Documento 249530

Edición No. 02
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IPS PORSALUD
Fecha
20-09-2012
RECEPCIÓN TECNICA DE
MEDICAMENTOS
Código FARPORSALUD-02-01
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1. OBJETIVO
Garantizar mediante la recepción técnica las actividades que permitan verificar la
calidad y oportunidad de los medicamentos y/o dispositivos médicos solicitados
por la Institución y enviados por el proveedor para su respectiva dispensación a
los usuarios de PORSALUD LTDA.
2. ALCANCE
El proceso compromete particularmente al Auxiliar de Farmacia encargado de la
recepción directa del pedido y al Director Técnico del Servicio Farmacéutico.
3. RESPONSABLES
Auxiliar de Farmacia encargado
Director Técnico del Servicio Farmacéutico.
4. DEFINICIONES
Recepción: Procedimiento a través del cual se aceptan o rechazan los productos
solicitados a un proveedor.
Envase Primario: Es el recipiente que se encuentra en contacto directo con el
producto.
Envase Secundario: Es el recipiente que puede contener varios envases primarios
y que se encuentra en contacto directo con éste.
Fecha de vencimiento: Período de vida útil de una sustancia en la cual se puede
garantizar su eficacia, eficiencia y condiciones físico – químicas.
Lote: Cantidad determinada de un material, de características similares o que es
fabricado bajo condiciones de producción presumiblemente uniformes, que se
somete a inspección como un conjunto unitario.
Materia prima de control especial o sustancia sometida a fiscalización: Es toda
sustancia cualquiera que sea su origen, que produce efectos mediatos e
inmediatos de dependencia psíquica o física en el ser humano; aquella que por su
posibilidad de abuso, pueda tener algún grado de peligrosidad en su uso, o
aquella que haya sido catalogada como tal, en los convenios internacionales, por
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el Ministerio de la Protección Social, o la Comisión Revisora del Invima. Dentro de
estas se incluyen los estándares de referencia, patrones y reactivos.
5. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN
El procedimiento de recepción tiene dos etapas que son: la recepción
administrativa y la recepción técnica.
5.1.1 RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA
a). Verificación del documento soporte del despacho (Factura, carta de entrega,
remisión, etc.) que contenga los datos del proveedor como son Nombre, Nit,
Dirección y Teléfono. Además de la relación de la totalidad de los insumos
despachados con cantidades y número de lote.
b). Verificación de los documentos recibidos con especificaciones administrativas
c). Verificación de los productos solicitados versus los productos recibidos, es
decir, que exista coincidencia entre lo que se le pide al proveedor y lo que él
entrega.
d). Se dará prioridad a la recepción de documentos de control especial y aquellos
que requieran cadena de frío.
5.1.2 RECEPCIÓN TÉCNICA
Las cajas deben ubicarse en el “Área de Recepción”, sobre una estiba, nunca
sobre el piso.
El envase secundario no debe presentar deterioro, rasgaduras, cortes y debe estar
bien sellado.
En el envase primario se debe revisar:
a). Rotulación: De acuerdo a las normas vigentes se verificarán entre otras:
- Nombre comercial
- Nombre genérico
- Frases ("Conservar bajo refrigeración"; "Mantener fuera del alcance de los
niños"; "Susceptible de causar dependencia"; "Venta libre").
- Registro Sanitario (INVIMA)
- Número de lote
- Fecha de expiración o vencimiento, no menor a un año de lo contrario se
debe informar al Director Técnico.
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Vía de administración
Contraindicaciones
Datos del laboratorio fabricante.
b). Envase
-
Contenido completo
Ausente de olores sospechosos (plástico)
Intacto
c). Tapa
-
Debe tener banda de seguridad
Verificar ausencia de perforaciones y roturas
d). Impresión
-
Debe ser clara, sin manchas, legible, libre de correcciones.
e). Búsqueda de inestabilidades fisicoquímicas en los medicamentos: Observación
de las características que indiquen alteración o cambios en la apariencia física de
estos.
f) Temperatura
- Medir la temperatura de recepción de los medicamentos, en el caso de
requerirse cadena frío.
Se dará prioridad a la recepción de medicamentos de control especial y a aquellos
medicamentos que requieran cadena de frío, para proseguir con su
almacenamiento inmediato.
5.1.2.1 ACTA DE RECEPCIÓN
El proceso de recepción debe ir acompañado del diligenciamiento del acta de
Recepción Técnica en la cual se consigna toda la información acerca de la
recepción de los medicamentos, en esta debe figurar la hora de entrega, cantidad,
número de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, cumplimiento de
condiciones de transporte, manipulación, embalaje, material de empaque y
envase, condiciones administrativas y técnicas establecidas en la negociación.
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(Ver formato Anexo), además debe contener espacio para verificación del registro
sanitario, titular del mismo emitido en la página del Invima y para su aprobación.
Se deben indicar las condiciones ambientales en el momento de la recepción.
El acta debe contener el nombre de la persona que recibe los productos en
Farmacia y el del Director(a) Técnico(a) una vez haya verificado los registros
sanitarios Invima. Es necesario que el acta lleve un consecutivo asignado y debe
ser archivada en el Servicio Farmacéutico junto con la factura, en un lugar que
permita su consulta rápida.
5.1.2.2 ÁREA DE CUARENTENA
En esta zona se deben colocar aquellos medicamentos que presentan
inconsistencias de tipo administrativo y/o técnico y deben permanecer en esta
área hasta que se realice la revisión técnica adecuada. No se deben almacenar o
dispensar estos productos hasta que se lleve a cabo la toma de decisiones sobre
su destino. En esta zona no deben permanecer medicamentos vencidos o
averiados.
6. INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACION
Por el módulo de inventarios del Sistema de Información Krystalos se realiza el
ingreso de la Factura y/o remisión de los productos mencionados.
Es necesario tener en cuenta que se debe elaborar primero la Orden de
Suministro dentro del mismo Módulo.
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Se debe prestar especial atención a los espacios destinados para el
diligenciamiento de número de lote y fecha de vencimiento ya que esto permite
una mayor trazabilidad en los insumos ingresados.
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6. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN
Remisión desde
Depósito Disampharma
Verificación
embalaje
Cumple
No cumple
Ubicación en área
de recepción
Verificación en presencia
de transportador
Comparación físico
vs remisión
Diligenciamiento
Acta de recepción
Notificación al Depósito
Verificación
condiciones
fisicoquímicas
Cumple
del
FIN
No cumple
Almacenamiento
FIN
A
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A
Ubicar
cuarentena
en
Inspección
técnica
Diligenciamiento
inspección
Acta
de
Realizar
devolución
Almacenamiento
FIN
Cabe resaltar la necesidad de dar prioridad a los medicamentos de control
especial y a aquellos que requieran cadena de frío, en lo referente a Recepción,
Almacenamiento y Devolución.
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7. CONTROL DE CAMBIOS
a)
b)
c)
d)
Objetivo
Alcance
Responsables
Inclusión de definiciones: Materia prima de control especial o sustancia
sometida a fiscalización.
e) Procedimiento: Recepción administrativa y técnica: Inclusión de
medicamentos de control especial.
f) Acta de recepción
g) Flujograma.
DISEÑÓ / ELABORACION
REVISÓ
APROBÓ
Q.F.
AURA
CHAPARRO Dr.
DEISY
MOSCOTE Dra. CLAUDIA FORERO
AUDITORÍA
CALIDAD
ARAQUE.
GERENTE
DIRECCIÓN TÉCNICA