2001_241info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
SUBPROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ORIENTACIÓN LABORAL
DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE
JÓVENES” - CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros al 31/12/00 detallados en el apartado I- siguiente,
correspondientes al Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral del “Programa de
Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes”, parcialmente financiado con recursos
provenientes del contrato de préstamo N° 1031/OC-AR, suscripto el 4 de agosto de 1997 entre la
Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Activo y Pasivo al 31 de diciembre de 2000, expresado en pesos, y notas anexas N°
1 a 10 que forman parte del mismo.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2000, expresado en pesos.
c) Estado de Inversiones al 31/12/00, expresado en pesos.
Los estados precedentes han sido preparados por la Unidad Ejecutora del Subprograma sobre la
base de registros y planillas auxiliares llevados en pesos y son de su exclusiva responsabilidad.
La información se expone al tipo de cambio $ 1 = USD 1.
1
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 06/11/01 y se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 08/08/01 y el 25/10/01.
II-
ALCANCE DE TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y
demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra
declaración de procedimientos adjunta.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros identificados en Ireflejan razonablemente la situación financiera del Subprograma de Capacitación y Orientación
Laboral del “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes” al 31/12/00,
así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad
con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1031/OC-AR de fecha 04/08/97.
BUENOS AIRES, 13 de noviembre de 2001.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS DEL
SUBPROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ORIENTACIÓN LABORAL
DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE
JÓVENES” - CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de
Desembolsos y Detalles de Pagos relacionados, que fueron emitidos y presentados al BID
durante el ejercicio finalizado el 31/12/00, correspondientes al “Programa de Apoyo a la
Productividad y Empleabilidad de Jóvenes - Subprograma de Capacitación y Orientación
Laboral”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N°
1031/OC-AR, suscripto el 04/08/97 entre la Nación Argentina y el BID.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitud de Desembolsos por el ejercicio finalizado el 31/12/00, expresado en dólares
estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora del Subprograma y se adjunta inicialado por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Al respecto cabe aclarar que la
información presentada no detalla la fecha de presentación y los montos por categoría de
inversión de las erogaciones incluidas.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de
la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los detalles de gastos que respaldan las Solicitudes
de fondos y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III-
ACLARACIONES PREVIAS
En el ejercicio 2000 no se recibieron desembolsos del BID, por lo que la tarea se limitó a la
revisión de las justificaciones de fondos Nº 8, 9 y 10.
Con relación al saldo pendiente de justificación de U$S 1.012.790 que surge del Estado del
Fondo Rotatorio al 31/12/00 fue rendido al Banco en la solicitud Nº 11 de fecha 26/7/01,
completando la rendición de U$S 15.000.000 desembolsados desde el inicio del Programa.
IV-
DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- correspondiente
al “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes - Subprograma de
Capacitación y Orientación Laboral -”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar las
Solicitudes de Desembolsos por las justificaciones emitidas y presentadas al BID durante el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, de conformidad con los requisitos establecidos
en el Contrato de Préstamo N° 1031/OC-AR BID.
BUENOS AIRES, 13 de noviembre de 2001.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO Nº 1031/OC-AR BID
SUBPROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ORIENTACION LABORAL DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE
JÓVENES”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral del “Programa de Apoyo a la
Productividad y Empleabilidad de Jóvenes”, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas
contractuales de carácter contable - financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos
del Contrato de Préstamo Nº 1031/OC-AR, suscripto el 4 de agosto de 1997 entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
1) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento del Componente Capacitación y Orientación
Laboral (USD 151.515.152).
El monto desembolsado por el BID al 31/12/00 ascendió a USD 16.219.082,26.
Durante la realización de la presente auditoría se tomó conocimiento que durante el ejercicio
2001 sería modificada la matriz de financiamiento del Programa debido a la cancelación de USD
85.000.000 del monto total del Préstamo; al cierre de las tareas de campo la reclasificación de las
categorías de inversión de dicha matriz se encontraba pendiente de aprobación por el Banco.
5
1) Cláusula 1.03: Recursos adicionales
Los recursos adicionales aportados al Programa al 31/12/00 ascendieron a USD 17.173.465,00.
2) Cláusula 2.02: Intereses.
Cumplida.
Los importes detallados incluyen también la parte correspondiente al Sub-Programa B (a cargo
del Ministerio de Educación), ya que el BID no discrimina en la facturación de los servicios del
préstamo la parte correspondiente a cada Sub-Programa.
Fecha
Importe en USD
04/02/00
4.094.960,61
04/08/00
5.011.383,75
3) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.
Durante el ejercicio 2000 el BID debitó de la cuenta del préstamo USD 275.184,28 por este
concepto según detalle:
Fecha
Importe en USD
31/03/00
137.592,14
30/06/00
137.592,14
4) Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Cumplida.
Los importes detallados incluyen también la parte correspondiente al Sub-Programa B (a cargo
del Ministerio de Educación), ya que el BID no discrimina en la facturación de los servicios del
préstamo la parte correspondiente a cada Sub-Programa.
Fecha
Importe en USD
04/02/00
947.939,36
04/08/00
824.030,66
6
5) Cláusula 3.05. Plazos de Desembolso.
Por Nota CAR 3050 del 11/8/00 se prorrogó el último desembolso al día 04/02/01.
6) Cláusula 4.04: Reconocimiento de gastos con cargo a la contrapartida local.
Cumplida.
7) Cláusula 4.05 (a): Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Cumplida. No obstante cabe tener en cuenta los señalamientos expuestos en nuestro Memorando
a la Dirección adjunto al presente.
8) Cláusula 4.05 (b): Contratación de los servicios del Programa
Cumplida de acuerdo al Documento suscripto el 01/07/98 entre el Gobierno Argentino y el
PNUD.
9) Cláusula 6.04 (b): Recursos Adicionales.
Cumplida. Al respecto se tuvo a la vista la Decisión Administrativa Nº 1 de fecha 12/01/00,
donde se acredita la distribución de fondos previstos inicialmente para el año 2000, en concepto
de distribución de la contrapartida local (Programa 19).
10) Artículo 7.03 (a) (i): Informes semestrales de ejecución del proyecto.
El Programa puso a disposición la siguiente información:
1) Por Nota CAR 735/00 de fecha 28/2/01, se da por cumplimentada la presentación del informe
correspondiente al 1º semestre de 2000.
2) Por Nota Nº 208 de fecha 03/05/01, se elevó al BID el informe del 2º semestre de 2000.
Con respecto a la Nota CAR que da por cumplimentada la presentación de este 2º informe, la
misma no fue tenida a la vista, al respecto la UE informa que fue solicitada al BID la citada Nota
CAR.
De acuerdo a lo establecido en la citada cláusula contractual, ambos informes fueron presentados
7
extemporáneamente, ya que la misma excedió el plazo de 60 días siguientes a la finalización de
cada semestre calendario.
BUENOS AIRES, 13 de noviembre de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL SUBPROGRAMA DE
CAPACITACIÓN Y ORIENTACIÓN LABORAL DEL “PROGRAMA DE APOYO
A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE JOVENES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/00,
correspondientes al Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral del “Programa de
Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes”, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Subprograma
(UE), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
AOBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL
31/12/00
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES
La muestra alcanzó el análisis de 14 Consultores.
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Observaciones:
1) Proceso de Selección
a) En cada terna se verificó que varios Currículum Vitae carecen de firma del consultor.
La mayoría de los C.V. carecen de fecha de emisión y de recepción por parte de la UCP.
b) Se determinó en dos casos la inexistencia de copia de título habilitante.
c) La totalidad de los cuadros de evaluación no presentan fechas y en 5 casos carecen de firma de
autoridad responsable .
d) En algunos casos el perfil de los postulantes ternados para la selección no corresponde a
profesiones homogéneas.
Comentarios de la UE:
a) A partir del ejercicio 2001 es condición que los CV que integran una terna estén inicialados en
todas sus hojas y firmados en la última. Sin embargo, es importante aclarar que el Manual de
gestión del PNUD no especifica que los CV deban estar firmados, tener sellos de recepción o
fecha de acuerdo al numeral 28 Capítulo III Recursos humanos.
b) Con relación a los títulos el Manual no especifica que se deba solicitar a los ternados copia de
los títulos. Al respecto en el numeral 42 del Capítulo III menciona que a efectos de unificar los
sistemas de archivos es necesaria una carpeta con antecedentes de contratación, contratos,
recibos, informes y toda documentación relacionada con la contratación. La existencia del título
es una recomendación pero no está explicitado como obligación.
c) A partir del ejercicio 2001 el cuadro de evaluación tiene fecha, firma y sello del responsable.
d) Sin comentarios.
2)Control de legajos
Observaciones:
a) Las hojas de los legajos de los consultores se encuentran sueltas y sin foliar.
b) En la mayoría de las solicitudes de contratación se verificó la inexistencia de número de nota
de presentación y de su correspondiente fecha.
c) No se encontraron las autorizaciones de la Dirección General de Cooperación Internacional
10
correspondiente a los contratos de los meses de mayo y junio para la totalidad de los consultores
integrantes de la muestra. Tampoco se encontró dicha autorización para el contrato de enero de
otro consultor.
Comentarios de la UE:
a) El Manual del PNUD no especifica que los antecedentes de los legajos deban estar foliados.
b) se ha tomado en cuenta las observaciones y se han adoptado las medidas necesarias para
regularizar dicha situación a partir del año 2001.
c) Para las contrataciones de mayo y junio consta en archivo la nota enviada con el respectivo
sello de recepción de la Dirección de Cooperación Internacional, efectivamente no consta en
nota aparte su verificación, sin embargo cabe aclarar que las solicitudes rechazadas deben ser
indefectiblemente devueltas por dicho organismo en forma inmediata, lo cual no ocurrió. Con
respecto a enero 2000 la Dirección verifica en listado aparte de la nota enviada, a todos los
consultores menos a uno, pero no se registró rechazo a dicha contratación.
3) Control pago de honorarios
Observación:
Se detectaron cuatro facturas de consultores que no tenían fecha.
Comentarios de la UE:
Se ha tomado en cuenta la observación y será regularizada a partir del año 2001.
4) Control de informes
Observaciones:
a) En algunos casos faltan informes de avance y algunos informes carecen de la firma del
responsable que conforma las tareas descriptas.
b) Los informes de avance presentados son meramente descriptivos de tareas realizadas.
Comentarios de la UE:
a) Se han tomado en cuenta las observaciones y serán regularizadas a partir del año 2001.
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b) Los informes son descriptivos de actividades puntuales realizadas por el consultor en
cumplimiento de los TDR. La producción de documentos es una tarea de los equipos de trabajo.
La coordinación del Proyecto instrumenta un archivo de documentos producidos (cuando
corresponde) por cada línea de trabajo.
Recomendación: Profundizar los controles respecto a la información que se mantiene en los
legajos de los consultores, como así también foliar la documentación, ordenarla
cronológicamente y sujetarla a efectos de evitar el extravío de la misma.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
a) Las registraciones contables no surgen de un sistema de contabilidad integrado, los mayores
contables no permiten el análisis de cuentas ya que no exponen números de cheque ni orden de
pago ni destinatario del pago, con lo cual para poder validar dichos pagos se hace necesario
acceder a una integración de cada mayor contable que es de difícil confección para el Proyecto.
Recién en esa instancia se puede acceder a la documentación de respaldo. En algunos casos
dichas integraciones no coinciden con lo registrado en la contabilidad debido a diferencias en la
información que se recibe de las distintas áreas.
b) El sistema contable permite la confección de asientos con fechas distintas a la del día en que
se están contabilizando las operaciones, lo cual provoca que se introduzcan asientos en cualquier
momento del ejercicio alterando la correlatividad del diario general. Asimismo, el libro Bancos
de la cuenta corriente del Programa no mantiene la correlatividad numérica en la registración de
los cheques.
c) Se detectaron operaciones registradas contablemente con anterioridad a la fecha de la orden de
pago que les dio origen.
d)El sistema contable emitió en algunos casos duplicados de órdenes de pago que llevan el
mismo número que su original siendo distintas entre sí, lo que demuestra que la orden de pago
no genera el asiento contable y que el contenido de las mismas varía de acuerdo al momento en
que se hace la impresión, dado que algunas son corregidas manualmente para arribar al total
12
pagado en la OP original.
Comentarios de la UE:
a) y b) El sistema de contabilidad que utilizó el Programa durante el año 2000 es integrado. En el
mes de octubre de 2000 no se renovó con el proveedor del sistema el servicio de soporte y
asistencia técnica. Los problemas producidos a partir de entonces fueron de díficil solución por
parte del personal de la Unidad Ejecutora del Programa. En el año 2001 se iniciaron las tratativas
para la contratación del servicio de mantenimiento, sin embargo por el alto precio solicitado por
el proveedor se interrumpió el proceso de contratación, y, para dar una solución definitiva al
problema, el 4 de setiembre de 2001 la Unidad Ejecutora firmó un Acta Acuerdo con el
“Programa de Consolidación de la Reforma Administrativa y Financiera del Sector Público
Nacional” para la implementación del Sistema UEPEX. En el nuevo sistema se cargarán todos
los movimientos del año 2001. En tanto se implemente el nuevo sistema se utiliza el anterior,
analizándose y convalidándose la información a través del cruce de datos por medio de los
utilitarios Excel y Access.
c) El Libro Bancos de la cuenta corriente del Programa está “confeccionado” y “ordenado” con
la fecha de registración de la Orden de Pago, que no necesariamente debe coincidir con la fecha
de emisión del cheque (instancia posterior a la emisión de la Orden de Pago). Para ver la
correlatividad en la emisión de los cheques existen los siguientes libros “Libro Auxiliar de
Tesorería” y “Libro Diario de Emisión de Cheques”.
d) Comentario no procedente.
Recomendación: Corregir las falencias del sistema contable a efectos de brindar una correcta y
oportuna información evitando vulnerar principios de control interno, para que las registraciones
contables permitan el fácil acceso a la documentación que le dio origen y sean coincidentes con
los informes producidos por las áreas del MTSS relacionadas con el Programa.
2) VIATICOS
Observaciones:
a) Del análisis de la muestra seleccionada correspondiente a anticipos y rendiciones de viáticos
13
se detectó que concluida la misión que originó el pago, el Programa procedió a entregar
adelantos de viáticos a los consultores sin solicitar la rendición de comprobantes de los viajes
anteriores, omitiendo lo establecido en el Capítulo III apartado 104 del Manual de Gestión del
Proyecto.
b) El Programa entregó anticipos de viáticos en misiones que no superaban los dos días de
estadía omitiendo lo previsto en el Manual de Gestión - Capítulo III apartado l04.
c) Asimismo, se verificó que el total erogado durante el ejercicio para esta línea según el
Proyecto asciende a $ 101.289,96, mientras que según el área de Recursos Humanos que liquida
los viáticos el total para el ejericio 2000 asciende a $ 44.320,51.
Comentarios de la UE:
En el año 2001 se fortalecerán los controles para evitar la entrega de anticipos para viáticos en
caso de existir rendiciones pendientes. Con respecto a los montos devengados y/o pagados
durante el año 2000, es válido lo informado en la contabilidad, según surge de los respectivos
soportes.
Recomendación: Cumplir con la normativa PNUD sobre anticipos de viáticos e informar al área
de Recursos Humanos acerca de las modificaciones que el Programa practica al efectuar los
registros, con el fin de generar información uniforme entre áreas.
3) CONSEJOS DE FORMACION PROFESIONAL
Observación:
Del análisis de los contratos celebrados con los Consejos de Rosario, Comodoro Rivadavia y
Mendoza por $ 346.798 cada uno, que ejecutan el componente del préstamo Consejos de
Formación Profesional, se detectó que el Programa otorgó un anticipo de $ 103.000 a cada uno
de ellos, que representa el 29,70 % del monto de cada contrato, no cumpliendo con lo establecido
en el Capítulo II apartado 52 del Manual de Gestión del Proyecto que reglamenta que los
anticipos, cuando sean indispensables, no deben superar el 15 % del monto total.
Asimismo, dichos anticipos no son rendidos por los Consejos por el monto total entregado, sino
que se envían comprobantes de gastos por sumas menores que el Programa reintegra
14
completando nuevamente el monto del anticipo, al estilo de un fondo fijo.
Comentarios de la UE:
Los desembolsos realizados a los Consejos de Formación Profesional fueron realizados
conforme a los Convenios suscritos con cada uno de ellos. La normativa aplicable fue remitida al
BID oportunamente, rigiéndose el procedimiento de pago conforme a la misma.
Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa PNUD en lo relativo a la entrega de
anticipos de los subcontratos suscriptos y exigir la rendición de los fondos anticipados en su
totalidad.
4) CAPACITACION LABORAL
Observación:
Del análisis de la muestra seleccionada, que consistió en los pagos de los cursos y becas
correspondientes a los llamados a licitación pública Nº 16 y 17/99 por $ 2.919.216,57, surge lo
siguiente: se detectaron órdenes de pago no contabilizadas en el mayor de la cuenta contable por
la suma de $ 21.907 y $ 60.576,36 respectivamente, como así también registraciones en la cuenta
contable por $ 57.469 y $ 50.888,76 respectivamente, que no fueron informados en el analítico
de pagos suministrado por el Programa.
Comentarios de la UE:
Las diferencias corresponden a errores de imputación entre las distintas cuentas de inversión y de
pasivos como así también ajustes de reclasificación que serán regularizados durante el ejercicio
2001.
Recomendación: Practicar análisis periódicos de las cuentas Cursos y Becas como así también
de sus correspondientes pasivos, a efectos de arribar al balance de cierre con la menor cantidad
posible de ajustes pendientes.
15
5) ANTECEDENTES LICITACIONES PUBLICAS Nº 16 y 17/99
CONTRATACION DE CURSOS DE CAPACITACION
Del análisis efectuado a los expedientes Nº 169, 170 y 171 por donde tramitaron los llamados a
licitación pública mencionados, que devengaron pagos durante el ejercicio 2000, surge lo
siguiente:
Observaciones:
a) Los Expedientes por donde tramitó la documentación relativa a la Convocatoria, Aprobación
del Pliego de Bases y Condiciones, Informes de Evaluación, Disposiciones de Adjudicación
dictadas por el Programa y sus correspondientes No Objeción del Banco, no se encuentran
foliados, tal como lo establece el Reglamento de Procedimientos Administrativo - Decreto Nº
1759/72 T. O. 1991 - Art. 9.
b) Con relación a la documentación relativa a la evaluación practicada en el proceso de selección
de las Instituciones de Capacitación (ICAPS) presentadas en los Llamados 16/99 y 17/99, no se
tuvo acceso a la misma debido a la dificultades planteadas por el Programa, vinculadas con la
búsqueda y clasificación de la documentación archivada.
Respecto al método alternativo ofrecido por el Programa relativo a sustituir la información de las
ofertas, mediante la consulta de los legajos institucionales que constan en el Registro de
Instituciones de Capacitación y Empleo (REGICE), se verificó que:
De los legajos consultados no surge la documentación referente al proceso de evaluación y
selección de las ofertas presentadas por las ICAPS, para arribar a la calificación final que le fuera
asignada por el Proyecto en los Llamados de referencia.
Los expedientes se encuentran sin foliar y la documentación relativa a los antecedentes
societarios de las ICAPS se encuentra desactualizada (constan estados contables de ejercicios
anteriores al de los llamados a licitación Nº 16/99 y 17/99).
Comentario de la UE:
a) Se tomó en cuenta la observación efectuada por la AGN y se procederá a la foliatura de la
documentación.
16
b) La suspensión de la evaluación de antecedentes institucionales, que calificaba a las
instituciones según su perfil administrativo y técnico-pedagógico, data de diciembre de 1999
según nos fuera comunicado oportunamente por las nuevas autoridades a la que les fuera
asignado el REGICE.
A partir del año 2000 sólo se realiza una evaluación de antecedentes societarios e inscripción en
la DGI, inscribiendo aquellas que, de acuerdo a dicha evaluación, se encuentren en condiciones
de formalizar contratos o presentar proyectos de empleo.
Respecto a los antecedentes contables se debe mencionar que el mismo se hallaba circunscripto
al componente de evaluación administrativo antes mencionado que, al ser obviado de la rutina de
evaluación de las instituciones arrastró consigo la verificación de los estados económicofinancieros de cada institución, haciendo innecesaria la presentación del balance que sí se les
pedía anteriormente.
Respecto de la foliatura de antecedentes, perdió su razón de ser al no evaluarse antecedentes
formales, institucionales administrativos y técnicos-pedagógicos.
Recomendación: Los expedientes de trámite de licitaciones públicas relativas a cursos de
capacitación deben estar foliados, e incluir la documentación relativa al proceso de selección de
las instituciones que ejecutan dichos cursos, teniendo en cuenta que la misma pertenece al
proceso licitatorio.
5.1.) CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
Con relación al cumplimiento contractual de las ICAPS se procedió a relevar las sanciones
aplicadas a las mismas por el Programa durante el ejercicio 2000, dichas sanciones se hallan
previstas en caso de irregularidades en la ejecución de los cursos como así también por
incumplimiento contractual derivándose en la aplicación de multas, apercibimientos, suspensión
e inhabilitación de las ICAPS.
De los 18 expedientes remitidos por el Programa se verificó lo siguiente:
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Observaciones:
a) En 17 casos no obran en las actuaciones constancias de notificación fehaciente a las ICAPS
acerca de las sanciones aplicadas. Ello determinaría, entre otros efectos, el desconocimiento del
término que posee la institución para recurrir ante el Proyecto y que el mismo no pueda realizar
las acciones tendientes al cobro de multas o ejecución de las garantías de cumplimiento de
contrato, en caso de corresponder, tal como se detectó en los expedientes nº 297 (Asoc. Civil
Tredenea), 298 (Asociación Aica SRL) y 328 (Asoc. Gremial de empleados del Poder Judicial –
Tucumán).
Comentarios de la UE:
La notificación fehaciente de las Disposiciones es responsabilidad de las GEyCL, para subsanar
este inconveniente, la UE procederá a enviar nuevamente las Disposiciones a las GEyCL con una
nota en la cual se requiere la colaboración del gerente para que cite nuevamente a las
Instituciones y se notifiquen fehacientemente. Esta nueva notificación no altera la aplicación de
la sanción que debió hacerse efectiva en el período comprendido entre la notificación original y
la nueva. Una vez obtenida la notificación fehaciente de la Disposición, se procederá a
incorporar en cada uno de los expedientes, esta documentación. El circuito será aplicado a partir
de la observación realizada por la Auditoría en la administración de las Disposiciones referidas a
irregularidades en la ejecución de los contratos para la ejecución de cursos.
Recomendación: Notificar fehacientemente las disposiciones relativas a sanciones aplicadas a
las ICAPS y dejar constancia de las mismas en las respectivas actuaciones; asimismo,
intensificar el seguimiento de las acciones adoptadas por las distintas Gerencias de cada región.
Con respecto a la inscripción de las sanciones mencionadas en el REGICE se detectó lo
siguiente:
b) El sistema, para el caso del Proyecto auditado, no prevé el registro de sanciones que
determinen la baja del curso o la rescisión contractual, que en opinión de esta auditoría
conforman antecedentes de irregularidades, que podrían derivar en la aplicación de sanciones
mayores, como la inhabilitación, y deberían tomarse en consideración para su no inclusión en
18
futuros llamados a licitación, a saber:
ESTUDIO TRES SOCIEDAD COLECTIVA (CERCAP Nº 09-1039).
Disposición Nº 277/00 (Expediente Nº 252/00). No se reflejó la rescisión del contrato.
ASOCIACIÓN GREMIAL DE EMPLEADOS DEL PODER JUDICIAL DE TUCUMÁN
(CERCAP Nº 11-1066).
Disposición Nº 333/00 (Expediente Nº 328/00). La rescisión contractual no se refleja en el citado
registro.
DIANA OLIVERO Y ASOCIADOS, CERCAP Nº 05-214)
Disposición Nº 329/00 (Expediente Nº 303/00), se dispuso la baja del curso. No se reflejó en el
REGICE.
Comentario de la UE:
El REGICE registra sanciones. Rescisión de contratos y bajas de cursos no significan por sí
mismo un antecedente de penalidad para la Institución. Muchas veces estos pueden decidirse en
el marco de casos fortuitos o fuerza mayor que imposibilitan al organismo responsable el
cumplimiento de la obligación pactada.
Recomendación: Atento que este tipo de medidas obedece también a incumplimientos de origen
contractual, según surge de las actuaciones verificadas, resulta conveniente instrumentar los
mecanismos necesarios para registrar este tipo de sanciones.
c) Se verificó la omisión en el REGICE de una sanción de suspensión por dos años aplicada a la
ICAP ASOCIACIÓN GREMIAL DE EMPLEADOS JUDICIALES DE TUCUMÁN, dictada
por Disposición 304/00, en relación a los cursos Nros. 10077 y 10078.
La falta de registro de las sanciones impuestas a las ICAPS podría determinar que la misma
participe en nuevos llamados a licitación hallándose suspendida o inhabilitada.
19
Comentario de la UE:
La omisión se debió a que el REGICE no recibió copia de la Disposición, sin perjuicio de lo
cual, después de verificada la irregularidad, la misma fue subsanada solicitando la copia de la
Disposición y registrando dicha sanción.
Recomendación: Intensificar los canales de información a efectos que las áreas que determinan
las sanciones informen al REGICE para el registro de las mismas.
d) Se verificó que cuando la sanción implica la suspensión de la ICAP, el REGICE computa la
misma a partir de la fecha de emisión de la Disposición que aplica dicha sanción y no desde la
fecha de notificación fehaciente a la ICAP:
ICAP
EXPTE. Nº
DISPOSICION Nº
Estudio Tres Sociedad Colectiva
252/00
277 del 18/2/00
Asociación Gremial del Poder Judicial
290/00
304 del 31-8-00
251/00
293 del 19-4-00
de Tucumán
Asociación
para
el
Fomento
del
Trabajo y Estudio
Comentario de la UE: En orden a una ejecutividad razonable del área y ante la probada
imposibilidad de verificar los casi inexistentes “avisos de Recibo” de cada notificación
fehaciente, se registra como fecha de efectivización de la sanción la de emisión de la disposición.
Recomendación: Instrumentar los mecanismos pertinentes a efectos de que una vez notificada a
la ICAP la sanción aplicada, dicha novedad se comunique a su vez a las distintas áreas
competentes.
6) MECANISMOS DE PAGO Y DISTRIBUCION DE FONDOS DEL PROGRAMA
Observación:
20
Se verificó que la operatoria utilizada por el Programa para el pago de cursos de capacitación y
de becas y subsidios es de difícil monitoreo y control, ya que los cursos comprenden un adelanto
inicial del 30 %, un segundo adelanto que está sujeto a la cantidad de participantes que
aprobaron el curso en etapa de capacitación, que además es optativo, y un pago final por la
diferencia, que es ajustado por el pago de subsidios a madres con hijos menores, originando
notas de crédito por este concepto y por los adelantos que efectuó el Programa a las ICAPS por
personas que luego registraron inasistencias o deserciones.
Asimismo, se efectúa el pago de becas y subsidios en base a un monto fijo diario por asistente a
los cursos y a las pasantías que se realizan en empresas. El respaldo documental de dichos pagos
y la única constancia de cobro por parte del beneficiario mediante su firma, lo constituyen los
“libros de asistencia en etapa de capacitación y en etapa de pasantía en las empresas”. Dichos
libros permanecen en las Gerencias Regionales y su contenido es volcado a una base de datos
que el Programa utiliza para validar las liquidaciones enviadas por dichas Gerencias y que
originan los pagos. Tal situación limitó el alcance de la auditoría a la revisión de la única
documentación con que contabiliza el Programa, es decir las copias de las liquidaciones enviadas
por las Regionales que se encuentran adjuntas a las órdenes de pago.
Comentarios de la UE:
En cuanto a la forma de pago de honorarios y de becas y subsidios, debemos resaltar que las
normas y procedimientos adoptados para el pago son los establecidos en los pliegos de bases y
condiciones para las respectivas licitaciones. Los procedimientos de pago fueron comunicados al
Banco, en ocasión de la aprobación de los pliegos y recibieron la no objeción.
En referencia a la documentación de respaldo de las asistencias de los beneficiarios
efectivamente son registradas en el Libro de Curso que se archiva en la Gerencia Provincial
como respaldo de las liquidaciones emitidas y autorizadas. Esto no impide que los Libros de
Curso sean enviados a la UE cuando esta se los requiere, a solicitud de cualquier dependencia
interna o externa que necesite consultarlos o revisarlos, tal como ocurrió con los libros de
capacitación y pasantía de los cursos 10792 y 10793 de la ICAP Facultad de Ciencias Sociales
de la UBA de la Gerencia Regional La Plata que fueran solicitados por la AGN y entregados en
menos de 72 horas para su consideración y análisis.
21
Por otra parte la modificación a la forma de pago de becas a los beneficiarios a través del
ANSES según el Convenio Nº 20, se aplica a partir del lanzamiento del Programa Capacitar, ya
que los cursos del Proyecto Joven hasta el llamado 17º se rigieron por los pliegos de bases y
condiciones de cada licitación.
Recomendación:
• Implementar el Convenio de fecha 3/4/2000 suscripto entre la Secretaría de Empleo del
Ministerio de Trabajo y la Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSES) que
establece el pago directo a los beneficiarios a través de la ANSES y un valor mensual de la
beca para ambas etapas de la capacitación.
• Monitorear en base a muestras el circuito de pago, periódicamente, mediante la solicitud a las
Gerencias Regionales de los libros de cursos y pasantías para verificar que la asistencia que
consta en dichos libros es coincidente con los datos volcados en la base de datos que el
Programa utiliza para realizar los pagos.
BUENOS AIRES, 13 de noviembre de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL SUBPROGRAMA DE
CAPACITACIÓN Y ORIENTACIÓN LABORAL DEL “PROGRAMA DE APOYO
A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE JÓVENES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue practicado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos de auditoría:
-
Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que
les diera origen - test o prueba de transacciones-.
-
Circularizaciones bancarias y confirmaciones de terceros.
-
Comparación de las cifras expuestas en los estados financieros con las planillas analíticas
auxiliares y registros contables que las sustentan.
-
Análisis sobre la metodología de contratación de consultores y adquisiciones de bienes y
servicios.
-
Reconciliaciones bancarias.
-
Inspección ocular.
-
Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se
los consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000, y
23
CATEGORIA DE
INVERSION
Administración
MONTO
Capacitación Laboral
Consejos de
Formación Profesional
Apoyo a la búsqueda
de empleo
TOTAL
1.186.624,80
MONTO
MUESTRA
246.883,31
% DE LA
MUESTRA
20,81
% DE
INCIDENCIA
9,03
11.301.001,18
2.919.216,57
25,83
86,04
363.547,65
169.108,09
46,52
2,77
283.245,66
48.608,18
17,16
2,16
13.134.419,29
3.383.816,15
25,76
100,00
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora no obstaculizó la gestión de esta auditoría,
facilitando el acceso a la documentación correspondiente.
BUENOS AIRES, 13 de noviembre de 2001.
24