estudios previos impresos y publicaciones

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
De conformidad con lo dispuesto por la Ley 80 de 1993 artículo 25, numerales 7 y 12, y de lo
dispuesto en el artículo 39 y subsiguientes del Decreto 2474 de 2008, (Estudios y documentos
previos), reglamentario de la ley 1150 de 2007, las entidades estatales están obligadas a llevar a
cabo estudios previos para comprobar la necesidad de contratar el bien, servicio, obra o labor,
dejando constancia de la necesidad de la entidad.
I. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: El Gobernador de Cundinamarca en ejercicio de las facultades
otorgadas en el numeral 2 del articulo 1 de la ordenanza 005 de 2008 expedida por la honorable
Asamblea de Cundinamarca y en virtud de la modernización del Departamento y del Plan de
desarrollo “Cundinamarca, Corazón de Colombia 2008-2012” crea el Instituto Departamental de
Acción Comunal y Participación Ciudadana del Departamento de Cundinamarca, a través del
Decreto Ordenanzal No 00262 de 2008 como un establecimiento público del sector
descentralizado del orden departamental, con personería jurídica, autonomía administrativa y
financiera y patrimonio independiente, adscrito a la Secretaría de Gobierno.
El Instituto Departamental de Acción Comunal y Participación Ciudadana de Cundinamarca tiene
como misión la ejecución de la política Departamental de acción comunal y participación
ciudadana; y la gestión de proyectos de fomento a la participación ciudadana y comunitaria; de
acuerdo con la política establecida por la Secretaría de Gobierno y el Gobernador del
Departamento y en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales que regulan la
materia.
El Congreso Nacional de la Mujer comunal es un espacio en donde se puede discernir con las
delegaciones de las 32 Federaciones de Juntas de Acción Comunal del País, las experiencias,
conocimientos, debilidades y fortalezas del papel de la mujer comunal en los organismos
comunales, con el propósito de hacer visible la autenticidad en las diferentes áreas de la
participación, generando estrategias para promover la mayor participación de la mujer en cargos
directivos al interior de los organismos comunales
De acuerdo con el artículo 33 del Decreto Reglamentario 2350 de 2003, por el cual se reglamenta
la Ley 743 de 2002, la Organización Comunal, promoverá una mayor participación de las mujeres
en la acción comunal.
Se requiere la publicidad para realizar la convocatoria de las personas que participarán en este
evento de gran envergadura y asegurar su asistencia. Dado que es un acontecimiento de gran
interés para las organizaciones comunales a nivel nacional y para el Departamento de
Cundinamarca y que conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, inversión de recursos y alta dosis
de
estrés;
es
indispensable construir
la imagen que se
transmitirá a lo largo
del
Congreso
del
Instituto Departamental
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de Acción Comunal como anfitrión del evento.
En ese sentido, el Instituto no cuenta con insumos ni con la infraestructura necesaria para
imprimir el material requerido para la promoción de la imagen del congreso.
El INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCIÓN COMUNAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA DEL
DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA cuenta con el rubro presupuestal No 0-121012 que
corresponde a gastos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de servicios, impresos y
publicaciones por este rubro se pueden ordenar y pagar los gastos por edición de formas, escritos,
publicaciones, revistas y libros, trabajos tipográficos, sellos, autenticaciones, suscripciones,
adquisición de revistas y libros, pago de avisos y videos de televisión para satisfacer la necesidad
planteada. Esta contratación contribuye directamente al cumplimiento de metas del Plan de
Desarrollo y asegura que el Instituto divulgue sus actividades institucionales.
II DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES Y DE LA IDENTIFICACION
DEL CONTRATO A CELEBRAR.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: CONTRATAR EL SUMINISTRO DE IMPRESOS Y
PUBLICACIONES A TRAVES DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA INFERIOR AL 10% DE LA
MENOR CUANTIA PARA EL SEPTIMO CONGRESO DE LA MUJER COMUNAL QUE SERA REALIZADO
EN EL MUNICIPIO DE GIRARDOT LOS DIAS 17, 18 y 19 de Septiembre de la presente anualidad.
2.1 ALCANCE DEL OBJETO:
PIEZA PUBLICITARIA
CANTIDAD
BOTONES
500
LIBRETAS
500
DESCRIPCIÒN
-TAMAÑO: 5.5 cm
-Policromía
-Impresión 4x0 tintas
-TAMAÑO:
-En Papel Bond de 90 gr
-No de páginas interiores:
-Armadas y pegadas sin
plastificar
-Carátula y contra carátula
en propalcote de 180 gr
-acabados refilados
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AFICHES
500
PENDÓN
1
ESCARAPELAS
500
CARPETAS
500
CERTIFICACIONES
500
PLEGABLE
500
-TAMAÑO:
-En propalcote de 120 gr
-Impresión 4x0 tintas
-TAMAÑO: 150x180 cms
-TAMAÑO:
-Con estuche
-Impresión 4x0 tintas
-En propalcote de 120 gr
-Cordón tricolor
-TAMAÑO : CARTA
-TAMAÑO: Carta
-Papel Kimberly
-TAMAÑO:
-En propalcote de 120 gr
-Impresión 4x4 tintas
Nota: Las demás especificaciones técnicos se encuentran sujetas a los parámetros de publicidad
establecidos por la oficina de prensa los cuales serán informadas al contratista.
2.2 TÉRMINO DE EJECUCIÓN.- El plazo de ejecución del presente contrato es de diez días (10).
2.3 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: El contratista se compromete a las siguientes actividades:
a) Cumplir el objeto del contrato en la forma y tiempo pactados; b) Constituir la garantía única
para avalar el cumplimiento de las obligaciones contraídas; c) Asumir bajo su costo y riesgo todos
los costos en que incurra para la ejecución del contrato; d) Atender las consultas y sugerencias del
interventor que asigne el Instituto para tal efecto; e) Afiliarse al régimen contributivo de seguridad
social en salud, aportando a una EPS, Fondo de Pensiones y ARP; f) Abstenerse de divulgar
información que puede llegar a conocer con ocasión de la ejecución del contrato a personal no
autorizado por el municipio y a terceros en general; g) Entregar los elementos solicitados de
acuerdo a las especificaciones solicitadas en los pliegos; h) Que los impresos sean de buena
calidad, y en caso de defectos, imperfecciones imputables al contratista, deberá cambiarlo en el
término de cinco días.
2.4 OBLIGACIONES DEL INSTITUTO: El Instituto Departamental de Acción Comunal y Participación
Ciudadana del Departamento de Cundinamarca tendrá las siguientes obligaciones: a) Efectuar los
pagos estipulados en el contrato; b) Efectuar la interventoría durante la ejecución del contrato, c)
Suministrar al Contratista la información necesaria para la ejecución del contrato.
2.5 PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO: Así las cosas el valor estimado del contrato es la suma de
CATORCE MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($14.000.000). El gasto relacionado con la
contratación objeto del presente documento corresponde al presupuesto asignado del rubro presupuestal No 0122012, fuente 1-0100 impresos y publicaciones. Para efectos de estructurar la oferta, los interesados
deben tener en cuenta
que además de los
impuestos de Orden
Nacional (Retención en la
fuente,
Reteiva)
y
municipal (Reteica) se
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realizan los siguientes descuentos, sobre el valor facturado, por concepto de impuestos Departamentales:
DESCRIPCIÓN
PRODESARROLLLO
PROHOSPITALES
PROCULTURA
PRODESARROLLO UNIVERSIDAD
CUNDINAMARCA
PROELECTRIFICACION
FORMULARIO
VALOR Y/O PORCENTAJE
2,2%
2,0%
1,0%
1,0%
$ 1.700
$ 7.200
2.6 FORMA DE PAGO: El INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCIÓN COMUNAL Y PARTICIPACIÓN
CIUDADANA DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA cancelará al CONTRATISTA el valor total
del contrato en dos (2) cuotas: a) Un primer desembolso correspondiente al 50% del valor total del
contrato por concepto de anticipo. b) 50% del valor total contra entrega de los productos
adquiridos debidamente facturados y demás soportes requeridos por el interventor del contrato.
2.7 INHABILIDADES O INCOMPATIBILIDADES: En cumplimiento de lo ordenado por la Constitución
y la ley Colombiana al contratista se le exigirá no estar incurso en causales de inhabilidad,
incompatibilidad o prohibiciones para contratar de manera general con el Estado, y las que en
puede incurrir el contratista para celebrar o ejecutar contrato en específico con el Instituto ; por
tanto dentro de la minuta del contrato deberá literalmente declararse que bajo la gravedad de
juramento que el contratista declara no estar inmerso en tales causales de inhabilidad,
incompatibilidad o prohibiciones. Para el caso de presentarse inhabilidad sobreviniente el Instituto
deberá aplicar las sanciones contractuales a que haya lugar.
2.8 INTERVENTORÍA: Estará a cargo de la técnico operativa LUZ NELLY USECHE del Instituto
Departamental de Acción Comunal y Participación Ciudadana del Departamento de Cundinamarca.
III. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE FUNDAMENTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. La
modalidad de selección aplicable para la escogencia del contratista a desarrollar el presente
objeto contractual es la establecida en el literal a del numeral 2º del artículo 2º de la ley 1150 de
2007 “Selección Abreviada”, teniendo en cuenta lo establecido en artículo 1 del decreto 3576 de
2009, que modifico el artículo 17 del decreto 2474 de 2008, que regula la celebración de contratos
cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad.
IV. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: Para estimar el valor del
contrato se tuvo en cuenta los elementos que necesita la entidad y los precios de mercado, con el
fin de comparar precios y determinar el valor de la contratación.
V. JUSTIFICACION DE
SELECCIÓN:
Se
LOS
FACTORES
DE
escogerá al proponente
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que haya presentado la propuesta económica mas favorable de la entidad de conformidad con lo
establecido en el Art. 1 del Decreto 3576 de 2009. La verificación de los requisitos habilitantes se
efectuara únicamente sobre la propuesta que presente el precio mas bajo siempre que satisfaga
las necesidades de la entidad y en caso de que esa oferta los cumpla, se le adjudicará el contrato.
En caso que dicha oferta no cumpla los requisitos habilitantes, de acuerdo con lo establecido por
el decreto 3576 de 2009, se procederá a verificar los requisitos habilitantes del oferente que haya
presentado el segundo menor precio y si este lo cumple, se contratara con el. En caso de que este
tampoco los cumpla, se verificara los de quien presento el tercer menor precio y así
sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado.
VI. TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES: Cumpliendo con lo
expresado en el numeral 6 del articulo 3 del decreto 2474 de 2008 y con base en el desarrollo
legal, jurisprudencial y doctrinal existente sobre el principio de ecuación contractual (Art. 27 y 28
ley 80 de 1993) o del equilibrio económico del contrato los riesgos previsibles que pueden afectar
la equivalencia económica del contrato que llegare a adjudicarse para el suministro de papelería e
implementos de oficina, en el presente caso obedecen a riesgos empresariales, inherentes al
funcionamiento de la organización, que se imputan exclusivamente al contratista afectado y no a
la entidad. Los posibles riesgos que se presentaría con la contratación del contrato son:
A CARGO DEL CONTRATISTA – 100%. Que los precios de los materiales y demás valores
agregados, tengan alzas o incrementos superiores a los contemplados por el contratista al
momento de presentar su cotización.
Tipificación: A cargo del contratista.
A CARGO DEL CONTRATISTA – 100%. Que por situaciones de administración y manejo del recurso
humano, el personal comprometido para la ejecución del contrato, presente alguna novedad,
ausencia temporal o definitiva.
Tipificación: A cargo del contratista.
A CARGO DEL CONTRATISTA – 100%. Que los materiales utilizados y elaborados para la ejecución
del presente contrato presenten fallas de elaboración, que impliquen su no aceptación por parte
de la entidad contratante.
Tipificación: A cargo del contratista.
A CARGO DEL CONTRATISTA – 100%. TRANSPORTE DEL MATERIAL: No previsión por parte del
proveedor la mejor alternativa para el transporte de los bienes a suministrar teniendo en cuenta la
naturaleza del elemento, el sitio de entrega, las restricciones de transporte.
Tipificación: A cargo
del contratista.
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VII. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS: De conformidad con el articulo 4 del
Decreto 4828 de 2008, en el contrato se deberá dejar claramente estipulado que el contratista
deberá incluir por su cuenta y costo a fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones
emanadas del c contrato, una garantía única a favor del Instituto Departamental de Acción
Comunal y Participación Ciudadana de Cundinamarca , que bien puede ser pólizas expedidas por
compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, las cuales no expiraran
por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral, las cuales deberán ser presentadas al
Instituto, bajo los siguientes aspectos: 1). BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO:
El valor de esta garantía será equivalente al 100% del monto que el contratista reciba a título de
anticipo.2) CUMPLIMIENTO no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del
contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y
cuatro meses más contados a partir de la expedición de la póliza. 3) CALIDAD Y CORRECTO
FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS.- El valor de esta garantía será
del 30% del valor total del contrato.
Se suscribe
MARIA TERESA VELANDIA FERNANDEZ
GERENTE GENERAL
Elaboró y Proyecto: ELVIA PATRICIA ORTIZ CARDONA
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