2003_010info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio Nº 6 finalizado el 31/12/01)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria
detallados en I- siguiente, por el ejercicio Nº 6 finalizado el 31/12/01, correspondientes al
“Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial” (PROVINCIAS II) dependiente del Ministerio del
Interior, parcialmente financiado a través del Convenio de Préstamo N° 3877-AR, suscripto el 5
de diciembre de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF) y su modificación de fecha 28 de junio de 1996.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estados financieros básicos:
a) Balance General –consolidado- al 31 de diciembre de 2001, comparativo con el
ejercicio anterior, expresado en pesos, y notas anexas 1 a 10 que forman parte del
mismo.
b) Resumen de Fuentes y Usos de Fondos del período 2001 – Consolidado - expresado
en pesos.
c) Resumen de Fuentes y Usos de Fondos Acumulado – Consolidado - expresado en
pesos.
d) Resumen por Categorías del período 2001 (Cuadro de Inversiones), expresado en
pesos.
1
e) Resumen por Categorías acumulado al 31 de diciembre de 2001 (Cuadro de
Inversiones), expresado en pesos.
La información precedente ha sido preparada por la Unidad Ejecutora Central y es de su
exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado los trabajos en campo entre el 19/08/02 al 20/12/2002 y el
27/12/02, fecha en que fueron recepcionados los estados financieros definitivos del
Proyecto.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las
circunstancias, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta excepto
por lo que a continuación se expone:
a) La UEP Bs. As. tiene registrado como “Inversiones Provincia” gastos significativos no
elegibles (sueldos, honorarios, viáticos, etc.), que se rigen exclusivamente por normas
de la Provincia, en los cuales la UEC y el BIRF no tienen ningún tipo de intervención y
que no fueron tenidos en cuenta en los procedimientos aplicados por esta auditoría.
b) No se ha tenido la respectiva carta de gerencia por parte de la UEP Tucumán.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Con relación a la aprobación del Convenio de Ejecución con el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo – Unión Internacional de Telecomunicaciones
(PNUD-UIT) en el marco del proyecto –Solución a la Crisis Informática del año 2000
para la Administración de la Provincia de Buenos Aires –ARG/99/013/A/01/20- por un
monto de USD 36.311.360.- (USD 16.312.707,20 financiado con recursos propios del
Gobierno de la Provincia de Buenos Aires y USD 19.998.652,80 con fondos
provenientes de un acuerdo con el Banco Mundial), aprobado por Decreto N° 2894/99
de fecha 12/10/99 y nota 2683/99 de no objeción a la contratación por parte del Banco
Mundial, se registraron dos transferencias de fondos de USD 2.500.000.- y USD
350.000.- para financiar la primera y segunda parte de la compra directa, y los costos
administrativos referentes a esa compra, que constituyen anticipos de fondos y que
fueron aportados con fondos provinciales, sin financiación del BIRF.
Respecto a la aprobación del Convenio de Ejecución con el Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo – Unión Internacional de Telecomunicaciones (PNUD-UIT)
en el marco del proyecto –Modernización de la Dirección Provincial del Registro de las
Personas –ARG/99/005/A/01/20- por un monto de USD 31.763.494.- (USD
10.787.601.- financiado con recursos propios del Gobierno de la Provincia de Buenos
Aires y USD 20.975.893.- con fondos provenientes de un acuerdo con el Banco
Mundial), aprobado por Decreto N° 1330/00 de fecha 18/05/00 y nota 2683/99 de no
objeción a la contratación por parte del Banco Mundial, se registró una transferencias de
fondos de USD 600.000.- que fueron aportados con fondos provinciales, sin
financiación del BIRF.
Sobre el particular, dichas transferencias, si bien se constituyeron en aporte provincial,
se mantiene del ejercicio anterior en el primer caso y del ejercicio en el segundo como
crédito del Programa sin que al cierre del mismo hayan sido rendidos por parte del
mencionado Organismo Internacional.
La presente aclaración se corresponde con lo expresado en la Nota Nº 5 (Créditos
Varios) a los Estados Financieros del Programa, manteniéndose la situación al 31/12/01.
3
b) Se ha observado que distintas Unidades Ejecutoras Provinciales (Buenos Aires y
Formosa según muestra), a excepción de la Provincia de Tucumán que cuando se refiere
a beneficiarios locales las obligaciones correspondientes también se cancelan en Bonos
(BOCADE), realizaron cancelaciones de sus obligaciones de contraparte local en
Bonos, situación que podrían alterar las condiciones generales del Convenio de
Préstamo.
c) No obstante la respuesta obtenida por el Coordinador de Operaciones Administrativas
de la UEC respecto a que sobre el Programa no existen denuncias en al misma, se señala
que la denuncia efectuada por la Oficina Anticorrupción corresponde al Préstamo BID
1068/OC-AR (GAO). Sobre el particular la Oficina dependiente del Ministerio de
Justicia de la Nación, ha requerido con fecha 18/03/02 copia del contrato de préstamo
3877-AR, acompañado con los documentos correspondientes a órdenes de pago, copias
de expedientes de contrataciones y antecedentes de creación de la UEC, no teniendo
conocimiento esta auditoría de resolución al respecto por parte de dicho Organismo.
Con referencia al contrato con la U.T.E. GUADO S.A. – BONFANTI-DE BIASO S.C.
para la realización de la Obra “Nuevo Hospital de Niños” de la Provincia de Santa Fé se
encuentra en etapa de consideración del recurso de reconsideración y apelación contra el
Decreto Nº 1032/01, por el cual se rescindió el contrato aludido.
d) Con referencia a la información expuesta en el Resumen de Fuentes y Usos de Fondos
del Período 2000 -Consolidado-, se observaron diferencias en los montos expuestos en
los rubros Financiamiento (Aportes Locales -Otros-) y Gastos del Proyecto (Otros
Gastos -Otros Gastos-), como consecuencia de haberse compensado incrementos y
disminuciones con respecto a los activos y pasivos del proyecto.
e) Con fecha 6 de enero de 2002 se estableció un nuevo régimen cambiario mediante la
creación de un mercado oficial y un mercado libre de cambio. La paridad inicial fijada
para el mercado oficial fue de $ 1,40 por USD. Las cotizaciones del mercado libre
resultarían de libre juego de la oferta y la demanda. El 8 de febrero de 2002, se emitió
el Decreto N° 260 (Régimen Cambiario), el cual establece a partir del 11 de febrero de
2002 un mercado único y libre de cambios por el cual se cursarán todas las operaciones
de cambio en divisas extranjeras las que serán realizadas al tipo de cambio que sea
4
libremente pactado de acuerdo con los requisitos que establezca el Banco Central de la
República Argentina. Al 31 de diciembre de 2001, el Programa registra depósitos en
moneda extranjera de acuerdo con el siguiente detalle: Banco Nación Argentina
Sucursal Nueva York USD 429.842,84.
f) Existe discrepancia entre la información expuesta en el estado mencionado en 1) a) y
b) precedentes y lo detallado en las notas a los estados financieros, conforme se expone
a continuación.
Nota Nº
s/nota
s/EEFF
Diferencia
7
8.309.993,46
8.309.993,56
0,10
8
157.184.047,01
157.184.044,62
2,39
9
9.035.788,46
9.035.787,89
0,57
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- b) c) y
d) precedentes y sujeto a los ajustes que podrían surgir de lo expuesto en II- y III- a)
anterior, los estados financieros identificados en I- presentan razonablemente, en sus
aspectos significativos, la situación financiera del “Segundo Proyecto de Desarrollo
Provincial” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones operadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales en la
República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N°
3877-AR BIRF del 05/12/95 y su modificación.
BUENOS AIRES, 27 de diciembre de 2002.
5
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/01)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco
Mundial durante el ejercicio 2001, correspondientes al “Segundo Proyecto de Desarrollo
Provincial”, parcialmente financiado a través del Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF del 5
de diciembre de 1995.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso del Período, por el ejercicio finalizado el 31/12/01
expresado en pesos (al tipo de cambio $ 1 = USD 1).
El estado ha sido preparado por la Unidad Ejecutora Central y se adjunta inicialado por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
6
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de la documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la
elegibilidad de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I-,
correspondiente
al
“Segundo
Proyecto
de
Desarrollo
Provincial”,
resulta
ser
razonablemente confiable para sustentar los Estados de Gastos y las Solicitudes de Retiro
de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el
ejercicio finalizado el 31/12/01, de conformidad con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo N° 3877-AR del 05/12/95.
BUENOS AIRES, 27 de diciembre de 2002.
7
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/01)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado
el 31/12/01, correspondiente a la Cuenta Especial del “Segundo Proyecto de Desarrollo
Provincial”, suscripto el 05/12/95 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento, y su modificación del 28/06/96.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/01, expresado en pesos.
El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora Central del Proyecto al tipo de cambio $ 1
= USD 1 sobre la base de los movimientos de la cuenta en dólares N° 000700227000
“BCRA-PROG DESA PROV BIRF 3877-DESEM”, abierta en el Banco de la Nación
Argentina, Sucursal Nueva York y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
8
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de la Cuenta Especial
identificado en I- precedente, presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la
Cuenta Especial del “Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial” al 31/12/01 así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
las estipulaciones sobre el uso de los fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo
5 del Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF de fecha 05/12/95.
BUENOS AIRES, 27 de diciembre de 2002.
9
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/01)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial”, por el ejercicio finalizado el
31/12/01, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N°
3877-AR, suscripto el 05/12/95 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su modificación de fecha 28/06/96.
El Proyecto fue ejecutado por la ex Secretaría de Asistencia Financiera a las Provincias
(actualmente por la Secretaría de Provincias) del Ministerio del Interior, a través de una Unidad
Ejecutora Central (UEC) creada al efecto y Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP) constituidas
en las provincias integrantes del mismo.
1) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 225.000.000.-.
Cumplida. Al 31/12/01 el total desembolsado, según información del BIRF, a valores
históricos, ascendió a USD 191.159.695.-. Al respecto se observa una diferencia de USD
1.103,54 respecto de lo registrado (Nota 10) que corresponde a diferencias de cambio, el cual
revaluado asciende a USD 191.158.591,56.2) Sección 2.02 (a): Retiros del monto del préstamo.
Cumplida. La información requerida obra en el “Estado de la Cuenta Especial al 31/12/01” y
10
en el “Resumen de Fuentes y Usos de Fondos del período”, adjuntos al presente informe.
3) Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial.
Cumplida. Se mantiene la cuenta Especial N° 000700227000 “BCRA-PROG DESA PROV
BIRF 3877-DESEM” en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York.
4) Sección 2.04: Comisión de compromiso.
Cumplida. Durante 2001 se abonó en concepto de comisión de compromiso lo siguiente:
Fecha Vto
Importe en USD
16/04/01
82.168,77
15/10/01
58.091,29
5) Sección 2.05 (a): Intereses.
Cumplida. Durante el ejercicio 2001 se abonó en concepto de intereses lo siguiente:
Fecha Vto
Importe en USD
16/04/01
5.233.987,20
15/10/01
4.098.397,41
6) Sección 2.07: Amortización (Anexo 3)
Cumplida. Se abonó en concepto de amortizaciones del Préstamo USD 22.473.453,19. Cabe
aclarar que según los registros del Banco el monto amortizado revaluado en canasta de
monedas ascendió a USD 22.500.000.7) Sección 3.01 (a) (ii): Compromisos con los objetivos del Proyecto - Convenios de
préstamo subsidiarios.
El Programa nos informó que durante el ejercicio 2001 no se celebraron, modificaron ni
rescindieron Convenios de Préstamo Subsidiarios con las provincias participantes.
11
8) Sección 3.01 (c): Représtamo de los recursos del préstamo.
Reiteramos los señalamientos expuestos en 7) precedente.
9) Sección 3.01 (d): Propósitos del préstamo a través de los convenios subsidiarios.
Cumplida.
10) Sección 3.01 (e): Ejecución del proyecto de conformidad con las disposiciones del
Manual.
Cumplida. No obstante cabe tener en cuenta lo señalado en la sección 3.06 (a) siguiente.
11) Sección 3.02: Adquisición de bienes y contratación de obras y servicios de consultoría.
Cumplida parcialmente. Nos remitimos a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección
adjunto.
12) Sección 3.04 (a): Conformación de la Unidad Ejecutora Central.
Cumplida. Mediante el Decreto N° 20/99 de fecha 13/12/99 se establece la conformación
organizativa y objetivos de las Secretarías y Subsecretarias que habrán de depender de la
Presidencia de la Nación, de la Jefatura de Gabinete de Ministros y de los Ministerios,
asignándole a la Secretaría de Provincias dependiente del Ministerio del Interior las
funciones de gestionar la asignación y supervisar la ejecución de fondos con destino a las
provincias provenientes de los organismos multilaterales de crédito.
13) Sección 3.05: Informes semestrales.
Cumplida. Al respecto, se puso a disposición de esta auditoría los siguientes informes de
Progreso semestrales:
PERIODO
NOTA ELEVACION AL BIRF Nª
FECHA
MARZO 2001
649/2001
16/04/2001
SEPTIEMBRE 2001
1820/2001
11/10/2001
MARZO 2002
379/2002
04/04/2002
12
14) Sección 3.06 (a): Intercambio de opiniones entre el Banco y la UEC sobre el
cumplimiento de la UEC y de las UEP’s en la coordinación y ejecución del Proyecto.
Al respecto, en el Ayuda Memoria de la Misión del BIRF del 03/12/01 al 17/12/01, si bien
expresa que el Proyecto mantiene su grado de avance (ejecución) altamente satisfactorio, se
hacen algunas recomendaciones sobre ciertos aspectos del Programa que conviene apuntar:
En vistas del alto grado de ejecución del programa, la misión y la UEC están de acuerdo en
mantener la fecha original de cierre del Programa (30 de junio de 2002), a pesar de que
ambas partes reconocen las dificultades extraordinarias que impone el entorno. Para ello, la
UEC deberá focalizar sus esfuerzos en:
a) el activo gerenciamiento de la cartera, en cuanto a:
i) la ejecución de los subproyectos y
ii) la disponibilidad de contrapartidas provinciales, y
b) en conducir actividades de cierre orientadas a:
i) asegurar la sostenibilidad de los distintos subproyectos,
ii) medir el impacto del programa, y
iii) recoger las lecciones aprendidas en cada sector.
15) Sección 3.08: Presentación de préstamos subsidiarios al Banco para su aprobación.
Cumplida. Al respecto el Programa nos informó que durante el ejercicio 2001 no se
celebraron, modificaron ni rescindieron Convenios Subsidiarios.
16) Sección 4.01 (a): Registros contables.
Cumplida. Téngase en cuenta lo señalado en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
17) Anexo 6, puntos 6 y 7: Ampliación de la asignación inicial.
Cumplida. Sobre el particular el Programa nos informó que durante el ejercicio 2001 no se
efectuaron ampliaciones o cancelaciones de asignación inicial, ni cancelaciones de
Convenios Subsidiarios.
13
18) Anexo 6, punto 11. (a): Informes semestrales de ejecución presentados por las
provincias participantes.
Nos remitimos a lo expuesto en 13) precedente.
BUENOS AIRES, 27 de diciembre de 2002.
14
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2001)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Segundo
Proyecto de Desarrollo Provincial”, una serie de observaciones y recomendaciones sobre
aspectos administrativo-contables y del sistema de control interno, surgidos como consecuencia
del examen practicado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por
el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001.
Teniendo en cuenta que la operatoria del Proyecto es otorgar créditos (subpréstamos) a las
provincias participantes, esta auditoría procedió a realizar inspecciones in-situ en las Unidades
de Ejecutoras Provinciales (UEP) de Salta, San Juan, Neuquén, Tucumán, Misiones, Santa Fe,
Formosa y Buenos Aires, además de la correspondiente a la Unidad Ejecutora Central (UEC),
con el fin de cerciorarse sobre el grado de cumplimiento de las estipulaciones del Reglamento
Operativo que se basa en las distintas cláusulas del Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF y
por consiguiente, de la correcta utilización de los recursos del financiamiento.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
15
I-
UNIDAD EJECUTORA CENTRAL
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
1) REGISTROS
Observaciones:
1) Se ha detectado que el sistema permite emitir órdenes de pago con el mismo
número, esta observación ya fue comunicada a la UEC en el ejercicio anterior,
siendo su descargo: “La UEC tomará en cuenta la observación formulada”.
2) El sistema permite que la UEC pueda cargar información (carga de datos)
correspondientes a las provincias participantes, produciendo en consecuencia
incongruencias entre la información contable que mantiene la UEC del Proyecto
en su conjunto con la de las respectivas UEP's en particular.
Esta observación ya fue comunicada a la UEC en el ejercicio anterior, siendo su
descargo: “Habiéndonos interiorizado del inconveniente surgido en algunas de las
U.E.P. participantes del Programa …., la U.E.C. tomará en cuenta la observación
formulada”.
Comentarios:
1) En el Sistema está previsto que las Ordenes de Pago se identifiquen a través de un
número único. La existencia de más de un comprobante con igual Número, se
debe a que el Sistema asigna Subnúmeros distintos para diferenciar una orden de
pago original (subnúmero 00), con los cambios que la pueden afectar; anulación
(subnúmero 99) y rectificación (subnúmero 01). Por consiguiente, salvo para
anulaciones o rectificaciones, no resulta posible emitir dos órdenes de pago
diferentes con igual número.
2) Las registraciones manuales que realiza la UEC en la contabilidad
de las
provincias, están referidas en general a asientos de ajuste de auditoría,
reclasificación de cuentas y modificaciones a los planes de cuentas principal y
auxiliares.
En virtud de la observación efectuada, se dispondrá que en lo sucesivo se adopte
la modalidad de carga en cada Unidad Ejecutora, para lo cual se instruirá a dichas
16
unidades cada vez que sea preciso realizar tales registraciones, quedando a cargo
de esta UEC los controles pertinentes para asegurar que las mismas se hayan
realizado en forma correcta. La UEC adoptará como modalidad para el cierre del
ejercicio 2002, que los Estados Contables Provinciales se encuentren debidamente
firmados por el Coordinador Ejecutivo y/o responsables respectivos de cada
Unidad Ejecutora Provincial, al momento de ser incorporados en los Estados
Consolidados del Programa.
Recomendación: Profundizar los controles contables a efectos de mejorar la calidad
de la información. Determinar claves de acceso al sistema Contable para la carga de
la información de los UEPS y la UEC, a fin de determinar responsabilidades.
2) DISPONIBILIDADES
- Conciliaciones Bancarias
Observación: Las conciliaciones preparadas por la UEC no se encuentran
debidamente suscriptas por un encargado de realizarlas ni por un responsable de
supervisarlas, esta observación ya fue comunicada a la UEC en el ejercicio
anterior, sin hacer la UEC comentarios al respecto.
Comentario: La U.E.C. tomará en cuenta la observación formulada, para el
ejercicio 2002.
Recomendación: Dejar evidencia en las conciliaciones bancarias preparados por
la UEC al encargado de realizarlos como así también al responsable de su
supervisión.
- Fondo Fijo
Observación: Se verificó que la UEC no reglamentó el uso de Fondo Fijo en
cuanto a montos, límites de autorizaciones, período de rendiciones, responsables,
17
etc., ya que por el mismo se canalizan distintos tipos de gastos como por ejemplo
viáticos, cursos, pasajes, o la utilización de la cuenta Proveedores Varios para
gastos menores, exponiéndolo este último dentro de rubros como capacitación,
consultoría, esta observación ya fue comunicada a la UEC en el ejercicio anterior,
siendo su descargo: ”La UEC tomará en cuenta la observación formulada”.
Comentario: Se están evaluando las alternativas tendientes a brindar un sustento
formal a los gastos realizados a través del Fondo Fijo, en el marco de las normas
vigentes para el desarrollo de los programas en ejecución.
Recomendación:
Implementar
procedimientos
escritos
respecto
al
funcionamiento y uso del fondo fijo utilizado por la UEC, dejando claramente
definido a los responsables de su uso, autorizaciones, límites de gastos, montos,
rendiciones, etc..
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
1) Se ha detectado que la distribución de intereses ganados por los fondos
depositados en la Cuenta Especial de los años 1999 y 2000, si bien se le comunicó
al Banco Central de la República Argentina que realice las transferencias a las
respectivas UEPS, las mismas a la fecha no fueron efectuadas, no observándose
alguna acción positiva que haya efectuado la UEC una vez advertida de que las
transferencias no se produjeron, con el fin de subsanar la situación planteada.
Por otra parte se señala que no existe un criterio uniforme para la contabilización
de la distribución de intereses en cuestión, algunas UEP’s los contabilizaron como
Crédito, otras no lo contabilizaron y otras tomaron parte de esos créditos como
saldo a favor para el pago de servicios de deuda.
18
2) Se ha detectado que el sistema no advierte cuando se rinde un mismo
comprobante (factura) en diferentes Solicitudes de Adelantos de Fondos. Ej.
Provincia de Santa Fe:
SAF
62
70
Importe
15.200
15.200
Rendición
7
3
Consultor
Vega, Alejandro
Vega, Alejandro
Factura
33
33
3) Se ha verificado que cuando las UEP’s emiten una orden de pago para una
solicitud de reintegro, el sistema diferencia en forma automática los montos por
fuente de financiamiento de acuerdo a la matriz, pero contablemente imputa a una
misma cuenta de inversiones de la Provincia, no efectuando las mismas, una vez
cobrado el reintegro, el correspondiente ajuste como lo indica el Manual
Operativo del Préstamo, excepto Buenos Aires y G.C.B.A., trayendo como
consecuencia la subvaluación en las inversiones BIRF y una sobrevaluación en las
inversiones Locales. La situación planteada fue regularizada por la UEC.
4) Si bien las UEP’s incluyen dentro de sus balances gastos no elegibles como por
ejemplo: papelería, bienes de consumo, personal de apoyo para la administración
del programa, etc., que son solventados únicamente con fondos provinciales y que
son de poca significatividad respecto de los fondos transferidos del BIRF, se
señala que la UEP Bs. As. utiliza las cuentas del proyecto –Cuenta Proyecto en
pesos y Cuenta en Patacones- para pagos de gastos no elegibles (sueldos,
honorarios, viáticos, etc.), destacándose que en el año 2001 se realizaron gastos
por los conceptos señalados de $1.437.685,10 ,y comparándolo con las
transferencias de fondos BIRF, para el mismo año, de $1.360.814,72 , evidencia
un ingreso muy significativo de fondos provinciales al programa para gastos que
no forma parte de la contrapartida y que se rigen exclusivamente por normas de
la Provincia, cuando el Manual del Convenio de Préstamo establece que “Los
retiros de la Cuenta Proyecto, serán utilizados exclusivamente para el pago de las
erogaciones que la provincia efectúe con relación a los gastos financiables de
19
proyectos admisibles”. Esta situación permite que en el balance de la UEP BS.
AS, que forma parte del consolidado, se reflejen movimientos de fondos muy
significativos en los cuales la UEC y el BIRF no tienen ningún tipo de
intervención y que dicho balance sea más representativo de los gastos de la
Provincia que el de las inversiones realizadas con fondos del préstamo BIRF
3877-AR.
5) Por Nota 104/01 de fecha 10/09/01, la UEP de la Provincia de Buenos Aires
solicitó se proceda a la modificación del sistema informático, habilitando cuentas
especiales que permitan la registración de operaciones realizadas en bonos. Por
Nota 61/01 de fecha 04/11/01 remitida por la UEC, recibida el día 20/11/01 por la
UEP Bs. As., en respuesta a la nota 104/01, se indica cómo proceder en los casos
en que se deban realizar cancelaciones de deudas correspondientes a contrapartida
provincial mediante Bonos de Consolidación de Deuda o Patacones. Asimismo la
UEP de Formosa informó que ha sido autorizada a cancelar contrapartidas
provinciales con Bonos (BOCANFOR). Sobre la misma situación que se reitera
en otras provincias, como por ejemplo: Tucumán y Corrientes entre otras, no se
tuvo a la vista autorización alguna al respecto, sabiendo que ello, afecta lo
establecido en el convenio de préstamo.
6) Con relación a la aprobación del Convenio de Ejecución con el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo – Unión Internacional de Telecomunicaciones
(PNUD-UIT) en el marco del proyecto –Solución a la Crisis Informática del año
2000 para la Administración de la Provincia de Buenos –ARG/99/013/A/01/20por un monto de USD 36.311.360.- (USD 16.312.707,20 financiado con recursos
propios del Gobierno de la Provincia de Buenos Aires y USD 19.998.652,80 con
fondos provenientes de un acuerdo con el Banco Mundial), aprobado por Decreto
N° 2894/99 de fecha 12/10/99 y nota 2683/99 de no objeción a la contratación por
parte del Banco Mundial, se registraron dos transferencias de fondos de USD
2.500.000,- y USD 350.000,- para financiar la primera y segunda parte de la
compra directa, y los costos administrativos referentes a esa compra, que
constituyen anticipos de fondos y que fueron aportados con fondos provinciales,
20
sin financiación del BIRF. Respecto a la aprobación del Convenio de Ejecución
con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – Unión Internacional
de Telecomunicaciones (PNUD-UIT) en el marco del proyecto –Modernización
de la Dirección Provincial del Registro de las Personas –ARG/99/005/A/01/20por un monto de USD 31.763.494,- (USD 10.787.601,- financiado con recursos
propios del Gobierno de la Provincia de Buenos Aires y USD 20.975.893,- con
fondos provenientes de un acuerdo con el Banco Mundial), aprobado por Decreto
N° 1330/00 de fecha 18/05/00 y nota 2683/99 de no objeción a la contratación por
parte del Banco Mundial, se registró una transferencias de fondos de USD
600.000,- que fueron aportados con fondos provinciales, sin financiación del
BIRF.
Sobre el particular, dichas transferencias, si bien se constituyeron en aporte
provincial, los mismos se mantienen como crédito del Programa, del ejercicio
anterior en el primer caso (USD 600.000.-) sin que el cierre del ejercicio hayan
sido rendidas como gastos del Proyecto por el organismo subejecutor.
7) Del análisis de los pagos efectuados por las provincias participantes, surge en
algunos casos la falta de cumplimiento por parte de éstas de la realización del
aporte local en tiempo y forma según lo establecido en el respectivo Convenio,
produciendo los consecuentes retrasos en la ejecución.
8) Se ha detectado en un caso (consultor CONCA, Andrés O.) Contrato de Locación
de Servicios Profesionales Nº A-25/2/0894, con vigencia desde el 01/09/01 hasta
el 31/12/01, paralelamente tenía un Contrato de Locación de Obra Nº 269/2001)
profesional en el proyecto ARG/97/046 – Apoyo a la Unidad de Coordinación del
Programa Materno Infantil y Nutrición del Programa de las Naciones Unidas para
el Desarrollo (PNUD), con vigencia desde el 15/11/2001 hasta el 31/12/2001.
De las Declaraciones Juradas firmadas por el consultor se desprende que existiría
algún tipo de incompatibilidad respecto de algunas de las situaciones a que se
hace mención en las mismas.
21
Comentarios:
1) En función de los elementos obrantes en la División Administración, en el
ejercicio 2001 no se llevó a cabo acción alguna tendiente a solucionar este
inconveniente.
La UEC realizará, en el ejercicio 2002, los asientos de ajuste de los intereses
devengados correspondientes a los periodos 1999 y 2000,
para aquellas
provincias que no contabilizaron la distribución respectiva. Además, se
establecerá un criterio uniforme para la contabilización y distribución de los
intereses a favor.
2) Conforme a la situación advertida, se analizará la posibilidad de implementar
controles adicionales que impidan la rendición de pagos con igual Nº de factura
para un mismo beneficiario.
3) Habiendo tomado conocimiento del inconveniente surgido en algunas Unidades
Ejecutoras Provinciales, se procederá a circularizar a todas las jurisdicciones
participantes del préstamo, un instructivo con las indicaciones referidas a la
reclasificación de las inversiones en el momento que se efectúan los reintegros de
fondos, de acuerdo con lo estipulado por el manual operativo de Convenio de
Préstamo. Asimismo, se procedió a realizar los asientos de ajuste propuestos por
representantes del Organismo Auditor.
4) Por nota Nro. 140/02, de fecha 20/11/02, el Director de General de
Administración del Ministerio de Economía de la Provincia de Buenos Aires ha
remitido respuesta al requerimiento formulado por los representantes de la AGN.
5) Esta UEC entiende que si el acreedor acepta el pago y emite su recibo, no se
advierte que la obligación pertinente pueda no ser dada como cancelada. Por
consiguiente, a pesar de lo informado por esa representación, corresponderá
evaluar en qué medida las situaciones señaladas altera las condiciones generales
del Convenio de Préstamo.
6) Se informa que en el área Administración de esta Unidad no existen antecedentes
vinculados a los convenios realizados entre la Provincia de Buenos Aires y el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y la Unión
22
Internacional de Telecomunicaciones (UIT).
Por consiguiente, la Unidad Ejecutora Central no posee documentación que
respalde las registraciones que originaran la inclusión de los montos señalados en
la nota mencionada, en el rubro Créditos Varios del Activo de los Estados
Financieros sujetos a examen por parte de esa Auditoría.
No obstante, se ha dado traslado de las actuaciones pertinentes a la Coordinación
del Programa a fin de requerir opinión sobre el estado de los proyectos
comprendidos en los convenios Provincia de Buenos Aires – PNUD/UIT.
7) Durante el ejercicio 2002, la UEC informa a aquellas provincias que tienen
dificultades o demoras en la efectivización del aporte local, imponiendo la
obligación de regularizar la situación en un plazo de diez (10) días hábiles.
8) Habiéndose tomado conocimiento de la situación planteada en este punto, se
elevará el tema a la División Asuntos Legales de la UEC, a los efectos que se
adopten las medidas que estime pertinentes.
Recomendaciones:
1) Conciliar la información y corregir las diferencias detectadas.
2) Asignar claves de seguridad en el sistema contable implementado.
3) Conciliar periódicamente la información a efectos de determinar las posibles
diferencias.
4) Analizar la relación entre los gastos elegibles del Proyecto con aquellos
admisibles no financiables incluidos en el mismo.
5) Resolver formalmente la situación planteada con los organismos intervinientes.
(BIRF).
6) Mantener todos los antecedentes relativos a los Convenios de Ejecución PNUDUIT ARG/99/013/A/01/20 con fondos provenientes de un acuerdo con el Banco
Mundial por USD 19.998.652,80 y ARG/99/005/A/01/20 con fondos provenientes
de un acuerdo con el Banco Mundial por USD 20.975.893,- a los cuales mediante
nota 2683/99 se les dio la no objeción a la contratación por parte del Banco.
• Solicitar a la UEP en caso de corresponder, las respectivas rendiciones de
23
gastos sobre los fondos transferidos para la realización de esos subproyectos.
• Requerir formalmente al PNUD, en caso de corresponder, copia autenticada de
los informes de auditoría llevados a cabo en los distintos ejercicios sobre los
subproyectos en cuestión.
7) Efectuar un control estricto de las obligaciones asumidas por las provincias
participantes respecto a la provisión de fondos por estar comprometidas.
2) CONTRATACIÓN DE CAPACITADORES
Observaciones:
a) No existen antecedentes, normas, reglamentos o algún documento que determine o
fije los parámetros y requisitos necesarios para poder estar incluidos en el registro de
profesionales capacitadores a efectos de poder participar de las listas cortas
preparadas por el Proyecto.
b) No se ha tenido a la vista la respectiva no objeción del BIRF para los contratos
números 821, 863, 864, 766 y 862.
c) No fueron puestos a nuestra disposición los informes finales correspondientes a los
profesionales registrados bajo los contratos números 766, 767, 821, 862, 863 y 864,
que según los términos de referencia éstos debían presentar, condición necesaria
además, para la liberación de los respectivos pagos.
Comentarios:
a) Para poder estar incluidos en el registro para la confección de las listas cortas en los
contratos de capacitación no existe sistema orgánico. No obstante las “Normas de
Contratación”
del
Banco
Mundial
tienen
establecidas
algunas
cláusulas
reglamentarias.
b) Con respecto a las no objeciones solicitadas a los contratos mencionados, informo
que no están en nuestro poder porque era un tema administrado por la División de
Capacitación de la Unidad Ejecutora Central.
c) Los informes finales de los contratos mencionados no obran en nuestro poder. Tema
24
administrado por la División de Capacitación de la Unidad Ejecutora Central. No
contamos con esa documentación.
Recomendaciones:
a) Implementar las normas claras respecto a los requisitos para ser incluido en el
registro de capacitadores.
b) Mantener archivos completos de la información.
c) Documentar el proceso de selección y contratación de profesionales para las tareas
de capacitación manteniendo archivos completos, ordenados y foliados de todos los
antecedentes que respaldan dichas contrataciones.
II-
UEP NEUQUEN
1) BANCOS
Observación: No se analizan las partidas pendientes que surgen de las cancelaciones
bancarias preparados por el Proyecto. En algunos casos aparecen y desaparecen
partidas en las diferentes conciliaciones sin que ello signifique la existencia de un
asiento contable.
En algunos casos se verificó que esto sucede porque por las cuentas del Proyecto se
canalizan depósitos y pagos que no corresponden al mismo.
1) Conciliaciones Bancarias – Cta. 860006/6
Enero / 01
Cheques debitados del banco y no registrados al 31/12/2000:
294 – 30/11/00 $ 20.000,00.296 – 05/12/00 $ 35.000,00.Desaparecen en la conciliación del 31 de enero del 2001 sin la correspondiente
registración.
Depósito de $ 55.000,00 el 30 de enero del 2001 que se registra por asiento Nº
15089 de fecha 3 de septiembre del 2001.
Marzo / 01
25
Existen en el extracto bancario un depósito con fecha 28 de Febrero por una suma
de $ 254.459,03 y un débito por idéntico monto con fecha 3 de Marzo. El depósito
figura en la conciliación del mes de Febrero y desaparece en la correspondiente al
mes siguiente sin que ninguno de estos movimientos haya sido contabilizado.
Mayo / 01
Se han detectado cheques que se encuentran no contabilizados en el mes de Abril
y se encuentran en la conciliación de ese mes, desparecen en la correspondiente al
mes de Mayo, sin encontrarse contabilizados.
Junio / 01
Se efectuó un pago a la empresa American Trafic (contratada por el proyecto
P.C.P.) con cheque Nº 576 del 7 de Marzo por 16.558,81; el importe es devuelto
por un depósito de fecha 31 de mayo de $ 16.734,30.- Ambos movimientos son
eliminados de la conciliación junto con el cheque Nº 770 del 23 de Febrero de $
138,89 (correspondiente al pago de retenciones impositivas) resultando un saldo
de $ 36,60 registrado en la conciliación como “depósito no contabilizado”.Ninguno de estos movimientos es registrado contablemente en el mes de la
ocurrencia..
La Provincia mantiene una cuenta en la cual se depositan los fondos que transfiere la
Tesorería General de la Provincia y desde la cual se distribuyen a los distintos
programas; cuando alguno de las cuentas de los programas no posee disponible se
hacen pases entre cuentas que no quedan registrados contablemente.
Comentarios de la UEP: Al no tener conocimiento de la posibilidad de utilización de
órdenes de pago contable, es que dichas registraciones no se realizaron. En septiembre
de 2001, en uno de los viajes a Neuquen del Cr. Walter Grassi responsable de la
división administración de la Unidad Ejecutora Central, nos capacita sobre el tema, y es
que a partir de esa fecha se soluciona esta observación.
Recomendación: teniendo en cuenta que el programa tiene fecha de finalización
26
original junio/2002, las UEP`s deberían tener un sólido conocimiento del sistema
contable. El hecho de canalizar fondos ajenos al Programa por las cuentas del mismo
constituye en incumplimiento del Manual Operativo y no un desconocimiento de la
operatividad del sistema contable.
2) Registraciones:
Observación: En los casos en los que la provincia efectúa un pago inicial del 100% a
los proveedores con fondos propios, para luego solicitar a través de la UEP el reintegro
del monto correspondiente al financiamiento BIRF, no se efectúa la reclasificación de
las cuentas de inversiones, en lo que respecta al aporte del Banco.
El reintegro Nº 205 de fecha 29 de marzo fue acreditado en la cuenta bancaria el 17 de
abril .Al respecto al cierre del ejercicio se efectuó el ajuste correspondiente.
Comentario: Esta unidad siempre tuvo la precaución de controlar el monto del pasivo
con el BIRF, por la deuda pública que le genera a la Provincia.
Recomendación: Cabe aclarar que si bien la Provincia efectúa un control sobre el
pasivo con el BIRF, dicho control deberá hacerse extensivo a las cuentas de
inversiones, a efectos de mantener la información correcta y actualizada.
III- UEP MISIONES
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación:
1) Se observaron discrepancias entre la información contable suministrada por la UEP
respecto a la obtenida por la UEC lo que denota una falta de comunicación entre
ambas unidades ejecutoras.
2) No se identifica con un sello de “Pagado” a los comprobantes pagados por el
Proyecto a efectos de evitar, que ese mismo documento se lo utilice nuevamente
para su cobro.
27
3) Las conciliaciones bancarias preparadas por el Proyecto no contempla los asientos
de ajuste que surgen de la información contable.
4) Los legajos que se mantienen con la documentación respaldatoria de los pagos no
se encuentran foliados. Tampoco figura la cantidad de fojas que contiene.
5) Los antecedentes que respaldan todos los pasos que se deben realizar en las
contrataciones y/o licitaciones que se ejecutan con fondos del programa, no son
caratulados con número de actuación o de expediente, no están foliados, y no
guardan un orden cronológico.
Comentarios:
1) Con relación a la observación formulada en este punto, se informa que la UEP no
tiene conocimiento de las registraciones que esa Auditoria menciona que le fueron
entregadas por la UEC; motivo por el cual no es posible hacer ningún comentario.
2) Con relación a este punto, se informa que, teniendo en cuenta vuestra observación,
en adelante, serán anuladas todas las facturas originales.
3) Con relación a la observación de este punto, cabe aclarar que las conciliaciones
bancarias fueron hechas por esta Unidad Ejecutora comparando el saldo según
banco con el saldo del Mayor que surge del sistema contable al 31/12/2001.
4) Con respecto a la observación formulada en este punto, la misma será considerada y
se procederá a foliar toda la documentación incorporada a los expedientes de pago.
5) Los antecedentes que respaldan los pasos que se deben realizar en la UEP se
presentan acordes a los lineamientos trazados por los diferentes Convenios de
Préstamos vigentes, en primer lugar, y en los casos en que estas Normas no cubren
algunos aspectos de los diferentes procedimientos, se procede a la aplicación de las
Leyes Provinciales vigentes.
Toda la documentación respaldatoria se encuentra agrupada por trámites y por lo
general se trata de documentación voluminosa por incluirse pliegos, informes,
ofertas, etc., cronológicamente se los van encarpetando de manera de disponer de
una rápida y única fuente de información respaldatoria, sin desguazar cada una de
28
las ofertas, que normalmente vienen en más de un bibliorato por contener un
número elevado de ítems a ser evaluados para la calificación.
Respecto de la foliación de los documentos, las normas de los entes financieros de
los programas individualizan la documentación que se debe incluir, sin hacer
referencia a la foliación de los antecedentes. No obstante, esta Unidad Ejecutora
procederá a dar respuesta en tal sentido, procediéndose a foliar las documentaciones
que se presenten a partir de esta fecha.
Recomendaciones:
1) Mantener un intercambio de información permanente y fehaciente entre las distintas
Unidades Ejecutoras, como así también claves de acceso al sistema contable para la
carga de la información de la UEP y la UEC a fin de delimitar responsabilidades.
2) Implementar un sistema de control “sello de pagado” sobre los comprobantes
cancelados por el Proyecto.
3) Rehacer las conciliaciones bancarias una vez efectuado los asientos de ajuste
correspondiente, ya que las conciliaciones bancarias se realizaron en el ejercicio
2001 no contemplada los mismos.
4) Mantener la información debidamente ordenada y foliada.
5) Mantener la información debidamente ordenada y foliada.
2) BIENES Y EQUIPOS
Observación:
El detalle analítico del inventario de bienes valorizado del proyecto, no es coincidente
con lo expresado en el mayor contable.
Comentario: La diferencia existente entre el inventario valorizado de Bienes y el saldo
contable de la cuenta corresponde a que se han imputado a ¨Bienes¨ todas las
adquisiciones autorizadas como tal; las cuales en algunos casos incluyeron la provisión
de insumos para los bienes de uso adquiridos y, en otros, la colocación de mamparas y
de un portón en las oficinas de la UEP, conceptos que no están inventariados y que
29
constituyen el excedente de $ 61.897,87 del saldo contable en relación con el monto del
inventario.
Tales diferencias se originaron en contrataciones anteriores al ejercicio 2001. Se
encuentran en las órdenes de provisión Nros.: 03/98, 04/98, 13/98, 01/99, 14/99, 15/99,
16/99, 17/99, 01/00, 03/00 y 05/00.
Recomendación: Mantener el Registro de inventario de bienes actualizado y completo
como así también realizar recuentos físicos periódicos a fin de determinar y corregir
posibles diferencias.
3) CONSULTORES
Observación: Con referencia al contrato número A/14/2/0067 correspondiente al
consultor MELGAREJO HADDAD, Juan se ha observado lo siguiente:
a) No surge del contrato el monto del viático diario a pagar, sólo se estima una cifra
global por este concepto. Además se pagan gastos de traslado no contemplados en
el mencionado contrato (se supone que implícitamente forman parte del viático).
b) Por Nota Nº 291 del 09/04/99, el Coordinador Ejecutivo de la UEP solicita la no
objeción a un incremento del monto del contrato, estimando que como mínimo el
consultor debería realizar catorce viajes para sus intervenciones y una semana por
mes de estadía en el lugar de instalación del sistema semafórico (ciudad de
Posadas). Al analizar el contrato y sus pagos, y faltando sólo un informe para
presentar, se han realizado (según pagado por contrato suministrado a esta
auditoria) siete viajes, con un promedio de dos (2) días en el lugar de instalación del
sistema semafórico (Ciudad de Posadas). Lo señalado precedentemente denota
importantes desvíos en los tiempos presupuestados respecto de los aplicados,
generando interrogantes sobre el cumplimiento a los apartados d), e), f) y g) del
Punto 3 –Actividades a desarrollar por el consultor- del Anexo I –Términos de
30
Referencia- del Contrato.
c) Se ha verificado que los pasajes que se rinden son de clase ejecutiva, superando
ampliamente el costo estimado por la nota citada en b) anterior ($ 1.500 clase
turista).
d) Las ordenes de pago 140910, 140911 y 140953 en el formulario de rendición de
gastos del viaje, tienen las mismas fechas de viajes.
e) Existen rendiciones de pagos en concepto de traslados con recibos no oficiales, y
en fechas que no se corresponden con la del gasto principal, ni con fechas de otros.
En la rendición de un viaje del mes de agosto de 2001, que se pago el 17/10/01 se
rinden gastos del 6 de diciembre de 2001 (comprobantes). Se rinden gastos por taxis
en New York de fecha 22/8/01 cuando, en esa fecha el consultor se encontraba en
Buenos Aires. (Ordenes de Pago Nº 140886 y 140887).
f) En la rendición de los gastos de pasajes (copia del pasaje), no se adjunta la
respectiva tarjeta de embarque (boarding pass) que confirma la realización del viaje
y donde consta la fecha y hora del mismo. Este elemento resulta necesario para
verificar la correcta liquidación de los viáticos correspondientes.
Comentarios:
a) Los términos de referencia para la contratación de la consultoría destinada a la
supervisión de la provisión del Sistema semafórico de la Ciudad de Posadas, han
sido aprobados por el BIRF incluyendo una asignación global para viáticos, sin
establecerse una asignación diaria.
A fin de liquidar los viáticos en cuestión, se consideró la cantidad de días que el
consultor estaba en el país, abonándosele una asignación diaria de $ 126, monto que
utiliza la UEC para liquidar los viáticos a los consultores del Programa. El consultor
rinde además los comprobantes correspondientes a la movilidad, taxis, remises, etc.,
lo cual a criterio de la UEP se considera razonable, sin violarse ninguna cláusula
contractual, pues el total abonado en concepto de viáticos no supera en ningún caso a
la asignación global por este concepto en el contrato.
31
Las cuestiones no establecidas explícitamente en el contrato se resuelven en base a
criterios que consideramos razonables. El total abonado en concepto de gastos de
transporte terrestre, taxis, remises etc. asciende a la suma de $ 1.115,60.
b) En relación a la primera parte de las observaciones, las consideraciones que se
exponen son las siguientes:
El consultor ha sido contratado para realizar la supervisión del sistema, estando la
inspección del mismo a cargo de la Secretaría de Obras Públicas de la Municipalidad
de Posadas (el Gerente de Obra), tal lo establece el segundo párrafo de la cláusula 1
“Definiciones” de las Condiciones Especiales del Contrato.
Cabe destacarse que en virtud de la enmienda al contrato del Consultor suscrita el
02/03/2001, se acordaron agrupar las actividades del consultor relacionadas a la
recepción de todos los rubros, las que se plasman en los informes 4, 6 y 8 del cuadro
de la cláusula segunda. Adicionalmente y a fin de relevar el trabajo de la constructora
del sistema, previó la elaboración de tres Informes de Avance.
La cantidad de viajes y permanencia del Consultor en el lugar de las instalaciones, se
correspondió con la modalidad de proyecto y ejecución del sistema, propuesto por la
contratista, dada la modalidad de contratación de tipo llave en mano; al respecto al
momento de elaborarse el proyecto de la consultoría, la consignación de 14 meses
respondió a una estimación.
En la nota UEP 291/99 se destacó que “el proceso de inspección del sistema de
referencia, no requiere de una inspección permanente en el lugar de las instalaciones,
por tratarse de un sistema llave en mano. Asimismo, de acuerdo a lo establecido en
las Condiciones Generales del Contrato, las principales funciones del inspector se
deben ejercer durante la recepción de cada una de las etapas del sistema”.
En relación a la segunda parte de las observaciones del punto b), las consideraciones
son las siguientes:
Las actividades del punto d) “Supervisar la ejecución del sistema, asistiendo al
Gerente de Obra y a la Administración” han sido realizadas por el consultor tal se
establecen y según constan en los informes elaborados.
32
De igual manera las actividades previstas en el punto g) “Asistir y/o representar a la
Administración y Gerente de Obra en reuniones técnicas vinculadas y demás
actividades inherentes a la ejecución del contrato” han sido realizadas por el consultor
cuando fueron necesarias. Dadas las características del contrato de instalación del
sistema (llave en mano), las reuniones de seguimiento del sistema con los técnicos de
la Municipalidad, el consultor, la contratista y la UEP, fueron realizados en
oportunidad de las distintas visitas del consultor; las que en más de una oportunidad
se coordinaban con la visita de los especialistas de la firma Gertrude.
En relación a las supervisiones de las pruebas de recepción del sistema (puntos “e”
“Supervisar las mediciones y verificaciones realizadas por el Contratista en las
pruebas de recepción y garantía” y “f” “Efectuar las pruebas de recepción y garantía
final correspondientes a las distintas partes del contrato de provisión e instalación del
sistema”), el consultor realizó las mismas en lo correspondientes informes 4 y 6 de la
enmienda, estando presente en oportunidad de dichas pruebas en Posadas.
Constan en los informes realizados por el consultor la revisión de las certificaciones
en detalle hasta octubre de 2001 y en oportunidad de la primera revisión del sistema
en Diciembre de 2001, se realizó una revisión total de las certificaciones para
determinar el avance financiero del sistema.
Merece destacarse que como se establece en la cláusula 1 del contrato de consultoría,
el lugar de ejecución de las actividades de consultoría no es exclusivamente la ciudad
de Posadas, sino también el lugar de residencia del consultor. Esta previsión permitió
la revisión por parte del consultor de las ofertas presentadas, el proyecto ejecutivo y
las certificaciones antes mencionadas.
En particular en lo relacionado al informe 6, pruebas de recepción del CCT (centro de
Control del Tránsito) efectuada en oportunidad de la fecha original de terminación del
contrato, el consultor efectuó las actividades requeridas, dejando constancia que las
instalaciones no se hallaban finalizadas en dicho informe; en paralelo y en dicha
oportunidad la Contratista del sistema, solicitó una ampliación del plazo de
terminación de las instalaciones, cuestión que se plasmó en un Acta Acuerdo del
14/12/2001.
33
Por lo expuesto, la finalización del sistema concluyó el 08/02/2002 y su aceptación el
13/02/2002 revisándose en dicha oportunidad los elementos faltantes en el sistema
que al 14/12/2001 no se habían concluido y que fueron constatados por el consultor.
El cambio de autoridades en el país y particularmente en la UEC, produjeron demoras
en las transferencia de fondos y la existencia del corralito financiero no permitieron la
presencia del consultor en dicha oportunidad, cuestión que se plasmó en el Acta de
Aceptación de las instalaciones, sujetando la aceptación definitiva del sistema al
dictamen del consultor, el que se espera en oportunidad del informe final a realizarse,
el que incluye una prueba de aceptación sobre la puesta en servicio del sistema.
No obstante ello queda pendiente aún una visita por parte del consultor a la ciudad de
Posadas.
c) Los términos de referencia para la contratación de la consultoría destinada a la
supervisión de la provisión del Sistema semafórico de la Ciudad de Posadas, han sido
aprobados por el BIRF incluyendo una asignación global para viáticos. En los
términos de referencia no se aclara si el pasaje es en clase turista o ejecutiva . Atento
a ello se ha reintegrado al consultor el monto abonado en concepto de pasaje
conforme al importe que figura en el pasaje.
Los términos de referencia son documentos que se remite al consultor en forma
conjunta con la carta invitación, este acepta la realización de las actividades allí
detalladas y en los mismos no se hizo constar la categoría de pasaje que se abonaría
ni una asignación tope por viaje ni siquiera cantidad de viajes.
Cabe destacar que los TDR y el contrato establecían montos globales para los
honorarios y los viáticos, independientemente de lo establecido en el proyecto de
asistencia técnica, habiendo sido aprobada por el Banco esta asignación global. Se
reitera que dichas valoraciones fueron realizadas de manera estimativa dado que la
modalidad de contratación del sistema, de tipo llave en mano; deja a cargo del
contratista el proyecto ejecutivo, la provisión e instalación del sistema y dichas
características y modalidad de ejecución de estos trabajos tienen que tener su
correlato con la supervisión del sistema.
34
Adicionalmente a lo expuesto se destaca que habiendo resultado desierta la primera
licitación del sistema y necesitándose efectuar un nuevo llamado, el Banco en la No
Objeción otorgada a la contratación del Ing. Melgarejo requirió que el consultor
participe en la discusión y establecimiento de las nuevas especificaciones técnicas a
incorporar en el segundo llamado a licitación del sistema, no estando esta actividad
prevista en la Carta de Invitación elevada a los consultores.
Durante el proceso de negociación del contrato de consultoría, cuestión establecida en
la normativa del Banco; el consultor reclamó acerca de los plazos y riesgos (en caso
nuevamente el segundo llamado resulte desierto) del trabajo de revisión de las
especificaciones técnicas que se efectuara aproximadamente en Junio de 1999, y la
fecha en que se recibiría dicha remuneración, hecho que se produjo en enero de 2000.
Estas cuestiones no permitieron a la UEP situarse en una posición estricta respecto de
los requisitos sobre viáticos del consultor, pactándose como parte de dicha
negociación el mantenimiento de una asignación global para los viáticos.
d) Por orden de Pago 140910 y 140911 se cancela el importe correspondiente a pasaje y
viáticos correspondiente a la visita del 26 al 01 de Diciembre de 2001 rindiendo el
pasaje Nº 3129687982/83. El formulario de rendición correspondiente tiene fecha
29/11/2001 por un importe total de la rendición de $ 4.390,10. Se han emitido dos
órdenes de pago por abonarse dicha liquidación con las solicitudes de adelanto Nº
140237 por la suma de $ 2.335.90 y el reintegro 140016 de $ 2.054,20.
Por Orden de Pago Nº 140953 se cancela la rendición de pasaje y viáticos
correspondientes a la visita que realizara entre los días 09 al 15 de Diciembre de
2001. Por un error involuntario en la confección del formulario de liquidación de los
mismos, el consultor ha reiterado los días de permanencia en la ciudad de Posadas.
Este error involuntario ha sido subsanado. Se adjunta a la presente copia de la
carta remitida por el consultor, explicando este error y copia de la liquidación y de los
comprobantes que respaldan esta liquidación. En esa visita el consultor ha emitido el
reporte correspondiente al ítem Nº 4 Informe sobre pruebas de recepción y garantía
del Centro de Control de Tránsito y sobre pruebas de recepción y de garantía de
35
software varios, provisión de programas fuentes, instalación y puesta en servicio.
Previo a la liquidación del pago
e) El consultor ha efectuado rendiciones con los comprobantes de gastos de movilidad
terrestre, taxis y remis que extienden los prestadores de estos servicios en países
como EEUU, los cuales han sido incluidos como gastos de movilidad terrestre por
parte del consultor en la planilla de rendición, y que el declara como gastos en los que
ha incurrido, como pasajes y viáticos y movilidad terrestre para la realización de las
actividades previstas en los términos de referencia. Como ya se ha expresado
reiteradamente en la presente, el contrato incluye una asignación global para pasajes y
viáticos, monto este que no ha sido sobrepasado de ninguna manera.
f) La rendición de los viáticos se hace con la copia que le queda al usuario de los
pasajes, en algunas el consultor ha acompañado a su rendición las tarjetas de
embarque, el número de días de permanencia en el país por parte del consultor se
acredita además de las fechas que constan en los pasajes, por el trabajo realizado el
que dada las características de las actividades que debe realizar, siempre estuvo
acompañado por personal técnico de la Unidad Ejecutora y en muchas también por
parte además de su titular. No obstante ello se tendrá en cuenta esta observación
para futuras liquidaciones.
Recomendaciones a), b) y c):
Se deberá tener un panorama realista de la dimensión de las tareas a realizar, a fin de
obtener una estimación presupuestaria más acorde con la realidad, dejando en forma
explícita los conceptos y montos a abonar, ya que si bien se estableció un monto global
para la determinación de los viáticos, al momento de realizar la estimación de los
mismos se efectuó el cálculo sobre una base concreta, es decir una unidad de medida,
14 viajes con una estadía de alrededor de 5 días por cada uno de ellos (con un costo por
pasaje de $ 1.500 y un valor del viático diario de $ 140), en la práctica se desvirtuó la
presupuestación; al analizar el contrato y sus pagos, y faltando solo un informe para
presentar, se han realizado siete viajes, con un promedio de dos (2) días en el lugar de
36
instalación del sistema semafórico (Ciudad de Posadas), llegando a la conclusión que
se sobreestimó la cantidad de viajes a realizar por el consultor o en su defecto el
consultor no pudo cumplir con los compromisos establecidos en los TDR, no siendo
ésta última apreciación lo compartido por la UEP.
Por otra parte se señala que si se hubieran cumplido los viajes presupuestados no se
habrían podido pagar pasajes en clase ejecutiva, indicando que la sobreestimación de
los viáticos y pasajes posibilitó que el total abonado en concepto de viático no superara
en ningún caso a la asignación global por este concepto en el contrato.
Cabe aclarar que la aprobación o no objeción del BIRF y de la UEC a los términos de
referencia para la contratación de la consultoría destinada a la supervisión de la
provisión del Sistema semafórico de la Ciudad de Posadas incluyendo una asignación
global para viáticos, no implica realizar pagos que vulneren el principio de economía
que toda erogación de fondos públicos debe poseer.
d) Profundizar los controles administrativos.
e) Controlar que en la documentación que avala los pagos no se incluyan
comprobantes con fechas posteriores a la del pago. Se reitera la recomendación
efectuada respecto de los puntos a), b) y c), destacándose además que la
observación no se realizó por el porcentaje respecto del contrato sino que el carácter
de la misma es conceptual.
f) Mantener archivos completos de la información.
IV- UEP SALTA
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
1) Se observaron discrepancias entre la información contable suministrada por la UEP
respecto a la obtenida por la UEC, lo que denota una falta de comunicación entre
ambas unidades ejecutoras.
2) Fondo Fijo: No se encuentra reglamentado.
37
3) La UEP no realiza el aporte provincial en tiempo con el pago correspondiente al
financiamiento BIRF, debido a esta situación cuando se emite la O.P. el sistema
efectúa en forma automática la imputación por fuente de financiamiento de acuerdo a
la matriz. Este inconveniente se regulariza al momento de efectuarse el aporte
provincial.
Comentarios:
1) A la fecha del presente, cada vez que se producen asientos de ajuste, se informa
inmediatamente a la Unidad Ejecutora Central.2) Al no existir reglamentación, resulta indispensable que se dicte la normativa a
aplicar, por parte de la Unidad Ejecutora Central, o bien, se autorice la aplicación
de las normas provinciales, en especial, en atención a la necesidad de unificar las
rendiciones internas y el presupuesto.
3) El Sistema utilizado, al efectuar automáticamente la imputación, produce lo
detectado por la Auditoría.
En la actualidad se están arbitrando los medios necesarios, tendientes a evitar el
retraso en la acreditación de los fondos de contraparte provincial.
Sin embargo es de señalar que, la Provincia, aún con la consecuencia apuntada, no
puede dilatar el pago del financiamiento a los Proveedores, una vez que éste se
acredita en la Cuenta de Subpréstamo.
Recomendación:
1) Mantener un intercambio de información permanente y fehaciente entre las distintas
unidades ejecutoras, como así también claves de acceso al sistema contable para la
carga de la información de la UEP y la UEC a fin de delimitar responsabilidades.
2) Emitir y mantener normas sobre el uso, del fondo fijo, determinando, responsables,
limites de gastos, plazo para rendiciones, etc. sobre el mismo.
3) Respetar lo establecido en el manual de procedimientos respecto del cumplimiento
en tiempo del aporte provincial, independientemente de lo manifestado en los
comentarios de la UEP.
38
2) Contrato A/17/2/0052 PRICE WATERHOUSE CONSULTORES DE EMPRESAS
S.R.L. CONTRATACIONES
Observación: Interesa destacar la situación relativa a la nacionalidad de las firmas
consultoras que integraron la lista corta, y el modo de presentación de sus ofertas.
La Lista Corta se confeccionó, conforme la No Objeción comunicada por Nota Nº
1871/00 con fecha 06 de Julio de 2000 de la Unidad Ejecutora Central, con la
invitación de las siguientes Firmas consultoras, con la indicación de su nacionalidad:
1 – BDO BECHER LlCHTENSTEIN Y ASOCIADOS – ARGENTINA.
2 – ERNEST & YOUNG – ARGENTINA
3 – PRICE WATERHOUSE COOPERS - USA
4 – ARTHUR ANDERSEN – PISTRELLI DIAZ Y ASOCIADOS – USA
5 – KPMG – HOLANDA
6 – SODETEG – FRANCIA
El procedimiento de selección culminó con la Adjudicación a la firma PRICE
WATERHOUSE CONSULTORES DE EMPRESAS S.R.L., firmándose el contrato en
fecha 6 de Abril de 2001.
Atento que la firma que cotizó (Price Waterhouse Consultores de Empresas S.R.L.)
difiere de aquella convocada a efectuar propuestas (PricewaterhouseCoopers), extremo
que fuere reconocido por la UEP en Nota 666/01 de fecha 27 de Febrero de 2001 al
decir “…KPMG y PRICE, si bien fueron invitadas por su país de origen, cotizaron a
través de sus filiales nacionales, al igual que BDO.”, corresponde señalar el no
cumplimiento de lo dispuesto por las Normas Selección y Contratación de Consultores
por Prestatarios del Banco Mundial, numeral 2.6, respecto de la nacionalidad de la
firma a integrar la Lista Corta.
En efecto, la citada disposición expresa que “ Las Listas Cortas deberán incluir entre
tres y seis firmas con una amplia representación geográfica; no más de dos podrán
39
pertenecer al mismo país y por lo menos una deberá ser de un país en desarrollo…A
los efectos de establecer la Lista Corta, la nacionalidad de la firma, será la del país en
que se encuentre registrada o haya sido constituida.”.
Conforme lo expuesto, al confeccionar la Lista Corta de la manera que se hizo se
cumplió con la normativa del Banco al establecer solamente dos firmas de Argentina,
por ello le fue otorgada la No Objeción, pero al recibir ofertas de personas jurídicas
domésticas diferentes de aquellas invitadas se habría incumplido la norma.
Ello surge de la compulsa de los instrumentos societarios que constan en el expte. del
procedimiento selectivo, donde se advierte que la firma adjudicataria se halla registrada
en Argentina, por ende debió ocupar en la Lista Corta uno de los lugares que
correspondían a Argentina, o caso contrario no debió ser recibida su oferta, por no ser
la firma invitada.
El criterio que establece la Norma reseñada es claro, la nacionalidad de una firma a los
efectos de su inclusión en la Lista Corta está dada o por el país donde se encuentra
registrada, o por la del país donde fue constituida. Pero si una firma es incluida en la
Lista Corta e invitada a presentar propuestas por el país donde fue constituida – en el
caso los EE.UU. para PricewaterhouseCoopers -, difícilmente pueda presentar
propuesta a través de otra firma diferente – en el caso Pricewaterhouse Consultores de
Empresas S.R.L. -.
Lo contrario llevaría a una distorsión en la aplicación de la Norma, toda vez que por
más que se invite a presentar propuestas a firmas extranjeras, las propuestas
simplemente podrían ser presentadas por firmas domésticas.
Comentarios:
Tanto Price Waterhouse Coopers, al igual que otra de las empresas invitadas: KPMG,
cotizaron por intermedio de filiales locales, no obstante haber sido invitadas a participar
del concurso las casas matrices.Sin embargo, la situación planteada fue comunicada en forma inmediata tanto a la
Unidad Ejecutora Central, como al BIRF, ya que ésta se detectó al momento de la
apertura de sobres, quedando plasmada consiguientemente, en el Acta labrada con tal
40
motivo, por la Sra. Escribana de Gobierno.El Acta aludida, al igual que el Dictamen de Calificación, y posteriormente, el
Dictamen de Preadjudicación,
fueron remitidos sistemáticamente a la Unidad
Ejecutora Central, conforme lo establece la normativa vigente.
No obstante lo expuesto, el BIRF otorgó la no objeción a la contratación de “Price
Waterhause Consultores de Empresas S.R.L.”, conforme Nota N° 522 de fecha 27 de
Marzo de 2001, remitida por la UEC.
Esta es la razón por la cual, ante la no objeción expresa por parte del BIRF y de la
UEC a la contratación de la filial, se consideró subsanado lo detectado por la AGN.
Recomendación: Respetar las normas del Banco en relación con los procesos de
contratación, señalándose que la no objeción del Banco y de la UEC no implica
apartarse de la normativa sobre contrataciones de los convenios de préstamo.
V-
UEP SAN JUAN
FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
1) La UEP no realiza el aporte provincial en tiempo con el pago correspondiente
financiamiento BIRF, debido a esta situación cuando se emite la O.P. el sistema efectúa
en forma automática la imputación por fuente de financiamiento de acuerdo a la matriz.
Este inconveniente se regulariza al momento de efectuarse el aporte provincial.
2) No se identifica con sello de “Pagado” los comprobantes presentados por los
proveedores a efectos de evitar que ese mismo documento se lo utilice nuevamente para
su cobro.
Comentarios:
1) En la Provincia de San Juan al emitir la orden de pago sólo se debe utilizar el software
provisto por el programa PDP II a través de su UEC el cual no nos permite modificar el
porcentaje del financiamiento correspondiente al pago.
41
2) La observación será implementada por esta UEP a la mayor brevedad posible.
Recomendación:
1) Respetar lo establecido en el manual de procedimientos respecto del cumplimiento en
tiempo del aporte provincial, independientemente de lo manifestado en los comentarios
de la UEP.
2) Implementar un sistema de control “sello de pagado” sobre los comprobantes
cancelados por el Proyecto.
VI- UEP BUENOS AIRES
FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación:
1) Se ha detectado que la UEP utiliza la Cuenta Proyecto para pagos de gastos no
elegibles (sueldos, honorarios, viáticos, etc.), cuando el Manual del Convenio de
Préstamo establece que “Los retiros de la Cuenta Proyecto, serán utilizados
exclusivamente para el pago de las erogaciones que la provincia efectúe con relación a
los gastos financiables de proyectos admisibles”.
2) Se ha verificado que existen cancelaciones de deudas correspondientes a contrapartida
provincial mediante bonos, no respetando lo establecido en el convenio de préstamo.
Comentarios:
1) Respecto a esta observación se debe considerar que, si bien en el Anexo G, punto V
MECANISMO DE UTILIZACION DE FONDOS segundo párrafo del Manual del
Convenio de Préstamo, se establece que: “Los retiros de la Cuenta Proyecto, serán
utilizados exclusivamente para pago de las erogaciones que la Provincia efectúe con
relación a los gastos financiables de proyectos admisibles”, en el párrafo primero del
mismo punto dice: “ La Provincia deberá efectuar la apertura de una cuenta corriente
bancaria con fondos propios, que se denominará “Cuenta Proyecto” en pesos y/o
dólares.”
42
En el mismo anexo G punto III ESTRUCTURA DE CUENTAS DEL PROGRAMA
dice: “ Cuenta de Proyecto BIRF: cada provincia deberá tener una cuenta en cualquier
entidad financiera (pública o privada), aceptada por la UEC dentro de las disposiciones
legales vigentes, con posibilidad de negociación de monedas extranjeras. La Cuenta
Proyecto BIRF en pesos y/o dólares la utilizará la Provincia para i) realizar los pagos a
contratistas y proveedores locales, ii) para la recepción de los fondos de los reembolsos
que efectúa la UEC (por solicitud de la UEP) de pagos admisibles previamente
efectuados por la Provincia, iii) la recepción de los aportes locales provinciales para el
proyecto, iv) todo otro movimiento que corresponda al Programa. La recomposición
del saldo con fondos propios es una responsabilidad de la Provincia.
2) Respecto a esta observación se debe considerar que en la provincia de Buenos Aires se
sancionó la Ley 12727, reformada en parte y con posterioridad por la Ley 12774, que
declara la emergencia financiera económico administrativa del Estado Provincial y la
utilización de otros medios de pago cancelatorios, diferentes a la moneda de curso legal.
Como consecuencia de la sanción de esas Leyes, los pagos a proveedores devengados
antes del 1 de Julio de 2001 (art. 10 Ley 12727), debían ser pagados en Patacones y
Bonos de Cancelación de Obligaciones, por tanto el 30% de Aporte Provincial
adeudado a la Empresas Consultoras debió efectuarse bajo esa modalidad. Por Nota
104/01 de fecha 10/09/01 en la que se solicita se proceda a la modificación del sistema
informático, habilitando cuentas especiales que permitan la registración de operaciones
realizadas en los medios de pago ut-supra mencionados; Nota 61/01 de fecha 04/11/01
remitida por la UEC, recibida el día 20/11/01, en la que se da respuesta a la nota 104/01,
donde se indica cómo proceder en los casos en que se deban realizar cancelaciones de
deudas correspondientes a contrapartida provincial mediante Bonos de Consolidación
de Deuda o Patacones y Nota 143/01 de fecha 13/11/01, en la que se reitera en todos sus
términos la nota 104/01.
Recomendación:
1) Dar cumplimiento a la normativa vigente respecto a la utilización de las cuentas
afectadas al Proyecto.
43
Depurar aquellas erogaciones no elegibles para el Banco, que no tengan una afectación
específica con las inversiones que financia el Programa.
2) Formalizar las respectivas autorizaciones de la operatoria mencionada ante el
Organismo financiador.
VII– SANTA FE
FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación:
1) Se ha detectado que la UEP realiza rendiciones parciales de la solicitud de anticipos de
fondos (SAF). Ejemplo: solicitud Nº 62 por el monto correspondiente a los próximos
cuatro meses de honorarios del Ing. Vega (3.800 x 4 = 15.200), este procedimiento da
lugar a que exista la posibilidad de que se solicite un nuevo anticipo sin haber sido
agotado el anterior. No existe un criterio homogéneo para efectuar la solicitud de
fondos.
2) La UEP remitió a la UEC rendiciones correspondientes a dos (SAF) distintos que
incluye documentación de respaldo idéntica (factura) de un mismo consultor.
44
SAF
62
70
Importe
15.200
15.200
Rendición
Consultor
7 Vega, Alejandro
3 Vega, Alejandro
Factura
33
33
3) Con la orden de pago N° 516 del 02/08/01 se cancela la factura N° 36 de fecha
18/09/01.
4) Se constataron retrasos en la presentación de las rendiciones de los SAF de hasta 8
meses.
5) No existe una relación cronológica secuencial entre los cheques y órdenes de pago
emitidas.
Comentarios:
1) Se realizan rendiciones parciales de SAF exclusivamente en pago de honorarios de
consultores individuales a medida que se van realizando los pagos, siempre que se
cuente con la certificación de los trabajos pertinentes.
Todas las solicitudes de fondos se realizan en virtud de una certificación, la cual es
elevada al solicitarla (criterio homogéneo) realizado por esta U.E.P. desde el inicio de
los distintos Programas.
Para el caso específico del adelanto nº 62 se solicitó cuatro cuotas previendo periodo de
vacaciones de ambas Unidades Ejecutoras.
2) La Factura que debería haber remitido es la 36.
3) (No procedente).
4) La U.E.P. cuenta con la totalidad de las rendiciones de los SAF presentados.
5) Existe relación cronológica secuencial entre cheque y orden de pago, excepto que
mediara alguna circunstancia que sea debidamente regularizada durante el ejercicio.
Recomendación:
1) Efectuar las solicitudes de adelantos de fondos, únicamente con la certificación
pertinente, señalándose que en el año 2001 el criterio no fue homogéneo, atento a que
en el SAF Nº 62 se solicitaron fondos correspondientes a certificaciones futuras.
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2) Profundizar los controles administrativos conciliando periódicamente la información.
3) No solicitar fondos, ni realizar pagos con antelación a la correspondiente prestación de
servicios, atento al desfasaje existente entre la orden de pago 516 de fecha 2/8/01 y la
factura Nº 36 que se cancela de fecha 18/09/01.
4) Rendir las solicitudes de adelantos de fondos de acuerdo a lo que establece el manual de
desembolsos del BIRF (Punto 6.14- 30 días).
5) Emitir y mantener la información en forma cronológica.
VIII– TUCUMÁN
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Observación:
Se verificó que las transferencias efectuadas desde la UEC a la Provincia se realizan
directamente a la cuenta bancaria en pesos Nº 97895/0, cuyo movimiento está a cargo de
la Tesorería General de la Provincia, ajena a la cuenta del Proyecto, desvirtuando de esta
forma lo establecido en el manual de procedimientos.
A su vez la Provincia posee una cuenta en bonos (BOCADE) con el mismo número
indicado en el apartado anterior, en la cual en algún momento se transfieren fondos de la
cuenta bancaria en pesos, donde se producen las acreditaciones de las transferencias de
UEC.
De las cuentas mencionadas precedentemente (en pesos y en bonos a cargo de la
tesorería) se transfieren a las dos cuentas que posee la UEP con el Nº 97970/0, una en
pesos (Cuenta Proyecto) y otra en bonos BOCADE. Al respecto, la primera de ellas
(pesos) se utiliza para el pago del financiamiento de BIRF, sobre aquellos gastos
elegibles y la segunda (bonos) que no se refleja contablemente, se la utiliza para cubrir el
pago de la contraparte local, lo cual trae como consecuencia dos falencias a saber:
• Retraso en el pago total de las obligaciones, ya que existen diferencias sustanciales
entre las fechas de transferencias de los fondos de la UEC y el efectivo pago por
parte de la UEP, a modo de ejemplo:
46
La UEC transfirió los fondos correspondientes al SAF N° 30 y 31 en la cuenta
bancaria en pesos N° 97895/0 (bajo control de parte de la provincia) el día
21/05/01, estos fondos se transfirieron el día 17/08/01 a la cuenta en bonos N°
97895/0 (también bajo control de la provincia).
La mencionada obligación fue cancelada en dos pagos. Respecto al SAF N° 30,
con fecha 19/09/01 por $ 56.121,20 y el SAF 31 con fecha 27/08/01 por $
24.486,75, los dos financiados al 70%.
• Pago a consultores individuales con BOCADE, cuando esta categoría de gasto se
encuentra financiada al 100%, habiendo recibido la Provincia el total de pesos
transferidos por la UEC.
Comentario:
Por Decreto Nº 1842/3 del 20/07/01, se crea el Sistema de Caja Única del Sector Público
Provincial, el cual establece que todos los fondos en moneda nacional que por cualquier
concepto recepcione el Sector Público Provincial ingresarán en la Cuenta Única de la
Tesorería General de la Provincia, reintegrándolo ésta total o parcialmente a sus titulares,
una vez atendido de manera prioritaria las operaciones de Canje de Bonos de Cancelación
de Deudas (BOCADE) (Arts. 1, 2, 3, 4), este Decreto establece la obligatoriedad de la
apertura de una Cuenta Corriente en BOCADE y además le resta facultades a esta UEP
para disponer de los fondos al momento de su recepción y en la moneda en que fueron
remitidos.
En forma paralela la Secretaría de Estado de Hacienda dictó en la misma fecha (20/07/01)
la Resolución que reglamenta el Decreto antes citado, cuya copia se adjunta, el cual obliga
a la utilización de la Cuenta Única, siendo potestad de la Tesorería General de la Provincia
la liberación de los fondos allí ingresados.
Resulta importante destacar que desde el funcionamiento de la operatoria, los fondos
provenientes del BIRF/BID son pagados a los beneficiarios en la misma moneda en que
son transferidos, excepto cuando se refiera a beneficiarios locales en cuyo caso se cancela
el pago en BOCADE, moneda con la cual se abonan los salarios de la Administración
47
Pública Provincial y a la mayoría de las empresas privadas.
Recomendación:
Dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Procedimientos, en lo que respecta al
manejo de fondos por parte de la UEP, además de efectuar el pedido de fondos con el
número de cuenta autorizado por la UEC, respetando de esta forma la normativa que le da
marco al presente contrato.
Si bien a nivel Provincial la aplicación del Decreto de creación de la Cuenta Única tiene
sustento jurídico, el mismo no es aplicable en lo que respecta a los convenios
internacionales. Por lo expuesto la Provincia debería ajustarse a lo establecido en el
convenio subsidiario firmado con la Nación Argentina.
IX– FORMOSA
1) ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Observación: Se incluye, en la cuenta proyecto cancelaciones de obligaciones con
cheques pertenecientes a la cuenta bancaria nº 5063/0 Bocanfor (Cheques 16027 al
16034), cuenta en bonos ajena al Proyecto. Si bien el saldo final de la cuenta proyecto
permite la conciliación con la cuenta bancaria nº 600233/8, aquella no refleja los
movimientos reales de la misma.
Comentario: Esta UEP ha sido autorizada a cancelar contrapartidas provinciales con
Bonos (BOCANFOR). En la cuenta proyecto se registraron tales pagos (efectuados por
cuenta 5063/0 Cuenta Bocanfor), debido a la necesidad de efectuar las rendiciones de
los anticipos solicitados.
Es por eso que la cuenta proyecto (60-0233/8) no refleja los movimientos reales, pero
existen conciliaciones bancarias que permiten determinar el saldo real de la misma.
Recomendación: Solicitar las respectivas autorizaciones de la operativa mencionada
ante el organismo financiador.
48
2) BIENES
Observación:
En el registro de inventario de los bienes y equipos a cargo del Proyecto se detectó:
a) Falta código de inventario que identifique el bien y su ubicación física real.
b) Falta número y fecha de factura de compra.
c) No posee fecha de alta.
Comentario: El libro Inventario de Bienes de Uso, utilizado por esta UEP, no registra
los códigos de identificación del bien debido a que la asignación de los mismos se
efectuará cuando el equipamiento hospitalario sea transferido para seguimiento y
control al Ministerio de Desarrollo Humano que efectuará la codificación definitiva.
Recomendación: Mantener el libro de Inventario de Bienes y Equipos debidamente
completo y actualizado conforme a las prácticas contables en la materia.
3) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación:
1) No se utiliza ningún método –sellos, perforaciones, etc- para que las facturas
originales presentadas por los proveedores sean anuladas a efectos de evitar, que
ese mismo comprobante se presente nuevamente para su cobro en este u otro
préstamo.
2) Se detectaron recibos de cobro de proveedores con fecha anterior a la de la orden de
pago. (Ej. órdenes de pago Nº 80513 y 80514).
Comentarios:
1) El Reglamento Operativo establece la obligatoriedad de que las facturas cuenten
con la leyenda de que las mismas son afectadas a cada programa específico “PDP II
–Unidad Ejecutora Provincial – Ministerio de Economía, Obras y Servicios
Públicos- Formosa”. No obstante ello, se tomará en cuenta lo recomendado por
49
la Auditoría.
2) Se trata de un error involuntario en la fecha al general la orden de pago mediante el
sistema contable.
Se aclara que las mismas corresponden a pagos de fecha 20/12/01 tal como figura
en los recibos respectivos.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la
calidad de la información.
BUENOS AIRES, 27 de diciembre de 2002.
50
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRESTAMO Nº 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI) incluyendo los siguientes procedimientos:
•
Confrontación de las cifras en los estados financieros al 31/12/01 con los registros en
moneda local que les dan sustento.
•
Tests o pruebas de transacciones.
•
Análisis de la metodología para la contratación de consultores y firmas consultoras y
verificación y análisis de los informes presentados por los mismos.
•
Inspecciones oculares.
•
Análisis sobre si la prestataria ha contado en forma oportuna con los fondos del
financiamiento externo canalizados a través de la cuenta especial.
•
Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos.
•
Análisis de la metodología para la adquisición de equipos.
•
Circularizaciones y reconciliaciones bancarias.
•
Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
51
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos BIRF durante el período 2000; y
- el 40,40 %; tanto correspondientes a financiamiento BIRF como local, que integran el
capítulo Gastos del Proyecto del Resumen de Fuentes y Usos de Fondos del período 2000
conforme el siguiente detalle. Sobre el particular merece señalarse que nuestro trabajo se basó
en el análisis de la información de la UEC y las UEP's de Salta, San Juan, Neuquén,
Tucumán, Misiones, Santa Fe, Formosa y Buenos Aires.
INCIDENCIA S/
CATEGORIA DE
TOTAL GENERAL
INVERSIÓN
TOTAL
% MUESTRA
IMPORTE MUESTRA
INVERSIONES
% MUESTRA
S/CATEG.
S/TOTAL
INVERSIÓN
Bienes
11.301.275,97
23,61
3.863.194,06
8,07
34,18
Obras
23.059.963,28
48,16
7.061.242,06
14,74
30,62
Consultoría
13.064.011,35
27,29
8.184.304,06
17,10
62,65
449.563,42
0,94
233.168,29
0,49
51,87
19.341.908,47
40,40
40,40
Capacitación
Total
47.874.814,02
100,00
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que tanto la Unidad Ejecutora Central como las Unidades Ejecutoras
Provinciales no obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación
respaldatoria solicitada.
BUENOS AIRES, 27 de diciembre de 2002.
52