2009_013info.pdf

MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
Señor
ADMINISTRADOR FEDERAL DE LA
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
Dr. Claudio MORONI
Hipólito Yrigoyen Nro. 370 – 1er. Piso –
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley 24.156 y a
vuestro requerimiento, la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN (AGN) efectuó una
revisión del Control Interno Contable de la ADMINISTRACION FEDERAL DE
INGRESOS PUBLICOS (AFIP), correspondiente al ejercicio cerrado el 31 de diciembre
de 2007.
Nuestra revisión del funcionamiento del Control Interno Contable fue efectuada
como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los Estados
Contables de la AFIP por el ejercicio precedentemente indicado.
La evaluación realizada a los fines descriptos en el segundo párrafo no
necesariamente ha de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por
consiguiente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la AFIP
considerado como un todo.
1
Sobre la base de la citada revisión, informamos que las observaciones más
significativas a formular sobre el Sistema de Control Interno Contable de la AFIP, son las
indicadas en el Anexo adjunto.
Buenos Aires, 16 de diciembre de 2008
2
ANEXO
MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
EJERCICIO 2007
Índice
1.
Sistema Administrativo Contable Computadorizado y Control Interno Administrativo
Contable imperante al momento de practicar la auditoría.
2.
Disponibilidades.
3.
Créditos.
4.
Bienes de consumo.
5.
Bienes de Uso.
6.
Bienes Intangibles.
7.
Cuentas Comerciales a Pagar.
8.
Gastos en Personal y Gastos en Personal a Pagar.
9.
Transferencias a Pagar.
10.
Otros pasivos
11.
Previsiones – Deudas Judiciales.
12.
Obligaciones enmarcadas en normas de consolidación de deuda del Estado Nacional
13.
Otros Bienes en Custodia por Parte de AFIP.
14.
Recursos.
15.
Contrataciones.
16.
Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores (A.R.E.A.).
17.
Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
18.
Otros aspectos.
3
Introducción
La revisión del funcionamiento del control interno contable fue efectuada, como parte de
las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los
Estados Contables correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2007.
Dicha revisión incluyó el análisis del ingreso de datos y del egreso de la información
(input/output) a los procesos computadorizados existentes en el ámbito de la AFIP, cuando
las prácticas administrativas y contables relevadas requieren su utilización, lo que no
constituye una auditoría especial sobre el correcto funcionamiento del sistema de
procesamiento electrónico de datos, en cuanto a los programas de computación, los
elementos de control que ellos incluyen, la lógica de los lenguajes, la configuración de los
equipos empleados y la política de seguridad implementada.
En oportunidad de aplicar los procedimientos de auditoría planificados se ha advertido,
durante el ejercicio 2007, que se continuó avanzando con las mejoras en los procesos de
registración llevados a cabo por la AFIP a partir de la puesta en producción de un sistema
informático destinado a su administración financiera, que con su implementación definitiva
debería tender a subsanar deficiencias que se han reiterado en distintos ejercicios.
Adicionalmente, es de destacar que la entidad ha iniciado el proceso de puesta en
operación del sistema de registración de causas judiciales denominado ATENEA.
Simultáneamente, a la implementació n del aludido sistema informático de gestión
administrativo financiero de la actividad propia de la entidad, se ha definido el proyecto de
implementación de la registración de la actividad financiera y patrimonial vinculada a las
funciones asignadas al ente respecto de recaudación, fiscalización y ejecución de tributos,
que habrá de permitir contar con información que ha de ser expuesta en forma
complementaria con los Estados Contables de la Administración.
4
Sin perjuicio de lo expresado, varias de las observaciones que se describen en los apartados
siguientes han sido señaladas por esta AGN en los Informes emitidos al momento de
efectuar auditorias en ejercicios anteriores, constituyendo falencias de carácter estructural
que requieren por parte de la AFIP producir, efectivamente, cambios a fin de procurar la no
reiteración de las situaciones relevadas en atención a la importancia de los temas
involucrados.
Las observaciones más significativas detectadas durante nuestra auditoría son las que se
detallan a continuación, debiendo señalar que mayoritariamente corresponden a situaciones
ya expuestas por esta AGN en Memorandos de control interno de ejercicios previos, no
obstante cabe consignar que en algunos aspectos, como se señalara, se han iniciado
acciones tendientes a regularizar las situaciones planteadas -dictado de normas o
actividades manuales para solucionar problemas de las aplicaciones informáticas-.
1.
Sistema Administrativo Contable Computadorizado y
Control Interno
Administrativo Contable.
El sistema computadorizado de registración utilizado en el ejercicio previo por la AFIP AUDINT- concentraba e integraba la contabilidad patrimonial y presupuestaria, generando
las restricciones en el mismo, distorsiones en el proceso de reconocimiento e imputación
de pasivos y su contrapartida en los resultados de los distintos ejercicios, teniendo impacto
en el ejercicio bajo consideración.
Es de resaltar que tal como lo expone la citada Nota 3, la entidad ha implementado un
Sistema Computarizado de Gestión Económica Financiera – ERP (Enterprise Resourcing
Planing), que ha denominado SIGMA. A partir de esta aplicación, como un avance muy
relevante, ha integrado a la administración financiera de los distintos nodos estructurales
de la entidad que actúan como subresponsables. Adicionalmente, se halla en un proceso
5
paulatino de implementación de nuevas utilidades, a partir de las herramientas con que
dispone el sistema para el análisis de datos.
Sin embargo, a partir de las tareas realizadas se advierte la necesidad de realizar un
conjunto de acciones tendientes a estabilizar la aplicación y utilizar su potencial, entre lo
que cabe consignar:
− La normatización de manuales de procedimiento que contemplen las modificaciones de
los circuitos administrativos, y estandarice las nuevas prácticas. Ello implica la
reevaluación de los procedimientos y, especialmente, de las actividades de control
existente como de las ausencias de ellas. En tal caso, implementar puntos de
conciliación periódicos de información contable con información de otros sistemas
proveedores de datos de transacciones (v.g.: SARHA, SISREC, etc.).
Es dable resaltar que la entidad hace expresa referencia a la necesidad de nueva
normativa, al establecer la Instrucción General Nº 1/07 SDGADF que “…teniendo en
cuenta que las normas vigentes no contemplan la totalidad de los procedimientos de las
funcionalidades del sistema …, serán de aplicación supletoria –hasta tanto se concluya
con la elaboración de nuevas normas de procedimiento- los Manuales del Usuario y/o
las que surjan de las mismas funcionalidades del SIGMA”.
− La reevaluación del plan de cuentas y el dictado de un manual de cuentas que
particularice lo que determina la CGN, a las características propias de la entidad,
considerando:
o Se han incluido cuentas cuya denominación no se compadece con lo establecido
por el citado Organo Rector –v.g.: Cuenta 2.1.9.2. referido en Balance como
Otros Pasivos a Asignar mientras en SIGMA no muestra saldo en esa
codificación, correspondiendo a Recaudación a Distribuir; Cuenta 1.2.5.7 como
Bienes en proceso de recepción correspondiendo a Bienes de dominio público,
etc.-
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o El uso de cuentas que no se compadecen en su conceptualización por la CGN
con la operatoria de la AFIP –v.g.: Recursos de la Seguridad Social, Bienes de
cambio, Deudas por operaciones especiales, etc.-.
o La apertura de subcuentas que asociadas a cuentas correspondientes, permitan
practicar ajustes de evaluación contable, los identifique específicamente y no
posea impacto transaccional.
o La precisa correlación entre las cuentas que registran transacciones en SIGMA
y los Estados Contables –v.g.: Bienes de consumo, Fondos de terceros, etc.-.
o El error en codificación de cuentas –v.g.: Variaciones patrimoniales de
organismos descentralizados – Resolución SH 47/97-.
− El diseño y aplicación de tareas de cierre de ejercicio que definan los análisis,
conciliaciones y documental que ha de soportar la emisión de los Estados Contables.
En tal sentido, es relevante la identificación de riesgos en la materia y la
implementación de evaluaciones específicas (v.g.: la existencia de partidas abiertas
sujetas a compensaciones manuales).
− La emisión informática de todos los EECC. En este sentido, cabe hacer especial
hincapié en el EOAF, para el cual el sistema implementado ha de poseer la información
precisa para su emisión tanto bajo el formato directo como el indirecto.
− La asunción por la entidad de la responsabilidad de funcionalidades tendientes a la
elaboración de reportes, lo cual no implica customización, en orden a necesidades
específicas (v.g.: mayores que a simple vista evidencien contracuentas de los asientos
practicados).
− La justificación y asunción de responsabilidad por las partidas pendientes de
imputación ($12,57 millones) originadas en el proceso de migración de los EECC al
31/12/06, como asiento de inicio del presente ejercicio. Adicionalmente, no se produjo
la formalización del proceso de migración que respalde dicho acto.
− La integración del sistema con otras aplicaciones informáticas de la entidad
automatizando las registraciones y estableciendo puntos de control o conciliación (v.g.:
SILPANA -Servicios Extraordinarios-, SISREC, SIRAEF, SIDEHON, ATENEA).
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− La necesidad de fortalecer los circuitos administrativos internos a efectos de lograr
reducir los desfasajes de devengado entre ejercicios por gastos, esencialmente por
ausencia de registración oportuna de transacciones en nodos descentralizados, sin ser
necesario apelar a instancias de búsquedas de devengado posterior en el sistema.
− La reformulación de la información exp uesta en los EECC, esencialmente en notas, a
partir de la disponibilidad de información que aporta el nuevo sistema, accediendo en
el futuro, en cuanto se avance en materia de recaudación tributaria y de la seguridad
social, a la exposición de información relevante para los usuarios.
− La inclusión del tratamiento de la consolidación de deuda, puesto que la omisión actual
afecta el impacto de resultados, toda vez que con la tramitación de cancelación por SH
se elimina al expediente del stock de juicios (pasivo cierto o previsión) y no se deduce
de lo registrado por la tramitación sino por el recálculo de previsión o deuda.
− La consideración del sistema como base para el control contable de la totalidad de las
transacciones económico financieras de la entidad. Debe reconocerse que aún no se ha
advertido su implementación completa (v.g.: contabilidad de costos). En este sentido,
cabe señalar que la implementación observada en el ejercicio importa un avance
sustancial de la entidad en ello, aunque es por ella reconocida la necesidad de nuevos
avances.
− La incorporación de datos al sistema, bajo criterios unificados, de los aspectos que
permitan una clara identificación de la transacción que da origen a la registración,
haciendo uso de campos de texto como por ejemp lo “Text” o “Nota” para asientos
contables que habilitan la incorporación de información complementaria. Esto es
relevante, especialmente, en situaciones de masividad de transacciones y datos, como
en el caso de AFIP, donde la clara individualización de la transacción con sus
antecedentes fácticos le aporta al sistema una mayor autonomía para su revisión
posterior.
− La entidad ha utilizado registros contables en papel como soporte de las registraciones
realizadas en el AUDINT hasta el cierre del ejercicio 2006, sin implementar esa
práctica respecto del SIGMA. De conversaciones mantenidas con funcionarios, la
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entidad entiende que con la nueva aplicación no han de ser necesarios, puesto que
contempla esquemas de cierre y de backup, sin embargo no cuenta con homologación
y/o autorización expresa de la Contaduría General de la Nación.
− A partir de la aplicación de SAP, el esquema documental de las transacciones ha sido
modificado, obviándose definitivamente el esquema de formularios establecido por la
Secretaría de Hacienda (v.g.: órdenes de pago), sin haberse expedido ésta sobre el
particular.
Por otra parte, los circuitos de información de transacciones de la entidad poseen
relevantes deficiencias, esencialmente, originados en la inexistencia de manuales de
procedimientos ya mencionada y, consecuentemente, los análisis integrales de las
operaciones de la entidad que dan lugar a ellos, de forma de contar con una identificación
íntegra de las operaciones con impacto contable. Por ello se advierte la ausencia de
circuitos informativos que concluyan en el área contable.
En tal caso y, a manera de ejemplo, cabe mencionar:
− Embargos: Se advirtió la inexistencia de un circuito de registración e comunicación
que centralice la información y control de los embargos tanto en materia
presupuestaria, como de recaudación o por cuenta de terceros (v.g.: embargos sobre
haberes, embargos sobre saldos a favor de contribuyentes, etc.). Con lo cual no es
fluida la información de estos conceptos para la registración y control contable –
discriminados por materias-.
− Acciones de recupero de créditos, declaración de perjuicio fiscal y de
incobrabilidad: la entidad realiza acciones en dicho marco, que incluso concluye
con la emisión de actos administrativos de autoridad superior, que poseen impacto
patrimonial y económico, de los cuales el área contable no es notificado para
practicar las evaluaciones, registraciones o controles contables, según el caso.
9
Recomendación
A la luz de lo señalado en la observación y la instancia de implementación del sistema,
sólo cabe recomendar la consideración de lo expuesto en ella.
2. Disponibilidades
2.1.
Fondos Rotatorios y Cajas Chicas
a
Los movimientos bancarios de los Fondos Rotatorios se efectúan a través de
cuentas corrientes regionales. A través de ellas se realizan tanto operaciones
correspondientes a dichos fondos, como otras originadas, principalmente, en devolución de
tributos, embargos judiciales, garantías en efectivo, indemnizaciones por traslado, siendo
las vinculadas a aspectos tributarios o aduaneros las de mayor relevancia.
b.
Si bien los siguientes aspectos no poseen significatividad en términos de la
evaluación de los EECC objeto de auditoría, cabe su mención en el presente memorando, a
saber:
− La revisión, por muestra, de rendiciones de Fondos Rotatorios exhibieron deficiencias
documentales tales como: ausencia de remitos, comprobantes de pago, certificados de
recepción definitivos y sello cancelatorio según Disposición Nº 106/02(DiAdm).
− Se continuó efectuando pagos de obligaciones bajo la modalidad de “reconocimiento
por legítimo abono”.
Recomendación
a.
Procurar que los movimientos correspondientes a Fondos Rotatorios sean practicados
a través de cuentas corrientes exclusivas, sin incluir en éstas otras operaciones. Asimismo,
efectuar las rectificaciones procedimentales y registrales que permitan que los importes
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extraños al Fondo Rotatorio disponible para unidades descentralizadas posean un debido
control y exposición contable.
b.
Intensificar las actividades de revisión periódicas de los Fondos Rotatorios y las
cuentas bancarias respectivas a partir de la nueva intervención de las áreas contables
centralizadas de la entidad. Adoptar medidas tendientes a eliminar los reconocimientos por
legítimo abono, evaluando los motivos y responsabilidades en los casos en que ellos fueran
necesarios.
2.2.
a.
Bancos
El organismo, durante el ejercicio 1999, procedió a dar de baja la suma de $ 2.594,5
miles correspondiente a un saldo acreedor con origen en la cuenta corriente N° 1217/45
abierta por la ex - DGI en el Banco de la Nación Argentina (BNA) -, “ conforme las
actuaciones administrativas y los dictámenes del área legal del Organismo” -, por el cual se
recibió un reclamo interadministrativo formulado por el Banco de la Nación Argentina ante
la Procuración del Tesoro de la Nación, como se expone en Nota 4 a los Estados
Contables.
b.
Del análisis de las conciliaciones bancarias practicadas al cierre del ejercicio, surge
que existen partidas conciliatorias de antigua data –más de un año de antigüedad– no
regularizadas, aunque de baja cuantía monetaria.
c.
Existen cuentas de carácter esencialmente pagadoras (v.g.: Cta. Cte. BNA 169/88),
que si bien no son fondos propios de la entidad, ella asume directa responsabilidad
respecto al giro sobre las mismas. Sus saldos se presentan como información
complementaria de los Estados de Recaudación mensuales sin integrar los esquemas de
registración, toda vez que no se encuentran inmersas en el marco de la contabilidad de la
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gestión financiera propia del ente ni de la recaudación administrada por el mismo
(SISREC).
d.
Si bien con la implementación del sistema SIGMA se posibilitó registrar en línea la
totalidad de las cuentas regionales, los saldos, como se indicó oportunamente en auditorias
anteriores, están compuestos por movimientos no presupuestarios (derechos de
importación y exportación, multas, etc). Dichos movimientos podrían originar, en parte, la
diferencia de migración entre el sistema contable anterior y el vigente, cuyas partidas se
encuentran aún pendientes de imputación.
Recomendación
a.
Proceder a mantener actualizados los antecedentes referidos al saldo acreedor de
$2.594,5 miles reclamado por el Banco de la Nación Argentina, a fin de regularizar la
situación en virtud de la conclusión de la cuestión señalada.
b.
Intensificar las actividades de revisión periódicas de las cuentas bancarias respectivas
a partir de la intervención de las áreas contables centralizadas de la entidad.
c.
Evaluar la conveniencia de que los movimientos correspondientes a las cuentas
regionales sean sólo de carácter presupuestario, sin incluir en éstas otras operaciones
correspondientes a fondos extrapresupuestarios, practicando la apertura de nuevas cuentas
bancarias para tal fin, en la medida que la cuantía de estos movimientos los justifiquen.
d.
Practicar la identificación y depuración de las partidas pendientes de imputación.
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3. Créditos - Otras Cuentas a Cobrar
a.
El saldo de esta cuenta está conformado, entre otros, por acreencias sobre los ex
agentes de la AFIP originadas en diferencias de haberes, perjuicio patrimonial, multas,
cobro de expensas, etc., algunas de las cuales datan del año 2001, siendo dichas sumas
previsionadas. Se advirtió la necesidad de establecer un procedimiento uniforme para las
distintas situaciones de esta índole existentes, en el marco de un circuito de captura de
datos con efectos contables, a fin de determinar la oportunidad de registración y la base
documental.
b.
Se encuentran registrados embargos, limitándose la posibilidad de análisis contable
vinculado al conocimiento del estado procesal de la causa generadora, en virtud de las
deficiencias informativas en materia judicial que el presente memorando refiere. Además
debe resaltarse el hecho de que, en orden a lo prescripto por la Ley de Presupuesto
Permanente, los fondos asignados a gastos presupuestarios no son embargables.
c.
En consonancia con lo expuesto en este memorando respecto de servicios
extraordinarios, cabe consignar que la ausencia de adecuados procedimientos sobre esta
temática impiden que los EECC expongan los activos generados por los servicios
extraordinarios realizados y pendientes de cobro.
Recomendación
a.
Sin perjuicio de la previsión constituida, corresponde establecer circuitos contables
estandarizados para captura de datos y efectuar análisis periódico de los antecedentes de
las acreencias, a fin de controlar las gestiones inherentes a su recuperabilidad y/o dar
tratamiento definitivo a los saldos involucrados.
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b.
Establecer circuitos que permitan el seguimiento oportuno de embargos, en el marco
de un sistema integral de registración y seguimiento de causas administrativas y judiciales.
c.
Determinar circuitos que permitan detectar la totalidad de créditos de la entidad, tal
el caso de servicios extraordinarios realizados y no cancelados por los operadores.
4. Bienes de Consumo
La entidad, en el marco de la implementación de SIGMA, ha producido un avance
relevante en el proceso de registración contable de las transacciones vinculadas a la gestión
de Bienes de consumo. Sin embargo, cabe consignar distintos aspectos relevantes que
limitan la confiabilidad del sistema de control interno en la materia, a saber:
− No se ha emitido manuales de procedimientos que estandaricen la gestión de estos
recursos e incluyan el uso del SIGMA. En tal sentido, poseería vigencia normativa la
Instrucción General Nro. 1/04 (DI LOGI) y la Disposición Nro. 18/07 (DI LOGI),
como así también el manual del usuario del SIGMA. Sin embargo, no permiten definir
un circuito administrativo que contemplen actividades, tareas y responsabilidades,
como así también las consiguientes actividades de control.
− Si bien las existencias de bienes de distintas áreas se impactan en la información final,
no se ha definido un esquema de depósitos y, en tal sentido, condiciones básicas de
guarda. Se destaca, que sobre el particular, en el marco de la labor de recuento
tercerizado a la Universidad de Buenos Aires, se individualizaron distintas deficiencias
relevantes de depósito y guarda.
− Se produjeron diferencias de migración de los saldos al 31/12/06, que se ha yan
pendientes de depurar a efectos de la ubicación de bienes o asignación de
responsabilidades.
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− El inventario tercerizado realizado en setiembre y octubre de 2007 sobre almacenes
centrales, dio diferencias relevantes que han ameritado un sumario y un juicio penal
aún en trámite. Tal situación implicó la generación de un asiento por el crédito a favor
de la entidad y la previsión por recuperabilidad del mismo.
− No se obtuvo evidencia de inventarios físicos de cierre, ni de otros inventarios
sorpresivos más allá de lo previamente enunciado.
− De la revisión de la información migrada al sistema se advirtió la existencia de bienes
de antigua data (v.g.: desde 1993) sin obtenerse evidencia de posible utilización futura,
adicionalmente valuados en virtud de órdenes de compra también de antigua data. En
tal caso, no se advierte un proceso de depuración de depósitos en virtud del concepto
de bien de consumo, la decisión sobre su destino definitivo y la evaluación de impacto
en gasto de guarda de tales bienes.
Recomendación
a.
Elaborar los nuevos procedimientos para la gestión y registración de bienes de
consumo, estandarizados en manuales de procedimientos.
b.
Determinar claramente los distintos depósitos de la entidad y reglar las condiciones
mínimas para su gestión.
c.
Practicar la depuración de las partidas pendientes producidas en la migración de
stock.
d.
Realizar inventarios físicos de cierre, como así también sorpresivos.
15
e.
Efectuar la evaluación de las partidas componentes del rubro, considerando su
utilización económica futura y la razonabilidad de valuación de dichos bienes.
5. Bienes de Uso
5.1. Bienes Muebles
a. La entidad ha tercerizado la toma de inventario para la carga del SIGMA, con la
inclusión de la identificación de los bienes muebles y su estado. Sobre el particular
cabe señalar:
− No se aportó documental de conclusión de inventario físico practicado por la
consultora contratada por la AFIP –fue recibido el soporte electrónico de migración-.
− Los resultados obtenidos del recuento exhiben discrepancias con los correspondientes
al AUDINT, contabilizando la entidad dichas partidas como pendientes de imputación
a efectos de su depuración e implicando una diferencia de 63.631 registros.
− No se concluyó el proceso de corroboración y conformidad de los inventarios por los
responsables de los bienes recontados.
− Se definió como mínimo nivel de asignación de bienes a las unidades División, lo que
se evidencia un nivel estructural alto, especialmente a nivel Direcciones Re gionales,
asignándole al Director un número muy relevante de bienes con lo cual el resguardo
directo, propiciado por la existencia de responsables, se torna dificultoso.
− No se han implementado procedimientos estandarizados y normados para la gestión de
los bienes –incluyendo guarda, conservación y movilidad-, actividades de control (v.g.:
inventarios periódicos) y revisiones periódicas del estado de uso y conservación. En tal
sentido, tampoco se advierte en los funcionarios y agentes conciencia respecto de la
responsabilidad sobre los bienes, siendo normal la visualización de bienes en pasillos
de edificios de la entidad sin el control propio del responsable o la existencia de bienes
en condición de desuso sin procederse a gestionar su baja o reasignación.
− No fueron informadas bajas del ejercicio con la debida documental, incluyendo
aquellos bienes que en el marco de los relevamientos físicos realizados como en los
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requerimientos de responsables. Así tampoco se produjo la registración contable de
bajas, pudiendo impactar en los resultados del ejercicio (tanto por la efectiva baja como
por la amortización calculada), cuya cuantificación no ha sido posible para esta AGN.
− En consonancia con lo ya expresado, no se produjo la formalización del proceso de
migración.
− La consideración de vida útil es lineal y en forma genérica conforme al tipo de bien, sin
embargo existen bienes cuya utilidad supera a períodos así predefinidos, sin practicarse
su evaluación (v.g.: servidores informáticos amortizables en tres años según la
entidad).
b. Adicionalmente, en los recuentos por muestreo practicados por esta AGN, se
advirtieron conceptualmente las siguientes deficiencias:
− Cambio de ubicación física según inventario. Es dable que los criterios de
identificación por ubicación física se produce por pisos de unidades edilicias, lo cual no
siempre se compatibiliza por la ubicación física de un área responsable, por lo que la
desactualización de dicha información es natural.
− Existencia de bienes sin inventariar o con numeración anterior al actual recuento.
− Bienes con doble número de inventario incorporado a partir del actual proceso de
identificación de bienes implementado.
− Bienes recontados en condición de desuso o en mal estado, sin posterior tratamiento.
Recomendación
a. Practicar la conclusión del proceso de migración con la conformidad de los
responsables de los bienes registrados, la asignación a nivel estructural razonable y la
justificación de las diferencias detectadas, registrando las bajas normales del ejercicio
como las originadas en el recuento soportadas en los procesos y actos administrativos
respectivos.
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b. Adicionalmente, establecer los procedimientos normados que permitan la gestión de
los bienes, su registración y control, acompañando a ello con actividades de
concientización de los funcionarios y agentes respecto de las responsabilidades que les
compete por el uso de los bienes.
c. Evaluar, en el marco de la normativa contable vigente o de consulta al órgano rector, la
factibilidad de utilizar valor corriente, contemplando la mejor exposición de la
situación patrimonial del ente, y la consideración de la razonabilidad de la vida útil de
los bienes al contemplar las prácticas habituales de amortización.
5.2. Bienes Inmuebles
a.
Se encuentran pendientes de escrituración un número significativo de inmuebles
incorporados al patrimonio de la AFIP. El organismo envió notas a la Escribanía General
de Gobierno a fin de requerir se proceda a la escrituración de los inmuebles.
b.
Los gastos de escrituración de los Bienes Inmuebles dados de alta durante el ejercicio
2007, siguiendo la tesitura de ejercicios previos, han sido contabilizados en una cuenta de
resultados negativo. Según la Resolución nro. 25/95 CGN establece que la “La valuación
de los bienes se hará por su costo de adquisición. Entendiéndose que el mismo incluye el
precio neto pagado por los bienes mas todos los gastos necesarios para colocar el bien en
su lugar y condiciones de uso“.
c.
No se advirtió la existencia de lineamientos generales en materia de adquisición,
arrendamiento, aseguramiento, gestión de contingencias y mantenimiento de inmuebles. En
tal sentido, no se obtuvo evidencia de la existencia de un área encargada central que posee
información sobre el estado de la totalidad de los edificios de la Administración Federal.
18
d.
Es de destacar, que no existen procedimientos internos que permitan aportar
información homogenizada de la totalidad de los inmuebles (propio/alquilados,
centrales/descentralizados), en cuanto a distintas cuestiones como su condición, grado de
ocupación, vencimientos de alquileres, mantenimientos, controles edilicios y de
instalaciones eléctricas, seguros contratados, habilitación de calderas, registro de
inspecciones, planes de evacuación actualizados y aprobación por autoridad competente,
etc. Es así que ante los pedidos de esta AGN distintas áreas aportaron información dispersa
bajo distintos criterios y formatos de respuesta, sin surgir de una fuente única de la entidad.
Sin embargo, cabe señalar que la información aportada es exigua en cuanto a los distintos
aspectos de la gestión de estos bienes.
e.
Respecto de las calderas instaladas en los edificios, se informó sobre tres inmuebles
que las poseen en el área central, aportando una habilitación respecto de la sede central de
la entidad bajo la razón social "Banco Hipotecario Nacional" con fecha de inspección:
27/11/96 y vencimiento 27/11/97, faltando tal documental respecto de los dos restantes –
indicando sobre la existencia de trámites en tal sentido-. Por su parte, no se aportó
información sobre otros edificios de la entidad –según obra en póliza de seguros la entidad
cuenta con un total de 43 calderas-.
Debe resaltarse que, respecto de los tres edificios centrales, la entidad puso a disposición
las certificaciones de funcionamiento de las calderas realizadas por un profesional
contratado en el marco de la Ordenanza Municipal Nº 33677 (Ciudad Autónoma de
Buenos Aires), como así también el respectivo seguro exigido por tal normativa.
f.
No fueron aportados reportes periódicos emitidos por áreas específicas de la entidad
respecto del estado de mantenimiento de los edificios, limitándose a informar que los
edificios centralizados se hallaban en buen estado.
No se obtuvo evidencia de procesos estandarizados de revisión edilicia que contemple
aspectos de control (v.g.: mampostería, iluminación, cerramientos, instalaciones sanitarias,
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instalaciones de gas, estado de limpieza, peso de archivos, calderas, etc.), periodicidad
predeterminada, reportes a emitir y acciones a desarrollar a partir de ello. En tal sentido, no
se observó la existencia de un instructivo de cont rol de mantenimiento de edificios e
instalaciones, ni una política explícita en la materia que contemple a toda la entidad.
g.
En cuanto a los Planes de contingencia ante catástrofes, la entidad informó sobre los
planes de evacuación de edificios centrales, los cuales aún sin aprobación de Defensa
Civil.
Respecto de los edificios de la órbita de Regionales Impositivas y Aduaneras, sólo dos
jurisdicciones hacen referencia en sus respuestas a los planes referidos.
h.
De la información aportada, sin ser completa como se refiere en el apartado
precedente, se advirtió la existencia de inmuebles alquilados con fecha de vigencia
vencida.
Recomendación
a.
Instrumentar la escrituración de los inmuebles bajo la titularidad de AFIP cuyo
trámite a la fecha se encuentra pendiente, continuando con los requerimientos ante la
Escribanía General de Gobierno.
b.
Incorporar los gastos de escrituración al valor de adquisición de los inmuebles.
c.
Establecer lineamientos generales que sean de aplicación obligatoria en todas las
unidades estructurales de la entidad, abarcando las distintas materias en gestión de bienes
inmuebles propios o alquilados. En dicho sentido, definir la existencia de un área central
con facultades para propiciar dichos lineamientos y realizar el seguimiento de su
aplicación.
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d.
Establecer esquemas informativos que contemplen a la totalidad de los edificios de la
entidad –propios o alquilados- sobre las distintas cuestiones que hacen a la gestión de esto
bienes.
e.
Actualizar las habilitaciones de las calderas de todos los edificios de la entidad y
contar con certificaciones profesionales según las normas locales de radicación de cada
inmueble.
f.
Establecer esquemas estandarizados de revisión y reporte sobre el estado general de
los edificios.
g.
Procurar la aprobación de los planes de contingencia presentados ante Defensa Civil
y establecer los mismos para el resto de las unidades edilicias no informadas –para el caso
de no poseerlos-.
h.
Regularizar la existencia de inmuebles alquilados sin contrato respaldatorio y
proceder con debida antelación a iniciar las contrataciones respectivas utilizando para ello
la información disponible.
6. Bienes Intangibles
Si bien se advierte un avance en la identificación de software registrados como altas del
ejercicio, se continuó con la práctica de asiento como “software (varios)” o “software (todo
tipo)”, sin la clara identificación del bien activado y su destino, situación que afecta al
inventario de inicio.
21
Recomendación
Practicar una clara identificación de los intangibles incluidos en el inventario y su destino,
sobre la base de una clara identificación de conceptos reconocidos como activo.
7. Cuentas Comerciales a Pagar
Con la implementación, en el presente ejercicio, del SIGMA, la entidad ha iniciado un
proceso de reversión de las deficiencias existentes respecto a la forma y oportunidad en
que son registrados los pasivos al cierre de cada ejercicio, producto de devengamiento
tardío de gastos. Sin embargo, como se señalara previamente, se halla pendiente de
estabilizar los procedimientos y fortalecer los circuitos administrativos, especialmente en
los nodos descentralizados, considerando los aspectos indicados en el apartado 1 del
presente.
Además de lo señalado, como se expone en Nota 9 a los EECC se encuentran pendientes
de resolución los reclamos efectuados por las empresas prestadoras de los Servicios de
Preembarque, en concepto de Notas de Débito por diferencias de cambio y en el cálculo de
intereses.
Recomendación
Cabe remitirse a la recomendación del apartado 1. Adicionalmente, efectuar un
seguimiento pormenorizado de la situación expuesta en el último apartado.
22
8. Gastos en Personal y Gastos en Personal a Pagar
a.
Con la implementación en el presente ejercicio del SIGMA la entidad ha revertido
deficiencias en cuanto a la crono logía de registro de transacciones y a la coincidencia entre
su impacto presupuestario o contable. Sin embargo, como se expresara previamente, no se
han estandarizado procesos de análisis de cuentas que incluyan puntos de conciliación con
información de los sistemas operacionales con incumbencia en haberes del personal.
Por otra parte, a diferencia de ejercicios previos y debido a la metodología de transferencia
y procesamientos de datos del SARHA al SIGMA, fue necesaria la estandarización de un
conversor de códigos a cuentas contables, no obstante no fue aportado a esta AGN, si bien
de las pruebas practicadas no se advirtieron inconsistencias entre información de ambos
sistemas.
Con la implementación de SIGMA se estableció la rutina de procesamiento desde esta
aplicación de archivo de liquidación generado por el SARHA, procediéndose, a impulso de
operador, a su lectura, validación conceptual de datos y procesamiento de datos dando
resultado los registros contables y presupuestarios, y la habilitación del giro de los fondos
para el pago. Sin embargo, en este esquema de vinculación vía interfaz de archivo de
transferencia de datos, levantado de un espacio virtual por un operador –lo cual no importa
una integración-, no se obtuvo evidencia de la implementación de actividades de control
específicas que por ejemplo hagan uso de totales de control o comprobación recibidos por
el área contable por medios paralelos –v.g.: soporte de papel-. A ello se agrega que no se
emite la liquidación resumen en soporte de papel suscripta por funcionarios responsables
contemplando instancias jerárquicas y de control por oposición de intereses, simultánea a
los procedimientos propios del SARHA.
23
b.
En el marco de la descentralización del registro primario de datos laborales adoptado
a partir de la implementación del SARHA, se advirtió que el ente ha realizado revisiones in
situ –controles presenciales-. De los informes de control sobre las unidades de registro,
intermedias y de control proporcionados surge una cantidad relevante de observaciones,
(v.g. falta de firmas requeridas, foliaturas, autenticación de fotocopias y tipo de
comprobantes erróneos en los legajos de personal; falta de documentación; falta de
autorización y/o confirmación de movimientos, clasificación de puestos, bene ficios y
asistencia; justificaciones de ausencias pendientes; uso de formularios incorrectos;
ausencia de deducción de movilidad fija cuando se realizan comisiones con viáticos, etc.),
pudiendo ser corroboradas un conjunto de deficiencias a través de las tareas ejecutadas por
esta AGN .
Simultáneamente, la entidad practica controles sistémicos respecto de distintos aspectos,
como ausencias injustificadas, solicitudes vinculadas al ausentismo cargadas con
posterioridad a la fecha de inicio de ese período o nombramientos pendientes de confirmar,
evidenciando números relevantes de casos a justificar y/o ajustar.
En tal sentido, se han practicado un conjunto de pruebas por muestreo que han considerado
la revisión de documental, observándose la existencia de relevantes deficiencias en el
proceso de documentación de transacciones que impactan en el SARHA y en las
consecuentes liquidaciones.
Ello exhibe la necesidad del fortalecimiento de las actividades de control en el área central
frente a la operación descent ralizada y la implementación de nuevas sobre las liquidaciones
que consideren la evaluación de razonabilidad y la justificación documentada de
variaciones o desvíos que se adviertan respecto de parámetros preestablecidos (v.g.:
variaciones relevantes mes a mes, desvíos importantes respecto a valores medios, etc.), que
den soporte a las liquidaciones y garanticen la existencia del debido respaldo documental y
su disponibilidad en oportunidad de ser necesaria. Es dable, en dicho contexto, resaltar que
24
se advierte que la Subdirección General de Recursos Humanos consciente de las cuestiones
enunciadas, se encuentra abocada a desarrollar acciones tendientes procurar mejoras sobre
el particular.
En tal orden de ideas, cabe realizar algunas consideraciones especiales respecto de las
pruebas ejecutadas:
− Se realizó una muestra que contempló agentes adheridos al Laudo 15/91 y al CCT
56/92, correspondientes la Dirección Regional Palermo y las Direcciones Regionales
Impositivas y Aduaneras de Comodoro Rivadavia, Mendoza y Salta, practicándose,
exclusivamente en esta oportunidad, los legajos “SARHA” –no así los denominados
“legajos viejos”-, en los que aún persiste la ausencia de documental básica en términos
de la Disposición Nº 466/06 AFIP y de respaldo de las liquidaciones practicadas, la
incorporación de copias de documental sin autenticar (v.g.: títulos) y en las
notificaciones de cambio de situación de revista, entre otras, debiendo señalar que aún
poseen limitaciones en cuanto al orden, sin embargo se advirtió un avance respecto a
revisiones previas, a partir de la utilizació n de las planillas de control de foliatura.
También se pudo comprobar que la mayoría del personal tiene familiares a cargo
informados mediante DDJJ (v.g.: padres, suegros, hijos, primos y hermanos) sin
documentación que acredite el vínculo, lo cual posee distintas implicancias (v.g.:
justificación de inasistencias por enfermedad de familiar, cobertura de la obra social,
etc.). Si bien la convención colectiva obliga la presentación de la “DDJJ de grupo
familiar”, sin establecer plazos ni formas de actualización, constituye una facultad
propia de la entidad la convalidación de datos declarados por cuanto impactan en la
relación entre partes.
Adicionalmente, las retenciones del impuesto a las gananc ias consideran lo informado
por los agentes y funcionarios en sus DDJJ para efectuar el cómputo de las deducciones
25
como cargas de familia, cuyo control fáctico ha de depender de que la Administración
fiscalice –directa o indirectamente-.
− Se seleccionó una muestra de modificaciones advertidas en las liquidacio nes de
haberes de agentes de las Direcciones Regionales referidas, considerando las
novedades surgidas entre la liquidación de diciembre de 2007 y enero de 2007, que
correspondieron a 602 conceptos -correspondientes a 295 agentes-. De dichas unidades
de revisión no se obtuvo la documental respaldatoria en 62 casos (10%).
− Adicionalmente, a partir de la documental básica determinada por la citada Disposición
466/06, se seleccionaron 7 ítems relevantes a efectos de constatar su inclusión en los
legajos bajo consideración a partir de la muestra señalada en el apartado previo,
advirtiéndose la ausencia de 28% de los documentos exigidos. Resaltando que en el
caso de títulos (abonados a 291 agentes de la muestra) los nuevos legajos no contenían
fotocopia autenticada del título en el 60% de los legajos revelados.
Cabe mencionar que, si bien por aplicación de las Disposiciones Nº 466/06 y 45/07 la
entidad tiende a poseer un Legajo Personal Único por agente, aún coexisten los citados
legajos SARHA y legajos viejos, sin obtenerse evidencia sobre el destino definitivo de los
últimos y la documental en ellos contenida, no obstante la normativa plantea que los
primeros poseen vigencia legal para el ente.
c.
En cuanto a la liquidación de servicios extraordinarios no se advirtieron en el
ejercicio avances relevantes que fortalezcan en control interno en la materia, debiendo
reiterarse lo expuesto en el ejercicio previo. En tal sentido, el ente no posee una aplicación
informática (ya sea independiente o formando parte del SIM) que permita vincular:
-
La operación aduanera,
-
El servicio extraordinario prestado,
-
El agente y las funciones asignadas,
26
-
La emisión de cargos,
-
El cobro del cargo,
-
La liquidación individual a favor del agente aduanero.
En tal sentido, cada Aduana informa al área central lo que debe pagarse a los agentes, sin
poseer un sistema de registración y control único en sus sedes locales. Dichas liquidaciones
son integradas al proceso de liquidación de haberes, constatando exclusivamente la
existencia de fondos. Cabe señalar que se advirtió que los datos procesados oportunamente
en el SILPANA (Sistema de Liquidación de Personal ANA) poseen rectificaciones
posteriores, producto de modificaciones requeridas por las Aduanas de períodos previos,
limitando el resguardo de la información que alimentara al SARHA.
Por su parte, a la fecha no se encuentra determinado el destino final que corresponde
asignar a los importes acumulados percibidos, neto de los pagos realizados, en concepto de
servicios extraordinarios y tasa aeroportuaria, que conforman el saldo de la cuenta 2981/40
indicado en Nota 4 a los Estados Contables. La presente situación exhibe la ociosidad de
fondos y una continua acumulación de recursos.
De acuerdo a las Resoluciones Generales 665/99 y 1265/02 AFIP que fueron derogadas y
sustituidas por la 2275/07 del 21/06/07, no se encuentra determinado el destino final a
asignar a los importes acumulados percibidos, neto de los pagos realizados, en concepto de
Servicios Extraordinarios y Tasa Aeroportuaria que conforman el saldo de la cuenta
2981/40. Es dable resaltar, que dicha normativa tenía inicio de ejecución en noviembre del
ejercicio en trato, sin embargo, tras diversas prórrogas se estableció como última el 1/3/09.
Es dable señalar que esta última fecha fue prescripta por la Res. Gral. Nº 2517 (4/11/08),
por la que adicionalmente se instruye a las áreas competentes a efectuar el análisis, las
definiciones y el desarrollo sistémico y normativo para la puesta en marcha de un
procedimiento informatizado de tramitación de solicitud y pago de servicios
extraordinarios.
27
Por otro lado, el nuevo texto normativo no exhibe rectificaciones en el proceso de
liquidación de cargos, cobro a los operadores y cancelación a los agentes que evidencien
una posible solución a las debilidades de control expuestas.
d.
No se advirtió la existencia de evaluación y, en su caso, exposición del valor actual
que la entidad habrá de pagar en concepto de adicional especial al momento en que los
agentes y funcionarios se acogen al beneficio jubilatorio, registrándose exclusivamente el
cálculo de aquello que deberá afrontar en el ejercicio siguiente. El organismo expresa que
resulta imposible calcularlo en función a las limitaciones sistémicas.
e.
En el marco de la necesaria planificación de la gestión de recursos humanos, que
contemplen aspectos de dotación, carrera administrativa, capacitación y remuneración del
personal, entre otros aspectos, la entidad dictó en el año 2003 la Disposición N° 433
“Reglamentación aplicable para la incorporación a la Administración Federal de Ingresos
Públicos de personal temporario y contratado a plazo fijo” y en el año 2005 la Disposición
N° 437 de “Política de Dotaciones e Ingresos de Personal”.
En tal sentido, la citada Disposición N° 437/05 señala en sus considerandos, que la
integración de las dotaciones de las distintas áreas de la AFIP debe enmarcarse en una
política explícita que defina principios y acciones de planificación, y a tal efecto prescribe
la elaboración de un “Plan Anual de Dotaciones” en forma coordinada con el Plan de
Gestión de cada ejercicio -correspondiendo dictar el primero en el año 2006-.
Debe señalarse que no se obtuvo evidencia de la implementación de dicho plan en el
ejercicio y, en correlación, de la planificación de la política remunerativa, en el marco de
las facultades de la entidad.
28
En tal sentido, ha de destacarse que no se obtuvo evidencia de una metodología de
evaluación de puestos de trabajos y detección sistemática de recursos humanos, como, así
tampoco, un proceso de identificación de esos requerimientos a partir de la planificación
estratégica y táctica de la entidad.
Debe resaltarse la relevancia de la planificación de la gestión de los recursos humanos, en
sus distintos aspectos, considerando:
− Las amplias facultades acordadas por la normativa a la Administración Federal en
la materia, que importa una debida planificación y rendición de su utilización.
− La significatividad de los importes erogados en materia de recursos humanos.
f.
Se advirtió la existencia de un complemento mensual extraordinario por dedicación
especial
para personal incluido en convenio DGI y un compleme nto mensual
extraordinario por superació n de metas para el personal incluido en convenio DGA.
Al respecto, debe señalarse que inicialmente fueron considerados de carácter no
remunerativo y no bonificable, convirtiéndose a partir de mayo en sumas remunerativas.
Esta AGN no obtuvo antecedentes que respalden el efectivo cumplimiento de la condición
que los nomina o una evaluación por parte de la entidad en cuanto a dedicación especial o
superación de metas, siendo abonado bajo condiciones genéricas a toda la planta.
Por otra parte, existen partidas no remunerativas cuyas características cabría ser evaluada
por el servicio jurídico contemplando aspectos comparativos entre ambos convenios
colectivos vigentes.
29
g.
Con respecto a la evaluación de incompatibilidades laboral normativas, no se obtuvo
evidencia de procesos materiales de control, advirtiéndose que el control existente se ve
soportado en las declaraciones juradas presentadas por el personal.
Recomendación
a.
Implementar actividades de control adicional en el proceso de transferencia de datos
entre sistemas y formalizar las decisiones de liquidar.
b.
Adicionar actividades de control y de revisión periódicas planificadas que permitan
darle confiabilidad a la información registrada en el SARHA como base del proceso de
liquidación de haberes. Asimismo, establecer actividades de control de razonabilidad de las
liquidaciones a ser aprobadas para su pago.
c.
Establecer una aplicación informática –ya sea como módulo de sistemas existentes o
como independiente pero integrado a otros sistemas- que permitan exhibir la correlación
entre las distintas instancias del servicio extraordinario tal cual se detalla en la observación.
Efectuar los estudios pertinentes y adoptar las decisiones a fin de:
-
Garantizar que los montos percibidos guarden relación con el total de gastos
ocasionados por la prestación de los servicios brindados por la AFIP.
-
Determinar el destino a dar al monto acumulado en la cuenta 2981/40.
30
d.
Evaluar la posibilidad de establecer el monto del valor actual de beneficios futuros
para agentes y funcionarios a jubilarse a partir de un análisis actuarial y de la información
disponible.
e.
Efectuar la planificación de dotación y remuneración de los recursos humanos
considerando lo expuesto en la observación.
f.
Establecer procedimientos que permitan dar observancia a los extremos por los que
se determinan conceptos a abonar al personal. Practicar, asimismo, la evaluación jurídica
de partidas de carácter no remunerativas en términos de lo observado.
g.
Implementar actividades de control adicionales respecto de incompatibilidades.
9. Transferencias a Pagar
a.
El presente rubro contempla la retención impositiva, normativamente exigido, sobre
devoluciones de impuestos realizados por la AFIP como agente recaudador, en tal sentido
no surge claramente como obligación propia por su depósito final en carácter de agente de
retención y si corresponde al concepto en que se ha registrado, independientemente de que
se efectúe una transferencia de fondos a la cuenta corriente BNA 2983/46.
La entidad sostiene que se refleja transitoriamente en la cuenta citada hasta su pago,
mediando no más de 15 días entre el depósito en la cuenta 2983/46 y el efectivo ingreso de
fondos mediante el SICORE, no obstante, se reitera que esa retención se origina en una
actividad administrada y no propia de la entidad, por lo que deberá evaluarse en la
implementación del nuevo sistema informático de administración financiera.
31
b.
Existen partidas de antigua data que aunque no poseen significatividad monetaria
ameritan su evaluación y depuración. Al respecto, la entidad ha señalado que las partidas
forman parte de los llamados pasivos menores y distintos a los proveedores habituales, por
lo que la depuración es lenta, aunque indica que en forma continua se efectúa la depuración
de la cuenta.
Recomendación
a. Evaluar la correspondencia de incorporar los citados conceptos como obligación propia
del patrimonio del ente, considerando distintas alternativas como: cuenta de relación con
explicación en nota a EECC, cuenta regularizadora o cuenta de orden. Enmarcar ello en los
análisis de implementación del nuevo sistema informático.
b. Practicar el análisis y depuración de partidas de antigua data.
10. Otros pasivos.
En este rubro se encuentra la subcuenta Otras recaudaciones a distribuir, la cual está
compuesta por devoluciones tributarias, cuya contrapartida es la cuenta de Bancos por
regionales. Las mismas son partidas provenientes de conceptos no presupuestarios, por lo
cual se considera que no deberían estar en los Estados Contables sino en el Estado de
Recaudación. El mismo criterio correspondería también a la subcuenta Multas de Aduana.
Recomendación
Exponer en Estado de Recaudación los presentes conceptos y depurar su operatoria de las
cuentas de Bancos Regionales.
32
11. Previsiones – Deudas Judiciales
a.
La información expuesta en los Estados Contables por la entidad en orden a lo
prescripto por el artículo 8º de la Disposición CGN Nº 70/07, tal como expresa en sus
Notas Nº 10 y 12, surge, parcialmente, de un sistema integral de registración en desarrollo
–Atenea-Quaestor- y del relevamiento de información disponible en sistemas precedentes y
en carpetas de causas, evidenciándose deficiencias que han afectado la certidumbre e
integridad de los inventarios obtenidos.
Cabe señalar que la emisión de inventarios se produce por fuera del sistema, a partir de una
extracción de datos de la BD a través del Departamento de Información Jurídica y
Colaboración. Los datos extraídos más aquellos aportados por distintas áreas fueron
incorporados en un espacio virtual –que internamente es denominado espacio seguro-, no
constituyendo una rutina normal del sistema Atenea la emisión del inventario.
A partir de esa metodología se accedieron a cinco versiones de inventarios de las distintas
carteras judiciales con diferencias muy significativas entre ellas, que exhibieron la
limitación del inventario, además de incorporarse causas anteriores al ejercicio 2006 que
en el inventario al 31/12 de ese año no obraban, y la ausencia de estabilidad de los registros
y del proceso de emisión de reportes analíticos. En tal sentido, debe destacarse la materia
contenciosa aduanera como la que ha evidenciado mayores variaciones y la que se observa
como la sometida a controles de mayor debilidad.
b.
En cuanto a los inventarios que han surgido de la carga manual adhoc de los datos y
posteriormente remitidas al área informática, tal el caso de contencioso aduanero, para la
consolidación en el citado sitio seguro, no se obtuvo evidencia que exhiba:
− La aplicación de controles de validación de datos que permita una depuración inicial de
los mismos. Adicionalmente, un proceso preestablecido posterior de convalidación de
la carga consolidada en el sitio Web, con la intervención de las áreas responsables.
33
− Actividades de control específicos sobre integridad y actualización de datos.
c.
La entidad ha procedido a registrar contablemente y a relevar por nota el efecto de
los juicios en virtud de la versión 5 existente en el citado “sitio seguro”, sin embargo, con
posterioridad, las dependencias en materia jurídica procedieron a practicar un ajuste de
$14,7 millones (0,9%). En tal sentido, la Dirección de Presupuesto y Finanzas expuso la
necesidad de practicar la evaluación del ajuste cursando el requerimiento correspondiente a
los responsables. Si bien dicha diferencia no posee materialidad monetaria y los
inventarios tienen carácter de provisorios, se entiende necesaria una justificación de los
motivos del ajuste.
d.
No se advierte, aún, que el sistema referido constituya una herramienta de
seguimiento de causas administrativas y judiciales, en el marco de circuitos administrativos
normados que contemplen pautas para determinar los montos totales estimados de
condenas y que aporten datos necesarios para la oportuna registración y control contable, y
la exposición en estados financieros, quedando aún pendiente, respecto de los módulos que
al cierre se encontraban activos, la aplicación de controles necesarios para la validación
definitiva de los datos migrados al mismo.
Adicionalmente, se advierten determinadas cuestiones respecto de la aplicación
informática, a partir de la documental aportada, que ameritan su mención:
− En materia contenciosa impositiva se han levantado las restricciones de carga de juicios
de ejercicios pasados, no limitando bajo esquemas de excepción la carga
extemporánea.
− No se ha considerado una política de tratamiento segregado de cuestiones de
excepción.
− En juicios con contenido económico de conceptos y montos conocidos por la entidad,
la registración inicial de esos aspectos no es restrictiva, pudiendo darse de alta sin el
contenido económico.
34
− No se advirtió la carga de tablas de tasas de intereses disponibles ni de recálculos de
deuda a través del sistema.
− No se pudo obtener evidencia de la consideración del registro de antecedentes (v.g.:
tasa de interés aplicable, parámetros de honorarios regulados, etc.) que permitan
determinar costos específicos y establecer previsiones contables y presupuestarias.
− No se lo vincula con sistemas que poseen información financiera vinculada.
e.
Respecto de los módulos en operación del Atenea que proporcionaron inventarios,
cabe señalar que las pruebas practicadas por el organismo han exhibido desvíos relevantes
en la información registrada, esencialmente en cuanto a la actualización y la corrección de
lo registrado.
Si bien es destacable la intención de áreas de control de practicar pruebas, tal el caso de las
revisiones en materia contencioso impositivo, se destaca:
− No se implementó la migración en el marco de procedimientos preestablecido de
evaluación de la calidad de la información.
− No se definieron controles de migración que contemplen esencialmente la integridad y
la evaluación de responsabilidad de los letrados.
− No se consideró la compulsa de datos del sistema con información de pagos disponible.
− Las pruebas practicadas han exhibido desvíos significativos, por los que se dispusiera
su rectificación, pero no se advierten medidas adicionales tendientes a impactar el
universo, el que ha de poseer similares inconsistencias a las detectadas.
− No se definieron actividades de control que, ya en operación del sistema, tiendan a
lograr la integridad y actualización de los registros (v.g.: novedades de sorteo
originadas en el Tribunal Fiscal de la Nación).
f.
Conforme a lo indicado en la nota Nº 12, a partir del referido inventario se
consideró para su reflejo en los Estados Contables las causas en las que se relevaron
montos de sentencia y aquellas en las que resultó posible establecer valores involucrados a
35
efectos de determinar montos estimados de condena, quedando una cantidad material de
casos no valorizados.
g.
La entidad no ha establecido un procedimiento estandarizado de análisis de
variaciones de inventarios de las carteras judiciales, que permita advertir los justificativos
de los cambios, tanto en su conformación como su valorización, entre lo informado al
cierre del ejercicio precedente y del ejercicio bajo revisión.
Como se expone en citada nota 12, la Administración Federal ha dispuesto la aplicación de
un procedimiento de valuación de causas judiciales, pudiendo considerarse provisorio,
cuya implementación evidenció deficiencias que han afectado la verificabilidad de las
estimaciones realizadas de los montos de condenas esperadas de capital y/o costas, según
el tipo de cartera, y la comparabilidad con las estimaciones realizadas en el ejercicio
previo, motivado en cambios de lineamientos para la valuación.
Es dable señalar que en el ejercicio 2006 se utilizó la metodología de vincular los
honorarios liquidados por año de origen de causa (incluyendo una base de pagos más
amplia que en el 2007 que sólo consideró liquidaciones de ese año), para luego aplicarlo a
los valores de demanda de causas por año y determinar los posibles honorarios.
En el 2007 a partir de los pagos realizados ese año y su vinculación con las demandas, se
determinó un porcentaje del 3,5%, el cual se aplicó a las demandas en valores históricos.
Esto evidenció un cambio de metodología que implicó, por ejemplo, que en materia
contenciosa impositivo por honorarios se presentara la siguiente situación (en millones de
pesos):
-
-
Nota al balance:
Pasivo Conting.:
2006 1.829
2007
473
2006
738
2007
300
36
Asimismo, si se observa el caso de Contencioso de la Seguridad Social se advierte,
también un alto impacto de esta mecánica de cuantificación de honorarios, en el ejercicio
anterior era del orden al 23% sobre monto demandado a la actual del 11%.
-
-
Nota al balance:
Pasivo Conting.:
2006
311
2007
119
2006
28
2007
3
Adicionalmente, en materia contencioso aduanera se observa una relevante variación del
monto de demanda entre ejercicios, sin aportarse justificación (en millones de pesos):
-
Nota al balance:
2006
Demanda
Honorarios
-
398
3
0,7%
2007
Incremento
1.339
236%
46
1433%
3,5%
Pasivo Contingente:
2006
Demanda
Honorarios
103
5
5%
2007
Incremento
480
366%
28
460%
5,80%
Un caso particular corresponde a Contencioso no tributario que muestra un incremento de
monto de demanda por $107 millones (20%). En el 2006 se confirmó un porcentaje de
honorarios estimado del 23% y en 2007 del 11%. Sin aportar antecedentes de variación de
cartera ni de honorarios.
Adicionalmente, las valuaciones practicadas no han considerado la aplicación de
actualización monetaria y/o intereses correspondientes respecto de montos probables de
sentencia por los distintos conceptos y carteras judiciales según corresponde, en orden a lo
37
expuesto en el párrafo 5 de la Nota Nº 12, calculándose intereses devengados,
exclusivamente y en forma parcial, respecto de tasas de actuación o judicial.
h.
La entidad emitió una norma tendiente a la emisión del inventario de juicios y su
valorización –Instrucción General Nº 1/08 SDGAJ-, que evidenció deficiencias tanto en la
justificación de las prescripciones incluidas, como en la efectiva aplicación. Es así que a
manera de ejemplo cabe señalar:
−
Honorarios: sobrevaluación de $71.9 millones respecto de lo previsto.
−
No se han aplicado intereses sobre honorarios aunque se hayan normado (entre el 11 y
el 18% anual).
−
En cuanto a intereses sobre Tasa de Actuación o Justicia, la IG 1/08 dispuso que fuera
12% para contencioso impositivo. Se aplicó sobre contencioso impositivo y aduanero,
sin incluir los juicios que se incorporan en Notas a los EECC (que corresponde a los
montos más significativos). Por su parte no se aplicaron respecto de otros tipos de
juicios.
La referida metodología evidenció, adicionalmente, las siguientes cuestiones:
− No se aportaron antecedentes sobre un análisis pormenorizado de objetos de reclamo,
roles procesales, jurisprudencia y valor de sentencia (su relación con valor de
demanda), entre otros aspectos, a la luz de las características propias de cada materia.
− La determinación de probabilidad de éxito / fracaso, se vio limitada ante la ausencia de
información disponible. Así se mencionan a manera de ejemplo:
o No se cuenta en todas las carteras con información disponible para realizar series
anuales (v.g.: contencioso aduanero).
o No se contempla la relación entre el valor de demanda y el de sentencia.
o No se posee información segregada del efecto de las causas con resultado
parcialmente favorable (v.g.: contencioso impositivo).
o No se practican evaluaciones de litigiosidad.
38
− El relevamiento de tasas de interés no evidenció la estandarización de criterios para
determinar relevancia de las tasas individualizadas para realizar proyecciones.
− No se advirtió la existencia de criterios generales para la determinación de gastos
causídicos que contemplen las características específicas de cada materia, sin aportarse
antecedentes justificativos de la decisión adoptada.
− Para la determinación de los honorarios profesionales no se ha aportado documental
con una evaluación de antecedentes jurisprudenciales en función de materias y fueros,
y considerando normativa vigente. Para su determinación no se utilizó la totalidad de la
información de bonos disponible de los pagos consolidados, como así tampoco se
consideraron los pagos realizados en efectivo, limitando la representatividad de las
estimaciones practicadas.
i.
El pasivo real al 31/12/07, según los inventarios, ha disminuido respecto del cierre
anterior en $42,9 millones, sin embargo esa disminución es mayor que los pagos realizados
en efectivo $12,1 millones y en bonos $26,5 millones, además del hecho de que en el
ejercicio se han producido altas. Lo cual exhibe las limitaciones de los inventarios en
cuanto a lo que efectivamente es pasivo cierto, puesto a ejecución. A ello se agrega lo
señalado en cuanto a la ausencia de registración de las cancelaciones en BOCON en el
SIGMA generando distorsiones contables. Es dable señalar que bajo el criterio de
prudencia, el área contable dispuso el mantenimiento de los niveles de pasivo del cierre
anterior hasta tanto se justifique la situación descripta.
j.
De los relevamientos practicados en las Direcciones Regionales Impositivas y
Aduaneras de Salta, Comodoro Rivadavia y Mendoza (94 expedientes), se advirtió:
− Respecto de contencioso impositivo se adujo secreto fiscal, por lo que no se acompañó
al juzgado para hacer vista de las causas y sólo Mendoza aportó fotocopia de
documental de la carpeta administrativa, testando los montos y la CUIT del
39
contribuyente. Se señala que el monto es uno de los datos relevantes a considerar a
efectos de la evaluación de la previsión.
− En su conjunto las carpetas evidenciaron:
i. Inadecuado orden de las carpetas en cuanto a su confección.
ii. Desactualización de los datos aportado en carta de abogado.
iii. Causas que retrotraen en su estado a una etapa anterior respecto a la
registrada en el ejercicio 2006.
iv. Causas en trámite que obraban en inventarios 2006 y no en sitio seguro
2007.
v. Ausencia de piezas releva ntes de los procesos, como ser copias de
sentencias recaídas, apelaciones en algunas de las instancias, aprobación de
la liquidación de honorarios.
vi. Inexistencia de antecedentes del cumplimiento de sentencias, en cuanto
pago de capital y de honorarios, a fin de solicitar el archivo correspondiente
de la causa y su baja registral de las bases del organismo
vii. Liquidación de honorarios no registrada.
viii. Caducidad de instancia.
ix. Causas de terceros contencioso no tributario (v.g.: corralito, Decreto 430),
que en el inventario del 2006 aparecían. Al presente no se aportó respuesta a
carta de abogado por el interior del país.
x. No se tomó conocimiento de una instrucción interna que regle aspectos
básicos de las carpetas.
xi. Juicios contenciosos impositivos y aduanero registrada como “en trámite”
en los inventarios al 31/12/07, en las cuales el organismo ha resultado
favorecido por declaración de caducidad de instancia por inacción de la otra
parte como último antecedente –antigüedad de 2 y 3 años-..
xii. Existencia de una medida cautelar – embargo - recaída sobre una cuenta
recaudadora correspondiente al IVA en la causa, que al presente cuenta con
40
una fallo de la CSJN favorable al organismo, sin el levantamiento de la
misma.
xiii. Adicionalmente, las dependencias señalaron la imposibilidad de emitir
inventarios a partir del nuevo sistema, debiendo imprimir cada una de las
fichas de las causas asignadas.
k.
En función de lo expuesto y tal cual lo expone la Administración Federal en la
citada Nota Nº 12, los inventarios y valuaciones respaldatoria de los importes, originados
en causas judiciales, expuestos en los Estados Contables y sus notas, en virtud de lo
prescripto por el artículo 9º de la referida Resolución Nº 70/07, no pueden considerarse
definitivos, por lo que se encuentran sujetos a posibles ajustes posteriores.
Recomendación
Implementar en forma definitiva un sistema integrado de registración y seguimiento de
causas administrativas y judiciales enmarcado en un proceso administrativos que
contemple las actividades de control propias del riesgo existente en la gestión de las
mismas.
Practicar la valuación de la carga inicial del nuevo sistema a partir de información
sometida a procesos de validación que procuren su integridad, certidumbre y actualización.
Adicionalmente, implementar actividades de control que permitan mantener la calidad de
los datos registrados.
Redactar normas de procedimiento sobre la metodología para la determinación de los
montos a registrar y revelar en Nota a los Estados Contables, procurando:
-
Clara definición de conceptos a exponer en EECC,
-
Registración de la totalidad de las transacciones con contenido patrimonial en forma
oportuna,
41
-
Información íntegra,
-
Criterios uniformes para determinar la magnitud de las cifras a registrar y revelar en
Notas, en función a la etapa y estado procesal de las causas y la evaluación del monto
probable de sentencia,
-
Criterios uniformes para el tratamiento de determinación de costas y gastos, sustentado
en análisis jurisprudencial,
-
Valorización de la totalidad de los juicios que forman parte del inventario de causas al
cierre de cada período,
-
Evaluación de litigiosidad,
-
Responsabilidad que le cabe a los emisores de información,
-
Control contable de las causas judiciales.
12. Obligaciones enmarcadas en normas de consolidación de deuda del Estado
Nacional
Tal como se expone en la Nota Nº 10, al cierre de los presentes Estados Contables, la AFIP
ha finalizado la conciliación del inventario propio correspondiente a las obligaciones
canceladas por el período 2002/2007 en virtud de la consolidación prescripta por las Leyes
Nros. 23.982, 25.344 y 25.725, por un monto total de $92,9 millones –a valores de
consolidación-, con la información aportada por la Dirección de Administración de la
Deuda Pública, dependiente del Ministerio de Economía y Producción, lo cual implica sólo
una evaluación parcial del total de la deuda.
La CGN se ha expedido mediante Nota de fecha 08/07/2005 respecto de la
correspondencia de registrar el pasivo con la Secretaría de Hacienda por la cancelación de
deuda consolidada de la AFIP por aplicación de las distintas normas que oportunamente lo
dispusieran hasta tanto se defina el tratamiento a otorgar a dichas sumas.
42
Como se expresa en el informe de auditoría, la AFIP no ha registrado en el sistema
contable vigente en el ejercicio, la cancelación de sus obligaciones enmarcadas en los
regímenes de consolidación de deuda del Estado Nacional y, consecuentemente, tampoco
lo ha realizado respecto de la deuda emergente con la Secretaría de Hacienda –cuantificada
parcialmente por la entidad-, afectándose, por ende, los resultados oportunamente
registrados por previsión o pasivo cierto.
La Subdirección General de Asuntos Jurídicos –AFIP- con fecha 31/05/06 por Actuación
1066/06 (DALA) determinó que la deuda que mantiene esta AFIP, con el Tesoro Nacional
–en virtud de la asunción por éste de obligaciones bajo la normativa de consolidaciónpodría ser condonada en los términos del artículo 26 de la Ley Nº 11.672. En el curso del
ejercicio 2008, la Administración Federal ha iniciado acciones tendientes a propiciar la
emisión de un acto adminstrativo de la CGN que de solución al tema en trato.
En cuanto al proceso de revisión ejecutado por la Administración Federal para la
conformación del importe señalado en el primer párrafo del presente acápite, cabe señalar
que:
− La documental considerada se evidencia como limitada, toda vez que no se recurrió a
la documentación básica generadora del trámite, sino, según el caso, a los formularios
presentados ante la Dirección de Administración de la Deuda Pública u otra
documental.
− La entidad no cuenta con un registro que identifique las cancelaciones realizadas en el
marco de las normas de consolidación y, adicionalmente, estas transacciones no
encuentran su reflejo en la contabilidad del ente en orden a la correspondencia
conceptual y no se resguarda centralizadamente los antecedentes que dieran origen al
libramiento de la orden de pago por esta vía. En tal sentido, apela a la utilización de
una planilla de cálculo, como soporte registral, limitada a tal efecto.
− No existe vinculación de la información de cancelaciones con los sistemas operativos
de gestión de las tramitaciones originarias.
43
− Las revisiones practicadas por esta AGN ha exhibido aún inconsistencias en cuanto a
los importes revisados por la entidad, siendo necesaria la activa participación de la
citada Dirección a efectos de lograr la efectiva conciliación entre ambas partes.
Destacándose que existe aún información pendiente de conciliar, tanto por el período
anterior al señalado previamente, como por la actividad vinculada a la recaudación
tributaria y recursos de la seguridad social, respecto de cuyas cancelaciones no se
practicaron tareas hasta el presente.
Al cierre de ejercicio continúa registrado como pasivo, un crédito a favor de la Secretaría
de Hacienda, tal cual se expone en Nota 10 a los EECC., por la cancelación de
obligaciones asumidas por la AFIP con Correo Argentino S.A., en virtud de los dispuesto
por el Decreto Nº 1176/01, por la suma $28.211,5 miles la misma se expresa en valores
nominales y no contempla intereses, ya que, según AFIP – la norma citada no regula
“aspectos ni criterios de cancelación”.
Recomendación
a.
Efectuar la conciliación completa de la deuda con la Secretaría de Hacienda,
contemplando la información recibida de la Dirección de Administración de la Deuda
Pública y considerando documentación básica.
b.
Implementar registros de cancelaciones efectuadas en el marco de las normativas de
consolidación, e incluirlos en los circuitos de registración contable de SIGMA,
resguardando centralmente la documental que sustenta los trámites de pago.
c.
Continuar los trámites realizados ante CGN para dar resolución a la presente temática.
d.
Determinar con la Secretaría de Hacienda la modalidad de cancelación de deuda por
aplicación del Decreto N° 1176/01.
44
13. Otros Bienes en Custodia por parte de AFIP
De conformidad a lo revelado en Nota 15 a los Estados Contables, la AFIP ha realizado
actividades tendientes a generar un inventario valorizado de bienes en condición de rezago,
secuestrados y decomisados, lo cual no se había concluido al cierre.
Recomendación
Culminar con la confección de los respectivos inventarios, proceder a su valorización a fin
de revelar la información en Nota a los Estados Contables.
14. Recursos
a.
La entidad deduce de los ingresos de las cuentas recaudadoras de tributos las
comisiones bancarias del proceso de recepción y procesamiento de declaraciones juradas y
pagos, practicando su recupero con fondos presupuestarios a partir del ejercicio bajo
revisión.
Ello, a partir del dictado de la Ley 26.198 de Presupuesto General de la Administración
Nacional, art. 24, que dispuso que la A.F.I.P. deberá atender con imputación a su
Presupuesto el gasto que demande el pago de las comisiones y gastos bancarios de las
cuentas recaudadoras abiertas a su nombre, partir del año 2007 inclusive, quedando a la
fecha pendiente aspectos vinculados al alcance de dicho precepto legal.
b.
Por aplicación del Decreto Nº 863/98 y normas complementarias, la entidad retiene
de los beneficiarios de recursos de la seguridad social las comisiones bancarias y un
porcentaje de comisión sobre la recaudación para cobertura de gastos por sus funciones,
45
siendo estos últimos registrados contablemente. Respecto de las comisiones bancarias se
entiende necesario que los Órganos Rectores en materia Contable y Presupuestaria se
expidan sobre su exposición en la información contable patrimonial y presupuestaria,
considerando que constituyen costos propios del proceso de recaudación.
c.
El artículo 30° de la Ley 11.683 faculta a la AFIP a disponer el pago directo de
intereses y costas causídicas, aprobados en juicio, de carácter impositivo con fondos de las
cuentas recaudadoras y cargo de oportuno reintegro a las mismas, produciéndose en el
ejercicio la restitución de los gastos causídicos. Para el caso de intereses, en orden a las
características propias de este cargo, cabe dar intervención, prima facie, al servicio jurídico
del ente a fin de evaluar la reposición de los intereses en los términos normativos.
Recomendación
a.
Propiciar las acciones necesarias para concluir las cuestiones vinculadas al alcance
del artículo 24 de la Ley 26.198.
b.
Practicar consulta a los Órganos Rectores en materia Presupuestaria y Contable para
determinar el tratamiento de las comisiones bancarias vinculadas a la recaudación de los
Recursos de la Seguridad Social.
c.
Requerir opinión del servicio jurídico sobre la reposición de intereses de causas
judiciales en materia tributaria (aduanera, impositiva y recursos de la seguridad social).
15. Contrataciones
a.
En cuanto al proceso de contrataciones cabe remitirse a lo expuesto por esta AGN en
el informe de auditoría que fuera aprobado por Resolución AGN Nº 120/08, en el cual se
46
hace mención del impacto que se ha producido por la implementación del SIGMA, no
advirtiéndose en el curso del ejercicio otras modificaciones de relevancia.
b.
Adicionalmente a lo referido en el apartado anterior, cabe hacer mención, bajo el
criterio de excepción, a distintas cuestiones advertidas en el marco de la revisión de una
muestra de expedientes de contratación significativas determinada a partir de considerar las
tramitaciones de distintas unidades con capacidad de compra seleccionadas (Dirección de
Logística, Subdirección General de Sistemas y Telecomunicaciones, Direcciones
Regionales Impositivas Microcentro, Mendoza, Posadas y Tucumán, y Direcciones
Regionales Aduaneras Mendoza, Posadas, y Dirección Aduana de Buenos Aires), a saber:
-
El promedio de duración de las tramitaciones de las contrataciones de la muestra desde
el pedido por el área usuaria hasta la adjudicación fue:
o Licitaciones Públicas: 206,51 días,
o Licitaciones Privadas: 67,2 días,
o Contrataciones Directas: 151,31 días.
-
Dirección Regional Impositiva Mendoza
o Expte. 250.714/07 - MANTENER S.R.L. - Servicio de limpieza Distrito San
Rafael: No surge del expediente constancia de presentación de garantía de
adjudicación de adjudicación de su oferta.
o Expte. 251.774/07 - NIEVAS CARLOS ALBERTO - Servicio de mantenimiento
de edificio sede: No obra la razonable y debida justificación respecto de la
necesidad de la contratación. Tampoco se encuentra identificado el alcance del
servicio a contratar.
o Expte. 252.896/07 - TEINEL SH DE GONZALEZ SERGIO ALBERTO Y
MANCUZZO
RUBEN
EDGAR -
Servicio
de
mantenimiento
de
aire
acondicionado edificio Sede: Pese a constituir la oferta más conveniente, se
desestimó con fundamento en que la garantía de mantenimiento de la misma se
presentó en término pero en mano, fuera del sobre de la oferta. No correspondería
47
su desestimación, toda vez que dicha consecuencia está prevista por el art. 43 inc.
3) de la Disp. 297/03 cuando el oferente no acompañare la garantía de
mantenimiento de oferta, extremo que aunque extemporáneamente ha sido
cumplido al momento de la apertura de los sobres.
o Expte. 256.268/06 - EMPRESA PREVISEG SEGURIDAD - Servicio Vigilancia
Distrito San Martín: Se adjudica a oferente sobre el que previamente se ha
detectado que posee deuda con AFIP, sin que obre en el expediente constancias
alguna que indique regularización de tal situación fiscal.
-
Dirección Regional Aduanera Mendoza
o Expte. 252.525/07 - CONCOR S.R.L. - Acondicionamiento de terreno destinado a
Zona Aduanera San Juan: No se previeron en el pliego de bases y condiciones
trabajos que a la postre demandaron la ampliación de la orden de compra.
o Expte. 254.956/07 - INTERMAC S.A. - Adquisición de equipos portátiles para
medición de densidad; y expte. 252.895/07 - CONCOR S.R.L. - Nivelación de
suelo: No surge del expediente constancia de presentación de garantía de
adjudicación.
-
Dirección Regional Impositiva Tucumán
o Expte. 250.052/07 - ALDERETE MARIO PASCUAL - Servicio de Limpieza
Distrito Concepción: No consta en el expediente estimación previa del costo del
servicio a contratar. Tampoco constan antecedentes de presentación de garantía de
adjudicación.
o Expte. 251.310/07 - ALDERETE MARIO PASCUAL - Ampliación servicio
limpieza Dirección Regional Tucumán: No se expresan en el acto administrativo
los motivos que fundan la desestimación de una oferta menor valor económico, en
consideración de los requisitos legales de emisión de los mismos.
48
o Expte. 253.568/07 - TECNOGRAF S.A. - Alquiler fotocopiadoras Agencia
Santiago del Estero y Distrito Concepción: No se encuentra justificado en las
actuaciones el pedido de este servicio.
o Expte. 253.782/07 - ALDERETE MARIO PASCUAL - Mantenimiento eléctrico:
No consta estimación del costo del servicio, como tampoco se han agregado
antececentes de invitaciones.
o Expte. 254.615/07 - MASIA JOSE HUMBERTO - Adquisición de mesas y
escritorios: No obra pedido de la ampliación de la orden de compra, como tampoco
se justifica la misma.
o Expte. 254.640/07 - PABLO ALEJANDRO NARDINI - Construcción stand Expo
2007: No consta en el pliego la obligación de acreditar ART contratada para el
personal del oferente. Tampoco se requiere la obligación de la cuantificación e
identificación del personal que llevará a cabo la construcción del stand, toda vez
que el oferente es arquitecto y se desconoce si tiene alta como empleador.
o Expte. 254.974/07 - PABLO DOMINGO ZOSSI - Pintura interior de edificios
Dirección Regional Tucumán: No consta justificación de la necesidad del servicio,
como tampoco se encuentra estimado el costo del mismo. Asimismo, se constata
inadecuada foliatura del expediente, al igual que la documentación agregada no
mantiene debida cronología.
o Expte. 256.688/07 - MONTERO DANIEL - Servicio de limpieza Santa María: No
consta estimación del costo del servicio a contratar.
-
Dirección Regional Impositiva Posadas
o Expte. 252.290/06 - INGENIEROS Y CIA S.A. - Locación inmueble Dirección
Regional; Expte. 252.049/07 - JUAN RAMON COLLINET - Alquiler edificio
Departamento Paso de los Libres; Expte. 254.723/05 - DAVID MAYO Y CIA
S.A.C.I. - Alquiler Distrito El Dorado: Las prórrogas de estas contrataciones no se
ajustan a las pautas establecidas en el art. 59 inc. 5° de la Disp. 297/03, el que
expresa que se podrá prorrogar por única vez y por un plazo máximo igual al del
49
contrato inicial (dos años). Cuando este fuere plurianual no podrá prorrogarse más
allá de un año adicional. En el caso que nos ocupa el plazo original era de dos años
y se prorrogó por tres.
o Expte. 252.444/07 - ELECTROMISIONES S.A. - Adquisición UPS: No consta
estimación del costo de los productos a adquirir.
o Expte. 254.359/07 - BENAVIDEZ MIGUEL ANGEL - Reparación de techo
Distrito El Dorado: No consta invitación a Cámara de la Construcción, como
tampoco obra copia del pagaré ofrecido como garantía de oferta (solo nota que da
cuenta de su presentación).
-
Dirección Regional Aduanera Posadas:
-
Expte. 255.105/06 - INTERMAC S.A. - Provisión de equipos portátiles de
medición de densidad: No consta justificación del pedido de contratación. Por otra
parte, no obstante la recomendación de la Comisión de Evaluación de declarar
desierta la contratación, en virtud de que ningún oferente cumpliría con los
recaudos exigidos por el pliego de bases y condiciones, la autoridad competente
adjudica a favor de INTERMAC S.A., pese a la existencia de un juicio de
ejecución fiscal con embargo contra la misma, dejando por sentado que el oferente
ha presentado el pertinente certificado fiscal para contratar actualizado a la fecha de
adjudicación. Sin perjuicio de ello, el dictamen de evaluación había declarado
inadmisible todas las ofertas presentadas (entre ellas la de INTERMAC S.A, con
fundamento en la existencia de un embargo que pesa en su contra en el marco de
una ejecución fiscal seguida contra la misma), aunque en forma no congruente
recomendó contratar a esta empresa en el entendimiento de la existencia de un
dictamen N° 46 de la División Jurídica de la Dirección Regional (no agregado en el
expediente) que de sus consideraciones haría prevalecer al certificado fiscal para
contratar por sobre la información de las bases de datos del Organismo
oportunamente consultadas. En adición, no obran en el expediente constancias de
consultas actualizada respecto al trámite del juicio mencionado, sin poder
50
determinarse efectivamente la situación fiscal del oferente en orden a los requisitos
para contratar.
o Expte. 255.106/06 - J. P. SERVICIOS S.R.L. - Provisión de equipos portátiles de
visualización por sonda de fibra óptica articulada: No surge del expediente
constancia de presentación de garantía de adjudicación. No obra justificación de la
ampliación de la orden de compra.
o Expte. 255.107/06 - DARK NIGHT S.A. - Adquisición equipo portátil de
inspección por Rayos X (scanner): No constan antecedentes de la presentación de
garantía de adjudicación. Tampoco obra en el expediente constancias de percepción
de multa aplicada al adjudicatario.
o Expte. 255.806/06 - ELECTROMISIONES S.A. - Adquisición de sistema de
circuito cerrado de televisión Aduana Santa Tomé: No consta estimación del costo
del producto. No obra constancia fehaciente de presentación de garantía de
adjudicación, como tampoco en la respectiva ampliación.
o Expte. 256.230/07 - ELECTROMISIONES S.A. - Adquisición de sistema de
circuito cerrado de televisión Aduana Posadas: No constan invitaciones a Cámaras
Empresariales ni a la UAPE. No surge del expediente constancia de presentación
de garantía de adjudicación.
-
Dirección Regional Microcentro
o Expte. 251.270/06 - LA MANTOVANA DE SERVICIOS GENERALES S.A. Servicio de limpieza integral: Se ubica a SOPROSER S.A. en segundo orden de
mérito, cuando se trataba de la oferta más convenie nte. En efecto, según los
antecedentes obrantes en el expediente, la misma cumplía el pliego en cuanto a los
criterios de selección (art. 45 de la Disp. 297/03); por lo que gozaba de
antecedentes técnicos e idoneidad, precio y calidad del servicio. Además, ya había
sido adjudicataria en otras oportunidades en la Dirección Regional y poseía
antecedentes positivos respecto a su desempeño.
51
-
Subdireccion General de Sistemas y Telecomunicaciones
o Expte. 254.035/06 - HEWLETT PACKARD ARGENTINA S.A. - Adquisición de
estaciones de trabajo estándar: Se amplía la orden de compra original en un 35 %
fundada en la creación de nuevas dependencias, sin que conste en el expediente un
relevamiento de las necesidades en este sentido.
-
Dirección Aduana de Buenos Aires
o Expte. 250.778/07 - TRI ECO S.A. – Servicio de destrucción mercadería: No
consta en el expediente antecedentes técnicos que justifiquen la ampliación de la
orden de compra original; como tampoco garantía de adjudicación con motivo de
dicha ampliación.
o Expte. 254.190/06 - J P SERVICIOS S.R.L. - Adquisición de sondas de fibra óptica
para lucha contra el narcotráfico y visualización de lugares de difícil acceso: No
surge del expediente los antecedentes para determinar el presupuesto.
-
Dirección de Logística
o Expte. 251.191/04 - CORREO ARGENTINO - Servicio correo para todas las áreas
de AFIP; EXPTE; 251.550/02 - TELECOM ARGENTINA S.A./TELEFONICA
DATA - Red de servicio de telecomunicaciones; expte. 251.696/04 TRANSPORTES ADER S.A. - Ampliación y remodelación de depósito de
secuestros: No consta en los expedientes la justificación técnica para la ampliación
por el máximo admitido del 35 % de la orden de compra original.
-
Otras consideraciones:
o Se observaron varias adquisiciones, por parte de Direcciones Aduaneras, de
equipos de detección no invasiva o de medición de densidad, que implican
importes relevantes. Se entiende que este tipo de compra que requiere, no sólo
rigurosas evaluaciones y pruebas técnicas, sino la homoge neidad técnica de
equipamiento y capacitación de uso, ameritan la adquisición centralizada soportada
52
en un proceso integral de identificación de necesidades, pudiendo, incluso,
eficientizar el proceso de compra –con mejores precios-.
Por otro lado, la descentralización de la compra de los mismos, exige que cada
UCC, de entenderlo necesario, requiera opiniones e intervenciones de áreas técnicas
de la Dirección General de Aduanas, toda vez que carecen de los conocimientos y
recursos técnicos para evaluar la calidad de estos equipos. Merece destacarse la
comunicación por medio de correo electrónico (N° 107/06 - DGA-) que el entonces
Director General de Aduanas envió a todos los Directores Regionales del Interior,
relevado en copia en uno de los expedientes compulsados, en el cual se expresa que
ante las innumerables consultas recibidas, el Director General insta a los Directores
Regionales a cesar "con el juego administrativo de requerir opiniones,
intervenciones, pareceres, cálculos de efectividad, ...; encarar inmediatamente la
compra de Buster ..., canalizando las adquisiciones por los centros de costos
regionales; ... la opinión de las instancias inferiores a Director General no aportan
nada, son sobreabundantes e innecesarias. Además dilatan el proceso y perturban el
abordaje de nuevos temas de gestión; ... procurar que las áreas administrativas no
obstaculicen innecesariamente los procesos de adquisición y le impriman la
celeridad aconsejable para recuperar el tiempo que perdieron en la gestión".
o Las distintas áreas de la AFIP informaron que en su conjunto se habían aprobado
633 casos de legítimos abono en el ejercicio, por un importe total de $35,2
millones. De este total $22,7 millones corresponden al Área Central, $5,3 millones
corresponden a la Subdirección General de Sistemas y Telecomunicaciones,
sumando entre ambas dependencias aproximadamente el 80 % del total de
legítimos abonos reconocidos. Debe expresarse que en relación a lo informado
respecto del ejercicio previo, se ha registrado una duplicación de legítimos abonos
en el ejercicio 2007.
Sobre este aspecto, tanto los memorandos de control interno de ejercicios previos
como el informe de auditoría de gestión previamente referido, han señalado que el
53
legítimo abono no puede caracterizarse como figura jurídica preceptuada
legalmente que de respaldo a un proceso de adquisición de bienes o servicios.
Recomendación
a.
Actuar en términos de lo recomendado por esta AGN en su informe referido en el
ítem a. del presente capítulo.
b.
Generar acciones que limiten la existencia de cuestiones como las observadas en el
apartado b.
16. Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores ( A.R.E.A. )
Como se indicara en el apartado 1 del presente Informe las falencias en el sistema
computadorizado utilizado hasta el ejercicio previo para efectuar las registraciones
contables, generaba distorsiones en el proceso de reconocimiento e imputación de pasivos
y su contrapartida en los resultados de los distintos ejercicios. Dicha situación derivaba en
la utilización de la cuenta ajuste de resultados de ejercicios anteriores - A.R.E.A.-.
Con la implementación del nuevo sistema y el dictado futuro de nuevos procedimientos
estabilizados y normados, dicha situación debería tender a eliminarse, aspecto que en el
presente ejercicio no se produjo al constituirse en un período de transición.
Por su parte, el empleo del concepto A.R.E.A debe tener un carácter restrictivo, acotando
su uso a correcciones de errores en la medición de resultados de períodos anteriores y
cambios retroactivos o adecuaciones en el valor de partidas patrimoniales como
consecuencia de la aplicación de una norma particular diferente para la medición de
resultados.
54
En tal sentido, no son computables como modificaciones a resultados de ejercicios
contables anteriores el efecto de los cambios en las estimaciones contables originadas en la
obtención de nuevos elementos de juicio no disponibles en dichos ejercicios, al momento
de la emisión de los correspondientes Estados Contables.
Adicionalmente, las características de excepción de estas registraciones exigen un esquema
de aprobación especial toda vez que se produce la rectificación de EECC oportunamente
suscriptos por la máxima autoridad.
Recomendación
Estandarizar y normar los procedimientos administrativos que contemplen el uso de
SIGMA, a fin de asegurar el adecuado devenga miento de resultados con imputación al
ejercicio correspondiente. En el caso de utilizarse la cuenta Ajuste de Resultados de
Ejercicios Anteriores, los asientos deben ser autorizados por la autoridad superior a la de
quién convalida las demás registraciones.
17. Estado de Origen y Aplicación de Fondos
La entidad no ha implementado procedimientos tendientes a practicar una evaluación
documentada de los orígenes y aplicaciones de fondos bajo el criterio de disponibilidades efectivo, que concluya con la emisión del respectivo Estados Contable y los papeles de
trabajo a partir del SIGMA –estando habilitado éste a aplicar métodos directos de
exposición-.
Debe aclararse que la CGN ha definido el modelo de EOAF a ser utilizado, sin aportar
mayor instrucción sobre la metodología a usar, en tal sentido en función del concepto que
implica el Estado en cuestión –fondos- y lo que es de práctica en la materia contable, se
55
entiende necesario practicar tareas que permitan exponer exclusivamente lo que el mismo
debe revelar.
Recomendación
Establecer procedimientos de evaluación de las transacciones que afectan disponibilidades
a fin de la emisión y documentación del Estado Contable haciendo uso de las facilidades
que ha de aportar el SIGMA.
18. Otros aspectos
En el ejercicio previo, al ser dictada la Disposición Nº 178/06 por la que la AFIP creó el
Instituto de Estudios Tributarios, Aduaneros y de los Recursos de la Seguridad Social, esta
AGN señaló en su Memorando de Control Interno respecto de dicho período, que no se
advertía una compatibilización de sus funciones con relación a las responsabilidades de la
Dirección de Estudios, la Dirección de Cooperación y la Dirección de Capacitación, y que
se observaban pendiente de regular aspectos vinculados a designación de autoridades,
planificación y presupuestación de las actividades, evaluación de su gestión, organización
y ejecución de eventos, implementación de programas de becas y/o investigación, y
publicación de revista.
Al respecto, el Director Ejecutivo del Instituto aportó un descargo a través de su Nota Nº
61/08, haciendo referencias a lo indicado en cuanto a la compatibilización de funciones y
regulaciones pendientes, a través de situaciones fácticas que describe, entendiendo esta
AGN la necesidad de establecer un marco normativo de los aspectos enunciados, por lo
que se estima relevante la intervención del servicio jurídico de la entidad a fin de evaluar
estos aspectos.
56
Recomendación
Dar intervención al servicio jurídico, a fin de avanzar en las regulaciones necesarias que
hacen a lo expuesto en la observación.
57