2007_142info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA CON SALVEDADES SOBRE LOS ESTADOS
FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/04/023 “PROYECTO DE
INVERSIÓN EN SALUD MATERNO INFANTIL PROVINCIAL - PRESTAMO BIRF
7225-AR-“
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/04/023.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el estado financiero, notas anexas e información financiera complementaria
detallados en el apartado I- siguiente, por el período comprendido entre el 01/01/2006 y el
31/12/06, correspondientes al Proyecto N° ARG/04/023 “Proyecto de Inversión en Salud
Materno Infantil Provincial -Préstamo BIRF 7225-AR”, ejecutado por el Ministerio de Salud de
la Nación, de acuerdo al Documento suscripto el 9/08/04 entre el Gobierno Argentino y el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de
que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 7225-AR “Proyecto de Inversión en Salud Materno Infantil Provincial” (PISMIP), suscripto
el 7 de septiembre de 2004 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF), que finalizará 3l 31/12/09 y el proyecto PNUD el 31/07/09
según Revisión “D”.
|
1
I- ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2006 (movimientos del
ejercicio y acumulado del ejercicio), expresado en pesos y dólares estadounidenses y
anexos (N° 1 a 4) que forman parte del mismo.
b) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/06, expresado en dólares estadounidenses.
c) Estado de Inversiones al 31/12/06, expresado en dólares estadounidenses.
d) Nota a los Estados Financieros del Proyecto N°1 a 6.
e) Información Financiera Complementaria, que incluye:
i) Copia del “Informe Combinado de Gastos” (ICG/CDR), por el periodo comprendido
entre el 01/01/06 y el 31/12/06, emitido en dólares estadounidenses, emitido por la
Sede del PNUD.
ii) Conciliación entre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos del Proyecto ARG/04/023
y el CDR del PNUD, periodo 01/01/06
al 31/12/06 emitido en dólares
estadounidenses.
iii) Copia del “Saldo Disponible por Fuente de Financiamiento”, al 31 de diciembre de
2006, emitido en dólares estadounidenses, emitido por la Sede del PNUD.
iv) Conciliación entre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos del Proyecto ARG/04/023
y el Saldo Disponible por Fuente de Financiamiento del PNUD periodo 01/01/06 al
31/12/06 emitido en dólares estadounidenses.
v) Se recibió el Libro Mayor de Bienes y Equipos, debidamente suscripto por
responsable del Programa, que consta de fojas N° 1 a 1.202 por un total de $
26.477.529,98 y forman parte de los papeles de trabajo del auditor (adjuntan última
hoja – pag 1236 y conciliación con registros).
Los estados señalados en a), b) y c) surgen de registros contables elaborados en pesos y se
encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por
el PNUD. Fueron preparados por la Unidad de Financiamiento Internacional del Ministerio
de Salud (UFIS) y son de su exclusiva responsabilidad.
2
Los estados financieros fueron presentados a esta auditoria con fecha 09/05/07 y el
31/08/07, estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 01/06/07 y el 22/08/07.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado 2.-b del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del
sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualesquiera deficiencias
específicas de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de
ejercicios anteriores, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, verificación
del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de
Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en
nuestra declaración de procedimientos adjunta.
En Nota 6- Certificados de IVA se exponen certificados de IVA por la suma de $
4.164.000,84. Al respecto solo se tuvieron a la vista certificados emitidos por PNUD por la
suma de $ 1.006.925,71.
3
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) La UFIS posee un sistema contable bimonetario, sin embargo: “... las transacciones se
registran en moneda local...”, tal como se señala en Nota 2- Principales Políticas de
Contabilidad-. Al respecto, se utilizaron planillas auxiliares para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, las cuales fueron
validadas por esta auditoría.
b) Tal como se expone en Anexo I, citado en I- a) precedente, el saldo de
caja/banco/pnud reportado por el Proyecto asciende al 31/12/06 a USD
2.852.619,80 (incluye USD 6.623,38 en concepto de Depósito en garantía de alquiler
oficinas). Al respecto, existen discrepancias entre la información del Proyecto y la
suministrada por el PNUD a conciliar, tal como se señala en el apartado I-e) iv) anterior,
de acuerdo al siguiente detalle:
Concepto
Saldo disponible
al 31/12/06
Totales
EEFF USD
BIRF
GOB
1.521.056,89 -363.363,15
1.157.693,74
CDR USD
BIRF
GOB
861.669,51 250.620,15
1.112.289,66
Diferencia USD
BIRF
GOB
659.387,38 -613.983,36
45.404,08
c) En “Nota 6- Deudas al 31/12/2006” debe leerse “Nota 7- Deudas al 31/12/2006”.
d) Los saldos iniciales expuestos por PNUD en la Información Financiera Complementaria
mencionada en I- e) iii) precedente difieren de los saldos al cierre del ejercicio anterior
según se detalla seguidamente:
Concepto
Saldo disponible al
31/12/05
CDR 2005 USD
BIRF
GOB
257.127,14 -10.251,11
CDR 2006 USD
BIRF
GOB
263.038,56 -9.969,00
Diferencia USD
BIRF
GOB
-5.911,42
-282,11
e) De lo expuesto en la Información Financiera Complementaria mencionada en I- e) iv)
precedente, surge que los fondos locales (30071) no resultaron suficientes para el total
de las erogaciones, que fueron financiados con otra fuente de financiamiento según se
detalla:
Concepto
Fondos locales
Total Ingresos USD
Total Gastos USD
933.805,92
4
1.297.169,07
Saldo disponible USD
(363.363,15)
f) Existe una sobreejecución presupuestaria de gastos en algunas líneas de inversión, que
surge del control realizado sobre la estimación determinada al 31/12/06 del Documento
de Proyecto (“Revisión D”):
Cuenta ATLAS/ Presup. USD s/revision "D" USD Ejec. Acum. al 31/12/06
USD Presup. Disp. al
Concepto
31/12/06
BIRF
GOB
BIRF
GOB
BIRF
GOB
71400 Cont Serv
130.127,25
76.050,42
651.842,44
175.704,89
-521.715,19
-99.654,47
72200 Eq. y M.
0,00
7.365,25
0,00
15.141,34
0,00
-7.776,09
72300 Bs y Mat.
1.497.305,13
214.295,92 7.448.910,72
866.355,59 -5.951.605,59
-652.059,67
72500 Sumin.
157.958,46
26.332,07 1.049.914,84
40.705,59
-891.956,38
-14.373,52
72700 Otros Gs.
18.465,08
4.011,09
18.485,45
4.016,01
-20,37
-4,92
72800 Eq Inform
75.073,76
0,00
164.521,45
0,00
-89.447,69
73100 Alq Oficina
4.317,96
0,00
7.652,43
0,00
-3.334,47
76100 Dif Cbio.
-1.339,13
0,00
48.452,08
0,00
-49.791,21
Totales
1.803.855,92
406.107,34 9.169.153,45
1.322.459,38 -7.365.297,53
-916.442,04
g) En Nota 2 – Principales Políticas de Contabilidad - a los estados financieros se expone
que la contabilidad del Proyecto es llevada por el método de Percibido, no obstante, al
31/12/06 las deudas totalizan la suma de $ 221.815,32 según se detalla en Nota 6 –
Deudas al 31/12/2006-.
h) Respecto al Libro Mayor de Bienes y Equipos (L.M.B. y E.), se observaron diferencias
con el total de registros, que corresponde a los bienes no inventariables y otros
conceptos, según se detalla en I- e) v) precedente, conciliado por el Proyecto:
$ s/EEFF
$ s/L.M.B. y E.
$ Diferencias
29.388.230,60
26.477.529,98
2.910.700,62
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto por lo expresado en II- y
excepto por lo señalado en III- b), d) y e) precedente, los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I-
exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/04/023 “Proyecto de Inversión en Salud Materno
Infantil Provincial -Préstamo BIRF 7225-AR” al 31 de diciembre de 2006, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
5
prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto
de fecha 9/08/04 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado 2.b. del Capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo
“II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al
presente Informe.
Información Especial requerida por PNUD –Capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno –servicios de auditoría
requeridos-“.
A efectos de dar cumplimiento a lo requerido por el PNUD, informamos lo siguiente:
1) Al 31/12/06 el saldo de caja/banco/pnud reportado por el Proyecto asciende a USD
2.852.619,80 (incluye USD 6.623,38 en concepto de Depósito en garantía de
alquiler oficinas). Al respecto, existen discrepancias entre la información del Proyecto
y la suministrada por el PNUD a conciliar, tal como se detalla en el apartado III-b) de
nuestro Informe sobre los Estados Financieros del Proyecto.
2) El total de bienes y equipos adquiridos en el ejercicio en custodia del Proyecto asciende
a $ 26.477.529,98 (nos remitimos a III-i) y a lo manifestado en nuestro Memorando a
la Dirección, punto B-9)).
BUENOS AIRES, 31 de agosto de 2007.
6
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/ ARG/04/023
“PROYECTO DE INVERSIÓN EN SALUD MATERNO INFANTIL PROVINCIALPRESTAMO BIRF 7225-AR-“
(Ejercicio finalizado el 31/12/06)
En cumplimiento de lo establecido en el apartado 2.- b del capítulo VI del “Manual de Gestión
de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al
diagnóstico del sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualesquiera
deficiencias específicas de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de
ejercicios anteriores, y como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y
Usos de Fondos por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2006,
correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/04/023 “Proyecto de Inversión en Salud Materno
Infantil Provincial -Préstamo BIRF 7225-AR”, de acuerdo al Documento suscripto el 9/08/04
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y
posteriores revisiones, han surgido observaciones que se han categorizado en función de su
riesgo y se han clasificado según sus posibles causas.
Asimismo, se han formulado las
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEC)
dependiente del Ministerio de Salud y Ambiente y la Unidad de Financiamiento Internacional
(UFIS), que se ha considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen las
siguientes observaciones.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y significatividad:
7
Unidad
Indice
UEC/UFIs
Título
A-1) 7. Consultores: incumplimiento de normativa presupuestaria en su
contratación.
UEC/UFIs
B-2)
UEC/UFIs
B-3)
UEC/UFIs
B-4)
UEC/UFIs
B-6)
UFIs
B-7)
Servicios de Consultoría y Bienes: Falencias administrativas y
faltantes en la documentación de respaldo del proceso de contratación
de los servicios (autorizaciones, presupuestos, metodología-).
Bienes: Discrepancias entre los bienes recibidos y los facturados,
demoras de entrega, falta documentación de respaldo de pagos.
Pasajes y Viáticos: Falencias administrativas en la documentación que
sustenta las erogaciones.
Fondo Rotatorio usos de fondos: Falencias administrativas y faltantes
en la documentación que sustenta las rendiciones de gastos.
Sobrejecución presupuestaria.
UFIs
B-9)
Inventario: desactualizado y con diferencias de stock.
A-
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/06
1) CONSULTORES
Se mantiene del ejercicio anterior, en algunos legajos, documentación incompleta, a
saber:
1. Trece consultores cuyos currículos carecen de fecha de emisión;
2. Dos casos cuyo currículo carece de sello de recepción de la UEC;
3. Tres consultores sin la No Objeción del Banco;
4. Tres contratos que carecen sus Términos de Referencia de firma del consultor;
5. Un contrato sin la Declaración Jurada de Incompatibilidades; y
6. En un caso, no se tuvo a la vista el contrato de un consultor.
7. Resolución de designación del personal, no se encuentra aprobada previamente al
ejercicio en cuestión.
Se observa que, con fecha 14 de Diciembre de 2006, mediante Nota n° 3595/2006 ,
fue presentada al Ministerio de Economía el detalle de la Planta de Personal del
Proyecto de Inversión en Salud Materno Infantil Provincial, en la cual se solicita
“…dar intervención excepcional,…, a los efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto
en la Resolución Nro.545/98 de esa Secretaria de Hacienda…”.
8
Con fecha 21 de Diciembre de 2006, el Subsecretario de Presupuesto de la Secretaría
de Hacienda del MEP, devuelve las actuaciones desatacando que”…la Resolución
S.H.545/98 establece que las Unidades Ejecutoras deberán elevar su planta de
personal con carácter previo a la instrumentación de las consultorías…”.
Por otra parte, la Resolución N° 545/98 del 04/12/98, en su articulo 7° expresa
“…El titular de la Unidad Ejecutora de Prestamos (UEP) será responsable del
cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente Resolución de acuerdo
a lo previsto en el articulo 72 de la Ley N° 11.672 Complementaria Permanente de
Presupuesto (t.o. 1997)…”, según esta Ley Nacional, en el mencionado articulado
establece, “…los titulares de las Unidades Ejecutoras de los Prestamos (UEP),
deberán elevar a la mencionada Secretaría la cantidad de personal requerido,
duración del contrato…El no cumplimiento de las disposiciones contenidas en el
presente articulo será responsabilidad exclusiva de los titulares de las Unidades
Ejecutoras de los Prestamos (UEP) y de comprobarse desvíos en tal sentido la
sanción podrá llegar a la rescisión del contrato personal del titular de dichas unidades
y de existir perjuicio fiscal responder con su patrimonio personal…”
Categorización del Hallazgo:
1. a 6.: bajo
7. Alto (se contrató consultores por la suma de $ 3.852.961,64 sin aprobación
presupuestaria previa).
Causas:
Cumplimiento/ Supervisión.
Comentarios UFIS/UEC:
1. Se señala que no es requisito obligatorio que los currículos cuenten con fecha de
emisión. No obstante, se señala que los mismos cuentan con un sello de ingreso al
programa.
2. Se procederá a una nueva revisión y en caso de que falten sellos se procederá a su
inclusión.
9
3. Se procedió a la revisión del legajo y se incluyó copia de la no objeción otorgada por
el BIRF para el caso correspondiente a la locación de servicios profesionales; en
tanto que para las locaciones de obras (son dos) no se incluyó atento que por tratarse
de una asistencia técnica la misma no requiere la no objeción del BIRF.
4. Se procedió a la revisión de las contrataciones relacionadas con la observación. Al
respecto se señala que dos de ellas cuentan con la firma del consultor, en tanto que
para la otra contratación se procederá a regularizar la firma de los TDR´s (en la
enmienda al contrato inicial) atento que el experto cuenta con un contrato vigente en
el ejercicio 2007.
5. Se procedió a revisar el legajo en cuestión y se ubicó a la declaración jurada (se
adjuntan al legajo posteriormente a nuestra revisión).
6. Se procedió a la revisión del legajo y se verificó que se cuenta con el contrato y
enmienda suscriptos (se adjuntan al legajo posteriormente a nuestra revisión).
7. Si bien no se contó con la planta aprobada para el ejercicio 2006, atento a que la
presentación fue efectuada en forma atemporal, se señala que las consultorías
efectuadas durante el año 2006, a través del PNUD ARG 04/023-PISMIP, contaron
con la partida presupuestaria para poder efectuar contrataciones de consultores
individuales.
La partida corresponde a: Prog.:17 Subprog.: 4 Act.: 1 I.P.P.: 1.8.7.- fuente 11 y 22por un importe de $ 6.595.900,- (Ley 26.078).
Como medida correctiva, y a los efectos de que no se reitere la presente observación,
esta Unidad para el ejercicio en curso ya procedió a la debida remisión de la planta
de personal.
Recomendaciones:
Verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma, fecha de emisión
para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su
contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento, dejar
constancia de la recepción de los mismos.
10
Por otra parte verificar que los Términos de Referencia se encuentren debidamente
suscriptos a efectos de que el consultor tome conocimiento de las obligaciones
contraídas con el proyecto.
Así también, dar cumplimiento en tiempo y forma a la normativa vigente en materia de
contrataciones.
2) ALQUILER DE OFICINAS- Lima 355/369, 2° “A”, 2° “B” y 2° “C” ($ 186.001,20,
$ 79.860 y $ 55.176)
El proyecto mantiene tres contratos de locación por las oficinas sitas en Lima 355, 2º
“A”, 2° “B” y 2º “C”, los cuales merecen los siguientes comentarios:
1. El proceso de contratación para alquilar dichas oficinas fue observado por la
auditoría en ejercicios precedentes (2° “B” ejercicio 2003, 2° “C” ejercicio 2004 y
2° “A” ejercicio 2005);
2. En el presente ejercicio se firma una Adenda al contrato original por el 2º “A” por
el cual:
a) se incrementó el valor de la locación en un 22% (de $ 5.250 más IVA a $
6.405 más IVA). No se tuvo a la vista cotizaciones de distintas inmobiliarias
que avalen dicho incremento; y
b) el cuadro comparativo de precios no posee firma del responsable del Proyecto.
Categorización del Hallazgo:
bajo
Causas:
Directrices.
Comentarios UFIS/UEC:
1. Nos remitimos a los comentarios de ejercicios anteriores.
2. a) Los trámites previos a la confección y firma de la adenda han sido efectuados en el
ámbito del Proyecto y la documentación previa a la firma de dicha adenda figura
11
en carpeta aparte. Hemos solicitado al Proyecto el envío de la documentación y se
efectúa el agregado al final del expediente.
2. b) Se toma nota será tomado en cuenta para próximos trámites.
Recomendaciones:
Profundizar
los controles administrativos sobre la documentación que sustenta las
erogaciones del programa.
B-OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CONSULTORES
Observaciones:
1. Abad, Ariel:
a. Pagos: no se tuvo a la vista la Autorización de Pago correspondiente a los honorarios
del mes de diciembre 2006 por el importe de $2.440,-.
b. Informe: no se tuvo a la vista el Informe de avance correspondiente al período
julio/septiembre.
2. Aracena Mónica:
Pagos: la documentación respaldatoria (Recibo) no respeta la correlatividad cronológica
por fecha y Nº del Recibo (RC Nº 0-82 de fecha 31/12/06 y el RC Nº 0-84 de fecha
19/12/06).
3. Dagnino Marcelo:
a. No se tuvo a la vista Certificados de IVA correspondientes a los meses de julio a
diciembre por $ 3.074,40.
b. El comprobante de respaldo (Factura B) correspondientes a los honorarios de los
períodos septiembre a diciembre adjunto en el legajo del consultor posee la CAI
vencida.
4. Farah, M. Gabriela:
Pagos: no se tuvo a la vista la documentación repaldatoria (Factura) y Autorización de
Pagos correspondiente al ajuste de honorarios de los meses octubre- noviembre por el
importe de $ 443, por cada mes, siendo que se encuentran contabilizados.
12
5. Wrobel, José:
Pagos: no se tuvo a la vista la documentación repaldatoria (Factura) y Autorización de
Pagos correspondientes a los honorarios de los meses julio- agosto por el importe de $
2883, cada uno.
6. En tres legajos de consultores se observa informes que carecen de fecha de presentación
y recepción en la UEC.
Categorización del Hallazgo:
Bajo.
Causas:
Error humano.
Comentarios UFIS/UEC:
1. Abad, Ariel:
a. Se destaca que la misma ya se ha incorporado al legajo correspondiente.
b. Se procederá a solicitar al Programa copia de dicho informe a los efectos de adjuntar
en el legajo pertinente. No obstante, se señala que el experto cuenta con la
autorización de pago de honorarios, por la parte de la Coordinación General al igual
que su Informe final.
2. Aracena, Mónica:
Se toma en consideración vuestro comentario. Se procederá a informar al consultor y al
Programa sobre el particular.
3. Dagnino, Marcelo:
a. Se destaca que los mismos ya se han incorporado al legajo correspondiente.
b. Se procederá a subsanar, dentro de lo viable, dicha observación.
4. Farah, M. Gabriela:
Se procedió a la revisión del legajo y se ubicaron las AP y facturas correspondientes (se
adjuntan al legajo posteriormente a nuestra revisión).
5. Wrobel, José:
Se procedió a la revisión del legajo y se ubicaron los comprobantes observados como
13
faltantes (se adjuntan al legajo posteriormente a nuestra revisión).
6. Si bien no existen requisitos obligatorios y formales para la confección de informes se
señala que algunos informes no cuentan con la fecha de presentación a la UEC si
cuentan con el sello de ingreso a la misma y también, se adjuntan notas que avalan su
despacho a los efectos de adjuntar al legajo pertinente. No obstante, en los casos que
falten sellos se procederá a su inclusión.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan adecuadamente toda la documentación
relacionada con las erogaciones de cada profesional.
2) SERVICIOS DE CONSULTORIA Y AUDITORIA
Pedido de Propuestas SMI–1/2005 “Contratación de Estudio y Diseño de Piezas de
Comunicación” monto $ 55.055.- y Pedido de Propuestas SMI-3-2005 “Formulación
de la Línea Base de Evaluación del Proyecto” monto $ 2.265.793,97
Observaciones Generales:
los expedientes:
1. no se encuentran debidamente foliados; y
2. No contienen documentación (resolución o nota) mediante la cual se designe los
miembros de la comisión evaluadora de ofertas.
Categorización del Hallazgo:
Bajo.
Causas:
Supervisión
Comentarios UFIS/UEC:
Observaciones Generales:
1. Se acepta la observación y se subsanará la misma.
2. La constitución de la Comisión Evaluadora se indica en el apartado pertinente del
Documento Estándar de Informe de Evaluación incluido en el expediente, el cual es de
uso obligatorio por los prestatarios de préstamo del Banco Mundial.
14
Observaciones Particulares:
Universidad de La Plata:
Carta Acuerdo, por un monto total de USD 50.000,-, suscripta con la Universidad
Nacional de La Plata el 28/07/06 se observa que:
1. No se tuvo a la vista documentación que avale la contratación directa con la
Universidad.
2. Respecto a lo establecido en el Documento de trabajo Específico Nº 1 (de USD 20.000,)
que forma parte de la Carta Acuerdo suscripta:
a. Punto III. Alcance de los trabajos, 3. Difusión de resultados y capacitación, se
tuvo a la vista Nota de fecha 11/12/06 del Responsable del Área Técnica mediante
la cual informa que
“…debido a dificultades institucionales, el taller de
difusión…ha decidido postergarse…”. No se tuvo a la vista Enmienda/Adenda al
Documento de Trabajo suscripto por cada una de las partes intervinientes, siendo
que solamente se informa en forma unilateral por un Área Técnica de la
postergación de dicha actividad.
b. Punto IV Cronograma:
i) Se observaron desvíos en el plan de entregas de informes según se detalla a
continuación:
Fecha
Desvío
recepción
s (días)
proyecto
Plan detallado de tareas
07/08/06
14/08/06
7
Informe Final
26/10/06
27/11/06
32
ii) La Notas de elevación de los Informes correspondientes al Plan detallado de
Producto
Fecha de entrega
tareas y al Resultado 1 poseen, en el sello de recepción por parte del Proyecto,
la fecha enmendada sin salvar.
iii) La Nota de elevación del Informe del Resultado Nº 2 carece sello y fecha de
recepción del Proyecto, no pudiendo constatar el cumplimiento del cronograma
establecido.
15
Pedido de Propuestas PP SMI-3-2005 “Formulación de la Línea Base de Evaluación
del Proyecto”, monto total de contrato $ 2.265.793,97 (IVA incluído) suscripto con la
firma CEOP- Multimedios y Marketing S.R.L., se observa que:
1. No consta entre los antecedentes, documentación (resolución o nota) mediante la cual
se designe a los miembros de la Comisión de Apertura, a excepción de uno designado
por Nota PISMIP Nº 936/05 del Coordinador del Proyecto y que no formó parte del
Acto de Apertura, según surge del Acta tenida a la vista.
2. El Contrato de Servicios de Consultoría, suscripto el 02/12/05, tiene por objetivo
“…la producción de la línea de base de la evaluación del Programa…”. Al respecto,
el Manual Operativo (PARTE II “Descripción y componentes del Proyecto”, punto
2.2.4 c) establece que la “…determinación de la metodología de evaluación y de la
línea base…” (deberá hacerse en los primeros seis meses del Programa). En
consecuencia, se observa que el contrato se firmó fuera de los plazos establecidos
para la realización de la línea de base.
3. Por nota PISMIP Nº 760/2005 de fecha 07/07/05 se informa que el presupuesto
estimado para esta contratación asciende a $ 520.200,- (USD 180.000
aproximadamente). Las propuestas económicas presentadas por las tres firmas
postulantes superaron en todos los casos ampliamente dicho presupuesto, según se
detalla en el Acta de Apertura de fecha 17/11/05, no adjuntándose al expediente
documentación que avale el mayor costo, según se detalla seguidamente:
Firma Consultora
Propuesta $ (IVA incluído)
Analogías
1.518.550,-
J. Aurelio
1.621.400,-
CEOP - Multimedios y Marketing
1.219.680,-
M.G.- Market Research
No presenta oferta
Datafolia
No presenta oferta
Diego Palacios
No presenta oferta
16
Téngase en cuenta que para este tipo de contrataciones, pedido de propuestas,
selección basada en calidad y costo, es aplicable, conforme surge del Convenio de
préstamo, parte B, Sección II, del Anexo I, “… a los servicios de consultoría…. con
un costo estimado de USD 500.000.- o menos…”.
4. El contrato en su cláusula 2.3, de las Condiciones Especiales, establece que “…El
plazo será de 210 días contados a partir de la fecha de iniciación de los servicios, es
decir, que los servicios finalizarían el 2/07/06. No se tuvo a la vista modificación de
esta cláusula en las respectivas enmiendas firmadas, siendo que las mismas detallan
modificaciones en los planes de trabajo y cronogramas de actividades.
5. Respecto a la entrega de informes se observaron desvíos significativos
en la
presentación de las mismos, según se detalla a continuación:
1er. Informe de Avance
Fecha de
entrega
prevista
28/12/05
Fecha de
recepción en
UCP
13/02/06
2º Informe de Avance
05/03/06
01/06/06 (*)
Producto
Desvíos
(días)
47
87
(*) fecha de emisión del informe.
6. No se tuvo a la vista los siguientes informes requeridos en la cláusula VI- del
Contrato y en la 1era. Enmienda, Apéndice A III- Cronograma de Trabajo, según se
detalla seguidamente:
S/ Contrato
S/ 1ª
Enmienda
Producto
Fecha de entrega
Informe Final
20/06/06
Informe de Avance acerca de
la medición sanitaria
Finalización
31/10/06
22/11/06
7. Con respecto a la 2da. Enmienda al Contrato si bien la cláusula tercera detalla “…el
pago de la remuneración se hará efectivo…1…contra la entrega del informe de
avance…2…a la finalización total de estudio…”. No se especifica plazo de entrega de
dichos informes.
17
8. El Informe de Plan de tareas detallado de fecha 16/05/06 y el Segundo Informe de
Avance de fecha 01/06/06, no poseen sellos de recepción por parte del Proyecto.
Categorización del Hallazgo:
Medio
Causas:
Cumplimiento.
Comentarios UFIS/UEC:
Observaciones Particulares:
Universidad de La Plata:
1. En relación a la presente contratación cabe destacar que la misma tiene como objetivo
recopilar, sistematizar y analizar estadísticas de atención básica de la salud en las
regiones NOA y NEA. Debido a la naturaleza del análisis metodológico a desarrollar,
para esta consultoría se tuvo en cuenta la calidad académica y pedagógica de la UNLP,
atento la misma cuenta con probados antecedentes en encuestas, un Posgrado, así como
un Centro de Estudios específico en la materia. En cuanto a la documentación que avale
la contratación directa, se deja constancia que la misma fue solicitada por el Director
Nacional del Proyecto obrante a fs. 1 del Expediente mencionado, agregando que dicho
arbitrio se encuentra comprendida entre las opciones previstas en el Manual de
Gestión PNUD, con base en la razón contemplada en el literal e) numeral 15 del
Capítulo IV-Recursos Físicos. No obstante ello, se toma en cuenta la observación y se
exigirá en lo sucesivo la mención de la causal expresa en la solicitud de gestión de
compra.
2. a) Dado que se trata de un documento específico complementario de la Carta Acuerdo
suscripta, y, por lo tanto de categoría legal inferior, no se requiere enmienda/adenda
para reflejar dicha modificación. Ello surge de lo establecido en el Anexo II de la
referida Carta Acuerdo, bajo el título “Contexto de los Servicios”, numeral 2,
bastando la simple aprobación de la autoridad del proyecto de dichas modificaciones.
Por lo tanto, si la autoridad aprobó las modificaciones en oportunidad del informe
18
que corresponda presentar a la Universidad, se debe considerar que dichas
modificaciones cuentan con la aprobación exigida por el instrumento suscripto por la
Carta Acuerdo.
b) i) Con respecto a los desvíos en el Plan de Entregas e Informe Final los mismos se
producen en virtud de que la Universidad realiza presentaciones preliminares al
Proyecto a fin de consensuar con éste el contenido definitivo de los mismos,
dicho intercambio de información derivó en demoras en la presentación definitiva
de los productos.
ii) Se toma nota y se procederá a salvar la fecha enmendada.
iii)Se toma debida nota.
Proveedor: Multimedios y Marketing S.R.L.
1. No hay un procedimiento solicitado en la normativa que exija la conformación de una
Comisión para la apertura de las ofertas.
2. La contratación para la determinación de la línea de base forma parte de un estudio
integral de evaluación de impacto del Proyecto que se realizará durante todo el
desarrollo del mismo. El BIRF se encuentra especialmente interesado en desarrollo de la
referida evaluación. Como consecuencia de ello, ha designado un equipo de
seguimiento y monitoreo del mismo, del cual se encuentra a cargo El Dr. Paul Gertler
quien es uno de los académicos más destacados en el mundo en la materia.
La firma del presente contrato obtuvo no objeción previa del BIRF, y se efectúo de
acuerdo a los plazos que demandan los procedimientos de contratación previstos en el
Manual Operativo.
Es menester destacar que al momento de la firma del contrato el Proyecto de encontraba
en su etapa de implementación, y que debido al nivel de desarrollo de los procesos que
significativamente podían cambiar los comportamientos de los efectores en los aspectos
analizados, el equipo de la UEC, en conjunto con el equipo del BIRF, consideraron
oportuno continuar con el estudio.
3. Respecto a la desviación registrada con respecto al Presupuesto originalmente estimado,
el Informe de Evaluación Final indica en su Sección III. “Informe de Evaluación
19
Financiera-Recomendación de adjudicación-Texto”, la justificación en materia
presupuestaria. Señalando además que sólo en el caso de contrataciones de servicios de
consultoría bajo el método de Presupuesto Fijo, es admisible el rechazo de propuesta
por razones de exceso del precio de las ofertas sobre el Presupuesto, habiendo sido este
Contrato seleccionado bajo el Método de Selección Basada en la Calidad y el Costo.
4. Respuesta no procedente al contradecirse con la respuesta del punto 7. siguiente (“…El
Anexo III de la Enmienda N° 1 al Contrato estableció el cronograma de trabajo para
realizar las tareas pactadas, por lo que la cláusula del contrato original referida por la
auditoría debe tenerse por modificada por éste Anexo, máxime teniendo en cuenta la
cláusula quinta de la Enmienda…”).
5. Por pedido del Banco y con consenso del proyecto, se solicitó a la firma contratada
ajustes metodológicos al trabajo originalmente requerido, como consecuencia de ello, se
produjeron desvíos en los plazos de entrega de los informes de avance por parte de la
consultora. Estos desvíos de tiempo permitieron efectuar mejoras importantes en la
metodología que redundaran en resultados mejores y más confiables.
6. Respecto del informe de avance de la medición sanitaria, el mismo fue presentado
dentro del plazo previsto. Cabe aclarar que dicho informe no se encuentra en el
expediente de pago de la UFIs, atento a la firma consultora no presentó la factura
correspondiente.
Respecto al informe final, de acuerdo a lo previsto en el contrato y en las adendas al
mismo, será presentado un único informe al momento de la finalización de los trabajos.
7. Si bien la enmienda Nº 2 no estableció nuevos plazos para la presentación del informe
final, atento que en la misma se solicitaron trabajos adicionales a la firma consultora,
ésta última solicitó una prórroga en el plazo de entrega (mediante nota dirigida al
Proyecto). Dicha solicitud fue aprobada por el programa verbalmente.
8. Se acepta la observación. Se toma debida nota.
Recomendaciones:
Respecto a las contrataciones tener presente lo dispuesto en el Manual de Gestión de
Proyectos PNUD, capítulo III Recursos Humanos –Cómo se seleccionan las Empresas
20
Consultoras-, punto 50, “…la existencia de un organismo del Estado, fundación o
asociación sin fines de lucro que pudiera prestar el servicio no es razón suficiente para
propiciar su contratación sin la comparación de su propuesta con la de otros posibles
proveedores…”. Por otra parte, el mismo Manual expresa que la comparación de ofertas
competitivas se hará conforme “…a los procedimientos que, dependiendo del valor total
involucrado en el subcontrato, se describen en el capítulo IV “Recursos Físicos” para la
compra del equipos…” y; para éste valor de contratación (USD 50.000,-) el procedimiento
especificado por el PNUD estipula “…identificación de una lista de preselección (lista
corta) de 6 a 12 proveedores, aprobada por el Director Nacional del Proyecto. Se deben
incluir proveedores competitivos internacionales y nacionales procurando equidad entre los
licitadores…”.
Mantener archivos completos y ordenados de la documentación que respalda los proceso
de contrataciones.
Se recomienda, no obstante no estar contemplado en las normas operativas del proyecto,
dejar evidencia, como sana práctica de control, de los funcionarios designados a intervenir
en el proceso de contratación, responsables debidamente autorizados para dichas
funciones.
Monitorear el cumplimiento de las obligaciones asumidas en las contrataciones llevadas a
cabo por el Programa y y en caso de demoras injustificadas aplicar, en caso de
corresponder, las sanciones pertinentes.
3) BIENES
Observaciones Generales:
De la verificación realizada sobre todos los procesos de adquisiciones se pudo observar
que no adjuntan la designación de los responsables de la Comisión de Apertura de Ofertas,
como así tampoco de los miembros de la Comisión Evaluadora.
Categorización del Hallazgo:
Medio
Causas:
Supervisión.
21
Comentarios UFIS/UEC:
Observaciones Generales:
Dicho requisito formal no se encuentra en el manual operativo para los procedimientos de
shopping.
Observaciones Particulares:
a) Equipamiento médico, análisis del expediente de pagos correspondiente a la LPI –
SMI 01/2005 por USD 5.916.554,20; € 286.850,- y $ 5.148.217,40,- IVA incluído,
varios lotes adjudicados a diferentes proveedores):
1. Existe una discrepancia entre los bienes recibidos y los facturados según se
informa seguidamente:
Documentación
Descripción de Bienes
Factura 02-2117/Remito proveedor 02-1843
67 Vitrinas y 149 Carros de
curaciones
67 Vitrinas y 149 Pediómetros
Nota Recepción PISMIP N° 640
2. El Acta de recepción confeccionada por el proyecto de fecha 03/01/06 adjunta
al
Remito Nº 01-307 de los bienes entregados en Misiones, posee sello sin firma del
Coordinador Ejecutivo UGSP Jujuy (Rubén Dargam).
Categorización del Hallazgo:
Medio.
Causas
Supervisión
b) Software Proveedor: QUIASMA, pedido de cotización del expediente Nro. 39/06
“Adquisición de Equipamiento Informático de Seguridad” ($ 40.278,95 IVA
incluído)
Se observa una demora de 52 días en la entrega de los bienes, toda vez que la Orden de
Compra fue notificada al proveedor con fecha 28/07/06 y la fecha de entrega según
Remito e Informe de Recepción de Bienes son del 22/09/06. La entrega de bienes debía
22
producirse dentro de los 30 días de notificada la Orden de Compra al proveedor.
Categorización del Hallazgo:
Bajo.
Causas
Supervisión
c) Otros gastos y servicios
Proveedor: MERIOT S.A Comparación de Precios a Nivel Nacional Nº 14
“Adquisición de estufas y ventiladores para CAPS (centros de atención primaria
de Salud)” por $ 187.981,97.-:
1. Según Solicitud de Cotización Nº 14, punto 6 iii) VALIDEZ DE LA OFERTA:
“…vuestra cotización tendrá un período de validez de 45 días de la fecha de
recepción tope de cotizaciones…”. Asimismo el Informe de Evaluación y
Recomendación de Adjudicación adjunto a fs. 68, establece en el punto 3
“…Validez de las ofertas: 45 (cuarenta y cinco) días a partir de la fecha de
apertura…”. Se pudo constatar que tanto la empresa adjudicada (Meriot S.A.)
como los potenciales oferentes no cumplieron con lo establecido por este punto.
2. En todos los casos no se tuvo a la vista el respectivo “Certificado del Instituto del
Gas Argentino o del ENERGAS” tal como lo establece en los Términos y
Condiciones del Servicio punto 8) Especificaciones técnicas requeridas LOTE 1Estufas. Si bien esta situación se informa en el Cuadro de Evaluación Técnica de
las ofertas adjunto a fs. 65, el lote fue adjudicado.
3. La orden de Compra Nº 24 posee fecha de emisión anterior (27/06/06) al Informe
de Evaluación y Recomendación de Adjudicación (12/07/06).
4. Según los Términos y Condiciones del Servicio punto 8), Especificaciones
técnicas requeridas establece; “…Plazo de Entrega:…el cien por ciento(100%)
del total, dentro de los 40 días de la fecha de notificada la orden de Compra…”;
se pudo constatar que la entrega del Lote 2 en la provincia de Misiones fue
realizada fuera del plazo establecido, según se detalla a continuación :
23
Fecha de
Orden de
Compra
27/07/06
Fecha de entrega
S/ TR y S
Fecha recepción
s/ Remito
Desvíos
(días)
05/09/06
14/09/06
9
Categorización del Hallazgo:
Medio.
Causas
Supervisión
Proveedor: ARTES GRÁFICAS TUCUMÁN pedido de cotización del expediente
Nro. 59/06 destinado a la contratación de una empresa de publicidad para la
realización de segundos radiales para la publicidad del PISMIP ($ 310.133,04 IVA
incluído):
1. El oferente ganador ofrece sus honorarios por servicios a un valor menor en un 50%
respecto de los otros oferentes.
2. No se encuentra en el expediente la constancia de contratación de los espacios
realizada en las radios, según se indica en el inciso ii) del punto 6) de los “términos
y condiciones del Suministro”, para la liberación del pago.
3. No se encuentra adjunto a la documentación de pago el comprobante emitido por el
proveedor, por $ 310.133,04 que preste conformidad al pago recibido. Al respecto,
ésta auditoría procedió a circularizar al proveedor por nota 074-2007 del 22/03/07 y
se reiteró por nota DCEE-RSI 029 del 16-04-07. A la fecha de emisión del presente
informe no se obtuvo su respuesta.
Categorización del Hallazgo:
Medio.
Causas
Supervisión
24
Proveedor: IL TEDESCO pedido de cotización del expediente Nro. 24/06
destinado a la adquisición de 1.725 mochilas para agentes sanitarios ($ 96.013,50
IVA incluído):
1.
Si bien como condición del contrato en el punto 6, iii se establece como validez
de la oferta “…un periodo de validez de 45 días de la fecha de recepción tope de
cotizaciones…”, en la cotización del proveedor adjudicatado se establece como
validez de la oferta solo 30 días, no teniéndose a la vista otra documentación que
amplíe el plazo de la misma.
2.
El plazo de entrega, según lo establecido en las condiciones de la contratación, es
de; 50% dentro de los treinta días de la fecha de Orden de Compra y el otro 50%
dentro de los 30 días de la fecha de la primera entrega. En la documentación
obrante en el expediente la fecha de notificación al proveedor de la Orden de
Compra es del 08/06/06 y el primer Remito por la entrega de 475 mochilas es de
fecha 26/07/06, no cumpliendo con el plazo y cantidad de entregas
comprometidas (18 días de demora y no cumple con la condición del 50% de
productos del total de la compra.
3.
La Orden de Compra tiene fecha de emisión 22/05/06, siendo anterior a la fecha
del Informe de Evaluación y Recomendación de adjudicación (23/05/06).
Categorización del Hallazgo:
Medio.
Causas
Supervisión
Proveedor: IMPETU PUBLICIDAD Comparación de Precios a Nivel Nacional Nº
20/2006 “Adquisición de segundos de radio” para las tres provincias de la Región
nº 3; Formosa, Corrientes y Misiones por $ 327.461,33Se observa que según los Términos y Condiciones del Suministro, punto 6)
25
Condiciones de pago ii) Gastos reembolsables, se establece que “…se abonarán contra
la presentación de la factura correspondiente y de la constancia de contratación de los
espacios realizada en las radios y televisores…”. No se tuvo a la vista las constancias
que acrediten la realización de los respectivos gastos.
Categorización del Hallazgo:
Medio.
Causas
Supervisión
Proveedor: MONTEVIDEO pedido de cotización del expediente Nro. 67/05
destinado a la contratación de una empresa productora para la realización de 18
piezas integrales televisivas ($ 228.690,- IVA incluído):
Se observa que la invitación a cotizar cursada al proveedor “Cardone Films” no cuenta
con la firma de recepción, según se indica en el punto 8 de la misma.
Categorización del Hallazgo:
Bajo.
Causas
Supervisión
d) Equipamiento informático
Proveedor: Hewlett Packard por USD 556.905,90 IVA incluido, Licitación
Pública Internacional Nº SMI-03/2005:
26
1. La Nota del Coordinador General, de fecha 27/10/05, dirigida al Task Manager del
Banco mediante la cual se comunica la Adenda Nº 1 y se remite para su No
objeción la Adenda Nº 2, carece de firma de autoridad responsable.
2. También, con fecha 27/10/05, mediante Nota Nº 3851/05 se notifica a los oferentes
de la Adenda Nº 1. La No Objeción a dicha adenda fue de fecha posterior
(09/11/05), es decir, se comunicó a los oferentes sin disponer de la conformidad del
Banco.
3. La No Objeción del Banco a la Adenda Nº 1 y Nº 2 enviada vía correo electrónico
no se encuentra foliada.
4. Por Nota Nº 390/06 se le solicita a los oferentes que “…tengan a bien manifestar
vuestro
consentimiento
a
la
prórroga
de
validez
de
la
oferta….Lo
solicitado…deberá cumplimentarse hasta el día 13 de febrero de 2006…”. En
cumplimiento a dicha solicitud la firma Hewlett- Packard presentó su nota que fue
recepcionada por el proyecto el día 14/02/06.
5. No se tuvo a la vista documentación (Nota y/o Resolución) que de cuenta de la
designación de los miembros de la Comisión de Evaluación de las ofertas.
Categorización del Hallazgo:
Bajo.
Causas:
.Supervisión
Comentarios UFIS/UEC:
Observaciones Particulares
a) Equipamiento medico
1. La discrepancia se debió a un error de tipeo en la nota de elevación N° 640, siendo
los pediómetros los bienes recibidos.
2. La mencionada
Acta fue entregada por error en la provincia de Jujuy, el
Coordinador Ejecutivo de dicha provincia colocó su sello, pero al detectar que
27
pertenecía a otra provincia no la suscribió. Fue remitida a la provincia de Misiones
y firmada por la Responsable de Administración, persona autorizada a tales
efectos.
b) Software
Respuesta incompleta (“…El proveedor presentó una nota al proyecto solicitando la
prórroga en el plazo, la cual fue concedida. Se adjunta copia de dicha nota…”. A la
fecha de emisión del presente informe no se tuvo a la vista la mencionada nota y su
aprobación).
c) Otros gastos y servicios
Proveedor: MERIOT S.A.
1. Se toma vista de la observación y se aclara que el proceso de comparación y
adjudicación se llevó a cabo en el plazo de 12 días, es decir dentro del plazo de
validez presentado por las firmas.
2. Respuesta no procedente (“…Solicitar respuesta a evaluadores técnicos del
PISMIP …”).
3. Existe un error de tipeo.
4. Si bien el proyecto autorizó la prórroga en el plazo de entrega, la comunicación de
dicha autorización se efectuó por vía telefónica.
Proveedor: ARTES GRÁFICAS TUCUMÁN
1. El proveedor ofertó un precio significativamente menor.
2. Se toma debida nota. Se procedió a requerir al proveedor la documentación faltante.
3. Sin comentarios.
Proveedor: IL TEDESCO
1. Se toma vista de la observación y se aclara que el proceso de comparación y
adjudicación se llevo a cabo dentro del plazo de validez.
2. Si bien el proyecto autorizó la prórroga en el plazo de entrega, la comunicación de
dicha autorización se efectuó por vía telefónica.
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3. Se toma vista, existe un error de tipeo, se tomará en cuenta para futuras compras.
Proveedor: IMPETU PUBLICIDAD
Se toma debida nota, se procedió a requerir al proveedor la documentación faltante.
Proveedor: MONTEVIDEO
Se toma vista, retiró la copia sin firmar.
d) Equipamiento informático
1. Es habitual que los pedidos de no objeción de las adendas, por la urgencia que
tienen en su respuesta, se efectúen por correo electrónico. No obstante, se realiza
un modelo de nota que queda en el expediente sin firmar. En todos los casos el
correo electrónico se remite del funcionario que aprueba, a su nombre y con su
autorización. Tomamos nota y en adelante haremos firmar la nota modelo.
2. La adenda n° 1 se refiere a una prórroga de la fecha para presentar oferta. No se
requiere no objeción para comunicar a los oferentes, solo se debe informar al
Banco su emisión, aspecto que fue cumplimentado con el e-mail enviado, el cual
en su referencia consigna “comunicación”.
3. Se toma nota, será corregido en futuros trámites.
4. Se toma nota, será corregido en futuros trámites.
5. Se toma nota, será corregido en futuros trámites.
Recomendaciones:
Se recomienda, no obstante no estar contemplado en las normas operativas del proyecto,
dejar evidencia, como sana práctica de control, de los funcionarios designados a intervenir
en el proceso de contratación, responsables debidamente autorizados para dichas
funciones.
A efectos de mejorar el control interno del programa, documentar el procedimiento de
designación o conformación de los integrantes de las comisiones de apertura y evaluación,
29
a efectos de aseverar que los que desarrollan esas funciones son los designados por el
Programa.
Mantener los expedientes completos conteniendo adecuadamente la documentación que
respalda los antecedentes de cada adquisición, como así también, profundizar los controles
a efectos de mejorar la calidad de la información que surge de los mismos. No liberar
pagos sin la correpondiente documentación sustentatoria que defina la contraprestación.
4) PASAJES Y VIÁTICOS
Observaciones:
Del análisis efectuado sobre los pagos realizados a los proveedores Buenos Aires Tour
Service S.R.L. y Organización Internacional para las Migraciones (OIM), incluidos en la
muestra seleccionada, se observa:
1. La mayoría de los pasajes emitidos corresponden a personas que no se encuentran
incluidos en la nómina de consultores de la planta puesta a disposición de ésta
auditoría, para el ejercicio 2006 del proyecto de referencia.
2. Respecto a la Autorización de Pago (AP) N° 1290 por $ 28.841,86: la proporción de
un pasaje que correspondería al financiamiento externo (Fuente 22) incluida en la
Factura N° 02-27889 de fecha 07/06/06 por el monto de $ 596,40, en la Autorización
de Factura y en la AP fue imputado y registrado como gasto local (Fuente 11).
3. No se tuvieron a la vista los recibos por los anticipos de viáticos
otorgados
correspondientes a las A. P N° 2149, 2150 y 2151 del ejercicio 2006 por un total de $
39.779,43 correspondientes a adelantos a los consultores
Avellaneda Fernando,
Diosque Máximo y Yedlin Pablo, respectivamente por el viaje
Buenos Aires –
Washington – Buenos Aires realizado entre el 14/10/06 y el 03/11/06.
4. En todos los casos el formulario de liquidación de gastos de viajes no tiene firma del
solicitante.
5. En la actividad desarrollada por equipos comunitarios, en el mes de noviembre 2005
(viáticos Misiones), se adjunta un primer informe correspondiente a la tarea
desarrollada entre el 30/09/05 al 11/10/05 (fojas 62 a 69). Siendo que el Plan de
Sensibilización y Capacitación en Salud Materno Infantil para Pueblos Originarios
30
tiene previsto pagar viáticos por becarios durante el periodo 1/11/05 al 28/02/06, no
se adjunta documentación que respalde el desvío en las fechas del pago de los
viáticos.
6. En lo referente a la Autorización de Pago N° 20061780, de fecha 5/09/06, se observa
una considerable demora en la liquidación de viáticos por becarios ya que
corresponden a 98 asistentes del mes de febrero de 2006. Por otra parte, en todos los
casos el formulario de liquidación de gastos de viajes solo tiene firma del coordinador
de Programa Nacional Médicos Comunitarios, sin firma del solicitante ni del
Coordinador General. Así también, en 61 casos de los 98 no constan los pasajes en el
formulario de rendición de comprobantes.
Categorización del Hallazgo:
Bajo.
Causas:
Supervisión.
Comentarios UFIS/UEC:
1. No se puede asociar la lista de pasajeros a las facturas. Se destaca que en reiteradas
oportunidades se emiten pasajes a invitados a los diferentes talleres de capacitación por
lo que no se encontraran incluidos en la nomina de planta.
2. Se toma debida nota de la observación realizada. El Proyecto decidió financiar con
aporte local dicho gasto.
3. En respuesta a vuestra observación, cabe destacar que no se tuvo a la vista los recibos
ya que los mismos fueron cancelados vía transferencia bancaria. Se adjunta copia de la
nota de solicitud de transferencia nº 2871/06.
4. Las liquidaciones no contienen firma dado que los pagos se efectivizaron por medio de
transferencia bancaria. Los comprobantes de dichas transferencias se encuentran a
disposición en UFIS.
5. Se toma debida nota. No obstante cabe destacar que si bien la fecha de la mencionada
actividad fue anterior a la citada en el Plan, fue en el marco de la preparación de las
31
actividades relacionadas al mismo, y fue aprobada por el Director Nacional del
Proyecto.
6. Al tratarse de una gran cantidad de documentación a recopilar, verificar y aprobar, aún a
pesar de minimizarse los tiempos de intervención de los diferentes sectores, y tratándose
en muchos casos de consultores del interior del país, los tiempos se dilatan y exceden a
esta Unidad Ejecutora Central. Con respecto a las faltas de firmas, se toma debida nota.
En los casos en los que no se adjuntan pasajes, se remiten certificaciones de asistencia
elemento considerado válido a los efectos de acreditar la asistencia a la comunidad
(adicionalmente a los informes presentados y que cuentan con la conformidad del
Coordinador de la Actividad).
Recomendaciones:
Profundizar los controles a efectos de mejorar la calidad de la información, y mantener
archivos completos y ordenados, de aquella documentación respaldatoria de las distintas
erogaciones del Proyecto.
5) OTROS GASTOS:
Observaciones:
Expediente N° 40/06 “Contratación de refacción de oficina de Encuesta Nacional de
Nutrición y Salud (ENNyS)”, por un total de $ 152.798,50, que adjudica el Lote 1
(mudanza, alfombrado y tabiquería) a la firma Elack Automatización y Control; y
los Lotes 2 y 3 (Telefonía y Cableado de puestos de trabajo, respectivamente) a la
firma Maxicom:
1. No se tuvo a la vista documentación (resolución o nota) mediante la cual se designe los
miembros de la comisión evaluadora de ofertas.
2. Es condición del llamado a cotización, punto 6 iii) Validez de la oferta “…por un
periodo de 45 dias…”. En el
adjudicatario Maxicom, por los Lotes 2 y 3, el
mantenimiento de oferta según el proveedor es de 30 días; condición que no se ajusta a
lo solicitado.
32
Categorización del Hallazgo:
Medio.
Causas:
Supervisión.
Comentarios UFIS/UEC:
1. Dicho requisito formal no se encuentra en el manual operativo para los procedimientos
de shopping.
2. Se toma nota de la observación. No obstante cabe informar que el procedimiento se
adjudicó dentro de los 15 días de abiertas las ofertas.
Recomendaciones:
Se recomienda, no obstante no estar contemplado en las normas operativas del proyecto,
dejar evidencia, como sana práctica de control, de los funcionarios designados a intervenir
en el proceso de contratación, responsables debidamente autorizados para dichas
funciones.
Mantener legajos
completos con toda la información que respalde el proceso de
adjudicación.
6) FONDOS ROTATORIOS
Observaciones:
Del relevamiento efectuado sobre una muestra selectiva de los fondos rotatorios
constituidos por el Programa surgen las siguientes observaciones:
1) Los gastos deben rendirse a la UFIs, conforme art. 3, Disposición N° 05/05 de
Procedimientos Administrativos de Fondos Rotatorios Especiales (FRE), “…al menos
una vez cada 30 días…”, si bien éste procedimiento se cumple los gastos incluidos son
por un periodo mayor, tal como se detalla seguidamente:
33
Autorización de Pago
N°
Fecha
Periodo de Gastos Rendidos
20060374
16-03-06 22-07-05 al 19-12-05
20060590
17-04-06 9-08-05 al 24-01-06
20060935
2-06-06
20061020
12-06-06 28-07-05 al 28-03-06
20061300
13-07-06 24-02-06 al 12-05-06
20062056
26-09-06 7-04-06 al 29-06-06
20062099
3-10-06
20062671
22-11-06 15-06-06 al 29-09-06
20062683
27-11-06 17-07-06 al 6-10-06
7-11-05 al 20-04-06
3-04-06 al 27-07-06
2) Respecto a los Acuerdos de Obra Realizados (A.O.R.):
i) no adjuntan documentación que justifique la cantidad de horas cátedra necesarias y
su cumplimiento;
ii) El Valor hora cátedra para Docente/Tutor/Facilitador en algunos casos es de $ 20, en
un caso es de $ 15 y en otros de $ 30 y, no se adjunta documentación que explique
los criterios de determinación de los diferentes valores;
iii) No adjunta una nómina de capacitados y sus firmas que certifiquen su asistencia, en
un caso, no se detalla la “cantidad de capacitados”;
iv) No consta un proceso de selección del personal que desarrolla tareas de facilitador/
docente/ tutor y/o ayudante, u otra documentación que respalde que el consultor
tiene el conocimiento de las tareas a desarrollar, ya que los AOR son firmados con
fecha posterior a la actividad efectuada;
v) No se adjunta documentación que indique el perfil requerido para las respectivas
tareas.
vi) En cinco casos el A.O.R. carece de fecha de emisión; y
vii) En siete casos el informe adjunto al Acuerdo de Obra Realizado carece de fecha de
emisión.
34
viii) En un caso, la factura posee fecha anterior a la firma del Acuerdo de Obra
Realizada.
3) Gastos de catering ($ 1.246.-): no se adjunta documentación que avale la cantidad
estimada de asistentes para validar el gasto.
4) Diseños e impresiones ($ 28.394,07): en la mayoría de las rendiciones de este concepto
de gasto no se adjunta:
i)
documentación que justifique la cantidad de folletería a realizarse y lugares a
distribuirse;
ii) documento suscripto entre proveedor y proyecto que refleje las obligaciones de cada
una da las partes;
iii) copia del diseño realizado o folletines impresos que den cuenta del trabajo realizado;
iv) existen gastos ($ 11,01) abonados no contemplados en el presupuesto presentado por
el proveedor.
v) En un caso (distribución del material del Plan Nacer por $ 834,90) los remitos no
poseen firma de recepción de responsable o autoridad competente de la UGSP.
5) Servicios de publicidad ($ 2.550.-): en una rendición analizada no se tuvo a la vista:
i)
documentación que determine la necesidad y cantidad del servicio; y
ii) documento suscripto entre proveedor y proyecto que refleje las obligaciones de cada
una da las partes.
iii) No se adjunta documentación que de cuenta del servicio prestado.
6) Gastos de representación ($ 3.077,90): en un caso de las rendiciones analizadas bajo
este concepto se incluye:
i) además de los viáticos se reconocen otros gastos (comida, refrigerio Coordinación)
no previstos en las Normas PNUD;
ii) Una nota que certifica la asistencia de personas a una reunión en la provinc ia,
mencionando el día de la reunión, pero que carece de objetivos y los resultados
(conclusiones) de la misma.
7) Liquidación de Viáticos y Movilidad por capacitaciones ( $ 61.744,25):
i) No se rinde el gasto a la UFIs conforme art. 3, Disp. N° 05/05 “…al menos una vez
cada 30 días…” (por ejemplo se devuelve el efectivo sobrante el 11/01/06 por gastos
35
de 10/05 y 11/05)
ii) No se adjunta documentación que evidencie un proceso de selección o convocatoria
de los asistentes a capacitar en terreno.
iii) En algunos casos no se puede establecer el cálculo aplicado para el correspondiente
pago.
iv) En un caso no identifica persona que realizó el gasto de combustible.
v) En un caso, no se adjunta documentación que justifique el motivo del viaje ($ 378).
vi) En un caso, se observa que el personal al cual se le abonó gastos por este concepto
no se puede relacionar con el proyecto.
8) Gastos de Fotocopias (957,12:
i)
existen remitos (solicitudes de trabajo) con igual número y distintos conceptos.
ii)
Las “solicitudes de trabajo” adjuntas a la factura carecen, a veces, de fecha.
9) Gastos de Traslados:
i)
Existen gastos de remis ($ 366,40) a destinos que, por la documentación adjunta,
no se pueden relacionar con el Programa (Olga Cosentini 1661 -2° 210-, J. Alvarez
2481 -3° 8- x ej.).
ii) No se adjunta documento suscripto entre proveedor y proyecto que refleje las
obligaciones de cada una de las partes (alquiler de autos por $ 1.548,40).
iii) Los traslados en combi no detallan inicio y destino final del viaje ($ 635,38).
10) Presupuesto General:
No se adjunta un presupuesto general que permita conocer la capacitación prevista en
cada una de las provincias, en el año, y su costo estimado por concepto (refrigerios,
reintegro por comunicaciones a través de celulares con tarjeta, fotocopias, etc.) a efectos
de comparar que lo erogado se corresponda con lo presupuestado.
11) Gastos de Librería y Reparaciones:
i)
Los “…gastos menores a $ 500 se realizarán con al menos dos presupuestos…”
según se estipula en el Anexo III, Disposición 05/05 de Procedimientos
Administrativos del F.R.E., procedimiento que no se cumple en algunos gastos.
ii) Para los gastos “…desde $ 501 hasta $6.000…se utilizará el sistema de compulsa
de precios…”, procedimiento que no se cumple en algunos gastos.
36
12) Respecto al gasto de promoción y difusión provincia de Jujuy; la No Objeción técnica
posee fecha posterior (14/02/06) a la solicitud de cotización (05/12/05) y a la
comunicación de adjudicación (12/12/05). Asimismo el pago de $ 3.000 se hizo
mediante depósito en la cuenta personal del Coord. Ejecutivo, no adjuntando recibo
correspondiente a la firma adjudicada.
13) Por nota Nº 030/2006 de fecha 22/02/06 se solicita al Coord. Ejecutivo del Plan Nacer
Jujuy la No Objeción a la contratación para los materiales de difusión, Diseño y
provisión de 1.500 carpetas, 1.500 afiches y 2.000 calcomanías con un presupuesto
aproximado de $ 7.500. El 08/03/06 el Responsable de promoción y difusión da su
conformidad al pedido de no objeción. Al respecto, se dividió la compra en dos
solicitudes de cotización por separado enviada a los mismos proveedores en la misma
fecha, cotizándose por separado y presentandose las facturas Nº 0001-0310 de fecha
12/05/06 por $ 3.990.- y Nº 0001-0311 de fecha 12/05/06 por $ 3.500.- (total de la
compra $ 7.490.-). Según la Disposición 05/2005 establece que los gastos de $ 501
hasta $ 6.000 deben realizarse por compulsa de precios (con un mínimo de tres
presupuestos.
Categorización del Hallazgo:
Medio-Alto: documentación justificativa del gasto insuficiente.
Causas:
Cumplimiento/Supervisión.
Comentarios UFIS/UEC:
1) De acuerdo a lo previsto en el Art. 3 Disposición Número 05/05 de Procedimientos
Administrativos de Fondos Rotatorios Especiales la UEC “deberá efectuar rendiciones
de gastos a la UFIS al menos una vez cada 30 días”. En cumplimiento de la Normativa
la UEC efectúa rendiciones a la Unidad de Financiamiento Internacional de Salud,
mensualmente no necesariamente siendo los gastos rendidos (incluidos en la rendición)
correspondientes al mes en curso.
37
2) i)
Se toma nota de lo observado no obstante se deja constancia que la cantidad de
horas cátedra es deducida en virtud del Programa de Actividades desarrollado para
cada jornada y del tiempo estimado de preparación de las mismas. El cumplimiento
de las horas cátedra se encuentra justificado mediante los productos e informes
presentados por los consultores, los que son aprobados a su vez por el responsable
de la actividad; dando de esta forma la conformidad para proceder al pago
correspondiente. Asimismo, todas las actividades de capacitación se realizan en
conjunto con las provincias quienes también forman parte de las actividades y
acreditan la realización de las mismas.
ii) A.O.R La Disposición de creación del Fondo Rotatorio Especial establece los
siguientes montos a abonar por hora cátedra, éstos son:
Director del Curso: $ 30,00 la hora cátedra.
Docente de cursos y/o talleres $ 25,00 la hora cátedra
Tutor/Docente $ 20,00 la hora cátedra
El Acuerdo de Obra Realizado luego de consignar el monto detalla en carácter de
que por ejemplo: tutor/docente.
El monto de $ 15,00 se ha establecido particularmente para el caso de aquellos
consultores que brindan la capacitación localmente (ej. Provincia de Catamarca
Morales y Montes Sobelvio) teniendo que ajustar el valor de las horas cátedra en
relación a los requerimientos provinciales.
iii) Previa a cada capacitación,
el Área Responsable de la Actividad solicita a la
provincia remita los listados con la nómina de los asistentes (estimativa). Luego del
taller cada uno de los asistentes firman planillas de puño y letra los que son
archivados por el Área de Capacitación. Los mismos se encuentran a disposición.
Por otra parte, los Acuerdos de Obra Realizada establecen en su formato consignar
la cantidad de capacitados, en este caso particular señalado por la AGN verificamos
que no se ha detallado razón por la que tomamos nota de lo observado.
iv) La Normativa de la Disposición del FRE establece que aquellos AOR que no superen
los $ 1.999,00 no requieren de un proceso de selección del personal. No obstante
38
cabe mencionar que los mismos son seleccionados teniendo en cuenta su capacidad
e idoneidad sobre los temas a tratar.
Los consultores que brindan las capacitaciones son seleccionados por sus
capacidades y currículo, lo que presupone puede realizar la tarea asignada. Como a
cualquier otro consultor firme antes o después, al momento de establecer el primer
contacto se le explica y establecen las actividades a realizar y desde ese espacio el
mismo decide si acepta la contratación. No obstante que ninguno llega a ciegas al
espacio a trabajar, se realiza un proceso de transmisión de conocimientos y
experiencias, así como se fijan objetivos y pautas de trabajo previo a la realización
de la tarea.
v) Se toma debida nota. No obstante se deja constancia que los consultores que brindan
las capacitaciones son seleccionados por sus capacidades y currículo.
vi) Se toma debida nota.
vii) Se toma debida nota.
viii) Entendemos que se debe a un error involuntario del consultor. Tomamos debida
nota.
3) Previa a cada capacitación, el Área Responsable de la Actividad solicita a la provincia
remita los listados con la nómina de los asistentes (estimativa). Luego del taller cada
uno de los asistentes firman planillas de puño y letra los que son archivados por el Área
de Capacitación. Los mismos se encuentran a disposición.
4) i)
Se toma nota de lo observado. La impresión de folletos se realiza en función de la
población elegible y de los efectores bajo Programa de acuerdo a cada Provincia.
Para que sea autorizado el gasto las provincias deben enviar los presupuestos
estimativos del mismo junto con los antecedentes de la contratación. En virtud de lo
detallado precedentemente el Area de Promoción y Difusión da o no la
conformidad al gasto.
ii) La Normativa del Fondo no establece el requisito de que las partes suscriban un
documento que refleje las obligaciones de las partes.
39
iii) Se toma debida nota. Cabe mencionar que a partir de observaciones efectuadas por
esa Auditoría hemos instruido a las áreas sobre la necesidad de contar con los
productos; a los efectos de ser adjuntados a los fondos respectivos.
iv) En la previsión de gastos muchas veces no se contemplan imprevistos tal como
ocurre en este caso $ 11,01. Se toma debida nota de lo observado.
v) Se toma debida nota.
5) i)
Se toma nota de lo observado
ii) La Normativa del Fondo no establece el requisito de que las partes suscriban un
documento que refleje las obligaciones de las mismas.
iii) Se toma debida nota. En virtud de observaciones realizadas se ha instruido a las
áreas acerca de la necesidad de adjuntar junto con el comprobante del gasto el
producto
6) Gastos de Representación:
i)
La Normativa del Fondo contempla estos gastos de refrigerio y comida. Asimismo
cabe destacar que dicha Normativa fue remitida al PNUD en la revisión n° C donde
se notificaba la creación del Fondo Rotatorio, por lo que los citados gastos fueron
realizados dentro del marco del Proyecto PNUD.
ii)
Se toma nota de lo observado.
7) Liquidación de viáticos y Movilidad:
i)
Se toma debida nota
ii)
Los asistentes que participaron puntualmente en los talleres cuyos gastos han sido
rendidos a través de este fondo son los que asistieron a los talleres de
sensibilización impartidos en las respectivas provincias en los meses anteriores a
sus recorridas por terreno.
iii) El calculo aplicado corresponde a decisiones especifica de cada provincia que
acuerda con su realidad, niveles de ingreso, distancias a recorres, zonas, y sobre
todo cantidad de personas contactadas en terreno. Por supuesto estos se acuerdan
con Nación.
iv) Se toma debida nota.
v) La totalidad del Fondo corresponde a la rendición de gastos correspondientes al
40
Encuentro Nacional Materno Infantil realizado el 15 y 16/11/2007 en la ciudad de
la Falda – Córdoba. El gasto de traslado que alli se rinde corresponde a la
Asistencia a las Jornadas.
vi) Dentro de los componentes del Proyecto está previsto el fortalecimiento del
Ministerio de Salud. En el marco de dicho componente está previsto el pago de
viáticos a personal que no perteneciendo a la nómina de consultores, deba realizar
algún viaje relacionado con las actividades del Proyecto.
8) Gastos de Fotocopias:
i)
Los remitos son entregados por el proveedor con la conformidad de algún
responsable que haya solicitado el trabajo. La impresión de los talonarios de remito
están a cargo del proveedor desconocemos el motivo por que existen remitos con
idéntica numeración.
ii) Las órdenes de trabajo son realizadas por la empresa proveedora se toma debida
nota y le informaremos sobre la necesidad de contar con la documentación que
avale los trabajos debidamente confeccionada.
9) Gastos de traslados:
i)
Los mismos corresponden al traslado del Coordinador del Proyecto a su domicilio.
ii) La Normativa del Fondo no establece el requisito de que las partes suscriban un
documento que refleje las obligaciones de las partes.
iii) Se toma debida nota de lo observado y se toma en cuenta para futuras rendiciones.
10) Presupuesto General:
El presupuesto por capacitaciones se encuentra reflejado en la Planificación Operativa
Anual. Cada capacitación tiene su línea presupuestaria respectiva, en la cual se
proyectan cantidad de talleres con sus correspondientes gastos por concepto de
Honorarios, materiales, alquileres, refrigerios, etc. (lo puesto a disposición es en forma
general por actividades)
11) Gastos de Librería y Reparaciones
i) La normativa de la Disposición del Fondo Rotatorio Especial contempla la
posibilidad de realizar gastos menores sin los presupuestos correspondientes
41
siempre que éstos cuenten con la conformidad del Coordinador General del
Proyecto.
ii) De conformidad no hay observaciones por responder.
Cuenta
Atlas/Concepto
Presup. USD s/Revisión USD Ejecución Acum.
“D”
Al 31/12/06
BIRF
GOB
BIRF
GOB
71400 Cont. Servic
130.127,25
76.050,42 651.842,44 876.024,89
72200 Eq. y Muebl
7.365,25
15.141,34
72300 Bs .y Mat.
1.497.305,13 214.295,92 7.448.910,72 866.355,59
72500 Suministros
157.958,46
26.332,07 1.049.914,84 40.705,59
72700 Otros Gs.
18.465,08
4.011,09
18.485,45
4.016,01
72800
Eq.
75.073,76
164.521,45
Informát.
73100 Alq. Oficina
4.317,96
7.652,43
76100 Dif. Cbio.
(1.339,13)
48.542,08
USD Presup. Disp. Al
31/12/06
BIRF
GOB
(521.715,19) (799.974,47)
(7.776,09)
(5.951.605,59) (652.069,67)
(891.956,38)
(14.37,52)
(20,37)
(4,92)
(89.447,69)
(3.334,47)
(49.881,21)
12) Se toma debida nota. Se procedió a reclamar a la Provincia el mencionado recibo.
13) Sin comentarios.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos debidamente ordenados con la documentación respaldatoria
de los gastos efectuados por el Proyecto bajo esta modalidad, profundizando los controles
administrativos respecto a los antecedentes de contratación, justificaciones, viabilidad de
los gastos inherentes al proyecto, procedimientos de pagos, cumplimiento de los trabajos
comprometidos, etc. que respaldan las erogaciones realizadas por esta vía.
7) EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
Observaciones:
Existe sobre-ejecución presupuestaria según se detalla seguidamente:
Categorización del Hallazgo:
Alto: reapropiación de fondos presupuestarios previos a su aprobación.
42
Causas:
Cumplimiento.
Comentarios de la UFIs:
En la Revisión “E” (posterior al cierre de ejercicio) se procedió a ajustar el presupuesto de
acuerdo a la ejecución resultante de la Conciliación con CDR al 31/12/2006.
De la revisión efectuada surge que la respuesta no es satisfactoria puesto que con el ajuste
no cubre totalmente las sobreejecuciones, según se indica:
Cuenta
Atlas/Concepto
71400 Cont. Servic
72300 Bs. y Mat.
72500 Suministros
Presup. USD s/Revisión USD Ejecución Acum.
“E”
Al 31/12/06
BIRF
GOB
BIRF
GOB
123.669,00
57.979,00 651.842,44 876.024,89
7.410.101,00 856.610,00 7.448.910,72 866.355,59
580.894,00
1.049.914,84
USD Presup. Disp. Al
31/12/06
BIRF
GOB
(528.173,44) (818.045,89)
(38.809,72)
(9.745,59)
(469.020,84)
Recomendaciones:
Profundizar los controles presupuestarios a efectos de conocer en todo momento la
disponibilidad de los fondos necesarios para las erogaciones del programa, en cada una de
sus categorías y evitar que ante la inexistencia de los mismos se utilicen fondos de otras
partidas.
8) ALQUILER DE OFICINAS – Rivadavia 875 Piso 3º ($ 71.874,-)
Observaciones:
1. No se tuvo a la vista documentación emitida por la Dirección Nacional del Proyecto que
respalde la necesidad de dicho alquiler, como así tampoco documentación emitida por la
UEC con los detalles que especifiquen las características y presupuesto del bien a
alquilar; y
2. No se tuvo a la vista Nota del proyecto que avale los motivos por los cuales se
seleccionaron dichas oficinas, ya que no se realizó proceso de selección mediante
43
Comparación de Nivel de Precios, Solicitudes de Cotización u otro, así como tampoco
se realizó Cuadro de Evaluación de las diferentes propuestas.
Categorización del Hallazgo:
Medio
Causas:
Cumplimiento.
Comentarios UFIS/UEC:
1. Respuesta no procedente (“…En la documentación obrante en fojas 1 y 2 fueron tenidas
en cuenta y transmitidas al Sr. Ministerio de Salud, el cual autoriza a fojas 2…”, las
cuales manifiestan que “…solictar que esa Unidad de Financiamiento Internacional de
Salud arbitre los medios necesarios a efectos de alquilar oficinas en las inmediaciones
del Ministerio de Salud de la Nación…”).
2. Cada uno de los inmuebles que presupuestaron el pedido de cotización, fueron visitados
por consultores del Proyecto, los que han verificado los requerimientos generales y los
metros cuadrados exigidos, culminando este trámite con la aprobación del contrato por
parte del Coordinador General del Proyecto para cuyo destino fue alquilado
.
Recomendaciones:
Sustentar adecuadamente las erogaciones del programa a efectos de que la documentación
avale fehacientemente la necesidad y contratación del gasto. Así también, cumplimentar la
normativa PNUD que rige en la materia.
9) INVENTARIO
Observaciones:
Sobre el análisis del Inventario de Bienes No Fungibles suministrado a esta auditoria, de
acuerdo a lo enunciado en el ítem 25 del apartado IV, Recursos Físicos, del Manual de
Gestión de Proyectos, el cual establece “…Este libro debe incluir los datos actualizados
44
sobre todos los componentes de bienes y equipos y estar a disposición de los
auditores…”se observa que:
1. El número de inventario asignado por el proyecto no presta concordancia con la
numeración asignada por la UGSP y/o los distintitos efectores, en virtud de que, al
recepcionarse los bienes, se les fija un número distinto al original, y ésto no consta en
el Libro Mayor de Bienes y Equipos.
2. En la mayoría de los casos, los equipos no poseen una numeración identificatoria.
3. El destino de cada bien, mencionado en la columna “Ubicación exacta”, no condice con
su ubicación real. Cada UGSP procede a distribuir los bienes a los distintos efectores y
no queda reflejado en el Libro Mayor de Bienes.
4. Respecto a la inspección ocular realizada en la UGSP Salta, se pudo constatar:
a) Dicha unidad puso a disposición de esta auditoria el Stock de bienes al 31 de Julio
de 2007, y en nuestra visita al deposito se verificaron diferencias en las cantidades
informadas:
Bienes
Bza de Lactante
Bza de Pie
Ciclomotores
Heladeras
Según
Inventario
25
78
30
215
Cantidad de Bienes
Según Recuento
Físico
53
250
33
187
Diferencia
28
172
3
(28)
b) Se observa una falta de planificación en la distribución de algunos bienes a las
distintas UGSP, debido a que, tal como se expresa en el cuadro siguiente, existen
bienes sin una asignación determinada y a la espera de la demanda de los distintos
efectores, manteniendo un stock inutilizado que en algunos casos lleva más de un
año de recepción por parte de la provincia.
45
Bienes en deposito
Bza de Lactante
Bza de Pie
Caja de Curaciones
Estetoscopio Adultos
Fotosforos
Heladeras
Otoscopios
Taburetes
Tensiometros Anaeroide
Tensiometros Mercuriales
Cantidad
de Bienes
25
78
53
551
749
215
277
108
241
737
5. Se observa la siguiente diferencia respecto a la valuación de los bienes según Libro de
Bienes no Fungibles y el Balance de Sumas y Saldos:
$ S/Libro de Bs. No
Fungibles
29.388.230,60
$ S/ Balance
26.477.529,98
$ Diferencia
2.910.700,62
Categorización del Hallazgo:
1. a 4. Alto
5. bajo
Causas:
Directrices
Comentarios UFIS/UEC:
1. Según el Manual P.N.U.D, el proyecto es responsable patrimonial de los bienes desde el
momento en que son adquiridos, hasta el momento en el que media acta de
transferencia. A partir de ese momento, el responsable de los mismos es quien recibe
46
dichos bienes y está en condiciones de otorgarle una nueva numeración.
2. Entendemos que esta observación se refiere a los bienes en tránsito. Definimos bienes
en tránsito a aquellos que ingresan contablemente al patrimonio del proyecto para ser
inmediatamente remitidos a las UGSP.
El modo de respaldar e individualizar los bienes durante su traslado, es el remito.
Rotularlos se tornaría un proceso antieconómico, que implicaría comprometer
innecesariamente recursos del proyecto. Recordemos que las UGSP, como responsables
de dichos bienes, deben incorporar inmediatamente los mismos a su patrimonio,
rotulando, controlando e inventariando las altas.
3. Según el Manual P.N.U.D, el proyecto es responsable patrimonial de los bienes desde el
momento en que son adquiridos, hasta el momento en el que media acta de
transferencia. A partir de ese momento, el responsable de los mismos es quién recibe
dichos bienes y quién determina el destino de los mismos, debiendo llevar un detalle de
su ubicación exacta, la cual no se refleja en el libro de Bienes y Equipos del Proyecto.
4. Sin comentarios de la UGSP Salta.
5. Libro de Bienes No Fungibles y Balance de Sumas y Saldos.
En el cuadro que se expone más abajo a modo de conciliación se detallan:
- los saldos de las cuentas contables consideradas como base para elaborar el libro
Mayor de Bienes y Equipos
- los saldos de las cuentas contables no inventariables
- el ajuste de los saldos contables de las cuentas inventariables
La diferencia de saldos se explica porque la auditoria ha considerado el saldo total del
rubro “bienes”. Según detalle adjunto se explica como se compone el saldo de Bienes
no fungibles, los cuales son parte y no la totalidad de la cuenta “bienes” del proyecto
47
PROYECTO PNUD ARG 04/023-PISMIP
SALDOS CONTABLES
1.04.01.02.01.01.00.00.00 EQUIPAMIENTO INFORMATICO FF11
$ 491.177,33
1.04.01.02.01.02.00.00.00 EQUIPAMIENTO INFORMATICO FF22
1.04.01.02.02.01.00.00.00 SOFTWARE FF11
1.04.01.02.02.02.00.00.00 SOFTWARE FF22
$ 2.742.542,29
$ 4.453,66
$ 39.037,88
1.04.01.02.03.01.00.00.00 EQUIPAMIENTO MEDICO FF11
1.04.01.02.03.02.00.00.00 EQUIPAMIENTO MEDICO FF22
1.04.01.02.05.01.00.00.00 MOBILIARIO FF11
$ 2.297.960,97
$ 19.570.147,69
$ 45.588,71
1.04.01.02.05.02.00.00.00 MOBILIARIO FF22
1.04.01.02.06.01.00.00.00 AUDIOVISUAL FF11
1.04.01.02.07.01.00.00.00 VEHICULOS FF11
$ 1.233.634,09
$ 15.149,61
$ 295.490,04
1.04.01.02.07.02.00.00.00VEHICULOS FF22
$ 2.653.048,33
SALDOS CONTABLES AL 31/12/2006
$ 29.388.230,60
Cuentas Contables NO INVENTARIABLES
Equipamiento informático IVA
Sofware IVA
Equipamiento Médico IVA
Mobiliario IVA
Audiovisual IVA
Vehículos IVA
Otros Gastos y Servicios
Total cuentas contables NO INVENTARIABLES
$ 235.391,12
$ 5.305,81
$ 2.594.576,00
$ 268.363,78
$ 3.181,42
$ 367.772,12
$ 4.845.558,44
$ 8.320.148,69
TOTAL BIENES INVENTARIABLES Y NO
INVENTARIABLES
$
37.708.379,29
CONCILIACION
SALDOS CONTABLES
$ 29.388.230,60
BIENES NO INVENTARIABLES
AP 20050086 MAXICOM CABLEADO ESTRUCTURADO
-$ 29.939,67
AP 20050140 SERV.INTEG.COM. CABLEADO ESTRUCTURADO
-$ 3.195,04
AP 20050148 MAXICOM INSTALACION PORTERO ELECTRICO
AP 20050385 CONSTRUCTORA G.A. REMODELACION DE
OFICINAS
-$ 840,00
AP 20050778 MATERYN CESTOS PAPELEROS
AP 20051351 BICISPORT S.A. CASCOS P/BICI
AP 20060545/1178 CAREL CIRUGIA LPI 01/05 LOTE 35-SUTURAS
AP 20061549/2917 CAREL CIRUGIA LPI 01/05 LOTE 36-SUTURAS
AP 20062469 BOOT COMPUTERS PENDRIVE
AP 20062473 MATERYN EQUIPAMIENTO SRL-CESTOS
AP 20062492 PROVEEDURIA MEDICA SRL-CINTAS METRICAS
48
-$ 3.121,80
-$ 96,00
-$ 46.110,00
-$ 359.019,91
-$ 754.509,32
-$ 1.796,30
-$ 234,00
-$ 2.053,29
AP 20063010 REYSA IMPRESORES SRL -GESTOGRAMA-CINTAS
BIENES CONTABILIDAZOS EN OTRAS CUENTAS
AP 20062474 MATERYN CONTABILIZADO EN EQUIPOS VARIOS
AP 20062057 MERIOT SA CONTABILIZADO EN EQUIPOS VARIOS
-$ 52.000,00
$ 39.042,15
$ 155.357,00
ANTICIPOS DEL 80% CONTABILIZADOS EN EL AÑO 2006
AP 20060917 PROVEEDURIA MEDICA LOTE 6-10-23-31
AP 20061033 PROVEEDURIA MEDICA LOTE 5-7-8-33
-$ 103.417,59
-$ 37.759,96
AP 20061437 PROVEEDURIA MEDICA LOTE 11-21-26-28-29-30
AP 20061587 PROVEEDURIA MEDICA LPI 1/05 LOTE 21-26-28-2930
AP 20062249 PROVEEDURIA MEDICA LPI 1/05 LOTE 21-26-28-2930
-$ 490.903,95
AP 20062628 PROVEEDURIA MEDICA SRL LOTE 21-28-29-30
-$ 478.872,38
-$ 191.855,51
-$ 455.619,85
AP 20063068 HP LPI 03/05 LOTE UNICO
-$ 93.755,20
BIENES A INVENTARIAR AL 31/12/2006
$ 26.477.529,98
SALDO LIBRO MAYOR DE BIENES ACUMULADO AL 31/12/2006
$ 26.477.529,98
Recomendaciones:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos)
para validar la información.
BUENOS AIRES, 31 de agosto de 2007.
49
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/04/023 “PROYECTO DE INVERSIÓN EN SALUD
MATERNO INFANTIL PROVINCIAL- PRESTAMO BIRF 7225-AR”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/04/023.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/06 con los registros
en moneda local y extracontables en moneda extranjera que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría (subcontratos);
- inspección ocular;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
50
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2006; y
- el 41,45 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Cta. Atlas
Concepto
Aplicaciones del
Ejercicio en $
% de
Incidencia
Muestra en $
% de Muestra
71305
Consultores Locales
3.717.055,64
10,51%
855.761,01
23,02%
71405
Contratos de Servicio Individuales
135.906,00
0,38%
69.160,00
50,89%
71620
72125
Viáticos Nacionales
1.649.212,49
4,66%
531.292,61
32,21%
Gs. Serv. Estudios e Investigaciones
2.312.912,61
6,54%
1.006.498,51
43,52%
72140
Gs. Serv. Tecnología de la Información
36.451,54
0,10%
36.451,54
100,00%
72205
Equipamiento de Oficina
741.488,00
72330
Productos y equipamientos médicos 19.318.577,83
2,10%
288.284,00
38,88%
54,61%
7.282.821,23
37,70%
72399
Otros Bienes y Productos
819.111,33
2,32%
427.517,00
52,19%
72445
Servicios Comunes Comunicación
0,00
0,00%
0,00
0,00%
72510
Publicaciones
1.483.083,82
4,19%
725.350,70
48,91%
72710
Otros Gastos
0,00
0,00%
0,00
0,00%
72805
Adquisición de hardware
1.852.317,40
5,24%
1.510.948,92
81,57%
73105
Alquileres
56.734,50
0,16%
56.734,50
100,00%
74110
Gastos de Auditoría
1.693.818,04
4,79%
1.693.818,04
100,00%
74525
Otros Gastos
697.799,79
1,97%
178.122,82
25,53%
Costo Pnud
859.223,29
2,43%
0,00
0,00%
35.373.692,28
100,00%
14.662.760,88
41,45%
Total general
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 31 de agosto de 2007.
51