PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO EN RÉGIMEN DE ARRENDAMIENTO DE MÁQUINAS FOTOCOPIADORAS PARA EL HOSPITAL UNIVERSITARIO “VIRGEN DE LA ARRIXACA” Y SU CENTRO DE ESPECIALIDADES “DR. QUESADA SANZ”. 1.- OBJETO DEL CONTRATO El presente documento tiene por objeto definir las características técnicas que deben regir la contratación del suministro en régimen de arrendamiento de máquinas fotocopiadoras a una empresa especializada para que preste en el Hospital de la Arrixaca y su Centro de Especialidades el servicio de fotocopias y reprografía de forma ininterrumpida. Se trataría de un servicio de fotocopias (mediante su arrendamiento), con la aportación de las máquinas fotocopiadoras necesarias y adecuadas al volumen de copias y tipo de trabajo que se desarrolle en cada uno de los servicios destinatarios de los mismos y que se detallan a continuación, así como el mantenimiento preventivo, predictivo, correctivo y mejorativo de las máquinas aportadas por la empresa que resulte adjudicataria. Este servicio se prestará tanto en el Hospital como en su Centro de Especialidades. Las empresas que se presenten al Concurso deberán acreditar su cualificación en el sector, cumpliendo a éste respecto con toda la normativa técnica, directivas comunitarias y legislación nacional en el proceso de suministro, instalación, puesta a punto y mantenimiento de las máquinas fotocopiadoras objeto de éste expediente. Se valorarán positivamente aquellas ofertas técnicas que mejoren los requisitos mínimos que a este respecto establece este Pliego. 2.- EQUIPOS PARA EL SERVICIO DE FOTOCOPIADORAS Las empresas oferentes deberán llevar a cabo en la Memoria Técnica una descripción detallada de este servicio debiendo tener en cuenta las consideraciones que a continuación se detallan. 1.- Se trata de llevar a cabo el suministro en régimen de alquiler, instalación, puesta a punto y mantenimiento preventivo, correctivo, predictivo y mejorativo en las Unidades que a continuación se describen y en los lugares que de forma precisa cada responsable de unidad así determine, de máquinas fotocopiadoras con los requisitos y características que igualmente se determinan a continuación y que en ningún caso pueden ser considerados excluyentes. 1 Los equipos que se aporten deben ser con tecnología digital, que permita conectarlos a la red informática del Hospital, con garantía de funcionamiento sin colapsarla y con función de fax e impresora en los servicios en los que por sus peculiaridades y volumen de trabajo sea necesario, con software de impresión que permita de forma automática conseguir la mejor calidad de copia, así como el material auxiliar de acabado y encuadernado preciso para atender a sus necesidades. Los equipos ofertados deberán admitir material de distinto gramaje y textura, así como papel reciclado, transparencias y demás materiales habituales. Las máquinas y/o equipos ofertados por la empresa adjudicataria deberán garantizar la producción media mensual, así como posibles aumentos de trabajo que puedan surgir puntualmente. 2.1.- CARACTERÍSTICAS DE LOS EQUIPOS EN FUNCIÓN DE LOS SERVICIOS DONDE VAN UBICADOS: GRUPO Nº 1 Unidad de Reprografía del Hospital. Un equipo con velocidad de copiado de 120 copias/minuto a simple o doble cara automática en A4. Sistema de copiado digital con posibilidad de trabajar incorporado a la red informática del Hospital. La conexión a esta red informática se realizará mediante un servidor dedicado que permita gestionar y controlar la cola de impresión con garantía de funcionamiento, sin colapsarla. Sistema informático integrado de gestión de formatos para su almacenamiento digital e impresión automática. Unidad CD-RW, DVD-ROM para almacenamiento y lectura de trabajos. Sistema de control de peticiones de copias e impresiones con posibilidad de llevar los resultados a hojas de EXCEL. Control para la impresión de los trabajos recepcionados, realizados y entregados desde la Unidad de Reprografía. 2 Escaneo de documentos y garantía de calidad de escaneo de forma automatizada (detección y tratamiento automático de foto y texto en la misma página). Alimentador automático de originales para realizar copias a doble cara (al menos 250 hojas de capacidad, hasta formato A3, entre 50 y 280 gsm, escaneado de ambas caras en un solo paso para evitar el deterioro de los originales). Tamaño copia entre A5 – A3. Cambio automático de bandeja sin parar la impresión. Bandejas depósito de papel de gran capacidad. Información/ayuda en línea e interfaz gráfica de usuario de fácil manejo. Función de copia desde memoria para documentos almacenados. Unidad de duplex ilimitado (doble cara sin bandeja intermedia). Unidad de clasificado / apilado / grapado automático y encuadernado tipo folleto. Unidad de plegado al medio, c y z. Utilización de portadas, transparencias y separatas. Producción anual estimada: 1.850.000 copias GRUPO Nº 2.1. Servicio de Personal. 2. Servicio de Mantenimiento. 3. Análisis Clínicos. 4. Gestión Económica. 5. Archivos y Documentación Clínica. 6. Contratación Pública. 7. Admisión General. 8. Admisión Maternal. 9. Centro de Especialidades Dr. Quesada. 10. Subdirección Medica. Características de los equipos a suministrar: 3 Sistema de copiado digital. Velocidad de copiado a partir de 35 copias /minuto. Zoom (ampliación /reducción desde 50% al 200% Mesa soporte con 3 bandeja de papel. Alimentador automático de originales para realizar copias a doble cara.. Tamaño copia A5 – A3. Cambio automático de bandeja. Tecla de información /ayuda. Reserva de trabajo (memoria) hasta 5. Copia desde memoria. Función a pruebas de fallos. Unidad de duplex ilimitado (doble cara). Clasificación electrónica. Acceso por códigos (modo fotocopiadora). Conexión a red informática. Conexión de fax. Producción anual estimada: 120.000 copias cada fotocopiadora Total producción anual estimada del grupo: 1.200.000 copias 4 GRUPO Nº 3.1. Admisión Policlínico. 2. Anatomía Patológica. 3. Asesoría Jurídica 4. Biblioteca. 5. Centro de Especialidades “Dr. Quesada”. 6. Centro de Especialidades “Dr. Quesada”. 7. Escuela Infantil 8. Farmacia. 9. Hematología Hemoterapia. 10. Hematología Hospital de Día 11. Jefatura Personal Subalterno H. General. 12. Jefatura de Personal Subalterno H. Materno-Infantil 13. Junta de Personal 14. Nefrología. 15. Oftalmología 2. 16. Oncología Hospital de Día. 17. Radioterapia. 18. Radiología H. General. 19. Radiología H. Materno Infantil. 20. Recursos Humanos Enfermería 21. Servicio de Atención al Usuario. 22. Servicios Generales. 23. SICOSS. 24. Subdirección de Gestión 25. Suministros-Almacén General 26. Suministros-Unidad de Inventario 27. U.C.I. 28. Unidad de Codificación 29. Unidad de Docencia 30. Unidad de Investigación. 31. Urgencias Hospital General Características de los equipos a suministrar: Sistema de copiado digital. Velocidad de copiado a partir de 21 copias /minuto. Zoom (ampliación /reducción desde 50% al 200%. Mesa soporte con doble bandeja de papel. Alimentador automático de originales para realizar copias a doble cara. 5 Tamaño copia A5 – A4. Cambio automático de bandeja. Tecla de información /ayuda. Reserva de trabajo (memoria) hasta 5. Copia desde memoria. Función a pruebas de fallos. Unidad de duplex ilimitado (doble cara). Clasificación electrónica. Acceso por códigos (modo fotocopiadora). Conexión a red informática. Conexión de fax. Producción anual estimada: 36.000 copias cada fotocopiadora Total producción anual estimada del grupo: 1.116.000 copias GRUPO Nº 4.En este grupo se gestionará una máquina que pueda realizar copias en color, para ubicar en Dirección Gerencia. Las características de este equipo a suministrar serán las siguientes: Velocidad de copiado blanco y negro de 24 copias minuto. Velocidad de copiado en color 13 copias minuto. Memoria para ordenación Previa. Resolución máxima. Simultaneidad (fotocopiar, usar correo electrónico, fax o mientras se imprime, etc. 6 Sistema de copiado digital. Tecnología de impresión Láser en color Escaneo a correo electrónico y a la red. Zoom (ampliación /reducción desde 50% al 200%.) Mesa soporte con doble bandeja de papel. Alimentador automático de originales. Tamaño copia A5 – A3. Conexión a red informática. Alimentador automático de originales para realizar copias a doble cara. Producción anual estimada: 25.000 copias Las características expresadas anteriormente no son exclusivas ni excluyentes a la hora de ofertar, por lo que las empresas oferentes podrán presentar otras alternativas próximas a las características requeridas. Los equipos ofertados deberán admitir material de copia de distinto gramaje y textura, así como papel reciclado, transparencias y demás materiales habituales. En los casos en los que sea preciso conexión a la red informática del Hospital, será la empresa adjudicataria la que realice las tareas preparatorias y de conexión necesarias. El Hospital Universitario “Virgen de la Arrixaca” podrá realizar una distribución de las maquinas distinta a la señalada en el presente Pliego, sin que ello represente una modificación del mismo. Las prestaciones de cada modelo se adecuarán a las producciones y características indicadas, pudiéndose estudiar otras propuestas tendentes a mejorar el servicio. 7 3.- DESARROLLO DEL CONTRATO Y OBLIGACIONES DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA: La empresa adjudicataria se compromete a suministrar los equipos de fotocopiadoras, en los términos y condiciones que a continuación se exponen: 3.1.- PUESTA A DISPOSICIÓN El adjudicatario se compromete a instalar las máquinas y equipos ofertados en las dependencias del Hospital y Centro de Especialidades, siendo a cargo de dicha empresa el transporte, montaje, instalación, cableado y conexión a la red informática, así como la formación y explicación del manejo por parte del personal técnico del adjudicatario. 3.2.MANTENIMIENTO FUNCIONAMIENTO: Y GARANTÍA DE BUEN El mantenimiento preventivo, predictivo, correctivo y mejorativo de los equipos lo efectuará la empresa adjudicataria, y comprenderá las siguientes actividades: Mantenimiento preventivo, incluyendo todas las revisiones que fueran precisas. La empresa adjudicataria suministrará un empleado (de su propia organización) para el mantenimiento preventivo de los equipos instalados, jornada laboral de, al menos, 4 horas diarias de lunes a viernes. Reparación de todas las averías que generen las máquinas en su punto de instalación. Sustitución de todas las piezas necesarias para un óptimo funcionamiento de los equipos. Todos los consumibles, a excepción del papel y grapas, serán suministrados sin cargo por el adjudicatario. Serán por cuenta del adjudicatario la preparación de los equipos para los posibles desplazamientos dentro del Hospital y Centro de Especialidades, así como los gastos que generasen estos desplazamientos. 8 El tiempo de respuesta a posibles averías será de un máximo de 16 horas en los equipos de baja producción y un máximo de 12 horas en los equipos de media producción. Sin perjuicio de ello, el tiempo máximo de reparación efectiva del equipo y su puesta en funcionamiento nuevamente, no podrá exceder de 24 horas. En el supuesto de que este tiempo se sobrepase, y las características y naturaleza del servicio destinatario así lo demande, la empresa deberá sustituir provisionalmente el equipo averiado por otro de similares características hasta tanto se lleva a cabo la efectiva reparación y puesta en marcha del equipo averiado. El adjudicatario se compromete a la sustitución del equipo que, manifiestamente y de modo repetitivo, no ofrezca la calidad de trabajo requerida, por otro de similares características. En caso de cancelación del contrato por cualquier causa, el adjudicatario deberá seguir prestando el servicio hasta que el Hospital disponga de una nueva adjudicación. 3.3.- ASESORAMIENTO: Para garantizar el buen funcionamiento del servicio, la empresa adjudicataria adoptará las medidas necesarias para realizar las siguientes funciones: Asesoramiento y formación a los usuarios de las máquinas y /o equipos de máquinas fotocopiadoras. Asesoramiento para la homologación /digitalización de impresos. Corrección de los problemas habituales de los equipos con la aportación de una persona por parte de la empresa adjudicataria, que revise diariamente el estado de las máquinas fotocopiadoras, realizando la reposición del consumible necesario en cada caso. Establecimiento de contacto con los técnicos de la empresa adjudicataria con el fin de agilizar las reparaciones. frecuente. Gestión de solicitud de consumibles y repuestos de uso Organización y registro de las visitas de los técnicos. 9 Organización del uso de las máquinas de reserva cuando el tiempo de reparación supere las 24 horas. Lectura de contadores, que deberá ser mensual. Organización y supervisión del traslado de los equipos. La empresa adjudicataria realizará estas funciones ateniéndose en todo momento a las normas establecidas por el Hospital, y siguiendo las instrucciones de la Unidad de Servicios Generales. 4.- DOCUMENTACIÓN TÉCNICA QUE DEBERÁN APORTAR LAS EMPRESAS OFERENTES 4.1.- MEMORIA TÉCNICA: Documentación técnica, catálogos, manuales, folletos descriptivos, etc., relativos a las características de los equipos ofertados. Descripción de los formatos y tipos de impresos y acabados que pueden realizar los equipos ofertados Plan de instalación, montaje, cableado y de conexión a la red informática del Hospital. Acreditación del aseguramiento de la calidad según norma ISO o equivalentes. 4.2.- MEMORIA DE TRABAJO: Memoria descriptiva del programa que la empresa adjudicataria propone desarrollar para garantizar el correcto funcionamiento de los equipos. Experiencia en la prestación de servicios similares consistente en certificación expedida por la Dirección del organismo competente acreditativa de la calidad de los servicios prestados en el mismo. 10 La empresa que resulte adjudicataria ha de garantizar el perfecto funcionamiento de los equipos contratados. Al mismo tiempo presentará en su propuesta, de forma clara, y siguiendo los criterios de adjudicación y con los principios de calidad marcados, un plan de mantenimiento que abarque todo el periodo contractual, de manera que se garantice un óptimo mantenimiento de los equipos a instalar por la empresa adjudicataria. 5.- PRESTACIONES COMPLEMENTARIAS: Se admitirán y estudiarán las ofertas con mejoras en las características técnicas y de servicio, que aporten un valor añadido al arrendamiento exigido en los pliegos, por ejemplo: Mejoras tecnológicas a los requerimientos mínimos exigidos para cada equipo en el presente pliego. Aportación gratuita de equipos relacionados con la reprografía (Ej.: guillotina automática, engomadora, etc.). Implantación de un sistema de encuadernación novedoso. Software de control de dispositivos en la red. Aportación de una máquina plegadora-ensobradora automática de gran capacidad para diferentes tamaños de modelos. Cualquier otra mejora similar a las planteadas que tenga relación directa con el objeto del servicio y suponga un valor añadido al mismo. 7.- INSTALACIÓN DE LOS EQUIPOS.El plazo de instalación de las máquinas fotocopiadoras en el Hospital y su Centro de Especialidades será inmediato al inicio del contrato. Murcia, 3 de Diciembre de 2004 EL SUBDIRECTOR DE GESTION Y SS. GG., Fdo. Arturo Giménez Ruiz 11