Informe cuatrimestral Julio2015

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL
INTERNO – LEY 1474 DE 2011
PERÍODO EVALUADO: 12 de marzo a 11 de Julio de 2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
15 de Julio de 2015
En el cuatrimestre en evaluación la entidad no ha adoptado el nuevo modelo
estándar de control interno MECI 2014, por tanto el presente informe revisa el
estado actual de los elementos del MECI de acuerdo al decreto 1599 de 2005,
destacando los elementos con mayores avances y a su vez los elementos que
registran las mayores dificultades.
SUBSISTEMA: CONTROL ESTRATÉGICO
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
AVANCES
El elemento desarrollo del talento humano registra avances sustentados en la
ejecución de las actividades previstas en los planes de capacitación y bienestar
social 2015, lo que ha contribuido en propiciar un mejor clima laboral y en mejorar
la aptitud de los servidores públicos respecto al cumplimiento de sus actividades.
DIFICULTADES
En relación al elemento acuerdos, compromisos o protocolos éticos aun no se
han revisado ni actualizado las declaraciones sobre comportamiento ético por
parte de los servidores públicos, en relación al elemento estilo de dirección no se
evidencia que la alta dirección fomente un estilo participativo, ya que se observa
poca dinámica de los diferentes comités asesores.
COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
AVANCES
El elemento modelo de operación por procesos con que cuenta la entidad
permite orientar la organización hacia el cumplimiento de los objetivos que le
han sido encomendados, al igual su estructura organizacional tiene claramente
definidos los niveles de autoridad y responsabilidad, la articulación de los cargos
y las funciones lo que facilita la gestión de los procesos y la ejecución de las
actividades documentadas en los diferentes procedimientos.
DIFICULTADES
La mayor dificultad estriba en el elemento de control planes y programas pero no
porque no existan o no se formulen oportunamente, sino porque no hay
evidencia del seguimiento que se hace a los planes y programas y por tanto no
se puede monitorear las acciones de mejora que la alta dirección implementa
para guiar la organización al cumplimiento de los planes y programas que
adopta.
COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
AVANCES
El componente administración de riesgos evidencia un avance toda vez que se
efectuó la identificación de los riesgos por proceso, la valoración de los mismos y
se formularon acciones preventivas tendientes a mitigar los posibles efectos de
la materialización de los riesgos.
DIFICULTADES
A pesar de los avances registrados es evidente la necesidad de impartir una
capacitación en la gestión de riesgos en las entidades públicas.
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
AVANCES
La entidad cuenta con un manual de procedimientos que si bien debe actualizarse
aun sirve como guía de las actividades y procesos que se ejecutan en la entidad.
DIFICULTADES
Los elementos políticas de operación, procedimientos, controles e indicadores si
bien están documentados, su implementación no ha sido la mas efectiva y en
consecuencia su impacto en la organización como instrumentos de control es
mínimo, en cuanto hace a los indicadores estos no se miden y reportan
oportunamente para su análisis, lo que lleva a que la alta dirección no cuente con
esta información como insumo en la toma de decisiones.
COMPONENTE INFORMACION
AVANCES
La entidad tiene implementado correos institucionales
para todos sus
funcionarios, sistema de información que permite la difusión oportuna y eficaz.
DIFICULTADES
Se evidencian debilidades en la gestión de la información, tanto primaria
proveniente de fuentes externas como de la información secundaria la que se
origina al interior de la entidad, debido en parte a no contar con un software para
la gestión documental, que direccione la información, ubique el soporte físico en
el archivo de gestión, controle los documentos de acuerdo a las tablas de
retención documental, se alimente el inventario único documental y que permita
efectuar la trazabilidad del documento para evidenciar la oportunidad en la
respuesta y de otra parte la entidad no ha formulado su programa de gestión
documental.
COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA
AVANCES
La entidad cuenta con una página web soporte tecnológico de gran utilidad para
facilitar la comunicación y la interacción con la comunidad.
DIFICULTADES
En los elementos comunicación organizacional y comunicación informativa se
evidencia debilidades como son: No se han formulado políticas tendientes a
garantizar que toda la información que se genera al interior de la entidad se
difunda para que permita la identificación de objetivos, estrategias, planes,
programas y proyectos, tampoco hay políticas orientadas a la difusión de la
información pública sobre el funcionamiento de la entidad, su gestión y sus
resultados en forma amplia y trasparente permitiendo el control social por parte
de la comunidad.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN
AVANCES
El mayor avance se registra en el elemento autoevaluación de la gestión, ya que
la entidad viene monitoreando el cumplimiento de su plan de acción atendiendo
los indicadores de gestión propuestos dentro del plan de desarrollo, lo que ha
permitido implementar correctivos a fin de alcanzar las metas propuestas.
DIFICULTADES
En relación a la autoevaluación del control
no se evidencian actividades de
revisión de los controles asociados a los procesos, lo que incide en la ejecución
extemporánea de las actividades correctivas afectando la efectividad de los
programas en ejecución por parte de la entidad.
COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
AVANCES
El mayor avance se presenta en el elemento evaluación independiente pues la
entidad cuenta con una dependencia autónoma e independiente que realice la
evaluación del sistema de control interno, lo que ha permitido la expresión de
recomendaciones tendientes a mejorar los puntos de control en los diferentes
procesos.
DIFICULTADES
El elemento auditoria interna evidencia debilidades pues si bien se cumple con el
cronograma de auditorías son pocas las acciones de mejora que se implementan
atendiendo las recomendaciones expresadas en dichos informes.
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
AVANCES
En la entidad el elemento planes de mejoramiento ha permitido el cumplimiento
de los compromisos adquiridos con los entes de control a saber: Contraloría
departamental, Coldeportes Nacional y Planeación departamental.
DIFICULTADES
La debilidad del componente se funda en que los planes de mejoramiento por
procesos e individual, los que son de poca utilización en la entidad cuando se
trata de implementar correctivos en los procesos o cuando surgen como fruto de
la evaluación de desempeño, por tanto no se adoptan planes que permitan
mejorar los procesos o contribuir a un mejor desempeño laboral por parte de los
funcionarios
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El sistema de control interno de la entidad tiene documentados e implementados
todos los componentes y elementos del MECI 2005, lo que ha contribuido a
mejorar la gestión en la entidad, sin embargo su impacto no logra un mayor
compromiso por parte de todos los funcionarios debido a que las actividades de
motivación se hacen en forma muy esporádica privando a los nuevos servidores
públicos al servicio de la entidad de dicho conocimiento, situación que también
cobija a los nuevos directivos, quienes a veces por la poca permanencia en la
entidad no logran conocer y dinamizar el sistema de control interno
En cuanto hace al
subsistema de control estratégico
el componente
administración del riesgo muestra mejorías, en tanto que los componentes
ambiente de control y direccionamiento estratégico siguen rezagados frente a la
necesidad de enfatizar en la gestión de los elementos estilo de dirección,
acuerdos, compromisos o protocolos éticos y planes y programas
El subsistema control de la gestión
cuenta con buen desarrollo de los
elementos manual de procedimientos, sistemas de información y medios de
comunicación, su debilidad radica en el poco control que se tiene sobre la
información primaria y secundaria lo que dificultad su utilización como insumo
para la toma de decisiones, los elementos de comunicación organizacional e
informativa no son aprovechados en forma apropiada para lograr cohesión en
el grupo de trabajo y permitir un mayor control social por parte de la comunidad.
El subsistema de evaluación presenta buen desarrollo del componente evaluación
independiente, mas no sucede lo mismo con el componente planes de
mejoramiento cuyos elementos son de poca aplicación en la entidad.
Finalmente se resalta una debilidad estructural cual es que tan solo el 10% de los
servidores públicos de la entidad están vinculados como funcionarios, el restante
90% están vinculados como prestadores de servicios de apoyo con contratos de
3 o máximo 6 meses, por tanto el desarrollo de muchas actividades misionales es
prestado por estos contratistas, quienes como se dijo anteriormente no siempre
reciben un proceso de inducción en el sistema de control interno y de gestión de
la calidad.
RECOMENDACIONES
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Ejercer un estilo de dirección participativo fundado en el desarrollo de un
liderazgo que fomente la responsabilidad, las buenas comunicaciones y la
motivación permanente en conseguir los objetivos misionales de la
entidad.
Evidenciar las evaluaciones periódicas que se hacen a los planes y
programas que desarrolla la entidad, difundir y generar espacios de
discusión que enriquezca la toma de decisiones.
Efectuar una revisión y actualización de los elementos de control como son:
Políticas de operación, procedimientos, controles e indicadores lo que
contribuye a cimentar la cultura de autoevaluación.
Adoptar el plan de gestión documental de la entidad.
En el contexto del nuevo MECI 2014, la comunicación es un elemento
transversal por tanto es compromiso de todos los funcionarios actualizar
los procedimientos e implementar políticas que garanticen la difusión
oportuna y veraz de la información primaria y secundaria, potenciando la
utilización de los correos institucionales como de la página web de la
entidad.
Dinamizar el comité de control interno y calidad evidenciando la discusión,
análisis y adopción de planes de mejoramiento como resultado de los
informes de auditoría de gestión realizados por la oficina asesora de
control interno.
LUIS ALEJANDRO MORENO HUERFANO
Asesor de Control Interno