PG-P-04 Prestación de Servicios de Transporte de Pasajeros y Carga

Código: PG-P-04
PROCEDIMIENTO
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE
DE PASAJEROS Y CARGA
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1. OBJETIVO
Garantizar el servicio de transporte de pasajeros y carga para el cumplimiento del objetivo misional
de la OFB, estableciendo la necesidad del servicio, la procedencia, el correcto manejo y el control.
2. ALCANCE
Inicia desde la definición de la necesidad, la solicitud del transporte, el trámite de orden de servicio,
la confirmación de uso del transporte, hasta la conciliación de cuentas.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Transporte de carga: traslado de un lugar a otro de elementos, bienes e instrumentos en custodia
de la OFB. Asociado al transporte de carga se tiene la Logística que consiste en ubicar los
productos de importancia en el momento preciso y en el destino deseado.
Transporte de pasajeros: traslado de personas desde un origen hacia un destino deseado,
teniendo en cuenta características de confort y tiempo.
4. CONDICIONES GENERALES

Se tomara como base para definir la necesidad del servicio de transporte teniendo en
cuenta la programación de los conciertos de la orquesta y las actividades de las áreas
misionales, establecidas en el plan de acción y la programación de la orquesta.

Las solicitudes deberán estar en el Área de Producción para su respectivo trámite con
mínimo dos días hábiles antes de la prestación del servicio en horario de oficina, con el
respectivo visto bueno del ordenador del gasto.

La solicitud por parte del Área de origen debe ser tramitada a la Subdirección Sinfónica
mínimo con cinco días antes de requerido el servicio.

La subdirección pasara la solicitud al Área de producción mínimo con dos días antes de
requerido el servicio.

Las capacidades que tienen los vehículos son las siguientes: (Automóvil 1 a 3 personas),
(Van 3 a 12 o 19 personas) y (Bus de 19 a 40 personas), es importante aclarar que el
cupo de los vehículos se verá afectado si se utiliza para transporte de equipaje o
instrumentos.
Revisado por
Aprobado por
María Mercedes Santos
Coordinadora de Producción - Contratista
Fecha: 1 de junio de 2011
Álvaro Alonso Jaramillo Quintero
Subdirector Sinfónico
Fecha: 2 de junio de 2011
Código: PG-P-04
PROCEDIMIENTO
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
La clase de vehículo a utilizar será determinada según la asesoría previa del Área de
Producción, con base en la confirmación de las personas a transportar, los instrumentos o
equipaje que lleven y las condiciones del lugar donde se trasladan.

Los recorridos realizados por el proveedor de transporte solo serán los autorizados en la
respectiva solicitud de insumo con visto bueno del ordenador del gasto, en caso de alguna
eventualidad que necesite resolverse de inmediato, se realizara un cambio o una nueva
solicitud, a través de correo electrónico con visto bueno del ordenador del gasto, para
luego ser legalizada llenando el formato respectivo.

Los horarios plasmados en las órdenes de servicio se tienen que cumplir a cabalidad con el
fin de conservar el rubro de dinero autorizado en esa solicitud, dado el caso que por
eventualidad se demore la salida de las personas a trasladar este cambio tendrá que
realizarse como se manifestó anteriormente.

Toda petición recibida extemporáneamente NO quedará inicialmente incluida dentro del
presupuesto y su programación se sujetará a las disponibilidades operativas y
presupuéstales.

Para generar la solicitud de transporte de los Solistas y Directores, se debe enviar la
información hasta el jueves de la semana inmediatamente anterior.

En los casos en que la puesta en escena de los Solistas y Directores estén acordes con el
cumplimiento de sus funciones, se realizaran excepciones de transporte.

Para la programación de transporte de los músicos de la OFB se deberá diligenciar una
planilla por parte de los interesados en tomar el servicio, esta será diligenciada por el
profesional de la Subdirección Sinfónica durante los ensayos programados de lunes a
miércoles.
5. NORMATIVIDAD – REQUISITOS
NA
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No.
1
Actividad
Descripción
Diligenciar solicitud
de transporte
Se realiza el diligenciamiento de
los formatos para la solicitud de
servicio
de
transporte
dependiendo la necesidad del
Área Misional.
1. Para el caso de solicitud de
servicio de transporte de músicos
de la OFB para los conciertos
Responsable
Coordinador
los músicos,
de
Responsable
designado
del
Área Misional,
Responsable de
la custodia de
Documento
o Registro
Formato de
registro,
solicitud
y
confirmación
de transporte
de músicos
de la OFB,
Formato
de
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No.
Actividad
Verificar la solicitud
de transporte
2
3
Radicar solicitud de
transporte
Revisar la solicitud y
generar orden de
servicio
4
5
6
Enviar
orden
servicio
contabilidad
de
a
Realizar conciliación
del servicio con el
Descripción
Responsable
habituales del viernes en la noche
y los conciertos programados en
parques, el coordinador de los
músicos diligencia la solicitud del
servicio previo registro de los
músicos que van a hacer uso del
transporte.
2. Si se trata de una solicitud
efectuada por los responsables
designados
de
las
Áreas
Misionales se diligencia en el
formato
establecido
las
características del transporte y los
pasajeros
(Director
Titular,
Solistas, Directores, Grupos de
Cámara, Jurados, entre otros).
3. Cuando se presente el
transporte
de
carga
–
instrumentos de la OFB, el
responsable de custodiar los
instrumentos
diligencia
la
información
en
el
formato
establecido previa verificación de
los instrumentos a transportar.
Una
vez
realizado
el
diligenciamiento de los formatos
por parte de los responsables
designados
y
recibidos
la
información, se verifica la solicitud
y se da visto bueno o se aprueba.
Con la aprobación de la solicitud
de transporte, se radica el
documento en el Área de
Producción.
Se revisa la solicitud de
transporte y se genera la orden
de servicio al Proveedor mediante
un
oficio,
especificando
la
cantidad de vehículos y las rutas
de transporte de pasajeros o
carga.
Una vez enviado por fax los
documentos de orden de servicio
al proveedor, se envía a
Contabilidad todos los soportes
del envió y recibo a satisfacción.
Se realiza la comparación de los
servicios recibidos frente a los
los instrumentos,
Documento
o Registro
solicitud
y
confirmación
de transporte
de
pasajeros,
Formato de
solicitud
y
confirmación
de transporte
de
cargainstrumentos
OFB
Subdirector
Sinfónico,
Responsable
designado
del
Área Misional
Responsable de
Producción
Oficio
Responsable de
Producción
Responsable de
Producción
Acta
de
conciliación
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No.
Actividad
Descripción
proveedor
Realizar
comparación
cuentas
de
7
Realizar
conciliaciones
8
Responsable
solicitados por la OFB y se
verifica
que
los
costos
correspondan
al
servicio
prestado.
Se realiza la comparación frente a
lo solicitado y lo que se encuentra
registrado en las facturas con el
fin de revisar que las cuentas
sean correctas.
Cuando se presente alguna
inconsistencia se debe informar al
Ordenador del gasto para su
revisión.
Se realizan las conciliaciones
para controlar que el servicio fue
prestado a satisfacción y que la
ejecución
presupuestal
está
acorde con lo programado.
Responsable de
Contabilidad
Responsable de
Contabilidad,
Responsable de
Producción,
Subdirector
Sinfónico.
Fin del procedimiento
Anexo 1. Control de Cambios
Versión
Fecha Aprobación
0
2 de junio de 2011
Anexo 2. Diagrama de Flujo
Naturaleza del Cambio
Documento original
Documento
o Registro