2004_054info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio Nº 8 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria
detallados en I- siguiente, por el ejercicio Nº 8 finalizado el 31/12/03, correspondientes al
“Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial” (PROVINCIAS II) ejecutado por el Ministerio del
Interior, parcialmente financiado a través del Convenio de Préstamo N° 3877-AR, suscripto el 5
de diciembre de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF) y modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Balance General –consolidado- al 31 de diciembre de 2003, comparativo con el
ejercicio anterior, expresado en pesos, y notas anexas 1 a 10 que forman parte de los
estados financieros citados precedentemente.
b) Resumen de Fuentes y Usos de Fondos del período 2003 – Consolidado - expresado en
pesos.
c) Resumen por Categorías del período 2003 (Cuadro de Inversiones), expresado en
pesos.
d) Resumen por Categorías acumuladas comparativas por Fuentes de Financiamiento al 31
de diciembre de 2003 (Cuadro de Inversiones), expresado en pesos.
e) Resumen de Fuentes y Usos de Fondos del período 2003 – Consolidado - expresado en
dólares estadounidenses.
1
f) Resumen por Categorías del período 2003 (Cuadro de Inversiones), expresado en
dólares estadounidenses.
g) Resumen por Categorías acumuladas comparativas por Fuentes de Financiamiento al 31
de diciembre de 2003 (Cuadro de Inversiones), expresado en dólares estadounidenses.
Los estados financieros mencionados precedentemente fueron preparados por la Unidad
Ejecutora Central (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por esta
Auditoría el 05/03/04 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 17/11/03 y el 18/03/04.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las
circunstancias, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta excepto
por lo que a continuación se expone:
1) En línea con lo señalado el ejercicio anterior, la UEP (Unidad Ejecutora Provincial) Bs.
As. tiene registrado como “Inversiones Provincia” gastos no elegibles (sueldos,
honorarios, viáticos, etc.) por $ 8.930.467 al 31/12/2002, que se rigieron
exclusivamente por normas de la Provincia, en los cuales la UEC y el BIRF no tienen
ningún tipo de intervención. Al respecto, se señala que el año 2003 fueron detraídos
estos conceptos (solamente del ejercicio) quedando los saldos acumulados al inicio y
los referidos exclusivamente a gastos del personal afectado a esa UEP.
2
2) No se ha puesto a disposición la carta de abogados de la Provincia de Mendoza. Con
referencia a las provincias de Entre Ríos y La Rioja, las mismas fueron recepcionadas
solamente vía fax, por lo que no tienen validez legal.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Se reitera lo señalado en el ejercicio anterior, respecto a la transferencia de fondos
provinciales por $ 600.000.- (USD 600.000.-) en el marco del Convenio de Ejecución
con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – Unión Internacional de
Telecomunicaciones (PNUD-UIT) para el proyecto –Modernización de la Dirección
Provincial del Registro de las Personas –ARG/99/005/A/01/20- que al 31/12/03, si bien
constituyó un aporte provincial, continúa manteniéndose como crédito del Programa y
aún se encuentra pendientes de rendición. La presente aclaración se corresponde con lo
expresado en la Nota Nº 5 (Créditos Varios) a los Estados Financieros del Programa, en
la que se exponen $ 600.000.-, pendientes de rendición. Conforme nos informara la
UEP Bs. As., ésta desistió del financiamiento por parte del BIRF.
b) Con referencia a las cartas de abogados recibidas de las distintas jurisdicciones
(provincias) se informa:
1) Santa Fe:
Con referencia al contrato con la U.T.E. GUADO S.A. – BONFANTI-DE BIASO
S.C. para la realización de la Obra “Nuevo Hospital de Niños” de la Provincia de
Santa Fé referido al estado de situación del recurso de reconsideración y apelación
contra el Decreto Nº 1032/01, por el cual se rescindió el contrato aludido, se
informó lo siguiente:
-
Con fecha 04/11/02 la Fiscalía devuelve las actuaciones a la UEP solicitando la
apertura a prueba y corrimiento de traslado a la contratista.
-
A tales efectos se dicta la Resolución N° 214 del Ministerio de Hacienda y
Finanzas (MHyF) de fecha 09/06/03 por la cual, entre otros; se abre la causa a
prueba por el término de Ley, se admite el pedido de Dictamen Técnico
3
Contable oportunamente ofrecido y se fija el plazo para la ejecución del
Dictamen.
-
Por nota UEP n° 609
de fecha 19/06/03 se notifica al recurrente de la
mencionada Resolución N° 214/03.
-
Con fecha 29/07/03, el profesional designado a los efectos de dictaminar en
sede administrativa sobre los puntos relacionados con la obra remite el informe
sobre el monto total del contrato de obra N° 7447, valores totales certificados y
valores totales percibidos por la UTE a consecuencia de los certificados de obra
N° 1 a 32 inclusive.
-
Mediante Nota UEP N° 783 de fecha 04/08/03 se remite copia del informe al
recurrente.
-
Cumplimentados los plazos, ante la no presentación de la recurrente del informe
de mérito sobre la prueba producida, la gestión se devolvió a la Fiscalía de
Estado de Santa Fe, permaneciendo en dicho ámbito desde el 19/09/03.
Con relación al contrato con la empresa CCI Construcciones SA, contratista de la
obra: "Reciclado del Puente Colgante y Obras Viales Complementarias" de la
Provincia de Santa Fé, se nos informó lo siguiente:
-
Por Resoluciones Nºs 26/02, 478/03, 536/03 y 535/03 se aprueban los
Certificados de Terminación y Aceptación de las Obras,
-
Por Resoluciones Nºs 077/03 y 234/03 se aplican multas por atraso en la
terminación de actividades,
-
La empresa contratista solicita procedimiento de conciliación
-
La Administración no acepta la decisión del Conciliador y somete al
procedimiento de arbitraje la disconformidad presentada por la contratista
contra las Resoluciones Nºs 077/03 y 234/03,
-
El estado de tramite a la fecha (27/2/04) esta en proceso de arbitraje.
2) Santiago del Estero:
Con relación al contrato con las empresas Geomatica Argentina SA y Dicartu SA
de CV (UTE), “Cartografía e Individualización Parcelaria, Dirección General de
Catastro” de la Provincia de Santiago del Estero, la UEP nos informó que se
4
encuentran en trámite por ante los tribunales ordinarios de la Provincia, las
siguientes causas judiciales:
-
DENUNCIA PENAL DE DEFRAUDACIÓN POR RETENCIÓN INDEBIDA
DE DOCUMENTACIÓN, la que se instruye por ante el Juzgado en lo Criminal
y Correccional de Cuarta nominación de la Ciudad de Santiago del Estero. El
mismo se encuentra paralizado por ausencia de domicilio de los denunciados en
la Capital Federal.
-
GOBIERNO DE LA PROVINCIA DE SANTIAGO DEL ESTERO C/
ASEGURADORA DE CRÉDITOS Y GARANTIAS SA S/ EJECUCIÓN DE
FONDO DE REPARO POR INCUMPLIMIENTO, por un importe de ($
39.226,29), que tramitan por ante el Juzgado en lo Civil y Comercial de 1°
Instancia y Tercera Nominación, la causa actualmente se encuentra abierta a
prueba.
-
GOBIERNO DE LA PROVINCIA DE SANTIAGO DEL ESTERO C/
COLUMBIA SOCIEDAD ANONIMA DE SEGUROS S/ EJECUCIÓN
FONDO DE REPARO POR INCUMPLIMIENTO, por un importe de ($
26.166,29), que tramitan por ante el Juzgado de 1° Instancia en lo Civil y
Comercial de Tercera Nominación. La causa se encuentra en rebeldía
tramitándose la notificación de la misma en la Capital Federal.
3) San Juan:
Respecto del punto 1 -Litigios y reclamos- sobre reclamos extrajudiciales consta en
expediente Nº 432-0217 iniciado el 26 de agosto de 2003 donde se agrega dictamen
Nº 020/02 del Asesor Letrado de la Unidad Ejecutora Provincial y el Memorando
Nº 089/02 de la Asesoría Legal de la Unidad Ejecutora Central, los cuales son
concidentes y claramente especifican el procedimiento a seguir de acuerdo a la ley
de orden público Nº 25561 denominada ley de Emergencia Pública y Reforma del
Régimen Cambiario, y su complemento Decreto Nº 214/02 del poder Ejecutivo
Nacional, reglamentario de la ley.
Con referencia al punto 2 -otras situaciones- la única obligación sería calcular y
liquidar en los pagos realizados y/o a realizarse la aplicación el Coeficiente de
5
Estabilización de Referencia (CER), (Decreto del Poder Ejecutivo Nacional Nº
214/02 art. 4).
También y sobre la base del principio de que los contratos hacen ley entre las
partes, deberá estarse al punto 5- 2 de las Condiciones Generales del contrato e
intentar un acuerdo de partes, de acuerdo al tenor de la nota de reclamo de fs. 1 a 4
del expediente Nº 432-0217 (no especifica montos reclamados).
4) Entre Ríos:
Con respecto al punto 2 -Otras situaciones-, en esta repartición pública se tramitó el
Expediente Grabado Nº 223696 del 30 de abril de 1999, caratulado: “Aerroterra
Solicita Pago Diferencias Ítem 2 y 3 del proyecto P.A.P.C.U.S.”, por el cual la
referida firma reclamó a esta Unidad Ejecutora el pago de mayores costos
generados por diferencias entre las superficies de vuelo-restitución que figuraban en
el pliego con las realmente voladas, ello relacionado a la Licitación Pública
Nacional 1/97 de Relevamiento Aerofotográfico y Cartografía Urbana y Subrural,
del Plan de Actualización y Perfeccionamiento Catastral Urbano y Subrural
(P.A.P.C.U.S.) con destino a la Dirección de Catrasto de la Provincia de Entre Ríos.
El reclamo asciende a la suma de pesos sesenta y un mil quinientos noventa y
cuatro con noventa y nueve centavos ($ 61.594,99), debiendo ser atendido el mismo
por el BIRF en un setenta (70 %) por ciento, es decir, equivalente a la suma de
pesos cuarenta y tres mil ciento dieciséis con noventa u nueve centavos ($
43.116,99) y por la provincia de Entre Ríos en un treinta (30 %) por ciento, es decir,
por la suma de pesos dieciocho mil cuatrocientos setenta y ocho ($ 18.478.-).
Es dable destacar, que mediante el Decreto Nº 6390 GOB del 30 de diciembre de
2000 (publicado B.O. 02/07/01), el por entonces Poder Ejecutivo Provincial,
reconoció a la referida empresa las diferencias reclamadas y que dichas actuaciones
a partir del año 2001 se encuentran en estado de abandono, resultando aplicable lo
dispuesto por el art. 49 de la Ley Nº 7060, que textualmente expresa: “Los asuntos
resueltos con carácter definitivo y cuya resolución final esté firme, no podrán ser
reunidos por nuevas gestiones, excepción hecha de las solicitudes de copias,
6
testimonios, certificados o desglose. Los expedientes en estas condiciones serán
archivados por resolución sin más trámite”.
5) Tucumán:
Manifiesta que no existen controversias funcionales. Sólo existen reclamos
extrajudiciales por redeterminación de precios y adicionales interpuesto por la
contratista. Los mismos quedarán sin efecto en el caso de continuarse la obra, tal los
instrumentos suscriptos, y que obran en nuestro poder.
Se está ejecutando la obra Revalúo Catrastal de Tucumán, contratada a tal fin la
empresa Buenos Aires Bureau Relevamientos – Aerosul –UTE; al 31/12/03, se
encuentra la obra suspendida, y en fecha 13/02/04 se suscribió convenio a los fines
de lograr en el año en curso la conclusión de la misma. Ello sujeto a aprobación del
Poder Ejecutivo Local; trámite que se está realizando a la fecha; contando con la no
objeción del Banco Mundial con fecha 1 de abril del corriente año.
6) La Rioja:
Al 31/12/03 no existe legalmente ningún tipo de litigio, reclamo, ni juicio pendiente
sobre lo actuado en el marco del Programa.
Se informa igualmente respecto del punto 2 -sobre otras situaciones que podrían
originar obligaciones al Programa- que sólo existen presentaciones de la empresa
contratada Aeroterra S.A. sobre el cobro de intereses y aplicación del régimen de
redeterminación de precios respecto a la obra ejecutada por esa firma e identificada
como subproyecto 11/204/8 “Adquisición de Hardware y Software, Desarrollo de
Aplicaciones e Integración del Sistema y Capacitación”, como parte del proyecto de
Actualización del Catastro Urbano y Rural de la Rioja II Etapa, trámites éstos que
han sido tratados con la U.E.C. del Programa.
c) Con referencia a lo expuesto en el rubro Patrimonio Neto Fondos Locales –Otros-, tal
como se expone en Nota 2b, se incluyen los resultados financieros, resultados varios y
las diferencias de cambio positivas y negativas. Entre ellos, el monto de $
289.684.311,93 corresponde a diferencias de cambio negativa por la revaluación de la
deuda BIRF al cierre del ejercicio 2003.
7
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- y III- a) y b),
los estados financieros identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos
significativos, la situación financiera del “Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial” al
31 de diciembre de 2003, así como las transacciones operadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales en la República
Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF
del 05/12/95 y su modificación.
BUENOS AIRES, 26 de Marzo de 2004.
Dr. Jorge Daniel LÓPEZ SURRA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
8
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco
Mundial durante el ejercicio 2003, correspondientes al “Segundo Proyecto de Desarrollo
Provincial”, parcialmente financiado a través del Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF del 5
de diciembre de 1995.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso del Período (ejercicio finalizado el 31/12/03)
expresado en dólares estadounidenses.
El estado ha sido preparado por la Unidad Ejecutora Central y se adjunta inicialado por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
9
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de la documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la
elegibilidad de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I-,
correspondiente
al
“Segundo
Proyecto
de
Desarrollo
Provincial”,
resulta
ser
razonablemente confiable para sustentar los Estados de Gastos y las Solicitudes de Retiro
de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el
ejercicio finalizado el 31/12/03, de conformidad con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo N° 3877-AR del 05/12/95.
BUENOS AIRES, 26 de Marzo de 2004.
Dr. Jorge Daniel LÓPEZ SURRA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
10
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado
el 31/12/03, correspondiente a la Cuenta Especial del “Segundo Proyecto de Desarrollo
Provincial”, suscripto el 05/12/95 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento, y su modificación del 28/06/96.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/03, expresado en dólares.
El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora Central del Proyecto sobre la base de los
movimientos
de
la
cuenta
en
dólares
Nº
BIRF2UE
“BIRF3877/AR
UEC-
DESEMBOLSOS” en el Bank International of Settlements, Basilea, Suiza y se adjunta
inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
11
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de la Cuenta Especial
identificado en I- precedente, presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la
Cuenta Especial del “Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial” al 31/12/03 así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
las estipulaciones sobre el uso de los fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo
5 del Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF de fecha 05/12/95.
BUENOS AIRES, 26 de Marzo de 2004.
Dr. Jorge Daniel LÓPEZ SURRA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
12
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial”, por el ejercicio finalizado el
31/12/03, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N°
3877-AR, suscripto el 05/12/95 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su modificación de fecha 28/06/96.
El Proyecto es ejecutado por la Secretaría de Coordinación Legal, Técnica y Administrativa
dependiente del Ministerio del Interior, a través de una Unidad Ejecutora Central (UEC) creada
al efecto y Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP) constituidas en las provincias integrantes del
mismo.
1)
Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 225.000.000.Cumplida. De los USD 225.000.000, el total desembolsado al 31/12/03 ascendió a USD
208.506.376,48. Durante el ejercicio se recibieron desembolsos de la solicitud Nº 54 por un
monto de USD 4.953.812,32, Nº 55 por un monto de USD 2.092.303,11 y Nº 56 por un
monto de USD 3.209.129,98. El total de ingresos del BIRF del año suman USD
10.255.245,41. (Según BIRF el monto desembolsado al 31/10/03 ascendía a USD
208.507.480,33, generando una diferencia de USD 1.103,85 no conciliada a la fecha).
13
2)
Sección 2.02 (a): Retiros del monto del préstamo.
Cumplida. Durante el ejercicio 2003 se transfirieron a las jurisdicciones USD 9.407.291,58,
tal como se expone en el "estado de la Cuenta Especial" adjunto al presente.
3)
Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial.
Cumplida. Se mantiene la Cuenta Especial en USD "BIRF2UE" , BIRF3877/AR UEC Desembolsos, en el Bank International Settlements, de Basilea, Suiza.
4)
Sección 2.04: Comisión de compromiso.
Cumplida extemporáneamente. Durante el período 2003 se liquidó en concepto de
comisión de compromiso lo siguiente:
Fecha Vto.
Fecha de Pago.
Importe en USD
15/4/03
15/10/03
14/05/03
24/10/03
29.627,01
24.694,53
Las mismas fueron canceladas al BIRF por la Nación (TGN).
5)
Sección 2.05 (a): Intereses.
Cumplida extemporáneamente. Durante el ejercicio 2003 se abonó en concepto de intereses
lo siguiente:
Fecha Vto.
Fecha de Pago.
Importe en USD
15/4/03
15/10/03
14/5/03
24/10/03
1.956.748,25
1.441.831,29
Las mismas fueron canceladas al BIRF por la Nación (TGN).
6)
Sección 2.07: Amortización (Anexo 3).
Cumplida extemporáneamente. Durante el 2003 se liquidó en concepto de amortizaciones
del Préstamo lo siguiente:
Fecha Vto.
Fecha de Pago
Importe en USD
15/10/02
15/4/03
15/10/03
23/01/03
14/05/03
24/10/03
11.236.726.58
11.236.726,58
11.236.726,58
Las mismas fueron canceladas al BIRF por la Nación (TGN).
14
Cabe aclarar que según los registros del Banco el monto amortizado revaluado del ejercicio
asciende a USD 22.500.000.- (la quinta cuota de amortización correspondiente al ejercicio
2002 fue abonada en el 2003).
En línea con lo expuesto en Nota 10) a los estados financieros, el capital adeudado BIRF al
31/12/03 surge de :
USD
Desembolsos acumulados
208.507.481.-
Amortización s/informe BIRF
(78.750.000.-)
Ajuste canasta monedas
(172.554.-)
Capital adeudado al 31/12/03
7)
129.584.927.-
Sección 3.01 (a) (ii): Compromisos con los objetivos del Proyecto - Convenios de
préstamo subsidiarios.
Cumplida. Conforme nos informara la Unidad de Coordinación, no se celebraron,
modificaron ni rescindieron Convenios de Préstamo Subsidiarios con las provincias
participantes en el transcurso del Ejercicio 2003, quedando vigentes al cierre los mismos
Convenios de préstamo subsidiarios del inicio del ejercicio.
8)
Sección 3.01 (c): Représtamo de los recursos del préstamo.
Cumplida. Durante el ejercicio 2003 no se celebraron, modificaron ni rescindieron
Convenios de Préstamo Subsidiarios con las provincias participantes.
9)
Sección 3.01 (d): Propósitos del préstamo a través de los convenios subsidiarios.
Cumplida. Durante el ejercicio 2003 no se celebraron, modificaron ni rescindieron
Convenios de Préstamo Subsidiarios con las provincias participantes.
10) Sección 3.01 (e): Ejecución del proyecto de conformidad con las disposiciones del
Manual.
Cumplida. No obstante cabe tener en cuenta lo señalado en la sección 3.06 (a) siguiente.
15
11) Sección 3.02: Adquisición de bienes y contratación de obras y servicios de consultoría.
Parcialmente cumplida. Nos remitimos a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección
adjunto (I- B) 1) A) y B)).
12) Sección 3.04 (a): Conformación de la Unidad Ejecutora Central.
Cumplida. Mediante el Decreto Nº 258/2003, se asigna a la Subsecretaría de Coordinación
dependiente del Ministerio del Interior las funciones de gestionar y asistir en la asignación
y en la supervisión de la ejecución de fondos con destino a las provincias y municipios
provenientes de los organismos multilaterales de crédito, organismos no gubernamentales y
fuentes de financiamiento bilateral, así como de los recursos que se destinen a la reforma
de los sectores públicos provinciales, municipales y del Gobierno de la Ciudad de Buenos
Aires.
13) Sección 3.05: Informes semestrales.
Parcialmente cumplida. Mediante Nota UEC Nº 1790/03 del 20/11/03 se envió al Banco el
Informe de Avance del Programa al 30/09/03. Dicho informe fue adelantado al Jefe de
Proyecto en ocasión de la Misión de Supervisión llevada a cabo del 15 al 24 de octubre de
2003. No se puso a disposición el informe de avance correspondiente al 30/03/03.
14) Sección 3.06 (a): Intercambio de opiniones entre el Banco y la UEC sobre el
cumplimiento de la UEC y de las UEP’s en la coordinación y ejecución del Proyecto.
Parcialmente cumplida. Durante el ejercicio 2003 se efectuaron dos Misiones de
Supervisión del Programa. La primera se llevó a cabo en febrero 2003 (del 13/02/03 al
25/02/03, se expresa que el Proyecto hasta diciembre de 2001 mantenía su grado de avance
-ejecución- altamente satisfactorio, pero a partir de dicha fecha sufrió una reducción
significativa en cuanto a su ejecución. De acuerdo con esta situación, el cierre del
Programa fue prorrogado hasta el 30 de Junio de 2003, pero ha sido solicitada una nueva
prórroga hasta el 30 de Diciembre de 2004 (según información del BIRF –integrated
controller´s systems- la fecha de cierre se extendió al 31/01/05).
16
Según lo establecido la UEC deberá focalizar sus esfuerzos en: i) garantizar que se concrete
el impacto en los distintos subproyectos; ii) asegurar la sustentabilidad de los subproyectos;
iii) capitalizar la experiencia del programa y vi) medir el impacto del programa). La
segunda Misión del BIRF en octubre de ese mismo año calificó como satisfactorio el
desempeño del Programa. Asimismo, se efectuó una revisión del avance de los proyectos
financiados en el marco del Programa y se revisó y acordó la estrategia en la última etapa
de ejecución de la operación.
15) Sección 3.08: Presentación de préstamos subsidiarios al Banco para su aprobación.
Al respecto el Programa nos informó que durante el ejercicio 2003 no se celebraron,
modificaron ni rescindieron Convenios Subsidiarios.
16) Sección 4.01 (a): Registros contables.
Cumplida. Téngase en cuenta lo señalado en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
17) Anexo 6, puntos 6 y 7: Ampliación de la asignación inicial.
Cumplida. Durante el ejercicio 2003 no se efectuaron ampliaciones o cancelaciones de
asignación inicial, ni cancelaciones de Convenios Subsidiarios.
18) Anexo 6, punto 11. (a): Informes semestrales de ejecución presentados por las
provincias participantes.
Parcialmente cumplida. Al respecto a continuación se detalla la información presentada por
las provincias participantes elevadas al Banco:
PERIODO
NOTA ELEVACION AL BIRF Nª
FECHA
Ago-03
1576/03
14/10/03
BUENOS AIRES, 26 de Marzo de 2004.
Dr. Jorge Daniel LÓPEZ SURRA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
17
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31 de diciembre de 2003)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Segundo
Proyecto de Desarrollo Provincial”, una serie de observaciones y recomendaciones sobre
aspectos administrativo-contables y del sistema de control interno, surgidos como consecuencia
del examen practicado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por
el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003.
Teniendo en cuenta que la operatoria del Proyecto es otorgar créditos (subpréstamos) a las
provincias participantes, esta auditoría procedió a realizar inspecciones en las Unidades de
Ejecutoras Provinciales (UEP) de Salta, Córdoba, Tucumán, Formosa y Buenos Aires, además
de la correspondiente a la Unidad Ejecutora Central (UEC), con el fin de cerciorarse sobre el
grado de cumplimiento de las estipulaciones del Reglamento Operativo que se basa en las
distintas cláusulas del Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF y por consiguiente, de la
correcta utilización de los recursos del financiamiento.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
18
I- UNIDAD EJECUTORA CENTRAL
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
a) Si bien las UEP’s incluyen dentro de sus registros gastos fuera de contrapartida
como por ejemplo: papelería, bienes de consumo, personal de apoyo para la
administración del programa, etc., que son solventados únicamente con fondos
provinciales y que son de poca significatividad respecto de los fondos transferidos
del BIRF, la UEP Bs. As. utilizó la cuenta del proyecto para financiar estos gastos
que son significativos y que no se corresponden con la matriz de financiamiento
del Programa (sueldos, honorarios, viáticos, etc.), en los cuales la UEC y el BIRF
no tuvieron ningún tipo de intervención.
Al respecto, cabe señalar que en el año 2003 fueron detraídos estos conceptos
(solamente los del ejercicio), quedando los saldos acumulados al inicio y los
referidos exclusivamente a gastos del personal afectados a esa UEP.
b) Se reitera lo señalado en el ejercicio anterior, respecto a la transferencia de fondos
provinciales por $ 600.000.- en el marco del Convenio de Ejecución con el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – Unión Internacional de
Telecomunicaciones (PNUD-UIT) para el proyecto –Modernización de la
Dirección Provincial del Registro de las Personas –ARG/99/005/A/01/20- por un
monto de USD 31.763.494.- (USD 10.787.601.- financiado con recursos propios
del Gobierno de la Provincia de Buenos Aires y USD 20.975.893.- con fondos
provenientes de un acuerdo con el Banco Mundial), aprobado por Decreto N°
1330/00 de fecha 18/05/00 y nota 2683/99 de no objeción a la contratación por
parte del Banco Mundial (conforme nos informara la UEP ésta desistió del
financiamiento por parte del BIRF) y que al 31/12/03, si bien constituyó un aporte
provincial, continúa manteniéndose como crédito del Programa pendiente de
rendición. La presente aclaración se corresponde con lo expresado en la Nota Nº 5
(Créditos Varios) a los Estados Financieros del Programa, en la que se exponen $
600.000.-, pendientes de rendición.
19
c) Por la aplicación automática de la matriz de financiamiento en la emisión de las
órdenes de pago, cuando se paga exclusivamente con financiamiento BIRF (por
aporte tardío de la contraparte local), se ha verificado que la UEC rinde al Banco
en forma parcial los adelantos enviados a las provincias, cuando los fondos
financiados han sido totalmente girados a las mismas, evidenciando la falta de
aportes provinciales en tiempo y forma, tal como se detalla en la información
complementaria anexada por el Proyecto.
Comentarios de la UEC:
a) Durante el ejercicio 2003 se ha tenido en cuenta la observación de la AGN y
desde la UEC se tomaron las mediadas para resolverla. Por esto se cargaron en la
contabilidad provincial asientos de ajustes que eliminaron de la contabilidad del
proyecto los gastos que no fueran inherentes al desenvolvimiento de la UEP. Para
el ejercicio 2004 se acordó con la provincia imputar a la cartera de gastos
elegibles no financiables, exclusivamente gastos en sueldos del personal afectado
al mantenimiento de la Unidad Ejecutora Provincial.
b) La Unidad Ejecutora Provincial ha manifestado haber realizado la transferencia
cumpliendo con todo lo establecido en la Carta Acuerdo oportunamente suscripta
con el PNUD-UIT, en el marco del Proyecto ARG/99/005/A/01/20 “Solución a la
crisis informática del año 2000 para la Administración de la Provincia de Buenos
Aires”, aprobada por Decreto Nº 2894/99. Según lo establecido, una vez
efectuada la transferencia con fondos provinciales, el responsable de la
contratación, adquisición de bienes, rendición de los fondos anticipados como
así también la transferencia de la Propiedad de los bienes adquiridos es el PNUDUIT. Es por esto que a la fecha del informe la UEP no contaba con todos los
datos, ya que los mismos se encuentran en poder del citado organismo. Esta
situación será regularizada por la provincia en el ejercicio 2004.
c) En la actualidad la demora en la realización de los aportes por parte de las mismas
ha mejorado notablemente con respecto al semestre anterior, debido a que desde
20
la UEC se ha intimado a las UEPs a no solicitar nuevos desembolsos si las
mismas no regularizan las deudas de contrapartida.
Recomendaciones:
a) Controlar que la UEP impute como gastos del proyecto únicamente aquellos
reconocidos como elegibles para el Programa afectados al mantenimiento de la
Unidad Ejecutora Provincial.
b) Solicitar a la UEP Buenos Aires que regularice la situación planteada a la
brevedad, destacándose que la mera transferencia de fondos no la exime de la
responsabilidad de rendir los mismos.
c) Dar cumplimiento a lo establecido en el Manual Operativo del Convenio de
Préstamo en lo que respecta al pago en forma simultánea del financiamiento del
BIRF como de la Contraparte Local.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CONTRATACIONES:
A) Concurso de Precios Nº 253 Realización del Seminario “Desafíos para la
Gobernabilidad de los Estados Provinciales y Municipales”.
Monto Adjudicado: $ 154.114,00.
Firma adjudicataria: Producciones Integrales.
Orden de compra: 24/04/03.
Observaciones:
1) Antecedentes:
La documentación analizada se encuentra parcialmente foliada, a excepción
de ciertas fojas que no llevan numeración correlativa (las 2 primeras y fs.
ubicadas entre la 12 y la 13). La información y documentación
correspondiente a una misma contratación se encuentra desagregada en
diferentes archivos (no incorporada a un mismo cuerpo).
2) Cartas de invitación a cotizar:
21
i) No hemos tenido a la vista lista de por lo menos 6 proveedores (originaria)
de los cuales surja la conveniencia de invitar a las tres firmas participantes.
ii) Las invitaciones a cotizar cursadas a los proveedores de servicios han sido
cursadas vía correo electrónico en fecha 21/03/03. No hemos tenido a la
vista pedido de cotización por escrito con acuse de recibo fehaciente, que
confirme su envío formal y aceptación.
iii) Los citados pedidos de cotizaciones (correos electrónicos):
•
No instruyen a los oferentes acerca de plazo y lugar en que se debía
enviar las cotizaciones, con indicación de aceptación por fax y
condiciones de pago.
•
En todos los casos han sido dirigidas a los responsables de dichas
firmas, no consignando a que empresa se invita.
•
La tabla de presupuesto desagregada por ítem a cotizar no se encuentra
adjunta a las invitaciones (no incorporada al archivo).
iv) Constan nuevas invitaciones a cotizar, formuladas y enviadas en las mismas
condiciones que la citada en ii) anterior de fecha 07/04/03. No constan
fundamentos por los cuales se solicitó recotizar los precios.
3) Las firmas invitadas han presentado sus cotizaciones vía fax. Con respecto al
presupuesto correspondiente a “Espacio Río” (08/04/03), en éste se indica que
los precios ofrecidos son “orientativos”, y que “los mismos serán
determinados al momento de la contratación”.
4) Evaluación, comparación de precios.
i) Se ha tenido a la vista Memorando Nº 105 de fecha 09/04/03 en el cual la
División Contrataciones sugiere a la Coordinación Ejecutiva adjudicar la
totalidad de ítems a la firma “Producciones Integrales” por cumplir con los
requisitos exigidos y resultar la de menor precio. Consta en los
antecedentes analizados tabla comparativa de precios desglosados por
ítem la cual no se encuentra suscripta por el o los responsables de su
realización ni tiene fecha.
22
ii) No hemos tenido a la vista constancia de examen de admisibilidad de las
firmas en cuanto a su posibilidad y habitualidad en la prestación de los
servicios.
5) Adjudicación:
i) No hemos tenido a la vista constancia del área competente que resuelva la
adjudicación a “Producciones Integrales” en base a lo sugerido de la
División Contrataciones (memorando 105).
ii) No hemos tenido a la vista notificaciones enviadas a las dos (2) empresas
que no fueron favorecidas con la adjudicación, conforme prácticas
habituales. Tampoco tuvimos a la vista notificación cursada a
Producciones Integrales aceptando su oferta.
Asimismo, no hemos tenido a la vista elevación al BIRF comunicando el
resultado de dicha adjudicación.
iii) Garantías: No se han tomado los recaudos necesarios (póliza de seguro
de caución) que garanticen el cumplimiento de los compromisos asumidos
por parte de la firma proveedora ante eventuales incumplimientos,
máxime, considerando el pago en forma anticipada de un 50% del total
adjudicado ($ 154.114,00) a la contratista en concepto de seña.
6) Los términos de la oferta aceptada fueron incorporados a una orden de compra
de fecha 14/04/03 (N° A/25/2/1088) por un total de $ 154.114,00, la cual
indica el conforme del proveedor de fecha 15/04/03. Constan al pie de ésta
tres (3) firmas sin aclaración.
7) Se ha podido verificar que los importes finalmente abonados a Producciones
Integrales no se condicen con los importes adjudicados mediante la compulsa
de precios realizada, por cuanto lo efectivamente pagado asciende a un total
de $ 177.643,82.
23
Por los $ 23.529,82 abonados en concepto de reconocimiento de adicionales,
conforme factura del 16/05/03, se observa que la orden de compra de fecha
15/05/03 no lleva firmas ni fechas que indiquen conformidad del proveedor.
Al respecto, surge de nota del proveedor de fecha 13/05/03 presentada a la
UEC que dicho monto corresponde a un ajuste solicitado por adicionales en
concepto de alojamiento (20 personas), servicios de atención telefónica a
funcionarios, servicio de coffe break para 100 personas, copa de cierre (100
personas), almuerzo (100 personas), CD room (100) y grabación del evento,
compilación y procesamiento de encuestas.
No hemos tenido a la vista aprobación del BIRF respecto al reconocimiento
de estas erogaciones excedentes.
8) La nómina de asistentes a las jornadas incorporada al archivo se encuentra
incompleta, no recogiendo la totalidad de personas invitadas, y deja espacios
en blanco. Asimismo, no surge de la misma el detalle de asistentes acreditados
efectivamente en el encuentro, puesto que sólo recoge como datos la
repartición a la cual representa cada funcionario y su cargo. Se verifica
asimismo que dicho documento no lleva fechas, ni firmas de los responsables
de su elaboración y control.
Respecto al diagrama ocupacional de habitaciones en el Hotel que consta en el
archivo se verifica que, en el mismo orden, no lleva fechas de elaboración, ni
firmas de los responsables de su confección.
9) Si bien consta no objeción del Banco al presupuesto estimado inicialmente por
un total de $ 285.000.- en fecha 29/03/03, en la misma éste solicita a la UEC
se eleve copia de la lista de participantes de las jornadas y remisión del
material presentado durante las mismas. No consta en el expediente
documentación que acredite el cumplimiento de este requisito ante el Banco.
Comentarios de la UEC:
1) Sin Comentarios.
2) i) (No procedente).
24
ii) La selección del proveedor ha seguido el procedimiento “shopping”,
autorizado por el Banco Mundial para compras menores, en la
implementación de las cláusulas 3.5 y 3.6 de las “Normas” de enero´95,
revisadas a enero´96, agosto y septiembre´97 y enero´99, cuya
interpretación requiere que el comprador deba obtener y poder comparar
por lo menos tres propuestas para establecer la racionalidad del precio a
alcanzar. El comprador solicita las propuestas por carta, facsímil, télex,
correo electrónico, mensajería, etc (con la prueba del recibo y guarda del
registro), el proveedor responde por cualquiera de los medios antedichos.
iii) Sin comentarios.
iv) Sin comentarios.
3) (No procedente).
4) (No procedente).
5) (No procedente).
6) (No procedente).
7) El evento fue autorizado por el Banco por una suma de $285.000 (BIRF
418/03). La Unidad Ejecutora Central fue ajustando el Servicio a la cantidad
efectiva de participantes inscriptos y a la cantidad de alimentos a ser provistos
(café, masas, sandwiches, etc), alcanzándose de este modo un precio de
$154.114 (IVA incluido).
Posteriormente los gobiernos provinciales y municipales destacaron
delegaciones mayores, superando las expectativas de participación previstas.
Ello obligó a requerir servicios adicionales de alimentos, durante el desarrollo
del evento. Los representantes del Banco que participaron del mismo, no
consideraron necesario emitir una nueva no objeción, dado que la autorización
original superaba holgadamente el monto final resultante ($177.643,82).
De igual modo resultó necesario contratar el servicio de un número mayor de
habitaciones, para alojar a las delegaciones más numerosas y a poner a
disposición de los presentes, una línea telefónica.
8) Sin comentarios.
25
9) Sin comentarios
Recomendaciones:
1) Concentrar en el archivo de actuaciones la totalidad de documentación
antecedente y resultante de un mismo proceso de adquisición.
2) Utilizar métodos que aseguren la transparencia de los procesos de
adquisiciones llevados a cabo por el Proyecto (publicitando en medios
gráficos de comunicación, masiva invitación a participar del concurso de
precios). Incorporar como base de datos en el archivo una nómina de las
firmas prestadoras de los servicios que se desean contratar, en condiciones de
equidad, de la cual surja criteriosamente la conveniencia de invitar a cotizar a
las seleccionadas.
Cumplimentar los requerimientos del Banco respecto del instructivo que
deben contener las cartas pedido de cotización. En ese orden, se recomienda
confirmar dichas invitaciones mediante carta pedido escrita que formalice lo
adelantado vía mail, teniendo presente que en estos casos se encuentra
involucrado un nombre comercial especifico. Esto es así en atención a que, no
obstante el correo electrónico se equipara por naturaleza a la correspondencia
espistolar, el soporte utilizado como herramienta en el caso no garantiza de
manera suficiente la identidad del destinatario dada la vulenerabilidad jurídica
que este tema aun reviste en nuestra legislación argentina. (....no es la
formalidad lo que se pide sino la garantía de que llego a destino y la que
cotizo fue esa empresa...)
Ante eventuales modificaciones en las bases que determinan un pedido de
cotización se recomienda fundamentar y documentar dichos cambios.
3) Custodiar, tanto en el trámite de instrucción para cotizar, como al momento de
aceptar los presupuestos, la certeza en la determinación de los montos
involucrados, a fin de garantizar la eficacia de una compulsa efectiva.
26
Se señala que la falta de certeza en los montos presupuestados deriva en una
comparación de precios potencialmente abstracta, ya que se habría efectuado
sobre la base de una propuesta incierta.
4) Instrumentar y documentar adecuadamente la comparación de precios
realizada mediante el agregado de fechas y firmas de los responsables.
Adoptar medidas efectivas conducentes a comprobar, prima facie, la
elegibilidad de las firmas invitadas y la capacidad habitual de ejecución,
dejando documentado constancia suficiente de ello.
5) Instrumentar adecuadamente la decisión definitiva de contratar mediante
proveído simple de autoridad competente y responsable de dicha contratación.
Guardar la transparencia en el procedimiento mediante la instrumentación de
las notificaciones de rigor conforme prácticas fundadas en la materia.
Considerando que en el caso de la realización del evento, a cuyo fin se
contrataron los servicios mencionados, éste se encuentra condicionado a la
prestación efectiva del servicio en fecha cierta, se recomienda para futuras
contrataciones adoptar las previsiones necesarias, mínimas e indispensables, a
fin de afianzar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por parte de la
adjudicataria y cubrir eventuales incumplimientos.
6) y 7) Preveer la gestión de las confirmaciones de concurrencia con la debida
anticipación, a fin de determinar de manera cierta el gasto a realizar y el
monto involucrado en la contratación.
Incrementar los controles en cuanto a los servicios adicionales requeridos, de
manera que los mismos deriven en un gasto razonable en consideración a la
compulsa inicial de precios realizada, al efecto de resguardar la transparencia
en lo actuado.
Documentar y archivar diligentemente las modificaciones y cambios surgidos
en el transcurso de su realización.
Se señala en este punto que a efectos de obtener el mejor precio competitivo
fue realizado oportunamente este procedimiento de compulsa. La verificación
de pagos por encima del monto adjudicado, y el reconocimiento de
27
adicionales por fuera de lo presupuestado originariamente desnaturaliza el
procedimiento realizado, y atenta contra la igualdad de las firmas cotizantes y
la transparencia del concurso en si.
8) Incrementar los controles sustanciales y formales en la materia, a efectos de
garantizar la transparencia, eficiencia y eficacia de la administración respecto
de lo actuado y resuelto durante el procedimiento con fondos del Programa.
9) Dar cumplimiento de lo requerido formalmente por el Banco.
B) Concurso de Precios Nº: 324: Realización del Seminario “Desafíos para la
Gobernabilidad de los Estados Provinciales y Municipales”.
Monto Adjudicado: $ 105.950,00.
Firma adjudicataria: Turismo Jet de Antártica S.A.
Orden de compra: 24/04/03.
Observaciones:
1) Antecedentes:
El archivo bajo análisis se encuentra, en general foliado, sin embargo se
verifica la existencia de fojas sin foliación (2 primeras), fojas faltantes
conforme la numeración ( fs 11 a 29), y otras se encuentran fuera de orden.
2) Cartas de invitación a cotizar:
i) No hemos tenido a la vista lista de por lo menos 6 proveedores (originaria)
ni papeles de trabajo de los cuales surja la conveniencia de invitar a las
tres firmas participantes.
ii) Hemos podido verificar que las invitaciones a cotizar cursadas a los
proveedores de servicios han sido instrumentadas vía correo electrónico.
No hemos tenido a la vista pedido de cotización por escrito con acuse de
recibo fehaciente, que confirme su envio formal y aceptación.
iii) Los citados pedidos de cotizaciones (correos electrónicos):
•
No consignan con claridad en que fechas fueron enviados, puesto que
de las impresiones surge el reenvío de nuevos mensajes, resultando que
28
sólo la invitación cursada a Turismo Jet de Antártica S.A. lleva fecha
07/04/03.
•
En dichas impresiones se informa a las firmas participantes el 14/4/03
que debido a un cambio en la distribución de las invitaciones deberán
recotizar precios de pasajes conforme el detalle anexo, el cual no se
tuvo a la vista. Por lo tanto se desconoce cuales fueron los cambios
producidos que fundamentaron un nuevo pedido de cotización.
3) Los ofertas fueron presentadas en su totalidad mediante fax. En este punto se
observa:
•
La oferta de Sabita S.R.L (16/4/03): no totaliza los importes, puesto que
consigna total de $133.302,79, sin sumar a este importe los $522
correspondientes $18 de tasa por emisión electrónica de pasajes por
destino (elevando el total a $ 133.824,79). Asimismo el presupuesto
adjunto no lleva firmas, ni fechas, ni sellos. No indica condiciones de
pago.
•
La oferta de Turismo Jet de Antártica S.A. (15/04/03): El presupuesto no
se encuentra archivado cronológicamente, no lleva fechas, ni firmas, ni
sellos, ni indica condiciones de pago. Asimismo, dicha tabla de
presupuesto cotizado indica un total de 253 pasajes, constando al pie
rectificatoria en agregado “total 257 pasajes. Gastos de tasa por emisión
electrónica de pesos 18 por reserva” y “total” en manuscrito “$ 105.428.”. Estas enmiendas se encuentran sin salvar. Asimismo, no indica total
final presupuestado ($ 105.950.-).
•
La oferta de Clio Viajes y Turismo (14/4/03) no indica total final de la
oferta, puesto que indica $138.034, monto que no se corresponde con la
tabla comparativa de precios que consigna $138.556 como total)
4) i) Se ha tenido a la vista Memorando Nº 109 de fecha 21/04/03 de la
División Contrataciones elevado a la Coordinación Ejecutiva donde se
indica que se “invitó a proveedores habituales de los servicios requeridos”,
29
sugiriendo adjudicar la compra a Turismo Jet de Antártica S.A. en la suma
de $ 105.950.-. En este punto se observa que la tabla comparativa de
precios ofrecidos por las empresas participantes verifica omisión de fecha
y de firmas de los responsables de su elaboración.
ii) No hemos tenido a la vista constancia de examen de admisibilidad de las
firmas en cuanto a su capacidad y habitualidad en la prestación de los
servicios requeridos.
5) Adjudicación:
i) No hemos tenido a la vista constancia del área competente que resuelva la
adjudicación a “Turismo Jet de Antártica S.A.” en base a lo sugerido por
la División Contrataciones (memorando 109).
ii) No hemos tenido a la vista notificaciones enviadas a las dos (2) empresas
que no fueron favorecidas con la adjudicación, conforme prácticas
habituales. Tampoco tuvimos a la vista notificación cursada a Turismo Jet
aceptando su oferta.
Asimismo, no hemos tenido a la vista elevación al BIRF comunicando el
resultado de dicha adjudicación.
6) Los términos de la oferta aceptada fueron incorporados a una orden de compra
de fecha 24/04/03 (25/2/1089) por un total de $ 105.950,00, la cual indica el
conforme del proveedor, no consta la fecha en que presta dicha conformidad.
7) Pagos:
i) Respecto a la constancia de AFIP presentada para el cobro, se señala que
la misma perdió vigencia en septiembre de 2001.
ii) Se ha podido verificar que catorce (14) pasajes no fueron utilizados, de los
cuales solo cuatro (4) fueron reconocidos mediante Nota de Crédito por la
empresa.
8) Documentación faltante en el archivo:
i) No hemos tenido a la vista la nómina definitiva de pasajeros usuarios de
los servicios requeridos a la empresa.
30
ii) No se tuvo a la vista las tarjetas de embarque, en original, que debe
constar en toda rendición de pasajes.
Comentarios de la UEC:
1
Sin Comentarios.
2) i) (No procedente).
ii) La
selección
del
proveedor
ha
seguido
el
procedimiento
“shopping”,autorizado por el Banco Mundial para compras menores, en la
implementación de las cláusulas 3.5 y 3.6 de las “Normas” de enero´95,
revisadas a enero´96, agosto y setiembre´97 y enero´99, cuya
interpretación requiere que el comprador deba obtener y poder comparar
por lo menos tres propuestas para establecer la racionalidad del precio a
alcanzar.
El comprador solicita las propuestas por carta, facsímil, télex, correo
electrónico, mensajería, etc (con la prueba del recibo y guarda del
registro), el proveedor responde por cualquiera de los medios antedichos.
3) (No procedente).
4) (No procedente).
5) (No procedente)
6) Sin comentarios.
7) Sin comentarios.
8) i) Sin comentarios.
ii) Corresponde aclarar que dada la jerarquía de los participantes
(gobernadores, ministros, intendentes, funcionarios de alto rango) los
pasajes fueron emitidos electrónicamente y retirados por los mismos en su
lugar de embarque.
Recomendaciones:
1) Extremar los recaudos en cuanto al archivo de las actuaciones guardando las
formalidades mínimas propias de la práctica.
31
2) Utilizar métodos que aseguren la transparencia de los procesos de
adquisiciones llevados a cabo por el Proyecto (publicitando en medios
gráficos de comunicación, masiva invitación a participar del concurso de
precios). Incorporar como base de datos en el archivo una nomina de las
firmas prestadoras de los servicios que se desean contratar en condiciones de
equidad, de la cual surja criteriosamente la conveniencia de invitar a cotizar a
las seleccionadas.
Cumplimentar los requerimientos del Banco respecto del instructivo que
deben contener las cartas pedido de cotización. En ese orden, se recomienda,
confirmar dichas invitaciones mediante carta pedido escrita que formalice lo
adelantado vía mail, teniendo presente que en estos casos se encuentra
involucrado un nombre comercial especifico.
Esto es así en atención a que, no obstante el correo electrónico se equipara por
naturaleza a la correspondencia espistolar, el soporte utilizado como
herramienta en este caso no garantiza de manera suficiente la identidad del
destinatario dada la vulenerabilidad jurídica que este tema aún reviste en la
legislación argentina
Téngase presente, para futuros ejercicios, y respecto a la aplicación en general
del procedimiento, que el Banco recomienda preferentemente la elaboración y
adopción de documentos estandard para el empleo de este método de
adquisición.
Ante eventuales modificaciones en las bases que determinan un pedido de
cotización se recomienda fundamentar y documentar dichos cambios en el
archivo de manera que éste resulte autosuficiente.
3) Asegurar, en el trámite de admisibilidad de las ofertas, la certeza en la
determinación de los montos involucrados, a fin de garantizar la eficacia de
una compulsa efectiva y extremar los controles respecto de las formalidades
propias de la práctica.
4) Instrumentar y documentar adecuadamente la comparación de precios
realizada mediante el agregado de fechas y firmas de responsables.
32
Adoptar medidas efectivas conducentes a comprobar, prima facie, la
elegibilidad de las firmas invitadas y su capacidad habitual de ejecución,
dejando constancia de ello en el archivo.
5) Instrumentar adecuadamente la decisión definitiva de contratar mediante
proveído simple de autoridad competente y responsable de dicha contratación.
Se recomienda asimismo, guardar la transparencia en el procedimiento
mediante la instrumentación de las notificaciones de rigor conforme prácticas
fundadas en la materia.
6) Custodiar el cumplimiento de las formalidades propias de la práctica.
7) Vigilar la observancia de las formalidades en materia impositiva requiriendo a
la firma prestataria constancias actualizadas que acrediten su vigencia.
Extremar los recuados y el control en cuanto al uso de fondos, diligenciando
la confirmación anticipada y fehaciente de los usuarios del servicio
contratado,
a
fin
de evitar
erogaciones
improductivas durante el
financiamiento y de garantizar la razonabilidad de los gastos efectuados desde
la administración.
8) Incrementar los controles sustanciales y formales en la materia, a efectos de
garantizar la transparencia, eficiencia y eficacia de la administración respecto
de lo actuado y resuelto durante el procedimiento.
Incorporar al archivo la nómina definitiva de pasajeros usuarios y la
integralidad de documentación respaldatoria de los pagos efectuados con
fondos del financiamiento.
2) CONSULTORES:
Observación:
En oportunidad de analizar los legajos que integran la muestra seleccionada en el
rubro Consultores, y ante la verificación de que algunos de los currículos presentados
contenían firmas cuyos rasgos caligráficos no se compadecían con los obrantes en la
nota de presentación del mismo consultor, se procedió a circularizar a los
33
participantes no seleccionados en las ternas para cubrir el cargo, solicitando
confirmen su participación en dichos llamados. De las circularizaciones efectuadas se
obtuvo como respuesta que, en algunos casos los ternados no elegidos desconocieron
haber participado en tales concursos, en otros no reconocieron sus firmas ó
aseguraron directamente no haber sido invitados a participar. Además, de los legajos
auditados surgen notas de invitación y aceptación a participar firmadas, los que al ser
cotejados con las respuestas recibidas denotan firmas evidentemente diferentes.
(Contratos A25/3/0211 A25/3/0207 A-25/2/1075 A-25/2/1068)
Comentario de la UEC:
Ante la situación planteada por esa Auditoria la Unidad Ejecutora Central procedió
realizar las siguientes acciones:
Respecto a los contratos A-25/3/211 con fecha vigencia 01/09/2003 al 31/12/2003 y
A-25/3/207 con fecha vigencia 01/07/03 al 31/04/2003, se solicito a las personas
participantes no seleccionadas en las mencionadas ternas que mediante nota firmada
ratifiquen su participación en el concurso de antecedentes para la selección de un
consultor para desempeñar funciones en la UEC.
En el contrato A-25/3/211, los participantes de la terna enviaron las notas
confirmando su participación. Para el contrato A-25/3/207 se esta a la espera de las
correspondientes notas.
Referente al contrato A-25/2/1068 de vigencia 01/01/03 al 30/06/03, cuyo concurso
de antecedentes fue realizada en el mes de Julio de 2002, para el contrato inmediato
anterior al observado, (numero de contrato A-25/2/1006 de fecha 15/07/02 al
31/12/02), por tratarse de una recontratación, la UEC ha realizado las
correspondientes gestiones a los efectos de establecer la pertinente comunicación con
las dos personas participantes no seleccionados en la mencionada terna, no
obteniéndose ninguna respuesta a la fecha.
Con respecto al contrato A-25/2/1075 de fecha vigencia 01/03/03 al 30/06/03, con
terna realizada en el mes de Julio de 2002, para los contratos inmediatos anteriores
(numero A-25/2/1004 de fecha vigencia 05/07/02 al 31/08/02 y el siguiente A34
25/2/1020 de fecha 01/09/02 al 31/12/03), por tratarse de una recontratación, al igual
que en el caso anterior se han intentado ubicar y establecer la pertinente
comunicación con las dos personas no seleccionadas participantes en la mencionada
terna, no obteniéndose ninguna respuesta a la fecha.
Recomendación:
Profundizar los controles internos sobre el proceso de selección y contratación de los
consultores a efectos de evitar las situaciones planteadas. Iniciar el trámite interno a
efectos de determinar las responsabilidad emergente del hecho en cuestión.
3) APORTE LOCAL PROVINCIAL
Observación:
No se han comunicado a las provincias participantes, en los años 2002 y 2003, la
apropiación de los intereses generados con motivo de los desembolsos del aporte
provincial para mantenimiento de la UEC.
Comentario de la UEC:
El convenio de Préstamo, en su Anexo 6, Punto I, párrafo (5) expresa: “Como parte
del convenio Subsidiario, a los fines de cubrir los costos UEC se debitara a la
Provincia Participante, un importe de hasta el 2% del monto total del Préstamo
Subsidiario desembolsado para financiar Subproyectos Elegibles”.
Los Convenios de Prestamos Subsidiarios a su vez establecen: Art. 14º “ Los gastos a
afrontar con fondos del financiamiento necesarios para la ejecución de las
Categorías...., serán solventadas por la Provincia en proporción del compromiso
efectivo de fondos que ella haga del préstamo. Para hacer frente a las obligaciones
que por idénticos conceptos se deban cancelar con fondos de contrapartida, la
provincia aportara hasta una suma igual al porcentaje que le corresponde por
distribución secundaria de la Coparticipación Federal de Impuestos (Ley 23.548)
aplicado a un monto equivalente al medio por ciento (0.5%) del total del Préstamo”; y
el Art. 7º “La provincia se compromete a aportar los recursos de contraparte a que se
35
refiere el Convenio de Préstamo en la proporción necesaria para la ejecución de los
proyectos...”.
Cabe destacar que los aportes que deben realizar las provincias para el manteniendo
de la UEC, deben efectuarse hasta la finalización de la ejecución de los programa, y
en la actualidad se han formalizado dos prorroga que establecen como fecha ultima de
ejecución el 31 de enero de 2005, es en ese contexto que el aporte se extiende
proporcionalmente por los años de ejecución del programa hasta su cierre.
La utilización, como mantenimiento UEC, de los intereses ganados por el programa,
de libre disponibilidad para las provincias, se encuentra respaldado en dictámenes del
Área de Asuntos Legales de la UEC, los que serán efectivamente comunicados a las
provincias en el Ejercicio 2004.
Recomendación:
Comunicar a las provincias en tiempo y forma cuando se utilicen fondos de libre
disponibilidad pertenecientes a las provincias, para el mantenimiento de la UEC.
II- UEP SANTA FE
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR
OBRAS:
Observación:
Con referencia al Contrato con la U.T.E. GUADO S.A. – BONFANTI-DE BIASO S.C. para
la realización de la Obra “Nuevo Hospital de Niños” de la Provincia de Santa Fé, no se tuvo
a la vista documentación sobre el estado del trámite referido al recurso de reconsideración y
apelación contra el Decreto Nº 1032/01, por el cual se rescindió el contrato aludido, de
acuerdo a lo informado en las observaciones del ejercicio anterior.
Comentarios de la UEP:
Con fecha 04/11/02 la Fiscalía devuelve las actuaciones a la UEP solicitando la apertura a
prueba y corrimiento de traslado a la contratista.
A tales efectos se dicta la Resolución N° 214 (MHyF) de fecha 09/06/03 por la cual, entre
36
otros artículos; se abre la causa a prueba por el término de Ley, se admite el pedido de
Dictamen Técnico Contable oportunamente ofrecido, se fija el plazo para la ejecución del
Dictamen.
Por nota UEP n° 609 de fecha 19/06/03 se notifica al recurrente de la Resolución N° 214/03
Con fecha 29/07/03, el profesional designado a los efectos de dictaminar en sede
administrativa sobre los puntos relacionados con la obra remite el informe sobre el monto
total del contrato de obra N° 7447, valores totales certificados y valores totales percibidos
por la UTE a consecuencia de los certificados de obra N° 1 a 32 inclusive.
Mediante Nota UEP N° 783 de fecha 04/08/03 se remite copia del informe al recurrente.
Cumplimentado los plazos, ante la no presentación de la recurrente del informe de mérito
sobre la prueba producida, la gestión se devolvió a la Fiscalía de Estado, estando en dicho
ámbito desde el 19/09/03.
III- UEP CORRIENTES:
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
DISPONIBILIDADES:
Observaciones:
a) Se había verificado que en el ejercicio 2002 se utilizó la misma cuenta contable (119.906)
para registrar los movimientos de fondos realizados en bonos y monedas de curso legal a
través de las cuentas corrientes denominadas en Lecop y en pesos que posee el Programa.
b) Se observaron retrasos en el cumplimiento de los pagos de la contraparte local cuando se
cancela la parte de financiamiento BIRF.
Comentarios de la UEP:
a) En el año 2003 se usaron las siguientes monedas Pesos- LECOP, que estaban en
circulación en la Provincia y con aceptación por los proveedores. Fecha en que se deja de
trabajar con LECOP mes de mayo 2003 y el saldo de la cuenta fue canjeado por pesos en
diciembre de 2003.
b) En cuanto a los retrasos en el cumplimiento de los pagos de la contraparte local se deben
destacar el esfuerzo de la Provincia en el reordenamiento de sus problemas económico –
37
financiero. Además en algunas solicitudes hubieron problema en las entregas de los
trabajos de finalización del Proyecto S.I.T. (Catastro) por parte de las empresas
proveedoras (Geosystems- Acron)Recomendaciones:
a) Arbitrar los medios necesarios para que la contabilidad refleje en cada momento la
realidad económica-financiera del Proyecto.
b) Dar cumplimiento a lo establecido en el Manual Operativo del Convenio de Préstamo en
lo que respecta al pago en forma simultánea del financiamiento del BIRF como de la
Contraparte Local.
IV- UEP SALTA:
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS:
1) DISPONIBILIDADES:
Observación:
Se reitera lo observado en el ejercicio anterior, respecto a que no se encontraba
reglamentado el Fondo Fijo utilizado por el Proyecto.
Comentario de la UEP:
De acuerdo a la recomendación efectuada, se encuentra en elaboración la reglamentación
de fondo fijo. No obstante lo manifestado, se informa que la utilización de los recursos
del mismo, se ha restringido considerablemente desde la fecha de formulación de la
observación por parte de la AGN.
Recomendación:
Arbitrar los medios a efectos de reglamentar el Fondo Fijo.
2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS:
Observaciones:
a) Se detectaron demoras significativas en la integración del aporte provincial respecto
del financiamiento BIRF. Debido a esta situación cuando se emite la OP el sistema
38
efectúa en forma automática la imputación por fuente de financiamiento de acuerdo a
la matriz, quedando subvaluadas las inversiones BIRF y sobrevaluadas las
inversiones Provincia.
b) Se comprobó una demora significativa entre la acreditación de la transferencia de
fondos que remite la UEC, por la parte financiada por el BIRF, y el pago a los
proveedores, situación que evidencia una falta de cumplimiento del Manual
Operativo respecto a los tiempos en que deben efectuarse las rendiciones respectivas
(30 días).
Comentario de la UEP:
a) Se han realizado gestiones a nivel interno a fin de poder dar cumplimiento a la
recomendación. Para ello se ha informado al Ministerio de Hacienda de los perjuicios
derivados de la demora en el pago de la contraparte.
b) De auerdo a la recomendación efectuada, se han agilizado los tiempos en el pago del
financiamiento. No obstante a lo manifestado, se informa que el anticipo Nº 154,
correpondiente a la UTE TECNET-IBERMATICA es el único que registra demora en
su pago, derivada de la falta de autorización técnica de parte de la Unidad de Gestión
del Poder Judicial, que es quien autoriza las facturas presentadas por el proveedor en
el proyecto 17/202 de informatización del Poder Judicial.
Recomendaciones:
Dar cumplimiento a lo establecido en el Manual Operativo del Préstamo respecto al
tiempo en el cual debe realizarse el aporte provincial.
V- UEP FORMOSA:
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO:
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS.
Observaciones:
a) No se mantiene información sobre la composición analítica del saldo de la cuenta en
la que se registran las retenciones impositivas aplicadas por la UEP, “Retenciones
Provincia”, que al 31/12/03 ascendía a $ 9.994,36 (Acreedor)-.
39
b) Se han detectado diferencias significativas entre la fecha de transferencias de fondos
de la UEC y el efectivo pago por parte de la UEP a los contratistas. El cuadro que
sigue ilustra sobre el particular:
Solicitud de
Monto
Proveedor
Fecha de
Monto pendiente
Adelantos de
transferencia
de rendición al
Fondos
fondos BIRF
16/02/04
90
474,805.80 Tegnologia, tel e inf
20/08/02
47,482.90
100
217,523.92 Sidepro – M-Unit
17/05/03
217,523.92
103
308,102.00 BGH
31/07/03
36,712.98
c) El Libro de Registro Permanente de Inventario valorizado, puesto a disposición de
esta auditoría, corresponde a todos los programas que son administrados por la
Unidad Ejecutora Provincial, el mismo no cuenta con la siguiente información:
1) Código de inventario que identifique el bien.
2) Ubicación física real del mismo.
3) Identificación del programa por el cual se adquirió el bien.
4) Número y fecha de factura de compra.
5) Fecha de alta.
6) No se encuentra totalizado al 31/12/03.
d) No se utiliza ningún método –sellos, perforaciones, etc- que cancelen las facturas
originales presentadas por los proveedores a efectos de evitar, que ese mismo
comprobante se presente nuevamente para su cobro en éste u otro Programa.
e) Se han detectado, en la documentación que respalda los pagos a proveedores, las
siguientes observaciones:
1) El recibo 1435 de fecha 15/01/03 (de la Empresa Decavial SAICAC por la cual
cobra la Factura 0001-00000205, Certificado de Obra N° 12); no especifica a que
factura se refiere y atribuye el cobro al certificado N° 11.
2) El recibo 1436 de fecha 22/04/03 (de la Empresa Decavial SAICAC por la cual
cobra la Factura 0001-00000205 Certificado de Obra N° 12); no detalla las
retenciones impositivas efectuadas.
40
3) La documentación que respalda el pago de la OP 640 de fecha 22/07/03 de la
empresa Sidepro SA – M-Unit, (Factura 0001-00000052 de fecha 15/07/03 y
Recibo 14 de fecha 15/07/03) son copias en papel de fax. Además la fecha del
recibo es anterior a la de la OP.
4) El recibo 3858 de fecha 2/6/03, de la Empresa Instruequipos SA por la cual cobra
la Factura 0001-00007016 OP 632, no especifica a que factura se refiere.
5) Las facturas presentadas por los distintos proveedores no son validadas a través
de la página Web de la AFIP.
f) Del análisis de algunos de los expedientes de contrataciones se observó:
1) Falta de foliatura (LP 10/00 y LP 12/00)
2) Los contratos no tienen especificado el número.
3) Atrasos significativos en la entrega de bienes (1 año promedio) por parte de los
proveedores
(GRIENSU
S.A.,
INTRUEQUIPOS
S.A.
y
Tecnología
Telecomunicaciones e Informática S.A.). De acuerdo con lo establecido en los
distintos contratos tenían un plazo de entrega de 90 días a partir de la fecha de la
firma de los mismos.
4) Atraso significativo en el cumplimiento de contrato por parte de la UTE Sidepro
S.A. – M-Unit. (falta el informe final que debía presentar la UTE conforme los
términos de referencia).
Comentarios de la UEP:
a) La cuenta 269924 Retenciones Provincia figura con saldo acreedor debido a que se
efectuaron pagos con bonos provinciales por una cuenta distinta a la cuenta proyecto.
Al contabilizarse tales pagos en el sistema contable, no se ajustaron las sumas
retenidas (el depósito de las mismas se realiza por la cuenta en que se efectuaron tales
pagos).
41
b) El SAF Nº 100 por $ 217.523,92 acreditado con fecha 27/05/03, no ha sido abonado
aún debido a que la contratista no ha presentado el informe final por modificación del
Contrato original.
Con respecto a los SAF 90 y 103, los montos que figuran como pendientes de
rendición corresponden a contrapartidas provinciales.
El saldo correspondiente a la empresa TTI por la suma de $ 47.482,90 fue cancelado
el 19/02/04, como así también el saldo adeudado a la firma BGH por un monto de $
36.712,94 ha sido cancelado el 22/02/04.
c) El Registro Permanente de Inventario que utiliza esta UEP, no asigna los códigos de
identificación al bien debido a que tal asignación se efectuará cuando el equipamiento
hospitalario sea transferido para seguimiento y control al Ministerio de Desarrollo
Humano, que será el inventario definitivo.
El la columna Fecha del Libro se consigna la fecha de la factura, que es la fecha de
alta o de incorporación del bien y que se realiza en forma cronológica y no por
Programa; además se detalla el número de comprobante.
La UEP se encuentra trabajando en la implementación de un Libro de Inventario por
Programa.
d) Se tendrá en cuenta la observación.
e) Respecto a los puntos a, b y d, se trata de una omisión involuntaria por parte de la
empresa. Se tendrá en cuenta la observación.
En cuanto a la observación c, la fecha correcta de pago es la que figura en la OP, la
empresa cometió un error en la confección del Recibo. Respecto a las copias en papel
fax, la UTE ya remitió copia certificada de las mismas.
En relación a la observación e, se tomará en cuenta lo recomendado por la Auditoría.
f) 1) Se tendrá en cuenta la observación.
42
2) Los números de Contrato no se encuentran impresos debido a que su asignación
por parte de la UEP es posterior.
3) La única firma que registra un atraso significativo en la entrega de bienes es
Instruequipos. Dicho atraso se debió a las fluctuaciones en el valor del dólar en el
año 2002, lo que motivó que la empresa no entregara los bienes importados hasta
tanto no se abonaran las diferencias de cotización correspondientes a facturas
anteriores.
4) Complementando la respuesta a la observación b sobre SAF Nº 100, se aclara que
no existe un atraso significativo en el cumplimiento del Contrato, sino que se
encuentra en ejecución un Contrato adicional por $ 63.460 por la incorporación al
SIAFYC (Sistema de Información de Administración Financiera y Control) del
módulo de compras y contrataciones. Efectuada la cancelación del adicional, se
abonará el informe final del Contrato original (SAF Nº 100).
Recomendaciones:
a) Mantener la información contable actualizada y debidamente conciliada. Realizar los
ajustes pertinentes a efectos de que la contabilidad refleje la realidad económicafinanciera del Proyecto.
b) Dar cumplimiento a lo estipulado en el manual Operativo respecto a la rendición de
gastos que deben efectuar las UEP´s sobre los adelantos de fondos recibidos (30
días).
Dar cumplimiento a lo establecido en el Manual Operativo del Convenio de Préstamo
en lo que respecta al pago en forma simultánea del financiamiento del BIRF como de
la Contraparte Local.
c) Mantener el registro de inventario de bienes por Programa debidamente actualizado y
completo, tal como lo recomiendan las prácticas contables en la materia.
d) Implementar un procedimiento de control mediante un sello de “pagado” que acredite
la cancelación del comprobante a efectos de que el mismo no pueda ser reutilizado.
43
e) Procurar que la documentación que respalda las órdenes de pago se encuentre
correctamente confeccionada al momento de recepción de la misma. Validar las
facturas de los distintos proveedores por medio de la página Web de la AFIP.
f) 1) Foliar toda documentación que reapalde las transacciones del Programa de
acuerdo a sanas prácticas de Control Interno.
2) Si bien los números de Contrato no se encuentran impresos debido a que su
asignación por parte de la UEP es posterior, el número debe estar asignado y
puede ser insertado en forma manuscrita.
3) y 4) Verificar el cumplimiento de los contratos por parte de los proveedores y
gestionar las acciones pertinentes cuando se identifiquen incumplimientos.
VI- UEP TUCUMAN:
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO:
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS.
Observaciones:
a) Las transferencias de fondos BIRF efectuadas desde la UEC a la Provincia se realizan
directamente a la cuenta bancaria en pesos N° 20097895/0 SGP PTMO BIRF 3877
AR CTA PR ajena al Proyecto, cuyo movimiento está a cargo de la Tesorería General
de la Provincia. En ésta se mantienen los fondos BIRF no utilizados y son
transferidos a la Cuenta proyecto en el momento que se ordena el pago, no dando
cumplimiento a lo establecido en el Manual Operativo del Proyecto.
b) No se pusieron a disposición de esta Auditoría las conciliaciones bancarias de las
cuentas del proyecto.
c) No se mantiene un registro de Inventario de bienes y equipos valorizado
correspondiente al Programa.
d) Se observaron falencias en la preparación de las solicitudes de Anticipos de Fondos a
la UEC, respecto a los montos solicitados y al criterio utilizado en el pedido cuando
existen multas a la contratista (en algunos casos se adeudan y en otros no). Así por
ejemplo:
44
1) SAF 49: Se solicitan fondos para el pago del certificado N° 14 de la firma Bs. As.
BUREAU-AEROSUL SA, el cual fue rectificado, siendo el definitivo por un
monto menor al requerido.
2) SAF 50: Se solicitan $ 146.285,20, para el pago del Certificado N° 15 de la firma
Bs. As. BUREAU-AEROSUL SA, de $ 145.285,20, no se rinde el cobro de una
multa de $ 1.399,80 que sumada a la diferencia citada precedentemente queda
como pendiente de rendición.
3) SAF 51 y 52: No se rinde el cobro de multas que quedan como pendiente de
rendición.
4) SAF 53: Se solicita $ 168.926,28 para el pago del Certificado N° 18 (no fue
aprobado el pago por el Tribunal de cuentas de la Provincia) de la firma Bs. As.
BUREAU-AEROSUL SA, al cual se le netea el cobro de multas.
e) Se ha observado que la emisión de las órdenes de pago es posterior a la fecha del
recibo de cobro por parte del proveedor (Ej. OP 402, 403, 404, 407, 410, 412).
f) Se han detectado demoras significativas entre la fecha de transferencias de fondos de
la UEC y el de efectivo pago a los contratistas por parte de la UEP, el cuadro que
sigue ilustra sobre el particular:
SAF N°
37
41
47
49
Fecha de
transferencia
2/5/02
23/11/02
22/1/03
29/1/03
Fecha de pago
11/03/03
6/5/03 Y 8/7/03
11/3/03
11/3/03
Comentarios de la UEP:
a) La Provincia procedió a la apertura de dos cuentas corrientes bancarias, tal cual lo
establece el Convenio de Préstamo Subsidiario. Por otra parte, al ser obligatorio el
Control Preventivo por parte del Tribunal de Cuentas de la Provincia, cada
desembolso debe tener su salida de la Tesorería de la Provincia, tal cual lo establece
la Ley de Administración Financiera, actualmente vigente.
b) Se corrigió la observación.
45
c) Los Bienes de Uso adquiridos a través del Programa, corresponden al Proyecto
Fortalecimiento Institucional de PyMES y de acuerdo a la Ley de Contabilidad de la
Provincia deben ser inventariados en la repartición a la cual fueron destinados.
d) 1) SAF 49. Al momento de la recepción de los certificados a la UEP, se solicitan los
fondos y se remiten al Tribunal de Cuentas de la Provincia para someterlo a
control preventivo, de este control, surgió una observación, que motivó el cambio
del certificado, cuando ya estaba procesado el SAF por el importe original.
2) 3) SAF 50, 51 y 52. La existencia de multas trae aparejado un saldo pendiente de
rendición, para evitarlo, dado que las multas quedarán firmes es que se las deduce
a partir del SAF 53.
4) SAF 53. El monto pendiente de rendir de $ 168.926,28 , de acuerdo a lo acordado
con la UEC, fueron aplicados al pago de otros certificados.
e) Se tendrá en cuenta para futura operaciones.
f) Sin comentarios
Recomendaciones:
a) Dar cumplimento a lo establecido en el Manual Operativo de la utilización y
transferencia de los fondos del Programa.
b) Realizar conciliaciones mensuales de cuenta bancaria del Programa de acuerdo a las
prácticas contables vigentes y remitirlas mensualmente a la UEC.
c) Mantener el registro de inventario de bienes del programa debidamente actualizado y
completo, tal como lo recomiendan las prácticas contables en la materia.
d) Solicitar los fondos a la UEC una vez que los certificados tengan todos los controles
previos necesarios sin observaciones, evitando fondos BIRF oceosos en la cuenta
bancaria de la Provincia.
Unificar criterios respecto del pedido de fondos a la UEC cuando existen multas y
chequear los importes pedidos y recibidos cada vez que ingrese un SAF a la cuenta de
la Provincia.
e) Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información.
46
f) Dar cumplimiento a lo establecido en el Manual Operativo respecto de los plazos en
que deben efectuarse los pagos (30 días).
BUENOS AIRES, 26 de Marzo de 2004.
Dr. Jorge Daniel LÓPEZ SURRA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
47
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRESTAMO Nº 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI) incluyendo los siguientes procedimientos:
•
Confrontación de las cifras en los estados financieros al 31/12/03 con los registros en
moneda local que les dan sustento.
•
Tests o pruebas de transacciones.
•
Análisis de la metodología para la contratación de consultores y firmas consultoras y
verificación y análisis de los informes presentados por los mismos.
•
Inspecciones oculares.
•
Análisis sobre si la prestataria ha contado en forma oportuna con los fondos del
financiamiento externo canalizados a través de la cuenta especial.
•
Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos.
•
Análisis de la metodología para la adquisición de equipos.
•
Circularizaciones y reconciliaciones bancarias.
•
Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
48
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos BIRF durante el período 2003; y
- el 65,83 % del financiamiento BIRF, como local, que integran el capítulo Gastos del Proyecto
del Resumen de Fuentes y Usos de Fondos del período 2003 conforme el siguiente detalle.
Sobre el particular merece señalarse que nuestro trabajo se basó en el análisis de la
información de la UEC y las UEP's de Salta, Córdoba, Tucumán, Formosa y Buenos Aires.
Categoría de Inversión
Universo $
% Incidencia S/Rubro
Muestra
% Muestra
Bienes
6.342.891,47
16,74
2.703.568,75
42,62
Obras
22.930.537,60
60,50
19.545.738,73
85,24
Consultoría
8.237.468,35
21,74
2.346.950,51
28,49
Capacitación
386.049,72
1,02
350.265,54
90,73
37.896.947,14
100,00
24.946.523,53
65,83
Total
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que tanto la Unidad Ejecutora Central como las Unidades Ejecutoras
Provinciales no obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación
respaldatoria solicitada.
BUENOS AIRES, 26 de Marzo de 2004.
Dr. Jorge Daniel LÓPEZ SURRA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
49
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN