INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE INNOVACION TECNOLOGICA III SUBPROGRAMA II - FORMACION DE CAPITAL HUMANO PARA LA INNOVACION” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 2777/OC-AR BID (Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los Estados Financieros e Información Financiera Complementaria por el Ejercicio irregular N° 1 comprendido entre el 01/03/2013 y el 31/12/2013, detallados en el apartado siguiente, correspondientes al “Programa de Innovación Tecnológica III, Subprograma II – Formación de Capital Humano para la Innovación”, financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 2777/OC-AR, suscripto el 19 de marzo de 2013 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución se encuentra a cargo de la Subsecretaría de Gestión y Empleo Público de la Jefatura de Gabinete de Ministros. 1 I. ESTADOS AUDITADOS 1. Estado de Fuentes y Usos de Fondos por Componentes, por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/2013, expresado en Pesos Argentinos y en Dólares Estadounidenses. 2. Estado de Inversiones Acumuladas por Componentes del Proyecto, por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/2013, expresado en Pesos Argentinos y en Dólares Estadounidenses. 3. Notas a los Estados Financieros Nros. 1 a 5, que forman parte integrante de los estados señalados precedentemente. 4. Estado de la Cuenta Especial en Dólares N° 486704/7 Denominada JEF. GAB. MIN – 2500/305 – BID 2777OC-AR, Sucursal Plaza de Mayo 5. Estado de Solicitudes de Desembolso, expresado en Dólares Estadounidenses. 6. Detalle de Desembolsos BID y Aportes Locales, expresadas en Pesos Argentinos y en Dólares Estadounidenses. 7. Carta de la Gerencia Los estados mencionados precedentemente, así como el control interno implementado en el proyecto, son de exclusiva responsabilidad de la Unidad Ejecutora del Programa (UEP). Los Estados financieros fueron recibidos por AGN en primera instancia el 31/01/2014 y en su versión definitiva el 22/07/2014, los cuales se encuentran inicialados por nosotros al sólo efecto de su identificación con este dictamen. Nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión de dichos estados definitivos, basada en el correspondiente examen de auditoría, habiéndose realizado el trabajo de campo durante el período comprendido entre el 01/07/2014 y el 16/09/2014. 2 II. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y requerimientos específicos del BID, incluyendo el relevamiento de los sistemas de control, el análisis de los registros contables y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III. OPINIÓN SIN SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los Estados Financieros e Información Financiera Complementaria detallados en I precedente, exponen razonablemente en sus aspectos significativos, la situación financiera al 31/12/2013 del “Programa de Innovación Tecnológica III, Subprograma II - Formación de Capital Humano para la Innovación”, así como las transacciones operadas durante el ejercicio irregular N° 1 finalizado el 31/12/2013, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 2777/OC-AR BID de fecha 19 de Marzo de 2013. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 16/09/2014 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE INNOVACION TECNOLOGICA III SUBPROGRAMA II - FORMACION DE CAPITAL HUMANO PARA LA INNOVACION” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 2777/OC-AR BID (Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/2013) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/2013 correspondientes al “Programa de Innovación Tecnológica III, Subprograma II - Formación de Capital Humano para la Innovación”, Contrato de Préstamo Nº 2777/OC-AR BID, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción correctiva futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria, no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiese conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte y al solo efecto de guiar la lectura de este informe, se listan a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y significatividad: 4 Índice I Título CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES II CURSOS DE ESPECIALIZACIÓN III COMPARACIONES DE PRECIOS IV FALENCIAS ADMINISTRATIVAS - PAGOS - CONTROL INTERNO OBSERVACIONES DEL EJERCICIO I – CUMPLIMIENTO DE CLAUSULAS CONTRACTUALES 1. Estipulaciones Especiales. Capítulo IV. Ejecución del Programa. Cláusula 4.05 Condiciones especiales de ejecución y Anexo Único. El Programa. Subprograma 2: Formación de capital humano para la innovación. Punto V. Seguimiento y Evaluación. Apartado 5.02 Presentación al vencimiento del primer año de ejecución del Subprograma 2, de evidencia de la convocatoria para contratar una consultoría de revisión de la ejecución inicial del programa conforme a los términos acordados con el Banco No cumplida: Por nota N° 291/2014 se informó que “No se han realizado servicios de consultoría para la revisión de la ejecución inicial del programa”. 2. Anexo Único. El Programa. Subprograma 2: Formación de capital humano para la innovación. Punto II. Descripción. Apartado 2.12 Cantidad de profesionales en áreas vinculadas a la ciencia y la tecnología para que se reinserten en empresas e instituciones del país y cantidad de convenios firmados con empresas e instituciones argentinas para favorecer la reinserción No cumplida: Por Nota BEC.AR N° 339/2014 se nos informo que; “Teniendo en cuenta que hasta la fecha la cantidad de profesionales en áreas vinculadas el área de ciencia y tecnología son 133, esta nueva gestión desde el mes de enero de 2014 se encuentra abocada a realizar el seguimiento de estos becarios a los efectos de alimentar la base de datos que se ha desarrollado en el campus virtual del Programa para poder realizar un estudio y comparación con valores relevantes. Asimismo, es destacable que durante el transcurso de esta gestión se está realizando el seguimiento de los becarios mediante el ingreso de datos al Campus Virtual, trabajo que no se ha llevado a cabo durante la gestión anterior”. 5 II – CURSOS DE ESPECIALIZACION Procedimiento para la presentación y selección de solicitudes de becas - Curso de Especialización en Innovación y Gestión de la Ciencia y Tecnología en Brasil (Fundación Getulio Vargas - FGV) - Curso de Especialización en Innovación y Gestión de la Ciencia y la Tecnología en la República de Corea A. Observaciones generales 1. Cronograma de actividades. Llamado, Bases y Condiciones Por Resolución JGM N°237/12, se establecieron las competencia del Subsecretario de Gestión y Empleo Público como titular de la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) entre las que figura en el art. 6, inc 3, la de “Establecer el cronograma de actividades, aprobar las Bases y Condiciones, definir el perfil de los potenciales beneficiarios y efectuar el llamado a CONVOCATORIAS PÚBLICAS Y ABIERTAS con el fin de cumplir con los objetivos del PROGRAMA”. Por Disposición SSGyEP N°9 del 3/05/13 se convocó a concurso público para la presentación de solicitudes de becas de Especialización en Gestión de Innovación en Ciencia y Tecnología en Brasil en el marco del Programa BEC.AR Becas de formación en el Exterior de Ciencia y Tecnología, se aprobaron las bases del llamado a concurso, se conformó el Comité Asesor y el Comité Evaluador. El cronograma de actividades fue establecido dentro en las Bases y Condiciones: - De acuerdo a su punto 3, se requirió que se tratara de profesionales de nacionalidad y residencia argentinas graduados en carreras universitarias con nivel idioma extranjero (sin mayores especificaciones), que se desempeñen en áreas de CTI (Ciencia, Tecnología e Innovación) de desarrollo prioritario, que se comprometan a reinsertarse en el país. En el punto 5, Proceso de Selección, la presentación de solicitudes debió efectuarse on-line, a través del sistema de carga vía internet desde el sitio de la JGM. Asimismo en el punto 9, Requerimiento, el requisito es la presentación del formulario de inscripción completo. Las solicitudes tenidas a la vista contienen: datos personales, antecedentes académicos y 6 antecedentes laborales, otras actividades (docencia, publicaciones, actividades voluntarias), idiomas, acerca del programa (interés, impacto esperado, planes laborales a su regreso) y referencias personales. Se observa que: 1.1. En cuanto al cronograma y al llamado a presentar solicitudes de beca: 1.1.1. En relación al cronograma de actividades no se tuvo a la vista la documentación respaldatoria que permitiera verificar el cumplimiento en tiempo (dentro de los plazos) y forma (medios de difusión utilizados) del mencionado cronograma de actividades, tanto de la convocatoria como de las publicaciones que debieron efectuarse en las instancias correspondientes. 1.1.2. Surge una contradicción entre el periodo establecido en el cronograma para la convocatoria (06/05/13 al 07/06/13) y el punto 8 Restricciones de las bases, que dice: “se entiende como convocatoria desde el momento de apertura de la inscripción hasta la fecha de publicación de los beneficiarios definitivos”. (Brasil 06/05/13 al 1º/07/13 – Corea 06/05/13 al 19/06/13) 1.1.3. No se ha tenido a la vista la publicación convocando a los interesados para la presentación de solicitudes de beca, no pudiéndose verificar su contenido (en la cual se debió incluir un detalle de los antecedentes a ser presentados por los interesados y una explicación pormenorizada del mecanismo de evaluación al que serian sometidas las solicitudes-art.50 RO) Comentarios UEP. 1. Se toma en cuenta la observación. De hecho, a los efectos de la culminación de la convocatoria es necesario que los Comités Asesor y Evaluador realicen las actividades de análisis de cada postulación y en su caso elaborar el cuadro de no admitidos, admitidos y preseleccionados, realizar las entrevistas con los postulantes preseleccionados y finalmente establecer el orden de mérito de los mismos. Todo ello surge, claramente, de las actas realizadas y firmadas por cada uno de los Comités en las fechas allí estipuladas. Por lo que contrastando las 7 fechas establecidas en las convocatorias y las fechas de las actas realizadas surge claramente el cumplimiento de los plazos establecidos para cada convocatoria. Sin perjuicio de ello, se hace saber que actualmente se realiza la difusión de todas las convocatorias por medios gráficos y televisivos mediante los pedidos realizados a la Subsecretaría de Comunicación de la Nación que son quienes contratan la pauta oficial de todo el Estado Nacional. Asimismo, dicha difusión se realiza a través de páginas web del Programa (BEC.AR). 2. La restricción a la que se hace mención en el punto 8 de las bases y condiciones tiene que ver con la prohibición de los inscriptos para aplicar en otra convocatoria del programa BEC.AR, entonces el período que este toma en cuenta es desde la apertura hasta la publicación de los finalistas seleccionados de la convocatoria que nada tiene que ver con las fechas que indican las bases y condiciones para la inscripción a la convocatoria de los postulantes. Asimismo, cabe aclarar que una cosa es el período durante el cual están abiertas las solicitudes de inscripción y otro es el período de duración de la convocatoria en sí. Si bien el cierre de inscripciones se produce para cada convocatoria en la fecha determinada en las bases y condiciones, el proceso de selección continúa hasta tanto no sean electos los beneficiarios finales. 3. Tal como se establece en el artículo 50 del ROP, toda la publicación se realiza en la página WEB del Programa, por lo que sólo se publicita la apertura de la Convocatoria con su fecha derivándose toda la información a la página WEB, lugar donde los interesados deberán aplicar con el formulario de manera on-line. La difusión de todas las Convocatorias del Programa BEC.AR, por normativa nacional, se realiza a través de la Secretaría de Medios de la Nación a su cargo, lugar donde se podrá requerir información más detallada de las publicaciones realizadas. Sin perjuicio de ello las convocatorias auditadas han sido oportunamente publicitadas tanto en la página web del Programa como en medios gráficos. Asimismo, en las página web de BE.CAR se incluyen por cada convocatoria las Bases y Condiciones, que son previamente aprobadas por el BID, donde se indica la documentación y antecedentes necesarios para que los postulantes presenten y puedan ser evaluadas sus solicitudes de becas. A su vez, dentro de las bases y 8 condiciones se indica el mecanismo de evaluación que se llevará a cabo en cada convocatoria junto con los criterios de selección y elegibilidad a tener en cuenta. Asimismo, actualmente, en las bases y condiciones de cada convocatoria y conforme la actualización realizada en el campus virtual del sitio de BEC.AR, por cada convocatoria se indica la documentación que debe adjuntarse junto con el formulario de inscripción, presentando de ese modo la documentación escaneada al momento de la solicitud de inscripción de la beca. Recomendaciones Archivar en las actuaciones toda la documentación respaldatoria, a efectos de poder verificar: - equidad en el acceso al programa de los potenciales beneficiarios y condiciones objetivas en los procedimientos de selección para evitar la discrecionalidad. - Que los procedimientos fueron llevados a cabo en tiempo y forma y el cumplimiento del cronograma de actividades previamente establecido para la convocatoria y las publicaciones, - El cumplimiento del proceso de convocatoria llevado a cabo, - Los distintos medios de difusión utilizados al efecto y las fechas en que se procedió a la convocatoria. 1.2. En relación a las Bases 1.2.1. En la definición de los criterios de selección de los beneficiarios no se estableció la ponderación de los mismos ni las distintas escalas que fueron aplicadas, ni la posibilidad de su modificación en otras instancias. 1.2.2. No se determinó la forma en que los solicitantes debían acreditar su nivel de idioma extranjero ni cual fue el procedimiento de evaluación que se llevaría a cabo con el objeto de poder determinarlo y así verificar su plena comprensión (oral y escrita). 1.2.3. No se establecieron mecanismos o vías por los cuales se instrumentaran garantías que avalaran las obligaciones asumidas por los becarios ante posibles incumplimientos y que permitieran el cobro de lo desembolsado por el programa, como forma de protección y salvaguarda de los intereses del Estado. 1.2.4. No se establecieron sanciones ante posibles incumplimiento (Ej. inhabilitación para la postulación a otra beca, etc.). 9 1.2.5. En el Anexo B no se establecieron escalas de prioridades de las áreas profesionales, que justifique las distintas ponderaciones otorgadas en la Grilla de Evaluación (Antecedentes Académicos). 1.2.6. Tanto en el Art. 37 del RO como en el punto 5 Proceso de Selección de las Bases establecieron la presentación de solicitudes pero no se exigió como requisito de aceptación de las solicitudes el respaldo documental de los antecedentes académicos y laborales consignados en aquellas, a efectos de poder verificar lo declarado por el solicitante en la etapa de evaluación y preselección. 1.2.7. No se establecieron exigencias por las cuales los becarios debieran informar al auditado, a través de certificaciones y/o declaraciones juradas (según el caso), en relación de aquellas condiciones y antecedentes personales que por su importancia o relevancia pudieran afectar o incidir en el otorgamiento de la beca, o significar un impedimento tal como por ejemplo las previstas en la Ley 25.164 (LEY MARCO DE REGULACIÓN DE EMPLEO PUBLICO NACIONAL). Comentarios UEP. 1. Los criterios de selección de los beneficiarios están claramente establecidos en el Contrato de Préstamo y en el Reglamento Operativo oportunamente aprobado por el BID. Asimismo, se deja constancia que en el punto 5 de las bases y condiciones “Proceso de selección” se informa que a partir del análisis de las postulaciones y de las entrevistas personales se presentará una lista preliminar, de manera que se encuentra implícita la posibilidad de que algún puntaje pueda modificarse en virtud de la entrevista. De la lectura de las actas y planillas confeccionadas para cada uno de los postulantes, surgen claramente las escalas aplicadas por los integrantes de los Comités. (Comentario del Auditor: no contesta lo observado ya que lo planteado se corresponde con las previsiones y la posibilidad de contrastarlas con lo ejecutado). 2. Se toma en cuenta la observación. Asimismo, dejamos constancia que actualmente en las bases y condiciones de las convocatorias donde se exige algún tipo de idioma se solicita que acrediten el nivel de idioma exigido para la beca a la cual postulan mediante un certificado de idioma emitido por alguna institución autorizada. 10 3. No existe en el Contrato de Préstamo posibilidad de solicitar a los postulantes algún tipo de garantía en caso de incumplimiento, por lo que en virtud de la normativa vigente en nuestro país se mantienen todos los mecanismos legales y judiciales existentes para que en caso de incumplimiento por parte de los becarios, se recupere lo abonado a los mismos. 4. Se toma en cuenta la observación para las próximas convocatorias. Sin perjuicio de ello, en el contrato de adhesión con el beneficiario respecto a la Convocatoria de Brasil 2013, se deja plasmada la posibilidad de que ante el incumplimiento de los términos y condiciones de la institución donde se dirigen los becarios, la Unidad Ejecutora tiene la potestad de inhabilitar al beneficiario para percibir cualquier beneficio de la institución. 5. No existe una escala prioritaria de áreas profesionales, sino que la ponderación que se realiza de cada profesional tiene que ver con el impacto que concretamente el profesional y sus objetivos plasmados en su planilla de inscripción puede tener en el modelo productivo del país. Sin perjuicio de ello, a los efectos de una mayor transparencia en la selección, se estudiarán junto con el MINCyT y otras áreas del estado como el INTI, SENASA, INTA, etc., una grilla que pondere objetivamente todas las áreas posibles a ser evaluadas. 6. Se toma en cuenta la observación para las próximas convocatorias. Actualmente en las Convocatorias del año 2014 se solicita que junto al formulario de inscripción a la beca se adjunte toda la documentación requerida (título de grado, fotocopia de DNI, etc) junto al mismo, corroborando la fidelidad de los mismos posteriormente al solicitarles los originales a los beneficiarios. 7. El objetivo del otorgamiento de becas del Programa es independiente de la condición personal del postulante. Justamente se evitan ese tipo de informaciones para que no incidan sobre el otorgamiento de la beca. Las inscripciones se analizan según los antecedentes académicos de los postulantes y de su magnitud con respecto al objetivo del Programa, principalmente porque el becario no forma parte del Estado Nacional, es decir, no es empleado del Estado ni mantiene un vínculo laboral con este. Recomendaciones Elaborar, aprobar y comunicar a los participante, en forma previa a la etapa de selección, tanto los criterios de evaluación aplicables como así también la ponderación de los mismos. 11 Requerir a los postulantes la acreditación del nivel de idioma extranjero requerido, como así también contemplar mecanismos de evaluación a efectos de verificar el cumplimiento del requisito referido a la plena comprensión (oral y escrita), del idioma extranjero correspondiente a la convocatoria. Incorporar a los instrumentos contractuales, cláusulas por las cuales se le impongan a los becarios mecanismos o vías que avalen el cumplimiento asumido por las posibles obligaciones incumplidas, y que viabilicen ejecutivamente el recupero de lo cobrado por el beneficiario, como forma de protección a los intereses del Estado. Justificar debidamente las distintas ponderaciones otorgadas a efectos de poder verificar su razonabilidad, indicando el criterio utilizado por los evaluadores para determinar a priori, “…el impacto que concretamente el profesional y sus objetivos plasmados en su planilla de inscripción puede tener en el modelo productivo del país” Exigir a los interesados que acompañen la documentación respaldatoria de los antecedentes académicos y laborales enunciados en lo solicitudes a efectos de proceder a su constatación por parte de los evaluadores. Exigir a los interesados la acreditación de aquellas condiciones y antecedentes personales que por su importancia o relevancia pudieran afectar o incidir en el otorgamiento de un beneficio solventado por el Estado, o significar un impedimento tal como por ejemplo: a) El condenado por delito en perjuicio de la Administración Pública Nacional, Provincial o Municipal. b) El que tenga proceso penal pendiente que pueda dar lugar a condena por los delitos enunciados en los incisos a) del presente artículo. c) El inhabilitado para el ejercicio de cargos públicos. d) El sancionado con exoneración o cesantía en la Administración Pública Nacional, Provincial o Municipal, mientras no sea rehabilitado e) El deudor moroso del Fisco Nacional mientras se encuentre en esa situación. f) Los que hayan incurrido en actos de fuerza contra el orden institucional y el sistema democrático, conforme lo previsto en el artículo 36 de la Constitución Nacional y el Título X del Código Penal, aun cuando se hubieren beneficiado por el indulto o la condonación de la pena. 12 2. Preselección, entrevistas y anuncio de los ganadores De acuerdo a lo establecido en las Bases y Condiciones una vez cargados los datos del solicitante en el formulario se procedería a la preselección, al anuncio de los preseleccionados a través de la página web de la JGM y se los convocaría a una entrevista. El listado de ganadores se anunciaría por el mismo medio citado. Se tuvieron a la vista las grillas de evaluación de los candidatos en las cuales se destacaron los ítems a evaluar, criterio de evaluación, indicadores y rangos de puntaje, puntaje obtenido por el postulante y corrección de puntaje por entrevista. Se tuvo a la vista el Acta del Comité Asesor en el cual se convino pronunciarse sobre la admisibilidad de las solicitudes basándose en los incisos 3 Elegibilidad y Criterios de Selección, 8 Restricciones y 9 Requerimientos de las Bases y Condiciones y se evaluaron las solicitudes admitidas de acuerdo a la grilla de evaluación. Se tuvo a la vista el Acta elaborada por el Comité Asesor en el cual se dio por finalizada la preselección del Concurso Público para las Solicitudes de Becas de Especialización en Gestión de Innovación en Ciencia y Tecnología. En el acto se convino: No Admitir solicitudes (Anexo I), establecer el orden de mérito de otras (Anexo II) y convocar a los solicitantes seleccionados (Anexo III). Asimismo, se tuvo a la vista el dictamen del Comité Evaluador , por el cual, en base a la labor llevada a cabo por el Comité Evaluador, se aconsejó al Señor Jefe de Gabinete de Ministros de la Nación en relación a la adjudicación del beneficio de la beca Se observa que: 2.1. En relación a las grillas de evaluación 2.1.1. No consta que haya sido aprobado el modelo de grilla de evaluación, en las bases y condiciones. 2.1.2. En la columna “Ítem a evaluar” (Antecedentes académicos, Idiomas, Experiencia laboral, planes y expectativas), los puntajes a otorgarse a cada uno, no constan en las bases aprobadas. 2.1.3. En la columna “Criterios de evaluación” el formato utilizado contempló una apertura mayor a las definidas en las Bases y Condiciones, integrando conceptos como: solidez de los antecedentes académicos, cartas de recomendación, apreciación por parte del postulante 13 del impacto de la beca, que no fueron definidos, aprobados y comunicados previamente al proceso de evaluación llevado a cabo. 2.1.4. En la columna “Indicadores y rangos de puntaje”, se observan: 2.1.4.1. Indicadores abstractos 2.1.4.2. Rangos de puntaje amplios que otorgan márgenes para la discrecionalidad del evaluador. 2.1.5. En la columna “Puntaje obtenido por el postulante” se verificó que se efectuaron correcciones, tachaduras sin salvar a los puntajes otorgados, sin que se expresaran las razones y justificaciones de las mismas, ni quien las efectuó. 2.1.6. En la columna “Corrección de puntaje por entrevista” se verificó que a través de dicho ítem se otorgó un amplio margen para la subjetividad y discrecionalidad del evaluador ya que no se especificaron los parámetros tenidos en cuenta para la correcciones efectuadas, ni se expresaron y fundamentaron las razones que las motivaron y por las cuales se varió el puntaje obtenido por el postulante en más o en menos, otorgando calificaciones que resultaron ser determinantes para la selección. 2.1.7. Las grillas de evaluación individuales, carecen de firma del evaluador y fecha de emisión. Comentarios UEP. 1. El modelo de grilla a utilizar para el proceso de selección es aprobado por el comité asesor en base a los requerimientos generales plasmados en las bases y condiciones de las convocatorias. 2. Los puntajes a otorgar no constan en las bases y condiciones, si bien lo que constan son los requisitos necesarios para postularse. 3. Los criterios de evaluación se encuentran definidos en el Contrato de Préstamo y en el Reglamento Operativo del Programa. Asimismo, el Comité Asesor en su primera reunión define la grilla de evaluación que tendrá en cuenta a la hora de realizar la evaluación. Sin perjuicio de ello, se toma en cuenta la observación para ver la posibilidad, si lo acepta el BID, de agregar la grilla en las bases y condiciones. 4. Debemos tener en cuenta que estamos frente a recursos humanos y en ese contexto, cada postulante tiene un sin número de aptitudes que deben evaluarse caso por caso. La transparencia 14 en el caso del Programa BEC.AR está dada, y así el BID lo entendió a la hora de la firma del Contrato de Préstamo con la conformación de Comité Asesor y Evaluador multidisciplinario que deben obtener unanimidad a la hora de determinar el puntaje de cada uno de los postulantes. 5. y 6. Se toma en cuenta la observación. Actualmente se plasma en la grilla de evaluación el motivo de modificación del puntaje al momento de la entrevista personal. Sin perjuicio de ello, se reitera que la transparencia en el caso del Programa BEC.AR está dada, y así el BID lo entendió a la hora de la firma del Contrato de Préstamo con la conformación de Comité Asesor y Evaluador multidisciplinario que deben obtener unanimidad a la hora de determinar el puntaje de cada uno de los postulantes. ( Comentario del auditor: será verificado en futuras auditorías) 7. Se toma en cuenta la observación y se aclara que actualmente las grillas de evaluación se encuentran firmadas por todos los integrantes del Comité Asesor presentes tanto en el momento de la preselección como de la entrevista a los postulantes. ( Comentario del auditor: será verificado en futuras auditorías) Recomendaciones Aprobar el modelo de grilla de evaluación, en las bases y condiciones de la convocatoria conjuntamente con los criterios de evaluación y su ponderación, otorgándoles a los comités el marco de acción al cual deben restringirse. Implementar las correcciones a los procedimientos a efectos de poder verificar el cumplimiento de los principios y normas aplicables. Dejar constancia en las actuaciones el archivo de toda la documentación respaldatoria que permita verificar el cumplimiento de los procedimientos llevados a cabo durante el proceso de selección Definir y delimitar los indicadores y rangos de puntaje de modo general, claro y concreto, sin sujeción a las subjetividades y cuestiones personales de los evaluados y restringiendo al minimo posible la discrecionalidad que potencialmente contienen las abstracciones. 2.2. En relación a la documentación de respaldo de las solicitudes presentadas tenidas a la vista, se observa: 2.2.1 Carece de constancia de recepción (sello, fecha y firma) razón por la cual no se ha 15 podido verificar que se contara con ella al momento de llevarse a cabo las evaluaciones de los antecedentes de los postulantes. 2.2.2 Se trata de copias simples y no de documentación original o copia fiel de la misma. 2.2.3 La documentación integrada a los legajos carece de foliatura. Comentarios UEP. 1. Se toma en cuenta la observación. Asimismo, actualmente conforme se ha mencionado precedentemente, los postulantes deben adjuntar junto al formulario toda la documentación solicitada, de manera que la recepción de la misma se da junto con la presentación de la solicitud de inscripción. 2. Se toma en cuenta la observación. Si bien los postulantes presentan la documentación original para dar fidelidad a las copias, en su momento no se certificó por personal del Programa BEC.AR la copia de la documentación agregada a los legajos. 3. Se toma en cuenta la observación. Asimismo, se trata de legajos y no de expedientes administrativos. Recomendaciones Implementar las correcciones a los procedimientos a efectos de poder verificar el cumplimiento de los principios y normas aplicables, y demás formalidades que deberán aplicarse al contenido documental de los legajos en cuanto a la validez, oportunidad e integralidad. 2.3. En relación al Acta de Preselección emitida por el Comité Asesor 2.3.1 No se tuvieron a la vista: La elaboración de un informe detallado, razonado y circunstanciado de las razones que condujeron a la no admisión y a la preselección de solicitantes, teniendo en cuenta que surgió de las convocatorias muestreadas, que para el caso de Corea, Anexo V – solicitudes no admitidas , no menciona motivo de lo admisibilidad y para el caso de F.G.V. Brasil, si bien consta que no fueron admitidas por elegibilidad, se desconocen los motivos del rechazo. 2.3.2 La definición y aprobación del umbral mínimo de selección utilizado por el Comité Asesor para delimitar a los preseleccionados. 16 2.3.3 Constancia de la publicación a los preseleccionados en tiempo y forma. 2.3.4 Las grillas de los postulantes no preseleccionados. Comentarios UEP. 1. En el anexo del acta del comité asesor donde constan los postulantes no admitidos figura el motivo por el cual no lo fueron, siendo los mismos ya sea la simultaneidad en las postulaciones, la elegibilidad de los mismos o la reiteración de los formularios por lo que a nuestro entender el acta se basta asimismo para explicar la elección realizada por el Comité y que coincide con los requisitos que deben cumplir los postulantes de acuerdo a las bases y condiciones de las convocatorias. Sin perjuicio de ello, a partir de esta nueva gestión en las actas de los distintos comités se vuelcan detalladamente todas las circunstancias en forma detallada, razonada y circunstanciada que conducen a las conclusiones a las que llegan los Comités. ( Comentario del auditor: será verificado en futuras auditorías) 2. El comité asesor se encarga de delimitar entre la totalidad de inscriptos los no admitidos por los diversos motivos plasmados y los preseleccionados. Teniendo en cuenta los criterios de elegibilidad que constan en las bases y condiciones de las convocatorias brinda un puntaje a aquellos preseleccionados, contemplando un corte de puntaje y delimitando de ese modo aquellos que pasan a la etapa de entrevistas personales. Actualmente en el acta del comité asesor se deja constancia de ese corte de puntaje que permite a los preseleccionados pasar a la etapa de entrevistas. Asimismo, el puntaje de corte tiene que ver con el nivel general de los postulantes, esto es, si el nivel es muy bueno la nota de corte será alta y si el nivel es medio la nota de corte será más baja. Por lo tanto tiene que ver con el nivel del conjunto de postulantes de la convocatoria, no pudiendo establecerse a priori un número determinado en razón de no saberse el nivel general. Sin perjuicio de ello, se estudiará la forma de establecer un umbral mínimo que pueda definirse al momento de lanzarse la convocatoria en las bases y condiciones. 3 .Se toma en cuenta la observación. Asimismo, se deja constancia que con respecto a las fechas de cumplimiento, las mismas oportunamente se plasman en las bases y condiciones y en la página WEB del Programa. A su vez, existen registros informáticos de los pedidos del área operativa del Programa BEC.AR para subir a la página web en las fechas establecidas en cada convocatoria los listados respectivos. 17 4. Se toma en cuenta la observación. Sin perjuicio de aclarar que en el momento de las actas auditadas se establecía por exclusión. Actualmente se incluyen como anexo del acta del comité asesor las grillas junto con un cuadro donde figuran los datos de las solicitudes no preseleccionadas de cada convocatoria. (Comentario del auditor: será verificado en futuras auditorías) Recomendaciones Elaborar un informe con suficiente detalle que permita visualizar los motivos que condujeron a la no admisión y preselección. Dejar constancia documental de la justificación de un umbral mínimo determinado de selección utilizado por el Comité Asesor para delimitar a los preseleccionados. Dejar constancia en el expediente respectivo de las publicaciones a los preseleccionados en tiempo y forma. Incluir en el expediente las grillas de los postulantes no preseleccionados. 2.4 En relación a las entrevistas llevadas a cabo No se ha tenido a la vista constancia de: La comunicación a los preseleccionados para la realización de la entrevista. La forma en que se llevaron a cabo las entrevistas. El día que se efectuaron. Quienes participaron. Justificación del resultado. Comentarios UEP. En todos los procesos de selección de las convocatorias del Programa BEC.AR, los preseleccionados para llevar a cabo las entrevistas son publicados en la Página web del programa en la fecha indicada en las bases y condiciones. Asimismo, luego de realizada la preselección, el Comité Asesor envía vía mail a la dirección electrónica proporcionada por el postulante preseleccionado y también telefónicamente, la fecha 18 y hora en la que será entrevistado personalmente o a pedido del postulante vía teleconferencia, esto de encontrarse en el interior del país. En tal sentido, en las grillas de evaluación una de las columnas es “corrección de puntaje por entrevista”, dejando implícito que el puntaje que ha sido obtenido según los antecedentes plasmados en la solicitud de inscripción puede variar en base a la entrevista que oportunamente se realice. A partir de esta gestión, se ha desarrollado para las próximas convocatorias, dentro del campus virtual, la aplicación por la que quedan registrados todas las comunicaciones vía correo electrónico que se realicen con los postulantes, como asimismo queden también registrado la entrevista que se realice vía teleconferencia. Asimismo, se ha implementado una planilla de asistencia que tendrán que firmar los postulantes al momento de concurrir a la entrevista personal cuando sea presencial. Por otro lado, y en relación a la pregunta que aquí se contesta, en cada acta del comité asesor figura quienes forman parte del mismo y quiénes participan de las entrevistas. Asimismo, por el contrato de préstamo el comité debe estar integrado por representantes del MINCYT, del programa BEC.AR, y por representantes de la agencia intermediaria si hubiera. Actualmente en cada grilla se justifica el puntaje establecido para cada becario cuando se le realiza la entrevista, y en el acta queda definido y explicitado el resultado final obtenido. Recomendaciones Dejar constancia documental de lo actuado en las entrevistas, asentando la convocatoria, forma en que se llevaron a cabo, día que se efectuaron, quienes participaron y justificación del resultado, evitando dejar ningún concepto librado a interpretaciones de la norma. 2.5. En relación al listado del universo de solicitantes de las becas Se otorgó un número de identificación a cada solicitud, verificándose numeración faltante afectando su correlatividad, sin que se pudiera determinar las causas de esta situación, lo cual impidió la verificación del universo de solicitudes ingresadas. 19 Comentarios UEP. Se toma nota de la observación. En la actualidad la inscripción se realiza vía web y el sistema le otorga número automático no dando lugar a errores humanos. (Comentario del auditor: será verificado en futuras auditorías) Recomendaciones Instrumentar la modificación al sistema que permita identificar correlatividad numérica al universo de las solicitudes presentadas para cada convocatoria. 2.6. En relación al Dictamen del Comité Evaluador 2.6.1 No se tuvo a la vista el criterio y procedimiento utilizado por el Comité Evaluador para dictaminar sobre la razonabilidad de la distribución de género y geográfica de los seleccionados. 2.6.2 No se tuvo a la vista constancia de la publicación y/o notificación de los seleccionados en tiempo y forma. 2.6.3 No se tuvo a la vista la base de datos utilizada por el Programa a través de la cual se informe el universo de becas otorgadas y permita verificar las restricciones efectuadas en base a lo establecido en el punto 8 de las Bases. Comentarios UEP. 1. La razonabilidad de la distribución está dada en el global de la convocatoria por cantidad de hombres y mujeres (proporcionalidad), y en cuanto a lo geográfico por el lugar de residencia de los postulantes, ponderándose con mayor puntaje a aquellos postulantes que pertenezcan a provincias por sobre los residentes de Capital Federal y Gran Buenos Aire siempre que estas últimas localidades tengan mayoría de inscriptos. (Comentario del auditor: no se tuvo a la vista ni consta en las Bases el criterio y procedimiento utilizado para dar cumplimiento a la distribución de género y geográfica.) 2. Se toma en cuenta la observación. Asimismo, se deja constancia que con respecto a las fechas de cumplimiento, las mismas oportunamente se plasman en las bases y condiciones y en la 20 página WEB del Programa. A su vez, existen registros informáticos de los pedidos del área operativa del Programa BEC.AR para subir a la página web en las fechas establecidas en cada convocatoria los listados respectivos. 3 Se tienen en cuenta la observación. Asimismo, las bases de datos utilizadas para verificar las restricciones a las que hacen referencia es la totalidad de solicitudes inscriptas en el resto de las convocatorias que simultáneamente se encuentran abiertas durante el mismo período. Por otro lado, ha de tenerse en cuenta que las convocatorias auditadas fueron casi al comienzo del Programa en donde se encontraba en proceso de elaboración el Programa Informático (CAMPUS VIRTUAL). Recomendaciones Dejar constancia en las actuaciones, los criterios y procedimientos utilizados para dictaminar la razonabilidad de la distribución de género y geográfica de los seleccionados, conforme lo establece el Contrato de préstamo y el Reglamento Operativo, toda vez que aquellos no constan explicitados en los dictámenes del Comité Evaluador. Publicar y/o notificar en tiempo y forma los resultados del Dictamen Evaluador. Confeccionar una base de datos que permita verificar la integridad de los procesos de convocatoria. 3. Ejecución del contrato de adhesión con el becario No se tuvo a la vista documentación que permita verificar: 3.1. Controles llevados a cabo a efectos de verificar el cumplimiento contractual por parte del becario en relación a: Compromiso de exclusividad y de residencia en el lugar de cursada. Asistencia (75%) La presentación, recepción y aprobación de los informes de avance. 3.2. La integración ad honorem de los beneficiarios al equipo de evaluadores para las próximas convocatorias del programa. 21 3.3. La presentación de los informes reflejando las actividades productivas, de investigación y de transferencia tecnológica realizada, en formatos especificados por la UE con la periodicidad que esta establezca. 3.4. La totalidad de las acreditaciones (trimestrales) de la permanencia en el país durante un año mediante certificaciones laborales o de domicilio. Comentarios UEP. 1. Se toma en cuenta la observación. Durante el período en el cual los becarios se encuentran cursando, la Unidad Ejecutora está en permanente contacto con los representantes tanto de la FGV como de la Universidad Ajou (República de Korea). Al finalizar los cursos respectivos, se remiten a la Unidad Ejecutora los informes respectivos que se acompañan al presente. Asimismo, tal como se mencionara en el punto 3, se acompaña al presente un pendrive con las encuestas de evaluación intermedia realizadas a los becarios de las convocatorias auditadas. 2. Esta nueva gestión incorporó como evaluadores ad honorem a ex becarios de las Convocatorias FGV – Corea 2013. Asimismo, incorporó al staff del Programa a un ex becario de la Convocatoria Corea 2013. 3. Se toma nota de la observación. Asimismo, se deja establecido que se está evaluando con el BID las formas de evaluar el impacto del Programa teniendo en consideración que recién en el año 2014 han regresado becarios al país para vincularse al tejido socio productivo. 4. Se toma nota de la observación. Asimismo, se aclara que con respecto a las convocatorias auditadas se han solicitado certificados de domicilio y de trabajo que acrediten la permanencia de los ex becarios en el país. Recomendaciones Verificar el cumplimiento de las obligaciones emergentes del contrato de adhesión, relacionadas con el compromiso de exclusividad y de residencia en el lugar de la cursada. Poner en marcha el mecanismo de integración ad honorem de los beneficiarios al equipo de evaluadores. Elaborar el formato y establecer la periodicidad y exigir la presentación de los informes que reflejen las actividades productivas, de investigación y de transferencia tecnológica realizada. 22 Exigir el cumplimiento de las obligaciones asumidas por los becarios. Se recomienda que el impacto del Programa se defina en la etapa de Planificación, así como su mecanismo de evaluación. 4. Poder del firmante de la contraparte del convenio y protocolo específico No se tuvo a la vista los poderes de representación de los firmantes de la contraparte de los acuerdos. Comentarios UEP. Se toma nota de la observación. Asimismo, se hace saber los expedientes donde tramitaron las firmas de los Convenios respectivos pasaron por las instancias administrativas de la Jefatura de Gabinete de Ministros, no habiéndose realizado esta observación. Recomendaciones Controlar que los firmantes de los acuerdos posean poder de representación suficiente de sus mandantes 5. Seguimiento y medición de impacto del Componente (Resolución N° 237/12, art. 4 inc. 1 y Art. 11 RO). La Resolución N° 237/12, art.4 inc.1 estableció como competencia de la UE “realizar el seguimiento de los becarios a fin de evaluar la renovación o cesación de las becas otorgadas…” De a cuerdo a lo establecido en el Reglamento Operativo, el objetivo de este componente es formar en el área de gestión de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación a profesionales graduados en carreras de grado y/o terciarias vinculadas a la ciencia y tecnología, que sean de desarrollo prioritario para el país (Ver PNCTI 2020), a fin de que luego se reinserten en el entramado productivo con capacidades de gestión aumentadas. No se tuvo a la vista documentación en relación a las tareas de monitoreo y seguimiento de la ejecución del componente (Cursado, aprobación trabajo final, presentación de informe de 23 finalización de curso y efectiva reinserción de los egresados por el tiempo convenido) y sobre la respectiva medición de impacto en base a indicadores de gestión previamente definidos. Comentarios UEP. Con respecto al seguimiento de cada becario, esta Unidad Ejecutora tiene un constante intercambio con la agencia o institución intermedia para que informen el avance, las inquietudes y cualquier tipo de incumplimiento que sea realizado por los becarios. A su vez, respecto del impacto del Programa a partir de las convocatorias lanzadas durante el año 2014, se realizaron y se están realizando encuestas antes, durante y posteriormente al desarrollo de las becas a cada uno de los becarios a los cuales se les adjudico y ejecutó la misma. Asimismo, se deja constancia que se están evaluando junto con el BID las formas de evaluar el impacto del Programa. Recomendaciones Poner en marcha a la brevedad, los mecanismos idóneos (Ej. indicadores de gestión) para la medición del impacto del programa. Fortalecer el sistema de seguimiento y monitoreo de la ejecución del componente, generando información adecuada oportuna, etc., que alimente un sistema de información gerencial para la toma de decisiones, que permita la detección y corrección de los posibles desvíos. Se recomienda que el impacto del Programa se defina oportunamente en la etapa de Planificación, así como su mecanismo de evaluación. B. Observaciones particulares 1. CONVOCATORIA BEC.AR- FGV – 2013 1.1 Grillas de evaluación y documentación respaldatoria En relación a los cuarenta y cuatro (44) seleccionados y los seis (6) suplentes, se detectaron las siguientes observaciones, individualizadas en el cuadro complementario de las mismas: a. Error en el puntaje que surge de la grilla de evaluación en relación al puntaje que consta en el Anexo III. 24 b. Solo se acompaña una carta de recomendación. c. La carta presentada tiene fecha de emisión fuera del plazo de la convocatoria. d. Los firmantes de las cartas de recomendación no coinciden con los mencionados en el formulario de solicitud de beca. e. Carta de recomendación sin firma. f. Carta de recomendación sin fecha. g. No se tuvo a la vista constancia de presentación de título de grado. h. Falta Curriculum Vitae. i. No se tuvo a la vista constancia de presentación del certificado analítico. j. Error en la sumatoria de la grilla y de vuelco de información en el Anexo II. k. No acompaña carta de recomendación. l. No se tuvo a la vista la grilla de evaluación. m. No se tuvo a la vista formulario de solicitud de beca. n. Error en el puntaje inicial que consta en la grilla. o. No se tuvo a la vista las razones por las cuales no fue convocada para integrar el cupo de becas. p. No se tuvo a la vista constancia del documento. 25 BECARIOS/ OBSERV. a b c d e f g h i j k l m n o p X Alfaro, Rodrigo X Benavides, Andrés Isaac X X X X X Biau Cristaldo, Juan Pablo Cañameras, Carlos Alfredo X X X X X Chicote, Marcos X X Cuevas, Jorge Andrés Millán, Emmanuel Alejandro X X Moreno, Adriana X Neila, Gabriela X Padilla, Gerardo X Pasti, Cintia De Abelleyra, Fernando X X Peralta, María Belén Delgado, Ángela X X X X Dezalot Medina, María L X Fanlo, Agustín X Farece, Leonardo Franco X Gómez, Fabian Andrés X X X X X González, Malena X X X X X X Rojas, Pedro Pablo X X X X Romano Iriñiz, Juan S X X Silva, Javier Edgardo X X X X X X X X X Sartori, Ignacio X X X Samiter, Pablo X X Ferreyra, Emanuel X Romero Dapozo, Natalia G X X Fanjúl, Ana Florencia Farías, María Elena X X Escalada, Gustavo Faid, Orlando René X X X Morello, Diego X X X X X X Lhemann, Hermeto Luis F X X D'angelo, Martín Miguel X X X Larghi, María Florencia X Colombani, Marcelo Alberto a b c d e f g h i j k l m n o p Goñi, Anibal X Carbajal, Celina Casadevall, Aldana BECARIOS/ OBSERV. González, Martín Dario X X Dutria, Favio X Villagran, Fernanda X Sosa, Lucia X Tuzinkievich, Juan Manuel X X X X X X Comentarios UEP. Se tienen en cuenta las observaciones establecidas conforme cada uno de los becarios mencionados en la grilla. Recomendaciones Reforzar el sistema de control interno, a efectos de evitar la reiteración de las observaciones señaladas y minimizar los riesgos implícitos en ellas. 1.2 Selección No se tuvo a la vista constancia de que la selección se llevara a cabo en forma conjunta entre la JGM y la FGV (Protocolo Específico, cláusula 1.1). Comentarios UEP. Se tiene en cuenta la observación para las próximas Convocatorias. Actualmente los representantes de la Fundación Getulio Vargas están presentes durante el proceso de selección tanto en el Comité Asesor como en el Comité Evaluador. Oportunamente se dificultaba la 26 presencia de los mismos debido a la distancia existente, sin perjuicio de ello eran debidamente informados del avance del proceso de selección. Recomendaciones Cumplir con lo convenido entre las partes en el Protocolo respectivo en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 1.3 Suplencias De la documentación tenida a la vista surge que de la lista de solicitudes originalmente aprobadas se produjeron seis (6) bajas, siendo reemplazados por cinco (5) solicitantes integrantes de la nómina de suplentes. Se observa que: 1.3.1 No se ha tenido a la vista documentación de respaldo que justifique los reemplazos mencionados. 1.3.2 De las seis (6) bajas se reemplazaron solamente cinco (5), sin que se tuviera a la vista justificación de la falta de cobertura de la vacante restante. 1.3.3 No se tuvo a la vista constancia del reintegro del gasto de pasaje, efectuado por el auditado, por parte del becario renunciante cuya vacante no fue cubierta. 1.3.4 No se tuvo a la vista constancia de las renuncias presentadas, su tratamiento y resolución. Comentarios UEP. En relación a las bajas producidas en la Convocatoria FGV 2013, las mismas se informaron a través de e-mails a personal que actualmente no se encuentra en la Unidad Ejecutora. Sin perjuicio de ello, en las Convocatorias realizadas durante el año 2014, junto a la grilla de seleccionados se acompañan un listado de diez posibles suplentes y a su vez cualquier baja o renuncia a la misma se solicita que se presente por escrito a fin de evitar futuras confusiones con respecto a las suplencias que correspondan. Asimismo, tal como se mencionó oportunamente, en algunos casos las renuncias y/o bajas de algún becario cuya beca fuera adjudicada se producen con pocos días de anticipación a la fecha 27 de partida a la Ciudad de Río de Janeiro. En tal sentido, debido a la cercanía con dicha fecha se dificulta poder otorgar la beca renunciada a otro suplente ya que no existe tiempo físico suficiente para tramitar los documentos consulares, o bien presentación de documentación necesaria para que el becario esté en condiciones de viajar. En virtud de ello, la decisión de no otorgar esa beca renunciada a un nuevo suplente es una decisión tomada entre la Unidad Ejecutora BEC.AR y la FGV por una cuestión de organización debido a la cercanía con el inicio del curso. Se ha procedido a iniciar el expediente correspondiente a la restitución de fondos de la becaria renunciante y no reemplazada. Recomendaciones Incorporar al expediente la documentación de respaldo que justifique los reemplazos mencionados. Establecer plazos que permitan la oportunidad de poder cubrir las bajas con la nómina de suplentes. Dar intervención a las áreas correspondientes, a efectos de determinar hechos y responsabilidades a efectos de recuperar los gastos efectuados por el Programa, en los casos de renuncias a las becas, que por la cercanía a la fecha de inicio de los cursos, se imposibilite su reemplazo y consecuente pérdida de cupo. En el caso particular realizar el seguimiento de trámite de restitución de gastos de pasaje iniciado. Dejar constancia de las renuncias presentadas, su tratamiento y resolución. 2. CONVOCATORIA BEC.AR – COREA – 2013 2.1. Preselección (Comité Asesor) En relación al análisis particular de los legajos de los becarios y documentación respaldatoria, correspondientes a los treinta (30) seleccionados, se detectaron las siguientes observaciones, indicados en el cuadro respectivo: a. No se tuvieron a la vista la documentación de respaldo al Formulario de Solicitud de Beca, tales como: CV., Diploma de Grado, Certificado Analítico, DNI o Pasaporte y las 28 Cartas de Recomendación. b. La documentación que contienen los legajos no están foliadas. c. En una grilla de evaluación que obtiene el máximo puntaje de 100 puntos, no consta el resultado de la entrevista, y en 3 casos existe una importante diferencia entre el puntaje obtenido por el postulante y la corrección de puntaje por entrevista, que no está fundamentada. d. Se detectaron 3 casos de beneficiarios de la Beca, que debían haber sido no admitidas sus postulaciones, por haberlo hecho simultáneamente para la Beca de FGV 2013. e. Se observó que en el Contrato de Adhesión del Beneficiario existen en la clausula Cuarta - Administración del Beneficio, errores en la redacción correspondientes a ítems del Anexo A del referido Contrato. Donde dice “El monto correspondiente al ítem 2 del Anexo A” debe decir ítem 5 y “El monto correspondiente al ítem 3 del Anexo A” debe decir ítem 6 de dicho Anexo. Fueron mal salvados, ya que existe solo la firma del becario o no están salvados. BECARIOS / OBSERV. a b c d e MODULO BIOTECNOLOGIA BECARIOS / OBSERV. a b c d e MODULO NANOTECNOLOGIA 1 - Davies Sala, Maria Georgina X X X 16 - Daza, Paola Gabriela X X X 2 - Gonzalez, Joaquin Antonio X X X X 17 - Patrone, Luciano Agustin X X X 3 - Covernton, Eugenia X X X X 18 - Garcia Siburu, Nicolás Pablo X X X X X X X X X 4 - Fasce Pollicelli, Alit Fiorella X X MODULO TECNOLOGIAS DE LA X INFORMACIÓN 5 - Ferrón, Leandro Martin X X X 19 - Ravera, Emanuel Mariano 6 - Lopez, Maximiliano Oscar X X 7 - Ferreiro, Julián Ignacio X X X 21 - Willging, Pedro Adolfo X X X 8 - Scaiotti, Nicolás Marcelo X X X 22 - Curras, Hernan Gabriel X X X 9 - Dona, Natalia Veronica X X X 23 - Parma, Diego Emilio X X X X X X X X X X X X 20 - Cisterna, Natalia 24 - Cardello, Sebastián MODULO NANOTECNOLOGIA 10 - Clos, Alan Gonzalo X X X 25 - Metallo, Mariano Nicolás 11 - Santiago, Alejandro Carlos X X X 26 - Spanier, Matias X X X 12 - Breser, Victor Julián X X X 27 - Wasilcov Portugal, Aldo Damián X X X 13 - Brusilovsky, David X X X 28 - Velasquez, Vanesa X X X 14 - Iriarte Alonso, Maiara Aimé X X X 29 - Mendez, Diego X X 15 - Ortiz, Juan José X X X 30 - Salinas, Sergio Ariel X X X 29 Comentarios UEP. a. y b. Se toman en cuenta las observaciones formuladas. En la actualidad, no solamente quedan cargadas en el formulario de solicitud de inscripción a la beca sino que también traen esa documentación personalmente. Asimismo, los legajos no se encuentran foliados en tanto no se trata de expedientes administrativos. c. Tal como se explicó precedentemente, son los Comité Asesor y evaluador en su conformación los que por unanimidad determinan el puntaje de los postulantes y esas discusiones se plasman en la grilla final. Sin perjuicio de ello, se solicitará en el futuro a los integrantes de los Comité a que vuelquen las aclaraciones necesarias. d. Se toma en cuenta la observación. Se hace saber que en la actualidad se solicitaron cambios en el campus virtual donde se inscriben los postulantes para que el sistema automáticamente impida la inscripción en este tipo de casos. e. Se toma en cuenta la observación formulada para evitar futuros errores al respecto. Recomendaciones Solicitar la documentación respaldatoria de los antecedentes laborales y académicos enunciados por los interesados en su CV, a efectos de poder proceder a su verificación y evaluación. Archivar ordenada y secuencialmente la documentación correspondiente a los legajos, procediendo a su foliatura, a efectos de poder verificar su integridad. Justificar razonablemente las correcciones efectuadas. Fortalecer el sistema de control interno, a efectos de evitar la reiteración de lo observado. 2.2. Recomendación de adjudicación (Comité evaluador) 2.2.1. No se incluyeron suplentes para el caso de no poder hacer uso del beneficio los seleccionados en primera instancia. 2.2.2. No se tuvo a la vista constancia en relación a la tramitación y otorgamiento de la No Objeción de la selección, por parte de la Universidad de Ajou (art 5.2.3.) 2.2.3. En el Anexo V - Solicitudes No Admitidas se observó: 2.2.3.1. No se especifica en cada caso en particular, el motivo por el cual dichas solicitudes no fueron admitidas. 30 2.2.3.2. De la verificación y análisis de documentación generada en las convocatorias 2013 (Brasil y Corea), para la correspondiente a Corea se detectó lo siguiente: Causas de no admisión Según JGM Según AGN Solicitudes Repetidas --- 3 Postulación Simultanea --- 19 Sin causa --- 15 Total No Admitidos 22 37 Se observa que: 2.2.3.2.1. De los diecinueve (19) casos de postulación simultanea detectados solamente se procedió al rechazo de cuatro (4) desconociéndose los motivos de ese proceder. 2.2.3.2.2. De los quince (15) que no fueron rechazados, tres (3) de ellos fueron seleccionados. 2.2.3.2.3. De los tres (3) seleccionados, dos (2) viajaron. 2.2.3.2.4. El restante beneficiario, no obstante haber superado las etapas de selección y adjudicación (aprobada su solicitud en la Resolución Ministerial N°532), no viajó no teniéndose a la vista las razones y la decisión tomadas al respecto. Comentarios UEP. 1. Se toma en cuenta la observación formulada. No se explica por qué el Comité evaluador en aquella oportunidad no estableció una nómina de suplentes. Sin perjuicio de ello, se informa que ante una eventual baja o renuncia de becarios, el suplente que se designa es según el orden de mérito que el comité asesor efectúa de manera de asegurar que se cumpla con el proceso de selección efectuado por los Comités. 2 Se tiene en cuenta la observación efectuada. Sin perjuicio de ello, una vez que la lista de seleccionados es definitiva, se le remite a los representantes de la universidad de Ajou, quienes comienzan a realizar las gestiones respectivas para recibir a los becarios cuyo destino es la Universidad. 31 3.Se toman en cuenta las observaciones formuladas a efectos de evitar futuros errores. Sin perjuicio de ello, se han agregado controles automáticos en el sistema informático que evitan errores humanos en las inscripciones. Recomendación Fortalecer el sistema de control interno, a efectos de evitar la reiteración de lo observado. III COMPARACIONES DE PRECIOS N° /2013-3 Servicios turísticos (Reserva/emisión de pasajes aéreos y terrestres) Compra de pasajes a Corea y Brasil N° 5/2013-3 Servicios de asistencia al viajero (Reserva/emisión de pasajes aéreos y terrestres) para becarios que debían viajar a Brasil y a Corea A. Observaciones Comunes 1. Expediente Se observa en relación a la documentación de respaldo contenida en el expediente que: 1.1. Se archivaron algunas copias simples en lugar de los originales o copias fieles de los mismos. (EJ. pliego, correos electrónicos) 1.2. La documentación dirigida desde o hacia los distintos sectores públicos o privados intervinientes en el proceso, carecen de constancia de recepción (sello, fecha y firma). (EJ. memorandos, invitaciones y notificaciones a las empresas) Comentarios UEP. 1 y 2. Se toma en cuenta la observación formulada, a los efectos de los futuros expedientes se procederá como la normativa administrativa lo indica, no obstante se hace mención que esta nueva administración ha modificado las formas de control de las notificaciones y envió de documentación desde o hacia los distintos sectores públicos o privados. 32 Recomendaciones Archivar de forma ordenada, cronológica y secuencial la documentación de respaldo, los originales o copias fieles de los mismos, en los expedientes. Dejar constancia de la recepción de la documentación, dirigida desde o hacia los distintos sectores públicos o privados que intervengan, por medio de sello, fecha y firma,. 2. Actos Administrativos No se tuvo a la vista la emisión de los actos administrativos con los requisitos que le son propios en las instancias procedimentales pertinentes (Ej: convocatoria y la elección del procedimiento de selección, aprobación de la Carta de Invitación y Pliegos de Condiciones, la aprobación del procedimiento de selección y la adjudicación). Comentarios UEP De acuerdo con el contrato de préstamo, resultan de aplicación las Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras financiadas por el Banco Interamericano de Desarrollo, por lo que no se requiere acto administrativo alguno a fin de aprobar las instancias procedimentales pertinentes. Recomendaciones Expresar la voluntad administrativa mediante la emisión de los actos administrativos correspondientes a la función desempeñada y de acuerdo al carácter de funcionarios públicos, de quienes tienen a cargo la gestión y los procedimientos dentro de las competencias atribuidas legal y oportunamente para su ejercicio. La aplicación de las políticas de los organismos financieros internacionales no excluye a los funcionarios públicos de las obligaciones y formalidades vinculadas al desempeño de sus funciones. En la gestión de fondos públicos, con independencia del origen de su financiamiento, habrá de aplicarse complementariamente la normativa local pertinente teniendo en cuenta los fundamentos de las mismas y su misión de control y protección de los intereses del Estado comprometidos en la gestión. 33 3. Estimación de costos No se tuvo a la vista la elaboración del costo estimado de la operación, en forma previa a la convocatoria, y por lo tanto tampoco se pudo determinar en base a que información el auditado utilizo el procedimiento de la Comparación de Precios, ya que de acuerdo a lo establecido en el Convenio de Préstamo aquella está limitada por el monto y es solo aplicable para la adquisición de bienes en que “…el costo estimado sea menor al equivalente a US$100.00 por contrato”. Comentarios UEP Se toma nota de lo observado. Sin perjuicio de ello, de conformidad con el contrato de préstamo, las características de las compras a realizar, los montos límites que el propio contrato establece como gasto para cada uno de los becarios, y el POA elaborado, se puede estimar de acuerdo a la cotización del Dólar USA a la fecha de inicio de la Comparación de Precios (15/07/2013) y el monto adjudicado, el costo total del proceso fue inferior a US$ 100.000 ($ 526.195 – Tipo de Cambio 5.435). Recomendación. Elaborar previo a la convocatoria el costo estimado de la operación, a efectos de poder determinar no sólo el procedimiento a adoptar sino también a los efectos de verificar la existencia del crédito presupuestario respectivo. 4. Crédito presupuestario No se tuvo a la vista que se haya solicitado al área competente información sobre la existencia de crédito e imputación presupuestaria, para afrontar el gasto. Comentarios UEP La constatación de crédito presupuestario para afrontar cualquier tipo de gasto dentro del Programa, se realiza con el Área Financiera Contable. Actualmente esta área funciona conjuntamente con el área de compras y contrataciones, bajo la misma coordinación. 34 Por ello, actualmente la constatación de crédito presupuestario se realiza al momento de iniciar cada una de las convocatorias de becas, donde se incluye todo lo referente a los gastos que pueda erogar la misma. Recomendación Dejar constancia en las actuaciones de la solicitud en tiempo y forma de la existencia de crédito presupuestario. 5. Plazos. Existen diferencias de los plazos definidos entre la Carta de Invitación, el Pliego y la Solicitud de Presupuesto. Comentarios UEP: Se toma nota de lo observado. Recomendaciones Fortalecer el sistema de control interno a efectos de evitar observaciones como las planteadas. 6. Pliego. El pliego carece de prescripciones destinadas a la salvaguarda y resguardo del interés público en cuanto a: Garantías de mantenimiento de la oferta y de cumplimiento de contrato. Presentación del Certificado Fiscal para contratar. Inscripción en el SIPRO. Sanciones ante posibles incumplimientos de las obligaciones asumidas por el contratista. Comentarios UEP Se toma nota de lo observado. En la actualidad se pone énfasis en el cumplimiento de los plazos y demás observaciones detalladas a los efectos de una correcta tramitación. 35 Recomendaciones Fortalecer el sistema de control interno a efectos de evitar observaciones como las planteadas. Confeccionar la documentación licitatoria teniendo en cuenta los principios que rigen las contrataciones públicas, garantizando la protección y salvaguarda de los intereses del Estado, instrumentándose, al momento de la redacción de futuros contratos de préstamo con la entidad crediticia, la aplicación en forma complementaria de la normativa local a la normativa del ente financiador, teniendo en cuenta lo contemplado en el Decreto 1023/01 (RÉGIMEN DE CONTRATACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL) que en su artículo 5° establece que:“Quedarán excluidos los siguientes contratos…” inciso c),“…los que se celebren con estados extranjeros, con entidades de derecho público internacional, con instituciones multilaterales de crédito, los que se financien total o parcialmente con recursos provenientes de esos organismos sin perjuicio de la aplicación de las disposiciones del presente Régimen cuando ello así se establezca de común acuerdo por las partes en el respectivo instrumentó que acredite la relación contractual….” 7. Convocatoria No se tuvo a la vista el criterio y la base de datos utilizados para elaborar el listado de los tres (3) proveedores invitados. Comentarios UEP El Programa elabora el listado de proveedores a invitar, teniendo en cuenta su experiencia y reconocimiento en el mercado, sus antecedentes en procesos anteriores y cumplimiento en tiempo y forma de servicios anteriormente solicitados, que conllevan a garantizar el éxito de la convocatoria. No ha de olvidarse que el Programa es responsable de que cada uno de los becarios viaje en tiempo y forma para el cumplimiento de su beca y tenga una cobertura médica adecuada en caso de ser necesario durante su estadía. Recomendación Dejar constancia en las actuaciones de los criterios y bases de datos de proveedores utilizados a ser invitados. 36 8. Análisis de las Ofertas Se observa que no se tuvo a la vista: 9.1. La creación y conformación de un Comité Evaluador de las ofertas. 9.2. La elaboración de un informe detallado sobre la evaluación y comparación de las ofertas en el cual en el cual expliquen las razones específicas en que se basa la recomendación para la adjudicación del contrato y si las ofertas: (a) cumplen con los requisitos exigidos en los párrafos 1.6, 1.7 y 1.8 de estas Políticas de adquisiciones BID; (b) están debidamente firmadas; (c) están acompañadas de las garantías o de las declaratorias exigidas firmadas, (d) cumplen sustancialmente los requisitos especificados en los documentos de licitación; (e) están, en general, en orden. Comentarios UEP Conforme las Políticas para la adquisición de Bienes y Obras financiados por el Banco Internacional de Desarrollo (GN-2349-9), para este tipo de procesos denominado “Comparación de precios” (comparación de precio menor) no resulta necesaria la conformación de un comité evaluador de las ofertas. Precisamente es por eso que el procedimiento es distinto y simplificado (Ver Punto 3.5 “Comparación de Precios” del manual de políticas mencionado). En tal sentido, este tipo de procesos de comparación de precios se caracteriza por priorizar aquellas ofertas que cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas en la oferta, presenten el menor precio. De manera que la justificación de la posterior adjudicación es el menor precio cotizado. Asimismo, con respecto al cumplimiento de las condiciones de elegibilidad de los puntos 1.6 a 1.8, el control de la suscripción de las ofertas y el cumplimiento de los requisitos exigidos en los pliegos son controlados al momento de la apertura de las ofertas. Por otra parte, en relación a los concursos que fueron oportunamente auditados, en ninguno de los dos se exige la presentación de una garantía dentro del pliego de bases y condiciones del concurso, sino por el contrario, dentro del pliego se manifiesta cuál será el plazo por el cual la oferta presentada por cada una de las empresas oferentes estará vigente. 37 A su vez, con respecto a los requisitos de las ofertas en general, en cada apertura se exige y controla que cada una de las empresas cumpla con los requisitos exigidos en el pliego de bases y condiciones del concurso, no existiendo informe alguno al respecto ya que no resulta exigible por parte del BID. Recomendación Tener presente lo observado, procediendo a la creación y conformación de un Comité Evaluador de las ofertas y a la elaboración de un informe detallado sobre la evaluación y comparación de las ofertas, ya que en el punto 3.5 de las Políticas del BID se indica que “…Para la evaluación de las cotizaciones el comprador debe seguir los mismos principios que aplican para las licitaciones públicas”. 9. Notificaciones Se tuvieron a la vista los correos electrónicos y notas comunicándoles a las empresas participantes el resultado de la comparación de precios. Se observa que no se tuvo a la vista constancia de la recepción de las notificaciones por parte de los oferentes. Comentarios UEP: Se toma nota de lo observado. Recomendación Archivar en el expediente junto a las notificaciones enviadas a los oferentes, las constancias de recepción de los mismos. 10. Publicaciones No se tuvo a la vista publicaciones en la página del contratante ni en la de la ONC (Documentación licitatoria, invitación, adjudicación) Comentarios UEP Se toma nota de lo observado. En la actualidad se solicita la publicación en Argentina Compra. 38 Recomendación Cumplir con la normativa vigente aplicable en su parte pertinente dejando constancia de ello en las actuaciones. 11. Orden de Compra No constan en las Órdenes de Compra, los beneficiarios, las referencias a la documentación licitatoria que lo establece, el plazo de ejecución contractual, ni el IVA. Comentarios UEP Se toma nota de lo observado. No obstante de la lectura del expediente en su conjunto, surge con claridad los beneficiarios y demás datos que completan la orden de compra. Sin perjuicio de ello en el futuro se adjuntará a la Orden de Compra respectiva un listado con los beneficiarios y demás datos observados. Recomendación Conformar las órdenes de compra, considerada documentación contractual fundamental, con todos los elementos que permitan una clara identificación del procedimiento, de los sujetos participantes, modalidades y especificaciones de las obligaciones contraídas. B. Observaciones particulares. I. Servicios turísticos (Reserva/emisión de pasajes aéreos y terrestres) Compra de pasajes a Corea y Brasil. Comparación de Precios N°3/2013-3. Orden de compra N° 3/2013 del 1807-2013. Contratista: OIM (Organización Internacional de Migraciones). Monto: $526.195 1. Solicitud de Presupuesto Se tuvieron a la vista las Solicitudes de Presupuesto enviadas con fecha 16/07/13 a tres proveedores. En esta solicitud se remite a las Especificaciones Técnicas contenidas en el Anexo. Se observa que: 1.1. Si bien se cursaron Solicitudes de Presupuesto a tres empresas solamente se obtuvieron dos (2) cotizaciones, no obstante la norma BID requiere la obtención de tres (3) presupuestos. 39 1.2. Las solicitudes tenidas a la vista: 1.2.1. Están integradas por dos hojas por proveedor, sin que estén acompañadas por el Anexo conteniendo las Especificaciones Técnicas. 1.2.2. Contienen una firma del emisor y otra supuestamente del receptor donde no se especifican fecha, sello del proveedor, aclaración de la firma y representación ejercida. 1.2.3. No incluyeron la descripción y la cantidad de los bienes, el plazo (o fecha de terminación) ni el lugar de entrega requerido. 1.3. No se aplicó el decreto N°1191/12 que establece que el Sector Público Nacional tiene la obligación de contratar con Aerolíneas Argentinas S.A. y Austral Líneas Aéreas Cielos del Sur S.A. los pasajes que se requieran para el traslado por vía aérea y deberán utilizar los servicios de OPTAR SOCIEDAD ANONIMA para la compra de pasajes Comentarios UEP Se toma nota de lo observado. Si bien los acuses de envío no constan de recepción del Anexo, la documentación presentada por los oferentes evidencia que el anexo fue incluido en la copia original enviada. Con respecto a la aplicación del Decreto N° 1191/12, cabe hacer mención a que el Gobierno Nacional, a través de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, se comprometió por medio del Contrato de Préstamo BID 2777/OC-AR, a desarrollar e incentivar la formación académica de los científicos del país a fin de promover la consolidación, expansión e internacionalización de las políticas públicas educativas destinadas a profundizar el mejoramiento de la formación en las ramas de ciencias básicas aplicadas. En lo que aquí interesa, el Programa BEC.AR, se financia con recursos provenientes del Contrato de Préstamo del Banco Interamericano de Desarrollo Nº 2777/OC-AR, en el marco del Proyecto BID N° AR-L1141, siendo el Prestador el Banco Interamericano de Desarrollo y, el prestatario, la República Argentina, que actúa por intermedio de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, a través de la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN Y EMPLEO PÚBLICO. Incluso cabe destacar que el BID en la nota N° CSC/CAR 1165/2014 remitida con fecha 18 de marzo de 2014, que se acompaña al presente, manifestó que la aplicación de las disposiciones establecidas por la normativa nacional para la compra de pasajes por medio de OPTAR S.A 40 "estaría prescindiendo de todo proceso competitivo exigido por las Políticas de Adquisiciones del Banco". Sin perjuicio de que esta UNIDAD EJECUTORA siempre consideró que el Decreto N° 1191/2012 resultaba inaplicable a la compra de pasajes en el marco del Préstamo BID Nº 2777/OC-AR y que debía estarse a las disposiciones establecidas en el respectivo Contrato de Préstamo y seguir los lineamientos que en él se establecen se solicitó a la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS que emita opinión al respecto. En tal sentido, y conforme el Dictamen N° 1438, la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la Jefatura de Gabinete de Ministros, consideró que las contrataciones necesarias para la ejecución del programa de Innovación Tecnológica II, financiado parcialmente por el Contrato de Préstamo BID 2777/OC-AR, deben ser gestionadas cumpliendo con las previsiones específicas del contrato de préstamo resultando inaplicable el Decreto 1191/12. (Comentario del auditor: no obstante la realización del proceso competitivo realizado, se constató que no se invitó a Aerolíneas Argentinas a presentar presupuesto, como parte de la terna determinada a los efectos de la contratación) Recomendaciones Fortalecer el sistema de control interno a efectos de evitar observaciones como las planteadas. Cumplir con la normativa vigente aplicable en su parte pertinente dejando constancia de ello en las actuaciones. Solicitar a la brevedad una definición del BID respecto a la compra de pasajes a través de OPTAR ya que la cuestión no fue aclarada por la entidad en oportunidad de la Nota CSC/CAR 1165/2014 del 18/03/14 que en su en su último párrafo indicó “…En lo que respecta a la obligación según la normativa nacional actual de realizar todas las compras de pasajes a través de la Agencia OPTAR, el Equipo de Proyecto acordó realizar averiguaciones con el equipo fiduciario, puesto que se estaría prescindiendo en tal caso de todo proceso competitivo exigido por las Políticas de Adquisiciones del Banco.” 41 2. Oferta ganadora El Pliego en su cláusula 5 “Documentos que integran la oferta”, estableció una serie de requisitos los cuales de no ser reunidos, de acuerdo a lo establecido en la cláusula 7 “Examen preliminar”, la oferta debió ser rechazada. Asimismo en la documentación licitatoria en la cláusula 9.5, en cuanto al precio ofertado la propuesta debe incluir el precio con IVA y sin IVA y la alícuota que lo grava, sin excepción. Se observa que: 2.1. En cuanto a los requisitos establecidos en la cláusula 5 no se tuvo a la vista constancia de inscripción en la AFIP, vigente al día de la apertura de sobres. 2.2. En cuanto a los requisitos establecidos en la cláusula 9.5 la oferta ganadora no presenta el precio con IVA y sin IVA ni la alícuota que lo grava. Comentarios UEP: Se toma nota de lo observado. Recomendación Cumplir con la normativa vigente aplicable en su parte pertinente dejando constancia de ello en las actuaciones. II. Servicios de asistencia al viajero (Reserva/emisión de pasajes aéreos y terrestres) para becarios que debían viajar a Brasil y a Corea. Comparación de precios N°5/2013-3. Orden de compra N°8/2013. Fecha: 23/07/2013. Contratista: Assist Card Argentina SA Sociedad de Servicios. Monto: $83.891,74 1. Consultas Se tuvo a la vista un correo electrónico del proyecto, de fecha 19/07/13, dirigido a Assist Card, aparentemente originado en una consulta efectuada por la empresa, en el cual se le informó que la existencia de packs diferenciados de acuerdo a la edad de los becarios, tanto para Brasil como para Corea. Se observa que no se tuvo a la vista: 1.1. La consulta efectuada por la empresa. 42 1.2. La notificación tanto de la consulta como de la respuesta a la misma dirigida a los las otras dos empresas oferentes. Comentarios UEP: Se toma nota de lo observado. Recomendación Cumplir con la normativa vigente en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 2. Oferta ganadora El Pliego en su cláusula 5. “Documentos que integran la oferta”, estableció una serie de requisitos los cuales no ser reunidos, de acuerdo a lo establecido en la cláusula 7. “Examen preliminar”, la oferta debió ser rechazada. Asimismo en la documentación licitatoria en la cláusula 9.5, en cuanto al precio ofertado la propuesta debe incluir el precio con IVA y sin IVA y la alícuota que lo grava, sin excepción. Se observa que: 2.1. En cuanto a los requisitos establecidos en la cláusula 5 no se tuvo a la vista: 2.1.1. Que la oferta estuviera foliada por el oferente. 2.1.2. Copia del poder (escritura pública) en que se otorguen facultades al firmante de la oferta para comprometer al oferente, no obstante se tuvo a la vista copia del Poder General Bancario de fecha 8/11/12. 2.1.3. Constancia de inscripción en la AFIP, vigente al día de la apertura de sobres (22/07/13) 2.2. En cuanto a los requisitos establecidos en la cláusula 9.5 la oferta ganadora no presenta el precio con IVA y sin IVA y alícuota que lo grava 2.3. El Modelo de formulario de oferta y lista de precios esta en blanco, sin completar. Comentarios UEP: Se toma en cuenta la observación formulada. Al respecto esta administración en la actualidad observa detalladamente la documentación con respecto a la personería jurídica y demás documentación respecto de las empresas oferentes. 43 Recomendaciones Fortalecer el sistema de control interno a efectos de evitar observaciones como las planteadas. Cumplir con la normativa vigente en su parte pertinente, dejando constancia de ello en el expediente. IV – FALENCIAS ADMINISTRATIVAS - PAGOS - CONTROL INTERNO 1. CONFORMACIÓN DE LA UEP. 1.1. No se tuvo a la vista la normativa de la estructura organizativa de la UEP, atributiva de competencia de los distintos sectores que la integran. Comentarios UEP En relación con la creación e integración de la Unidad Ejecutora del Subprograma 2, oportunamente mediante Nota N° 1 de fecha 28 de enero de 2013 se remitió al BID el organigrama correspondiente con los datos de los integrantes de la coordinación general, los responsables de las áreas de administración financiera, compras y contrataciones, gestión operativa, difusión y monitoreo y evaluación, otorgando la No objeción el BID al mismo mediante nota CSC/CAR 679 de fecha 22 de febrero de 2013. Asimismo, en fecha 24 de enero de 2014, mediante Nota BEC.AR N° 012, se informó al BID la modificación del organigrama de la Unidad Ejecutora, notificándose con fecha 18 de febrero de 2014 la No objeción al mismo mediante nota CSC/CAR 516/2014. Recomendación Dictar la normativa de la estructura organizativa de la UEP, atributiva de competencia de los distintos sectores que la integran. 1.2. No se tuvo a la vista un Manual de Procedimientos de la Unidad del Programa ni Cursogramas que permitan verificar la secuencia lógica y cronológica de las operaciones. 44 Comentarios UEP Si bien no existe un Manual de Procedimientos de la Unidad del Programa ni Cursogramas, la Unidad Ejecutora cuenta con un Reglamento Operativo, del cual fue otorgada la No objeción por parte del BID mediante Nota CSC/CAR 1692/2013 de fecha 2 de mayo de 2013. Asimismo, en el Informe Inicial mencionado en el punto 1.1, se incluye la presentación del Programa, el plan de realización físico y/u operacional y la programación financiera del Proyecto. Recomendación Elaborar, conforme lo establecido en la Resolución JGM Nro. 237 del 17/5/2012, un Manual de Procedimientos de la Unidad del Programa y Cursogramas que permitan verificar la secuencia lógica y cronológica de las operaciones, complementariamente al Reglamento Operativo del Programa, el plan de realización físico y/u operacional y la programación financiera del Proyecto. 2. PAGOS 2.1. OBSERVACIONES GENERALES. 2.1.1. Las facturas / recibos presentados por los proveedores de servicios no registran recepción por parte del Programa. Comentarios UEP Las facturas-recibos presentados por el proveedor de servicio se encuentran agregadas en el proceso de compra, del cual surgen fechas anteriores y posteriores al agregado de las mismas y que de acuerdo a los principios del procedimiento administrativo es factible determinar la fecha de agregación de las mismas. No obstante ello, se toma en cuenta la observación formulada. Recomendación Dejar constancia de la recepción de toda documentación ingresada al Proyecto. 45 2.1.2. No se utiliza ningún método para que las facturas originales presentadas por los proveedores de servicios sean inutilizadas a efectos de evitar que ese mismo comprobante se presente nuevamente para su cobro y/o justificación al BID. (Sello de pagado con identificación de la AP, Cheque y/o transferencias, Etc.). Comentarios UEP Las facturas originales presentadas por los proveedores tienen como cliente a la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, que es quien oportunamente realizó los pagos en el marco del Programa BEC.AR. Del cotejo de dichas facturas surgen los datos de la orden de compra y la información de los destinatarios de las compras realizadas. Sin perjuicio de ello, se toma en cuenta la observación formulada. Recomendación Implementar algún método, sello, perforación u otro, para que las facturas originales sean inutilizadas contablemente, a efectos de evitar que ese mismo comprobante se presente nuevamente para el cobro. 2.1.3. No se tuvo a la vista el Informe final del trabajo, por parte de los beneficiarios, de acuerdo a un modelo que será proporcionado por la UEP tras la aprobación del BID, según lo establecido por Reglamento Operativo – art. 54 (último párrafo). Comentarios UEP Si bien el Reglamento Operativo establece la modalidad, el informe final de aprobación de materias respecto a los alumnos del año 2013 fue presentado por la Fundación Getulio Vargas. Recomendación. Modificar el Reglamento Operativo adecuándolo al procedimiento de práctica. 46 2.2. OBSERVACIONES PARTICULARES. 2.2.1. ASSIST CARD – Servicio de asistencia médica a los becarios 2.2.1.1. Del análisis realizado en el expediente de pago, se observa la falta de recibo oficial por el pago cancelatorio de las facturas B 40-72057, B 40-72058B 40-72059B 40-72253. Comentarios UEP Se tiene en cuenta la observación formulada respecto al recibo oficial por el pago cancelatorio respecto a las facturas precedentemente mencionadas. Sin perjuicio de ello, del expediente mediante el cual tramitó el Concurso de precios N° 05/2013 “Servicios de Asistencia al Viajero”, surge que la suma debida en concepto por los servicios a la empresa adjudicataria fue transferida oportunamente en su totalidad a la cuenta que dicha empresa tiene en el Banco Santander Río, acreditándose de ese modo la cancelación del pago. Recomendación Adecuar los controles administrativos, a efectos de no incurrir en situaciones como las planteadas. 2.2.1.2. Surge del análisis de la Orden de Compra nro. 8/13, cláusula que establece condición de pago a 30 días posteriores de la fecha de prestación del servicio (29/7/2013), determinando un vencimiento a los 29 días del mes de agosto/13. El pago fue realizado con fecha 02/10/2013, incurriendo en un retraso de 65 días. Comentarios UEP Se toma en cuenta la observación formulada. Recomendación Adecuar los controles administrativos, a efectos de no incurrir en situaciones como las planteadas. 47 2.2.2. OIM – Provisión de pasajes a los becarios (Brasil y Corea) 2.2.2.1. Se constato que la adjudicataria no presento la factura correspondiente para el pago, según la normativa vigente de AFIP, igualmente se liquido y pago tal servicio, además el recibo presentado no contiene los datos básicos de la firma. Comentarios UEP Se ha procedido a solicitarle a dicha empresa la factura correspondiente al recibo N° 32143 de fecha 15 de agosto de 2013 por la suma de PESOS ARGENTINOS QUINIENTOS VEINTISEIS MIL CIENTO NOVENTA Y CINCO ($ 526.195), en el marco de la emisión de pasajes de becarios con destino a la República Federativa del Brasil y a la República de Corea efectuada mediante la orden de compra N° 03/2013 de fecha 18/07/2013. Recomendación Exigir a los proveedores el cumplimiento de la Resolución general 3419/91 actualizada (por la Resolución General N°742/99 AFIP con las modificaciones posteriores y los anexos de la 3419/91), en el caso particular de OIM efectuar el seguimiento de la solicitud de la remisión de la factura. 2.2.3. BECA FUNDACIÓN GETULIO VARGAS – Brasil 2.2.3.1. El Pago de ADELANTO MATRÍCULA 2013 (70%), fue realizado con fecha 26/7/2013, se contabilizo el 29/7/13 y la emisión de la factura fue de fecha 4/9/2013. Comentarios UEP Se toma en cuenta lo observado. Sin perjuicio de ello, se hace saber que dicha operatoria ocurrió en una gestión distinta a la actual por lo que no hay registros del por qué de las circunstancias a las que hace referencia. Asimismo, cabe aclarar que la diferencia de fechas que se observa no ha generado perjuicio alguno al Estado Argentino, ni a la FGV ni al Programa BEC.AR. 48 Recomendación Adecuar los controles administrativos, a efectos de poder contar en tiempo y forma con la documentación respaldatoria exigible para la realización del pago. 2.2.3.2. Del análisis realizado en el expediente de pago, se observa que las facturas emitidas por FGV para cancelar la contraprestación (70%) de servicios no están a nombre del Programa. Comentarios UEP Se toma en cuenta la observación formulada. Recomendación Adecuar los controles administrativos, a efectos de no incurrir en situaciones como las planteadas. 2.2.3.3. No consta recibo oficial por el pago realizado por el Programa a la Fundación Getulio Vargas en concepto 70 % del monto según Protocolo Específico – Cláusula 4 Pto. 4.1.1, US$ 389.650. Comentarios UEP Se toma en cuenta la observación formulada. Recomendación Adecuar los controles administrativos, a efectos de no incurrir en situaciones como las planteadas. 2.2.3.4. La transferencia del pago equivalente al 30 % restante del total de la contraprestación (US$ 166.993) se realizo con fecha 27/05/2014 cuando su vencimiento operó a los 5 (cinco) días posteriores al 6/2/2014, según lo establecido en la cláusula 4ta. del Protocolo Específico, fecha en la que el Programa recibiera las Notas Finales de las materias 1 a 12 y el Tópico Complementario III, descriptos en Anexo 1 de dicho Protocolo. No se tuvo a la vista los 49 motivos que generaron tal atraso y si tal demora origino multas y/o intereses según lo mencionado en las facturas de FGV. Comentarios UEP La demora en la transferencia correspondiente al 30 % restante no generó multas y/o intereses por parte de la FGV. Asimismo se aclara, que la demora mencionada se debió a que por el cambio de autoridades producido hacia finales del año 2013, instó un nuevo desembolso al BID por carecer el Programa de fondos suficientes para realizar esta transferencia como otros pagos, realizándose la misma una vez recibidos los fondos. Recomendación Dar cumplimiento en tiempo y forma a los compromisos asumidos, a efectos de evitar posibles resarcimientos que afecten fondos públicos. 2.2.3.5. Surge del análisis de la documentación puesta a disposición, referente a los pagos realizados en concepto de Transferencia por Manutención Becas BEC.AR. FGV 2013 (incluidos dentro de la muestra) y lo justificado por medio de la Solicitud nro. 3 al BID, diferencias entre lo realmente pagado y lo contabilizado/justificado, según el siguiente detalle: APELLIDO y Nombre Según Contabilidad y Rendido en Solicitud nro. 3 al BID Dólares DE ABELLEYRA, Fernando ARIAS, Sebastián Camilo Pesos Según A.G.N. Dólares 8.245,74 44.986,03 8.000,00 Pesos 43.520,00 Diferencias Dólares 245,74 Pesos 1.466,03 8.330,95 45.512,55 8.000,00 43.520,00 330,95 1.992,55 DELGADO, Angela Isabel 8.253,38 45.012,27 8.000,00 43.520,00 253,38 1.492,27 MORENO, Adriana Cecilia 8.047,90 43.801,92 8.000,00 43.520,00 47,90 281,92 LEHMANN, Hermeto Luis 8.305,09 45.428,84 8.000,00 43.520,00 305,09 1.908,84 41.183,06 224.741,61 40.000,00 217.600,00 1.183,06 7.141,61 TOTAL 50 Comentarios UEP Se toma debida nota. La Unidad Ejecutora del Proyecto solicitara una reunión a los responsables del mantenimiento y actualización del Sistema UEPEX, a los fines de poder adecuar las registraciones que surgen del mismo con la solicitud presentada por la Auditoría General de la Nación. Cabe mencionar que, el Programa BEC.AR pesífica (vende) al tipo de cambio comprador BNA – Cotización Divisas, la moneda extranjera (Dólares Estadounidenses) que recibe del BID y al momento de efectuar las transferencias a los becarios y/o a los Institutos Educativos Intermediarios, vuelve a comprar moneda extranjera al tipo de Cambio Vendedor – Cotización Billetes. Esta diferencia entre los dólares que vende y los que vuelve a comprar genera una diferencia de conversión. Es decir, si bien el Programa transfiere a cada becario y/o Instituto el importe que surge del contrato firmado, al momento de enviar al BID la justificación de los Gastos, los mismos se rinden de acuerdo a la normativa del Banco, es decir, al tipo de cambio del momento de la pesificación. Por lo tanto, se genera esta diferencia que es, en definitiva, el costo de volver a comprar los dólares estadounidenses; euros; reales; pesos mexicanos y/o pesos chilenos. Recomendación Realizar los ajustes pertinentes en la contabilidad y justificaciones en el ejercicio 2014 a efectos de subsanar todas las diferencias del mismo tenor a las observadas. 2.2.4. BECA UNIVERSIDAD AJOU – Corea 2.2.4.1. El pago realizado a la Universidad de fecha 31/7/13 por $ 3.237.918,44, fue realizado con un retraso de 20 días según lo establecido en Convenio Pto. 3.1.3.(11/7/13) Comentarios UEP Se toma en cuenta la observación formulada. 51 Recomendación Dar cumplimiento en tiempo y forma a los compromisos asumidos, a efectos de evitar posibles resarcimientos que afecten fondos públicos. 2.2.4.2. No se tuvo a la vista la confirmación de la recepción de los fondos por parte de la Universidad AJOU, su correspondiente factura / recibo oficial que otorguen validez a la cancelación de la matrícula, arancel, manutención, visitas, y libros, cuyo monto transferido fue de US$ 589.570,00 del 31/07/2013. Comentarios UEP La suma a abonar a la Universidad de Ajou por parte de la Unidad Ejecutora BEC.AR a fin de financiar las becas de “Curso de Especialización en Innovación y Gestión de la Ciencia y la Tecnología en la República de Corea” fue de DOLARES ESTADOUNIDENSES QUINIENTOS OCHENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS SETENTA (US$ 589.570), la cual según consta en la solicitud de transferencia de fecha 24 de julio de 2013. Se tiene en cuenta la observación formulada respecto al recibo oficial por el pago cancelatorio respecto a la transferencia precedentemente mencionada. Sin perjuicio de ello, surge que la suma debida fue transferida oportunamente en su totalidad a la cuenta que la Universidad de Ajou denunciara, acreditándose de ese modo la cancelación del pago. De toda la documentación del trámite de las becas respectivas surge la efectiva realización de la capacitación de los becarios que es el objeto final del Programa, sin perjuicio de que en razón de la experiencia adquirida en esta primera etapa del Programa se ajustarán las cuestiones formales a fin de dar cumplimiento con las observaciones formuladas. Recomendación Solicitar la documentación respalatoria de los pagos en tiempo y forma. 2.2.4.3. No surge de los pagos realizados en concepto de Manutención y Alojamiento, puntos 5 y 6 del Contrato de Adhesión, las correspondientes transferencias a las cuentas de los particulares beneficiarios, no pudiendo ser constatada su recepción. 52 Comentarios UEP La transferencia correspondiente a los conceptos de manutención y alojamiento para cada uno de los becarios es realizada a la universidad de Ajou, que es quien está a cargo de la apertura de las cuentas bancarias de los becarios y la respectiva transferencia a los mismos en razón de dichos conceptos. A partir de la lectura del Convenio se entiende que el Programa BEC.AR tiene la obligación de transferir a la Universidad de Ajou los montos correspondientes a la totalidad de los ítems enumerados en el punto 3.1.3, y esta obligación ha sido cumplida correctamente. En tal sentido, la obligación de realizar la posterior transferencia a los becarios es exigible a la Universidad de Ajou. De toda la documentación del trámite de las becas respectivas surge la efectiva realización de la capacitación de los becarios que es el objeto final del Programa, sin perjuicio de que en razón de la experiencia adquirida en esta primera etapa del Programa se ajustarán las cuestiones formales a fin de dar cumplimiento con las observaciones formuladas. Recomendación Solicitar a los centros de capacitación, cuando estos tienen a cargo la apertura de las cuentas bancarias de los becarios y la respectiva transferencia a los mismos, la documentación respectiva a efectos de verificar el cumplimiento de la obligación contraída. Circularizar a los becarios para constatar la acreditación y cumplimiento por parte de la universidad pagadora. 2.2.4.4. No surge de la documentación puesta a disposición, respaldo documental de los gastos realizados por los beneficiarios justificados debidamente por la Universidad, según lo establecido en el punto 3.1.3 g), del Convenio. (US$ 800 por beneficiario). Comentarios UEP: Se toma en cuenta la observación formulada. Recomendación Solicitar el respaldo documental de los gastos realizados por los beneficiarios justificados debidamente por la Universidad, según lo establecido en el punto 3.1.3 g), del Convenio. 53 2.2.4.5. Se verifico que del listado de solicitudes no admitidas por postulaciones simultáneas para becas F.G.V. figuran personas que no constan en el listado de solicitudes no admitidas para Universidad AJOU – Corea, cuando estas deberían ser coincidentes. Comentarios UEP 6. y 7. Se toma en cuenta la observación formulada. Sin perjuicio de ello, se deja constancia que actualmente por cada convocatoria se hace un estricto control con una base de datos de la totalidad de inscriptos por convocatoria para evitar que haya simultaneidad de inscripciones. Asimismo, se está modificando el sistema de inscripción en el campus virtual para que automáticamente el sistema rechace la duplicidad de inscripción. Recomendación Adecuar los controles administrativos, a efectos de no incurrir en situaciones como las planteadas. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 16-09-2014 54 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE INNOVACION TECNOLOGICA III SUBPROGRAMA II - FORMACION DE CAPITAL HUMANO PARA LA INNOVACION” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 2777/OC-AR BID (Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. En virtud de los requerimientos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), se detallan a continuación los principales procedimientos de auditoría aplicados sobre bases selectivas, efectuados respecto a las diferentes cuentas del Programa: Cotejo de los estados financieros con las imputaciones de los registros contables y con la documentación de respaldo pertinente. Pruebas de registros. Cotejos de orígenes de fondos de fuentes BID, con información del organismo financiador y con documentación y/o información del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, respectivamente. Cotejo de las transacciones del ejercicio contra los documentos que les dieran origen -test de comprobantes. Reconciliaciones bancarias. Pedidos de confirmación a terceros (Circularizaciones a Bancos, Asesores Legales del Programa, Consultores y Proveedores). Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones del Programa, conforme los requerimientos 55 del financiamiento externo. Aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios acorde a las circunstancias. El alcance de nuestro examen comprendió el 100 % de los ingresos de fondos y el 30,87 % de las aplicaciones del mencionado período, expuestas en el Estado de Inversiones del Programa expresado en dólares estadounidenses y conforme el siguiente detalle: BID 2777/2013 Cifras expresadas en dólares % de la Muestra por Categoría Inversión del Ejercicio Importe Muestra % de Incidencia de la Categoría Componente 1: Formación de profesionales en áreas prioritarias de la ciencia y la tecnología 2.500.860,42 0,00 52,976% 0,00% Componente 2: Estancias Cortas para especializaciones y/o visitas técnicas a instituciones de otros países. 2.214.357,14 1.455.546,40 46,90% 30,83% Componente 3: Administración, evaluación, comunicación y auditoría. 6.469,97 2.049,00 0,14% 0,04% 4.721.687,53 1.457.595,40 100,00% 30,87% Categoría de Inversión del Subprograma 2 Totales CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 16-09-2014 56