1999_039info.pdf

BUENOS AIRES, 29 de marzo de 1999
VISTA la Actuación nro. 421/98 del registro de la AUDITORIA GENERAL DE
LA NACION, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 85 de la Constitución Nacional pone a cargo de la Auditoría
General de la Nación el control externo de la Administración Pública Nacional,
cualquiera fuera su modalidad de organización.
Que en cumplimiento del mandato constitucional y lo concordantemente
dispuesto por el artículo 118 inciso b) de la ley 24.156, se realizó en la Facultad de
Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires la auditoría de gestión sobre
la “Generación de Recursos Propios y su aplicación durante el ejercicio 1.996 y primer
semestre del ejercicio 1997”. Las tareas de campo se desarrollaron desde el 14 de
agosto hasta el 30 de diciembre de 1997.
Que la citada tarea fue efectuada de acuerdo con las normas de auditoría
aprobadas por la Auditoría General de la Nación mediante Resolución nro. 145/93,
dictada en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119 inciso d) de la ley
24.156.
Que el organismo auditado fue puesto en conocimiento de las conclusiones
a que se arribara, habiendo formulado consideraciones sobre las mismas, las que se
han tenido en cuenta en la elaboración del presente informe.
Que la Comisión de Supervisión respectiva ha producido el despacho
correspondiente, compartiendo los términos del informe elaborado por la Gerencia
General de Control del Sector Público Nacional No Financiero.
Que el Colegio de Auditores Generales, en su Sesión de fecha 23 de
Febrero de 1999 ha dado aprobación al informe de que se trata.
Que el Presidente de la Auditoría General de la Nación ejerce la
representación del órgano.
Por ello,
EL PRESIDENTE DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA NACION
R E S U E L V E:
ARTICULO 1.- Aprobar el Informe producido por la Gerencia General de Control del
Sector Público Nacional No Financiero, correspondiente a la auditoría de gestión sobre
la “Generación de Recursos Propios y su aplicación en el ámbito de la Facultad de
Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires durante el ejercicio 1.996 y
primer semestre del ejercicio 1997”, que obra a fs. 114 / 130 de la Actuación n° 421/98.
ARTICULO 2°: Poner en conocimiento del titular de dicho Organismo, como así
también de la FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS DE LA UNIVERSIDAD DE
BUENOS AIRES y de la SINDICATURA GENERAL DE LA NACION, la presente y el
informe aludido en el artículo precedente.
ARTICULO 3.- Regístrese, comuníquese a la COMISION PARLAMENTARIA MIXTA
REVISORA DE CUENTAS. Cumplido, archívese.
RESOLUCION
NRO.
39
/99.
AL SEÑOR DECANO DE LA FACULTAD
DE CIENCIAS ECONOMICAS DE LA UBA
DR. JUAN CARLOS CHERVATIN
AV. CORDOBA 2122- CAPITAL FEDERAL
En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley 24.156, la AUDITORIA
GENERAL DE LA NACION procedió a efectuar un examen en el ámbito de la FACULTAD
DE CIENCIAS ECONOMICAS de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES con el objeto que
se detalla en el apartado 1.
1. OBJETO.
Evaluar el funcionamiento de las actividades de control de los sistemas involucrados en la
percepción de los Recursos Propios y su aplicación en el ámbito de la FACULTAD DE
CIENCIAS ECONOMICAS de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES.
2. ALCANCE DE LA TAREA.
El alcance del examen fue realizado de conformidad con las normas de auditoría de la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACIÓN, aprobadas por Resolución Nº145/93, dictada en
virtud de las facultades conferidas por el Art.119, inc. d) de la Ley 24.156, habiéndose
practicado los siguientes procedimientos:
2.1. Relevamiento y evaluación del ambiente de control.
2.2. Relevamiento y evaluación de controles sobre procedimientos en áreas vinculadas de la
Dirección General de Administración, Dirección de Movimiento de Fondos y Valores, Dirección
Asuntos Económicos Financieros y sus respectivos Departamentos de Rendiciones, Control
Presupuestario y Contabilidad; Secretaría de Asistencia Técnica y Pasantías, Secretaría de
Posgrado y Secretaría de Investigación y Doctorados a efectos de evaluar el circuito
administrativo, sistemas de control interno y el cumplimiento de las normas vigentes en la
materia.
2.3. Verificación selectiva de la percepción de los ingresos propios de acuerdo a la normativa
legal vigente correspondiente a la cuenta Recursos Propios - FAE y su posterior aplicación de
fondos en función de la significatividad de los montos recaudados y movimientos incluidos en
las distintas cuentas del período 1996 y primer semestre de 1997.
2.4. Entrevistas con funcionarios del Organismo y verificación de antecedentes.
2.5. Las tareas propias del objeto de examen han sido desarrolladas entre el 14 de agosto y el 30
de diciembre de 1997.
3. ACLARACIONES PREVIAS.
La Facultad se encontraba implementando durante las tareas propias de esta auditoría, un
proyecto de reforma global (SIPEFCO) ideado por la Universidad de Río Cuarto adaptado a las
necesidades de la Facultad en las áreas Administrativa, Académica y Biblioteca, con el objeto
de mejorar el control de gestión.
En otro orden, se indica que habiéndose conferido traslado al organismo auditado, éste ha
elaborado su respuesta la que ha sido receptada en el presente.
3.1. MARCO NORMATIVO.
Se encuentra comprendido por el Estatuto Universitario regulado por Ley 23.068, su
régimen económico-financiero según disposiciones de Ley 23.569, la Ley de Educación Superior
N° 24.521 y la Ley de Administración Financiera y de Control del Sector Público Nacional N°
24.156.
3.2. ACTIVIDADES GENERADORAS DE RECURSOS PROPIOS.
Cursos de Posgrado.
Programa de Actualización, Carrera de Especialización, Maestrías, Cursos y Seminarios
Se rigen por la Resolución del Consejo Superior de UBA N°1.386/87.
Los aranceles son fijados por una fórmula polinómica de la cantidad de materias con que cuenta
el curso, cantidad de horas reloj insumidas y cantidad de módulos. El valor unitario de los
módulos es de $ 0,0492 por hora reloj.
Convenios de Asistencia Técnica y Pasantías.
El sistema de pasantías se encuentra regulado por los Decretos N°340/92 y 93/95 del Poder
Ejecutivo Nacional.
El anexo 1 del Decreto N°340/92 dispone, no obstante el carácter gratuito de la pasantía, que los
pasantes podrán percibir una retribución (asignación estímulo) por parte de las empresas.
Mediante la Resolución N°1.609/92, el Consejo Directivo de la Facultad aprobó la
reglamentación del sistema, que dispone que entre la Facultad y la empresa se materializará un
acuerdo marco y prescribe la obligación de redactar una carta compromiso con la empresa con
las condiciones particulares que las asisten.
Los aranceles a percibir por la Facultad fueron fijados en un 20% mensual sobre las asignaciones
estímulo que perciben los pasantes.
La Secretaría de Asistencia Técnica y Pasantías tiene a su cargo la celebración de acuerdos con
organismos públicos y empresas privadas, consistentes en la prestación por parte de personal
designado por la Facultad en tareas de asistencia técnica. El marco regulatorio está compuesto
por un dictamen de la asesoría letrada de la Facultad y la aprobación del Consejo Directivo y,
por el programa de trabajos a realizar.
Uso de Espacios de la Facultad de Ciencias Económicas.
Playas de Estacionamiento: La primera está ubicada en la intersección de Viamonte y José E.
Uriburu. Mediante la Resolución N°4.382/97, el Sr. Decano autoriza al Centro Estudiantes
Ciencias Económicas (C.E.C.E.) el uso de este espacio físico, debiendo abonar mensualmente la
suma de $ 12.000 en concepto de canon.
La segunda ubicada en la intersección de Córdoba y José E. Uriburu siendo su uso autorizado al
C.E.C.E. por Resolución N°4.511/97 fijando un canon de $21.321 mensuales, con excepción de
los meses de enero, febrero y julio que no se abona canon.
En ambos casos el uso es hasta tanto se concrete la licitación para la concesión.
Local de venta de artículos de librería: Por Resolución N°1.805/89, el Consejo Directivo otorga
al C.E.C.E., en forma precaria y por tiempo limitado, un local con destino a la instalación de una
librería. En su art. 3° dispone que debe instrumentarse un mecanismo de información mensual
por parte del C.E.C.E. al Consejo Directivo que permita evaluar los resultados obtenidos.
Kioscos: Funcionan dos kioscos en el ámbito de la Facultad; los mismos se encuentran al
amparo de la Ley 24.308 reguladora de las concesiones de espacios para discapacitados.
Local de venta de libros de E.U.D.E.B.A.: Se constató la existencia de un local de venta de libros
de la Editorial de la Universidad de Buenos Aires.
Máquinas automáticas expendedoras de bebidas y golosinas: La Resolución N°2.283/88 del Sr.
Decano aprueba el concurso de precios N°86/88 y adjudica precariamente hasta la concreción
del llamado a licitación para la explotación del servicio de Bar y Cafetería o hasta cuando la
Facultad lo considere conveniente, a la firma Palladium S.A., que posteriormente se transformó
societariamente en Maq’s S.R.L, establece que deberá prestar el servicio en la sala de profesores
y sector biblioteca. Se fijo un canon de Australes tres mil quinientos (A3.500) actualizable. El
adjudicatario deberá contratar seguros para cubrir riesgo por daños a terceros y bienes e
instalaciones de la Facultad.
Dos locales de fotocopias y uno de venta de apuntes del C.E.C.E.: Dichos locales han sido
cedidos a título precario y gratuito al C.E.C.E.
Gimnasio: Por Resolución N°601, el Rector de la U.B.A. aprobó la licitación pública a favor de
la firma Gabriel H. Orbuch para la concesión y explotación de un gimnasio por un período de
dos años en la suma total de $13.200, con opción a prorrogarlo por un año más. Ante
modificaciones efectuadas por la Facultad al local del gimnasio, se incrementa el canon en un
50% mediante Res. N°1.741 y se prorroga el contrato fijando un canon mensual de $1.400.
Bar-Comedor: Se toma conocimiento exclusivamente de la Resolución N°3.278/96 por la que
autoriza al C.E.C.E. la construcción de un entrepiso en las aulas 17, 18 y 19 del sector de patio
Uriburu, lugar en que funciona el bar-comedor, encontrándose a cargo de la empresa Faculfe
S.R.L.
3.3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
Secretaría de Administración
Atiende los aspectos administrativo - financieros, de las áreas relacionadas con las funciones de
presupuesto, contabilidad y tesorería. Esta Secretaría cuenta con una estructura informal interna
integrada por dos Prosecretarías una de Administración y otra de Mantenimiento y Servicios y una
Dirección General de Administración, de la que dependen seis direcciones y las que comprende al
objeto de esta auditoría son la Económico-Financiera y la de Movimiento de Fondos.
Dirección de Asuntos Económico-Financieros.
Entiende en el análisis y control de los ingresos y egresos de fondos tanto de origen
presupuestario como de Recursos Propios.
Departamento de Patrimonio
Lleva el registro y control de los movimientos y las variaciones patrimoniales de acuerdo a la
ejecución presupuestaria.
Departamento de Rendiciones
Ejerce el control de las operaciones realizadas, analiza y eleva las anomalías registradas en el control
de la documentación respaldatoria.
Departamento de Control Presupuestario
Entiende en todo lo referente a tramitaciones de expedientes que generen erogaciones
presupuestarias, desde su recepción hasta la etapa del pagado, planifica y clasifica la información del
sistema CONPRE (Sistema Mecanizado del Registro analítico de Compromisos e Imputaciones).
Departamento de Contabilidad
Es responsable del registro, administración y control de la contabilidad de Movimiento de Fondos y
Valores y coordina la intervención previa a toda la documentación generada por un ingreso o egreso
de fondos o valores de la Facultad.
Departamento de Compras y contrataciones.
Es responsable de la provisión en tiempo y forma de los bienes y servicios solicitados por las
distintas dependencias y autorizados por la autoridad competente.
Facturación y Cuentas Corrientes
Las tareas relativas a la generación de Recursos Propios cumplen con varias etapas que van
desde la intervención previa a la facturación, la emisión de la factura propiamente dicha, y la
generación de los datos que permitan llevar a cabo el registro de los créditos en contabilidad
general, para finalizar con su posterior recaudación, control y seguimiento de la cuenta corriente.
Presupuesto de Financiamiento 12 – Recursos Propios
El art.34 de la Ley 24.156 establece, para la etapa de ejecución presupuestaria, que los
organismos deben programar la ejecución física y financiera de sus propuestas para
compatibilizar los resultados esperados con los recursos disponibles.
En el presupuesto presentado al Consejo Superior de UBA, para su aprobación se indica el monto
del recurso y su aplicación en los incisos: 1 Gastos de personal, 2 Bienes de consumo, 3 Servicios
no personales, 4 Bienes de uso (equipamiento) y 5 Transferencias.
Del análisis efectuado al presupuesto aprobado para los años 1996 y 1997, relacionándolo con la
recaudación real y su aplicación surgen los siguientes cuadros:
1996
PRESUPUESTO
EJECUCION
APLICACIÓN
Playa estacionamiento
390.000
305.727
274.988
Recaudaciones Varias
150.000
111.546
93.119
Aranceles
140.000
113.128
106.280
Extensión Universitaria
22.000.000
20.541.302
19.587.575
700.000
669.709
206.411
1.100.000
1.025.483
964.784
24.480.000
22.766.895
21.233.157
PRESUPUESTO
EJECUCION
APLICACIÓN
Playa estacionamiento
390.000
309.403
295.116
Recaudaciones Varias
150.000
90.702
81.753
Aranceles
140.000
104.212
91.809
22.000.000
24.319.770
24.082.817
800.000
356.374
168.219
1.100.000
1.176.794
1.024.188
24.580.000
26.357.255
25.743.902
Maestría Ad. Pública
Cursos Posgrado
TOTAL
1997
Extensión Universitaria
Maestría Ad. Pública
Cursos Posgrado
TOTAL
Nota : Subcuentas de Recursos Propios – Fuente de recursos
- Playa de estacionamiento: alquiler playa
- Recaudaciones Varias: máquinas expendedoras de bebidas y café, alquiler de gimnasio, venta
de publicaciones, folletos, rentas sobre depósitos de Caja de Ahorros y Plazos Fijos,
Donaciones, etc.
- Aranceles: trámites administrativos.
- Extensión Universitaria: convenio de capacitación y depósitos en Caja de Ahorros y Plazos
Fijos.
- Maestría en Administración Pública: depósitos en Caja de Ahorros y Plazos Fijos,
Contribución y Subsidios del Ministerio de Cultura y Educación.
- Cursos de Posgrado: convenios de capacitación y depósitos en Caja de Ahorros y Plazos
Fijos.
Registros utilizados para contabilizar movimiento de fondos y valores.
Libro Banco cuentas corrientes y registro de Presupuesto. La Conciliación de la
contabilidad de presupuesto con la de movimiento de fondos se efectúa al cierre de cada mes,
conciliando los saldos de la contabilidad de movimientos de fondos y el total de recaudaciones y
gastos efectuados por la utilización de los recursos.
Dirección de Movimiento de Fondos.
Dirección de Tesorería:
Recauda los fondos provenientes del Financiamiento 12 de acuerdo a las cuentas de recursos,
aranceles, convenios, cursos de posgrado, efectiviza su depósito en las cuentas asignadas para cada
concepto y efectúa los pagos a proveedores, a contratistas y becas mediante las órdenes de pago
emitidas a tal fin.
El resguardo de efectivo y otros valores se realiza según normas de seguridad generalmente
aceptadas.
Todo el movimiento de fondos, tanto por cobranzas como por pagos, se realiza a través de
dos cajas centrales habilitadas en la Dirección de Movimiento de Fondos y Valores.
El depósito de la recaudación de Recursos Propios FAE que se destina al pago de
proveedores, convenios y gastos del organismo se hace diariamente en las cuentas corrientes del
Banco de la Nación Argentina.
Inversiones financieras
La Facultad efectúa depósitos en plazos fijos, de fondos remanentes de las cuentas de
Extensión y de Maestría en la Administración Pública.
4. COMENTARIOS Y OBSERVACIONES.
4.1.Actividades Generadoras de Recursos Propios
Convenios de Asistencia Técnica y Pasantías.
Los acuerdos marcos suscriptos, que regulan la relación Facultad-Empresa tomadora de
pasantes, no cuentan con la correspondiente aprobación del Consejo Directivo, ni con la
convalidación del Consejo Superior. Ante el requerimiento de esta auditoría se nos informa que
ello obedece a la urgencia de las empresas de contar con los pasantes a fin de no resentir sus
actividades y que, a partir de la consulta efectuada, los convenios suscriptos, serán elevados para
su consideración al Consejo Directivo, acompañados de la documentación necesaria para su
evaluación y el Dictamen del Asesor Jurídico de la Facultad.
Se tomó conocimiento de la existencia de juicios laborales iniciados con anterioridad a la
vigencia de los Decretos N°340/92 y 937/95;
siendo la Facultad querellada por alumnos
contratados a instancia de la misma, para prestar servicios en empresas privadas; por haber sido
despedidos y considerarse comprendidos dentro de la Ley de Contrato de Trabajo.
Descargo: A partir del mes de diciembre de 1997 los convenios marcos son elevados a
consideración del Consejo Directivo con el dictamen del Asesor Jurídico de la Facultad.
Procedimiento Sustantivo
Se seleccionaron los convenios de asistencia técnica, de pasantías y de capacitación
formalizados con 40 organismos.
La muestra selectiva analizada corresponde al primer semestre de 1997 y representa el
34% del monto anual facturado por la Facultad.
De las pruebas sustantivas realizadas para los distintos convenios se puede señalar:
- Existen facturaciones donde se supera la cantidad de horas asignadas en el programa de
trabajo aprobado.
- Se observaron facturas en las cuales el valor de la hora de los pasantes, se liquida un
valor superior.
Descargo: La Facultad manifiesta que por las características de las tareas se dificulta
a priori el cálculo de la carga horaria, operándose de hecho la extensión con aprobación del
organismo.
Algunos programas son referenciales entre las partes, pudiendo mejorar las
asignaciones siempre que se lo certifique adecuadamente a la Facultad.
- Otro caso es cuando no condice el importe total de horas certificadas con las trabajadas por
el valor unitario de las mismas.
Descargo: La auditada expone que corresponde al convenio con el Ministerio de
Relaciones Exteriores y a la fecha de este descargo fue informado que debe adecuar el
formato de certificación.
- Se liquidan pasantías teniendo como documentación respaldatoria la certificación de
horas trabajadas que efectúa el organismo contratante, sin hacer el control pertinente (por
ejemplo el aritmético).
Descargo: El organismo manifiesta que se verificó una sola liquidación con falla
aritmética y que se considera una falla humana aceptable.
- Existen liquidaciones impagas por no presentarse el interesado a cobrar. Se verificó un
caso en el que esta situación se mantuvo durante veintidós meses, fecha en la cual el ente
contratante salva el error cometido en la certificación, y la Facultad emite la debida Nota de
Crédito por los honorarios percibidos y no abonados al pasante y por el importe ingresado en
concepto de gastos administrativos y tutoría académica.
Descargo: La Facultad practica sus liquidaciones sobre la base de la prestación de servicio
certificada por el organismo contratante, estos fondos no fueron dispuestos y se reintegraron al
verificarse el error administrativo. A partir de la implementación del SIPEFCO, en condiciones
operativas en el mes de febrero de 1998 se superaron este tipo de falencias de información.
- Se verificaron certificaciones de horas efectuadas por organismos en que la firma del
funcionario certificante es ilegible y no se acompaña aclaración de firma, ni sello institucional.
Descargo: Manifiesta la Facultad que la firma fue cotejada con certificaciones
anteriores y que cuentan con el sello aclaratorio.
- Existen convenios de asistencia técnica en los cuales la Facultad factura en concepto de
gastos administrativos y tutoría académica el 10% del monto liquidado a los pasantes, en
contraposición a lo regulado por el Convenio Marco firmado con los organismos.
Descargo: Expresa que los convenios marcos por la envergadura e importancia
económica de los trabajos encomendados y el volumen de los agentes, los obliga a establecer
particularidades, que actualmente se ponen a consideración del Consejo Directivo.
Uso de espacios de la Facultad de Ciencias Económicas
Playas de estacionamiento: El fundamento legal de la Resoluciones N°4.382/97 y N°4.511/97
que el Sr. Decano toma como base para conceder el espacio al C.E.C.E. no es aplicable ya que
cita la Resolución N°559/96 del Rector de la U.B.A. que dispone “La autoridad superior en cada
poder podrá conceder el uso precario y gratuito de inmuebles afectados a su jurisdicción y que
por razones circunstanciales no tengan destino útil, cuando le sean requerido por organismos
públicos o por instituciones privadas, legalmente constituidas en el país, para el desarrollo de
sus actividades de interés general.”
La autorización de uso que finalmente se acordó es de carácter oneroso, debiendo realizarse la
correspondiente licitación.
Local de venta de artículos de librería: La cesión no cuenta con la correspondiente autorización
del Consejo Superior
de la U.B.A, no se instrumentó medida alguna tendiente a dar
cumplimiento al art. 3° de la Resolución N°1.805/89 que dispone la creación de un mecanismo
de información mensual por parte del C.E.C.E. al Consejo Directivo, que permita evaluar los
resultados obtenidos. Frente a la consulta efectuada, se obtuvo como respuesta que el control es
efectuado por las distintas fracciones que componen el C.E.C.E.
Kioscos: La Facultad no ha dictado el acto administrativo correspondiente, requerido por Ley
24.308. Los concesionarios no efectúan pagos de canon ni de los servicios que utilizan. Ante lo
planteado por esta auditoría, se obtiene como respuesta que ya se ha dado participación a la
Dirección de Asuntos Jurídicos para que la misma provea las actuaciones necesarias para una
correcta implementación de la ley.
Máquinas automáticas expendedoras de bebidas y golosinas: Pese a la expresa autorización para
instalar máquinas en Sala de Profesores y Biblioteca, se pudo constatar el funcionamiento de las
mismas en diversas galerías de la Facultad. Se desconoce la existencia del acto administrativo
por el cual la firma prestadora fuera autorizada para ello.
Dos locales de fotocopias y uno de venta de apuntes del C.E.C.E.: Se desconoce el acto
administrativo por el cual el C.E.C.E. fue constituido cesionario precario y gratuito de estos
locales y que tareas de contralor realiza la Facultad, relacionadas con las condiciones en que
presta el servicio.
Gimnasio: El contrato se encuentra vencido desde el 21/12/95, siguiendo el concesionario a
cargo de la explotación. La Secretaria de Administración, contesta a esta auditoría que se decidió
prorrogar de hecho la concesión, a la espera de una decisión de reforma edilicia que contemple,
ante el incremento de estudiantes, si dicho espacio se concesionará como gimnasio o se destinará
al dictado de clases.
Descargo: De acuerdo con lo recomendado por esta Auditoría la Facultad dictó
las siguientes Resoluciones del Decano N°6.142/98 (Playas de Estacionamiento) a fin de ser
explotadas por administración propia; dispone el cese del servicio (Local de Ventas de
Artículos de Librería) ante el incumplimiento de la Resolución Consejo Directivo N° 18051/89
que disponía la autorización del mismo por parte del Rectorado. Resolución N°7.027/98
(Kioscos), Resolución
N°7.031/98 (Máquinas automáticas expendedoras de bebidas y
golosinas) y Resolución N°7.032/98 (Gimnasio) regularizando la situación planteada. Y
mediante Resolución N°7.029/98 (Dos locales de fotocopia y uno de apuntes al CECE) le
concesiona en forma precaria y gratuita al Centro de Estudiantes.
Bar-Comedor: La Resolución N°3.278/96 no hace mención alguna a la instalación de un local de
Bar-Comedor en el espacio cedido al C.E.C.E.; en consecuencia, se desconoce si existe un acto
administrativo autorizando el funcionamiento de este local comercial o, por el contrario, si fue el
propio centro estudiantil el que dispuso su funcionamiento por intermedio de la firma Faculfe
S.R.L..
El Sr. Rector ha reglamentado esta actividad mediante la Resolución N°1.038/83 ratificada por
Consejo Superior según Resolución N°629/83; disponiendo el pliego del llamado a licitación
para adjudicar la concesión de comedores en el ámbito de la Universidad de Buenos Aires.
Descargo: La Facultad ha encomendado al Asesor Jurídico el informe
correspondiente a su funcionamiento.
Contralor y Fiscalización
Se desconoce si la facultad desarrolla tareas de contralor y fiscalización con relación a la
cesión de espacios que funcionan en la misma, en materia de salubridad, seguridad, calidad de
servicio, cumplimiento de normas laborales y previsionales (en los casos en que hay personal en
relación de dependencia), contratación de seguros en defensa del patrimonio, etc.
Descargo: La auditada manifiesta que por las Resoluciones del Decano N°7.017/98 y
7.018/98 creó y reglamentó el funcionamiento de la Comisión de Higiene y Seguridad.
4.2. Estructura Organizativa.
La Facultad carece de una estructura formal aprobada por autoridad competente, de tal
forma que no están explícitas las funciones y acciones a realizar por cada nivel de la
organización, lo que permitiría regular el funcionamiento de la misma y ejercer el control de las
acciones que se ejecutan en cumplimiento de las responsabilidades asignadas.
Descargo: La Facultad dictó la Resolución del Consejo Directivo N°430/98 de
Reorganización de las estructuras organizativas que permiten regular su funcionamiento y
ejercer el control de ejecución.
Secretaría de Administración
No se establecieron los circuitos y procedimientos administrativos. No se cuenta con
manuales de procedimientos que garanticen llevar a cabo la gestión en forma eficiente y eficaz, que
aseguren la vinculación entre las necesidades y los logros de la institución.
Presupuesto del Financiamiento 12 – Recursos Propios.
Los fondos aplicados a gastos provienen en un alto porcentaje de los ingresos generados
por las actividades de la Facultad (Recursos Propios), siendo estos de una importancia
significativa como sostén de la misma.
El presupuesto del Financiamiento 12 - Recursos Propios está enfocado solamente en la
etapa de la ejecución presupuestaria, con el único objetivo de cumplir con la rendición ante la
UBA.
El presupuesto expone por conceptos los montos a recaudar y a gastar, pero no especifica
metas a alcanzar, ni las actividades a desarrollar para concretarlas. La indefinición de objetivos y
metas cuantificadas impide medir la eficacia y eficiencia en la gestión.
En el proceso presupuestario no intervienen los responsables de todas las Secretarías
para programar las acciones en la Facultad. No se asignan créditos para las distintas unidades
que realizan gastos.
El criterio para la distribución de créditos no es una herramienta de asignación, sino un
mecanismo que permite la confección del balance de los recursos y gastos.
No existe correlación entre los recursos proyectados y los recursos que se aplican.
Durante el año 1996, de lo presupuestado como recursos se ejecutó un 93% y se aplicó el
mismo porcentaje de la recaudación real para afrontar los gastos institucionales.
Para el año 1997, la ejecución del recurso superó en un 7% lo programado y en un 5% su
aplicación.
Descargo: El organismo manifiesta que ha implementado el SIPEFCO, que define el
marco de procedimiento e identificación de niveles de responsabilidad, además que se
encuentra en elaboración un proyecto a fin de dar intervención a los responsables de cada
Secretaría en el proceso presupuestario.
Contabilidad.
La registración de las transacciones económico-financieras se lleva a cabo en una
contabilidad de partida simple, en forma manual, que se transfiere al CONPRE, al sólo efecto de
cumplir con el requerimiento de la UBA.
No se realiza la registración por partida doble, por tal motivo no cuenta con la emisión de
estados contables y no se cumple con la Resolución N°1.397/95 del Ministerio de Cultura y
Educación que dispone la adecuación de las Universidades Nacionales al régimen de la Ley de
Administración Financiera N° 24.156 y que en materia contable, determina que estas están
obligadas a llevar los registros de ejecución del presupuesto de recursos y gastos, los registros
diarios de operaciones contables por partida doble y los registros auxiliares que permitan
conocer, entre otros aspectos, el movimiento de fondos y la existencia de bienes.
Descargo: El SIPEFCO permitirá a través de sus guías de procedimientos conocer las
rutinas operativas.
Registros para contabilizar el Movimiento de Fondos y Valores.
Ante la falta de información contable y oportuna de la gestión, se producen puntos
débiles, duplicación y dificultades en las tareas de control interno.
No existen manuales y normas de procedimientos que permitan conocer adecuadamente
las rutinas operativas, afectando tanto la generación como la ejecución y el control de las
operaciones.
Las cuentas bancarias que se registran en el Parte Diario no tienen saldo inicial, y no se
corresponden con los saldos determinados en el Libro Bancos. En diciembre de 1996
se
conciliaron las cuentas y se realizaron los ajustes pertinentes.
El saldo de la cuenta Caja muestra enmiendas y correcciones manuales durante el 1°
semestre de 1996, a partir de la implementación del sistema computarizado se ha regularizado.
No existe la cuenta "Valores a depositar " que determina el saldo de los valores ingresados y
no depositados, los cuales son acumulados al saldo de la cuenta Caja.
Los registros de garantías no se encuentran con sus saldos depurados. El procedimiento de
auditoría aplicado, evidencia saldos sobrevaluados y desactualizados. A partir del 10 de febrero de
1997 se procede a dar de baja para su destrucción 305 pagarés y 8 pólizas por hallarse vencidas y se
confeccionaron registros actualizados de las garantías, discriminadas según sean, vigentes a devolver
y /o vencidas, indicando los saldos correspondientes.
Facturación y Cuentas Corrientes.
No existe un sector específico en el área de la Dirección Gral. de Administración, que
este dedicado a estas tareas. De implementarse, se podría mantener un adecuado orden y control
administrativo financiero, tanto en las instancias previas a la generación del recurso, como el de
su cobro.
Descargo: La Facultad dice que ha implementado un esquema organizativo de
facturación, cuenta corriente, que va desde la intervención previa a la facturación, al
posterior control de la recaudación y seguimiento de la cuenta corriente.
Descentralización de las compras. Funcionamiento de Cajas Chicas.
Por Resolución se autoriza el funcionamiento de 29 Cajas Chicas correspondientes a
dependencias de la Facultad, que suman $26.900 en su conjunto.
En la muestra seleccionada en: Dirección General de Administración, Secretaría de
Posgrado, Secretaría
de Asistencia Técnica y Pasantías, Comedor, Obras
y Mantenimiento,
Dirección de Mantenimiento y Producción y Centro de Estudios de Población, Empleo y Desarrollo
se observó que existen comprobantes que no son extendidos a nombre de la Facultad, otros cuyos
importes superan el monto autorizado, algunos no son cancelados con la intervención del sello de
pagado y otros están desdoblados por superar el monto y siendo la numeración de los mismos
correlativa.
En su mayoría los comprobantes no se encuentran autorizados por el responsable de la Caja
Chica y las liquidaciones contienen algunas facturas de compras, cuyas fechas son de varios
meses anteriores al período de rendición.
Descargo: El organismo auditado dictó las Resoluciones del Decano N°6.398/98 y
6.449/98 y Memorándum “Instructivo de Caja Chica” que prevee la reducción del número y
monto, de cajas chicas existentes, como así también la reformulación del tratamiento,
recaudos y control previo a la aprobación del gasto.
Aplicación del Financiamiento 12 - FAE
Se cancelan facturas por servicios que deben atenderse por la fuente de financiamiento 11 Tesoro Nacional, aplicando fondos de afectación específica. “Pago anticipado”, se emite el cheque,
se contabiliza la orden de pago y se efectiviza el mismo por la cuenta del financiamiento 12 con
fondos disponibles. Al recibir los fondos por parte del Rectorado de UBA, se procede a la
transferencia de éstos para su reposición a la cuenta utilizada.
5. RECOMENDACIONES:
5.1.1. Hacer efectiva la aprobación de los convenios celebrados del Sistema de Pasantías
Académicas que administra la Dirección de Asistencia Técnica y Pasantías por parte del Consejo
Directivo y su convalidación por el Consejo Superior.
5.1.2. Implementar un sistema seguro y eficiente de control interno en la Dirección de Asistencia
Técnica y Pasantías que permita llevar a cabo el control previo y posterior a la facturación a
efectos de mantener actualizada la cuenta corriente.
5.2.1. Elaborar manuales de normas y procedimientos que contemplen las etapas operativas en lo
referente a generación, ejecución y control de los recursos propios.
5.2.2. Aplicar una técnica de presupuestación que posibilite que cada Secretaría determine sus
necesidades crediticias, para que defina los resultados esperados, a fin que la información
procesada permita determinar los costos asociados con las acciones propuestas.
5.2.3. Realizar la programación financiera que permita administrar los pagos, recaudaciones,
fondos y bancos.
5.2.4. Incorporar registros de partida doble que permitan la emisión de estados financieros que
expresen los resultados de la gestión presupuestaria, financiera, económica y patrimonial y
puedan ser usados como elementos de información para la toma de decisiones. Realizar la
programación financiera por períodos para permitir administrar con mayor racionalidad los
pagos y las recaudaciones.
5.2.5. Efectuar las registraciones en tiempo y forma, ejercer los controles necesarios para
garantizar que los registros contables reflejen la realidad financiera.
5.2.6. Hacer más eficiente el sistema de recaudación, registrando el devengamiento de los
ingresos.
5.2.7. Implementar un sistema de pagos de facturas por servicios, a través del pedido anticipado
de fondos al Rectorado u otro que evite la aplicación de recursos propios en los mismos.
BUENOS AIRES, 17 DE JUNIO DE 1998