2006_021info.pdf

CARTA CON COMENTARIOS
Y RECOMENDACIONES
DE CONTROL INTERNO
Lotería Nacional
Sociedad del Estado
Ejercicio 2003
SEÑORES DE LOTERÍA NACIONAL S.E.
Santiago del Estero 126
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
OBJETIVOS
En ejercicio de las facultades conferidas por el art. 118 de la Ley 24.156, la Auditoría General
de la Nación efectuó una revisión de la estructura de control interno adoptada por LOTERÍA
NACIONAL SOCIEDAD DEL ESTADO a efectos de determinar el alcance, la naturaleza y la
oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar en la revisión de los estados contables
de dicha Sociedad al 31 de diciembre de 2003.
En función del objetivo definido precedentemente, el contenido de este informe respecto a la
Evaluación del Control Interno cubre únicamente aquellos aspectos que han surgido durante el
desarrollo de nuestro examen y por lo tanto no incluye todos aquellos comentarios y
recomendaciones que un estudio específico destinado a tal fin podría revelar.
1
ALCANCE
Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría aprobadas por la
Auditoría General de la Nación mediante la Resolución Nº 145/93, dictadas en virtud de las
facultades conferidas por el artículo 119 inciso d) de la ley 24.156. Dichas normas son
compatibles con las aprobadas por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la
Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
El trabajo desarrollado ha consistido en evaluar principalmente los controles que tienen
efecto sobre la información contable generada por la Sociedad y que pueden, por lo tanto,
afectar los saldos finales de los Estados Contables. En este sentido, se ha tenido en
consideración la experiencia recogida en nuestra participación en las auditorías de ejercicios
anteriores.
Se ha analizado en qué medida se cumplen -entre otros- los siguientes principios de control
interno:
§
Adecuada separación de funciones.
§
Segregación física de activos -disponibilidades, documentos, títulos, etc.- y acceso
restringido a los mismos.
§
Empleo de formularios seguros y racionales en cuanto a la cantidad y calidad de la
información contenida.
§
Empleo de archivos adecuados y seguros que permitan una rápida y ágil tarea de
verificación y control.
2
§
Existencia y aplicación de regímenes claros y precisos en materia de autorización de
operaciones y registraciones contables subsecuentes.
§
Existencia y aplicación de normas y procedimientos contables que otorguen
integridad a los registros.
§
Confiabilidad de la información proveniente de los sistemas administrativocontables que inciden en las registraciones y posterior confección de los Estados
Contables.
3
RECOMENDACIONES
I
Recomendaciones de Ejercicios Anteriores
1. Aspectos Contables
1.1. Falta de un Manual de Normas y Procedimientos Contables
La Sociedad carece de un Manual de Normas y Procedimientos Contables.
Recomendación
Confeccionar un Manual de Normas y Procedimientos Contables con su respectivo Manual
de Cuentas para el Departamento Registraciones, integrándolo con posterioridad al de
Normas y Procedimientos para toda la Sociedad.
Opinión del Sector
La Gerencia de Administración efectuó la modificación, depuración y homogeneización de
los planes de cuentas contables y presupuestarios.
Por otra parte, se destaca que la confección del Manual de Cuentas y Procedimientos
Contables tramita por Expte. N° 374.754/04, actuación que al día de la fecha radica en el
Sector Contaduría, encontrándose el mismo en un grado de elaboración del orden del 80%.
Asimismo, cabe comentar que un Plan de Cuentas elaborado por esta Gerencia de
Administración fue oportunamente puesto en conocimiento de la Unidad de Auditoría
Interna, manifestando ese Órgano de Control que una vez implementado podrá ser materia
auditable (Providencia 204/04 UAI).
4
1.2. Registración Contable de Embargos
Del análisis efectuado de la cuenta contable 134.119 – Embargos, con un saldo de
$ 2.985.457,08, surge que permanecen integrando su saldo partidas que no responden a ese
concepto, debido a que en algunos casos resta computar la pertinente restitución de fondos
y en otros reflejar en la contabilidad aquellos montos que corresponden efectivamente a
gastos judiciales.
Recomendación
Tomar las medidas necesarias a fin de solucionar la situación referida.
Opinión del Sector
A los fines de depurar dicha cuenta y desafectar de la previsión los importes que
correspondan, la Gerencia de Administración acordó con la de Asuntos Jurídicos una
operatoria a efectos de que esta última efectúe las tramitaciones necesarias para
cumplimentar con el jurisdiccional vigente.
Dicha rutina comenzó a utilizarse durante el ejercicio 2003 y al día de la fecha se encuentran
regularizados contablemente todos aquellos casos en los que se emitió el dictamen jurídico
respectivo.
2. Contratación de Escribanos
La Sociedad no cuenta con un procedimiento normativo tendiente a tipificar las
contrataciones con los Escribanos que intervienen en la protocolización de los sorteos que
se efectúan.
5
Recomendación
Incorporar dentro de la normativa vigente procedimientos o acciones que describan la
contratación de dichos profesionales, atento a los montos erogados y la importancia de
funciones.
Opinión del Sector
Con fecha 7 de abril de 2005 el Directorio de Lotería Nacional Sociedad del Estado mediante el dictado de la Resolución Nº 28/05, resolvió –entre otros aspectos- la elaboración
de un proyecto de régimen normativo especial, para su aprobación por el Poder Ejecutivo
Nacional.
3. Contrataciones
Ver informe adjunto en Anexo con observaciones y recomendaciones relativas a éste área
(adicionales a lo referido en 2.anterior)
6
II
Recomendaciones del Ejercicio
1. Aspectos Contables
1.1. Cuenta 111.121 Fondo Fijo Gerencia General
No se ha constatado la contabilización de la rendición de los fondos y/o comprobantes de
gastos a la fecha de cierre del ejercicio 2003. Se ha visualizado copia del listado “gastos por
dependencia” donde se detallan erogaciones de fecha enero de 2002 por $ 442,59, pero no
se dispone de la documentación de respaldo, lo que motiva la permanencia de la cuenta.
Recomendación
Se recomienda efectuar las acciones que correspondan, a efectos de que las partidas de
disponibilidades que se muestran en los Estados Contables se correspondan con la
existencia real de los fondos.
Opinión del Sector
Por Expte. N° 376.015/05 se tramita el tratamiento a otorgar al presente saldo.
2. Contingencias Judiciales
2.1. Altas de Juicios
Del análisis realizado sobre las altas de juicios correspondientes al ejercicio 2003, se
detectaron tres causas que surgen como altas del ejercicio, las cuales corresponden a
ejercicios anteriores.
A continuación se mencionan las causas:
§
Polito, Humberto c/LNSE s/Despido. Expte. 10.100/89. Calificación 3.
§
Olsen, Edmundo c/LNSE s/Ley 9.688. Expte. 47.710/92. Calificación 3H.
§
Farmacity S.A. c/PEN y Otros s/Proceso de Conocimiento – Incidencia de
Mediación Cautelar. Expte. N° 2.588/01. Calificación 1.
7
Recomendación
Registrar las altas de los juicios en la fecha en que la Sociedad es notificada de la demanda a
efectos de mejorar la información referida al universo litigioso de la misma.
Opinión del Sector
Desde que esta Subgerencia se hizo cargo -1° de julio de 2002- se ha seguido siempre ese
criterio. Los juicios son dados de alta cuando se notifica la demanda y son dados de baja a
expreso pedido, por escrito, del letrado que lo tiene a su cargo, previa explicación de los
motivos.
2.2. Bajas de Juicios
Por Nota de fecha 24/06/2004 la Subgerencia de Asuntos Judiciales informó de la finalización
de 40 juicios en el transcurso del ejercicio 2003. De las tareas realizadas, se determinó que 28
de los casos no estaban incluidos en el universo de juicios informados por la Sociedad al
31/12/2002. Sin perjuicio de ello, se advierte que esta diferencia en la registración no afecta
el monto de la previsión constituida para el ejercicio 2002, en razón de que se tratan de casos
en los que la Sociedad no efectuó pagos.
Recomendación
Se recomienda extremar los recaudos a efectos de registrar en tiempo oportuno las causas
judiciales.
Opinión del Sector
Desde que esta Subgerencia se hizo cargo -1° de julio de 2002-, se ha puesto particular
atención en esta cuestión.
Con relación a las diferencias observadas entre los juicios incluidos en las previsiones 2002
y 2003 (puntos 2.1. y el presente), es probable que se registren diferencias teniendo en
8
cuenta la transición que vivió esta Subgerencia entre los años referidos. Se trata de desajustes que fueron desapareciendo en los registros de las siguientes previsiones.
3. Contrataciones
Ver informe adjunto en Anexo con observaciones y recomendaciones relativas a éste área.
BUENOS AIRES, 3 de noviembre de 2005
9
ANEXO
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTRATACIONES
Lotería Nacional
Sociedad del Estado
Ejercicio 2003
Al
Presidente de
Lotería Nacional Sociedad del Estado
Dr. Roberto Armando López
En ejercicio de las funciones establecidas por el artículo 85 de la Constitución Nacional y en
uso de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley Nº 24.156, la AUDITORÍA
GENERAL DE LA NACIÓN procedió a efectuar una auditoría en el ámbito de LOTERÍA
NACIONAL SOCIEDAD DEL ESTADO, con el objeto que se detalla en el apartado 1.
siguiente.
1. OBJETO
El objeto de nuestra tarea fueron las adquisiciones de bienes y servicios efectuadas por la
Entidad durante el ejercicio 2003.
2. ALCANCE DE LAS TAREAS
El examen fue realizado de conformidad con las normas de auditoría de la AUDITORÍA
GENERAL DE LA NACIÓN, aprobadas mediante Resolución Nº 145/93, habiéndose
aplicado principalmente los siguientes procedimientos:
a) Se solicitó a la Gerencia de Compras la siguiente información:
•
Descripción de Funciones de las Comisiones de Preadjudicaciones y Recepción de
Bienes.
•
Normas reglamentarias que rigen las compras en la Sociedad.
1
•
Listado de licitaciones públicas, concursos de precios y contrataciones directas
efectuadas por la Sociedad en el período auditado.
•
Informes de la Unidad de Auditoría Interna.
b) Entrevistas con el Subgerente de Compras y personal del área, con representantes de las
Comisiones de Preadjudicaciones y de Recepción.
c) Análisis de la normativa vigente.
d) Examen de los expedientes por los cuales tramitaron todas las compras seleccionadas en la
muestra.
e) Confección de una minuta para cada expediente, verificando el cumplimiento de la
normativa vigente.
Las tareas se circunscribieron a determinar el grado de cumplimiento de la normativa vigente
en el proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios plasmados en los
expedientes analizados. Los análisis efectuados comprenden el proceso de la gestión de
compras y administración de los recursos y la puesta en marcha de los procedimientos
previstos en la normativa vigente para la concreción de los requerimientos.
Las tareas se desarrollaron en la Subgerencia de Compras, dependiente de la Gerencia de
Compras y Servicios de la Empresa, complementadas con consultas a otras áreas involucradas
en la gestión.
Determinación de la muestra
La Sociedad informó que en el Ejercicio 2003 inició nuevas contrataciones por un monto de
$ 58.330.252,85, las que tramitaron bajo las siguientes modalidades: 9 Licitaciones Públicas
2
(3 prórrogas y 3 ampliaciones de licitaciones del ejercicio 2002) por $ 7.108.661,28
31 Concursos de Precios (2 ampliaciones y 5 prórrogas) por $ 1.949.323,82 y 105
Contrataciones Directas (3 ampliaciones y 2 prórrogas) por $ 49.272.267,75.
Relacionando los procedimientos de selección con los montos involucrados en las distintas
modalidades de contrataciones se arribó a los siguientes guarismos: 12 % de Licitaciones
Públicas, 3,5 % de Concursos de Precios y 84,5 % de Contrataciones Directas.
Desde el punto de vista de la modalidad adoptada para la tramitación de las compras, se
visualizan los siguientes porcentajes: Licitaciones Públicas el 6,2 %, Concursos de Precios el
21,4 % y Contrataciones Directas el 72,4 %.
Teniendo en cuenta los montos y porcentajes señalados en los párrafos precedentes y en base
al criterio de significatividad económica, se seleccionaron 42 expedientes (29%), resultando la
siguiente muestra I:
ü 7 Licitaciones Públicas, representativas del 80 % de los montos involucrados.
ü 14 Concursos de Precios, equivalentes al 88 % de los montos involucrados.
ü 21 Contrataciones Directas, representativas del 98,5 % de los montos involucrados.
Respecto a la cuantificación, la muestra seleccionada asciende a un total de $ 56.099.109,49
(96,5 % del universo) correspondiente a: Licitaciones Públicas por $ 5.714.968,89, Concursos
de Precios por $ 1.722.941,63 y Contrataciones Directas por $ 48.661.198,97.
3
3. ACLARACIONES PREVIAS
El Reglamento de Compras y Contrataciones vigente en la Empresa es el aprobado por
Resolución del Directorio Nº 195/97 (con las modificaciones introducidas por las
Resoluciones Nº 256/98 y 243/01), que establece los principios, procedimientos, obligaciones
y derechos que surgen de las relaciones entre Lotería Nacional S.E. y los terceros oferentes y/o
adjudicatarios que contraten con ella.
Por Resolución Nº 31/01 se reglamenta acerca de los funcionarios facultados para proceder a
autorizar y aprobar las contrataciones de bienes y servicios.
Por Resolución Nº 490/02 se aprueban los Reglamentos de las Comisiones de
Preadjudicaciones y de Recepción de Bienes, estableciéndose la forma de integración,
funciones, procedimientos y documentos a emitir por cada una de ellas.
La gestión de compra de bienes y/o contratación de servicios es llevada a cabo por la
Subgerencia de Compras, dependiente de la Gerencia de Administración, tal como surge de la
Resolución Nº 19 que aprueba la estructura orgánico-funcional de la Sociedad, dictada con
fecha 11/03/02.
A su vez, este Sector se integra por el Departamento de Gestión de Compras, cuya función
consiste en evaluar los requerimientos y necesidades de las diferentes áreas y efectivizar la
gestión de compras, y por el Departamento de Seguros y Garantías, responsable de custodiar
los seguros contratados y las garantías constituidas por Lotería Nacional S.E., como así
también el control de los seguros de terceros que operan con la Sociedad y la custodia de la
relativa documentación.
4
La Sociedad no efectúa un plan de compras. Sin perjuicio de ello, se analizó el “Plan de
Acción y Presupuesto para el ejercicio 2003” que tiene como propósito la confección del
Presupuesto de la Sociedad.
Con fecha 29 de julio de 2002, la Gerencia de Administración informa a todas las gerencias y
subgerencias que a efectos de elaborar el proyecto definitivo del Plan de Acción y Presupuesto
para el ejercicio 2003, deberán remitir el detalle de las acciones, egresos e ingresos previstos
para el año 2003. En respuesta a lo requerido, cada una de las áreas remite a la Gerencia de
Administración la nómina de los bienes y servicios cuantificados que requerirán para el
ejercicio a presupuestar.
La información resultante de este proceso contiene los atributos suficientes para la
planificación de las compras de los bienes y la contratación de los servicios para el ejercicio
próximo, permitiendo la preparación de licitaciones y/o concursos de precios, agrupando los
requerimientos similares de las distintas áreas.
4. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. DEFICIENCIAS EN LA PLANIFICACIÓN
Observación
La Sociedad no cuenta con un plan de compras. Sin perjuicio de ello, se analizó el “Plan de
Acción y Presupuesto para el Ejercicio 2003” que tiene como propósito la confección del
Presupuesto de la Sociedad y se efectuó la comparación de dicha información con el universo
de procedimientos informados por la Subgerencia de Compras.
Del análisis referido se advierte una considerable dispersión en trámites de compras de bienes
que, por sus características comunes, hubieran podido ser adquiridos de manera conjunta.
5
Ejemplos de ello son:
§
Adquisición de elementos de Informática: 6 contrataciones directas, 2 concursos de
precios y 2 licitaciones públicas.
§
Adquisición de mobiliario: 6 contrataciones directas, 2 concursos de precios y
1 licitación pública.
§
Adquisición de faxes: 6 contrataciones directas.
§
Contratación de publicidad: 4 contrataciones directas.
Recomendación
Elaborar un Plan de Compras Anual que agrupe los requerimientos de características comunes,
propendiendo a la simplificación de trámites para optimizar los tiempos a insumir, permitir
una mayor afluencia de oferentes como así también garantizar las adquisiciones en las
condiciones más convenientes para la Empresa.
Opinión del Sector
Por Expte. N° 374.000/03 se encuentra tramitando el proyecto de Manual de Compras, el cual
incluye el procedimiento de gestión de centralización de necesidades, en el que se establecen
diversas áreas centralizadoras que recibirán y recopilarán las necesidades de las distintas
dependencias de la Sociedad. Sin perjuicio de que el mismo se encuentra en etapa de
tratamiento por parte de la Superioridad, a partir del Presupuesto del ejercicio 2005 se
comenzó a aplicar.
6
4.2. CONTRATACIONES
4.2.1. Contratación de un servicio integral de captura de apuestas “on line real time”:
provisión de material, terminales, comunicación y procesamiento de las apuestas y
juegos de LOTO, PRODE, LOTERÍA, QUINI 6, LA QUINIELA, LOTO 5 y/o cualquier
otro que implemente Lotería Nacional S.E. por sí o por contrataciones con terceros
Por acta de Directorio Nº 45 del 4 de octubre de 1993, se aprobaron los contratos que se
suscribieron con las empresas Ciccone Calcográfica S.A. y Boldt S.A. e IVISA S.A. UTE por
un período de duración de 84 meses, con opción de prorrogar por 24 meses más su vigencia
por parte de Lotería Nacional S.E.
Monto: 7,70 % más IVA sobre las recaudaciones efectivamente realizadas.
Esta contratación directa, fundada en razones de urgencia, se llevó a cabo como consecuencia
de haber sido dejada sin efecto la Licitación Pública Nº 16/92 por no cumplir los oferentes con
las condiciones establecidas en el Pliego de Bases y Condiciones.
El trámite de la Licitación Pública Nº 01/03 iniciada por la Sociedad con el propósito de
volver a contratar el servicio que nos ocupa y que vencía en ese año, se suspendió antes de la
apertura de los sobres que contenían las ofertas, por orden judicial dictada en el marco del
conflicto de competencia planteado entre la Empresa y el Gobierno de la Ciudad Autónoma de
Buenos Aires.
Con fecha 8 de abril de 2003, se aprobó la Contratación Directa Nº 30/03 y se adjudicó a
BOLDT S.A. y a CASINO BUENOS AIRES S.A. la prestación de dicho servicio por partes
iguales, que se rigió por el Pliego de Bases y Condiciones de la Licitación Pública Nº 16/92,
7
las cláusulas del contrato de octubre de 1993 y demás normas aplicables, con una vigencia de
21 meses.
Monto: 7,20 % más IVA sobre las recaudaciones efectivamente realizadas.
Al vencer la Contratación Directa Nº 30/03 en fecha 12 de enero de 2005, por Contratación
Directa Nº 1/05 aprobada por Resolución del Directorio Nº 105/04, Lotería Nacional S.E.
nuevamente contrató con las firmas BOLDT S.A. y CASINO BUENOS AIRES S.A. los
citados servicios por un plazo de 24 (veinticuatro) meses con opción a una prórroga por igual
término, contemplando una cláusula de rescisión anticipada a favor de Lotería Nacional S.E.
Con respecto a esta última contratación, la resolución del Directorio no explicita claramente
los motivos que llevaron nuevamente a la Sociedad a aplicar este procedimiento en vez del
establecido por la normativa vigente, vale decir, licitación pública, sino que se hace mención a
la constitución formal de una comisión para elaborar el pliego de bases y condiciones que
regirá la licitación pública tendiente a contratar el servicio.
Observación
Como surge de lo descrito anteriormente, desde el año 1993 a la fecha Lotería Nacional S.E.
contrata el presente servicio mediante el procedimiento de contratación directa. En tal sentido
se debe tener presente que la normativa vigente, a esa fecha y en la actualidad, prevé que el
procedimiento a aplicar es el de la licitación pública, por lo que lo actuado de esta manera por
la Sociedad no se ajusta al texto normativo. Según lo informado, el monto previsto para el
ejercicio 2003 era de $ 43.275.000.
Recomendación
Efectuar las contrataciones de acuerdo con procedimientos que se ajusten a las normativas
vigentes en la Sociedad.
8
Opinión del Sector
Respecto al procedimiento utilizado para contratar desde el año 1993 el servicio de captura de
apuestas “on-line-real time”, provisión de material, terminales, comunicación y procesamiento
de las apuestas de los juegos explotados por LNSE, cabe dejar constancia que si bien dicha
contratación se efectuó a través de una Contratación Directa, no es menos cierto que desde su
inicio (nos referimos al comienzo de la sistematización de juegos) esta Sociedad arbitró los
mecanismos necesarios para seleccionar el prestador a través de la modalidad de Licitación
Pública.
Sobre el particular cabe hacer una breve reseña de los motivos que obligaron a la realización
de la contratación directa que nos ocupa:
El Pliego de Bases y Condiciones de la Licitación Pública Nº 16/92 –marco referencial de las
contrataciones-, aprobado por Decreto Nº 2316/91, preveía la posibilidad de contratar
directamente, como así también, de dejar sin efecto el acto licitatorio por razones de
oportunidad, mérito y conveniencia.
El trámite de dicha licitación se encontraba sumamente dilatado a raíz de las distintas vías
recursivas y judiciales articuladas por los oferentes, lo que hacía incierta toda estimación
temporal de finalización.
En este sentido LNSE debió evaluar la alternativa de correr el riesgo de no contar con el único
medio de captación de apuestas y, por ende, el de desaparecer del mercado y como principal
abastecedor de recursos destinados al cumplimiento de los fines sociales del Estado Nacional,
generando el consiguiente lucro cesante y daño emergente en todas las partes involucradas, o
bien, aceptar los nuevos precios fijados por el único proveedor e imprimir la mayor celeridad
posible para posibilitar el traspaso al nuevo método y nuevas condiciones de captación de
juego.
9
Cabe resaltar que la configuración legal de los Contratos de Sistematización, respecto de su
adecuación a las normas administrativas de la Sociedad, fue motivo de consulta a la Comisión
Fiscalizadora destacada ante LNSE y, por su intermedio, a la Sindicatura General de la
Nación, términos que en definitiva, fueron compartidos por el Síndico General de la Nación a
través de la Nota Nº 2125 (SIGEN) de fecha 06/09/93.
Para ello, por un lado, lo hizo pronunciándose al respecto de la situación creada por aquella
época, como consecuencia del anuncio del Instituto Provincial de Loterías y Casinos de la
Provincia de Buenos Aires, respecto a la instalación y puesta en marcha de un sistema “on
line-real time” destinado a la captación de juegos propios y de aquellos que explota LNSE en
el ámbito de esa Provincia.
Por otro lado, contando con los antecedentes propios de la anulada L.P. N° 16/92, esgrimió los
extremos de una causal de urgencia para tener instalado y en funcionamiento un sistema de
captación de apuestas.
Es así que LNSE cuidó con debida opinión fundada, la necesidad y urgencia de migrar a un
nuevo sistema mediante la realización de actos y la celebración de contratos de significación
económica. Con tal objeto, esta Sociedad del Estado fundamentó su proceder en sólidas
razones de encuadre legal.
Como conclusión de lo hasta aquí detallado resulta viable tener presente las siguientes
consideraciones:
q
Los contratos fueron instrumentados mediante el procedimiento de Contratación Directa
con fundamento en razones de urgencia -artículo 6, inciso a) del Reglamento de Compras
de LNSE.
q
Este encuadramiento fue previamente analizado por la Gerencia de Asuntos Jurídicos de
esta Sociedad, por la Comisión Fiscalizadora de la Sindicatura General de la Nación
10
destacada en LNSE y por la propia Sindicatura General de la Nación quienes fueron
contestes en el encuadramiento luego articulado, valiéndose para ello de los argumentos
fácticos y jurídicos obrantes en las actuaciones que corren bajo el número de expediente
interno de LNSE 375.213/93.
q
La posición de potencial riesgo comercial que en dicho momento ostentaba el Instituto de
Lotería y Casinos de la Provincia de Buenos Aires, quien ya había contratado directamente
su sistema automatizado de captación de apuestas “on line” y lo tenía en curso de
ejecución operativa, generando un importante flujo de apostadores hacia dicha novedosa
tecnología informática, máxime si se tiene en cuenta que, como primera etapa se había
instrumentado su instalación y puesta en marcha en lugares cercanos al límite de la Capital
Federal, exigiendo la adopción de medidas urgentes destinadas a neutralizar dicha pérdida
de mercado.
En definitiva, lo descrito constituye los fundamentos que nutrieron en su oportunidad los
extremos que dieron origen al contrato suscripto por LNSE.
Con relación a la Contratación Directa N° 30/03 realizada para la prestación del servicio que
nos ocupa, cabe destacar que con anterioridad al vencimiento de la contratación anterior, esta
Sociedad realizó todos los trámites necesarios a fin de concretar la Licitación Pública
correspondiente para seleccionar al prestador de la misma.
Es así que por Expediente N° 379.930/01 se tramitó el llamado a Licitación Pública Nacional e
Internacional N° 01/03 con el objeto de contratar un servicio integral de captura de apuestas en
línea y en tiempo real con procesamiento, liquidación, gestión de ventas y administración de
apuestas de los juegos vigentes autorizados y administrados por esta Sociedad.
11
La apertura de dicho llamado estaba previsto para el 28/02/03, fecha en la que se recibió una
cédula judicial librada en los autos caratulados “Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires
c/Lotería Nacional S.E. s/medida cautelar” por la que se notificaba una resolución judicial
mediante la cual el juez interviniente resolvió suspender el llamado a Licitación Pública Nº
01/03.
Atento a ello, el Directorio de esta Sociedad acató la misma y aunque sin consentirla ni
prestando conformidad a la misma, se procedió a no recibir las ofertas de dicho proceso
licitatorio hasta tanto se comunique a los oferentes la fecha en que se procedería a la recepción
de las mismas, labrándose a esos efectos Acta Notarial.
Frente a la situación descripta se concluyó que por razones de urgencia, atento la fecha de
vencimiento de la contratación vigente a esa fecha y la imprescindibilidad del servicio,
existían fundamentos suficientes para justificar la celebración de una contratación directa a fin
de zanjar los obstáculos acaecidos.
Se deja constancia que en razón a lo expuesto se realizó la Contratación Directa N° 30/03 para
la presente provisión, de la cual en la Resolución de Directorio N° 56/03 constan los
fundamentos que motivaron la utilización del procedimiento de contratación directa.
Con relación a la contratación actualmente vigente Expte. Nº 372.660/04 aprobada por
Resolución de Directorio Nº 105/04 se destaca, sin perjuicio de lo manifestado en los
considerandos de la misma, que el Directorio de esta Sociedad por Reunión de ese Cuerpo Nº
403 de fecha 22/09/04 resolvió la realización de la referida contratación directa atento a existir
fundados motivos de necesidad y urgencia que hicieron inevitable la concreción de la misma,
como un medio idóneo para asegurar la continuidad de la comercialización de los distintos
12
juegos que explota y administra LNSE. Debe tenerse presente que este servicio resulta básico
para cumplir con el objetivo principal de ésta.
Es de hacer notar que los motivos que fundamentaron tal decisión fueron puestos en
conocimiento del señor Síndico General de la Nación por Nota Nº 246/04 en oportunidad de
cumplimentarse los trámites de precios testigo normado por Resolución SIGEN
Nº 165/02.
De igual modo, las circunstancias que conllevaron a la realización de la Contratación Directa
que nos ocupa y las condiciones con las cuales se realizó la misma fueron puestas en
conocimiento de la Oficina Nacional de Tecnologías Informáticas atento a la competencia que
en la materia le corresponde a la misma.
La documentación mencionada precedentemente consta en el Expte. Nº 372.660/04 por el que
tramitara la contratación vigente.
Por último, tal como puede observarse en la reseña realizada sobre las 3 contrataciones que se
llevaron a cabo desde el año 1993 para la provisión de este servicio, esta Sociedad previó en
todos los casos el procedimiento de Licitación Pública para concretar las mismas y de ninguna
manera desvirtuó el espíritu del texto normativo ni tuvo intención de convertir en regla la
excepción y el método de contratación utilizado, en definitiva, se vio ampliamente justificado
por las razones expuestas en la presente y cuya ampliación surge de las actuaciones que obran
en los expedientes de esta Sociedad N° 375.213/93, 379.930/01, 371.746/03 y 372.660/04.
Comentario que merece la Opinión del Sector
La opinión del Sector se refiere a los motivos que llevaron a las contrataciones directas en los
años 1993 y 2003. Con respecto a la contratación directa del año 2005, la Resolución del
13
Directorio no explicita claramente los motivos que llevaron nuevamente a la Sociedad a
aplicar este procedimiento en vez del establecido por la normativa vigente, vale decir,
licitación pública, sino que se hace mención a la constitución formal de una comisión para
elaborar el pliego de bases y condiciones que regirá la licitación pública tendiente a contratar
el servicio.
4.2.2. Contrataciones de Publicidad Institucional y Publicación de Sorteos
En el transcurso del ejercicio auditado se efectuaron diversas contrataciones directas por
montos muy significativos por el Servicio Integral de Publicidad y Publicación de los Sorteos
por los períodos que se señalan en cada caso en particular:
Contratación Directa Nº 42/03
Monto: $ 2.142.000,-
El Directorio de la Sociedad resolvió en reunión N° 362 la Contratación Directa con Beta
Publicidad S.R.L., con el objeto de cubrir la inversión publicitaria comercial por dos meses,
mayo y junio, aprobado en reunión de Directorio N° 357. Dicha empresa venía prestando el
servicio por un contrato con vigencia hasta el mes de abril del mismo año. El trámite se realizó
según la previsión del artículo 6º inc. b) de la reglamentación, que autoriza a recurrir a esta
modalidad “cuando por urgencia evidente o por razones de emergencia, no haya tiempo para
realizar otro procedimiento de contratación sin grave perjuicio para la Sociedad”.
Licitación Pública Nº 03/03
Monto: $ 4.350.000,-
14
Con fecha 10/02/03 se inicia el trámite correspondiente a la Licitación Pública Nº 03/03, con
el propósito de contratar un servicio integral de Publicidad Comercial e Institucional por dos
años con opción de prórroga por un año más. A la apertura se presentaron tres ofertas, de las
cuales resultó seleccionada la UTE Ture North Deversified Com. Arg S.A. – Focus Prod. S.A.
Con fecha 01/07/03, el Vicepresidente de la Sociedad comunica que en Reunión de Directorio
Nº 371 se decidió dejar sin efecto la licitación, dictándose en consecuencia la Resolución Nº
147 de ese Cuerpo.
Contratación Directa Nº 57/03
Monto: $ 91.267,89,-
Se inicia el trámite ante el requerimiento de la Gerencia de Mercado indicando que el 30/06/03
finaliza la contratación Directa Nº 42/03. El Directorio informa que ha resuelto dejar sin efecto
la Licitación Pública Nº 03/03 por el Servicio Integral de Publicidad y autoriza la realización
de una contratación directa con Telam S.E. por el mes de julio a fin de mantener la presencia
en el mercado de los juegos Loto y Loto 5 en los medios gráficos Clarín, Crónica y Diario
Popular. El trámite se efectúa según la previsión reglamentaria del artículo 6º inc. d) que
habilita a efectuar contrataciones directas con otros organismos o entidades del Estado
Nacional, Provincial y/o Municipal.
Contratación Directa Nº 65/03
Monto: $ 125.503,53,-
Con idéntico objeto, encuadramiento legal y por el mes de agosto, se efectúa una contratación
con Telam S.E., habiéndose iniciado la tramitación el 21-07-03 y adjudicándose el 25-07-03.
15
Contratación Directa Nº 69/03
Monto: $ 118.662,37,-
Con fecha 13/08/03 se inicia el requerimiento, argumentando la imprescindible necesidad de
contar con la publicación de los distintos sorteos para el mes de setiembre, por intermedio de
la agencia Telam S.E., adjudicándose el 27-08-03.
Contratación Directa Nº 62/03
Monto: $ 1.638.000,00
El Directorio de Lotería Nacional S.E. autorizó que se efectúe una contratación directa por el
Servicio Integral de publicidad de los juegos que comercializa la Sociedad con la firma Focus
Producciones SA., por razones de urgencia, por un período de cuatro meses (octubre,
noviembre y diciembre de 2003 y enero de 2004), iniciándose la tramitación el 8-07-03 y
adjudicándose el 30-09-03. Justifica la decisión en que la Reunión de Directorio Nº 371 de
fecha 1-07-03 resolvió dejar sin efecto la Licitación Pública Nº 03/03, dejando constancia de
la necesidad de no perder presencia en el mercado y mantener la difusión de los productos de
la Sociedad. Se cursaron invitaciones a ocho empresas entre el 5 y el 8 de agosto de 2003 y se
recibieron propuestas de tres empresas, resultando adjudicada el 30 de septiembre de 2003 la
que cotizó el menor porcentaje en concepto de comisión sobre el monto previsto para la
inversión publicitaria comercial.
Observación
Se advierte un uso excesivo de la normativa que permite acudir al procedimiento de excepción
para la selección del contratista, máxime si se trata de la contratación de un servicio para el
que la Empresa hace referencia destacando la “imprescindible necesidad de contar con la
16
publicación de los avisos” (requerimiento efectuado por la Subgerencia Comercial en el Expte.
Nº 375.758/03). En efecto, mediante la implementación de cinco contrataciones directas
Lotería Nacional S.E. contrató por un monto total de $ 4.115.433,79, encuadrando dichos
trámites en las excepciones reglamentarias indicadas en cada caso. En el mismo período dejó
sin efecto la licitación pública que había encarado con el mismo objeto.
Recomendación
Planificar y llevar adelante los trámites tendientes a la ejecución de procedimientos de
selección del contratista con la anticipación y/o plazos que garanticen una mayor y oportuna
participación de oferentes, como así también que las adquisiciones se efectúen en las
condiciones más convenientes para la Empresa.
Opinión del Sector
1.- La Gerencia de Mercado siempre, y con la debida antelación, ha advertido respecto de los
plazos a cada uno de los servicios, así como también ha realizado todas las gestiones a su
alcance para el normal desarrollo de un servicio que resulta necesario en cualquier esquema de
comercialización.
2.- Por expediente Nº 375.757/03 de fecha 13/08/2003, se inició la tramitación para la
contratación de un servicio integral de publicidad, el que recibió tramitación en esta Gerencia
adjuntándose modelos de especificaciones técnicas y objeto desde el día 12/08/03, y
alcanzándose el modelo final de Pliego el pasado 07/07/2004. Mediante Resolución N° 26 de
fecha 04/03/2005, el Directorio de la Sociedad aprueba el Pliego de Bases y Condiciones y
autoriza el llamado a la Licitación Pública para la contratación de un servicio integral de
publicidad (comercial e institucional) por un año, con opción de prórroga por un período igual.
A la fecha (octubre de 2005) se encuentra a consideración de la Comisión de
Preadjudicaciones la citada Licitación Pública.
17
Comentario que merece la Opinión del Sector
Desde la citada contratación directa 62/03 -período octubre 2003 a enero 2004- hasta la fecha
del presente informe (ya el servicio se contrataba con esta modalidad desde la contratación
directa Nº 42/03), el servicio de publicidad siguió siendo contratado en forma directa,
encontrándose aún a consideración de la Comisión de Preadjudicaciones la citada Licitación
Pública, luego de transcurridos más de dos años desde que se inició la tramitación del relativo
expediente.
4.2.3. Concurso de precios Nº 35/02
Objeto: Adquisición de elementos de audio.
Monto: $ 18.747,58,En el concurso se presentaron tres oferentes.
-VIDITEC S.A., que resultó desestimada por no ajustarse al artículo 11 del Reglamento de
Compras -que veda la participación a las empresas que se encuentren en concurso-.
-ARS Technologies S.R.L, que. fue desestimada por la Comisión de Preadjudicaciones.
-ICAP S.A., que resultó finalmente adjudicataria.
Observación
a) En cuanto a los fundamentos de la exclusión de la oferta de la firma ARS Technologies
S.R.L. la Comisión de Preadjudicaciones se remite a lo informado por la Subgerencia Técnica,
la que en su momento indicó que dicha oferta no se ajustó a pliego, sin expresar puntualmente
en que consistían los incumplimientos. Se hace notar que la oferta desestimada cotizó un
monto sensiblemente inferior al que resultó adjudicado.
18
Al respecto, el art. 18 del Reglamento de Compras y Contrataciones establece el principio
según el cual se excluyen las ofertas que se aparten de las bases y condiciones de la licitación
o concurso. Asimismo el art. 22 del mismo texto expresa que no serán desestimadas las ofertas
que contengan defectos de forma u otras imperfecciones que no impidan su exacta
comparación con las demás presentadas.
Ambas normas establecen los extremos del marco jurídico, el cual admite que determinados
incumplimientos iniciales puedan ser salvados a posteriori de la apertura. Esta gama de
posibilidades permitidas amerita que cuando se desestima una oferta se deje adecuada
evidencia de los puntos por los que no se cumple con las previsiones contractuales.
b) A la fecha de efectuarse la adjudicación a la firma ICAP S.A., el plazo de mantenimiento de
la oferta se encontraba vencido. En efecto, con fecha 01/04/03 la Empresa comunica por nota
que mantendrá su oferta por 10 días y la adjudicación se efectuó el 19/05/03, habiéndose
notificado a la firma por orden de compra de fecha 02/06/03.
Al respecto, el artículo 15 ap. c) del Reglamento de Compras y Contrataciones establece “las
bases de la contratación establecerán un plazo determinado al que deberán ajustarse los
oferentes. En su defecto, éstos deberán proponerlo”. El pliego no previó plazo de
mantenimiento, por lo cual debe estarse al fijado por el ofertante. La consecuencia que trae
aparejada el vencimiento es que el oferente queda desobligado en cuanto al mantenimiento de
las condiciones en las que efectuó su oferta y la Empresa no tiene resguardos legales para su
exigencia. Un ejemplo de ello es que la ofertante, el mismo día que es notificada de la
adjudicación, solicita una ampliación de 25 días en el plazo de entrega, cuando el pliego
preveía que la misma debía efectuarse a los 5 días.
19
Recomendación
a) Dejar evidencia que justifique los motivos que llevan a aconsejar la desestimación de
ofertas, a efectos de garantizar que la autoridad competente cuente para adjudicar con todos
los elementos necesarios para arribar a la decisión más conveniente para los intereses de la
Sociedad.
b) Observar los plazos reglamentarios a efectos de resguardar a la Sociedad de eventuales
perjuicios que pudiera ocasionarle el cumplimiento defectuoso de los contratos.
Opinión del Sector
Esta Comisión de Preadjudicaciones aprobada por Resolución 170/03, toma conocimiento de
las recomendaciones formuladas por la Auditoría General de la Nación.
4.2.4. Contratación Directa Nº 38/03
Objeto: Adquisición de un equipo de aislación acústica.
Monto: $ 8.276,04,El requerimiento se efectúa con fecha 09/04/2003 ante una denuncia por parte de vecinos por
ruidos molestos generados por las unidades condensadoras de los equipos de aire
acondicionado central instalados en la terraza del inmueble de la sede de Lotería Nacional S.E.
La denuncia se radicó en la Fiscalía Contravencional Nº 3.
La contratación se efectúa en forma directa por tratarse de un equipamiento que es de venta
exclusiva de Carrier S.A., según lo prevé el artículo 6 ap. c) del Reglamento de Compras y
Contrataciones. Con fecha 19/05/03 se efectúa la notificación de la orden de compra y se
establece un plazo de entrega de 20 días a contar desde dicha notificación.
Con fecha 28/11/03 la Comisión de Recepción presta conformidad a la entrega y deja
constancia que la misma se ha efectuado fuera de término. Con fecha 16/12/03, previo a
20
liquidar y pagar la factura, la Gerencia de Administración consulta a la Subgerencia Técnica
(área requirente) si la demora evidenciada se encuentra justificada. En respuesta, se informa
que queda justificada la mora por parte de la firma Carrier SA. en el cumplimiento de la orden
de compra Nº 60/03, concretándose el pago total de la factura el 29/12/03.
Observación
Respecto del incumplimiento descripto, el artículo 28 del Reglamento de Compras y
Contrataciones expresa que “la mora en el cumplimiento de las obligaciones del adjudicatario
se producirá por el mero vencimiento de los plazos pactados”, y el artículo 34 inc. a) prevé
como causal de rescisión el incumplimiento de la prestación en los plazos y modalidades
convenidos. Asimismo, el artículo 35 del mismo texto prevé la reparación integral ante el
incumplimiento del oferente y/o adjudicatario.
Del análisis del expediente por el que tramitó la compra no surge que Lotería Nacional S.E.
haya efectuado reclamo alguno a la adjudicataria en el período comprendido entre la fecha de
entrega contractual -17/06/03- y la fecha en que constató la recepción del equipo -28/11/03-.
Asimismo se advierte que el área requirente no explicita las razones que tuvo en cuenta al
justificar la demora en la entrega. La falta de la diligencia en la gestión adquiere mayor
relevancia si se advierte que la Sociedad estaba afrontando una denuncia contravencional por
ruidos molestos y que el equipamiento adquirido se trataba justamente de un sistema de
aislación acústica.
Recomendación
Llevar a cabo las diligencias reglamentarias a efectos de garantizar que los oferentes y/o
adjudicatarios cumplan en tiempo y forma con las obligaciones que implican contratar con la
Sociedad y en su defecto que se efectivicen las sanciones previstas en la norma.
21
Opinión del Sector
Las recomendaciones se tendrán en cuenta para futuras compras.
Por otra parte se informa que la mora por parte de Carrier S.A. fue justificada oportunamente
mediante Providencia N° 243/03 G.S. de fecha 22/12/2003 por el señor Vicepresidente de esta
Sociedad quien, en ese momento, se encontraba a cargo de la Gerencia de Servicios.
Comentario que merece la Opinión del Sector
Cabe aclarar que de la citada Providencia Nº 243/03 G.S. no surgen evidencias de los motivos
por los cuales se justifica la mora por parte de la firma Carrier S.A.
22
5. CONSIDERACIONES FINALES
En base a la tarea efectuada para el período objeto de análisis (ejercicio 2003) y las
observaciones relevadas, se evidencia principalmente que la Empresa ha seguido en forma
habitual el procedimiento de Contratación Directa para la adquisición de bienes y servicios,
situación que queda claramente evidenciada con la información incluida en la sección 2. del
presente informe, ya que de un total de contrataciones para el año 2003 de $ 58.330.252,85
(145 expedientes) tramitaron por este mecanismo $ 49.272.267,75 (105 expedientes).
Adicionalmente, se observa para las Contrataciones Directas del Servicio de Publicidad, del
Servicio de Captura de Apuestas “on line real time” y del Sistema Integral de captura de
apuestas, que totalizan $ 47.890.433,79, que se esgrimen habitualmente razones de urgencia
para aplicar esta modalidad en lugar de la normada –Licitación Pública- y en otros casos se
dejan sin efecto las licitaciones públicas realizadas sin que quede clara evidencia de los
fundamentos de tal proceder ni de los plazos para volver a tramitar las mismas.
BUENOS AIRES, 3 de noviembre de 2005
23