GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA TEMA 6 Comercialización: El proceso de Compraventa

GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA
TEMA 6
Comercialización:
El proceso de Compraventa
1. El proceso de compraventa
Es el proceso comprendido desde que un cliente solicita
una determinada mercancía a otra empresa hasta que la
mercancía es servida, entregada y pagada, incluyendo
también, la contabilización, el registro y el archivo de la
documentación originada.
Fases:
1. Realización del pedido
El proceso de compras se inicia generalmente cuando en
el almacén de la empresa se observa que no hay
existencias de un producto o éstas son escasas, es decir,
existe la necesidad de comprar un producto (o
servicio).
El comprador realiza el pedido para definir
correctamente lo que quiere comprar al proveedor, y que
éste le envíe la mercancía lo más fácil y rápidamente
posible.
El pedido es el documento en el cual el comprador
especifica al vendedor los detalles y condiciones de
la compra.
Detalles de la compra: Características y cantidad de lo
que compramos.
Condiciones de la compra: Forma de envío, de pago
etc.
El pedido supone un contrato de compraventa y
cualquier incumplimiento puede causar un perjuicio a una
de las partes, por lo que es necesario respetar las
condiciones pactadas.
El pedido puede formalizarse de las siguientes maneras:
 Por teléfono. Es conveniente confirmar
posteriormente el pedido por escrito.
 Por carta, fax o correo electrónico. Esta forma de
pedido permite establecer una relación formal con el
cliente y plasmar por escrito las condiciones de la
operación. Es lo más aconsejable.
No existe un modelo oficial de pedido, pero debe contener
todos los detalles de la compra. Veamos el qué:
 Datos del comprador y del vendedor.
 Fecha y Nº del pedido.
 Entrega: Lugar y plazo. Datos del envío.
 Forma de pago.
 Artículos comprados o detalle de la compra:
descripción, cantidad, precio. En algunos casos, se
incluye también el IVA.
 Firma. (de la empresa que lo realiza).
A veces las empresas utilizan un impreso de pedido que
tiene cualquiera de las dos empresas, tanto el comprador
como el vendedor. En este caso, el impreso se llama nota
de pedido. Si el comprador no tiene impreso oficial, o
prefiere redactarlo de manera extensa, se llama carta de
pedido, pero contiene los mismos datos.
2. Recepción del pedido (por el vendedor)
Carta de confirmación de pedido: La redacta el
vendedor una vez examinado el pedido recibido. En ella
expresa si está de acuerdo con las condiciones
expresadas por el comprador, y le notifica de la fecha de
envío de la mercancía y aclara alguna cuestión confusa.
La firma del vendedor en el pedido, tiene el mismo efecto
que esta carta.
Carta de denegación del pedido: En algunas
ocasiones, el vendedor no puede enviar la mercancía. Las
causas más habituales suelen ser:
 Carecer de existencias y que resulte imposible
conseguirlas para la fecha indicada por el cliente.
 No poder cumplir con las condiciones exigidas por el
comprador: precio, plazos etc.
 Tener conocimiento de informes poco favorables
sobre el comprador (impagos, poca seriedad en los
negocios).
Estas cartas deben redactarse de forma cuidadosa,
aunque clara, a fin de evitar que el cliente se sienta
molesto por las razones que se le exponen.
3. Transporte de la mercancía
El vendedor procede a enviar la mercancía (o prestar el
servicio). Las opciones para el transporte de mercancías
son:
 Utilizar los vehículos del vendedor o del comprador.
 Contratar a un transportista o agencia de transporte.
 Utilizar agencias de mensajería y paquetería, cuando
los envíos son urgentes y poco voluminosos.
Si el envío es:
 a portes pagados: el transporte lo paga el vendedor
al enviar la mercancía.
 a portes debidos: el transporte lo deberá pagar el
comprador.
 Contra Reembolso: El transporte y las mercancías
se pagan en el momento de la entrega.
4. Entrega de la mercancía
Cuando la mercancía ha llegado a su destino, el
comprador comprueba que todo está correctamente y que
coincide con el pedido solicitado. Para ello comprueba el
albarán o nota de entrega: documento expedido por
el vendedor y adjuntado con la mercancía que contiene
el detalle de la mercancía enviada, y que debe
coincidir con la información del pedido correspondiente.
Se adjuntan 2 copias del albarán al comprador, debiendo
devolver el comprador una copia firmada al vendedor
(para que el vendedor pueda saber y demostrar que ya ha
entregado la mercancía), y quedándose la otra copia
como justificante de que la mercancía ha entrado en su
almacén.
El comprador examina detalladamente la mercancía para
que en caso de existir posibles deterioros pueda reclamar
al vendedor. Tanto el comprador como el vendedor se
quedan con una copia del documento aceptado.
Ejemplos de albaranes:
5. Confección de la factura
La factura es un documento acreditativo de que la
operación de venta ha sido realizada. Si se produce
una venta y el vendedor no emite factura, esta venta
sería ilegal y formaría parte de la economía sumergida. La
factura se utiliza muchas veces como documento de
garantía de esa compraventa. Sin la factura, no se
pueden hacer reclamaciones.
Los datos que tiene que contener la factura son:
 Número de factura. Ha de ser correlativo.
 Datos del comprador y del vendedor: nombre o
razón social, NIF o CIF, domicilio.
 Fecha de la factura.
 Detalle de la venta: la relación de artículos
vendidos (cantidad y precio), así como los
descuentos aplicados.
 Otros gastos relacionados con la venta (envío)
 El importe o cuota de IVA.
 Importe total a pagar (Base imponible + Cuota de
IVA)
También puede tener otros datos como: forma de pago,
pedido de referencia etc. Veamos un modelo de factura
que comprende 3 albaranes distintos (se llama factura
de repaso, e incluye varias entregas):
Mira este otro ejemplo de factura:
http://i.dell.com/images/global/support/order_support/ES
_invoice.jpg
La factura se realiza por duplicado, quedándose una
copia el vendedor y otra se envía al comprador. La factura
emitida debe ser conservada por un período de seis
años.
Cuando se ha facturado en exceso por error, o hay
devolución de mercancías, o descuentos que se conceden
después de la venta, la empresa tiene que emitir una
factura ‘negativa’, que resta la factura original (es como
devolver dinero al comprador). Este tipo de factura se
llama nota de abono.
Como hemos visto en el tema anterior, los gastos
ocasionados por una determinada operación, como
portes, seguros, envases y embalajes deben ser
facturados junto con la operación principal y pasan a
formar parte de la base imponible.
Sin embargo, en ocasiones surgen los denominados
gastos suplidos, que son aquellos que se facturan por
separado porque así lo ha pedido expresamente el
comprador, y que no son servicios realizados por la
empresa que vende la mercancía, sino por una tercera
empresa (un transporte por ejemplo). La empresa que
realiza el servicio (transportar las mercancías) emite una
factura a nombre del comprador, pero esa factura la paga
la empresa que vende las mercancías en nombre del
comprador. Por tanto, la empresa vendedora tiene que
cobrar al comprador ese importe que ya ha pagado. Pero
en este caso el importe NO SE INCLUYE EN LA BASE
IMPONIBLE de la factura de la mercancía, sino que el
importe total de estos gastos suplidos se añade en la
factura de la mercancía después de calcular la cuota de
IVA, para ser sumados después en el cálculo del precio
total de la factura. La empresa compradora recibe una
factura por separado de la compañía que haya prestado
esos servicios (los de transporte).
Ejercicio 1: La empresa Comercial del Cantábrico S.L.,
con NIF B33221100 domiciliada en la calle Langreo, 20 de
Avilés CP 33244, realizó el día 3 de enero de 1998 un
pedido de mercancías a la empresa “Mayoristas Centrales
S.A.”, con NIF A28332244, situada en la calle Romero 90,
CP 28045 de Madrid.
Los productos facilitados fueron:
 300 unidades del producto A a 700 €/unidad.
 300 unidades del producto B a 400 €/unidad.
 Descuento 10 %.
 IVA 16%.
Se pide: Confeccionar la factura nº 1, de fecha 9 de
enero.
Ejercicio 2: Realizar las facturas 2 y 3 correspondientes
a la venta enunciada en el ejemplo anterior, pero
incluyendo además los gastos siguientes en 2 facturas
distintas: en una (factura 2) como parte de la BI y en otra
(factura 3) como gastos suplidos.
Gastos de Transporte: 350 €.
Embalajes: 1.200 €.
Ejercicio 3: Realizar la factura nº 103, correspondiente a
una venta de la empresa Mayoristas Centrales S.A. el día
10 de noviembre al minorista de Zaragoza, D. Bernardo
Río Seco, con NIF 13222333W, domiciliado en la calle
Castilla 60, CP 50025:
Productos facturados:
100
120



unidades del A a 1.000 €/unidad.
unidades de B a 1.650 €/unidad.
Descuento 15%.
IVA 7%
Gastos incluidos en factura (parte de la BI):
o Embalajes 3000 €
o Transporte 900 €
o Seguros 450 €
6.Cobro de la factura
La factura ha de pagarla el comprador en el periodo y
forma acordado con el vendedor.
2. Cálculo de márgenes
Las empresas comerciales, a diferencia de las empresas
productoras, no fabrican productos, sino que únicamente
los compran ya elaborados para venderlos posteriormente
a sus clientes. Llamamos:
Precio de coste: Precio al que se compran las
mercaderías.
Precio de venta: Precio al que se venden las
mercaderías. Para que la empresa tenga beneficios, este
precio tendrá que ser siempre MAYOR que el de coste.
Margen comercial: Es el beneficio obtenido por cada
producto que se vende, teniendo en cuenta sólo los
precios de venta y de compra.
Margen comercial = Precio de venta - precio de coste
Costes de distribución: Pagos por el transporte y
almacenaje de las mercaderías.
Con ese dato, calculamos un margen más bajo que nos da
un beneficio más real de la empresa, pues tiene en cuenta
lo que gasto en transportar y almacenar los productos:
Margen neto = Margen comercial - Costes de distribución
Ejemplo 1: Una empresa vende sus mercaderías a un
precio unitario de 93,14€ y las compra a 61,11€. Si el
coste de distribución que le corresponde a cada
mercadería es de 7,10€: Calcula el margen bruto
comercial y el margen neto.
Solución:
Margen comercial= 93,14 – 61,11 = 32,03 €
Margen neto = 32,03 – 7,10 =
24,93 €
Ejercicio 4: Calcula el margen bruto comercial y el
margen neto de las siguientes empresas:
Empresa ALFA:
- Precio total de compra de mercaderías: 125.600 €
- Precio total de venta de mercaderías: 275.300 €
- Costes totales de distribución: 4.390 €
Empresa BETA:
- Precio total de venta de mercaderías: 35.910 €
- Precio total de compra de mercaderías: 24.000 €
- Costes totales de distribución: 860 €
¿Cuál de las dos empresas tiene mejor beneficio?
3. Registro de las operaciones de compraventa
El proceso de compraventa, genera toda una serie de
documentos que deben ser archivados y debidamente
ordenadas para su posterior búsqueda y utilización.
Libros registro de facturas emitidas y recibidas: El
Ministerio de Hacienda obliga a los empresarios a registrar
en estos libros las facturas. Cada vez que la empresa
efectúe una venta de mercancías debe anotarlo en el libro
de registro de facturas emitidas. Del mismo modo, cada
vez que efectúe una compra debe anotarlo en el libro de
registro de facturas recibidas.
Las facturas se numeran correlativamente en el libro de
registro según se van recibiendo, anotándose una por
una, reflejándose los conceptos que se muestran en la
plantilla de facturas. (Ver fichero “plantilla libro registro
de facturas”)
Esquema Resumen
VENDE
COMPRA
Proveedo
r
Recepciona el
Pedido:
• Teléfono
• Fax, carta, email.
Documentos
:
Pedido
Albarán
Factura