El ciclo vital del documento

C. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
TEMA 10: EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
10.1. EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO O LA TEORÍA DE LAS TRES EDADES
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su
creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.
Tradicionalmente se habla de tres edades. Se establecía en función de:
1.− El valor de los documentos; y
2.− La frecuencia de uso.
El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban
el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases, pero en España se ha añadido una más a
las tres tradicionales:
1.− Archivo de oficina.
2.− Archivo central.
3.− Archivo intermedio.
4.− Archivo histórico.
10.2. ESTADOS UNIDOS Y LA "GESTIÓN DE DOCUMENTOS"
El origen de los archivos se produce en EE.UU. con el "récord management": la gestión de documentos es
una aplicación de la Administración con fines de eficacia y consulta en la producción documental, pero sin
beneficio para la futura investigación.
Los objetivos de este tratamiento están dirigidos a:
1.− Documentación adecuada.
2.− Evitar lo no esencial.
3.− Simplificar los sistemas de creación y uso de la documentación.
4.− Mejorar la forma de organización y recuperación de los documentos.
5.− Proporcionar el cuidado adecuado y almacenamiento no costoso en los centros de documentación.
6.− Garantizar la distribución de los documentos.
Los factores que determinan la aparición de esta teoría son 3:
1º.− La gran complejidad de la administración en EE.UU., pues existen muchos documentos.
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2º.− Adelantos técnicos.
3º.− La no existencia de archivos, puesto que no tenían tradición anterior, ni tampoco tienen tradición
histórica porque no les importa el documento histórico.
El archivo de documentos se desarrolla en la primera mitad del s. XX con antecedentes a finales del s. XIX.
Hay muchas leyes emanadas por el primer congreso, existe preocupación sobre la conservación de los
documentos, ya que fundamentan la existencia del estado. El gran volumen de los mismos ya en ese momento
obligó a plantearse el expurgo de documentos históricos o no útiles, pero una comisión determina que en
principio no se eliminara.
Poco después, el volumen era tan grande que se autoriza la destrucción de algunos de ellos. Pero,
inmediatamente, piensan que, para eliminar menos, hay que producir documentos útiles, por lo que introducen
el concepto de eficiencia en la creación y uso de los documentos, que se constituyó como el primer pilar de la
Teoría General de los Documentos.
El segundo momento importante es la creación en 1934 del primer archivo nacional de EE.UU. Pronto se
dieron cuenta de que los problemas no se habían solucionado: porque las oficinas productoras mandaban
documentos desordenados; así que hubo que dar instrucciones a los distintos organismos federales para que
los fondos que llegaran al Archivo Nacional estuvieran organizados, lo que llevó a la culminación de la Teoría
de Gestión de Documentos.
En todas las oficinas de gobierno se implantan programas permanentes para el control de la documentación
incluso antes de su creación (récord management). Desarrollan formularios impresos (en España los
formularios empezarán hacia aproximadamente 1958), estandarización de equipos, sistemas de creación y
sistemas de recuperación de la información.
En 1950 esta teoría va a ser sancionada por ley (Primera ley de documentos en EE.UU.). Obliga a todos los
organismos a tener un programa permanente y activo que controle la gestión de los documentos en todo su
ciclo de vida. La responsabilidad de supervisión de todos estos programas fue asignado por el gobierno de
EE.UU. al NARS (ahora NARA).
Los organismos más importantes son:
1.−) Nara es un organismo del gobierno estructurado en distintas agencias, cada una con un objetivo concreto,
con competencias en cada uno de los archivos americanos.
2.−) La Agencia de Gestión de los Documentos actúa en el campo de la creación de los documentos. Crean
normas, manuales, etc. de tipos documentales, de prácticas de archivo, sistemas de organización y
recuperación, digitalización, automatización... para las oficinas productoras.
3.−) Agencia Central de Archivos: Opera en distintos archivos en los distintos estados que tienen como misión
recoger los documentos procedentes de las oficinas federales. La característica es que sólo recogen
manualmente un volumen de documentos aproximados al que expurgan, seleccionando un porcentaje muy
pequeño de documentos de valor duradero. La mayoría de los documentos seleccionados responden a un
programa llamado Vital Récords, es decir, aquellos documentos que aseguran la continuidad del gobierno
durante y después de una emergencia nacional.
4.−) El ciclo vital del documento se cierra con la Agencia de Archivos Nacionales, que son aquellos archivos
que tienen la responsabilidad de conservar los documentos de valor permanente (vitales).
CONCLUSIÓN: La Teoría General de los Documentos supone la intervención del archivero en las distintas
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organizaciones, y actúa desde que se originan los documentos en las oficinas.
10.3. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS FUERA DEL MUNDO ANGLOSAJÓN
10.3.1. EL MODELO FRANCÉS: "PREARCHIVAGE"
Antes de la II Guerra Mundial existía la idea de que los documentos pasaban directamente de la edad actual
(institución productora) a la biblioteca (archivos): un significado en el que el archivo no existe hasta que los
documentos no salían de la institución.
Tras la II Guerra Mundial, los sistemas de control de documentos activos eran llamados MISIONES: los
archiveros iban a las instituciones productoras a por los documentos que tuvieran que ingresar en los
organismos internacionales. Es un intento de establecer un flujo entre instituciones productoras y los archivos.
Una 2ª fase cuando los archiveros eran requeridos para organizar los archivos departamentales de esas
instituciones.
Y una 3ª fase, en la que se crean depósitos intermedios entre las instituciones productoras y los archivos
(depot de préarchivage)
10.3.2. EL MODELO ESPAÑOL: EL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE LA ADMINISTRACIÓN
El problema del espacio también afecta a España alrededor de los años 50, cuando aparece la figura del
tecnócrata, que estaba formado en modelos de gestión anglosajón pero a través de la óptica francesa. El
resultado es inmediato y nacen en los Ministerios unas unidades llamadas Secretarías Generales Técnicas.
Dentro de estas surgen unas oficinas llamadas Organización y Método y tienen como objetivo el trabajo del
Ministerio y establecer buenos métodos de trabajo. Se puso interés en el diseño y difusión de modelos de
impresos. Van a potenciar el papel de las bibliotecas y centros de documentación en las instituciones de la
administración publica, además de agilizar el trabajo diario.
Pero van a dedicar especial atención a los archivos y determinarán las funciones de los archivos
administrativos, y haciéndolos depender de las Secretarías Generales Técnicas, como una unidad más.
SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA
ARCHIVO CENTRAL OFICINA ORGANIZACIÓN Y MÉTODO
BIBLIOTECAS Y C. DE DOCUMENTACIÓN
Se establece la Ley de Procedimientos Administrativos de 1958, donde se destaca la necesidad de
normalización y racionalización de los documentos. Como consecuencia, se intentó normalizar
procedimientos y el establecimiento de impresos y formularios para la tramitación de expedientes
homogéneos.
Más tarde, pero como consecuencia, se crea el Archivo General de la Administración (A.G.A.), por el Decreto
914/69. Se plantea como solución a la falta de espacio en las oficinas y depósitos de los archivos centrales. Su
función es recoger, seleccionar, conservar y disponer con fines informativos y de investigación los fondos
documentales de la administración pública que carezcan de vigencia administrativa.
Se dice que los Archivos Históricos Provinciales asumen también la función que el A.G.A., en lo referente a
la documentación de la administración central periférica.
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La sede se diseña con planta de V. Cuando se abre en 1975 se llena rápidamente de documentación de todo
tipo. El sistema que se quería era que paulatinamente todos los organismos de la administración llevaran allí
sus documentos.
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
A.G.A. INSTITUCIONES CENTRALES DELEGACIONES PROVINCIALES
ARCHIVOS HISTÓRICO PROVINCIALES
La mayor preocupación era saber cuándo los documentos perdían vigencia administrativa y se centraron las
preocupaciones en establecer los valores de los documentos y cuantificarlos mediante un cómputo
cronológico
Así, se intentaron establecer calendarios con las edades del documento, que no eran de obligado
cumplimiento:
1.− Archivo de Oficina, 5 años después de terminada la tramitación.
2.− Archivo central, 10−15 años.
3.− Archivo intermedio, hasta que alcanza la edad mínima de 25−30 años.
4.− Archivo Histórico, durante toda la vida del documento.
También se pretendía con estos calendarios saber cuando adquirían valor histórico los documentos, pero
nunca se realizó el expurgo.
En los años 80 la directora del A.G.A. diseñó un sistema de control de archivos administrativos llamado
SCAA (Seguimiento y Control de Archivos Administrativos), que se inspiraba en la necesidad de expurgar. Se
estructura en 3 pasos:
1// Establecer un sistema de control que permitiera conocer el trámite de los documentos y su estado en el
archivo de oficina antes de que se enviaran al archivo central de la institución. Eran encuestas que llegaban a
distintas administraciones.
2// Control de la documentación en el momento de su ingreso en el archivo central y del A.G.A. Era un
sistema normalizado para transferir la documentación del archivo de oficina al A.G.A.
3// Establecer un sistema para la valoración de los documentos que ya hubieran ingresado en los archivos sin
ningún tipo de control previo. Esto requería estudiar y tipificar todos los tipos documentales y la
documentación acumulada, atendiendo a los siguientes aspectos:
• Denominación de la serie.
• Fechas extremas.
• Organismo productor descendiendo a la unidad productora.
• Análisis de la tipología documental.
• Signaturas.
• Nivel de descripción adecuados.
• Accesibilidad.
• Vigencia administrativa.
• Propuesta de eliminación o conservación definitiva.
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• Tipos de instrumentos de descripción.
Se denominó a todo ésto identificación, que constituye uno de los pilares de la Archivística actual. El
programa se quedó en los papeles, pues no llegó a realizarse en su totalidad, y sólo se consiguió el que los
archivos no aceptasen documentos si previamente no venían identificados.
Se crean Comisiones de Trabajo, que de alguna manera realizaron el trabajo del programa alrededor del año
1989, pero se pararon cuando se acabó el dinero. En la administración se hizo mucho, pero se avanzó mucho
más en todo lo referente a metodología de identificación y trabajo que antes no existía y se expuso en las
Primeras Jornadas que llevaban este mismo nombre: Metodología para la identificación y valoración de
series documentales, celebradas en 1991.
Los Grupos de Archiveros Municipales de Madrid aplicaron la misma metodología a los archivos
municipales. Ha dado lugar a un manual de tipología documental (también considerado como calendario de
expurgo).
Los Ayuntamientos sí se han planteado seriamente el expurgo mientras que la Administración Central no
se lo ha planteado. Sólo se conoce bien en los Gobiernos Civiles desde sus orígenes hasta la actualidad. Se ha
realizado un intento en la Secretaría de Estado de Comercio.
Nuestro sistemas no funcionan porque nunca se ha cuestionado el expurgar, mientras que los americanos sí lo
han hecho.
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