2015_066info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE
SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 3 finalizado el 31 de
diciembre de 2014 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”
(PROSAP III), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 2573/OCAR, suscripto el 29 de diciembre de 2011 entre la República Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR),
dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAGyP).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/14, expresado en
dólares estadounidenses.
2) Estado de Inversiones al 31/12/14, por apertura, expresado en dólares estadounidenses.
3) Notas 1 a 12 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
4) Información financiera complementaria que incluye:
- Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses.
- Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/14, expresado en dólares
estadounidenses.
1
- Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses.
- Estado de Solicitudes de desembolso al 31/12/14, expresado en dólares
estadounidenses.
- Estado de Solicitudes de Desembolso, por categoría de gastos, al 31/12/14,
expresado en dólares estadounidenses.
- Estado de la Cuenta Especial al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses.
- Carta de la Gerencia.
Los estados precedentes, así como el control interno implementado por el proyecto son de
exclusiva responsabilidad de la Unidad para el Cambio Rural (UCAR). Los estados
financieros fueron recibidos por esta Auditoría en su primera versión el 12/03/15, mientras
que los definitivos fueron presentados el
23/04/2015. Estos últimos se adjuntan
inicialados por nosotros al sólo efecto de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 28/11/14 (preliminares) y el
23/04/2015.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y los
requerimientos especiales del BID, incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se
consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta
sobre la base de la muestra determinada.
III- ACLARACIONES PREVIAS
2
Tal como se menciona en Nota Nº 12 a los Estados Financieros, existe una deuda al
31/12/14 con el contratista de la Obra “Caminos Rurales Zona VII Lote C”, de la Provincia
de Entre Ríos, por un monto de $ 2.077.569,47, equivalente a USD 242.706,71,
correspondiente sólo al aporte local por las redeterminaciones de precios de la mencionada
obra, ya que su componente BID fue abonado. Dicha situación afecta los valores expuestos
en los estados mencionados en I- anterior al cierre del ejercicio auditado, dado el criterio
de contabilización de lo “percibido” utilizado por el Proyecto.
IV- OPINÓN CON SALVEDADES
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo indicado en III- , los
estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la
situación financiera del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III) al
31 de diciembre de 2014, así como las transacciones operadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación
general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de
Préstamo BID Nº 2573/OC-AR del 29/12/11.
V-
OTRAS CUESTIONES
1. En respuesta a nuestra nota de Circularización a los Asesores Legales Nº 329/2014, la
responsable de Asuntos Jurídicos de la UCAR responde, mediante Nota UCAR 1825-15
del 10/03/2015, lo siguiente: “Cumplo en informarle que al día de la fecha esta Área se
encuentra en conocimiento únicamente del siguiente litigio de carácter judicial, bajo
competencia de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MAGyP, en el que el
Programa es mencionado en razón de haber sido el actor un consultor contratado por la
Organización de Estados Iberoamericanos (O.E.I.) y el Instituto Interamericano de
Cooperación para la Agricultura (IICA) para realizar tareas vinculadas al mismo:
“ENDERE Juan Pablo c/ PODER EJECUTIVO NACIONAL y otro s/ empleo público”
Expediente Nº 26201/12, tramitando por el Juzgado Contencioso Administrativo
3
Federal Nº 5, a cargo de la Dra. María Alejandra Biotti, Secretaría Nº 9 – Provinciales”.
2. El saldo de la Cuenta Corriente Aporte Local UEC expuesta en la Nota 2 a los Estados
Financieros presenta una subvaluación de $138.600.- correspondiente a un egreso de
fondos contabilizado al 31/12/14, dicho egreso nunca fue enviado a la entidad bancaria
para su débito, siendo ajustado el mismo el 03/01/15.
3. Tal lo mencionado en el ejercicio anterior, el Estado mencionado en I- 1) anterior y la
Nota Nº 8 a los Estados Financieros no incluyen el pago en concepto de Comisión de
Crédito correspondiente al 1º semestre de 2012, por un monto de USD 171.243,17, de
acuerdo a la información suministrada por la Oficina Nacional de Crédito Público
mediante nota del 07/01/13. Cabe mencionar que dichas erogaciones no se incluyen en
la matriz de financiamiento de las inversiones del Programa.
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 23 de abril 2015.
4
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2014, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III),
Convenio de Préstamo BID N° 2573/OC-AR del 29/12/11, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad para el Cambio Rural (UCAR)
y en las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes, que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra
parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas
observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
ÍNDICE
A. 1) y B. 1)
TÍTULO
Disponibilidades. Conciliaciones bancarias
B. 2)
Bienes. Procesos de adquisiciones
B. 4)
Infraestructura y servicios. Pagos
A. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/14
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones generales:
En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante largos periodos, sin la
correspondiente anulación o corrección de las mismas.
Comentarios de la UCAR:
5
Se toma en cuenta la observación.
Cuenta en $ - Aporte Local
La cuenta contable del Proyecto es la correspondiente a la cuenta bancaria única a través de la
cual se gestionan los fondos locales asignados a la UCAR para la totalidad de los Préstamos
ejecutados por el PROSAP I, II y III. Por lo tanto, a efectos de reconciliar la mencionada cuenta
bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados en los otros Préstamos ejecutados
por la UCAR, lo que dificulta dicha tarea.
Cabe mencionar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista, la UCAR, solicitó la
apertura de una cuenta de Aporte Local, a medida que se incorporaban nuevos Préstamos a ser
administrados por ella, sin obtener una respuesta favorable al respecto.
Asimismo según la información recibida de la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo
Institucional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, los fondos son girados al
PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan, dejando a criterio de la UCAR dicha
asignación.
Comentarios de la UCAR:
Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por la UCAR,
se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local; dicha cuenta fue negada por la Tesorería
General de la Nación. Asimismo se solicitó a la Dirección Nacional de Proyectos con
Organismos Internacionales de Crédito su intervención a fin de regularizar esta situación.
Cuenta en $ Aporte local - Chubut
En las conciliaciones bancarias analizadas se observa que se utiliza la cuenta del Préstamo BID
1956 para realizar los pagos de este Proyecto.
Comentarios de la UCAR:
Se informa que desde que se empezó a operar con los préstamos del PROSAP, se utiliza la
cuenta corriente única de aporte provincial, que se ha utilizado hasta la fecha. Teniendo en
6
cuenta lo expuesto y que en el banco de la provincia no se puede tener dos cuentas con la misma
denominación, además en nuestra institución se están manejando alrededor de 20 cuentas
bancarias, no es productivo ni práctico tener dos cuentas con la misma finalidad y función.
Recomendaciones:
Teniendo en cuenta lo mencionado por la UCAR se hace necesario profundizar los controles y su
oportunidad a efectos de realizar los ajustes que puedan corresponder para mejorar la calidad de
la información.
B. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones Generales:
1- Existen operaciones de ingresos y egresos con igual leyenda que se registraron contablemente
pero no se observan en los extractos bancarios.
2- En algunas de las cuentas del Proyecto se omiten registrar los correspondientes gastos
bancarios.
Comentarios de la UCAR:
1‐ Las mismas corresponden a desafectaciones de operaciones que nunca llegaron a
materializarse en el Banco.
2‐ Existen retrasos en la registración de los gastos bancarios debido a que muchas veces los
mismos no son contemplados en los respectivos POAs.
Observaciones Particulares:
Cuenta BID UCAR en $
1- Se realiza la desafectación de una transferencia por $5.914,44 (12/06/14) en los registros
contables, mientras que el banco procede a su débito.
2- Existe una operación de débito bancario por $5.400,90 (16/06/14) que no se encuentra
registrada en la contabilidad.
7
Comentarios de la UCAR:
1‐ La corrección de la desafectación se realizó en Julio de 2014.
2‐ La registración del débito de $ 5400.90 se realizó en Julio de 2014.
Cuenta Aporte local UCAR en $
Se observa un egreso registrado contablemente el 12/11/14 de $ 138.600,00 que no se ve
reflejado en el extracto bancario hasta el 31/12/14.
Comentarios de la UCAR:
El movimiento de $138.600 se desafecto en el 03/01/2015, ya que nunca fue enviado al Banco.
Cuenta BID Chubut en $
Se observan dos operaciones bancarias de egreso e ingreso con fecha 18/06/14 y 26/06/14
respectivamente que no se registraron contablemente por un importe de $87.737,40.
Comentarios de la UCAR:
Sin comentarios.
Cuenta BID Buenos Aires en $
Se observa que gran parte de las operaciones que se compensan entre sí detalladas en el extracto
bancario no se tuvieron a la vista en los registros contables.
Comentarios de la UCAR:
Sin comentarios.
Cuenta BID San Juan en $
Existe gran cantidad de operaciones de ingresos y egresos que están registradas contablemente
pero no así en el submayor que se utiliza para realizar la conciliación. Asimismo el extracto
bancario tampoco refleja los movimientos señalados.
8
Comentarios de la UCAR:
Sin comentarios.
Cuenta Aporte Local Mendoza en $
No se tuvieron a la vista los extractos bancarios correspondientes.
Comentarios de la UCAR:
Sin comentarios.
Recomendaciones:
Profundizar los controles y su oportunidad a efectos de realizar los ajustes correspondientes y
prevenir que no se reiteren situaciones como las planteadas, mejorando de este modo la calidad
de la información.
2) ADQUISICIONES - BIENES
Observaciones generales
1- La totalidad de los expedientes analizados por esta auditoría carecen de foliatura, según lo
normado en el Decreto 1883/91, Reglamento de Procedimientos Administrativos, Título II,
art. 7, 8 y 9.
2- De la totalidad de los expedientes analizados surge que a pesar de realizarse las respectivas
Licitaciones Públicas, se ha seleccionado a un único posible oferente en cada una de ellas. Al
respecto, si bien se actúa teniendo en cuenta las normas en la materia, no surge de la
documentación analizada que se hallan realizado procedimientos alternativos a efectos de
garantizar la competencia en este tipo de procesos llevados a cabo por el Proyecto.
Comentarios de la UCAR:
1- y 2- Sin comentarios.
9
Observaciones particulares
BID-NAC-2573-006-S 18/14 - Adquisición de Servicio Integral del Evento “37º Congreso
Internacional de la Uva y el Vino”.
AP 201404764/6575/7152 $ 4.034.250.Ampliación AP 201408631 $ 473.681.1- No se encuentra adjunta a la nota de fecha 11 de agosto de 2014 la documentación detallada
sobre las condiciones especiales ni generales, etc.
2- No se ha tenido a la vista la Orden de Compra Nº 201400151.
3- Atento que el presupuesto adjunto se encuentra por el total no es posible evaluar si los montos
con los que se facturan los servicios excedentes se corresponden con los del presupuesto
original.
Comentarios de la UCAR:
1- La nota remitida con fecha 11/08/14 por el oferente que resultó adjudicado tiene por fin
comunicar el nombre del hotel donde se desarrollan las actividades. El detalle de las
condiciones generales y particulares se encuentran en el Formulario de Oferta, la lista de
bienes y plan de entrega y en la lista de servicios conexos y cronograma de cumplimiento de
la cotización presentada con fecha 04/07/14.
2- La misma será incorporada al expediente.
3- El presente proceso de licitación constaba de un lote único dividido en tres ítems
conformados a su vez por numerosos apartados descriptivos del servicio solicitado, que de
acuerdo con la cláusula IAO 14.8 se solicitó que la cotización sea por la totalidad de los
ítems, o sea por lote completo. En virtud de esto último no se consideró necesario solicitar la
discriminación de precio por cada uno de los apartados que conformaban dichos ítems, siendo
que a los fines de la evaluación y adjudicación no sería el precio del apartado sujeto a análisis.
No obstante será considerado para futuros procedimientos.
BID-NAC-2573-006-B 01/14 – Adquisición de vehículos AP Nº 201405919 $ 686.565.-
10
1- El Informe de Evaluación de ofertas tiene 2 fechas, lo que señala cierta desprolijidad en la
documentación de respaldo.
2- La ampliación del Lote 1 supera en un 25 % el monto de adjudicación.
3- La autorización de las empresas por las cuales se nombra a un representante para la firma de
los Convenios, tiene fecha Julio/2014, y es posterior a la fecha de firma de los Convenios
fechados en Junio/2014.
Comentarios de la UCAR:
1- En realidad no es que el informe posee dos fechas sino que la primera fecha que aparece es
cuando se reúne la comisión evaluadora que no siempre termina sus conclusiones el mismo
día.
2- Al tratarse de un lote integrado de 4 vehículos la única posibilidad de ampliar el mismo es al
25%, lo cual debería haberse reflejado de ese modo en las IAO 41.14.
3- En el Convenio se ha puesto la fecha de firma por el Coordinador Ejecutivo, tendremos en
cuenta la observación para dejar reflejada la fecha en la que el Apoderado de la empresa
adjudicataria firma el Convenio.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente en tiempo y forma las actuaciones llevadas a cabo por el Programa
teniendo en cuenta la normativa en la materia. Intensificar los esfuerzos a efectos de no repetir
situaciones como las planteadas.
3) CONSULTORES
Observaciones Generales:
1- La mayoría de los Curriculum Vitae presentados por los consultores no poseen fecha de
presentación, ni sello de recepción por el organismo.
2- En varios casos se observa que no consta fecha de la realización de la terna de selección.
3- En varios casos la firma de los contratos no poseen fecha por parte del consultor.
11
4- En la totalidad de los casos los informes presentados por los consultores no poseen fecha de
recepción y en varios de ellos tampoco fecha de presentación.
5- Se observa que en la mayoría de los casos las AP solo poseen una firma autorizante y en
varios casos estos mismas carecen de sello o es ilegible.
Comentarios de la UCAR:
1. Los CVs son presentados por medio de notas, fechadas y firmadas por cada consultor, en
consecuencia se considera que la fecha de los CVs es la misma que figura en dichas notas.
Se ha comenzado a implementar sello de recepción de los CVs al Área de Gestión RRHH
2. Se toma debida nota de la observación.
3. En el encabezado de cada uno de los contratos firmados se informa la fecha de celebración de
los mismos.
4. Se toma nota de la observación. En lo sucesivo se procederá a fechar la recepción de los
informes al Área de Gestión de RRHH.
5. Las mismas constituyen AP de Convenios, y no constituyen documentos de pagos, son solo a
los fines de registrar los movimientos de UEPEX.
Observaciones Particulares:
1- Se observa que una consultora, que integró la terna de selección presenta su Curriculum Vitae
con actividades desarrolladas con posterioridad a la fecha de realizarse dicho proceso.
2- El informe presentado por un consultor correspondiente al periodo 02-04/14 según contrato,
hace referencia a solo parte de dicho periodo y detalla actividades de fecha posterior. Además
varios de los informes presentados poseen fecha de presentación que corresponde al inicio del
periodo del informe.
3- La aprobación del informe correspondiente a Marzo de un consultor hace referencia al
periodo de Abril.
4- La mayoría de las aprobaciones de informes correspondientes a un consultor carecen de sus
datos y periodos aprobados. Asimismo en la correspondiente al periodo Abril-Julio se adjunta
informe final del mes de Septiembre.
Comentarios de la UCAR:
12
1- De la lectura del CV de la ternada se desprende que la presente observación corresponde a un
error de tipeo por parte de la misma ternada.
2- Se toma nota de la observación. Cabe aclarar que el informe fue presentado en el mes de
Mayo e incluye actividades a esa fecha.
3- Se toma debida nota.
4- Se toma nota de la observación. Cabe aclarar que cada caratula aprueba el informe
correspondiente adjunto a dicha aprobación. Si bien el informe fue presentado en el mes de
Septiembre e incluye actividades a esa fecha, el pago fue liberado con posterioridad a la
aprobación del mismo.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente en tiempo y forma a fin de mejorar la calidad de la información en
los legajos del Proyecto. Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia.
4) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS
Provincia de Entre Ríos
Obra: Caminos rurales VII Lote C Entre Ríos – Contratación y Pagos
1- Del expediente analizado surge que en algunos casos no existe orden cronológico de la
documentación incluida en el mismo.
2- No se tuvo a la vista en el expediente analizado la notificación del resultado de la licitación a
los oferentes.
3- Sólo se incluyen en el expediente analizado las publicaciones de la Licitación en medio local.
4- La Carta de Aceptación y el Convenio con la Contratista se encuentra archivadas al final del
expediente sin la correspondiente foliatura.
5- Existen en algunos casos atrasos en los pagos de aporte local realizados a la contratista, de
cada uno de los certificados aprobados.
Comentarios de la UCAR:
1- Informaremos a la Provincia para que la tenga en cuenta en futuros procesos.
2- En las LPI no se notifica el resultado de la licitación a los oferentes sino que se publica el
13
Aviso de Adjudicación en los mismos medios en que fue posteado el llamado.
3- Las publicaciones en el Developments Bussines, en la Oficina Nacional de Contrataciones y
en la página de PROSAP se realizan desde la UEC por lo tanto las mismas se encuentran
archivadas en nuestro expediente.
4- Se comunicará a la Provincia para que tome en cuenta la observación.
5- Sin comentarios.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, manteniendo
legajos ordenados y completos.
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 23 de abril 2015.
14
INFORME DE CONTROL INTERNO DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
CONVENIO DE PRÉSTAMO 2573 OC-AR/BID
(Ejercicio Nº 3 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación
realizada al sistema de control interno implementado por la UCAR del “Programa de Servicios
Agrícolas Provinciales” (PROSAP III).
La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of
Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las
debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados y las
recomendaciones correspondientes:
TÍTULO
PÁGINA
Ambiente de Control
I-
Evaluación de Riesgos
II-
Actividades de Control
III-
Información y Comunicación
IV-
Supervisión
V
15
I.
AMBIENTE DE CONTROL
1. Integridad y valores éticos
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Código de conducta
1) ¿Ha establecido por escrito la dirección
de la entidad un código de conducta ética
que sea aplicable a todo el personal?
X
2) ¿Considera este código de conductas
conflictos de intereses, estableciendo
reglas para cuando éstos se presenten?
X
3) ¿Se ha difundido el código de ética en
toda la unidad y se lo hace conocer a los
funcionarios nuevos?
X
4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha
definido el Proyecto para sancionar las
violaciones al código de conducta?
5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas
se dan a conocer en toda la organización?
¿Cuál es el procedimiento aplicado?
6) ¿Existen políticas por escrito para
regular las relaciones de la dirección con
el personal subalterno, proveedores, etc.?
7) ¿Se ha establecido por escrito una
política que obligue a los funcionarios de
mayor jerarquía a declarar sus beneficios
pecuniarios?
X
8) ¿Quién es el funcionario responsable de
supervisar los esfuerzos del Proyecto para
respaldar la ética?
X
Se encuentra publicado en
la página Web del Prosap
(RRHH - Gestión) RO
Sección VII.
Ídem anterior. Se utiliza la
DJ de incompatibilidades al
inicio de la relación
contractual.
Se firman las declaraciones
conjuntamente con la firma
del contrato. Está publicada
la normativa vigente en la
página web.
Rescisión de contrato del
consultor involucrado.
X
Sin comentarios de la
UCAR
X
Solo se aplica normativa
BID
y
Legislación
Nacional.
Se envían las declaraciones
a la Oficina Anticorrupción
del
Coordinador,
Responsable
de
Administración y Finanzas
y
Responsable
de
adquisiciones.
El Coordinador Ejecutivo
del Programa.
X
16
B) Actitud administradores respecto
del control interno
1) ¿Existen informes de auditoría interna
realizados
por
el
organismo
correspondiente?
2) ¿Los resultados de esas evaluaciones
son tomados en cuenta por la dirección,
tomándose las medidas correctivas
correspondientes?
X
3) ¿Es en el ámbito de dirección que se
examinan y contestan las cartas de los
auditores externos?
X
Se adjuntan informes de
auditoría interna por el
ejercicio 2014.
Se elevan Informes a la
Coordinación del Programa
y a los responsables de
áreas de la UCAR, a fin de
ser tenidas en cuenta por
los destinatarios finales de
los mismos.
-----------------------------
4) ¿La dirección fomenta los informes de
auditoría interna sobre los controles?
X
---------------------------
5) ¿Tiene la auditoría interna y los
funcionarios de ella independencia de
criterio y calidad profesional requerida
para efectuar sus funciones?
6) ¿La dirección promueve el desarrollo
del sistema de control interno basado en
las normas del Informe Coso?
X
La auditoría interna sólo
depende orgánicamente de
la coordinación ejecutiva.
X
La matriz de los informes
de
control
interno
contemplan las normas del
informe COSO.
X
17
2) Políticas de Recursos Humanos
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Políticas para reclutar, retener y
pagar al personal
1) ¿Existe una política definida para el
Proyecto de recursos humanos? ¿Quién es
el responsable de llevarla a cabo?
X
2) ¿La existencia de puestos superiores
vacantes es conocida por todas las
personas con la idoneidad necesaria para
ocuparlos, tanto dentro como fuera de la
organización? ¿Qué procedimiento se
utiliza?
3) ¿Los mecanismos para la designación y
promoción del personal están basados en
criterios objetivos que procuren evitar el
favoritismo?
X
4) ¿Existe algún régimen de promoción
dentro del Proyecto?
X
5) ¿Se efectúan estudios de gestión
independientes de la labor de los
principales funcionarios? ¿Quién los
efectúa?
6) ¿Las descripciones de los puestos
contienen suficientes referencias de las
responsabilidades relacionadas con el
control?
La política de RRHH la
fija el Decreto 485/13, la
Normativa de Bancos y
Reglamento Operativo. Es
responsabilidad del Área de
Recursos Humanos.
Las
vacantes
poseen
difusión Interna.
Se amplía la difusión a
través de la Página web.
X
Basado en desempeño,
antigüedad en el proyecto y
propuesto por los jefes de
Unidades. (Comentario del
auditor: Ver B.1)
De acuerdo a las vacantes o
reestructuración de áreas o
sectores creados.
X
X
18
Sin comentarios de la
UCAR
Están consignadas en los
Términos de referencia.
B) Políticas
capacitación
para
reclutamiento
y
1) ¿Existen políticas por escrito para
reclutar al personal? ¿En qué consisten?
2) ¿Las solicitudes de empleo y las
entrevistas son efectuadas y revisadas por
personal con la debida capacitación,
enterado de los requerimientos de los
puestos vacantes y con aptitudes para
realizar esas entrevistas? ¿Qué cargos
ocupa dicho personal?
3) ¿Las políticas de reclutamiento
incluyen la revisión de los antecedentes
penales de los candidatos?
X
4) ¿El personal de nuevo ingreso es
informado de sus responsabilidades,
deberes y derechos?
5) ¿Existen manuales descriptivos de los
puestos?, ¿se actualizan periódicamente?
¿Y se informan esas actualizaciones al
personal de manera oportuna?
6) ¿Las descripciones de los puestos en el
manual coinciden con las especificadas en
los TDR?
7) ¿Las descripciones de los puestos en el
manual coinciden con las tareas realmente
efectuadas?
8) ¿Se considera la satisfacción de las
necesidades actuales de capacitación y
desarrollo del personal así como sus
necesidades futuras? ¿Cuál es el
X
X
El
lineamiento
está
descripto en el Manual de
Organización y funciones
de la UCAR y se
contempló en el manual de
procedimientos aprobado
en enero de 2014.
(Comentario del auditor:
corresponden
solo
a
procedimientos)
El Jefe Directo y Recursos
Humanos
(Comentario del auditor:
no hay constancia escrita.
Se hacen solo en forma
verbal).
X
La persona firma una
declaración jurada que no
posee antecedentes; solo en
el caso de tramitación por
expediente se solicita el
certificado de antecedentes.
--------------------------------
X
Se describe por Áreas en el
Manual de Procedimientos.
X
--------------------------------
X
Son una síntesis.
X
A principio de año se pasa
una encuesta con los
requerimientos
de
capacitación y los jefes
19
mecanismo implementado para su
manifestación y toma de conocimiento?
9) ¿A través de qué medidas se
implementan
las
necesidades
de
capacitación y desarrollo establecidas en
el punto anterior?
10) ¿Se han establecido procedimientos
apropiados para corregir o prevenir las
deficiencias de desempeño?
evalúan dichas solicitudes y
elevan los requerimientos.
X
X
Algunas a través de becas,
formación de postgrados y
el plan de capacitación.
(cursos y seminarios)
Actividades
de
capacitación específica de
ser necesario.
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal
contempla las Normas aplicables en la materia, definiéndose mecanismos y medidas en materia
de capacitación. Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que
contribuya al fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño
durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un
riesgo de alta rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño, cuestión clave que podría
afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos.
Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el
mejor rendimiento del personal. Por lo tanto se debería implementar en el futuro un
funcionamiento organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la
detección oportuna de mal desempeño y su corrección.
20
3) Estructura Organizacional
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
Determinación de la estructura
organizacional
1) ¿Se ha definido claramente la estructura
de la organización?
X
---------------------------
2) ¿Se cuenta con manuales de
procedimiento actualizados que incluyan
tanto los procedimientos operacionales
como los financieros y contables que
deban aplicarse?
3) ¿Cuáles son las variables que
determinan la vigencia, remuneración,
condiciones de trabajo, etc., de los
contratos de trabajo de los funcionarios?
4) ¿Existe supervisión de la labor de los
funcionarios por una autoridad superior
apropiada?
X
El
Manual
de
Procedimientos vigente es
el aprobado en enero de
2014.
X
El Decreto 485/13. El
Contrato y los Términos de
referencia de acuerdo a la
normativa del Banco.
Dentro del Proyecto según
organigrama
hasta
la
máxima
autoridad:
el
Coordinador Ejecutivo. El
Programa es sometido a
distintas
auditorías
y
revisión ex post de los
Bancos.
X
21
4)
Sistemas
Información
computarizados
de
(El programa cuenta con sistema de
desarrollo propio el SIIG (Sistema
Integrado e Integral de Gestión) y un
sistema financiero proporcionado por el
Ministerio de Economía (UEPEX)
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Evaluación de los controles
generales del sistema
1) El sistema ¿es administrado por un
funcionario de alto nivel que informe a las
autoridades superiores?
X
-----------------------
2) Los desarrolladores de los sistemas
¿tienen prohibido operar las computadoras
y utilizar los programas con datos reales?
X
3) El sistema de información y las bases
de datos ¿están protegidos contra el uso
por parte de terceros no autorizados?
X
Se aplica el criterio por
considerarlo
habitual
dentro de las buenas
prácticas de administración
de recursos informáticos.
(Comentario del auditor:
No hay procedimiento por
escrito).
Se aplica el criterio por
considerarlo
habitual
dentro de las buenas
prácticas de administración
de recursos informáticos.
(Comentario del auditor:
No hay procedimiento por
escrito).
El mismo opera con su
clave de administrador
sobre ellos para realizar sus
tareas propias.
No existe un acta donde
consten las contraseñas
dadas de alta.
4) El administrador del sistema de
información y de la base de datos ¿tiene
prohibido el acceso a los equipos que
están en operación?
5) Las contraseñas ¿se asignan
formalmente y están protegidas para evitar
el uso no autorizado?
X
X
22
6) ¿Se ha establecido una rutina en el
sistema que obligue a los usuarios al
cambio de contraseñas en forma
periódica?
X
7) ¿Se han asignado códigos de
identificación a las terminales para evitar
que las terminales no autorizadas tengan
acceso a las líneas de comunicación?
X
8) ¿Existen listas del personal autorizado
que especifiquen los límites de
autorización?
9) ¿Se mantienen esas listas de
autorización debidamente actualizadas?
X
La política empleada exige
cambiar la contraseña una
vez al mes no pudiendo
repetir ninguna de las 10
últimas.
Los perfiles de usuarios
están
definidos
por
actividades que pueden
realizar en los sistemas y
acceso a diferentes tipos y
niveles de información de
acuerdo a los perfiles del
usuario.
Se establecen permisos
desde el sistema.
X
10) ¿La información confidencial es
cifrada o encriptado cuando se transmite?
Se revisan periódicamente
X
11) ¿Se hacen inventarios periódicos de
los equipos y se concilian sus resultados
con los registros financieros?
X
12) ¿ Existe una segregación de funciones
o la debida asignación de autorizaciones
en los sistemas informáticos, de tal forma
que una misma persona no pueda registrar
una transacción desde su origen hasta su
asiento final en los auxiliares y libro
mayor o en los registros similares de la
base de datos?
13) ¿Los sistemas de información son
confiables, cumpliendo con las normas
técnicas vigentes?
X
14) ¿Se han establecido procedimientos
para enfrentar las situaciones que pudieran
afectar la información y equipos, como
X
X
23
El UEPEX, es sistema
cerrado. En el SIIG la
información viaja abierta.
El sistema está preparado
para efectuar trasmisiones
cifradas.
Se ha formalizado en los
procedimientos
e
implementado
su
realización.
(Comentario del auditor:
Se verificó en el desarrollo
de la auditoría a través del
análisis del registro de las
operaciones)
(Comentario del auditor:
No hay constancia escrita
de lo manifestado por el
proyecto).
Además de procedimientos
de
resguardo
de
información (se aplican
son: procedimientos de recuperación ante
desastres,
sitio
alternativo
de
procesamiento de información, respaldos,
almacenamiento de información de
respaldo en sitios lejanos a la oficina
principal, etc., que permitan continuar con
las operaciones básicas de la oficina?
15) ¿Toda transacción está debidamente
respaldada por documentación acorde con
la legislación aplicable y demás
normativa?
16) ¿Antes de poner en funcionamiento un
sistema de información nuevo o las
modificaciones a uno ya existente, se
realizan las pruebas para verificar que la
información se procese adecuadamente,
de manera íntegra y confiable?
17) ¿A la fecha se encuentra
implementado el Sistema de Seguimiento
y Monitoreo?
B) Evaluación de los controles de
aplicación del sistema
1) El sistema de información ¿contiene
reglas y rutinas de verificación, que
permitan comprobar la exactitud de los
datos que se introducen en las
computadoras?
X
2) ¿Existen procedimientos establecidos
por escrito para realizar la comunicación a
los responsables de administrar el sistema
de información, de los errores en que se
incurre al procesar las transacciones y
cualquier otra deficiencia que se observe
durante el ingreso, procesamiento y
emisión de datos e información? ¿Cuáles?
3) ¿Los errores y deficiencias se
investigan y se subsanan, documentando
adecuadamente lo actuado?
4) ¿Se utilizan controles de archivo para
verificar que se actualice la información
correcta y evitar la destrucción accidental
rutinas diarias de back up
en
su
modalidad
incremental a cinta. Los
medios son conservados en
cajas
de
seguridad
ignifugas), en las oficinas
del
desarrollador
del
sistema existe un servidor
alternativo en línea.
----------
X
Existe un servidor de
desarrollo para ensayar el
correcto funcionamiento.
X
El SIIG es el sistema de
seguimiento y monitoreo
del Organismo.
X
Esto se aplica únicamente
en el SIIG.
X
Existen
medios
electrónicos
para
el
reporte de incidentes.
X
Por reportes electrónicos.
X
En forma periódica se
chequea la actualización de
la información y se
24
de los archivos?
5) ¿Existen procedimientos para realizar y
conservar copias de respaldo de los
archivos, programas y documentos
relacionados con las operaciones?
X
inutiliza la documentación
que está procesada y
contabilizada.
(Ver A.14)
Riesgo involucrado: No existe un control adecuado de contraseñas y sus correspondientes
actualizaciones. Esto podría generar situaciones no deseadas en el manejo de los sistemas
computarizados, con la posibilidad de perjuicios operativos y económicos para el Programa.
Recomendaciones: Llevar un adecuado control de contraseñas de los sistemas operados por el
Programa y sus correspondientes actualizaciones, dejando plasmados dichos hechos en los
registros llevados al efecto.
II. EVALUACIÓN DE RIESGOS
A) Determinación de la
existencia o no de indicios de
riesgo operacional y de fraude en
la Unidad
SI
NO NC
OBSERVACIONES
1) ¿Los propósitos generales del
Proyecto
están
claramente
definidos y publicados de forma
que
puedan
ser
fácilmente
comprendidos?
X
Los objetivos del Programa, así como
también de sus subproyectos están
claramente definidos en sus respectivos
documentos y en los sistemas de
administración y gestión.
2) ¿Los objetivos del Proyecto
están comunicados al personal?
X
Están comunicados mediante la intranet
del Proyecto.
3) ¿El personal entiende cómo los
objetivos
del
Proyecto
se
relacionan con los objetivos de sus
áreas?
4) ¿Qué entiende el Proyecto por el
término “riesgo en el logro de los
objetivos”?
X
(Comentario del auditor: No hay
constancia escrita).
X
Los que afecten a la subsistencia y
eficiencia del Programa.
25
5) ¿Qué entiende el Proyecto por el
término
“administración
del
riesgo”? Detallar.
X
El objetivo de la administración de
riesgos es minimizar la probabilidad de
ocurrencia de los mismos, y contar con
acciones de mitigación en el caso que los
riesgos se presenten como hechos
concretos y consumados.
6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto
valora los riesgos de alcanzar sus
objetivos?
X
Semestralmente se analizan los supuestos
o riesgos críticos, tanto del programa en
su conjunto como de cada sub proyecto.
7) ¿En qué áreas del Proyecto se
garantiza la administración del
riesgo?
X
Área de Control de Gestión – Unidad de
Monitoreo y Evaluación.
8)
¿El
Proyecto
tiene
procedimientos
para
reportar
riesgos? ¿En qué consisten?
X
El proyecto utiliza la metodología de
gestión de riesgos del BID. La misma
ofrece acciones de mitigación ante la
ocurrencia/presentación de riesgos.
9) ¿El personal responsable de los
activos (bienes, efectivo) está
separado de los que realizan los
registros contables?
X
--------------------------------
10) ¿El acceso a las cuentas
bancarias y otra información
relacionada está prohibido al
personal de contabilidad?
X
Es responsabilidad de Tesorería.
11) ¿El personal que autoriza las
transacciones está separado de la
custodia
de
los
activos
correspondientes?
X
-------------------------------
12) ¿Cuál es el nivel de
autorizaciones para efectuar los
pagos del Proyecto?
X
Jefe de área y Jefe de Unidad. Para todos
los casos es el mismo nivel de
autorización.
13) ¿Con qué frecuencia se
produce el envío de la
precontabilización de los pagos por
parte de la UCAR?
X
26
No se realiza precontabilización.
14) ¿Con qué frecuencia se
produce
la validación de la
precontabilización por parte de la
UCAR?
15) ¿Se efectúan todos los pagos
con cheques emitidos no a la
orden?
16) ¿Se efectúa la firma de cheques
teniendo
a
la
vista
la
documentación de respaldo?
X
No se realiza precontabilización.
X
--------------------------------
X
------------------------------
17) ¿Existen procedimientos de
cancelación o anulación de facturas
pagadas? ¿Cómo se instrumentan?
X
Sello de pagado en facturas.
18) ¿Se mantienen en custodia
adecuada las chequeras?
X
En caja fuerte.
19) ¿Existe un control de la
numeración de los cheques?
¿Quién lo efectúa?
X
Tesorería.
20) ¿Existe un procedimiento para
el depósito del fondo de reparo en
una cuenta especial creada para tal
fin?
21) ¿Se cancelan los fondos
enviados por la UCAR a las
jurisdicciones
contra
documentación de respaldo?
22) Vencido el plazo para
rendición del anticipo, ¿cómo se
procede en caso de existir un saldo
remanente?
23)
¿Prohíbe
el
sistema
computarizado la cancelación de
rendiciones con facturas con
idéntica o similar numeración?
24)
¿Permite
el
sistema
computarizado la rendición con
distinta documentación (recibos,
facturas)?
X
Sin comentario de la UCAR.
X
------------------------------
X
Se reitera el pedido de rendición y en
caso de no realizarse el pago o quedar un
saldo, se solicita su devolución a la
UCAR.
X
-----------------------
X
27
Sin comentarios de la UCAR.
B) Determinación de la existencia
o no de indicios de fraude en la
Unidad
1) ¿Tiene el Proyecto un programa
para prevenir, detener y detectar el
fraude?
2) ¿Tiene identificadas el proyecto
las áreas de más alto riesgo de
fraude?
X
X
Se realizó una capacitación de Seguridad
informática.
Capacitación en manejo de claves,
contraseñas, políticas de escritorios
limpios. Actualización de antivirus y
control de acceso al sistema.
Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles
internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener
identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo
expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de
circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas.
Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los
cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de
efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a
fin de evitar o minimizar sus efectos.
28
III. ACTIVIDADES DE CONTROL
Determinación de la aplicación de
políticas de control generales en lo que
respecta al registro eficaz y eficiente de
las transacciones, la salvaguarda de los
activos, la conciliación de las cifras de la
contabilidad y la transparencia de los
informes
1) ¿Para el registro de las operaciones se
han diseñado formas apropiadas que se
utilicen correctamente para asentar todos
los datos tales como la fecha de las
transacciones, su monto original, el plazo
de pago, detalle de la operación el
proveedor y la moneda?
2) ¿La información se registra en una sola
unidad o base de datos integrada para
evitar errores por duplicación de registros
e inconsistencias en los informes y para
reducir los costos?
3) ¿El sistema que se utiliza para numerar
las transacciones es consistente con el que
se emplea para informar a los interesados
en el exterior, como el BID y el Banco
Mundial? (Ej. Nº PRISM)
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
X
--------------------------
X
-----------------------------
X
------------------------------
29
IV. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Determinación de la recepción por
parte de las autoridades superiores de
la información sobre el Proyecto
necesaria para cumplir con sus
responsabilidades.
1) ¿Los informes sobre el Proyecto se
presentan de acuerdo con las normas que
al respecto ha establecido la comunidad
internacional?
2) ¿La coordinación del Proyecto tiene
reuniones frecuentes con los funcionarios
de las distintas áreas y con la auditoría
interna a los fines de estar informados
sobre el desarrollo de las actividades en
general y las relacionadas con control
interno en particular?
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
X
Los informes sobre el
progreso del Proyecto se
confeccionan de acuerdo
a la metodología de los
organismos financiadores
o de aquellos que
puntualmente lo soliciten.
X
-----------------------
Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las
normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran la
comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado.
Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación
organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y
los distintos equipos de trabajo para el mejor logro de los objetivos comunes.
30
V. SUPERVISIÓN
Evaluación de la eficacia de las
actividades de Supervisión
SI
1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe
información suficiente y oportuna que le
permita supervisar los objetivos y
estrategias del Proyecto?
X
2) ¿Cómo transmite la coordinación de
forma explícita y contundente su
compromiso respecto del control interno?
3) ¿Existen variaciones significativas
entre las cifras presupuestadas y las
reales?
4) ¿El personal con tareas de supervisión
está obligado a hacer constar con su firma
que se han efectuado actividades
esenciales para el control interno?
X
NO
NC
X
X
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 23 de abril 2015.
31
OBSERVACIONES
La Coordinación del
Proyecto,
recibe
información con distinta
frecuencia
(semanal,
mensual,
trimestral,
semestral, anual) sobre el
progreso del Proyecto, en
lo relativo a su ejecución
financiera y física.
Mediante reuniones.
Aprobación del Manual
de Procedimientos.
Demoras en el inicio de
algunos
Proyectos
Provinciales.
----------------------------
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos del BID, incluyendo los siguientes
procedimientos:
- test o prueba de transacciones;
- circularización y reconciliación bancaria;
- análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos;
- análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones y contratos de obras;
- revisión de legajos de consultores;
- cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Inspección ocular de obras;
- cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
32
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el 22,17 % de las
erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al 31 de
diciembre de 2014, de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría
1- Administración y Coordinación
Total ejecutado
en USD
%
Incidencia
Muestra
en USD
%
Muestra
1.1- UEC
8.975.577,76
3.965.617,54
15,05
6,47
504.590,66
475.415,47
5,62
11,98
1.2- Fortalecimiento Institucional
1.856.952,09
3,32
8.883,54
0,48
1.3- Preparación de Proyectos
3.153.408,13
5,27
20.291,65
0,64
50.423.651,71
49.529.660,60
84,57
83,07
12.712.016,93
12.690.481,99
25,21
25,62
2.2- Negocios agroalimentarios
893.991,11
1,50
21.534,94
2,41
3- Costos Concurrentes
225.067,82
201.672,39
0,38
0,34
0,00
0,00
0,00
0,00
23.395,43
59.624.697,29
0,04
100,00
0,00
13.216.607,59
0,00
22,17
2- Costos Directos
2.1- Infraestructura y Servicios
3.1- Seguimiento y Evaluación
3.2- Auditorías
TOTAL EJECUTADO
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 23 de abril 2015.
33