciones no fueron tenidas a la vista ya que no forman parte del
archivo de autorizaciones de pago.
5. No se incluye en el mayor de la cuenta Consultoría a pagar el detalle de los pagos
pendientes de cancelación, únicamente consignándose el total de la cuenta.
Comentarios de la CCP:
1. Siendo los conceptos que consigna la leyenda del Mayor de las cuentas contables un
item predeterminado del sistema UEPEX, se ha cursado un reporte de corrección a la
dependencia responsable de enlace con la Unidad de Informática de la Secretaría de
Hacienda a efectos de solucionar el inconveniente.
2. (Comentario no procedente).
3. Hubo un problema de sistema al querer emitir el listado de cheques anulados, el mismo
se reportó según lo detallado en el punto 1) anterior.
23
4. Se solicitó la corrección del sistema idem punto 1) anterior para que aparezca en el
texto el concepto de la desafectación, se agregaron las constancias de las
desafectaciones, las cuales no forman parte de los archivos correlativos de
autorizaciones de pago sino que se ubicaron aparte en el mismo bibliorato.
5. El sistema UEPEX contabilizaba por el “percibido” durante la vigencia de la Carta
Convenio P4210, por lo tanto se hizo un asiento manual por los devengamientos de
consultorías al 31-12-06. No obstante ello se cuenta con los papeles de trabajo
respaldatorios de tal asiento.
Recomendaciones:
Arbitrar los medios para contar con información confiable, completa y oportuna.
Establecer circuitos administrativos que garanticen adecuados niveles de control interno.
BUENOS AIRES, 7 de junio de 2007.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
“DE LA CARTA CONVENIO N° P4210 ANTICIPO PARA LA PREPARACIÓN DEL
PROYECTO DE EDUCACIÓN PARA UNA ARGENTINA MAS PRODUCTIVA Y
EQUITATIVA
Y DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF
“PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER”
(Ejercicio N° 1 Ejercicio finalizado el 31/12/06)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Tal como surge de los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las
Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/06 con los registros en
moneda local que les dan sustento;
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- Verificación de la metodología de adquisición de bienes;
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- Otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios.
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El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y el 65,04 % de las aplicaciones
expuestas en el Estado de Inversiones del Proyecto por el ejercicio finalizado al 31/12/06.
CONCEPTO
IMPORTE
%
USD
INCIDENCIA
MUESTRA
USD
%
MUESTRA
Parte A
Parte B
Reembolso del PPF
Consultoría
Bienes
12.986,31
52.897,48
1,31
5,36
196,08
878,90
1,51
1,66
536.825,98
212.933,74
54,38
21,57
460.975,79
180.024,98
85,87
84,54
Costos Operativos
171.601,81
17,38
TOTALES
987.245,32
100
642.075,75
65,04
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Coordinación Central del Proyecto (CCP) no ha obstaculizado
nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 7 de junio de 2007
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