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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
SAN SIMON DE VICTORIA
NIT 890.802.628-6
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
JOSE ALVAR BEDOYA OROZCO
o quien haga sus veces:
Período evaluado: JULIO DE 2012 A NOVIEMBRE DE
2012
Fecha de elaboración: DICIEMBRE de 2012
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
Ambiente de Control
Se presentan dificultades en la programación y ejecución de las actividades encaminadas a evaluar el desempeño de los
servidores públicos inscritos en carrera administrativa, particularmente en lo relacionado con la conformación de las comisiones
para tal fin y la conformación de los archivos para registrar las evidencias sobre las actuaciones de dichos funcionarios, no
encontramos reportes de que la entidad haya realizado estas evaluaciones; la nueva Gerencia inicio actividades encaminadas a
resolver este tema el cual es neurálgico y esencial para el mejoramiento constante de la entidad.
Aunque se han hecho esfuerzos importantes en el Componente de Administración de Riesgos para su consolidación, aún se
presenta debilidad en este componente, razón por la cual la oficina de Control Interno debe realizar un plan de mejoramiento
para fortalecer este componente durante la presente vigencia, buscando darle la sostenibilidad y el grado de madurez que el
mismo requiere.
La mala gestión de la oficina de Control Interno de la Institución, desencadeno en más hallazgos administrativos por parte de la
Contraloría General de Caldas. El pasado Plan de mejoramiento suscrito en el 2011 no se cumplió, la entidad de Control
Departamental reporta que la oficina de control interno no cumple con su labor dentro de la entidad, que hay malos
procedimientos de archivo, que le MECI esta incompleto. Todo esto fue llevado a otro Plan de mejoramiento el cual se suscribe
con la nueva Gerencia.
Al corte del III Cuatrimestre del 2012, El Modelo Estándar de Control Interno(MECI), la Norma Técnica de Calidad GP1000 y el
Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA). no presenta avances significativos, teniendo en cuenta que la ESE no llevaba
un buen manejo de la Oficina de Control Interno, tal como se evidencia en los hallazgos de la Contraloría en el 2012. Sin
Embargo la nueva Gerencia se encamina a restructurar las Políticas de Calidad de la ESE y así mismo el Control Interno
encontrara la Dirección Correcta para cumplir las metas.
Encontramos una oficina de control interno desactualizada; manuales desactualizados, no encontramos una organización
adecuada de la Oficina de Control Interno. Es difícil encontrar todos los productos de elementos del MECI. Hasta le momento
hemos restructurado el 30% de los productos, elementos y componentes del subsistema que conforma el MECI y las actividades
de Control Interno, dándole así un verdadero oficio a la Oficina de Control Interno.
Direccionamiento Estratégico
En cuanto al logro de los objetivos trazados en los diferentes planes y proyectos de la entidad, se evidencia cumplimiento parcial
por la gestión anterior. Con la entrada de la nueva Gerencia se ve un total redireccionamiento de las estrategias encaminadas a
lograr el cumplimiento de los objetivos trazados.
Administración de Riesgo
Esta desactualizado el Mapo de riesgos y de procesos esto hace difícil una identificación del riesgo y así mismo un análisis
completo de los riesgo de la ESE. En el momento se está actualizando el Mapa de Procesos y el Mapa de Riesgos.
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Avances
Ambiente de Control
Aunque la entidad cuenta con su respectivo manual específico de funciones y competencias, el plan institucional de formación y
capacitación y el programa de inducción realizado a los servidores vinculados a la entidad. Falta actualizarlos, y concordarlos con
la Realidad administrativa de la ESE, como avance encontramos una Gerencia Comprometida con el mejoramiento del Calidad de
la ESE. Todo el proceso de MECI se encuentra en una completa restructuración, mejoramiento y actualización, debido al hallazgo
hecho por la Contraloría de Caldas donde informa que la oficina de Control Interno no cumple con sus obligaciones dentro de la
Entidad. Hasta le momento hemos restructurado el 30% de los productos, elementos y componentes del subsistema que
conforma el MECI y las actividades de Control Interno, dándole así un verdadero oficio a la Oficina de Control Interno.
Direccionamiento Estratégico
En relación con el Modelo de Operación, la E.S.E Departamental Hospital San Simón del Municipio de Victoria, Caldas, con la
llegada del nuevo Gerente avanzó en la definición de su sistema de organización el cual se basa en procesos para lo cual empezó
la actualización de las diferentes herramientas y mecanismos técnicos y administrativos en los que se cuentan: 1) el Mapa de
Procesos, 2) las Caracterizaciones de los Procesos, entre otros.
Administración de Riesgo
Con la llegada de la nueva Gerencia a la Entidad se empezó una restructuración del Mapa de riesgo institucional que incorpora
las acciones preventivas, plan de manejo de Riesgos, en los cuales se incorporan aspectos como. Riesgos, acciones,
responsables, indicadores, entre otros.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
Actividades de Control
Políticas de Operación
La entidad se encuentra en restructuración constante, buscando el mejoramiento de la aplicación de medidas preventivas y
correctivas en materia de prestación de los servicios de salud, particularmente en evitar los riesgos asociados con el registro en
las historias clínicas, el control sobre medicamentos aplicados, sobre facturación de algunos procedimientos, entre otros; los
cuales originan observaciones y glosas innecesarias. En el caso de los servicios de Promoción y Prevención se las dificultades
radican en la lejanía de algunas veredas del Municipio, la Gerencia está tomando medidas correctivas e este tema. Debido a la
falta de actualización del Mapa de Riesgos esta hace que las actividades de Control sean difíciles. Sin embargo se empezó a
restructurar el Mapa de riesgos.
Se visualiza la dificultad de no contar con un programa de Contabilidad que ayude a mejora el proceso contable de la Entidad.
Sin embargo se han iniciado las acciones correctivas necesarias. Esto fue un hallazgo de la Contraloría en la última visita y está
inscrita en el Plan de mejoramiento suscrito con esa entidad de Control y la ESE.
Procedimiento
Están desactualizados los Productos del elementos de Procedimiento y otros no han sido creados por esta ESE, lo cual conlleva a
que sea difícil la Actividad de Control de la Institución. Por lo tanto se está trabajando en la actualización de todo lo concerniente
a la oficina de Control Interno.
Información
Información Primaria y secundaria
Encontramos que los procedimientos ejercidos por la Oficina de Control Interno para obtener la Información de las actividades
misionales de la Entidad son precarios, lo cual conlleva a dificultar un el Control y así implementar las medidas de mejoramiento,
esto fue evidenciad en los hallazgos hechos por la Contraloría de Caldas en su última visita, sin embargo se suscribió un plan de
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mejoramiento donde ese incluye este punto.
En el momento de iniciar la nueva Gerencia no fue aportado el inventario de la entidad, esto dificulta el Control de Inventario,
los programas de baja de bienes de la entidad, es necesario realizar dicho inventario, para así poder realizar un Control efectivo.
Sin embargo ya se tomaron las medidas correctivas y se está elaborando el inventario de la entidad.
Encontramos algunas dificultades para implementar de manera efectiva el proceso de gestión de archivo y correspondencia. En
este particular se observa que no contamos con la Ventanilla única. Sin embargo se están tomando las medidas correctivas.
El archivo central como otro de los componentes del sistema de gestión documental, no presenta avances en su implementación,
lo cual ha generado caos en el manejo de los documentos más antiguos. Se observan problemas en el manejo de los
expedientes de los contratos y soportes de contabilidad. Sin Embargo la Gerencia entrante se encuentra en la elaboración de
estrategias para darle solución a esta Dificultad.
Sistema de Información
La Falta de ventanilla única crea una falencia en el recibo de quejas y recamos, sin embargo la Gerencia se encuentra
implementando las estrategias necesarias para subsanar esta dificultad.
Avances
Actividades de Control
Políticas de Operación
La entrada en vigencia de la nueva Gerencia en la ESE ha logrado articular las actividades de las diferentes áreas, por lo tanta
los Comités de que agrupan estas áreas han empezado sus actividades.
Procedimiento
Por órdenes de la Alta Dirección la oficina de Control Interno ha iniciado actividades para restructurar los manuales
desactualizados, así mismo los productos faltantes, se crean para así cumplir con el 100% del MECI. En estos momentos
estamos en un 30% de evaluación, actualización y creación de productos faltantes del MECI.
Sistema de Información
Comunicación Pública.
La E.S.E Departamental Hospital San Simon del Municipio de Victoria, con la llegada del nuevo gerente ha mostrado avances
importantes en la estructuración de un proceso de rendición pública de cuentas, desarrollando un conjunto de actividades
enfocadas a comunicar permanentemente a los grupos interés de la comunidad hospitalaria, sobre los resultados de la gestión
en la entidad. Especialmente la puesta en marcha de la Pagina Web es la ventana principal para el contacto con la comunidad,
además el Gerente hace presencia contante en la ESE y habla directamente con los Usuarios para así enterarse de las
problemáticas en la prestación dl servicio.
Procedimientos
En la E.S.E Departamental Hospital San Simon del Municipio de Victoria, se ha logrado un avance significativo en lo relacionado
con la elaboración y puesta en marcha de los procesos y procedimientos más relevantes para la entidad.
Controles
Se inició la actualización de los manuales y el mapa de riesgos, esto necesario para poder identificar de mejor manera los
riesgos de la entidad.
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Indicadores
Con ocasión de la implementación del Tablero de control, se logró ajustar los indicadores de gestión de la entidad, los cuales
permiten evaluar cada trimestre los resultados de la gestión institucional.
Información
Información Primaria y secundaria
Con la oficina de Atención al Usuario, la entidad está avanzando considerablemente en la solución de problemas concretos de los
usuarios y de los mejoramientos de los estándares de calidad. Entre los instrumentos adoptados para estos fines se cuenta con
la aplicación de encuestas de satisfacción en cada una de las áreas funcionales, la adopción de formatos expeditos para el
registro de las peticiones, quejas y reclamos de la comunidad, el formulario de consentimiento informado, entre otros.
Sistema de Información
El hospital cuenta con un importante sistema de información el cual integra los procesos asistenciales con algunos procesos
administrativos y financieros. Técnicamente no se puede llevar al nivel de un sistema integrado de gestión ya que las
operaciones financieras se apoyan en otro aplicativo.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
Autoevaluación
La Falta de socialización y documentación de los procesos, hace muy difícil la Autoevaluación de la Gestión y del Control de la
ESE, es necesario iniciar Políticas de Autocontrol, listas de chequeos, evaluación de desempeño por áreas y así poder entregar
un informe de gestión por dependencia. Por parte de la nueva Gerencia, se inició toda la actividad necesaria para la
Autoevaluación la cual es necesaria para la Calidad de la ESE.
Evaluación Independiente
No encontramos archivos en la oficina de Control Interno de los informes pormenorizado del Estado de Control Interno
Cuatrimestral anteriores, por lo tanto es el segundo realizado por esta oficina.
Aunque en la evaluación del sistema de control interno e informe ejecutivo anua del 2011, da como resultado un 98% de
cumplimiento del MECI este no es acorde con la realidad encontrada por este asesor, ya que no encontramos un archivo
adecuado de Control Interno, no se reportaron los manuales, no hay congruencia entre ese informe y lo encontrado en la Oficina
de Control Interno. Sin embargo la alta Gerencia se encuentra creado las estrategias para solucionar eta falencia.
La no aplicación de los planes de mejoramiento individual y el cumplimiento efectivo de las auditorias hace que el Control sea
ineficiente y a esto le sumas que la oficina cuenta con un solo funcionario.
Plan de Mejoramiento
Aunque no se cumplió el Plan de mejoramiento suscrito por esta ESE en el 2011 con la Contraloría General de la Nación, la Alta
gerencia y esta Ofician de Control Interno se comprometieron con un nuevo Plan de mejoramiento al cual se le hará seguimiento
para el 100% de su ejecución
No hay compromiso con los acuerdos suscritos con las entidades de Control, ya que se suscribió en el 2011 en la visita hecha
por la Contraloría General de Caldas un Plan de Mejoramiento, este no se ha cumplido hasta ahora, por lo tanto causa falencias
graves en la misión del Control Interno, la cual es la de controlar y corregir. Como medida correctiva se suscribió un nuevo Plan
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de mejoramiento en el 2012 con la Contraloría.
Avances
Autoevaluación
Se han evidenciado avances importantes en la autoevaluación de procesos básicos tales como: Urgencia, Hospitalización,
Consulta Externa, Laboratorio Clínico, odontología, los cuales trimestralmente exponen las dificultades que se les presenta en el
cumplimiento de las metas contempladas.
En el caso de las áreas administrativas y financieras se realiza un seguimiento mensual a la ejecución presupuestal de ingresos y
gastos, la facturación, la cartera y el manejo de la tesorería.
En materia de gestión contractual se realizan controles a fin de verificar el cumplimiento de los actos administrativos y
cumplimiento de los objetivos contractuales.
La puesta en marcha de los comités que integran todas las áreas de la entidad es una herramienta importante en la detección de
dificultades y falencias, las cuales son prontamente resueltas por la gerencia y los funcionarios a cargo.
Al no encontrar un archivo coherente de la oficina de Control Interno, se iniciaron todas las actividades encaminadas a
restructurar esta oficina, para cumplir al 100% las obligaciones del MECI.
Se suscribió un nuevo Plan de mejoramiento con la Contraloría de Caldas en su visita en el año 2012.
Estado general del Sistema de Control Interno
Encontramos que el sistema de control interno de la E.S.E Departamental Hospital San Simón del Municipio de Victoria, se encuentra con
muchas falencias, falta de un buen archivo, documentos desactualizados, Comités que no están en funcionamiento, un MECI incompleto.
La nueva Gerencia y el inicio de gestión del asesor de control Interno va encaminada a cumplir al 100% los sistemas de calidad y Mecí.
Por tl motivo se suscribe el Plan de mejoramiento en el 2012 con la Contraloría.
En cuanto a la responsabilidad de la alta dirección en la implementación del MECI, se evidencia el compromiso de la nueva Gerencia por
alcanzar los objetivos y metas asegurando la eficiencia y efectividad del sistema de Control Interno. En este orden de ideas como
empresa Social del Estado y en estricto cumplimiento de la misión institucional (la prestación de los servicios de salud de primer nivel de
complejidad) en forma óptima con calidad y eficiencia a los usuarios, la entidad ha adoptado estrictas medidas de control para garantizar
la satisfacción de sus usuarios, bajo los requerimientos del sistema de gestión de calidad y el modelo Estándar de control interno MECI.
1.
Activación de los comités que agrupan todas la ares de la ESE tanto la Asistenciales como las Administrativas.
2.
Fortalecimiento de las medidas de control interno contable, para garantizar la confiabilidad de los estados financieros
3.
Se adoptaron instructivos, guías, protocolos, manuales para prevenir la ocurrencia de riesgos y corregir las desviaciones que se
presentan en el hospital con ocasión de la atención en salud.
4.
Se inició las actualizaciones necesarias de los manuales que se encontraron desactualizado, además lo productos que falta del
MECI se crearan para dar cumplimiento del 100%.
5.
En cuanto al cumplimiento de los estándares de calidad en el ámbito de los servicios de salud, se adoptaron las medidas
administrativas orientadas a garantizar la coordinación, ejecución y control para la implementación de dicho sistema de gestión,
tales como: el Plan de Auditorias para el Mejoramiento de la Calidad PAMEC, Comité y Subcomités de Calidad, Manual de
Calidad, etc.
6.
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Recomendaciones
La entidad debe realizar todo lo concerniente al cumplimiento de al Plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de
la Republica en la visita del 2012.
La entidad deberá adoptar medidas orientadas a fortalecer los mecanismos de control en las áreas funcionales, especialmente en
lo que respecta al registro oportuno de los procedimientos médicos, cargo de los insumos hospitalarios, etc. Con el fin de evitar
las objeciones, glosas y demandas por pertinencia médica.
En relación con el Modelo de Control Interno Contable MECICO, se deberá buscar la manera de gestionar la consecución de un
Programe contable que agilice y mejores el sistema contable de la entidad.
En materia de adquisición de bienes y servicios, la entidad debe ajustar el Manual de Contratación, especialmente en lo
relacionado con las interventorías y las actividades de supervisión. Además deberá crear un inventario real y pormenorizado de
los bienes de la Entidad, ay que al momento de iniciar labores en la Gerencia el Gerente entrante no le fue entregado un
inventario.
En relación con la gestión del talento humano se recomienda diseñar y elaborar el Manual Propio para la Evaluación del
Desempeño, que contemple los aspectos técnicos, administrativos y operacionales ajustados a una Institución Prestadora de
Servicios de Salud que permitan calificar objetivamente el desempeño de los funcionarios.
Se debe evaluar puntualmente el informe ejecutivo anual de la evaluación del sistema de Control Interno de la entidad, ya que el
MECI está incompleto, y en dicha evaluación en el 2011, la entidad reporta un cumplimiento del 98%, algo que en la realidad no
se evidencia.
El archivo inactivo de la entidad debe entra en Plan de mejoramiento ya que es deficiente.
El archivo de control interno debe ser creado, ya que no existe y es deficiente lo encontrado.
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