2005_101info.pdf
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MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS Señor ADMINISTRADOR FEDERAL DE LA ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS DR. ALBERTO R. ABAD Hipólito Yrigoyen Nro. 370 – 1er. Piso – Ciudad Autónoma de Buenos Aires En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley 24.156 y a vuestro requerimiento, la Auditoría General de la Nación efectuó una revisión del Control Interno Contable de la ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS (AFIP), correspondiente al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2004. Nuestra revisión del funcionamiento del Control Interno Contable fue efectuada como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los Estados Contables de la AFIP por el ejercicio precedentemente indicado. La evaluación realizada a los fines descriptos en el segundo párrafo no necesariamente ha de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por consiguiente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la AFIP considerado como un todo. Sobre la base de la citada revisión, informamos que las observaciones más significativas a formular sobre el Sistema de Control Interno Contable de la AFIP, son las indicadas en el Anexo adjunto. Buenos Aires, 28 de julio del 2005 ANEXO MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS EJERCICIO 2004 Índice 1. Falencias en el sistema administrativo contable computadorizado utilizado por el organismo. 2. Debilidades en el control interno administrativo contable imperante al momento de practicar la auditoría. 3. Disponibilidades 4. Créditos 5. Bienes de consumo 6. Bienes de Uso 7. Cuentas Comerciales a Pagar 8. Gastos en personal y Gastos en personal a pagar 9. Servicios Extraordinarios – Tasa aeroportuaria 10. Transferencias a pagar 11. Otras Cuentas a Pagar 12. Previsiones – Deudas judiciales 13. Otros bienes en custodia por parte de AFIP 14. Proceso de liquidación del ex Instituto Nacional de Recursos de la Seguridad Social (INARSS) 15. Recursos 16. Contrataciones 17. Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores (A.R.E.A.) 18. Estado de Origen y Aplicación de Fondos 2 Introducción La revisión del funcionamiento del control interno contable fue efectuada, como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados contables correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004. Dicha revisión incluyó el análisis del ingreso de datos y del egreso de la información (input/output) a los procesos computadorizados existentes en el ámbito de la AFIP, cuando las prácticas administrativas y contables relevadas requieren su utilización, lo que no constituye una auditoría especial sobre el correcto funcionamiento del sistema de procesamiento electrónico de datos, en cuanto a los programas de computación diseñados, los elementos de control que ellos incluyen, la lógica de los lenguajes, la configuración de los equipos empleados y la política de seguridad implementada. En oportunidad de aplicar los procedimientos de auditoría planificados se ha advertido durante el ejercicio 2004, que se continuó avanzando con las mejoras en los procesos de registración llevados a cabo por la AFIP. Sin perjuicio de lo expresado, varias de las observaciones que se describen en los apartados siguientes han sido señaladas por esta AGN en los Informes emitidos al momento de efectuar auditorías en ejercicios anteriores, constituyendo falencias de carácter estructural que requieren por parte de la AFIP producir cambios a fin de procurar la no reiteración de las situaciones relevadas en atención a la importancia de los temas involucrados. Señalamos que los procedimientos de auditoría aplicados incluyeron el análisis de la opinión vertida en el Informe Preliminar producido por la Unidad de Auditoría Interna de la AFIP referido a la razonabilidad de la información contenida en los Estados Contables al 31 de diciembre de 2004. En dicho Informe se advierte: - “Problemas de valuación y exposición en diversos rubros y cuentas originados, en gran parte, en la definición del sistema contable”. - “...los sistemas que respaldan la información contable presentan debilidades de control interno que afectan la confiabilidad de las aseveraciones...”. 3 Las observaciones más significativas detectadas durante nuestra auditoría son: 1. Falencias en el sistema administrativo contable computadorizado utilizado por el organismo. El sistema computadorizado de registración utilizado por la AFIP -AUDINT- concentra e integra la contabilidad patrimonial y presupuestaria, generando las restricciones en el mismo distorsiones en el proceso de reconocimiento e imputación de pasivos y su contrapartida en los resultados de los distintos ejercicios, conforme a lo revelado en Nota 9 a los Estados Contables. Adicionalmente, no se encuentra integrado con la totalidad de los subsistemas que producen información susceptible de registro contable, siendo necesaria la utilización de procedimientos manuales y controles asistémicos -tal el caso de los bienes muebles y de consumo-. Por otra parte, no se advierte la existencia de puntos de conciliación periódicos con áreas operativas. Se advirtieron disfunciones en la registración contable en cuanto a su oportunidad y la cronología de las transacciones, dificultando el conocimiento cierto de la situación económica, patrimonial o financiera en períodos intermedios. Se agrega a ello la existencia de formularios (órdenes de pago interna y autorizaciones de pago) que poseen una numeración con ausencia de cronología numérica por rangos. Es de resaltar que tal cual lo expone la citada Nota 9, existe un proceso licitatorio en curso para la adquisición de un nuevo sistema de gestión económico financiero para la entidad (Licitación Pública 119/03), el cual habrá de reemplazar al actual sistema contable y presupuestario. Recomendación Considerar en la implementación del nuevo “Sistema Integral de Gestión Económica Financiera” (Licitación Pública 119/03) que integre la gestión contable y presupuestaria asegurando: 4 - Las cualidades de la información establecidas en las normas contables emitidas por la Contaduría General de la Nación, - La normatización e implementación de procedimientos de relevamiento de datos y registro respecto de hechos de efecto patrimonial, como así también aquellos que puedan impactar en cuentas de orden, - El aprovechamiento eficiente y eficaz de los datos disponibles, - La disponibilidad de datos para el usuario a partir de esquemas de consultas que faciliten el proceso de análisis, - El debido control jerárquico y por oposición de intereses en la definición de perfiles con sus consecuentes derechos, - El establecimiento de estándares razonables de seguridad informática, - La integración con otros sistemas informáticos de la entidad y la existencia de actividades de control adicionales basados en conciliaciones. - La necesidad de dar cumplimiento a las obligaciones emergentes de la Ley 25.917 –Régimen Federal de Responsabilidad Fiscal-. 2. Debilidades en el control interno administrativo contable imperante al momento de practicar la auditoría. Sin perjuicio de lo señalado en el punto anterior, en el desarrollo de la presente auditoría se han observado debilidades del control interno imperante en la organización, las cuales han generado varias de las observaciones que se incluyen en los apartados siguientes. Dichas debilidades pueden resumirse en: - Procedimientos administrativos-contables no formalizados llevados a cabo por la administración del organismo. Como ejemplo se cita: falta de normativa interna que regule el procedimiento relativo a apertura y/o cierre de cuentas contables. - Dificultades en los procesos de comunicación interna y en los circuitos de información implementados que generan debilidades en los procesos de control operativo, afectando la pertinencia, confiabilidad, verificabilidad, sistematicidad, comparabilidad e integridad de lo expuesto en los Estados Contables emitidos por la entidad. 5 Recomendación Redactar los manuales de procedimiento de la totalidad de los procesos administrativos contables desarrollados por la administración, procediendo a establecer los circuitos de comunicación interna que aseguren que la información reúna los requisitos mencionados. Hacer especial hincapié en la necesidad de existencia de los mismos a efectos de una implementación eficiente del nuevo “Sistema Integral de Gestión Económica Financiera”. 3. Disponibilidades 3.1. a. Fondos Rotatorios y Cajas Chicas (Fondos Fijos) En las actas de verificación confeccionadas al cierre de cada ejercicio se informa la existencia de gastos no rendidos, lo que genera la aplicación de ajustes manuales al cierre a fin de exponer el saldo de cada Fondo Rotatorio constituido y la imputación correspondiente de gastos y activaciones. Estos ajustes, por práctica habitual, son cancelados en el ejercicio siguiente mediante la reversión del asiento oportunamente realizado, sin un seguimiento posterior de las partidas de cierre. b. Los movimientos bancarios de los Fondos Rotatorios se efectúan a través de cuentas corrientes en las cuales se realizan además operaciones distintas a las correspondientes a dichos fondos. Se cita como ejemplo la existencia al 31/12 de $16.205 miles expuestos como “Otros Conceptos” que tienen principal origen en devolución de tributos, embargos judiciales, garantías en efectivo, indemnizaciones por traslado, etc., siendo los vinculados a aspectos tributarios o aduaneros los de mayor relevancia. Si bien dicha información no posee, por lo general, impacto en los EECC sujetos a revisión, su existencia no se refleja en ninguno de los Estados emitidos por la entidad, limitando el control contable sobre los mismos. c. Si bien los siguientes aspectos no poseen significatividad en términos de evaluación de los EECC objeto de auditoría, cabe su mención en el presente memorando, a saber: 6 - Fondos rotatorios (cuatro) sin confeccionarse actas de verificación, pues corresponden a áreas centrales que no se verían alcanzadas por la Instrucción N° 1/04 (DiPRF). - Discrepancia de $16 mil entre Fondos Rotatorios a Reponer y las actas de verificación – situación rectificada en mayo del 2005-. - Diferencia entre el saldo de un Fondo Rotatorio y la disposición de constitución –situación rectificada en enero del 2005-. d. Se advirtió la existencia de pagos de obligaciones bajo la modalidad de “reconocimiento por legítimo abono”, debiendo indicarse que la Disposición N° 106/02 (DiAdm), en el apartado g) de las condiciones generales obrantes en anexo 1, prescribe la posibilidad de “…pagos de servicios cuyos contratos originales se hallen vencidos, pero exista una prórroga del mismo” a través de Fondos Rotatorios, no siendo los casos enunciados encuadrables en este precepto. e. La entidad ha practicado transferencias a “subresponsables” con cargo a rendir cuentas por montos significativos (v.g.: $2,1 millones para la adquisición de un inmueble), que no se enmarca en un régimen de gestión administrativo de descentralización normatizado. Debe resaltarse que ello no posee encuadre en el esquema de Fondo Rotatorio instituido para hacer frente a pagos que, por cuestiones administrativas, no acceden a la tramitación oportuna de orden de pago y que, considerando la relevancia de casos como la adquisición de inmuebles, amerita la intervención directa de áreas centrales –tanto del proceso de adquisición como de cancelación de obligaciones-. Recomendación a. Adecuar la metodología de registración a fin de incluir la totalidad de movimientos sin que sea necesario la realización de ajustes manuales al cierre de ejercicio, practicando, de ser el caso, el seguimiento de rendiciones a partir de un inventario de partidas. b. Procurar que los movimientos correspondientes a Fondos Rotatorios sean practicados a través de cuentas corrientes exclusivas, sin incluir en éstas otras operaciones. Asimismo, efectuar 7 las rectificaciones procedimentales y registrales que permitan que los importes extraños al Fondo Rotatorio disponible para unidades descentralizadas posean un debido control y exposición contable. Asimismo, intensificar las actividades de revisión periódicas de los Fondos Rotatorios y las cuentas bancarias respectivas a partir de la intervención de las áreas contables centralizadas de la entidad, pudiendo enmarcarse ello en un plan de revisión debidamente formalizado, como actividades de control que fortalezcan las implementadas por la Instrucción N° 1/04 (DiPRF) para la rendición y su revisión en sedes descentralizadas (Actas de Verificación). c. Establecer actividades de control que permitan advertir la ausencia de concordancia entre la información contable, las disposiciones constitutivas de Fondos Rotatorios vigentes y las actas de verificación. d. Extremar los controles tendientes a que el Fondo Rotatorio posea en su uso la finalidad normativa y bajo los preceptos que ésta establece. e. Encuadrar la existencia de necesidades de cancelaciones –v.g.: las realizadas como anticipos financieros- en el marco de la normativa administrativo financiera. 3.2. a. Bancos El organismo, durante el ejercicio 1999, procedió a dar de baja la suma de $ 2.594,5 miles correspondiente a un saldo acreedor con origen en la cuenta corriente N° 1217/45 abierta por la ex - DGI en el Banco de la Nación Argentina (BNA) -, “ conforme las actuaciones administrativas y los dictámenes del área legal del Organismo” -, por el cual se recibió un reclamo interadministrativo formulado por el Banco de la Nación Argentina ante la Procuración del Tesoro de la Nación, como se expone en Nota 3 a los Estados Contables. 8 b. La cuenta corriente receptora de fondos por aplicación del Decreto 1399/01 exhibió un saldo promedio elevado en relación a los gastos periódicos a ser afrontados, con una tendencia creciente a lo largo del ejercicio, motivada, esencialmente, en el aumento de la base de cálculo del recurso. Esto evidenció la existencia de relevantes montos de fondos ociosos en la entidad durante el ejercicio. Debe acotarse que, tal cual lo expone la entidad en su Nota 5 a los EECC, en el ejercicio siguiente se practicaron colocaciones de fondos en Letras del Tesoro por un monto de $1.000 millones. c. Del análisis de las conciliaciones bancarias practicadas al cierre del ejercicio, surge que existen partidas conciliatorias de antigua data –más de un año de antigüedad– no regularizadas. Adicionalmente, se advirtió la confección de conciliaciones bancarias tardías, que dan lugar a detecciones de deficiencias registrales sin una razonable oportunidad. Se observó, aunque por monto no relevante, que se mantenía dentro de partidas pendientes de conciliar una boleta de depósito en su monto completo por existir dificultades con uno los cheques incluidos en ella (cta. cte. BNA 2979/55). La presente metodología no se aprecia como razonable en cuanto a la exposición de información. d. La entidad ha dado de baja de oficio de su contabilidad a cheques –por cuantía menor- no presentados al cobro, con cargo a resultado extraordinario, sin advertirse su carga como pasivo o la implementación de un proceso normado y explícito que permita el tratamiento de estas situaciones de excepción y el mantenimiento de control respecto de esas posibles obligaciones. e. Se tomó conocimiento de la existencia, según información del Banco de la Nación Argentina, de funcionarios que no revisten en el servicio administrativo financiero como firmantes autorizados, tal el caso de las cuentas corrientes 2458/99 y 2459/02, y de una agente de personal temporario. Es de resaltar que la entidad no posee normas internas respecto de 9 distintos aspectos vinculados a la tenencia de cuentas corrientes bancarias de manera de dar operatividad a las normas marco en la materia. f. Existe una cuenta de carácter esencialmente pagadora -Cta. Cte. BNA 169/88- que al 31/12/04 poseía un saldo de $225.584 miles, que si bien no son fondos propios de la entidad – excepto como cuenta puente para recaudación de recursos del Decreto N° 863/98, reemplazada por la cta. cte. 2979/55-, la entidad asume directa responsabilidad respecto al giro sobre ella. Dicho saldo y los respectivos movimientos no se exponen en estados contables de la entidad, toda vez que el saldo se presenta como información complementaria de los Estados de Recaudación mensuales y cuyo esquema de registración no se encuentra inmerso en el marco de la contabilidad de la gestión financiera propia del ente ni de la recaudación administrada el mismo (SISREC). Recomendación a. Proceder a mantener actualizados los antecedentes referidos al saldo acreedor de $2.594,5 miles reclamado por el Banco de la Nación Argentina, a fin de regularizar la situación en virtud de la conclusión de la cuestión señalada. b. Considerar la existencia de fondos excedentes en el marco de un plan de Inversiones contemplando lo prescripto por la Disposición N° 466/02 y teniendo en cuenta la contratación directa N° 273/04 por la que se contrataran servicios profesionales a tal fin. c. Realizar un análisis de las partidas conciliatorias procediendo a su depuración y practicar conciliaciones según criterio de oportunidad. d. Establecer procedimientos normados de tratamiento de cheques oportunamente entregados para cancelación de obligaciones que no han sido cobrados por los beneficiarios. 10 e. Considerar como firmantes de cuentas corrientes sólo a funcionarios del ámbito de la gestión financiera. Establecer normas internas de operación de las mismas y de su documental o instrumentos. f. Evaluar la inserción de la totalidad de las cuentas bancarias en el marco de los dos sistemas centrales de registración de la AFIP (gestión propia o gestión administrada), de forma de exponerse en los EECC, y practicar sobre ella y sus transacciones un control contable. 4. Créditos 4.1. Recaudación Decreto 863/98 a. Se advirtió que la recaudación de diciembre del 2004, que conformaba el saldo de esta cuenta, no exhibe una cobranza posterior oportuna y, adicionalmente, un control contable basado en conciliaciones periódicas. b. La entidad realiza la carga de información bancaria en el AUDINT en forma oportuna, según muestra compulsada, en un módulo de información bancaria (consulta Movimiento Bancarios sin Cruzar) a partir de personal de la División Contabilidad, a la espera de una imputación definitiva en función del origen de la percepción y su vinculación con el crédito respectivo por personal de División Caja, lo cual actúa como disparador del asiento. Ello exhibe un proceso deficiente de registración y control, toda vez que la División Caja habría de actuar como generadora de la transacción (ingreso de fondos e imputación) y la División Contabilidad como controladora de ello a partir de la documental recibida y la oportuna conciliación bancaria, en el marco de un debido control por oposición de intereses. Recomendación a. Agilizar las gestiones referidas al cobro de los saldos de acuerdo a su exigibilidad y practicar controles contables periódicos de cobro. 11 b. En el marco de la implementación de un nuevo sistema de registración contable establecer actividades de control que contemplen control por oposición de intereses. 4.2. Otras cuentas a cobrar a. El saldo de esta cuenta está conformado, entre otros, por acreencias sobre los ex agentes de la AFIP originadas en diferencias de haberes, perjuicio patrimonial, multas, cobro de expensas, etc., algunas de las cuales datan del año 2001, siendo dichas sumas previsionadas. En tal sentido no se advierte un procedimiento uniforme a fin de determinar la oportunidad de registración y la base documental que soporte dicha decisión. b. Se encuentran registrados embargos ($523 miles) sin advertirse la existencia de un proceso de análisis contable vinculado al conocimiento del estado procesal de la causa generadora, además de resaltar el hecho de que, en orden a lo prescripto por la Ley de Presupuesto Permanente, los fondos asignados a gastos presupuestarios no son embargables. c. En consonancia con lo expuesto en este memorando respecto de servicios extraordinarios, cabe consignar que la ausencia de adecuados procedimientos sobre esta temática impiden que los EECC expongan los activos generados por los servicios extraordinarios realizados y pendientes de cobro. Recomendación a. Sin perjuicio de la previsión constituida, corresponde analizar en forma pormenorizada los antecedentes de las operaciones que dieron origen a dichas acreencias, a fin de controlar las gestiones inherentes a su recuperabilidad y/o dar tratamiento definitivo a los saldos involucrados. b. Establecer circuitos que permitan el seguimiento oportuno de embargos. 12 c. Determinar circuitos que permitan detectar la totalidad de créditos de la entidad, tal el caso de servicios extraordinarios realizados y no cancelados por los operadores. 5. Bienes de consumo a. La falta de un sistema de inventario permanente de insumos debilita el control interno incrementando el riesgo referido al manejo y conservación de este tipo de bienes, aunado a la inexistencia de un esquema normativo que contemple su gestión. Al momento de efectuarse las compras de estos bienes, se registran como resultados del período, activándose las existencias al cierre del ejercicio en los depósitos del área Metropolitana. Las cantidades en existencia al cierre surgen del sistema AUDINT, con las falencias del referido sistema han sido comentadas en el apartado 1. del presente memorando y que sometida a inventario por muestreo realizado por la UAI exhibió importantes desvíos. b. Para realizar la valorización el organismo ha tomado los montos de la última orden de compra (OC) emitida por tipo de bien. Tal situación ha sido objeto de revisión por muestreo, detectándose que no existe criterio uniforme para fijar el valor de los bienes cuando se presentan casos en donde hay más de una OC e incluso se advirtió la existencia de OC posteriores a las consideradas en la valuación. Es de resaltar que para el caso de valuación de formularios se efectuó sobre la base de una estimación realizada en el 2003, que adicionalmente no se sustenta en un sistema de costeo. c. En casos de bienes adquiridos con mucha antigüedad, se advierte que han sido valorizados a $ 1 (21% del inventario físico), que al mismo tiempo evidencia una deficiente política de stock de estos bienes caracterizados como “no durables”. 13 En tal sentido, existen en el saldo al cierre 16.303 cartridge de tóner por un valor de $898,6 miles recibidos en el año 1993 en un lote de 76.338 cartridge y valuados a precio de origen. Recomendación a. Mantener actualizada la información para proceder a su registración contable, a partir de un sistema de registración y control, enmarcado en procedimientos debidamente normatizados. A los efectos indicados corresponde desarrollar un sistema integral de inventarios permanentes que permita: - Conocer y/o controlar las cantidades en existencia y consumidas a lo largo del ejercicio. - Valorizar los bienes en existencia y consumidos. - Registrar automáticamente los movimientos en el sistema contable. - Brindar información para la gestión como por ejemplo: determinación de insumos y/o stocks críticos, usuarios consumidores, responsables de stock, etc. Por otra parte, efectuar inventarios físicos, que incluyan procedimientos periódicos y sorpresivos a cargo de personal independiente de la custodia y/o registración de los bienes. b. Determinar políticas de stock para el proceso de compra que evite la existencia de bienes de consumo depositados por períodos extensos, contemplando, adicionalmente, los gastos que ello conlleva. 6. Bienes de Uso 6.1. Bienes Muebles a. Los inventarios proporcionados, que incluyen los bienes con su valor de adquisición, no posibilitan la conformación de los saldos de cuentas contables desagregadas, toda vez que la contabilidad registra el valor residual sin discriminar la amortización acumulada. Es de resaltar 14 que la amortización reconocida en el ejercicio surge de un cálculo global y se detrae de las cuentas respectivas del activo con cargo a resultado. b. Se advirtieron inconsistencias en los datos de dichos inventarios, en especial en cuanto a fechas de alta, descripción, responsables, vida útil asignada, que permita la adecuada individualización de los bienes. Asimismo, si bien el ente registra los bienes totalmente amortizados a $1, existen bienes sin valor alguno en sus inventarios. c. Los activos reconocidos de Regiones por adquisición de bienes incluidas en documentación pendiente de rendir de fondos rotatorios, se incluyen en el saldo al cierre, desafectándose en el ejercicio siguiente para su nueva activación producto del proceso final de rendición. d. De la tarea realizada por esta AGN se advirtió la existencia de vehículos incluidos en las pólizas de seguro que no se hallaban incorporados a los inventarios proporcionados oportunamente, situación que, si bien a posteriori fuera regularizada, evidenciaba la falta de un proceso de conciliación permanente entre distintas fuentes informativas por los mismos conceptos. e. Tal cual surge de la Nota 17 a los EECC se encuentran pendientes de reconocimiento contable los bienes provenientes del INARSS. f. Surgen diferencias entre la información contable patrimonial y la presupuestaria (a nivel partida parcial) por las altas del ejercicio en cuanto a su conformación interna. g. De una revisión física por muestreo de bienes muebles se advirtió: - Ausencia de identificación física del número de inventario en bienes, - Números de inventario incluidos al bien que no se corresponde con la numeración actual registrada, - Inadecuada identificación de responsables en los inventarios. 15 h. El organismo no efectúa periódicamente inventarios físicos de este tipo de bienes con personal ajeno a su custodia y registración, a fin de validar la información existente en las cuentas contables que los reflejan. Recomendación Mantener información actualizada de inventarios con impacto en la registración contable, contemplando la totalidad de bienes de la institución. A los efectos indicados corresponde contar con un sistema integral que permita: - Identificar patrimonialmente los bienes (Codificación del bien, ubicación del mismo y dependencia responsable). - Registrar automáticamente los movimientos en el sistema contable. - Proporcionar un inventario que permita la desagregación de los importes expuestos contablemente, tanto por valor original como de amortizaciones acumuladas. - Brindar información para la administración de los bienes, considerando destino de los mismos por reubicación o baja (identificar su estado como bien utilizable, recuperable o inutilizable). - Contemplar la existencia del control contable. - Efectuar conciliaciones con información vinculada de distintas áreas intervinientes (v.g.: seguros). Por otra parte, efectuar inventarios físicos, que incluyan procedimientos periódicos y sorpresivos a cargo de personal independiente de la custodia y/o registración de los bienes. 6.2. Bienes Inmuebles a. Se encuentran pendientes de escrituración un número significativo de inmuebles incorporados al patrimonio de la AFIP. 16 b. Dichos inmuebles no se hallan incluidos en un sistema de registración de bienes de uso. c. En la información de inmuebles propios y de terceros proporcionados por el ente, se advirtió que el 20% de aquellos en alquiler contaban con contratos vencidos. Recomendación a. Instrumentar la escrituración de los inmuebles bajo la titularidad de AFIP cuyo trámite a la fecha se encuentra pendiente. b. Registrar estos bienes en el marco del sistema recomendado para bienes muebles. c. Regularizar la existencia de inmuebles alquilados sin contrato respaldatorio y proceder con debida antelación a iniciar las contrataciones respectivas. 7. Cuentas Comerciales a Pagar a. Sin perjuicio de lo expuesto en el apartado 1. durante el proceso de revisión se han detectado debilidades referidas a la forma y oportunidad en que son registrados los pasivos al cierre de cada ejercicio producto de la problemática en el devengamiento de gastos que el ente reconoce en su nota 9 a los EECC, no permitiendo, en consecuencia, validar la integridad de los saldos de las cuentas incluidas bajo el rubro indicado. La entidad ha implementado procedimientos tendientes a la detección informática de devengamientos producidos en un ejercicio con impacto en el anterior que buscan una mejora en la calidad de la información. No obstante, las limitaciones del sistema informático no permiten una adecuada identificación de gastos con su impacto temporal. 17 Tal el caso de las pruebas realizadas por esta AGN, que al comparar el resultado obtenido por el ente a partir de dichos procesos con la información analítica al 31/12/03 de deudas con proveedores, se advirtió que no pudieron individualizarse obligaciones que en esa oportunidad se registraran, además se detectaron algunas que fueran omitidas. Lo expuesto genera dificultades para el seguimiento posterior del pasivo reconocido y provisiones efectuadas por los gastos y adquisiciones por las que no se practicaran liquidaciones y, consecuentemente, no se emitieran órdenes de pago al cierre del ejercicio. b. Además de lo reseñado, como se expone en Nota 9 a los EECC se encuentran pendientes de resolución los reclamos efectuados por las empresas prestadoras de los Servicios de Preembarque, en concepto de Notas de Débito por diferencias de cambio y en el cálculo de intereses, que ascienden a $15.515,4 miles, no registrándose como deuda en los Estados Contables. Recomendación a. Instrumentar los mecanismos de control interno que permitan asegurar la integridad de la información expuesta como pasivo al cierre de cada ejercicio, haciendo especial hincapié en ello en el marco del desarrollo de la nueva aplicación informática de gestión administrativo financiera. b. Efectuar un seguimiento pormenorizado de la situación expuesta en el último apartado. 8. Gastos en personal y Gastos en personal a pagar a. En cuanto a la oportunidad de registración del gasto se advirtieron situaciones de falta de cronología entre el devengado y el pagado. 18 b. El SARHA (Sistema de Administración de Recursos Humanos de AFIP) no se encuentra integrado informáticamente con el AUDINT. Asimismo, se advirtió la existencia de discrepancias entre la registración contable patrimonial y la presupuestaria en cuanto a la desagregación de liquidaciones, sin existir reportes que concilien la información de códigos de recibos, de partidas presupuestaria y de cuentas contables. c. En el marco de la descentralización del registro primario de datos laborales adoptado a partir de la implementación del SARHA, se advirtió que el ente ha realizado revisiones in situ exhibiendo una cantidad relevante de observaciones (v.g.: datos sin cargar –licencias, asistencias, rectificaciones de puestos, francos compensatorios, adicionales, etc.-). Asimismo, de la revisión documental por muestra de la registración del SARHA realizada por esta AGN, se reiteró la existencia de discrepancias y de documentación no actualizada (ej.: declaraciones juradas de cargas sociales), además de datos inconsistentes. Cabe consignar que en el 60% de los casos seleccionados no fue aportada (total o parcialmente) documentación respaldatoria. d. En cuanto a la liquidación de servicios extraordinarios, el ente no posee una aplicación informática (ya sea independiente o formando parte del SIM) que permita vincular: - La operación aduanera, - El servicio extraordinario prestado, - El agente y las funciones asignadas, - La emisión de cargos, - El cobro del cargo, - La liquidación individual a favor del agente aduanero. En tal sentido, cada Aduana informa al área central lo que debe pagarse a los agentes, sin poseer un sistema de registración y control único en sus sedes locales. Dichas liquidaciones son integradas al proceso de liquidación de haberes, constatando exclusivamente la existencia de fondos. Cabe señalar que se advirtió que los datos procesados oportunamente en el SILPANA 19 (Sistema de Liquidación de Personal ANA) poseen rectificaciones posteriores, producto de modificaciones requeridas por las Aduanas de períodos previos, limitando el resguardo de la información que alimentara al SARHA. e. Se ha verificado que en la conformación de los saldos a pagar al cierre existen liquidaciones pendientes de antigua data. f. No se advirtió la existencia de evaluación y, en su caso, exposición del valor actual que la entidad habrá de pagar en concepto de adicional especial al momento que los agentes y funcionarios se acogen al beneficio jubilatorio, registrándose exclusivamente el cálculo de aquello que deberá afrontar en el ejercicio siguiente. Recomendación a. Registrar en orden a la cronología propia de las transacciones, contemplando que la información contable patrimonial y presupuestaria debe arrojar los mismos valores finales en su desagregación. b. Implementar actividades de control y de revisión periódicas planificadas que permitan darle confiabilidad a la información registrada en el SARHA como base del proceso de liquidación de haberes. Asimismo, generar la integración del SARHA con el AUDINT o en su caso la nueva aplicación informática en proceso de contratación. c. Establecer una aplicación informática –ya sea como módulo de sistemas existentes o como independiente pero integrado a otros sistemas- que permitan exhibir la correlación entre las distintas instancias del servicio extraordinario tal cual se detalla en la observación. d. Si bien las liquidaciones observadas no tienen mayor materialidad respecto del saldo a pagar expuesto, a los efectos de depurar el inventario corresponde efectuar un análisis 20 pormenorizado de las liquidaciones pendientes de pago de antigua data, a fin de determinar si corresponde mantener registrados dichos pasivos. e. Evaluar la posibilidad de establecer el monto de valor actual de beneficios futuros para agentes y funcionarios a jubilarse a partir de análisis actuarial. 9. Servicios Extraordinarios – Tasa aeroportuaria A la fecha de emisión del presente Informe no se encuentra determinado el destino final que corresponde asignar a los importes acumulados percibidos, neto de los pagos realizados, en concepto de servicios extraordinarios y tasa aeroportuaria, que conforman el saldo de la cuenta 2981/40 indicado en Nota 3 a los Estados Contables. La Resolución General 1265/02 AFIP establece que se debe practicar una evaluación semestral, con el fin de ajustar y/o modificar lo que resulte pertinente para adecuar lo normado a la dinámica de la operatoria de la aviación comercial. Recomendación Efectuar los estudios pertinentes a fin de: - Garantizar que los montos percibidos guarden relación con el total de gastos ocasionados por la prestación de los servicios brindados por la AFIP. - Determinar el destino a dar al monto acumulado en la cuenta 2981/40. 10. Transferencias a pagar a. El presente rubro contempla la retención sobre devoluciones de impuestos realizados por la AFIP como agente recaudador, en tal sentido no surge claramente como obligación propia por su depósito final en carácter de agente de retención, independientemente de que se efectúe una transferencia de fondos a la cuenta corriente BNA 2983/46. 21 b. Existen partidas de antigua data que aunque no poseen significatividad monetaria ameritan su evaluación y depuración. Recomendación a. Evaluar la correspondencia de incorporar los citados conceptos como obligación propia del patrimonio del ente, considerando distintas alternativas como: cuenta de relación con explicación en nota a EECC, cuenta regularizadora o cuenta de orden. b. Practicar el análisis y depuración de partidas de antigua data. 11. Otras Cuentas a Pagar a. En este rubro la entidad registró a valor histórico una deuda con la Secretaría de Hacienda por $28.211,5 miles por aplicación del Decreto N° 1176/01, como consecuencia de la cancelación de obligaciones asumidas por la AFIP con Correo Argentino S.A., tal cual se expone en Nota 10 a los EECC. Dicho importe no refleja intereses, siendo que la norma en cuestión no define criterios de devengamiento ni de cancelación. b. La Contaduría General de la Nación informó que posee registrado un crédito contra la AFIP por $40.424,0 miles por aplicación del Decreto 625/95. La evaluación preliminar indica que la obligación no estaría en cabeza de la entidad sino de terceros (AFJP con vinculación a la recaudación administrada), no obstante frente a esta situación cabe iniciarse las acciones de consulta y revisión a fin de verificar la cancelación oportuna de esos montos por quienes corresponda y practicar las regularizaciones contables respectivas. 22 Recomendación a. Establecer un marco de consulta con la Secretaría de Hacienda a fin de determinar la modalidad de cancelación de deuda por aplicación del Decreto N° 1176/01. b. Iniciar acciones que tiendan a regularizar la situación descripta respecto del crédito registrado por la Contaduría General de la Nación por aplicación del Decreto N° 625/95. 12. Previsiones – Deudas judiciales a. La AFIP en atención a la Disposición N° 40/04 – Contaduría General de la Nación -, procedió a registrar y revelar en Nota a los Estados Contables los juicios en donde el organismo es parte, en función a la información disponible para tal fin al cierre de ejercicio. De conformidad a lo expuesto en Nota 12 a los Estados Contables, para la determinación del valor imputado a la cuenta Otras Previsiones y del monto correspondiente a los juicios en trámite sin sentencia, la AFIP ha considerado sólo aquellas causas en donde la demanda contiene expresamente el monto reclamado, valuándolas, en general, a sus valores históricos más costas y gastos estimados en un porcentaje. En el marco de las tareas de auditoría ejecutadas a partir de los inventarios proporcionados se pudo determinar que: - La entidad no cuenta con un sistema integrado de registración y control de juicios (enmarcado en procedimientos de gestión y control) con efectos en los presentes Estados Contables, que permita emitir un inventario de respaldo de la información que ha de revelarse como pasivo cierto o contingente en el Balance General y las Notas a los EECC. Por ello, recurre al armado de un detalle analítico adhoc generado por las áreas responsables del diligenciamiento de los trámites judiciales sin actividades de control que permitan su validación. 23 - Las características propias de la metodología utilizada para el armado de inventarios y el número de causas en ellos incluidas, limitan el esquema de análisis contable y la posibilidad de practicar procedimientos de auditoría. - Se destaca la ausencia de normativa interna en cuanto a la definición de un sector que concentre la información de la totalidad de causas en donde AFIP es parte, la utilización de un sistema que brinde información integral actualizada, y los criterios para determinar las causas y gastos causídicos a afrontar por la AFIP y evaluar la probabilidad de ocurrencia de cada contingencia. - En dicho marco, las Direcciones Regionales Aduaneras y Direcciones Regionales Metropolitanas suministraron la información conforme a un proyecto de instructivo para “la estimación y determinación de pasivos y previsiones litigiosas a lo fines contables” elaborado por el Departamento de Coordinación y Procedimientos que a la fecha no se encuentra aprobado. - Los datos aportados no permiten una clara identificación del estado y etapa procesal de los distintos juicios para su clasificación, siendo que en algunos, incluso, no se informan los mismos. Tampoco surge la vinculación entre causas principales e incidentes. Ello evidencia la ausencia de una estandarización del proceso de relevamiento de datos. - No se practica una evaluación de valor estimado de sentencia considerando etapa y estado procesal, toda vez que se incluye el monto de reclamo exclusivamente. Adicionalmente, no se practica evaluación de litigiosidad ni se contemplan las acciones administrativas. - Existe un número significativo de causas sin monto determinado, y tampoco se valuaron los gastos causídicos originados en causas impositivas por los que la entidad tuviera que responder. 24 - No se consideró la evaluación de costas por potencial pérdida de acción o posibles costas por su orden en juicios en que la AFIP actúa como actora. - Sólo la Dirección de Asesoría Legal, la Dirección de Recursos de la Seguridad Social y la Región Río Cuarto de la DGI realiza un cálculo de intereses, el cual no es uniforme ni se identifica por causa el criterio en función de Fuero y jurisdicción. El resto de la información se considera a valor de demanda, como se expresara. - Para las causas que sólo informaran monto de demanda, en general, se calculó un 25% en concepto de costas e intereses, no obstante en materia de Seguridad Social se aplicó el 15% sobre capital más intereses. No se ha considerado una evaluación de antecedentes jurisprudenciales en función de materias y fueros. b. Tal como se expuso en la precitada Nota 12 a los EECC, la Contaduría General de la Nación se expidió respecto de la correspondencia de registrar el pasivo con la Secretaría de Hacienda por la colocación de BOCON por deuda consolidada de la AFIP por aplicación de las distintas normas que oportunamente lo dispusieran. Como se señala en dicha nota, el organismo se encuentra en un proceso de análisis e identificación de los montos a considerar, lo que impide en esta instancia determinar su cuantía. c. La previsión por contingencia laboral contempló la existencia de juicios iniciados por agentes abogados por el descuento de honorarios de fondos para hacer frente a las obligaciones de la seguridad social, neteando lo abonado en concepto de amparos, aspecto que no cuenta con evaluación final a fin de contemplar un pago definitivo por lo que podría darse tal situación o la necesidad de reconocer un crédito. 25 Recomendación a. Establecer un sistema integrado de registración y seguimiento de causas judiciales enmarcado en un proceso que contemple las actividades de control propias del riesgo existente en la gestión de las mismas. Asignar a un sector específico la responsabilidad de concentrar los datos sobre la totalidad de causas en donde la AFIP es parte, produciendo su monitoreo y aportando información de efecto contable. Redactar normas de procedimiento sobre la metodología para la determinación de los montos a registrar y revelar en Nota a los Estados Contables, procurando: - Clara definición de conceptos a exponer en EECC, - Información íntegra, - Criterios uniformes para determinar la magnitud de las cifras a registrar y revelar en Notas, en función a la etapa y estado procesal de las causas y la evaluación del monto probable de sentencia, - Criterios uniformes para el tratamiento de determinación de costas y gastos, sustentado en análisis jurisprudencial, - Valorización de la totalidad de los juicios que forman parte del inventario de causas al cierre de cada período, - Evaluación de litigiosidad, - Responsabilidad que le cabe a los emisores de información, - Control contable de las causas judiciales. b. Relevar información de colocaciones de BOCON realizada por la Secretaría de Hacienda practicando su análisis a fin de efectuar la respectiva registración. c. Determinar la correspondencia de registrar créditos por acciones de amparo hasta la conclusión de la causa principal o liberación de la medida cautelar. 26 13. Otros bienes en custodia por parte de AFIP De conformidad a lo revelado en Nota 15 a los Estados Contables, la AFIP se encuentra en etapa de confección y posterior valoración de bienes en condición de rezago, secuestrados y decomisados. Recomendación Culminar con la confección de los respectivos inventarios, proceder a su valorización a fin de revelar la información en Nota a los Estados Contables. 14. Proceso de liquidación del ex Instituto Nacional de Recursos de la Seguridad Social (INARSS) En atención a que el Decreto 217/03 deja sin efecto la creación del INARSS, se encuentra en marcha, en el ámbito de la Dirección Nacional de Normalización Patrimonial, un proceso de liquidación del citado ex Instituto tal cual se expone en Nota 17 a los EECC. Adicionalmente, cabe consignar que se produjo la percepción de un monto de $65.923,2 miles como remanentes de recursos propios del Instituto, los que fueron registrados sin un proceso de revisión contable, por lo que el resultado final de los activos y pasivos a reconocer dependerá de la liquidación que se efectúe de dicho ente y las auditorías que respecto a ella se efectúe. Recomendación Llevar a cabo acciones de control conducentes a los efectos de seguir el estado del proceso de liquidación del ex INARSS. 27 15. Recursos a. La entidad, como informa en su Nota 2 a los EECC, deduce de los ingresos de la cuentas recaudadoras de tributos las comisiones bancarias del proceso de recepción y procesamiento de declaraciones juradas y pagos, y los gastos causídicos de juicios de materia impositiva, encontrándose evaluando el impacto que ello puede tener para su atención con recursos propios presupuestarios, sin poder, a la fecha, determinarse su efecto final. En tal sentido el Decreto N° 1399/01 determina la existencia de recursos propios de la entidad para atender los gastos que generen sus funciones de aplicar, recaudar, fiscalizar o ejecutar tributos. Por su parte, el artículo 30° de la Ley 11.683 faculta a la AFIP a disponer el pago directo de intereses y costas causídicas (honorarios, etcétera), aprobados en juicio, de carácter impositivo con fondos de las cuentas recaudadoras y cargo de oportuno reintegro a las mismas, sin poder advertirse que esto último se produzca. b. Las comisiones bancarias por recaudación de recursos de la Seguridad Social son trasladados por la entidad a los beneficiarios requiriendo su reposición, además efectúa el cobro del porcentaje establecido por el Decreto N° 863/98 como recurso de la AFIP para gestionar la percepción de la recaudación en esta materia. Respecto de las citadas comisiones la entidad practica el neteo de esos conceptos de la recaudación bruta y posteriormente efectúa su recupero en oportunidad de la cancelación efectuada por el ente beneficiario. Es de resaltar que el crédito existente por este concepto no posee exposición alguna en Estados Contables emitidos por la AFIP. En cuanto a los recursos propios para gastos administrativos de recaudación y distribución (por aplicación del Decreto N° 863/98), las Leyes 25.345 y 25.401, modificatorias del artículo 2° del 28 Decreto N° 2741/91, establecen que la transferencia de fondos a los organismos beneficiarios se debe realizar previa deducción del porcentaje que se determine para la atención de dichos gastos. No obstante, se evidencia un tratamiento distintivo de los beneficiarios finales en cuanto a la aplicación del recupero de comisiones bancarias y gastos de recaudación. Los citados recuperos de gastos son debitados de la distribución de los recursos de la Seguridad Social que la AFIP efectúa (v.g.: ANSES y ART), con excepción de las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones (AFJP) y las Obras Sociales. A las AFJP se les remiten notas informándoles el monto de comisiones bancarias y gastos administrativos de recaudación y distribución que deben depositar, y a las Obras Sociales la entidad le deduce las comisiones bancarias y no les cobra el gasto de recaudación y distribución. Por su parte, la AFIP informó que se encuentra evaluando los alcances de la aplicación de la Ley 25.085 (BO 4/5/1999), en la que se estipuló una retención del 2,5% sobre el total de lo recaudado por los fondos del monotributo. Se resalta que en Nota 2 a los EECC la entidad señala que en el ejercicio 2005 se estima poner en vigencia un nuevo esquema de recupero de comisiones bancarias y gastos, que uniforme la metodología en que se efectiviza la percepción de los importes en cuestión. Recomendación a. Realizar las acciones administrativas necesarias tendientes a concluir la evaluación del impacto presupuestario de las comisiones bancarias y los gastos causídicos en juicios tributarios, a la luz de la normativa vigente. b. Unificar el esquema de percepción de fondos de la entidad vinculados a la gestión de la recaudación de Recursos de la Seguridad Social, y documentar las decisiones de porcentajes de comisión a ser aplicado. 29 16. Contrataciones a. El Organismo no contaba con un plan anual de compras aprobado, conforme lo exige la Disposición 297/03, debiendo señalarse que para el ejercicio 2005 se encuentra aprobado el respectivo plan mediante Disposición N° 672/04. b. Respecto de la inexistencia, en la actualidad, de un Manual de Compra, fue informado que el mismo se encuentra en etapa de elaboración. c. De la revisión por muestreo de contrataciones de bienes y de servicios que han tenido reflejo en los EECC auditados han surgido las siguientes observaciones: - Un numero relevante de casos, de la muestra seleccionada al azar, correspondió a pagos realizados por legítimo abono. En la mayoría de los casos se trataban de Ordenes de Compras vencidas, siendo que la falta de una prudente antelación y celeridad en el proceso de contratación ha conllevado la continuidad de la prestación y su pago bajo esta modalidad. Adicionalmente, pudo observarse que en un número relevante de expedientes se abonó bajo esta modalidad sin la existencia previa de una contratación en su caso vencida. - En las licitaciones públicas incluidas en la muestra se observó un promedio de duración de cada trámite de 320 días y en las contrataciones directas el mismo ascendió a 135 días. Así también, se apreció la existencia de expedientes que desde la fecha del pedido del bien o servicio hasta la emisión de la Orden de Compra transcurrieron: 1173 días (Expte. N° 250.021/00), 963 días (Expte. N° 252.434/01), 655 días (Expte. N° 253.124/02), 414 días (Expte. N° 252.089/03), 377 días (Expte. N° 251.983/02) y 364 días (Expte. N° 252.280/03), siendo que ante la ausencia de un plan no pudo advertirse su priorización. - A partir de los expedientes analizados no se observó la existencia de constancias del control de ejecución de las prestaciones y/o compras de bienes. Adicionalmente, no se advirtió la existencia de un proceso de monitoreo centralizado de dicha ejecución en el marco de la 30 tareas encomendadas al Departamento de Compras, recayendo el control en la gestión directa del área solicitante y/o usuaria y en la intervención de la comisión de recepción. - Se advierte la escasa o nula fundamentación de los pedidos de bienes o servicios por partes de las áreas usuarias, como motivación suficiente para justificar la necesidad de contratar, extremo que no se puede dar por acreditado con el borrador del Pliego de Bases y Condiciones que esos sectores elaboran, e incluso en los casos de ampliaciones que llegan al 35% admitido por el régimen. - En las actuaciones de contrataciones que no implican una renovación no existen constancias que permitan individualizar una tarea de búsqueda de cotizaciones o presupuestos en forma previa a la solicitud por parte del requirente, e incluso en los casos con renovación del servicio se considera el precio anterior. En los procesos internos es el área requirente la que establece la estimación inicial del costo de la contratación, sin una evaluación posterior documentada de la misma por parte del área responsable del proceso de compra. Es de destacar que la Disposición N° 297/03 en su art. 45 inc.2° obliga a la AFIP a elaborar un listado de precios testigos de bienes y servicios de características homogéneas de permanente contratación, de conformidad a la reglamentación que dicte al efecto, que a la fecha no ha sido dictada. Por otra parte, tampoco se practica la confrontación con precios testigos determinados por la SIGEN –como Órgano Rector del Sistema de Control Interno-. - Se ha constatado que los Pliegos de Bases y Condiciones no cuentan en forma explícita, cuando las especificidades de la contratación lo requiere, con criterios de evaluación para la selección de la oferta (v.g.: calificación del mejor precio, evaluación de calidad, mediante formulas polinómicas, etc.), lo que impide al oferente saber con anticipación cómo se evaluará su oferta (art. 18 de la Disposición 74/02 y Art.45 de la Disposición 297/03). - A partir de la revisión de expedientes, se advirtieron diversas cuestiones que hacen a la publicidad y/o concurrencia en los procesos, a saber: 31 o Falta de constancias que acrediten la recepción de invitaciones a proveedores. Situación que asume especial relevancia en aquellos casos de servicios estandarizados del mercado. o Ausencia de constancias de publicidad en la página de internet del Organismo del acta de adjudicación conforme lo establece el art. 29 de la Disposición 297/03. d. La Disposición AFIP N° 611/04 establece un régimen especial de gastos de ceremonial y protocolo y de organización de eventos, que si bien fue enmarcado en el artículo 9° de la Disposición N° 297/03, establece un régimen distinto al general de contrataciones sin prescribir taxativamente los procedimientos que garanticen el cumplimiento de los principios generales que introduce el art. 3° de citada disposición -tal cual lo exige su art. 9°-, con independencia de la creación de dos comités de análisis y de aprobación de gastos. Adicionalmente, se prescribe la existencia de adelantos de fondos, aspecto no compatibilizado con el régimen de fondos rotatorios existentes y de tesorería jurisdiccional. e. De la revisión de una muestra de órdenes de pago interna y autorizaciones de pago del ejercicio, ha surgido un conjunto de disfunciones documentales que ameritan su mención: - Falta de un criterio uniforme en cuanto a la elaboración de las actuaciones. - Ausencia de registración completa de fecha de transacción en el AUDINT. - Documentación respaldatoria incompleta de la liquidación existente en los arqueos de caja (ej.: ausencia de factura, remito, acta de comisión de recepción, disposición, convenio, contrato, orden de compra, certificación, etc.). - Arqueo diarios con erogaciones extrapresupuestarias que no cuentan con documentación respaldatoria (v.g.: anticipos financieros y asignación de cajas chicas). - Facturación sin identificación de Orden de Compra, Contrato y número de expediente asociado. - Ausencia de adecuada identificación conceptual del gasto en el AUDINT. 32 Recomendación a. Elaborar el plan anual de compras sobre la base de la Planificación Institucional y criterios de priorización preestablecidos, como insumo de la presupuestación y la gestión de contrataciones. b. Dictar un Manual de Compras que establezca los procedimientos internos necesarios para la operatividad del régimen de contrataciones. c. Establecer actividades de control que impidan que se produzcan situaciones como las observadas en el apartado c. d. Efectuar la revisión del régimen de la Disposición AFIP N° 611/04 a la luz del régimen general de contrataciones –Disposición N° 297/03-. e. Implementar actividades de control que permita la uniformidad de la documentación respaldatoria de gastos. 17. Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores ( A.R.E.A. ) Como se indicara en el apartado 1 del presente Informe las falencias en el sistema computadorizado utilizado para efectuar las registraciones contables, genera distorsiones en el proceso de reconocimiento e imputación de pasivos y su contrapartida en los resultados de los distintos ejercicios. Dicha situación deriva en la utilización de la cuenta ajuste de resultados de ejercicios anteriores A.R.E.A.-. 33 El empleo del concepto A.R.E.A debe tener un carácter restrictivo, acotando su uso a correcciones de errores en la medición de resultados de períodos anteriores y cambios retroactivos o adecuaciones en el valor de partidas patrimoniales como consecuencia de la aplicación de una norma particular diferente para la medición de resultados. En tal sentido no son computables como modificaciones a resultados de ejercicios contables anteriores con motivo de cambios en las estimaciones contables originadas en la obtención de nuevos elementos de juicio no disponibles en dichos ejercicios al momento de la emisión de los correspondientes Estados Contables. Adicionalmente, las características de excepción de estas registraciones exigen un esquema de aprobación especial toda vez que se produce la rectificación de EECC oportunamente suscriptos por la máxima autoridad. Recomendación Sin perjuicio de lo mencionado en el apartado 1, corresponde establecer procedimientos administrativos que aseguren devengar la totalidad de las operaciones en el período que corresponde. En el caso de utilizarse la cuenta Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores, los asientos deben ser autorizados por la autoridad superior a la de quién convalida las demás registraciones. La información contable debe poder ser utilizada como elemento de control y servir para la toma de decisiones. Asimismo los sectores generadores de información susceptible de ser registrada deben asegurar su calidad, integridad, como así también la oportunidad de su remisión. 34 18. Estado de Origen y Aplicación de Fondos La entidad no ha implementado procedimientos tendientes a practicar una evaluación documentada de los orígenes y aplicaciones de fondos bajo el criterio de disponibilidades efectivo, que concluya con la emisión del respectivo Estados Contable y los papeles de trabajo. Recomendación Establecer procedimientos de evaluación de las transacciones que afectan disponibilidades a fin de la emisión y documentación del Estado Contable. 35
