2011_118info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN
PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR
(Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/10)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/10
correspondientes al “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la
Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC)
dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento
Internacional (UFI´s), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº
1903/OC-AR, suscripto el 4 de noviembre de 2008 entre la República Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/10, expresado en dólares estadounidenses
y Anexos 1 a 6 que forman parte del mismo.
2) Estado de Inversiones Acumuladas por Componente y Fuente de Financiamiento al
31/12/10, expresado en dólares estadounidenses.
3) Notas 1) a 6) a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
4) Información financiera complementaria:
1
- Conciliación con Fondo Rotatorio al 31/12/10 expresado en dólares estadounidenses.
- Conciliación entre Estado de Inversiones/EOAF/LMS-1 del BID expresados en
dólares estadounidenses.
- Anexo Conciliación con Fondo Rotatorio expresado en dólares estadounidenses.
- Estado de Solicitudes de Desembolso por el periodo 01/01/2010 al 31/12/2010,
expresado en dólares estadounidenses.
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad de Financiamiento Internacional
de Salud (UFI’s) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados a esta
auditoría con fecha 01-03-2011 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
El objetivo de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 02/05/11 y el 08/06/2011.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
La UFI-S registra sus transacciones en moneda local. La información expuesta en moneda
extranjera es preparada sobre la base de planillas auxiliares, las que fueron validadas por
2
esta auditoría, observándose que:
 Reporte de Pagos UEPEX 2010: para validar la integridad de estos reportes se deben
realizar tareas adicionales en virtud de que: 1) del control de correlatividad se observan
casos de omisión de números de asientos. Esto se presenta en la realización de asientos
efectuados en una sola moneda, por lo cual en el diario que no impacta se omite dicho
número. 2) Se observan registraciones extemporáneas ya que se respeta la cronología
pero no la secuencia numérica de asientos. 3) surgen movimientos con la opción “No
contabilizado” (neto total $ 0.-/USD 0.-) por la reimputación de gastos.
 Asientos Manuales: En el ejercicio 2010 se verificó la confección de asientos manuales.
Parte de ellos se realizaron con motivo de una incorrecta parametrización entre gestión
y contabilidad por parte del Programa.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Ipresentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del
“Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud
(FEAPS)”, llevado a cabo en el ámbito del Ministerio de Salud (MS), así como las
transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
normas contable - financieras de aceptación general en la República Argentina y con los
requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR de fecha
04/11/10.
BUENOS AIRES, 10 de junio de 2011.
3
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN
PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR
(Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/10)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría externa del “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la
Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC)
dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento
Internacional (UFI´s), por el período finalizado el 31/12/10, se ha examinado el cumplimiento de
las cláusulas contractuales de carácter contable - financiero contempladas en el Convenio de
Préstamo BID Nº 1903/OC - AR, Estipulaciones Especiales (EE) y Normas Generales (NG),
suscripto el 4 de noviembre de 2008.
1)
Cláusula 1.02 (EE): Monto del Financiamiento por USD 230.000.000.-.
El total desembolsado por el BID, según el reporte LMS1-Executive Financial Summary y
los Estados Financieros del Programa, durante el año 2010 ascendió a USD 34.232.584,20
y acumulado al 31/12/2010 USD 42.557.736,50.
A efectos aclarativos se expone que se invirtió, en forma acumulada, con financiamiento
BID la suma de USD 34.419.393,22 y se justificó USD 20.603.659,48, siendo lo del
4
ejercicio lo expuesto en el siguiente detalle:
Inversiones BID y LOCAL en USD por desembolso 2010
Nº DE
SOLICITUD
FECHA DE
APROBACIÓN
4
5
7
4/02/2010
12/05/2010
29/06/2010
4.229.298,93
3.927.538,38
3.448.851,15
857.425,98
21.062.377,47
829.705,18
5.086.724,91
24.989.915.85
4.278.556,33
9
2/11/2010
8.680.844,33
1.926.760,83
10.607.605,16
20.286.532,79
24.676.269,46
44.962.802,25
TOTAL
BID
LOCAL
TOTAL
Las Solicitudes Nos. 6, 8 y 10 corresponden a pedidos de Desembolso por las sumas de
USD 6.329.497,73, USD 10.001.226,21 y USD 13.672.561,33 respectivamente.
2)
Cláusula 1.04 (EE): Recursos Adicionales USD 57.500.000.-.
Cumplido. Durante el ejercicio se aportaron $ 8.500.000.- (equivalente a USD
2.187.194,09) por este concepto. Cabe aclarar que se tuvieron a la vista las respectivas
órdenes de pago emitidas:
3)
ORDEN PAGO
FECHA
IMPORTE
Nº
DESEMBOLSO
$
13293/2009
2476/2010
2477/2010
6013/2010
6042/2010
Total
(*) informado en el 2010
31/12/2009 (*)
22-04-2010
11-05-2010
19-07-2010
27-07-2010
2.500.000,00
1.000.000,00
694.745,00
4.000.000,00
305.255,00
8.500.000,00
Cláusula 2.02 y 2.05 (EE): Intereses y Comisión de Crédito.
Cumplida. Por Nota la Tesorería General de la Nación nos informó que se han verificado
los siguientes pagos en el año 2010 en concepto de comisiones e intereses:
5
Fecha de Vto.
03/05/2011
04/11/2011
Total
4)
Fecha de
Pago
30-04-2011
03-11-2011
Intereses
USD
67.810,81
189.099,10
256.909,81
Comisiones
USD
271.608,91
257.754,54
529.363,45
Total
USD
339.419,72
446.853,64
786.273,26
Cláusula N° 3.01(EE): Moneda de los Desembolsos y Usos de fondos.
Cumplida.
5)
Cláusula 3.05 (EE) y 4.07 (b) (NG) Fondo Rotatorio.
Cumplida.
6)
Cláusula 4.01 (d) (i) y 4.03 (d) (i) (EE): Revisión por el Banco de las decisiones en
materia de adquisiciones y Consultores.
Cumplida. No obstante, nos remitimos a lo expuesto en nuestro Memorando a la
Dirección.
7)
Cláusula
4.02
(EE):
Reconocimiento
de
gastos
desde
la
aprobación
del
Financiamiento (de aporte local)
Por Nota Nº 2946/10 del 4 de Octubre la UFIs manifiesta que “…en el ejercicio 2010 a
través de la justificación Nº 5, donde se procesó la suma de U$S 20.261.603,67 por
reconocimiento de gastos retroactivos de medicamentos y operador logístico…”.
8)
Cláusula 4.04 (EE): Convenio Marco y Compromiso Anual
 Convenio Marco de Adhesión
En cada uno de los 23 Convenios de Adhesión de las Provincias, todos suscriptos el 29 de
diciembre de 2010, se establece como obligaciones de la Provincia:
Parte Séptima:
a. Punto 2: …disponer de los recursos de contrapartida necesarios para la correcta
ejecución del Programa…
6
.
(El FEAPS ratifica, por Nota N° 1376/11 del 19/05/11, lo informado en el ejercicio
anterior en cuanto a que esta cláusula implica la disposición oportuna de los recursos
humanos en salud, en infraestructura y todo aquello que sea necesario a efectos de la
correcta implementación del Programa).
b.
Punto 4.: …designar, dentro del plazo de diez (10) días de suscripto este Convenio, un
Representante del área de salud de su Gobierno…y deberá constituir una Unidad de
Gestión Provincial (UGP), dentro del plazo de TREINTA (30) días de firmado el
presente…
En proceso de cumplimiento. El proyecto por Nota Nº 2637/10 del 4 de octubre informa
y documenta que a la fecha de la presente sólo cumplieron con este punto:
a) Chaco por Resolución Ministerio de Salud Pública N° 695 de fecha 6/05/10.
b) Río Negro por Resolución Ministerio de Salud de la Provincia N° 5248 de fecha
10/11/2010.
c) Santiago del Estero por Resolución Nº 648 del 11/03/2010 del Ministro de Salud y
Desarrollo Social.
d) Neuquén por Nota Nº 413/010 del 1/09/2010 del Ministro de Salud de la Provincia.
e) Misiones por Resolución Nº 1011 del 31/05/2010 del Ministro Secretario de Salud
Pública.
f)
Chubut por Decreto Provincial Nº 1185/10 13/08/2010 y Resolución Nº 342/10 –SS
del 19/08/2010 del Gobernador y Subsecretario de Salud respectivamente.
g) Corrientes por Resolución 695 del 6/05/2010 del Ministro de Salud Pública.
h) Buenos Aires por Nota (sin fecha del mes de agosto de 2010) el Ministro de Salud
de la Provincia de Buenos Aires informa al Ministro de Salud de la Nación las
personas responsables del Programa.
i)
Jujuy por Resolución Nº 4772 del 14/09/2010 del Ministro de Desarrollo Humano.
j)
Formosa por Resolución Nº 3760 del 6/08/2010.
k) Tucumán por Resolución Ministerial Nº 2001/21 del 27 de mayo de 2010.
7
Parte Décima:
c. En proceso de cumplimiento. Al respecto el Convenio de Préstamo estipula que…Las
partes suscribirán COMPROMISOS DE GESTIÓN que incluirán las metas, el plan de
trabajo y el presupuesto del período.... En consecuencia, el Programa manifiesta que
“…al 31-12-10 han finalizado la etapa de formulación de su Proyecto Provincial de
Fortalecimiento de Redes de Salud y suscripto los Compromisos de Gestión las
Provincias de Santiago del Estero, Jujuy, Neuquén, Río Negro, Misiones y
Formosa…”.
“…Las provincias, en las que los Centros del Primer Nivel de Atención se encuentran
bajo la órbita de la administración municipal, no han iniciado fases de diagnóstico ni
de diseño de sus proyectos provinciales por lo que aún no se ha suscripto convenio
alguno con tales administraciones…”..
Anexo I: Unidad de Gestión Provincial…Funciones….
d. …Elaborar el POA del proyecto provincial y su plan de inversiones y contrataciones
para su elevación y conformidad por parte de la UEC…Cumplido para las provincias
de Tucumán y Chubut.
e. Notificar fehacientemente a la NACIÓN la apertura de la cuenta. Dicha notificación
deberá contener el nombre de la Entidad Bancaria, CUIT de la entidad bancaria,
Sucursal, denominación completa de la cuenta, tipo y número de la cuenta, firmas
autorizadas y por último CBU… Cumplido para las provincias de Santiago del Estero,
Jujuy, Neuquén, Río Negro, Misiones y Formosa.
9)
Cláusula 5.01 (EE) y Artículo 7.01 (NG): Registros, Inspecciones e informes.
Cumplida en términos generales; no obstante ello existen observaciones que se exponen en
nuestro Informe de Control Interno del Programa.
8
10)
Cláusula 5.02 (b) (ii) (EE) y 7.03 (a) (i) (NG): Informe Semestral de Auditoría
Operativa y Cláusula 5.04 (EE) y Artículo 7.03(a) (i): Seguimiento y Evaluación
Cumplida. A tal fin, el Director Nacional contrató con la firma Deloitte & Co SRL que
puso a disposición los siguientes Informes:
1- Informe de Gestión Semestral Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención
Primaria de la Salud (FEAPS BID 1903/OC-AR), Primer Semestre 2010, emitido en
Agosto de 2010 y por Nota CSC/CAR 4814/2010 del 23 de septiembre de 2010 el BID
da por cumplida la cláusula que nos ocupa.
2- Informe de Gestión Semestral Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención
Primaria de la Salud (FEAPS BID 1903/OC-AR), Segundo Semestre 2010, emitido en
Marzo de 2011 y por Nota CSC/CAR 1474/2011 del 23 de marzo de 2011 el BID toma
conocimiento de la información recibida.
11)
Cláusula 5.03 (EE): Auditora Médica
Cumplida fuera de término. A tal fin, el Director Nacional contrató con la firma Deloitte &
Co SRL que puso a disposición los siguientes Informes:
1- Primer Informe Cuatrimestral sobre cumplimiento de los parámetros operativos y
médicos del Programa durante el periodo comprendido entre el 1 de julio de 2009 y el
21 de octubre de 2010, emitido el 21-12-2010.
2- Segundo Informe Cuatrimestral sobre cumplimiento de los parámetros operativos y
médicos del Programa durante el tercer cuatrimestre de 2010 y el primer periodo
auditable de la Provincia de Tucumán (cuatrimestre finalizado el 31 de agosto de
2010), emitido el 11 de marzo de 2011.
BUENOS AIRES, 10 de junio de 2011.
9
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN
PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR
(Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/10)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/10,
correspondientes al “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la
Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC)
dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento
Internacional (UFI´s), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº
1903/OC-AR, suscripto el 4 de noviembre de 2008 entre la República Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID), han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones
sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo - contables y del sistema de control
interno existentes, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría.
Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
10
Unidad
Indice
Título
UEC/UFIs
1-
UEC/UFIs
2-
UEC/UFIs
3-
UEC/UFIs
4-
Fondos Rotatorios: Incumplimiento normativa de Fondos Rotatorios
y Caja Chica.
Bienes y Equipos: Falta documentación de respaldo o se encuentra
incompleta la que sustenta los procesos de adquisiciones.
Otros gastos y Adquisiciones: Falta de documentación de respaldo o
incompleta.
Sobre-ejecución presupuestaria de fondos locales.
UEC/UFIs
5-
Registros Contables: algunas inconsistencias del sistema.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- Categoría 1: Proyectos Provinciales de Fortalecimiento de Redes
a) Incumplimiento normativa Fondos Rotatorios:
1. Informes de profesionales que no detallan fecha y lugar del mismo según se
estipula en el Anexo II de la disposición N° 4/09.
Comentarios UEC/UFIS: se toma nota de la observación.
2. Bajo el concepto de pasajes y viáticos se destaca el pago a 431 participantes de
$60.-, lo cual totaliza $ 25.860.- en concepto de Gastos Terminales. Dicho
importe unitario no se relaciona con la escala determinada por la normativa y,
cabe mencionar que a dichos participantes no se les ha liquidado viáticos,
solamente en algunos casos se han liquidado gastos de traslado con su
correspondiente comprobante de respaldo.
Comentarios UEC/UFIS: “…con sustento en la envergadura del evento y el
gran número de asistentes convocados, se acordó pagar a cada consultor la
mitad del total correspondiente...”.
3. En cuatro casos, los pasajes terrestres no fueron emitidos a nombre del
participante al evento.
Comentarios UEC/UFIS: se toma nota de la observación.
11
4. Sobre el Taller de operatoria Remediar (Córdoba, 09/06/10), los presupuestos
presentados no detallan la cantidad de participantes ni día en que se realizará el
taller, incumpliendo con la Normativa Aplicable a la administración del Fondo
Rotatorio Especial para el supuesto de catering.
Comentarios UEC/UFIS: “…no se trata de un servicio de catering. El
Programa realizó la adquisición de alimentos en cantidades específicas y de
entrega inmediata para un coffee break de un evento…”
5. En un caso, la liquidación de gastos de viaje, no justifica la ausencia de un boleto
de transporte terrestre rendido en la liquidación.
Comentarios UEC/UFIS:“…se debió a un error material…”
b) Incumplimiento normativa de Caja Chica
1. En dos casos los comprobantes de respaldo de gastos incluyen caligrafía disímil
respecto al nombre del beneficiario (Proyecto) y el concepto de gasto.
Comentarios UEC/UFIS:“…se debió a un error material. Ambas facturas
fueron recibidas en el Programa sin los datos completos …”
2. En dos casos los formularios de rendición de gastos son de fecha anterior al
comprobante de respaldo (factura).
Comentarios UEC/UFIS: “…se debió a un error material.
c) Gastos no autorizados
Se observa la imputación de 12 pasajes aéreos emitidos por el OCOVU (Oficina de
Coordinación de Vuelos dependiente del (Ministerio de Relaciones Exteriores,
Comercio Internacional y Culto.) por un total de $ 9.287,76.
Comentarios UEC/UFIS: Dicha erogación se efectuó “…en forma previa a la
definición del procedimiento a seguir… (Disposición 4/09 que regula el
funcionamiento del Fondo Rotatorio Especial)” tal como manifestara el Director
Nacional del Programa.
12
Recomendación:
Profundizar los controles respecto de la documentación que respalda las erogaciones a
cargo del Programa y del cumplimiento de la normativa aplicable, a efectos de mantener
los archivos correspondientes debidamente completos y según la normativa.
2- Categoría 2: Provisión de Insumos Estratégicos para los Servicios de Salud
a) Aplicación de multa en defecto.
Se determinó una diferencia en el cálculo de la multa por demora en la entrega, que
según esta Auditoría debió ser por 2.163 botiquines entregados fuera de término,
para lo cual la penalidad asciende a $ 18.817,88. El Proyecto aplicó multa por 899
botiquines.
Comentarios UEC/UFIS: para el cálculo de las penalidades se utiliza el
“Aplicativo Remediar” y no los Anexos presentados por el proveedor. (No
procedente ya que el pliego indica la multa aplicable, en base a lo cual esta
auditoría realizó el cálculo)
b) Cumplimiento de Contrato.
1. Si bien no resulta significativo en términos financieros, no se tuvo a la vista
documentación que permita constatar la entrega de 466 botiquines, prevista para
el 15-01-2010, respecto a la contratación inicial.
2. Respecto a los contratos suscriptos con la empresa LAFEDAR y a lo
establecido en el anexo III que forma parte integrante de los mismos, que fija un
plazo máximo de 30 días para el pago al proveedor, se observa que en los casos
que seguidamente se detallan se incurrió en una mora, situación que origina un
reclamo formal (en cada factura presentada) por parte de la empresa, intimando
al pago y solicitando la liquidación de los intereses legales devengados con
motivo del vencimiento de los plazos acordados.
13
AP
20100518
20100199
20101024
20100425
20100188
20100913
20100002
Monto
$
47.861,87
10.920,06
15.859,74
155.122,32
119.911,59
36.966,98
19.049,40
Factura
Nº
B4300
B4284
B4510
B4295
B4285
B4520
B4276
Fecha
factura
12/02/2010
30/12/2009
08/03/2010
04/02/2010
30/12/2009
15/03/2010
15/12/2009
Fecha
cobro
31/03/2010
17/02/2010
29/04/2010
16/03/2010
16/02/2010
26/04/2010
26/01/2010
Días
Demora
19
18
21
11
12
11
11
Comentarios UEC/UFIS: “…el presupuesto 2010 comenzó a ejecutarse el
22/01/2010, lo cual ocasionó un retardo en la carga de los distintos pagos de los
programas y proyectos que tiene en cartera la Ufis…”.
3. En dos casos las Órdenes de Compra cursadas a distintos proveedores de
servicios, carecen de la fecha de suscripción del Proyecto, según se requiere en
el formulario correspondiente.
Comentarios UEC/UFIS: el Proyecto manifestó que “…No se comparte la
observación. Las Órdenes de Compra fueron firmadas por los Proveedores …
es por lo tanto, la fecha de entrada en vigor del Contrato, en la que ambas
partes aceptan y prestan su consentimiento...”.
c) Documentación del proceso de adquisición
1. En algunos casos identificados, surge que en la constancia de retiro de pliego no
figura la fecha de entrega de los mismos, tal cual consta en los formularios pre
impresos utilizados al efecto.
2. Respecto a dos ofertas, no cumplieron con el requisito de presentar Original o
copia de los Estados Financieros de los tres (3) últimos años -IAO 11.1(h)-.
3. No surge de la documentación analizada las medidas implementadas por el
Proyecto para adquirir, de una licitación, los 9 lotes pendientes, dos que se
declararon desiertos y siete que fueron anulados.
4. Sobre el análisis de los Pagos se observa:
14

Liberación de pagos sin poseer las Notas de Crédito correspondientes,
atento a que el proyecto FEAPS se encuentra analizando el pedido de
reintegro del importe descontado en concepto de multas; en consecuencia, la
presentación de las notas de crédito correspondientes, se encuentra
supeditado a lo resuelto por el Proyecto en cuanto a las multas.

Al momento de nuestra revisión no se tuvo a la vista una factura que se
incorporó al expediente de pago al cierre de nuestras tareas de campo.

Seis facturas no tenían sello de PAGADO con el correspondiente número de
Autorización de Pago al momento de nuestra revisión. Al cierre de nuestras
tareas de campo fueron incorporados.
Comentarios UEC/UFIS: sin comentario.
5. En un caso, la oferta presentada por un proveedor no fue expresada en la
moneda que estableció el Pliego de Bases y Condiciones.
Comentarios UEC/UFIS: “…Se aclara que en este caso se tomó el tipo de
cambio que figura en la cláusula para convertir la moneda. Y no se le pidió al
proveedor que presentara el mes de diciembre de 2009, porque con la
documentación presentada superaba el requisito exigido...”
6. Se observa incumplimiento en el plazo de entrega como lo establece el pliego
de bases y condiciones. En el expediente no se adjunta documentación que
justifique tal situación ni la falta de aplicación de penalidad correspondiente.
Comentarios UEC/UFIS: “…El proveedor informó oportunamente al
Programa la existencia de problemas de importación en los bienes adquiridos
no imputables al proveedor, lo que derivó en la demora de 10 días observada
en la entrega de los mismos, situación que fue acordada entre el Proveedor y el
Programa a fin de que este último no aplicara la penalidad correspondiente.
Por ello el Programa consideró que no estaban cumplidas las causales
requeridas para la aplicación de las C.G.C. 26.1 sobre daños y perjuicios
conforme las facultades de ampliación de plazo 32 y 33 de las CGCS…”
15
7. En un caso, el expediente carece de documentación acorde a la contratación
realizada. Bajo la necesidad de mantener la contratación del servicio de hosting
WEB, la UFIs solicita al Banco la No Objeción para la correspondiente
recontratación y el Programa eleva al Organismo para su aprobación un informe
en el cual se desarrollan distintas actividades y etapas no previstas en la
contratación anterior del proveedor citado, y precios no concordantes con la
solicitud inicial. El Banco otorgo la No Objeción a la contratación del servicio
en base al presupuesto estimado por el Programa (USD 2.500.- mensuales) y la
Orden de compra fue acordada por un importe mensual de $ 2.500.-.
Comentarios UEC/UFIS: “…Se cometió un error material en el informe
técnico remitido por el Programa…, lo que hizo que erróneamente se enviase al
BID el monto en U$S y no en AR$ como correspondía y como surge del resto
del expediente…”.
8. La Orden de compra no posee fecha de emisión y fue recibida por el proveedor
30 días posteriores al inicio del servicio.
Comentarios UEC/UFIS:
“…La Orden de compra se firmó dentro del primer periodo de prestación de
servicios posterior a la recepción de la No Objeción...”
d) Contabilización de las erogaciones
Se observa que en los casos de liberación de pagos a proveedores que han emitido
Notas de Crédito a favor del Programa por distintas penalidades, se procede a
descontar dichos importes del valor de los productos ocasionando una subvaluación
(USD 2.2813,70) en la contabilización de los mismos y la omisión de registrar las
multas correspondientes.
Comentarios UEC/UFIS: “…El motivo por el cual se procedió a registrar
contablemente los importes netos de las multas se corresponde con la necesidad de
alinear dicho registro con la justificación de desembolsos (que es lo efectivamente
pagado) que posteriormente se remite al Banco. No obstante, tomamos en
16
consideración su observación y proponemos acordar con ustedes los pasos a
seguir para el próximo ejercicio…”.
e) Reconocimiento de Gastos Locales
A través de la justificación N° 5, de fecha 14/05/2010, se procesó la suma de USD
20.261.603,67 por reconocimiento de gastos retroactivos locales en medicamentos
y operador logístico (Cláusula 4.02 (EE): Reconocimiento de gastos desde la
aprobación del Financiamiento). Sobre el particular merece señalarse que:
1. El periodo de pago de los gastos incluidos bajo este concepto es de febrero 2009
a enero 2010, siendo que el Convenio de Préstamo en su cláusula 4.02,
Reconocimiento de gastos desde la aprobación del Financiamiento, expresa que
“…el Banco podrá reconocer como parte de la contrapartida local, los gastos
efectuados o que se efectúen en el Programa a partir del 17 de octubre de 2007
y hasta la fecha de vigencia del presente Contrato…”, es decir 4 de noviembre
de 2008. Cabe aclarar que el primer desembolso efectuado por el Banco es de
fecha 14/07/09.
2. Los gastos se justificaron bajo la categoría 2.1, quedando sobreejecutada en
USD 11.408.925,78, situación que si bien incide en el total de la subcategoría
2.1 no así en el total de la categoría 2, según se detalla seguidamente:
Categoría
2, Provisión de Insumos
Estrategicos para los servicios
de salud
2,1Provisión de insumos y
medicamentos esesciales Programa Remediar
2,2 Formación de Recursos
Humanos para la APS
Presupuesto
Aporte Local USD
Justif. Acum. Al
30-06-2010
Disponibilidad
Local USD
45.200.000,00
22.546.281,31
22.653.718,69
11.050.000,00
22.458.925,78
-11.408.925,78
34.150.000,00
87.355,53
34.062.644,47
3. En la justificación N° 5, por error en la aplicación del tipo de cambio, se
procedió a justificar en exceso USD 212.692,80 que al momento de emisión del
presente informe se mantiene pendiente.
Comentarios UEC/UFIS:
17
Al respecto, la UFIs manifestó que procederá a realizar el correspondiente ajuste en el
ejercicio 2011. A la fecha de emisión de nuestro informe de auditoría el mismo se
encuentra pendiente.
Recomendación:
Profundizar los controles respecto de la documentación que respalda las erogaciones a
cargo del Programa, a efectos de mantener los archivos correspondientes debidamente
completos cumpliendo con la normativa vigente.
3- Categoría 4: Administración del Programa
a) Gastos que no se identifican con los objetivos del Programa
1. En las rendiciones de caja chica analizadas se observa que el 30% de los gastos
imputados corresponde a erogaciones en alimentos justificadas para la
realización de reuniones de trabajo. La mayoría de los gastos imputados
corresponden al Buffet del 7° piso del Ministerio, Supermercado Jumbo, Maxi
Kiosco y fabrica de sándwich.
2. Otros gastos pagados por fondo rotatorio, si bien no resultan significativos no se
pueden relacionar con lo establecido en la normativa, artículo 1° “…para
afrontar gastos que demanden las actividades de capacitación, referentes
regionales y control de los componentes en terreno, relacionadas con el normal
desarrollo y ejecución del programa.
Comentarios UEC/UFIS: “…se considera que la carga laboral implicada para la
correcta ejecución del programa y el consiguiente compromiso adquirido por el
personal administrativo en los Centros de Salud de las provincias, amerita un
reconocimiento y motivación de carácter simbólico…”.
b) Documentación respaldatoria del gasto con observaciones
18
1. El “nombre del proyecto” fue incluido con caligrafía distinta a la utilizada en
“concepto de gasto”;
2. Se indica erróneamente el nombre del proyecto (PROAPS- PNUD 02/017);
3. Una Factura correspondiente -rendición de gastos N° 37- se encuentra
enmendada sin salvar;
4. En otra Factura correspondiente a la adquisición de tarjetas personales no se
indica las cantidades entregadas;
5. Una rendición de gastos de fondo rotatorio es de fecha anterior (05/01/10) a los
comprobantes de respaldo (06/01/10).
Comentarios UEC/UFIS: “…se toma en cuenta la observación…”.
c) Documentación incompleta del proceso de adquisición
En dos procesos de contratación se observa un tratamiento no uniforme o desigual
de las ofertas, en vista de que existen propuestas desestimadas por incumplimientos
a la requisitoria del Pliego de Bases y Condiciones y, en otros casos, se presentan
similares inconvenientes y fueron aceptadas o consultados nuevamente los
oferentes.
Comentarios UEC/UFIS: “…No se comparte el criterio de la auditoria entre
documentos que son subsanables y no subsanables…”. (No procedente ya que se
verificaron similares incumplimientos).
Recomendaciones:
Mantener archivos completos que contengan toda la documentación que sustenta las
rendiciones de gastos, como así también el proceso de contratación, a efectos de
mejorar la calidad de la información que surge de los mismos. Verificar el
cumplimiento de la normativa aplicable.
19
4- Sobre-ejecución Presupuestaria de Fondos Locales
Los gastos de aporte local justificados bajo la categoría 4.00 y las subcategorías 1.01. y
2.01, presentan una sobreejecución al 31-12-2010, situación que si bien incide en el
total de cada una de las sub-categorías, no lo hace en el total de la categoría
correspondiente, según se detalla seguidamente:
Categoría
1. Proyectos Pciales. de
Fortalecimiento de Redes
1.1. Asistencia Técnica
1.2. Implementación de
Proy.
2. Provisión de Insumos
Estratégicos para los
servicios de salud
2.1 Provisión de insumos y
medicamentos esenciales Programa Remediar
2.2 Formación de Recursos
Humanos para la APS
4.00 Administ. del Prog.
Presupuesto Aporte
Local USD
Justificación Acum.
Al 31-12-2010
Disponibilidad Local
USD
11.000.000,00
38.656,37
36.223,39
10.961.343,63
-36.223,29
11.000.000,00
2.433,08
10.997.566,92
45.200.000,00
26.724.503,85
18.475.496,15
11.050.000,00
26.518.711,48
-15.468.711,48
34.150.000,00
205.792,37
33.944.207,63
540.000,00
1.049.151,07
-509.151,07
Comentarios UEC/UFIS: “…No incide en el total del componente…”.
Recomendaciones:
Realizar los seguimientos necesarios para dar cumplimiento al presupuesto local, a
efectos de que los gastos realizados por el Programa se efectúen con las partidas
presupuestarias previstas para cada línea o subcategoría de gastos.
5- Registros Contables:
La UFI-S posee un sistema contable bimonetario, sin embargo: “... las transacciones se
registran en moneda local...”, tal como se señala en Nota 2- Principales Políticas de
Contabilidad-. Al respecto, se utilizaron planillas auxiliares para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera y en pesos, las cuales
20
fueron validadas por esta auditoría, observándose que:
a) Reporte de Pagos UEPEX 2010: para validar la integridad de estos reportes se deben
realizar tareas adicionales en virtud de que: 1) del control de correlatividad se
observan casos de omisión de números de asientos. Esto se presenta en la realización
de asientos efectuados en una sola moneda, por lo cual en el diario que no impacta se
omite dicho número. 2) Se observan registraciones extemporáneas ya que se respeta
la cronología pero no la secuencia numérica de asientos. 3) surgen movimientos con
la opción “No contabilizado” (neto total $ 0.-/USD 0.-) por la reimputación de
gastos.
b) Asientos Manuales: En el ejercicio 2010 se verificó la confección de asientos
manuales. Parte de ellos, se realizaron con motivo de una incorrecta parametrización
entre gestión y contabilidad por parte del Programa.
Comentario UFIS:
Es correcto lo mencionado acerca del sistema bimonetario, pero al tener algunas
inconsistencias UEPEX en lo referido a la pesificación y utilización de los diferentes
tipos de cambios para las transacciones en dólares, es necesaria la confección de
planillas auxiliares para llevar un estricto control de la correcta contabilización de los
registros. Esta limitación fue reportada a la Mesa de Ayuda de UEPEX para su
tratamiento.
a) Reporte de Pagos UEPEX 2010: 1) Sólo se muestran en el Reporte de Pagos los
gastos de ejecución, no la totalidad de los movimientos de las cuentas contables. 2)
Las registraciones extemporáneas son producto del análisis de las registraciones e
imputaciones. Como resultado del mismo, se determinan los ajustes extraordinarios
necesarios a realizar posteriores al cierre a los efectos de reflejar correctamente las
transacciones. 3) Los movimientos identificados con la opción de “No
Contabilizado” en el Reporte de Gestión, corresponden a desafectaciones,
reimputaciones o autorizaciones de pago, las cuales fueron habilitadas pero no
contabilizadas en el sistema. Estos movimientos son informados en el reporte de
21
gestión pero no tienen impacto contable, por lo tanto no generan asiento alguno.
b) Asientos Manuales: Los Asientos manuales registrados en el ejercicio 2010
corresponden a errores en la relación entre los insumos y las cuentas contables
asociadas. Para ellos se efectuaron, de modo excepcional, asientos manuales, a los
efectos de subsanar dichas inconsistencias detectadas. Cabe destacar que las mismas
fueron subsanadas.
Recomendación:
Se recomienda profundizar los controles sobre el sistema contable, a efectos de
minimizar las limitaciones del mismo.
BUENOS AIRES, 10 de junio de 2011.
22
INFORME DE CONTROL INTERNO DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN
PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR
(Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/10)
El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación
realizada al sistema de control interno correspondiente al “Programa de Fortalecimiento de la
Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad
Ejecutora Central del Proyecto (UEC) dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la
asistencia de la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s), financiado parcialmente a
través del Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR, suscripto el 4 de noviembre de 2008
entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La evaluación fue realizada a la Unidad de Coordinación del Programa (UCP) y UFIS teniendo
en cuenta los criterios definidos por el “Committee on Sponsoring Organizations (C.O.S.O.), y
orientado al enfoque financiero, se exponen a continuación tanto las fortalezas como las
debilidades encontradas.
Título
Página
Ambiente de Control
27
Evaluación de los Riesgos
33
Actividad de Control
37
Información y Comunicación
38
Supervisión
41
23
AMBIENTE DE CONTROL
La dirección ha de transmitir el mensaje de que la integridad y los valores éticos no pueden, bajo
ninguna circunstancia, ser contravenidos. Los empleados deben captar y entender ese mensaje.
La dirección ha de demostrar continuamente, mediante sus mensajes y comportamiento, un
compromiso con los valores éticos.
1) Integridad y valores éticos
Existencia y puesta en práctica de códigos de conducta y otras políticas que consideren las prácticas directivas
de general aceptación, los conflictos de intereses o los niveles esperados de comportamiento ético y moral
SI
Código de conducta
Los códigos son suficientemente amplios y se
refieren a conflictos de intereses, pagos ilegales u
otros pagos indebidos, competencia desleal o uso
fraudulento de información de proveedores en las
operaciones?
Los códigos son aceptados de forma expresa y
periódicamente por todos Los empleados?
Los empleados entienden qué comportamiento es
aceptable o no aceptable y saben qué hacer si se
encuentran con algún comportamiento indebido?
La cultura de la dirección enfatiza la importancia de
la integridad y comportamiento ético cuando no
existe un código escrito de comportamiento. Este
código puede ser comunicado verbalmente en
reuniones con el personal, reuniones individuales, o
en el curso de las actividades diarias?
Se comunica efectivamente dentro de la Unidad de
Coordinación (UC)/ Unidad de Financiamiento
Internacional de Salud (UFIs), tanto de palabra como
en la forma de actuar, el compromiso con la
integridad y la ética?
Los empleados sienten presión por parte de sus
iguales para hacer "lo que es debido" o solamente se
piensa en hacer sin interesar "lo que es debido"?
La dirección trata adecuadamente los síntomas de
que existen problemas, en particular cuando puede
ser considerable el costo de identificar los problemas
y tratar los temas?
X
X
X
X
X
X
X
24
NO
A/V
(*)
NC
(**)
OBSERVACIONES
El trato diario con proveedores, empleados y demás
terceros se hace en forma honesta e igualitaria?
X
La dirección responde ante las violaciones de normas
de comportamiento?
X
Se comunican debidamente dentro de la entidad las
acciones disciplinarias que se toman. Los empleados
entienden que si se les sorprende violando las normas
de comportamiento sufrirán las consecuencias?
La dirección proporciona directrices sobre las
situaciones y la frecuencia con la que se necesita su
intervención?
Está explícitamente prohibido hacer caso omiso de
los controles establecidos por parte de la dirección?
Se investigan y documentan las desviaciones de las
políticas establecidas?
X
X
X
X
Existen condiciones tales como incentivos
extremados o alicientes que puedan poner a prueba
(de una forma innecesaria e injusta) si los empleados
observan los valores éticos?
La remuneración y las promociones se basan
exclusivamente en la consecución de objetivos de
rendimiento a corto plazo?
Existen controles para reducir tentaciones que de otra
manera pudieran existir?
(*) A/V= A VECES
X
X
X
(**) NO CONTESTA
Riesgo Involucrado (Medio): De lo expuesto surge que tanto la UCP como la UFIs
manifiestan tener y poner en conocimiento a todo el personal del Código de Conducta.Sin
embargo no han proporcionado la normativa implementada, como así tampoco evidencia de
su aprobación y divulgación entre el personal del Programa.
Recomendaciones: Dado que los valores éticos de los funcionarios que llevan a cabo tareas
en el Programa son esenciales para mantener controles internos eficaces, es fundamental
encarar políticas de amplia difusión de las normas de conducta que se han establecido para
desempeñar las acciones del Proyecto e implementar mecanismos que permitan la rápida
detección y comunicación de cualquier transgresión a una norma ética.
25
2) Políticas de Recursos Humanos
SI
Las políticas y los procedimientos existentes aseguran el
reclutamiento o el desarrollo profesional de las personas
fiables necesarias para soportar un sistema efectivo de control
interno?
El nivel de atención que se presta al reclutamiento y a la
formación de las personas es adecuado?
Cuando no existe documentación formal de las políticas y
prácticas la dirección informa de las expectativas existentes
sobre qué tipo de personas han de ser contratadas o participa
directamente en el proceso de contratación?
Los empleados nuevos conocen cuáles son
responsabilidades y lo que la dirección espera de ellos?
sus
NO
Se someten a un examen especialmente minucioso los
historiales que tienen cambios de empleo frecuentes o
períodos de inactividad?
Las políticas de contratación incluyen una investigación de
los candidatos con antecedentes penales?
OBSERVACIONES
X
X
X
X
X
X
X
Los criterios con respecto a ascensos y subidas de sueldos
están suficientemente explícitos para que los empleados sepan
lo que la dirección espera de ellos antes de ascensos o
promociones?
Dichos criterios incluyen el cumplimiento de normas de
conducta.
NC
X
El personal de supervisión se reúne periódicamente con los
empleados para revisar su rendimiento profesional y proponer
medidas para mejorarlo?
Se toman en cuenta los valores éticos y la integridad en las
evaluaciones de rendimiento profesional?
A/V
X
X
Riesgo Involucrado (Bajo): De lo expuesto surge que el Programa, si bien para el
reclutamiento de personal contempla las Normas del BID en la materia, aún no ha establecido
26
una política tendiente a la retención que contribuya al fortalecimiento institucional, a la
prevención de deficiencias en el desempeño y promoción durante la vida del Proyecto. La
falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de pérdida de personal
y/o de mal desempeño, clave que podría afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos,
que en este caso se ve reducido atento a que éste es la continuidad de otro programa y, por
ende, su personal ya está capacitado.
Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener
el mejor rendimiento del personal. Por lo tanto las autoridades del Programa son responsables
no sólo de una adecuada selección, sino también de una conveniente capacitación para el
correcto desempeño de sus responsabilidades y del funcionamiento de una movilidad
organizacional que signifique el reconocimiento y promoción de los más capaces así como la
detección oportuna de mal desempeño y su corrección.
3) Estructura Organizacional
SI
La estructura organizativa está debidamente centralizada
o descentralizada dada la naturaleza de las operaciones
realizada por la entidad?
X
La estructura facilita el flujo de información hacia los
niveles superiores e inferiores y entre todas las
actividades del proyecto?
X
Se comunica claramente a los ejecutivos las
responsabilidades y las expectativas respecto a las
actividades de sus áreas de responsabilidad?
X
Los ejecutivos tienen los conocimientos, la experiencia
y la formación necesaria para desempeñar sus
funciones?
27
X
NO
A/V
NC
OBSERVACIONES
Las relaciones de dependencia establecidas (ya sean
formales, informales, directas o matriciales) son
adecuadas y permiten a los directivos conocer con
claridad sus responsabilidades y niveles de autoridad?
X
Los ejecutivos de niveles inferiores tienen la posibilidad
de utilizar alguna vía de comunicación apropiada hacia
los altos ejecutivos?
X
La dirección evalúa regularmente la estructura
organizativa a la luz de los cambios en el proyecto o en
el sector en el que opera?
X
Los directores de departamento y supervisores tienen
tiempo
suficiente
para
cumplir
con
sus
responsabilidades de manera eficiente?
X
Los directores y los supervisores trabajan demasiadas
horas
extraordinarias
y
asumen
mayores
responsabilidades de las que les corresponderían?
X
Riesgo Involucrado (Medio): Si bien la estructura organizativa del proyecto ha sido
definida, y se encuentran expresamente establecidas las misiones y funciones de los distintos
integrantes que la componen, no se aplican efectivamente en la práctica en todos los casos.
Recomendaciones: Actualizar el manual para que defina claramente responsabilidades,
acciones y cargos de todos los integrantes del Programa y que establezca las diferentes
relaciones jerárquicas y funcionales, así como los canales de comunicación ascendentes y
descendentes, a los efectos de que cada integrante conozca cómo su acción se interrelaciona y
contribuye a alcanzar los objetivos generales.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Para que un Programa tenga un control eficaz, debe tener objetivos establecidos. Los objetivos
globales incluyen aseveraciones generales acerca de sus metas y están apoyados por los planes
estratégicos correspondientes.
SI
28
NO
A/V
NC
OSERVACIONES
1) Objetivos globales del Programa
La dirección ha establecido los objetivos globales?
Dichos objetivos globales están suficientemente
diferenciados de los objetivos genéricos que podrían
aplicarse a cualquier proyecto?
La información sobre los objetivos globales de la entidad se
comunica a los empleados?
X
X
X
El plan estratégico apoya los objetivos globales?
X
Incluye la asignación a alto nivel recursos y prioridades?
X
Las asunciones adoptadas en los planes y presupuestos
reflejan la experiencia histórica y las circunstancias
actuales del proyecto?
X
Los planes y presupuestos tienen un nivel de detalle
adecuado para cada nivel de dirección?
X
2) Objetivos específicos para cada actividad
Existe un vínculo adecuado para todas las actividades
importantes?
X
Se revisan periódicamente los objetivos específicos para
comprobar que continúan siendo relevantes?
X
Se complementan y esfuerzan dentro de cada actividad?
X
Se complementan y se apoyan mutuamente entre sí para las
distintas actividades?
X
Se establecen objetivos para las actividades esenciales en
los flujos de bienes y servicios y para las actividades de
apoyo?
X
Los objetivos específicos son coherentes con las prácticas y
actuaciones históricas del proyecto o con proyectos
similares del mismo sector y, si existen diferencias, se han
analizado los motivos de las mismas?
X
Se establecen objetivos para cada actividad importante?
X
29
Los objetivos incluyen criterios de cuantificación?
X
La dirección ha identificado los recursos necesarios para
alcanzar los objetivos?
X
Existen planes para adquirir los recursos precisos?
X
La dirección ha identificado las acciones que deben llevarse
a cabo con éxito, o los fallos que han de evitarse, para que
se consigan los objetivos globales de la entidad?
X
Las inversiones y los presupuestos de gastos se basan en el
análisis efectuado por la dirección de la importancia
relativa de los objetivos?
X
La dirección efectúa un seguimiento especial de los
objetivos que constituyen factores críticos de éxito?
X
3) Riesgos
La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con:
a) las fuentes de suministro;
b) los cambios tecnológicos;
c) los requerimientos de los acreedores;
d) las condiciones económicas;
e) las condiciones políticas;
f) la normativa aplicable;
g) los acontecimientos naturales.
La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con:
Los recursos humanos, tales como la continuidad de los
directivos clave o los cambios de responsabilidades que
pudieran influir en la eficacia del trabajo.
X
X
La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con:
La financiación, es decir, la disponibilidad de fondos para
las iniciativas nuevas o la continuación de programas
clave?
X
La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con:
Las relaciones laborales, por ejemplo, los programas de
remuneraciones y otros beneficios laborales que mantengan
el nivel de competitividad de la entidad dentro de su sector?
La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con:
Los sistemas de información, tal como el mantenimiento de
sistemas adecuados de copias de seguridad y de
emergencia, para el caso de fallos del sistema que pudiesen
30
X
X
afectar la continuidad de las operaciones de manera
importante?
Los riesgos se analizan a través de procedimientos
formales, o de manera informal como parte de la actividad
diaria de la gerencia?
X
Los riesgos detectados son relevantes para el objetivo
específico correspondiente?
X
El análisis de riesgos es realizado por directivos de una
categoría adecuada.
X
Los acontecimientos o cambios se abordan como parte del
proceso usual de identificación y análisis de riesgos, o por
medio de mecanismos independientes?
X
Las oportunidades relacionadas con los cambios son
tratados por personas de categoría suficiente, de forma que
se identifiquen todas sus implicaciones y se formulen
planes de acción adecuados?
X
En el proceso se incluyen todas las actividades del
Programa que se verán afectadas significativamente por los
cambios?
X
El Programa es consciente de los cambios significativos en
el personal, bien externos o internos, que pudieran afectar
al nivel profesional del personal disponible?
X
Los asesores legales informan periódicamente a la
dirección sobre las aplicaciones de los cambios
legislativos?
X
Se toman medidas especiales para asegurar que los
empleados nuevos entienden la cultura de la entidad y
actúan de acuerdo con la misma?
X
Se presta especial atención a las actividades esenciales de
control realizadas por personas a las que se va a cambiar de
actividad?
X
Existen procedimientos para analizar si las actividades de
control existentes son apropiadas cuando se desarrollan e
implantan nuevos sistemas informáticos? Se cumplen?
La dirección sabe si se cumplen las políticas de desarrollo e
implantación de sistemas, a pesar de que existan presiones
para "acortar" el proceso?
31
X
X
Se presta atención al efecto de los nuevos sistemas tanto
sobre los flujos de información y los controles
correspondientes como sobre la formación de los
empleados, prestando especial atención a la resistencia de
los empleados ante el cambio?
Se aumenta la capacidad de los sistemas para poder tratar
rápidamente volúmenes crecientes de información?
Se incrementa en lo necesario el número de empleados de
operaciones, contabilidad y proceso de datos para hacer
frente al aumento en el volumen de actividad?
Existe un procedimiento de revisión de presupuestos o
previsiones?
X
X
X
X
Se obtiene información sobre los avances tecnológicos a
partir de servicios de información, asesorías, seminarios o
quizás mediante operaciones conjuntas con compañías
líderes en las áreas de investigación y desarrollo que son
relevantes para la entidad?
X
Se efectúa un seguimiento de las nuevas tecnologías o
aplicaciones desarrolladas?
X
Se aplican mecanismos para aprovechar las nuevas
aplicaciones tecnológicas y para controlar su utilización,
mediante la incorporación de las mismas en los sistemas de
información?
Se analizan los efectos potenciales sobre las operaciones
correspondientes de las reducciones de plantilla o las
reasignaciones de personal?
Se lleva a cabo una nueva asignación de las
responsabilidades de control correspondientes a los
empleados transferidos o despedidos?
Se analiza el impacto de las reducciones importantes de
plantilla sobre la moral del resto de los empleados?
Se aplican mecanismos para proteger al Programa contra
las posibles represalias de los empleados despedidos?
X
X
X
X
X
Riesgo Involucrado (Medio): Dado lo transcurrido de la actividad del Programa ya se han
implementado controles internos, pero aún no se puede aseverar que se hayan implementado
estrategias destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos, ni a desarrollar
acciones para minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos
32
planteados, derivadas de circunstancias internas o externas, que pueden prevenirse.
Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los
cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de
efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a
fin de evitar o minimizar sus efectos.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control abarcan una gran variedad de políticas y los procedimientos
correspondientes de implantación que ayudan a asegurar que se siguen las directrices de la
dirección. Ayudan a asegurar que se llevan a cabo aquellas acciones identificadas como
necesarias para afrontar los riesgos y así conseguir los objetivos del Programa.
SI
Los controles descriptos en los manuales de
procedimientos son aplicados en la realidad y
de la manera debida?
X
El personal de supervisión
funcionamiento de los controles?
X
el
A/V
NC
X
Se toman acciones apropiadas y en tiempo
sobre las excepciones o sobre la información
que requiere un seguimiento posterior?
revisa
NO
La AI se compone de auditores calificados con
diversos conocimientos?
X
La AI tiene acceso a las cerramientos y
conocimientos correspondientes con las
necesidades de la organización?
X
La AI atrae a los profesionales más
experimentados con experiencia en proyectos?
X
La dirección ejecutiva tiene un impulso formal
y un programa de carrera profesional para el
personal de AI?
El plan de desarrollo profesional continuo para
la AI refleja las necesidades futuras de la
organización y dirección?
X
X
33
OBSERVACIONES
El Comité de Auditoría supervisa la
combinación de habilidades y calificación del
personal de AI con las competencias
convenidas?
X
Riesgo Involucrado (Medio): Si bien existen controles definidos y aprobados en el Reglamento
Operativo, el Programa reconoce como Auditoría Interna la realizada por la SIGEN y la UAI del
Ministerio de Salud, lo que no le permite identificar, ni dejar evidencia, en la mayoría de los
procesos, del control interno que éstas realizan.
Recomendaciones:
Realizar la identificación de los controles tanto internos como externos a los cuales el Programa
se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de mejorar las actividades de
control a fin de evitar o minimizar sus riesgos.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Los datos se identifican, recogen, procesan y presentan por medio de los sistemas de
información. La información resultante incluye tanto los datos del sector como los económicos
y de organismos de control obtenidos de fuentes externas, y los generados dentro de la
organización.
SI
Existen mecanismos para conseguir la información
externa pertinente sobre las condiciones o normas del
Banco, novedades legislativas o de organismos de
control y cambios económicos?
Se identifica y presenta con regularidad la información,
generada dentro de la organización, crucial para el
logro de los objetivos de la entidad, incluyendo la
relacionada con los factores críticos de éxito?
Se suministra a los directivos y jefes de departamento
la información que necesitan para cumplir con sus
responsabilidades?
X
X
X
34
NO
A/V
NC
OBSERVACIONES
En lugar de suministrar un "mar de datos" la
información se resume adecuadamente, facilitando
información pertinente y permitiendo la inspección
minuciosa de los detalles cuando es necesario?
X
La información está disponible en tiempo oportuno
para permitir el control efectivo de los acontecimientos
y actividades, tanto internos como externos,
posibilitando la rápida reacción ante factores
económicos y los asuntos de control?
X
Se aplica algún mecanismo (por ejemplo, un comité de
planificación de informática) para identificar las
necesidades de información que surjan. Las
necesidades y prioridades de información son
determinadas por directivos con responsabilidades
suficientemente amplias?
Las necesidades y prioridades de información son
determinadas por directivos con responsabilidad
suficientemente amplias?
X
X
Se elabora un plan informático a largo plazo ligado a
las iniciativas estratégicas?
Aportan recursos suficientes (consultores, analistas,
programadores con los conocimientos técnicos
precisos) según sean necesarios para mejorar o
desarrollar nuevos sistemas de información?
X
X
Las vías de comunicación -sesiones formales e
informales de formación, reuniones y supervisión
durante el trabajo son suficientes para efectuar tal
comunicación?
Los empleados conocen los objetivos de su actividad y
cómo sus tareas contribuyen a lograr esos objetivos?
X
X
Los empleados entienden cómo sus tareas afectan a, y
son afectadas por, las tareas de otros empleados?
X
Existe alguna forma de comunicarse con los niveles
superiores del proyecto sin tener que pasar por un
superior directo?
X
Se permite el anonimato?
X
Los empleados usan de hecho los canales de
comunicación?
X
35
Las personas que informan de posibles irregularidades
son informadas de las medidas que se toman y
protegidas contra represalias?
X
Se aplican mecanismos establecidos para que los
empleados puedan aportar sus recomendaciones de
mejora?
X
La dirección premia, de algún modo, las buenas
sugerencias de los empleados?
X
Los consultores informan a las gerencias
correspondientes sobre las necesidades de los
beneficiarios, previo a las adquisiciones?
Las sugerencias, quejas y otras informaciones son
recogidas y comunicadas a las personas pertinentes
dentro del proyecto?
X
La información se transmite a los niveles superiores de
la organización según sea necesario y se realizan
acciones de seguimiento?
X
X
Las comunicaciones importantes a terceros son
proporcionadas por la dirección de acuerdo con la
naturaleza y la importancia del mensaje?
X
Los proveedores, beneficiarios y otros terceros
conocen las normas y expectativas del proyecto a la
hora de tratar con la misma?
X
Esas normas son evidenciadas en las relaciones diarias
con terceros.?
X
Las irregularidades cometidas por empleados de
terceros son comunicadas a las personas adecuadas?
X
El personal es sensible a las comunicaciones recibidas
respecto a problemas en servicios u otros temas y se
investigan y toman las acciones oportunas referentes a
estas comunicaciones?
X
Se corrigen los errores de facturación a proveedores,
investigándose y corrigiéndose las fuentes de tales
errores?
X
Las quejas son tratadas por una persona adecuada y
distinta de los empleados involucrados en las
transacciones originales?
X
36
Se toman las acciones adecuadas y se notifica a los
comunicantes las acciones de seguimiento llevadas a
cabo?
X
La alta dirección está al corriente de la naturaleza y el
volumen de las quejas.
X
Riesgo Involucrado (Bajo): En todas las áreas intervinientes en el Proyecto se constató que
prevalece la comunicación informal. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los
objetivos planteados, derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas.
Recomendaciones: Implementar mecanismos formales de comunicación que permitan asegurar
la confiabilidad de la información transmitida para alcanzar el logro de los objetivos del
Proyecto.
SUPERVISIÓN
La supervisión continuada se produce en el transcurso normal de las operaciones e incluye las
actividades habituales de gestión y supervisión, así como otras acciones que efectúa el personal
al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno.
SI
La dirección responsable de las operaciones compara las
existencias, distribución u otra información conseguida en el
curso de sus actividades diarias con la información generada
a través de los sistemas?
Se lleva a cabo la integración o reconciliación de la
información utilizada para gestionar las operaciones con los
datos generados por el sistema de información financiera?
Se exige al personal operativo que confirmen, mediante su
firma, la exactitud de los estados financieros de sus unidades
y se les considera responsables si se descubren errores?
37
X
X
X
NO
A/V
NC OSERVACIONES
Los proveedores corroboran implícitamente los datos de
facturación al pagar sus facturas. Se investigan las quejas de
los proveedores sobre la facturación, indicando la existencia
de deficiencias en el procesamiento de las operaciones de
venta, a fin de descubrir la causa de dichas quejas.
X
Las comunicaciones de suministradores y los estados
mensuales de cuentas a pagar se usan como una técnica de
supervisión del sistema de control interno
X
Se investigan las quejas presentadas por los proveedores
sobre las prácticas desleales de los agentes de compra.
X
Los organismos de control proporcionan información a la
entidad sobre el cumplimiento de las normas aplicadas u
otros asuntos relacionados con el funcionamiento del
sistema de control interno.
X
Se comprueban los controles que deberían haber prevenido
o detectado los problemas.
X
Se comprueban los niveles de existencias cuando los bienes
se retiran del depósito para su envío al beneficiario o
provincia. Se corrigen las diferencias que pueden producirse
entre los importes registrados y los reales
X
Se cuentan periódicamente los valores depositados por
terceros con la entidad, y se comparan con los registros
existentes.
X
Los directivos que deciden qué recomendaciones de los
auditores se llevarán a la práctica tienen el nivel de
autoridad adecuado
X
Se realiza un seguimiento de las acciones efectuadas para
comprobar la realización de las mismas.
X
Se recogen los temas importantes y las cuestiones planteadas
en los seminarios de formación.
X
Se informa a la alta dirección de las sugerencias de los
empleados, y se toman las acciones necesarias.
X
Se requiere periódicamente al personal para que confirme su
cumplimiento del código de conducta.
Se requieren firmas para acreditar la realización de
funciones críticas de control, tales como la conciliación de
importes específicos.
38
X
X
Son evaluados los elementos apropiados del sistema de
control interno.
X
Las evaluaciones son efectuadas por empleados con los
conocimientos necesarios.
X
Son adecuados el alcance, la cobertura y la frecuencia de la
evaluación.
X
El evaluador tiene un conocimiento suficiente de las
actividades del proyecto.
X
Se obtiene un conocimiento de cómo debería funcionar el
sistema, y cómo funciona en realidad.
X
Se realiza un análisis utilizando los resultados de la
evaluación contrastados con unos Criterios establecidos.
X
Se reúne el equipo de evaluación para planear el proceso de
evaluación y asegurar que se realiza un esfuerzo coordinado.
X
El proceso de evaluación es gestionado por un directivo con
un nivel de autoridad suficiente.
X
Existen manuales de políticas, organigramas, instrucciones
operativas, etc.
X
Se presta atención a documentar el proceso de evaluación.
Existen medios para conseguir información sobre
deficiencias de fuentes tanto internas como externas (por
ejemplo, beneficiarios, proveedores, auditores y organismos
de control)
X
X
Existen medios para conseguir información sobre
deficiencias a partir de la supervisión continuada o las
evaluaciones puntuales
X
Las deficiencias son puestas en conocimiento
responsable directo de la actividad y de un superior.
del
X
Se informa a la alta dirección o al consejo de administración
sobre algunos tipos específicos de deficiencias.
X
Se corrige la transacción o acontecimiento identificado.
X
Se investigan las causas fundamentales del problema.
X
39
Efectúa un seguimiento para asegurar que se toma la acción
correctiva necesaria.
X
Riesgo Involucrado (Medio): La falta de implementación de un sistema de seguimiento y
monitoreo y de supervisión, que de acuerdo a lo relevado está previsto únicamente a nivel de
tareas y por los superiores inmediatos de cada área, evidencian que no se lleva a cabo una
supervisión de carácter integral, ni a nivel cualitativo de las acciones, lo cual denota debilidad en
las tareas de supervisión llevadas a cabo en el período.
Recomendaciones: Llevar a cabo actividades de supervisión integrales a fin de poder efectuar el
seguimiento de las acciones desarrolladas y a desarrollar, garantizando adecuados niveles de
control interno, a los efectos de obtener información consistente y oportuna esencial para la toma
de decisiones y la corrección de las deficiencias detectadas. Además, es importante difundir
medidas destinadas a la identificación de los responsables de los controles llevados a cabo.
BUENOS AIRES; 10 de junio de 2011.
40
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN
PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR
(Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/10)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con los registros y documentación de
respaldo que le dan sustento;
- Test o prueba de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de los informes
presentados por los mismos;
- Análisis respecto a la disposición en forma oportuna de los fondos del Préstamo canalizados a
través de la cuenta bancaria asignada al Proyecto;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Confirmaciones con terceros;
-Aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los consideró necesarios.
41
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100% de las fuentes de fondos y el 69,00% de las
erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en pesos al 31 de diciembre de
2010, de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría
USOS DE FONDOS
Proyectos Pciales Fortalecimiento de Redes
Prov. de Serv Estrat. para los Serv de Salud
Información, Monitoreo, Evaluac. y
Auditoría
Administración del Programa
Subtotal Gastos Elegibles
Transferencia a otras Entidades
Retenciones a Pagar
TOTAL INVERSIONES DEL PROYECTO
Total ejecutado
en USD al
31/12/10
Muestra
% de
incidencia
Importe USD
%
732.946,90
53.557.398,49
1,27%
92,72%
352.788,16
37.961.749,87
48,13%
70,88%
851.072,92
1.789.508,32
56.930.926,63
831.325,56
-174,07
57.762.078,12
1,47%
3,10%
98,56%
1,44%
0,00%
100,00%
224.271,86
485.297,97
39.024.107,86
831.325,56
-174,07
39.855.259,35
26,35%
27,12%
68,55%
100,00%
100,00%
69,00%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Por último, es menester señalar que la coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 10 de junio de 2011.
42