Secretaria Ejecutiva

Septiembre 2013
GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA
DESCRIPCION DE PUESTO
DATOS GENERALES
Título actual del puesto :
Título en Nombramiento :
Secretaría :
Área de adscripción :
Reporta a :
Puestos que le reportan :
Secretaria Ejecutiva
Jefe de Departamento
Secretaría de Educación y Cultura
Instituto Sonorense de Cultura
Dirección General
Ninguno
ID : 6230
OBJETIVO
Apoyar al titular de la Dirección General en la realización de trámites administrativos, digitar documentos y atender
a personas que soliciten información.
RESPONSABILIDADES

Mantener comunicación con el Director General para el seguimiento de los asuntos de su competencia.

Atender llamadas telefónicas relacionadas a sus tareas.

Dar seguimiento a las solicitudes de firma de contratos.

Recibir, clasificar y distribuir correspondencia (circulares), carpetas, informes y folletos, firmar los comprobantes de
recibido y archivarlos.

Capturar información estadística.

Preparar y digitar documentos.

Distribuir información impresa que le sea requerida.

Organizar y mantener los archivos de documentos y cartas, registrar su localización e informar de los compromisos.

Fotocopiar y distribuir documentación que le sea solicitada por su jefe inmediato.

Enviar, recoger y entregar documentos vía fax.

Recibir y/o entregar documentos para el servicio de valija.

Llevar a cabo los trámites (solicitud de cheque, solicitud de hospedaje, viáticos, comprobación de gastos,
combustible, papelería, vehículos para transporte, etc.) ante la Coordinación General Administrativa.

Preparar la sala juntas para las reuniones de trabajo internas y del Consejo Directivo.

Elaborar Informes de Trabajo solicitados por dirección y turnarlos a la dependencia que lo requiera.

Integrar mensualmente, la información necesaria en el Sistema de Registro de Eventos (SIRE).
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
Engargolar y archivar documentos.

Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento cuando le sea indicado por su jefe inmediato.

Vigilar la conservación, mantenimiento, permanencia y buen uso de los activos fijos con que cuenta el Instituto.

Asistir a reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato.

Realizar las demás funciones que se deriven de su puesto y le sean encomendadas por su jefe inmediato.
RELACIONES
Internas : a) Con todas las coordinaciones del Instituto: Para
convocar a reuniones, dar seguimiento a oficios
turnados. Solicitar información requerida por la
Dirección General.
Externas : a) Oficina del Ejecutivo Estatal: Para dar seguimiento y
respuesta asuntos turnados por la oficina del Ejecutivo
Estatal por oficio y en el sistema.
b) Secretaría de Educación y Cultura del Estado: Para
dar seguimiento y respuesta por oficio asuntos turnados
por la SEC solicitados por ciudadanos.
c) Secretaría de la Contraloría del Estado de Sonora:
Respuesta a oficios y SIRE ó algún otro tipo de
información.
d) Municipios y Otros Organismos: Dar seguimiento
apoyos y respuesta a solicitudes.
e) Personal de CONACULTA: Realizar llamadas al
Director General, así como solicitar la información
requerida.
MEDIDORES DE EFICIENCIA
 Lograr conforme a las fechas establecidas los objetivos trazados.
 Correcto llenado y elaboración de los formatos de archivo.
 Entrega oportuna del SIRE de la Dirección General según los tiempos establecidos.
DATOS GENERALES DEL PERFIL
Sexo : Indistinto
Estado Civil : Indistinto
Edad : 20 años en adelante
Grado de estudios
Grado de estudios requerido y deseable.
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Requerido: Carrera técnica sin preparatoria / Secretariales
Deseable: Carrera técnica después de la preparatoria
¿El puesto requiere alguna especialización académica?
Carrera : Técnico
Área : Secretarial
¿El puesto requiere experiencia laboral?
La experiencia laboral requerida.
• 1año en el puesto o afines.
¿La ejecución del puesto requiere del conocimiento del inglés o algún otro idioma?
Grado de dominio del idioma inglés
No requerido
¿La ejecución del puesto requiere del conocimiento de manejo de computadora?
Nivel de conocimientos de computación.
Ingresar / capturar datos. Manejo de operaciones básicas de impresión / guarda
¿Qué nivel de habilidad de trato con personas requiere el puesto?
Habilidad de trato con personas.
Cortesía Normal.
¿Cuál es el nivel de la responsabilidad gerencial necesaria?
Nivel de responsabilidad gerencial
No necesaria.
¿Cuál es el resultado esencial del puesto?
El resultado esencial del puesto y el resultado secundario mas importante.
En primer lugar: Servir
En segundo lugar: Ejecutar
En relación al servicio a la comunidad y a los objetivos sociales y políticos del Gobierno del Estado, su puesto:
Orientación del puesto.
Realiza acciones con efecto claro sobre alguna parte de los mismos
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Manejo de personal requerido
Número de personas a cargo del titular del puesto
Ninguna
Recursos financieros a su cargo
(M = 000; MM = 000,000 de pesos anuales)
Ninguno (No tiene incidencia evidenciable)
¿Si maneja recursos financieros, su responsabilidad sobre ellos es?
Tipo de responsabilidad sobre los recursos financieros que maneja.
Ninguna
Tipo de Análisis Predominante
Variantes mínimas; hechos bien conocidos y relacionables.
Marco de actuación y supervisión recibida
Rutinas relativamente complejas bajo prácticas estandarizadas y/o procedimientos establecidos Por lo general, los
resultados del puesto se revisan al final de la jornada ó en períodos cortos.
DATOS DE APROBACIÓN
Información provista por:
Nombre : María de los Ángeles Castro Saucedo
Cargo : Secretaria Ejecutiva
Secretaria Ejecutiva
Información aprobada por:
Nombre : María Dolores Coronel Gándara
Cargo : Directora General
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