2011_029info.pdf

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO
CAJA COMPLEMENTARIA
PARA LA ACTIVIDAD DOCENTE
CARTA SOBRE ASPECTOS CONTABLES Y DE CONTROL INTERNO
Señor Presidente del
Consejo de Administración de la
CAJA COMPLEMENTARIA DE PREVISION
PARA LA ACTIVIDAD DOCENTE
Alsina 875
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
S.
/
D.
La AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN en su carácter de auditor externo
independiente,
efectuó
la
auditoría
de
los
estados
contables
de
la
CAJA
COMPLEMENTARIA DE PREVISION PARA LA ACTIVIDAD DOCENTE en relación a
los ejercicios finalizados el 31 de Diciembre de 2006, 31 de Diciembre de 2007 y 31 de
Diciembre de 2008, emitiendo los correspondientes Informes del Auditor, con fecha 05 de
Agosto de 2010.
Adicionalmente, de la citada auditoría han surgido observaciones y recomendaciones
sobre aspectos el control interno relativo a procedimientos
administrativo-contables,
considerado informar a Ud. para su conocimiento y acción futura.
Es de mencionar que el Consejo de Administración ha encarado medidas tendientes a
asegurar la sustentabilidad económica y financiera del sistema previsional para la actividad
docente, así como de la Caja que lo administra, y acciones respecto de la valuación y
exposición de ciertos créditos y pasivo, y respecto del mejoramiento de la fiscalización de los
ingresos del sistema y el ambiente de control, tal como se menciona en Nota Introductoria a
los estados contables.
1
Nuestro examen respecto de los referidos estados contables fue realizado de acuerdo
con las normas de auditoría externa aprobadas por la AUDITORÍA GENERAL DE LA
NACIÓN mediante Resolución Nº 145/93, las cuales, en su conjunto, son compatibles con las
aprobadas por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de
Buenos Aires.
Cabe destacar que el convenio de auditoría efectuado por el Consejo de
Administración de la CAJA COMPLEMENTARIA DE PREVISION PARA LA
ACTIVIDAD DOCENTE, no tuvo como objetivo principal el análisis de su sistema de
control interno, ya que nuestra revisión no fue planificada con el propósito de un minucioso
estudio y evaluación de ninguno de los elementos del referido sistema, ni fue realizada con el
objetivo de brindar recomendaciones detalladas. El trabajo desarrollado ha consistido
básicamente en evaluar los controles que tienen efecto sobre la información contablefinanciera generada por la Entidad y que pueden, por lo tanto, afectar los saldos finales de los
estados contables.
En función de los objetivos definidos, el contenido del Anexo que se adjunta al
presente, respecto a la evaluación del control interno, cubre únicamente aquellos aspectos que
han surgido durante el desarrollo de nuestro examen y, por lo tanto, no incluye todos aquellos
comentarios y recomendaciones que un estudio específico destinado a tal fin podría revelar,
por otra parte la auditoria realizada incluyó el análisis de la información procesada por los
sistemas computadorizados existentes, relacionados con el objeto de auditoria, lo que no
constituyo una auditoria especifica sobre el correcto funcionamiento del sistema de
procesamiento electrónico de datos, en cuanto a los programas diseñados, los elementos de
control que ellos realizan, la lógica de los lenguajes y la configuración de los equipos
empleados.
Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 05 de Agosto de 2010.
2
ANEXO
ASPECTOS SOBRE EL CONTROL INTERNO
A LA FECHA DE NUESTRA EVALUACION
1.
GENERAL
1.1 A fines del año 2007 la Caja contaba con manuales de procedimientos
correspondientes a Asuntos Legales, Administración, Beneficios, Contrataciones y
Recaudación y Control. Estos manuales fueron realizados por profesionales
independientes. Por acta del 4/12/2008 el Consejo de Administración aprobó los
manuales de Contrataciones y Beneficios que fueran implementados a partir de
Febrero de 2009, el 17/10/2009 se aprobó el manual de Administración y
Contaduría y el 4/3/2010 el correspondiente a Desembolsos. Por lo expuesto
durante los períodos objeto de auditoría no existían procedimientos normatizados.
1.2 No se han advertido la realización de controles por oposición entre distintos
sectores de la entidad, por ejemplo, el control de la contabilización de: inversiones,
liquidación de haberes, etc.
1.3 La entidad nombró auditor interno a mediados del 2008 y en febrero del 2009 el
Consejo de Administración aprobó el Programa Anual de auditoria interna, por tal
motivo no se cuenta con informe de auditor interno para los período objeto de
nuestra labor de auditoría.
1.4 No hemos obtenido evidencia respecto del cumplimiento de lo prescripto en los
incisos h) e i) del artículo 19 de la Ley N° 22.804, en cuanto a la elevación al
Ministerio de Educación del presupuesto y cálculo de recursos, de los ejercicios
2006, 2007 y 2008, y del balance general, estado de resultados y memoria
correspondiente a los ejercicios comprendidos entre los años 2002 al 2005.
2.
SISTEMAS
Del análisis efectuado sobre el procesamiento de datos se pudo arribar a las siguientes
conclusiones generales
2.1.
Se encontraba en proceso la migración de información, testeo y/o
implementación para eliminar totalmente las aplicaciones que aún corren en
AS400 para integrarlas a la nueva plataforma de servidor SUN. Las
aplicaciones sobre esta nueva plataforma son desarrolladas por la Gerencia de
Sistemas para solucionar problemas específicos.
3
2.2
La Gerencia de Sistemas no poseía documentación de respaldo respecto a los
numerosos cambios producidos en los módulos de la plataforma informática
AS/400.
2.3
La Caja se encuentra trabajando en un plan integral de recuperación de
información ante eventuales desastres producidos en sus sistemas informáticos,
consistiendo en la incorporación de elementos de back up de infraestructura y
evaluando alternativas para un Disaster Recovery Plan en sites de terceros.
2.4
De acuerdo con lo prescripto por la Ley 25.326 – Protección de Datos
Personales – y sus modificaciones, la entidad no había realizado el trámite para
la registración de las bases de datos que posee.
3.
ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD
El 17/12/2009 el Consejo de Administración toma conocimiento y aprueba el Manual
de Operaciones y el Sistema de Contabilidad y Finanzas denominado SIAGCD.
Asimismo se realizaron los trámites correspondientes ante la Inspección General de
Justicia a efectos de que autorice el empleo de medios mecánicos para llevar los libros
contables, de acuerdo con el art. 61 de la Ley de Sociedades Comerciales.
El mencionado sistema comenzó a operar en forma definitiva el día 01/01/2010.
Los estados contables objeto de nuestra labor de auditoria fueron contabilizados en la
plataforma IBM AS 400, y a efectos del testeo del nuevo sistema SIAGCD, la Caja
decidió recontabilizar los ejercicios de 2007 y 2008 a partir de los asientos manuales
y su documentación de respaldo, de esta manera se compararon los saldos obtenidos
entre ambos sistemas con la finalidad de ir modificando la parametrización del sistema
SIAGD.
Las principales falencias de control detectadas fueron:
3.1
La Entidad no contaba con un manual de cuentas contables a efectos de
unificar el criterio de imputación de las operaciones que realizaba. Asimismo
los asientos manuales no se encontraban prenumerados ni identificados por el
sector originario. Con la implementación del nuevo sistema contable en forma
definitiva a partir del ejercicio 2010 se confecciona un manual de cuentas.
3.2
A partir del segundo semestre del 2007 se puso en funcionamiento un nuevo
sistema de cálculo de deuda e intereses, impresión de certificados de deuda e
impresión de cédulas de notificación. Si bien los nuevos certificados son
emitidos por este sistema, a la fecha de nuestro relevamiento, todavía se
encuentran en etapa de migración algunas actas y certificados calculados con
el viejo sistema.
4
3.3
Hemos observado que los inventarios de los créditos se mantenía en planilla de
cálculo, extraída manualmente del sistema de cálculo de deuda, proceso que
podría contener errores al traspasar los saldos del sistema a la planilla de
cálculo. Cabe aclarar que las planillas mencionadas consistían en la
documentación de respaldo para efectuar el asiento contable anual de créditos.
3.4
La Caja registraba contablemente todos los créditos al cierre de cada ejercicio
por diferencia entre los inventarios inicial y final. Esta metodología no
reconocía la cronología de las operaciones ni la correspondencia entre el origen
y su cancelación, pudiendo afectar la registración integral de las operaciones.
La misma metodología era aplicaba para registrar los intereses devengados.
3.5
Con la utilización del módulo de contabilidad del AS 400, no se llevaba un
registro de lo pagado a cada proveedor, al mismo tiempo que se detectaron
facturas sin el correspondiente sello de “PAGADO”, sumado a la limitación
descripta del sistema AS 400 existiría la posibilidad que una misma factura se
pague dos veces. Ante esta posibilidad el área de contabilidad, a partir del año
2006 comenzó a trabajar con un módulo separado del AS 400 para llevar el
inventario de los proveedores de la entidad. A partir del año 2009 utiliza el
sistema SIAGD, mencionado anteriormente, el cual contempla la
individualización de cada proveedor como también de cada agente de
retención, entre otras modificaciones. A partir de la implementación del nuevo
sistema contable esta situación es subsanada.
3.6
A pesar de que contaba con las declaraciones juradas de los agentes de
retención, la Caja desconocía, en el momento de la acreditación en la cuenta
bancaria, a que institución, período y a que docentes corresponde un depósito,
efectuaba la registración hacia una cuenta de pasivo (recaudaciones a
clasificar-Acreedores Varios), hasta tanto el banco les enviara la remesa con
las copias de las boletas de depósito, momento en el cual reconocía como
ganancia la recaudación recibida. La mencionada cuenta de pasivo mantenía
partidas pendientes de antigua data, y se daban de baja aquellas que mantenían
una antigüedad mayor a diez años por haber prescripto y no por haberse
identificado la institución que efectuó el depósito, ni a los docentes con
retención. A partir del ejercicio iniciado el 01/01/10 y con la implementación
del código de barras en las boletas de depósitos, esta situación se revierte
significativamente.
3.7
No se advirtió que los arqueos practicados al cierre de los ejercicios bajo
análisis fuesen realizados en presencia de los responsables de la custodia de los
fondos, teniendo en cuenta que las hojas utilizadas sólo se encontraban
firmados por quienes realizaron el arqueo.
5
3.8
Hemos observado que no se cumplían los plazos previstos para la rendición de
los complementos impagos de acuerdo a los convenios firmados con los
bancos pagadores. Asimismo, no hemos obtenido evidencias de la
actualización de los convenios firmados con los bancos pagadores de
complementos, considerando que los mismos corresponden a los años 1986,
1992 y 1994.
4.
RECAUDACION - CREDITOS
En el año 1975, mediante un convenio de corresponsabilidad gremial celebrado entre
el Ministerio de Cultura y Educación y la Unión de Docentes Argentinos (UDA), se
crea la Caja Complementaria de Jubilaciones y Pensiones para el Personal Docente,
antecesora de la Caja Complementaria de Previsión para la Actividad Docente. Dicho
convenio incluía a los docentes en actividad de los organismos nacionales de
educación dependientes del Ministerio de Cultura y Educación.
Posteriormente, en los años 1978 y 1981, a través de las Leyes 21.809, 21.810, 22.367
y 22.368 se transfieren los docentes pertenecientes al Consejo Nacional de Educación
y a la Dirección Nacional de Educación del Adulto, a las administraciones
provinciales y a la Municipalidad de la Ciudad de Buenos Aires.
En el año 1983 se sanciona la Ley 22.804, modificada posteriormente por la Ley
23.646, instituyendo con alcance nacional el régimen complementario de jubilaciones
y pensiones para la actividad docente, estando obligatoriamente incluidos en el
régimen:
a) los docentes de todos los niveles de enseñanzas comprendidos en el
Estatuto del Docente ( Ley 14.473, excepto las universidades),
b) los docentes comprendidos en el mencionado estatuto que presten
servicios en establecimientos privados de enseñanzas,
c) los docentes transferidos a las provincias y la Ciudad Autónoma de
Buenos Aires, en virtud de las Leyes 21.809, 22.367 y 22.368 que
hubieran optado por continuar en la Caja Complementaria,
continuadora de la ex – Caja Complementaria de Jubilaciones y
Pensiones del Personal Docente,
d) y aquellos docentes incorporados en virtud de convenios especiales.
Finalmente a través de la sanción de la Ley 24.049, del año 1992, se transfieren a las
provincias y la Municipalidad de la Ciudad de Buenos Aires los servicios educativos
administrados en forma directa por el Ministerio de Cultura y Educación y por el
Consejo Nacional de Educación Técnica.
El régimen complementario no contempla a los nuevos docentes que se incorporan a
esta actividad, en consecuencia la masa de aportantes al régimen complementario
administrado por la Caja Docente se encuentra en disminución, incrementándose los
beneficiarios.
A efectos de paliar el desequilibrio financiero que generaría la situación planteada en
el párrafo anterior, el Consejo de Administración resolvió aprobar por unanimidad la
6
constitución de la Comisión de Reforma de la Ley de creación de la Caja Docente y
celebrar un acuerdo marco con las entidades gremiales de docentes privados que tenga
por finalidad garantizar la regularización de los aportes a las arcas de la Caja de los
agentes de retención, salvaguardar el salario de los docentes del posible efecto
retroactivo y establecer el derecho al beneficio del complemento.
Al respecto, cabe señalar, que la Ley 22.804 y sus modificaciones, en su artículo 3,
último párrafo, establece que “…Los complementos no podrán ser inferiores al diez
por ciento de las jubilaciones y pensiones mínimas.”
4.1
Se ha observado la falta de un sistema de información que emitiera reportes
periódicos y que advirtiera a los operadores y a la gerencia sobre los créditos
que estaban en período de prescripción, como así también de información
estratificada por cada uno de los establecimientos educacionales y su deuda
consolidada.
4.2
A partir del año 2008, se implementa un sistema informático que brinda
automatización en el proceso de la información relevada en las actas de
inspección referida a los montos determinados, los importes cobrados por cada
una de esas actas o, en caso de corresponder emite el correspondiente
certificado de deuda y el calculo de los intereses devengados
4.3
A partir del año 2007 la dotación de inspectores era de 14, de los cuales 10
únicamente realizan sus tareas en las jurisdicciones de CABA y GBA.
4.4
Existe un plan de fiscalización para los años 2009/2010 que fue aprobado el
26/02/2009 por el Consejo de Administración, éste plan prevé que en el
término de tres años se inspeccionarán todos los agentes de retención de todo
el país.
4.5
El sector no poseía un estudio sobre el comportamiento y/o grado de
cumplimiento respecto de los depósitos, efectuados por las instituciones
educacionales en virtud de los importes retenidos, a efectos de determinar
rangos y parámetros de seguimiento.
4.6
A partir del año 2007 se comenzaron a procesar todas las declaraciones juradas
que recibe la Caja de los respectivos agentes de retención, de este trabajo se
pudo observar que de algunos casos particulares se puede obtener los aportes
efectuados durante los últimos años, por docentes, siempre y cuando el agente
de retención haya presentado sin errores las declaraciones juradas.
7
4.7
No se observó la aplicación de multas establecidas por ley a los
establecimientos que no presentaron las declaraciones juradas en tiempo y
forma.
4.8
A efectos de seguir vigentes los convenios de pagos, el deudor debe cumplir la
cuota del convenio y la posición mensual, respecto de ésta última no se
evidenciaron que se efectúen controles.
5.
INVERSIONES
El registro de las inversiones se encontraba soportado a través de distintas
planillas de cálculo (Excel), en las cuales se reflejaban los movimientos de
altas, bajas, devengamientos , etc.. Asimismo, estas planillas eran operadas por
un sólo responsable, quien además confeccionaba el asiento contable en forma
manual, remitiéndolo posteriormente para su ingreso al módulo de
contabilidad.
La contabilización de las operaciones de títulos públicos se realizaba
mensualmente, sin tener en cuenta la fecha exacta de la concertación de la
operación, esta modalidad conllevaba a la registración tardía de las
operaciones.
El proceso contenía un significativo componente de operaciones manuales y no
sistematizadas, que no garantizaban una correcta transferencia de la
información. Adicionalmente, no se han obtenido evidencias que indiquen la
realización de controles posteriores sobre el proceso mencionado. Cabe
mencionar que las inversiones representaban el 56%, 40% y 26% del activo al
31/12/2006, 31/12/2007 y 31/12/2008 respectivamente.
6.
BIENES DE USO
6.1.
La Caja no poseía documentación de respaldo que acredite la realización de
recuentos físicos de sus bienes, en los ejercicios objeto de auditoría, ni en los
anteriores.
6.2
El sistema AS 400 no generaba los inventarios de bienes de uso históricos,
dado que no resguardaba la historia de los datos. La única posibilidad de
obtener la información histórica era la de reprocesar a partir de backups
anteriores cada período ha efectos de volver a obtener los listados, siempre y
cuando no mediara entre la información del backup y la fecha de la impresión
del listado una carga manual o modificación de alguna información utilizable
para los cálculos contenidos en los inventarios.
8
7.
BENEFICIOS
7.1
La Caja efectuaba controles periódicos de supervivencia, sin embargo no
requería información sobre fallecidos a RENAPER, PAMI, ANSES, etc El
control sobre fallecidos se realizaba solamente para aquellos beneficiarios
mayores o iguales a 85 años, a través del cruce manual del Registro Único de
Beneficiarios, proporcionado por ANSES con las bases de beneficiarios
propias.
7.2
No hemos obtenido evidencia respecto de la normativa por la cual la Caja
efectúa el descuento “Comisión por Servicio de Pago” a los beneficiarios.
7.3
Desde el año 2007 se utiliza en forma integral el sistema SIAGCD,
desarrollado por la Gerencia de Sistemas, el cual integra, en gran medida, casi
todas las operaciones ingresadas al sector y cuyos datos son utilizados en
forma integral por toda la Gerencia de Beneficios.
7.4
Como se expone en el punto anterior con la puesta en funcionamiento del
sistema SIAGD se incorporaron todas las tablas salariales de las distintas
jurisdicciones a efectos de liquidar los complementos. No obstante existe la
problemática, en cuanto a las tablas, atento que no todas las administraciones
provinciales (jurisdicciones) cumplen en tiempo y forma con la remisión de la
información necesaria.
7.5
Desde el año 2008 se esta depurando los registros de firma de los
representantes legales de los agentes de retención, a través de la
documentación que recopila el cuerpo de inspectores en cada establecimiento
que luego es cargado a una única base de representantes legales.
7.6
La entidad no poseía un procedimiento instrumentado a efectos de verificar
casos de cobros indebidos de complementos, los casos que se han advertidos se
han detectado cuando el beneficiario comunicaba a la Caja el cambio de su
situación de revista.
7.7
No se ha verificado respecto de los deudores por complemento (cobros
indebidos), la existencia de cálculos que determinen la probabilidad de
recupero.
7.8
La Caja no realizaba el proceso de liquidación del pago del complemento a
través de un cuerpo único (expediente de pago) que reúna sus distintas etapas,
es decir desde la liquidación hasta la rendición de los complementos por parte
de los bancos pagadores, como así tampoco sobre los reclamos efectuados por
la falta de rendición de los impagos.
9
7.9
De acuerdo a lo mencionado en el artículo 3° de la Ley 22804 y sus
modificaciones, en cuanto a que el complemento se determina en función de la
remuneración del personal en actividad obligatoriamente incluidos en el
régimen que administra la Caja, y lo prescripto en el artículo 7° de dicha
norma legal, en cuanto que toda modificación en la remuneración del afiliado
se tendrá en cuenta para la determinación del haber de la prestación
complementaria, a partir de la fecha en que se produzca la variación. Todo ello
en concordancia con el punto 2.5. Actualización de Tablas del Manual de
Procedimientos y Funciones de Beneficios, a la fecha del presente informe no
contamos con información respecto de las últimas tablas salariales utilizadas
para efectuar la liquidación de los respectivos complementos, como tampoco
los reajustes realizados y/o abonados de acuerdo a lo normado en el punto
2.3.2. Liquidación de Reajustes al Complemento del mencionado Manual de
Procedimientos.
7.10
La información ha sido solicitada mediante nuestra Nota N° 027 del 30 de
octubre de 2009
8.
FONDO RESERVA ARTICULO 11 LEY 22.804
El Consejo de Administración incrementó el Fondo Reserva, en cuanto al tope
máximo del fondo acumulado, con el excedente del Fondo Reserva que mantenía
contabilizado en la cuenta del pasivo corriente denominada Fondos Para Fines
Específicos. Esta situación se presentó hasta el ejercicio 2007 en el cual se utilizó todo
el remanente del Fondo Reserva.
9.
AREA JURIDICA
Según lo informado por la Gerencia de Asuntos Legales, los ingresos más
significativos con que contaba la Caja eran los provenientes de los docentes
transferidos a las provincias y a la Ciudad de Buenos Aires. En la mayoría de estas
jurisdicciones, la Caja se encontraba en litigio a efectos de reclamar por vía de
ejecución fiscal el cobro de los montos adeudados. Estos reclamos judiciales
instaurados devenían de la inconsistencia de la información sobre la cantidad de
docentes incluidos en el régimen, debido a que los demandados no poseían la misma
información que la Caja, ni tampoco contaban con el seguimiento de los cambios de
revista de los docentes correspondientes al régimen.
9.1
No hemos obtenido evidencia respecto de que los criterios utilizados para
determinar la Previsión por Deudores Incobrables hayan contemplado la
cobrabilidad de los créditos en años anteriores. La información que nos remitió
la Entidad sobre los juicios en los cuales es actora, demandada, codemandada o
10
tercera interesada, no contaba con la totalidad de la información necesaria a
efectos de respaldar la referida previsión.
9.2
La Caja no poseía un procedimiento establecido para la selección de los
estudios jurídicos externos, los mismos eran designados por actas del Consejo
de Administración sin mediar la intervención de la Gerencia de Asuntos
Legales. Asimismo esta Gerencia no efectuaba ningún control ni seguimiento
de la labor de los estudios externos. A la fecha del presente informe la Caja no
mantenía relación contractual con ningún estudio externo.
9.3
La Caja se encontraba en proceso de implementación y aprobación, por parte
del Consejo de Administración, de la implementación de una nueva
metodología de previsión de créditos en gestión judicial para establecimientos
educacionales de gestión privada.
9.4
No se nos han entregado las copias obrantes en la entidad respecto de los
siguientes expedientes judiciales, los cuales figuran sin monto determinado en
la carta de abogados: Expte. 69364 Calderón, Enrique C/ CCPAD; Expte.
749283/95 Diez, María C/ CCPAD; Expte. 2656/95 De Paoli, María C/
CCPAD. Sobre los mencionados expedientes la Gerencia de Asuntos Legales
informa que “en atención al tiempo transcurrido desde su inicio sin que las
actoras haya instado el proceso, habiendo de hecho abandonado el impulso y
prosecución del reclamo que iniciaran contra esta entidad, es muy improbable
que se reanuden dichos reclamos, atento ello, resulta, procedente dar de baja
los procesos referidos de los registros contables y presupuestarios”. Atento la
respuesta realizada se solicita se analicen los siguientes expedientes y de
corresponder, se recomienda aplicar el mismo procedimiento que los
mencionados anteriormente:
Santamaría, Marina C/CCPAD
Cairoli, Norma C/CCPAD
Vasallo, Marta C/CCPAD
Rizzoti; Irma C/CCPAD
11