2014_219info.pdf
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INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE MEJORA DE LAS COMUNICACIONES A LOS INTERESADOS. TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS” CARTA CONVENIO DE DONACIÓN BIRF IDF1 TF096688-AR (Ejercicio irregular iniciado el 03/12/10 y finalizado el 31/12/13)2 Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre los estados financieros que se detallan en el apartado Isiguiente, por el ejercicio irregular finalizado el 31 de diciembre de 2013, correspondientes al “Proyecto de Mejora de las Comunicaciones a los interesados. Transparencia y Responsabilidad del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas” financiado con recursos provenientes de la Carta Convenio de Donación TF Nº 096688 suscripta el 03/12/10 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). Se designó por Decreto Nº 1410 del 30/09/10 aprobatorio del Modelo de Convenio de Donación como Organismo Ejecutor al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (MEyFP). Por artículo Nro. 1 de la Resolución Ministerial Nº 264 del 19/05/11 se asignó a la Oficina de Prensa y Difusión (nombraba como “Unidad de Comunicaciones: es la unidad que tiene a su cargo el manejo de las comunicaciones externas) la Responsabilidad General en la implementación del Convenio, y por artículo Nro. 2 se estableció que quien la debe asistir en materia administrativa, financiera, de adquisiciones, supervisión del proceso de monitoreo y evaluación es la “Unidad de 1 2 IDF: World Bank´s Institucional Development Fund (Fondo de Desarrollo Institucional del Banco Mundial). Período: A nuestros efectos para el resto del informe indicamos “ejercicio irregular finalizado el 31/12/13”. La Donación cerró el 03/12/13; fecha para presentar SOE`s 03/04/14. El 23/07/14 se perfeccionó la devolución de fondos al BIRF no utilizados. 1 Coordinación de Programas y Proyectos con Enfoque Sectorial Amplio” (UCP-DNPOIC3) que fuera creada por Resolución MEyFP Nº 106 del 13/08/09 en el ámbito de la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito (DNPOIC) asignando la función de Coordinador General a su titular. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos (por Categoría del Gasto) por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/13, expresado en pesos argentinos. b) Estado de Fuentes y Usos de Fondos (por Categoría del Gasto) por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. c) Estados de Usos de Fondos por Componente y Categoría del Gasto; ambos por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/13, expresados en pesos argentinos. d) Estados de Usos de Fondos por Componente y Categoría del Gasto (comparativo con el presupuesto vigente); ambos por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/13, expresados en dólares estadounidenses. e) Balance General al 31/12/13 expresado en pesos argentinos. f) Balance General al 31/12/13 expresado en dólares estadounidenses. g) Notas explicativas Nros. 1 a 10 por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/13, a los estados financieros expresados en pesos argentinos y en dólares estadounidenses. Los estados financieros así como el control interno implementado en el proyecto son de exclusiva responsabilidad del Programa; fueron presentados a la AGN el 14/05/14. Se adjuntan inicialados por nosotros al solo efecto de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría efectuado, habiéndose realizado tareas entre el 17/10/12 al 11/12/12, entre el 10/09/13 y 12/09/13, entre el 01/10/14 y el 17/11/14 fecha esta última en la que recibimos las respuestas a nuestras observaciones. Nos remitimos al párrafo V- c) Otras Cuestiones. 3 Identificación dada por AGN; para su mención en el presente informe. 2 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos del BIRF incluyendo pruebas de los registros contablesfinancieros, verificación de los sistemas de control interno de las áreas relacionadas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. Es menester señalar que: Nuestra revisión también incluyó la información sobre el cierre del Programa producido en el mes de julio de 2014, con la devolución final de fondos al BIRF. La cuenta operativa en pesos abierta en el Banco de la Nación Argentina (BNA) se cerró el 26/08/14. III- OPINION SIN SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Mejora de las Comunicaciones a los interesados. Transparencia y Responsabilidad del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas” por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/13, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en la Carta Convenio de Donación Nº TF096688-AR suscripta el 03/12/2010 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). IV- OTRAS CUESTIONES a) Los Estados citados en I- precedente: 3 1. No fueron presentados mostrando por columna separada en cada uno de ellos la ejecución 2011, 2012, y 2013, y los saldos disponibles al cierre de cada año. 2. Período: Poseen fecha de inicio el 03/12/10 que corresponde a la suscripción del Contrato de la Donación. La cuenta especial se abrió en el BNA el 26/05/11 (especial en dólares), y el 09/06/11 la cuenta corriente en pesos. El primer desembolso del BIRF por USD 50.000,00 se aprobó el 15/06/11, e ingreso el 29/06/11. b) Surgen observaciones de tipo formal a los estados financieros citados en I-, las que se exponen en el Memorando a la Dirección adjunto [REF. A- 1)]. Al respecto: 1. Estados I- a) y b): a. Sin nombre del Programa, y poseen dos títulos uno principal y su optativo. b. La Columna movimiento del año (03/12/10 al 31/12/13) – Línea “Diferencia de Cambio” indica “0,00” omitió exponer los importes: $ 64.702,01 y USD 2.306,17 en el estado respectivo. No afecta el total de la Línea “Efectivo al final del Período” donde sumariza. 2. Estados I- b), f) y g) (Nota 6): Saldos disponible en Bancos en dólares al 31/12/13: Se encuentra subvaluado en USD 2.306,17, y en similar importe sobrevaluada la diferencia de cambio. No se aplicó la política BIRF para valuar a dólares el saldo en pesos de dicha fuente disponible en la cuenta operativa (Pesificación Nro. 1: USD 1/$ 4,2300) al 31/12/13. AL 31/12/2013 EN DOLARES S/EEFF Y registros F11 F22 EN DOLARES S/AGN Total F11 F22 Total Diferencia en USD BNA PESOS 0,00 4.333,68 4.333,68 0,00 6.639,86 6.639,86 -2.306,18 BNA USD 0,00 24.774,54 24.774,54 0,00 24.774,53 24.774,53 0,01 TOTAL 0,00 29.108,22 29.108,22 0,00 31.414,39 31.414,39 -2.306,17 c) Antecedentes de auditoría y autoridades: Teniendo en consideración lo manifestado por el BIRF en su nota de fecha 04/11/13 por la que requiere una única auditoría por el período completo de la Donación comprendida desde la fecha del primer desembolso (15/06/11) hasta la fecha de cierre (03/12/13), corresponden detallar los siguientes antecedentes: 4 1. Nuestras tareas se llevaron a cabo-de manera no continúa- entre el 17/10/12 y el 11/12/12 fecha en que mediante acta se produjo la suspensión de las tareas de campo, hecho motivado por la verificación de documentación e instrumentos proporcionados por la UCP, de cuyo análisis inicial se concluyó que todos los actos administrativos y gestiones llevadas a cabo por el ejecutor no contaban con el visado e intervención expresa y necesaria de la Oficina de Prensa y Difusión, dependencia que detenta en la estructura del programa la “Responsabilidad General” en la implementación del proyecto, incluyendo los estados financieros. 2. Se retomaron tareas entre el 10/09/13 y 12/09/13 en las que recibimos las respuestas a nuestras notas incluyendo la presentación con firma habilitada de los estados financieros al 31/12/11 por parte de la Licenciada Norma Beatriz Madeo, a la que se le asignaron las funciones correspondientes al cargo extraescalafonario de Vocero de Prensa y Difusión por Resolución 142 de la Secretaría Legal y Técnica del MEyFP del 25/04/13, designación aprobada por Decreto 1351 del 10/09/2013. 3. El informe fue emitido con fecha de dictamen 16/10/13 y presentado ante la DNPOIC el 01/11/13. Días después el BIRF manifestó por su nota de fecha 04/11/13 que requería una única auditoría por el período completo de la Donación comprendida desde la fecha del primer desembolso hasta la fecha de cierre. 4. El presente informe incluye también las observaciones y comentarios obtenidos por nuestras tareas realizadas en la auditoria por el ejercicio 2011. Solicitamos al Programa mediante nuestra Nota Nº 424891-1 del 01/10/14 que se procediera a ratificar o rectificar los comentarios brindados durante la auditoría 2011; pero no obtuvimos respuesta. 5. Decreto Nº 368 del 25/03/144: Designa retroactivamente a partir del 04/12/13 a la Licenciada Jésica Laura Rey en un cargo extraescalafonario de Vocera de Prensa y Difusión de la Unidad Ministro del MEyFP. Por Nota UCP 105 presentada ante el BIRF el 14/04/14 se eleva la nota (sin número) del 19/03/14 suscripta por el Señor Ministro de Economía por la que se le autoriza la firma, como así también autoriza a 4 Con carácter de excepción a lo dispuesto en los artículos 7 de las leyes 26784 y 26895 5 suscribir los estados financieros unificados de cierre, y las notas y/o anexos que requiera la AGN en el proceso de auditoría de cierre. 6. Mediante Nota (sin número) recibida el 20/10/14, la Licenciada Rey en su carácter de Directora Nacional del Proyecto (DNP) autorizó al Señor Leandro Matías Cusnir (Coordinador Ejecutivo de la DNPOIC) a suscribir las respuestas a nuestras notas durante el proceso de la auditoría. No tuvimos a la vista notificación formal de tal delegación ante el Coordinador General de la UCP-DNPOIC. 7. El presente informe d) Merece resaltarse con relación al requerimiento realizado mediante nuestra Nota 1-2014 del 01/10/14 que en su mayoría la documentación fue recibida en su versión escaneada mediante correo electrónico de los integrantes de la UCP DNPOIC incluyendo los SOE`s. Los registros contables no fueron impresos y firmados por responsables; como procedimiento alternativo los consultamos mediante el módulo del Sistema UEPEX respectivo a través de nuestro usuario UE05914 cuyo permiso específico (perrfiles) nos fuera habilitado por el Programa, no surgiendo diferencias con el confronte de los recibidos en formato excel. e) El Contrato de la Donación estableció el cierre del Programa para el 03/12/13, fecha a partir de la cual el Programa contaba con cuatro meses (03/04/14) para realizar el cierre ordenado. Al respecto, para los fondos BIRF se observa que: 1. El último pago correspondiente a una inversión de fondos por el pago de honorarios de consultoría (el resto hasta el cierre gastos bancarios) corresponde a la AP 201200022 del 25/07/12. El último Certificado de Gastos presentados fue el Nº 3 aprobado por el BIRF el 13/11/12. Transcurrió más de un año sin ejecución con respecto a la fecha de cierre establecida. 2. Gastos Bancarios – Conceptos no previstos en el Contrato de Donación: El especialista financiero del Banco en su correo electrónico del 17/08/11, indicó que se agregaran en la categoría cuya descripción mejor se adapte como ser consultoría en este caso (por excepción y ante la falta de otra descripción de categoría de gasto más acertada). No se tuvieron a la vista gestiones ante el Banco para la tramitación formal 6 de la presente modificación. No obstante estar registrados y mostrados en los Estados Financieros bajo la fuente BIRF, los gastos bancarios debitados a partir de julio 2012 no fueron rendidos al Banco, ni se reclasificaron contablemente al aporte local, fuente con la que finalmente se terminaron financiando. Gastos Bancarios $ USD FF21 en SOEs 2 Categoría 2 598,16 142,43 FF21 en SOEs 3 Categoría 2 453,27 105,33 Total rendidos 1.051,43 247,76 FF21 2013 sin rendir 1.170,86 245,80 FF21 2014 sin rendir 639,07 133,30 1.809,93 379,10 Total sin rendir 3. Conforme la información del BIRF solo se ejecutó el 6,11% (USD 18.339,87) del total de fondos de la Donación (USD 300.000,00). Se cancelaron USD 281.660,13. 4. La devolución final de fondos al BIRF se realizó el 23/07/14, extemporáneamente al plazo previsto para el 03/04/14. 5. No se tuvo a la vista el informe administrativo contable preparado por el Programa por el cierre de actividades para ser presentado ante el Ejecutor; como así tampoco la presentación ante el Banco del informe de finalización de actividades requeridos en los documentos de la Donación, y/o constancia por la excepción de su emisión por parte del BIRF. f) No hemos recibido respuesta a nuestra nota Nro. 275-2014 entregada al Programa el 01/10/14 para ser remitida a los asesores legales del Programa, de la UCP-DNPOIC y a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del Ministerio. g) Por la fecha de presentación de los Estados citados en I- precedente, la información contenida en la Nota Nº 10 “Hechos posteriores al cierre” resulta parcial, pero nuestra revisión fue completada con la obtenida durante nuestras tareas. Al respecto, los registros contables 2014 se encuentran desactualizados (Balance General emitido desde UEPEX el 12/11/14): las cuentas bancarias contables mantienen saldo disponible cuando fueron cerradas, y los fondos disponibles devueltos al BIRF y a la Tesorería General, no se registró el aporte local del Programa, no se reimputaron a la fuente local 7 los gastos bancarios no financiados con la FF21, y no se recalculó la diferencia de cambio respectiva. Nombre de la cuenta Saldo Deudor en pesos Saldo Acreedor en dólares Saldo Saldo Deudor Acreedor ACTIVO 267.402,01 47.693,81 Disponibilidades 188.011,26 28.975,07 Bancos 188.011,26 28.975,07 114,04 189,54 187.897,22 28.785,53 79.390,75 18.718,74 76.529,39 18.092,05 2.861,36 626,69 BNA - Cta. Cte. Operativa Pesos BNA - C. E. V. Dólares Inversiones Comp I-Redefinición Unidad de Comunica. Comp IV-Auditoría del Proyecto PATRIMONIO NETO 267.402,01 Donación BIRF TF 96688 47.693,81 202.700,00 64.702,01 Contrapartida Local Aporte local 50.000,00 2.306,19 0,00 Diferencia de cambio 64.702,01 BUENOS AIRES, 17 de noviembre de 2014. 8 0,00 2.306,19 INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) “PROYECTO DE MEJORA DE LAS COMUNICACIONES A LOS INTERESADOS. TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS” CARTA CONVENIO DE DONACIÓN BIRF IDF5 TF096688-AR ((Ejercicio irregular finalizado el 31/12/2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los SOE´s6 y las Solicitudes de Retiro de Fondos tramitadas y presentadas durante el ejercicio irregular finalizado el 31/12/13 correspondientes al “Proyecto de Mejora de las Comunicaciones a los interesados. Transparencia y Responsabilidad del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas” financiado con recursos provenientes de la Carta Convenio de Donación TF Nº 096688 suscripta el 03/12/2010 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitudes de Desembolsos por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. El estado financiero fue presentado por el Programa el 14/05/14, siendo de su exclusiva responsabilidad. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 5 6 IDF: World Bank´s Institucional Development Fund (Fondo de Desarrollo Institucional del Banco Mundial). SOE’s: Statement of Expenditures (Estados de Gastos). 9 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo requerimientos específicos del BIRF, el análisis de documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la elegibilidad de gastos y demás procedimientos que se consideraron necesarios. Se incluyó la revisión de la información relacionada por el cierre del Programa producido durante el mes de julio de 2014. III- OPINION SIN SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación el estado identificado en el apartado Iprecedente correspondientes al “Proyecto de Mejora de las Comunicaciones a los interesados. Transparencia y Responsabilidad del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas”, presenta razonablemente la información para sustentar las Solicitudes de Desembolsos que fueran remitidas y presentadas al BIRF durante el ejercicio irregular finalizado el 31 de diciembre de 2013 de conformidad con los requisitos establecidos en la Carta Convenio de Donación TF Nº 096688 suscripta el 03/12/2010 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). IV- OTRAS CUESTIONES a) Apartado Rendiciones del Estado citado en I-: 1. La columna “Total Desembolsado” debería indicar “0”. Por los SOE´s Nº 2 y 3 sólo se rindieron inversiones (USD 18.339,82). Por ello la Asignación Autorizada del Préstamo de USD 50.000,00 al 31/12/13 asciende a USD 31.660,18. 2. Se asignaron números erróneos a las Categorías: 10 S/MDS BIRF y Contrato de la Donación S/Estado Financiero Bienes 1 3 Consultoría y auditoria 2 1 Capacitación y Talleres 3 2 Categoría b) SOE´s Nº 2, y 3: Se rindieron las inversiones erróneamente bajo la Categoría 1, no obstante fueron bien procesados por el BIRF en la Categoría Nº 2. c) El último Certificado de Gastos presentados fue el Nº 3 aprobado por el BIRF el 13/11/12. Transcurrió más de un año sin ejecución con respecto a la fecha de cierre establecida. d) Gastos Bancarios: No se aplicó una política uniforme en su rendición. No obstante estar registrados y mostrados en los Estados Financieros bajo la fuente BIRF, los gastos bancarios debitados a partir de julio 2012 no fueron rendidos al Banco, ni se reclasificaron contablemente al aporte local, fuente con la que finalmente se terminaron financiando. Gastos Bancarios $ USD FF21 en SOEs 2 Categoría 2 598,16 142,43 FF21 en SOEs 3 Categoría 2 453,27 105,33 Total rendidos 1.051,43 247,76 FF21 2013 sin rendir 1.170,86 245,80 639,07 133,30 1.809,93 379,10 FF21 2014 sin rendir Total sin rendir BUENOS AIRES, 17 de noviembre de 2014. 11 INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROYECTO DE MEJORA DE LAS COMUNICACIONES A LOS INTERESADOS. TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS” CARTA CONVENIO DE DONACIÓN BIRF IDF7 TF096688-AR (Ejercicio irregular finalizado el 31/12/13) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, correspondiente a la Cuenta Especial del “Proyecto de Mejora de las Comunicaciones a los interesados. Transparencia y Responsabilidad del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas” financiado con recursos provenientes del Convenio de Donación TF Nº 096688 suscripto el 03/12/2010 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS Estado de la Cuenta Designada por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/13 expresado en dólares estadounidenses, y su equivalente en pesos argentinos. El estado financiero en dólares fue confeccionado sobre la base de los extractos bancarios de la cuenta especial a la vista en esa moneda Nº 424401/3 abierta en el Banco de la Nación Argentina (BNA) - Sucursal Plaza de Mayo el 26/05/11, y presentado por el 7 IDF: World Bank´s Institucional Development Fund (Fondo de Desarrollo Institucional del Banco Mundial). 12 Programa el 14/05/14 siendo de su exclusiva responsabilidad. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. Nuestra revisión incluyó el cierre de la cuenta especial producido el 16/04/14. III- OPINION SIN SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial al 31/12/13 así como las transacciones realizadas durante el período comprendido entre el 26/05/118, y el 31/12/13 por el “Proyecto de Mejora de las Comunicaciones a los interesados. Transparencia y Responsabilidad del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas” de conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos contemplados en el Convenio de Donación TF Nº 096688 suscripto el 03/12/2010 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). IV- OTRAS CUESTIONES a) A la fecha de cierre de tareas de campo los registros contables de la presente cuenta bancaria, mantienen un saldo de $ 187.897,22/USD 28.785,53, cuando deberían mostrar saldo cero en ambas monedas, ya que la cuenta se encuentra cerrada. b) Gastos Bancarios – Conceptos no previstos en el Contrato de Donación: El especialista financiero del Banco en su correo electrónico del 17/08/11, indicó que se agregaran en 8 La cuenta especial fue abierta el 26/05/11. 13 la categoría cuya descripción mejor se adapte como ser consultoría en este caso (por excepción y ante la falta de otra descripción de categoría de gasto más acertada). No se tuvieron a la vista gestiones ante el Banco para la tramitación formal de la presente modificación. No obstante estar registrados y mostrados en los Estados Financieros bajo la fuente BIRF, los gastos bancarios debitados a partir de julio 2012 no fueron rendidos al Banco, ni se reclasificaron contablemente al aporte local, fuente con la que finalmente se terminaron financiando. Al 31/12/13 ascienden a USD 126,00 y no fueron reintegrados con la fuente local, situación que se subsana con la devolución final de fondos al BIRF del 23/07/14. BUENOS AIRES, 17 de noviembre de 2014. MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL 14 “PROYECTO DE MEJORA DE LAS COMUNICACIONES A LOS INTERESADOS. TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS” CARTA CONVENIO DE DONACIÓN BIRF IDF TF 096688 (Ejercicio irregular finalizado el 31/12/2013) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/13 correspondientes al “Proyecto de Mejora de las Comunicaciones a los Interesados. Transparencia y Responsabilidad del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas” - Carta Convenio de Donación TF096688 suscripta el 03/12/10 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF); han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar al Programa para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta Auditoría. Entendemos que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: REFERENCIA A- TÍTULO 15 2) Presupuesto – Ejecución – Cláusulas Contractuales. 7) Organismo Ejecutor. Ante el cierre del Programa producido en el ejercicio 2014, las recomendaciones se emiten a efectos de que el organismo ejecutor, y la UCP-DNPOIC, las considere en la ejecución de otras Operaciones a su cargo en la medida que sean aplicables. A- OBSERVACIONES EJECUCIÓN CONSOLIDADA 2011- 2012 – 2013 Y CIERRE 1) ESTADOS FINANCIEROS (EEFF) a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos en pesos y en dólares [Estados I- a) y b)] 1. Carecen de: nombre del Programa, de referencia cruzada con las notas explicativas que le aplican, y criterio de exposición de las inversiones (“por Categoría del Gasto”). 2. Los estados poseen dos títulos, uno principal y su optativo. 3. La Columna movimiento del año (03/12/10 al 31/12/13) – Línea “Diferencia de Cambio” indica “0,00” omitió exponer los importes: $ 64.702,01 y USD 2.306,17 en el estado respectivo. No afecta el total de la Línea “Efectivo al final del Período” que lo sumariza. b) Estados de Usos de Fondos por Categoría del Gasto y por Componente en pesos y en dólares [Estados I- c) y d)] 1. El título indica un solo estado cuando corresponden a dos estados. Internamente no se numeraron los Cuadros ya que contienen para cada moneda en un mismo cuerpo tanto el “Estado de Usos de Fondos por Componente” (Cuadro Nro. 19) como el “Estado de Usos de Fondos por Categorías” (Cuadro Nro. 210). 2. La nota 7 debe referenciarse también en el Estado del Cuadro Nro. 2. 3. No se realizó la apertura por fuente de financiamiento. c) Estado de Usos de Fondos por Componente en pesos [Estado I- c) Cuadro 1]: No corresponde exponer la columna “acumulado al 31/12/10”, resulta inconsistente con el período que se le otorgó a los estados (03/12/2010, y 31/12/13). 9 Numerado por AGN. 16 d) Estado de Usos de Fondos por Categoría en dólares [Estado I- d) Cuadro 2]: La referencia de la columna “Presupuesto Original” se referenció incorrectamente. Estos importes corresponden al Presupuesto de la matriz de la Donación. e) Estados de Usos de Fondos por Componente y Categoría de Gastos en dólares [Estado I- d)]: 1. En uno de los juegos originales de los EEFF se repite este Estado en el folio Nro. 11 y en el folio Nro. 13 conforme numeración otorgada por el Programa. 2. Se omitieron informar los porcentajes de ejecución y los saldos disponibles al 31/12/13, y una breve explicación de sus desvíos. Nos remitimos a los cuadros del apartado 2) siguiente. f) Nota 6 - Balance General - Estado de Fuentes y Usos de Fondos en dólares [Estados I- g), f) y b)]: Saldos disponible en Bancos: 1. El saldo de la cuenta especial posee la llamada (2); no obstante aplicaron correctamente para la valuación el tipo de cambio comprador BNA de la llamada (1). 2. Saldo disponible en Bancos al 31/12/13: se encuentra subvaluado en USD 2.306,17, y en similar importe sobrevaluada la diferencia de cambio. No se aplicó la política BIRF para valuar a dólares el saldo en pesos de dicha fuente disponible en la cuenta operativa (Pesificación Nro. 1: USD 1/$ 4,2300) al 31/12/13. g) Notas Nº 2 y 3 – Presupuesto y Componentes [Estado I- g): No se informa: 1. La fecha de firma del Contrato de Donación (03/12/10). 2. La fecha de cierre de la Operación establecida para el 03/12/13, ni la última fecha para presentar SOE´s (03/04/14). h) Nota 5. Contabilidad: No se informó que en su confección se utilizaron las “normas contables aceptables para el Banco”, y las guías del BIRF. i) Nota 8. Aporte Externo – Banco Mundial ($ 202.700/USD 50.000,00): No se informó la fecha de extracto (29/06/11), la que indica el cuadro es la fecha valor del BIRF (15/06/11)Conforme valuación AGN es $ 203.500,00, subvaluación de $ 800,00 (no significativa). j) Nota 7 Inversiones: No aclara que presentan diferencias de centavos por redondeo entre estados (no significativas), que impactan en la de diferencia de cambio. 10 Numerado por AGN. 17 Inversiones USD Balance General Estado de Fuentes y Uso de Fondos y Estados de Usos por Categoría 18.585,59 18.585,61 Estado de Usos por Componente 18.585,62 k) Estado de la Cuenta Especial en dólares 1. Periodo de “Total Ingresos” y “Total Egresos” no es uniforme con el título. 2. No se aclaró que la cuenta fue abierta el 26/05/11. 3. No contiene referencia cruzada con una Nota Específica (Movimientos de la Cuenta Especial 2014) por la que se exponga un cuadro con los valores y fechas por los movimientos 2014 y fecha cierta del cierre de la cuenta por parte del BNA producido el 22/04/14. l) Estado de Solicitudes de desembolsos al 31/12/13, y observaciones del rubro SOEs 1 a 3. SOE NRO. USD Presentación Anticipo 1 07/06/11 2 22/05/12 3 06/11/12 Fecha de Cierre 03/12/13 Días 50.000,00 3.415,69 14.924,13 350 168 392 1. Apartado Rendiciones: a. La columna “Total Desembolsado” debería indicar “0”. Por los SOE´s Nº 2 y 3 sólo se rindieron inversiones (USD 18.339,82). Por ello la Asignación Autorizada del Préstamo de USD 50.000,00 al 31/12/13 asciende a USD 31.660,18. b. Se asignaron números erróneos a las Categorías: S/MDS BIRF y Contrato S/Estado Financiero Bienes 1 3 Consultoría y auditoria 2 1 Capacitación y Talleres 3 2 Categoría 2. Al presentar el SOE Nº 1 se requirieron USD 60.000,00 no teniendo en cuenta el techo previsto en la carta de desembolsos que fue finalmente el valor desembolsado. 18 3. Conforme el reporte de pagos UEPEX y los SOE`s Nº 2, y 3 se informa que se rinden bajo la Categoría 1 cuando es Categoría 2 “Servicios de Consultoría”. Fue correctamente procesado por el BIRF. 4. Se observa que no da cumplimiento a lo establecido en la Carta de Desembolsos del 19/04/10 en la que se establece la presentación trimestral de los SOE´s. Ultimo aprobado el 13/11/2012. Uno de ellos no cumple con el monto mínimo de USD 10.000,00. m) Nota 10. Hechos posteriores y Observaciones relacionadas 1. No se incluyó una breve reseña por la falta de ejecución, ni datos por la cancelación definitiva por parte del Banco el 23/04/14 de USD 281.660,13, conforme detalle: Descripción de Categorías Monto en USD (1) Bienes 0,00 (2) Servicios de Consultoría incluido auditoría 18.339,82 (3) Capacitación y Talleres 0,00 Cuenta Designada 0,05 Total monto desembolsado 18.339,87 Cancelación fecha valor 23/04/14 281.660,13 Total del Monto original de la Donación 300.000,00 2. No se informaron datos por la fecha valor e importe de las devoluciones de fondos al BIRF. Transacción Nº 4 del 23/04/14 USD 28.778,53 Transacción Nº 5 del 23/07/14 USD 2.881,60 Devolución de Fondos al BIRF USD 31.660,13 3. No se dio cumplimiento a la devolución al BIRF de los fondos a la fecha final establecida en 4 meses después de a la fecha de cierre del 03/12/13, situación que se verificó el 23/07/14 conforme la fecha valor asignada por el BIRF. 4. A la fecha de tareas de campo, los registros 2014 se encuentran desactualizados:: las cuentas bancarias contables mantienen saldo disponible cuando fueron cerradas, y los fondos disponibles devueltos al BIRF y a la Tesorería General, no se registró el aporte local del Programa, no se reimputaron a la fuente local los gastos bancarios no financiados con la FF21, y no se recalculó la diferencia de cambio respectiva. 19 Comentarios del Programa: Teniendo en cuenta que a la fecha el Proyecto está cerrado, los fondos remanentes han sido devueltos al organismo financiero internacional y las cuentas bancarias operativa y especial, se encuentran debidamente cerradas; las observaciones efectuadas tanto sobre los Estados Financieros en general, sobre cada Estado en particular, sobre las Notas a los mencionados Estados, en lo atinente a errores de exposición, etc.; serán tenidas en consideración cuando resulte necesario confeccionar Estados en futuras implementaciones. Con relación al plazo -de hecho- prorrogado para la devolución de fondos de la Donación, en respuesta a una consulta efectuada por vías informales por parte de esta Unidad, desde el departamento de Desembolsos del Banco se nos informó que según normativa interna, una vez transcurrido el período de gracia resulta factible completar la devolución de remanentes que pudieran faltar por un plazo de 60 días. En el particular, una vez transcurrido dicho plazo, se procedió a solicitar al Banco una extensión adicional (Nota UCP 146/14 del 28/05/14), aunque sin obtener respuesta por parte de este. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos al confeccionar los estados financieros. Incorporar por Notas todas aquellas situaciones que ayuden a su mejor interpretación y que completen la información de los respectivos estados. Los registros contables deben mantenerse actualizados. Ante la necesidad de contar con aporte local para afrontar pagos, procurar realizarlo con la suficiente antelación para evitar demoras como las informadas. 2) PRESUPUESTO TOTAL – EJECUCIÓN FINANCIERA AL 31/12/13 y EJERCICIO DE CIERRE 2014 – CUMPLIMIENTO CONTRATO DE LA DONACIÓN a) Al 31/12/13 (último ejercicio), se ejecutó financieramente conforme los EEFF sólo el 6,20 % y se desembolsó sólo el 16,67% del monto previsto total. Durante el ejercicio 2014 se produjo el cierre del Programa. El BIRF canceló por falta de aplicación de fondos USD 281.660,13, que representan el 93,89 % de los fondos previstos totales de la Donación. Componentes Presupuesto BIRF USD 20 Ejecutado USD % de avance I- Sustento de la redefinición de la unidad de comunicaciones II- Desarrollo de un centro de medios en línea III- Fomento del cumplimiento con la legislación sobre acceso a la información pública 72.300,00 18.092,06 25,02% 106.650,00 0,00 0,00% 114.050,00 0,00 0,00% 7.000,00 493,56 7,05% 300.000,00 18.585,62 6,20% IV- Auditoría TOTALES en USD Previsto USD Categoría 1. Bienes 2. Consultoría % 60.000,00 - 168.300,00 18.585,61 71.700,00 - 300.000,00 18.585,61 3. Capacitación Totales Ejecutado USD 0,00 11,04% 0,00 6,20% Inversiones en USD al 31/12/13 Conceptos S/EEFF FF21 s/ MDS BIRF I FF 21 PRESUPUESTO TOTAL ASIGNADO 300.000,00 300.000,00 INVERSIONES EJECUTADAS -18.585,62 -18.339,8711 CANCELADO EN 2014 281.414,38 281.660,13 % cancelado 93,80% 93,89% % ejecutado 6,20% 6,11% Gastos no rendidos al BIRF FF21 245,80 (#) (#)La diferencia corresponde a gastos bancarios imputados a la Fuente 21 no rendidos al Banco (etapa UEPEX pagado) ($ 1.170,86/USD 245,80), y que a la fecha de cierre del Programa (en 2014) ascienden a $ 1.809,93/ USD 378,93, por lo que fueron absorbidos por el aporte local, pero no se reclasificaron contablemente. b) Cláusula II 2.03 (b) Arreglos Institucionales y de otra naturaleza: No se tuvo a la vista la documentación al 31/12/13 por la que se da cumplimiento a los siguientes puntos: 1. Creación del “Grupo de Trabajo” dentro del MEyFP con el objetivo de desarrollar una estrategia de comunicaciones que incluya al personal clave. 2. Designación y aceptación de sus integrantes compuesto por el personal clave de comunicaciones de las diferentes Secretarías y a nivel Ministerial. 3. Las estrategia/s de comunicaciones desarrollada/s por dicho grupo, todo ello en las condiciones y con los requerimientos enunciados en la cláusula de referencia. 21 c) Cláusula II 2.04 Supervisión, Información y Evaluación del Proyecto: 1. Inciso (a): Al 31/12/13 no pudo determinarse la existencia de pedidos de informes de progreso del Proyecto por parte del Banco de acuerdo a lo dispuesto en el inciso 2.06 de las Condiciones Generales para las Donaciones, y sobre la base de los indicadores del inciso (b). 2. Inciso (b): En relación a los tres (3) indicadores de desempeño previstos alcanzar no se han obtenido datos por el estado de avance de ellos al 31/12/13 ni al cierre. Indicador por Componente (i) Como mínimo cien (100) periodistas inscriptos en el centro de medios en línea. (ii) Como mínimo ochenta y cinto por ciento (85%) de las solicitudes de información pública sean respondidas dentro de los diez (10) días hábiles (iii) La cantidad de comunicados de prensa y comunicaciones con los medios y los ciudadanos que se efectúen mediante la utilización de alas habilidades recientemente adquiridas debería ascender como mínimo a cuarenta (40) por ejercicio fiscal. d) No consta a esta auditoría la celebración de ayudas memorias del BIRF por misiones técnicas, y/o contables financieras al 31/12/13, ni a la fecha de cierre. e) No se tuvo a la vista el Plan Operativo Anual vigente durante toda la ejecución de la Donación. Comentarios del Programa: Las razones que convergieron en el significativo contraste entre el presupuesto originalmente previsto y los fondos efectivamente aplicados a la realización del Proyecto, pueden sintetizarse de la siguiente manera: durante el período de ejecución del mismo la oficina de Prensa de este Ministerio estuvo a cargo de cuatro diferentes responsables, observando además un lapso de acefalía que abarcó el segundo semestre de 2012. Sobre las circunstancias que motivaron los citados cambios de autoridades, infructuoso resulta versar; más allá de ello corresponde destacar que la única consultoría contratada antes que los mencionados cambios comenzaran a darse, constituyó lo que a posteriori sería el basamento sobre el que se estructurarían todas la actividades -incluyendo las adquisiciones de bienes- que se desarrollarían en el marco del Proyecto. Dar cumplimiento estricto a las 11 Incluye USD 0,05 incorporado por el BIRF en el 2014 como rendido, 22 previsiones del Contrato de Donación y sus relacionados; dejando adecuada constancia documental en los archivos del Programa. Plan Operativo Anual: (comentario 2011) Al cierre del período objeto de análisis y por demoras en la asignación de insumos y recursos para el Proyecto por parte de la Unidad de Prensa de este Ministerio, no fue materialmente posible alcanzar la completitud del proceso de planificación que incluía el diseño del Plan Operativo Anual y de un Plan de Adquisiciones que posteriormente sería cargado y actualizado en el Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones12 implementado por el Banco. (Nota del auditor: sin comentarios por el POA durante las tareas de campo realizadas en 2014). Recomendaciones: Ejecutar oportunamente lo pautado en la Carta Convenio, para que que los fondos otorgados por el Banco en carácter de Donación puedan ser utilizados en su totalidad, y dar efectivo cumplimiento a las actividades previstas. Profundizar los controles a efectos que tanto los registros contables, como la información enviada en los SOE´s sea consistente, Definir oportunamente el POA que regirá la ejecución del Programa. 3) SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA – PROCESOS ADMINISTRATIVOS a) Libro Diario (pesos y dólares) (2011 a 2013): Para validar la integridad de los reportes se deben realizar tareas adicionales, no se emiten los asientos de apertura y cierre de ejercicio, b) Los estados financieros no se emitieron directamente desde el módulo respectivo del Sistema UEPEX. c) Autorizaciones de Pago Nº 201100006 y 201100012 ($ 8.311,95/USD 1965,00) y Desafectación de Pago (DP) Nº 201100002: Con motivo del viaje realizado por un consultor a Madrid/España se otorgó un anticipo. El Programa lo imputó erróneamente como inversión utilizando una autorización de pago, ante tal circunstancia procedieron -en esa misma fecha- a su anulación por DP Nº 02/11. Al 30/12/11 el Proyecto emitió la AP Nº 12/11 con el fin de reclasificar el anticipo como una inversión. De nuestra revisión se . 23 detectaron inconsistencias en el proceso descripto; entre ellas de fechas de emisión de la documentación, que denotan la extemporaneidad en la realización de los hechos. d) AP Nº 2011-00008 y 2011-00009 (SOE Nº 2): Tuvimos a la vista ejemplares duplicados de estas AP con diferentes fechas de emisión (30/12/11 según registros, y 30/10/11 y 30/11/11 según los ejemplares físicos de las AP). Las versiones que fueron registradas contablemente no fueron suscriptas por el responsable del registro. Más allá que contablemente se registraron una de cada una, resulta observable que ante la necesidad de modificar documentos, no se realicen mediante los circuitos previstos en el Sistema, ni se realicen sobre las que fueron anuladas las intervenciones respectivas que lo habiliten, y cuenten con las firmas requeridas. e) SOE Nº 2: 1. Se enumeró incorrectamente como N° 1, y para los gastos bancarios quedó incompleta la columna de porcentaje de financiamiento. 2. Producto de cambios realizados durante el 2012 por el Programa, no coinciden algunos datos de la solicitud presentada ante el BIRF respecto a la que surge del Sistema UEPEX. f) Autoridad com firma delegada: El 20/10/14 se nos informa por Nota de la Directora Nacional del Programa que se delegó la firma en el Coordinador Ejecutivo de la UCPDNPOIC a los efectos de la presente auditoria. Al respecto, no se tuvo a la vista constancia de la comunicación al Coordinador General de la UCP-DNPOIC. Comentarios del Programa: a) 2011: Se excede la esfera de competencia de esta Unidad. 2012 a 2013: Sin respuesta del auditado. b) No se consideró necesaria la utilización de esta opción. (Nota del auditor: Comentario no procedente. Los estados financieros deben emitirse directamente del Sistema Contable uitlizado). c) Con el espíritu de dar cumplimiento a lo apuntado en la primer parte de la observación, se decidió avanzar con la reclasificación del anticipo de viáticos referido para imputarlo como 24 un crédito a favor del Proyecto. Dicha gestión acarreó lo aquí observado, sobre lo que corresponde efectuar algunas menciones: pudo haberse simplificado con la utilización de un asiento manual, aunque este no habría impactado en la gestión del Sistema; las AP’s firmadas originalmente por las partes que posteriormente fueron anuladas, fueron dejadas en el legajo al sólo hecho de dejar documentada la recepción del anticipo por parte del consultor; la documentación emitida con posterioridad no cuenta con todas las firmas precisamente para evitar la duplicidad en la orden de liberar un anticipo (Nota del auditor: Comentario no procedente. No resulta correcto desafectar las autorizaciones de pago originalmente emitidas, y firmadas por todos los involucrados y que dieron sustento oportuno a las registraciones contables); las autorizaciones a efectuar las modificaciones al sistema con posterioridad a la fecha límite establecida en diez días de antelación, fueron gestionadas ante la Mesa de Ayuda de UEPEX bajo responsabilidad de esta Unidad de Coordinación. d) Ante la posible carencia de algún dato en una AP habilitada, pudo eventualmente darse que al momento de su impresión se optara para incorporar información adicional a la obrante en el sistema. Situación que a partir de esta observación será en lo sucesivo evitada. En cuanto a las rúbricas en lo que a autorizaciones de pago bajo este concepto y por estos montos respecta, pudo también darse que no fueran suscriptas inmediatamente luego de generadas, situación que en este caso ha acarreado inconsistencias que se prevé neutralizar cuando la actas de traspaso de gestión sean implementadas. (Nota del auditor: Comentario no procedente. Las autorizaciones de pago impresas y firmadas deben ser las generadas en el sistema. Asimismo, la respuesta no procede siendo que en los casos observados no se cambiaron datos adicionales sino la fecha de emisión, que a su vez es la fecha de alta contable). e) 1. Habiendo cargado en el Sistema el ingreso del Recurso (con impacto contable) por el Desembolso Nro. 1 sin replicarlo como Solicitud Nro. 1 (sin impacto contable) anticipo de Fondos, se procedió durante 2012 a regularizar esta situación con el objeto de equiparar la numeración de las Solicitudes respecto de lo obrante en los registros del Banco. Se 25 realizarán las gestiones correspondientes tendientes a corregir los porcentajes obrantes en la columna mencionada. 2. Sin respuesta del auditado. f) Cumplimos en informar que la notificación solicitada con su correspondiente conformidad fue dada por canales informales, no contando por tal motivo con una constancia de carácter formal. Por otra parte, se procederá a informar a la Oficina de Prensa de este Ministerio acerca de todo lo actuado en el marco del trabajo de campo de la auditoría. Recomendaciones: Realizar las consultas respectivas a la Mesa de Ayuda del Sistema UEPEX y requerir de ésta las adaptaciones necesarios a los efectos que el Sistema permita sin generar errores la emisión de asientos tanto de apertura como de cierre de ejercicio, y la obtención directamente desde el módulo respectivo de los estados financieros conforme los modelos establecidos por el BIRF. Los firmantes de las autorizaciones de pago, deben asegurarse que los ejemplares que intervengan son los generados directamente –sin modificaciones- desde el Sistema. Los SOE´s remitidos al Banco deben emitirse directamente desde el Sistema UEPEX. No realizar registraciones extemporáneas a efectos de evitar situaciones como las observadas. La documentación que se utilizó de base de pago y que se encuentra suscripta por todas las partes incluyendo el beneficiario, no debe anularse; sino utilizar la herramienta que brinda el Sistema a los efectos de realizar las reimputaciones contables respectivas y que impacten tanto en gestión como en contable. Las delegaciones de firma aceptadas por el Coordinador Ejecutivo de la UCP-DNPOIC deben quedar debidamente notificadas al Coordinador General de la mencionada Unidad. 4) CATEGORIA 2. CONSULTORIA HONORARIOS - COMPONENTE 1 De la revisión del único contrato de obra (del 01/09/11 al 31/12/11) formalizado por la Donación, con pagos por $ 46.400,00/USD 10.969,27 SOE Nº 3. Objeto: Redefinición de la Unidad de Comunicaciones, Actividad 1.1 Asesoramiento Inicial de la Unidad de Comunicaciones y Actividad 1.2 Manual Técnico y de Operaciones. a) Organismo Ejecutor – Oficina de Prensa 26 1. No surge participación alguna de la Oficina de Prensa en el proceso de contratación. 2. Dictamen DGAJ 230924 del 15/03/12 (trámite de aprobación del contrato) menciona erróneamente el ámbito ejecución de la Donación dice SPEyPD. b) Metodología de búsqueda de los postulantes a las ternas: No se pudo verificar tal proceso. Al enviarse las invitaciones se sustenta en que el firmante fue informado de la experiencia profesional de aquellos a los que el convoca. Observamos que tres de los cuatro postulantes fueron técnicamente calificados entre 37 a 58 puntos, sin obtener un puntaje como mínimo del 70% de los requisitos buscados. Se requería -entre otros- postgrados, de los cuatros postulantes uno sólo cumplía tal requisito. c) Proceso de Selección (25/08/11): El cuadro de evaluación no hace referencia al puesto evaluado, sin intervención por su aprobacióndel responsable de la UCP - DNPOIC. d) Recepción y evidencia de controles sobre la documentación: Currículos, manifestaciones de interés, y de la documentación presentada por el consultor ganador. e) Perfil del Consultor: Los TDR indican en su Punto 6 que el consultor deberá ser un profesional universitario con título de licenciatura en la carrera de ciencias de la comunicación, periodismo, ciencia política o relaciones internacionales. Se requieren estudios de postgrado en comunicación y/o periodismo y dominio de inglés o francés y no menos de 10 años de experiencia comprobable de trabajo en o para el sector público o privado en el área de comunicación y prensa. Se verificó que: 1. La formación profesional del consultor seleccionado no es acorde al perfil requerido en los TDR, ya que es odontólogo (título profesional que presenta). No se evidencia dentro de la documentación producida en instancias de la evaluación, una justificación expresa y fundada de aquellas causas que provocaron un apartamiento de los lineamientos de los TDR en cuanto definen claramente un perfil universitario. 2. Declara en su CV estudios de maestría en marketing político y un postgrado en negocios y gerenciamiento; no se ha presentado documentación que así lo acredite. 3. El contrato indica que el consultor está “…especializado en comunicación institucional”. No se condice con la especialidad requerida en el perfil del TDR. f) Contrato: 27 1. Extemporaneidad con la fecha de inicio del contrato (01/09/11): Se realizaron procesos de forma extemporánea (entre 5 y 466 días) a la fecha de inicio de la contratación. La Decisión Administrativa JGM 1280 del 10/12/12 aprobatoria del contrato se emitió casi un año después de la finalización de la contratación (31/12/11). Fecha de inicio del Contrato: 01/09/11 Documentación Fecha Diferencia en días Constancia de Antecedentes Penales Verificación constancia de Inscripción en AFIP Inicio en el monotributo según constancia 06/09/11 06/10/11 01/10/11 5 35 30 Dictamen ONEP 08/09/11 7 Certificación Presupuestaria 31/10/11 60 Dictamen DGAJ 15/03/12 196 Decisión Administrativa 1280 JGM de aprobación 10/12/12 466 2. Cláusula 3 Precio de la Obra ($ 46.400,00): Es errónea la forma de pago dice: 6 de $ 11.600,00 ($ 69.600,00). 3. No es coincidente el domicilio del DNI con el indicado en la Carta de invitación, en el contrato y en la Constancia Opción AFIP, como así tampoco es coincidente con el indicado en las facturas. g) D. 2345/08 y RSGP 37/09: No se pudo verificar el cumplimiento a lo previsto en: 1. Art. Nº 12 Anexo I - D.2345/08: Presentación a los cinco días hábiles de emitido el acto aprobatorio del contrato en la SGGP, para su publicación en la página web y su asiento en el Registro Central de Personal Contratado (RCPC). 2. Art. Nº 13 Anexo I - D.2345/08: Nómina de las personas contratadas por el Programa publicada en la página web del Ministerio. 3. Art. Nº 1 y Anexo 1 de la RSGP 37/09; y artículo 3 d) del Anexo I del D. 2345/08: Propuestas de contratación y perfil de requisitos profesionales. 4. Anexo V del apartado V artículo 23 RSGP 37/09: Emisión de formularios de evaluación de cumplimiento del contrato, y su remisión al RCPC. h) Verificación de Informes: Previstos cuatro informes de setiembre a diciembre 2011: 28 1. Los informes que se tuvieron a la vista carecen de recepción. 2. Informes Nº 1, 2, y 3: Se cuenta con una nota de la vocera de prensa del 26/05/12 dirigida a la Secretaría Privada del Ministro de Economía, indicando que eleva los informes “que se encuentran aprobados”. Al respecto esa nota carece de identificación, sello aclaratorio, de puesto/cargo, sector, oficina de la funcionaria firmante. 3. Luego de ser enviados a la Secretaría Privada, los informes se remitieron a la UCPDNPOIC “para su intervención”, sin constancia de intervención posterior. 4. Se verificaron significativos atrasos (entre 168 y 251 días) entre las fechas previstas de presentación de informes y la fecha de la única manifestación con la que se cuenta (no surge fecha efectiva de presentación). Sin documentación que justifique las demoras producidas. Informe Fecha prevista (A) Fecha presentación Fecha conformidad (B) Días entre (B) – (A) Nº 1 de avance 08/09/11 No consta 16/05/2012 251 Nº 2 de avance 31/10/11 No consta 16/05/2012 198 Nº 3 de avance 30/11/11 No consta 16/05/2012 168 31/12/11 No consta 27/06/2012 179 Final i) Pagos: 1. El contrato finalizaba el 31/12/11. Los pagos se realizaron entre los meses de julio y agosto 2012, y previos a la D.A JGM 1280 del 10/12/12 que aprueba la contratación. 2. Facturas del consultor sin referencia a la TF96688-AR ni al contrato relacionado. j) SEPA:(al 26/09/12 conforme página web www.iniciativasepa.org.ar). No se completó el tipo de contrato, y muestra otra fila por una recontratación del consultor, por igual período al de la contratación original. Anexos y oferta adjudicada # 1 Nombre del Consultor Eduardo Carlos Reina Función o cargo Consultor (full time) 29 Método de Selección 3CV Tipo de contrato Período del contrato 01/09/2011 31/12/2011 2 Eduardo Carlos Reina – Recontratado Consultor (full time) 3CV 01/09/2011 31/12/2011 Comentarios del Programa: a) 1. Se toma debida nota de la observación a la vez que se aclara que el requerimiento de la Oficina de Prensa se realizó de manera informal. 2. La UCP funciona en la DNPOIC dependiente de la SPEyPD. (Nota del auditor: Comentario no procedente. La observación se realizó en el marco del organismo ejecutor que es la Oficina de Prensa del Ministerio). b) Se toma debida nota. Se aclara que los consultores13 invitados poseían antecedentes académicos, estudios de grado en comunicación periodística relacionados con la consultoría. (Nota del auditor: no se observa tal carencia). c) Se trata de un error involuntario. No obstante, cabe señalar que los cuatro postulantes indicados corresponden a los que respondieron a la convocatoria. d) Se instruyó a mesa de entradas que funciona actualmente en esta UCP-DNPOIC sobre este particular de manera de que al momento de recibir documentación, se recepcione con el sello institucional de la misma. e) 1. Si bien su título de grado no es el solicitado, el consultor Reina realizó capacitaciones y desarrolló una actividad laboral que avalan su capacidad de conocimiento. Se toma debida nota de la observación. Se hará constar en futuras evaluaciones los eventuales apartamientos a los lineamientos vertidos en los TDR. 2. Si bien los CV´s se presentan en carácter de declaración jurada, se toma debida nota de la observación en relación con la documentación respaldatoria a requerir en lo sucesivo. 3. Se toma debida nota de la observación. Se aclara que si bien la salvedad no altera la coherencia en el perfil requerido, se procurará homogeneizar, en el futuro, ambos documentos (contrato y TDR). f) 1. Las demoras en la entrega de la documentación del consultor es un error que será considerado en futuras contrataciones. Respecto a las demás observaciones son demoras que habitualmente ocurren con los procesos de contrataciones individuales. 2. Se trata de un error de tipeo, irrepetible en el resto del documento. Cabe mencionar, que en la misma 13 AGN: postulantes 30 cláusula, en el párrafo anterior, se estipula el monto total del contrato correcto: $ 46.400,00. 3. Se trata de una actualización del domicilio del consultor al momento de cada registro. (Nota del auditor: No se deja evidencia de tal verificación en el legajo). g) 1. Dada la demora observada en la respuesta anterior de la Decisión Administrativa JGM, que supera los 365 días, el sistema del RCPC no permite el registro de novedades en los contratos iniciados con un año de antigüedad. 2. Se está trabajando con la Oficina de Prensa y Difusión a fin de proceder a publicar la nómina actualizada de los contratados. 3. y 4. Se toma nota de la observación para próximas contrataciones. h) 1. Sobre esta observación aclaramos que la Mesa de Entrada de la Unidad ha mejorado notablemente desde aquellos tiempos hasta la fecha. 2. y 4. Se tomará en cuenta la observación. 3. y 4 Se han realizado cambios y tomado medidas de mejoramiento en la mesa de entradas de la Unidad, que evitarán la recurrencia de lo mencionado. i) 1. El período de contratación del consultor es desde el 01/09 al 31/12/11; a la fecha de finalización del contrato no se contaba aún con el Dictamen de la DGAJ para realizar el pronto pago. Dicho documento se recibió el 15/03/12. Asimismo, cabe destacar que la modalidad del contrato es de obra, cuyo objeto final es el desarrollo de productos. En relación con ello y con las cláusulas contractuales, los pagos se realizan contra presentación/aprobación de informes/productos. En este sentido, los informes fueron presentados a esta Unidad de Coordinación el 17/05/12 con su correspondiente aprobación por parte de la Oficina de Prensa y Difusión del MEyFP. 2. Por normas impositivas la UCP-DNPOIC posee CUIT, el cual utiliza para efectivizar los pagos que se ejecutan bajo su órbita. (Nota del auditor: Esto no impide la mención en el cuerpo de los comprobantes). j) Evidentemente corresponde a un error involuntario de tipeo involuntario Recomendaciones: Dejar constancia de las intervenciones por parte del Organismo Ejecutor. Documentar la metodología de búsqueda de los postulantes a las ternas, procurando que los convocados a participar técnicamente se encuadren dentro del perfil para el puesto buscado. Intervenir la documentación con su recepción en el Programa. Dejar constancia en los archivos de las demoras producidas. Cargar adecuadamente los datos en el Sistema SEPA. 31 5) CATEGORÍA 2 CONSULTORIA - PASAJES Y VIÁTICOS –- COMPONENTE 1 Muestra: $ 13.845,87/USD 3.273,26 (SOE Nro. 2). Adquisición de un pasaje aéreo (Bs As Madrid - Bs As) para realizar el análisis de unidades de comunicación en España entre el 05/11/11 al 12/11/11, y el pago de viáticos respectivo. a) La nota sin número que informa la agenda a cumplimentar por el consultor en España emitida por la Oficina de Prensa y Difusión y recibida por la UCP-DNPOIC el 25/10/11, se dirigió al Coordinador Ejecutivo designado en fecha posterior (01/11/11). Entre esta nota y las invitaciones no se dejó respaldo de la lista de empresas a invitar, ni el criterio de su búsqueda. b) El consultor viajó durante el ejercicio 2011 sin contrato debidamente aprobado, hecho que se formalizó el 10/12/12 (Decisión Administrativa Nro. 1280) c) Pasajes: Comparativo de Precios y Pago $ 5.533,92/USD 1.308,26 1. Cartas de invitación: se diligenciaron por correo electrónico, adjuntándose como comprobante el reporte en papel, sin embargo, este documento no lleva firmas que validen su contenido y destinatario. Se verifica solo la existencia de rubricas al margen. 2. Cotizaciones de los proveedores: No siguen -en líneas generales- el formato indicado en los requerimientos y especificaciones técnicas de cada carta de Invitación y carecen de algunos datos (p.e: casos donde no se encuentran a nombre de la UCP-DNPOIC, no lleva firma del representante de la empresa, no se aclara si el importe final cotizado es final, no se aclara el nombre o razón social de la empresa proveedora de servicios, ...). 3. AP201100005 del 25/11/11: El cheque 62013151 se mantuvo en cartera 46 días se entregó el 10/01/12, además no cumple con el plazo establecido. d) Solicitud de viáticos sin número: No se evidencia constancia de recepción de dicha solicitud en la UCP ni intervenciones por sus controles y aprobación. e) Liquidación de viáticos ($ 8.311,95/USD 1.965,00) - Cumplimiento al Decreto 280/95 1. Artículo 4º: La misión no fue prevista con suficiente antelación (posibilitar el acceso a las mejores tarifas del mercado), ni se verificó una nota autorizando tal excepción. Las invitaciones a cotizar pasajes se enviaron cuatro días antes del vuelo. El 32 diligenciamiento de las cartas de invitación, la presentación de cotizaciones, la evaluación, las notificaciones y la suscripción de la orden de compra fueron realizadas con un margen de un (1) día (entre el 1 y el 02/11/11). La transferencia por el pago del anticipo es del 08/11/11; el consultor ya había viajado (05/11/11). 2. Artículo 6º: La rendición de viáticos del 14/11/11, carece de sello de recepción. No pudo constatarse su cumplimiento dentro de los cinco días de la fecha de llegada del viaje (12/11/11). Los tickets de embarque fueron recepcionados el 30/11/11. El registro contable a inversiones también se ve demorado, es del 30/12/11. 3. Artículo 13º: No se acompañó la rendición de viáticos por un breve informe de las tareas y actividades desarrolladas durante el viaje, y sus respectivas aprobaciones: No consta su exigibilidad por parte del Programa. 4. Artículo 17º Anexo III – Escala : Los viáticos liquidados al consultor se corresponden con el Nivel Jerárquico IV (USD 262,00) diarios sin embargo esta relación o asociación no surge del contrato, ni de los TDR´s, ni consta en las actuaciones. Dicho encuadramiento consta a esta auditoría como resultado de los cálculos efectuados. No se hace mención tampoco al tipo de cambio aplicado. Comentarios del Programa: a) Efectivamente la comunicación citada carece de numeración. Sin embargo, se hace notar que la misma fue producida por un área ajena a esta Unidad. Se toma debida nota de la observación. Se instruyó a los consultores del área correspondiente a que implementen esta formalidad. b) El inicio del trámite de contratación fue el 09/09/11 (Exp- S01:036278/2011). c) 1. Las cartas de invitación fueron diligenciadas en la misma fecha a través del correo institucional de la responsable del área de adquisiciones y contrataciones de la Unidad. En el mismo se adjunta un archivo Word (.doc) denominado cartas de invitación. Por otra parte, los proveedores del servicio que participaron de la compulsa, que son los mismos que fueron invitados, cotizaron mediante correos electrónicos en tiempos posteriores y con el mismo asunto de la solicitud. De esta manera se verifica el contenido, la claridad y el 33 destino de las invitaciones cursadas. (Nota del auditor: Comentario no procedente. Debe dejarse evidencia de las formalidades observadas). 2. Se toma debida nota de las observaciones y se considerarán para futuros procesos de adquisición. 3. En lo sucesivo se arbitrarán los mecanismos necesarios tendientes a dar estricto cumplimiento a los plazos que se establezcan para realizar los pagos. d) Se instruyó a los consultores de la Unidad que al momento de recibir documentación, se recepcione con el sello institucional de la Unidad. e) 1. Efectivamente el viaje fue requerido a esta Unidad con poco tiempo de antelación. Desde esta Unidad se actuó con la mayor celeridad posible de manera de garantizarle al consultor tanto el pasaje como los viáticos. En el caso de estos últimos, se optó por realizar una transferencia bancaria a su cuenta personal. 2. Se instruyó a los consultores de la Unidad sobre este particular de manera de que las tramitaciones se realicen dentro de los períodos acordados. 3. Cabe señalar que en la nota del 24 de octubre, emitida por el área de Prensa, se informa la agenda a realizar por el consultor Reina. No obstante lo cual, se instruyó a los consultores de la Unidad sobre este particular de manera de exigir a quienes viajen que redacten un informe al respecto. 4. Se liquidaron los viáticos del consultor de acuerdo a lo establecido en el Nivel IV de la escala del D. 280/95, es la mínima que establece dicha escala. Recomendaciones: La información remitida y recibida mediante correo electrónico y que formen parte de los procesos deben ser impresas, y certificadas por el responsable y ser integrada a los legajos. Los consultores no deben realizar comisiones de viajes en el marco del Programa sin tener el contrato de consultoría debidamente perfeccionado de acuerdo a como lo establece la normativa. Cumplimentar con los plazos de pago establecidos. No mantener cheques en cartera más allá del plazo del circuito normal. Dar cumplimiento a la normativa que regula la liquidación de viáticos, dejando adecuada constancia de ello. 6) CONTRATO DE DONACIÓN DEL 10/11/2010 Nos fueron suministradas dos (2) versiones en idioma inglés del Convenio de la Donación. 34 - Una de ellas fechada el 19/04/10, que fuera utilizada para emitir el Decreto Aprobatorio del Modelo de Contrato, previa traducción pública, versión que no fue la finalmente suscripta. - Una nueva versión fechada el 10/11/10, y suscripta por la Beneficiaria en fecha 03/12/10. a) La versión de la Carta Acuerdo en inglés suscripta el 19/04/10 por el BIRF14 manifestó que serían aplicables las “Condiciones Estándar para las Donaciones que concede el Banco Mundial con cargo a Diversos Fondos” de fecha 01/07/08. No obstante ello, la versión en inglés finalmente firmada con el BIRF15 el 10/11/10 establece que serán de aplicación las “Condiciones Estándar para las Donaciones que concede el Banco Mundial con cargo a Diversos Fondos” de fecha 31/07/1016 (Anexo del Contrato en su Artículo I 1.01). b) El Decreto Aprobatorio 1410/10 del Modelo de Contrato de Donación se realizó bajo lo establecido en la versión del 19/04/10, por lo que indica erróneamente las “Condiciones Estándar para las Donaciones que Concede el Banco Mundial con cargo a Diversos Fondos” de fecha 01/07/08 en lugar de las del 31/07/10. c) No se tuvo a la vista (ni consta a esta auditoría) realización de Traducción Pública efectuada sobre la base de la versión válida y vigente (10/11/10). d) El Dictamen de la Procuración del Tesoro (N° 021 y N° AI001) indica erróneamente que resultan de aplicación las “Condiciones Estándar para las Donaciones que concede el Banco Mundial con cargo a Diversos Fondos” de fecha 01/07/08, cuando correspondió referir aplicación de las del 31/07/10. e) Clausula II. Ejecución del Proyecto 2.05 Gestión Financiera (Anexo al Contrato de Donación): El Beneficiario garantizará que se mantenga un sistema de información financiera de acuerdo a las disposiciones del Apartado 2.07 de las Condiciones Estándar. En la versión del 31/07/10 presenta agregado el literal c) respecto de la versión del 01/07/08. (Deberá verificar que los estados financieros auditados según lo dispuesto en el párrafo b) de esta sección se pongan a disposición del público en forma oportuna y de un modo aceptable para el Banco Mundial). 14 15 16 En representación del Banco por el Señor Stefan Koeberle. En representación del Banco por la Señora Penélope Brook No constan en los archivos del Programa, fueron obtenidas desde Internet. 35 f) Carta de Desembolsos de la Donación en inglés y a su traducción pública: No se tuvo a la vista la versión definitiva de la Carta de Desembolsos aplicable al Contrato de Donación. . g) El Contrato de la Donación fue suscripto el 03/12/10 teniendo en cuanta las actuaciones detalladas en el cuadro siguiente, no se tuvo a la vista documentación adicional por la que se sustente la firma en fecha posterior al plazo establecido. Asimismo, en el Artículo IV del Anexo al Contrato, se establece la extinción por falta de implementación (contrato de consultoría) o desembolso (solicitud de desembolso) antes del 22/11/10; salvo que el Banco Mundial, fije una fecha posterior para estos fines. Comentarios del Programa: Ante un cambio de autoridades en el Banco Mundial, por el cual la Sra. Penélope Brook reemplazó a su antecesor en el cargo, se originó una nueva redacción del Convenio, siendo esto una exigencia del propio Banco. La cuestión manifiesta respecto de la existencia en autos de dos ejemplares de Cartas Acuerdo es aclarada en nota recibida por el Banco Mundial por la exigencia anteriormente mencionada. Por lo tanto, a excepción de la referencia a la “versión” de las Condiciones Generales, el contenido del Convenio firmado es el mismo, habiéndose decidido utilizar la traducción efectuada sobre fecha 19/04/10 por razones de economía procesal y apremio en los plazos de suscripción de la misma. Normas Generales de “Condiciones Estándar para las Donaciones que concede el Banco Mundial con cargo a Diversos Fondos”: con relación a las versiones que se citan en las observaciones, se señala que de una versión a otra se aplican modificaciones referentes a Fraude y Corrupción agregándose como Cambios de la Revisión 2006 y 2010. - Adopción de nuevas definiciones de prácticas corruptas, fraudulentas, coercitivas y colusorias; lo que, entre otras cosas, amplió el alcance del régimen de sanciones más allá del contexto de adquisiciones. - Se admiten procedimientos diferentes a los especificados en los Convenios de Préstamo: respecto de Contrataciones viciadas, a saber: i) El Banco no financia el contrato. ii) Es la política del Banco cancelar del préstamo, una suma igual a la parte del monto del contrato viciado, que habría podido financiar. 36 Por lo tanto a lo que el decreto refiere, desde el punto de vista jurídico, no caben dudas que el mismo hace vigente para este convenio, lo taxativo que es “Condiciones Estándar para las Donaciones que Concede el Banco Mundial con cargo a Diversos Fondos” de fecha 01/07/08 (independientemente que esté o no en autos). No obstante ello, las Condiciones Estándar del 31/07/10 son las aplicables al Convenio firmado el 03/12/10. Del mismo modo con relación a lo Dictaminado por el Sr. Procurador del Tesoro de la Nación, se aceptan las observaciones; no obstante lo cual, se señala a fojas 275, que el Convenio fue debidamente suscripto, y que ante la duda en la vigencia del mismo, ésta se agota en lo plasmado en el documento suscripto por el Sr. Ministro de Economía y Finanzas Públicas en lo referente a que son de validez las normas de fecha 31 de julio de 2010. Tanto en el modelo de contrato de donación (aprobado por Decreto Nro 1410/2010), como en el contrato finalmente suscripto, se menciona la Carta de Desembolsos en la enumeración que se hace de los Adjuntos, y cito: Punto (2) Carta de Desembolso de igual fecha a la presente, junto con las Directrices del Banco Mundial sobre Desembolsos para Proyectos de fecha 1º de mayo de 2006. (Nota del auditor: No se tuvo a la vista conforme lo observado la Carta de Desembolsos de similar fecha de firma por parte del Banco al Contrato (10/11/2010); la entregada es del 19/04/10). Recomendaciones: A los efectos de evitar observaciones como las detalladas dejar constancia en las actuaciones de todo evento sustancial cuya entidad amerite justificación de las decisiones adoptadas y su exposición formal en el expediente. 7) ORGANISMO EJECUTOR El11/12/12 se procedió a la suspensión de las tareas de campo, hecho motivado por la verificación de documentación e instrumentos proporcionados por la Unidad de Coordinación de Programas y Proyectos con Enfoque Sectorial Amplio (UCP-DNPOIC), de cuyo análisis inicial se concluyó que todos los actos administrativos y gestiones llevadas a cabo por el ejecutor no contaban con el visado e intervención expresa y necesaria de la Oficina de Prensa y Difusión, dependencia que detenta en la estructura del proyecto 37 la “Responsabilidad General” en la implementación del proyecto, trasladándose esta imprevisión a los Estados Financieros inicialmente recibidos objeto de la auditoría. En el marco de esta revisión fueron detectadas ésta y otras inconsistencias cuya singularidad amerita el caso resaltar, y en su conjunto así se exponen a continuación: La principal inconsistencia se vincula con la definición de la responsabilidad en la ejecución del Proyecto por encomienda del Órgano Ejecutor (MEyFP) a saber: Mediante Decreto Nº 1410 del 30/09/10, el PEN aprobó el Modelo de Convenio de la Donación (Artículo Nº 1) destinado al financiamiento del "Proyecto de Mejora de las Comunicaciones a los Interesados. Transparencia y Responsabilidad del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas", donde se designa al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas como Organismo Ejecutor del Proyecto, otorgando al Sr. Ministro facultades suficientes para “…celebrar actos y contratos necesarios para la correcta implementación…” del proyecto (Art 3°). El Convenio de la Donación BIRF TF 96688 instruyó al Organismo Ejecutor (Ministerio de Economía) a que invista a la Oficina de Prensa y Difusión (Unidad de Comunicaciones) de responsabilidad general en la implementación del proyecto. Ello quedo plasmado en el texto de la Resolución MEyFP N° 264 del 19/05/11 que expresa en su “Artículo 1°: Asignase a la Oficina de Prensa y Difusión del MINISTERIO DE ECONOMÍA y FINANZAS PÚBLICAS la “Responsabilidad General” de la implementación del Convenio de Donación…”. Por otra parte, la UCP-DNPOIC creada por la Resolución MEyFP N° 106/09, tiene a su cargo “…la coordinación y ejecución del Proyecto de “Protección Básica” así como también de otros programas y proyectos con enfoque sectorial amplio y otros que serán asignados en el acto aprobatorio de los respectivos programas…”. “…la Unidad de Coordinación tendrá las funciones y responsabilidades que se establezcan en los respectivos Proyectos”. La misma Resolución MEyFP N° 264/11 dispuso que la UCP-DNPOIC “….asistirá a la Oficina de Prensa y Difusión en materia administrativa, financiera, de adquisiciones, supervisión del proceso de monitoreo y evaluación del “Proyecto…”. 38 Por Resolución MEyFP Nº 63 del 30/05/11, el Sr. Ministro dispone que la firma de solicitudes de retiro de fondos y de justificaciones de gastos para la presente Donación ante el Banco Mundial, es en forma conjunta y de a dos, designando al Coordinador General de la UCP –DNPOIC y a otros dos funcionarios que no forman parte de ella, pero sí de la DNPOIC a dicho momento. En la ejecución se utilizó la CUIT de la UCP-DNPOIC (30-71098957-1). En este escenario surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) Si bien no se ha definido con claridad en el texto del Convenio de la Donación ni en el de la Resolución MEyFP Nº 264/11, el alcance del Término “Responsabilidad General”, con indicación expresa de las competencias e incumbencias de dicha área en relación al Programa, pero teniendo en cuenta que el Sr. Ministro posee facultades suficientes para “…celebrar actos y contratos necesarios para la correcta implementación…” del Programa (Art 3° Decreto 1410/10), en orden a la normativa generada (, y a la terminología utilizada debe entenderse que la Oficina de Prensa y Difusión como Unidad de Comunicación es la responsable de la implementación del Programa como brazo ejecutor del Ministro de Economía de quien depende en forma directa. En esta línea, no se ha detectado intervención expresa y manifiesta de la Oficina de Prensa en la implementación y puesta en marcha del Programa, ya que no se pone de manifiesto su participación en la toma de decisiones, en las actuaciones generadas ante el Banco Mundial, ni en las autorizaciones dadas para el manejo de las cuentas bancarias así como tampoco surge su intervención en la suscripción de documentos o celebración de actos vinculantes para el Programa. b) No fueron desarrollados el Reglamento Operativo del Programa ni un Manual de Procedimientos que regulen las actuaciones, tanto por parte de la Oficina de Prensa y Difusión como de la UCP-DNPOIC. c) No se tuvo a la vista documentación al 31/12/11, ni quedó claramente establecido, en qué consisten las tareas de supervisión del proceso y evaluación del Proyecto establecidas para la UCP-DNPOIC respecto de la Donación. 39 d) No se formuló un organigrama específico para la Donación TF 96688-AR; sólo nos fue provisto el correspondiente a la UCP-DNPOIC aplicable a todos los Programas bajo su órbita. e) Firmantes en Cuentas Bancarias: Fueron abiertas directamente por la DNPOIC sustentando en su Nota Nº 263 del 10/03/11 a la Tesorería General en su segundo párrafo que “…La DNPOIC, dependiente de la SPE de este Ministerio, ejecutará dicha Operación”. Comentarios del Programa: (Comentarios 2011) Durante el ejercicio 2013 el Señor Secretario Legal y Administrativo resolvió asignar a partir del 1ro de abril del corriente, las funciones correspondientes al cargo extraescalafonario Vocero de Prensa y Difusión dependiente de la Unidad Ministro de este Ministerio. A partir de ello, mediante Nota MEyFP 121 fechada el 29/08/1317, se puso en conocimiento del Banco la encomienda de las funciones de dirección general y coordinación del Convenio en cuestión, en la persona de Licenciada Norma Beatriz MADEO; actualizándose además, la nómina de firmantes autorizados a operar con el organismo financiero. El Manual Operativo del Proyecto se encuentra en proceso de elaboración y toda vez terminadas de subsanar las observaciones efectuadas por el equipo auditor bajo el título Organismo Ejecutor, se prevé formalizar la correspondiente no objeción ante el Banco. (Nota del auditor: la fecha de cierre de campo no fue formalizado). Recomendaciones: Iniciar las gestiones necesarias tendientes a instrumentar debidamente aquellos aspectos que dieron lugar a las observaciones detectadas; dejar formalmente establecidas las funciones y procedimientos a llevar a cabo por parte del Organismo Ejecutor (Prensa) y la UCP-DNPOIC área administrativo- contable; obtener la ratificación formal por parte de Oficina de Prensa de todo lo actuado. BUENOS AIRES, 17 de noviembre de 2014. 17 AGN: Recibida en el BIRF el 02/09/13 por Nota DNPOIC Nº 910. 40 41 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO DE MEJORA DE LAS COMUNICACIONES A LOS INTERESADOS. TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS” CARTA CONVENIO DE DONACIÓN BIRF IDF TF096688 (Ejercicio irregular iniciado el 03/12/2010 y finalizado el 31/12/2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/13 con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - Test o prueba de transacciones y comprobantes; - Análisis de la metodología para la contratación de consultores, análisis de legajos y selección de empresa proveedora de pasajes y de pagos de viáticos; - Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones, conforme las estipulaciones del Convenio de Donación; - Aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada. El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de los aportes del BIRF y de las erogaciones del ejercicio irregular finalizado el 31/12/13 conforme se expone seguidamente. 42 El Universo de las inversiones se obtuvo del “Estado de Uso de Fondos por Componente” y del “Estado de Uso de Fondos por Categoría del Gasto” al 31/12/13 expresados en pesos argentinos, columnas “Cifras efectivas del Período”, respectivamente. POR COMPONENTES Inversiones ($) I - Sustento de la redefinición de la unidad de comunicaciones para mejorar la transparencia y profesionalización. Inversiones del “Estado de Usos de Fondos por Componente ($) Muestra ($) Muestra / Componente (%) 76.529,39 95,86% 48.645,87 63,56% 0,00 0,00% 0,00 0,00% 0,00 0,00% 0,00 0,00% 2.222,29 4,14% 598,16 26,92% 78.751,68 100,00% 49.244,03 62,53% II- Desarrollo de un centro de medios en línea para fomentar la transparencia proactiva III- Fomento del cumplimiento con la legislación sobre acceso a la información pública en el MEyFP IV- Auditoría (*) Componente / Inversiones (%) *Incluye gastos bancarios POR CATEGORIA DE GASTOS Inversiones ($) 0,00 1. Bienes 2. Consultoría (*) 78.751,68 0,00 3. Capacitación inversiones del Estado de Usos de Fondos Por Categorías de Gastos ($) 78.751,68 Categoría / Inversiones (%) 0,00% 100,00% 0,00% 100,00% Muestra ($) 0,00 49.244,03 Muestra / Categoría (%) 100,00% 62,53% 0,00 0,00% 49.244,03 62,53% El porcentaje de muestra en los SOE´s representa el 63,48% de las inversiones rendidas al BIRF para dicha fuente. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. BUENOS AIRES, 17 de noviembre de 2014. 43
