2012_119info.pdf
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE SEGURIDAD VIAL - FASE I” CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 7861-AR BIRF (Ejercicio Irregular N° 1 finalizado el 31/12/11) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados detallados en I- siguiente, por el ejercicio Irregular N° 1 comprendido entre el 20/08/2010 y el 31/12/2011, correspondientes al “Proyecto de Seguridad Vial - Fase I”, llevado a cabo por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, dependiente del Ministerio del Interior, parcialmente financiado a través del Convenio de Préstamo N° 7861-AR, suscripto el 22/02/2010 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos del Período, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2011, expresado en pesos argentinos. b) Estado de Fuentes y Usos de Fondos del Período, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2011, expresado en dólares estadounidenses. c) Estado de Inversiones por Categoría Acumulado al 31 de diciembre de 2011 (comparativo con Presupuesto), expresado en dólares estadounidenses. d) Estado de Inversiones por Componente Acumulado al 31 de diciembre de 2011, expresado en dólares estadounidenses. e) Estado de Movimiento de la Cuenta Operativa al 31 de diciembre de 2011, expresado en pesos argentinos y dólares estadounidenses. Incluyendo las Notas 1 a 8 explicativas que forman parte de los Estados Financieros precedentes y anexos 1 a 3 del Estado de Origen y Aplicación de Fondos. 1 Los Estados precedentes han sido preparados por la UEC y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por la AGN el 01/03/2012 y los definitivos con fecha 30/05/2012. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros al sólo efecto de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado las tareas de campo entre el 01/12/2011 y el 19/06/12. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Fondos PNUD Según consta en los registros del proyecto se transfirieron al Proyecto PNUD ARG10/012 “Fortalecimiento Institucional de la Agencia Nacional de Seguridad Vial” (convenio suscripto el 24/11/2010 entre el PNUD y el Ministerio del Interior, Subsecretaría de Coordinación), fondos por U$D 737.845,75 de aporte local (Fuente 12) del Proyecto BIRF 7861-AR (Autorizaciones de Pago Nros. 201000199 por U$D 641.605,00 y 201000200 por U$D 96.240,75, ambas del 29/12/2010) y USD 2.566.420,00 de fuente 22. 2 Al cierre del ejercicio 2011 surge de los Estados Financieros del Proyecto que el mencionado PNUD tiene fondos disponibles por U$D 3.304.265,75 (U$D 737.845,75 de Fuente 12 y 2.566.420,00 de Fuente 22). Según informó el Proyecto las Transferencias autorizadas por Disposición 427/2010 de fecha 13/12/10 por $ 8.727.752,03 incluyen “…dentro de la misma partida necesaria y suficiente para afrontar las comisiones y el Pari Passu de la Fuente 12 requerida en el proyecto BIRF 7861-AR”. Al respecto se ha detectado que existen discrepancias entre la información que surge de los registros del Proyecto BIRF 7861-AR sobre el saldo disponible en el PNUD ARG10/012 al 31/12/11 y lo informado por el PNUD en el Estado de Posición Financiera al 31-12-2011, a saber: Concepto Fondos en PNUD según registros contables del Proyecto BIRF 7861-AR al 31/12/11 Fuente 22 USD Fondos en PNUD según Estado de Posición financiera al 31-12-2011 emitido por PNUD Diferencia a conciliar Fuente 12 USD Total USD 2.566.420,00 737.845,75 3.304.265,75 2.566.420,00 574.425,73 3.140.845,73 0,00 163.420,02 163.420,02 b) Proceso de contrataciones de bienes y servicios. Como resultado del trabajo de campo se han verificado inconsistencias respecto de la aplicación de la normativa específica a la selección y contratación de bienes y servicios que vician los procedimientos, los cuales se exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto. Conforme establece la normativa BIRF, el banco no financia gastos si los bienes y servicios “...no han sido seleccionados o ... no han sido contratados de conformidad con los procedimientos establecidos en el Convenio de Préstamo y con el Programa de Contrataciones aprobado por el Banco. En esos casos, el Banco declarará viciada la contratación, y es política del Banco cancelar la porción del préstamo asignada a los servicios cuya contratación esté viciada. Además, el Banco puede usar otros recursos legales en virtud del Convenio de Préstamo. Aún cuando se haya adjudicado 3 el contrato después de obtener la “no objeción” del Banco, el Banco puede declarar viciada la contratación si llega a la conclusión de que la “no objeción” fue emitida sobre la base de información incompleta, inexacta o equívoca proporcionada por el Prestatario o si los términos y condiciones del contrato fueron modificados sin la aprobación del Banco.” Teniendo en cuenta lo señalado precedentemente se considera que los mencionados gastos no serían financiables por el préstamo. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en III a) y excepto a lo señalado en III b), los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Seguridad Vial-Fase I” al 31 de diciembre de 2011 así como las transacciones operadas durante el ejercicio irregular finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el convenio de préstamo N° 7861-AR BIRF del 22/02/2010. BUENOS AIRES, 19-06-2012 4 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) “PROYECTO DE SEGURIDAD VIAL - FASE I” CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 7861-AR BIRF (Ejercicio Irregular N° 1 finalizado el 31/12/11) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Estados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio irregular comprendido entre el 20/08/2010 y el 31/12/2011, correspondiente al “Proyecto de Seguridad Vial - Fase I”, llevado a cabo por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) de la Agencia Nacional de Seguridad Vial dependiente del Ministerio del Interior, parcialmente financiado a través del Convenio de Préstamo N° 7861-AR, suscripto el 22/02/2010 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitudes de Desembolso del período, por el ejercicio finalizado el 31/12/11, expresado en dólares estadounidenses. El estado ha sido preparado por la UEC y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 5 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la elegibilidad de gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS. Proceso de contrataciones de bienes y servicios. Como resultado del trabajo de campo se han verificado inconsistencias respecto de la aplicación de la normativa específica a la selección y contratación de bienes y servicios que vician los procedimientos, los cuales se exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto. Conforme establece la normativa BIRF, el banco no financia gastos si los bienes y servicios “...no han sido seleccionados o ... no han sido contratados de conformidad con los procedimientos establecidos en el Convenio de Préstamo y con el Programa de Contrataciones aprobado por el Banco. En esos casos, el Banco declarará viciada la contratación, y es política del Banco cancelar la porción del préstamo asignada a los servicios cuya contratación esté viciada. Además, el Banco puede usar otros recursos legales en virtud del Convenio de Préstamo. Aún cuando se haya adjudicado el contrato después de obtener la “no objeción” del Banco, el Banco puede declarar viciada la contratación si llega a la conclusión de que la “no objeción” fue emitida sobre la base de información incompleta, inexacta o equívoca proporcionada por el Prestatario o si los términos y condiciones del contrato fueron modificados sin la aprobación del Banco.” 6 Teniendo en cuenta lo señalado precedentemente se considera que los mencionados gastos no serían financiables por el préstamo. IV DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III , el estado identificado en I-, correspondiente al “Proyecto de Seguridad Vial-Fase I”, presenta razonablemente la información para sustentar los Estados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio irregular finalizado el 31/12/11 de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 7861-AR BIRF del 22/02/2010. BUENOS AIRES, 19-06-2012 7 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROYECTO DE SEGURIDAD VIAL - FASE I” CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 7861-AR BIRF (Ejercicio Irregular N° 1 finalizado el 31/12/11) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado identificado en I- siguiente, por el ejercicio irregular comprendido entre el 20/08/2010 y el 31/12/2011, correspondiente a la Cuenta Especial del “Proyecto de Seguridad Vial - Fase I”, Convenio de Préstamo N° 7861-AR, suscripto el 22/02/2010 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Movimiento de la Cuenta Designada en USD, al 31 de diciembre de 2011, expresado en pesos argentinos y dólares estadounidenses. El estado precedente fue preparado por la UEC sobre la base de los extractos bancarios Cuenta Especial “ANSV-3000/203-Ptmo BIRF 7861-AR U$”, Cuenta Corriente Especial N° 41788/68, mantenida en el Banco de la Nación Argentina (BNA), Sucursal Plaza de Mayo y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 8 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de Seguridad Vial-Fase I” al 31/12/11, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio irregular finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en el Convenio de Préstamo N° 7861-AR BIRF de fecha 22/02/2010. BUENOS AIRES, 19-06-2012 9 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES “PROYECTO DE SEGURIDAD VIAL - FASE I” CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 7861-AR BIRF (Ejercicio Irregular N° 1 finalizado el 31/12/11) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría de los estados financieros del “Proyecto de Seguridad Vial - Fase I”, por el ejercicio irregular finalizado comprendido entre el 20/08/2010 y el 31/12/2011, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 7861-AR, suscripto el 22/02/2010 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). a) Cláusula 2.01: Monto del préstamo USD 30.000.000,00 y Anexo 2. Ejecución del Proyecto. Sección IV. Retiro del Dinero del Préstamo.B.1 Condiciones de desembolso El proyecto ha desembolsado a la fecha USD 7.524.410,51.- conforme surge del reporte del BIRF (Client Connection) y los estados Financieros auditados (incluye USD 75.000,00 en concepto de comisión inicial). b) Cláusula 2.03, 2.04 y 2.05: Servicios Financieros (Comisión de compromiso. Intereses) Cumplida. Según información suministrada por la Dirección de Administración de la Deuda Pública del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas y la Coordinación de Préstamos Oficina Nacional de Crédito Público mediante Nota N° 37/2012 del 6/01/12, durante el ejercicio se han abonado los siguientes montos (en dólares estadounidenses): 10 Concepto de pago Fecha vencimiento Fecha de Pago Moneda Importe de Pago Interés 15/02/2011 15/02/2011 USD 13.913,80 Interés 15/08/2011 15/08/2011 USD 45.450,81 c) Cláusula 3.01. Asistencia ONG y Anexo 2. Ejecución del Proyecto. Sección I Implementación y otros Acuerdos. E Subsidios CCE y Subproyectos ONG CCE. Anexo 4, Sección II Convenios de Subsidios (CCE) Cumplida. Por Nota N° UC 5/12, del 30/01/12 se informó que: “Con relación a las ONG, se informa que se llevaron a cabo en el marco del Sub-componente 1.2: Campañas de Educación, Concientización y Comunicación, dos convocatorias a los efectos de seleccionar los subproyectos de ONGs beneficiadas para su posterior financiamiento. El Banco Mundial otorgó su no objeción conforme al Manual Operativo, a los primeros dos subproyectos a financiarse en el marco del Proyecto BIRF 7861-AR. d) Cláusula 3.01. Asistencia Provincias y Municipios. Anexo 2. Ejecución del Proyecto. Sección I Implementación y otros Acuerdos. F Intervenciones de Seguridad Vial. (ISVs): 1, 4 y 5. Anexo 4, Sección III Convenios de Participación ( ISV). Cumplida. Por Nota N° UC 5/12, del 30/01/12 se informó que “Con relación a la celebración entre la ANSV y las Provincias o Municipios Participantes con el objeto de ejecutar y solicitar el reembolso de Intervenciones de Seguridad Vial (ISVs), en el marco del Sub-componente 2.2, se suscribe en todos los casos convenios y compromisos anuales de gestión de conformidad a los modelos incluidos en el Manual Operativo no objetado por el Banco Mundial. e) Artículo V. Efectividad. Terminación Cumplida. Con fecha 11/06/10 se firmó el Convenio Subsidiario entre el Ministro de Economía de la Nación y el Director Ejecutivo de la ANSV. 11 Asimismo, se visualizó el Dictamen de la Procuración del Tesoro de la Nación del 14/07/12 en relación al Contrato de Préstamo BIRF N° 7861-AR y al Convenio Subsidiario. f) Anexo 1. Parte 1, 2 y 3 Cumplida. El grado de avance del proyecto fue volcado en los Ayuda Memoria de las misiones del Banco celebradas en el marco del Proyecto y en los Informes de Progresos Físicos y Financieros. g) Anexo 2. Ejecución del Proyecto. Sección I Implementación y otros Acuerdos. A. Convenio Subsidiario y Anexo 4, Sección I. Cumplida. Con fecha 11 de Junio de 2010 se ha suscripto el Convenio Subsidiario de Ejecución entre el Ministro de Economía de la Nación y el Director Ejecutivo de la ANSV. Asimismo, través del Decreto Nº 708/2010 que aprueba el modelo de Contrato de Préstamo, se aprobó el modelo de Convenio Subsidiario contenido en el Anexo IV de aquél. h) Anexo 2. Ejecución del Proyecto. Sección I Implementación y otros Acuerdos. B Acuerdos Institucionales. Cumplida. Por Disposición 65/10 se creó la UCP en el ámbito de la ANSV, cuyo objetivo es el de asistir a la ANSV en la coordinación y monitoreo de la ejecución del Proyecto de Seguridad Vial. Asimismo estableció las funciones de la UCP, su estructura, misiones y funciones y la designación del Coordinador. También se estableció que la UCP cuenta con el apoyo de la Dirección General de Administración (DGA) para llevar a cabo los procedimientos administrativos, financieros y de contrataciones. Por su parte, el Manual Operativo estableció las responsabilidades básicas de la UCP, organización y funcionamiento y la planificación de las actividades del Proyecto. Respecto a la creación y mantenimiento de una línea presupuestaria anual, por Nota N° UC 5/12, del 30/01/12 se informó que “a partir del año 2011 se creó una actividad presupuestaria específica para el Proyecto. Se corresponde con el Programa 16, actividad 7”. 12 i) Anexo 2. Ejecución del Proyecto. Sección I Implementación y otros Acuerdos. C Manual Operativo y Salvaguardas 1 y 3 Cumplida. El primer Manual Operativo se “encontró aceptable” en la Misión de Evaluación-Ayuda Memoria llevada a cabo del 15 al 16 de febrero de 2010, fecha en que se realizara la evaluación del Proyecto de Seguridad Vial. Por Nota N° UC 24/10 del 18/06/10 se solicitó al Banco la No Objeción al Manual Operativo, la cual fue otorgada por nota del 24/06/10. Por Nota N° UC 139/11 del 03/02/11 se solicitó la No Objeción a la versión actualizada la cual fue otorgada por Nota del 21/03/11. La última No Objeción a la versión actualizada se realizó en la Misión de Supervisión-Ayuda Memoria llevada a cabo del 31 de mayo al 7 de junio de 2011. El Manual Operativo fue aprobado por Disposición del Director Ejecutivo N° 260/2010 y N° 270/2011. Por Nota N° UC 5/12, del 30/01/12 se informó que “El Manual Operativo del Proyecto, cumple con los requisitos establecidos en el punto C del Anexo 2 del Convenio de Préstamo, habiéndose confeccionado los diferentes instrumentos que dan cuenta de lo así mencionado, formando parte del Manual Operativo como anexos del mismo…Asimismo, y en relación a la realización de obras civiles, cuando las mismas son incorporadas por las jurisdicciones participantes en los compromisos de gestión anual, se adiciona el correspondiente check list del Marco de Gestión Ambiental, conforme al modelo de Manual Operativo”. j) Anexo 2. Ejecución del Proyecto. Sección II. Informe de Monitoreo y Evaluación del Proyecto. A Informes del Proyecto (semestrales) y B. Administración Financiera, Informes Financieros y Auditoría. Cumplida parcialmente. Se visualizaron notas de fecha 03/03/11 recibida por el Banco en la misma fecha y del 10/08/11 recibida por el Banco el 12/08/11, por las cuales se elevaron los Informes Financieros Intermedios No Auditados (IFR) correspondientes al período 20/08/10-31/12/10 y 01/01/11-30/06/11 respectivamente, que contienen al Informe de Progreso Físico y al Informe Financiero. 13 No se visualizó el IFR correspondiente al segundo semestre de 2011. La entrega al Banco del informe correspondiente al período 20/08/10-31/12/10 fue realizada fuera del plazo previsto (cuarenta y cinco (45) días de finalizado el período cubierto). k) Anexo 2. Ejecución del Proyecto. Sección III. Adquisiciones. Cumplida parcialmente. La Unidad de Coordinación de Proyecto elabora todos los años un Plan Operativo Anual. En el mismo se establece un cronograma de ejecución en relación a la utilización de los recursos del préstamo. Este POA tiene replanificaciones trimestrales. Al respecto nos remitimos a las observaciones puntuales expuestas en el Memorando a la Dirección adjunto al presente. BUENOS AIRES, 19-06-2012 14 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN “PROYECTO DE SEGURIDAD VIAL - FASE I” CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 7861-AR BIRF (Ejercicio Irregular N° 1 finalizado el 31/12/11) El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Proyecto de Seguridad Vial - Fase I”, una serie de observaciones y recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno, surgidas como consecuencia del examen practicado por esta Auditoría General de la Nación, sobre los estados financieros del Programa por el ejercicio irregular comprendido entre el 20/08/2010 y el 31/12/2011. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: REF. TÍTULO I PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. II CONVENIO ANSV-OEI III ACUERDOS DE PARTICIPACIÓN (PROVINCIAS Y MUNICIPIOS) IV CONVENIOS DE FINANCIAMIENTO DE SUBPROYECTOS A ONG’S V FONDOS PNUD 15 OBSERVACIONES DEL EJERCICIO. I. PROCESO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. A. ADQUISICIÓN DE BIENES. Adquisición de Mobiliario con destino a 83 Escuelas de Seguridad Vial. Expediente N° SO2: 0009515/2010. LPN° 1-2010- Préstamo BIRF N° 7861-AR. Monto estimado: USD 197.125,00. Proveedor. TAMECAS SRL. Orden de Compra: Fecha: 17/05/11, Monto: $502.314,60, Plazo: 30 días. 1. Inicio de las actuaciones. (Necesidad de la contratación-Presupuesto estimado) No se tuvieron a la vista constancias del procedimiento llevado a cabo de acuerdo a lo establecido en el Manual Operativo respecto a la determinación de necesidades de cada área, prioridades y estimación del presupuesto. Comentario UCP: Las adquisiciones y contrataciones ejecutadas por DGA de ANSV son plasmadas en el POA siendo las mismas producto de las necesidades planteadas por las áreas técnicas de la Agencia, y seleccionadas a ese objeto por la UCP en la medida que sean consecuentes con los objetivos plasmados en los componentes del Proyecto. Asimismo, el análisis de la correspondencia de las necesidades anuales se efectúa de conformidad a lo que se plasma en la partida presupuestaria correspondiente. Recomendaciones Dejar constancia en las actuaciones del cumplimiento de la normativa vigente en su parte pertinente, acompañando las solicitudes formuladas oportunamente por los sectores requirentes y el control y vinculación con los objetivos del proyecto, consolidación y determinación de prioridades efectuadas sobre ellas por la UCP. Dejar constancia en las actuaciones del proceso que condujo a la elaboración/ estimación y aprobación del presupuesto indicando asimismo las áreas competentes intervinientes. 16 2. 2.1. Documentación Licitatoria Está inicialada pero carece de firma y sello aclaratorio del funcionario y/o área responsables de su elaboración. 2.2. No se tuvieron a la vista constancias de la oportuna publicación de la documentación licitatoria en la web de ONC, conforme lo establecido en el Convenio de Préstamo (Sección III Adquisiciones, punto E. Disposiciones Especiales. General. 5). Comentario UCP: 1 La inicial es suficiente, elabora el documento el área de adquisiciones de DGA. 2 De acuerdo con la observación. Recomendaciones Proceder a la firma y sello de la documentación licitatoria a efectos de poder identificar debidamente tanto al encargado de su elaboración como su condición de versión definitiva y por ende, de aplicación al proceso de selección contractual. Cumplir en tiempo y forma con la normativa aplicable en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 3. No Objeción 3.1. Comunicación entre el Banco y la ANSV El método de comunicación utilizado entre el Banco y la ANSV, a los efectos de solicitar y obtener la No Objeción en las distintas etapas del procedimiento de selección y contratación, es el correo electrónico, siendo que el mismo carece de los requisitos que permitan validar esas comunicaciones. Comentario UCP: Por cuestiones de usos y costumbres, se instrumentan las comunicaciones y solicitudes de no objeción mediante la remisión en PDF de la nota de solicitud formulada por la UCP. No obstante ello, se mejorará el circuito de notificaciones instrumentándose el envío complementario al BIRF de la nota formal. 17 Recomendación Considerando que las vías empleadas no reúnen los requisitos sustanciales de validez que permitan considerar efectuadas dichas comunicaciones, adoptar mecanismos e instrumentos idóneos para validar las No Objeciones otorgadas por el Banco Mundial en su aspecto instrumental y en el referido a la identidad y competencia del funcionario otorgante. 3.2. Documentos de licitación y enmienda 3.2.1. No se tuvo a la vista la solicitud de No Objeción a la documentación licitatoria original remitida al Banco el 28/09/10 y, por lo tanto, no se pudo determinar si la misma fue realizada por la UCP conforme lo establecido en el Manual Operativo, (todas las solicitudes de No Objeción serán realizadas por el Coordinador General o por quien/es éste designe formalmente para ello). 3.2.2. La solicitud del 28/09/10, mencionada por el Banco, es de fecha anterior a la nota enviada a la UCP por la DGA (29/09/10) en la cual se remiten las actuaciones a fin de solicitar la No Objeción ante el Banco. 3.2.3. No se tuvieron a la vista constancias en relación a que la No Objeción BIRF procediera en forma previa a la notificación de la Enmienda a los interesados. Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. 2 De acuerdo con la observación. La fecha correcta es la de remisión habiéndose involuntariamente consignado en forma errónea la fecha de emisión de la nota por DGA. 3 De acuerdo con la observación. Se analizará la instrumentación de mejoras para la efectiva realización de las notificaciones del Proyecto. Recomendaciones Instrumentar los mecanismos de control idóneos a efectos incorporar toda la documentación producida de modo tal de evitar la reiteración de lo observado en los futuros procesos de selección y contratación. Conducir adecuadamente el proceso administrativo de selección y contratación dando oportuna intervención a las distintas áreas competentes, la cual deberá ser reflejada oportunamente en las actuaciones. 18 Dejar constancia de las notificaciones efectuadas a efectos de constatar su procedencia en tiempo y forma. 3.3. Evaluación y recomendación de adjudicación El correo electrónico del 21/01/11, mencionado por el BIRF, mediante el cual se solicita la No Objeción, no fue realizado por el Coordinador General, ni se visualizó constancia de la designación formal para solicitar la No Objeción, otorgada al remitente del correo (conforme Manual Operativo). Comentario UCP: De acuerdo con la observación. La nota por la cual la Coordinación General de la UCP autoriza al firmante de la nota mencionada se agregará por nota al expediente de marras. Recomendación Cumplir con lo dispuesto en el Manual Operativo en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 4. 4.1. Publicidad El Memorando N° 70/10 del 11/11/10 de la UCP dirigido a la Dirección General de Administración, la nota de ésta a la Secretaría de Medios de Comunicación, Subsecretaría de Medios, y la publicación visualizada a fs.288 (Página 12) indican una fecha de publicación (23/11/10) que no respeta los términos mínimos para la presentación de licitaciones y solicitudes (30 días), teniendo en cuenta que la fecha de presentación de las ofertas se fijó para el día 13/12/10. 4.2. La foja 288 se conformó a partir de recortes de diario y no se visualizó constancias de la página original y completa del medio nacional donde se publicó el aviso de llamado a licitación. Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. No obstante ello, en el BO y en la ONC se publicó el día 11/11/10 y 13/11/10 (fs. 749) respetándose de esta manera el plazo de 30 días. 2 De acuerdo con la observación. Se tomarán en cuenta los recaudos pertinentes a partir del día de la fecha para la efectiva verificación del medio en el que se realiza la publicación de los avisos/ llamados. 19 Recomendaciones Cumplir con lo establecido en el Convenio de Préstamo en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Incorporar a las actuaciones los ejemplares originales de los medios gráficos o, en su defecto, copias fieles de los mismos en los cuales consten claramente: la convocatoria, la fecha de publicación y el nombre del medio gráfico en el cual procedió a publicarse el aviso. 5. Compra de pliego No se confeccionó un listado conteniendo los nombres de los adquirentes de los pliegos para determinar su integridad y verificar la oportuna notificación tanto de las enmiendas como de las circulares aclaratorias a todos los adquirentes, como establece la documentación licitatoria en su parte pertinente. Comentario UCP: Si bien la normativa del OMC no establece la necesidad de confeccionar un listado con los nombres de los adquirentes de los pliegos, se tendrá en cuenta la recomendación como implementación de buenas prácticas administrativas. Recomendación Confeccionar e incorporar a las actuaciones un listado conteniendo la totalidad de las empresas adquirentes de los pliegos a los efectos señalados. 6. Enmienda Se analizó la Enmienda N° 1 por la cual se modificó la Sección VIII. Condiciones Especiales del Contrato. CGC 15.1; se observa que la misma carece de: 6.1. Fecha de emisión. 6.2. Aprobación por autoridad competente. 6.3. No se tuvieron a la vista constancias de la efectiva notificación de la Enmienda N°1 -en tiempo y forma- a todos los que obtuvieron los documentos directamente del comprador, conforme lo dispuesto en la documentación licitatoria. 20 6.4. No se tuvieron a la vista constancias de la oportuna publicación de la enmienda, conforme se estableció en los Datos de la Licitación, en las siguientes páginas: www.minterior.gov.ar. y web ONC. Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. Se tomarán en cuenta los recaudos pertinentes a partir del día de la fecha. 2 Se encuentra suscripta por el responsable del área requirente. 3 De acuerdo con la observación. Se tomará en cuenta la recomendación a partir del día de la fecha ajustando los mecanismos de notificación aplicables al Proyecto. 4 Se efectivizó la publicación en las páginas mencionadas (fs. 293 vta, 294.I) Recomendaciones Implementar procedimientos de control a efectos de evitar la reiteración de lo observado. Someter toda enmienda modificatoria de la documentación licitatoria a los mismos procedimientos de aprobación y demás rigorismos y formalidades aplicados en oportunidad de la elaboración de la documentación licitatoria original. Cumplir con lo establecido en la documentación licitatoria en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Tener presente que la publicación de la enmienda debe hacerse oportunamente, obviamente, antes de la apertura de las ofertas (que se produjo el 13/12/10) y en los medios indicados, debiéndose proceder, por lo tanto y razonablemente, en tiempo y forma, no siendo éste el caso ya que la publicación indicada por el auditado correspondiente a fs. 293 vta. se refiere a la publicación en la página web del Ministerio de Interior de fecha 25/04/11, y en relación a la fs. 294, la misma carece de indicación identificatoria del medio utilizado para la publicación. 7. Circulares En los Datos de la Licitación se estableció que todo licitante potencial que requiriera alguna aclaración sobre los Documentos de Licitación debería comunicarse con el Comprador por escrito a la dirección del Comprador y que éste respondería por escrito, siempre que dichas solicitudes se recibieran por lo menos veintiún (21) días antes de la fecha límite para la presentación de las ofertas (13/12/10). 21 Asimismo, el Comprador, enviaría una copia de las respuestas incluyendo la consulta, sin identificar su fuente a todos los que hubieran adquirido la documentación licitatoria directamente del Comprador. Se visualizó una nota de solicitud de aclaraciones o consulta en relación a la documentación licitatoria del 23/11/10. Se emitieron dos circulares. Se observa que: 7.1. La nota que solicita las aclaraciones que dio lugar a la Circular N° 1, carece de constancia de recepción por parte del auditado (sello, firma ni fecha). 7.2. En cuanto a las Circulares N° 1 y N° 2 se observa que carecen de: 7.2.1. Fecha emisión. 7.2.2. No se tuvieron a la vista constancias de la efectiva notificación de las Circulares en tiempo y forma a todos los que obtuvieron los documentos directamente del comprador, conforme lo dispuesto en la documentación licitatoria. 7.3. La Circular N° 2 carece de firma. Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. Se considerará la recomendación a partir de 21/05/2012 y se iniciarán tratativas con las áreas internas de la ANSV para mejorar la emisión de las circulares/ enmiendas. 2.1 De acuerdo con la observación. Se considerará la recomendación a partir de 21/05/2012 y se iniciarán tratativas con las áreas internas de la ANSV para mejorar la emisión de las circulares/enmiendas. 2.2 De acuerdo con la observación. Se considerará la recomendación ajustando el plazo de entrega del correo de ANSV a la fecha signada en la notificación, para ello se analizará una mejora procedimental para el despacho efectivo de las notificaciones del Proyecto. 3 De acuerdo con la observación. Se tomará en cuenta la recomendación a partir del día de la fecha. Recomendaciones Instrumentar procedimientos administrativos a efectos de registrar la información necesaria (sello, fecha y firma) que permita constatar debidamente la entrada / salida de documentación. Implementar procedimientos de control a efectos de evitar la reiteración de lo observado y dejar constancia de su aplicación. 22 Cumplir con lo establecido en la documentación licitatoria en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 8. 8.1. Apertura de las ofertas En cuanto a las garantías de seriedad de oferta: 8.1.1. En el acta labrada, no se dejó constancia de su presentación por los oferentes (Documentación Licitatoria. Sección I Instrucciones a los Licitantes. 27.4). 8.1.2. No se hizo mención del área o sector encargado de su depósito y/o custodia. 8.2. No se tuvieron a la vista constancias de: 8.2.1. la distribución de una copia del acta a los licitantes que presentaron sus ofertas a tiempo. (Documentación Licitatoria. Sección I Instrucciones a los Licitantes. 27.4). 8.2.2. la oportuna publicación del Acta de Apertura en la web de la ONC, conforme lo establecido en el Convenio de Préstamo (Sección III Adquisiciones, punto E. Disposiciones Especiales. General. 5) 8.2.3. la atribución o delegación de competencia de todos los intervinientes en el acto. Comentarios UCP: 1.1 y 1.2 Se tomará en cuenta a partir del día de la fecha la recomendación formulada. 2.1 Se entregó copia del Acta en el mismo acto de apertura. 2.2 En el informe de adjudicación que se publica se acompaña la información relativa a la apertura. 2.3 El Director Ejecutivo y Coordinador General fueron designados mediante el acto administrativo pertinente. Comentario no procedente: “Respecto a los restantes actores partícipes del proyecto, no se da lugar a la observación considerando que la modalidad de contratación del Estado conduce a que la efectivización de los contratos se realice a través de organismos facilitadores. En razón de ello, los consultores son seleccionados para la prestación de servicios técnicos de consultoría”. Recomendaciones Cumplir con lo establecido en la documentación licitatoria en su parte pertinente dejando constancia de ello en las actuaciones. Tener presente lo observado para futuros procedimientos. 23 Recordar que la actuación administrativa debe llevarse a cabo por los agentes con competencia otorgada al efecto en forma previa, a fin de evitar eventuales declaraciones de nulidad de lo actuado. 9. 9.1. Adjudicación. (Disposición N° 121 del 17/05/11) la disposición fue dictada fuera del plazo establecido por la documentación licitatoria para el mantenimiento de la oferta, fijado en noventa (90) días calendario contados desde la fecha límite para la presentación de ofertas (13/12/10), el cual expiró el 13/03/11, sin que se hayan visualizado constancias de haberse tramitado en tiempo y forma una prórroga en el mantenimiento de las ofertas. 9.2. dicha disposición nada dispuso en relación a la imputación presupuestaria del gasto. Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. Se tendrá en cuenta la observación a partir del día de la fecha. La remisión de la disposición a Dirección de Asuntos Jurídicos se realizó dentro de plazo de validez; demoras en tiempo de expedición del acto administrativo impidieron respetar este plazo. 2 Los considerandos dan cuenta de haberse efectuado la reserva preventiva del crédito presupuestario para afrontar la contratación, la cual luce a fs. 825; lo mismo se especifica en el dictamen de la Dirección de Asuntos jurídicos que luce a fs. 842 a 853. Recomendaciones Cumplir con lo establecido en la documentación licitatoria en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones Incorporar en el acto administrativo de adjudicación la referencia vinculada a la imputación presupuestaria del gasto. 10. Publicidad de la adjudicación De acuerdo a lo establecido por la documentación licitatoria el resultado de la licitación debió publicarse en el portal de UNDB (United Nations Development Business), el dgMarket y la ONC. Se observa que no se visualizaron constancias de la publicación en el UNDB ni en el dgMarket. 24 Comentario UCP: De acuerdo con la observación. Se tendrá en cuenta la recomendación a partir del día de la fecha. Recomendación Cumplir con lo establecido en la documentación licitatoria en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 11. Notificación de la adjudicación, presentación de garantía de cumplimiento de contrato y devolución de garantías de seriedad de oferta. 11.1. Las notificaciones se efectuaron vencido el período de validez de las ofertas. 11.2. No se tuvieron a la vista constancias de: 11.2.1. la remisión por parte del Comprador al Licitante seleccionado, del formulario de Convenio de Contrato. 11.2.2. la remisión por parte del Licitante seleccionado al Comprador, del formulario del convenio de contrato y la garantía de cumplimiento de contrato. 11.2.3. la devolución de las garantías de oferta a los oferentes. Comentario UCP: 1 a 2.3. De acuerdo con la observación. Se tomarán en cuenta a partir del día de la fecha los recaudos indicados en vuestra observación. Recomendación Cumplir con lo establecido en la documentación licitatoria en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 12. Orden de Compra (N° 2 de fecha 17/05/11 por $502.314,60) No se tuvieron a la vista constancias de: 12.1. la confección y firma del Convenio de Contrato que integra la documentación licitatoria 12.2. la remisión al Banco de una copia del Contrato. Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. Se formalizó a través de la Orden de Compra. 2 De acuerdo con la observación. Se tomará en cuenta la recomendación a partir del día de la fecha. 25 Recomendación Cumplir con lo establecido en la documentación licitatoria en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. B. FIRMAS CONSULTORAS Expediente N° SO2:006154/2010. Contratación servicio de consultoría –Componente IIIProyecto de Seguridad Vial- Préstamo BIRF N° 7861-AR. Monto estimado USD 200.000,00. Selección basada en calidad y costo (SBCC). Consultora. Ibarómetro. Contrato: Tipo: Suma Global. Fecha: 04/03/11. Monto: $1.284.840,00, IVA e IIBB incluidos. Plazo: 120 días. 1. Competencia. No se tuvo a la vista constancia de la atribución o delegación de competencia de todos aquéllos que han intervenido en los siguientes actos: Acto de apertura de los sobres conteniendo las expresiones de interés. Apertura de las Propuestas Técnicas Apertura de las Propuestas Financieras Negociación del contrato Firma del contrato. Comentario UCP: El Director Ejecutivo y Coordinador General fueron designados mediante el acto administrativo pertinente. (Comentario no procedente “Respecto a los restantes actores participes del proyecto, no se da lugar a la observación considerando que la modalidad de contratación del Estado conduce a que la efectivización de los contratos se realizase a través de organismos facilitadores. En razón de ello, los consultores son seleccionados para la prestación de servicios técnicos de consultoría”). 26 Recomendación Tener presente que la actuación administrativa debe llevarse a cabo por los agentes con competencia otorgada al efecto en forma previa, a fin de evitar eventuales declaraciones de nulidad de lo actuado. 2. Necesidad No se tuvieron a la vista constancias del procedimiento llevado a cabo de acuerdo a lo establecido en el Manual Operativo respecto de las necesidades de cada área, prioridades y estimación del presupuesto. Comentario UCP: Las adquisiciones y contrataciones ejecutadas por DGA de ANSV son plasmadas en el POA, siendo las mismas producto de las necesidades planteadas por las áreas técnicas de la Agencia, y seleccionadas a ese objeto por la UCP en la medida que sean consecuentes con los objetivos plasmados en los componentes del Proyecto. Asimismo, el análisis de la correspondencia de las necesidades anuales se efectúa de conformidad a lo que se plasma en la partida presupuestaria correspondiente. Recomendaciones Cumplir con la normativa vigente en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Acompañar las solicitudes formuladas oportunamente por los sectores requirentes y el control y vinculación con los objetivos del proyecto, consolidación, y determinación de prioridades efectuadas sobre ellas por la UCP. 3. Anuncio General de Comunicaciones No se tuvieron a la vista constancias de la publicación del Anuncio General de Contrataciones en el Development Business online (UNDB online) y en el Development Gateway’s (dgMarket) en los que se debió incluir una lista de los servicios de consultoría. 27 Comentario UCP: El Anuncio General se encuentra publicado en Client Connection y redireccionado a los sitios indicados. No corresponde su incorporación al expediente. Recomendación Cumplir con la normativa vigente en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones, teniendo en cuenta que el principio de publicidad se encuentra taxativamente consagrado y que se especifican los sitios de publicación. 4. Publicidad ONC No se tuvieron a la vista constancias de la publicación en la página web de la Oficina Nacional de Contrataciones de toda la documentación indicada en el Convenio de Préstamo. Sección III, E, punto 5. Comentario UCP: De acuerdo con la observación. Recomendación Dar cumplimiento a la normativa vigente en su parte pertinente, dejando constancias de ello en las actuaciones. 5. Términos de Referencia Carecen de firma y sello que permitan determinar el funcionario y/o área encargados de su elaboración. Comentario UCP: De acuerdo con la observación. Se encuentran inicialados por el área requirente, no obstante ello, se tomará en cuenta vuestra recomendación. Recomendación Proceder a la firma y sello de la documentación licitatoria a efectos de poder identificar debidamente tanto al encargado de su elaboración como su condición de versión definitiva y de aplicación al proceso de selección y contratación. 28 6. Estimación de costos (presupuesto) No se tuvieron a la vista constancias de la elaboración y/o estimación del Presupuesto para la contratación, confeccionadas por área competente. Comentario UCP: Comentario no procedente: (“El presupuesto de cada adquisición y/o contratación se estimó al momento de elaboración del SEPA-.”). Recomendación Dejar constancia en las actuaciones del proceso que condujo a la elaboración / estimación y aprobación del presupuesto, indicando como se logró su determinación, así como las áreas competentes intervinientes. 7. Expresión de Interés. (EdI) 7.1 No Objeción No se tuvo a la vista constancia de la nota N° UC 21/10 del 28/05/10, por la cual se solicitó la No Objeción. Comentario UCP: De acuerdo con la observación, la Nota UCP Nº 21/10 se incorporará mediante nota al expediente de marras. Recomendación Instrumentar los mecanismos de control idóneos a efectos incorporar a las actuaciones toda la documentación producida, a fin de evitar la reiteración de lo observado en los futuros procesos de selección y contratación. 7.2 Memorando N° 7/10 (inicio trámite, selección y contratación de la firma) 7.2.1 El monto mencionado en el Memorando (U$D 300.000,00) no coincide con el que consta en el Plan de Adquisiciones tenido a la vista (U$D 200.000,00). 7.2.2 Dicho Memorando no indicó como medios de publicación el UNDB, eldgMarket ni la página web de la ONC, mencionados en la No Objeción del Banco. 29 Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. 2 Correcta observación respecto a página web de ONC, no obstante ello, respecto a UNDB y dgMarket se publicó en Client Connection redireccionando a esos sitios (fs. 13 a 15). Recomendaciones Instrumentar los mecanismos de control idóneos a efectos de evitar la reiteración de lo observado en los futuros procesos de selección y contratación, teniendo en cuenta que no se trata de un error menor, ya que el monto estimado de contratación representa el umbral que define el procedimiento que debe ser llevado a cabo en cada caso. Cumplir con la normativa vigente en su parte pertinente, dejando constancias de ello en las actuaciones. 7.3 Publicación. 7.3.1 En la publicación de fojas 11 no se pudo visualizar el nombre del medio gráfico. 7.3.2 En la de fojas 13/15 no se indica a qué medio corresponde ni la fecha de publicación. 7.3.3 No se tuvieron a la vista constancias de la publicación en UNDB, dgMarket, ni en la página web de la ONC, tal como indicó el Banco para contrataciones mayores a U$D 200.000,00. Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. Se tomarán en cuenta los recaudos pertinentes a partir del día de la fecha para la efectiva verificación del medio en el que se realiza la publicación de los avisos/ llamados. El medio gráfico es Clarín. 2 De acuerdo con la observación. La publicación se corresponde con la efectuada en Client Connection. 3 Se publicó en Client Connection redireccionando a sitios mencionados Recomendaciones Incorporar a las actuaciones los ejemplares de los medios gráficos originales o, en su defecto, copias fieles de los originales en los cuales consten claramente: la convocatoria, la fecha de publicación y el nombre del medio gráfico en el cual procedió a publicarse el aviso. 30 Cumplir con la normativa vigente en su parte pertinente, dejando constancias de ello en las actuaciones. 7.4 Apertura de los sobres (Expresiones de Interés) En cuanto a la firma de la documentación acompañada en sus presentaciones por las empresas registradas en el acta labrada, se observa que: Carta de presentación Firmada Otra documentación Sin firmar CONSUTORA DE ESTUDIOS BONAERENSES SA Firmada Sin firmar UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA MATANZA Firmadas Firmadas IBARÓMETRO SA Firmadas Firmadas UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO Sin firmar Sin firmar JULIO F.A. AURELIO SA. Firmada Sin firmar MULTIMEDIOS Y MARKETING SRL. Firmada Sin firmar Firmas AC&A SA Comentario UCP: Sin comentario. Recomendación Instrumentar los mecanismos de control idóneos a efectos de evitar la reiteración de lo observado en los futuros procesos de selección y contratación. 7.5 Invitaciones para presentar expresiones de interés. Conforme surge del Anexo: Evaluación de las EdI, que integra el informe de evaluación de las Expresiones de Interés para la Selección Basada en Calidad y Costo (SBCC), es de “…suma importancia contar con el mayor grado de homogeneidad en las propuestas presentadas, es decir, evaluar consultores de la misma categoría, con capacidad y objetivos empresariales similares…”; por lo tanto, se desestimaron las expresiones de interés acercadas por las Universidades y se realizó una búsqueda de firmas especializadas con experiencia en trabajos similares que hayan trabajado anteriormente con el Ministerio del Interior. 31 7.5.1 Notas de invitación 7.5.1.1 No se tuvieron a la vista constancias que permitieran determinar el criterio y la base de datos utilizado por el auditado para proceder a la preselección e invitación de las empresas mencionadas. 7.5.1.2 En las notas no se fijó plazo para la presentación de la Expresión de Interés. 7.5.1.3 En la invitación a HUGO HAIME Y ASOC. aparece como constancia de su recepción, una firma sin indicar pertenencia o representación de la empresa. 7.5.1.4 En la invitación a TEKHNE S.A. aparece una firma sin indicar pertenencia o representación de la empresa, tampoco consta la fecha de recepción. Comentario UCP: 1 Si bien no existe una base de datos de firmas a seleccionar, respecto al tema de la referencia, se consideraron empresas reconocidas en el mercado, siendo la lista corta no objetada por el BIRF. 2 De acuerdo con la observación, se considerará la recomendación para las futuras solicitudes de presentación de expresiones de interés a partir del día de la fecha. 3 La pertenencia/ representación citada se corresponde con la informada en la propuesta presentada por la firma. 4 La pertenencia/ representación citada se corresponde con la informada en la propuesta presentada por la firma. Respecto a la ausencia de fecha de recepción, de acuerdo con la observación, se analizará una mejora procedimental para el despacho efectivo de las notificaciones del Proyecto. Recomendaciones Dejar constancia en las actuaciones de evidencias suficientes que fundamenten su actuación y que permitan verificar el criterio aplicado, así como la base de datos utilizada por el auditado para proceder a la preselección e invitación de empresas. Indicar en toda comunicación los plazos para la presentación de las ofertas, los cuales deberán respetar lo establecido en la normativa vigente en su parte pertinente. Tener presente que la representación de una empresa no debe presumirse por la mera firma de la documentación y, por lo tanto, se deberá exigir a los firmantes de propuestas y demás documentación originada en las empresas, el acompañamiento oportuno de los poderes de 32 actuación y/o representación extendidos en legal forma, procediendo en caso contrario a su rechazo. Instrumentar procedimientos administrativos a efectos de registrar la información necesaria (sello, fecha y firma), que permita constatar debidamente la entrada/salida de documentación. Implementar mejoras en los sistemas de control interno. 7.5.2 Presentación de Expresiones de Interés No consta la fecha de recepción de la documentación de HUGO HAIME Y ASOC. Comentario UCP: De acuerdo con la observación. Recomendaciones Instrumentar procedimientos administrativos a efectos de registrar la información necesaria (sello, fecha y firma), que permita constatar debidamente la entrada/salida de documentación. Implementar mejoras en los sistemas de control interno. 8. Lista Corta. Notificación. Por Disposición N° 287 del 04/10/10, se aprobó la lista corta que quedó integrada de la siguiente manera: AC&A SA, CONSULTORA DE ESTUDIOS BONAERENSES SA, IBARÓMETRO SA., JULIO F.A. AURELIO SA , MULTIMEDIOS Y MARKETING SRL, TEKHNE SA. No se tuvo a la vista la confirmación de la recepción del correo electrónico de fecha 30/09/10 dirigido a las empresas, notificándoles los resultados de la Evaluación de las Expresiones de Interés y solicitándoles la confirmación de la recepción de la comunicación por parte de AC&A SA. Comentario UCP: Sin comentarios. Recomendación Instrumentar los mecanismos de control que permitan verificar la efectiva y oportuna materialización de las comunicaciones. 9. Pedido de Propuestas (PP) 9.1 No Objeción (27/09/10) 33 No se tuvieron a la vista constancias de la solicitud de No Objeción ni de los comentarios efectuados oportunamente por el Banco para su consideración. Comentario UCP: De acuerdo con la observación. Recomendación Instrumentar los mecanismos de control idóneos a efectos de incorporar a la actuación toda la documentación producida, evitando la reiteración de lo observado en los futuros procesos de selección y contratación. 9.2 Envío de Pedido de Propuestas. (04/10/10) En relación a la constancia de recepción del envío de Pedido de Propuestas se señala que: AC&A SA Fecha recepción 05/10/10 Sello empresa No consta Sin indicar representación CONSULTORA DE ESTUDIOS No consta No consta Sin indicar representación IBARÓMETRO SA No consta Si Si, presidente JULIO F.A. AURELIO SA 06/10/10 No consta Sin firma MULTIMEDIOS Y MARKETING SRL No consta No consta Sin indicar representación TEKHNE SA 06/10/10 Si Sin indicar representación Empresa Firma autorizada BONAERENSES SA Comentario UCP: Sin comentarios. Recomendaciones Exigir a los participantes, como requisito de validez de sus comunicaciones, la firma del personal debidamente autorizado al efecto por la empresa, y su sello, tanto para las notas de presentación como de la restante documentación acompañada para su oportuna consideración. También deberá consignarse la fecha efectiva de su recepción. Instrumentar los mecanismos de control idóneos a efectos de evitar la reiteración de lo observado en los futuros procesos de selección y contratación. 9.3 Circular N° 1 Notificación (Notas UC 91/10-96/10, de fecha 26/10/10) 34 9.3.1 La circular carece de fecha y firma. 9.3.2 No se tuvo a la vista constancia de la/s nota/s presentada/s por la/s empresa/s que motivaron la emisión de la Circular N° 1. 9.3.3 En relación a la constancia de recepción de la notificación de esta Circular se señala que: Empresa Fecha recepción Sello empresa Firma autorizada AC&A SA No consta No consta Sin indicar representación CONSULTORA DE ESTUDIOS BONAERENSES SA 01/11/10 IBARÓMETRO SA No consta Sello Correo Argentino No consta Sin indicar representación JULIO F.A. AURELIO SA No consta No consta Sin indicar representación MULTIMEDIOS Y MARKETING SRL 01/11/10 TEKHNE SA No consta Sello Correo Argentino Si Sin indicar representación Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. Se considerará la recomendación a partir de 21/05/2012 y se iniciarán tratativas con las áreas internas de la ANSV para mejorar la emisión de las circulares/enmiendas. 2 De acuerdo con la observación. Se incorporarán a partir del día de la fecha las constancias de notas presentadas por la/ s empresa/ s que motivan las circulares y/o enmiendas. 3 Sin comentarios. Recomendaciones Dejar constancia de las notas presentadas por las empresas a efectos de formular las solicitudes de aclaración que darán lugar a las circulares pertinentes, las cuales deberán contener referencias a aquéllas. Instrumentar los mecanismos de control idóneos a efectos de evitar la reiteración de lo observado en los futuros procesos de selección y contratación. 35 9.4 Carta de invitación (CI) 9.4.1 En la Carta de Invitación no se mencionó la fecha, hora ni dirección para la presentación de las propuestas de acuerdo a lo establecido en las Normas de Selección y Contratación de Consultores. 9.4.2 En relación a la información que debieron suministrar los integrantes de la lista corta se señala que: AC&A SA SI, 5/10/11 Presentación propuesta individual o asociada No consta CONSULTORA DE ESTUDIOS BONAERENSES SA SI, 6/10/11 Individual IBARÓMETRO SA No consta No consta JULIO F.A. AURELIO SA No consta No consta MULTIMEDIOS Y MARKETING SRL SI, 12/10/11 Individual TEKHNE SA No consta No consta Empresa Recepción de la CI Comentario UCP: 1 Se considerará para los futuros procesos a partir del 21/05/12, adicionándose esta información a la que ya se incorpora en la Sección II. 2 Sin comentarios. Recomendaciones Cumplir con la normativa vigente en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Instrumentar los procedimientos de control idóneos a efectos de verificar la observancia por parte de los interesados de lo solicitado procediendo, en caso contrario, a la oportuna intimación de su cumplimiento. 9.5 Reunión previa. (15/10/10 horas 11:30 en la DGA del a ANSV) No se tuvieron a la vista constancias en relación a la efectiva celebración de la mencionada reunión. Comentario UCP: De acuerdo con la observación. Se considerará la recomendación para los futuros procesos a través de la incorporación en el expediente de un acta de la reunión celebrada. 36 Recomendación Cumplir lo establecido en la documentación licitatoria en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 10. Propuestas Técnicas 10.1 Acta de apertura. (01/11/10 a las 13:00 hs) La apertura de las Ofertas procedió en un plazo menor (considerando la fecha de recepción del Pedido de Propuesta, en aquellos casos en que pudo constatarse) que el estipulado para la presentación de las ofertas en las Normas de Selección y Contratación de Consultores (no inferior a cuatro semanas ni superior a tres meses). Comentario UCP: De acuerdo con la observación. Se considerará la recomendación ajustando el plazo de entrega del correo de ANSV a la fecha signada en la notificación; para ello se analizará una mejora procedimental para el despacho efectivo de las notificaciones del Proyecto. Recomendación Cumplir lo establecido en la normativa aplicable a la selección y contratación en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 10.2 Evaluación Técnica. La consultora IBARÓMETRO obtuvo la mayor puntuación en el proceso de evaluación, conforme lo sostenido por la comisión evaluadora en su informe. No obstante tener solo tres (3) años de existencia (el pliego requería 10 años como mínimo), calificó en el “criterio experiencia de los consultores”, subcriterio “experiencia específica en el desarrollo de encuestas complejas” con el puntaje más alto (4 sobre 4), cuando le hubiese correspondido 0 puntos según lo estipulado en el pliego. Se observa que no se tuvieron a la vista constancias de: 37 10.2.1 Presentación del estatuto social, inscripción de la sociedad, actas de directorio, designación de autoridades, poder del firmante, constancia inscripción AFIP. 10.2.2 Los Currículum Vitae (CV´s) firmados por los consultores propuestos, conforme lo establecido en el punto 2.17 Normas de Selección y Contratación de Consultores, y de la documentación respaldatoria de los antecedentes académicos y laborales invocados, que debieron servir de base para su calificación, máxime teniendo en cuenta que se le otorgó el máximo de puntuación posible en el ítem específico (Personal Propuesto), como se detalla seguidamente: NOMBRE DEL CONSULTOR AC&A SA IBARÓMETRO SA CONSULTORES DE MULTIMEDIOS Y ESTUDIOS MARKETING BONAERENSES SA SRL Criterios Puntaje Máximo a otorgar Puntaje Puntaje Puntaje Puntaje Experiencia (mínimo 10 años) 10 6,80 8,80 6,20 7,00 Metodología 40 31,20 37,87 33,07 35,20 Personal Propuesto 50 37,75 50,00 31,25 43,00 Puntaje total 100 75,75 96,67 70,52 85,20 3 1 4 2 Clasificación Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. La documentación por un error involuntario no fue incorporada al expediente. En razón que se cuenta con la misma, se incorporará al expediente mediante nota al expediente de marras. 2 De acuerdo con la observación. Recomendaciones Instrumentar procedimientos administrativos a efectos de integrar al expediente toda la documentación respaldatoria vinculada a las presentaciones efectuadas por los consultores, necesaria para verificar que los procedimientos llevados a cabo se ajustaron a derecho y a los principios de sana administración. 38 Poner a disposición de esta auditoría, cada vez que lo requiera formalmente, la totalidad de los elementos solicitados. Evaluar a los consultores aplicando los criterios de ponderación conforme fueron previamente definidos. Implementar mejoras en los sistemas de control interno. 10.3 Notificación Se tuvieron a la vista las notas Nos. UC 128/10, 130/10 y 131/10, todas ellas del 04/01/10, dirigidas a las cuatro consultoras, comunicándoles el resultado de la Evaluación Técnica, conforme al siguiente detalle: Puntaje mínimo solicitado 70 Nombre Consultor Puntaje obtenido AC&A 75.75 CONSULTORA DE ESTUDIOS BONAERENSES 70.52 MULTIMEDIOS Y MARKETING SRL 85.17 IBARÓMETRO 96.67 Asimismo, se las invitó a la apertura de las Propuestas Financieras que se realizó el 10/01/11 a las 12.00 hs; se observa que: 10.3.1 El número de nota N° UC 128/10 se usó tanto para notificar a AC&A como a la Consultora de Estudios Bonaerenses. 10.3.2 No se pudo verificar el cumplimiento de la Normativa para la Contratación de Consultores, respecto a la necesaria antelación de la invitación s para asistir a la apertura de propuestas económicas debido a las inconsistencias detectadas en relación a las recepciones de las comunicaciones; a saber: 39 Fecha recepción Empresa Sello empresa Firma autorizada AC&A SA 04/01/11 SI Sin Firma CONSULTORA DE ESTUDIOS BONAERENSES SA 04/01/11 SI Sin Firma IBARÓMETRO SA No consta No consta Sin indicar representación MULTIMEDIOS Y MARKETING SRL No consta No consta Sin indicar representación Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. 2 (Comentario no procedente. “Se considera que el plazo es suficiente tratándose de empresas que operan en CABA, no obstante ello, se tendrá en cuenta la recomendación para solicitar al correo de la ANSV la correspondiente recepción”). Recomendación Instrumentar procedimientos de controles idóneos a efectos de evitar la reiteración de lo observado. 11. Propuestas Financieras 11.1 Apertura Las ofertas financieras presentadas, las cuales no incluyeron impuestos locales, conforme el detalle siguiente fueron: Firma Consultora Oferta AC&A SA $996.278,54 CONSULTORA DE ESTUDIOS BONAERENSES SA $689.941,00 MULTIMEDIOS Y MARKETIN G SRL. $620.800,00 IBARÓMETRO SA. $1.230.000,00 40 No se tuvo a la vista constancia de remisión de una copia del acta de apertura de ofertas a los consultores (Normas para la Selección y Contratación de Consultores 2.20 y PP, Sección 2 Instrucciones para los consultores, punto 5.5). Comentario UCP: A los consultores se les entrega copia en el mismo acto de apertura. Recomendación Dejar constancia en las actuaciones del cumplimiento de la normativa aplicable en su parte pertinente. 11.2 Evaluación Financiera y Remisión del informe de evaluación. Como consecuencia de la evaluación de la Propuesta Financiera, el Comité Evaluador detectó que la oferta presentada por IBARÓMETRO SA contenía un error de cálculo al momento de sumar el “costo por renglón” de la Tercera Etapa de su propuesta procediendo a realizar el ajuste negativo correspondiente (-$198.000,00), siendo la propuesta financiera a considerar de $1.032.000,00. Como resultado de la labor llevada a cabo por el Comité Evaluador se recomendó a la firma IBARÓMETRO SA. NOMBRE DEL EVALUACIÓN TÉCNICA CONSULTOR EVALUACIÓN EVALUACIÓN FINANCIERA COMBINADA Puntaje Puntaje técnico ponderado técnica técnico ponderado S(t)T+S(f) S(t) S(t)xT S(f) Clasificación Puntaje Puntaje S(f)xF Puntaje Clasificación F AC&C SA 75.75 60.60 3 62.31 12.46 73.06 4 Ibarómetro SA 96.67 77.34 1 60.16 12.03 89.37 1 Consultores 70.52 56.42 4 89.98 18 74.41 3 85.17 68.14 2 100 20 88.14 2 Estudios Bonaerenses SA Multimedios y Marketing SRL Recomendación Al puntaje técnico y financiero combinado más alto de adjudicación Nombre del consultor: Ibarómetro SA 41 Por nota N° UC 132/10 del 12/01/11, de la Coordinación de Proyecto dirigida al Banco, se remitió para información el Formulario Tipo de Informe de Evaluación con la propuesta de recomendación de adjudicación. Se observa que: 11.2.1 En el número de la nota se consignó erróneamente el año. 11.2.2 No se tuvo a la vista constancias de recepción de la nota por parte del Banco. Comentario UCP: 1 De acuerdo con la observación. Efectivamente se consignó erróneamente el año. 2 De acuerdo con la observación. Recomendación Instrumentar procedimientos de controles idóneos a efectos de evitar la reiteración de lo observado. 12. Negociación 12.1 Convocatoria (Nota N° UC134/10 del 13/01/10) La nota carece de sello de la empresa, fecha de recepción y firma indicando la representación de la empresa. Comentario UCP: Recibió la nota la coordinadora de campo del estudio. Se consideran las recomendaciones formuladas a aplicarse a partir del día de la fecha. Recomendaciones Exigir a los participantes, a efectos de dejar constancia de la efectiva notificación llevada a cabo, la firma de recepción por personal de la empresa debidamente autorizado al efecto, sello de la empresa y la fecha efectiva de su recepción. 42 12.2 Acta de negociación (17/01/11) En el Acta se asentaron una serie de acuerdos entre las partes incluyendo el ajuste negativo efectuado a la oferta inicialmente presentada, que la redujo en $198.000,00, acordándose el monto final del contrato incluyendo impuestos, el cual se compuso de la siguiente manera: Monto de la propuesta Impuestos internos Monto total contrato financiera (IVA=21%, IIBB=3.5% $1.032.000,00 $252.840,00 $1.284.840,00 Se observa que: 12.2.1 No se tuvo a la vista constancia del modelo de contrato rubricado con las iniciales que se debió adjuntar al acta de negociación. 12.2.2 No se tuvieron a la vista constancias en relación a que el consultor debió confirmar la disponibilidad de todo el personal profesional (Pedido de Propuestas, Sección 2. Instrucciones para los consultores, punto 6.1 y 6.4). Comentario UCP: 1 El modelo de contrato fue aceptado por la firma al momento de presentación de su propuesta. Los tópicos negociados, se plasman expresamente en el acta de negociación facilitando de esta manera verificar con facilidad los puntos acordados que ajustan los TDRs o contrato. 2 Se procedió a negociar con el consultor clasificado e invitado en razón que confirmó la disponibilidad de personal profesional. Para futuros procesos a partir del día de la fecha, se incorporará en el modelo de acta de negociación un primer párrafo que de cuenta de lo consignado. Recomendación Cumplir con lo establecido en el Pedido de Propuestas en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 43 13. No Objeción La solicitud de No Objeción fue firmada por un funcionario distinto al Coordinador General sin que se haya tenido a la vista constancia en relación a la designación formal al efecto. Comentario UCP: De acuerdo con la observación. La nota por la cual la Coordinación General de la UCP autoriza al firmante de la nota mencionada se incorporará al expediente de marras. Recomendaciones Cumplir con lo establecido en el Manual Operativo en su parte pertinente dejando constancia de ello en las actuaciones. 14. Notificación de adjudicación a los oferentes (21/02/11) 14.1 Al momento de cursarse las comunicaciones (21/02/11), la adjudicación no se había producido (Disposición N° 36 del 04/03/11). 14.2 No se respetó el principio de Confidencialidad; según éste la información relativa a la evaluación de las propuestas y a las recomendaciones sobre adjudicaciones no debieron darse a conocer a los consultores que presentaron propuestas hasta la publicación de la adjudicación del contrato (Normas para la Selección y Contratación de Consultores, punto 2.31 y Pedido de Propuestas, Sección 2, Instrucciones para los consultores, punto 8.1). 14.3 En relación a las recepción de las notificaciones de la adjudicación se señala que: Empresa Fecha recepción Sello empresa Firma autorizada AC&A SA 22/02/11 SI Sin Firma CONSULTORA DE ESTUDIOS No consta No consta Sin indicar representación No consta No consta Sin indicar representación BONAERENSES SA MULTIMEDIOS Y MARKETING SRL 44 Comentario UCP: 1 Comentario no procedente, (“De acuerdo con la observación. Se consignó involuntariamente en forma errónea la fecha en las notas por las que se cursó la comunicación de adjudicación. Esto es 21/02/2012 en lugar de 21/03/2012, esto se ajusta a la recepción formulada por AC&A”). 2 De acuerdo con la observación. 3 Sin comentario. Recomendaciones Cumplir con lo establecido en la normativa aplicable en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones, procediendo a la notificación de los resultados de la evaluación de las propuestas luego de haberse producido el acto de adjudicación. Tener presente que las violaciones a los principios establecidos en las Normas de Contrataciones vician los procedimientos de forma tal, que puede conducir a la declaración de no elegibilidad de la contratación por parte del Banco, aun después de otorgada la No Objeción, así como a la nulidad de todo lo actuado aunque los fondos provengan de aportes locales. Exigir a los participantes, a efectos de dejar respaldada la efectiva notificación llevada a cabo, que conste en la recepción de las notas, la firma por parte de personal de la empresa debidamente autorizado al efecto, el sello de la empresa, consignando además, la fecha efectiva de su recepción. 15. Adjudicación 15.1 Disposición N° 36 del 04/03/11 15.1.1 La adjudicación procedió luego de vencido el plazo de validez de las ofertas que, de acuerdo a lo establecido en el Pedido de Propuesta, Sección 2 Instrucciones para los consultores, Hojas de Datos, punto 1.12, era de 90 días después de la fecha de presentación ( hasta el 01/02/11), sin que se visualizaran constancias de haberse tramitado en tiempo y forma una prórroga de la validez de las ofertas. 15.1.2 La normativa nada dispuso en relación a la imputación presupuestaria del gasto. 45 Comentario UCP: 15.1.1 De acuerdo con la observación. 15.1.2 De acuerdo con la observación. No obstante ello, los considerandos dan cuenta de haberse efectuado la reserva preventiva del crédito presupuestario para afrontar la contratación, la cual luce a fs 1282; lo mismo se especifica en el dictamen de la Dirección de Asuntos Jurídicos que luce a fs 1292 a 1301. Recomendaciones Cumplir con lo establecido en el Pedido de Propuesta en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Tramitar en tiempo y forma las prórrogas necesarias para el mantenimiento de las ofertas. Incorporar en el acto administrativo de adjudicación la referencia de la imputación presupuestaria del gasto. 15.2 Publicación de la adjudicación No se tuvieron a la vista constancias de la publicación de la adjudicación (Publicación UNDB on line y dgMarket.) la que debió contener la información detallada en las Normas de Selección y Contratación de Consultores punto 2.28. Comentario UCP: 15.2 De acuerdo con la observación. Recomendación Cumplir con lo establecido en la normativa aplicable en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 16. Contrato (4/03/11) No se tuvieron a la vista constancias de la presentación del certificado fiscal para contratar, actualizado. Comentario UCP: De acuerdo con la observación. 46 Recomendación Cumplir con la normativa vigente en su parte pertinente, dejando constancias de ello en las actuaciones. C. SERVICIOS DE NO CONSULTORÍA –CAPACITACIÓNExpediente N° SO2:0010831/2011. Objeto: “Programa Avanzado de Capacitación en Seguridad Vial”. Monto estimado: $420.000,00. Método de contratación: Contratación Directa. Proveedor: Asociación Española de la Carretera. (AEC). Contrato: Fecha: 06/10/11. Monto: $420.000,00. Plazo: 180 días. 1. INICIO DE LAS ACTUACIONES. 1.1 Intervención BIRF Por correo electrónico del 31/08/11 el auditado se dirigió en consulta al Banco, en relación al marco de capacitación prevista para el Proyecto de Seguridad Vial a los fines de llevar a cabo la “Contratación de la Asociación Española de la Carretera para que realice en base a su experiencia, un programa Avanzado de Capacitación en seguridad vial, con el objeto de impulsar la importancia de las auditorías viales en todo el proyecto de seguridad vial”. En ese marco, se solicitó la opinión del especialista en adquisiciones en relación a: 1) normas del banco que deben emplearse, 2) los documentos a utilizar para instrumentar la contratación, y 3) la necesidad o no de solicitar la no objeción al BIRF por los procesos/ documentos. El 01/09/11 se visualizó el correo electrónico de respuesta a la consulta efectuada por el auditado. En este sentido, se indicó que: 1) Normas del Banco a utilizar: Las actividades de capacitación pueden ser de servicios de consultoría o no consultoría, debiéndose aplicar las normas previstas en el Convenio de Préstamo. En el caso específico de actividades de fortalecimiento de la Agencia Nacional de 47 Seguridad Vial generalmente no es posible realizar procesos competitivos y los servicios se contratan directamente de acuerdo al Plan de capacitación aprobado por el Banco. 2) Documento a utilizar: Se puede utilizar el Contrato de Servicio de No Consultoría para montos mayores. 3) Necesidad o no de solicitar no objeción a los procesos/documentos: La Agencia debe incluir una línea en el Plan de Adquisiciones para capacitación del Personal (fortalecimiento), con el presupuesto estimado total y elaborar el plan de capacitación respectivo. El Banco debe aprobar dicho plan de capacitación para asegurar que las actividades incluidas sean elegibles. Una vez aprobado el plan de capacitación, la Agencia se encarga de realizar las contrataciones necesarias y no requiere enviar al Banco los documentos respectivos para No Objeción. Los procesos de servicios específicos de capacitación no están sujetos a revisión previa. Al respecto se observa que: 1.1.1 El método de comunicación utilizado entre el Banco y la ANSV es el correo electrónico, siendo que el mismo carece de los requisitos que permitan validar esas comunicaciones. 1.1.2 No se tuvieron a la vista constancias de la elaboración y aprobación del plan de capacitación ni de su elevación y solicitud de No Objeción. 1.1.3 No se tuvieron a la vista constancias que permitan determinar si la consulta de fecha 31/08/11 dirigida al Banco tramitó de acuerdo a lo establecido en el Manual Operativo. (“Todas las solicitudes de No Objeción serán realizadas por el Coordinador General o por quien/es éste designe formalmente para ello”). 1.1.4 No se tuvieron a la vista constancias que permitan verificar que en las actividades de fortalecimiento de la Agencia Nacional de Seguridad Vial no es posible realizar procesos competitivos y que los servicios deban contratarse directamente. Comentario UCP: 1 Por cuestiones de usos y costumbres, se instrumentan las comunicaciones y solicitudes de no objeción mediante la remisión en PDF de la nota de solicitud formulada por la UCP. No obstante ello, se mejorará el circuito de notificaciones instrumentándose el envío complementario al BIRF de la nota formal. 2 De acuerdo con la observación. La UCP elaboró la actividad de capacitación 48 al momento de elaboración del SEPA y el Banco se pronunció respecto a las actividades de capacitación en oportunidad de manifestar su no objeción al mismo. No obstante ello, se tendrá en cuenta la recomendación a partir del día de la fecha. 3 No se establecen previsiones particulares que impidan formular la consulta vía correo electrónico.4 El Banco hace mención a la imposibilidad de realizar procesos competitivos en las actividades de fortalecimiento cuya consulta se formuló; esto es, la contratación de la Asociación Española de la Carretera y de la firma Sportcases en razón de la experiencia y especialidad, que de conformidad al apartado 3.6 de las Normas de Contratación, se traduce en el método de Contratación Directa, estipulando en el inciso c) que este método es adecuado cuando el servicio requerido solo puede obtenerse de una fuente o de un proveedor. Recomendaciones Considerando que las vías empleadas no reúnen los requisitos sustanciales de validez que permitan considerar efectuadas dichas comunicaciones, adoptar mecanismos e instrumentos idóneos para validar las No Objeciones otorgadas por el Banco Mundial en su aspecto instrumental y en el referido a la identidad y competencia del funcionario otorgante. Elaborar y aprobar oportunamente el plan de capacitación, gestionar y obtener la No Objeción BIRF, dejando constancia de ello en el expediente en el cual tramitan las actuaciones. Cumplir con lo establecido en el Manual Operativo en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Tener presente que la excepcionalidad del medio utilizado para la selección del servicio (método de contratación directa), determina una mayor necesidad en relación a la debida justificación con la que se deberá contar en forma previa a su empleo, debiéndose dejar constancias de esas circunstancias en el expediente. 1.2 Necesidad de la contratación-Presupuesto. Proyecto Conforme lo establecido en el Manual Operativo “para todas las adquisiciones y contrataciones requeridas para la ejecución del Proyecto, la UCP determinará las necesidades a partir de la consolidación de los Planes Anuales preparados por los Responsables de cada una de las 49 Direcciones involucradas en el Proyecto, y procederá a realizar la solicitud para la adquisición y contratación correspondiente”. El 02/09/11 se tuvo a la vista nota de la Dirección Ejecutiva por la cual autoriza y solicita “...la gestión y posterior pago de la contratación de la Asociación Española de la Carretera (AEC), con el objeto que desarrolle un Programa Avanzado de Capacitación en Seguridad Vial...”, indicando que la Asociación cuenta con “...experiencia y especialidad requerida tanto en lo relacionado con la trayectoria en actividades de capacitación como en particular, el conocimiento específico y aval a nivel internacional en materia de auditoría vial...” Por Memorando N° 556-2011 del 05/09/11, de la Coordinación del Proyecto a la Dirección de General de Administración, se solicitó dar inicio a la contratación de la Asociación Española de la Carretera, indicando que se trata de un servicio de no consultoría, siendo de aplicación las Normas de Contrataciones con Préstamos BIRF y Créditos de la AIF (apartado 3.6 Contratación Directa inciso c), para cuando el servicio requerido solo pueda obtenerse de una fuente o de un proveedor). Desde el Memorando se propició la contratación de los mencionados servicios en forma directa, previa conformidad del Banco a la actividad. Asimismo se indicó: “...el precio cotizado resulta razonable y acorde a las prestaciones a realizarse...”, “...se ha interpretado el término “equipo” plasmado en la norma precedentemente aludida, como servicio, tornándose en consecuencia aplicable a la misma...”, objeto tenido en mira para llevar a cabo la contratación, antecedentes (cursos y seminarios dictados internacionalmente por la AEC y por algunos de los docentes involucrados): se consideró que la AEC satisfacía objetivamente las exigencias de las cláusula 3.6 inc. c) de las Normas de Contrataciones con Préstamos BIRF y Créditos de la AIF. la actividad se encuentra alcanzada por la no objeción del Banco Mundial a través de la aprobación de los gastos derivados de la categoría Capacitación ANSV 2011 “Capacitación personal afectado a operativos viales y a servicios de apoyo a la gestión”, prevista por un total de USD 300.000,00 y que “Capacitación” no requiere la No Objeción BIRF. 50 El monto estimado sería de: Año 2011: USD 60.000,00, $252.000,00 Año 2012: USD 40.000,00, $168.000,00 La contratación sería financiada 100% por el Banco Mundial (presupuesto fuente 22). La aplicación de la ley N° 24258 que aprueba el Convenio suscripto con el Reino de España para evitar la doble imposición. Se adjuntó la documentación de sustento de la contratación, los antecedentes de la AEC, presentación del Programa avanzado de capacitadores en Seguridad Vial, el Estatuto de la Asociación, la consulta efectuada a la Oficina Regional para América Latina y el Caribe del Banco Mundial. A continuación se tuvo a la vista nota de la AEC, firmada por su Director General del 16/08/11, que indica que “Tras las conversaciones mantenidas con el Director Ejecutivo de la ANSV, adjunto les remito la propuesta de la Asociación Española de la Carretera para la realización del “Programa Avanzado de Capacitación en Seguridad Vial”. Se tuvo a la vista la Solicitud de Bienes o Servicios N° 201100165 del 06/09/11, mediante la cual se efectuó la afectación preventiva del gasto por un monto de $420.000,00 y donde consta como Nombre del Proveedor, la Asociación Española de la Carretera. No se tuvieron a la vista constancias: 1.2.1. que se haya efectuado la consolidación de los Planes Anuales preparados por los Responsables de cada una de las Direcciones involucradas en el Proyecto, en cumplimiento de lo establecido en el Manual Operativo en su parte pertinente. 1.2.2. de la elaboración del proyecto conteniendo los requisitos o especificaciones técnicas a ser requeridas a la oferente por área técnica competente de la ANSV. 1.2.3. del procedimiento llevado a cabo ni del área interviniente en la estimación del presupuesto ni su posterior aprobación como presupuesto oficial. 1.2.4. que permitan verificar la situación que justifica la aplicación de los enunciados en la Norma de Contrataciones (Contratación 3.6 inc. c) para justificar el procedimiento de Contratación Directa; es decir, no se nos pusieron a disposición elementos demostrativos de que el servicio pueda ser brindado únicamente por la AEC. 51 1.2.5. La presentación de la Propuesta de Programa presentada por la Asociación Española de la Carretera es de fecha anterior (16/08/11) a la apertura del expediente de la contratación (31/08/11), a las notas del Director Ejecutivo (2/09/11) y al Memorando N°556-2011 (5/09/11) y al intercambio de correos electrónicos mantenidos con el Banco (1/09/11, 14/09/11). 1.2.6. de la solicitud de propuestas y demás documentación vinculada a la AEC, no obstante haberse verificado su presentación al proyecto. 1.2.7. El Memorando N° 556-2011 hace mención al “precio cotizado” indicando su razonabilidad y que la AEC “cuenta con la experiencia y especialidad requerida tanto en lo relacionado con la trayectoria en actividades de capacitación como en particular, el conocimiento específico y aval a nivel internacional en materia de auditoría vial”, por lo cual, “se propicia la contratación de los mencionados servicios en forma directa”, sin que se visualizaran constancias que permitieran determinar que tal calificación se encuentra sustentada por la intervención de las áreas técnicas correspondientes, el pertinente análisis efectuado y la mención de los parámetros utilizados para llegar a tal conclusión. 1.2.8. de la recepción por medio fehaciente por parte de la ANSV de la documentación presentada por la AEC (sello, fecha y firma), ni del medio empleado para su presentación. Comentario UCP: 1 Comentario no procedente: (“Las adquisiciones y contrataciones ejecutadas por DGA de ANSV son plasmadas en el POA siendo las mismas producto de las necesidades planteadas por las áreas técnicas de la Agencia, y seleccionadas a ese objeto por la UCP en la medida que sean consecuentes con los objetivos plasmados en los componentes del Proyecto. Asimismo, el análisis de la correspondencia de las necesidades anuales se efectúa de conformidad a lo que se plasma en la partida presupuestaria correspondiente.”). 2 En virtud de la nota agregada a fojas 6 se deja en evidencia que en razón de las conversaciones sostenidas por el Director Ejecutivo con la AEC, en el marco de la implementación y desarrollo de políticas de seguridad vial por parte de la ANSV, este organismo presenta el Programa Avanzado de Capacitación en Seguridad Vial. El que es en sí mismo, el proyecto objeto de contratación, razón por la cual el Director Ejecutivo de la ANSV solicita a la UCP la gestión de la contratación conforme surge de fojas 2 52 del expediente. 3 El presupuesto estimado de la contratación de conformidad a lo mencionado ut supra fue presentado junto con la propuesta de la AEC. El Director Ejecutivo de la ANSV conforme luce a fojas 2 manifiesta la razonabilidad del valor de la propuesta en función de las tareas a desarrollar. En razón de la necesidad de implementar, desarrollar y fomentar las políticas de seguridad vial, y basado en la oportunidad, mérito y conveniencia, por instrucción del Director Ejecutivo se desarrolló el procedimiento de contratación. 4 De acuerdo con la observación, se tomará en cuenta la recomendación a partir de la fecha. La contratación se realiza en forma directa en función de la propuesta, trayectoria y reputación de la Asociación como organismo especializado en el desarrollo de auditorías viales, contando asimismo con el reconocimiento del Banco Mundial en el marco del desarrollo de proyectos de similares características al auditado. 5. De acuerdo con la observación. Conforme se mencionó en el marco de conversaciones mantenidas por el Director Ejecutivo con la Asociación, esta última formuló la propuesta considerada por la Dirección al momento de formular el requerimiento que dio origen a la contratación. 6 No existe prima face documentación que de cuenta de las reuniones sostenidas por el Director Ejecutivo en el marco del desarrollo de los objetivos y actividades que hacen al desenvolvimiento propio de la ANSV. 7 El presupuesto estimado de la contratación fue presentado junto con la propuesta de la AEC. El Director Ejecutivo de la ANSV conforme luce a fojas 2 manifiesta la razonabilidad del valor de la propuesta en función de las tareas a desarrollar. En razón de la necesidad de implementar, desarrollar y fomentar las políticas de seguridad vial, y basado en la oportunidad, mérito y conveniencia, por instrucción del Director Ejecutivo se desarrolló el procedimiento de contratación. La contratación se realiza en forma directa en función de la propuesta, trayectoria y reputación de la Asociación como organismo especializado en el desarrollo de auditorías viales, contando asimismo con el reconocimiento del Banco Mundial en el marco del desarrollo de proyectos de similares características al auditado.8 De acuerdo con la observación. Se tomarán a partir de la fecha los recaudos necesarios. Recomendaciones Dejar constancia en las actuaciones del cumplimiento de la normativa vigente en su parte pertinente, acompañando las solicitudes formuladas oportunamente por los sectores requirentes y 53 el control y vinculación con los objetivos del proyecto, consolidación y determinación de prioridades efectuadas sobre ellas por la UCP. Elaborar, tanto el proyecto conteniendo los requisitos o especificaciones técnicas a ser requeridas a la oferente, como el presupuesto por área técnica competente de la ANSV, dejando constancia de ello en las actuaciones. Tener presente que la excepcionalidad del medio utilizado para la selección del servicio (método de contratación directa), determina una mayor necesidad en relación a la debida justificación con la que se deberá contar en forma previa a su empleo, debiéndose dejar constancias de esas circunstancias en el expediente. Iniciar los procedimientos de contratación siguiendo las secuencias normativamente establecidas y dentro de pautas temporales congruentes que permitan verificar que dichos procedimientos guarden directa y estricta vinculación a las necesidades de la organización, las cuales se deben definir en forma previa, y con total independencia de cualquier procedimiento de contratación. Formalizar (en base a las necesidades de contratación oportunamente detectadas por las áreas correspondientes) dentro de los procedimientos normativamente establecidos, la tramitación de solicitudes, invitaciones y consultas con los proveedores de los servicios en debido tiempo y forma. Tener presente lo señalado oportunamente en relación al presupuesto y que su elaboración es competencia de la ANSV. Asimismo, se deberá considerar que cualquier análisis y evaluación en cuanto a la razonabilidad de la propuesta económica presentada por el oferente en relación a lo presupuestado, deberá contar con la intervención de las áreas competentes en la materia y quedar reflejado dicho procedimiento en las actuaciones. Instrumentar los procedimientos administrativos necesarios a efectos de que se deje debida constancia de la entrada/salida de la documentación (sello, fecha y firma). Dejar constancias del medio empleado para la presentación de las ofertas, a efectos de verificar su conformidad con lo requerido normativamente. 54 2.CONTRATACIÓN DIRECTA 2.1. Convenio de Préstamo El Convenio de Préstamo, en su Sección III Adquisiciones, estableció los métodos particulares de Adquisiciones de Bienes, Servicios de No Consultoría y Obras: (a) Licitación Pública Nacional, (b) Comparación de Precios, (c) Participación de la Comunidad. Se observa que no se especificó la Contratación Directa como método particular para las adquisiciones en el Convenio de Préstamo. Comentario UCP: De acuerdo con la observación. Conforme surge a fojas 108 la Contratación Directa es equivalente a la comparación de precios o shopping, pero al no poderse aplicar en actividades de capacitación que conllevan al fortalecimiento de la ANSV por las características particulares del objeto propio y proveedor de la contratación, que se traduce en la imposibilidad de realizar un procedimiento competitivo de selección, se procede con la conformidad del Banco a implementar un procedimiento de contratación directa de acuerdo a la cláusula 3.6 y así también lo acuerda el Banco a fojas 105. Recomendación Tramitar las contrataciones dentro del marco normativo establecido en el Convenio de Préstamo oportunamente firmado que estableció los derechos y obligaciones de las partes, absteniéndose de efectuar procedimientos que estén fuera de lo convenido por las partes firmantes. 2.2. Manual Operativo. El Manual Operativo estableció que “Los procedimientos para llevar a cabo las adquisiciones se realizarán de acuerdo con las “Normas: Contrataciones bajo Préstamos del BIRF y Créditos del AIF” del Banco Mundial, de Mayo de 2004 revisadas en Octubre 2006 así como tomando en consideración lo establecido específicamente respecto de esta materia en el Convenio de Préstamo.” 55 En el punto 6 referido a las Adquisiciones y Contrataciones, en el apartado 6.1. Tipos, métodos y revisión por el BIRF de las adquisiciones y contrataciones, Adquisición de Bienes, se hace mención a los distintos métodos de contratación, los montos y las revisiones, indicando para la Contratación Directa lo siguiente: Método Bienes en U$S Método conforme BIRF Contratación Directa >= a 3.000 y < 20.000 Shopping Posteriormente, y para la Contratación de Servicio de No Consultoría se indica que: “Todos los contratos para servicios no relacionados con servicios de consultoría deberán ser contratados bajo las mismas metodologías y umbrales especificados para los bienes”. En cuanto a la Revisión previa del Banco se estableció que “Se requerirá la revisión previa por parte del Banco de los primeros dos contratos de cada método de contratación… Por último se requerirá la justificación de todas las contrataciones directas …) Más adelante, el Manual Operativo en el punto 6.2. Disposiciones especiales en materia de adquisiciones y contrataciones Bienes, Servicios de no consultoría y obras, estableció que “Tres solicitudes de presupuesto serán obtenidas previo al otorgamiento de un contrato resultante de los procedimientos de Compra. Si el proceso de Contratación Directa resultara en menos de tres solicitudes de presupuesto comparables, un proceso suplementario de Trámite Simplificado deberá llevarse a cabo para obtener la/s solicitud/es faltante/s”. Se observa que: 2.2.1. El monto de USD 100.000,00 estimado para la contratación de la AEC supera el umbral considerado en el Manual Operativo para la Contratación Directa (>= a 3.000 y < 20.000). 2.2.2. Se asimiló el método de Contratación Directa, contratación sin competencia (una sola fuente) al de compra Shopping o Comparación de Precios, basado en la obtención de cotizaciones de precios de diversos proveedores (en el caso de bienes) o de varios contratistas (en el caso de obra pública), con un mínimo de tres, a fin de obtener precios competitivos. 2.2.3. No se tuvo a la vista constancia del cumplimiento del punto 6.2 del Manual Operativo. 56 2.2.4. No se tuvo a la vista constancia de la Justificación de la Contratación Directa elevadas en tiempo y forma al BIRF. 2.2.5. No se tuvieron a la vista constancias que permitieran determinar si existieron en el ámbito de la ANSV dos (2) contrataciones directas tramitadas en forma previa a la contratación de la Asociación Española de la Carretera, de modo tal que se pudiera exceptuar de la revisión previa por parte del BIRF al procedimiento de selección y contratación mencionado. Comentario UCP: 1 Considerando lo dispuesto en la respuesta al apartado 2.1, no aplica tener en cuenta el umbral para considerar el método a utilizar sino que se considera una causal particular habilitante de la contratación directa; ésta es, la dispuesta en la cláusula 3.6 c) de las Normas de Contrataciones. 2 y 3 Considerando lo mencionado en el punto 2.2.1 y la cláusula 3.6 c) no existe un procedimiento competitivo de selección. 4 De acuerdo con la observación. 5 Comentario no procedente (“La documentación existente respecto a la Asociación Española de la Carretera obra en el expediente bajo análisis”). Recomendaciones Cumplir con lo establecido en el marco normativo vigente y aplicable a la contratación en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones y abstenerse de efectuar interpretaciones normativas palmariamente contrarias al marco normativo aplicable, entendiendo este como un límite de la actuación administrativa. Formular y gestionar en tiempo y forma los cambios normativos, que la práctica administrativa hayan detectado como necesarios, a efectos de llevar a cabo una gestión económica, eficaz, eficiente y ajustada a derecho. Elevar en tiempo y forma la justificación de la Contratación Directa al BIRF, dejando constancias de ello en las actuaciones. Cumplir con lo establecido en el Manual Operativo en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 57 2.3. Plan de adquisiciones En el Plan de Adquisiciones aprobado (Capacitación personal afectado a operativos viales y a servicios de apoyo a la gestión con un presupuesto estimado de USD 300.000,00) no se indicó el método propuesto para la contratación. Comentario UCP: Sin comentarios. Recomendación Cumplir con lo establecido en el Manual Operativo en su parte pertinente (Adquisiciones y Contrataciones – Plan de adquisiciones y contrataciones –PAC), dejando constancia de ello en las actuaciones. 3. CAPACITACIÓN El Manual Operativo no contempló el procedimiento para contratar actividades de capacitación mediante cursos, seminarios y conferencias. Comentario UCP: De acuerdo con la observación. La contratación directa en el marco de los gastos correspondientes a capacitación se formuló en el marco del procedimiento que contó con la conformidad y justificación del Banco conforme se señala a fojas 108. Recomendaciones Cumplir con lo establecido en el Manual Operativo en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Formular y gestionar la aprobación en tiempo y forma de los cambios normativos, que la práctica administrativa haya detectado como necesarios, a efectos de llevar a cabo una gestión económica, eficaz, eficiente y ajustada a derecho. 58 4. CARTA DE INVITACIÓN Y RECEPCIÓN DE OFERTAS. Por Disposición N° 326 del 21/09/11, se autorizó la emisión de la Carta de Invitación a la Asociación Española de la Carretera y se aprobó el modelo de contrato de Servicio de No Consultoría, indicándose que el gasto sería atendido con cargo a la partida específica para los años 2011 y 2012 proveniente de la fuente 22. En el Convenio de Préstamo y Manual Operativo se estableció que “Las condiciones mínimas para la presentación de las ofertas y cotizaciones serán las siguientes: … 10 días para los procedimientos de compras (contratación directa y trámite simplificado)”. Se tuvo a la vista un correo electrónico del 22/09/11 de la ANSV dirigido a la AEC por el cual se invitó a presentar la propuesta para el Servicio de No Consultoría para la realización del Programa Avanzado en Capacitación en Seguridad Vial y se adjuntó la Carta de Invitación y el modelo de contrato, indicándose que “las propuestas se recibirán hasta el día 23/09/11”. Se tuvo a la vista un correo electrónico de la Asociación Española de la Carretera por el cual remitió: respuesta a la carta de invitación, modelo de contrato solicitado con fecha de emisión de la propuesta el 23/09/11. Con fecha 23/09/11 a las 13:00 hs se procedió a recibir formalmente la oferta de la AEC. Además se aclara que la ANSV aplicó en este caso, la ley N° 24258 que aprueba el Convenio suscripto con el Reino de España para evitar la doble imposición. Se observa que: 4.1. No se respetó el otorgamiento de plazos para la presentación de la oferta establecido en el Convenio de Préstamo y Manual Operativo (10 días). 4.2. Se tuvieron a la vista copias fieles de la documentación presentada por la AEC; no obstante no se pudo hacer lo propio con las constancias de su certificación, legalización, apostillas, inscripción del Estatuto en el registro oficial del domicilio de la Asociación. 4.3. No se tuvieron a la vista constancias de la presentación por parte de la AEC de instrumento público de constitución de los órganos de gobierno y de gestión con la designación de autoridades y representantes, indicando el período de sus mandatos, asignación de funciones, delegación de atribuciones y otorgamientos de poderes de actuación y firma. 59 Comentario UCP: 1 De acuerdo con lo expresado. No obstante ello, se manifiesta que no hubo observaciones por parte de la AEC, siendo este organismo el único capacitado para prestar el servicio conforme a su trayectoria, especialidad, siendo ello concordante con el reconocimiento del Banco a la Asociación motivo por el cual habilitó en los diferentes pronunciamientos su conformidad. 2 y 3 De acuerdo con la observación, se considerará para futuros procesos a partir de la fecha. Recomendación Cumplir con lo establecido en el marco normativo en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Efectuar los debidos controles de legalidad de la documentación presentada por el oferente como requisito previo a su consideración y validación, dejando constancia de ello en las actuaciones. Abstenerse de dar curso a procedimientos en los cuales no se cumpla con el deber de constatar la existencia y presentación -en debida y legal forma- de los requisitos necesarios que debe reunir una persona jurídica co-contratante de la administración. Abstenerse de aplicar el régimen establecido por la ley N° 24258 que aprueba el Convenio suscripto con el Reino de España para evitar la doble imposición, toda vez que se carece de las constancias necesarias que permitan verificar la constitución en forma legal de la Asociación Española de la Carretera, su origen, y demás calidades y cualidades. 5. DICTAMEN DALJ Se tuvieron a la vista dos dictámenes a lo largo del procedimiento llevado a cabo en el Expediente N° S02:0010831/2011, en relación a dos proyectos de disposición. El primero, en relación a la autorización de la emisión de la Carta de Invitación a la Asociación Española de la Carretera, y el segundo, en relación al procedimiento de aprobación de la adjudicación y contratación. Ambos dictámenes tienen el mismo número y fecha de emisión. 60 Comentario UCP: De acuerdo con la observación. Se comunicará al la DALJ para que tome previsiones a fin de evitar este tipo de error Recomendación Implementar mejoras en los sistemas de control interno. 6. DISPOSICIÓN Por Disposición N° 353 del 06/10/11, se aprobó el procedimiento de contratación de la Asociación Española de la Carretera para la realización del Programa Avanzado de Capacitación en Seguridad Vial, adjudicándose la contratación por la suma de pesos cuatrocientos veinte mil ($420.000,00), sin hacer mención de la partida presupuestaria a la que se imputó el gasto. Comentario UCP: Los considerandos dan cuenta de haberse efectuado la reserva preventiva del crédito presupuestario para afrontar la contratación, la cual luce a fs 191; lo mismo se especifica en el dictamen de la Dirección de Asuntos Jurídicos que lo antecede. Recomendación Incorporar en el acto administrativo de adjudicación la referencia a la imputación presupuestaria del gasto. 7. CONTRATO Y ORDEN DE COMPRA. Con fecha 06/10/11 se firmó el contrato de Servicio de No Consultoría, que contiene las Condiciones Generales, las Especiales y Apéndices con las Especificaciones del Servicio, el Programa de Actividades y dos Anexos en los cuales se incluyó los CV´s del equipo propuesto para desarrollar el programa avanzado de capacitación en seguridad vial, y los cursos y eventos de seguridad vial organizados por la Asociación Española de la Carretera. En el mismo se designó a un mediador. 61 Se observa que: 7.1. No se tuvieron a la vista constancias del procedimiento llevado a cabo para la elección y determinación de los honorarios del mediador. 7.2. En las Condiciones Generales del Contrato se hace mención a los seguros a contratar y remite al punto correspondiente de las Condiciones Especiales del Contrato, las cuales no hacen mención alguna en cuanto a riesgos cubiertos ni a la no aplicabilidad del punto. 7.3. En cuanto a la presentación de informes, el punto 3.6 remitió a las Especificaciones de la Sección VI, en las cuales no figura información relativa a la presentación y contenido de los informes. 7.4. Los CV´s del personal clave y subcontratistas no están firmados por sus emisores. 7.5. No se tuvieron a la vista constancias de las publicaciones en tiempo y forma en el UNDB on line ni en el dgMarket, conforme lo establecido en las Normas de Contrataciones. Comentario UCP: 1 Comentario no procedente (“Los honorarios se determinan de conformidad a lo dispuesto por el Colegio de Abogados, por cuestiones de economía procesal”). 2 De acuerdo con la observación. Se omitió involuntariamente replicar en las condiciones especiales que no aplicaba lo dispuesto. 3 La presentación y contenido de los informes por parte de la AEC, se plasmó de conformidad a las necesidades específicas de cada uno de los puntos del Programa a desarrollar. 4 De acuerdo con la observación. Se tomará en cuenta la recomendación a partir de la fecha para futuros procesos. 5 De acuerdo con la observación. Se tomará en cuenta la recomendación a partir de la fecha para futuros procesos. Recomendaciones Dejar constancias en las actuaciones del procedimiento llevado a cabo para la elección y determinación de los honorarios del mediador. Implementar mejoras en los sistemas de control interno. 62 Determinar claramente en el contrato el contenido, alcance y periodicidad de los informes a ser presentados por el co-contratante dejando constancia de ello, conforme la remisión efectuada en las CGC. Cumplir con la normativa aplicable en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Dejar sin efecto la exención impositiva indicada en la Orden de Compra (IVA: exento) de acuerdo a lo observado y recomendado en el punto 4 del presente. II. CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES GENERALES Y ESPECIALES DEL ACTA COMPLEMENTARIA II DEL CONVENIO ANSV-OEI -APOYO A PROYECTOS DE SEGURIDAD VIALCláusula 3. Obligaciones de la OEI 3.1.2 Condiciones Generales y Especiales del Acta y Apéndice I – Descripción de los Servicios. No se ha observado la participación de la OEI en el proceso de selección de los consultores individuales aplicando, en el proceso, las normas que surgen del convenio de préstamo y la normativa BIRF, en lo siguiente: CONVOCATORIA No se verificó la existencia de constancia que permita determinar el criterio y la base de datos utilizada para proceder a la preselección e invitación de los consultores para ser contratados. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Las grillas de evaluación carecen de fechas y firmas de los evaluadores. No se visualizaron las cartas de presentación del consultor acompañando la documentación presentada para la evaluación. No se accedió a la documentación respaldatoria de los antecedentes (títulos de todos los cursos realizados y horas cátedra de duración,y relación con la 63 especialidad requerida en los TORs) y laborales (certificación de servicios) declarados en los CV´s. Por lo tanto, no se ha podido determinar el criterio utilizado por el auditado para otorgar puntaje en la evaluación. No se tuvieron a la vista los certificados de antecedentes penales de los consultores. No se visualizó constancia de la presentación de la declaración jurada Decreto Nº 85/02 (incompatibilidades, inhabilidades y conflicto de interés). No surge cuál es la grilla de honorarios utilizada para establecer los montos de los contratos de los consultores. (Decreto Nº 2345/08). TÉRMINOS DE REFERENCIA (TORs) Los TOR´s no están firmados ni fechados por el consultor. Los términos de referencia de los consultores no detallan los informes que éstos deben presentar, su alcance y frecuencia. (en dos casos) No coincide la función expuesta en el contrato con la de los términos de referencia (en un caso). INFORMES. No constan en la documentación suministrada aprobación expresa de los informes presentados por los consultores, tal como lo expresa el Manual Operativo. Los informes presentados por un consultor del 31/08/11 y 31/12/11, no tienen fecha de elaboración. PAGOS. Las notas de elevación de las Facturas para el trámite de pago son anteriores a la fecha de emisión del comprobante. 64 Comentario UCP. El Proyecto no ha llevado a cabo procesos de contratación de consultoría individual de conformidad a las Normas de selección y contratación de consultores por prestatarios del Banco Mundial. La contratación de consultores para el Proyecto se ha realizado mediante el mecanismo de transferencias a organismos facilitadores quienes formalizan la contratación. Comentario no procedente. (“A los efectos de la contratación de consultores individuales no es necesario realizar la convocatoria en función de la publicidad de un anuncio. Esto de conformidad a lo previsto en el Punto 5.2, Apartado V Selección de Consultores Individuales, Normas para la Selección y contratación de consultores por prestatarios del Banco Mundial, que reza: “… La selección de consultores individuales se hace teniendo en cuenta sus calificaciones para realizar el trabajo. No se requiere publicar un anuncio y los consultores no necesitan entregar propuestas. Se pueden seleccionar sobre la base la comparación de las calificaciones de quienes expresen interés en el trabajo, o bien el Prestatario puede ponerse directamente en contacto con ellos…”Cabe aclarar, que la selección se efectuó de acuerdo a la norma transcripta lo que consta en los legajos de los consultores”). Recomendación Implementar las acciones necesarias para que la OIE cumpla con lo convenido con la ANSV, dejando constancias en las actuaciones de su intervención. 3.3.b. Seguros que deberá adoptar la OEI. No se constató la solicitud por parte de la ANSV y la contratación por la OEI del seguro de riesgo de vida para los consultores. Comentario UCP. La ANSV no efectuó la solicitud a OEI del seguro de riesgo de vida para los consultores, ya que tramitó la contratación directa de la Aseguradora Nación Seguros para cubrir los riesgos que acontezcan en las oficinas de jurisdicción de la ANSV, entre otras citas en Brasil N° 55, Huergo 65 N° 1481. Adjuntamos Disposición N° 202 del 13 /08/2010, por la cual se aprobó el documento de contratación y Disposición N° 220/2011 por la cual fue prorrogada. Recomendaciones Cumplir con lo establecido en el convenio respectivo en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Poner a disposición de esta auditoría -en tiempo y forma-, cada vez que se le requiera, la totalidad de la documentación solicitada. 3.4. b. Contabilidad y Auditoría. No se ha tenido a la vista constancia sobre la presentación en tiempo (30 días posteriores al cierre del año calendario) y forma (en pesos) del estado de cuenta financiero anual ni de la intervención de la de Auditoría Interna conforme al convenio. Comentario UCP. Se informa que la OEI no ha presentado el estado de cuenta financiero anual. Mensualmente la OEI ha remitido rendiciones en las que se detallan el estado acumulado de los fondos recibidos por la OEI de la ANSV, el monto de los gastos rendidos mensualmente, así como el costo administrativo percibido por la OEI. Cada rendición incluye las anteriores por lo que se informan gastos parciales y acumulados. (Ver respuesta inciso 3.6.) No se verificó la intervención de Auditoría Interna sobre el punto referido. Recomendación Cumplir y hacer cumplir a la contraparte las cláusulas del convenio en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. 3.6 Obligación de Presentar informes. En cuanto a la presentación mensual de la rendición de gastos y su contenido, no se nos ha puesto a disposición constancia alguna de la recepción de los informes (fecha, sello y firma), la 66 no objeción del gasto por parte de la ANSV y la firma de los anexos que componen los mismos de acuerdo al convenio. Comentario UCP: Se remitió a esa AGN los informes y documentos entregados mensualmente por la OEI. Recomendación Controlar y exigir a la contraparte las cláusulas del convenio en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Poner a disposición de esta auditoría -en tiempo y forma-, cada vez que se le requiera formalmente, la totalidad de la documentación solicitada. III. ACUERDOS DE PARTICIPACIÓN (PROVINCIAS Y MUNICIPIOS) Se verificaron los Acuerdos de Participación en base a muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Dichos acuerdos deben ser auditados previamente por una auditoría externa concurrente, siendo ésta condición para habilitar las transferencias a los distintos municipios y provincias. Al respecto de observa que: El 28/12/2010 se aprobó el procedimiento de selección y se adjudicó por Disposición Nº 485/10. En esa misma fecha se firmó el contrato entre la ANSV y el consultor Sociedad Civil Bértora y Asociados, a efectos de llevar a cabo al Auditoría Externa Concurrente (AEC) del Proyecto de Seguridad Vial. Al día siguiente de celebrado el contrato, la consultora presentó su primer informe sobre verificación de Planes Locales de Seguridad Vial para el año 2010 de las distintas jurisdicciones, lo cual evidencia una importante incongruencia entre los plazos involucrados y los productos elaborados por la firma. Comentarios UCP Las negociaciones con la firma Bértora se llevaron a cabo el día 9 de diciembre de 2010, como paso previo a la adjudicación, de conformidad a lo estipulado en las Normas de Contrataciones 67 con el BIRF. En las negociaciones, se entregó a la firma un listado de las jurisdicciones y fotocopia de los acuerdos, compromisos de gestión anual, y los planes de seguridad vial aprobados por la UCP. Esto se efectuó teniendo en consideración las demoras administrativas para la adjudicación efectiva del contrato y la necesidad de reembolsar, con cargo al presupuesto 2010, a las jurisdicciones las ISV plan de seguridad vial presentados. De esta manera, la firma verificaría la ISV plan de seguridad vial, posibilitando de esta manera el reembolso a las jurisdicciones, formalizándose ello con el informe que se presentó el día siguiente a la firma del contrato con Bértora. Recomendaciones Respetar las distintas etapas del procedimiento de selección y contratación siguiendo las secuencias normativamente establecidas y las pautas temporales, las cuales deberán ser congruentes con aquéllos. Abstenerse de llevar a cabo cualquier tipo de negociación sin contar con la competencia necesaria para ello y sin respetar los plazos o etapas procedimentales establecidas. Planificar con la debida antelación los procedimientos de contratación a efecto de poder cumplir razonablemente con las pautas temporales previstas para el ejercicio. Cumplir con las Normas BIRF absteniéndose de llevar a cabo actos contrarios al principio de confidencialidad consagrado en la norma según el cual “La información relativa a la evaluación de las propuestas y a las recomendaciones sobre adjudicaciones no se debe dar a conocer a los consultores que presentaron las propuestas ni a otras personas que no tengan participación oficial en el proceso, hasta que se haya publicado la adjudicación del contrato”. IV. CONVENIOS DE FINANCIAMIENTO DE SUBPROYECTOS A ONG’S Se verificaron los convenios con ONG’s en base a muestras selectivas determinadas por esta auditoría, los convenios seleccionados fueron: la Federación de Psicólogos de la República Argentina y la Asociación Civil TAHO. 68 1) No se pudo verificar la fecha en que las propuestas hayan sido presentadas por las ONG’s a la UCP, ya que no consta sello alguno de recepción ni registro de su entrada. 2) Tampoco consta en el expediente que dicha propuesta haya sido entregada en sobre cerrado dirigido al Coordinador de la Unidad de Coordinación del Proyecto de Seguridad Vial Préstamo BIRF 7861-AR, en las oficinas de la ANSV citas en Brasil 55, 4to. piso, C.A.B.A. 3) No consta que las propuestas se hayan presentado por duplicado. 4) No surge la presentación de la propuesta de Subproyectos en formato digital (CD-DVD). 5) Tampoco surge del Expediente cómo se realizó la entrega (personalmente, por correo postal). 6) Se procedió a la firma de los Convenios de Financiamiento de Subproyectos con ONG´s relativos a la implementación del Subproyecto “Programa de Educación y Seguridad Vial- Pasos para la construcción de la seguridad vial” sin contar previamente con el dictamen jurídico del Proyecto de Disposición de aprobación del Convenio de Financiamiento de Subproyectos a ONG´s ni la correspondiente disposición aprobatoria del convenio, actos que se realizaron con fecha posterior al convenio. Comentario UCP 1 De acuerdo con la observación, se aclara que las propuestas han sido recibidas según los plazos estipulados, si bien no consta en el expediente el sello de recepción de las mismas. 2 De acuerdo con la observación, se aclara que las propuestas fueron entregadas cumpliendo con los requisitos de entrega solicitados en el instructivo de presentación y gestión de subproyectos. No consta en el expediente un acta de apertura de propuestas donde se verifiquen dichos requisitos. 3 De acuerdo con la observación, se aclara que se cuenta con el duplicado de todas las propuestas recibidas, si bien no se ha dejado registro en el expediente. 4 De acuerdo con la observación, se aclara que las propuestas fueron presentadas en formato digital (CD). Los mismos no fueron incluidos en el expediente, se incorporaron a marras al final del expediente. 5 De acuerdo con la observación, se aclara que si bien no existe un acta donde conste el modo de recepción de propuestas, las mismas fueron recibidas en la ANSV, cumpliendo con todos los requisitos de presentación. 6 El Modelo de Convenio de Financiamiento fue aprobado por Disposición Nro. 260/2010 del Directo Ejecutivo de la ASNV ya que consta como parte integrante del Manual 69 Operativo del PSV. En todos los casos, de existir nuevos procesos se tomarán los recaudos pertinente. Recomendaciones Instrumentar procedimientos administrativos a efectos de registrar la información necesaria (sello, fecha y firma) que permita constatar debidamente la entrada/salida de documentación. Cumplir lo establecido en la documentación licitatoria en su parte pertinente, dejando constancia de ello en las actuaciones. Instrumentar los mecanismos de control idóneos que garanticen la incorporación de toda la documentación producida, a efectos de evitar la reiteración de lo observado en los futuros procesos de selección y contratación. Abstenerse de proceder a la firma de los Convenios de Financiamiento de Subproyectos con ONG´s relativos a la implementación del Subproyecto “Programa de Educación y Seguridad Vial- Pasos para la construcción de la seguridad vial” sin contar previamente con el dictamen jurídico del Proyecto de Disposición de aprobación del Convenio de Financiamiento de Subproyectos a ONG´s y la correspondiente disposición aprobatoria del convenio. V. FONDOS PNUD Según consta en los registros del proyecto se transfirieron al PNUD ARG10/012 “Fortalecimiento Institucional de la Agencia Nacional de Seguridad Vial” suscripto entre el PNUD y el Ministerio del Interior, Subsecretaría de Coordinación, el 24/11/2010, fondos por U$D 737.845,75 de aporte local (Fuente 12) del Proyecto BIRF 7861-AR (Autorizaciones de Pago Nros. 201000199 por U$D 641.605,00 y 201000200 por U$D 96.240,75, ambas del 29/12/2010) y USD 2.566.420,00 de fuente 22. Al cierre del ejercicio 2011 surge de los Estados Financieros del Proyecto que el mencionado PNUD tiene fondos disponibles por U$D 3.304.265,75 (U$D 737.845,75 de Fuente 12 y 2.566.420,00 de Fuente 22). 70 Según informo el Proyecto las Transferencias autorizadas por Disposición 427/2010 de fecha 13/12/10 por $ 8.727.752,03 incluyen “…dentro de la misma partida necesaria y suficiente para afrontar las comisiones y el Pari Passu de la Fuente 12 requerida en el proyecto BIRF 7861AR”. Al respecto, se ha detectado que existen discrepancias entre la información que surge de los registros del Proyecto BIRF 7861-AR sobre el saldo disponible en el PNUD ARG-10/012 al 31/12/11 y lo informado por el PNUD en el Estado de Posición Financiera al 31-12-2011, a saber: Concepto Fondos en PNUD según registros contables del Proyecto BIRF 7861-AR al 31/12/11 Estado de Posición financiera al 31-12-2011 PNUD Diferencia Fuente 22 USD Fuente 12 USD Total USD 2.566.420,00 737.845,75 3.304.265,75 2.566.420,00 574.425,73 3.140.845,73 0,00 163.420,02 163.420,02 Comentarios UCP: Sin comentarios. Recomendación Realizar los movimientos contables y/o financieros a efectos que los registros contables reflejen la realidad de la disponibilidad de fondos en poder del PNUD correspondientes al Proyecto BIRF 7861-AR. BUENOS AIRES, 19-06-2012 71 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO DE SEGURIDAD VIAL-FASE I” CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 7861-AR BIRF (Ejercicio Irregular N° 1 finalizado el 31/12/11) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. Tal como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Test o prueba de transacciones y comprobantes; - Circularización de saldos; - Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos; - Conciliaciones y reconciliaciones bancarias; - Análisis de la metodología para la contratación de servicios. - Análisis de legajos; - Cotejo de orígenes con información de terceros; - Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo; - Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de solicitudes de desembolso del período, conforme las estipulaciones del Contrato de Préstamo; - Aplicación de otros procedimientos de auditoría, en la medida que se los consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada. 72 El análisis realizado por esta auditoría comprendió, entre otros: - El 100% de los desembolsos BIRF y; - El 28,66 % de lo ejecutado en el ejercicio según el siguiente detalle: CATEGORÍA DEL GASTO INVERSIONESBIENES, PEQUEÑAS OBRAS Y SERVICIOS DE NO CONSULTORÍA SUBSIDIOS ONG's SERVICIOS DE CONSULTORIA Y AUDITORIA COSTOS REEMBOLSABLES POR INTERVENCIONES DE SEGURIDAD VIAL (ISV) CAPACITACION COSTOS OPERATIVOS FRONT -END- FEE TOTAL INVERSIONES TOTAL USD % de Incidencia Muestra USD % de la Muestra 288.241,56 392.744,14 7,66% 10,43% 125.912,22 68.846,46 43,68% 17,53% 862.473,02 22,91% 348.567,15 40,41% 1.999.654,12 40.576,98 105.877,48 75.000,00 3.764.567,30 53,12% 1,08% 2,81% 1,99% 100,00% 394.242,53 40.576,98 25.928,27 75.000,00 1.079.073,61 19,72% 100,00% 24,49% 100,00% 28,66% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. BUENOS AIRES, 19-06-2012 73
