2012_139info.pdf

INFORME SOBRE CONTROLES
- INTERNO Y CONTABLE -
Sr. Presidente
Autoridad Cuenca Matanza Riachuelo
Dr. Juan José Mussi
Esmeralda 255- Ciudad Autónoma de Buenos Aires
La AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN, en su carácter de auditor externo
independiente, ha efectuado las auditorías de los estados contables de la Autoridad
Cuenca Matanza Riachuelo - ACUMAR, correspondiente al ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 2011, emitiendo el respectivo Informe del Auditor con fecha 08 de
Junio de 2012.
Como consecuencia de las citadas tareas han surgido algunas observaciones
y recomendaciones sobre aspectos relativos al control interno vigente, que hacen a
procedimientos administrativos-contables, que consideramos necesario informar a
Uds. para su conocimiento y acción futura.
1 -ALCANCE DEL TRABAJO
Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría externa
aprobadas por la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN mediante Resolución Nº
145/93, los cuales en su conjunto son compatibles con las aprobadas por el Consejo
Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado no tuvo como
objetivo principal el análisis de su sistema de control interno, ya que nuestra revisión
no fue planificada con el propósito de un minucioso estudio y evaluación de ninguno
de los elementos del referido sistema ni con el objetivo de brindar recomendaciones
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detalladas o de evaluar la idoneidad de la estructura de control interno del Ente para
evitar o detectar errores o irregularidades.
Como parte de la mencionada auditoría, a la cual se le suma la efectuada
sobre los estados contables del Fondo de Compensación Ambiental donde ACUMAR
es fiduciante, hemos considerado el control interno del Ente con el propósito de
determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría
aplicados en relación con nuestro examen de dichos estados contables. El trabajo
desarrollado ha consistido básicamente en evaluar los controles que tienen efecto
sobre la información contable-financiera generada por la Entidad y que pueden, por
lo tanto, afectar los saldos finales de los estados contables.
En función de los objetivos definidos, el contenido de este informe respecto a
la evaluación del control interno cubre únicamente aquellos aspectos que han
surgido durante el desarrollo de nuestro examen y, por lo tanto, no incluye todas
aquellas observaciones y recomendaciones que un estudio específico destinado a tal
fin podría revelar.
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2.- OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Durante el ejercicio bajo análisis, la ACUMAR ha dado despliegue a su actividad
operativa. Los aportes efectuados por las jurisdicciones demuestran el grado de
desarrollo de las acciones derivadas.
Lo descripto precedentemente tuvo como correlato una alta carga de tareas
administrativas. La Organización al momento del informe se encuentra redefiniendo
procesos, manuales y enfoques administrativos al efecto de optimizar las cualidades
de la información contable.
Se describen a continuación las siguientes situaciones, muchas de las cuales fueron
contempladas por la Dirección Administrativa Financiera, provocando el ajuste
correspondiente, aclarándose lo acontecido en cada observación.
2.1. DERIVADOS DE SU FUNCION DE FIDUCIANTE
Del contrato de Fideicomiso de fecha 20 de septiembre de 2010 suscripto entre
ACUMAR en el carácter de Fiduciante y el BAPRO Mandatos y negocios S.A. en el
carácter de fiduciario, se dio origen al Fondo de Compensación Ambiental ACUMAR.
En este sentido y en base a los estados contables auditados del Fondo de
Compensación Ambiental ACUMAR al 31 de diciembre de 2011 se desprenden las
observaciones que se detallan a continuación:
Observación
a) La ACUMAR reviste el carácter de fiduciante. De acuerdo al artículo 25 del
contrato, Rendición de Cuentas, el Fiduciario se obliga a entregar estados contables
mensuales del fideicomiso.
Hemos observado que las conciliaciones de saldos con dichos Estados al cierre no
fueron realizados en tiempo y forma según lo descripto en el contrato de Fideicomiso.
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Recomendación
Implementar mecanismos y procedimientos acordes a los documentos suscriptos.
b) De la lectura del artículo 18 del contrato Inversión Transitoria de Fondos Líquidos
Disponibles, surge la posibilidad de la concreción de operaciones financieras con los
saldos pendientes de aplicación.
Si bien el fiduciante como prioridad aplica los ingresos a pagos operativos, no hemos
observado colocación alguna de sobrantes líquidos a los efectos de maximizar los
ingresos o minimizar los costos del fideicomiso.
Recomendación
Efectuar análisis de los saldos flotantes y efectuar de corresponder colocaciones
transitorias financieras.
c) La ley N° 25413 “ley de competitividad, impuesto sobre las transferencias
bancarias” en su artículo 2° establece determinadas exenciones, vinculadas con el
manejo de los fondos pertenecientes al Estado Nacional, Provincias y Municipios.
Del informe elaborado por los asesores impositivos del fiduciario se esgrimen
distintos dictámenes con contraria suerte sobre el pago del gravamen. No obstante
ello el profesional entiende que los saldos depositados estarían exentos, sugiriendo
una consulta a la AFIP. Hasta la fecha dicha consulta no nos fue remitida, es de
destacar que durante el ejercicio en análisis las erogaciones por dicho concepto
alcanzaron $ 727.524,43. Téngase en cuenta que al cierre del ejercicio objeto de
presente análisis el fideicomiso lleva 18 meses de actividad bancaria en los que se
ha efectuado la retención mencionada.
Recomendación
Dar instrucciones al fiduciario y efectuar la consulta pertinente.
d) Durante el desarrollo de nuestra labor de auditoría sobre los estados del
Fideicomiso, hemos observado que la imputación y exposición de los pasivos no
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resultan asignables a las líneas de Cuentas por Afectación Exclusivas, debilitando las
características de control de los saldos en cuestión.
Recomendación
Efectuar el análisis respectivo y proponer el cambio, de ser compartido, a los efectos
de facilitar el control y conciliación contable.
e) La ley N° 25246 Lavado de Activos de origen delictivo y financiamiento del
terrorismo describe en su artículo 20 los sujetos obligados, incluyendo a los
FIDUCIANTES, asimismo obliga determinadas políticas a seguir en materia de
prevención. No hemos observado análisis suficientes a los efectos de determinar la
exclusión del alcance de dicha ley en la Organización como sujeto obligado.
Recomendación
Continuar con los análisis y efectuar de ser necesaria una consulta a la UIF a los
efectos de determinar los cursos de acción a seguir.
2.2. DERIVADAS DE SU ACTIVIDAD PRINCIPAL
A continuación se detallan determinadas inconsistencias:
2.2.1. NORMAS, INSTRUCTIVOS Y PROCEDIMIENTOS ADECUADOS.
Esquematización transcripta de las acciones operativas tendientes a la partición de
las operaciones en forma trasversal de la organización, a los efectos de delimitar,
responsabilidades, registraciones y cualidades de la información a producir.
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a) Aspectos Organizacionales
Observación
Tal como se mencionara en la carta de recomendaciones anterior y según lo
informado por el Ente, en virtud de las necesidades operativas y acorde a lo
ordenado por el Juzgado Federal de Primera Instancia de Quilmes, se hizo necesario
adaptar la Estructura Organizativa y el Reglamento de Organización Interna.
A tal efecto, en marzo de 2010 se publicó la Resolución Nº 3/10, modificatoria de la
Resolución Nº 98/09, y a su vez modificada con fecha 16/03/2011, que aprobó la
estructura actual y quedó establecida hasta el nivel de las Coordinaciones. Asimismo
se han dictado normas a efectos de regular el funcionamiento de determinadas
áreas, tales como el Reglamento de Compras y Contrataciones, Reglamento Interno
de Uso de Fondos y Reglamento General y Particular de Recursos Humanos.
Para las Coordinaciones dependientes de la Dirección General Administrativa
Financiera, aún no se han dictado los respectivos reglamentos que indiquen la
descripción de los puestos formales incluyendo sus responsabilidades y niveles de
supervisión. Es de destacar que el ente auditado nos informó del comienzo del
mencionado reglamento y de un análisis sobre los perfiles del personal y sus
necesidades, pero al momento del informe no hemos tomado conocimiento de los
resultados.
Recomendación
Adoptar las medidas necesarias a fin de cumplimentar con el dictado de dicho
organigrama, de los reglamentos internos de cada coordinación, como también
procurar el cumplimiento y/o la adecuación de los existentes.
Procurar la finalización de los manuales de procedimientos con las funciones y
actividades a ser cumplidas por los miembros del Ente y la forma en que las mismas
deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente, con el objeto de
establecer pautas claras respecto de la segregación de funciones en las distintas
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áreas, y la descripción en forma detallada de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura del
Ente iniciados por la Universidad de La Matanza.
b) Manual de Cuentas
Observación
No existe un manual que contenga una descripción conceptual y utilización de las
cuentas contables a los efectos de evitar una posible dualidad en la registración de
las operaciones.
Recomendación
Se sugiere confeccionar un manual en donde se establezca en forma detallada cada
una de las cuentas describiendo su naturaleza, saldo normal, conceptos por los
cuales se debita y acredita, permitiendo al usuario la identificación de las acciones a
realizar por medio de cada cuenta. Dicho manual debe facilitar la información a los
usuarios agrupando las cuentas por secciones, grupos financieros, cuentas control,
cuentas auxiliares y de detalle, de acuerdo a los criterios de formulación de los
estados contables y a las necesidades de información del Ente.
c) Bienes de Uso
Observación
El Ente no posee un manual de procedimiento de administración de bienes de uso
y/o activos fijos que identifique las principales operatorias y responsabilidades de
cada uno de los usuarios en la administración de los mismos.
No está definida una política de toma de inventario periódica que permita realizar un
control de la integridad y así evaluar la realidad económica de los bienes.
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Las registraciones efectuadas no mantienen uniformidad en la información como
consecuencia de falta de procesos que permitan a los responsables de cada área
determinar el reconocimiento de un bien de uso ya sea por su propia naturaleza o por
el importe de la inversión a realizar.
Recomendación
Confeccionar un manual de administración de bienes de uso que exprese las
normas, procesos y procedimientos administrativos que permitan el registro de las
adquisiciones, traslados o traspasos y desincorporaciones de los activos fijos de su
propiedad. Así como también el control sobre el uso, conservación, mantenimiento,
reemplazo y custodia de los mismos.
Establecer periódicamente un relevamiento de inventario físico que implique un
control sobre el uso, conservación, mantenimiento, reemplazo y custodia de los
activos fijos, cotejando los resultados arrojados por la verificación física contra los
registros llevados en forma automática.
d) Tesorería
Observación
d.1) No hemos observado un procedimiento que regule los arqueos de caja en forma
periódica.
Recomendación
Elaborar el respectivo instructivo.
d.2) Cajas Chicas y Caja Especial
Tal como lo informáramos en la carta de recomendaciones presentada con fecha
18/06/2011, la custodia de fondos de cajas chicas y caja especial es responsabilidad
de la unidad de Tesorería, en tanto que la administración, disposición y rendición de
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gastos está a cargo del titular de cada unidad operativa. En nuestro criterio, esta
modalidad no se compadece con los fines operativos que genera la descentralización
de fondos.
En el reglamento Interno de Uso de Fondos no se previeron procedimientos de
control tales como, la realización de arqueos sorpresivos, sistemáticos, simultáneos y
periódicos. No obstante, existe documentación que da cuenta de la existencia de
arqueos realizados por la Auditoría Interna del Ente, al cierre de cada mes.
Recomendación
Se recomienda instrumentar la descentralización de los fondos de cajas chicas en las
unidades operativas, con la consiguiente instrumentación de medidas que satisfagan
el principio de control por oposición de intereses.
e) Financiamiento (Artículo 9º de la Ley Nº 26.168)
Observación
La Ley Nº 26.168 en su artículo 9º establece el financiamiento para la Autoridad de
Cuenca Matanza Riachuelo, creando un Fondo de Compensación Ambiental, el cual
se integrará con los siguientes recursos:
 Asignaciones presupuestarias que efectúe el Gobierno Nacional.
 Fondos recaudados en concepto de multas, tasas y tributos que establezcan
las normas.
 Indemnizaciones de recomposición que se fijen en sede judicial.
 Subsidios, donaciones o legados.
 Otros recursos que asigne el Estado nacional, la Provincia de Buenos Aires y
el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
 Créditos internacionales.
De la lectura de las Actas del Consejo Directivo surge que, con fecha 05 de julio de
2010 la Provincia de Buenos Aires se comprometió a aportar para el ejercicio 2011
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$80.000.000 más $5.000.000 que quedaron pendientes del 2010, la Ciudad
Autónoma de Buenos Aires también se comprometía a realizar las gestiones
necesarias ante la Legislatura a fin de destinar $25.000.000. La Nación fue
destinando fondos durante el 2011 sin compromiso formalizado en reuniones del
Directorio previo.
Al 31 de diciembre de 2011 los aportes transferidos fueron:
 Por la Provincia de Buenos Aires ascienden a $75.000.000 quedando
pendientes a transferir $10.000.000.
 En el caso de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires ascienden a
$25.000.000. La Nación aportó $124.923.860 quedando pendientes a transferir
$181.800.000 de acuerdo al último compromiso realizado.
Recomendación
Se recomienda al Consejo Directivo que determine, con cada una de las partes
involucradas, un cronograma de transferencias de fondos con el objetivo de tener
una proyección conjunta del financiamiento que dispone el Ente y así planificar las
ejecuciones futuras.
f) Convenios.
Observaciones
a) Del análisis de los expedientes relativos a los convenios suscriptos se prevé la
presentación de avances de obras y rendiciones de cuentas en un plazo
determinado, observándose la falta de cumplimiento en tiempo y forma con dicha
obligación y justificación de lo acontecido generando como consecuencia posibles
omisiones del devengamiento de gastos y pasivos.
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Recomendación
Diligenciar, con las diferentes unidades ejecutoras de los convenios, todos los
mecanismos necesarios para que emitan la documentación correspondiente en
tiempo y forma, para obtener de esta manera una mejor exposición de los objetivos
logrados en cada una de las ejecuciones y evitar penalidades mayores, dispuestas
por los convenios.
b) Al analizar el expediente 3861/2011 hemos observado la existencia de un monto
presupuestado para la ejecución de obra mayor al efectivamente erogado,
generando mayores aplicaciones de fondos y saldos a favor e inmovilizaciones.
Recomendación
Al efectuar el análisis presupuestario de la obra a ejecutar, efectuar un
pormenorizado análisis de las cifras en cuestión a los efectos de lograr una eficiente
afectación de fondos.
c) La documentación que compone los expedientes, en ciertos casos, no cuenta con
un foliado correlativo, lo que podría generar el extravío o incorporación de fojas.
Recomendación
Cada una de las hojas que componen la documentación presentada deberá
encontrarse correctamente foliada. El número correlativo asignado debe estar escrito
en forma legible, sin ningún tipo de enmiendas. Cuando resultase necesario efectuar
una corrección en la numeración de foliado se procederá a refoliar la/s foja/s en
cuestión colocando el sello de refoliado de la dependencia que efectúa tal acción en
el sitio más cercano al sello de foliado.
d) Existencia de anticipos otorgados por ACUMAR que van de una franja del orden
del 20% y alcanzan el 40% del presupuesto, sin procedimientos o indicaciones que
justifiquen las distintas alternativas empleadas
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e) Disparidad entre lo expresado en las carátulas y el contenido de los expedientes,
utilizando términos como sinónimos, vg. las palabras “etapa” y “tramos” en los
convenios, no logrando identificar si se trata de una etapa del proceso o de un tramo
trabajado.
f) Hemos observado nuevas transferencias de fondos a entes que poseían cuentas
pendientes de rendición en etapas anteriores, hecho observado por la Coordinación
de Presupuesto y Planificación Financiera contraviniendo lo expresado por los
convenios suscriptos, no existiendo justificación o notificación alguna que respalde lo
actuado.
Recomendación (d, e, f)
Dotar al expediente de toda la información que resulte descriptiva de las acciones
seguidas.
2.2.2. ANÁLISIS Y GESTIÓN DE SALDOS CONTABLES
Observación:
a) Hemos observado una dualidad de criterio en la registración de las transferencias
de dinero a los efectos de cumplir con los convenios firmados, siendo en algunos
casos su activación como anticipos hasta la rendición de los gastos y en otras
situaciones afectarlos al resultado. Dicha situación fue contemplada y ajustada por la
Dirección responsable.
b) Hemos observados la falta de inclusión de hechos posteriores al cierre,
confirmatorios de situaciones existentes en el ejercicio no incluidos en el análisis a
los efectos de evaluar pasivos y gastos. Dicha situación fue contemplada y ajustada
por la Dirección responsable.
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c) El Ente ha reconocido activos y pasivos relacionados, derivados de contratos,
cuya exposición no se corresponde con las normas contables Dicha situación fue
contemplada y ajustada por la Dirección responsable.
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d) Hemos observado que el control de integración de cuentas que componen los
saldos al cierre de cada periodo no se realizan en tiempo y forma, limitando el
análisis de las mismas a los efectos de detectar posibles errores u omisiones.
e) Hemos observado que el Ente no tiene definida una metodología para el archivo
de documentaciones y/o papeles de trabajo que respalden los asientos
contabilizados manualmente.
Recomendación general
Implementar procesos y controles a los efectos de regularizar las situaciones
expuestas.
2.2.3. CONFIABILIDAD. INGENIERÍA INFORMÁTICA.
Observación
En el transcurso del 2011 se implementó un nuevo sistema contable (UEPEX) a los
efectos de automatizar la información contable y obtener mayor integridad y
segregación en dicha información. El traspaso de un sistema a otro no se efectuó
con los recaudos necesarios que permitieran unificar la información del ente;
tampoco se realizó un mapeo de cuentas de un sistema a otro. Asimismo se observó
la coexistencia con sistemas de incorporación de datos que afectan las cualidades de
certeza e integridad en las registraciones contables efectuadas.
Adicionalmente, se relevó que no existe una política de autorización formal para la
realización de asientos manuales dentro de la contabilidad que permita un control en
el ingreso de la información.
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Recomendación
Se deben definir responsables de la administración de información cuando se
realizan migraciones o cambios de sistemas, realizando pruebas en paralelo que
permitan obtener la máxima confiabilidad en los resultados en la gestión, ante la
aparición de nuevos escenarios.
2.2.4. DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
a) Información en la web
Con el sistema adoptado para la actualización de la normativa ACUMAR y el
buscador de normas en la página web, se ve satisfecho el requerimiento de acceso a
la información. Sin embargo no puede decirse lo mismo en relación a la actualización
de la información de la actividad judicial en la página web de la ACUMAR. Ello se
constata en la publicación on line tanto de las resoluciones del Juzgado de ejecución
(la última data 16 de febrero del corriente) y las presentaciones al Juzgado (la ultima
data de 30 de diciembre de 2010).
Asimismo resulta dificultoso establecer, en lo publicado en la página web, una
relación entre el fallo dictado por el juzgado de Quilmes y la presentación de la
ACUMAR en cumplimiento de lo sentenciado, de allí que sea conveniente incorporar
un hipervínculo que facilite la tarea y el acceso a información.
b) Expedientes
En los expedientes de trámites administrativos (declaración de agente contaminante,
PRI, interposición de recursos) objeto de análisis se observaron defectos en la
foliación. Es práctica del organismo insertar un foliado para las actuaciones de sus
órganos, otra foliación para las actuaciones de los administrados, pero en este último
caso cada presentación del administrado tiene una foliación propia lo cual lleva a que
la numeración aparezca duplicada y hasta triplicada. Asimismo, se incorpora
documentación en folios plásticos móviles sin que exista constancia escrita en el
principal de su existencia y contenido, asimismo se incorpora CD en algunos
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expedientes foliándose el sobre pero sin indicar el contenido de este. Todo lo antes
descripto no cumple con lo reglado en la ley de procedimiento administrativo y su
respectivo decreto reglamentario.
c) Administración de los dictámenes
Inexistencia de un registro de los dictámenes de las distintas Coordinaciones. Ello se
debería a la falta de una mesa de entradas centralizada para la Dirección. Se
entiende que una sistematización y organización de la actividad resultaría
conveniente a los efectos de su auditoria.
d) Proceso de expedientes administrativos
Del análisis del expediente Nro. 2747/2011, causante Nueva Chevalier S.A. s/
Declaración de agente contaminante, de la ciudad de Buenos Aires, se observó la
falta de cumplimiento de los plazos contemplados en la normativa ACUMAR, lo cual
es atribuible a la actuación del organismo, de la documentación obrante no surge
identificable el área responsable.
Recomendación general
Efectuar los análisis y seguimientos en tiempo y forma a los efectos de corregir las
situaciones mencionadas
Habilitar un registro acorde donde asentar los dictámenes a los efectos de un mejor
relevamiento
Mejorar la comunicación entre las coordinaciones involucradas en los procesos de
agente contaminante.
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES,
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