2013_262info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
DE LA CARTERA DE INVERSIONES (MGCI)”
CARTA CONVENIO DE DONACIÓN BIRF IDF1 TF 094065
(Ejercicio Nº 3 por el ejercicio cerrado el 31/12/12)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los estados financieros que se detallan en el apartado Isiguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2012, correspondientes al “Proyecto
de Mejoramiento de la Gestión de la Cartera de Inversiones” financiado con recursos
provenientes de la Carta Convenio de Donación TF Nº 094065 suscripta el 01/12/09 entre la
Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y su
Enmienda Nº 1 del 16/05/11.
Se designó Organismo Ejecutor a la actual Secretaría de Política Económica y Planificación del
Desarrollo (SPEyPD) del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (MEyFP) a través de la
Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito (DNPOIC). Por
Resolución MEyFP Nº 106 del 13/08/09 se creó en el ámbito de la DNPOIC la “Unidad de
Coordinación de Programas y Proyectos con Enfoque Sectorial Amplio” (UCP), asignando la
función de Coordinador General a su titular (coordinación y ejecución).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos (por Categoría del Gasto) por el ejercicio
finalizado el 31/12/12, expresado en pesos argentinos.
b) Estado de Fuentes y Usos de Fondos (por Categoría del Gasto) por el ejercicio
finalizado el 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses.
c) Estados de Usos de Fondos por Componente y Categoría del Gasto, ambos por el
ejercicio finalizado el 31/12/12, expresados en pesos argentinos.
1
IDF: WorldBank´s Institucional DevelopmentFund (Fondo de Desarrollo Institucional del Banco Mundial).
1
d) Estados de Usos de Fondos por Componente y Categoría del Gasto (comparativo con el
presupuesto vigente), ambos por el ejercicio finalizado el 31/12/12, expresados en
dólares estadounidenses.
e) Balance General al 31/12/12 expresado en pesos argentinos.
f) Balance General al 31/12/12 expresado en dólares estadounidenses.
g) Notas Nros. 1 a 11 por el ejercicio finalizado el 31/12/12, a los estados financieros
expresados en pesos argentinos y en dólares estadounidenses.
Los estados financieros fueron presentados por la UCP el 01/03/13, siendo de su exclusiva
responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
efectuado, habiéndose realizado tareas entre 01/07/13 y el 03/10/13. Por la vacancia del
puesto de Director Nacional de la DNPOIC (Director Nacional del Programa y a su vez
Coordinador General de la UCP), recibimos solicitudes de prórrogas a efectos de obtener
la firma habilitada por una instancia superior.
El 29/10/13 y el 01/11/13, recibimos las respuestas a nuestras notas con observaciones, y la
Carta de Cierre de Gerencia, suscriptas por la Coordinación General, Técnica y Operativa
de la SPEyPD (Funciones establecidas en la Planilla Anexa al artículo Nº 5 del Decreto
927 del 29/06/10).
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Las respuestas mediante Notas DGAJ Nros. 246 del 12/08/13, y 257 del 16/08/13 por
parte de la Subdirección General de Asuntos Jurídicos a nuestra Circularización
(Legales) Nº 211 del 01/07/13 que fuera remitida a la Dirección General de Asuntos
Jurídicos del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, no formulan una respuesta
concreta a nuestro requerimiento, ya que se limitan a poner en conocimiento lo
informado por las distintas áreas adjuntando los distintos pronunciamientos de cada una
de ellas: “…se remiten las presentes a fin de poner en conocimiento lo informado por la
Dirección de Asuntos Legislativos y Tributarios, la Dirección de Gestión y Control
Judicial, la Dirección de Asuntos Administrativos, Laborales, Contractuales, y
Financieros y la Dirección de Asuntos Judiciales de los Entes Liquidados”, y en su
respuesta ampliatoria “… se remiten…. lo informado por la Dirección de Legales del
Área de Comercio Interior”. Si bien surge de las respuestas la inexistencia de reclamos,
litigios o situaciones que pudieran generar obligaciones para el Programa, no se puede
validar que las respuestas correspondan al universo de áreas obligadas.
b) Estados I- a) y b):
1. En forma previa a desarrollar las observaciones particulares, y teniendo en cuenta
que los estados financieros no fueron abiertos en la totalidad de los rubros de acuerdo
a la fuente de financiamiento se exponen los importes que deberían haber mostrado
los “Estados de Fuentes y Usos de Fondos por Categoría del Gasto” en Pesos y en
Dólares (criterio percibido), como así también que tal apertura debería surgir
directamente de los registros contables del Programa.
En pesos al 31/12/12
Ingresos
Diferencia de Cambio
BIRF
Local
1.153.687,14
Total
-
1.153.687,14
35.528,00
(148,04)
35.379,96
889.385,28
16.011,93
905.397,21
Inversiones
Categoría Nro. 1 Consultoría
Categoría Nro. 2 Capacitación
90.376,37
Categoría Nro. 3 Equipos
-
Administración
-
Inversiones
979.761,65
Saldo Disponible
209.453,49
3
-
90.376,37
-
4.065,82
4.065,82
20.077,75
999.839,40
(20.225,79)
189.227,70
En USD al 31/12/12
Ingresos
BIRF
Local
Total
273.932,99
Diferencia de Cambio
-
(0,01)
0,01
207.854,42
4.084,68
273.932,99
-
Inversiones
Categoría Nro. 1 Consultoría
Categoría Nro. 2 Capacitación
22.206,25
Categoría Nro. 3 Equipos
-
Administración
-
Inversiones (*)
Saldo Disponible
230.060,67
43.872,31
-
211.939,10
22.206,25
993,92
5.078,60
(5.078,59)
993,92
235.139,27
38.793,72
c) Errores formales:
1. Estados I- a) y b):La línea “Disponibilidad de fondos al final del período” por $
188.898,68/USD 38.722,20, fue referenciada en el respectivo estado con la Nota Nº 6
por $ 189.227,68/USD 38.793,70. La diferencia entre ellas es producto de un pasivo
por $ 329,00/USD 71,50. Por lo que las inversiones no se presentan con el criterio
del percibido.
2. Estado I- b) Línea Préstamo BIRF: Presenta en una de sus líneas al 31/12/11 un error
de sumatoria en donde indica USD 100.000,00 debe indicar USD 121.255,25. No
afecta otros valores.
3. Estado I- c): En los cuadros donde indican “Totales USD”, deben decir “Totales $”.
4. Estado I- d): Para el primer cuadro la referencia (1) (b) donde dice “Contrato
Modificatorio Nº 2, debe decir Nº 1.
5. Estados I- c) y d): No poseen referencia cruzada con las Notas que le aplican. No se
emitieron por el criterio de lo percibido incluyen un pasivo por $329.-/USD 71,50
(Componente III y Categoría 2).
d) Estados I- c) y d) – Inversiones acumuladas al 31/12/12:
1. Procedemos a identificar los Cuadros que contienen para cada moneda en un mismo
cuerpo, al “Estado de Inversiones por Componente”, como Cuadro Nº, y al “Estado
de Inversiones por Categorías” como Cuadro Nº 2.
4
2. Presentan diferencias de valuación y de exposición con los registros contables. Nos
remitimos a REF. II- A- b) del Memorando a la Dirección adjunto.
3. A su vez, en los estados emitidos en dólares, las inversiones al 31/12/12 para los
Cuadros Nros. 1 y 2 no son coincidentes entre sí (diferencias de valuación).
4. Ante lo expuesto para las inversiones en dólares al 31/12/12 las diferencias se
trasladan a las columnas “Saldo sin ejecutar” y “% de Avance”.
Por ello el
disponible sin ejecutar asciende a USD 257.680,73, y el avance financiero a 47,71%.
e) Nota Nº 6 a los Estados Financieros - Apertura por Fuente de Financiamiento (FF) Saldos en pesos y en dólares cuentas bancarias:
1. Error de Exposición: LA UCP expuso los saldos en dólares invertidos entre las
cuentas bancarias. Más allá de la exposición, el saldo en dólares de la cuenta
corriente en la apertura por FF no resulta equivalente al mostrado en pesos por parte
de la UCP.
2. Exponemos los valores correctos que deberían ser expuestos en la Nota Nº 6.
Además, los valores en negativo por $ 20.225,79/USD 5.078,67, evidencian la
utilización de fuente externa para hacer frente al 31/12/12 al pago de conceptos que
no se encuentra previsto su financiamiento con dicha fuente. Tal el caso de los gastos
bancarios y avisos por publicidad en diarios los que totalizan $ 20.077,752/USD
5.078,59. Los fondos de aporte local ingresaron el 06/02/13.
Pesos
Cuenta bancaria
FF 21
Dólares
FF 11
Total
Cuenta Especial
189.915,12
(1.031,55) 188.883,57
Cuenta Corriente
19.538,37
(19.194,24) 344,13
Total Saldos
209.453,49
(20.225,79) 189.227,70
2
FF 21
FF 11
Total
38.932,99
(211,47)
38.721,52
4.939,32
(4.867,12)
72,20
43.872,31
(5.078,59)
38.793,72
La diferencia con los $ 148,01 con el valor del cuadro es producto de la valuación del saldo de las disponibilidades, distinto al
que procede para las inversiones.
5
f) Nota Nº 6 a los Estados Financieros – Saldos de fuente BIRF pendientes de aplicar al
31/12/12 en la cuenta operativa. Con relación a los saldos pendientes de agotar de FF 21
por las transferencias de fondos BIRF (pesificaciones), surgen diferencias entre los
valores de la Nota, los que surgen del Sistema UEPEX y con el determinado por esta
auditoría:
-
-
Según la UCP Cuadro 2 Nota 6:
Según la UCP Cuadro 2 Nota 6:
Según UEPEX:
Según AGN:
$ 19538.,35/USD 854,65;
$ 344,11/USD 72,18;
$ 785,15 /USD 170,69
$ 19.538.37/USD 4.939,32.
Transferencia
Nro
Fecha
1
24/08/10
60.000,00
3,92
235.200,00
216.954,62
55.345,57
18.245,38
4.654,43
2
12/10/11
30.000,00
4,19
125.700,00
125.521,16
29.957,32
178,84
42,68
6
31/08/12
25.000,00
4,60
115.000,00
113.885,85
24.757,79
USD
TC
Invertido
$
$
Invertido
USD
Saldo en cuenta operativa de FF21.
Saldo
$
1.114,15
19.538,37
Saldo
USD
242,21
4.939,32
g) Honorarios por $ 14.000,00/USD 3.286,38 -SOE Nº 5: Las facturas que respaldan el
pago a la CUIT 20-08400451-1, poseen número de CAI3 vencido a la fecha de emisión
de las facturas.
Fecha de
Vencimiento
CAI Nº
29051107131592
Factura B -0001Emisión
Recepción
Pago
00000131
31/07/11
27/07/11
15/12/11
05/01/12
00000132
31/08/11
27/07/11
15/12/11
05/01/12
h) En la redacción de la nota se manifiesta “que según cada caso” se aplicaron distintos
criterios de cotización y de fecha (o valor o extracto); sin dejar esto correctamente
explicado en el cuadro respectivo que acompañan. No fue ajustado contablemente al
31/12/12 el valor de los Aportes BIRF en pesos, unificando todo a un solo criterio.
Conforme ello presentamos la información que debería haber mostrado la nota. El
importe de auditoría se calculó tomando el tipo de cambio comprador (base mercado
libre) Banco de la Nación Argentina de la fecha de acreditación en el extracto bancario
de la cuenta especial.
3
Código de autorización de impresión.
6
Fecha Valor Fecha Extracto
Concepto
14/05/10
28/05/10
Anticipo
04/02/11
16/03/11
28/12/11
Importe USD
Importe $
Programa
Importe
$ AGN
Diferencia
en $
100.000,00
385.700,00
388.000,00
(2.300,00)
Reposición
21.255,25
84.532,13
84.978,49
(446,36)
03/01/12
Reposición
42.006,24
179.114,61
179.114,61
0,00
15/06/12
25/06/12
Reposición
54.481,70
244.895,24
243.751,13
1.144,11
24/08/12
31/08/12
Reposición
56.189,80
259.445,16
258.360,70
1.084,46
273.932,99
1.153.687,14
1.154.204,93
-517,79
Totales al 31/12/12
i) Estado I- d) - Cuadro apertura por Componente:
El Componente Nº 1 presenta un ejecutado en exceso en USD 11.392,61, sin brindar
explicaciones al respecto por Nota. De la revisión de la Solicitud de Financiamiento
del Fondo para el Desarrollo Institucional” del 28/01/09 y las cifras expuestas en los
estados financieros surgieron diferencias de exposición entre la distribución de las
Categorías y los Componentes con el Presupuesto original del Contrato de Donación.
En consecuencia también se observan diferencias con el nuevo Presupuesto aprobado
en la primera enmienda contractual.
Por Categorías en USD
Componentes
1- Consultoría
2- Talleres y
Capacitación
3Equipos
Totales
USD
1. Mejoramiento del Diseño
2. Mejoramiento de la
Capacidad
3. Mejoramiento de las
Actividades
Totales S/ Solicitud de
Financiamiento (A)
100.600,00
0,00
0,00
100.600,00
80.640,00/
9.000,00
0,00
89.640,00
240.300,00
15.380,00
46.900,00
302.580,00
421.540,00
24.380,00
46.900,00
492.820,00
s/ Contrato Original (B)
440.020,00
2.800,00
50.000,00
492.820,00
Diferencia c/ original (A – B)
-18.480,00
21.580,00
-3.100,00
0,00
s/ Enmienda 16/05/11 ( C)
463.474,00
22.403,00
6.943,00
492.820,00
Diferencia c/ vigente (A – C)
-41.934,00
1.977,00
39.957,00
0,00
7
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expresado en III- a) y
excepto por lo expuesto en III- d), e), f) y g), los estados financieros identificados en Iexponen razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Mejoramiento de la
Gestión de la Cartera de Inversiones” por el ejercicio N° 3 finalizado e1 31/12/12, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en la Carta
Convenio de Donación TF Nº 094065 suscripta el 01/12/09 entre la Nación Argentina y el
Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF); y Enmienda Nº 1 del 16/05/11.
BUENOS AIRES, 29 de noviembre de 2013.
8
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s)
“PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
DE LA CARTERA DE INVERSIONES (MGCI)”
CARTA CONVENIO DE DONACIÓN BIRF IDF TF094065
(Ejercicio Nº 3 por el ejercicio cerrado el 31/12/12)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los SOE´s4 y las Solicitudes
de Retiro de Fondos tramitadas y presentadas durante el ejercicio 2012, correspondientes al
“Proyecto de Mejoramiento de la Gestión de la Cartera de Inversiones” financiado con recursos
provenientes de la Carta Convenio de Donación TF Nº 094065 suscripta el 01/12/09 entre la
Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF); y su
Enmienda Nro 1 del 16/05/11.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolsos por el ejercicio 2012 y acumulado al 31/12/12,
expresado en dólares estadounidenses.
El estado financiero fue presentado por la UCP el 01/03/13, siendo de su exclusiva
responsabilidad. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
4
SOE’s: Statement of Expenditures (Estados de Gastos).
9
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la
elegibilidad de gastos y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Se observan las siguientes consideraciones formales:
1) Cuadro Desembolsos ejercicio 2010 al 2012: Donde dice “2010 a 2011”,
corresponde “2010 a 2012”.
2) Cuadro Rendiciones 2012: El título debería indicar “Rendiciones al 31/12/12”. La
Columna “Fecha de aprobación” SOE Nº 4: donde dice “23/12/11” debe decir
“28/12/11”. La columna “Total Desembolsado USD” no debe mostrar el importe de
USD 21.575,39, y el total debe decir USD 173.932,99. No afecta otros valores.
3) No se informó por Nota al Estado que el importe de la asignación autorizada
(anticipo) establecido por USD 100.000,00, se redujo al 31/12/12 a USD 78.424,61.
La diferencia corresponde al SOE Nº 3 (USD 21.575,39), aprobado el 22/12/11 por
el Banco. Se trata sólo de una justificación sin desembolso de fondos.
b) Al 31/12/12 se pagaron con fondos de la Donación $ 16.011,93 /USD 4.084,67 por
gastos rendidos originalmente en el SOE N° 3, y registrados bajo la cuenta contable
“Firmas Consultoras” en concepto de avisos de publicidad. El 28/05/12 el Programa los
descontó en el SOE N° 5, con motivo de que el Banco comunicó que no serían
financiados con los fondos de la Donación. Merece indicarse que la diferencia entre los
importes rendidos según el resumen mensual de desembolsos al 31/12/12 emitido por el
BIRF, y el reporte de pagos emitido desde el Sistema UEPEX son producto de que se
realizaron correcciones en SOE´s que no fueron gestionados directamente desde los
módulos
respectivos;
ya
que
contablemente
ni
presupuestariamente
reclasificadas estas inversiones de fuente externa a fuente local
JUSTIFICADO AL 31/12/12 EN USD
Fuente de Financiamiento Externa (FF21)
Categoría Insumo
1. Consultoría
2. Capacitación
BIRF
Diferencia
179.807,18
-1.392,80
17.094,00
17.094,01
-0,01
0,00
2.691,94
-2.691,94
195.508,38
199.593,13
-4.084,75
3. Equipos
Totales
UEPEX
178.414,38
10
fueron
Los fondos de aporte local para recomponer la fuente externa ingresaron el 06/02/13.
c) Honorarios por $ 14.000,00/USD 3.286,38 -SOE Nº 5: Las facturas que respaldan el
pago a la CUIT 20-08400451-1, poseen número de CAI5 vencido a la fecha de emisión
de las facturas.
Fecha de
Factura B -0001Emisión
vencimiento
CAI
Nº29051107131592
Recepción
Pago
00000131
31/07/11
27/07/11
15/12/11
05/01/12
00000132
31/08/11
27/07/11
15/12/11
05/01/12
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- b) y c)
el estado identificado en el apartado I- precedente correspondientes al “Proyecto de
Mejoramiento de la Gestión de la Cartera de Inversiones”, presenta razonablemente la
información para sustentar las Solicitudes de Desembolsos que fueran remitidas y
presentadas al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2012 de
conformidad con los requisitos establecidos en la Carta Convenio de Donación TF Nº
094065 suscripta el 01/12/09 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF); y su Enmienda Nro. 1 del 16/05/11.
BUENOS AIRES, 29 de noviembre de 2013.
Dra. Silvina Etel NEGRO
Supervisora DCEOFI – AGN
Dra. María Fernanda IBAÑEZ
Coordinadora DCEOFI -AGN
5
Código de autorización de impresión.
11
Dr. Carlos Antonio VALDEZ
Jefe DCEOFI –AGN
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
DE LA CARTERA DE INVERSIONES (MGCI)”
CARTA CONVENIO DE DONACIÓN BIRF IDF TF094065
Ejercicio Nº 3 por el ejercicio cerrado el 31/12/12)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, correspondiente a la
Cuenta Especial del “Proyecto de Mejoramiento de la Gestión de la Cartera de Inversiones”
financiado con recursos provenientes del Convenio de Donación TF Nº 094065 suscripto el
01/12/09 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF); y su Enmienda Nº 1 del 16/05/11.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Designada por el ejercicio finalizado el 31/12/12, expresado en dólares
estadounidenses y su equivalente en pesos argentinos.
El estado financiero en dólares fue confeccionado sobre la base de los registros contables
de la cuenta especial a la vista en dólares Nº 414280/5 abierta en el Banco de la Nación
Argentina (BNA) - Sucursal Plaza de Mayo, y presentado por la UCP en su versión
definitiva el 01/03/13 siendo de su exclusiva responsabilidad. Se adjunta inicialado por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
12
III- ACLARACIONES PREVIAS
Surgen las siguientes consideraciones formales que ameritan ser expuestas para un mejor
entendimiento de la información expuesta:
a) En el estado citado en I- precedente, se encuentra incompleta la redacción (durante el…)
que referencia dos filas de la primera columna (deben decir “Durante el ejercicio
2012”); no se referenció la línea gastos bancarios con la Nota Nº 7 , y para la línea
“Diferencia de Cambio 2012” por $ 11.553,16, existe un error de tipeo en el importe –
corresponde $ 11.591,85- y no afecta la ecuación total.
b) Nota Nº 7 a los Estados Financieros: El saldo de la Cuenta Especial al 31/12/12 incluye
el financiamiento de $ 883,51/USD 211,47 por los gastos bancarios de la cuenta a la
vista en dólares. Al 31/12/12 no se definió la fuente, componente y categoría de
registro. Por revisión de hechos posteriores al cierre del ejercicio auditado, ingresaron el
06/02/13 en la cuenta operativa del Programa en concepto de aporte local $ 30.000,00,
que a la fecha de cierre de las tareas de campo no habían sido reintegrados a la cuenta a
la vista en dólares.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial al 31/12/12, así
como las transacciones realizadas durante el período comprendido entre el 01/01/12 y el
31/12/12 por el “Proyecto de Mejoramiento de la Gestión de la Cartera de Inversiones” de
conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos contemplados en el Convenio de
Donación TF Nº 094065 suscripto el 01/12/09 entre la Nación Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF); y su Enmienda Nº 1 del 16/05/11.
BUENOS AIRES, 29 de noviembre de 2013.
13
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DE LA
CARTERA DE INVERSIONES (MGCI)”
CARTA CONVENIO DE DONACIÓN BIRF IDF TF094065
(Ejercicio Nº 3 por el ejercicio cerrado el 31/12/12)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/12
correspondientes al “Proyecto de Mejoramiento de la Gestión de la Cartera de Inversiones” Carta Convenio de Donación TF Nº 094065 suscripta el 01/12/09 entre la Nación Argentina y el
Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF)- y su Enmienda Nº 1 del 16/05/11;
han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado
necesario informar a la Unidad Coordinadora del Programa (UCP) para su conocimiento y
acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta Auditoría. Entendemos
que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
14
ÍNDICE
TÍTULO
I- H.
CONSULTORES INDIVIDUALES NACIONALES
II-C.
SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA – UTILIZACIÓN UEPEX
II-D.
CONSULTORIA NACIONAL
II-E.
FIRMAS CONSULTORAS – PROCESO SBCC6 Nº 1/11
I- OBSERVACIONES NO SUBSANADAS DEL EJERCICIO ANTERIOR
A- PRESUPUESTO TOTAL (para cuatro ejercicios) – EJECUCIÓN FINANCIERA AL
31/12/12
Fecha de cierre prevista 01/12/2012 - extendida al 01/12/2013: Al 31/12/12 (tercer ejercicio),
se ejecutó financieramente el 46,70 % y se desembolsó el 55,58 % de lo previsto total. Para
estos cálculos no se tuvo en cuenta la incidencia de las inversiones financiadas temporalmente
con la fuente BIRF (USD 5.078,67), ya que conforme al Programa se van a financiar con la
fuente local. Es del caso destacar, que el 06/02/13 ingresaron en la cuenta bancaria operativa
del Programa $ 30.000,00 de aporte local,no obstante ello no se proporcionó documentación a
la fecha de cierre de tareas de campo por su reajuste contable, y para el caso de los gastos
bancarios su reintegro a la cuenta especial.
Al 31/12/12
Desembolsado
BIRF FF21 USD
273.932,99
Total Contrato
492.820,00
Al 31/12/12
Ejecutado
Total Contrato
BIRF FF21USD
230.132,14
492.820,00
%
55,58%
%
46,70%
Comentarios MGCI: Se analizaran las causales que conllevaron a la subejecución apuntada
de manera de muñir de mayor precisión a las proyecciones que vayan a formularse en futuras
implementaciones.
Recomendaciones: Realizar las gestiones necesarias a efectos de cumplimentar con la
ejecución prevista oportunamente y con los desembolsos de fondos requeridos, a efectos de
evitar ante la proximidad del cierre de la operación la cancelación de los fondos de la
Donación.
15
B- ESTADOS FINANCIEROS AL 31/12/12
El Programa no tuvo en cuenta para la confección de los estados financieros del presente
ejercicio auditado las siguientes observaciones informadas en nuestro informe al 31/12/11:
a) Estado de Usos de Fondos por “Componente” en USD al 31/12/12: El presupuesto
expuesto en este Estado fue obtenido por la UCP del documento “Solicitud de
Financiamiento del Fondo para el Desarrollo Institucional” del 28/01/09. Del cruce de la
revisión de este documento y las cifras expuestas en los estados financieros surgen
diferencias de exposición entre la distribución de las Categorías y los Componentes con el
Presupuesto original del Contrato de Donación. En consecuencia también se observan
diferencias con el nuevo Presupuesto aprobado en la primera enmienda contractual. El
Componente Nº 1 muestra sobre-ejecución de USD 11.392,61, sin aclaración al respecto
por parte de la UCP.
b) Nota Nº 6 a los estados financieros Saldos en pesos y en dólares, cuentas bancarias –
Apertura por Fuente de Financiamiento (FF): Los importes fueron erróneamente tipeados,
y a su vez presentan diferencias en la apertura por FF de acuerdo a los valores
determinados por AGN.
c) Nota Nº 6 a los Estados Financieros – Saldos de fuente BIRF pendientes de aplicar al
31/12/12 en la cuenta operativa. Con relación a los saldos pendientes de agotar de FF 21
por las transferencias de fondos BIRF (pesificaciones), surgen diferencias entre los valores
de la Nota, los que surgen del Sistema UEPEX y con el determinado por esta auditoría:
-
-
6
Según la UCP Cuadro 2 Nota 6:
Según la UCP Cuadro 2 Nota 6:
Según UEPEX:
Según AGN:
$ 19538.,35/USD 854,65;
$ 344,11/USD 72,18;
$ 785,15 /USD 170,69
$ 19.538.37/USD 4.939,32.
Selección Basada en Calidad y Costo (SBCC)
16
d) Estado de la Cuenta Especial al 31/12/12 en USD: Presenta errores de exposición de la
información.
e) Estado de Solicitudes de Desembolsos al 31/12/12 en dólares estadounidenses: Presenta
errores de exposición en la información y se omite informar por nota la reducción del
anticipo de fondos.
f) Notas a los estados financieros: No informa la conciliación con el resumen mensual de
desembolsos al 31/12/12 emitido por el BIRF. Esto presenta diferencias de exposición y de
valuación con el reporte de pagos emitido desde el Sistema UEPEX producto de que se
realizaron correcciones en SOE´s que no fueron gestionados directamente desde los
módulos respectivos.
Comentarios MGCI: Las observaciones aquí apuntadas serán tenidas en consideración
cuando la confección de los estados financieros por el cierre del Proyecto tenga lugar y para
lo que eventualmente se solicitarán precisiones adicionales referidas a las discrepancias
referidas a los reportes surgidos del Sistema UEPEX.
Recomendaciones: Profundizar los controles en la confección de los estados financieros, a
efectos de evitar errores como los expuestos. Los presupuestos utilizados para comparar la
ejecución acumulada deben surgir de documentos que se encuentran actualizados de acuerdo
al cuadro de costos vigente, y convalidados por el ejecutor y el Banco.Los SOE´s deben
emitirse directamente desde el módulo respectivo de UEPEX, y encontrarse previamente
contabilizado a efectos que tanto los registros contables, módulos del UEPEX relacionados, y
reportes del Banco posean similar información.
C- MANUAL OPERATIVO Versión – julio/2010a) No se tuvo a la vista constancia sobre su aprobación, puesta en vigencia, comunicación a
sus usuarios y al Banco Mundial. No fue modificado por la actualización de la estructura
de la UCP; como así tampoco por las principales observaciones a los procesos observados
en nuestro informe al 31/12/11 para la presente Operación.
17
b) No se definieron en el Manual qué cargos se encuentran habilitados, dentro de la estructura
del Ejecutor, para la firma en cuentas bancarias y el tipo de autorización que tiene. Ya que
no forma parte de la UCP sino de la DNPOIC, uno de los firmantes (responsable
habilitado) de las transferencias de fondos Nros 4 y 6 -de la cuenta especial en dólares a la
cuenta operativa del Programa-.
Comentarios MGCI: Se toma debida nota. Se requerirá al Banco la formalización de los
aspectos descriptos. (Nota del auditor: Comentario no procedente. Las acciones deben
formularse dentro de la UCP en relación a lo observado).
Recomendaciones: El Manual Operativo y sus actualizaciones deben contar con las
aprobaciones respectivas y encontrarse fehacientemente comunicado a sus usuarios.
Formalizar los procedimientos para los firmantes de cheques y/o transferencias de fondos.
D- COMPONENTE Nº 4 – ADMINISTRACIÓN – GASTOS BANCARIOS
No se estableció en la Carta Convenio de la Donación, ni en su modificatorio Nº 1, la fuente
de financiamiento de los gastos bancarios generados en ambas cuentas (corriente por $
3.182,31/USD 782,45 y especial por $ 883,51/USD 211,47) abiertas en el BNA. Para ello, el
Programa creó contablemente el Componente N° 4 Administración7 con la Categoría Gastos
de Administración Nº 4, donde se mantiene el registro de los citados gastos. Al 31/12/12 se
financiaron con la fuente externa. No surge uniformidad entre su registro contable en el
Componente Nº 4 – Categoría Gastos de Administración Financiera con lo expuesto en:
1. Estados Financieros:
Componente Nº 3 – Categoría Capacitación.
2. Reporte de pagos UEPEX:
Componente Nº 4 – Categoría Capacitación.
8
COI $
Categorías
Contable
Reporte UEPEX
1
905.397,21
905.397,21
0,00
2
90.705,37
94.771,19
(4.065,82)
3
0,00-
0,00
0,00
4.065,82
0,00
4.065,82
1.000.168,40
1.000.168,40
0,00
Gastos de Administración (4)
Totales
7
AGN: Componente no previsto en el Contrato de la Donación.
8
Diferencia
COI: Category of de Investment (Categoría de Gastos)
18
COI USD
Categorías
1
Contable
211.939,09
Reporte UEPEX
Diferencia
211.939,10
(0,01)
2
22.277,77
23.271,70
(-993,93)
3
0,00
0,00
0,00
993,92
0,00
993,92
235.210,78
235.210,80
-0,02
Gastos de Administración (4)
Totales
Comentarios MGCI: Las comisiones bancarias, en tanto gastos operativos, no resultan
elegibles a esta donación. Se estudiará la factibilidad de homogeneizar los registros
correspondientes en el Sistema UEPEX.
Recomendaciones: Dejar adecuadamente documentada la definición conjunta con el BIRF
sobre la fuente de financiamiento y el componente de imputación de estos conceptos.
E- GASTOS DE PUBLICIDAD: CONVOCATORIAS DE FIRMAS CONSULTORAS
Al 31/12/12 se pagaron con fondos de la Donación $ 16.011,93 /USD 4.084,67 por gastos
rendidos originalmente en el SOE N° 3, y registradas bajo la cuenta contable “Firmas
Consultoras” en concepto de publicidad para realizar las convocatorias a presentar
expresiones de interés para las SBCC9 CF N° 1.1 y 2.2.
En el reporte de supervisión de gestión financiera del Proyecto (abril/mayo de 2012) el Banco
acordó revertir estos gastos de avisos, ya que no podían ser financiados con fondos de la
Donación.El 28/05/12 el Programa procedió a descontarlos en el SOE N° 5, pero esto no se
acompañó con las respectivas reimputaciones presupuestarias ni contables a la fuente local a
dicho momento, ni al cierre del ejercicio auditado. Los fondos de aporte local para
recomponer la fuente externa ingresaron el 06/02/13.
Comentarios MGCI: El Banco –en uso de facultades que le son propias- planteó la no
elegibilidad de gastos bajo este concepto a instancias de la última Misión de Supervisión y así
lo manifestó vía correo electrónico. Durante el presente ejercicio 2013 se realizaron los
ajustes pendientes, aunque ya no mediante la opción de reimputaciones. Esto se debió a la
restricción fáctica acorde al diseño del Sistema de reimputar gastos de un ejercicio a otro. En
su lugar, se procedió a desafectar las autorizaciones de pago originalmente aplicadas a la
9
SBCC: Selección Basada en Calidad y Costo.
19
fuente de la donación, para luego volver a generarlas con el debido impacto en la
contrapartida local. Se analizarán los reportes a emitir desde el Sistema luego de lo
precedentemente descripto. (Nota del auditor: A la fecha de cierre de tareas de campo, no se
habían realizado tales ajustes, ni se acompañó con la respuesta la información para
constatarlos. Se revisaran en la auditoría del ejercicio 2013).
Recomendaciones: Previamente a realizar un gasto que no se encuentra contemplado dentro
del financiamiento realizar las consultas respectivas al Banco a efectos de obtener aprobación
y/o requerir la fuente de financiamiento para afrontarlos, siendo el caso tratado que representa
un gasto conexo necesario para realizar las respectivas contrataciones. Más allá de las
instrucciones recibidas del Banco para revertir los gastos rendidos con la fuente de la
Donación, deben acompañarse previamente las modificaciones presupuestarias y contables,
siendo éstas las que son de sustento de las rendiciones al BIRF.Al momento de su
reclasificación al aporte local, se deberá formalizar el tipo de cambio que se va a utilizar,
siendo que se encuentran registradas en dicha moneda al criterio de la fuente externa.
F- SISTEMA UEPEX – FALENCIAS EN SU UTILIZACIÓN – FUNCIONESa) Libro diario en pesos y Libro diario en dólares: Se deben realizar tareas contables para su
validación, con motivo de: 1. No se generaron los asientos del diario (AD) de apertura y de
cierre del ejercicio. 2. No cuenta cada libro diario (en pesos o en dólares) con numeración
correlativa propia, -producto de la realización de un AD en una sola moneda que no
impacta en la otra, el sistema omite tal número de asiento. Tales números omitidos son:
(i)
Libro diario en pesos: AD Nº: 44.
(ii) Libro diario en dólares: No constan los asientos Nros: 43, 45, 104, y 105.
b) SOE´sNros. 5 (2012) y 7 (2013)10: Surgen casos en donde se informan erróneamente los
porcentajes de financiamiento BIRF; corresponde 100% (no afecta importes).
c) Los estados financieros en pesos y en dólares al 31/12/12 no fueron emitidos directamente
desde el módulo respectivo del Sistema UEPEX.
d) Reporte de pagos UEPEX al 31/12/12 (observación de forma): Se observan $
847.570,35/USD 196.326,00 en los que no fueron completadas por la UCP las fecha de
retiro (pago a los beneficiarios); incluye $ 204.888,22/USD 50.287,31 de ejercicios
10
Revisión por gastos incluidos en muestra 2012.
20
anteriores. Este dato para un pago debe ser requisito obligatorio en el Sistema a los efectos
de habilitarlo para su rendición al BIRF.
e) Plan de cuentas: 1. Se mantiene la cuenta contable Diferencia de Cambio sumarizando en
el saldo del Rubro Contraparte Local (Patrimonio Neto). Corresponde su imputación en
cuentas de los rubros “Ingresos” y/o “Egresos” respectiva de acuerdo a su naturaleza. 2.
Cuenta Retenciones a pagar: No se realizó la apertura de cuentas contables por tipo de
impuesto/concepto retenido; como así tampoco surge en los asientos tal detalle. 3. Gastos
bancarios en dólares y en pesos: Se registran en una sola cuenta contable, más allá de ser
generados en distintas monedas.
f) Reporte de pagos – Inversiones: No son correctamente anuladas las autorizaciones de pago
con la condición “no contabilizado” en el Sistema; esto produce diferencias al 31/12/12
con las inversiones de los registros contables, que llevan a realizar tareas extrancontables.
Las AP bajo la condición “no contabilizado” al ser sumadas junto con las desafectaciones
respectivas deben arrojar “cero” en ambas monedas.La que surge para el ejercicio 2012,
fue producto de la omisión en realizar la respectiva desafectación y que sustente su falta de
registro contable, y el resto proviene de ejercicios anteriores, al no ser desafectadas por los
mismos montos de origen.
g) De nuestra consulta al UEPEX no surge información por la que se realice desde el sistema
el control entre las consultorías aprobadas (art. 65 L.11672 CPPP (t.o. 2005) y RSH
545/98) y sus modificatorias; y la planta efectivamente utilizada durante cada uno de los
ejercicios.
h) Numeración de contratos de consultoría: El número interno asignado por el sistema
UEPEX a la contratación no cumple con el requisito de código alfanumérico correlativo
(Art. 5 RSGP 37/09).
Comentarios MGCI:
a) 1. No se emiten asientos de apertura y cierre anual. 2. En respuesta a un requerimiento
realizado por esta Unidad en el marco de las observaciones de AGN ejercicio 2011, a
través de la Nota CUI 131/12 la coordinación de la unidad de informática de este
Ministerio informa: “… el sistema UEPEX numera los asientos en forma correlativa por
año independientemente de la moneda de los asientos”. Teniendo en cuenta lo antedicho
los reportes de libro diario puestos a disposición del equipo auditor observan omisiones en
21
la numeración. (Nota del auditor: la omisión se produce con motivo de realizar un AD que
impacta en una sola moneda). Las omisiones se produjeron en: un formulario
extrapresupuestario erróneamente desglosado entre la moneda nacional y la moneda de la
donacióny por la re-expresión de la disponibilidad en la moneda extranjera cargada al
cierre de ejercicio, respectivamente.
b) La situación planteada ha sido oportunamente puesta en conocimiento de los
desarrolladores del Sistema UEPEX11.
c) No se consideró necesaria la utilización de esta opción. (Nota del auditor: Comentario no
procedente. No debe ser una opción la emisión directamente desde el Sistema UEPEX de
los estados financieros. En el caso que no emita los reportes con la información sugerida
por BIRF y/o que presente errores, deben ser comunicados a la Mesa de Ayuda
respectivapara que sean subsanados y poder realizar la emisión de los estados
directamente desde el módulo respectivo).
d) Se implementarán las medidas correctivas necesarias de manera de completar el dato
faltante para ser rendido ante el OFI, no está dado por la inclusión de la fecha de retiro del
pago por la Etapa en la que el mismo se encuentra. (Nota del auditor: la mera emisión de
la autorización de pago no implica que se encuentre “pagado” a su beneficiario).
e) 1. Tal como en auditorías anteriores se explicara, se mantendrá el criterio expositivo
adoptado por parte de esta Unidad. 2. Dado que las retenciones que efectúa la Unidad, no
son por su cantidad significativas y por lo tanto fácilmente identificables en una sola
cuenta contable, se adoptó el criterio en principio de registrarlas sin mayores desgloses. En
caso de incrementarse el volumen de operaciones que requieran efectuar retenciones,
estimaremos oportuno aplicar la recomendación dada por el auditor. (Nota del auditor:
Comentario no procedente. La apertura de las cuentas contables no depende de los
importes o cantidad de operaciones involucradas. Se recuerda que durante el ejercicio
2012 se produjo un pago erróneo de retenciones a la AFIP que correspondía a IVA y se
realizó bajo ganancias).3. Sin comentarios del auditado.
f) Si a una desafectación por caso, corresponde una devolución de un pago mediante un
depósito en efectivo en la cuenta operativa del Proyecto, la sumatoria en la moneda
extranjera arrojará la diferencia entre el reporte de pagos y los registros contables; que
surge precisamente y como se ha explicado, de analizar dicho reporte sin la aplicación de
11
Mesa de Ayuda – Unidad de Informática – Secretaría de Hacienda.
22
la herramienta de la cual se dispone que es la utilización de filtros de la columna
“contabilizado”. (Nota del auditor. Comentario no procedente. Las anulaciones de
autorizaciones de pago no contabilizadas no deben generar diferencias en ninguna
moneda; para el caso ejemplificado por el Programa si se realizó el pago y posteriormente
se devolvió son movimientos que sí deben ser contabilizados. La aplicación de filtros en el
reporte para este caso no procede; el sistema posee las herramientas necesarias para
evitar errores como los observados, sin necesidad de realizar “tareas adicionales” para
su validación).
g) La situación observada encuentra sustento en el hecho que el control referido se realiza en
forma paralela a la utilización en UEPEX del módulo referido. (Nota del auditor: No fue
proporcionada información por los que se llevaron a cabo dichos controles. Nos
remitimos a nuestras observaciones expuestas en REF. H. 1) siguiente).
h) Se toma debida nota
Recomendaciones:Realizar las consultas respectivas a la Mesa de Ayuda del Sistema
UEPEX y requerir de ésta las adaptaciones y parametrizaciones necesarias para lograr la
integralidad y razonabilidad de la información procesada.Obtener los estados financieros
conforme los modelos establecidos por el BIRF directamente desde el módulo Contable del
Sistema UEPEX, sin necesidad de realizar tareas adicionales. Modificar el plan de cuentas. El
registro de los gastos, en cuentas contables separadas de acuerdo a la cuenta bancaria,
facilitarían las tareas de conciliación.Completar la fecha de retiro de los pagos por parte de los
beneficiarios en el UEPEX a modo de cerrar el circuito administrativo. Utilizar el módulo de
control de planta de personal previsto en el UEPEX.
G- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
a) Durante el ejercicio 2012 se produjo el cambio de Coordinador Ejecutivo de la UCP. No se
tuvo a la vista celebración de acta de traspaso/corte de documentación financiero-contable
por la gestión en el marco del Programa.
b) Periodicidad de presentación de SOE´s: No se cumplimentó entre el ejercicio anterior y el
cierre del ejercicio 2012 el plazo establecido (como mínimo cada dos meses) en los
documentos de la Donación.
23
SOE Nro
Presentación
4
20/12/2011
Plazo en días
5
05/06/2012
6
22/08/2012
78
7
06/03/2013
196
168
c) Recepción de documentación – Correos electrónicos:
1. No se intervinocon recepción la documentación presentada por los consultores para
integrar los legajos individuales, ni de sus informes. No se estableció que la
documentación se eleve mediante nota con el detalle de la información que adjunta; a
los efectos no solo que cuenten con fecha de ingreso, sino también con la asignación de
un número de entrada.Se detectaron casos de facturas y recibos que no poseen sello de
ingreso en el Programa.
2. Correos electrónicos: De la revisión al Proceso SBCC Nro. 1/11 por la contratación de
una firma consultora (ver Apartado II – Referencia E- del presente Memorando) se
mantiene lo observado en ejercicios anteriores por la falta de ingreso formal (asignación
de recepción y número de entrada). Asimismo, los reportes de los correos electrónicos
carecen de la certificación mediante la firma respectiva por parte de autoridad
competente del Programa sobre sobre los reportes impresos y que posteriormente se
incorporan a los expedientes. Al respecto las impresiones de los correos electrónicos
con tales carencias son:
a. No objeciones: No constan las versiones físicas de las no objeciones emitidas en el
marco del presente proceso. Fueron otorgadas vía correo electrónico, cuyo reporte
impreso se agregó a las actuaciones.
b. Las consultas al pedido de propuestas (bases).
c. Los acuses de recibo de las circulares Nros. 1 y 2.
d. Comunicaciones del acta con el resultado de la apertura de ofertas (sección II
apartado 2.2 del PP).
e. Acuses de recibo del acta (excepto un caso que consta firma y fecha)
d) Plan Operativo Anual 2012 (POA): No se tuvo a la vista el POA vigente durante el
ejercicio 2012, y la respectiva presentación y aprobación por el Banco Mundial conforme
lo establecido en el Manual Operativo.
24
e) Plan de adquisiciones - SEPA: Conforme consulta realizada, y como fuera informado en
los respectivos rubros, se detectaron casos con errores en los datos cargados. Siendo que
uno de los objetivos del Programa era lograr el enlace del Sistema UEPEX con el SEPA y
desde allí brindar información inmediata y confiable sobre el estado de ejecución del
contrato, no pudiendo determinarse si se encuentra funcionando para el Proyecto.
f) SOE´sNros 5 y 6: 1. No son intervenidos con la leyenda copia fiel del original presentado
al BIRF. 2. Planillas de Gastos SOE Nro 6: Carecen de firma de responsable al momento
de su emisión. 3. Información Financiera Anexa: No se acompañó con el Balance de sumas
y saldos al 30/06/12, que respalde los importes informados, como así tampoco se
presentaron abiertos por fuente de financiamiento, para que desde ellos se observe
directamente los importes utilizados temporalmente a reintegrar con el aporte local.
g) Contratos de Consultoría: Mencionan la RG DGI 2784 que no se encuentra vigente.
h) Informes de avances y finales de consultores: No fueron intervenidos en su carátula con la
leyenda “versión aprobada”, que permita relacionarlos con las aprobaciones.
Comentarios del MGCI:
a) Como bien se menciona en el incidental; esta circunstancia fue detectada por el equipo
auditor a instancias de analizar lo practicado al cierre del ejercicio anterior, finalizado el
31/12/1112. Dado que el correspondiente dictamen del auditor – con la recomendación de
labrar en lo sucesivo, actas de traspaso/corte- fue emitido luego de más de 8 meses de
comenzadas las tareas de campo, es decir, con posterioridad al último cambio de
responsable de la unidad, no fue posible la realización de la certificación observada. (Nota
del auditor. Comentario no procedente. La emisión de labrar actas de traspaso/corte es un
hecho que debe ser conocido por las autoridades competentes al producirse cambio de
autoridades. El nuevo coordinador ejecutivo fue designado el 03/09/12; y una vez
formalizada la comunicación a esta AGN la observación se presentó al Programa en
nuestra Nota DCEOFI 423201 007 del 28/09/12; ante ello el Programa tuvo tiempo
suficiente para subsanar respecto a esta última designación la observación; con las
reservas respectivas –y teniendo en consideración el tiempo transcurrido a la fecha de la
presente respuesta.
12
AGN: La observación se emitió en el cambio de dos coordinadores ejecutivos.
25
b) La falta de cumplimiento de la condición vigente para el Banco, obedeció a los bajos
niveles de ejecución suscitados durante los ejercicios auditados.
c) 1. Se toma debida nota de las observaciones. 2. a. En relación con las comunicaciones vía
correo electrónico, entendemos que las mismas se corresponden a las políticas del
Organismo Internacional el medio que utiliza para dar respuesta a esta Unidad
deCoordinación. Asimismo, se toma debida nota de la observación respecto de la
formalidad a seguir. 2. b, c, y d. Se toma debida nota de las observaciones. d. El acta fue
enviada vía correo electrónico por el Coordinador Ejecutivo de la Unidad de ese momento.
d) Se toma debida nota de las observaciones.
e) Más allá del estado de cumplimiento de los objetivos del Proyecto, que con la debida
precisión fuera oportunamente puesto en conocimiento del OFI que éste ofreciera
objeciones, se avanzará en aras de enmendar los errores que hubiere en los datos cargados.
f) Las salvedades de carácter formal planteadas en la observación, serán tenidas en
consideración en lo sucesivo.
g) Es correcta la observación sobre la numeración de los contratos que es otorgada a través
del número interno de UEPEX (se ha puesto en conocimiento de los desarrolladores del
mismo), no obstante se ha procedido a aplicar el código alfanumérico en los contratos.
h) Se toma debida nota de la observación realizada.
Recomendaciones: Ante los cambios de gestiones de la UCP celebrar actas de corte de
documentación en el marco de cada uno de los Programas bajo su área. Actualizar en la
medida de lo necesario, la información cargada en el SEPA manteniendo de esta manera
actualizado con la ejecución el plan de adquisiciones; y procurar que la información se cargue
directamente desde el Sistema UEPEX.Cumplimentar las presentaciones de las solicitudes de
desembolsos ante el Banco, de acuerdo a los plazos establecidos. Incluir en el Manual
Operativo requisitos para la elevación por nota
por parte de los consultores de la
documentación que forma parte de su legajo individual y respalde la contratación, que ésta se
presente previamente a la emisión y suscripción del contrato para que todos los requisitos se
encuentren debidamente verificados. Establecer que los informes se eleven por nota. Dar
recepción a la documentación que ingresa al Programa, asignándole número de entrada,
incluir tal formalidad a los correos electrónicos. Asimismo, los reportes de correos
electrónicos deben ser certificados por autoridad competente del Programa.Los juegos de los
26
SOE´s presentados ante el Banco que quedan en poder del Programa, deben certificarse como
copia fiel de los originales presentados, y encontrarse suscriptos en la totalidad de las hojas
que lo integran. Los importes de los Estados anexos que los acompañan deben emitirse
directamente desde el Sistema UEPEX sustentados con los registros contables.Intervenir los
informes de los consultores con los datos por su aprobación.
H- CONSULTORES INDIVIDUALES NACIONALES
De la revisión por muestra de los antecedentes y pagos a consultores individuales (3 de 7 con
pagos en el ejercicio), contabilizados en el ejercicio 2012 ($ 103.800,00/USD 23.858,36), y
del seguimiento de observaciones del ejercicio anterior, subsisten las siguientes:
1) Planta de Personal - Artículo 65 Ley 11672 CPP (texto ordenado 2005)
a) Planta 2012 aprobada mediante RSH 44 (13/03/12) y modificatorias: RSH 164 (26/06/12)
y RSH 389 (21/12/12): No se tuvo a la vista documentación por la que al 31/12/12 el
Programa cruzó la información de los Anexos I de ambas resoluciones con los puestos
efectivamente ocupados, y por la que se convalide que no ameritaba la presentación de una
modificatoria al cierre de ejercicio. A modo de ejemplo, tres consultorías fueron
informados sólo como “consultor” sin indicar la denominación del puesto; ante las
modificaciones presentadas para uno de los puestos “consultor” quedó en el año un
presupuesto negativo de $ 25.600.
b) Planta 2011 RSH 77 (18/03/11) y RSH 22 (29/12/11): No fue presentada una
modificatoria, que respalde las altas y bajas, y que permita cruzar las siguientes
contrataciones del ejercicio 2011 (pagos en muestra 2012), en los términos suscriptos en
los contratos.
Datos según Contratos
Puesto para realizar
Observaciones
Desde
Consultor para organizar
y dictar dos cursos de
auditoria concurrente
con la AGN (pagos
2012 $ 21.000/USD
4.929,57)
Desarrollo SIPROI
(Pagos 2012 $ 11.200 /
USD 2.619,92)
Difiere de los datos de la
Planta en período (01/02
al 30/06/11), y honorario
mensual (CEIV $
6.000,00)
No consta en planta
Hasta
Función y
rango
(Honorario
Mensual)
Meses Tipo
Dedicación
y Monto $
Consultor
01/07/11 30/09/11 Experto IV $
7.000,00
3
LO
(TC)
21.000,00
Consultor
01/02/11 30/06/11 Experto IV $
6.000,00
5
LO
(TC)
30.000,00
27
Comentarios MGCI: Se toma debida nota de las observaciones. Respecto de las consultorías
previstas para el año 2012 y por las cuales no se efectuaron pagos, se debe en primer lugar la
fecha (21/12/12) en la que se emitió la RSH 389. En ese contexto no se pudo avanzar con los
trámites de contratación dada la proximidad a la finalización del año calendario.
a) No obstante, cabe señalar que no logramos identificar el puesto que quedó con un
presupuesto negativo. Asimismo, el único que identificamos está ubicado en el recuadro
denominado “bajas” por lo que se debe considerar como que esa contratación no fue
realizada. (Nota del auditor: fue presentada al Programa el detalle producto de la revisión
de la normativa de la referencia).
2) Aprobación de contratos D.577/03 – D. 2345/08 - DDJJ de incompatibilidades
a) D.577/03 Artículo Nro. 2: Por un contrato con pagos en el 2011 por $ 11.200,00/ USD
2.619,92, no se tramitó el documento aprobatorio, se aprobó por Disposición Nro. 7
23/08/11 de la propia DNPOIC. Esto se emitió en virtud de la Disposición Nro. 2 de la
DNPOIC emitida el 29/01/10 donde en su artículo 1 indica: “Aclarase que los Programas y
Proyectos que se formulen y/o implementen como consecuencia de contratos de préstamos celebrados entre
la Nación Argentina y Organismos Internacionales de Crédito donde se haya designado un Organismo
Ejecutor y/o Contratante serán estos los responsables de autorizar los procesos de adquisición de bienes y/o
servicios y de aprobar los actos para tales contrataciones con recursos de los Préstamos respectivos, sin
necesidad de requerir las autorizaciones y aprobaciones previstas en el artículo 35 inciso b), c) y g) y su
Anexo D.134413.”. Al respecto no se tuvo a la vista documentación por la que se derogó la
citada Disposición Nro. 2 –que consta como antecedente en el legajo de otra consultora
auditada-, ya que más allá de su sustento no reemplaza lo establecido en el D.577/03.
b) No se formalizaron declaraciones juradas sobre elegibilidad y conflictos de interés
suscriptas al momento de la contratación y en dos casos sobre las incompatibilidades
establecidas en la normativa nacional, más allá del señalamiento general de la cláusula Nº
11 de los contratos.
 Decisión Administrativa 5/2000 (JGM): Retiro voluntario (Art. Nº 10).
 Decreto 894/01 (Art. Nº 1) y D. 206/2000: Beneficio previsional (Arts. Nº 1 y 2).
 Ley 25164 Art. Nº 5 del Anexo: Impedimentos.
 Ley 25188 y su modificatoria: Arts. Nº 13 a 16.
 Ley de Ministerios (to) D. 438/92 y modif. Título VI Incompatibilidades: (Arts. Nº 24 y 25).
13
AGN: 04/10/2007
28
c) Ley 11672 (CPP) Art. Nº 64 (t.o. 2005) tercer párrafo: Uno de los contratos omite su
mención.(“Las contrataciones referidas no podrán realizarse con agentes pertenecientes a la planta
permanente y no permanente de la Administración Nacional o con otras personas vinculadas laboral o
contractualmente con la misma, excluidos los docentes e investigadores de las Universidades Nacionales”).
Esto también cumplimentaría lo requerido en el Anexo I Art. 1° del D.2345/08.
d) No se pudo verificar el cumplimiento a lo previsto en:
i) Art. Nº 12 Anexo I - D.2345/08: Presentación a los cinco días hábiles de emitidos los
actos aprobatorios de los contratos en la SGGP, para su publicación en la página web y
su asiento en el Registro Central de Personal Contratado (RCPC).
ii) Art. Nº 13 Anexo I - D.2345/08: Nómina de las personas contratadas por el Programa
publicada en la página web del Ministerio.
iii)Art. Nº 1 y Anexo 1 de la R 37/09 SGP; y artículo 3 d) del Anexo I del Decreto
2345/08: Propuestas de contratación y perfil de requisitos profesionales.
iv) Anexo V del apartado V artículo 23 de la RSGP 37/09: Emisión de formularios de
evaluación de cumplimiento de los contratos, y su remisión al RCPC.
e) Surgen demoras en el primer pago de los contratos auditados. Los documentos
aprobatorios se emitieron entre 151 y 207 días posteriores a su inicio contractual.
Aprobación
del Contrato
(A)
Inicio del
contrato
Primer Pago
contractual
(B) - (A)
(B)
( C)
Días
801
29/11/11
01/07/11
05/01/12
-151
397
26/07/12
01/01/12
26/07/12
-207
400
26/07/12
01/01/12
15/06/12
-207
Resolución
Ministerial
Comentarios MGCI: Se toma debida nota de las observaciones realizadas.
e) Es correcta la observación, las demoras en la aprobación de los contratos se derivan de los
procesos internos administrativos.
3) Procesos de búsqueda, evaluación y selección
a) No se pudieron verificar los siguientes procesos:
1. Metodología de búsqueda de los consultores que integraron las ternas, y Criteriopor los
que se seleccionaron los postulantes a participar en la convocatoria de cada terna.
29
2. Invitaciones a participar en las ternas: No fueron proporcionadas.
3. Notificación del resultado de las ternas:No se evidencian las comunicaciones a los
ganadores de la terna, conforme lo indican las cartas de aceptación a participar en ellas.
(Declaran conocer que sólo serán notificados en el caso de resultar seleccionados).
4. Antecedentes: No se tuvo a la vista constancia de que se hayan certificado los
antecedentes laborales y estudios/cursos declarados en los currículos de los consultores.
Sólo aportan títulos profesionales los consultores ganadores.
5. Cartas de aceptación: para una terna no se tuvieron a la vista.
6. Cartas de aceptación a participar en las ternas: En una terna sin fechas de emisión.
b) Currículos: 1. No expresan que se emiten en carácter de declaración jurada, también es
requerido en el D. 2345/08 (Anexo I Art. 3).2. Casos sin fecha de emisión. 3. Casos sin
fecha de recepción. 4. No adjuntan copia del documento de identidad.
c) Cuadros de Evaluación y Perfiles:
1. Las grillas de evaluación poseen ítems generales, no fueron abiertos ni completados con
las necesidades específicas de cada consultoría, ni su identificación con el ítem
respectivo de cada perfil. Los perfiles no están descriptos de manera tal que cubran los
requisitos obligatorios y deseables para el puesto; como así también los requeridos para
vincularlos directamente para asignar el honorario mensual (Anexo 1- D.2345/08).
2. TDR – Falta de vinculación expresa del título profesional requerido: No se especificó
para el puesto14 el título profesionapor lo que en la terna participan disciplinas no
homogéneas para su comparación. Se evaluó en la terna: un arquitecto, un abogado y un
contador público..En este caso se asignó en la grilla el máximo de puntos a los tres
como “título afín” al objeto de la contratación.
d) Dos de seis postulantes obtuvieron puntajes bajos (65%, y 66%). El Programa requiere
como mínimo sólo alcanzar el 55%. Es del caso destacar que de las grillas que se tuvieron
a la vista; el detalle a tener en cuenta por el evaluador de los puntos previstos totales a cada
requisito no suman los 100 puntos de tope máximo sino a 95, el valor pre- impreso para
antigüedad debe indicar 20 puntos, dice incorrectamente 15.
Comentarios MGCI: Se toma debida nota de las observaciones realizadas.
30
Recomendaciones: Realizar las presentaciones modificatorias de la planta de personal del
ejercicio conforme lo establece la normativa señalada. Cumplimentar las contrataciones con el
Decreto 577/03. Emitir acto administrativo para derogar la Disposición DNPOIC observada.
Profundizar los controles administrativos sobre la documentación que respalda las
contrataciones de consultoría. Ante la falta de evidencia de ellos implementar listados del tipo
checklist donde cada responsable inserte los datos de las respectivas revisiones y/o
supervisiones. Diseñar los perfiles con requisitos obligatorios y deseables, y correlacionarlos
con los establecidos en el D. 2345/08 para asegurar la correcta asignación del honorario, y
para que las grillas sean realizadas en base a ellos. Cumplimentar los aspectos observados del
D.2345/08 y sus modificatorios. Sustentar adecuadamente la búsqueda de los profesionales.
Dejar evidencia documental de los controles realizados a los antecedentes curriculares de los
postulantes necesarios para el puesto Ajustar los perfiles indicando expresamente los títulos
profesionales requeridos. Incorporar en los antecedentes los motivos por los cuales se ven
demorados los pagos, y los reclamos pertinentes de corresponder. Reformular y elevar el
porcentaje de mínima exigido a los postulantes de las ternas. El Programa debe asegurarse que
la totalidad de los consultores financiados con fondos del Programa no incurren en
incompatibilidades de acuerdo a la normativa nacional, perfeccionado las respectivas
declaraciones juradas.
I- COMPARATIVO DE PRECIOS
Del proceso verificado en el ejercicio 2012 se mantiene lo observado en ejercicios anteriores
para el cuadro comparativo de preciosemitido el 02/11/12; fueron evaluados sólo los precios
no así el resto de los requisitos establecidos en la invitación Puntos 3, 4, y 5 a) y b).
Asimismo, surgen diferencias entre el 35% y el 206% entre el monto presupuestado ganador y
los otros dos presupuestos relevados, sin justificación alguna para que los servicios sean
efectivamente comparables.
14
Presupuesto
Precio
$
Diferencia
$
Diferencia
%
1
4.840,00
2
6.520,00
1.680,00
34,71%
3
14.800,00
9.960,00
205,79%
Ganador
Conocimiento del uso del SEPA y del UEPEX y del sistema de interfase, y contar con experiencia en adquisiciones y contrataciones bajo la
normativa de los OFI.
31
Comentarios MGCI: Los tres oferentes han ofertado de acuerdo a la solicitado en las
especificaciones técnicas incluidas en la invitación.
Recomendaciones: Dejar evidencia en los cuadros comparativos, de la evaluación de todos
los requisitos exigidos en las invitaciones. Ante diferencias sustantivas de presupuesto como
las mencionadas, dejar constancia de que eran efectivamente comparables.
J- RETENCIONES AFIP – SICORE (IVA y GANANCIAS) y SICOSSLa CUIT 30-71098957-1 fue obtenida a nombre de la Unidad de Coordinación de Programas
y Proyectos con Enfoque Sectorial Amplio y es utilizada para los distintos Programas que
maneja la UCP. Las observaciones de tipo formal se realizan en el marco de la citada
inscripción, y para el caso de pagos se limitan exclusivamente al Programa auditado.
a) No fue formalmente comunicada la Tesorería sobre que la UCP obtuvo CUIT propia.
b) Incumplimiento a los deberes formales: Se observa que se omitieron presentar las
siguientes declaraciones juradas al 31/12/12:
- SICORE 2011: enero, febrero, abril, julio y diciembre.
- SICOSS 2011: enero, febrero, marzo, abril, mayo, julio, setiembre y diciembre.
- SICORE 2012: enero, febrero, marzo, y abril.
- SICOSS 2012: enero, febrero, marzo, abril, julio, y agosto.
c) Le caben al Programa intereses resarcitorios por pagos extemporáneos:
1. SICORE 2011: de los meses de octubre y el pago a cuenta del mes de noviembre.
2. SICORE 2012: de los meses de enero, febrero y abril15, junio, y octubre.
d) Declaraciones juradas (versión física): Las declaraciones que se tuvieron a la vista que
quedan en los archivos del Programa no fueron suscriptas por el responsable al momento
de su presentación, dejando constancia de que son copia fiel de los datos transmitidos
electrónicamente.
Comentarios MGCI:
a) Es dable citar que no obra como requisito AFIP, al momento de la inscripción de la Unidad
como contribuyente, una comunicación y/o autorización previa por parte de la Tesorería.
Por otro lado, la CUIT de la Unidad se notifica a la Tesorería al momento de solicitar la
apertura de cuentas bancarias; habiéndonos manifestado verbalmente el personal de dicha
15
Se detectaron devengamientos de abril 2012 declarados en mayo 2012.
32
Tesorería, que no es necesario ninguna solicitud o comunicación previa a la nota que
requieren para la apertura de cuentas bancarias, con respecto a la obtención de la CUIT.
(Nota del auditor: Comentario no procedente. La autorización refiere por la excepción a
utilizar la CUIT del Ministerio. Ya que al sacar CUIT propia, para los casos como los
informados de incumplimientos, al no responder a gastos elegibles para el Programa, el
pago de intereses y/o multas se deben realizar mediante aporte local complementario.
b) Se tendrá en cuenta para las presentaciones futuras.
c) No ha sido materialmente posible efectuar una corroboración con los comprobantes dada
la imposibilidad de dar con el módulo contenedor oportunamente puesto a disposición.
d) No son suscriptas por el responsable dado que al presentarse electrónicamente como la
normativa vigente indica con clave fiscal (y siendo personal y de uso privado), se asiente u
omite su suscripción. (Nota del auditor: Comentario no procedente. Deben ser firmadas
por el titular de la clave fiscal certificando que corresponde a la información remitida
electrónicamente, ya que la versión física es la que contiene la información para su cruce
por ejemplo con el ticket de pago y/o presentación (Nº verificador entre otros)). Esta
última era utilizada cuando el sistema AFIP no permitía informática y electrónicamente
dicha presentación.
Recomendaciones: Obtener para la CUIT de la UCP la excepción a utilizar la CUIT del
Ministerio. Cumplimentar en tiempo y forma el calendario fiscal vigente, siendo que en el
caso de adeudar multas e intereses resarcitorios no son conceptos elegibles para el
financiamiento con los fondos de los Programas. Subsanar las presentaciones observadas. Las
declaraciones juradas en poder del Programa deben encontrarse suscriptas por el responsable
de la UCP habilitado para ello; y como constancia de su validación.
II- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
A- ESTADOS FINANCIEROS AL 31/12/12
a) Surgen errores del tipo formal en la confección:
1. Nota 2: No se informó la fecha defirma del Contrato de Donación (01/12/09) y que la
finalización del Programa fue prorrogada del 01/12/12, al 01/12/13.
2. Nota 5: No se informó si para la confección de los estados financieros, se tuvieron en
cuenta también las directivas del Banco en materia de estados financieros.
33
3. Nota 7: Se omitió informar el tipo de cambio de la primera transferencia de dólares a la
cuenta operativa ($ 3,92).
4. Nota 8: El cheque emitido el 14/11/12, fue retirado por el proveedor el 12/12/12, dos
días antes de su vencimiento manteniéndose en cartera 28 días. Fue anulado el cheque y
se generó el pasivo al cierre del ejercicio. El pasivo informado por el Programa al
31/12/12; no se encuentra aún cancelado a la fecha de cierre de tareas de campo.
5. Nota 9 – Aportes BIRF: Errores en el cuadro que contiene, de redacción, y falta de
uniformidad en la valuación a pesos de estos aportes, y de ajuste contable.
5. Estados de Fuentes y Usos de Fondos $ y USD: La línea “Disponibilidad de fondos al
final del período” por $ 188.898,68/USD 38.722,20, fue referenciada en el respectivo
estado con la Nota Nro. 6 por $ 189.227,68/USD 38.793,70. La diferencia entre ellas es
producto de un pasivo por $ 329.-/USD 71,50. Por lo que las inversiones no se
presentan con el criterio del percibido.
6. Estado de Fuentes y Usos de Fondos en USD Línea Préstamo BIRF: Presenta en una de
sus líneas al 31/12/11 un error de sumatoria en donde indica USD 100.000.- debe
indicar USD 121.255,25. No afecta otros valores.
7. Estado de Usos de Fondos en $: En los cuadros donde indican “Totales USD”, deben
decir “Totales $”. Sin referencia cruzada con las Notas que le aplican.
8. Estado de Usos de Fondos en USD: Para el primer cuadro la referencia (1) (b) debe
decir Contrato Modificatorio Nro. 1 (erróneamente dice Nro. 2). Sin referencia cruzada
con las notas que le aplican.
b) Estados de Usos de Fondos en $ y USD - Inversiones acumuladas al 31/12/12: Procedemos
a numerar los Cuadros ya que contienen para cada moneda en un mismo cuerpo tanto el
“Estado de Inversiones por Componente” (Cuadro Nro. 1) como el “Estado de Inversiones
por Categorías” (Cuadro Nro. 2).
1. Presentan diferencias de valuación y de exposición con los registros contables.
2. A su vez, en los estados emitidos en dólares, las inversiones al 31/12/12 para los
Cuadros Nros. 1 y 2 no son coincidentes entre sí (diferencias de valuación).
3. Ante lo expuesto para las inversiones en dólares al 31/12/12 las diferencias se trasladan
a las columnas “Saldo sin ejecutar” y “% de Avance”. Por ello el disponible sin
ejecutar asciende a USD 257.680,73, y el avance financiero a 47,71%.
4. Desarrollamos las diferencias detectadas:
34
Cuadro Nº 1 Estado de Inversiones por Categoría al 31/12/12 en USD
Categoría
Inversiones (-) Pasivo
Registros Contables
Estado de
Inversiones
Diferencia
1.
211.939,10
211.939,07
0,03
2.
22.206,25
23.271,72
(1.065,47)
3.
0,00
0,00
0,00
4.
993,92
0,00
993,92
Totales
235.139,27
235.210,79
(71,52)
Cuadro Nº 2 Estado de Inversiones por Componente al 31/12/12 en USD
Componente
I
Inversiones (-) Pasivo
Registros Contables
Estado de
Inversiones
111.992,61
111.992,61
Diferencia
0,00
II
7.331,51
7.331,51
0,00
III
114.821,24
115.666,31
(845,07)
IV
993,92
0,00
993,92
235.139,28
234.990,43
148,85
Totales
Cuadro Nº 1 Estado de Inversiones por Categoría al 31/12/12 en $
Inversiones (-) Pasivo
Registros Contables
Categoría
Estado de
Inversiones
Diferencia
1.
905.397,21
905.397,21
0,00
2.
90.376,37
93.772,52
- 3.396,15
3.
0,00
0,00
0,00
4.
4.065,82
0,00
4.065,82
999.839,40
999.169,73
669,67
Totales
Cuadro Nº 2 Estado de Inversiones por Componente al 31/12/12 en $
Inversiones (-) Pasivo
Registros Contables
Componente
Estado de
Inversiones
Diferencia
I
488.797,21
488.797,21
II
28.739,52
28.739,52
0,00
III
478.236,85
481.633,00
- 3.396,15
4.065,82
0,00
4.065,82
999.839,40
999.169,73
669,67
IV
Totales
35
0,00
Comentarios MGCI: Las presentes observaciones serán tenidas en consideración cuando se
lleve a cabo la confección de los estados financieros de cierre de ejecución. Asimismo se
aclara lo siguiente:
- Se incorporarán las precisiones faltantes en las notas observadas.
- Adicionalmente a la información puesta a disposición, se efectuaron aclaraciones al
auditor, de manera verbal con el objeto de facilitar su labor:
- Se analizará la cuadratura y procedencia de los cuadros sugeridos para su posterior
eventual incorporación.
- se explicitara en Nota 5 que es que los estados financieros se confeccionaron atendiendo a
la normativa BIRF.
- Se realizarán demás ajustes en UEPEX (cancelación de pasivos, etc…).
Recomendaciones:Más allá de los compromisos asumidos por la UCP para la próxima
presentación de estados financieros, y adicionalmente a lo recomendado en el apartado I- Bprecedente, la incorporación de informaciónque sea consistente y completa por Notas a los
estados financieros facilitan su interpretación y la realización de nuestras tareas de control.
Definir procedimientos dentro del sistema de control interno del Programa, de manera tal de
lograr control por oposición que entre otros lleven a evitar errores como los informados.
B- ENMIENDA AL CONTRATO DE LA DONACIÓN
En relación a lo expuesto por el Programa en Nota Nro. 1 a los estados financierosal 31/12/12
se encontraba pendiente derefrendación por parte de la contraparte local la enmienda al
Convenio de Donación requerida el 31/10/12. Fue suscripta por el Banco Mundial el
30/11/12,y elevada por este al Ministro de Economía para su firma16. Durante las tareas de
campo se nos informó que esto último no se produjo, y que las actuaciones se remitieron para
su archivo. No se tuvo a la vista acto administrativo mediante el cual se cerraron las
actuaciones respectivas, y se haya comunicado al Banco el mencionado desistimiento.
Comentarios MGCI: Dado que la UCP funciona en la DNPOIC dependiente de la SPEyPD
con la responsabilidad de garantizar un adecuado funcionamiento y eficiente administración
16
Su efectividad se produce al ser firmada por la Prestataria, y remitida al Banco.
36
de los recursos de la citada donación, en su oportunidad se consideró importante, en el
cumplimiento de sus funciones, la posibilidad de gestionar una enmienda. Si bien se comenzó
a tratar con el Banco Mundial la realización de la misma, finalmente no se convalidó por lo
que no se elevó al Ministro dicho trámite, encontrándose dichas actuaciones en el archivo.
Recomendaciones: Obtener las formalizacionesa las decisiones adoptadas como las
descriptas en el presente apartado, dejando constancia de ello en los archivos del Programa
como parte del propio proceso de control. Comunicar fehacientemente al Banco tal situación.
C- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA – UTILIZACIÓN UEPEX
a) Usuarios UEPEX: Del listado de usuarios UEPEX proporcionado por el Programa se
observa que la función (grupo) “Administrador” (habilitados para funciones especiales y
parametrización) además del Coordinador Ejecutivo, les fue asignada tanto a los
responsables de “Administración y Finanzas”, como al de “Contaduría”, no limitándolo
al/los módulo/s en los que deben operar. Asimismo, el responsable de Tesorería, se
encuentra habilitado para operar el módulo contable.
b) Apertura por Fuente de Financiamiento (registros contables UEPEX): Surgen diferencias
entre la fuente de imputación de los gastos bancarios 2012 en el reporte UEPEX (Fuente
local), con la que surge de la apertura de los registros contables para las inversiones se
imputaron en su totalidad en la fuente BIRF.
c) Conforme el listado de UEPEX los cheques Nros. 63880576 y 61907698 fueron emitidos
el 14/11/12, no obstante el mismo sistema para su registro contable indica 16/11/12.
Fecha
Asiento
Concepto
Importe $
16/11/12
92
CH.N° 63880576
4.708,20
16/11/12
93
CH.N° 61907698
1.545,00
d) Se observaron por muestra autorizaciones de pago registradas contablemente, y cargadas al
Sistema UEPEX donde ciertos datos difieren con los ejemplares impresos y suscriptos por
los responsables del Programa. Resulta observable que ante la necesidad de modificar
documentos, no se realicen mediante los circuitos previstos en el Sistema UEPEX ya que
los cambios no quedan asentados en citado Sistema. Se informa que los datos que se
incorporan en los SOE corresponden a los informados en AP UEPEX.
37
Referencia Autorización de Pago Nº Dato Modificado AP Firmada AP UEPEX Rendida en SOE
1.
201200058 del 25/09/12
Nro de factura
2.
201200058 del 25/09/12
3.
2507
2117
7
Fecha de factura
21/06/2012 10/01/2012
7
201200032
Fecha de AP
15/06/2012 25/06/2012
6
4.
201200033
Fecha de AP
15/06/2012 25/06/2012
6
5.
201200034
Fecha de AP
15/06/2012 25/06/2012
6
e) Política de Cambio BIRF: De los pagos a una firma consultora se observa que:
1. AP 201200019 del 11/01/12 ($ 89.197,06): emitida en fecha anterior a la pesificación
aplicada del 17/01/12 para el importe de $ 14.229,78. (SOE Nro.5)
2. AP 201200029 del 26/04/12 ($ 44.598,53/USD 9.955.03):Fue asociado a una
pesificación de fecha posterior el 25/06/12, cuando correspondía aplicar la pesificación
del 17/01/12 (USD 10.395,93). Diferencia en defecto de USD 440,90. (SOE Nro. 6)
f) Otras falencias
1. APNros. 201200033 y 201200034 del 25/06/12: Es incorrecta la fecha 15/06/12
informadas para las facturas C 0001-0000077 y 78, compulsados los comprobantes
corresponde 31/05/12.
2. SICORE 10-2012: No se utilizó el sistema previsto en la página web de la AFIP para
que este proceda a la reimputación de retenciones de ganancias a IVA por un pago
erróneo ($ 260,88).
3. Factura B 0001-00000065 emitida el 06/11/12: Sin sello de recepción. El cheque se
mantuvo en cartera 14 días (emisión del 14/11/12; entregado al beneficiario 28/11/12).
4. Procedimiento verificación anulación de cheques: Se complementó el control utilizando
el reporte de cheques anulados emitidos desde UEPEX. Se observa que indica
anulaciones cuando se verificó su débito bancario(Nº: 61907686
$ 193.508,53 y
61907693 $ 76.639,15), y no figura el cheque Nº: 61907691cuando se verificó su
anulación física y contable.
g) Presupuesto Ejercicio 2012: En fecha 20/01/12 por Disposición Nro. 1 de la Oficina
Nacional de Presupuesto, se modifica la estructura programática. Se traspasa el Programa
44 (Coordinación de Préstamos de Rápido Desembolso) al Programa 18 (Actividad 20 - TF
94065-AR).De nuestra revisión y cruce entre el reporte de pagos UEPEX 2012 (que
mantiene como rendida la FF21 en el Programa 44), y el “Listado Variable de Crédito y
Gasto 2012 SIDIF” (Programa 18) surgen diferencias por las que no se cuenta con las
respectivas conciliaciones.
38
SEGÚN UEPEX IMPUTACION OG
IMPUTACION CP FF 2012. 3. 4. 1. 0
2012. 357. 44.
21
2012. 2. 9. 9. 0
2012. 357. 44.
21
RENDIDO EN 2012 2011. 3. 4. 1. 0
2011. 357. 44.
21
RENDIDO EN 2011 RENDIDO EN 2011‐ 2012 $ 93.200,00 23.696,85 116.896,85 525.785,28 525.785,28 642.682,13 SEGÚN SIDIF IMPUTACION OG
IMPUTACION CP FF 2012. 3. 4. 1. 0
2012. 357. 18
21
2011. 3. 4. 1. 0
2012. 357. 18
11
2012. 2. 9. 9. 0
2012. 357. 18
21
2012. 3. 5. 5. 0
2012. 357. 18
11 PROCESADO POR SIDIF 2012 $ 561.085,28 ‐ 23.696,85 ‐ 584.782,13 Comentarios MGCI:
a) No pudiendo determinar con exactitud el espíritu y/o sentido último de la observación,
entendemos oportuno efectuar algunas consideraciones: en primer lugar la segregación de
responsabilidades, más allá de las potestades obrantes en el listado de usuarios -que no
fuera proporcionado a la auditoría17- y tal como se mencionara en respuesta al cuestionario
de Control Interno, está dada según la independencia de los sectores que componen el área
de Administración y Finanzas. Constancia de ello compone la intervención holográfica
dada a los documentos que se emiten a través del sistema, que cuentan además, con las
debidas aclaraciones. En segundo término, sin abundar en los alcances del término
‘operar’, se señala que al acceso al módulo Contabilidad fue dado a la totalidad de los
agentes del área con el objeto de no limitar el acceso a la información en forma oportuna y
ante cualquier eventualidad. Por último, hacemos constar que el responsable de Tesorería
no ha utilizado el módulo en cuestión más allá de las salidas de información anteriormente
referidas.(Nota del auditor: Comentario no procedente. Los niveles de usuarios de UEPEX
17
AGN: Fue proporcionado por el coordinador ejecutivo durante nuestras tareas de campo. De todas maneras informamos que el Programa nos
habilitó como usuario solo lectura, a efectos de nuestra consulta. (UE05914).
39
deben definirse en concordancia con las funciones definidas en sus puestos. A los efectos
de habilitarlos en otros módulos para consulta restringir su acceso en modo sólo lectura).
b) El Balance General abierto por fuente de financiamiento, no constituye base de
información para la confección de Estados Financieros, ni de ningún otro tipo de informes
requeridos por el Banco. (Nota del auditor. Comentario no procedente. Se utilizó el
balance general para nuestro relevamiento, pero esta información también surge de los
mayores contables. La apertura expuesta en los estados financieros debe surgir del propio
Sistema UEPEX, y la fuente de financiamiento registrada debe ser consistente con la del
módulo de gestión).No obstante lo cual, esta situación será puesta en conocimiento de los
desarrolladores del sistema.
c) La situación descripta será puesta en conocimiento de los desarrolladores del Sistema
UEPEX.
d) 1 y 2: Corresponde a un error a la hora de incorporar el dato correspondiente al documento
respaldatorio, sobre él se optó por corregir manualmente la AP a la hora de imprimirla con
el designio de no desvirtuar el propósito de tales documentos. (Nota del auditor:
Comentario no procedente. Las autorizaciones de pago impresas y firmadas deben ser las
generadas en el sistema. No fue una corrección manual; la información corresponde a
autorizaciones de pago con todos sus datos impresos.). 3, 4 y 5: Se efectuará una revisión
integral de los casos descriptos de manera de reunir los elementos que permitan brindar las
precisiones que justifiquen tal situación.
e) Si bien se analizarán las causales que condujeron a lo obrante en esta constatación, se
señala que el Banco aprobó las Solicitudes relevadas en los parámetros en que las mismas
fueron presentadas.
f) 1. Se efectuará una revisión integral de los casos descriptos de manera de reunir los
elementos que permitan brindar las precisiones que justifiquen tal situación. 2. Sin
comentarios del auditado. 3. Se toma debida nota de las observaciones. 4. La situación
descripta será puesta en conocimiento de los desarrolladores del Sistema UEPEX.
g) La apertura programática (identificada en UEPEX como categoría programática) no ha
sido posible de ser modificada hasta 2013.
40
Recomendaciones: Limitar el acceso a UEPEX a las funciones establecidas para cada puesto.
Profundizar los controles al cargar la fuente de financiamiento de las operaciones al Sistema
UEPEX. Las AP suscriptas por las partes deben corresponder a las generadas y cargadas en el
Sistema UEPEX. Profundizar los controles administrativos al cargar los datos en las AP.
Mantener registros actualizados a efectos que las pesificaciones asignadas a los pagos sean las
que correspondan a los saldos disponibles. Realizar las consultas respectivas ante la mesa de
ayuda del UEPEX a los efectos de subsanar y/o evitar en un futuro las observaciones
formuladas. Realizar la reimputación del pago de AFIP de acuerdo al mecanismo previsto por
la normativa. No mantener en cartera cheques emitidos más allá de los plazos administrativos
normales. Las rendiciones de gastos al SIDIF deben realizarse desde el Sistema UEPEX, y
ante la imposibilidad de ello, realizar las consultas respectivas para que puedan ser
subsanadas a efectos de mantener información homogénea, y debidamente conciliada – de
corresponder-.
D- CONSULTORIA NACIONAL
1) Observaciones Generales
a) Excepto un caso de la muestra, el resto de los informes de avances y finales que se tuvieron
a la vista fueron aprobados solo por el Coordinador Ejecutivo de la UCP sin antecedente de
aprobación del área técnica, ni constancia de elevación al Coordinador General.
b) No se emiten notas en las que se indique para liberar los pagos expresamente que: “…
habiéndose cumplimentado con todos los requisitos contractuales se dispone proceder al
pago respectivo”.
c) Decreto 577/03 – Emisión de acto aprobatorio extemporánea:
1. Para dos contratos finalizados el 30/09/11 y 30/04/12, las Resoluciones Ministeriales
que
los
apruebanse
emitieron
después
de
tales
fechas
(29/11/11
y
26/07/12respectivamente).
2. Para una consultora rescindió su contrato al 30/06/12. Se le pagó el saldo respectivo sin
contar con el documento aprobatorio que fuera emitido el 26/07/12, y sin hacer reserva
de tal situación.
d) Recontrataciones de consultores:
1. No se formalizaron notas por la que la Coordinación justifique la continuidad de las
consultorías, y porque se procedió a la baja de la categoría y función del honorario
41
asignadasoriginalmente para los respectivos puestos, siendo que los Términos de
Referencia (TDR)que se tuvieron a la vista no presentan modificaciones.
Honorario y Puesto
Contrato Original
Escala del D.2345/08
Consultor
Categoría
Honorario y Puesto
Recontratación
Escala del D.2345/08(con aumento D.1318/11)
Rango
Honorario mes
Categoría
Rango
Honorario mes
Gerula (*)
Coordinador
II
7.000,00
Experto
II
8.000,00
Furman
Experto
III
5.600,00
Consultor
II
5.900,00
(*) A su vez se verificó que se disminuyó la antigüedad requerida de experiencia no menor de cinco años a tres años.
2. No se celebraron evaluaciones de desempeño del contrato anterior (finalizado el
31/12/11) de cada consultor recontratado.
3. Surgen que no realizaron con el tiempo suficiente las recontrataciones. Hay procesos
que se realizaron extemporáneamente a la fecha de inicio contractual (01/01/12):
Documentación
Consultor 1
Consultor 2
Constancia de Antecedentes Penales
30/01/12
27/01/12
Certificación Presupuestaria
13/04/12
23/03/12
Verificación AFIP
23/01/12
26/01/12
Dictamen ONEP
31/01/12
31/01/12
Solicitud de contratación a la SPE
10/04/12
22/03/12
e) SEPA18: Se observan diferencias entre los montos efectivamente pagados, y los cargados al
Sistema. Los tipos de cambios informados resultan inconsistentes:
Consultor
Nro.
Cobrado
en USD
Según SEPA Cobrado
Tipo
en USD
de Cambio
1
11.109,72
10.643,04
27,06
2
2.604,86
5.199,15
9,06
3
9.767,46
4.929,58
25,80
f) Los contratos fueron suscriptos por parte del Programa por el Coordinador Ejecutivo de la
UCP; cuando las funciones establecidas para este puesto, en las respectivas disposiciones
de la DNPOIC en las que se los designa no queda específicamente establecida ya que es de
carácter amplio. (“Tendrá a su cargo la instrumentación de todas las acciones que sean
necesarias para llevar adelante las actividades de los Programas y/o Proyectos que se
ejecuten a través de la Unidad de Coordinación de Programas y Proyectos con Enfoque
Sectorial Amplio conforme a los lineamientos de la Coordinación General, y de acuerdo a
lo establecido en el Contrato de Préstamo y el Manual/Reglamento Operativo de cada
18
04/03/2013
42
Programa y/o Proyecto.). Esto sí es función expresa del Coordinador General de la UCP
(Resolución SPE 31 del 18/03/10 Artículo 1 inciso f) Contratar expertos, cuyos
conocimientos o experiencia se requiera para la ejecución y cumplimiento de los
Programas y proyectos, de conformidad con las normas legales vigentes).
Comentarios MGCI: Se toma debida nota de las observaciones. No obstante aclaramos para
los puntos:
c) Dada la demora de los procesos administrativos para la aprobación de contrataciones de
consultores en el marco del D. 2345/08, se procede a realizar el pronto pago de los
honorarios contra el dictamen emitido por la Dirección General de Asuntos Jurídicos. En
este sentido, se procedió a la liquidación del pago de los honorarios a esa fecha adeudados.
(Nota del auditor: el dictamen del área legal habilita al proyecto de resolución).
d) 1. La baja en la categoría/rango se debió al cambio (D. 1318/11) de la grilla de los
honorarios obrantes en el D.2345/08. Para las locaciones de obra se decidió respetar lo
oportunamente acordado en aras de poder concluir con las actividades para la que se había
contratado a dichos consultores, aunque sin desconocer la entrada en vigencia de la nueva
grilla. 2. Sin comentarios del auditado. 3. En los primeros días del año 2012 la UCP no
contaba con el presupuesto del ejercicio en cuestión aprobado, y a consecuencia de ello
tampoco contaba con la planta de personal de la Secretaria de Hacienda del MEyFP.
e) Efectivamente existe una diferencia financiera entre ambos sistemas, producto del tipo de
cambio utilizado. Cabe destacar que el contrato, la factura, y el pago de los honorarios
fueron abonados a los consultores en pesos por el monto acordado.
2) Observaciones Particulares
a) Puesto Coordinador del equipo de asistencia a las unidades ejecutoras en implementación
en Sistemas UEPEX – SEPA y su enlace. Recontratación 01/01/12 al 30/11/12
1. Dictamen ONEP 193/12: presenta diferencias de un mes en el plazo de duración y en el
monto contractual (12 meses por $ 96.000,00) respecto al que figura en el contrato
suscripto (11 meses por $ 88.000,00).
2. Declaración domicilio contractual: Tanto el que figura en el contrato como en las
facturas de la consultora (CABA)19, no es coincidente con la documentación que consta
19
Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
43
en el legajo del consultor (constancia de inscripción en AFIP y documento de identidad:
Provincia de Misiones).
3. Informes:Todos fueron referenciados como primer informe de avance.El último informe
presentado el 02/07/12 carece de aprobación formal, sólo cuenta con firma del
coordinador ejecutivo sin fecha ni otro dato por su conformidad.
4. Rescisión Contractual:Mediante nota emitida el 31/05/12; pero recepcionada el
28/05/12.No se celebró el contrato de rescisión por el que se establezca que nada tienen
que reclamarse las partes, y el Programa manifiesta su conformidad.
5. RSGP 37/09 Punto II- Artículo Nro. 7: No se tuvo a la vista presentación de nota ante el
RCPC por la que se informa las causales del cese.
Comentarios MGCI: Se toma debida nota de las observaciones. Particularmente para el
punto 1 cabe señalar que el período de contratación que figura en el contrato, se realizó en
base al cierre de la Donación.
b) Puesto Elaboración del contenido y dictado de un curso de capacitación en auditorías de
proyectos con esquema de desembolsos basados en productos (outputs) y resultados –
Contrato desde el 01/07/11 al 30/09/11.
1. Tanto los TDR comunicados al Banco y el Dictamen de la ONEP Nro. 704 del 01/07/11
establecen un monto total de $ 16.800,00 (equivalente mensual a $ 5.600,00 Consultor
Experto III), no siendo consistente con el contrato firmado el 01/07/11 por $ 21.000,00
(equivalente mensual a $ 7.000,00 Consultor Coordinador II). Sin sustento alguno de tal
cambio. Además el D.2345/08 establece distintos requisitos obligatorios y deseables
para Consultor Experto, y para Consultor Coordinador.
2. No fue suscripto ad referéndum del acto aprobatorio Ministerial respectivo (emitido
cinco meses después 29/11/11), ni comunicadaal consultor fehacientemente tal
condición.
3. Honorarios por $ 14.000,00/USD 3.286,38 SOE Nro 5: Las facturas B 0001-00000131
(31/07/11) y B 0001-0000132 (31/08/11) poseen CAI (29051107131592) vencido el
27/07/11. (CUIT 20-08400451-1).
44
Fecha
CAI
vencimiento
Recepción
Factura B -0001-
Emisión
00000131
31/07/11
27/07/11
15/12/11
05/01/12
00000132
31/08/11
27/07/11
15/12/11
05/01/12
Pago
4. El Coordinador Ejecutivo de la UCP aprobó el 25/10/11 mediante nota sin número, todo
lo actuado bajo el contrato. Esto es anterior a la fecha efectiva de presentación de los
tres informes requeridos; y que fuera realizada de manera conjunta el 15/12/11.
Comentarios MGCI: Se toma debida nota de las observaciones.Particularmente para el
Punto 3 se procederá a contactar al consultor de manera de avanzar en los correspondientes
reemplazos. Situación que una vez resuelta, será puesta en conocimiento del equipo
auditor.
c) Puesto Desarrollo SIPROI20 - Recontratación 01/01/12 al 30/04/12: En los TDR generales
de la consultoría se previóla contratación de un Consultor Experto – Rango III21, por un
plazo de diez meses. Al respecto se formalizaron dos contratos uno en el 2011 por seis
meses, y otro en el 2012 por cuatro meses. Más allá de lo expuesto, surge respecto a los
informes que
1. Al finalizar el primer contrato el informe final requerido, se presentó bajo la modalidad
de avance. En la aprobación del 10/01/12 nada se aclaró al respecto.
2. Los informes fueron presentados de manera conjunta con otro consultor; sin estar
aclarada tal situación contractualmente.
3. El consultor no incluyó en los informes de avance la fecha de emisión respectiva.
4. Informes de avance Nros. 1 y 2: Ingresados al Programa el 01/02/12 y el 01/03/12
respectivamente. En las aprobaciones el Coordinador Ejecutivo indica que los
recepcionó el23/07/12. No constan los motivos de las citadas demoras.
5. Informe de avance Nro. 3: No se tuvo a la vista la aprobación respectiva.
6. Consta un informe de avance Nro. 4 (abril 2012) que fuera presentado el 05/05/12 como
respaldo de la factura C 0001-00000196 del 30/04/12 (concepto informe final) que
carece de aprobación. Al respecto no surge documentación en el expediente que
20
21
SIPROI: Sistema de Información de Proyecto con Organismos Internacionales.
Según AGN de acuerdo al honorario mensual es rango II.
45
sustente las demoras y/o reclamos entre esta presentación y la versión definitiva
(informe final) tratada en el punto siguiente.
7. Informe Final: Surgen las siguientes consideraciones:
a. La fecha de emisión que consta en el informe (06/12/12), no siendo consistente con
la de recepción (30/11/12). No se tuvo a la vista aprobación formal del Coordinador
General de la UCP, consta su firma con la leyenda “conforme” sobre el informe sin
fecha cierta. Por ello, no se puede constatar que a la fecha de emisión de la AP
201200075 del 04/12/12 se contaba con la aprobación respectiva.
b. El período de la carátula indica junio 2011 a mayo 2012; no siendo consistente con el
del apartado “Tareas Realizadas” julio 2011 a junio 2012, y la finalización del
contrato establecida para el 30/04/12.
c. El apartado “Ficha Técnica” indica que fue realizado por el consultor Junior y que el
tipo de informe es parcial, cuando el consultor auditado es Coordinador y el informe
es final.
Comentarios MGCI: Se toma debida nota de las observaciones.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente los procesos de recontrataciones. Realizar
gestiones para que los contratos de consultoría cuenten oportunamente con los documentos
aprobatorios. La información cargada al SEPA debe ser consistente con la que surge del
Sistema UEPEX. Controlar previo a realizar los pagos que las facturas cumplan con la
normativa fiscal vigente. Los consultores al suscribir los contratos deben estar notificados que
quedan sujetos a la emisión del documento aprobatorio respectivo. Establecer claramente en
los TDR de los puestos la escala de honorarios respectiva correlacionadas con la del
D.2345/08 y modificatorios. Profundizar los controles administrativos a los efectos que los
informes de los consultores se presenten correctamente. Formalizar las aprobaciones de los
informes.
46
E- FIRMAS CONSULTORAS – PROCESO SBCC22 Nº 1/11
De la revisión de los antecedentes y pagos a la firma Deloitte & Co SRL registrados
contablemente durante el ejercicio 2012 por $ 445.985,28/USD 101.071,20 en concepto de
honorarios de servicios de consultoría para elaborar una propuesta de “Mejoramiento del
Diseño, Preparación y Aprobación de Préstamos”,surge que:
1) Observaciones Generales
a) El número del proceso, excepto en un documento, se omitió indicar en las actuaciones.
Casos de donde se menciona de manera errónea como SBCC Nro. 1/10.
b) No se formalizó un cronograma del proceso que permita desde este el seguimiento de los
plazos previstos con los efectivamente ejecutados.
c) No se tuvo a la vista evidencia documental por el cumplimiento a lo dicho en el Artículo II
2.06 (f) (iv) del Anexo al Contrato de Donación respecto a que los pedidos de expresiones
de interés y la notificación de adjudicación del contrato de servicio de consultoría debe
publicarse en la página web de la ONC23en forma aceptable para el Banco.
d) La versión de las normas del Banco mencionada en las bases del concurso (emitidas en
2008 revisadas en diciembre 2010), no son coincidentes con las establecidas en el Contrato
de Donación (emitidas en mayo 2004, y revisadas en octubre 2006)24.
e) No se tuvo a la vista ni se incorporó en las actuaciones constancia de la publicación del
Anuncio General de Contrataciones del Programa (publicado por el Banco) por el que se
permita constatar que este proceso se encontraba en la lista de los servicios de consultoría
previsto.
Comentarios MGCI: Se tomará debida nota de las observaciones realizadas.
2) Etapa Preparatoria– Estimación de Costos:El presupuesto oficial (PO) estimado para la
contratación de los servicios de consultoría asciende a USD 92.000,00. Al respecto:
a) No se tuvo a la vista documentación con los antecedentes de conformación de este monto
estimado de contratación, ni se han agregado a las actuaciones constancias que respalden
su elaboración en los términos y condiciones indicados por el Banco en sus Normas25.
22
Selección Basada en Calidad y Costo (SBCC)
Oficina Nacional de Contrataciones
24
Utilizada por AGN para nuestra revisión.
23
47
b) No se tuvo a la vista dentro de las actuaciones evidencia alguna de aprobación
formaldelPO,y que acredite la preexistencia de crédito presupuestario y su imputación.
c) En el informe de evaluación de las expresiones de interés; el presupuesto indicado (USD
90.000,00) difiere del informado al Banco (USD 92.000,00).
Comentarios MGCI:Son correctas las observaciones. No obstante ello,
a) Cabe mencionar que la estimación se encontraba dentro de los valores de mercado dado
que el presupuesto asignado fue de USD 92.100 y los montos de las propuestas que
obtuvieron un puntaje mayor a 70 puntos, fueron de USD 85.000, USD 90.000 y USD
122.410. Por lo expuesto, se considera que si bien no se cuenta con la documentación con
losantecedentes de conformación del presupuesto estimado, el mismo guarda relación con
la realidad de acuerdo a lo indicado por el Banco en sus Normas.
b) La UCP tenía conocimiento de la preexistencia de crédito presupuestario a partir de lo
obrante en el presupuesto de prórroga Ejercicio 2011, distribuido según Decisión
Administrativa N° 1/2011.
c) En la Nota UCP N° 162 del 05/05/11, el presupuesto que se informa al Banco es de USD
92.000, por lo que entendemos que debió tratarse de un error de tipeo.
3) Convocatoria:
a) Acto Administrativo: No consta dentro de las actuaciones instrumento dispositivo en los
que conste la apertura formal del procedimiento de selección de firmas consultoras de que
se trata, con aprobación expresa de las bases (pedido de propuestas) e indicación de la
consecuente autorización para realizar las publicaciones.
b) Publicidad - Convocatoria:La invitación a presentar expresiones de interés fue difundida el
10/11/11 en el diario La Nación.
1. Consta en fotocopia, sin certificación ni remisión donde se encuentra archivado el aviso
original.
2. En sus informes el Programa manifiesta que fue realizada en el diario Clarín. No se
pudo verificar la existencia de tal publicidad.
c) Expresiones de Interés – Presentaciones y Evaluación – Comité Evaluador
25
“...2.4 Es esencial una preparación cuidadosa de la estimación de costos para que los recursos presupuestarios asignados guarden relación
con la realidad. La estimación de costos se debe fundamentar en el diagnóstico que haga el Prestatario de los recursos necesarios para
llevar a cabo el trabajo, es decir, tiempo del personal, apoyo logístico e insumos materiales...”.
48
1. Segunda presentación al 11/02/11: Se recibieron nueve expresiones de interés al
03/12/10. Al respecto dos meses después el 31/01/11 se amplió la invitación a ONG,
Universidades y Centros de Estudios. Por este último llamado solo se recibió una (1)
expresión de interés adicional. Al respecto:
a. Se tuvieron a la vista 13 notas simples sin indicio alguno por su diligenciamiento.
b. No se cerró esta segunda presentación mediante emisión del acta respectiva.
2. Comité Evaluador de expresiones de interés: Sin formalización por su constitución, y
regulación de su funcionamiento.
3. Planilla de evaluación para conformar la Lista Corta (resumen de las grillas de
evaluación del 21/03/11:
a. La planilla de evaluación no lleva fechas de elaboración y no adjunta firmas de los
restantes evaluadores26.
b. Se indica en su texto que “…el 23 de diciembre mediante mails se invitó a las firmas
que manifestaron interés a que presentaran información adicional en particular
estatutos información financiera condición tributaria…”: No consta agregada la
documentación por la que se solicitó información adicional, ni se pudo verificar si
fue presentada.
Comentarios MGCI: Se toma debida nota de las observaciones.
a) Se tendrá en cuenta para los próximos procesos de contrataciones.
b) 2. Lo atribuimos a un error de tipeo, dado que la publicación se realizó en ambos diarios. A
foja 4 se encuentra la copia de la publicación en el diario Clarín. (Nota del auditor.
Comentario no procedente. La información de la foja 4 no puede verificarse como el aviso
publicado en Clarín, por lo que se observa es un modelo, ya que posee dato de código
postal sin completar “xxxx”. En consecuencia sólo corresponde el aviso en La Nación).
c) Son correctas las observaciones. 2. No se ha recibido información adicional por parte de las
firmas. De todas maneras, no se deja constancia del hecho en ninguna parte del expediente.
49
4) Lista Corta – Pedido de Propuestas (PP) – Comisión Evaluadora
a) Con base en la evaluación de expresiones de interés se listó a seis (6) empresas y se remitió
al BIRF por Nota UCP 162 del 05/05/11 (sin constancia de diligenciamiento) juntamente
con el Pedido de Propuestas (PP).Se observa al respecto que:
1. La solicitud de no objeción procedió a más de 45 días de efectuadas lasgrillas de
evaluación (21/03/11) sin que consten actuaciones que justifiquen tal inactividad.
2. Se tuvo a la vista un PP que no reviste firmas de autoridad competente. No se encuentra
acreditada la conexidad entre este PP y la versión efectivamente enviada al Banco.
b) Cartas de Invitación 20/05/11:Una firma envió su confirmación a participar por correo
electrónico cuando se requería presentación por nota en las oficinas del Programa.
c) Comisión Evaluadora: No se celebró una aprobación formal a su constitución. La
coordinadora general de la UCP se limitó a insertar su firma con un “ok” en la nota (sin
numerar) donde el coordinador ejecutivo de la UCP somete a su aprobación el listado de
integrantes. No se reguló su funcionamiento, ni se definió si actuaba tanto en la etapa
técnica como en la financiera, o acotada a la primera de ellas, sin constancia de las
comunicaciones respectivas a los designados.
d) Circular aclaratoria Nro. 2: Da respuesta a tres consultas al tiempo que modifica por
segunda vez la fecha de apertura al 12/07/11. No se tuvo a la vista no objeción del BIRF.
e) No constan agregadas a las actuaciones, tres respuestas por la circular Nº 1 y dos
respuestas por la Circular Nº 2.
Comentarios MGCI: Se toma debida nota de las observaciones.
a) 1. No obstante, no se identifican en las Normas, fechas límites para informar al Banco al
respecto (Nota del auditor: Comentario no procedente. Más allá de no estar establecido,
las demoras en los procesos deben encontrarse justificadas a los efectos de garantizar la
oportunidad). 2. Es correcto lo observado.No obstante, se tendrá en cuenta para futuros
procesos adquisitivos.
c) No obstante, la coordinadora general de la UCP, da conformidad respecto a los integrantes
de la Comisión Evaluadora.
26
Estos suscriben las grillas de evaluación individual.
50
5) Recepción - Apertura de Sobres Nº 1 (Propuesta Técnica - Acta 12/07/11):Conforme el acta
labrada se presentaron a cotizar cinco (5) empresas.
a) Propuestas técnicas - Presentación
1. Se encuentran escindidas del expediente principal (sin foliatura secuenciada que lo
integre a aquel).
2. No constan agregados a las propuestas técnicas:
a. En el 100% las circulares aclaratorias recibidas.
b. En el 80% el pedido de propuestas (bases del concurso) conformado por el oferente,
incluido el caso de la adjudicataria.
c. En el 40% la documentación societaria correspondiente a la empresa oferente.
d. En el 20% el poder del firmante de la oferta.
e. En el 100% se omitieron las firmas del emisor de cada curriculum vitae que se
adjunta (suscribiendo al pie los firmantes de la oferta).
b) Informe de Evaluación Técnica: Carece de fecha de elaboración.
c) Comunicación a los proponentes del resultado de la evaluación:Se pudo constatar la
recepción de estos correos por parte de solo dos empresas; no constan las tres
confirmaciones restantes.
Comentarios MGCI:
a) 1. Las propuestas técnicas originales en físico se encuentran archivadas, bajo llave en la
oficina de esta Unidad. No obstante, forman parte del expediente los CDs que contienen la
mencionada documentación. 2. a. Es correcta la observación. No obstante consideramos
que las circulares no constituyen documentación que, de manera obligatoria, deba formar
parte de la propuesta técnica. (Nota del auditor Comentario no procedente. Las circulares
deben integrar las presentaciones).2.b. En el punto 4. Presentación, recepción y apertura
de propuestas del modelo de pliego presentado por esta Unidad en carácter de oferente, no
se desprende que las ofertas técnicas y financieras deban estar acompañadas por el modelo
de pedido de propuestas de acuerdo a la observación por esta auditoría realizada. ((Nota
del auditor Comentario no procedente. Es información que debe integrar las
presentaciones ya que en ella se conforma el conocimiento y aceptación de las condiciones
establecidas).Asimismo, es dable señalar que los oferentes remiten la información de
acuerdo a los formularios modelos que forman parte del modelo de pedido de propuestas.2.
51
c. La invitación a presentar expresiones de interés (folio N°3) en su quinto párrafo dice:
“Se deberá acompañar información y documentación que indique que están calificadas
para suministrar los servicios requeridos (constitución legal, (…)”.Por cuanto es en esa
instancia donde se evalúa esta documentación, prueba de ello es que en el Pedido de
Propuestas no está establecido que los oferentes deban presentar la documentación
societaria”. (Nota del auditor Comentario no procedente.Si bien es correcta la
interpretación normativa no se ha realizado este análisis en ninguna instancia, ni consta
agregada la documentación). 2. d.Es correcta la observación. No obstante no es requisito
para evaluar la oferta, en el caso que dicho oferente hubiese ganado, se hubiese procedido
a solicitarla.(Nota del auditor: Comentario no procedente.La acreditación de personería es
requisito esencial de validez de una oferta a analizar).2. e. Se toma nota de la observación,
no obstante consideramos que los firmantes de la oferta se responsabilizan respecto de la
información contenida en la documentación remitida.
b) Se toma debida nota de la observación.
c) Se toma debida nota de la observación.
6) Apertura y Evaluación de propuestas financieras. Sobres Nº2
Las cotizaciones de las tres (3) empresas que calificaron arrojo el siguiente orden:
1-Deloitte& Co
USD 85.000
2. Becher y Asociados SRL..…..… USD 90.000
3. Ernst & Young …………………. $ 508.000
a) La cláusula 3.8 del PP (Hoja de Datos) vedó a los oferentes la posibilidad de cotizar los
servicios en moneda extranjera al decir “El Consultor deberá declarar los costos locales
en moneda nacional”, sin embargo en 2 casos las ofertas fueron formuladas en dólares
estadounidenses, sin sustento alguno por tal aceptación.
b) Para la conversión a pesos de las ofertas presentadas en dólares estadounidenses la UCP no
utilizó el tipo de cambio previsto en la propia propuesta. No obstante ello del recálculo
realizado no afecta el resultado definitivo.
52
c) Informe de Evaluación Financiera:
1. Sin fecha de elaboración.
2. El documento registra al pie la firma del Coordinador Ejecutivo, no obstante, omite
firmas de los miembros de la comisión evaluadora. Ello reviste importancia por cuanto
no consta en esta instancia otro informe en el cual se documente la intervención de esta
Comisión.
Comentarios MGCI: Se toma debida nota de las observaciones.
7) Negociaciones (06/09/11):
a) Invitación a negociar: No se tuvo a la vista documentación por la que da cumplimiento al
último párrafo de la cláusula 5.8 del PP27 (invitación a negociar a la empresa posicionada
en primer lugar mediante la cual se le fuera informada de manera asertiva la fecha, hora y
lugar de reunión). Además, surge del pedido de propuestas en la Cláusula 6. que “Las
negociaciones se realizaran en la fecha y en la dirección indicada en la hoja de Datos...”,
sin embargo, la hoja de datos a que se hace referencia indica previsión del inicio de las
negociaciones el “…29 de julio de 2011…”, esto es, transcurridos pocos días desde la
recepción de propuestas (12/07/11). No consta actualización de este dato en el pliego
incorporado a las actuaciones.
b) Minuta de Negociación (06/09/11):
1. No consta evidencia respecto a que en esta instancia el Programa tuvo en cuenta el
presupuesto asignado de USD 92.000,00, a los efectos de la negociación, siendo que el
importe del contrato siguiendo el tipo de cambio aplicado por el Programa, asciende a
USD 107.466,33. Los pagos efectivos al 31/12/12 ascendieron a USD 101.071,20.
2. Informe impositivo: Consta dentro de las actuaciones un Informe Técnico de fecha
30/08/11 presentado por la firma Deloitte& Co SRL que versa sobre la legislación
impositiva aplicable a los servicios objeto de la contratación. Dicho informe no consta
validado a posteriori por un área competente en el ámbito de la UCP. Ni los porcentajes
aplicados para conformar el monto del contrato, surgiendo una diferencia neta de $
3.371,39 en su integración con el valor determinado por AGN.
27
Clausula“5.8… el precio evaluado propuesto…será considerado, y la firma seleccionada será invitada a negociar.”
53
Según
Programa $
Según
AGN $
Diferencia
$
352.750,00
350.200,00
2.550,00
IVA
74.077,50
73.542,00
535,50
IIBB
14.697,93
14.008,00
IDCB
4.459,85
4.863,89
689,93
404,04
445.985,28
442.613,89
3.371,39
Base
3. En cuanto a la hoja de datos clarifica que “…Los impuestos que se agregaran durante
las negociaciones son los impuestos indirectos (IVA e IIBB)…”, excluyendo de su
enunciación el impuestos a los Créditos Bancarios (ICBB) ($ 4.459,68/USD 1.021,22).
Comentarios MGCI:
a) Se toma debida nota de las observaciones realizadas.
b) 1. No se previó la incorporación de tales constancias en esta instancia del proceso.2. No
surge de la normativa aplicable que el apartado mencionado incluido en el Informe
Técnico, deba contar con la mencionada constancia de validación. La diferencia será
debidamente analizada. 3. Se omitirá en lo sucesivo la mención de ejemplificaciones
incompletas, resaltando no obstante y más allá del presente relevamiento, el nulo efecto de
dicha situación. (Nota del auditor: Comentario no procedente. Para este caso en
particular, se debería haber salvado formalmente la omisión del impuesto respectivo).
8) Aprobaciones
a) No consta cumplimiento en las actuaciones a lo requerido por el Banco sobre recibir copia
del contrato firmado para sus archivos.
b) No consta documentada dentro de las actuaciones la intervención del área legal en
dictamen emitido en forma previa a la adjudicación de los servicios.
c) Disposición de adjudicación Nº11 (23/09/11): Por resolución de la Coordinación General
de la UCP fueron adjudicados los servicios a la empresa Deloitte& Co por $445.985,28
con impuestos incluidos.
1. No consta la certificación de la imputación presupuestaria previa a la firma del contrato.
54
2. El 23/09/11 se ponen a disposición los sobres N°2 y se informa el resultado de la
adjudicación28. Las Notas no registran acuse de recibo alguno a la vez que no
evidencian el medio empleado y la oportunidad de su diligenciamiento. Para uno de los
sobres N°2 puesto a disposición no consta su efectivo retiro.
3. Estableció el Pliego (PP) en su sección 2 punto 7. Que “Al concluir las negociaciones,
el Contratante adjudicará el Contrato al Consultor seleccionado, publicará la
adjudicación del contrato en el… (UNDB) en línea y en el Development Gateway del
Banco, y notificará prontamente a los demás consultores que presentaron propuestas”
no hemos detectado dentro de las actuaciones acreditación de cumplimiento de estas
cargas de difusión.
Comentarios MGCI: Se toma debida nota de las observaciones.
a) No obstante se realizó el envío vía correo electrónico.
b) Se tomarán los recaudos necesarios para cumplir con la intervención del área legal de
futuros procesos adquisitivos.
c) En relación a la imputación presupuestaria del gasto, cabe señalar que si bien no existe una
aprobación formal del presupuesto oficial, la UCP tenía conocimiento de la preexistencia
de crédito presupuestario a partir de lo obrante en el Presupuesto de Prórroga Ejercicio
2011, distribuido según Decisión Administrativa N° 1/2011.
9) Contrato de Servicios de Consultoría (31/10/11):
a) Suscripción:
1. El
contrato se celebró a los 38 días de notificado el resultado, sin que consten
justificaciones a tales plazos.
2. Se observa que el apéndice C - Personal Clave no cumple con lo requerido en el Punto
4 de las CGC (Personal del consultor y sub- Consultores), tales como, funciones
convenidas y calificaciones mínimas individuales de todo el personal clave del
consultor, y tiempo estimado durante el cual prestaran los servicios.
3. Establecen las CEC en su cláusula 6.2 (b) que: “El Monto máximo en moneda nacional
es de: $ 445.985,28 IVA incluido (pesos cuatrocientos cuarenta y cinco mil novecientos
ochenta y cinco con veintiocho centavos IVA incluido)”, no obstante esta suma no solo
28
A las no calificadas y a las calificadas respectivamente.
55
incluye este concepto (IVA) sino también el IIBB e ICDB, conceptos que no se
aclararon en esta cláusula29.
b) Inicio y Fin:
1. La adjudicataria manifestó su compromiso de dar comienzo a las tareas el 01/10/11, no
obstante el inicio de trabajos se concretó a más de un mes y medio del compromiso
asumido (15/11/11)30.
2. No se tuvo a la vista celebración de acta de finalización del contrato o instrumento
similar en el cual conste el cumplimiento de la totalidad de obligaciones asumidas.
Como así tampoco que nada tienen que reclamarse teniendo en cuenta que se estableció
el pago de intereses en el caso de que la contratante31 demorara los pagos más de quince
días después de las aprobaciones de los informes; situación que aplica para cinco de los
pagos realizados. Sin constancia de la renuncia de tales derechos por parte de la Firma.
Informe
Nro.
Importe
$
Fecha de
Aprobación
Fecha de
Pago
Diferencia
en días
1
89.197,06
20/12/11
17/01/12
-28
2
66.897,79
20/01/12
10/02/12
-21
3
44.598,53
26/03/12
07/05/12
-42
4
89.197,06
26/03/12
11/07/12
-107
5
66.897,79
29/06/12
11/07/12
-12
6
89.197,06
24/07/12
01/10/12
-69
445.985,28
Comentarios MGCI:
a) Se toma debida nota de la observación. No obstante cabe señalar que tanto las funciones
convenidas, como el tiempo de prestación de servicios quedan estipulados en el Contrato
que forma parte del expediente. En lo que respecta al monto total del contrato, en la Minuta
de Negociación de fecha 06/09/2011, queda detallado los impuestos que se agregarán.
b) 1. Es correcta la observación, es por ello que se realizó un acta de inicio con fecha
15/11/2011, las demoras se debieron a los cambios de autoridades de ese momento. 2. Si
bien a la fecha no se ha recibido reclamo alguno por parte del proveedor, se estudiará la
posibilidad de elaborar la correspondiente acta de finalización.
10) SEPA:última versión en sistema a la fecha de cierre de tareas de campo del 04/03/13
29
Consta aclarado en la cláusula 1.8 “Impuestos y Derechos”
PP Clausula 7.2 7 días hábiles desde la firma del contrato
31
Según las bases indica “cliente”
30
56
Estado
Contrato
Terminado
Objeto
Método
Monto
Estimado
(en USD)
Monto
Contrato
s (en
USD)
Fecha
Estimada
Firma
Contrato
Fecha
Firma
Contrato
Fecha
Estimada
Fin
Contrato
Fecha
Real Fin
Contrato
Monto
Pagado
(en USD)
Proceso de
Aprobación
de
Proyectos.
SBCC
92.100.-
117.816.-
18/12/10
18/12/11
17/01/11
29/06/12
117.543.-
Monto Real Total
Pagado Total
Oferente
Adjudicado
Monto
$
Monto
USD
Tasa de
Cambio
Monto
$
Monto
USD
Tasa de
Cambio
Deloitte&
Co SRL
Sí
506.609,92
117.816,26
4,30
506.609,92
117.542,90
34,48
a) El presupuesto que se informó en el SEPA por USD 92.100, no coincide con el contenido
en el expediente por USD 92.000,00.
b) El importe total pagado cargado en el SEPA por USD 117.453,00 difiere del efectivamente
registrado por el Programa por USD 101.071,20.
c) El valor del contrato en pesos y los tipos de cambio informados tampoco guardan relación
con los relevados en la documentación que se tuvo a la vista.
d) No se pudieron verificar las distintas fechas informadas en el primer cuadro; ni se obtuvo
información que las valide.
Comentarios MGCI:
a) Se trata de un error involuntario -como tal- al momento de la redacción de la solicitud de
no objeción.
b) La diferencia se encuentra en el registro de un pago de $ 60.624,63 en el SEPA que fue
desafectado en el UEPEX.
c) y d) El precio del contrato fue firmado en pesos, el cual se estipuló en $ 445.985,28;
Deloitte presentó sus facturas en pesos y se liberó el pago en pesos contra la aprobación de
los informes. (Nota del auditor: Comentario no procedente. La
respuesta no se
corresponde con lo observado).
11) Pagos
a) Contractualmente se estableció depósito en la cuenta bancaria de la firma consultora, y al
CBU oportunamente declarado. No se cumplimentó se realizó mediante cheques.
57
b) No se adjuntaron a las AP, las autorizaciones de la firma consultora del habilitado a
firmarlas por la recepción de los pagos. Adicionalmente se tuvieron a la vista los recibos de
la firma consultora uno solo de ellos suscripto-sin aclaración- y el resto sin firmar.
c) El Programa no practicó las retenciones de ganancias ($ 6.555,00) al momento de los
pagos. No se tuvo a la vista documentación que lo justifique.
d) Retenciones SICOSS: Se detectaron retenciones
a la alícuota del 2,00 %, cuando
correspondía aplicar la alícuota del 1%. Retención neta en exceso por $ 3.527,50.
e) Facturas:
1. Las siguientes facturas al carecer de sello de recepción en el Programa no se pudo
verificar si al momento de ser recepcionadas se encontraban vigentes:
- Nº B 0012-00002221del 24/02/12 vto. CAE: 05/03/12. Pago del 26/04/12.
- Nº B 0012-00002278 del 23/03/12 vto. CAE: 02/04/12. Pago del 29/06/12.
2. Se emitieron con la condición “Responsable no Inscripto en IVA” (categoría que ya no
existe), el Programa es “Exento”.
3. Las Facturas B 0012-00002278 y B 0012-00002329 carecen de intervención del
Coordinador Ejecutivo.
Comentarios MGCI:
a) Más allá de lo establecido contractualmente, el medio de pago utilizado constituye un
instrumento legalmente vigente que no obsta el objetivo último de la transacción que es la
cancelación de un compromiso oportunamente asumido.
b) Por la falta de autorización del personal de la firma que estuviere habilitado para retirar
pagos, se hace constar que esto así fue y prueba de ello constituye los recibos oficiales
obrantes en el expediente. En cuanto a que alguno de estos últimos no están suscriptos ni(o
aclarados, nos remitimos a los campos de las AP´s destinados a tales efectos.
c) A fs. 691 obra la constancia de inscripción, de la que se desprende que el proveedor es un
agente de retención por estar suscripto en el SICORE-Impuesto a las ganancias – 94. (Nota
del auditor. Comentario no procedente. No se desprende de la respuesta porque no se
realizaron las retenciones de ganancias).
d) Se toma debida nota de la observación.
e) 1. Factura 0012 00002221 ingresó por Mesa de Entradas el 24/02/12; y la factura 001200002278 ingresó por Mesa de Entradas el 26/03/12. (Nota del auditor: no se acompañó
documentación que lo convalide). 2. y 3. Se toma debida nota de los hallazgos descriptos.
58
3. Se procurará en lo sucesivo en el marco de esta operación y en futuras
implementaciones, la debida intervención del Coordinador Ejecutivo en documentos de
esta naturaleza.
12) Informes con pagos condicionados: De acuerdo al Calendario de Pagos los pagos se harían
efectivos contra presentación y aprobación de informes de acuerdo al siguiente cronograma:
Entrega
Productos
%
pago
Importe $
30 días
Informe de Avance 1
20%
89.197,06
60 días
Informe de Avance 2
15%
66.897,79
90 días
Informe de Avance 3
10%
44.598,53
120 días
Informe de Avance 4
20%
89.197,06
150 días
Informe de Avance 5
15%
66.897,79
180 días
Informe Final
20%
89.197,06
Total contrato
445.985,28
a) Presentaciones: Del análisis de los informes presentados conforme el cronograma de
actividades/plan de trabajo surge que:
1. Los informes no fueron suscriptos por representante de la Firma Consultora; no
establecen período de ejecución, sólo se indica el mes de su emisión
2. El cuarto informe de avance carece de recepción y no se tuvo a la vista el CD.
3. En fecha 29/03/12 la Consultora solicitó se conceda una prórroga pero no aclaró cuanto
plazo es el necesario y respecto de que informes la necesita. No consta se haya dado
tratamiento y concesión a este pedido, no obstante el informe subsiguiente fue
presentado en plazo.
4. En el intercambio epistolar (UCP – Consultora) verificamos que las notas enviadas y
recibidas omiten acuse de recibo por sendas partes.
5. Informe finalpresentado el 31/05/12, previsto para el 16/05/12. La firma solicitó una
prórroga de 10 días para su entrega. La nota carece de recepción. No se tuvieron a la
vista documentos que acrediten la efectiva concesión de esta solicitud.
b) Aprobaciones:
1. No se establece con claridad y precisión en el contrato ni en los TDR quién es el
funcionario encargado de aprobar los informes. Al respecto las aprobaciones del 1º y 2º
informe son notas simples que carecen de número y no se encuentran dirigidas a
autoridades del proyecto (sin destinatario), siendo suscriptas por el Dr. Mirco Lisandro
Bogut Salcedo. Si bien dicho funcionario se designó en el contrato como “representante
59
autorizado” no consta su vinculación con el Programa, ni el investimento de facultades
suficientes para ello. No se encuentra acreditada en el expediente la relación contractual
del Programa con este consultor, ni el carácter en que firma como autorizado para
monitorear el cumplimiento del contrato. Las restantes aprobaciones fueron realizadas
por el Coordinador Ejecutivo de la UCP
2. Las aprobaciones a los informes Nros 3, 4, 5 y del Informe Final se erigen como
notificaciones
a la empresa consultora (“…… a fin de informarle la aprobación
del…Informe
de Avance…., en conformidad con los Términos de Referencia del
Contrato…”) que no registran acuse de recibo por parte de la destinataria. Tampoco
constan notificaciones por las aprobaciones a los informes Nros. 1 y 2.
3. Una vez aprobado el Informe Nro 1, la consultora presentóel 16/01/12 una adenda a
este. No se tuvo a la vista aprobación a este complemento.
4. Informe N 5: Se aprobó el 29/06/12, amás de dos meses de presentado.
5. Informe Nº 5 y Final: Las notas de aprobación carecen de numeración.
Comentarios del MGCI: Se toma debida nota de las observaciones. No obstante, cabe
señalar que los informes de la firma fueron elevados a esta Unidad a través de las
mencionadas notas firmadas por el representante de la compañía. Los informes fueron
presentados de acuerdo a lo estipulado en los Términos de Referencia que forman parte del
contrato suscripto entre las partes.
Recomendaciones: Integrar a los archivos la totalidad de la información que conforma el
proceso. Confeccionar los cronogramas con los plazos del proceso. Cumplimentar con lo
establecido en el contrato de donación respecto a la publicidad en la ONC. Contar con las
versiones físicas de las no objeciones del Banco. Dejar evidencia de la conformación del
presupuesto, y de la acreditación de preexistencia de presupuesto y su imputación. Emitir acto
administrativo por autoridad competente de manera tal que quede debidamente exteriorizada y
formalizada la voluntad administrativa de contratar con los requisitos y condiciones de su
procedencia. Dejar evidencia documentada de todos los procesos observados, incluyendo
firma y fecha. El Comité de Evaluación debe estar constituido y ser aprobado formalmente,
estableciendo su cronograma de actuación, y sus miembros deben encontrarse debidamente
notificados. Dejar constancia de “copia fiel” de los adjuntos remitidos al Banco para su
60
conocimiento y/o no objeción.Las circulares deben integrar las presentaciones ya que
conforman modificaciones y/o aclaraciones a los pliegos originales. En atención a los
comentarios determinados por esta auditoría como “no procedentes” se solicita tener en
cuenta nuestras consideraciones al respecto para que puedan ser subsanados. Ante
excepciones a cumplimentar lo establecido en las propuestas, en los informes de evaluación
respectivos, el Programa debe dejar constancia de ello justificando los motivos. Dar la
intervención respectiva al área legal, dejando constancia de ello en los expedientes. Celebrar
actas de finalización y cierre de los contratos. Realizar gestiones para que los pagos se
realicen dentro de los plazos contractuales establecidos; y ante demora en los pagos obtener
constancias que garanticen que no se adeudan costos financieros relacionados. Profundizar los
controles administrativos al realizar los pagos, a efectos de evitar situaciones como las
informadas en nuestras observaciones. Cumplimentar la modalidad de pago establecida
contractualmente. Se debe dejar establecido contractualmente el responsable de las
aprobaciones de los informes. Los informes deben ser suscriptos por los responsables de su
confección. Ante pedidos de prórrogas dejar evidencia documental del tratamiento dado.
F- PROCESO COMPARATIVO DE PRECIOS (CATEGORÍA CAPACITACIÓN)
Adquisición de un servicio de catering para el Curso de Presupuesto realizado el día 06/11/12
por un importe de $ 4.840,00/ USD 1.052,17 (SOE Nº 7 – 2013). Registrado contablemente
bajo el Componente III- Mejora en el Monitoreo de la Cartera; inicialmente la imputación se
realizó bajo otro Componente (II- Capacidad de Adquisiciones).
a) No se tuvo a la vista documentación por la que surja la vinculación precisa con el
Componente III-; ni identificación expresa respecto a si encuadra la actividad dentro del
literal (a) de la Sección 2.01 del Anexo al Contrato de Donación: “Consolidación de
UEPEX y SEPA, y su posterior monto global, de dicho sistema nuevo consolidado,
implementación de los indicadores de la cartera de la IFI de la Beneficiaria, incluida la
provisión de capacitación al personal de la Beneficiaria relacionado con el monitoreo de
su cartera de la IFI”. Si consta en el SEPA dentro de la actividad MGC-39- SC-.
b) Se observan falencias en la aplicación de procedimientos de los siguientes procesos:
61
Proceso
Referencia
Observaciones
1
No se acreditó el criterio empleado en la selección de las 5
empresas que la integran
2
Sin firma del coordinador validando lo actuado
3
Para dos empresas no se informó el domicilio
4
Sin constancia por la efectiva recepción por parte de los
destinatarios respectivos.
5
Sin evidencia de la verificación de la UCP del requisito "intención de
presupuestar" (se presentó el 60% de las empresas invitadas)
6
Dos carecen de firma de su emisor
Listas de empresas a
invitar
Invitaciones remitidas
por correo electrónico
(30/10/12) (Notas
UCP 415 a419)
Presupuestos
7
Orden de Compra
Nro. 201200008 del
02/11/12
8
Otro se recepcionó el 30/10/12, indica es su texto fecha de envío
inconsistente 30/11/12.
Sin fecha de firma por parte del proveedor. La notificación al
proveedor se realizó un día antes del evento por correo electrónico
de última hora del 05/11/12.
c) Sin evidencia documental por la que el Programa verificó lo establecido en la propia
invitación a cotizar respecto a que 24 horas antes del evento, se debía contar con el
certificado de ART32, Formulario Nro. 931 AFIP, seguro de accidentes personales y pago
de la póliza del personal afectado (dos mozos).
d) No consta remito del servicio por parte del proveedor; ni fue suscripto juntamente con este,
o notificado el informe de la conformidad del servicio emitido por el Programa el
06/11/12.
Comentarios del MGCI:
a) El servicio contratado se imputó al mismo Componente al que se imputó el evento que lo
requirió.(Nota del auditor: Comentario no procedente. No responde como se vinculó la
actividad conforme lo observado).
b) 1. Cabe señalar que las empresas seleccionadas para integrar la lista corta, fueron aquellas
cuyas especialidades se ajustaban a nuestros requisitos. 2. Se toma debida nota de la
observación. 3. No obstante al tratarse de un proceso shopping, las invitaciones fueron
enviadas vía correo electrónico por lo que se puede prescindir de la dirección de correo
postal de las empresas. (Nota del auditor: el medio de remisión no exime del requisito de
informar el domicilio postal).4. Fueron enviadas vía correo electrónico con acuse de
recibo. Las recepciones de las invitaciones (correos electrónicos) forman parte del presente
62
expediente (Nota del auditor: Comentario no procedente. No son confirmaciones de los
destinatarios, es el acuse de entrega que genera el sistema de correo electrónico del
Ministerio). 5. Sin comentarios del auditado. 6. Es correcta la observación, no obstante
cabe señalar que todas las ofertas tienen sello de recepción. 7. Se solicita que se proceda a
especificar la foja. (Nota del auditor: Comentario no procedente. No fue solicitado este
dato al equipo de auditoría para poder dar adecuada respuesta durante el plazo de la
nota, ni en el período de prórroga solicitado).8.A foja 84 se encuentra la orden de compra
firmada por las partes. En representación de la firma ganadora. Las invitaciones fueron
enviadas vía correo electrónico con acuse de recibo. Las confirmaciones de las recepciones
de las mismas fueron vía mails. (Nota del auditor: Comentarios no procedentes. No
responden a lo observado).
c) El control de la documentación solicitada fue recibido y verificado por el personal de
Servicios Generales del Ministerio. En el caso de que la documentación presentada haya
tenido alguna irregularidad o no haya cumplido con lo solicitado, el servicio no hubiese
podido ser prestado dado que son condiciones estrictas que debe cumplir la firma para que
el personal designado ingrese al edificio. ((Nota del auditor: Comentario no procedente. El
Programa como responsable de la ejecución debe dejar constancia de las verificaciones
realizadas en los legajos respectivos).
d) Se toma debida nota de la observación.
Recomendaciones: Dejar expresa mención del objetivo y componente en el que se encuentra
incluido el proceso desde su inicio. Dejar documentado el criterio de selección de las
empresas seleccionadas a invitar, formalizando la aprobación por parte del responsable.
Profundizar los controles administrativos; y dejar evidencia de los controles realizados sobre
los requisitos indicados en la invitación y en la orden de compra. Requerir a los proveedores
la emisión de los remitos y/o documento equivalente por la prestación de los servicios.
G- CUMPLIMIENTO CONTRATO DE DONACIÓN
De la lectura del ayuda memoria por la misión del 10 al 12/04/12, del relevamiento por el
cumplimiento a las cláusulas contractuales de la Donación, y de nuestra revisión de
32
ART: Aseguradora de Riesgos del Trabajo
63
inversiones por muestra, surgen las siguientes consideraciones a formular para los siguientes
aspectos:
a) Componente Nº 1: No se tuvo a la vista constancia por la que el Programa remitió el
informe final confeccionado por la Firma Consultora incluida en nuestra muestra por el
ejercicio 2012 a la DNPOIC, y/o a las autoridades respectivas para dar cumplimiento al
objetivo previsto. (En el Ayuda Memoria se indica que: “La propuesta que presente la
consultora y los cambios e innovaciones que se deriven de ella podrían tener impacto en
las Estrategias de Alianza con el país para el período 2012-2016, que sean preparadas con
los OIC33”).
b) Componente Nº 2: En el Ayuda Memoriase indica que se encontraba avanzado el proceso
de contratación de la Universidad de San Martín por $ 390.000,00 para que desarrolle el
Programa de Capacitación en Contrataciones Públicas (diplomatura) el que debía iniciarse
el 31/05/12. Asimismo, tomamos conocimiento que por Nota UCP 302 del 28/09/12 se
comunica al Banco la baja del proceso. Al respecto no se tuvo a la vista acto administrativo
por la que se decidió la baja del proceso, la mencionada nota que contiene la comunicación
al BM y su respectiva conformidad.
c) Componente Nº 2: No se tuvo a la vista información respecto del estado de situación de la
contratación de un consultor para el desarrollo de documentos estandard de licitación para
licitaciones públicas nacionales al 31/12/12. De acuerdo al Ayuda Memoria los productos
de esta consultorìa debían estar disponibles al 30/09/12.
d) Indicadores de desempeño del Programa: No fue proporcionada documentaciónsobre el
estado de situación de cumplimiento de los indicadores al 31/12/12. Como así tampoco se
nos brindaron respuestas respecto a su vigencia, y/o reformulación ante la prórroga de un
año (hasta el 01/12/13) para el cierre del Programa otorgada por el Banco.La siguiente
información se corresponde con la obtenida durante la auditoría del ejercicio anterior.
33
Organismos Internacionales de Crédito.
64
Indicador por Componente
Componente I-: Momento de
aprobación de los préstamos por
parte del Gobierno en los
ámbitos nacional y provincial.
Componente II-: Porcentaje de
contrataciones planificadas que
se concretan de acuerdo con el
plan de adquisiciones.
Componente III-: Porcentaje
de proyectos que cuentan con
información confiable sobre los
contratos y las operaciones
financieras en tiempo real.
Estado informado en auditoría del
ejercicio anterior
Meta a alcanzar al
30/04/2012 (Reducir de 11 a 6 meses la
demora en la declaración de vigencia de los
préstamos del Banco Mundial aprobados por
la beneficiaria entre los años calendario
2009 y 2012).
Demora promedio de 4 meses hasta la
entrada en vigor de los préstamos al
Gobierno Federal; demora promedio de 6
meses hasta la entrada en vigor y el
comienzo de la ejecución de los préstamos
con componentes de préstamo a los
Gobiernos provinciales.
31/12/2011 (Aumentar del 20% al 60% la
cantidad de contrataciones, cuyos contratos
firmados se incluyen en los planes de
contrataciones de los proyectos respaldados
por el BM, y que se encuentran en vías de
implementación a la fecha de refrendación
del convenio).
Se concreta adecuadamente un 60% de los
contratos planificados en virtud de planes de
adquisiciones.
31/12/2011 (Aumentar al 50% la cantidad de
proyectos vinculados con el SEPA y el
UEPEX que ofrecen información inmediata y
confiable sobre el estado de ejecución del
contrato (incluyendo el pago correspondiente
realizado en virtud de dichos contratos) a
través de tales sistemas).
50% de los proyectos.
Si bien se alcanzó la meta prevista, se
encuentra a la fecha de respuesta
pendiente la remisión al Banco.
Al 30/12/11: La República Argentina
tiene una cartera activa con el BIRF de
38 proyectos por un monto de USD
6.782.522.000,00. Sobre la base de 7
Proyectos que representan el 18% de
los préstamos y el 18,44% del total del
financiamiento, surge que el 60,54% de
los contratos previstos en los planes de
adquisiciones
se
concreta
adecuadamente.
Al 30/12/11 se incrementó en un 57% el
porcentaje de Proyectos con el BIRF
que utilizan la interfase SEPA-UEPEX.
Comentarios MGCI: Por un lado, de conformidad y en correspondencia con las prioridades
de la organización -redefinidas con posterioridad a los documentos que aquí se analizan- y
como efecto conclusivo de la realización de los análisis coyunturales pertinentes; se decidió
discontinuar con las actividades aquí relevadas, para destinar únicamente un remanente de
recursos en la categoría Bienes, a la adquisición de equipamiento informático. Decisión
de naturaleza
política
que infringe
la
esfera
de
competencia
de
esta
dependencia; trascendiendo incluso -y en segundo término- el sentido mismo de auditar al
Proyecto desde una óptica financiera, por haberse virtualmente adentrado las tareas en los
distritos de la gestión, cuyo énfasis está puesto en los criterios tanto de economía, eficiencia y
eficacia, como en el cumplimiento de metas y objetivos. (Nota del auditor para el segundo
párrafo: Comentario no procedente. La información solicitada fue requerida en el marco del
alcance de nuestras tareas de auditoría).
a) Sin comentarios del auditado.
65
Recomendaciones: El Programa como responsable de la Ejecución debe obtener y dejar
adecuado respaldo documental en los archivos del Programa, a efectos de poder realizar las
tareas de control por el cumplimiento a las Cláusulas Contractuales.
BUENOS AIRES, 29 de noviembre de 2013.
66
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
DE LA CARTERA DE INVERSIONES (MGCI)”
CARTA CONVENIO DE DONACIÓN BIRF IDF TF094065
(Ejercicio Nº 3 por el ejercicio finalizado el 31/12/12)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/12 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores individuales, firma consultora;
y verificación de la existencia de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis de proceso comparativo de precios;
- Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones, conforme las estipulaciones del Convenio de
Donación;
- Aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los consideró necesarios,
adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100,00 % de los aportes del BIRF y el 86,16 % de
las erogaciones del ejercicio 2012 conforme se expone seguidamente:
67
El universo de las inversiones del ejercicio 2012 por Componente y por Categoría de Gastos, se
obtuvieron de los Estados de Uso de Fondos respectivos expresados en pesos argentinos. Los
importes del Componente III, y de la Categoría Capacitación fueron aumentados por esta
auditoría en $ 998,67 por la omisión en la confección de dichos estados de los gastos bancarios
del ejercicio, y de la sobrevaluación por un pasivo de $ 329,00.
Conciliación Inversiones 2012
Inversiones s/Estado de Usos de Fondos 2012
(+) Inversiones por gastos bancarios 2012
(-) Pasivo por inversiones al 31/12/12
Inversiones del ejercicio 2012 según AGN
$
642.682,13
998,67
-329,00
643.351,80
Universo
POR COMPONENTES
($)
I - Mejoramiento del Diseño, Preparación y
Aprobación de Préstamos
II- Mejoramiento de la Capacidad de
Contratación
III- Mejoramiento en el Monitoreo de la
Cartera
Inversiones 2012 en $
445.985,28
0,00
0,00%
0,00
0,00%
197.366,52
30,68%
108.640,00
55,04%
643.351,80
100,00%
554.625,28
86,21%
($)
Categoría /
Universo
(%)
Muestra
($)
100,00%
Muestra /
Categoría
(%)
618.985,28
96,21%
549.785,28
88,82%
24.366,52
3,79%
4.840,00
19,86%
3. Bienes
Inversiones 2012 en $
($)
Muestra /
Componente
(%)
69,32%
Universo
2. Capacitación
Muestra
445.985,28
POR CATEGORÍA DE GASTOS
1. Consultoría
Componente /
Universo
(%)
0,00
643.351,80
68
0,00%
100,00%
0,00
0,00%
554.625,28
86,21%
Las inversiones del ejercicio 2012 corresponden a siete consultores individuales, una firma
consultora, gastos varios por capacitación y gastos bancarios. Se muestrearon tres consultores
(selección por terna y recontrataciones), la única firma consultora contratada (selección basada
en calidad y costo), y un gasto por catering (proceso comparativo de precios).
En lo que respecta a los gastos incluidos en los SOE´s presentados y aprobados en el ejercicio
auditado, la muestra representa el 90,58%.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 29 de noviembre de 2013.
69