Lic. Rónald Hidalgo Cuadra Licda. Silvia Chanto Castro

DIVISIÓN DE ASESORÍA Y GESTIÓN JURÍDICA
Al contestar refiérase
Al No.
11022
2 de octubre, 2001
DAGJ-1664-2001
MBA Roxana Víquez Salazar
Presidenta Ejecutiva
INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Estimado señor:
Asunto: Se autoriza que se contrate mediante un procedimiento de contratación directa
concursada la administración de las tiendas libres. Inestimable.
Nos referimos a su oficio Nº P.E. 500-2001 del 23 de julio del 2001, recibido el día
20 de agosto siguiente, que fuera complementado por el PE-554-2001 del 19 de setiembre,
mediante los cuales solicita que se le autorice contratar mediante un procedimiento de
contratación directa concursada, la administración de las tiendas libres.
I.
Fundamento de la gestión:
Justifica su solicitud en que de conformidad con los antecedentes del caso (la
problemática que han sufrido las tiendas libres en cuanto al personal que las atiende, las
pérdidas de mercadería, la falta de controles y de una adecuada administración y atención al
público, entre otras), y de frente a un análisis de la situación actual de las tiendas libres,
considera que la mejor decisión para la institución y para el usuario del servicio comercial
que se presta con esta actividad (que en principio no es propia de sus funciones) es la
contratación de una empresa con experiencia en el manejo de este tipo de establecimientos,
para que administre las Tiendas Libres del IMAS y pague por esa administración un
porcentaje definido de las ventas brutas a la Institución, asumiendo el contratista todos los
costos de operación de los puestos de venta, así como el riesgo de la actividad meramente
comercial.
Especial importancia se ha expresado a la ausencia de información confiable sobre el
inventario y de los estados financieros que no reflejan la realidad.
2
Justifica en su criterio esta necesidad, la importancia de realizar una administración
gerencial de las tiendas libres (con personal con disponibilidad de horarios, conocimiento
en el campo de la atención al público e idiomas extranjeros, experticia para realizar el
surtido de las tiendas, entre otras razones); el servicio al cliente con categoría mundial; el
servicio “in bond”;
la adecuada y eficiente administración de inventarios;
la
inconformidad general del usuario y la necesidad de nuevas inversiones en las Tiendas
Libres.
Aparte de lo anterior, justifican su solicitud en las siguientes razones:
1. Los plazos serían menores a los de la licitación pública
2. Siempre se sujetaría esta negociación a los principios constitucionales de la
contratación administrativa y la Contraloría General podría conocer vía recurso de
objeción o de apelación del trámite de este procedimiento.
3. Se indicará en el cartel con claridad y precisión las bases del concurso
4. Se hará una publicación en un diario nacional y en uno extranjero y además en La
Gaceta para darle publicidad al concurso y hacer del conocimiento de todos los
eventuales interesados, esta negociación.
5. Sin perjuicio de lo anterior, es pertinente restringir el concurso a empresas de
reconocida trayectoria en el campo de la administración u operación de tiendas
libres en aeropuertos internacionales, pero si alguna empresa que no fue invitada
manifiesta su interés de participar será aceptada.
II.
Términos de la autorización.
Este Despacho, en atención a los antecedentes del caso, las razones que amparan
esta gestión, y sobretodo ante la situación crítica que se presenta en las tiendas libres, según
lo expuesto en el oficio de referencia y personalmente por Usted en la reunión que al efecto
se tuvo en este Despacho, situación que podría incluso llevar a un cierre temporal de estas
tiendas mientras se organiza la actividad, está anuente a autorizar el procedimiento de
contratación directa concursada que se solicita, con fundamento en lo dispuesto en el
numeral 2, inciso h), de la Ley de la Contratación Administrativa, pues evidentemente la
negociación que interesa involucra un “interés público”.
La autorización se confiere, para que se tramite un procedimiento de contratación
directa concursada, bajo las condiciones referidas por esa misma entidad, bajo los términos
que se indican:
1. Nos preocupa que el regimen de responsabilidad y rendición de cuentas que obliga a
todo funcionario público (artículo 11 de la Constitución Política) se diluya ante el
traslado de la administración de las tiendas a un tercero. Por ello, la presente
3
autorización no puede entenderse como un mecanismo para soslayar o atenuar, el
deber de la Administración para declarar las responsabilidades que correspondan o
instar las acciones judiciales respectivas. La contratación que se lleve a cabo con un
tercero no mitiga las actuaciones anteriores de la Administración ni puede tener
efectos convalidantes.
2. De igual manera, de especial importancia es la fiscalización que, sobre ese contrato,
pueda ejercer el IMAS. Si han existido fallas en la administración directa de las
tiendas, el eventual contrato no garantiza que el IMAS cuente con el personal
apropiado y los mecanismos de control necesarios para “administrar” ese contrato,
evitando que los errores se repitan, pero esta vez en manos de particulares. Las
reglas de transparencia en la selección del administrador privado han de ser claras y
rigurosas, pero, en esa misma medida, en relación con la satisfactoria y correcta
ejecución del contrato.
3. Se cursará invitación formal por escrito a, no menos, de cinco proveedores
(empresas con experiencia) que se conozcan puedan tener interés en este negocio.
4. Sin perjuicio de lo anterior, se publicará un aviso en uno de los diarios de mayor
circulación nacional y en un diario extranjero, invitando a participar a este
procedimiento, con indicación expresa de la hora y fecha señaladas para la
recepción de las ofertas.
5. Se indicará en el cartel en forma clara, precisa, concreta, los requerimientos de la
institución (objeto contractual) así como las bases para la selección de las ofertas.
6. Se indicará en el cartel que el oferente que así lo estime pertinente podrá presentar
recurso de objeción al cartel o recurso de apelación en contra del acto de
adjudicación, ante la Contraloría General de la República.
7. La autorización se contrae al procedimiento de contratación a seguir, por lo que no
comprende la forma en que se valorarán las ofertas, aspecto que es del resorte de esa
entidad, ni los términos en que se formalice la contratación en sus regulaciones
sustantivas (plazo, evaluación periódica de la ejecución de contrato, garantías a
rendir).
8. Finalmente, advierte este Despacho, en cuanto a la forma de percibir los ingresos de
las ventas realizadas por las Tiendas Libres bajo la operación de la empresa
administradora, que todos deberán ingresar a la cuenta bancaria del IMAS y,
posteriormente, ante la liquidación que presente el contratista, el IMAS procederá a
reintegrarle sus ganancias y mantener el porcentaje que le corresponde a la
4
institución, respetando los destinos legalmente asignados a estos recursos. Esto
deberá estar expresamente señalado en el cartel con toda claridad.
III.- CONCLUSIÓN:
Se autoriza al Instituto Mixto de Ayuda Social para que, mediante un procedimiento
de contratación directa -bajo las condiciones ya referidas propuestas en el oficio de esa
entidad y las establecidas en este oficio-, proceda a contratar la administración de las
Tiendas Libres que funcionan en el aeropuerto internacional “Juan Santamaría” siendo de la
exclusiva competencia de esa entidad la escogencia de la oferta que mejor satisfaga el
interés público (en términos de experiencia, técnica, idoneidad, precio, fiscalización y
control de la Administración y demás), así como resulta de su exclusiva competencia y
resorte la decisión que se ha adoptado para darle solución a la problemática que,
actualmente, se presenta en esos establecimientos y que repercute en los intereses de la
institución.
Atentamente,
Lic. Rónald Hidalgo Cuadra
Gerente Asociado
SCHC/ds
NI: 18561
 Autorizaciones,aprobaciones y certificaciones
Cc: DFOE
Auditoría Interna IMAS
Licda. Silvia Chanto Castro
Fiscalizadora