Ambiente de trabajo

1. SITUACION
1.1 Historia de la empresa
• Nombre: Jouet S.A.
• Sector: Juguetería
• Localización: IBI (Alicante)
• Tamaño: 650 empleados
• Estadio: Fase de Madurez
• La empresa se encuentra estancada. Ha llegado un momento en el que el rápido crecimiento generado
por una política demasiado agresiva, ha hecho que la empresa no siga creciendo y está forzando un
cambio drástico y a corto plazo para lograr su supervivencia.
• Filosofía de la empresa:
• Objetivo y fín último hasta ahora: incrementar la productividad y con ello los beneficios a costa de lo
que sea.
• Ser competitivos y no competentes
♦ Estructura de la empresa a nivel general:
♦ Funcional, jerárquica y burocrática
♦
♦
◊ Rígida planificación de actividades y tareas, consideradas como un deber necesarias
para cumplir los objetivos o fines de la organización
◊ Basada en el principio de jerarquía funcional (mando y subordinación)
◊ Los límites están bien establecidos:
◊ No se permiten iniciativas ni relaciones informales
◊ Normas de arriba hacia abajo
◊ Se actúa conforme a pautas de comportamiento formales previas
◊ En general, rigidez, formalismo,etc.
◊ 1.2 ¿Por qué hacer un estudio de clima en Jouet S.A.? (El Objetivo)
◊
⋅ La Alta Dirección está percibiendo, en la situación actual de Jouet S.A., que
sus juguetes están perdiendo la calidad y prestigio en los últimos ejercicios
(Hasta hace dos años Jouet S.A. era la segunda empresa de juguetería que
más vendía en el mercado nacional). Esta situación les ha hecho preguntarse
a los directivos: ¿qué está pasando?, ¿es verdad que las ideas y los objetivos
de nuestra empresa son conocidos y compartidos por todos? ¿se necesitará un
nuevo estilo directivo?
2. METODOLOGIA DEL ESTUDIO (FASES)
2.1 Entrevista con la Alta Dirección para la aprobación del proyecto
1
2.2 Factores de Análisis
2.3 Selección de la muestra
2.4 Plan de comunicación
2.5 Observación Directa
Cuestionario
Análisis de la información
2.1 Entrevista con la Alta Dirección
⋅ Contratación de un consultor externo por parte de la Empresa Jouet S.A. para
realizar el estudio del clima
⋅ Entrevista de la Alta Dirección con el consultor externo
⋅ Puesta en común del proyecto con el objetivo de:
Involucrar a a la Dirección con el proyecto
Explicar la metodología a seguir en el estudio:
⋅ la muestra que se va a seleccionar
⋅ las técnicas que se van a utilizar como cuestionarios, etc.
⋅ cúando se va a cabo (tiempo de duración)
Adecuación de las partes (Alta Dirección y consultor externo) en el proyecto
Obtener la aprobación de la Alta Dirección
⋅ Creación de un equipo de trabajo y seguimiento compuesto por algunos
miembros de la Alta Dirección y el equipo de consultores
⋅ 2.2 Factores de Análisis
⋅
• Se han tenido en cuenta los siguientes factores:
Organización: se estudia para ver cómo los empleados del departamento de
Marketing y Publicidad perciben la estructura de la organización.
Planes y Objetivos: se evalúa la percepción que los empleados del
departamento tienen sobre la planificación de la empresa.
Información y Comunicación: se observa el grado de información que se
proporciona al departamento a estudiar.
Integración de la organización: se investiga la interacción del departamento
de Marketing y Publicidad con los distintos departamentos para el logro de
los objetivos corportativos.
Recursos Humanos: se comprueba la percepción de los empleados del
departamento hacia las políticas de personal que Jouet S.A. tiene.
Retribución: se estudia la percepción de los empleados sobre la política
retributiva de la empresa, si es equitativa, acorde con el mercado y
motivadora .
2
2.3 Selección de la muestra
• Se ha escogido el departamento de Marketing y Publicidad por las
siguientes razones:
Por ser el más representativo
Porque la Alta Dirección tiene especial interés que dicho departamento sea
estudiado por ser el de mayor peso dentro de la organización
El tamaño del departamento es de 50 personas
2.4 Plan de comunicación
• Se realiza un plan de comunicación previo con el fin de :
Informar a los empleados del departamento de Marketing y Publicidad sobre:
• ¿Qué es un estudio del clima?
• ¿Por qué es necesario realizarlo?
• ¿Cómo se va a llevar a cabo?
• ¿Las ventajas que aporta?
• ¿Qué resultados se consiguen?
Concienciar a los empleados del estudio ya que la Alta Dirección está
preocupa por la situación actual que está atravesando la empresa
Inculcar que un estudio de este tipo no lleva consigo bucar culpables sino
encontrar soluciones
Informar que estudio está abierto a cuantas iniciativas y propuestas surjan por
parte de los empleados, es decir, Participación.
2.5 Observación Directa
• El equipo de trabajo y seguimiento consideró que como una primera
toma de contacto con el departamento se realizaría una observación
directa para poder detectar los problemas más palpables.
• Esta observación principalmente consistió en escuchar los
comentarios que se hacián en el departemento. De ahí el equipo de
trabajo y seguimiento indujo los problemas que existían:
− Es imposible centrarse en el trabajo con este ambiente−
!
Mala percepción del ambiente laboral
2. − Deberíamos cambiar nuestro spot de 1980−
!
Poca preocupación por las campañas de publicidad
− Lo que haga yo poco importa, sólo la producción−
3
!
Enfasis en los resultados y no en las actividades
−Es difícil ser creativo si tu jefe no tiene en cuenta ni defiende tus ideas−
!
Poca iniciativa, todo impuesto desde arriba
− Sólo tenemos un objetivo, producir−
!
Falta de interés en la Calidad, sólo importa la cantidad
− No sabemos las necesidades de nuestro target group (público objetivo)−
!
Metodología incorrecta
2.6 Cuestionario
• Plan de comunicación con el departamento:
Antes de repartir los cuestionarios
Charla con todos los miembros de departamento para:
explicar cómo rellenar el cuestionario
cómo se va a evaluar
las ventajas que tiene el cumplimentarlo ! concienciación de la importancia
de la participación
cuándo se va a repartir (en horas de trabajo)
hacerles saber que el cuestionario es una herramienta más tenida en cuenta
para la elaboración del plan de acción final cuyo objetivo es la solución de
sus problemas
Asegurar, además, una absoluta confidencialidad en las respuestas
Resolver todas las dudas acerca del cuestionario
• La segunda fase consistiría en repartir el cuestionario en el
departamento de Marketing y Publicidad
• El cuestionario estaba diseñado de la siguiente manera:
50 preguntas cerradas nominales
Utilizando terminología conocida por todos
4
Se incluyeron los seis factores expuestos anteriormente
Formulando preguntas sobre cómo se percibe lo que la empresa está
realizando (No, si le gusta o disgusta la situación)
De respuesta anónima
• En una tercera fase, se les da un cuestionario a los directivos,
diseñado de forma distinta para conocer las diferentes percepciones
que existen entre el departamento de Marketing y Publicidad con
éstos.
Análisis de la Información
• Se tabulan, ordenan y totalizan los datos obtenidos en los
cuestionarios
3. RESULTADOS GLOBALES (Perfiles de Clima)
Resultados por Factores
• El análisis de los factores ha tenido los siguientes resultados:
Organización:
• El 62% de los encuestados respondieron que la estructura
organizativa de la empresa no permitía a cada persona de este
departamento conocer de qué forma su puesto de trabajo contribuía a
los resultados globales.
• El 70% contestó que los niveles jerárquicos de la estructura
organizativa no eran los más adecuados para este sector.
• El 60% afirmó que la estructura no facilitaba que ser realizasen los
cambios necesarios en los products para adaptarse a las necesidades
de los clientes.
• El 53% consideró que se daban repeticiones innecesarias de
funciones en otros puestos.
• El 90% reconocía que la normativa interna era conocida y aceptada
por todos, pero el 55% consideraba que no era ni útil ni práctica.
Planes y Objetivos:
• El proceso de planificación era óptimo, aunque el 70% consideraba
que la promoción del producto podía adaptarse mejor al mercado.
Información y Comunicación:
• El 80% afirmó que la calidad y la eficacia de la comunicación interna
no era la adecuada, sólo existía comunicación descendente.
Integración de la organización:
• El 60% contestó no conocer las actividades y problemas de los
demás departamentos.
• La mayoría respondió que la competitividad entre las personas de la
empresa no era estimulante.
Recursos Humanos:
• El 80% contestó que la empresa no se aprovechaban de forma eficaz
5
sus capacidades personales.
• El 70% afirmó no haber sido analizado su desempeño en los últimos
cinco años.
Retribución:
• En comparación con la retribución de otras empresas el 75% se
consideraba bien pagado
• Con respecto a la equidad interna, el 90% se encuentra satisfecho.
3. 2 Síntomas del mal clima en Jouet S.A
• Una vez realizado el estudio del clima se determinaron los siguientes
factores que provocan el mal clima en la organización:
• Absentismo laboral, debido a la insatisfacción en la realización del
trabajo ! Falta de Interés, monotonía
• Deslealtad, debido al favoritismo !Falta de reconocimiento en el
trabajo, etc.
• Comentarios críticos a la Dirección y/o empresa debido a la
insatisfacción general que existe.
• Individualmente:
• No se comprueba si los trabajadores están satisfechos (¿Losobjetivos
personales coinciden con los corporativos?)
• Colectivamente:
• No existe una gran identificación con la empresa (no asunción de un
esperítu corporativo).
•
♦ Estilo de Dirección:
♦ Burocrático:
♦ Problemas de delegación
♦ Rígida planificación de actividades y tareas y consideradas
un deber para cumplir los objetivos o fines de la
organización ! NO flexibilidad ni creatividad
♦ No existe la participación en la toma de decisiones
♦ Problemas de comunicación (sólo descendente) y de manera
muy formal (No se modernizan los sistemas de información
y comunicación a las necesidades actuales)
♦ La organización está basada en el principio de jerarquía
funcional (mando y subordinación):
♦ No se permiten iniciativas
♦ De esta creciente burocratización se derivan otros aspectos
negativos presentes en Jouet S.A.:
♦ Rigidez en el contenido de los puestos
♦ Deficiencias en la comunicación
♦ Baja rentabilidad (aunque actualmente es buena se podría
sacar mucho más)
♦
◊ En Resumen:
Fortalezas y Debilidades
◊ El análisis de los diferentes factores permitió extraer
las áreas más sobresalientes, donde Jouet S.A.
presentaba sus fortalezas y deblidades más notorias.
Éstas fueron las siguientes.
◊
⋅ FORTALEZAS
⋅ ! La retribución en Jouet S.A constituía una
6
de sus más mportants fortalezas, ya que los
empleados se sentían bien pagados con
respecto a otras empresas de su mismo
sector, con respecto al mercado, etc.
⋅
• DEBILIDADES
• ! Losfactores que aparecen en el
gráfico con un porcentaje negativo
son considerados como debilidades,
es decir, aspectos que causan
insatisfacción y que, por lo tanto, es
necesario mejorar.
•
•
• CONCLUSIONES
•
♦ Modificar el clima
organizativo, como ocurre
en esta situación ficticia,
depende fundamentalmente
7
de varios aspectos:
♦ El clima organizativo
consiste en definitiva en una
serie de dimensiones o
factores a analizar: ¿se
pretende cambiar todos o
solamente un área específica
del problema?! En este caso,
comprobamos que se han
determinado seis factores o
dimensiones y que se
estudian en un área
específica que es el
departamento de Marketing
y Publicidad.
♦ Es necesario el acuerdo de
Alta Dirección.
♦ Formación a todos los
empleados de las ventajas,
en qué consiste esta técnica
y para qué sirve! Es
necesario un compromiso
también por parte de los
empleados (en este ejemplo,
de los miembros del
departamento de Marketing
y Publicidad)
♦ Plan de comunicación y
formación desarrollado y
bien trenzado por que todo
cambio implica:
♦ Inestabilidad
♦ Actitudes defensivas
♦ Rumores inciertos, etc.
♦ Realizar el estudio del clima
permite detectar los
problemas y debilidades que
existen y que son
suceptibles de mejora con el
fin de ayudar a la empresa a
ser más competitiva.
♦ El clima organizativo es
como la personalidad de la
empresa, que determina y
condiciona el
comportamiento de los
individuos en la
organización y el grado de
satisfacción respecto de la
actividad que los empleados
desempeñan.
♦ Los Directivos deben
8
modificar, una vez
conocidos los resultados del
estudio del clima, aquellas
circunstancias que son
negativas para los miembros
de la organización, NO
pueden cambiar a las
personas en sí.
♦
◊ Si se actúa
correctamente, una
vez realizado el
estudio del clima, se
obtendrá un triple
resultado:
◊==
◊!!!
◊==
⋅ Nunca
◊
olvidar que
las personas
deben
participar
EN y DE
los procesos
de mejora
de la
empresa.
⋅ 4. PLAN
DE
ACCION
• El
⋅
estudio
se
le
encargó
al
equipo
consultor
a
primeros
de
marzo
de
1997,
con
el
objetivo
de
poder
hacer
frente
a
9
las
necesidades
de
mercado
de
la
campaña
de
navidad.
• Dada
la
urgencia,
el
equipo
consultor
decidió
realizar
el
Plan
de
acción
a
corto
plazo
por
las
siguientes
característica
• Los
resultados
obtenidos
daban
pie
a
que
los
factores
más
significativos
como
comunicació
y
organización
sobre
todo
tuvieran
prioridad
a la
hora
de
comenzar
el
10
plan
de
acción.
• Visibilidad
del
cambio,
por
parte
de
Jouet
S.A.,
alta.
• Facilidad
del
cambio,
alta.
• El
Plan
de
acción
incluiría
las
siguientes
premisas:
Implicar de
forma
eficaz a la
Dirección.
Establecer
un sistema
de
comunicación
sólido en
todas las
direcciones.
Conseguir
fortalecer:
• El
equilibrio
entre
la
equidad
interna
con
la
externa.
• Sistemas
de
apreciación
11
del
desempeño
a
nivel
individual
y
colectivo.
• El
lema
del
Plan
de
acción
a
corto
plazo
sería:
♦ Este
•
plan
de
acció
a
corto
plazo
se
iría
impl
poco
a
poco
a
parti
del
prim
de
Junio
de
1997
para
que
antes
de
la
camp
de
navid
del
97−9
qued
solve
los
prob
12
anter
defin
♦ El
Plan
de
Acci
tamb
inclu
la
impl
poste
de
otros
objet
a
medi
y
largo
plazo
que
deriv
por
una
parte
de
la
evolu
del
plan
de
acció
a
corto
plazo
y
por
otra
parte
de
aque
aspe
que
no
fuero
inclu
en
esta
prim
fase.
13